INVENTARIO ACTIVOS DE INFORMACIÓN DIGITAL FECHA DE ...
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No.
NOMBRE
ACTIVO DE
INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN
ACTIVO DE INFORMACIÓN
CATEGORÍA
ACTIVO DE INFORMACIÓN
IDIOMA MEDIO DE
CONSERVACIÓN
FORMATO INFORMACIÓN
PUBLICADA O
DISPONBLE
1 ResoluciónDocumento que autoriza cualquier situación de la entidad.
Ya sea un pago o situaciones laborales.Administrativo Español Fisico y digital PDF Disponible
2 Certificados Laborales
Certificado informativo, en el que se describen las funciones,
cargo, salario y tiempo laborado de algun funcionario o sobre
cualquier contrato. (Experiencia Laboral)
Administrativo Español Fisico y digital PDF Disponible
3 Planilla detallada NóminaDocumento por el cual se hace control y seguimiento a la
nómina de la ContraloríaAdministrativo Español Digital Excel No Disponible
4Planilla detallada Seguridad
Social
Documento por el cual se hace control y seguimiento a la
Seguridad Social de los funcionarios de la entidadAdministrativo Español Digital Excel No Disponible
5 Solicitud InsumosDocumento en el que se hace pedido de insumos, ya sea de
oficina, aseo y/o cafetería a la Alcaldia Municipal Administrativo Español Fisico y Digital PDF Disponible
6 Solicitud de baja
Documento dirigido al Comité de Dirección solicitando la
baja de algunos elementos, con sus respectivos reportes de
un técnico.
Administrativo Español Fisico Word No Disponible
7Certificado de insuficiencia
y/o inexistencia de Personal
Documento por el cual, la Directora administrativa certifica la
falta de personal para el desarrollo de la Entidad, creando la
necesidad de contratación
Administrativo Español Fisico y digital PDF Disponible
8 Informes de supervisión
Informe que evalua el cumplimiento de los contratistas en
cuantos a sus obligaciones contractuales, identificando
actividades y entregables realizados.
Administrativo Español Fisico y digital PDF Publicada
9 Verificación de requisitosDocumento en el que se verifica que un nuevo funcionario
cumpla con los requisitos al cargo que postula.Administrativo Español Fisico Word Disponible
INVENTARIO ACTIVOS DE INFORMACIÓN DIGITAL
ENTIDAD: Contraloria Municipal de Envigado
FECHA DE CONSOLIDADO: 22 DE JULIO DE 2019
10Control de documentos
cuenta por pagar
Se verifican los documentos soportes y necesarios antes de
enviar a tesoreria para realizar el pago correspondienteAdministrativo Español Fisico Word Disponible
11Registro elementos de
consumo
Documento en el que se registra el consumo de elementos
para llevar control de los mismosAdministrativo Español Digital Excel No Disponible
12 Liquidacion VacacionesDocumento de control en el calculo de la liquidacion de
vacaciones de los funcionarios de la entidadAdministrativo Español Digital Excel No Disponible
13Carta de notificación
auditoria
Oficio donde se informa al auditado, la fecha de notificación
del inicio y alcance de la auditoria interna a realizar por parte
de la Oficina de Control Interno.
Control interno Español Digital y físico Word Disponible
14 Carta de compromiso
Oficio de donde el líder del proceso manifiesta que toda la
información suministrada al auditor refleja de manera
razonable la Disponibletuación del proceso y los
procedimientos que están bajo su responsabilidad.
Control interno Español Digital y físico Word Disponible
15 Lista de chequeo
Herramienta efectiva que sirve para medir los procesos y las
características cualitativas o cuantitativas que afectan la
calidad de los resultados finales.
Control interno Español Digital y físico Word Disponible
16 Oficio informe de auditoriaOficializar al respresentante legal y al líder de proceso los
resultado de la auditoria realizada.Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
17 Informe de auditoria
El informe de auditoría es una actividad independiente y
objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para
agregar valor y mejorar las operaciones de una
organización.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
18Plan de mejoramiento
Interno
Se constituye en una herrramienta para mejorar la gestión y
lograr una mejora continua en el rendimiento de los sistemas
con los cuenta la Entidad.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
19
Seguimiento al Plan
Estrategico institucional
(Cuatrianual).
Informe de seguimiento detallado, sobre los avance de cada
vigencia del cuatrienio de los objetivos y metas establecidos
para alcanzar la misión y la visión de la Entidad.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
20
Seguimiento al Plan de
Acción Institucional de la
vigencia de cada una de las
área de la Entidad.
Informe detallado de cada una de las áreas que conforman
la Entidas, donde se revisa los planes, programas y/o
proyectos que se tenagan planeados para dar cumplimiento
a los estratégicos del Ente de Control.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
21
Plan de Acción de la Oficina
de Control Internor de la
vigencia.
