KO01 - Crear Orden Interna

Título

Organización / Área

PROCESO EMPRESARIAL

Creación de Orden Interna

Controlling / Costos

Archivo: document.doc Versión R/3 5.0

Responsable: Bonnie Aldana Módulo Controlling (CO)

Crear Orden Interna

Acción La empresa requiere agrupar y analizar los costos actuales y planeados relacionados a un proyecto o evento específico. El proyecto/evento se realizará a lo largo de varios períodos, y todos los costos serán liquidados en el período en que fueron incurridos.

Las Ordenes CO son objetos CO que agrupan costos e ingresos actuales y planeados, datos estadísticos y de actividades. La data es registrada a nivel transaccional. Dependiendo del propósito de la orden, los montos pueden ser liquidados (de forma periódica o total) en receptores tales como centros de costo, cuenta de mayor, procesos empresariales, órdenes CO, elementos PEP, activos fijos, objetos PA, etc. El flujo de entrada de datos así como el flujo de salida puede ser visualizado en los reportes del Sistema de Información de Ordenes CO. En los reportes estándar del sistema, el usuario puede navegar hasta el documento mismo, y más aún a las partidas individuales de este.

El propósito de la orden se define en la parametrización de la Clase de Orden CO. El registro maestro de una Orden CO se crea vía menú e incluye los atributos establecidos en la clase de orden. Utilice una orden estadística para administrar el detalle estadístico de montos contabilizados en un centro de costo.

1. Pasos a seguir para crear una clase de costo secundaria:

1.1 Acceso a la transacción:

1.2 Al

indicar la ruta de acceso le aparecerá la siguiente pantalla:

Última modificación: Elaborado por: MCS. Management Consulting & Services

Version: 1.0 Página: 1 de 10

Vía Menú: Finanzas -> Controlling -> Ordenes CO -> Datos maestros -> funciones especiales -> Orden -> Crear

Vía Transacción: KO01

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1.3 En la pantalla “Crear orden Co: Acceso”, ingrese la información en los campos como se especifica en la tabla de abajo:

Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosClase de Orden Clave que diferencia las

órdenes en cuanto a su utilización.

R Despliegue la lista de posibles entradas.ZINV Orden CO - InversiónZPRO Orden CO - Proyectos de gastos

Modelo: Orden Orden de referencia a ser copiada

O Despliegue la lista de posibles entradas.

Si dispone de una orden similar

(Nota: En la tabla anterior, en la columna “R/O/S”; “R” = Requerido, “O” = Opcional, “S” = Suprimir)

Presione Enter o presione el ícono o presione el botón Datos Maestros.



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Presione “Enter”.

1.4. En la pantalla “Crear Orden Co: Datos maestros”, ingrese la información en los campos como se especifica en la tabla de abajo:

Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosTexto breve Breve descripción de la

ordenR

Sociedad Cada orden debe estar asignada organizativamente a una sociedad. Diversas parametrizaciones de la sociedad son también válidas para la orden.

R Despliegue la lista de posibles entradas y seleccione la sociedad.

División Dejar en blanco O Dejar en blancoCentro Dejar en blanco O Dejar en blancoArea funcional Dejar en blanco O Dejar en blancoClase de objeto Clasifica el objeto CO R Colocar:

GG Gastos GeneralesCentro de beneficio Centro de beneficio R Despliegue la lista de posibles

entradas y seleccione el centro de beneficio.Escoger el centro de beneficio responsable del proyecto.

CeCo responsable Clave del centro de costo responsable de la gestión de la orden. La orden está asignada organizativamente al centro de coste.

R Despliegue la lista de posibles entradas y seleccione el centro de costo.Escoger el centro de costo responsable del proyecto.

Elemento PEP Dejar en blanco O Dejar en blancoCeCo solicitante Clave del centro de coste

que solicita la prestación para la orden.

O Despliegue la lista de posibles entradas y seleccione el centro de costo.

Sociedad solicit. Clave de la sociedad que encarga la medida de inversión (orden/elemento PEP).Dejar en blanco

O Dejar en blanco

Orden Solicitada Orden a la que pueden asignarse otras órdenes para la subclasificación.

O Dejar en blanco

Pedido cliente Identifica un pedido de cliente de forma unívoca.

O Dejar en blanco

Nro. de orden externo

Para poder identificar sus órdenes de forma más fácil puede Ud. Entrar en este campo cualquier clave externa.

O Dejar en blanco



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1.5. En la pantalla “Control” administre el status de la orden y varios datos de control:

Nombre de campo

Descripción R/O/S

Acción del usuario y valores

Comentarios

StatusStatus de sistema A partir de la línea de

status del sistema se puede ver qué status se han fijado para la orden sujeta a tratamiento.

Libere la orden, presionando una vez el botón: “Liberar”

Observar que el estatus de la orden sea: LIBD

ControlMoneda Los costos que se

ocasionan en una orden se llevan tanto en la moneda de la sociedad CO como en la moneda de orden.

R Este campo se llenará por defecto tomando la moneda de la sociedad consignada en la vista de Asignaciones.Moneda: VEB - Bolívares

Tipo de orden El tipo de orden determina las propiedades técnicas de

Dejar el valor que toma el sistema



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una orden.

Orden estadística Este indicador determina, si una orden sirve sólo para motivos estadísticos o si se puede cargar con costes reales.

OSólo activar si se desea que la orden sea estadística.

CeCo contab. realm.

