LECCIÓN Nº 01 - emagister.com · MONEDA COMUN DENOMINADOR ... Por otra parte las fluctuaciones de...
54
1 LECCIÓN Nº 01 LA CONTABILIDAD CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD. La palabra contabilidad se deriva del verbo latino “computare” que significa contar o computar. La contabilidad tiene dos significados: Aritmético: se refiere a hacer cuentas. Literario: se refiere a hace cuentos Por lo tanto se resume que la contabilidad cuenta valores y cuenta la historia de las empresas. La Contabilidad como ciencia tiene como finalidad de informar y controlar los hechos económicos que realiza la empresa en un determinado periodo de tiempo. Existen muchas definiciones al respecto, debido a que la contabilidad como ciencia avanza vertiginosamente en relación con el adelanto de las decisiones financieras de las empresas buscando mejorar el campo económico y social de las mismas. La contabilidad a través del tiempo ha ido refinando sus normas y principios, de igual forma su conceptualización ha sufrido modificaciones diversas, conforme a los acontecimientos modernos de la globalización económica de estos últimos tiempos. El concepto de la contabilidad se desarrollo desde dos puntos de vista: Técnico y científico: Según el Instituto Latinoamericano de Contaduría técnicamente dice que: Contabilidad: “es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son de carácter financiero” Sin embargo la contabilidad no sólo registra e informa sino que sirve de gestión y perspectiva económica, lo que ha dado lugar a la siguiente conceptualización científica: Contabilidad: “es la ciencia que a través del análisis e interpretación de los registros contables nos permite conocer la verdadera situación económica y financiera de la empresa teniendo como objetivo una mejor toma de decisiones”. La contabilidad al coordinar y disponer en registros contables lasa operaciones efectuadas por una empresa tiene como fin saber: • La situación económica: ¿Cómo está? • El resultado obtenido por la entidad económica: ¿Cuánto obtuvo? • Las causas del resultado: ¿Por qué se obtuvo? Como podemos observar el objetivo final de todo sistema contable es dar a conocer la ganancia o pérdida de todo negocio y a través de que mecanismos han sido obtenidos así como también las obligaciones fiscales de las empresas. La contabilidad no se considera una disciplina aislada, sino que está en constante movimiento y en relación con otras materias de las que se alimenta de los diferentes cambio que requiere el mundo de los negocios como son la globalización y la competitividad. Al ingresar a un mundo de constante flujo de recursos económicos y financieros, la contabilidad no puede estar ajena a ella, es por ello que debe tender a cambios que el proceso de información le exige mediante un flujo de datos constantes y precisos para una mejor toma de decisiones. MISION DE LA CONTABILIDAD: La ciencia contable cumple una de las misiones más notables en la organización de toda empresa, minimizando costos mediante la supresión de las perdidas y desgaste, aplicando el principio de diversificación y control, registrando en libros y formularios todas las operaciones del ente económico en forma cronológica con sujeción a las normas vigentes. La contabilidad mediante métodos y técnicas, controla y visualiza a través de los Estados Financieros, la información oportuna clara y veraz de todos los recursos de la empresa para la toma de decisiones. Por tanto la misión de la contabilidad no sólo se circunscribe a la evolución del beneficio obtenido, sino que debe suministrar datos que permiten comprobar la evolución de la empresa a través del tiempo.
Transcript of LECCIÓN Nº 01 - emagister.com · MONEDA COMUN DENOMINADOR ... Por otra parte las fluctuaciones de...
