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INTRODUCCION A LA ARCHIVISTICA

DEFINICIONES Y CONCEPTOS

OSVALDO VILLASECA REYESCoordinador

Unidad de Descentralización y Desarrollo ArchivísticoNoviembre enero de 2019

Archivos e información son inseparables en cuanto a que los archivos estánformados por documentos y éstos son portadores de información. Por ello, esque nuestro punto de partida es definir ¿qué entendemos por información?

Por tal entendemos el conocimiento que las personas perciben por medio deuno o más de sus sentidos. La información permanece intangible hasta que estápresentada en una manera formal como datos. Cuando la información estápresentada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada yusada.


¿Qué es la información?

DOCUMENTO GENÉRICO

Todo registro de información, independiente de su soporte físico. Abarca todolo que puede transmitir el conocimiento humano: libros, revistas, fotografías,films, cintas grabadas, discos, sellos, medallas, cuadros, etc.

DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

Documentos “producidos o recibidos por una persona o institución durante elcurso de su actividad o gestión administrativa, o en general relacionado con suvida administrativa, y que se conserva con fines administrativos, jurídicos,científicos o culturales”.


INSTITUCIÓNFUNCIONES

Y FINES

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS INFORMACIÓN

► Procedencia de una institución generadora

► Producción orgánica y seriada

► Conjunto orgánico con unidad de procedencia

► Única fuente primaria de información y de prueba jurídica: es decir no están

publicados ni se manifiestan en múltiples ejemplares.

► Su objetividad: suelen reproducir los hechos tal cual, sin añadir elementos de

crítica, subjetivos o de valoración.

► Ser único y parte de un todo estructurado que, fuera del conjunto al que

pertenece, pierde todo o parte de su valor, puesto que su interés está en relación

con el conjunto que lo creó.


CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Su origen, su carácter orgánico y seriado, su calidad de únicos, su condición de fuente de

información primaria y objetiva y su naturaleza de prueba jurídica, son los aspectos que

caracterizan a los documentos archivísticos.


PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA Y CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Estas características constituyen los elementos fundamentales quepermiten precisar el concepto, naturaleza y función del documentoarchivístico.

Asimismo, proporcionan las bases de dos principios básicos en que sefundamenta la metodología archivística: de procedencia y ciclo vital delos documentos, principios y técnicas que determinan el tratamientometodológico y rigen la organización, la descripción y servicio de losdocumentos, distintos de los libros, revistas y otros materiales.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el Fondo documental a quecorresponde.

Se entiende por fondo el “Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia uorganismo en el ejercicio de las actividades de ese productor.

La idea de Fondo va unida a la totalidad de la documentación producida o recibida por unaorganización o persona”. Asimismo, “el fondo tiene una limitación jurisdiccional ceñida a lainstitución que lo produce y una limitación cronológica que depende de su existencia.


……PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Este precepto fundamental para la archivística consiste en mantener agrupados, sin sermezclados con otros, los documentos producidos por una institución u organismo.

La aplicación del principio de procedencia y la clasificación, da origen a agrupacionesdocumentales jerarquizadas (fondo, subfondo, serie, subserie) de las que el fondoconstituye la primera y la más amplia, y la que proporciona el primer punto de acceso alos documentos y a la información generada por una institución.

Este principio sirve para mantener la integridad de las agrupaciones documentales, demanera que los documentos al ser generados o ser transferidos de una archivo a otro,sean siempre incorporados a la agrupación de origen y por tanto sean identificables yaccesibles.


FONDO

S-Fondo

Expediente Expediente Expediente

S-Fondo S-Fondo

Serie Serie

Unidad

documental

Unidad

documental

Expediente

Modelo de niveles de clasificación de un fondo


Serie

exp.pdf

exp.pdf

GERENCIAFINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

FISCALIA

GERENCIA FORESTAL

OFICINA TECNICA

OFICINA DE ESTUDIOS Y SISTEMAS

DEPTO.CONTROL FORESTAL

DEPTO.MANEJO DEL

FUEGO

DEPTO.RECURSOSHUMANOS

DEPTO. ADMINISTRACIÓN

DEPTO. ARENAS SILVESTRES

PROTEGIDAS

DEPTO.FINANZAS

DIRECCIÓNEJECUTIVA

SECRETARÍACOMUNICACIONES

SECC.NORMAS

SEC.CONTROL

SECC.ESTADISTICAS

SECC. OPERACIONES

SECC. PREVENCIÓN

SECC. ANÁLISIS

SECC. RESERVAFORESTAL

SECC. PARQUENACIONAL

SECC. PRESTAMOS

SECC. IMPORTA.