Plan que elabora la Oficina de Control Interno en cada
vigencia, donde se prioriza las iniciativas más importantes
para cumplir con los objetivos y metas propuestas en el Plan
Estratégico Institucional y los exigidos por el Departamento
Administrativo de la Fución de Pública - DAFP.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
22Informe MECI Evaluación
Idenpendiente FURAG
El informe tiene como fin medir anualmente el desempeño
institucional y del Disponiblestema de Control Interno a
través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión
- FURAG.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
23Certificado de cumplimiento
FURAG
Documento donde el Departamento de la Función Pública -
DAFP certifica que la institución en este caso la Contraloría
Municipal de Envigado, diligenció el Formulario de Avance
de la Gestión - FURAG del año anterior.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
24Oficio resultados del
informe del FURAG
Oficio resultados del informe del FURAG, donde se le
informa al representante legal los resultados obtenidos del
Índice Desempeño del Control Interno, los resultados del
ranking quintil que permite al Ente de control que tan lejos
está del puntos máximo obtenido dentro del grupo par y los
puntajes obtenidos en cada uno de los componentes del
MECI.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
25
Informe Cuatrimestral
Pormenorizado de Control
Interno.
El informe tiene como fin plasmar los avances de
implementación por parte del Ente de Contro, en lo referente
a los cinco componentes que hacen parte del Modelo
Estándar de Control Interno - MECI
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
26 Oficio remisorio
Mediante oficio interno, se envía a la Alta Dirección los
resultados obtenidos de la evaluación de avance del MECI,
para que se tomen las medidas necesarias que contribuyan
a la mejora continua de la Entidad.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
27
Informe semestral
peticiones, quejas,
denuncias y consultas -
PQDC
La Oficina de Contro Interno en cumplimiento de la Ley 1474
de 2011 (Art 76) establece que se debe rendir a la Alta
Dirección y a los públicos con los que interactúa un informe
semestral sobre el comportamiento de las Peticiones,
Quejas, Denuncias y Consultas - PQDC
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
28
Seguimiento al Plan
Anticorrupción y atencion al
ciudadano.
la Ley 1474 de 2011 en su artículo (art 73) establece que
las Oficinas de Control Interno, debén realizar durante el
años tres (3) informes de seguimiento durante el año, sobre
el avance y cumplimiento de lo planeado por el Ente de
Control.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
29Informe de Control Interno
Contable
La Oficina de Control Interno en desarrollo de su rol
evaluación y seguimiento, verifica la existencia y efectividad
del procedimiento de control y verificación de las actividades
del proceso contable que el Ente de control debe establecer
para gestionar la información financiera y garantizar
razonablemente la producción de la información con las
características fundamentales de relevancia que se
requieren para demostrar los resultados de las gestiones
que se realizan al interior de ella.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
30Informe de austeridad del
gasto
El informe de austeridad en el gasto, tiene como fin verificar
el cumplimiento de las politicas de eficiencia y austeridad,
normas internas, indicadores, controles y demás
mecanismos que posibilitan la austeridad en el gasto público
en la Entidad cada cuatrimestre del año.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
31
Informe de legalidad de
usos del software (Informe
al Consejo Nacional de
Derechos de Autor)
El informe tiene como fin remitir información relacionada con
la verificación, recomendaciones y resultados sobre el
cumplimiento de las normas en materia de Derechos de
Autor sobre software, acorde a lo ordenado en la Directiva
Presidencial No 002 de 2002 y conforme con el
procedimiento determinado en la Circular 17 de 2011 de la
Dirección Nacional de Derecho de Autor.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
32
Plan de Mejoramiento
Externo (Organismos de
control)
De acuerdo a los hallazgos encontrados en el ejercicio
auditor por parte de la Auditoria General de la República
(Externa), el Ente de control debe de elaborar un plan a
corto, mediano y largo plazo Disponible del caso, para
subsanar aquellas debilidades que se deben de mejorar en
los procesos y procedmientos internos.
Control interno Español Digital y fisico Word - Excel Disponible
33 Oficio remisorio
Mediante oficio interno, se envía al Ente de control externo,
el plan de mejoramiento sobre las acciones a realizar y los
tiempos establecidos.
Control interno Español Digital y fisico Word Disponible
34
Auto de apertura e
Imputación de
responsabilidad fiscal
(Verbal)
Acto administrativo que inicia el proceso fiscal y se dicta
simultaneamente la imputación de los hechos investigados
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
35 CitaciónDocumento para que las partes interesadas comparezcan al
proceso
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
36 Notificación
Documento que suscriben los involucrados en el proceso
donde manifiestan conocer la investigación y/o proceso, o se
le notifica la decisión defintiva
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
37 Comunicación
Oficio donde se da a conocer el linicio del proceso al
Representante Legal de la Entidad y a la Compañía de
Seguros
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
38 Auto TrámiteActo administrativo que comunica a las partes un trámite a
realizar dentro del proceso.
