La gestión del Tiempo del Gerente

Postgrado en Gerencia de Proyectos

Sesión 3

Planificación y Control del

TIEMPO

Profesora: María Esther Remedios 1

Cuestionario Uso del Tiempo

Tarea: Evalúe su aptitud para Administrar el Tiempo

(cuestionario Tim Hindle)

2

Administración del Tiempo (Tim Hindle)

Adaptado de la clase Administración del Tiemporde la prof. Estrella Bascarán, 2007

3


Analice el Tiempo

Analice el Uso del Tiempo

Evalúe su aptitud

Adaptado de la clase Administración del Tiempo de la prof. Estrella Bascarán, 2007

4


Analice objetivos

Fije prioridades

Evalúe pautas de

trabajo

Use agendas

Piense en positivo


5


Ordene la oficina

Evite interrupciones

Archive los papeles

Filtre la información

Trabaje con otros

Hacer y recibir llamadas

Leer y escribir

Use la tecnología

Celebre reuniones

Viajes de Negocios

Programe su tiempo libre


6



Comunique correctamente

Delegue con frecuencia

El trato con los colegas

El trato con su superior

7

Equilibrio en sus Objetivos

Profesional

Intelectual

Espiritual

Recreativo

Salud y Estado Físico

Financiero

Familiar

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MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

URGENTE NO URGENTE

IMP

OR

TA

NT

E I

Actividades : Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen

II

Actividades : Prevención, preparación Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación , Recreación

NO

IM

PO

RT

AN

TE

III

Actividades : Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas, acuciantes Actividades rutinarias

IV

Actividades : Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas P érdida de tiempo Exceso de actividades

Matriz de Administration del Tiempo Personas

Efectivas

Fuente: S.Covey, “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”

Bombero

“Roba-

Tiempos”

“Inútil”

“Organizar y ejecutar según prioridades, el desafío consiste en saber administrar eficazmente

el tiempo. La satisfacción dependerá tanto de las expectativas como de la realización, que se

centran en alcanzar resultados y mantener un equilibrio” 9

Uso Eficaz del Tiempo

Objetivo: Desarrollar un plan personal del uso del

tiempo que permita:

1. Recuperar al menos dos horas diarias, de las

que no empleamos a nuestra satisfacción.

2. Cambiar cualitativamente la postura ante el

trabajo; dar a la propia vida un sentido más

profundo, al enfocarla hacia los objetivos; y

combatir el estrés.

Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”

10

Adquirir Habilidades

I N T E R E S

CONOCIMIENTOS

PRÁCTICAS

HABILIDAD


11

Fases uso eficaz del tiempo

1. Descubrir como funcionamos en relación al

tiempo (hábitos y comportamiento entorno).

2. Decidir que queremos conseguir y establecer

planes adecuados.

3. Defendernos de los ladrones del tiempo.

4. Desarrollar nuestras capacidades personales y de

las personas que dependen de nosotros.


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Uso Eficaz del Tiempo

Metas y Objetivos:

Establezca sus metas personales y profesionales, y sus

objetivos a largo, mediano y corto plazo.

Los objetivos deben ser: específicos, pocos y esenciales;

claros y concisos, precisos (cuantificados), con fecha,

retadores, compatibles entre sí y escritos.

Planificación y programación:

Planifique las actividades y los momentos de su

realización. Asigne recursos.

Programe cada jornada y sígalo. Concéntrese en sus

objetivos y comience por lo más importante.


13

Ladrones del Tiempo

14

Decálogo Uso del Tiempo

1. Decide a donde quieres ir, es decir, tus Objetivos

2. Planifica tus actividades para llegar allí

3. Asigna a cada uno sólo el tiempo justo

4. Comienza por lo más importante

5. Sigue tu programa, salvo que surja algo más importante

6. Hazlo ya: no lo dejes para luego

7. Concéntrate en un solo asunto

8. Acaba lo que comiences

9. Haz el mejor uso de tu próximo minuto

10. Toma tiempo para ti mismo: desarróllate, disfruta, vive.

Acosta V., José M (1990). “Uso eficaz del Tiempo”, p.224

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Las reuniones

Antes de la reunión. Tener claridad del propósito por el cual se

convoca, definir e invitar a quienes pueden contribuir positivamente en

el desarrollo de la misma e igualmente establecer y enviar con

anticipación la agenda con los temas y los responsables de preparar

cada uno de ellos.

