La evaluacióndepersonalypresupuestosen un sistemabibliotecario*

JaimeL. PEÓN PÉREZ

Del CuerpoFacultativodeArchiveros,Bibliotecariosy ArqueólogosProfesorEUBD Complutense

RESUMEN

El artículoabordalas cuestionesde la evaluaciónde la gestiónpresupues-taria y de personalen los centrosbibliotecariosy, por extensión,en los síste-masde bibliotecas.Tras unadefinición delos conceptosde sistemabiblioteca-rio y de evaluación,se analizanlos conceptosde presupuesto,de gestióndepersonaly su aplicaciónprácticaa la gestiónbibliotecaria,como instrumentosde control y evaluación.

Palabrasclave: Bibliotecas1 Control de gestión1 Evaluación1 Gestiónde per-sonal1 Gestiónpresupuestaria1 Sistemasbibliotecarios.

1. INTRODUCCIÓN

La actividadde la gestiónde unabibliotecay por extensiónla de un stste-ma bibliotecario, en cuanto conjunto interrelacionadode éstas,debe tenersiemprecomo objetivo la consecuciónde los mejoresresultadosposiblesdeentrelos previsiblesquepudieranobtenersecomoresultadode esagestión.

Porello, cobraunaespecialimportanciaenun sistemabibliotecarioel pro-cesode obtenciónde las informacionesy datosderivadosdel ejercicio de lagestióny de suvaloraciónponderadacomovía parala mejoradeesagestión,estoes,los procesosde control de gestióny evaluación.

* Textoelaboradoconmotivo del Curso “Evaluaciónde SistemasBibliotecarios’, de la UniversidadInternacionalMenéndezPelayo,impartidoen Sevilla, 19-23de septiembre,de 1994.

Documentaciónde las Cienciasde la Ir~formación,n. 18. Serviciode Publicaciones.UniversidadComplutense.Madrid, 1995.

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Si por sistemabibliotecario entendemos,siguiendolas normativasde laOrganizaciónInternacionalde Normalizacióny de la AsociaciónEspañoladeNormalizacióny Certificación,en susnormasISO 5127 83 y UNE 50 113 91:“Una bibliotecao conjuntoconectadode bibliotecascontodassusdivisiones,serviciosy unidades,quecooperanparaservir un áreageográficadeterminada,un campotemáticoconcretoo un grupoespecíficodeusuarios”,de esadefini-ción se desprendeunaconcepciónde los sitemasbibliotecarioscomoconjun-cióndecentrosbibliotecariosque,conindependenciadecaracterísticaspropiasestablecidasparacadaunodeellos, actúancomounaunidaddefinida deobje-tivos parael conjunto del sistemacon actividadesde planificación, gestiónyfuncionamientoglobalesy comunes.

En esaunidadcomunitariaresidelacaracterísticabásicadelos sistemasdebibliotecasy porella se diferenciande las redesbibliotecarias,agrupacionesenlas que,siguiendoasimismolasdefinicionessuministradaspor las NonasISOy UNE, se produceuna mayor autonomíaadministrativaentrelas unidadesbibliotecariasque lasintegrany que se encuentranvinculadasa la red exclusi-vamentesobreunabasecooperativa,de comparticiónde recursos,de maneraquepuedanprestarmejoresservicios.

Hechasestasapreciacionespareceevidenteque la necesidadde introduc-ción y utilización de mecanismosy procedimientosde evaluaciónde las acti-vidadesde un sistemabibliotecario debetraducirseen que esasevaluacionesseanaccionesaplicablesalplanteamientoglobal unitarioenqueelsistemacon-sista.Estoes,quedebenmedirla gestióny actividaddel sistemaen su funcio-namientocomotal, peroqueademásdebende poseerelementosde horizonta-lidad que permitanapreciarla similitud y establecercomparacionesy valora-cionesentrelosdistintoselementoscomponentesdel sistema.