SECC. TESORERÍA

SECC. CONTABILIDAD

SECC. FAUNASILVESTRE

SECC. ABASTECI.SERVICIOS

SECC. CONTROLBIENES

SECC. CONTROLFINANCIERO

SECC. REMUNERACIONES

SECC. BIENESTAR

SECC. PERSONAL

1

2

1.1

1.2

3

3.2

3.1

2.2.1

2.2 3.43.32.42.3

2.2.2 2.2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4.1 2.4.2 2.4.3 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4.3 3.4.43.4.23.4.1

OFICINASREGIONALES

2.1

SUB-FONDOO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

S E R I E S1.3

APLICACIÓN DE UN MODELO DE CLASIFICACIÓN PARA LA CORPORACIÓN NACIONAL FORESTAL CONAF

U N I D A D E S E J E C U T O R A S

1. DIRECCIÓN EJECUTIVA1.1 SECRETARIA DE COMUNICACIONES1.2 FISCALÍA1.3 OFICINAS DE REGIONES

2. GERENCIA FORESTAL

2.1 OFICINA TÉCNICA

2.2 DEPARTAMENTO DE CONTROL FORESTAL2.2.1 SECCIÓN NORMALIZACIÓN2.2.2 SECCIÓN CONTROL2.2.3 SECCIÓN ESTADÍSTICA

2.3 DEPARTAMENTO MANEJO DEL FUEGO2.3.1 SECCIÓN OPERACIONES2.3.2 SECCIÓN PREVENCIÓN2.3.3 SECCIÓN ANÁLISIS

2.4 DEPARTAMENTO DE AREAS SILVESTRES PROTEGIDAS2.4.1 SECCIÓN RESERVAS FORESTALES2.4.2 SECCIÓN PARQUES NACIONALES2.4.3 SECCIÓN FAUNA SILVESTRE

ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA PARA LA CORPORACIÓN NACIONAL FORESTAL CONAF

ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA PARA LA CORPORACIÓN NACIONAL FORESTAL CONAF

3. GERENCIA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

3.1 OFICINA DE ESTUDIOS Y SISTEMAS

3.2 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN3.2.1 SECCIÓN CONTROL DE BIENES3.2.2. SECCIÓN ABASTECIMIENTOS SERVICIOS Y SEGUROS3.2.3. SECCIÓN IMPORTACIONES

3.3 DEPARTAMENTO DE RECURSSOS HUMANOS3.3.1 SECCIÓN REMUNERACIONES3.3.2 SECCIÓN PERSONAL3.3.3 SECCIÓN BIENESTAR

3.4 DEPARTAMENTO DE FINANZAS3.4.1 SECCIÓN CONTABILIDAD3.4.2 SECCIÓN PRESPUESTO3.4.3 SECCIÓN TESORERIA3.4.4 SECCIÓN CONTROL FINANCIERO

ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA PARA LA CORPORACIÓN NACIONAL FORESTAL CONAF ( DESARROLLO DE SUS SERIES )

2. GERENCIA FORESTAL

2.2 DEPARTAMENTO DE CONTROL FORESTAL

2.2.1 SECCIÓN NORMALIZACIÓN2.2.1.1 Notas técnicas 2.2.1.2 Recopilaciones de disposiciones legales2.2.1.3 Manuales técnicos2.2.1.4 Informes

2.2.1.4.1 Informes estadísticos2.2.1.4.2 Informes de plagas y enfermedades2.2.1.4.3 Informes de fauna

2.2.1.5 Partes de fuego 2.2.1.6 Memorándums2.2.1.7 Correspondencia

3. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

3.2 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

3.2.1 SECCIÓN CONTROL DE BIENES3.2.1.1 Proyectos de cooperación3.2.1.2 Expedientes de bienes3.2.1.3 Inventario del patrimonio3.2.1.4 Libros de actas comisión patrimonio3.2.1.5 Memorándums3.2.1.6 Correspondencia

3. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

3.3 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

3.3.2 SECCIÓN PERSONAL3.3.2.1 Registro de personal3.3.2.2 Contratos eventuales3.3.2.3 Contratos permanentes

3.3.2.4 Expedientes3.3.2.4.1 Oposición y concurso3.3.2.4.2 Personales

3.3.2.5 Oficios3.3.2.6 Memorándum

ESQUEMA DE CLASIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA PARA LA CORPORACIÓN NACIONAL FORESTAL CONAF ( DESARROLLO DE SUS SERIES )


Con qué fines los usan?

Documentar las labores de los empleados

► Confirmar o revisar políticas y procedimientos institucionales

► Respaldar derechos de ciudadanos, tales como prestaciones o propiedadde bienes

► Proporcionar información sobre acciones o decisiones pasadas

► Realizar investigaciones con fines científicos o culturales

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, ARCHIVOS A QUE DAN ORIGEN Y FUNCION DE ELLOS

FASE PREARCHIVISTICA(PRIMERA EDAD)

FASE ADMINISTRATIVA(SEGUNDA EDAD)

FASE CIENTIFICA O HISTORICA

(TERCERA EDAD)

Momento de concepción, gestión y momento detrámite

Momento de vigencia

Momento de plazo precaucional

A. GESTIÓN

ARCHIVO CENTRALA. GESTIÓN

A. GESTIÓN

A. GESTIÓN


A. GESTIÓN

A. GESTIÓN


A. GESTIÓN

ARCHIVOINTERMEDIO

ARCHIVOHISTORICO

exp.pdf/Ministerio de Bienes Nacionales 620.pdf

exp.pdf/Ministerio de Bienes Nacionales 620.pdf

exp.pdf/pasaportes 1.pdf

exp.pdf/pasaportes 1.pdf

exp.pdf/permanencia.pdf

exp.pdf/permanencia.pdf

MUDULO DEFINICIONES Y CONCEPTOS.ppt

SISTEMA ARCHIVÍSTICO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL

MINISTERIOS Y SERVICIOS PÚBLICOS

A. GESTIÓN


. GESTIÓN

ARCHIVOINTERMEDIO

ARCHIVOHISTORICO

S O P O R T E T E C N O L Ó G I C O

A. GESTIÓN


A. GESTIÓN

A. GESTIÓN


A. GESTIÓN

A. GESTIÓN


A. GESTIÓN

CONTROL Y ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

NORMALIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

CONSERVACIÓN – ORGANIZACIÓN – VALORACIÓN Y SELECCIÓN – DESCRIPCIÓN – TRANSFERENCIA

ACTIVIDAD

¿Cuál es la realidad archivística en su institución en relación con elciclo vital de los documentos?

¿Existen archivos de oficina, central e histórico?

¿Por cuánto tiempo se mantienen los documentos en cada uno deellos?

Si su institución no cuenta con estos archivos, describa la manera enque los documentos se administran.


Procesos archivísticos Actividades

Transferencia

Conservación • Preservación

• Restauración

Organización • Clasificación

• Ordenación

Descripción • Fondos• Sub fondos• Series• Unidades de conservación• Documentos

Valoración y Selección • Valor inmediato o primario• Valor mediato o secundarios

Servicios


OSVALDO VILLASECA REYESCOORDINADORUNIDAD DE DESCENTRALIZACIÓN Y DESARROLLO ARCHÍVISTICOSusana Elizabeth de Santiago IllanesSecretariaOVR/sdsi

Fondo documental:

Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos

orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una personal particular, familia y/o

organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor. La idea de fondo

va unida a la totalidad de la documentación producida recibida por una

institución o persona. Asimismo, el fondo tiene una limitación jurisdiccional

ceñida a la institución que lo produce o una limitación cronológica que depende

de sus existencia.


AGRUPACIONES DOCUMENTALES A QUE DA ORIGEN LA ORGANIZACIÓN

AGRUPACIONES DOCUMENTALES A QUE DA ORIGEN LA ORGANIZACIÓN


Subfondo o sección documental:

En teoría la Sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con

la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional

de la institución que produce el fondo.