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
39 Acta
Documento que se suscribe por los asistentes a las
audiencias en el proceso donde se resume la actuación
procesal
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF- AUDIO Y VIDEO Disponible
40 Auto de DecisiónActo administrativo que toma decisión de fondo en el
proceso que se adelanta
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF- AUDIO Y VIDEO Disponible
41 Oficio RemisorioDocumento que remite el expediente a revisión por parte del
superior
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
42 Auto de RevisiónActo administrativo expedido por el superior que revisa la
decisión definitiva
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
43 Estado Notificación publica de una actuación Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
44 FalloActo administrativo que toma decisión de fondo en el
proceso que se adelanta
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF- AUDIO Y VIDEO Disponible
45 RecursoActo administrativo que resuelve una solicitud particular de
alguno de los intervinientes en el proceso
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
46 Auto revocaActo administrativo que revoca los efectos o consecuencias
de la decisión definitiva
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
47 Auto de acatamientoActo administrativo que da cumplimiento a la decisión del
superior
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
48 Auto medida CautelarActo adminstrativo que ordena el embargo de bienes
muebles y/o inmuebles, salarios
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
49 Oficios informaciónOficio donde se solicita información de bienes a las
diferentes entidades para la investigación de bienes
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
50Auto de Apertura
(Escritural)
Acto administrativo que inicia el proceso fiscal, bajo el
sistema ordinario o escritural
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
51 Auto de Imputación
Acto administrativo que determina el daño al patrimonio
económico del Estado y serios motivos de credibilidad,
indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio
probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los
implicados.
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
52Auto que Avoca
conocimiento
Acto administrativo que pone en conocimiento el inicio de un
tramite (Juridicción coactiva)
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
53Auto que libra mandamiento
de pago
Acto administrativo que contiene el titulo ejecutivo (Fallo) del
cobro fiscal
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
54 Liquidación créditoActo administrativo que actualiza el valor de la obligación
contenida en el titulo ejecutivo
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
55Auto de Investigaciones
preliminares
Acto administrativo previo al inicio del proceso de
Responsabilidad Fiscal o Admnistrativo sancionatorio
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
56
Auto de Inicio y
Formulación de pliego de
cargos
Acto administrativo que da inicio al proceso sancionatorio y
simultaneamente se dicta la formulación de cargos.
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
57 Auto que sancionaActo administrativo que da inicio al proceso sancionatorio y
simultaneamente se dicta la formulación de cargos.
Procesos/ procesos
administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible
58 Estudios previosDocumento precontractual que hace un estudio de la
necesidad a contratar, valor y objetoAdministrativo Español Fisico y digital PDF Publicada
59 Analisis del Sector
Documento precontractual que hace un estudio del mismo
tipo de contrato en otras entidades de similares al
contratante, temiendo en cuenta precios, calidad,
experiencia
Administrativo Español Fisico y digital PDF Publicada
60 Actas comité direccionActas donde se plasman las decisiones tomdas por la alta
direccion frente a las areas misional y de apoyoAdministrativo Español Digital Word Disponibles
61 Actas comite Distribucion de actividades y seguimiento en las diferentes
areas de la EntidadAdministrativo Español Digital Word Disponibles
62 Cuenta de CobroDocumento por el cual se le cobra al Municipio de Envigado
según lo aprobado por el consejo Administrativo Español Fisico y digital Word Disponibles
63 Comprobante de Egreso comprobante de egreso Administrativo Español Digital Digital Disponibles
64 ManualesDocumento en el cual se da una serie de instrucciones para
realizar una actividadAdministrativo Español Digital Word Disponibles
65 Procedimientos
Documento donde se describan la manera específica de
llevar a cabo los procesos del Sistema de Gestión de la
Contraloria, deben tener la estructura que se presenta en
este numeral.
Administrativo Español Digital Word Disponibles
66 Listados de Asistencia
Documento en el cual se registra la asistencia a
losdiferentes eventos, capacitaciones, reunionres realizadas
por la Contraloria Municipal de Envigado.
Administrativo Fisico Disponibles
67Encuaesta de Satisfaccion
de las capacitaciones
Documento en el que se evaluala satisfaccion de las
diferentes capacitaciones que se realizan en la Entidad. Administrativo Fisico Disponibles
68 Instructivos
Es un documento que describe las actividades técnicas u
operativas como métodos de control, muestreos,
estadísticas y normas de trabajo y todo tipo de instrucción
que se requiera para el desarrollo de una actividad
específica dentro de un proceso o procedimiento
Administrativo Fisico y digital Disponibles
69 formatos
Es un documento preestablecido donde se registra
información como evidencia de actividades desempeñadas
en el Sistema de Gestión de la Contraloria. El contenido de
los formatos depende de la información que se vaya a
registrar en ellos
Administrativo Fisico y digital Disponibles
70 GuiasDocumentos que contiene lista de la forma de realizar una
tareaAdministrativo Español Digital Word Disponibles
71 Control de documentos CxPDocumento en el cual se tiene una lista de chequeo para
realizar las cuentas por pagarAdministrativo Español Digital Word Disponibles
72Plan Anual de
Adquisiciones
Documento en el que se plasman las necesidades de
adquisicion de la entidadAdministrativo Español Digital Word Disponibles
73 Preseleccion AspirantesDocumento en el que se realiza la preselecccion de
aspirantes a un cargoAdministrativo Español Digital Word Disponibles
74Documento contable CMDC
(ajustes contables)
Se hacen los registros contables de la entidad, que no son
generados directamente por el sistema financiero Finanzas
Plus.
