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JUNTA DE ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DE
DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE
ATLANTICA (JAPDEVA)
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA
Carta de Gerencia CG 1-2016
Informe para revisión
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Limón, 15 de marzo de 2017.
Señores
Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica
(JAPDEVA) – Administración Portuaria
Presente
Estimados señores:
Según nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditoría externa correspondiente al
período 2016 de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la
Vertiente Atlántica (JAPDEVA) – Administración Portuaria, y con base en ese examen
efectuado observamos ciertos aspectos referentes al sistema de control interno y
procedimientos de contabilidad, los cuales sometemos a la consideración de ustedes en esta
Carta de Gerencia número CG1-2016.
Considerando el carácter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes
pueden apreciar que se debe confiar en métodos adecuados de comprobación y de control
interno, como principal protección contra posibles errores o irregularidades que un examen
de pruebas selectivas puede no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van
dirigidas a funcionarios o colaboradores en particular, sino únicamente tienden a fortalecer
el sistema de control interno y los procedimientos de contabilidad.
Agradecemos una vez más la colaboración que nos han brindado los funcionarios y
colaboradores de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la
Vertiente Atlántica (JAPDEVA) – Administración Portuaria; y estamos en la mejor
disposición de ampliar y/o aclarar el informe que se adjunta en una sesión conjunta de
trabajo.
CONSORCIO MURILLO - CANTÓN
CONTADORES PUBLICOS
AUTORIZADOS
Lic. Esteban Murillo Delgado Lic. David G. Cantón Pérez
Contador Público Autorizado número 3736 Contador Público Autorizado número 6178
Póliza de Fidelidad número 0116 FIG 7
Vence el 30 de setiembre de 2017.
Limón, Costa Rica, 15 de marzo de 2017.
“Exento de timbre de Ley número 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica,
por disposición de su artículo número 8”.
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TRABAJO REALIZADO
A continuación presentamos los procedimientos de evaluación de control interno y pruebas
sustantivas de auditoría, aplicadas durante nuestra visita a la Junta de Administración
Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) –
Administración Portuaria y así como los resultados obtenidos:
A) PROCEDIMIENTOS GENERALES
Lectura de actas ordinarias del Consejo de Administración
Dimos lectura a las actas ordinarias y extraordinarias del Consejo de Administración,
emitidas desde el mes de enero hasta el mes de diciembre de 2016, con el fin de
determinar acuerdos que pudieran tener efectos importantes en el resultado de la
auditoría externa.
Lectura de leyes y normativa aplicable
Evaluamos el sistema de control interno de acuerdo con el Manual sobre Normas Técnicas y Control Interno para la Contraloría General de la República, así como las
normas y procedimientos de auditoría aplicables.
Consultamos las leyes y normativa vigente que tiene relación con el funcionamiento
de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente
Atlántica, durante las revisiones que realizamos.
Libros legales
Solicitamos los libros legales de diario, mayor e inventario y balances; los cuales
fueron entregados en formato físico y verificamos que los mismos estuvieran
debidamente actualizados.
Clasificación contable de las transacciones
Analizamos las partidas que componen los estados financieros; y su adecuada clasificación según la naturaleza contable de las transacciones.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión según los procedimientos antes descritos, no
determinamos asuntos o situaciones particulares que informar. Sin embargo, tomando en
cuenta lo anterior, determinamos un nivel de riesgo bajo en ambiente de control.
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B) CAJA Y BANCOS
Realizamos una cédula sumaria comparativa con el fin de determinar las variaciones de un período a otro de los saldos de las cuentas que componen las disponibilidades al
31 de diciembre de 2016.
Realizamos una evaluación de control interno de los procedimientos de flujo de
efectivo y verificaciones de control que se aplican en la Institución.
Solicitamos al departamento contable las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes mantenidas por la Junta de Administración Portuaria y de
Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) – Administración
Portuaria y procedimos a revisar los siguientes atributos:
Verificamos que se efectuaran conciliaciones bancarias mensuales.
Verificamos que las conciliaciones bancarias estuvieran debidamente firmadas
por las personas involucradas en este proceso.
Verificamos que los estados de cuenta bancarios estén a nombre de la Junta de
Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica
(JAPDEVA) y que este correspondiera a la cuenta corriente y que estuvieran a la
fecha de corte correspondiente.
Verificamos que de las partidas que se encontraron en estado de partidas
pendientes, se contara con toda la documentación de respaldo.
Efectuamos un arqueo de cheques en blanco, los cuales se encuentran en custodia en el Departamento de Tesorería.
Verificamos que los cheques que se mantienen en custodia por parte del Departamento de Tesorería de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la
Vertiente Atlántica (JAPDEVA), no superan los tres meses de antigüedad.
Verificamos que se efectúan arqueos mensuales de las cajas chicas.
Verificamos que los arqueos de cajas chicas estuvieran debidamente firmadas por las personas involucradas en este proceso.
Seleccionamos una muestra de cheques de las diferentes cuentas bancarias que
mantiene la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la
Vertiente Atlántica (JAPDEVA), en el Sistema Financiero Nacional, a las cuales se les
revisaron los siguientes atributos:
Firmas Autorizadas (mancomunadas).
Recibido Conforme y número de cédula del beneficiario.
Firmas de hecho por y Revisado por adjuntando en el correo electrónico.
Sello de cancelado con cheque número/ sello cancelado en facturas.
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Comprobantes adjuntos originales.
Seleccionamos una muestra de transacciones de ingresos, con la finalidad de verificar
el control interno en la emisión de estos, a las cuales se les revisamos los siguientes
atributos:
Documentación soporte adecuada.
Oportunidad del depósito.
Sello del banco y firma del cajero.
Firma de quién elaboró el depósito.
Contabilización adecuada del depósito o transferencia.
Cotejamos el monto con el estado de cuenta bancario.
Monto documentación soporte coincide con el depósito o la transferencia.
Efectuamos un arqueo de los cheques en blanco, que mantiene el Departamento de Tesorería en las oficinas centrales de la Junta de Administración Portuaria y de
Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) y revisamos los cheques
en cartera.
Solicitamos confirmaciones de saldos de las diferentes cuentas corrientes al Sistema Bancario Nacional con corte al 31 de diciembre de 2016.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión según los procedimientos antes descritos, determinamos
que la cuenta posee un nivel de riesgo bajo, ya que mantienen debidamente conciliados y los
montos reflejados en los estados financieros corresponden al efectivo disponible a la fecha
de nuestra revisión.
C) INVERSIONES
Realizamos una cédula sumaria comparativa con el fin de determinar las variaciones
de un período a otro de los saldos de las cuentas que componen las inversiones al 31
de diciembre de 2016.
Realizamos una evaluación de los procedimientos de control interno existentes.
Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre de 2016.
Realizamos un re-cálculo de los intereses ganados al 31 de diciembre de 2016.
Solicitamos el envío las respectivas confirmaciones de saldos.
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Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión según los procedimientos antes descritos, determinamos
que la cuenta posee un nivel de riesgo bajo, no detectamos situaciones que afectan el control
interno de la Institución.
D) CUENTAS POR COBRAR
Realizamos una cédula sumaria comparativa con el fin de determinar las variaciones de un período a otro de los saldos de las cuentas que componen las cuentas por cobrar
al 31 de diciembre de 2016.
Realizamos una evaluación de control interno existente en la Institución para el control de registro y gestión de cobro de las deudas.
Cotejamos el registro auxiliar de las cuentas por cobrar otros, RECOPE, documentos por cobrar, cobro judicial, exfuncionarios y salarios pagados de más con el mayor
general al 31 de diciembre de 2016.
Con base en la información de los registros auxiliares anteriores analizamos la antigüedad en general de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 2016.
Evaluamos el saldo de la cuenta de la estimación para cuentas incobrables para determinar la suficiencia de la misma al 31 de diciembre de 2016.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión según los procedimientos antes descritos, determinamos
que la cuenta posee un nivel de riesgo bajo al 31 de diciembre de 2016, debido a la
incertidumbre que ha presentado en el tiempo respecto a su recuperación. Pudimos
determinar que existen cuentas por cobrar que contienen información que datan del año
2008, sin que haya una recuperación.
E) INVENTARIOS
Realizamos una cédula sumaria comparativa con el fin de determinar las variaciones
de un período a otro de los saldos de las cuentas que componen el inventario al 31 de
diciembre de 2016.
Solicitamos el registro auxiliar del saldo de las cuentas de inventarios al 31 de diciembre de 2016.
Cotejamos el registro auxiliar de las cuentas de inventario con el saldo del mayor general al 31 de diciembre de 2016.
Solicitamos la información recopilada durante la toma física realizada al final del año;
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y los ajustes resultantes de dicha toma física.
Realizamos una verificación de insumos y productos de inventario mediante una toma física, con movimientos de productos e insumos al azar tanto de productos
estacionarios así como productos de adquisición en el periodo.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión según los procedimientos antes descritos, determinamos
que la cuenta posee un nivel de riesgo alto, debido a que detectamos faltas en los procesos
de control interno para la determinación del inventario obsoleto, por otro lado la información
que se mantiene en los registros auxiliares difiere de los saldos de los estados financieros.
F) INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO
Realizamos una cédula sumaria comparativa con el fin de determinar las variaciones
de un período a otro de los saldos de las cuentas que componen el inmueble,
maquinaria y equipo al 31 de diciembre de 2016.
Cotejamos el saldo del registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre de 2016.
Cotejamos el saldo del registro auxiliar del reporte por centro de costo y cuenta contable de sistema con el mayor general al 31 de diciembre de 2016.
Realizamos una conciliación de las cuentas de activos revaluados con el saldo de las
cuentas de revaluación en el patrimonio al 31 de diciembre de 2016.
Analizamos los movimientos registrados como incrementos por revaluación, con base en la información de avalúos disponible.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión según los procedimientos antes descritos, determinamos
que la cuenta posee un nivel de riesgo alto, debido a que detectamos situaciones que afectan
el control interno de la Institución, en relación con diferencias entre el saldo del registro
auxiliar con el saldo en balance.
G) OTROS ACTIVOS
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar variaciones de un
año a otro de los saldos de las cuentas que componen otros activos.
Revisamos movimientos contables de la cuenta de activos intangibles.
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Verificamos que los activos intangibles estuvieran bien clasificados dentro del balance.
Resultado de la revisión:
Después de realizada la prueba de control de revisión de movimientos al 31 de diciembre de
2016 se puede concluir que todos los movimientos contaban con documentación de
respaldo, así como su correcta aplicación del control interno, por lo cual se considera con un
nivel de riesgo bajo.
H) CUENTAS POR PAGAR
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un año a otro de los saldos de las cuentas que componen las cuentas por pagar.
Cotejamos las cuentas de mayor general con los registros auxiliares al 31 de diciembre
de 2016.
Realizamos una prueba de pagos posteriores a los proveedores con mayor saldo a la
fecha.
Analizamos la antigüedad de saldos de las cuentas por pagar.
Solicitamos el envío de las confirmaciones de saldos de las cuentas por pagar más relevantes.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a las pruebas y análisis efectuado a la partida de cuentas y documentos por
pagar, determinamos que la entidad no tienen control sobre la antigüedad de saldos de las
cuentas por pagar, consideramos que la cuenta presenta un nivel de riesgo bajo al 31 de
diciembre de 2016.
I) DOCUMENTOS POR PAGAR
Realizamos una cédula sumaria comparativa con el fin de determinar las variaciones de un período a otro de los saldos de las cuentas que componen los documentos por
pagar al 31 de diciembre de 2016.
Realizamos una evaluación de control interno aplicado para el tratamiento de las obligaciones mantenidas por la Institución.
