La estructura externa de un escritoLa estructura externa se concreta en la forma expresiva en que el escritor lleva al papel sus ideas. Est determinada por los recursos de los que dispone quien va a emitir el mensaje. Pueden ser abundantes si se trata de una persona con cierto grado de educacin formal o sumamente reducidos en caso contrario.Los elementos constitutivos de la estructura externa son:orden, lenguaje, estilo y tono.OrdenEs la secuencia que deben seguir dentro de la produccin escrita las partes que la conforman. Se logra respondiendo a las preguntas: en qu parte del escrito (principio, cuerpo o final) deben situarse los datos de acuerdo con su importancia? En qu orden presentar las ideas?Dependiendo del documento que se vaya a redactar, los pasos que dan cuerpo a la creacin escrita pueden ser, entre otros: acercamiento, atraccin, introduccin al asunto, noticia o noticias, estmulo, convencimiento, ilustracin, persuasin, conclusiones, formulismos de cierre. Todos estos elementos deben obedecer a cierto plan preliminar de ordenamiento o esquema.Antes de iniciar la redaccin formal del documento es conveniente realizar un esquema en donde se ordenen los puntos principales que se van a tratar por medio de oraciones que resuman los temas y subtemas bsicos. De esta manera se evitar omitir asuntos prioritarios para el escrito.

LenguajeCon fines didcticos, tomaremos el trminolenguajecomo la manera especfica como cada grupo social usa el idioma para la comunicacin de sus sentimientos y pensamientos.Al determinar el tipo de lenguaje que se emplear para redactar un documento, el escritor debe inquirirse: cmo exponer el asunto? Es necesario tener en cuenta las caractersticas del receptor del documento, de manera que sea posible entablar comunicacin. El lenguaje se adecuar en funcin del lector a quien se dirige el escrito.

EstiloEs la forma personal de expresin usada por el autor en la creacin de un escrito.Para la determinacin del estilo, las interrogantes son: de qu manera?, en qu forma se expone? Es, en suma, el modo peculiar de cada persona para realizar sus producciones.El estilo en la redaccin de documentos comprende seis puntos bsicos, que deben tenerse siempre presentes:1. Claridad.Un documento estar redactado con claridad, cuando la comunicacin que contiene se lea y se comprenda fcilmente, sin hacer ningn esfuerzo y sin tener que preguntar al autor qu quiso decir.2. Precisin.Consiste en expresar la idea fundamental, sin omitir datos necesarios para la cabal comprensin del texto.3. Propiedad.Se logra cuando se usan trminos y expresiones adecuados tanto en el significado como en el manejo de las normas morfosintcticas.4. Concisin.Radica en formular el pensamiento brevemente, con el menor nmero de palabras, sin que la comunicacin escrita pierda claridad y precisin.5. Sencillez.Reside en la naturalidad con que se expresen los pensamientos, sin ninguna afectacin ni rebuscamiento.6. Cortesa. Se refiere al trato apropiado que se da a la persona o personas a las que nos dirigimos.

7. Tono8. Para establecer el tipo de sentimientos o intenciones de un escrito es imprescindible preguntarse: en qu tono se escribir?9. As es importante tener en cuenta el tipo de relaciones emocionales-afectivas que puedan existir entre el autor y el destinatario del escrito. La sutileza empleada por el autor puede dar la impresin de un trato cordial, respetuoso, confidencial, ameno, moralizador, persuasivo, comprensivo, estimulante; o, por el contrario, irnico, desdeoso, agresivo, ofensivo, etctera.10. Una vez que se hayan elegido los elementos que habrn de configurar la estructura interna y externa, se est en condiciones de dar vida a una creacin escrita. Sin embargo, no debe pensarse que es indispensable la presencia de todos los elementos estructurales, internos o externos; habr documentos que por sus peculiaridades carezcan de uno o algunos de ellos.