Las ventajas y los inconvenientes de la adopción de la colaboración de vídeo

Las ventajas y los inconvenientes de la adopción de la colaboración de vídeo

Ventajas e inconvenientes

Informe técnico

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ESTUDIO INTERNACIONAL: VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LA ADOPCIÓN DE LA COLABORACIÓN DE VÍDEO

Resumen ejecutivoLas tecnologías de colaboración de vídeo están reinventando el lugar de trabajo al permitir que las personas se reúnan de forma virtual, eficaz y fiable desde casi cualquier lugar del mundo. Y aunque está ampliamente aceptado que la cola-boración de vídeo ayuda considerablemente a las empresas mediante la reducción del número de desplazamientos, ventajas como la consolidación de la confianza en la empresa, la mejora de la colaboración en grupo y el incremento de la ventaja competitiva de la organización constituyen factores igualmente importantes aunque no sean estudiados con tanta asiduidad.Con el fin de ayudar a la empresa a obtener el máximo beneficio de la amplia gama de ventajas que ofrece la cola-boración de vídeo, Cisco encargó recientemente un estudio en el que se desvelaron las percepciones del mercado con respecto a las tecnologías de colaboración de vídeo en el lugar de trabajo (definidas en este documento como telepresencia y videoconferencia). El estudio, llevado a cabo por Ipsos Mori a mediados de 2010, encuestó a una muestra representativa internacional de trabajadores de 12 mercados importantes y dio a conocer diferencias espec-taculares entre usuarios y no usuarios. Los datos también indican que tanto usuarios como no usuarios valoran una amplia gama de ventajas aparte del ahorro en desplazamientos y costes, como son la mejora del equilibrio entre la vida personal y laboral del empleado, el aumento de la productividad y la reducción de la confusión.

Entre los hallazgos clave de la encuesta internacional de Cisco se encuentran los siguientes:• Una mayoría aplastante (90%) de usuarios frecuentes (aquellos que utilizan las tecnologías de videoconfe-rencia una o varias veces a la semana) afirman que las tecnologías de colaboración de vídeo les supone un ahorro de, al menos, 2 horas de trabajo a la semana, mientras que sólo el 33% de los no usuarios creía que no ahorrarían tiempo con el uso de esta tecnología. Estos resultados muestran diferencias significativas entre las percepciones de los usuarios y las de los no usuarios.• La mayoría de los encuestados valoran las ventajas de la colaboración de vídeo, a saber: mayor producti-vidad, menor confusión y colaboración en grupo mejorada. Y aunque tanto los usuarios como los no usuarios reconocen el valor de las tecnologías de colaboración de vídeo (el 76 frente al 60%, respectivamente), los trabajadores que utilizan con frecuencia la tecnología valoran de manera abrumadora algunas de las ventajas cualitativas más que los no usuarios. Así, valoran por ejemplo un mayor equilibrio entre la vida personal y laboral (el 70% de los usuarios frecuentes frente al 37% de los no usuarios), un aumento de la ventaja competitiva (el 73% de los usuarios frecuentes frente al 42% de los no usuarios) y una relación más estrecha entre las perso-nas (71% de los usuarios frecuentes frente al 40% de los no usuarios).• Existen diferencias significativas en cuanto a la percepción y el uso de la tecnología entre países diferentes. Así, los trabajadores en línea encuestados en China obtienen altas puntuaciones sistemáticamente en términos de uso y ventajas percibidas. Más de la mitad de los encuestados en China utilizan la tecnología de colaboración de vídeo (56%), más del doble de los encuestados de cualquier otro país. Cuando se les solicitó que clasificaran 15 ventajas potenciales de la tecnología de colaboración de vídeo, un porcentaje considerablemente mayor de trabajadores en China reconoció las ventajas en comparación con los trabajadores de otros países.

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Inconvenientes críticos para la adopción de la tecnología: falta de experiencia, falta de entendimiento de las ventajas y el coste

En cuanto a la colaboración de vídeo, la medida utilizada más frecuen-temente para la rentabilidad de la inversión (ROI) es el ahorro como resultado de un menor número de desplazamientos. Empresas de todo el mundo han ahorrado cientos de miles de dólares todos los años al ofrecer a los empleados alternativas a volar para reunirse cara a cara con colegas, socios o clientes. Así por ejemplo, la empresa interna-cional de arquitectura y diseño Woods Bagot, ahorró 440.000 dólares sólo en costes de desplazamiento en tan sólo 1 año como parte de un programa piloto para conectar sus oficinas de Sydney, Dubai y San Francisco con las tecnologías de colaboración de vídeo.