Realizamos lectura de los contratos de las obligaciones mantenidas al 31 de diciembre
de 2016.
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Cotejamos los datos de la tabla de pagos del documento por pagar a RECOPE, con el mayor general al 31 de diciembre de 2016.
Cotejamos los saldos de los documento por pagar a Novacom S.A. y Damen
Shipyards, detallados en los contratos de deuda con el mayor general al 31 de
diciembre de 2016.
Resultado de la revisión:
Como resultado de nuestra revisión según los procedimientos antes descritos, determinamos
que la cuenta posee un nivel de riesgo medio, ya que detectamos situaciones que afectan el
control interno de la Institución, en relación con ausencia en registro auxiliar de los
documentos por pagar y las diferencias que se presentan con el saldo del balance a
diciembre de 2016.
J) RETENCIONES Y GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR
Realizamos cédulas sumarias comparativas con el fin de determinar las variaciones de un año a otro de los saldos de la cuenta retenciones por pagar.
Cotejamos el registro auxiliar contra el mayor general al 31 de diciembre de 2016.
Solicitamos los pagos posteriores mensuales del periodo; con estos movimientos procedimos a verificar los pagos realizados.
Realizamos un re-cálculo de las provisiones y verificamos mediante el re-cálculo de dichas cifras los saldos de pasivo y gasto relacionados con las mismas, al 31 de
diciembre de 2016.
Verificamos los montos de los gastos acumulados por pagar al 31 de diciembre de 2016 (créditos), con el re-cálculo realizado por auditoría externa con base en la
planillas emitidas por el departamento de recursos humanos.
Indagamos sobre los beneficios a empleados que tiene JAPDEVA mediante la
Convención Colectiva de Trabajo.
Analizamos los movimientos de las subcuentas más importantes de la cuenta de gastos
acumulados por pagar al 31 de diciembre de 2016.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a las pruebas y análisis efectuado a la partida de provisiones por pagar,
consideramos que la cuenta presenta un nivel de riesgo alto al 31 de diciembre de 2016. Lo
anterior en vista que la entidad no ha constituido la provisión suficiente para el pago de la
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cesantía de sus empleados, los cuales según la convención colectiva tienen derecho a cobrar
sus prestaciones sociales por cualquier motivo de su retiro.
K) OTRAS CUENTAS POR PAGAR
Cotejamos el registro auxiliar contra el mayor general al 31 de diciembre de 2016.
Analizamos el origen de las partidas y su naturaleza correspondiente a la cuenta de
Servicios Portuarios varios, Depósitos Varios, Garantías por licitaciones, Consorcio
Marítimo Centroamericano de JAPDEVA al 31 de diciembre de 2016.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a las pruebas y análisis efectuado a la partida de otras cuentas por pagar,
consideramos que la cuenta presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2016.
L) PATRIMONIO
Realizamos una cédula sumaria comparativa con el fin de determinar las variaciones de un período a otro de los saldos de las cuentas que componen el patrimonio al 31 de
diciembre de 2016.
Realizamos una verificación de los movimientos mensuales registrados durante el
período para determinar la relevancia de los mismos y solicitamos los asientos de
diario y documentación de respaldo de los más importantes para verificar el control
interno y razonabilidad sobre su registro.
Realizamos una conciliación de las cuentas de activos revaluados con el saldo de las cuentas de revaluación en el patrimonio al 31 de diciembre de 2016.
Analizamos los movimientos registrados como incrementos por revaluación, con base
en la información de avalúos disponible.
Resultado de la revisión:
De acuerdo a las pruebas y análisis efectuado a la partida de patrimonio, consideramos que
la cuenta presenta un nivel de riesgo medio al 31 de diciembre de 2016. Lo anterior
considerando la diferencia que existe entre el activo revaluado y el superávit por revaluación
según se detalla en el hallazgo 7, en el seguimiento a las cartas de gerencia de años
anteriores.
M) INGRESOS
Mediante muestreo se verificaron las transferencias del sector público para determinar la razonabilidad de los registros.
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Revisamos la documentación soporte y revisamos los depósitos de la cuenta de ingresos y cotejamos contra documentación soporte al 31 de diciembre de 2016.
Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas a la cuenta de ingresos de la Junta de
Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA)
– Administración Portuaria, presenta un nivel de riesgo bajo al 31 de diciembre de 2016.
N) GASTOS
Realizamos cédulas sumarias comparativas, con el fin de determinar las variaciones de un año a otro de los saldos de las cuentas que componen los gastos.
Verificamos mediante pruebas selectivas el registro del gasto, así como movimientos, para evaluar la documentación y establecer deficiencias de control interno en el
periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016.
Realizamos una prueba de planillas reportadas a la CCSS y al INS, que consiste en la
comparación de la información contable relativa a los sueldos, salarios y el reporte de
la planilla de la CCSS e INS. Adicionalmente, verificamos mediante el re-cálculo de
dichas cifras, aquellos saldos de pasivo o gasto relacionados con la planilla de
JAPDEVA.
Realizamos una revisión de licitaciones abreviadas y contrataciones directas mediante una muestra, desde enero 2015 a diciembre 2015, para revisar el control interno
mediante el cumplimiento de atributos de control establecidos por la Ley de
Contratación Administrativa.
Resultado de la revisión:
Los resultados de las pruebas realizadas indican que las cuentas de gastos de la Junta de
Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA)
– Administración Portuaria, presenta un nivel de riesgo bajo al 31 de diciembre de 2016.
Conclusiones Generales de Riesgos de Auditoria
De acuerdo con las evaluaciones a la estructura de control, concluimos según nuestro criterio que los niveles de riesgo que la Institución enfrenta en sus cuentas más importantes son:
Área Nivel de
Riesgo Consideraciones
Ambiente de
Control
Medio
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas,
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro de JAPEDEVA, debe ser reforzada, situación
que se expresa en el apartado de hallazgos.
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Área Nivel de
Riesgo Consideraciones
Caja y Bancos
Bajo
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas,
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro, debe ser reforzada, situación que se expresa en
el apartado de hallazgos.
Cuentas por
Cobrar
Bajo De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas,
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro de JAPDEVA, debe ser reforzada, situación
que se expresa en el apartado de hallazgos.
Propiedad, Planta
y Equipo.
Alto
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas,
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro de JAPDEVA, debe ser reforzada, situación
que se expresa en el apartado de hallazgos.
Cuentas por Pagar
Bajo
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas,
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro de JAPDEVA, debe ser reforzada, situación
que se expresa en el apartado de hallazgos.
Provisiones y
Retenciones
Alto
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas se
determinaron situaciones que representen un riesgo mayor y
que se presentan en el apartado de Hallazgos.
Patrimonio
Bajo
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas,
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro de JAPDEVA, debe ser reforzada, situación
que se expresa en el apartado de hallazgos.
Ingresos
Bajo
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas,
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro de JAPDEVA, debe ser reforzada.
Egresos
Bajo
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas, no
determinamos que la normativa de control interno de la
CGR, dentro del JAPDEVA.
Proceso de
Compras
Bajo
De acuerdo a nuestras pruebas de auditoría efectuadas no se
determinaron situaciones que representen un riesgo mayor.
De conformidad con la Norma Internacional de Auditoría número 315, el auditor dentro de su labor de auditoría, presenta un riesgo inherente y un riesgo de control en las cuentas que
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revisa, por lo que determinará a su criterio si el riesgo es alto, medio o bajo de acuerdo a los
niveles de control que identifique en cada una de las cuentas revisadas, ya que debido a las
pruebas selectivas que realiza no abarca en su revisión el 100%, por lo que ese riesgo debe
indicarlo en los resultados obtenidos.
HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
HALLAZGO 1: DIFERENCIAS ENCONTRADAS MEDIANTE LA REALIZACIÓN
DE UN CONTEO CON BASE A UNA MUESTRA DE PRODUCTOS
E INSUMOS.
CONDICIÓN:
Verificamos una muestra de las tres bodegas de portuaria, el mismo fue realizado los días 23
y 24 de febrero. En ellas encontramos diferencias entre los saldos de los registros auxiliares
solicitados al momento de la verificación de la muestra con respecto al reconteo realizado.
A continuación mostramos los datos de las diferentes bodegas.
Bodega Central Portuaria
Referencia Unidad Listado al día Toma física
unidades
Diferencia
SWITCH CISCO CATALYST 2960 X 24 PSL UNIDADES - 0 -
GOMA DE MORDAZA UNIDADES 25.00 25 -
FILTRO DE ACEITE UNIDADES 36.00 36 -
FILTRO DE TRANSMISION UNIDADES 20.00 20 -
REPAIR KIT UNIDADES 35.00 obsoleto 35
REPAIR KIT UNIDADES 36.00 obsoleto 36
SELLOS UNIDADES 4.00 obsoleto 4
PITORETA DE 24V. UNIDADES 6.00 obsoleto 6
SELLO 4W-1478 UNIDADES 15.00 15 -
FILTRO DE ACEITE IR-0726 UNIDADES 18.00 18 -
GAS DE NITROGENO UNIDADES - 0 -
ACETILENO SOLDADURA KILOS 20.00 20 -
SOLDADURA KILOS 140.00 140 -
ROTULO DE TRANSITO UNIDADES 144.00 144 -
CADENA DE ACERO C/CONCRETE DE 1.1/4
P/ BOYAS
METROS 110.00 55 55
CLOROX LITROS 1,079.00 1108 -29
BOTAS DE HULE PARES 31.00 31 -
VIDRIO OSCURO P/SOLDAR UNIDADES 236.00 236 -
VIDRIO OSCURO P/SOLDAR UNIDADES 116.00 116 -
VIDRIO OSCURO P/SOLDAR UNIDADES 7.00 7 -
VIDRIOS CLAROS REDONDOS UNIDADES 138.00 138 -
CINTA DE SEGURIDAD CAUTION UNIDADES 75.00 75 -
CABLE AUTOMOTRIZ METROS 300.00 300 -
CABLE AUTOMOTRIZ METROS 300.00 300 -
CABLE AUTOMOTRIZ METROS 80.00 80 -
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Referencia Unidad Listado al día Toma física
unidades
Diferencia
FILTRO PARA AIRE LUBER FINER P847 UNIDADES 12.00 12 -
DIODO 3A/4005 180-320-0141 UNIDADES 10.00 10 -
CABLE ELECTRICO 9207-03102 METROS 119.00 119 -
ANALISIS PAD DE 25 COLUMNAS UNIDADES 28.00 28 -
PAPEL PERGAMINO 22X34
FORMULA CONTROL DE
PLIEGOS 294.00 294 -
TONER LASERJET 2420D NEGRO UNIDADES 7.00 7 -
COLOR NEGRO C 92
CARTUCHO HP MODELO C17 COLOR
UNIDADES 32.00 32 -
CARTUCHO HP MODELO C 20 NEGRO UNIDADES 21.00 21 -
CARTUCHO HP MODELO C15 NEGRO UNIDADES 41.00 41 -
Para los materiales obsoletos, la administración nos señala que los mismos no tienen un
orden adecuado con el que puedan ser verificados, estos se mantienen dentro de cajas en una
ubicación especial, pero no se lleva un oportuno control.
