Introduccion y Entorno de Word Edicion y Revision Uso de Plantillas Asistentes

Ponerse rápidamente al día

Introducción al Procesador de Introducción al Procesador de texto, edición y revisión de texto, edición y revisión de documentos. Uso de plantillas y documentos. Uso de plantillas y asistentesasistentes


Objetivos de la clase

Hacer una introducción al procesador de texto

Conocer la cinta de opciones

Buscar los comandos habituales

Conocer los nuevos formatos de archivo Efectuar cambios en el documento para dar un mejor

aspecto.


Introducción: ¿Ha oído hablar de ello?

Word 2007 ya está disponible. Es un programa sorprendente con un diseño mejor y más eficaz que el de las versiones anteriores.

Aprenda a sacar el máximo provecho y a realizar las tareas que suele hacer habitualmente.


La cinta de opciones

Cuando se abre por primera vez Word 2007, la mayoría de los cambios están en la cinta de opciones, el área que se extiende por la parte superior de Word.

La cinta de opciones permite tener al alcance los comandos que utiliza habitualmente para que no tenga que buscar en las distintas partes del programa lo que necesita para realizar las tareas diarias.

¿A qué se debe el cambio? Para que puede trabajar más fácil y rápidamente.


Usar la cinta de opciones para acciones comunes

La cinta de opciones es fácil y cómoda de usar, con todas las acciones comunes incluidas en el mismo lugar.

Por ejemplo, puede cortar y pegar texto mediante los comandos de la ficha Inicio, cambiar el formato de texto utilizando un Estilo y modificar el color de fondo de la página en la ficha Diseño de página .


¿Qué hay en la cinta de opciones?

Cuando se familiarice con las tres partes de la cinta de opciones, comprenderá cómo se utilizan.

Son las fichas, los grupos y los comandos.

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Fichas: la cinta de opciones tiene siete fichas básicas en la parte superior. Cada una representa un área de actividad.

Grupos: cada ficha tiene varios grupos con elementos relacionados.

Comandos: un comando es un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información.


Iniciador de cuadros de diálogo en grupos

A primera vista, es posible que no encuentre un determinado comando de una versión anterior.

No se preocupe.

Algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal en la esquina inferior derecha denominada Iniciador de cuadros de diálogo .

Haga clic aquí para ver más opciones relacionadas con ese grupo. Estas opciones aparecerán en un cuadro de diálogo o panel de tareas.


Aparecen otras fichas

En la nueva versión de Word, algunas fichas sólo aparecen cuando se necesitan, a esas fichas de les llama fichas emergentes y aparecen cuando insertamos algún elemento en la página como por ejemplo: una imagen o un gráfico.

Supongamos que inserta una imagen y desea trabajar con ella; por ejemplo, desea cortarla o cambiar el modo en que aparece el texto en torno a ella.


La minibarra de herramientas

Algunos comandos de formato son tan útiles que deseará que estén disponibles haga lo que haga.

Supongamos que desea aplicar rápidamente formato a un texto y que está trabajando en la ficha Diseño de página.

Seleccione el texto arrastrándolo con el mouse y, a continuación, elija el texto seleccionado.

Aparecerá la minibarra de herramientas atenuada. Si la selecciona, dejará de estar atenuada y podrá hacer clic en una de sus opciones de formato.

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Puede hacer clic en la ficha Inicio para ver las opciones de formato, pero hay un método más rápido.


La barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es la pequeña área situada en la parte superior izquierda de la cinta de opciones.

En la imagen se muestra cómo puede agregar comandos favoritos a la barra de herramientas de acceso rápido para que estén disponibles independientemente de la ficha en la que se encuentre.

También puede quitar botones de la barra de herramientas de acceso rápido.

Contiene todo lo que se utiliza a menudo todos los días: Guardar, Deshacer y Repetir.


Ocultar temporalmente la cinta de opciones

La cinta de opciones permite que todo esté centralizado y sea fácil de encontrar.

Pero algunas veces no tendrá necesidad de buscar nada. Sólo querrá trabajar en el documento y disponer de más espacio para ello.