No obstante, aunque el ahorro en costes y la ROI derivados de la colaboración de vídeo han sido ampliamente demostra-dos y aceptados, los encuestados aún perciben el coste como un inconveniente potencial para adoptar la tecnología. En concreto, el 33% de los encuestados en todo el mundo consideraron los problemas relacionados con los costes como un obstáculo principal para la adopción, mientras que el 30% mencionó los problemas presupuestarios (consulte la Tabla 1).Curiosamente, sin embargo, la respuesta más frecuente para esta categoría de la encuesta no fueron las preocupa-ciones financieras: la mayoría de los encuestados en todo el mundo (35%) citaron la “falta de experiencia” como el principal obstáculo para la adopción. El 29% del total de los encuestados citó la “falta de conocimiento de las venta-jas” como el cuarto obstáculo potencial más significativo para la adopción de la tecnología de colaboración de vídeo. Los trabajadores chinos encuestados calificaron este obstáculo más alto que el resto de países (19%), mientras que los encuestados en España (14%) la citaron como el mayor obstáculo potencial para la adopción de la tecnología. Asimismo, cabe destacar que la respuesta más frecuente en China no lo fue en ninguna otra nación encuestada: el 22% de los encuestados citaron “diferentes proveedores no pueden trabajar juntos” como el mayor obstáculo potencial para la adopción de tecnologías de colaboración de vídeo. Esta respuesta indica que la educación sobre la interoperabilidad continúa siendo un factor crítico y debería seguir siendo una prioridad para hacer frente a las percepciones erróneas existentes.

Tabla 1: Razón principal para la existencia de obstáculos de cara a la adopción de la tecnología de cola-boración de vídeo (el porcentaje total de encuestados que identifican la variable como un obstáculo está indicado entre paréntesis junto a la variable)

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La gran línea divisoria: ver es creer Una mayoría aplastante (90%) de usuarios frecuentes (aquellos que utilizan las tecnologías de videoconferencia una o varias veces a la semana) afirman que la tecnología les ahorra al menos 2 horas de trabajo a la semana. Sin em-bargo, a pesar del claro ahorro en tiempo que perciben los usuarios frecuentes, sólo el 33% de los no usuarios cree que podrían ahorrar tiempo con el uso de la tecnología. De manera sorprendente, un tercio de los usuarios frecuen-tes también calculan que ahorran casi un día completo, 7 horas más, a la semana, lo que supone 2 meses para un empleado en el transcurso de un año (consulte la Tabla 2).

Figura 2: Percepciones del ahorro potencial de tiempo gracias a la tecnología de colaboración de vídeo: usuarios frente a no usuarios

Lo que diferencia realmente a los usuarios de los no usuarios es la experiencia en el uso de la tecnología. Ivan Ross, Director y COO de Woods Bagot, es el primero en admitir que él también fue un escép-tico. “Sabíamos que podríamos justificar la inversión en costes de desplazamiento, pero si a los empleados no les satisfacía la experien-cia, volverían a volar. Es por ello que necesitaba estar convencido de que nuestros empleados la utilizarían. Sabíamos que experimentar las ventajas sería la clave. Una vez que probaron la tecnología, la cuestión era convencerlos para que siguieran celebrando sus reuniones de manera virtual en lugar de pasar horas de vuelo por todo el mundo”.

Globalmente, el porcentaje más alto de trabajadores que creen que pueden experimentar ahorros de tiempo de 7 horas o más a la semana se encuentra en China (46%), un porcentaje considerablemente mayor que la media del 10% en todas las regiones. Asimismo, el 20% de los trabajadores rusos informan que pueden ahorrar más de 7 horas a la semana gracias al uso de la colaboración de vídeo y la telepresencia (consulte la Tabla 3).

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Tabla 3: Percepciones del ahorro potencial de tiempo gracias a la tecnología de colaboración de vídeo: por país

Entre los trabajadores que no utilizan la tecnología de colaboración de vídeo o la telepresencia, 6 de cada 10 afirman que no tienen acceso a estas herramientas de comunicación en su lugar de trabajo. Un tercio de los trabajadores de todo el mundo que no utilizan actualmente la tecnología de colaboración de vídeo lo harían si tuvieran acceso a ella. Los encuestados en China y Rusia son los más partidarios de adoptar la tecnología si tuvieran acceso a ella (consulte la Tabla 4).

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Tabla 4: Posibilidad de comenzar a utilizar la tecnología de colaboración de vídeo si estuviera disponible

El aspecto fácil de la adopción de la colaboración de vídeo

El estudio clarifica las percepciones actuales sobre las ventajas de la colaboración de vídeo. Irónicamente, aunque las preocupaciones presupuestarias y de costes se citaron como los obstáculos principales para la adopción de la tecnología, el 69% de los encuestados afirmaron que ahorrar dinero fue una de las mayores ventajas percibidas de la tecnología de colaboración de vídeo. De hecho, el ahorro de dinero se citó entre las tres ventajas principales percibidas, junto a la reducción de desplazamientos empresariales (77%) y la mejora de las comunicaciones a larga distancia (76%).