Contabilidad Español Fisico y digital
Papel y en el software
finanicero Finanzas
Plus
Disponible
75Documento cuenta por
pagar PMDC
Documento del sistema financiero Finanzas Plus, donde se
causan las cuentas por pagar adquiridas por la Contraloría Contabilidad Español Digital y fisico
software finanicero
Finanzas Plus, Disponible
76 Balance Gereal CBGC Se genera el balace general comparado Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible
77
Estado de Actividad
Financiera Economica y
social CEAF
Se genera el Estado de Actividad Financiera Economica y
social Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible
78Estado de cambios en el
patrimonio CRECSe genera el Estado de cambios en el patrimonio Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible
79Saldos de operaciones
reciprocas CSORSe genera el reporte de saldos de operaciones reciprocas Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible
80Impresión libro Mayor y
Balance CILMSe genera el libro mayor y balance Contabilidad Español Digital digital Disponible
81 Impresión libro Diario CILD Se genera el libro Diario Contabilidad Español Digital digital Disponible
82 Medio magnetico CGCO Se genera el informe de medios mágneticos Contabilidad Español Digital papel y excel Disponible
83Certificados de ingresos y
retenciones
Certificados de ingresos y retenciones laborales CICE de los
funcionarios de la Contraloria Muncipal De EnvigadoContabilidad Español Digital papel y pdf Disponible
84 Conciliaciones Bancarias Conciliación mensual de los bancos Contabilidad- tesoreria Español Fisico y digital papel, excel y PDF Disponible
85 Conciliaciones Mensualesconciliaciones de las cuentas contables del cuerpo del
balance con reportes generados por otra reasContabilidad Español Digital Excel, pdf y digital Disponible
86 DIAN Retención en la fuente mensual Contabilidad Español Digital papel, Excel, pdf y
digitalDisponible
87 Estados contables Estados finaniceros mensuales Contabilidad Español Digital papel, Excel, pdf y
digitalDisponible
88 Nomina Revision quincenal de la noomina y la retencion en la fuente Contabilidad Español Digital Excel y digital No disponible
89 Plan de Comunicaciones
Documento por medio del cual se planea por un periodo
determinado (cuatro años) el desarrollo de la estrategia de
comunicaicón mediante diferentes actividades internas y
externas de la Entidad.
Procedimiento de comunicación
organizacional e informativaEspañol Digital PDF Disponible
90 Manual de Comunicaciones
Documento que indica a los servidores públicos de la
Contraloría el uso del logo, la publicación de documentos o
revistas, periódicos y demás formatos en físico. También
señala los tipos de comunicación que existen en la
organización.
Procedimiento de comunicación
organizacional e informativaEspañol Digital PDF Disponible
91 Manual de Imagen
Es un documento que da las pautas para el uso correcto de
la imagen institucional en medios digitales, impresos y
piezas publicitarias que se usen para la difusión y
divulgación de la imagen de la Entidad.
Procedimiento de comunicación
organizacional e informativaEspañol Digital PDF Disponible
92Boletines de prensa
externos
Son documentos por medio de los cuales se informa sobre
las actuaciones de la Contraloría Municipal de Envigado a la
ciudadanía.
Procedimiento de comunicación
organizacional e informativaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible
93 Boletines virtules internos
Son documentos que se usan para informar al interior de la
Entidad acerca de las actividades programadas por la
Dirección Administrativa, grupos o comités que requieren
socializar e informar acerca de sus actuaciones y decisiones
que contribuyen al bienestar y clima organizacional.
Procedimiento de comunicación
organizacional e informativaEspañol Digital PDF Disponible
94 Piezas gráficas
Son materiales gráficos (tarjetas, mensajes, banners,
volantes, entre otros) que se elaboran para destacar un
hecho importante de la Entidad, para remembrar fechas
especiales y clásicos que hacen alusión a las profesiones y
días conmemorativos.
Procedimiento de comunicación
organizacional e informativaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible
95Informe de Promoción y
Divulgación
Es un documento que se elabora para informar de manera
semestral, sobre las acciones adelantadas desde el proceso
de comunicación organizacional e informativa, de cara al
posicionamiento de la imagen institucional, la promoción de
la participación ciudadana y la divulgación de las actividades
desarrolladas por la Contraloría Municipal de Envigado
Procedimiento de comunicación
organizacional e informativaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible
96 Oficios
Comunicaciones Internas y Externas: Documento por medio
del cual se informa tanto a los públicos interno y externo las
actuaciones administrativas y misionales de la Entidad
Comunicaciones organizacional Español Digital Pdf Disponible
97 Radicación Entrante: Documentos de público interno y externo Comunicaciones Español Digital Pdf Disponible
98 Radicación Saliente Comunicaciones español Digital pdf Disponible
99 Respuestas de PQRS
Son las respuestas que se le otorgan a los ciudadanos que
interponen ante la Contraloría, peticiones, quejas,
denuncias, consultas y reclamos.
Procedimiento de atención al
ciudadano Español Físico y digital Papel y PDF Disponible
100Informes pormenorizados
de PQRS
Es un documento por medio del cual se informa a la
ciudadanía y a la Alta Dirección de la Contraloría, el estado,
respuesta y tiempo de respuesta de las peticiones, quejas,
denuncias, consultas y reclamos de los usuarios.