En ese caso, tan fácil es ocultar temporalmente la cinta de opciones como utilizarla. Así es como se hace:

1. Haga doble clic en la ficha activa. Los grupos desaparecen para disponer de más espacio.

2. Para volver a ver todos los comandos, haga doble clic en la ficha activa de nuevo y volverán a aparecer los grupos.


Uso del teclado

Esta página está destinada a los que prefieren usar el teclado.

El diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados.

• Hay métodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones.

• Estos métodos abreviados a menudo requieren menor combinación de teclas.

Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de los programas de Office:


Uso del teclado

Los nuevos métodos abreviados también tienen un nuevo nombre: sugerencias de teclas. Para usarlas presione la tecla ALT.

¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?

Los métodos abreviados que empiezan con la tecla CTRL siguen siendo los mismos que en las versiones anteriores de Word.


Buscar los comandos habituales

Word 2007 es un programa nuevo y está muy bien. Pero quiere trabajar con él.

Así que ya es hora de conocer la ubicación exacta de los comandos utilizados habitualmente.

Por ejemplo, ¿dónde se crea un documento? ¿Dónde están las viñetas, los estilos y el corrector ortográfico? ¿Qué pasa con la impresión?

En esta lección aprenderá que en el nuevo diseño del programa los comandos están allí donde los necesita.


Empezar con el botón de Microsoft Office

El botón de Microsoft Office es ahora el lugar para empezar a trabajar en Word.

Cuando se presiona, aparece un menú que se utiliza para crear, abrir o guardar un documento.


Viñetas, números y más

Cuando abra el documento y escriba texto en él, seguramente deseará aplicar formato al texto.

Muchos de los comandos de formato familiares están a la vista en la ficha Inicio.

Por ejemplo, no pase por alto el grupo Párrafo, mostrado en la ilustración. Contiene las populares listas con viñetas, las listas numeradas y las listas con varios niveles.

Aquí también se encuentran los comandos de sangría y alineación.


¿Qué pasa con los estilos?

Trabajará con los estilos en la ficha Inicio , en el grupo Estilos .

En la imagen se muestra cómo puede obtener los estilos que desee.

1 Los estilos rápidos son estilos de aspecto profesional listos para usar que son rápidos y fáciles de aplicar. Y además tienen un nuevo aspecto en esta versión de Word.

Haga clic en este botón para ver más estilos rápidos listos para usar.

Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo para abrir el panel Estilos .

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El botón Copiar formato

Otro comando de formato rápido es Copiar formato.

Está en el extremo izquierdo de la ficha Inicio , dentro del grupo Portapapeles .

Si no esta familiarizado con el comando Copiar formato, este comando constituye un modo rápido de duplicar el formato de una sección de texto a otra.

Para usar el comando Copiar formato, coloque el cursor en el texto cuyo formato desea copiar y, a continuación, haga clic en el botón Copiar formato .


Insertar imágenes, hipervínculos, encabezados y pies de página.

Para dar al texto fuerza y vigor, quizás desee agregar imágenes, imágenes prediseñadas, gráficos o formas.

La ficha Insertar ofrece la posibilidad de agregar toda esta información.

Éstos no son los únicos comandos de esta ficha. Aquí también encontrará Tablas, Hipervínculos, Encabezados y Pies de página .

Eso no es todo. Aunque no se muestran, encontrará opciones para insertar números de página, cuadros de texto y WordArt.


Zoom

Después de insertar algún elemento, tal vez desee examinar más detenidamente sus detalles.

Por lo tanto, necesitará saber dónde está el control de zoom.

Mire en la esquina inferior derecha. Arrastre el control deslizante hacia la derecha para acercar la imagen y a la izquierda para alejarla.


Comprobar la ortografía y la gramática

¡No cometa errores!

Cuando prácticamente haya acabado de trabajar en el documento, querrá comprobar la ortografía y la gramática antes de imprimirlo o enviarlo por correo electrónico.

El comando Ortografía y gramática está en la ficha Revisión , ya que forma parte de la tarea de revisión del trabajo.

Encontrará el comando a la izquierda, dentro del grupo Revisión .


¿Listo para imprimir?

Está listo para imprimir, ¿Seguro que lo está?

Antes de imprimir, es una buena idea comprobar la disposición de las páginas tal como aparecerán en la impresora.

Todo lo que necesita está en la ficha Diseño de página .

