Jose Ramon Cruz Mundet

7/30/2019 Jose Ramon Cruz Mundet

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1. Definicin y caractersticas del documentoelectrnico

Tendra poco sentido definir el documento electrni-co, desde un punto de vista archivstico, de una formadistinta a como lo hacemos sin adjetivar, pues se de-fine con independencia del formato. Cuando se ha he-cho, como lo hace por ejemplo la Gua europea de lainformacin numrica [INSAR, 1998, 11-16 y 49-50],vemos que es coincidente en esencia con la de docu-mento a secas. As en este ejemplo, se tratara del con-

junto consistente de datos registrados en un soporte, obien, fragmento de informacin registrada generada,reunida o recibida desde el comienzo, durante el se-guimiento y hasta la finalizacin de una actividad ins-

titucional o personal, y que comprende un contenido,un contexto y una estructura suficiente para constituiruna prueba de esta actividad. En el glosario del Pro-yecto Interpares, se define simplemente como docu-mento creado de forma electrnica.

De acuerdo con las directrices para la gestin de do-cumentos del Public Record Office, que prcticamen-te coincide con la anterior definicin, los componen-tes son [Public Record Office, 1999, 12]:

Contenido: la materia del documento.

Estructura: el uso de encabezamientos y otros disposi-

tivos para identificar y etiquetar partes del documento,

y el uso de tipografas especiales (cursiva, negrita) para

destacar la parte significativa del contenido.

Contexto: el entorno y la red de relaciones en los que el

documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, c-

mo el documento se relaciona con otros en un grupo de

documentos).

Todos estos elementos juntos ayudan al usuario a en-tender el valor completo del documento, y la ausencia

de cualquiera de ellos puede llevar a una interpreta-cin errnea de la naturaleza del documento preten-dida por su creador.

De acuerdo con L. Duranti [2001, 44] y con indepen-dencia del tradicional, los componentes caractersti-cos del documento electrnico son:

1. Medio (el portador fsico del mensaje).

2. Contenido (el mensaje que el documento trata de co-municar).

3. Forma fsica e intelectual (las reglas de representa-

cin tenidas en cuenta para la comunicacin del men-saje).

4. Accin (el ejercicio de voluntad que da origen al do-cumento).

5. Cuatro personas (las entidades actuantes por mediodel documento: autor, destinatario, redactor, crea-dor).

6. Vnculo archivstico (la relacin que vincula cadadocumento con el anterior y con el siguiente).

7. Contexto (el marco jurdico, administrativo, proce-dimental y documental en el que es creado el docu-mento).

Adems de las aducidas por Schellenberg desde unaperspectiva organicista, el documento posee otras ca-ractersticas definitorias y diferenciadoras [ISO 15489-1:2001, 7]:

Autenticidad: un documento autntico es aquel quepuede probar que:

a) es lo que pretende ser,

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AABADOM JULIO-DICIEMBRE 2003

La gest in de l os document os

el ec t r nico s como f uncin ar chivst ica*

Jos Ramn Cruz Mundet.

Universidad Carlos III de Madrid.

* Este artculo es una versin resumida de parte de la clase impartida en el curso.


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b) ha sido creado o enviado por la persona que sepresume, y

c) ha sido creado o enviado en el tiempo presumi-do.

Fiabilidad: sus contenidos pueden ser credos comouna representacin exacta y completa de las tran-

sacciones, actividades o hechos de los cuales dan fey seguridad, as durante su desarrollo, como en tran-sacciones o acciones futuras. Sus contenidos son fi-dedignos.

Integridad: est completo e inalterado.

Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado,recuperado, presentado e interpretado.

Como resultado final podemos admitir el concepto queofrece en su gua el Comit de Documentos Electr-nicos del CIA [Commitee on Electronic Records,1997, 22]: Un documento es informacin registrada

producida o recibida en la iniciacin, desarrollo o fi-nalizacin de una actividad institucional o individualy que consta de contenido, contexto y estructura sufi-ciente para proporcionar prueba de la actividad.