Procedimiento de atención al
ciudadano Español Digital PDF Disponible
101
Notificación de Avisos
PQRS Anónimas sin datos
de contacto
Son comunicaciones que son publicadas en la página web y
en lugar visible de la Contraloría (Primer piso)
Procedimiento de atención al
ciudadano Español Físico y digital Papel y PDF Disponible
102Capacitación en Control
Social
Son documentos por medios de los cuales se lleva a cabo el
trámite de convocatoria, gestión de apoyo y desarrollo de las
capacitaciones dirigidas a las organizaciones sociales civiles
del territorio
Procedimiento capacitación
ciudadana en el control social Español Físico y digital Papel y PDF Disponible
103
Asistencia Técnica y
Acompañamiento a la
Veedurías Ciudadanas
Son documentos que la Contraloría soporta las actuaciones
de las veedurías ciudadanas y el apoyo técnico que se les
brinda a fin de garantizar su ejercicio de control social
participativo.
Procedimiento de atención al
ciudadano Español Físico y digital Papel y PDF Disponible
104
Red de Apoyo al Control
Social y Veedurías
Ciudadanas
Es una carpeta que evidencia el apoyo a las actividades
programadas por esta Red en la que participan varias
instancias de promoción a la participación ciudadana del
orden nacional, regional y municipal.
Red institucional de apoyo al
control socialEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible
105 Listados de Asistencia Es un documento que soporta la asistencia de las personas
que se inscriben a la oferta institucional (Capacitaciones)
Procedimiento capacitación
ciudadana en el control social Español Físico y digital Papel y PDF Disponible
106Evaluaciones de las
capacitaciones
Es un documento por medio del cual los ciudadanos y los
representantes de las organizaciones sociales, evaluan cada
capacitación en la que participan y es organizada por la
Contraloría.
Procedimiento capacitación
ciudadana en el control social Español Físico y digital Papel y PDF Disponible
107Ecuesta de satisfacción-
comunidad
Es un procedimiento por medio del cual, la Contraloría
conoce la percepción y satisfacción de las organizaciones
sociales civiles y la ciudadanía en general, de cara a las
capacitaciones que reciben, la atención a sus inquietudes y
requeremientos radicados en la Entidad.
Medición, análisis y mejora Español Físico y digital Papel y PDF Disponible
108Seguimiento al artículo 79
de la Ley 1474 de 2011
Son documentos en los que se evidencia el seguimiento al
cumplimiento del artículo 79 de la Ley 1474 de 2011,
relacionado con la pedagogía de las competencias
ciudadanas que se adelanta en las Instituciones Educativas
Oficiales del Municipio. Este trabajo se desarrolla de manera
articulada con la Secretaría de Educación y Cultura y es
entregado a la Comisión Regional de Moralización como
material de estudio y análasis.
Promoción a la participación
ciudadanaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible
109Audiencia Pública
Ambiental
Es una carpeta donde reposan documentos relacionados
con el paso a paso para la realización de la audiencia
pública ambiental, espacio por medio del cual se presenta el
informe del Estado de los Recursos Naturales y el Ambiente
del Municipio de Envigado, correspondiente a cada vigencia.
Promoción a la participación
ciudadanaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible
110Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas
Son documentos que evidencian la realización de estrategia
de rendición de cuentas y los resultdos de dicho ejercicio, el
cual debe presentarse mediante informe a la Alta Dirección.
Promoción a la participación
ciudadanaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible
111Registro del Memorando
asignación de auditoria
Documento en el que se asigna la entidad a evaluar y el
alcance de la auditoria, al igual que el equipo auditorAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
112
Declaración de
impedimentos y conflicto de
intereses
Documento (oficio) que se diligencia sólo cuando un auditor
presente un conflicto, impedimento, inhabilidades o
incompatibilidad en la realización de un proceso auditor
asignado.
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
113Oficio de notificación de
inicio de auditoría
Oficio dirigido al representante legal del sujeto de control, en
el cual se comunica el inicio de la auditoría, el alcance de la
revisión, el personal que la adelantará y los tiempos de cada
fase de auditoría
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
114 Plan y programa de trabajo
Documento elaborado por el equipo auditor designado
donde especifica el procedimiento a efectuar la auditoría por
componentes y fases.
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible
115Acta de reunión de apertura
de auditoría
Registro con el cual se da apertura al proceso de auditoría.
En el se detallan las condiciones del ejercicio de auditoría y
se presenta al equipo auditor ante el sujeto de control
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
116Acta de reunión de cierre
de auditoría
Registro con el cual se realiza el cierre del proceso de
auditoría. En el se relacionan a grandes rasgos, el resultado
de la auditoria practicada.
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
117Acta de socialización de
auditoria
Resultado de la auditoría efectuada únicamente al
componente financiero y presupuestal, cuyo resultado debe
presentarse en el mes de mayo de cada vigencia
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
118
Memoria de mesa de
trabajo (informe preliminar y
Definitivo)
Documento que reune el análisis del resultado de auditorías,
sus mejoras y recomendaciones para la presentación de los
informes preliminares de auditoría.
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible
119Informe preliminar de
auditoría
Resultado de la auditoría efectuada al sujeto de control en
sus diferentes modalidades.Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
120
Oficio de comunicación de
informe preliminar de
auditoría
Oficio dirigido al representante legal del sujeto de control, en
el cual se presentan los resultados del ejercicio auditor.