En segundolugar, debesertambiéntenidoen cuentaquela comunidaddeacciónentrelas bibliotecasintegrantesde un mismo sistemasupone,no exclu-ye la individualidadfuncional de cadacentro bibliotecariocomotal, de formaque cadabibliotecapuederedefinirsea símismacomosistema,como conjun-to interrelacionado,de forma quela aplicaciónde mecanismosevaluadores,entérminos de gestiónpresupuestariay de personal,a un sistemabibliotecariopuede realizarsedesdeplanteamientosintegradoresdel conjunto y tambiéndesdela aplicaciónde métodosevaluatoriosen cadaunode los centroscuyosresultadosse utilizan en la mejoraindividual de su gestióny ademáspuedenserextrapoladosy acumuladosal planteamientoglobal del sistema.

En este ámbito, la evaluaciónde presupuestosy personalde un sistemabibliotecarioconsistiríaen el establecimientode un procedimientopermanen-te de captacióny valoraciónde informaciónque suministraselos datosresul-tantesde esasactividadescon el fin de lograrel mejor aprovechamientoposi-ble, eficazy eficiente,de los recursoscon los quecontase.

La finalidadde esaevaluaciónseríalade la retroalimentaciónorganizativadel sistema,yaqueel disponerde informacionesrealesy útiles de la situacióndel presupuestoy personaldel sistemay de su funcionamiento,permite la

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mejora o modificación de los objetivos, estrategias,proyectosy accionesdelsistemay posibilitala materializaciónde las medidasnecesariasparael logromás favorabledelos objetivos.

En generalla evaluaciónde unaactividadcomoprocesotieneun caracterretrospectivo,en cuantoque se aplicarespectode lo ya efectuadoy se distin-gueasíde otrastécnicas,comoel análisisde la planificación,quese ocupadelosefectosquepuedanproducirse,y del controlde gestión,queseocupadelosefectosque se estánproduciendo,en tanto que la evaluaciónse ocupade losefectosqueya se hanproducido.

Ahora bien,dentro de lo quees un procesode gestiónde unaactividadsepuedendistinguircuatrofases:Planificación,Presupuestación,Gestióny Eva-luación.

La evaluaciónpuedeseraplicadaacadaunade las demásfases,conlo que,parapoderhacerloy establecerla forma en queello va a realizarse,debea suvez comprenderun procesode análisisdel diseño,ejecucióny resultados,eneste casoen los aspectosde personaly presupuestarios,de toda la actividad.Con lo cualen un sistemabibliotecariopodráhablarsede evaluacionesde con-junto, globales,cuandoseael sistemaen todossus aspectosel evaluadoy deevaluacionesparciales,sectoriales,cuandolo seanalgunade las fasesde suactividad: Normativa,diseños,puestaen práctica,o resultados,referidosasi-mísmoa los distintos aspectosde la actividad.

Juntoa ello la evaluaciónpodrá tenerdistintos caracteresy podráserdetipo informativo, (cuandose ocupede rendicionesdecuentasen lagestiónpre-supuestaria,p. ej.), de tipo conclusivo,(cuandose centreen aspectosorganiza-tivosen las cuestionesde personal),de tipo cuantitativo y de tipo cualitativo,(cuandose ocupede aspectostécnicos).

La evaluaciónasí concebida,y referida al ámbito concretode un sistemabibliotecariose convierteen unaherramientaútil e integradoraal servicio detodasuactividadyaqueaportainformaciónválidaparatodo el ciclo desuges-tión económicay de personal,desdesu diseñoy conceptualizaciónprogramá-rica hastasus resultadosfinales, valorandoy analizando,comparativamente,losdatosresultantes,de formaquepuedanserutilizadostanto al serviciode lamejora de los rendimientostanto del sistemabibliotecario en su conjunto,comoen la mejoradel funcionamientode algunode suscentros.

La evaluaciónen el procesodegestiónde un sistemabibliotecarioseapli-caasí a lo que sellama el sistemamatrizde gestióny puedecomprendertantosusaspectosestratégicos,comolos tácticosy los operativos.

II. LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN

Unavez conocidaslas informacionessobrelos distintosaspectosde lages-tión y sus resultadosquela evaluaciónsuministra,estaspuedenserempleadasy orientadashacialamejorade rendimientosy resultadosde la actividadde un

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sistemabibliotecario,tanto al nivel global del conjunto como sobreaspectosparcialesde funcionamiento,y la metodologíade realizaciónde la evaluaciónde personaly presupuestosse configuraa su vez comoel diseñode un proce-sode actuacióncompuestopor los siguienteselementos:

— La determinaciónde los criterios de cuantificaciónde aquelloqueva aserevaluado:establecimientode magnitudes,indicadoresy niveles.