Centro de coste que se contabiliza en una orden estadística.

ODejar el valor que toma el sistema

Orden integrada en el plan

Este indicador determina si una orden/un proyecto participa en laintegración plan o no.


Contab de ingresos

Este indicador controla si se pueden contabilizar ingresos en una orden.


Actualización de comprometido.

Controla la actualización de comprometidos para este objeto del Controlling.





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1.6. En la pantalla “Cierre ejerc.” ingresar la información en los campos tal como se especifica en la siguiente tabla:

Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosCierre de períodoEsquema CC Controla el cálculo de los

recargos de gastos generales.O Dejar el valor que toma el sistema

Clave de recargo La clave de recargo puede utilizarse para la determinación individual de la orden o bien relacionada al material de un porcentaje de recargo.

O Dejar el valor que toma el sistema

Esquema de intereses En el esquema de intereses se especificarán las normas para el cálculo de intereses de proyectos y órdenes.

O Dejar el valor que toma el sistema


1.7. En la pantalla “Datos generales” ingresar la información en los campos tal como se especifica en la siguiente tabla:

Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosSolicitante Solicitante O Si tiene la información, se llenaTeléfono Teléfono O Si tiene la información, se llenaResponsable Responsable O Si tiene la información, se llenaTeléfono Teléfono O Si tiene la información, se llenaGastos estimados Gastos estimados O Si tiene la información, se llenaGrupo proceso Grupo proceso O Si tiene la información, se llena



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Fecha de solicitud Fecha de solicitud O Si tiene la información, se llenaDepartamento Departamento O Si tiene la información, se llenaAutorización trabajo Autorización trabajo O Si tiene la información, se llena


Estos datos son sólo para fines de información. Puede archivar información importante para la documentación de la orden o para la selección de la orden. No se verifica si los valores entrados son válidos o coherentes.

1.8. En la pantalla “Inversiones” ingresar la información en los campos tal como se especifica en la siguiente tabla:

Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosPerfil de inversión Perfil de inversión O Dejar en blancoEscala Clasifica medidas, solicitudes de

medida y posiciones de programa de inversiones según su alcance.

O Dejar en blanco

Destino inversión En este campo, puede almacenar la causa de una inversión de inmovilizados o una posición de programa de inversiones (p.ej. aprovisionamiento de reposición o inversión de ampliación).

O Dejar en blanco

Inv.prot.medio amb. En este campo, puede almacenar el motivo de una inversión en protección del medio ambiente en el patrimonio inmovilizado.

O Dejar en blanco

Programa inversiones Nombre que se puede elegir libremente para un programa de inversiones.

O Dejar en blanco



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Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosID de posición ID de posición O Dejar en blancoSolicitud de medida Solicitud de medida O Dejar en blancoClase activos fijos Clase activos fijos O Dejar en blancoFecha activación Fecha prevista para la

capitalización de una subvención. De acuerdo con el control de periodos para altas, el sistema fija a partir de esta fecha el inicio de la amortización para la simulación de amortizaciones en las áreas de valoración individuales.

O Dejar en blanco


Presione el botón Norma de Liquidación para continuar.

1.9.- En la pantalla “Actualizar norma de liquidación: Resumen” ingresar la información en los campos tal como se especifica en la siguiente tabla:

Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosTipo de imputación El tipo de imputación especifica

la clase de objeto del receptor de liquidación.

R Si es una orden proyecto de gasto ZPRO puede liquidar a:

CECCentro de costeCTMCuenta de mayorORD Orden

Si es una orden de inversión ZINV puede liquidar a:



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Nombre de campo Descripción R/O/S Acción del usuario y valores ComentariosAF Activo fijoCECCentro de costeCTMCuenta de mayor

Receptor general de imputación

Clave del receptor de liquidación.

R Coloque el o los códigos de los centros de costos, cuentas de mayor o activos fijos que deban ser los receptores de la liquidación.-

% (Porcentaje de liquidación)

Porcentaje de liquidación: Este campo indica el porcentaje según el que se distribuyen los costes agrupados en el objeto emisor en los receptores de liquidación indicados.

R Colocar el o los porcentajes de manera que sume el 100%

Clase de liquidación La clase de liquidación controla la norma de reparto que se utiliza en una determinada forma de proceso de la liquidación.

R PER – liquida los costos imputados en el periodoTOT – Liquida el saldo de la orden al momento de la liquidación, sin tomar en cuenta el periodo de la imputacion.

Número de una norma de reparto

Determina la secuencia de las normas de reparto en una norma deliquidación.

O Dejar en blanco

Estrategia generación automática de norma liquid.

Determina qué receptor se asigna a la norma de liquidación determinada automáticamente.

O Dejar en blanco

Válido desde el período

Campo para el período, desde el que ha de valer una norma de distribución.

O Dejar en blanco

Válido desde el año Campo para el año, desde el cual ha de valer una norma de distribución.

O Dejar en blanco

Válido hasta el período

Campo para el período, hasta el que ha de valer una norma dedistribución (inclusive).

O Dejar en blanco

Válido hasta el año Campo para el año, hasta el que ha de valer una norma de distribución(inclusive).

O Dejar en blanco




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Para liquidar a más de un receptor, se colocan varias líneas con los porcentajes que correspondan y que sumen 100%. Ejemplo:

1.10. Guarde los cambios presionando el botón . El mensaje “La orden CO XXX ha sido creada” aparecerá en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla.



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