1
LECCIÓN Nº 01
LA CONTABILIDAD
CONCEPTO DE LA CONTABILIDAD. La palabra contabilidad se deriva del verbo latino “computare” que significa contar o computar. La contabilidad tiene dos significados: Aritmético: se refiere a hacer cuentas. Literario: se refiere a hace cuentos Por lo tanto se resume que la contabilidad cuenta valores y cuenta la historia de las empresas. La Contabilidad como ciencia tiene como finalidad de informar y controlar los hechos económicos que realiza la empresa en un determinado periodo de tiempo. Existen muchas definiciones al respecto, debido a que la contabilidad como ciencia avanza vertiginosamente en relación con el adelanto de las decisiones financieras de las empresas buscando mejorar el campo económico y social de las mismas. La contabilidad a través del tiempo ha ido refinando sus normas y principios, de igual forma su conceptualización ha sufrido modificaciones diversas, conforme a los acontecimientos modernos de la globalización económica de estos últimos tiempos. El concepto de la contabilidad se desarrollo desde dos puntos de vista: Técnico y científico: Según el Instituto Latinoamericano de Contaduría técnicamente dice que: Contabilidad: “es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son de carácter financiero” Sin embargo la contabilidad no sólo registra e informa sino que sirve de gestión y perspectiva económica, lo que ha dado lugar a la siguiente conceptualización científica: Contabilidad: “es la ciencia que a través del análisis e interpretación de los registros contables nos permite conocer la verdadera situación económica y financiera de la empresa teniendo como objetivo una mejor toma de decisiones”. La contabilidad al coordinar y disponer en registros contables lasa operaciones efectuadas por una empresa tiene como fin saber: • La situación económica: ¿Cómo está? • El resultado obtenido por la entidad económica: ¿Cuánto obtuvo? • Las causas del resultado: ¿Por qué se obtuvo? Como podemos observar el objetivo final de todo sistema contable es dar a conocer la ganancia o pérdida de todo negocio y a través de que mecanismos han sido obtenidos así como también las obligaciones fiscales de las empresas. La contabilidad no se considera una disciplina aislada, sino que está en constante movimiento y en relación con otras materias de las que se alimenta de los diferentes cambio que requiere el mundo de los negocios como son la globalización y la competitividad. Al ingresar a un mundo de constante flujo de recursos económicos y financieros, la contabilidad no puede estar ajena a ella, es por ello que debe tender a cambios que el proceso de información le exige mediante un flujo de datos constantes y precisos para una mejor toma de decisiones. MISION DE LA CONTABILIDAD: La ciencia contable cumple una de las misiones más notables en la organización de toda empresa, minimizando costos mediante la supresión de las perdidas y desgaste, aplicando el principio de diversificación y control, registrando en libros y formularios todas las operaciones del ente económico en forma cronológica con sujeción a las normas vigentes. La contabilidad mediante métodos y técnicas, controla y visualiza a través de los Estados Financieros, la información oportuna clara y veraz de todos los recursos de la empresa para la toma de decisiones. Por tanto la misión de la contabilidad no sólo se circunscribe a la evolución del beneficio obtenido, sino que debe suministrar datos que permiten comprobar la evolución de la empresa a través del tiempo.
2
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD: a. Informar a los que dirigen la empresa sobre el activo, pasivo y capital de la misma, b. Registrar, procesar y analizar las operaciones mercantiles en forma cronológica, como herramienta de
trabajo para la toma de decisiones de la gerencia. c. Medir los cambios ocurridos en activos y pasivos, como resultado de las acciones administrativas que
busca lograr los objetivos propuestos por la empresa. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD: a. La contabilidad representa la historia de la empresa expresada en números, sus anotaciones permiten
evaluar el futuro y utilizarlas cuando sea necesario. b. Valoriza el patrimonio mediante las anotaciones estadística en los registros contables. c. Las empresas actúan en el ámbito económico teniendo en como meta el equilibrio entre lo que necesita
y su disponibilidad, sean estos recursos materiales o financieros. d. Todo lucro se mide a través de las variaciones de su patrimonio los cuales se reflejan en la contabilidad. e. Basándose en la contabilidad se puede conocer la eficacia o deficiencia de la administración y su función
económico social que lleva a cabo. f. El proceso contable cumple un papel ejecutivo en el sentido de propiciar las recomendaciones para
corregir las diferencias que se producen en la gestión económica de la empresa, entre lo que el empresario planea y que realmente sucede.
g. Comunica al usuario la información económica y financiera útil y oportuna para una mejor toma de decisiones.
FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD La contabilidad se muestra en su actuación mediante distintas fases de su trabajo, que toman el nombre de funciones contables. Entre estas distintas funciones la teoría ha destacado las siguientes: a. Función histórica:
Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa.
b. Función estadística: Es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada por ellos la situación del negocio.
c. Función económica: Estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto.
d. Función financiera: Analiza la obtención de los recursos dinerarios, para hacer frente a los compromisos de la empresa. Ejemplo: Ver con que efectivo cuenta la empresa; conocer los plazos de cobranza de clientes y los compromisos de pago con los acreedores para poder en todo momento disponer de efectivo para hacer frente a los pagos comprometidos y evitar la situación anormal del negocio.
e. Función fiscal: Es saber como afectan las disposiciones fiscales, mediante las cuales se fija su contribución considerada como cargas de la empresa. O sea conocer los impuestos
f. Función legal: Conocer las disposiciones legales relacionados con el giro del negocio llamase Códigos Tributario, Comercial, y otras conexas.
PRINCIPIOS GENERALES DE CONTABILIDAD 1. EQUIDAD
Es el principio fundamental que debe orientar la acción del profesional contable en todo momento y se enuncia así: “La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que sirven de, o realizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses
3
artificiales se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses”. 2. PARTIDA DOBLE Los hechos económicos y jurídicos de la empresa, se expresa en forma cabal aplicando sistemas contables que registran los dos aspectos de cada acontecimiento, cambios en el activo y el pasivo (participaciones), que dan lugar a la ecuación contable. 3. ENTE: Los estados financieros se refieren siempre a un ente, donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad. 4. BIENES ECONOMICOS:
Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir, bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios 5. MONEDA COMUN DENOMINADOR Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión, que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente se utiliza como común denominador, la moneda que tiene curso legal en el país en que funciona el ente. En el Perú, de conformidad con disposiciones legales, la contabilidad se lleva en moneda nacional. 6. EMPRESA EN MARCHA.
Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una “Empresa en marcha”, considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyección. 7. VALUACION AL COSTO. El valor de costo adquisición o producción constituye el criterio principal y básico de valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados de situación, en correspondencia también con el concepto de “Empresa en Marcha”, razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otros criterios, debe prevalecer el costo adquisición o producción – concepto básico de valuación. Por otra parte las fluctuaciones de valor de la moneda común denominador, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituye, asimismo alteraciones al principio expresado sino que, en sustancia, constituye simples ajustes a la expresión numeraria de los costos. 8. PERIODO:
En la empresa en marcha “es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales, o para cumplir con compromisos financieros. El lapso que media entre una fecha y otra que llama periodo. Para los efectos del Plan Contable General, este periodo es de doce meses y recibe el nombre de ejercicio. 9. DEVENGADO Las variaciones patrimoniales que se deben de considerar para establecer el resultado económico son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se ha cobrado o pagado durante dicho periodo. 10. OBJETIVIDAD
4
Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto, se deben de reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como se ha posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en términos monetarios.
5
11. REALIZACION
Los resultados económicos solo se deben computar cuando sean realizados o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer como carácter general que al concepto “realizado” participa del concepto de “devengado”. 12. PRUDENCIA Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la participación del propietario sea menor. Este principio general puede expresar también diciendo: “Contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado”. La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y del resultado de las operaciones. 11. UNIFORMIDAD Los principios generales cuando fueren aplicables y las normas particulares – principios de valuación – utilizados para formular los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Se debe señalar por medio de una nota aclaratoria, el efecto de los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares – principios de valuación. Sin embargo el principio de uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares – principios de valuación – que las circunstancias aconsejen sean modificados. 13. SIGNIFICACION O IMPORTANCIA RELATIVA Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas particulares se debe necesariamente actuar con sentido práctico. Frecuentemente se presenta situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, consecuentemente, se debe aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponde en cada caso, de acuerdo a las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones. 14. EXPOSICION Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente, a que se refieren.