El grupo Configurar página contiene las opciones Tamaño (21,6 x 28, A4, etc.), Orientación (horizontal y vertical) y Márgenes.


Ya sí, preparado para imprimir

Cuando de verdad esté preparado para imprimir, vuelva al botón de Microsoft Office.

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Imprimir

Impresión rápida

Vista preliminar

Existen tres opciones:

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Un nuevo formato de archivo. ¿A qué se debe el cambio? A XML

Un cambio aún más grande en la nueva versión de Word es el formato de archivo mejorado. Se basa en los nuevos formatos de XML abierto de Office.

¿Cómo le afecta este cambio?

• Ayuda a que los documentos estén más protegidos.

• Ayuda a crear tamaños de archivos de documentos más pequeños.

• Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daños.

• Ofrece la posibilidad de usar funciones que sólo están disponibles en Word 2007.

El formato aporta muchas ventajas:


¿Hay más de un formato de archivo?

Extensión de archivo

Para qué se utiliza

.docx Documento de Word estándar sin macros ni código

.dotx Plantilla de Word sin macros ni código

.docm Documento de Word que puede contener macros o código

.dotm Plantilla de Word que puede contener macros o código

Anteriormente sólo había dos tipos de archivo de Word: documentos y plantillas (.doc y .dot).

Actualmente en Word hay cuatro tipos de archivo y son los que se describen en la tabla siguiente:

• La “x” corresponde a XML y la “m” a macro.

• Sólo apreciará diferencias aparentes con los nuevos formatos de archivo de Word si utiliza macros o código.


¿Qué pasa con los documentos que ya tengo?

Es posible que se pregunte, “¿Qué ocurrirá cuando abra mis documentos antiguos en la nueva versión de Word?”

Word 2007 puede abrir archivos creados en todas las versiones anteriores de Word, desde 1.0 hasta 2003.

Word abre los documentos antiguos en el modo de compatibilidad. ¿Qué es eso del modo de compatibilidad?

En pocas palabras, Word le indica que el documento tiene un formato de archivo antiguo.

Comenzando a trabajar con Word

Formato de documentos

Cuando hablamos del formato de documentos, nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.

Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007.

Formato de documentos:

Clasificación de formatos


En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos:

1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc..

2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías

3. Otros formatos.Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.

Formato Caracter


Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres y no se les pueden aplicar los formatos que veremos a continuación.

Las opciones más comunes para variar el aspecto de los caracteres están disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar fuente, tamaño y estilo de fuente, etc.

Cont.


Fuente

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto.Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles

El propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora.

Cont.


TamañoDe forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.

EstiloUna vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres

disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.

Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado).

También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva

Formato Párrafo


En Word2007, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo , normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la pestaña Inicio.

Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con seleccionar su marca de párrafo y modificar las características que queramos.

Las características más importante de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

Cont.


Alineación

Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:

Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla.

Cont.


SangríaAplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Párrafo, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.

Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Podemos ver cómo se hace, junto con otras opciones de la pestaña Inicio, como la forma de variar el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado.

Otros formatos


Tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB. Por defecto las tabulaciones están definidas en una medida de 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además de definir la alineación para cada tabulación.

Para establecer cada tabulación debemos repetir los siguientes pasos, luego de habilitar la regla, esto se hace dando clic en el botón para activar la regla.

Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría francesa.

Cont.

Cambio a mayúsculas

En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opción Cambiar mayúsculas y minúsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del texto seleccionado:

• Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas.

• minúsculas. Todas las letras en minúsculas.

• MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.

• Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.

• Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.


Cont.


Copiar formato

En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces.

• Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.

• Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, el cursor tomará la forma de brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.

Plantillas

Plantillas

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. Es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx). En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc.

La principal característica, es que al utilizarla se crea un documento normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.

Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx.

Utilización de las plantillas de Word

Plantillas

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón Office

Al elegir la opción nuevo se abrirá el panel Nuevo documento como se muestra en la imagen.

Plantillas

Tenemos varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.

Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro de la computadora.

Destacado, permite elegir entre las plantillas más usadas en la computadora.

Mis plantillas, donde aparecerán las que hayamos creado.

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Plantillas

Si elegimos de la opción Microsoft Office Online la categoría Faxes, tendremos la posibilidad de elegir cualquiera de las plantillas disponibles, como se observa en la figura.

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