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SECRETARÍA DE FINANZAS SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DOCUMENTALES DR. NICOLÁS SAN JUAN NO. 109, COL. PARQUE CUAUHTÉMOC EDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P. 50010 TEL. Y FAX: (01722) 272.86.33 y 214.41.44 [email protected] LA ADMINISTRACI LA ADMINISTRACI Ó Ó N DE DOCUMENTOS N DE DOCUMENTOS EN EL ESTADO DE M EN EL ESTADO DE M É É XICO XICO Retrospectiva, Desarrollo y Prospectiva Retrospectiva, Desarrollo y Prospectiva Mtro Mtro . Rodolfo . Rodolfo Alanis Alanis Boyzo Boyzo Director de Administraci Director de Administraci ó ó n y n y Servicios Documentales Servicios Documentales
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SECRETARÍA DE FINANZASSUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DOCUMENTALES
DR. NICOLÁS SAN JUAN NO. 109, COL. PARQUE CUAUHTÉMOCEDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVOTOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, C.P. 50010TEL. Y FAX: (01722) 272.86.33 y [email protected]
LA ADMINISTRACILA ADMINISTRACIÓÓN DE DOCUMENTOSN DE DOCUMENTOSEN EL ESTADO DE MEN EL ESTADO DE MÉÉXICOXICO
Retrospectiva, Desarrollo y ProspectivaRetrospectiva, Desarrollo y Prospectiva
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Servicios DocumentalesServicios Documentales
ContenidoContenido
2. Desarrollo2. Desarrollo
B. Acciones y avances (1986B. Acciones y avances (1986--2010).2010).3.Prospectiva.3.Prospectiva.
1. Retrospectiva1. Retrospectiva
A. Acciones y avances (1976A. Acciones y avances (1976--1985).1985).
Los archivos existentes en la entidad, no tenían claramente definidos ni sus objetivos ni su conceptualización.Se carecía de una normatividad destinada a regular la organización y funcionamiento de los archivos.No había planeación, organización, control y evaluación en los archivos.No existía la actividad archivística como tal.
1. Retrospectiva1. RetrospectivaHasta la primera mitad de la década de los años setentas del siglo veinte:
Se carecía de personal capacitado en la materia y de una definición de sus funciones.Inexistencia de locales, instalaciones y mobiliario adecuado para los archivos.Los recursos materiales eran insuficientes y los financieros precarios.
El marco legal databa de 1945, año en el que el gobernador Isidro Fabela declaróde utilidad pública los archivos estatales y municipales prohibiendo su venta y destrucción.
Además de establecer que los documentos deberían estar 50 años bajo la responsabilidad del órgano productor y una vez concluido este período, deberían pasar al archivo histórico, disposición que no tomaba en cuenta el ciclo de vida de los documentos ni la valoración de la información en ellos contenida.
2. Desarrollo2. Desarrollo
Con la participación en el Primer Seminario Primer Seminario Nacional de Archivos Administrativos e Nacional de Archivos Administrativos e HistHistóóricosricos, se inicia la toma de conciencia sobre la importancia de los archivos en el Estado de México.
Se llevan a cabo las primeras acciones en materia de normatividad.
Se inicia la reestructuración tanto de la organización como del funcionamiento de los archivos mexiquenses, principalmente en el denominado Archivo General del Estado.Archivo General del Estado.
A. Acciones y avances (1976A. Acciones y avances (1976--1985).1985).
Se emprende un intenso programa de capacitación de los recursos humanos dedicados a la labor archivística.
Se otorga al Archivo General Archivo General del Estado del Estado la función normativa, de asesoría y de apoyo para las unidades de archivo del Poder Ejecutivo y éste deja de ser sólo una institución de servicio.
Se implementa en los archivos de trámite, la clasificación alfanumérica y se realiza el primer cuadro de clasificación.Se inicia la ordenación de los archivos de concentración e históricos bajo los principios de procedencia y de orden original y se dictan las primeras medidas para regular la transferencia primaria.
Se dota a los archivos de locales más amplios y con mejores condiciones, así como de mobiliario y equipo.En el contexto de la organización de los archivos estatales, se inicia el desarrollo de dos actividades necesarias para su óptimo funcionamiento: la selección (valoración y depuración) y la microfilmación de los documentos.
En 1977 se crea la CoordinaciCoordinacióón de n de Archivos MunicipalesArchivos Municipales, con el propósito de iniciar las acciones de organización y clasificación en estos repositorios documentales.
