PLANEACIÓN

En este capítulo comenzamos nuestro estudio sobre la primera de las funciones de la administración-.la planeación. Planear es importante debido a que se establece lo que hace una organización.Veremos como los gerentes fijan objetivos y como establecen planes.

Lic. Adm. Maruja Jackelin Vera Pérez.

APRENDIZAJE

Definir la naturaleza y el propósito de la planeación.

Clasificar los tipos de objetivos que las organizaciones pueden tener y los planes que utilizan.

Comparar y contrastar los métodos de planeación para establecer objetivos.

Analizar temas contemporáneos de planeación.

¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?

La planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo.

En la planeación formal se define los objetivos específicos durante un periodo específico. Estos objetivos se plantean por escrito y se comparten con los miembros de la organización para reducir la ambigüedad y crear una idea común de lo que tiene que hacerse. Por último los planes específicos existen para lograr dichos objetivos.

¿POR QUÉ LOS GERENTES PLANEAN? Podemos mencionar cuatro razones .Primero la planeación

proporciona dirección a los gerentes y también al resto de empleados. Cuando los empleados saben lo que su empresa o equipo de trabajo intenta lograr y lo que ellos deben hacer para contribuir en el logro de objetivos, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre sí y hacer lo necesario para cumplir con los objetivos.

La planeación reduce incertidumbre, ya que obliga a los gerentes a ver el futuro a anticipar el cambio, a considerar el efecto del cambio y a desarrollar respuestas adecuadas.

La planeación minimiza el desperdicio y la redundancia. Cuando se coordinan las actividades laborales en torno a planes, las ineficiencias se vuelven obvias y pueden corregirse o eliminarse.

Por último la planeación establece los objetivos o los estándares utilizados para controlar. Cuando los gerentes planean, desarrollan objetivos planes. Cuando controlan, ven si los planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los objetivos. Sin planeación no habría objetivos con los cuales medir o evaluar el esfuerzo laboral.

OBJETIVOS Y PLANES A la planeación frecuentemente se le conoce como

la función principal de la administración, ya que esta sienta las bases de todas las demás cosas que hacen los gerentes cuando organizan, dirigen y controlan. Ésta involucra dos aspectos importantes: objetivos y planes.Los objetivos(metas) son los resultados o propósitos deseados. Estos guían las decisiones de la administración y forman los criterios contra los cuales se miden los resultados. Es necesario que conozcan el objetivo deseado o resultado antes de poder establecer planes para lograrlo.

TIPOS DE OBJETIVOS Podría parecer que las organizaciones tienen un solo objetivo : en el caso

de las empresas generar utilidades, y en el caso de las organizaciones sin fines de lucro, cumplir con las necesidades de algún grupo importante. Sin embargo, el éxito de una organización no puede determinarse por medio de un solo objetivo. Si los gerentes enfatizan únicamente un objetivo, se ignora otros objetivos necesarios para el éxito a largo plazo.

En realidad todas las organizaciones tienen varios objetivos, la mayoría de los objetivos de as compañías pueden clasificarse como estratégicos o financieros .

Los financieros se relacionan con el desempeño financiero de la organización, mientras que los objetivos estratégicos están relacionados con todas las demás áreas de desempeño d la organización. Por ejemplo McDonalds establece que sus objetivos financieros son de 3 a 5 por ciento en promedio anual de ventas y de crecimiento en utilidades, 6 a 7 porciento anual de crecimiento en ingreso de operación, y un retorno de inversión entre 17 y 19 por ejemplo de un objetivo estratégico sería la solicitud del presidente de Nissan por el súper automóvil de la compañía GT-R:iguala o supera el rendimiento del 911 Turbo de Porsche.