Este oficio presenta los resultados en forma preliminar con
el fin de que el sujeto de control ejerza el derecho a la
defensa ante las Observaciones presentadas por la
Contraloría
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
121Oficio con respuestas de
contradicción
Documento mediante el cual el sujeto de control envía los
argumentos de controversia ante las Observaciones
presentadas por la Contraloría Municipal
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible
122
Oficio de comunicación de
informe definitivo de
auditoría
Oficio dirigido al representante legal del sujeto de control, en
el cual se presentan los resultados del ejercicio auditor.
Este oficio presenta los resultados en forma definitiva y la
relación de hallazgos.
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
123 Beneficios del control fiscal
Documento que relaciona los beneficios logrados por la
Contraloría Municipal en el ejercicio del proceso de
auditoría. Los beneficios pueden ser cuantitativos o
cualitativos
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
124
Registro del Formato de
traslado de hallazgos
fiscales
Formato con el cual se detallan los Hallazgos fiscales de los
procesos de auditoríaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible
125
Registro del Formato de
traslado de hallazgos
presuntamente
disciplinarios
Formato con el cual se detallan los Hallazgos presuntamente
disciplinarios de los ejercicios de auditoríaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible
126
Registro del formato de
traslado de hallazgos
presuntamente penales
Formato con el cual se detallan los Hallazgos presuntamente
penales de los ejercicios de auditoríaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible
127
Oficio de traslado de
hallazgos fiscales,
disciplinarios,
sancionatorios y/o penales
Oficio dirigido a la Personería Municipal o Procuraduría
(Hallazgos disciplinarios), a la Fiscalía (Hallazgos
presuntamente penales), detallando el resultado de lo
evidenciado en los ejercicios de auditoría
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
128Oficio de recibo del plan de
mejoramiento
Oficio con el cual el sujeto de control remite a la Contraloría
Municipal, el plan de mejoramiento producto del ejercicio
auditor adelantado
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
129
Registro del formato de
Evaluación de satisfacción
del cliente sujeto de control
Documento con el cual se evalúa el ejercicio auditor y el
desempeño del Equipo AuditorAuditorías Español Físico Papel Disponible
130 conceptos jurídicos
recopilación documental donde se analiza jurídicamente un
aspecto específico de auditoría. Dicho documento sustenta
las Observaciones y los hallazgos de auditoría
Auditorías Español Físico Papel Disponible
131Oficios de solicitud y
aprobación de prórroga
Documento con el cual se solicita prórroga por parte de los
sujetos de control, así mismo el Subcontralor tiene la
potestad d eaprobar o no dicha solicitud
Auditorías Español Físico Papel Disponible
132Solicitud de información al
sujeto de control
De manera formal para el inicio de la fase de ejecución de la
Auditoría, se solicita la información requerida según el
alcance de auditoría y los temas a evaluar
Auditorías Español Físico Papel No disponible
133Oficio de no traslado de
hallazgo
Documento mediante el cual de manera posterior al informe
definitivo, el Sujeto de Control envía soportes que desvirtúan
el hallazgo.
Auditorías Español Físico Papel Disponible
134 Informe fiscal y financieroInforme que resume la evaluación de las finanzas del
Municipio de Envigado en cada vigenciaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
135Informe al Balance General
Consolidado
Informe que consolida la información financiera y contable
del Ente Territorial y las Entidades Descentralizadas en cada
vigencia
Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
136
Informe sobre el estado de
los recursos naturales y del
ambiente
Informe que resume la evaluación ambiental del Municipio
de Envigado en cada vigenciaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible
137Certificado de registro de
deuda pública
Documento que certifica el registro de deuda pública del
Ente Territorial y las entidades descentralizadasAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible
138
Historias médicas
ocupacionales de los
trabajadores
Documento el cual se encuentra la infomación clínica
personal de los trabajadores sea laboral o de origen comúnSeguridad y salud en el trabajo Español Físico y digital Papel y PDF No disponible
139
Documentación del sistema
de seguridad y salud en el
trabajo
Conjunto de documentos de la politica de seguridad y salud
en el trabajo tal como son matrices, oficios, planes de
trabajo, politicas, designaciones, responsabilidades, roles,
objetivos, marco legal e indicadores
Seguridad y salud en el trabajo fisico y digital No disponible
140Registro Asignación de los
recursos SG-SST
Formato mediante el cual se realiza la asignación de los
recursos financieros, humanos, técnicos y tecnológicos,
requeridos para la implementación, mantenimiento y
continuidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo.
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel y PDF No disponible
141Seguridad Social de los
trabajadores
Documento de la afiliación al Sistema General de Riesgos
Laborales y el pago de los aportes mes por mesSeguridad y salud en el trabajo Español Físico y Digital PDF No disponible
142
Actas comité paritario de
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Acta de la elección del Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo. Seguridad y salud en el trabajo Español Físico y digital Excel y PDF No disponible
143Capacitación de inducción y
reeducción
Documento con la evaluación de inducción sobre
identifación de peligros, control de los riesgos en su trabajo,
prevención de accidentes y enfermedades laborales y el uso
de escaleras
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF y PowerPoint No disponible
144 Evaluación inicial
Documento con la evaluación inicial matriz legal, matriz de
peligros, identificación de amenazas, verificación de
controles, reporte de peligros, lista de asistencia a
capacitaciones, análisis de puestos de trabajo, exámenes
médicos iniciales y periódicos y seguimiento de indicadores,
entre otros.