EL PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO Y SU CLASIFICACION
El resultado económico de las operaciones mercantiles significa la información para los directivos de una empresa, por ello la necesidad de implantar la clasificación de un plan de cuentas que basado en los principios generalmente aceptados de contabilidad pueda resolver las formas más convenientes para un mejor desarrollo de los negocios. Toda actividad relacionada con la empresa debe contar con una información permanente sobre la situación económica y financiera de la empresa, por este motivo se ha confeccionado un Plan de Cuentas que responda a una comunicación constante entre, los Accionistas de la Empresa, Estado, Directivos, Proveedores, Clientes, etc. La Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores CONASEV mediante la resolución No 006-84-EF/94.10 en uso a sus atribuciones, modifica el anterior Plan Contable General dado en el año 1973, con el fin de adaptarlo a las circunstancias actuales y a las necesidades de información contable. La clasificación del Plan de Cuentas General Revisado responde generalmente a 4 aspectos: • Situación inicial de la empresa
6
• Variaciones producidos durante el ejercicio económico • Estado general al final del ciclo económico y • Resultado económico financiero.
ESTRUCTURA DEL PLAN CONTABLE GENERAL REVISADO
GRUPO CLASES NOMINACION CUENTAS
CUENTAS DE
BALANCE
1 2 3 4 5
Activo Activo Activo Pasivo Patrimonio
10 al 19 20 al 29 31 al 39 40 al 49 50 al 59
CUENTAS DE GESTION O RESULTADOS
6 7
Gastos por Naturaleza Ingresos por Naturaleza
60 al 69 70 al 79
SALDOS INTERMEDIOS DE GESTION
8 Relaciona Gastos e Ingresos
80 al 89
CONTABILIDAD ANALÍTICA 9 Registra costos y gastos 90 al 99 CUENTAS DE ORDEN 0 Cuentas de Control 00 a 00
CLASFICACION ORGANICA DE LAS CUENTAS DE BALANCE SEGÚN EL PLAN CONTABLE GENERAL
REVISADO
Disponible Caja y Bancos Exigible Clientes
Cuentas por cobrar Corriente
(Circulante) Mercaderías Productos terminados
Realizable Materias Primas Envases Embalajes Suministros, etc
Activo Financiero Inversión en valores
Edificios Maquinarias
Material Vehículos Muebles Enseres, etc
No Corriente (Fijo) Inmaterial Patentes
Marcas
Diferido Pagos por adelantado
Tributos Remuneraciones Corriente Proveedores Cuentas por pagar Beneficios Sociales, etc. Pasivo (1) Capital No Corriente Reservas
Utilidades, etc.
(1) Es importante señalar que el P.C.G.R. considera como Pasivo Corriente al Pasivo propiamente dicho y como no corriente al patrimonio e la empresa como son: Capital, Reservas, Utilidad, etc., sin embargo de acuerdo a la función que desempeñan las cuentas, la clasificación orgánica toma por separado al pasivo y el patrimonio, sólo el pasivo se subdivide en corriente y no corriente. Pues bien ambas clasificaciones tienen validez ya que no se altera el sentido conceptual de los elementos y bienes patrimoniales.
7
CLASIFICACION ORGANIZA DE LAS CUENTAS SEGÚN SU DESARROLLO OPERATIVO O FUNCION
Disponible Caja y Bancos Exigible Clientes
Cuentas por cobrar Corriente
(Circulante) Mercaderías Productos terminados
Realizable Materias Primas Envases Embalajes Suministros, etc
Activo Inversiones Valores
Edificios Maquinarias
Fijos Vehículos Tangibles Muebles
Enseres, etc No Corriente
(Fijo) No fijos Patentes Intangibles Marcas
Diferidos Pagos por adelantado
Tributos Remuneraciones por pagar Corriente Proveedores Cuentas por pagar diversas Pasivo Cuentas por pagar diversas Beneficios Sociales
No Corriente Provisiones diversas Ganancias diferidas
Capital social Patrimonio Capital adicional Se refiere al aporte de los
Reservas socios y por los cuales tienen Utilidades derecho a la Utilidad
LECCIÓN Nº 02
DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
Desde tiempos remotos, el comercio era una de las actividades más importantes del ser humano, siendo el trueque una de las formas elementales de realización mercantil. Conforme fue evolucionando el ser humano en su relación con el sistema productivo mercantil, también fue desarrollando su forma de intercambio en las cosas: entonces se creó la moneda. El hombre de esta forma cambia objetos por su representación de valor. Al hacerse notorios los adelantos y descubrimientos científicos, también se tenia que avanzar en las formas de intercambio para ello se crearon documentos mercantiles que avalaran una determinada relación comercial. Por tanto la documentación mercantil es una disciplina especializada que nos da a conocer las características fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentación a emplearse en cada actividad mercantil.