Bodega Taller Mecánico
Referencia Unidad Listado al día Toma física
unidades
Diferencia
ARRANCADOR COMPLETO UNIDADES 1 - 1
FILTER RETURN UNIDADES 46 - 46
PALANCA DE DIRECCION UNIDADES 14 10 4
ROL DE COPA TRASERO UNIDADES 10 - 10
BOMBA AUX. INCHING UNIDADES 18 10 8
ROLL CONO 712099 UNIDADES 31 2 29
ROLL DE BOCINA UNIDADES 14 2 12
SOLENOIDE DE ARRANQUE UNIDADES 15 8 7
BOMBA PRINCIPAL DE FRENOS UNIDADES 1 1 -
KIT DE FRENO UNIDADES 22 8 14
KIT DE FRENOS UNIDADES 13 EL
MISMO
QUE EL
ANTERIOR
13
FUSE DE 10A 920730.0005 UNIDADES - - -
FUSE DE 15A. 920730.0006 UNIDADES - - -
KIT DE DIRECCION UNIDADES 12 7 5
GOMA DE MORDAZA UNIDADES 4 - 4
GOMA DE MORDAZA UNIDADES 4 - 4
FAJA DE ABANICO UNIDADES 21 10 11
ALTERNADOR UNIDADES 12 9 3
COBERTOR UNIDADES 2 - 2
923899-0153 UNIDADES 2 - 2
CONTROL VALVE 924015-0822 UNIDADES 1 - 1
15
Bodega Portuaria Moín
Referencia Unidad Listado al día Toma física
unidades Diferencia
RELE C3-A30X 24V.DC 72135 UNIDADES 11 12 1
REFLECTOR SELLADO DE 7 400W/115V. UNIDADES 5 3 -2
CABLE ELECTRICO DE 3 LINEAS N°6 METROS 996 850 -146
CABLE ELECTRICO DE 2 LINEAS METROS 384 400 16
CONTACTOR TIPO 3 VE UNIDADES 6 0 -6
HIERRO LISO 12.7MM (1/2) LAMINAS 3 7 -4
TUBOS DE HIERRO GALVANIZADO UNIDADES 14 0 -14
LLAVE DE PASO 1.1/2 UNIDADES 5 5 0
SOLDADURA EN FRIO KILOS 92 0 -92
PINTURA INTERLAC NEGRO CLY-
999/CCA-3 LITROS 273.33 60 -213.33
PINTURA INTERLAC SIGNAL RED CLC-
287 LITROS 82.28 40 -42.28
PINTURA TRANSOCEAN ENMEL BLACK LITROS 48.20 14 -34.20
CRITERIO:
Dentro de la Ley de Control Interno de la Contraloría General de la República establece en
su inciso a) lo siguiente: "Contar con procesos que permitan identificar y registrar
información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo que la información sea
comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo
requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de Control
Interno".
EFECTO:
Los saldos de las partidas de Insumos y Productos no estarían mostrando la realidad
económica al cierre del periodo contable 2016.
RECOMENDACIÓN:
Se deben de realizar conteos oportunos en cada una de las bodegas, para alimentar los
registros auxiliares de los inventarios, también hacer un acomodo de las bodegas para que
las mismas muestren un orden lógico que permita su ubicación y control. Adicionalmente es
conveniente que toda la Bodega cuenta con la rotulación respectiva ya sea por familia de
productos y/o códigos de identificación de manera que las ubicaciones sean fácilmente
identificables.
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HALLAZGO 2: DEFICIENCIA EN CONTROL Y UBICACIÓN DE LA
CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
CONDICIÓN:
La cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, presenta las siguientes situaciones:
1. Existe un Registro Auxiliar Contable y un Registro Auxiliar de Activos, ambos
desarrollados desde el sistema de información, uno por el módulo de Contabilidad y
el otro por el módulo de Inventarios, por otro lado, los dos auxiliares no están
debidamente conciliados a nivel de detalle, con lo cual brinde seguridad de exactitud
activo por activo. El Auxiliar contable, no indica fecha de ingreso del activo, ni
periodos totales de vida útil, por lo cual no es posible determinar si el monto de
depreciación es correcto o no, lo cual constituye un registro auxiliar incompleto.
Como complemento a lo anterior se desarrollo toma física de activos fijos, en la cual
se definió una muestra representativa de activos fijos, entre el control de activos fijos
se inició la búsqueda de los mismos de acuerdo con el centro de costo, pero de los 25
ítems escogidos solo uno de ellos pudo ser verificado.
Placa Fecha Descripción Centro de costos
32127 13/09/2016
UNIDAD DE PROCESOS CENTRALES
MOD. HIPATH 3800 06-04-62-00-00
35230 13/07/2016 UPS CDP 30KVA MOD. UPO33-30 06-04-32-00-00
35316 13/07/2016 UPS CDP 30KVA MOD. UPO33-30 06-04-32-00-00
35114 23/05/2016
PLANTA GENERADORA DE
ELECTRICIDAD 250KW / 3P 01-04-03-03-00
34890 20/11/2015 COMPRESOR DIESEL 50 HP/150PSI 06-04-61-01-00
35150 07/06/2016 CONTENEDOR TIPO CASA DE 20 PIES 06-05-52-00-00
35330 04/08/2016
BARREDORA INDUSTRIAL P/ AREAS
DE 580 M2 06-04-63-00-00
35331 04/08/2016
BARREDORA INDUSTRIAL P/ AREAS
DE 500 M2 06-04-63-00-00
10003771 30/04/1960 LANCHA DE NOMBRE DENNIS 01-04-01-03-00
10002434 01/06/1963
SILLA GIRATORIA TIPO SECRETARIAL
C/CAFÉ 06-04-43-00-00
10002435 01/06/1963
SILLA GIRATORIA TIPO SECRETARIAL
C/CAFÉ 06-04-37-08-00
10001774 01/06/1963
ARCHIVO DE METAL MARCA ROSAGO
4 GAVETAS 06-04-43-00-00
10005990 01/06/1963 ESCRITORIO TIPO SECRETARIAL 06-04-58-00-00
10006712 01/06/1963 ESCRITORIO EJECUTIVO 06-04-20-00-00
10007033 01/06/1963 SILLA GIRATORIA EJECUTIVA 01-04-01-04-00
17
Placa Fecha Descripción Centro de costos
10000063 01/08/1963 ARMARIO PARA PAPELERIA 06-04-29-00-00
10004689 01/08/1963
ARCHIVO DE METAL M/ROSAGO
TAMA\O CARTA 06-04-35-00-00
10002985 01/10/1963 SILLA SECRETARIA N.253 06-04-31-05-00
10008099 01/10/1963 SILLON GRANDE 06-04-20-00-00
40009624 01/01/1969
CARRETA MARCA MAFI MOD 1110
N.13077319 02-04-10-01-00
40009625 01/01/1969
CARRETA MARCA MAFI MOD 1110
N.13077317 02-04-10-01-00
40009626 01/01/1969
CARRETA MARCA MAFI MOD 1110
N.13077315 02-04-10-01-00
40005868 01/01/1969
CARRETA MARCA MAFI MOD 1110
N.13077322 02-04-10-01-00
40005870 01/01/1969
CARRETA MARCA MAFI MOD 1110
N.13077316 02-04-10-01-00
40005871 01/01/1969
CARRETA MARCA MAFI MOD 1110
N.13077312 02-04-10-01-00
2. El Registro Auxiliar de Terrenos mantiene dentro de su estructura una agrupación
por terrenos, dentro de la misma muestra un detalle de los terrenos que mantiene por
agrupación, pero no muestra individualmente estos, no mantiene una estructura
lógica, ni revela debidamente los movimientos, como se indica por Norma.
Se desarrolló solicitud de la conciliación de la cuenta de terrenos con el Registro
Nacional, por lo mismo es que procedimos a realizar una verificación con la
información que revela el Registro de la Propiedad, sobre lo que se nos indicó que
"hay bienes inmuebles que están en el registro y no se encuentran en los Estados
Financieros.” La falta de estos terrenos dentro del reconocimiento en los estados
financieros de la institución, obedece según nos comenta la administración a que los
mismos corresponden a los que son hipotecados por el Fondo de Capital y Ahorro de
los Trabajadores de JAPDEVA, este ente maneja su operación sobre la misma cédula
jurídica de JAPDEVA.
CRITERIO:
La custodia de los activos que cada funcionario utilice normalmente en el desarrollo de sus
labores, debe asignársele formalmente y mantenerse controlado, tanto mediante control de
asignación como mediante el auxiliar respectivo de la cuenta o cuentas. En el caso de activos
especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples funcionarios, la
responsabilidad por su custodia y administración también debe encomendarse
específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar su acceso, uso,
y cuente con un control de asignación o préstamo, además de un instrumento normativo que
determine claramente las condiciones y responsabilidades. En el personal operativos, la falta
18
de capacitación con respecto a la importancia y seriedad con la que se debe de dar el cuido,
traslado y mantenimiento de los activos, es uno de los que promueve la mayor parte de las
faltas de control, sobre los mismos se debe de incentivar el tratamiento adecuado y la base
de regulación sobre la que se debe de basar la información y el uso de los mismos.
Desde la perspectiva contable, basado en las NIC SP, las propiedades, plantas y equipos son
activos de empresa, para usarlos en producción de bienes y servicios, arrendados a terceros o
para uso y de los cuales se espera una duración de más de un periodo.
Un activo debe ser reconocido como parte del rubro cuando es probable que éste provea a la
empresa beneficios económicos futuros y cuando su costo pueda ser cuantificado
confiablemente.
Estos deben ser registrados y mantenidos a costo de adquisición o construcción, incluidos
los derechos de importación e impuestos no recuperables respecto de la compra, y deben
presentarse rebajados de su correspondiente depreciación acumulada.
Las mejoras en propiedad, planta y equipos se suman a su valor en libro cuando es probable
que se generen beneficios económicos futuros en exceso de los ya obtenidos. Todos los
movimientos en los que se manifiestan mejoras sobre activos preexistentes, se mantienen en
las cuentas contables de nivel 100-001-005-001, los mismos responden a lo que creemos
remodelaciones, acondicionamientos, reparaciones, entre otros; estos podrían incorporarse
como parte de las cuentas contables relacionadas al activo principal, para que se mantenga
un uso consecutivo de las cuentas contables, y se realice una mejor dirección de las cuentas
en la distribución contable.
Los Movimientos que afecten esta cuenta deben estar ligados y mostrados para su respectiva
verificación en los auxiliares respectivos, por otro lado, las normas de control interno exigen
un control exhaustivo sobre los activos de la empresa.
La revalorización de activos fijos es una práctica contable que permite incrementar el valor
en libros de los activos fijos a valores de mercado, también podemos decir, que es el proceso
de aumentar su valor en libros en caso de grandes cambios en el valor justo de mercado. Las
Normas Internacionales requieren que los activos fijos se registren al costo, pero permiten
dos modelos para la contabilidad de los activos fijos, lo cuales son: el modelo del costo y el
modelo de revaluación. Para la definición del uso de las cuentas contables dentro de los
movimientos de las cuentas 100-001-002-001-024-000 y la cuenta 100-001-003-001-005-
000, mantienen nombres generales como: “Revaluación de Activos”, si bien es cierto puede
existir un registro auxiliar que defina y detalle los datos sobre los activos que se revaluaron,
a nivel de balances el nombre de la cuenta no nos permite conocer la realidad de la
revaluación efectuadas, nuevamente, dentro del consecutivo de las cuentas contables, se
pueden incorporar los movimientos y saldos que provienen de las revaluaciones, con lo que
se permita al usuario de estos tener la información inmediata, y no como por ejemplo en las
cuentas 100-001-002-001, en donde se mantienen cuentas de instalaciones, edificios,
mobiliario, equipos varios y la última de las cuentas es una cuenta general de revaluación.
19
EFECTO:
1. La fiscalización sobre los activos no permite controlar la ubicación o asignación de
los activos, tampoco identifica el costo real de los mismos, lo cual puede ocasionar
que los activos presenten extravíos y no puedan ejercer acciones de recuperación por
la ausencia de controles de asignación. Por otro lado, los saldos expresados en los
Estados Financieros no son reales, y la información presentada no expresa la realidad
de esta categoría de activos.
