La gestió documental a l’Ajuntament de Girona · La gestió documental a l’Ajuntament de...
Transcript of La gestió documental a l’Ajuntament de Girona · La gestió documental a l’Ajuntament de...
La gestió documental a l’Ajuntament de Girona
Lluís-Esteve Casellas i Serra( [email protected] )
Innov@doc 2006
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
SGDAP
• Objectiu de la presentació• Resultats que es presenten• Punt de partida• Estratègies i desenvolupament del SGD• Els subsistemes del SGD• La integració dels documents electrònics• Valoració del projecte i noves propostes• Conclusions
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
GuióGuió
SGDAP
La gestió documental a l’Ajuntament de Girona:
• Què hem fet Resultats
• Com ho hem fet Punt de partida, estratègies, etc.
• Què volem fer Noves propostes
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
ObjectiuObjectiu
Transparència professionalDebat
SGDAP
? Sistema de classificació• Quadre de classificació
? Sistema de descripció• Registre general d’unitats documentals (expedients)• Registre general de documents (entrades / sortides)• Registre general d’informes• Registre general de resolucions (Ple, JGL, Decrets)
? Sistema de conservació• Calendari de conservació
? Sistema d’accés• Calendari d’accés
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Resultats: bases i instruments del SGDResultats: bases i instruments del SGD
SGDAP
Debilitats• Inexistència d’eines informàtiques corporatives• Existència d’illes tecnològiques• Manca de visió global
Amenaces• Pressió del mercat: noves necessitats / noves eines
Forces• L’AMGi oferia una visió global• Reglament de l’Arxiu Municipal (AMGi)
Oportunitats• Necessitats de gestió = pressió des d’oficines• Necessitat d’un canvi en la plataforma tecnològica• L’àrea de Cultura i Educació
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Punt de partida: 1994Punt de partida: 1994
SGDAP
• GD + Gestió Administrativa = objectius comuns
• GD = oportunitat de millora
• GD = aportar solucions• NO clips, NO grapes, NO fotocòpies, NO sobres... ??
• 1 + 1 = 1 / No duplicació
• Flexibilitat = saber què es essencial
• Escalabilitat = anàlisi parcial / disseny global
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Punt de partida: premissesPunt de partida: premisses
SGDAP
Estratègies: antecedents
1. “Tenim una demo!!”
2. Sessions informatives:1. Secretari General2. Caps d’àrea favorables3. Cap del departament d’Informàtica
3. Àrea de Cultura i Educació: funció demostrativa1. Sessió informativa amb el responsable polític2. Sessió informativa amb els caps de secció de l’àrea
4. Visualització formal del canvi:1. Carpetes, etiquetes i relligat d’expedients2. De l’enciclopedisme a la individualitat: “+/-160 = +/-1600”
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Estratègies i desenvolupament del SGDEstratègies i desenvolupament del SGD
SGDAP
Estratègies: desenvolupament
• Compartir el projecte:• Secretaria General• Servei de Sistemes i Tecnologies de la Informació
• Impuls / participació òrgans de gestió i grups de treball:• Comissió de Gestió Documental i Anàlisi de Tramitacions *• Comissió Tècnica de Seguretat de Dades *• Taula de Coordinació SGDAP-SSTI *• GdT’s Registre General de Documents, Portal Corporatiu (intranet),
signatura electrònica, normalització d’instàncies.