La Sección es, por lo tanto, el conjunto de documentos generados en razón de

la actividad de esa subdivisión orgánica funcional.

Serie documental:

Cada Sección documental y subsección está integrada por documentos

agrupados en series. Las series son el testimonio documental y continuo de

actividades repetitivas desarrolladas por un organismo en virtud una función.


Pieza documental compuesta o expediente:

Unidad organizada de documentos, reunidos bien por el productor

para uso administrativo, porque obedecen a un mismo trámite o se

refieren a un mismo tema, actividad o asunto. El expediente es,

generalmente, la unidad básica de la serie.


Unidad documental simple:

Es la unidad archivística más pequeña intelectualmente

indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una

fotografía, etc.


¿QUÉ ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS?


Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas

por las que pasa el documento, desde su creación hasta su

eliminación o selección para su custodia permanente y se

establece en función del valor de los documentos y la

frecuencia de uso.

EJEMPLO : SEGUIMIENTO DE TRAMITE DE ASIGNACION DE TERRENO DE COLONIZACION EN LA XI REGION Y GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

DURACION DEL TRAMITE 2,5 AÑOS APROXIMADAMENTEDFL N°1939 de 1977

NORMA SOBRE ADQUISICION, ADAMINISTRACION Y DISPOSICION DE BIENES DEL ESTADO – MINISTERIO DE BIENES NACIONALES

Asignación de Numero de

Expediente de tramite

Documentos que deben ser

presentados por Ley

Informe de estudio para comprobar la

veracidad de los antecedentes

personales del interesado

Solicitud de Bien Raíz para colonizar

Certificados de inscripción del terreno para proceder a su transferencia.

Elaboración de Plano

Programa de desarrollo

en el área forestal, madera, pesquera,

minera o área mixta (cronograma )

Certificados de :nacimiento

solteríamatrimonio

autorización del marido

separación de bienes

Establecimiento del valor del terreno y modalidades de

pago

Análisis de factibilidad

( Costo beneficio )Aceptación del

Proyecto Informe

Dictación cláusulas ecológicas para el

resguardo ecológico y natural de la Zona

Informe de oficina Regional respectiva

( Coihaique)

Solicitud de venta del interesado. Compromiso

adquiridos en relación con ocupación de

terreno.

Concesión de permiso provisorio de

ocupación del

terreno de 1 año de duración

Informe al ministro de bienes nacionales de la

venta del terreno ( lote 17ª, Pozo de oro, XI

región

Dictación de DS de venta ( firma

de ministro y del presidente

de la República)

Toma de razón en la Contraloría General de la

República

Fecha de inicio 10/01/1994

Fecha de término 06/06/1996

Mensura( medición y

deslinde) Tasación.

ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTION

Se forma en la unida productora de los documentos. Corresponde a laprimera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecermientas dura la formación de los expedientes e incluso al terminar esta si lanecesidad de consulta es continua

Su organización no consiste más que en respetar la formación de las seriesdocumentales, que son sus componentes básicos. Dentro de cada serie, losexpedientes que la forman deben ser individualizados, puesto que cada unose refiere a la resolución de un asunto concreto, manteniendo agrupadostodos los documentos que los integran en el orden en que han sidoproducidos.


ARCHIVO CENTRAL

Constituido por las series documentales transferidas de los distintos archivos deoficina que integran la estructura del organismo a que pertenece. Es el ejefundamental de control de todo el sistema y es el responsable de las normas defuncionamiento. Por ello, debe tener una relación constante con los archivos deoficina y con el intermedio.

Como eje fundamental del sistema, el Archivo Central tiene por función prioritaria elcontrol y tratamiento de las series documentales en la fase de producción. Desde laperspectiva global, de las cuatro etapas en que se subdivide el tratamiento y controlde los fondos documentales (organización, valoración, descripción y servicio), alArchivo Central le corresponde de forma plena y exclusiva la primera, la deorganización, debiendo compartir con el Archivo lntermedio la de valoración.

En el aspecto de conservación, tiene la responsabilidad de velar por la adecuadainstalación y acondicionamiento de los fondos.