2. En el caso específico de los terrenos, la no revaluación de los mismos, no permite
determinar que el saldo expresado en los mismos sea el saldo razonable, así como el
no registro de ciertos terrenos, no permite contar con certeza de que el saldo
expresado sea real.
RECOMENDACIÓN:
1. La administración financiera debe de desarrollar un instrumento normativo, e
implementarlo, el cual contenga una política de asignación de activos, así como
control de asignación, que permita mantener un control de los activos actualizados.
2. Se debe de realizar una determinación sobre si la cantidad de personal que maneja el
departamento de activos es la idónea para la cantidad de trabajo, en donde por
movimientos, traslados, ubicación, seguimientos, inventarios y aplicación de
inventarios a los centros de costos y la revisión general de brindar la responsabilidad
a los colaboradores de la institución, debe de recaer en un grupo de personas las
cuales cumplan con cualidades específicas, como conocimiento contable, para la
asignación y verificación del adecuado arraigo en las cuentas contables, personal que
conozca sobre los activos, los cuales no deben de ser mecánicos ni técnicos en los
activos especiales del puerto, pero si deben de saber cómo reconocerlos y determinar
las piezas que los componen. Deben de tener conocimiento en bodegaje, para
determinar si la ubicación en las bodegas, la forma en la que se desplazan y los
tiempos en los que están resguardados en las bodegas son los adecuados. Para una
sola persona, sería virtualmente imposible mantener al día y de forma adecuada, esta
y otras funciones como participar en las conciliaciones de los módulos de activos y la
información contable, la determinación adecuada de los tiempos de depreciación, el
brindar informes sobre el crecimiento de los activos institucionales o el seguimiento
adecuado a los tiempos en los que se deben de actualizar los montos por medio de la
revaluación de una partida específica de activos.
3. El departamento de Informática, debe de realizar entregas de los movimientos de los
activos entre los colaboradores, para que sea el departamento de activos el que
mantenga el orden de la entrega, cuido y responsabilidad de los mismos entre los
trabajadores de la institución
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN:
20
Debemos indicar que en estos momentos existen diferencias en cuanto a la ubicación de
muchos activos, debido a que nos encontramos en un proceso de cambio de ubicación de
todo el personal de la institución que estaba ubicados en edificios que estaban alquilados. Al
trasladarnos de oficinas, muchos de los equipos y muebles están ubicados en otros
departamentos, hasta tanto no se termine el traslado. Aunado a ello, se debe rescatar que
mucho de ello se debió al incendio producido en uno de los edificios y el corto tiempo para
poder realizar este traslado. Una vez concluido todos los traslados, se tiene establecido la
realización de un inventario físico de todos los activos de la institución. En cuanto a los
activos de tipo informático debemos aclarar que los mismos son trasladados y administrados
por el Departamento de Informática, de acuerdo a la necesidad, por tal motivo a la hora de
registrarlos en el sistema, estos son ubicados bajo la responsabilidad de Informática y no
bajo la responsabilidad de los usuarios en su mayoría.
HALLAZGO 3: VACACIONES PENDIENTES DE DISFRUTAR POR LOS
FUNCIONARIOS
CONDICIÓN
Por el periodo terminado el 31 de diciembre de 2016, determinamos que existen
funcionarios que acumulan vacaciones pendientes de disfrutar, con una acumulación
superior a los dos periodos de vacaciones permitidos. Los periodos contemplados son del
2005 al 2015. Los cuales detallamos a continuación:
Empleado Pendientes
Total ACOSTA GOMEZ LUZ MARIA 30
Total ACU/A MONTIEL RAFAEL ALBERTO 14
Total ALCAZAR HUGHES ASLER GREG 30
Total ALLEN BROOKS YANCY PATRICIA 30
Total ALLEN HERNANDEZ MANUEL ENRIQUE 15
Total ALTAMIRANO GARCIA RONALD GILBER 60
Total ALVAREZ RODRIGUEZ FRANCISCO 30
Total ANDERSON SALOMONS WALTER ANTONI 90
Total APONTE QUIROS JOSE ALBERTO 70
Total ARAYA LOPEZ ROBERTO 30
Total ARCHIBOLD CORNEJO GILDA VALERIA 16
Total ARIAS CORELLA OMAR 30
Total AVILES ABURTO JOSE ANGEL 60
Total BADILLA HERNANDEZ MIGUEL ANGEL 30
Total BADILLA MORALES EGIDIO 15
Total BALLESTERO RUIZ BERNY 16
Total BERMUDEZ VEGA JESUS RAMON 16
Total BERNARD MORRIS CLYTON RAY 60
Total BLEAR BLEAR RONALDO 210
Total BRENES ZU/IGA EMMANUEL 23
Total CALLEJAS CHAVES PRISCILA 16
Total CAMERON ODINE DELBERT 1
21
Empleado Pendientes
Total CASTILLO MEZA GERARDO 30
Total CASTILLO SOLANO JOSE LUIS 46
Total CAVALLINI ALBAN MARIA EUGENIA 15
Total CENTENO MENA YAMILETH 30
Total CHARLES SMITH ALBERTO JOSEPH 15
Total CHAVES HERRERA FREDDY 30
Total CHAVES SANDOVAL FELIX 60
Total CHINCHILLA ROMERO MARISOL INGRI 15
Total CHING JIMENEZ MARIO ALBERTO 53
Total CHISHOLM REID RICARDO 15
Total COLE MURRAY JAIME AUGUSTO 30
Total COOPER ZARCAR MANUEL ENRIQUE 30
Total CORDERO QUESADA MARCO VINICIO 30
Total CORRIOSO ROUSE YORDAN LASHANY 8
Total CUBERO RODRIGUEZ MARVIN GERARDO 120
Total CUBERO SOLANO MARGARITA 15
Total DACOSTA HYLTON ANDREY ERNESTO 16
Total DAVILA CUBILLO GERMAN 7
Total DAVIS BLAKE DAMARIS 2
Total DELGADO CRUZ ROBERTO 30
Total DIAZ ROJAS JOSE LUIS 30
Total DIAZ VALVERDE JOSE LUIS 30
Total DOMENECH ARAYA SUVEIVY 23
Total FERNANDEZ SANCHEZ OSCAR LEONEL 15
Total GARCIA ROJAS FELIPE 45
Total GAYLE THOMPSON JOYCE MARIELOS 30
Total GIL BRIZUELA AILYN YORLENE 16
Total GONZALEZ CASTRO ALEJANDRO 23
Total GRAHAN WATSON CLAYTON CALIER 16
Total GRANT VILLEGAS ADRIANA 62
Total GREEN WRIGHT STEVE 30
Total GUTIERREZ MC KENZIE EUNICE 30
Total GUTIERREZ MORA JOSE 3
Total HADDEN GAYLE ROGELIO FERNANDO 15
Total HANSON LOBAN KEMLY DASHIRA 16
Total HERNANDEZ AGUILAR LUCITANIA 30
Total HODGSON BLANCO CARDEL 30
Total HODGSON PEREZ CARDEL 30
Total HUDSON ROBINSON STEVE 23
Total LARA LEAL JOSE EDUARDO 30
Total LATOUCHE MORAGA FLOR ZENEIDA 1
Total LEMONES SMITH JERRY 120
Total LLOYD CAMPBELL FERNANDO 30
Total LUNAN WILLIAMS JHEYNOLD 60
Total MADRIGAL RODRIGUEZ MARCO ALEXIS 30
Total MARTINEZ ARDON GLENDA CECILIA 15
Total MARTINEZ VANEGAS CARLOS MANUEL 105
Total METCHORE BROWN ROXANA EVETH 30
Total MILLS HARRIS KISHA TASHIKA 30
Total MONDELL CALDER LENFORD ANTHONY 6
Total MORA AVENDA\O CARLOS 30
Total MORA ZELADA LIDIA 15
Total MORALES DELGADO DARIO 23
Total MU\OZ ESPINOZA ANTONIO 30
22
Empleado Pendientes
Total MYRIE BARNES DENNIS 15
Total OVIEDO ALVAREZ IRINA MARIA 16
Total PARKER HODGSON DANURIA CECILIA 60
Total PATTERSON ROBINSON EDWIN FEDERI 16
Total PECOU JOHNSON FELIX ALEJANDRO 30
Total PEREZ GARCIA SUSAN 7
Total PLUMMER COOPER ROBERTO ANTONIO 90
Total QUESADA CHAVARRIA DIDIER 15
Total QUIROS CALERO ALFREDO FERNANDO 30
Total RAUDES TORRES RAFAEL 30
Total ROGERS PE\A ROSHIDIA DE LOS ANG 30
Total ROJAS ARRIETA LUIS ALBERTO 30
Total ROJAS BOLA/OS LUIS ARTURO 23
Total ROSALES JONES CARLOS GERARDO 30
Total ROSE WILLIAMS RICARDO ANTONIO 16
Total RUIZ CHAVARRIA AYDER 60
Total RUSSEL LOPEZ KELVIN ALBERTO 16
Total SAENZ HERNANDEZ TATIANA MARITZA 30
Total SAENZ PAVON MARVIN ARTURO 16
Total SALAZAR ZAMORA FERNANDO SELLES 15
Total SANABRIA DELGADO CARLOS ALBERTO 30
Total SANTAMARIA CHAVES TADEO 23
Total SCOTT TADD NOLAN ALEJANDRO 7
Total SEGURA SANCHEZ IRIS MARIA 30
Total SMITH BENNETT YURLINI 16
Total SMITH BENT VIRGILIO ANDRES 106
Total SOLANO TEMPLE XIOMARA DE LOS AN 16
Total SOLIS ABARCA EDUARDO ENRIQUE 23
Total SOLORZANO RAMIREZ SUGEY 39
Total SOTO BARAHONA SINDY ALEJANDRA 16
Total SPENCER LAURENCE HERMAN 30
Total STEPHEN HERMAN VICENTE 15
Total STEWART LINDOR MARLON EDUARDO 30
Total SURGEON ZUMBADO GENDRY CRISTINA 16
Total THOMPSON LAWRENCE DAVY 30
Total THORPE ESPINOZA ROLANDO ALBERTO 60
Total UGARTE VILLALOBOS ROGELIO ANDRE 16
Total UMA/A SEQUEIRA JIMMY FRANCISCO 23
Total VARGAS ARAYA LUIS ALBERTO 30
Total WELLS MEDINA ALEXANDER 30
Total WELLS MEDINA ANTONIO 150
Total WILLIAM CHAMBERS ROGELIO EUGENI 30
Total WILLIAMS WALKER SHARON FRANCINI 16
Total WILSON WILSON GILBERTO 30
Total ZU\IGA HERRERA JORGE HUMBERTO 23
Total ZU\IGA RODRIGUEZ LUIS ANGEL 30
Total general de vacaciones por aplicar 3981
CRITERIO
En relación con el derecho a las vacaciones la Sala Constitucional ha señalado que:
23
“Dentro de las excepciones a las que se refiere la Constitución Política debe admitirse la
posibilidad de compensación de las vacaciones con el reconocimiento de una suma
dineraria, sin embargo, para no hacer nugatorio este derecho fundamental, éstas deben
responder a "excepciones muy calificadas". Desde esta perspectiva, es claro que el disfrute
efectivo de las vacaciones es la regla y no la excepción, de ahí que pueda hablarse de un
derecho fundamental a las vacaciones pero no de un derecho fundamental a su
compensación.