— La implantaciónfísicade un sistemade captaciónselectivade informa-ción.

— La comparacióny valoraciónde losvaloresrealesobservados,diferen-ciando sucesivamentela información, la elaboración, la interpretacióny lavaloración.

El establecimientode un sistemade informaciónen tiemporealqueper-mita la comunicaciónútil de la informacióny la correccióneficazde losdesa-justes.

Todoesediseñoy la función mismadel procesode evaluaciónreposasobreel establecimientode los criterios sobrelos que la evaluacióndeberealizarse,estoes,sobrelos indicadoresdel sistemade evaluación.

Un indicadorpuededefinirsecomo el elementode referenciaqueseelige,en un procesode evaluación,como magnitud de comprobación,con caractertanto descriptivocomo valorativo.

En esesentidoy convistasa la evaluaciónde un sistemabibliotecario lostérminosy magnitudesque se eligieran como indicadores,permitirían,des-criptivamente,conocercual es la situacióndel sistemay suevolucióny, valo-rativamente,cualesson las causasy los efectosde losprocesosy procedimien-tosqueen el sisteínase desarrollan.

Con el fin de cumplir adecuadamenteesasfuncioneslos indicadoresdebenreunir una seriede cualidades:accesibilidad,pertinencia,fidelidad, objetivi-dad, precisión,univocidady sensibilidad,sobrelas quese establecesu fiabili-dady funcionalidadoperativa.

El procesopara la construcciónde indicadorescomprendeuna secuencíade tresfasesen la quela primera es la definición sobrelo quesequieremediry tras ella se pasaa una fase intermedia, de trabajo sobrela informacióndeaquello queva a serevaluado:selecciónde indicadores,definición de estánda-res, recogidade datosy comparaciónde resultados,cuyo resultadopuedeserunapropuestade mejorade lo evaluadoy cuya resolucióndebeadoptarseenunaterceray última fase de toma de decisiones.

En cuantoa su funcionalidadoperativa,los indicadoresde una evaluaciónpuedenserindicadoresde estructura,de proceso,estratégicosy de resultados.En el casode la evaluacióndepersonaly presupuestossonlos de los dos pri-merostipos, los de procesoy los de estructuralos quedebenserutilizados.

Los indicadoresde estructuratienenun caráctercuantitativoy estánreferi-dos a los mediosy recursos,midiendosu disponibilidady consuínoy la canti-dad de lo realizado.Su utilidad paraevaluarel funcionamientode un sistemabibliotecarioes la de aportar informacióndirectasobresus recursos,tanto de

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personalcomopresupuestarios,permitiendoasíconocerel funcionamientodesusactividadesy su costey controlarsu desarrolloy su eficiencia.

Los indicadoresde proceso,sinperdersu caractercuantitativo,poseentam-bién un caractercualitativoy se aplicaríanen un sistemabibliotecarioa medirlacantidady calidadde las actividadesrealizadas,permitiendoconocerel funcio-namientode las actividadesy controlaratravésde ello su desarrolloy eficacia.

III. EL PROCESODE EVALUACIÓN

La primera consideraciónrespectode un procesode evaluaciónde unabibliotecay por extensiónde un sistemabibliotecario,es la de que el procesono podríarealizarseenteramentesobreelconjuntode todaslas actividadessinoque másbien debecentrarsepreferentementesobrela informaciónrelativaaaspectosdeterminados,lo que podría definirse como áreascríticas, sobrelosquepudieraobtenerseinformaciónfiable y sistematizadaque permitieraesta-blecercomparacionesy suscitardecisiones.

Esaseleccióny control informativode áreascríticasdesdeel puntodevistade recursoshumanosy presupuestarios,debecentrarseenun sistemabibliote-carío en las característicasde la administracióndel sistemay del funciona-miento de cadauno de los centrosque lo integran,estoes,en susrecursos,organizacióny serviciosy no en su cobertura,estoes,en lo relativo a la pobla-ción y áreade actuaciónsobrela queactúe.