En 1978 inicia el funcionamiento de la ComisiComisióón Dictaminadora de Depuracin Dictaminadora de Depuracióón de n de Documentos Documentos en el Archivo General del Estado.
En 1981, al modificarse la Ley Orgánica de la Administración Pública, se asigna a la Secretaría de Administración la conducción del Archivo General del Estado.
1986 marca un parte aguas 1986 marca un parte aguas en el desarrollo de la en el desarrollo de la AdministraciAdministracióón de n de Documentos en el Estado de Documentos en el Estado de MMééxicoxico
Se expide laLey de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.
Se expide laLey de Documentos Ley de Documentos Administrativos e Administrativos e HistHistóóricos del ricos del Estado de MEstado de Mééxicoxico.
Se crea el Sistema Estatal de Documentación.
Se crea el Sistema Estatal Sistema Estatal de de DocumentaciDocumentacióón.n.
Se da sustento legal a la
Comisión Dictaminadora de
Depuración de Documentos.
Se da sustento legal a la
ComisiComisióón n Dictaminadora de Dictaminadora de
DepuraciDepuracióón de n de Documentos.Documentos.
Se crean el Archivo General del Poder
Ejecutivo y el Archivo Histórico del Estado
de México.
Se crean el Archivo Archivo General del Poder General del Poder
Ejecutivo Ejecutivo y el Archivo Archivo HistHistóórico del Estado rico del Estado
de Mde Mééxicoxico.Se establece la obligación de inventariar y entregar toda la documentación generada y recibida al concluir un cargo público.
Se establece la obligaciobligacióón de n de inventariar y entregar toda la inventariar y entregar toda la documentacidocumentacióónn generada y recibida al concluir un cargo público.
Inicia la expedición de la normatividad administrativa para la organización, selección y conservación de los archivos.
Inicia la expedición de la normatividad normatividad administrativa administrativa para la organización, selección y conservación de los archivos.
B. Acciones y avances (1986B. Acciones y avances (1986--2010).2010).
InstauraciInstauracióón del n del ““DDíía del Documentalista Mexiquensea del Documentalista Mexiquense””En 1998, se estableció el 24 de marzo como el “Día del Documentalista Mexiquense”, con el propósito de reconocer el trabajo que realizan los documentalistas del Estado de México.La decisión fue de la misma comunidad documentalista a través de su participación en un concurso al cual convocó el Sistema Estatal de Documentación. El jurado dictaminó que el 24 de marzo era la fecha idónea, en razón de que en este día, se publicó la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.A la fecha 342 documentalistas de los Poderes del Estado y de los municipios han sido reconocidos.
Con el propósito de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias entre los documentalistas de la entidad y con ello consolidar el funcionamiento del Sistema Estatal de Documentación, de 1993 a la fecha se han realizado 426 reuniones de 426 reuniones de coordinacicoordinacióónn en las que han participado poco más de 18 mil documentalistas18 mil documentalistas de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como de los 125 municipios.
Reuniones de CoordinaciReuniones de Coordinacióónn
Con la finalidad de difundir información sobre métodos, normas y legislación, entre otros temas, que faciliten las actividades de los compañeros documentalistas, así como las que realiza el Sistema Estatal de Documentación, a partir de 1986 se han elaborado y editado 108 publicaciones entre revistas, boletines, catálogos, manuales, lineamientos, folletos y guías.
EdiciEdicióón de publicacionesn de publicaciones
ProfesionalizaciProfesionalizacióón y desarrollo de recursos humanosn y desarrollo de recursos humanos
Los recursos humanos constituyen el elemento primordial de cualquier organización. Por ello, el Sistema Estatal de Documentación ha impulsado decididamente las actividades encaminadas a su capacitación y profesionalización.De esta manera, a partir de 1986 se han celebrado 756 cursos de capacitaci756 cursos de capacitacióón n sobre temas relacionados con la administración de documentos, se han otorgado 24,250 asesor24,250 asesoríías as ttéécnicascnicas y se han impartido 446 conferencias446 conferencias.Lo anterior ha beneficiado a 46,010 46,010 documentalistas documentalistas estatales y municipales.
Por otra parte, entre 1990 y 1998, el Sistema Estatal de Documentación organizó, en coordinación con la Universidad Autónoma del Estado de México, seis promociones del Diplomado en AdministraciDiplomado en Administracióón de Documentosn de Documentos, lo cual permitió la profesionalización de 152152documentalistas.Hoy en día y con el afán de ofrecer nuevas alternativas de formación a los documentalistas mexiquenses, se diseñó y estructuró el Diplomado Diplomado en Organizacien Organizacióón y Administracin y Administracióón de Archivos, n de Archivos, el cual se desarrolla conjuntamente con el Instituto de Profesionalización de los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo y es cursado, a partir del pasado mes de agosto, por 25 responsables de archivo.