8
Los documentos mercantiles a utilizarse darán fe de la actividad comercial, y servirán a su vez para asentar dichas operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de la contabilidad. El llenado de los documentos mercantiles requiere de un aspecto técnico legal, es decir fundamentadas en el arte de su confección y en las leyes que la rigen. CLASIFICACION a) Documentos exigidos legalmente por la SUNAT b) Documentos empleados legalmente por todo sistema comercial – financiero. A) DOCUMENTOS EXIGIDOS POR LA SUNAT Mediante el Decreto Ley 25632 y su reglamento difundido por la administración tributaria ha establecido normas en el sistema de registro documentario a fin de que exista una mejor organización y control de la actividad tributaria. COMPROBANTES DE PAGO Es todo documento que acredita la transferencia de bienes, entrega en uso o prestación de servicios, calificado como tal por la SUNAT. El comprobante de pago es un documento formal que avala una relación comercial o de transferencia en cuanto a bienes y servicios se refiere. DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMPROBANTES DE PAGO
a) Facturas b) Recibos por Honorarios c) Boletas de Venta d) Liquidaciones de Compra e) Tickets o Cintas emitidos por Máquinas Registradoras f) Guía de Remisión.
FACTURA Es un documento que permite sustentar gastos- costos y detalla en forma clara los bienes y el importe de los mismos, los servicios prestados, descuentos, condiciones de venta, etc. Con este documento el vendedor se verá en la obligación de cobrar el importe fijado y el comprador de pagar el importe exigido o registrado, así como demostrar la propiedad del bien o servicio comprado. Este documento se emitirá a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyente (RUC). RECIBO POR HONORARIOS Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce una profesión u oficio. Este es utilizado para sustentar gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: médicos, abogados, contadores, electricistas, gasfiteros, etc. siempre y cuando no estén asociados en sociedades civiles u otros. BOLETA DE VENTA Documento otorgado a consumidores o usuarios finales, en ella se consignan el valor de la venta mas no se detalla el IGV. No otorgan derecho a crédito fiscal, ni pueden ser utilizados para sustentar gasto o costo, salvo el 3% del total de los comprobantes de pago que otorgan el derecho a deducir costo y gasto. LIQUIDACIÓN DE COMPRA Es documento emitido por el comprador, su empleo permite únicamente cuando el vendedor es una persona natural productora y/o acopiadora de productos primarios derivados de actividades como: agricultura, pesca artesanal, artesanía, etc.
9
Permite ejercer el derecho al crédito fiscal, siempre que el impuesto sea retenido y pagado por el comprador, pudiendo ser empleadas para sustentar gasto o costo para efecto tributario. Quedando el comprador designado como agente de retención de los tributos que grava la operación. TICKETS O CINTAS DE MAQUINA REGISTRADORA Son documentos emitidos como comprobantes de pago en operaciones con consumidores finales y en operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado, cuando el comprador necesita utilizar el crédito fiscal será necesario identificarlo con su No RUC así como con sus apellidos y nombres, o denominación o razón social, se emitan como mínimo en original y una copia, además de la cinta testigo, así como se discrimine el IGV que afecta a la compra. Los vendedores deberán efectuar una liquidación diaria de las operaciones realizadas por cada máquina registradora.