Tipos de Planes Los planes estratégicos son planes que se aplican a toda la organización y establecen sus

objetivos generales. A los planes que abarcan un área operativa particular de la organización se les llama planes operacionales. Estos dos tipos de planes difieren en que los planes estratégicos son amplios, mientras que los operacionales son limitados.El número de años utilizados para definir planes de corto y largo plazo ha disminuido considerablemente debido a la incertidumbre ambiental. El largo plazo se utiliza para definir cualquier periodo mayor a 7 años. Los planes de corto plazo son aquellos que abarcan un año o menos. Cualquier periodo entre ambos sería un plan intermedio . Aunque estas clasificaciones de tiempo son bastante comunes, una organización puede utilizar cualquier marco de tiempo de planeación que desee.Los planes específicos son planes claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones . Tienen objetivos definidos claramente, por lo que no hay ambigüedad y no existen problemas de malas interpretaciones. Por ejemplo un gerente busca aumentar 8 por ciento los resultados de su unidad de trabajo en un periodo de 12 meses podría establecer procedimientos específicos, asignaciones de presupuestos y programas de actividades para lograr este objetivo. Sin embargo, cuando la incertidumbre es elevada y los gerentes deben ser flexibles para responder a los cambios inesperados, los planes direccionales son preferibles. Los planes direccionales son planes flexibles que exponen pautas generales. Proporcionan un enfoque, pero no limitan a los gerentes con objetivos específicos.Plan único es un plan para una vez, el cual se diseña específicamente para satisfacer las necesidades de una situación única. Por ejemplo, cuando Wal-Mart decidió expandir el número de tiendas en China, los ejecutivos del nivel alto formularon un plan único como guía.

COMO ESTABLECER OBJETIVOS Y DESARROLLAR PLANES Como mencionamos anteriormente, los

objetivos proporcionan la dirección para todas las decisiones y acciones gerenciales y forman los criterios contra los que miden los logros.

Todo lo que hacen los miembros de la organización debe estar orientado a lograr los objetivos . Los objetivos se pueden establecer ya sea a través de un proceso tradicional de establecimiento de objetivos o por un medio de administración de objetivos.

En el establecimiento tradicional de objetivos, los objetivos establecidos por los gerentes de nivel alto fluyen hacia debajo de la organización y se convierten en subobjetivos para cada área de la organización . Esta perspectiva tradicional asume que los gerentes de nivel alto saben qué es lo mejor, debido a que pueden ver la “perspectiva general”. Y los objetivos que pasan a cada nivel sucesivo guían a los empleados mientras trabajan para lograr los objetivos asignados.

Otro problema con el establecimiento tradicional de objetivos es que cuando los gerentes de nivel alto definen los objetivos de la organización en términos generales(como lograr ganancias “suficientes” o incrementar el “liderazgo del mercado”), estos objetivos ambiguos se tienen que hacer más específico conforme fluyen hacia abajo a través de la organización.

OBJETIVO DE LA ALTA GERENCIA

OBJETIVO DE LOS GERENTES DE DIVISIÓN

OBJETIVO DE LOS GERENTES DE DEPARTAMENTO

OBJETIVO DE LOS EMPLEADOS

“NECESITAMOS MEJORAR EL

DESEMPEÑO DE LA COMPAÑÍA”

“AUMENTAR LOS INGRESOS SIN IMPORTAR LOS

MEDIOS”

“QUIERO VER UNA MEJORA

SIGNIFICATIVA EN LAS

GANANCIAS DE ESTA DIVISIÓN”

“NO HAY QUE PREOCUPARS

E POR LA CALIDAD:SÓLO HAY QUE TRABAJAR RÁPIDO

PASOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS 1.-Revisar la misión de la organización, o el

propósito. Una misión es una declaración amplia que proporciona una idea general de lo que los miembros de una organización piensan que es importante.

2.-Evaluar los recursos disponibles. 3.-Determinar los objetivos individualmente o con

información de otros. 4.-Escribir los objetivos y comunicarlos a todos los

que deban saberlos. 5.-Revisar los resultados y si los objetivos se

están cumpliendo.

DESARROLLO DE PLANES

Hay tres factores de contingencia que afectan los la elección de planes: nivel organizacional, grado de incertidumbre ambiental y duración de compromisos futuros.