• Elaboració de productes• Document de presentació +• Impressió anual del Registre General d’Expedients
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Estratègies i desenvolupament del SGDEstratègies i desenvolupament del SGD
SGDAP
Prioritats d’intervenció
1. Classificació * + Avaluació ***• Quadre de classificació• Aplicació de TAD / eliminació a oficines
2. Descripció• Registre General d’Expedients
3. Avaluació• Propostes a la CNAATD
4. Accés• Vinculació a polítiques de protecció de dades
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Estratègies i desenvolupament del SGDEstratègies i desenvolupament del SGD
SGDAP
Metodologia d’intervenció
1. Disseny d’enquestes sobre la documentació
2. Selecció de l’àrea
3. Anàlisi de la documentació transferida + Anàlisi de la legislació
4. Proposta prèvia de quadre de classificació
4. Entrevista amb el cap de l’àrea / petició d’un interlocutor
5. Entrevistes amb els caps de secció i personal tècnic i administratiu
6. Proposta de quadre de classificació / calendari de conservació
7. Revisió i verificació conjuntament amb l’interlocutor designat
8. Validació amb els caps
9. Formació al personal tècnic i administratiu
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Estratègies i desenvolupament del SGDEstratègies i desenvolupament del SGD
SGDAP
Formació del personal
• Específica: classificació i registre, gestió informatitzada de resolucions, organització d’arxius de gestió
• Tallers d’homogeneïtzació documental
• Seminaris de protecció de dades de caràcter personal
• Formació contínua: SGD-AjtGi, avaluació i tria, signatura digital i administració electrònica, coneixement dels serveis administratius de l’Ajuntament
• Formació de benvinguda a nou personal (pendent)
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Estratègies i desenvolupament del SGDEstratègies i desenvolupament del SGD
SGDAP
Cronologia
1994 Inici del projecte
1995 Implantació a l’Àrea de Cultura i Educació
1997 Proposta de normalització de documents
1999 Plataforma SIAGI: implantació gradual SGD a l’Ajuntament
2000 Inici anàlisi de tramitacions
2003 Inici projecte AITEN: gestió de documents electrònics
2005 Registre General de Resolucions: Ple i JGL
2006 Aprovació del projecte AITEN
2006 Registre General de Resolucions: Decrets
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Estratègies i desenvolupament del SGDEstratègies i desenvolupament del SGD
SGDAP
El sistema de classificació
• Simplicitat:• Facilitat d’ús per als usuaris interns• Facilitat de comprensió per als usuaris externs• No traslladar els problemes del fons històric a les oficines• Arxius de gestió: 3 nivells // Fons històric: 4 nivells
• Flexibilitat:• Visió específica (arxius de gestió) / Visió global (fons històric)• Únic quadre amb diferents tipus de presentacions• Centralitat de la sèrie documental• Sistema de doble codificació
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Els subsistemesEls subsistemes del del SGDSGD
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
QQdC Arxius dC Arxius de de GestióGestió:: 1r1r,, 2n2n i 3r i 3r nivellnivell
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
XIV. SANITAT
XV. DOCUMENTACIÓ NOTARIAL
XVI. LLEGATS I ARXIUS PATRIMONIALS
XVII. PERGAMINS
XVIII. CODIS, CARTULARIS, PRIVILEGIS, CONSUETUDS
XIX. CARTOGRAFIA I MATERIAL GRÀFIC
XX. SEGELLS
XXI. LLIBRES MANUSCRITS
XXII. BIBLIOTECA AUXILIAR
XXIII. HEMEROTECA
XXIV. ARXIU FOTOGRÀFIC
XXV. DIVERSA
I. ADMINISTRACIÓ MUNICIPAL
II. ADMINISTRACIÓ DE JUSTÍCIA
III. AGRICULTURA, RAMADERIA I PESCA
IV. ASSOCIACIONS
IX. ELECCIONS
V. BENEFICÈNCIA
VI. CULTURA
VII. DEFENSA
VIII. DEMOGRAFIA
X. ESGLÉSIA
XI. INDÚSTRIA I COMERÇ
XII. INSTRUCCIÓ PÚBLICA
XIII. OBRES PÚBLIQUES I URBANISME
Quadre Quadre de de classificacióclassificació 19861986, 1r , 1r nivellnivell
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
1. ORGANITZACIÓ POLÍTICA I COMPETÈNCIES
2. ORGANITZACIÓ ADMINISTRATIVA
3. GESTIÓ ECONÒMICA
4. ORDENACIÓ I GESTIÓ DEL TERRITORI
5. SERVEIS COMUNITARIS
6. SERVEIS PERSONALS I ASSISTENCIALS
7. DESENVOLUPAMENT ECONÒMIC
8. SERVEIS A L'ESTAT
QuadreQuadre de de classificació classificació 2006, 1r 2006, 1r nivellnivell
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
1. SERVEIS PERSONALS I ASSISTENCIALS
2. CULTURA3. MUSEUS (002 Museu d'Història de la Ciutat)