LECCIÓN Nº 03
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo de tiempo. Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal para la administración ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su negocio. Entonces la necesidad de recoger las operaciones de un negocio que afectan el valor de su patrimonio de forma escrita, ordenada y unificada es fundamental, porque mediante ellos podemos cumplir con las obligaciones que exige la ley. IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Los libros de contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país. Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles empleando reglas o disposiciones establecidas; en lo económico en base a los datos que nos proporcionan se podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones coherentes; en lo funcional nos conduce a la realización de una buena administración. Su importancia radica en que: a. Permiten el registro y control de los valores que ingresan y salen de la empresa b. Da a conocer el estado financiero y económico de la empresa hasta un periodo de tiempo determinado. c. Sirve de sustento y prueba de las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base
a ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar. d. En líneas generales representan la fotografía de los acontecimientos mercantiles de la empresa.
10
CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD El código de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifican desde el punto de vista legal y técnico contable. Clasificación Legal:
Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Registro de Ingresos
Obligatorios Registro de Ventas (Por Ley) Registro de Compras
Planilla de Sueldos y Salarios Transferencia de Acciones Libro de Retenciones Libro de Activos Fijos Actas (Acuerdos de Sociedades y Asociaciones Libro Caja Chica Libro Bancos
Voluntarios Registro Clientes (Potestativos) Registro Proveedores
Registro de Almacén Registro Letras por Cobrar Registro Letras por Pagar, etc.
Clasificación Técnico Contable
Libro Inventario y Balances
Principales Libro Diario Libro Mayor Libro Caja Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Letras por Cobrar Registro de Letras por Pagar
Auxiliares Planilla de Sueldos y Salarios Libro de Importaciones Libro de Exportaciones Libro bancos Registro de Caja Chica, etc.
PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD De acuerdo a la Ley de Profesionalización del Contador, los comerciantes con intervención de un Contador Público Colegiado serán los que supervisen y rubriquen los libros de contabilidad según sea el caso, algunos libros o en forma completa. La SUNAT, como administradora de tributos podrá exigir al contribuyente el registro de sus ingresos y operaciones en libros especiales a fin de asegurar la verificación de su situación impositiva. Los contribuyentes del impuesto a la renta podrán mantener la documentación sustentatoria e información relativa a sus operaciones contables bajo sistema de microfilmado en la forma, plazo y condiciones que establezca la SUNAT. De acuerdo al Artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta están obligados a llevar contabilidad las personas indicadas en el cuadro de siguiente, según régimen tributario a que pertenecen. Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refiere al ejercicio gravable anterior y la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus actividades en el 2004, por ejemplo deberá considerar sus Ingresos Brutos y la UIT correspondiente al mismo año.
11
LIBROS DE CONTABILIDAD
CATEGORÍA RENTA SUJETOS OBLIGADOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR
TERCERA
A. Personas Jurídicas B. Personas Naturales
Sucesiones Indivisas Asociaciones en participación Sociedades de Hecho Joint Ventures Consorcios Comunidad de Bienes • Hasta 100 UIT de Ingresos
Brutos Anuales
• Más de 100 UIT de Ingresos Brutos Anuales
C. Régimen Especial
• Personas Naturales y Jurídicas que realicen actividades de Extracción, Manufactura y Comercialización, Producción de Bienes y Venta de Servicios.
D. Régimen Único Simplificado
• Contabilidad Completa • Inventarios y Balances • Ingresos y Gastos • Registro de Compras • Registro de Ventas • Libro de Retenciones • Planillas de Pago • Contabilidad Completa • Registro de Compras • Registro de Ventas • Planilla de Pagos • Planilla de Pagos
CUARTA A. Personas Naturales • Libro de Ingresos Es necesario precisar que la Unidad Impositiva Tributaria es “un valor de referencia que puede ser utilizado en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, limites de afectación y demás aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas interesadas”. LA TRIBUTACIÓN Y LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Con la finalidad de cumplir con las obligaciones del impuesto a la renta se han creado regímenes y categorías tributarias, como los de 3ra y 4ta., quienes tienen relación con los libros de contabilidad. a. Régimen General: Involucra a todas aquellas personas jurídicas o naturales, preceptoras de rentas de
tercera categoría obligadas a cumplir con el impuesto a la renta en base a la tasa del 30% sobre las utilidades operativas de la empresa.