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel No disponible
145 Rendición de cuentas
Documentos con los registros documentales de rendición de
cuentas anuales sobre el desempeño de las personas con
responsabilidades sobre el Sistema de Gestión de seguridad
y Salud en el Trabajo
Seguridad y salud en el trabajo Español DigitalPDF ,elemento
outlook, Word y ExcelNo disponible
146Comunicaciones internas y
externas
Documento con evidencia de mecanismos de comunicación
interna y externa en materia de Seguridad y Salud en el
Trabajo, reporte de actos y condiciones inseguras y matriz
de comunicaciones donde explica que se hace despues de
recibir un mensaje, el amisor, receptor, como se comunica y
cuando se comunica
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y Excel Disponible
147 Compras y adquisiciones
Documento donde esta el procedimiento para la evaluación
e identificación de las especificaciones en Seguridad y Salud
en el Trabajo de las compras y adquisiones de productos y
servicios. Manual de contratación, matriz de compras y
adquisiciones
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y PDF No disponible
148 Gestión del cambio
Documento para evaluar impacto sobre Seguridad y Salud
en el Trabajo que pueden generar cambios internos
(introduccion de nuevos procesos, cambio en los métodos
de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) y externos
(cambios en la legislación, evolución del conocimiento en
seguridad y salud en el trabajo)
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y Excel No disponible
149Perfil Sociodemográfico de
los trabajadores
Documento de la descripción sociodemográfica de los
trabajadores ( edad,sexo, estado civil, caracterización de las
condiciones de salud y análisis de las estadísticas de
enfermedades tanto de origen común o como laboral
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF, Word y Excel No disponible
150
Remisiones médico
ocupacional y evaluaciones
médicas
Documento o registro de la frecuencia de las evaluaciones
médicas periódicas. Realizadas a los trabajadoresSeguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF y Word No disponible
151Custodia historias médica
de los trabajadores
Documento donde se encuentran los soportes que
demuestran la custodia de las historias clínicas a cargo de
una institución prestadora de servicios en Seguridad y Salud
en el Trabajo o del médico que práctica las evaluaciones
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
152 Accidentes de trabajo
Documento de reportes de accidentes, incidentes y
enfermedades de origen laboral e investigación de
accidentes laborales en la Entidad
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word, PDF, Excel y
PowerpointNo disponible
153Matriz de ausentismo en los
trabajadores
Documentos donde se lleva la estadística del ausentismo
mensual y finalmente informe anual de los trabajadores para
tomar medidas preventivas frente a ello si es necesario
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel No disponible
154 Matriz de peligro y riesgos
Documento con la identificación peligros y riesgos de la
entidad priorizados con el fin de tomar controles para
prevenir la ocurrencia de accidentes y enfermedades
laborales en el desarrollo propios de la Entidad
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y Excel No disponible
155Mortalidad y enfermedad
laboral en la Entidad
Documento de certificación de cero accidentes mortales en
Entidad Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
156
Mantenimiento periódico de
las instalaciones de la
Entidad
Documento con los registros de mantenimiento general:
iluminación, pisos, archivadores, escaner, computadores,
impresoras, aire acondicionado, telefono entre otras de la
Entidad
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF No disponible
157
Inspección sistemática y
mantenimiento a las
instalaciones
Documento de registro y procedimiento de las inspecciones
de botiquines, locativas, puestos de trabajo, extintores,
áreas comunes , módulos , cafetín, archivos y cuartos útiles
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF, Excel y Word No disponible
158Plan de emergencia de la la
Entidad
Documento donde encuentran las actas del Comité de
Emergencias, rutas de evacuación,zona de impacto,matriz
de vulnerabilidades y amenazas. Punto de encuentro, ruta
de evacuación y zona de impacto. Control de asistencia de
capacitaciones sobre primeros auxilios y boletines
informativos a el comité
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF,Excel y Word No disponible
159
Auditoria anual del Sistema
de Gestion del Seguridad y
Salud en el Trabajo
Documento con el informe del ciclo de las auditorias interna
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y
lista de chequeo para auditorias
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel y Word No disponible
160
Revisión por la alta
dirección del Sistema de
Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Documento con formato de informe de revisión de la alta
dirección Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
161Acciones preventivas
correctivas y correctivas
Documentos con información por medio de Control In (
correo interno y boletines) sobre temas como: higiene
postural,semana de la salud, roles y responsabilidades en el
Sistema de Gestión, objetivos y metas, politica de Seguridad
y Salud en el Trabajo, Copasst y Comité de convivencia,
ejercicio bienestar laboral, estandares de seguridad,
escaleras y semana de la salud
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF No disponible
162 Informe Riesgo Psicosocial
Documento con el resultado del estudio del Riesgo
Psicosocial a los trabajadores de la entidad para medir el
clima laboral, el desempeño y el reconocimiento, asi mismo
el riesgo y los efectos de la salud de los trabajadores a nivel
emocional
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
163
Informe 1 del contrato del
año en curso de la
resolución 0312 del 2019
Documentos con los avances del Sistema de Gestion de
Seguridad y Salud en el Trabajo Resolución 0312 de 2019,
comprende: Matriz legal de la norma vigente, autoevaluación
del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y
plan de trabajo anual 2019
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel No disponible
164
Informe 2 del contrato del
año en curso de la