Esta conclusión no se deriva únicamente de la literalidad del artículo 59 constitucional,
sino de una realidad social en la que los trabajadores podrían preferir, aún en contra de la
finalidad básica del derecho a las vacaciones, su compensación a cambio de una suma
dineraria que pudiera mejorar momentáneamente su condición económica. La posibilidad
de enfocar un derecho fundamental a la compensación de las vacaciones implicaría negar
"la situación económica de los trabajadores, en ocasiones especialmente deteriorada, (que)
hace que aquéllos cuenten con la compensación de sus vacaciones, para hacerse con unos
ingresos adicionales" Voto número 2001-05418. El destacado no es del original.
Dado que según lo expuesto existe una prohibición expresa de compensar las vacaciones de
manera general, debe entenderse que la misma regla debe aplicarse para las vacaciones
acumuladas, pues la norma no establece ningún trato diferente en este sentido.
EFECTO
Existe exposición al riesgo de que existan funcionarios sin cuya presencia no es posible
continuar con procesos específicos, lo que resulta virtualmente peligroso para la salud de la
Institución, ante una eventual renuncia, incapacidad u otra situación que los aleje de la
entidad o los convierta en elementos negativos para ella.
RECOMENDACIÓN
Es necesario que la administración elaborar un plan de acción tendiente a solucionar esta
problemática, que no implique la compensación general de vacaciones. El plan debe de
coordinarse interdepartamental para que las salidas de los funcionarios y el goce de los días
pendientes salariales, no contravengan con la operatividad y continuación del negocio en
marcha de la empresa. Esto pues a manera de ejemplo, el departamento de legal, de las 12
personas que participan 7 de ellas deben de gozar vacaciones de periodos anteriores, y si las
mismas deben de utilizar sus vacaciones al mismo tiempo debilitarían el comportamiento de
trabajo de la institución.
COMENTARIOS DE LA ADMNISTRACIÓN:
Existen diferentes razones por los cuales muchos funcionarios todavía tienen vacaciones
pendientes tales como:
El Lic. Ronaldo Blear Blear, fungió como secretario general durante muchos años,
por lo cual no ha disfrutado de sus vacaciones, acumulando varios periodos.
24
El Lic. Marvin Cubero, quien funge como jefe del Almacén Principal (Bodega de
Materiales) No ha podido disfrutar de sus periodos por completo debido a que a raíz
de los constantes inventarios físicos que se han practicado y la cantidad de trabajo
para poder acomodar la bodega de la mejor manera posible, tanto en ubicación,
limpieza y otros.
La mayoría de los funcionarios que tienen 30 o menos días, es porque están a punto
de disfrutar sus vacaciones en este año.
Existen muchos funcionarios que tienen varios periodos acumulados, pero eso
obedece a que son funcionarios que vienen con años constantes de incapacidad, y
por convención colectiva, a pesar de estar incapacitados les corresponden las
vacaciones y no hacen uso de ese derecho hasta que se reincorporen al trabajo no
hasta que se les compensen por pensión, Casos como Jerry Lemones, Carlos
Martínez Vanegas,
HALLAZGO 4. EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NO SE
PRESENTA SEGÚN LA NORMATIVA Y MODELOS QUE SE
ESTABLECEN EN LAS NORMAS INTERNACIONALES DE
CONTABILIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO
CONDICIÓN:
Dentro de los datos suministrados a esta auditoría para la preparación y presentación del
Estado de Cambios en el patrimonio de conformidad con las Normas Internacionales del
Sector Publico (NICSP), no cuenta con información suficiente para poder verificar
ampliamente los movimientos patrimoniales que se afectaron durante el periodo, y de esta
manera establecer los criterios de revelación, presentación, valuación y registro.
CRITERIO:
Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público solicitan a las personas
que realizan la información contable una serie de detalles para lograr compartir la
información correcta con los usuarios, dentro de estos se encuentran estados financieros
tales como el de Cambios en la composición patrimonial o el Activo Neto, el cual permite a
los usuarios conocer los traslados monetarios que sufrieron las cuentas patrimoniales
principalmente, para así verificar que estas cumplen, con rangos o parámetros aceptables.
Las normas sugieren así que la información del movimiento anual también venga
acompañada por los saldos de las cuentas del periodo anterior para de esta manera conocer y
poder compararla. La información debe de presentarse dentro de los márgenes de la NIC-SP
01 Presentación de Estados Financieros, a partir del apartado 114 señala la información, la
calidad y la forma de la presentación que debe de mantener el mismo.
EFECTO:
25
La administración estaría incumpliendo con la normativa aceptada a nivel nacional con
respecto a la cantidad y calidad de la información, por lo que podría generar contingencias
fiscales y legales. Por otro lado y aún más importante el análisis de la información
financiera, revela los parámetros sobre los que se gobiernan las decisiones gerenciales, por
esto conlleva gran responsabilidad, que el detalle que mantienen los estados financieros,
sean los adecuados.
RECOMENDACIÓN:
Realizar cambios oportunos en la presentación de los estados financieros de la entidad para
que de esta manera se cumpla con la normativa vigente y de esta manera realizar un avance
oportuno en el camino de la implementación de las normas a los estados financieros.
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
La Contabilidad Nacional, es la que remite un formato para la preparación y remisión a
dicha entidad, por dicho motivo, se prepara con ese formato. En vista de que a partir de este
año, la institución está ajustándose para la implementación de las NIFFS, se están realizando
los cambios correspondientes para realizar el cambio de formatos.
HALLAZGO 5. NO SE REALIZA EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO DE
ACUERDO A LOS NIC-SP, SUS MÓDELOS Y NORMATIVA.
CONDICIÓN:
Dentro de los Estados Financieros de la entidad, no se presenta el estado de flujos de
efectivo de acuerdo a la forma en la que se solicita por las Normas Internacionales de
Información financiero para el Sector Público.
CRITERIO:
Según la Norma Internacional de Contabilidad para el sector público, establece la necesidad
de homologar y realizar la presentación de los estados financieros con la información
necesaria y correspondiente según la información que debe de mostrar a la administración.
La NIC-SP-02 Estado de Flujo de Efectivo, señala los lineamientos, capacidades, alcances,
responsabilidades, deberes e información que debe de contener el Estado de Flujo del
Efectivo, la necesidad de mantener la comparación de las cifras de un año a otro, según la
información suministrada por la administración la presentación del Estado de Flujo del
Efectivo, no contiene la información suficiente y pertinente, ni cuenta con la cantidad y
calidad de información que establece la norma. Siguiendo los pasos de la norma, se
encuentran las revelaciones necesarias y la información complementaria que debe de
establecerse mediante notas a los estados financieros para explicar la separación de los
rubros y los saldos de donde provienen, para el establecimiento de los mismos dentro de la
clasificación por actividades del flujo.
26
EFECTO:
La información que la administración mantiene para la toma de decisiones, no contempla,
información suficiente y pertinente que debe de ser evaluada, a su vez dentro de una
administración inclusiva la cantidad de información debe de ser oportuna, como antes
mencionado dentro de la información complementaria dentro de las notas a los estados
financieros.
RECOMENDACIÓN:
Tomar en cuenta los lineamientos de la normativa, para así cumplirlos y no incurrir en
contingencias fiscales y legales, además para el cumplimiento adecuado según los procesos
de implementación que mantiene la institución a la fecha.
A manera de ejemplo señalamos a continuación un modelo del Estado de Flujo de Efectivo,
bajo el método indirecto neto, en el cual se calcula los flujos de efectivo de las actividades
de operación ajustando los resultados por los efectos de los ingresos y gastos que no
requirieron uso de efectivo, por todo tipo de partidas de pago diferido y acumulaciones (o
devengos) correspondientes a cobros y pagos de operaciones pasadas o futuras, y por las
partidas de ingresos o gastos asociadas con flujos de efectivo de actividades de inversión o
financiación. Nótese el cambio de la estructura y los apartados sobre los que se definen las
diferencias de los saldos, los mismos mostrando una cantidad de información mayor, para
brindarle a la administración una herramienta de toma de decisiones que plantea, las
diferencias de crecimiento o decrecimiento de las cuentas por cobrar o por pagar, las formas
de aumento o disminución en las inversiones, entre otros.
NOMBRE DE LA INSTITUCÍON
(Limón, Costa Rica) ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO
Por los años que terminaron el 31 de diciembre de
2016 y 2015 (Expresados en colones
costarricenses)
2016 2015
ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
Superávit neto del periodo
Depreciación
Estimación para incobrables
CAMBIOS EN ACTIVOS Y PASIVOS DE OPERACIÓN
Variación en ctas. y doc. por cobrar
Variación en inventarios terrenos
Variación en gastos pag, por adelantado
Variación en productos acumulados
Variación en impuestos indirectos
Variación en doc. cobrar Largo plazo
Variación en depósitos en garantía
27
Variación en cuentas pagar corto plazo
Variación en gastos acumulados
Variación en depósitos recibidos
Variación en otros activos
EFECTIVO PROVISTO (USADO) ACTIV. DE
OPERACIONES
ACTIVIDADES DE INVERSIÓN
Variación en inmueble maq. y equipo
Variación en terrenos en reserva
EFECTIVO USADO EN ACTIVIDADES DE INVERSIÓN
SUBTOTAL ACTIVIDADES DE OPERACIÓN E
INVERSIÓN
ACTIVIDADES FINANCIERAS
Variación en sup acum Anterior (Cap. Resultados)
Variación en deuda a largo plazo
Variación en otros pasivos a largo plazo
EFECTIVO PROVENIENTE DE LA ACTIVIDAD
FINANCIERA
Aumento en efectivo e inversión
Efectivo e inversión al inicio del año
EFECTIVO E INVERSIÓN AL FINAL DEL AÑO
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
En la institución, por política el Tesorero prepara el Flujo de Efectivo, anual y mensual, el
cual se utiliza para la toma de decisiones, este es remitido a todas las diferentes instancias
para poder detectar errores o realizar ajustes.
Por tal motivo, tal vez se pueda cambiar la política y establecer que sea el contador de la
empresa el que prepare dicha información.
La administración señala que la información que a la fecha el flujo de efectivo brinda, es
oportuna para ellos y para la toma de decisiones, aun cuando la información parece ser poco
desarrollada, se presenta sin discusión a la contabilidad nacional y se incorpora al
SICNETT.
A lo interno de la empresa si se presentan los flujos de Efectivos de la manera apropiada, sin
embargo para la Contabilidad Nacional, existe un formato remitido por ellos. Con base en la
información solicitada se prepara el Estado de Flujo para enviárselos, pero para la empresa
28
prevalece el Flujo que se prepara de acuerdo a las normas. (Adjunta copia de Flujo del año
2016)
Esta información se prepara y se presenta para los días quince de cada mes.
HALLAZGO 6: CUENTAS POR COBRAR CON ANTIGÜEDAD SIGNIFICATIVA.
CONDICIÓN:
Al realizar la revisión de las cuentas por cobrar de la Institución, en el caso de la
Administración Portuaria, determinamos que existen cuentas por cobrar con antigüedad que
data del año 2008 inclusive. Cuentas por cobrar importantes que presentan antigüedad
considerable son, por ejemplo, las cuentas por cobrar vía judicial y las cuentas por cobrar
salarios pagados de más, con saldos de ₡170.420.703 y ₡171.571.547, respectivamente.
La falta de análisis y eventual ajuste por el deterioro de las cuentas por cobrar de la Institución inducen al error al usuario de los estados financieros, que actualmente
consideraría el saldo de las cuentas por cobrar con una alta expectativa en su recuperación;
además que dicho deterioro supone que el saldo de la estimación por incobrables no es
suficiente para cubrir dicho deterioro.
Dicha situación fue mencionada en la CG-1-2014, además mantiene una señalización y
continuidad en las cartas de gerencia de años anteriores, la falta de procedimiento, nos
obliga como auditoria a mantener la información como pendiente, pues aunque se repite de
años anteriores, los saldos de la cuenta cambian y no se obtiene una opinión que señale el
finiquito de los movimientos en las cuentas.