b. Régimen Especial de Impuesto a la Renta RER: Es un régimen de cumplimiento voluntario que obliga
a los contribuyentes que generan rentas de 3ra categoría a cumplir con el impuesto a la renta teniendo en cuenta que sus ingresos brutos anuales no sean mayores al límite establecido por la SUNAT.
c. Régimen Único Simplificado RUS: Es un régimen que simplifica el pago de los impuesto de aquellos
contribuyentes de menores ingresos o sustituye al IGV y al Impuesto a la Renta. d. Impuesto a la Renta de 4ta categoría: Se refiere a aquellos preceptores de rentas que laboran en
forma independiente como: abogados, médicos, ingenieros, etc. Los regímenes tributarios antes señalados permiten una mejor acción por parte del Estado, teniendo a los registros contables como su mejor aliado.
“En el campo tributario, una de las obligaciones formales más importantes es la de llevar registros contables. De ello depende que la administración tributaria tenga una información adecuada sobre la marcha de los negocios, las operaciones o las actividades del contribuyente”.1
1 Superintendencia Nacional Tributaria, Revista Tributaria No 45, Octubre 1994, Lima, pág. 3
12
La administración tributaria ha tratado de simplificar la obligación de los tributos, es por ello que los libros de contabilidad exigidos varían según la naturaleza de las personas (natural o jurídica), la categoría de renta que generan y el nivel de ingresos que perciben. La SUNAT en su función fiscalizadora de las obligaciones tributarias exige a los deudores tributarios la exhibición de los libros y registros contables sustentatorios, a fin de que se cumpla con los dispositivos tributarios vigentes.
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y LAS OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS.
De acuerdo al Artículo 87º del Código Tributario, los deudores tributarios están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria y en especial deberán:
a. Llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes y reglamentos. Dichos
registros contables deben ser registrados en castellano y expresados en moneda nacional. b. Los libros registrados en moneda extranjera deberán sujetarse a la forma y condiciones que establezca
la Administración Tributaria. El pago de tributos se realizará en moneda nacional al tipo de cambio y venta correspondiente a la cotización de oferta y demanda que publique la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha que se efectúe el pago.
c. Conservar los libros y registros, sean estos llevados en sistema manual o mecanizado. LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad deben ser legalizados debidamente, ante Notario Público o Juez de Paz Letrado. “La legalización consiste en un constancia puesta en la primera hoja del libro o primera hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si está llevada en forma simple o doble; sello y firma del Notario Público o Juez de Paz Letrado”. Todos los folios llevarán sello notarial.2 ¿A qué se denomina folio? Se denomina folio a la numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación: • Foliación Simple: Cada registro tiene su propia numeración y van de uno en uno. Ejemplo 1, 2, 3, 4, etc. • Foliación Doble: La numeración correlativa de las páginas van de dos en dos. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, etc. Los folios principales deben ser legalizados obligatoriamente. Los registros auxiliares sirven de control interno y son potestativos se usan de acuerdo a la característica de cada empresa, no necesitan ser legalizados. Al legalizar los libros contables se abonarán los derechos notariales más el Impuesto General a las Ventas respectivo. De acuerdo con la Ley de Profesionalización del Contador, para iniciar el Registro de las Operaciones, es necesario que el Notario o Juez de Paz Letrado certifique la legalización de los Libros Contables. Si se desea legalizar un segundo libro u hojas sueltas es necesario acreditar haber concluido el anterior o demostrar en forma fehaciente su pérdida. El tiempo que deben conservarse los libros será mientras el tributo no esté prescrito, referente al atraso máximo que