Así, y paralagestióndel personaly presupuestosdeun sistemabibliotecario,los objetivosdel procesode evaluaciónconsistiríanen averiguary describircomofunciona el sistemay cada uno de sus componentes,analizar las diferenciasexistentesentresu funcionamientorealy elprevistoinicialmentey establecercom-paracionessobtretodoello entrelos distintoselementosintegrantesdel sistema.

Siguiendoesosobjetivos, en cadafaseevaluadadebeevaluarseel alcancey objetivos de funcionamientodel sistemay como se ha llevado a cabosuadministracióny gestión.

Paraello se lleva acaboun desarrollode laevaluaciónen tresprocesos:enprimerlugarel establecimientodeunalista de lasactividadesquedefinany cons-tituyan el sistemabibliotecario, en segundolugar unarecogidade los datoseinformacionesque avalenla lista de actvidadesestablecidapreviamentey, porúltimo, la realizaciónde las pertinentescomparacionesde los distintos elemen-tos del sistemay entresu funcionamientoactual y susprevisionesde desarrollo.

IV. LA EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA

Los partidaspresupuestariasson las asignacionesnormativascontablessobrelas quese sustentael funcionamientoy la prestaciónde serviciosqueunsístemabibliotecarioy los centrosy elementosquelo integranlleven a cabo.

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Concebidoscomo instrumentosde aportaciónde recursosy periodicidadregularal serviciode laactividaddel sistema,la utilización de técnicasde eva-luaciónpresupuestariaes un instrumentobásicoparael desenvolvimientode laactividadbibliotecaria,ya que la comprobaciónevaluatoriadel consumoade-cuadode los recursosy su utilización comparativapermiten la toma de deci-siones y facultan para realizarmodificacionesen ejerciciospresupuestariossucesivos.

Como instrumentospararealizarla evaluaciónpresupuestariade la activi-dadde bibliotecasy serviciosbibliotecariosse utilizan básicamentelas técni-casde costesen ellas;precio de costepuedeserdefinidocomo la cantidaddeesfuerzonecesariaparala obtenciónde un bieno un servicio medidaen uni-dadescontables.

Loscostesdel funcionamientode unaactividadbibliotecariaquedebenserafrontadoscon suspartidaspresupuestariaspuedenseranalizadosconcriteriostécnicos(costesdirectose indirectos)y de otraparteatendiendoacriterios eco-nómicos(costesde estructuray costesde funcionamiento).

Loscostesdirectosson losfactorescomponentesde un preciode costequepuedenseratribuidos sin ambigliedadesen un servicioo en un producto,tal esel casode lasmateriasprimasparaun productoy del costede manode obraenun servicio.

Los costesindirectosson los restanteselementosdel preciodecostequenopuedenser directamenteatribuidos a dicho precio a no ser que se empleenhipótesisde cálculo, comoseríael casode amortizaciones,energía,etc.

Pararealizaruna evaluaciónpresupuestariaes preciso, en primer lugar,realizarel cálculode los costesde funcionamientode la actividadanalizada.El cálculo de los costesdirectoses relativamentesencilloya queen principioconsistiríaen unasimpledivisiónde la sumade productosy serviciospor suscostes.

Al mismotiempo, atendiendoa los costesindirectos,un métodoelementalde cálculoconsisteen estudiarla relaciónde elementosindirectospartidosporlos distintosfactoresindirectosy usarpara la imputaciónde estoselementosindirectosun coeficientecalculadoa partirdel elementodirecto retenidocomobasede comparación(clave de distribución).

Esteprocedimientodebediversificarsecuandolasactividadesson distintas,dividiendoseentoncesla actividadde cadacentroen conjuntoscuyaactividadforma un todohomogéneoa partir de un criterio.

Estosconjuntos,alosquese suelellamar secciones,agrupanlosgastosquelesafecten,reduciéndolosa suscriterios de actividad(llamadounidaddeobra)y permitiendoestablecerun costede unidadde obra.