Asimismo, el estudio confirma que las ventajas más cualitativas son tan importantes como las ventajas relaciona-das con la reducción de desplazamientos y costes, las cuales se ha probado que ayudan a marcar el rumbo de la empresa (consulte la Tabla 5). La mayoría de los encuestados, usuarios y no usuarios, están de acuerdo en que la tecnología:

• Mejora la experiencia del trabajo desde casa (68%)

• Ayuda a mantener la continuidad de la empresa en caso de interrupción (67%)

• Ayuda a las organizaciones a proyectar una visión de futuro (64%)

• Mejora la colaboración de grupo (67%)

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• Reduce la confusión (67%)

• Aumenta la eficacia de los procesos empresariales (59%)

• Aumenta la responsabilidad medioambiental (55%)

• Aumenta la productividad (54%)

• Aumenta la ventaja competitiva (50%)

• Ayuda a centrar la atención (50%)

• Acerca a los usuarios (47%)

• Mejora el equilibrio entra la vida personal y laboral (46%)

Tabla 5: Ventajas percibidas de la tecnología de colaboración de vídeo: usuarios frente a no usuarios combinados por país

Existen innumerables ejemplos de cómo las empresas no sólo están ahorrando en costes sino que también están obteniendo ventajas como la mejora de los procesos empresariales y la ayuda a las organizaciones a proyectar una visión de futuro. Por ejemplo, United Steelworkers utilizó la tecnología de colaboración de vídeo durante una fusión y, como resultado, redujo en 6 meses el proceso de comercialización, facilitó relaciones más estrechas, redujo los desplazamientos y recuperó los costes de su inversión tan sólo un año más tarde.

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El cliente de Cisco Tommy Hilfiger es otro ejemplo de una empresa que utiliza la telepresencia para adquirir una ventaja competitiva. Mediante la creación e implementación de una habitación virtual con una solución personalizada de telepresencia, la empresa ha reducido el tiempo de comercialización y ha ahorrado tiempo y dinero.

Desde un punto de vista global, Suecia, Estados Unidos y Los Países Bajos presentan el mayor porcentaje de trabajadores que no perciben ningún ahorro potencial de costes derivado del uso de la colaboración de vídeo o telepresencia. Sin embargo, también debería mencionarse que estos tres países registraron el porcentaje más alto de trabajadores que se reúnen cara a cara a diario, lo que indica que las diferencias culturales en las interacciones y relaciones empresariales pueden influir en cierta medida.

La encuesta también reveló que las tecnologías de colaboración de vídeo afectan positivamente a las vidas persona-les de muchos trabajadores que las utilizan con frecuencia: más del 70% de los usuarios afirmaron que la tecnología mejora el equilibrio entre sus vidas personales y laborales, en comparación con sólo el 37% de los no usuarios. Además, el 71% de los usuarios creen que la tecnología ayuda a unir más a las personas. Claramente, los usua-rios frecuentes de la tecnología de colaboración de vídeo valoran más estos tipos de ventajas que los no usuarios, probablemente porque los no usuarios no han utilizado la tecnología lo suficiente (o en absoluto) para experimentar estos tipos de ventajas positivas de primera mano.

Tabla 6: Ventajas percibidas de la tecnología de colaboración de vídeo: usuarios frente a no usuarios

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Más de dos tercios de todos los encuestados reconocen las ventajas medioambientales del uso de la tecnología de colaboración de vídeo, ya sea aumentando la responsabilidad medioambiental o al reducir el número de despla-zamientos. Y aunque el medioambiente puede no ser un factor decisivo para la adopción para muchas empresas, las ventajas medioambientales son indiscutibles. Vodafone, por ejemplo, implementó la colaboración de vídeo para reducir los desplazamientos. En el transcurso de 1 ejercicio fiscal, la empresa no sólo eliminó más de 40.000 viajes de negocios, sino que también ahorró en torno a 17.000 toneladas de CO2.

China es el mayor partidario de la colaboración de vídeo

Los datos de la encuesta de Cisco revelan diferencias significativas en cuanto a la percepción y el uso de la tecnolo-gía en países diferentes, apareciendo China de forma sistemática en posiciones altas en términos de uso y ventajas percibidas (consulte la Tabla 4). Más de la mitad de los encuestados en China utilizan la tecnología de colaboración de vídeo, más del doble de los encuestados de cualquier otro país.