CRITERIO:
Las normas de control interno aplicables al sector público, establecen en cuanto a los
registros contables y presupuestarios, que el jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y
se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un
conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones
adquiridas por la Institución; y las transacciones y eventos realizados.
EFECTO:
La institución debe de prepararse contablemente, para la aceptación de la imposibilidad del
cobro de las cuentas señaladas, las mismas mantienen alto nivel de incobrabilidad, lo mismo
obliga a su vez a la preparación de las provisiones y de la obtención de los contenidos
presupuestarios y líquidos.
29
RECOMENDACIÓN:
Realizar el análisis correspondiente de las cuentas por cobrar de la Institución, de la
Administración Portuaria; y se definan cuáles de las cuentas por cobrar tienen un alto grado
de incertidumbre que no van a recuperarse. Al respecto, una vez concluido el análisis, El
Consejo de Administración debe autorizar la aplicación del ajuste correspondiente, sea para
dar de baja a las cuentas por cobrar que no se recuperarán, o bien para aumentar la
estimación para incobrables conforme el saldo no recuperable.
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
La Administración, remitió mediante documento al Departamento Legal los expedientes de
las personas con mayor cantidad de sumas pagadas demás para que puedan realizar un
criterio y con este documento presentarlo ante el Consejo de Administración para su
recomendación y de esta manera poder realizar los ajustes correspondientes. En cuanto a los
expedientes que se encuentran en Vía Judicial, se presentó un informe a la Junta Directiva
para su respectivo pronunciamiento, al no obtenerse respuesta alguna, se estará elevando
nuevamente para su pronunciamiento.
HALLAZGO 7: DIFERENCIAS ENTRE EL REGISTRO AUXILIAR DE
INVENTARIOS DEL ALMACÉN PRINCIPAL PUERTO Y
PORTUARIA MOÍN Y EL SALDO MOSTRADO EN
CONTABILIDAD AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016.
CONDICIÓN:
A la fecha de nuestra revisión determinamos una diferencia entre el saldo del registro
auxiliar de inventarios del almacén principal puerto y Puerto Moín, saldo mostrado en
contabilidad al 31 de diciembre del 2015. A continuación se detalla esta situación:
Bodega Saldo contable Registro auxiliar Diferencia
Bodega Portuaria Central 1.367.588.108 1.156.572.015 211.016.093 Bodega Suministros Moín 393.928.825 388.852.239 5.076.586
Bodega Taller Mecánico 1.455.383.106 1.454.428.008 955.098
Total 1.596.414.551 1.385.398.458 217.047.777
Es importante indicar que en el caso de la Bodega Portuaria Central se realizan inventarios
físicos; y se está analizando el origen de las diferencias antes de la aplicación de los ajustes
respectivos. Adicionalmente, se prevé que al cierre del periodo 2016 estará concluido dicho
trabajo.
Sin embargo, estas diferencias significativas hasta tanto no se analicen y ajusten, generan
incertidumbre respecto a los saldos contables de los inventarios respecto a la información
detallada y las existencias físicas.
Se realiza la mención desde la CG-01-2014, las diferencias persisten en los registros
auxiliares, y se han disminuido con respecto a los años anteriores, la institución debe de
30
incorporar medidas adicionales para la procura de establecer saldos sin diferencias contra
los mostrados en los balances.
CRITERIO:
Las normas de control interno relativas a la actividad, establecen que la exactitud de los
registros sobre activos y pasivos de la Institución debe ser comprobada periódicamente
mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan y adoptar
las medidas procedentes.
EFECTO:
Las diferencias entre los registros auxiliares generados por los módulos y departamentos de
la institución y la discrepancia de los saldos proporcionan inseguridad con respecto a los
saldos que se muestran a nivel de balances, las tomas de decisiones con respecto a la
necesidad o no de la aplicación presupuestaria sobre las cuentas, trae dificultades que
pueden repercutir en una dirección indebida a los usos presupuestarios.
RECOMENDACIÓN:
Realizar un inventario total de todos los artículos que se encuentran en la Bodega de Moín;
y en caso de determinar faltantes o sobrantes cada fin de periodo, proceder a realizar el
ajuste correspondiente a esta cuenta. Asimismo, al igual que como se está haciendo con la
Bodega Portuaria Central, analizar el origen de las diferencias antes de la aplicación de los
ajustes respectivos. En todos los casos, concluir tan pronto sea posible con la determinación
y aplicación de los ajustes, para que los saldos contables y de los registros auxiliares de los
inventarios, queden conciliados.
HALLAZGO 8: FALTA DE MÉTODOS PARA EL TRATAMIENTO OPORTUNO
REFERENTE A LA ROTACIÓN DEL INVENTARIO E
INVENTARIO OBSOLETO.
CONDICIÓN:
Mediante la evaluación de control interno que realizamos, determinamos que actualmente
no hay por escrito métodos que regulen de forma directa el comportamiento y oportunidad
para los temas relacionados con la rotación del inventario y el inventario obsoleto. En vista
de lo anterior, es muy posible que en las bodegas existan artículos de inventario que ya no
están en buen estado, ya no se requieren en las actividades de la Institución, o bien
presentan algún tipo de deterioro, que por definición ya no representan ningún valor para la
entidad y deben darse de baja. Aunque dentro de las “Políticas y normas para la
administración, registro y control del inventario”, realiza una mención oportuna del
significado, y la determinación de la identificación de los mismos, no señala los tiempos de respuesta, la forma en la que se debe de proceder, y la responsabilidad de la generación de
la tarea con la que se deba de actuar, dejando un vacío en la finalización de los tratamientos.
31
La situación se mantiene desde la mención en la CG-01-2013, aunque la administración
obtuvo las políticas de inventario, estas no abordan estos temas con la amplitud oportuna.
CRITERIO:
El Artículo No. 16 Sistemas de Información de la Ley de Control Interno de la Contraloría
General de la República establece en su inciso a) lo siguiente: "Contar con procesos que
permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna;
asimismo que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en
la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades, incluidas las de Control Interno".
EFECTO:
Los datos de insumos y productos que la institución mantiene dentro de los saldos de los
estados financieros, abultan los datos contables, con movimientos sobre productos que no se
van a utilizar o que no se pueden utilizar, por otro lado el uso de recursos para mantener
resguardados insumos y productos que no son necesarios para la operación de la institución
debe de medirse, por lo que la implicación para la salida de los materiales es la forma más
viable de cesar gastos y recursos innecesarios.
RECOMENDACIÓN:
Gestionar un documento que regule, reglamente, determine la metodología con la que se
debe de realizar el movimiento relativo a la rotación del inventario o su obsolescencia, de
manera que quede vigente para que sea de aplicación obligatoria en las diferentes bodegas;
y con ella se puedan realizar verificaciones periódicas respecto al estado del inventario y se
tomen decisiones en relación al tratamiento ya sea por venta, donación o destrucción que
deba darse para ambos casos.
HALLAZGO 9: SE PRESENTAN DIFERENCIAS ENTRE EL REGISTRO
AUXILIAR DE INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO Y EL
SALDO MOSTRADO EN EL BALANCE.
CONDICIÓN:
A la fecha de nuestra revisión al 31 de diciembre del 2016, determinamos que existe una
diferencia entre el registro auxiliar y el saldo de la partida de inmueble, maquinaria y equipo
con corte a esa misma fecha, según se detalla a continuación:
Descripción Dato de Balance Dato de Auxiliar Diferencia
Total de Activos Fijos 236.525.456.163 227.046.368.524 9.479.087.638
La conciliación se realiza con este reporte debido a que es el que cuenta con la información
más adecuada para poder relacionar los saldos del registro auxiliar con los saldos del
balance al 31 de diciembre de 2016.
32
CRITERIO:
Las normas de control interno relativas a la actividad, establecen que la exactitud de los
registros sobre activos y pasivos de la Institución debe ser comprobada periódicamente
mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan...y
adoptar las medidas procedentes.
EFECTO:
Esta situación genera incertidumbre respecto a la diferencia determinada y limita a la
administración para la toma de decisiones adecuadas, el resguardo, el movimiento interno,
el seguimiento para el uso de los activos, la determinación adecuada de la vida útil de cada
uno de ellos y la responsabilidad de los mismos para cada uno de los participantes en el uso,
se vuelve más difícil sin la debida conciliación de los saldos y de los equipos en sí.
RECOMENDACIÓN:
Depurar la base de datos o la información que extraen los diferentes reportes de activos de
inmueble, maquinaria y equipo, para eliminar las inconsistencias que contienen en caso que
existieran.
Emplear los recursos que sean requeridos para que se realice la conciliación de saldos
contables con el reporte detallado generado por el sistema. Sobre este proceder se debe
tomar en consideración la aplicación de los ajustes que sean necesarios, con el fin de que los
saldos estén conciliados a través de un reporte que contenga la información suficientemente
detallada.
Asimismo, debe establecerse como directriz, la generación y respaldo del registro auxiliar
de activos de inmueble, maquinaria y equipo al realizar el cierre contable de cada mes, al
último nivel de detalle, de manera que muestre la composición del saldo contable con
detalle de cada uno de los activos propiedad de la Institución y esté disponible cuando el
mismo sea requerido.
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
El problema se encuentra en los listadores, ya que cada uno de ellos obtiene los datos de
fuentes diferentes según los análisis que han realizado los programadores, actualmente se
están realizando las respectivas conciliaciones, revisiones y pruebas necesarias para unificar
los listados y que brinden la misma información.
HALLAZGO 10: AUSENCIA DE UNA PROVISIÓN SUFICIENTE PARA EL PAGO
DE LAS PRESTACIONES SOCIALES DE LOS EMPLEADOS DE
LA INSTITUCIÓN.
33
CONDICIÓN:
Al realizar la inspección de los saldos que se incluyen en los estados financieros de la
entidad, determinamos que no se ha establecido una provisión suficiente en los estados
financieros para el pago de las prestaciones sociales de sus empleados al 31 de diciembre del
2016, según lo dispuesto en la Convención Colectiva de Trabajo, en el artículo 61.
La situación de la provisión se señala desde la carta a la gerencia CG-01-2013, la misma
aunque se mantiene en aumento según las políticas brindadas para la ejecución de la
administración, aún son insuficientes para cubrir y suplir las necesidades actuales de la
institución.
CRITERIO:
Tal y como lo establece el artículo 61 de la Convención Colectiva de Trabajo, la Junta de
Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica
(JAPDEVA) reconocerá, por concepto de auxilio de cesantía, a los trabajadores que laboren
en la Institución o que provengan del Sector Público, a partir de la firma de esta Convención
Colectiva, un mes adicional por cada año laborado hasta completar veinte (20) años, con
motivo de cese de sus funciones, ya sea por despido con responsabilidad patronal, renuncia,
pensión o fallecimiento. Criterios utilizados en la contabilidad para definir el registro de una
provisión incluyen que la entidad tenga una obligación presente como resultado de un
suceso pasado, la probabilidad de la entidad tenga que desprenderse de recursos para
cancelar tal obligación y que pueda hacerse una estimación fiable del importe de la
obligación.
EFECTO:
La empresa debe de contar con la liquidez suficiente para afrontar este tipo de
eventualidades, las mismas apoyadas de los eventos en los que la administración señala la
necesidad de contemplar movimientos horizontales y verticales de colaboradores, la
institución debe de realizar y mantener una provisión con los recursos líquidos suficientes
para hacer frente a la salida de personal.