2. Diferencias entre documento convencional ydocumento electrnico

El documento electrnico tambin puede ser definidopor los elementos caractersticos. El Comit de Do-cumentos Electrnicos del Consejo Internacional deArchivos [1997, 23-25] lo hizo a travs de las diferenciascon el documento tradicional:

Registro y uso de smbolos: mientras que el con-tenido de un documento tradicional est recogidoen un medio y a travs de smbolos que lo hacen di-rectamente accesible para el ser humano, en cam-bio, el documento electrnico est recogido en unmedio y a travs de smbolos que deben ser deco-dificados para hacerlo accesible al ser humano. Porello el medio (hardware) y los smbolos (software)son condiciones de posibilidad del documento elec-trnico.

Conexin entre contenido y medio: mientras que

el contenido de un documento tradicional es inse-parable del medio (soporte) que lo recoge, el de undocumento electrnico puede ser separado del me-dio original y transferido a otro u otros soportes. Elloaumenta las posibilidades de corrupcin y es un fac-tor crtico para asegurar la autenticidad y la fiabili-dad.

Caractersticas de la estructura fsica y lgica:mientras que la estructura es una parte integral y apa-rente del documento tradicional, y uno de los prin-cipales criterios para valorar su autenticidad, la deldocumento electrnico no es tan aparente, sino que

depende del hardy del soft, hasta el punto de cam-

biar cuando se pasa de un medio a otro, por lo queno puede tener el mismo valor que en el tradicio-nal. La estructura lgica, por otra parte, lo identifi-ca y representa los elementos de su estructura in-terna, la que le ha dado su creador. Para considerarlocompleto y autntico el documento debe conservaresta estructura originaria.

Metadatos: que se definen como datos sobre los da-tos y hacen que el documento pueda ser utilizado ycomprendido. El documento electrnico carece delos elementos que en uno tradicional permiten es-tablecer su contexto funcional y administrativo; esafuncin la cumplen los metadatos, que describen c-mo se ha registrado la informacin, cundo y porquien, cmo est estructurada, cundo se ha utili-zado David Bearman define el documento comoun objeto encapsulado en metadatos y estableceque los metadatos necesarios para cumplir los re-quisitos funcionales archivsticos se pueden orga-

nizar en seis capas o niveles [D. Bearman, 1997, 153-155]:

1. Registro: informacin relativa a la captura del do-cumento.

2. Trminos y condiciones: para saber si est dis-ponible para su lectura, por parte de quin, bajoqu condiciones.

3. Estructura: informa sobre la dependencia delsoftware necesario para su representacin y lasposibilidades de interoperabilidad con otros sis-temas en funcin de las normas seguidas en su

diseo.4. Contexto: son los metadatos que preceden al con-

tenido y cumplen la funcin de demostrar la pro-cedencia, el entorno en el que el documento hasido creado.

5. Contenido: son los datos y pueden tener cualquierforma.

6. Historia del uso: para conocer cundo, cmo yde qu manera ha sido archivado, clasificado, va-lorado y seleccionado, y utilizado.

Identificacin: que no puede hacerse por los me-dios tradicionales, sino a travs de los metadatos.

Conservacin: que no depende slo de las condi-ciones de almacenamiento, sino de la rpida obso-lescencia de los sistemas.

3. La gestin de los documentos electrnicoscomo funcin archivstica

Aunque estn relacionadas y tiendan a ser utilizadascomo sinnimos, no es lo mismo la gestin electrni-ca de documentos, que la gestin de documentos elec-

trnicos. Gestin electrnica de documentos: enfati-za la aplicacin de las tecnologas para la administracin

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de documentos en cualquier formato. Gestin de do-cumentos electrnicos: pone el nfasis en la naturale-za de los documentos, creados, utilizados y conserva-dos en entornos tecnolgicos.

Desde el punto de vista archivstico est claro que lagestin de los documentos electrnicos es un aspectoms de la gestin de los documentos, entendida comouna funcin archivstica global que la integra. Sin em-bargo, y al igual que ha sucedido con los documentosen papel, su reconocimiento como funcin archivsti-ca no ha partido del reparto competencial de las orga-nizaciones, sino de la ocupacin por la va de los he-chos, primero, y con un reflejo normativo a la vista delas soluciones aportadas, despus. Dado el relativo es-

tado de desatencin que afecta a los documentos elec-trnicos, debemos plantearnos como horizonte la ocu-pacin de ese espacio, partiendo de un anlisis de lasituacin y del establecimiento de estrategias para elxito.

La situacin actual se caracteriza por los siguientes ras-gos:

Estamos en una etapa de transicin del papel al elec-trn, son los llamados sistemas mixtos. Todava eshabitual, incluso mayoritario, que las organizacio-nes documenten sus procesos mediante sistemas mix-tos con diversidad de soportes y formatos. Es habi-

tual que los documentos relativos a un mismoprocedimiento se presenten en diversos soportes yformatos: papeles, correos electrnicos, archivos deprocesador de texto, hojas de clculo Estos sis-temas mixtos plantean la necesidad de mantener vin-culados documentos y sistemas dispares en la se-cuencia lgica (legal o de negocio), de acuerdo conla cual han sido creados, y que es imprescindible pa-ra evidenciar y probar las actividades que recogen.As como los documentos en papel que componenun expediente administrativo son fciles de vincu-lar, siguiendo la cadencia de la tramitacin, y de man-

tenerlos unidos en la carpetilla. En el caso que aho-ra planteamos, en cambio, las soluciones no son tan

simples, ya que si se imprimen los documentos elec-trnicos, se digitalizan los documentos en papel, ose microfilman todos, nos topamos con requisitosoperativos (interferencia en el trabajo de las ofici-nas) y legales (el valor de los documentos electr-nicos se fundamenta en su formato digital original)difciles de superar.

Llegados a este punto podemos acordar que el prin-cipal reto archivstico de presente y tambin de ca-ra a la conservacin permanente de estos sistemasmixtos es, de un lado, conseguir mantener los vncu-los entre unos y otros mientras tengan valor para laresolucin de los asuntos por los que han sido crea-dos, y que ello slo es posible interviniendo en to-do el ciclo de vida, de manera sealada en el dise-o de los procesos; y del otro lado, convertirlos aun sistema nico para su conservacin permanentegarantizando su autenticidad y durabilidad, lo queno es poco. Sin embargo, la gestin de los documentos

electrnicos no concluye en este momento de tran-sicin, sino que contina con el gran reto que re-presentan los sistemas ntegramente electrnicos.

Inalterabilidad de los procesos en los que las orga-nizaciones basan su actuacin. Hoy por hoy las tec-nologas se limitan a reproducirlos, su base jurdi-ca, el ordenamiento y desarrollo permanecen comoen los sistemas en papel, hasta el punto de repro-ducirse su iconografa en las herramientas infor-mticas (carpetas, documentos).

Documentos electrnicos versus bases de datos. Qugestionamos realmente? Los documentos electr-nicos no son lo mismo que las bases de datos de lasque se alimentan. Definir el objeto de gestin y con-servacin es uno de los retos a largo plazo.

Imprevisibilidad de las tecnologas de la informa-cin y de las comunicaciones, cuya deriva consti-tuye un misterio difcil de prever. Los hitos que mar-can su historia poseen la cualidad de no haber sidoprevistos y de ir incluso a contracorriente de los de-sarrollos socialmente asentados, pensemos comoejemplo la aparicin y el rpido desarrollo de la mi-croinformtica en un mundo que se caracterizaba porlos grandes equipos, que prometan ser la solucinen escaso nmero a las necesidades globales. Otrodetalle revelador nos lo proporciona la falta de es-tndares: abiertos o cerrados?, libres o propieta-rios?

Las estrategias a medio plazo deben ser, creo, estrate-gias organizacionales ms que tecnolgicas:

Implicarse en el ciclo de vida integral de los docu-mentos electrnicos, aunque parezca un contrasen-tido cuando est pendiente an el de los documen-tos convencionales!

Ubicacin en el orden organizacional. Si esto es im-portante para la gestin de los documentos en pa-

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pel, lo es todava ms en este escenario. Se trata deuna funcin estratgica que implica a toda la orga-nizacin y debe ocupar una posicin de top mana-gement.

Integracin con las polticas de gestin de procesos(Business Process Management) resultado de la uninentre elBusiness Process Reengineering o gestin

de procesos y las tecnologas de la informacin yde las comunicaciones. Participar en el anlisis y res-puesta a los retos tecnolgicos.

Visibilidad-entornos web (intra y extranet). En dosdirecciones: hacia fuera (potenciar el acceso) y ha-cia dentro (potenciar la gestin).

El escenario que nos planteamos a largo plazo es el dela materializacin de las organizaciones electrnicas(la antigua oficina sin papeles), y a la hora de prefi-gurarlo el factor determinante y omnipresente es quelas tecnologas son imprevisibles. En cualquier caso y

con todas las reservas de la anticipacin, los aspectosa retener seran:

Anticipacin. La archivstica debe pasar de ser unafuncin terminal a constituirse en funcin anticipa-da, especialmente en lo que se refiere a la organi-zacin (clasificacin/descripcin), seleccin y ac-cesibilidad de los documentos electrnicos antes deser creados para incorporarlos a los metadatos.

Conservacin. Al tiempo que anticipada, la funcinarchivstica ve reforzada su posicin conservacio-nista, custodia y garantista. Es un reto de futuro su-perar las limitaciones de las soluciones actuales (re-novacin refreshing y migracin) derivadas de larpida caducidad tecnolgica. De momento las so-luciones estn en lo que se conoce como archivo dereferencia (Reference Archive), que consiste en latransposicin de los documentos electrnicos a mi-crofilm para su conservacin segura y estable, o lafijacin en forma de imagen digital.

Continuidad entre el mundo de papel, el mixto y elelectrnico. Tres modelos a integrar y una nueva for-ma de gestionar la memoria histrica. Nuevamen-te custodia y garanta se reafirman.

Formacin. Asegurar una formacin integral. Es untema candente, de ahora mismo, que debe perpetuarseen el tiempo.

4. Estrategias para la gestin de documentoselectrnicos

Desde el punto de vista de la tcnica archivstica o delos requisitos para la organizacin de los documentos,las estrategias deberan centrarse en los requisitos dediseo, uso y conservacin de los documentos, inter-viniendo en esas fases [J. R. Cruz Mundet, 2001, 320-

321].

1. Fase de diseo: se trata de intervenir en el diseode los documentos y de los procesos en los que seinsertan para garantizar la incorporacin de requi-sitos archivsticos, que en buena medida trascien-den ms all:

Fiabilidad: que los documentos puedan demos-trar los efectos que contienen, es decir, que ten-

gan un contenido fidedigno.

Autenticidad: que los documentos sean inmunesa todo tipo de manipulacin y alteracin a lo lar-go del tiempo. Asimismo que evidencien la pro-cedencia.

Integridad: que mantengan ntegros y completossu estructura y contenido.

Accesibilidad: que sean recuperables para su usoen todo momento y circunstancia.

Descripcin: debe ser incorporada al diseo de

los documentos para que la contengan durante to-do el ciclo de vida, y debe comprender su conte-nido, la descripcin del proceso y la del contex-to en el que ha sido registrado.

Seleccin: la valoracin y la consiguiente selec-cin debe incorporarse en este momento, lo queno significa alterar las estrategias en el sentidode hacerlo pieza a pieza, sino que las series do-cumentales deben ser evaluadas, o su evaluacinincorporada, en la fase de diseo de los procedi-mientos de las que son reflejo.

2. Fase de utilizacin: en la que los documentos fia-bles, autnticos, ntegros y accesibles deben conservarestas caractersticas inalteradas mediante frmulasde autentificacin, limitando el acceso a los indivi-duos que han de intervenir en un proceso, sea comomeros consultantes, sea para incorporar datos. Ade-ms, el uso de los documentos implica otros requi-sitos archivsticos, fundamentalmente:

Interconexin: de unos documentos con otros enel lugar y orden que les corresponda en el proce-dimiento, de modo que se pueda seguir su mar-cha y mantener ntegro en todas sus fases.

Interrelacin: con los documentos no electrni-cos creados por la organizacin, ya sea en el pa-sado, ya sea simultneamente. En el primer casose puede lograr mediante la clasificacin, en elsegundo integrndolos en sistemas hbridos o mix-tos.

