Diferentes aspectos relativos a las características inherentes a la

secretaria ideal, resumidos en los siguientes puntos:

1. La función de la secretaria2. Formación y estudios3. La organización del trabajo4. Los sistemas de comunicación de la

secretaria5. Las condiciones básicas de la secretaria

ideal6. Ética profesional de la secretaria7. El aspecto personal de la secretaria8. El vestuario9. Los modales 10. Las relaciones externas11. La secretaria y sus compañeros 12. El comportamiento con el jefe.

CONOCIMINTOS TÉCNICOS

Computación Lenguas Extranjeras

Calculo y Contabilidad Técnicas de

archivo y documentos

MarketingOrganización de la empresa y economía

CUALIDADES HUMANAS Y ÉTICAS

• Puntualidad

•Adaptabilidad

•Buena Educación

• Paciencia

•Estabilidad Emocional

•Orden y pulcritud

•Interés y responsabilidad

•Dinamismo

•Eficacia

•Tenacidad

• Seguridad

•Inteligencia y memoria•Capacidad de atención•Dotes de organización •Iniciativa•Previsión

•Sinceridad•Lealtad•Honestidad•Imparcialidad•Tolerancia•Modestia

ASPECTO PERSONAL

Imagen cuidada Vestuario discreto y elegante Buenos modales

RELACIONES SOCIALES

Respeto seriedad Tacto Colaboración Discreción Cordialidad

La secretaria debe ser la asistente perfecta de su jefe, supervisando por encargo de su superior de manera eficaz y directa.

Sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina o en otra, a tenor de cuál sea el campo de actuación de la empresa para la que esté trabajando.

Sus principales funciones consisten en representar su superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones, tanto internas como externas.

La secretaria debe ser la asistente perfecta de su jefe, supervisando por encargo de su superior de manera eficaz y directa.

Sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina o en otra, a tenor de cuál sea el campo de actuación de la empresa para la que esté trabajando.

Sus principales funciones consisten en representar su superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones, tanto internas como externas.

Formación y EstudiosJunto al dominio de las técnicas de oficina y al uso adecuado de la agenda, la secretaria debe saber utilizar las computadoras y conocer diferentes programas.

La capacidad de trabajo y la organización de una buena secretaria se obtienen complementando los estudios con ciertas cualidades éticas y psicológicas, como la discreción, la responsabilidad, la adaptabilidad y la eficacia.

No basta con tener unos estudios básicos para desempeñar las tareas de secretaria. Es preciso complementarlos con una sólida cultura general y ampliarlos con el conocimiento de materias suplementarias como el marketing, las relaciones públicas, la contabilidad o psicología.

Además del idioma propio del país, la secretaria debe conocer el inglés, herramientas básica para la comunicación interempresarial.

El conocimiento de otras lenguas alternativas al inglés puede facilitar el trabajo a la secretaria y darle una buena oportunidad para alcanzar una categoría profesional elevada.

La organización del trabajoLa organización del trabajo se divide fundamental mente en tres apartados:1.Tareas administrativas: Trabajos de digitación, supervisión y organización de reuniones, gestión de correspondencia de entrada y de salida, poner al día del archivo, entre otros.

2.Enlace y coordinación: Facilitar las comunicaciones, tanto externas como internas.

3.Funciones de representación del superior o de la empresa: La primera imagen externa que se tiene de la empresa u organización es la que ofrece la propia secretaria.

Los sistemas de comunicación de la secretaria

Los sistemas de comunicación al alcance de la secretaria siguen basándose en dos procedimientos básicos:

• Comunicación oral, en la que el teléfono es el medio más importante.• Comunicación escrita. Principalmente la correspondencia y el fax. En el caso

de la correspondencia, la secretaria debe ser especialmente minuciosa y sistemática. Siempre deberá proceder de igual forma tras la recepción del correo: apertura, identificación, selección, distribución y archivo.

•

Las condiciones básicas de la secretaria ideal

• Dado que tiene acceso a datos y materias reservadas o confidenciales, la persona que desempeña las tareas de secretaria debe distinguirse por las cualidades de la discreción y la prudencia.

• También se requiere una gran capacidad de trabajo y dotes de adaptabilidad, porque la jornada laboral es diferente cada día.

• Debe desempeñar sus funciones con exactitud y precisión, además anticiparse siempre a los acontecimientos.

El aspecto personal de la secretaria

• Ha de distinguirse por su buena imagen, con unos cuidados mínimos de higiene

• El maquillaje debe disimular los defectos y realzar las cualidades físicas, y, sobre todo, ser discreto.

• El peinado tiene que estar en consonancia con el vestuario y ofrecer siempre un aspectos natural.

• Debe tener moderación en el uso de perfumes y complementos.

Ética Profesional de la secretaria

En todo momento debe mantener una actitud positiva con su trabajo.

• Lealtad para la empresa, el jefe y sus compañeros

• Honestidad en su forma de actuar

• Objetividad. Análisis razonado de los hechos, con independencia de cualquier interés personal.

• Modestia, que implica erradicar actitudes de soberbia o vanidad con el resto de compañeros