RECOMENDACIÓN:
Realizar el cálculo de las prestaciones legales que hay que pagar en total al 31 de diciembre
del 2016 a los empleados de la Institución y aplicar el ajuste contable al saldo de
prestaciones sociales por pagar, para reconocer dicho monto en los estados financieros. Lo
anterior requiere la respectiva actualización periódica del saldo en cada cierre contable.
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
Mediante acuerdo de la Junta Directiva, la administración realiza la provisión por año de la
provisión para el pago de prestaciones sociales de los empleados de la institución, de
acuerdo a la proyección de los funcionarios que se encuentran en condición de Jubilarse, ya
34
sea por pensión o acogiéndose a algún artículo de la Convención Colectiva de Trabajo.
HALLAZGO 11: NO SE CUENTA CON LA PROVISION RESPECTIVA PARA LOS
PROCESOS QUE YA HAN TENIDO ALGUN FALLO EN
CONTRA DE LA INSTITUCION
CONDICION:
Al efectuar nuestras pruebas de auditoria pudimos constatar que cuando la Institución ha
tenido algún proceso judicial en el cual se ha fallado en contra y le corresponde el pago del
mismo no se tiene ningún respaldo por parte del Departamento Legal que le permita al
Departamento Contable establecer la Provisión respectiva previo a la resolución. Por el
contrario la práctica actual es que una vez que se da el fallo automáticamente se hace el giro
respectivo. Dicho lo anterior en caso de que se dé un fallo el cual comprometa una salida
importante de recursos la administración y específicamente el Departamento Contable no
cuenta con los mecanismos para cuantificar la Provisión respectiva en cuanto a Número y
monto en colones de las demandas laborales ganadas por funcionarios en litigios contra la
Institución.
CRITERIO:
De conformidad con la NICSP 19 “PROVISIONES, PASIVOS Y ACTIVOS
CONTINGENTES” se indica que en cuanto a su reconocimiento:
Reconocimiento Provisiones:
22. Una provisión deberá reconocerse cuando:
(a) La entidad tenga una obligación presente (legal o implícita) como resultado de un suceso
pasado;
(b) es probable que la entidad tenga que desprenderse de recursos, que incorporen beneficios
económicos para cancelar tal obligación; y
(c) Se pueda hacer una estimación fiable del importe de la obligación.
De no cumplirse estas condiciones, no se deberá reconocer ninguna provisión.
EFECTO:
La entidad estaría incumpliendo con los criterios establecidos en las Normas Internacionales
para el Sector Público en lo que respecta al reconocimiento y revelación de las Provisiones y
Pasivos Contingentes. Además en caso de que una cantidad de obligaciones de las cuales se
tenga certeza de su pago no se contaría con la provisión necesaria para poder atenderlas con
anterioridad y no afectar los flujos y presupuestos ya establecidos.
RECOMENDACIÓN
35
Es conveniente que con antelación el Departamento Legal de la Institución informe el estado de
los juicios y/o demandas las cuales por su trámite y desenlace podrían impactar
económicamente los flujos de efectivo y el presupuesto institucional de manera que
contablemente se puedan establecer las previsiones del caso en concordancia con la Norma
arriba citada.
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
No se pueden realizar las provisiones respectivas debido a que la administración desconoce
en qué estado se encuentra cada uno de los procesos judiciales.
OTRO ASUNTO A INFORMAR 1. ACTUALIZACIÓN DEL VALOR DE LOS
TERRENOS A NIVEL DE ENTES
MUNICIPALES Y DE REGISTRO DE LA
PROPIEDAD
CONDICIÓN:
Los valores de los terrenos según los datos obtenidos por el registro de la propiedad, no
concuerdan con los datos de la contabilidad, esta condición representa un incumplimiento
con la actualización de los datos y el pago debido de los impuestos municipales sobre los
valores reales de los mismos.
RECOMENDACIÓN:
Proceder de forma inmediata a la actualización de los montos en el registro de la propiedad,
así como también en el ente municipal, para el pago oportuno de los impuestos municipales.
Por otro lado dentro de la información de los estados financieros se debe de realizar una
revelación oportuna de los terrenos que son administrados por el Fondo de Ahorro, el mismo
podría por medio de políticas contables, definir informarlo por medio de una nota a los
estados financieros, en los que demuestren el conocimiento y compartan la información de
forma efectiva.
OTRO ASUNTO A INFORMAR 2. FALTA DE CONFIRMACIONES DE LOS
DOCUMENTOS POR PAGAR
CONDICIÓN:
A la fecha no hemos recibido la información sobre los saldos de confirmación por parte de
terceros, los mismos y por los valores de las cuentas, son necesarios, para la determinación
del riesgo de las mismas.
RECOMENDACIÓN:
36
Proceder de forma inmediata con respecto a los terceros para la recepción de los documentos
con los saldos proporcionados por ellos, de esta manera establecer si existen diferencias
entre las partes y proceder a la conciliación de los mismos, para determinar quién si hubiera
tiene la diferencia y se realice el ajuste.
OTRO ASUNTO A INFORMAR 3: REVISIÓN DE EGRESOS MEDIANTE LA
DETERMINACIÓN DE LOS
CUMPLIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO PARA LOS CONTROLES DE
LOS MOVIMIENTOS DE PAGO CON
CHEQUES
CONDICIÓN:
Se determinó en la muestra que los cheques poseen varias situaciones de control interno que
según los manuales de procedimientos que maneja la institución, detallamos a continuación:
Fecha Cuenta Beneficiario Cheque Monto Observación
29/01/2016 23000051853 COOPENAE R.L. CK-110354 19,728,495.32 No cumple con los procesos
de anulado.
28/06/2016 23000051853 IS PRODUCTOS DE
OFICINA
CK-111546 210,000.00 El número de cheque con el
que mutilan la documentación
es incorrecta.
RECOMENDACIÓN:
Aplicar de manera eficiente lo que delimitan los manuales de procedimientos que maneja la
institución, con esto lograr la homologación de la aplicación de los procedimientos.
COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:
1) En el caso del cheque N. 110354, por ser un cheque el blanco que fue anulado la
encargada no procedió a realizar
37
SEGUIMIENTO A LA CARTA DE GERENCIA 1-2015
Corregido
En
Proceso Pendiente
Hallazgo 1: Deficiencia en la clasificación contable de algunas
partidas en los estados financieros
Condición:
Al realizar el análisis de la clasificación contable de las partidas que
integran los estados financieros de la Institución, determinamos que algunas
de ellas se agrupan de forma incorrecta en el catálogo contable y por ende
en el balance de comprobación del sistema financiero. A continuación
presentamos las deficiencias detectadas:
1. Estimación por incobrable incluida dentro del código contable de los
activos de propiedad, planta y equipo.
2. Cuentas por cobrar (otros servicios, vía judicial, exfuncionarios, salarios
pagados de más, préstamos de estudio) incluidas dentro del código contable de otros activos.
3. Gastos pagados por anticipado (primas de seguro no vencidas pagadas
por adelantado, seguros diferidos vehículos, seguros diferidos edificios, seguros diferidos equipo contratista) incluidos dentro del código contable
de otros activos.
4. Otros activos (principalmente depósitos en garantía) incluidos dentro del código contable de cuentas por cobrar.
Esta situación distorsiona la agrupación de las cifras en los estados
financieros para efectos de análisis por parte de sus usuarios.
En el informe de estados financieros auditados se presentan al final los
ajustes de reclasificación aplicados para presentar estados financieros
depurados.
Recomendación:
Valorar la realización de los cambios que sean necesarios en el sistema de
contabilidad para clasificar adecuadamente los rubros señalados en el código
contable que corresponde, de manera que se requiera de la aplicación de
asientos de reclasificación para la elaboración de los estados financieros.
X
38
Corregido
En
Proceso Pendiente
Comentario de la Administración:
Según se muestra en el balance de comprobación al 31 de diciembre de
2016, los ajustes sugeridos se atendieron oportunamente y se abrieron todas
las cuentas sugeridas en las partidas de las cuentas de activos, códigos 100.
Las cuentas de depreciación acumulada de activos fijos, fueron
reclasificadas de las cuentas 300- 003-001 a la cuenta 100-001-002-099,
como se puede observar en los informes financieros con corte al 31 de
marzo del 2016. En realidad las cuentas fueron abiertas al concluir el
periodo 2015, sin embargo, no fue posible realizar los traslados de los saldos
hasta este año 2016.
La cuenta de estimación por incobrable incluida dentro del código contable
de los activos de propiedad, planta y equipo, fue trasladada también a su
clasificación más apropiada.
Todas las cuentas fueron abiertas según se observa en la Balanza de
comprobación y los montos se trasladaron en lo que va del año 2016.
Hallazgo 2: Cuentas por cobrar con antigüedad significativa
Condición:
Al realizar la revisión de las cuentas por cobrar de la Institución, en el caso de la Administración Portuaria, determinamos que existen cuentas por
cobrar con antigüedad que data del año 2008 inclusive. Cuentas por cobrar
importantes que presentan antigüedad considerable son, por ejemplo, las
cuentas por cobrar vía judicial y las cuentas por cobrar salarios pagados de
más, con saldos de ¢232.730.926 y ¢181.066.663, respectivamente.
La falta de análisis y eventual ajuste por el deterioro de las cuentas por cobrar de la Institución inducen al error al usuario de los estados financieros,
que actualmente consideraría el saldo de las cuentas por cobrar con una alta
expectativa en su recuperación; además que dicho deterioro supone que el
saldo de la estimación por incobrables no es suficiente para cubrir dicho
deterioro.
Dicha situación fue mencionada en la CG-1-2014.
X
39
Corregido
En
Proceso Pendiente
Recomendación:
Realizar el análisis correspondiente de las cuentas por cobrar de la Institución, de la Administración Portuaria; y se definan cuáles de las
cuentas por cobrar tienen un alto grado de incertidumbre que no van a
recuperarse. Al respecto, una vez concluido el análisis, El Consejo de
Administración debe autorizar la aplicación del ajuste correspondiente, sea
para dar de baja a las cuentas por cobrar que no se recuperarán, o bien para
aumentar la estimación para incobrables conforme el saldo no recuperable.
Comentario de la Administración:
En la Recomendación de este hallazgo se señala realizar el análisis correspondiente de las cuentas por cobrar de la Institución, de la
Administración Portuaria, y se definan cuáles de las cuentas por cobrar
tienen un alto grado de incertidumbre que no van a recuperarse.
Debemos indicar que esta revisión ya fue realizada y se remitieron los casos que deben ser recuperados por medio de cobro judicial; sin embargo, están
en trámite en el departamento Legal, el cual será el encargado de realizar las
revisiones pertinentes y determinar cuáles se pueden recuperar o no, esto
porque estos corresponden a salarios pagados demás que la Auditoria
Interna determinó en su momento que no correspondían.
Este proceso se encuentra con un recurso interpuesto por los funcionarios involucrados, en cuanto a la recuperación de dichos dineros, esto por cuanto
existen criterios encontrados de que si los dineros fueron calculados de
forma correcta o por ende corresponde a un buen cálculo, lo cual no
representaría una cuenta por cobrar, todo lo contrario habría que cargar
dichos montos a un gasto que se realizó en años anteriores. Estos
corresponden a los montos más significativos que componen dicha cuenta.
Por otro lado, a dicha cuenta en el año 2015, se le realizaron los ajustes
necesarios para la estimación de las cuentas que se determina que no se van
a recuperar, por lo que contamos con la estimación suficiente para afrontar
las cuentas que se consideran que no se pueden recuperar, no considerando
la administración que se deba realizar una reserva superior.
40
Corregido
En
Proceso Pendiente
Hallazgo 3: Diferencias entre el registro auxiliar de inventarios del
Almacén Principal Puerto y Portuaria Moín y el saldo
mostrado en contabilidad al 31 de diciembre de 2016.