resolución 0312 del 201
Documentos de la actualización del Plan de Emergencia,
tabla de indicadores midiendo ausentismo laboral,
accidentes, incidentes laborales, actualización del perfil
sociodemografico (edad, sexo, Rh, dirección entre otras) y
cronograma de inspecciones generales entre ellas de
botiquines, extintores en la Entidad
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel y Word No disponible
165
Informe 3 del contrato del
año en curso de la
resolución 0312 del 201
Documentos de infome de inspección locativa de la entidad,
Autoevaluación de los Estandares mínimos 0312, matriz
capacitación anual para los trabajadores , programa
prevención y promoción fomentado hábitos saludables , plan
de mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y
salud en el Trabajo,matriz amenazas y vulnerabilidad del
plan de Emergencia, convenio con el Inder para los
trabajadores y boletín Inspección de seguridad
retroalimentación de capacitación
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel, Word y PDF No disponible
166
Carta custodia y
responsabilidad de los
examenes médicos
ocupacionales
Documento en el cual esta la licencia del médico que realiza
los exámenes médicos ocupacionales a los trabajadores de
la Entidad
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
167
Check list programa de
auditoría del Sistema de
Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo
Documento de los pasos para el ciclo de auditorías del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el TrabajoSeguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
168Conservación de
documentos
Documentos de Conservación de los registros y documentos
que soportan el Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en
el Trabajo de manera controlada, garantizando que sean
legibles, fácilmente identificables y axequibles, protegidos
contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST
tiene acceso a todos los documentos y registros
exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales
de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico
especialista en Seguridad Salud en el Trabajo
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
169
Informe de rendición de
cuentas al interior de la
Entidad
Documento sobre la rendición de cuentas al interior de la
Contraloría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo 2017 dando cumplimiento a los Estandares
Minímos de la Resolución 1111 de 2017
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
170
Procedimiento para
mantenimiento preventivo
de infraestructura fisíca de
la Entidad
Documento para realizar el mantenimiento preventivo a toda
la infraestructura de la entidad, con el fin de disminuir el
deterioro de las instalaciones y disminuir el índice de daños
en la misma.Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
171
Procedimiento para realizar
inducción y reinducción al
personal
Documento para preparar al nuevo empleado para su
integración a la cultura organizacional y reorientar a los
empleados sobre los cambios producidos al interior de ésta.
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
172Recomendación
mediciones ambientales
Documento con las recomedaciones para la Entidad de
mediciones ambientales y recomendaciones de mediciones
de luminosidad para la ARL
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
173
Relación a las auditorias y a
la revisión por la alta
dirección
Documento con formato para la revisión de la alta dirección
para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo de la Entidad, ejecutando un ciclo completo de
auditorías donde el alcance este directamente relacionado
con el cumplimiento del SG-SST. Esta debe realizarse por
ente ajeno a la entidad y que tenga la competencia de
realizar este ejercicio.
Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible
174Control Prestamo de
elementos de TICs
Formato en el que se registra el prestamo de un equipo
tecnologico a un funcionario o contratista.TICs Español Físico Papel -Word Si disponible
175Soporte de atencion a
sujetos de Control
Formato de registro de soporte de atencion a Sujeto de
Control.TICs Español Físico Papel -Word Si disponible
176Ficha tecnica de equipos
Tecnológicos.
Formato en el cual se registran los datos del funcionario y el
equipo asigando, con su serial, teclado, mouse, pantalla,
factura de compra, office y sistema operativo.
TICs Español Físico - Digital Papel - XLSX No disponible
177
Plan Estrategico de
Tecnologia de la
Información y la
Comunicación.
Documento que registra los planes estratégicos de corto.
Mediano y largo plazo de las tecnologías para el Ente de
Control.
TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible
178 Catalogo de ServiciosDocumento que detalla cada uno de los servicios TICs que
Presta el Ente de Control internamente.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible
179Componentes de
Información
Documento que detalla cada uno de los Componentes de
TICs que tiene establecidos el Ente de Control internamente.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible
180 Plan de Accion Documento que Registra el plan de desarrollo tecnológico en
cada vigencia anual.TICs Español Físico - Digital Papel - XLSX Si disponible
181 Plan de Mejoramiento TICsDocumento que registra las acciones correctivas y/o de
mejora de las TICs.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible
182
Politicas de Seguridad y
Privacidad de la
Información
Documento que registra los lineamientos definidios por el
Ente de Control para la informacion que se gestiona interna
y externamente.
TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible
183Políticas de uso y
apropiacion de las TICs.
Documento que registra los lineamientos definidios por el
Ente de Control para el uso y apropiacion de las Tecnológias
de la información y la comunicación (interna y externa)
TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible
184Plan de Continuidad del
Negocio
Documento que registra el procedimiento para recurperar la
informacion, ante eventos imprevistos de contingencias que
paralicen parcial o total los procesos.
TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible
185
Planes de desarrollo
tecnológico indicando su
ejecución
Reporte anual rendicion de cuentas ante la Auditoria
General de la Republica.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible