La planeación del desarrollo archivístico en el marco de ... · un plan de acción general...
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La planeación del desarrollo archivístico en el marco de la Ley
Federal de Archivos
José Antonio Ramírez Deleón
Consultor Directivo de JARD Corporativo S.C.
México, Noviembre 15, 2012.
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Entorno e influencias sobre la actividad archivística
Actividad Técnica
Administración Tecnologías
Transparencia Legislación
Acceso, Transparencia, rendición de cuentas,
Exigen
Usuarios institucionales
Ciudadanos Investigadores
Mayor explotación de la información
Dinámica irrupción de las nuevas tecnologías de la información en los archivos
Modifican y amplían
Rutinas
Procesos
Procedimientos
Recursos
Comportamientos, actitudes y aptitudes
Ley Federal de Archivos: sustento del desarrollo normativo
Establece las disposiciones generales para organizar, valorar, difundir, acceder a la información archivística, conservar y proteger el patrimonio documental de las instituciones Públicas.
Define el diseño institucional de los archivos y los principales procesos de gestión documental
Determina las exigencias normativas para impulsar una nueva cultura en la organización y gestión de la información documental.
Establece los mecanismos de coordinación y cooperación del Sistema Nacional de Archivos
Promueve medidas para la planeación del desarrollo archivístico de las instituciones
Planeación de la actividad archivística: una debilidad histórica que
provoca:
1. La mala inversión de los recursos
2. Que los Archivos estén permanentemente sujetos a las
presiones de los usuarios
3. Que se aíslen de su entorno
4. Que se pierdan en la operación
Situación de los Archivos en las instituciones públicas
Organización informal; Carencia de
estructuras; operación personalizada
Diversidad y desconocimiento de
criterios, normas e instrumentos para
la gestión de documentos
Personal sin perfiles y
capacitación; mobiliario y equipo
inadecuados; escasez de espacios;
incorporación desordenada de
tecnología
Diseño institucional
Organización Técnica
Recursos y tecnología
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental 2002 – 2012 parteaguas en la historia del desarrollo archivístico
IFAI
AGN/SNA
SFP
1. Vincula el tema de los archivos desde una Perspectiva jurídica 2. Se amplía el marco jurídico LFPDP (2010) y LFA (2012) (contexto de exigencia normativa) 3. Se encuentran caminos de convergencia institucional 4. Se fortalece la posición organizacional del AGN 5. Se retoman los vínculos con la APF y los Estados de las entidades federativas 6. Se recuperan gradualmente los mecanismos de Cooperación en el marco del SNA 7. Se emiten lineamientos técnicos para la regulación de los principales procesos de gestión documental. 8. Se promueve la difusión de la importancia de los archivos 9. La producción teórica y metodológica es escasa 10. Se requiere avanzar en la generación de normatividad Especifica y su armonización
Administración de Documentos: paradigma para la planeación en archivos
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Modelo Teórico y Metodológico
que permite, a lo largo de su ciclo vital, la planificación de:
La actividad Técnica Sus Recursos Las Estructuras Los Servicios
de los Archivos operativos Archivísticas
Regulación de Procesos, Procedimientos e instrumentos de Control Archivístico
Espacios, Mobiliario, Equipo técnico y de seguridad. Tecnologías, Capacitación
Diseño Institucional, basado en el Ciclo Vital de la informa – ción (Archivos de Trámite, Concentración e Histórico)
Institucionales y a usuarios
Diseño Institucional para la operación de los Archivos
(Oficialía de Partes)
Archivo de Trámite Archivo de Trámite
Archivo de Trámite Archivo de Trámite
Archivo de
Concentración
Archivo Histórico
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Fase activa
Fase Semiactiva
Fase Histórica
Ciclo vital Componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos
Valor primario
Valor secundario
Valoración
Planeación de los procesos Archivísticos
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Los procesos archivísticos descritos tienen una vinculación
natural, si vale el término. Se influyen recíprocamente y, por
tanto, no pueden formularse sino como partes integradas a
un plan de acción general fundamentado en la
Administración de Documentos como paradigma teórico,
metodológico e instrumental
Campos de normalización archivística: Recursos operativos de los archivos
Recursos Humanos
Perfiles
Profesionalización
Estabilización y crecimiento Institucional: servicio público
Profesiogramas
Campos de normalización archivística: Recursos operativos de los archivos
Recursos materiales
Instalaciones
Equipamiento
Condiciones ambientales (conservación y preservación)
Normalización de estructuras organizacionales de los archivos
SIA
AH
AC
AT
UCA 1. Adscripción
2. Nivel jerárquico
3. Estructura interna
4. Servicios
5. Presupuestos
Condiciones para el ejercicio de la Planeación Archivística
Diseñar políticas públicas y emprender un
esquema sostenido de planeación en este
campo, exige comprender algunas premisas
básicas
Entre otras:
Primero. La solución a los problemas archivísticos
exige de la inversión inteligente de recursos
Segundo. Las soluciones enfrentadas a los
problemas archivísticos no son exclusiva
responsabilidad de archivistas sino de la
Administración ¨Pública como un todo y,
particularmente, de los administradores
públicos, en tanto autoridades y en su calidad
de productores y usuarios de la información
archivística.
Tercero. Las soluciones a los problemas
archivísticos deben ser resultado de una
Planeación integral y no de acciones aisladas,
sin proyección, parciales, o limitadas a
algún campo en específico
Cuarto. Los problemas de los archivos no son
recientes, llevan décadas gestándose y
enraizándose al interior de las instituciones
públicas, por lo que no puede pensarse que
las soluciones a los mismos serán
inmediatas
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Campos de la Planeación archivística
El diseño, desarrollo y aplicación de un marco normativo integral para la
organización y el funcionamiento de los archivos judiciales
El diseño, desarrollo, aplicación y actualización de los principales métodos e
instrumentos de gestión documental
La administración de los recursos humanos, materiales y
La incorporación y uso de tecnologías para la modernización de los archivos