Cuando se les solicitó que clasificaran 15 ventajas potenciales de la colaboración de vídeo, un porcentaje conside-rablemente mayor de trabajadores en China reconoció las ventajas en comparación con los trabajadores de otros países (consulte la Tabla 5). China y Rusia también destacaron entre los países encuestados por tener el porcentaje más alto de trabajadores que creen que la tecnología de colaboración de vídeo mejora la experiencia de trabajar desde casa.

Asimismo, China también contaba con más encuestados que cualquier otro país que afirmaron utilizar con frecuen-cia la tecnología de colaboración de vídeo (52%) y de conferencia web (47%) para comunicaciones personales.

Adopción completa de la tecnología de colaboración de vídeo

Según la encuesta, es mucho más probable que los ejecutivos comiencen a utilizar la colaboración de vídeo si tienen acceso a ella (51%) en comparación con los trabajadores no supervisores (29%) (consulte la Tabla 7). Los datos también muestran que los ejecutivos del consejo de administración o los altos directivos también son los trabaja-dores que se reúnen más frecuentemente con socios en ubicaciones diferentes en el mismo país (72%) y en el extranjero (30%).

Tabla 7: Posibilidad de comenzar a utilizar la tecnología de colaboración de vídeo si está disponible

De este modo, no resulta sorprendente que la encuesta de Cisco revelara que un mayor porcentaje de trabajado-res de nivel ejecutivo perciben ahorros de tiempo gracias a la colaboración de vídeo (79%) en comparación con los trabajadores no supervisores (36%) que necesitan desplazarse menos.

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Conclusión

Los datos derivados de la encuesta de Cisco permiten conocer cómo la colaboración de vídeo transforma el modo en que la gente trabaja y se comunica para hacer negocios. Numerosos países ya han adoptado estas tecnologías y están ahorrando tiempo y dinero gracias a una mayor eficacia y productividad, así como a una menor necesidad de desplazarse. Los resultados también indican que muchos trabajadores perciben que estas herramientas de comunica-ción les ayudan a establecer relaciones sólidas con clientes y socios que trabajan en otras ubicaciones. Y lo que es más, la encuesta ha revelado que el uso de soluciones como la telepresencia y la videoconferencia en el lugar de trabajo pueden afectar positivamente a las vidas personales de los trabajadores actuales ayudándoles a conseguir un mayor equilibrio entre sus vidas personales y laborales.

Aunque no todos los trabajadores tienen acceso a las tecnologías de colaboración de vídeo, está claro que el mer-cado va a crecer. Cada vez es mayor el número de trabajadores que utilizan más frecuentemente la colaboración de vídeo y la telepresencia, y más de un tercio de los no usuarios en todo el mundo pretenden utilizar la tecnología tan pronto como tengan acceso a ella. Los costes de las soluciones de colaboración de vídeo y telepresencia están bajando al tiempo que la calidad está aumentando exponencialmente, por lo que los trabajadores que aún no tienen acceso a la tecnología, o tienen la oportunidad de utilizarla sólo ocasionalmente, puede que no necesiten esperar más para experimentar las muchas ventajas potenciales del lugar de trabajo habilitado visualmente.

Acerca del estudio

La encuesta en línea, llevada a cabo para Cisco por Ipsos Mori durante los meses de mayo y junio de 2010, encuestó a 500 trabajadores en cada uno de los siguientes mercados críticos: Australia, China, Dinamarca, Francia, Alemania, Los Países Bajos, Noruega, Rusia, España, Suecia, El Reino Unido y Estados Unidos. Los encuestados tenían 18 años o más, trabajan a tiempo completo o parcial, participan en al menos una llamada laboral a la semana y trabajan en una organización con al menos 250 empleados (consulte el apéndice para obtener información demo-gráfica adicional).

Acerca de Cisco

Cisco (NASDAQ: CSCO), el líder mundial en redes que transforman la manera en que se conectan, se comunican y colaboran las personas, celebra este año el cumplimiento del 25 aniversario de innovación en tecnología, excelencia operativa y responsabilidad social corporativa. Puede encontrar información sobre Cisco en www.cisco.com.

Para obtener más información sobre las soluciones Cisco Telepresence, desde soluciones para portátiles hasta salas de telepresencia inmersivas, visite www.cisco.com/go/telepresence.

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Apéndice En la Tabla A1 se muestran los datos demográficos por país y en la Tabla A2 los datos demográficos por uso, tamaño de empresa y posición.

Tabla A1: Muestra demográfica de la encuesta por país

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Tabla A2: Muestra demográfica de la encuesta por uso, tamaño de empresa y posición

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