La estimaciónde los costesde la actividad de un servicio bibliotecariocomoprimerelementoparasu evaluación,pasa,en primer lugarpor la necesi-dadde establecerparámetrosde valoración,indicadores,sobrelosque, unavezrecogidaslas informacionesnecesarias,establecerlasreferenciascomparativaspertinentes.

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Las actividadespropiasde un sistemabibliotecarioy de las unidadesquelo integranhacenque la mayoría de sus servíclos,por su regularidad,puedanser bien evaluadosy establecidossus costesestándares,sin que ello excluyaqueen algunoscasosdebanvalorarsecostesestimados.

Establecidosy conocidosesoscostessobrelos que se sustentasu funcio-namiento,debeaclararse,queparaquela evaluaciónseaefectivay de ella sederive posteriormenteun control eficaz,debeserexhaustiva,es decir, debeserejercidasobretodoslos elementos,directoso indirectos,fijos o variables,queformenpartede la actividadde esecentro.

La evaluaciónde lagestiónpresupuestariay la deteccciónatravésde elladeerrores,disfunciones,o mejoresempleosalternativos,debetenercomoconsecuen-cia lapresentaciónde posibilidadesalternativasopcionales,consistentesenplanes,programasy presupuestaciones,quepermitanminimizacionesde loscostesde lasactividadesrealizadasy asimismoanálisisdelaeficiencia,(coste-efectividad),queseproyectenen proposicionesde aumentosy prestacionesde nuevosservicios.

El control de costesresultantede la evaluacióndebetenercomoobjetivosprioritarios su reducción, ejerciendosesobre las inversionesy consumos,adquisicionesy personal,comoelementosdirectosy utilizándosesobrelosele-mentosindirectosen función de su máximo aprovechamiento.

V. LA EVALUACIÓN DE PERSONAL

En relacióna la evaluacióndel personalal servicio de un sistemabibliote-cariodebeobervarseen primer lugarquetoda apreciaciónde evaluaciónrela-tiva al desempeñode puestosde trabajodebeconformarsea la estructurapro-pia de cadaorganización,y, en esesentido,los sistemasy centrosbiblioteca-ríostienenunaespecialcomplejidaden cuantoqueentreel personalconel quehabitualmentecuentansueleexistirunagranvariedadde formación,cualifica-ción y funciones,(directivo, técnico,administrativo,subalterno).

La evaluaciónde la actividaddel personalen un centrobibliotecarioconsis-teen la apreciaciónde actuaciones,en un procesosistemáticoy periódico,cuali-tativay cuantitativamente,del gradoy eficaciaconquelaspersonasllevanacabolas actividades,cometidosy responsabilidadesde lospuestosquedesempeñan.

La implantaciónde sistemasde evaluación de personal en un sistemabibliotecariotienetresfinalidadesbásicas:

— Mejorar la gestiónde todoslos centrosimplicadosa travésde la clarifi-cacióndelas actividadesy responsabilidadesdecadaunidady personay pro-porcionarasí un instrumentode planificación y organizaciónde actividadesglobalparael sistema.

— Motivar a las personasen el desempeñode sutrabajoatravésdel reco-nocimientode sus actuaciones.

— Mejorar la gestiónde los recursoshumanosa travésde la deteccióndecapacidadesy potencialde actuacióny necesidadesde formacíon.

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Los resultadosde estasevaluacionesfavorecentanto a las organizacionescomoa las personasque las integran,ya que a las organizacionesle propor-cionanevaluacionesde las personasy valoracionesde la importanciay signifi-cadode lospuestosde trabajoy en lo relativoalas personas,laevaluacióncon-tribuye a dar sentidoa su actividaddentrode la organización.

Paraasegurarla calidady consistenciade las apreciacionesy aminorarsusubjetividades precisoestablecersistemasdeapreciaciónde laactuaciónde laspersonasen eldesempeñode suspuestosde trabajobasadosen parámetrosqueminimicen lasubjetividad.

Diseñarun metodologíade evaluacióndel personalen un sistemabibliote-cariorequierelaconsideraciónconjuntadedos grandesaspectos:el métododeapreciacióny el procesode implantación.