4. Sèrie 15. Sèrie 2
4. CENTRES CULTURALS (003 Centre Cultural la Mercè)
5. ESCOLES CULTURALS (004 Escola Municipal d'Art)
6. TEATRES (005 Teatre Municipal)
7. ESPECTACLES (006 Espectacles)
8. FOMENT DE LA CULTURA (020 Serveis centrals de Cultura i Esports)
9. BIBLIOTEQUES (023 Biblioteques municipals)
10. CONSELLS, JUNTES I COMISSIONS (045 Consell de les Arts i de la Cultura)
3. EDUCACIÓ
4. ASSISTÈNCIA SOCIAL
QdCQdC fons històric: fons històric: integració integració de les de les unitatsunitats
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
1. SERVEIS PERSONALS I ASSISTENCIALS
2. CULTURA3. MUSEUS (002 Museu d'Història de la Ciutat)
(... Museu d ’Història de la Guerra del Francès)001 Contractació d'obres002 Contractació de subministraments003 Contractació de serveis004 Convenis de col·laboració005 Subvencions006 Subvencions a tercers007 Enquestes010 Lliuraments a justificar012 Contractació de treballs de consultoria i assistència tècnica014 Contractació d'assegurances015 Correspondència031 Llicències d’ús de béns i equipaments033 Programació i organització d'activitats034 Memòries i estadístiques036 Adquisició de béns i drets037 Descripció de fons134 Plans, programes i projectes175 Reproducció i ús de documentació, objectes i obres d'art184 Llicències d'ús privatiu197 Cessió d'ús de béns i drets privats
QdCQdC fons històric: fons històric: integració integració de les de les unitatsunitats
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
El subsistema de El subsistema de classificacióclassificació
Elements auxiliars
• Manual de classificació i documents de suport
• Gestió de l’organigrama / permisos d’usuari / nivells d’accés
• Catàleg de tramitacions / anàlisi tramitacions / models documents +
• Catàleg d’aplicacions vinculat al quadre de classificació
• Tipus de tràmit d’entrada per sèrie / classificació automàtica
• Llistat de descriptors vinculat al quadre de classificació
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
El subsistema de El subsistema de classificacióclassificació
Manual de classificació
• Definició de la funció / activitat de gestió• Funció administrativa de la unitat documental• Codificació anterior• Observacions a la codificació anterior• Aspectes formals de constitució d'expedient:
? Expedients individual: supòsits (import, tipus de resolució, tipus d'assumpte)? Dossier: supòsits
• Casuística: tipus d'assumptes gestionats? Casuística general o comuna? Casuística específica per seccions o unitats
• Relacions possibles amb d'altres expedients:? Dependència: Sèries / Exemples? Continuïtat: Sèries / ExemplesX
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
El subsistema de El subsistema de descripciódescripció
Instruments dels sistema
• Registre General d’Expedients
• Registre General de Documents
• Registre General de Resolucions
• Registre General d'Informes
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
El subsistema de El subsistema de conservacióconservació
Instruments del sistema
• Calendari de conservació• Procediment intern d’eliminació? Sol·licitud de la unitat? Informe del cap SGDAP? Decret de l’Alcaldia? Registre d’Eliminació
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
El subsistema de El subsistema de conservacióconservació
Evolució de l'eliminació de documentació
0
50
100
150
200
250
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005 Anys
Metres lineals
Total eliminat
1994 - 2006:
1.075 ml
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
El subsistema El subsistema d’accésd’accés
Instruments del sistema
• Quadre i calendari d’accés
• Vinculació a la Comissió Tècnica de Seguretat de Dades? Cap SGDAP? Document de Seguretat? Cap sGDA = Administrador de Seguretat de Dades
• SGDAP: realització auditoria interna
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
La integració dels documents electrònicsLa integració dels documents electrònics
Projecte AITEN(Accés a la Informació i Tractament electrònic Normalitzat)
• Objectius• Àmbits d’aplicació• Infraestructura tecnològica• Competències SGDAP• Coordinació amb el SSTI• Resultats
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
La integració dels documents electrònicsLa integració dels documents electrònics
Objectius
• Objectiu general:?Gestionar els documents electrònics amb garanties