ARCHIVO HISTÓRICO

Es aquel que conserva la documentación que habiendo perdidosu valor administrativo y jurídico, adquiere valor cultural y setransforma en fuente de información científica, en documentoshistóricos.

Su función es apoyar el desarrollo de la cultura y de lainvestigación histórica, y en ellos la conservación y ladescripción adquieren especial relevancia. La generación deinstrumentos de acceso.


ARCHIVO INTERMEDIO

Sus fondos están constituidos por las series documentales transferidas desde losdistintos archivos centrales de los organismos que integran la estructura de lainstitución o administración.

Las series deben permanecer en él hasta la total prescripción de sus valoresadministrativos, momento en que deben ser eliminadas o transferidas al ArchivoHistórico que corresponda. Esta labor de selección definitiva constituye su cometidoespecífico y le diferencia de otros tipos de archivos, con los que, lógicamente,comparte otras funciones.

Todas las funciones se basan en las realizadas por los archivos centrales, y, enconsecuencia, del buen funcionamiento de éstos, dependerá el del Archivo Intermedio.


TRANSFERENCIA:

Acción por la cual la documentación que ha visto disminuida sufrecuencia de uso, que la ha perdido, que no es posible almacenar oque simplemente no se necesita en una oficina o archivo, se envía aotro, para que allí cumpla los objetivos de testimonio y garantía dederechos y deberes o de fuentes de información.

Este proceso tiene por objetivo aprovechar adecuadamente lascapacidades de almacenamiento, ejercer un control permanente sobrela documentación y delimitar claramente las responsabilidadesrespecto de su custodia y servicio.


CONSERVACIÓN:

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, laprevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, larestauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

CONSERVACIÓN PREVENTIVA:

Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativoorientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo,preservando su condición física y estabilidad.

RESTAURACIÓN:

Es recuperar la integridad física y funcional de los documentos, corrigiendo lasalteraciones que a sufrido por el paso del tiempo o por una serie de circunstanciasadversas con técnicas y procedimientos adecuados.


ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el Fondo documental a que corresponde,entendiéndose por fondo el “Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidosorgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio delas actividades de ese productor. La idea de Fondo va unida a la totalidad de la documentación producidao recibida por una organización o persona”. Asimismo, “el fondo tiene una limitación jurisdiccional ceñidaa la institución que lo produce y una limitación cronológica que depende de su existencia.

CLASIFICACIÓN:

Clasificar en un archivo, y para cada uno de los fondos, es agrupar jerárquicamente las seriesdocumentales en torno a los órganos o funciones desarrollas por una institución a lo largo de su gestión.

ORDENACIÓN:

La ordenación es unir los documentos que constituyen las series de acuerdo a una unidad de ordenestablecida de antemano.


DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado enrepresentaciones que permitan su identificación y localización y la recuperación de suinformación para la gestión o la investigación.

La Descripción se encuentra en estrecha relación con organización. De ahí su paralelismo conlas agrupaciones documentales que derivan de ella. La descripción está condicionada por losdiferentes niveles de información que ofrecen los documentos agrupados de forma natural.

EFECTOS DE UNA PLANIFICACIÓN DESCRIPTIVA

► Ayuda a la conservación de los fondos► Facilita el acceso a los documentos► Favorece el control de los documentos► Ahorra horas de trabajo al investigador y le ayuda en su investigación► Agiliza la gestión de la institución productora


VALORACIÓN Y SELECCIÓN

Se entiende por Selección Documental el acto por el cual se eligen documentos para ser

conservados permanentemente, determinando la destrucción de los demás. Y también, la

parte de la archivología que estudia los criterios de valor y las técnicas por medio de las

cuales se realiza dicho acto de elegir para transferencia o destrucción.

Por qué la necesidad de la Selección?

► No es posible almacenar todo lo que se genera debido al gran volumen

de producción documental de la época moderna.

► Por el alto costo que significaría su almacenamiento, su organización

y descripción.

► Por la intrascendencia y escaso valor de muchos de los documentos

producidos.

► Por la necesidad de dejar a los investigadores sólo los documentos

de mayor valor para la investigación científica.


PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONALPARA EL INGRESO A LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL ESTADO

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ACTIVIDAD:

La Unidad solicitante envía solicitud al Área de Gestiónde Personas (AGP), indicando la necesidad de cubrir unavacante;

La AGP a cargo del proceso, evalúa el requerimiento ,envía memorándum o correo electrónico a la UnidadSolicitante informando el inicio del proceso y larefrendación presupuestaria;

La Comisión de Selección (CS), se constituye conrepresentantes del Área AGP y Unidad Solicitante yrepresentante de la Dirección;

La CS determina y/o actualiza el perfil del cargo, concolaboración de AGP;

SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL

INFORMA INICIO DEL PROCESO

ACTA DE CONSTITUCIÓN DE LA CS

PERFIL DE CARGO


La CS, determina la metodología de selección a aplicar alos candidatos

La CS, define los mecanismos de difusión de laconvocatoria;

La CS, elabora la pauta de selección que contiene elperfil, requisitos, etapas de evaluación, mecanismo y plazosde postulación, entre otros;

Difusión de la convocatoria través de las fuentes dereclutamientoDefinidas;

Recepción de los documentos y postulaciones de loscandidatos;

PAUTA DE SELECCIÓN

DOCUMENTOMETODOLÓGICO

PROGRAMA DE DIFUSIÓN

COPIA PUBLICACIÓN

ANTECEDENTES DE LOS POSTULANTES


El AGP, realiza un análisis de admisibilidad de loscandidatos postulantes;

El AGP, analiza los antecedentes curriculares de lospostulantes según la publicación y el perfil validado, yentrega a la CS la nómina de los candidatos que pasan a lasiguiente fase quien la revisa y valida;

El AGP, realiza la evaluación de habilidades cognitivas,personalidad, conocimiento y competencias;

La CS, realiza entrevista de valoración global de lospostulantes que hayan superado las etapas anteriores, ychequea referencias;

INFORME

NOMINA DE CANDIDATOS

PRESELECCIONADOS VALIDADA PARA LA

EVALUACIÓN TÉCNICA

NOMINA DE CANDIDATOSPRESELECCIONADOS PARA

LA SIGUIENTE ETAPA

INFORME


La CS, entrega nómina de candidatos seleccionados a laautoridad facultada para hacer el nombramiento o a quiendesigne;

La autoridad selecciona al candidato, e informa a elAGP;

Se informa a los candidatos del cierre del proceso, y quese ha seleccionado un ganador o, que se ha declaradodesierto el proceso;

La autoridad emite la resolución de nombramiento delcandidato seleccionado;

INFORME

INFORME

RESOLUCIÓN

NÓMINA DE CANDIDATOS SELECCIONADOS

FASE PRE-ARCHIVISTICA

Transcurre en la oficina y los “papeles” aquí comienzan a acumularse paraformar más adelante, una pieza documental. El tratamiento que se les aplica esel indicado por el trámite y el lugar donde se guarda es una oficina. Esta fasetiene dos momentos: concepción o gestación del documento y el trámite.

Concepción o gestaciónEn este momento el documento es diseñado en su diagramación, en su utilización y procedimientos de trámite.

TrámiteComprende desde que alguien inicia una acción administrativa (o judicial) hasta que la respectiva autoridad (el otorgante) cierra el caso con su decisión


FASE ADMINISTRATIVA

Comprende todo el tiempo en que el documento, ya completo y formal,interesa a la administración de la institución que lo creo y a quien fue suiniciador(otorgante o destinatario). Desde este punto de vista, esta es la fasemás importante del documento.

Para los fines de selección, es imprescindible distinguir en esta fase dosmomentos: uno en que el documento sirve al fin para el que fue creado,momento de vigencia, y otro en que el documento puede ser usado pararesponder eventuales reclamos o como antecedente directo de otrodocumento: plazo precaucional de conservación.


FASE HISTÓRICA

Se inicia en el momento en que se dictamina la conservación permanente de un documento. Por tanto los documentos que se eligen para eliminación no llegan a esta fase.


Modelo de niveles de clasificación de un fondo

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

FONDO

S-Fondo

Expediente Expediente Expediente Expediente

S-Fondo S-Fondo

Serie Serie Serie

Unidad

documental

Unidad

documental

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