El métodose refiere al instrumentode ínediday el procesose refiere a laforma dc aplicaciónde este instrumento.Aunqueen muchasocasioneslasdis-cusionesrelativasa los procesosde evaluaciónde personalse centrenen losmétodos~-que-son-más concretos-e--iden-tificahle-s,el procesosuele-ser-elele-mentoclaveparael éxito de laevaluación.

Desdeel punto de vistade la evaluacióndel personalde un sistemabiblio-tecario,a lo ya dicho anteriormenterespectoa la complejidaddel personalalserviciode las bibliotecasdebentenerseen cuenta,además,cincocaracterísti-cas específicasde un sistemabibliotecarioque debentenersepresentesa lahoradel diseñode la ínetodologíade evaluación:

— El tamañoy complejidadde la organizacióndel sistema.— La dispersióngeográficadelos centrosquelo integren.— La competenciatécnicade supersonal.—La disponibilidadde un adecuadosistemade comunicaciones.— La repetitividady estandarizaciónde los trabajosquese realicen.

A la hora de elegir un métodode evaluaciónde personalen un sistemabibliotecario,entendiendoportal el instrumentode medidaquese va autilizarparadeterminarel modoy gradoconquelaspersonashanalcanzadolosresul-tadosesperadosen su puestode trabajo,debentenerseen cuentala sumadelosfactoresenunciadosy, a la vistade ellos, parecelo másadecuadoquese utili-cen sistemasde apreciaciónmixta quecombinenla apreciaciónde los resulta-dos obtenidospor las personasen suspuestosde trabajocon la apreciacióndefactoresde comportamientorelacionadoscon la actuaciónde esaspersonas.

Lasapreciacionespor factoresson de gran utilidad porqueconstituyenunelementode apoyoa las funcionesdirectivas,al indicar los comportamientosquedeben ser promovidosy los aspectosque deben observarserespectodelpersonalparaconseguirmejoresgradosde actuacióny, por otro lado,al detec-tarpuntosfuertesy débilesde las personas,facilitan las accionesformativasyde promoción.

Un métodoprácticoy sencilloparala reahcacióndeunaevaluacióndeper-sonal consisteen la definición de un métodomixto compuestopor tresele-

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mentos: la definición de objetivoso resultadosesperados,la apreciaciónporfactoresde comportamientoy unaapreciaciónfinal global.

Ahora bien, teniendoencuentala realidadconcretade bibliotecasy siste-masbibliotecariosesevidentequecontrariamenteacomosucedeen otrostiposde organizacionesno puedeplantearseun mismométodode apreciaciónparatodoslos puestosyaquelos pesosrelativos de los objetivosy resultadosy losfactoresvariande acuerdocon la importanciadelos mismos.

Se puedeestablecerasíunabaremaciónfuncionalen la quea mayor res-ponsbilidady capacitacióntécnicade los puestos,se dé unamayor importan-cíaa los objetivosy resultados,y amenorresponsabilidadde los puestosse déun mayor pesode los factores,de tal modo que:

—~ Paralos puestosdirectivosel pesode los objetivosy resultadosy de laapreciaciónglobal seamuyalto.

—~ Paralos puestostécnicoshayaun equilibrio entreresultadosy factores.—~ Paralos puestostécnicosintermediosseanprioritarios los factoresy la

apreciaciónglobal.—~ Parael restode los puestossólo existiránfactoresy apreciaciónglobal.

Como resultadode estasbaremacionesy sobrela basede los parámetrosindicadoresque se hayanseleccionado,se debenrealizarlas evaluacionesdepersonalutilizando los instrumentosde apreciaciónelegidosy, al tiempo quese realizanestasapreciaciones,es convenienteplantearseel inicio de un nuevociclo evaluatorio,fijando los nuevosobjetivosaalcanzary viendocomose pue-dencorregir los puntosdébilesquese esténdetectando.

Juntoa ello es importanteresaltarqueel elementoclavede las evaluacio-nesde personalconsisteenquese realicenapreciacionesde actuacionesy que,realizadasestas,se produzcanreconocimientosderivadosde ellas,de formaquesematerialicenelementosde motivaciónde las personasqueimpulsena lamejoray consecucióndemejoresresultadosen eldesempeñode lospuestosdetrabajoy prestacionesde serviciospropiasdel sistemabibliotecario.

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