LA FUNCIÓN DEL APROVISIONAMIENTO Y LAS DISTINTAS ORGANIZACIONES

CONCEPTUALIZACIÓN DE LA COMPRA

• La función de compras es comúnmente conocida como la función de adquirir, contemplando la necesidad, localización y selección de uno o más proveedores, negociando el precio y otros términos inherentes al insumo a comprar, asegurándose de su entrega a través de un adecuado seguimiento.

CONSIDERACIONES AL COMPRAR

Insumo a comprar

Volumen

Peso Cantidad

Objetivos generales de la función de compras

Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.

Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados.

Encontrar o desarrollar proveedores competentes.

Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados.

Objetivos generales de la función de compras

Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo posible.

Mejorar la posición competitiva de la organización.

Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización.

Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración.

Objetivos específicos de las compras

• La reducción de costos u obtención de utilidades.

• El servicio.

• Control de los compromisos financieros.

• Control de negociaciones y relaciones con proveedores

CONCEPTUALIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO

• Abastecimiento es algo que se adquiere en forma continua, esta actividad se realiza repetitivamente. Se debe planear y programar el abastecimiento, esto nos lleva a tomar acuerdos con proveedores normalmente en periodos que generalmente abarcan un año.

Situaciones que dan origen al abastecimiento

Volumen de producción

Capacidad de almacenamie

nto

Sistema de producción

Mantenimiento de equipo

TIPOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

COMPRAS ABASTECIMIENTOS

Bienes de capital (son aquellos que

nos ayudan a producir bienes que

generan utilidades):

Materiales e insumos

 

Maquinaria Materia prima

Mobiliario Materiales de acondicionamiento

Terrenos Bienes de consumo (recibe todos los

costos adicionales administrativos, que

pueden ser identificados o no en el

producto final):

Vehículos Papelería

Computadoras Luz (Energía)

  Internet

PRINCIPIOS BÁSICOS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

• Calidad. La cual debe cumplir con la conveniencia, disponibilidad, costo, sistematización y control, para que los productos sean del agrado de los clientes.

• Cantidad. Es conveniente considerar los factores de regulación tales como: necesidad, precio, promedio de compras, emisión de pedidos, costo de la transacción, pedido y mantenimiento.

Elementos a considerar en las compras y abastecimiento

Tiempo adecuado de entrega, recepción y

producción

Tradición comercial

Almacenaje y mantenimiento

Mercado, condiciones y tendencias

Modelos de control de inventarios

FUNCIÓN GENERAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

• Tener la responsabilidad de satisfacer todas las necesidades generales de compras dentro de la línea de productos asignada, así como de servicios, debiendo atender todas las requisiciones de compras, colocación de pedidos y estar al tanto de sí tales ordenes han sido surtidas por los proveedores.

Funciones especificas del departamento de compras

Lograr un flujo continuo de

materiales.

Mantener

niveles de

inventario y los pedidos

al mínimo

.

Mantener

adecuados estándares

de calida

d.

Mantener e

incrementar

de número

de proveedores

confiables.

Funciones especificas del departamento de compras

Estandarizar hasta donde

se pueda

los artículos que se compre

n.

Comprar

productos al

precio final más bajo.

Mantener la posici

ón competitiva de la

organización

Alcanzar relacione

s de trabajo

productivas y

armoniosas con los

demás departamentos de

la empresa.

CENTRALIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

• Compras centralizadas: Las compras centralizadas tienen como finalidad comprar materiales, suministros y equipo a través de una oficina matriz, con una unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente.

Ventajas de la centralización

• Es más fácil estandarizar los artículos comprados si las decisiones de su compra se hacen por medio de un punto de control central.

• Elimina la duplicación administrativa.

• Se contemplan mayores volúmenes de compra.

• En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro por el abastecimiento disponible ya que esta acción puede hacer que el precio aumente.

• Es más eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan atender a varias sedes y personas dentro de la compañía.

• Se obtiene el mejor control sobre los compromisos de compras.

• Facilita la experiencia y especialización en las decisiones de compra, es decir, existe una mejor utilización del tiempo.

Desventajas de la centralización

• Las operaciones productivas pueden ser paralizadas por causa de tener todos los insumos en un solo lugar.

• Si los materiales son disímbolos en cada planta, la centralización inmoviliza las operaciones.

• Los volúmenes de financiamiento son grandes y por consiguiente la tentación de una mayor compra impacta los costos de almacenamiento.

• Los desperdicios y las mermas son mayores.• Mal servicio a los usuarios.• Incremento de los costos de distribución.• Riesgo de servicio más lento.

DESCENTRALIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

• Compras descentralizadas : Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de los departamentos específicos manejarán sus propias compras.

Ventajas de la descentralización

• Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas.

• Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de suministro.

• Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores.

• Tiempo de respuesta de proveedores más rápida.

• Facilidades de negociación de cosas.

• Adicionales como capacitación o seguros

Desventajas de la descentralización

• Las políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro.

• Se produce una subdivisión de las compras en perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades de pago, etc.

• No se aprovechan los volúmenes de compra al negociar.

• Probabilidad de pérdida de control de la central de sus unidades.

POLÍTICAS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Comprar sólo lo que las requisiciones dicen.

Comprar a los precios presupuestados.

Comprar a los proveedores confiables.

Pagar a los proveedores oportunamente, es decir, en

las fechas convenidas.

Mantener buenas relaciones con los proveedores, nunca

pelear.

Comprar artículos de acuerdo a las especificaciones.

Actividades de aprendizaje

• Investigar las diferentes acepciones que tiene la función de compras en las organizaciones.

• Visite la página www.amazon.com y analice las ofertas y los elementos que contempla al ofertar productos. Realice un reporte con lo encontrado.

Fecha de entrega: 11 de mayo.

Cuestionario de autoevaluación

1. ¿Cuál es el concepto de compras?

2. ¿Cuál es el concepto de abastecimiento?

3. ¿Cuáles son las circunstancias particulares que se deben de considerar en una compra?

4. ¿Cuáles son los objetivos de la función de compras?

5. Señala los objetivos de carácter más específico que tiene la función de compras

6. Señala los principios básicos a considerar en compras

7. ¿Qué factores debemos de considerar al definir la cantidad a comprar?

8. ¿Qué otras acciones debe llevar a cabo el Departamento de Compras para lograr sus objetivos?

9. ¿Cuáles son las diferencias más notables entre las compras centralizadas y las compras descentralizadas?

10. ¿Cuáles son las políticas que deben regir al departamento de compras y abastecimientos?

Fecha de entrega: 11 de mayo.

INVESTIGACIÓN

• LAS COMPRAS E INVENTARIOS EN LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

• Realiza una investigación de campo y documental sobre el funcionamiento del departamento de compras e inventarios en las PYMES.

• Prepara una breve exposición.

Fecha de entrega: 18 de mayo.