d’integritat, fiabilitat, autenticitat i usabilitat
• Objectius específics:? Integrar els documents electrònics en el SGD?Garantir l’accés a la informació
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Àmbits d’actuacióÀmbits d’actuació
Sistema de gestióde documents electrònics
CAPTURA MANTENIMENT
Entitatexterna
Disseny
Còpies seguretat
Accessibilitat
Vigència administrativa
Entrada del documenten el sistema
Entitatexterna
Temps
Avaluació
Preservació
e-sign
IntegritatFiabilitat
Autenticitat
IntegritatFiabilitat
Autenticitat
Integritat
e-sign
e-sign
Còpies seguretatAuditoria
Transferències
Conversió
Metadades
MetadadesMetadades
Refresc
Conversió
Formats
Formats
Formats
Conversió
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
La integració dels documents electrònicsLa integració dels documents electrònics
Àmbits d’actuació• Automatització de procediments• Còpies electròniques autèntiques• Signatura electrònica• Metadades• Format de fitxer• Transferència• Conversió• Refresc
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Infrastructura tecnològicaInfrastructura tecnològica
data[+ e-docs]
PlataformaSIAGI
Clients interns
Sistemacontable
Aplicacions comercials
Clients aplicacions comercials
data[+ e-docs]
BBDD
? Quadre de classificació
? Registre de documents
? Registre d’expedients
? Registre d’informes
? Registre de resolucions
data + e-docs
Aplicacions telemàtiques
e-documents
Gestor documental de
fitxers
e-docs
Digitalització
XISPA
BBDD
Arxiu segurAgència Catalana de Certificació
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
La integració dels documents electrònicsLa integració dels documents electrònics
Competències del SGDAP
• Manteniment de l’autenticitat dels documents electrònics? Metadades, signatura electrònica i definició de procediments.
• Preservació dels documents electrònics? Avaluació, tria i eliminació, normalització de formats, conversions,
preservació signatura electrònica i refresc de suports.
• Gestió de transferències a l’Arxiu? Calendari de transferències, regulació del protocol de transferència i de
formats acceptats.
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
La integració dels documents electrònicsLa integració dels documents electrònics
Coordinació amb el SSTI
• Tasques de disseny? Signatura electrònica, identificació del ciutadà, metadades, formats.
• Desenvolupament d’aplicacions? Manteniment i validació de les aplicacions de SIAGI.
• Manteniment de la infraestructura tecnològica
? Servidors i emmagatzematge corporatiu, programari comercial.
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
La integració dels documents electrònicsLa integració dels documents electrònics
Resultats
• Implantació del Sistema de Gestió de Documents Electrònics• Catàleg d’aplicacions• Registre metadades• Protocols d’actuació? Automatització de procediments? Còpies electròniques autèntiques? Signatura electrònica? Formats de fitxer? Conversió? Transferència? Refresc
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Valoració del projecte i noves propostesValoració del projecte i noves propostes
Valoració? Sistema de classificació
• Quadre de classificació
? Sistema de descripció• Registre general d’unitats documentals: 64.000 expedients• Registre general de documents + registre telemàtic• Registre general de resolucions (Ple, JGL, Decrets)• Registre general d’informes
? Sistema de conservació• Calendari de conservació: 1.075 ml
? Sistema d’accés• Calendari d’accés: CTSD, ASD, auditoria
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
Valoració del projecte i noves propostesValoració del projecte i noves propostes
Noves propostes
? Classificació automàtica des del RGD (via web)
? Documents electrònics recapitulatius• Registre de talons de càrrecs• Baixes i altes per malaltia
? Còpies electròniques autèntiques• Baixes i altes per malaltia
? Documents electrònics• Expedients de gestió tributària• Padrons tributaris• Padró municipal d’habitants
? Disseny del SGDAP Data Warehouse
SGDAP
Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions
ConclusionsConclusions
1. Imatge positiva de la GD = eina essencial de la GA
2. GD = treball en equip Direcció + personal administratiu *
3. GD = Lideratge Claretat + Risc + Eficàcia + Anticipació
4. Arxivers/eres = especialistes en trobar solucions