Transferencia: cuando ya no sean necesarios pa-ra el sostenimiento de las actividades que refle-

jan, los documentos pueden ser conservados enlos mismos sistemas donde han sido creados y uti-lizados; sin embargo, por motivos de control y deconservacin, es preferible su transferencia a ser-

vidores destinados a la conservacin perpetua, do-

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tados de medidas de seguridad que garanticen suautenticidad.

3. Fase de conservacin: a diferencia de los docu-mentos no electrnicos, que conservan su autenti-cidad si se les mantiene en la misma forma y esta-do de transmisin en el que han sido creados,recibidos o guardados, los electrnicos conservan

su autenticidad mediante la renovacin constante yla migracin peridica:

La renovacin: genera una reproduccin completatanto del contenido como de los elementos for-males de un documento, la cual puede ser consi-derada copia fidedigna del original.

La migracin: consiste en la transferencia peri-dica entre configuraciones o entre generacionesde tecnologa, que permite conservar la infor-macin en un modo que no garantiza ser una r-plica exacta del original. Reproduce el conteni-

do del documento, pero cambia la configuraciny el formato. La migracin incluye la renovacincomo medio de conservacin, pero es diferentecomo hemos visto.

La conservacin implica tambin el desarrollo deprocedimientos de control de los documentos elec-trnicos desde el momento en que dejan de sernecesarios para la gestin, en el sentido de pro-teger su integridad. Procedimientos integrados porrutinas, pero tambin por una autoridad que ve-rifique y certifique los resultados de la migracin.

Desde una concepcin sistmica, la gestin de los do-cumentos electrnicos se da en tres niveles: el organi-zacional, el archivstico y el tecnolgico [Public Re-cord Office, 1999, 19 y ss.].

Nivel organizacional

Los documentos electrnicos poseen un ciclo de vidasimilar al de los documentos en papel, mas como quie-ra que tienen mayor dependencia de la forma fsica yde la tecnologa, hace falta una gestin ms activa pa-ra asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida deldocumento. En esencia, los documentos se crean en el

desarrollo de las actividades, pueden servir comoprueba, deben ser gestionados en trminos de acceso,seleccin por fin pueden ser conservados a largo pla-zo. Incorporar cada uno de estos aspectos en una es-trategia de gestin de documentos electrnicos requiereun amplio rango de decisiones de diseo, de polticasy de procesos. Todos en la organizacin deben estarimplicados en algn nivel y ello exige una cultura or-ganizacional.

En el contexto organizacional los documentos elec-trnicos soportan tres grandes categoras de necesidades:

1. Sirven a las necesidades operativas habituales:

En esta fase el uso de las tecnologas de la informaciny de las comunicaciones es muy intensivo para lo-grar un desarrollo ms eficiente y efectivo del tra-bajo, pero rara vez se contemplan las necesidadesde los documentos electrnicos, lo que ms o me-nos tambin sucede con los de papel, aun cuandoniveles mnimos de accin aportan soluciones im-

portantes. Por ejemplo el correo electrnico, que seemplea de forma masiva, puede sobrecargar alusuario de informacin y de trabajo; sin embargo,unas simples indicaciones por va de procedimien-to como pueda ser el marcado de los mensajes consealizadores del tipo: necesita respuesta, informa-tivo, efmero ayudara muchsimo en su gestiny seleccin.

Los documentos, sean electrnicos o en papel, de-ben estar bien y claramente categorizados, culesforman parte de un procedimiento y se conservarn,cules no. Esto obliga a una constante reingeniera

de procesos y a la revisin de los tipos documenta-les.

2. Servir a la responsabilidad organizacional:

Lo importante es asegurar la autenticidad de los do-cumentos electrnicos, su integridad, y la seguridadde los sistemas de almacenamiento y acceso. Ellodebe hacerse conforme a un marco normativo.

3. Documentar la historia corporativa:

Los documentos seleccionados deben ser manteni-dos y migrados entre plataformas tecnolgicas ase-gurando su integridad y contexto.

Como quiera que las tecnologas favorecen la des-centralizacin e incrementan la autonoma, el archi-vero es cada vez menos intermediario entre los docu-mentos y los usuarios, su papel debe centrarse en influiren el entorno de trabajo, fomentando la responsabili-dad de todos y establecer un marco de polticas cor-porativas. Este marco normativo corporativo debeser:

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Amplio: y cubrir todo el ciclo de vida de los docu-mentos y comprender a toda la organizacin.