Condición:
A la fecha de nuestra revisión determinamos una diferencia entre el saldo
del registro auxiliar de inventarios del almacén principal puerto y Puerto
Moín, saldo mostrado en contabilidad al 31 de diciembre de 2016. A
continuación se detalla esta situación:
Bodega Saldo contable Registro
auxiliar
Diferencia
Bodega Portuaria Central 1.340.329.692 1.149.617.682 190.712.010 Bodega Portuaria Moín 297.388.644 292.311.980 5.076.664
Total 1.637.718.336 1.441.929.662 195.788.67
4
Es importante indicar que en el caso de la Bodega Portuaria Central se realizan inventarios físicos; y se está analizando el origen de las diferencias
antes de la aplicación de los ajustes respectivos. Adicionalmente, se prevé
que al cierre del periodo 2016 estará concluido dicho trabajo.
Sin embargo, estas diferencias significativas hasta tanto no se analicen y
ajusten, generan incertidumbre respecto a los saldos contables de los
inventarios respecto a la información detallada y las existencias físicas.
Dicha situación fue mencionada en la CG-1-2014; por lo que queda pendiente realizar la toma física total en cada una de las bodegas.
Comentario de la Administración:
Debemos indicar que se está trabajando en los ajustes correspondientes, esto
conlleva a la revisión de cuenta por cuenta en forma manual, ya que no
existe un cruce real entre el auxiliar de la Bodega de Materiales y la
Contabilidad General.
X
Hallazgo 4: Falta de políticas relativas a la rotación del inventario e
inventario obsoleto.
Condición:
Mediante la evaluación de control interno que realizamos, determinamos
que actualmente no hay políticas por escrito para la rotación del inventario y
el inventario obsoleto. En vista de lo anterior, es muy posible que en las
bodegas existan artículos de inventario que ya no están en buen estado, ya
no se requieren en las actividades de la Institución, o bien presentan algún
X
41
Corregido
En
Proceso Pendiente
tipo de deterioro, que por definición ya no representan ningún valor para la
entidad y deben darse de baja.
Dicha situación fue mencionada en la CG-1-2013.
Recomendación:
Gestionar la aprobación de la política relativa a la rotación del inventario o
su obsolescencia, de manera que quede vigente para que sea de aplicación
obligatoria en las diferentes bodegas; y con ella se puedan realizar
verificaciones periódicas respecto al estado del inventario y se tomen
decisiones en relación al tratamiento que deben darse en ambos casos.
Hallazgo 5: Se presentan diferencias entre el registro auxiliar de
inmueble, maquinaria y equipo y el saldo mostrado en el
balance.
Condición:
A la fecha de nuestra revisión al 31 de diciembre de 2016, determinamos
que existe una diferencia entre el registro auxiliar y el saldo de la partida de
inmueble, maquinaria y equipo con corte a esa misma fecha.
Descripción Diferencia
Costo (¢55.325.199) Depreciación acumulada (¢1.006.444.880)
La conciliación se realiza con este reporte debido a que es el que cuenta con
la información más adecuada para poder relacionar los saldos del registro
auxiliar con los saldos del balance al 31 de diciembre de 2016.
Esta situación genera incertidumbre respecto a la diferencia determinada y
limita a realizar los procedimientos de auditoría que permitan justificarla.
Recomendación:
Depurar la base de datos o la información que extraen los diferentes reportes
de activos de inmueble, maquinaria y equipo, para eliminar las
inconsistencias que contienen en caso que existieran.
Emplear los recursos que sean requeridos para que se realice la conciliación
de saldos contables con el reporte detallado generado por el sistema. Sobre
este proceder se debe tomar en consideración la aplicación de los ajustes que
sean necesarios, con el fin de que los saldos estén conciliados a través de un
X
42
Corregido
En
Proceso Pendiente
reporte que contenga la información suficientemente detallada.
Asimismo, debe establecerse como directriz, la generación y respaldo del
registro auxiliar de activos de inmueble, maquinaria y equipo al realizar el
cierre contable de cada mes, al último nivel de detalle, de manera que
muestre la composición del saldo contable con detalle de cada uno de los
activos propiedad de la Institución y esté disponible cuando el mismo sea
requerido.
Comentario de la Administración:
Los listados de activos fijos que se les proporcionó si se generan en la
misma base de datos y en el mismo programa; sin embargo, pudimos
detectar que la diferencia surgen a partir de una validación que pusieron en
el programa que hace que se obvie alguna información. Por dicha razón se
está sacando de nuevo un listado para poder demostrar que efectivamente no
existe tal diferencia.
Hallazgo 6: Diferencias en los registros de los activos revaluados
con relación a la revaluación de activos en el patrimonio.
Condición:
Con base en los saldos registrados en el balance procedimos a totalizar el saldo de los activos revaluados y realizamos la conciliación en relación con
cada una de las cuentas de patrimonio relacionadas, con el fin de determinar
la coherencia entre ambos registros o determinar las posibles diferencias y
la materialidad sobre el registro.
Total activo al costo revaluados 218.539.149.506
Con lo anterior determinamos que existe una sobrevaluación en la cuenta de patrimonio por un monto de ¢724.535.625.
Dicha situación fue mencionada en la CG-1-2014.
Recomendación
Realizar un análisis de la condición expuesta y proceder a realizar los
ajustes requeridos para trasladar el superávit por revaluación de los activos,
de manera que el saldo de la cuenta de superávit por revaluación sea
consistente con el valor neto del activo revaluado (en los casos que aplique),
de cada clasificación de activo sujeta a revaluación. Dichos ajustes deben
concebirse en la lógica de los sistemas de información que realizan de forma
X
43
Corregido
En
Proceso Pendiente
automática los registros contables correspondientes.
Hallazgo 7: Deficiencias en el tratamiento de los documentos por
pagar.
Condición:
Al efectuar la revisión de los documentos por pagar al 31 de diciembre de 2016, procedimos a solicitar los registros auxiliares de las deudas que se
mantienen con Autocori, Damen Shipyards y Novacom; para lo cual
obtuvimos el contrato de deuda firmado por las partes involucradas, que
incluye la información detallada de los pagos a efectuar.
Con base en la información indicada anteriormente, procedimos a realizar el cotejo de los saldos de cada una de las operaciones y obtuvimos las
diferencias:
Cuenta contable Descripción Saldo
balance
Saldo auxiliar /
contrato Diferenci
a
200-002-001-001-
003-000
Autocamiones de C.R.-
autocori
433.225.446
415.135.365
18.090.081
200-002-001-001-
004-000
Damen Shipyards 503.087.079 524.138.206 (21.051.12
8) 200-001-004-001-013-000
Novacom 379.260.569 374.737.846 4.522.722
Total 2.447.309.99
3
2.445.843.57
9
1.466.412
Recomendaciones:
1. Girar las instrucciones necesarias para que el personal a cargo del control
de las obligaciones de deuda, como es el caso de partidas en moneda
extranjera como Autocori, proceda a reconocer las diferencias de cambio
al actualizar el monto en colones, según el tipo de cambio vigente en la
fecha de cierre de cada mes.
2. Proceder a analizar la condición expuesta respecto a la diferencia
detectada en la cuenta por pagar a Damen Shipyards y Novacom, para
determinar el origen de la misma y realizar los ajustes necesarios en los
casos que proceda.
X
44
Corregido
En
Proceso Pendiente
Hallazgo 8: Ausencia de una provisión suficiente para el pago de las
prestaciones sociales de los empleados de la Institución.
Condición:
Al realizar la inspección de los saldos que se incluyen en los estados financieros de la entidad, determinamos que no se ha establecido una
provisión suficiente en los estados financieros para el pago de las
prestaciones sociales de sus empleados al 31 de diciembre de 2016, según lo
dispuesto en la Convención Colectiva de Trabajo, en el artículo 61.
Dicha situación fue mencionada en la CG-1-2013.
Recomendación:
Realizar el cálculo de las prestaciones legales que hay que pagar en total al
31 de diciembre de 2016 a los empleados de la Institución y aplicar el ajuste
contable al saldo de prestaciones sociales por pagar, para reconocer dicho
monto en los estados financieros. Lo anterior requiere la respectiva
actualización periódica del saldo en cada cierre contable.
Comentario de la Administración:
En la cuenta contable de prestaciones legales por pagar, revela la provisión
correspondiente a las prestaciones legales por pagar a funcionarios de la
Administración Portuaria, después de adquirir sus derechos de acogerse a la
pensión de la CCSS, o por retirarse al 31-12-2015.
Mediante cuenta contable No. 200-001-001-001-006-000, la Administración Portuaria procede con el registro de la provisión correspondiente a la
cesantía o prestaciones legales por pagar de los funcionarios de la
Institución, que tienen derecho a acogerse al 31-12-2015 a la pensión que
otorga la C.C.S.S., lo anterior basado en el procedimiento avalado por la
Contabilidad Nacional, que en respuesta a la consulta planteada en los
Oficios DCD-147-2014 y DCD-169-2015, específicamente en el punto #2
del oficio UCC-027 del 27-11-2015 avaló la idea inicial planteada por
JAPDEVA de crear una provisión para respaldar las prestaciones legales de
los funcionarios con derecho a pensionarse. Acorde con dicha respuesta
JAPDEVA inició la creación de una Reserva para Prestaciones Legales o
Cesantía en sus registros contables, tomando en cuenta las siguientes
consideraciones:
a) JAPDEVA reflejará en sus Estados Financieros al cierre de cada ejercicio y a partir del año 2015 una cuenta por pagar para cubrir las
X
45
Corregido
En
Proceso Pendiente
prestaciones legales de los funcionarios que cumplieron los
requisitos para acogerse al régimen de pensiones de la CCSS y que
continúan laborando.
b) En observancia a la NIC 37 se adoptará igualmente una política de crecimiento continuo durante el transcurso de los años subsiguientes
y a partir del 2016 decidirá durante cada año acorde con sus
posibilidades financieras el aporte de una suma adicional para
respaldar las prestaciones legales del resto de los funcionarios en
ambas administraciones (Portuaria y Desarrollo) suma adicional que
podrá administrarse en títulos de inversión del Gobierno de la
República.
Posteriormente el Ente Rector Contable formuló la política 2.37.4 cuenta
por pagar corto plazo por concepto de cesantía, y mediante correo
electrónico del 04-03-2016 informó a las Empresas e Instituciones Públicas
el procedimiento oficial de las mismas, entre ellas el tratamiento adoptado
para provisionar las prestaciones legales, el cual coincide plenamente o
suficientemente con el procedimiento adoptado por JAPDEVA.
Se destaca en la normativa el hecho que una entidad reconocerá los beneficios por terminación como pasivo cuando, y solo cuando, la entidad se
encuentre comprometida de forma demostrable a:
Rescindir del vínculo que la une con un empleado o grupo de
empleados.
Proporcionar beneficios por terminación como resultado de una oferta
incentivar la rescisión voluntaria por parte de los empleados (movilidad
voluntaria).
Se establece igualmente, que puede generar la cuenta por pagar cuando se
tenga total seguridad del fin de la relación laboral por acogerse del beneficio
de una pensión.
Así las cosas y debido a lo complejo del tema del aprovisionamiento de
recursos para las prestaciones legales en las condiciones y alcances de la
NIC 37, la Contabilidad Nacional ha procedido a normar o tropicalizar la
aplicación del principio flexibilizándolo a las condiciones financieras de las
empresas y entes públicos del país y en ese sentido conviene que se valore
los esfuerzos de JAPDEVA por adoptar la normativa en apego a las
instrucciones y políticas emitidas por la Contabilidad Nacional, y al hecho
que la NIC/NIIF está todavía en proceso de implementación.