Durante la reunión. Iniciar con puntualidad, permitir la participación y

contribución de todos los asistentes, asignar responsabilidades y tareas,

tomar las decisiones pertinentes, por supuesto hacer seguimiento a las

tareas anteriores para verificar su estado actual y asegurar que se

realice el acta.

Después de la reunión. Enviar el acta a los asistentes y aquellos a

quienes les pueda interesar el resultado de la reunión, hacer

seguimiento a los compromisos adquiridos y brindar acompañamiento

a quienes lo requieran.

http://www.degerencia.com/articulo/impacto_de_las_reuniones_efectivas_en_la_productividad 16

http://www.degerencia.com/articulo/impacto_de_las_reuniones_efectivas_en_la_productividad

Las reuniones

“Principios esenciales para realizar proyectos”. Luis Enrique Palacios

Actitudes efectivas e inefectivas en una reunión

Reunión

NO

Efectiva

Saltador

Ausente

Abogado del Diablo

Bloqueador

Agresor

Monopolizador

Armonizador

Reunión

Efectiva

Facilitador

Concluyente

Clarificador

Indagador

Solucionador

Iniciador

Escribiente

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El tiempo en los refranes del mundo

Quien no es capaz de administrar el tiempo, no es capaz de

administrar ninguna otra cosa. Peter Druker

Mucha buena gente, que sería incapaz de robarnos el dinero, nos

roba sin escrúpulo alguno el tiempo que necesitamos para ganarlo.

Benavente

El tiempo a todos consuela; sólo mi mal acibara, pues si estoy

triste, se para, y si soy dichoso, vuela. Campoamor

Cuatro cosas son irrevocables: la piedra después que ha salido de

la mano, la palabra una vez dicha, la ocasión después de ida y

el tiempo habiendo pasado. H. Riminaldo

Ninguna pérdida debe sernos más sensible que la del tiempo,

puesto que es irreparable. Zenón

No digas que te falta tiempo, tienes exactamente el mismo número

de horas al día que las que recibieron Pasteur, Miguel Ángel, la

Madre Teresa de Calcuta, Leonardo Da Vinci y Albert Einstein. H

Jackson Brown

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Tarea: Ensayo Administración Personal del Tiempo (20%)

Realizar un ensayo que contenga sus reflexiones personales en relación a la

Administración de su Tiempo.

¿Cuál es mi relación con el tiempo? ¿Qué significa el tiempo para mi? . ¿Cuál es mi actitud en relación al tiempo? .

¿Soy un planificador innato o prefiero hacer que planificar?. ¿Creo en la

utilidad de los planes, o no tanto?

¿Cómo gestiono actualmente mi tiempo?

¿Uso agendas?. ¿Planifico mis actividades en forma diaria, semanal o mensual?.

¿Planifico actividades laborales y personales?. ¿Gestiono planes para proyectos

personales como comprar una casa o hacer un viaje?.¿Cómo califico mi gestión

personal del tiempo? ¿es acertada, un caos, mejorable?.

¿Cuáles son los ladrones del tiempo que más afectan mis planes?

¿Cómo los demás o eventos externos afectan mis planes?. ¿Qué dificultades

personales afectan mis planes?. ¿Qué puedo hacer para mejorar mi gestión del

tiempo?

Fecha de Entrega: Próxima clase (en físico y en el grupo, no anillar) 19

Lecciones aprendidas

¿Cuáles son los principios de la Administración del Tiempo

según Tim Hindle?

¿En qué cuadrante de la matriz de Administración del

Tiempo recomienda Covey pasemos la mayor parte de

nuestro tiempo? ¿Porqué?

¿Cuáles son los principales ladrones de nuestro tiempo?

¿Qué hacer para usar eficazmente nuestro tiempo?

¿Cuál es el propósito de la Gestión del Tiempo en los

Proyectos?

¿Cuáles son los procesos claves de la Gestión del Tiempo de

acuerdo al PMI?

¿Cómo se interrelaciona la Gestión del Tiempo con otras

áreas de la Gerencia de Proyectos?

20

Fin sesión 3

Próxima sesión:

Herramientas y técnicas para Planificación

de Proyectos

21

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