Aplicable a las actividades diarias: para lo que de-be contemplar procedimientos escritos claros y rea-listas, que puedan ser llevados efectivamente a laprctica.

Aprobado a alto nivel: como nica va para su efec-tividad en toda la organizacin y garanta de su cum-plimiento.

Las normas corporativas deben insertarse en un mar-co normativo de mayor rango, de nivel nacional e in-ternacional para asegurar una gestin de documentoselectrnicos efectiva y debe centrarse en aspectos in-mediatos como:

Qu tipos de documentos deben convertirse en do-cumentos formales, de modo que se distingan de otrosconjuntos informativos como puedan serlo los do-cumentos de apoyo, y para ello hay que asegurar un

mismo criterio en toda la organizacin.

Qu grupos de personas pueden llevar a cabo accionessobre esos documentos, estableciendo una jerarquade acceso y actuacin sobre los mismos.

Dnde se tienen los documentos y de qu formasestn estructurados y organizados, conforme a uncuadro de clasificacin integral para toda la entidad.

Cmo son dispuestos los documentos, de acuerdocon el calendario de conservacin.

La normativa debe poseer una serie de caractersticas

que prevean y posibiliten: El cambio: centrndose en las actividades y previendo

mecanismos flexibles de seguimiento y adecuacina la realidad.

El consenso: las normas deben ser admitidas por to-dos, adoptadas, facilitando la participacin y la po-sibilidad de influir; de otro modo no se aplican nun-ca.

La escalabilidad: cuando la normativa no resuelvetodas las situaciones, se aplica escalonada y pro-gresivamente.

La integracin: gestores, archiveros y tecnlogos de-ben trabajar codo con codo.

El reparto de responsabilidades: entre los archive-ros, los gestores de sistemas de informacin y de tec-nologas de la informacin y de las comunicacio-nes, administradores y responsables de procesos, yusuarios finales.

Nivel de gestin documental

Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus

fases:

1. Creacin y captura en un entorno seguro:

La captura es un interface tcnico entre el sistemade gestin de documentos y las aplicaciones de tra-bajo (word, email), y una serie de reglas y pro-cedimientos para ello. Los mecanismos de capturadeben asegurar que los documentos capturados sonlos apropiados, estn completos, incluyendo los me-

tadatos y que se han establecido los vnculos con otrosdocumentos dentro de la agrupacin en la que se in-tegran.

2. Seleccin y disposicin de conjuntos documenta-les:

Debe adoptarse en el momento de la creacin deldocumento electrnico de acuerdo con el calenda-rio de conservacin. El sistema debera posibilitarel alojamiento de los documentos relacionados en-tre s en expedientes y agrupaciones; si no, debe or-ganizarlos de forma que ms adelante puedan ser

sometidos a decisiones retrospectivas de seleccin.3. Preservacin, transferencia y conservacin de con-

juntos documentales:

Los conjuntos documentales que merezcan conser-vacin permanente deben haber sido identificadosen el momento de su creacin y/o como resultadode un proceso de seleccin, de transferencia y de sucustodia en un archivo permanente. El archivero de-be asegurar que se tienen en cuenta los requisitosnecesarios para su conservacin a largo plazo. Ha-ce falta disponer de unos usos (best practices) y denormas sobre formatos y transferencia de docu-mentos, incluyendo la prevencin y la conservacin.La seleccin de formatos debe:

Minimizar el riesgo de bloquearse con formatosy aplicaciones propietarias.

Limitar el nmero de formatos para minimizar elnmero de rutinas (paths) de migracin.

Los formatos seleccionados deben poseer una m-nima conexin con las aplicaciones departa-mentales.

Reducir al mnimo, en el funcionamiento diario,

la intervencin de la infraestructura tecnolgicade un departamento.

Los formatos seleccionados no deberan excluiraadidos y cambios futuros a medida que se pro-duzcan nuevos desarrollos.

Los tipos de formatos fsicos pueden agruparse en:

Formatos de transferencia: deben comprender elcontenido, la estructura y el contexto del documentoy documentar que tambin se conservan los me-tadatos a nivel de documento y de expediente.

Formatos de preservacin: asegurar la integridaddel conjunto y, al mximo posible, la estabilidad.

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Debe haber pocos y seleccionados por la confianzaque inspire su longevidad. Un aspecto importan-te es la capacidad de conversin fcil a formatode presentacin.

Formatos de presentacin: presentan los docu-mentos en forma similar al original.

Nivel tecnolgico

La mayora de las organizaciones tienen dos funcio-nes relacionadas, laElectronic Document Managementy laElectronic Records Management, que pueden en-contrarse en un mismo paquete informtico y sopor-tan la gestin de informacin electrnica en dos for-mas diferentes pero complementarias. Hemos decididoponerlas en ingls porque su traduccin al castellanoarrojara el mismo trmino, distinguindose en cam-bio en el original entre recordo documento de archi-vo, con valor probatorio.., y documento documento

referencial, que ofrece informacin y no ha adoptadola forma de documento de archivo, como puede serlouna o ms bases de datos que alimenten una herramientaproductora de documentos.

Electronic Document Managementayuda a las or-ganizaciones a explotar su informacin ms efi-cazmente proporcionando el mejor acceso a infor-macin almacenada y dando soporte a los gruposque trabajan juntos con software de workflow. So-porta las necesidades de informacin de las opera-ciones inmediatas.

Electronic Records Managementproporciona un en-torno digital para la captura de documentos y apli-ca prcticas normalizadas de gestin de documen-tos. Soporta las necesidades de informacin a medioy largo plazo. Gestiona la estructura de archivo cor-porativo, clasificacin, seleccin y disposicin, ca-lendario de conservacin

Como quiera que hay solapamiento entre las caracte-rsticas de una y otra, la diferencia clave radica en quelos electrnicos son documentos que han sido captu-rados en un sistema de clasificacin y archivo corpo-rativo. Un sistema deElectronic Records Management(Gestin de Documentos Electrnicos) debe conser-var el contenido, estructura y contexto de los docu-mentos electrnicos, y debe asegurar que los docu-mentos son registrados y que se han establecidoprocedimientos de autenticacin y de auditora. Estopermitir que esos documentos puedan ser utilizadoscomo prueba legal, proporcionar responsabilidad cor-porativa, y ayudar a las organizaciones a encontrar losrequerimientos de las auditoras internas y externas.

Es importante conseguir que los requisitos de la ges-tin de documentos electrnicos sean tomados enconsideracin en el diseo de los sistemas de infor-

macin y de las plataformas tecnolgicas. Los requi-sitos funcionales de gestin y conservacin, si se iden-

tifican al comienzo, son fciles de implementar en laconstruccin de los sistemas y es menos costoso queintroducir cambios despus.

El archivero tiene aqu un papel relevante: asegurar elcumplimiento de los requisitos, la captura de los do-cumentos, el acceso, la conservacin, la transferencia

El desarrollo de sistemas debe integrar la gestin dedocumentos electrnicos con las siguientes caracte-rsticas:

Sistmico: interrelacionndolo con otros sistemasde informacin comparables y compatibles en el ho-rizonte de informacin amplio de la organizacin,para asegurar la emergencia de sistemas de gestindocumental en toda la organizacin como recursoscorporativos valiosos.

Escalable: que pueda crecer.

Sostenible: que el contenido, contexto y estructura

de los documentos puedan ser mantenidos en el tiem-po, de forma predecible y consistente, al margen delos cambios de la tecnologa especfica utilizada.

Este tipo de enfoque integrado es aplicado en pasespunteros en la materia como Australia, Canad, Esta-dos Unidos, el Reino Unido y en las normas interna-cionales en desarrollo.

Bibliografa citada

BEARMAN, David (1997): The physical archives andthe virtual archives, enArchivum, XLIII, 150-167.

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DURANTI, Luciana (2001): The impact of digital tech-nology on archival science, enArchival Science,1, 1, 39-55.

INSAR. Suplement III (1998): Guide de linformationnumerique. Luxemburgo. Oficina de PublicacionesOficiales de la Comunidad Europea.

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PUBLIC RECORD OFFICE: Functional requirements forelectronic records management systems. Londres.Public Record Office, 1999, 58 p.(http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/ere-cords/1999reqs/1999requirements.pdf

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