ValoraciValoracióón y seleccin y seleccióón documentaln documental
En el Estado de México la valoración y la selección de los documentos se realiza de acuerdo a los criterios técnicos aprobados por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.De esta manera, la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos ha autorizado en sus 32 años de funcionamiento, la eliminación de 1, 272.6 millones de documentos carentes de valor informativo, los cuales equivalen a 127,260 metros lineales.
PreservaciPreservacióón del patrimonio documentaln del patrimonio documental
Dentro de las acciones llevadas a cabo para conservar en mejores condiciones los documentos con información útil para la toma de decisiones o para el conocimiento del desarrollo histórico, asícomo para garantizar a los ciudadanos el acceso a la información, destacan las siguientes:
La construcción entre 1993 y 1995, del edificio principal del Archivo General del Poder Ejecutivo, constituido por un moderno conjunto arquitectónico ex profeso para archivo, que cuenta con salas de depósito, áreas administrativas, de usos múltiples, de atención al público, de selección documental, de recepción y de inventarios.
La recepción, en diversos archivos de concentración, de 318 millones 264 mil 051 318 millones 264 mil 051 documentos de trámite concluido, provenientes de 5,400 archivos de gestión.La microfilmación de 18 millones 18 millones 392 mil 163 documentos392 mil 163 documentos.La digitalización de 2 millones 2 millones 701 mil 676 701 mil 676 documentos.La organización de poco más de 55 millones55 millones de documentosde documentos en diversos archivos.
FacilitaciFacilitacióón del acceso a la informacin del acceso a la informacióón n gubernamentalgubernamentalSabedores de que la información es uno de los activos más valiosos para crear una estrategia sustentable de desarrollo, durante los últimos 25 años se han otorgado siete millonessiete millones de servicios de información documental solicitados por servidores públicos, ciudadanos, estudiantes y público en general.
Asimismo y con el propósito de facilitar el acceso a la información gubernamental, en diversos archivos se han creado bases de datos que a la fecha contienen aproximadamente medio millón de registros.
3. Prospectiva.3. Prospectiva.
Adecuar el desarrollo de la administración de documentos en el Estado de México a la realidad del fin de la primer década del siglo XXI, permitirá no sólo contar con información para una eficaz toma de decisiones y transparentar las acciones gubernamentales, sino también para lograr la protección del patrimonio documental.
Para ello, estamos conscientes de que es necesario continuar transformando, renovando o adaptando lo que
ya se tiene, pues si bien y muy a pesar de los avances que hemos logrado en la entidad, es indiscutible que el
nivel de desarrollo alcanzado por los archivos existentes en los Poderes Ejecutivo, Legislativo y
Judicial, así como de los municipios, se ha dado en forma desigual, pues se sigue adoleciendo, en algunos
casos, de los recursos más indispensables para el desarrollo de la administración de documentos.
Por ello y con el propósito de que para la segunda década del siglo XXI, los archivos mexiquenses se fortalezcan y con ello continúen impulsando la modernización del sistema de información que integran, se considera de imperiosa necesidad llevar a cabo las siguientes acciones:
Expedir un nuevo marco jurídico que permita una mayor eficacia en la organización, conservación y preservación del patrimonio documental, pues la actual legislación ha sido rebasada por la dinámica documental de la entidad.Vincular las acciones de modernización de la administración pública con las de modernización de la administración de documentos.Estrechar la relación en los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y las autoridades municipales, con el propósito de delinear estrategias que permitan planear, organizar, dirigir, supervisar y evaluar las acciones de las unidades documentales que integran el Sistema Estatal de Documentación.
Revisar y adecuar los objetivos de la capacitación tradicional que se imparte en la materia, a fin de que ésta se otorgue con un enfoque que se centre en el documentalista y en la problemática a la que se enfrenta en su unidad documental.Promover que se asigne a los archivos locales y mobiliario adecuados, que aseguren la preservación del patrimonio documental.
Incorporar en los procesos técnicos que realizan los archivos, el uso de las nuevas tecnologías de la información .
Impulsar la normalización de los procesos documentales.
Normar la producción, organización, conservación, uso y preservación de los documentos generados electrónicamente.
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GRACIAS POR SU GRACIAS POR SU ATENCIATENCIÓÓNN