deben tener los Registros de Ventas y Compras en cuanto a su registro, éste deber ser de 10 días hábiles siguientes a la emisión del comprobante de pago respectivo. EL PROCESO CONTABLE: SECUENCIA DE LOS HECHOS REGISTRADOS: Todo proceso contable, tiene un sistema de integración, donde se entrelazan todos los libros de contabilidad sean estos principales o auxiliares. Estos libros o instrumentos materiales están conexionados o unidos mutuamente siguiendo una secuencia lógica de acuerdo a sus funciones que cada uno de ellos tiene. A medida que los hechos se producen, se van registrando en los Libros de Contabilidad los elementos contables según las características patrimoniales que han intervenido en ellos como son causa y efecto. La secuencia cronológica que todo proceso contable sigue, se basa en el siguiente esquema:
2 Revista El Asesor No 02, Febrero 1996, Lima, pág 26
13
LIBROS DE CONTABILIDAD
Los libros principales como: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario y Libro Mayor representan la columna vertebral de todo sistema contable. Los auxiliares como Registro de Compras, Ventas, Caja, etc., sirven de complemento al proceso contable según la importancia o potestad que se les de en la empresa. La hoja de trabajo representa la hoja de enlace entre los libros contables y los estados financieros. Los Estados Financieros nos demuestran el resumen general de todo ejercicio contable, en ellos se reflejan si la empresa obtuvo pérdidas o ganancias y en que condiciones patrimoniales se encuentra. Todo proceso contable se basa en un periodo económico de tiempo determinado, el cual se inicia el 1 de enero de cada año, con la apertura del Libro de Inventarios y Balances y termina el 31 de diciembre del mismo año, con la formulación de los Estados Financieros. LAS INFRACCIONES Y LOS LIBROS CONTABLES: El Artículo 175º del Código Tributario especifica las infracciones relacionadas con la obligación de llevar libros y registros contables: Omitir llevar libros o registros contables exigidos por las leyes y reglamentos en la forma y condiciones establecidas por las normas correspondientes. Omitir registrar ingresos, rentas, patrimonio, bienes, ventas o actos grabados o registrados por montos inferiores. Usar comprobantes o documentos falsos, adulterados, para respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad y otros registros contables. Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los libros de contabilidad y otros registros contables. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad, y otros registros contables excepto para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad en moneda extranjera. No conservar durante el plazo establecido por las leyes y reglamentos los libros, registros, copias de comprobantes de pago u otros documentos, así como, los sistemas programas computarizados de contabilidad, los soportes magnéticos o los micro archivos. LIBROS DE CONTABILIDAD Y LOS METODOS CONTABLES: Método Monista: Permite el registro en los libros contables de las cuentas relacionadas con la Contabilidad Financiera o General como son: Activo, Pasivo y Patrimonio (clase 1 a 5), Cuentas de Gestión (clases 6 y 7) y las cuentas intermediarias de gestión (clase 8), junto con las cuentas de la Contabilidad Analítica de Explotación o de Costos (Clase 9). Al registrar las operaciones mercantiles se utiliza un solo juego de libros para las contabilidades financiera o analítica, cuya relación se efectúa a través de la cuenta Cargas imputables a cuentas de costos (cuenta 79) lo que da como resultado el registro de los asientos por naturaleza y destino.
LIBRO DE INVENTARIOS Y
BALANCES
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
HOJA DE
TRABAJO
REGISTRO DE
COMPRAS
REGISTRO DE
VENTAS
LIBRO CAJA
OTROS
BALANCE GENERAL
ESTADO DE GANANCIAS Y
PERDIDAS
ESTADO DEL PATRIMONIO
NETO
ESTADO DE FLUJOS
EN EFECTIVO
HOJA DE ENLACE O COMPROBACION
ESTADOS FINANCIEROS
14
Método Dualista: Consiste en emplear 2 juegos de libros: uno para el registro de las cuentas de la contabilidad financiera y otro para el registro de las cuentas de la contabilidad analítica de explotación. CLASIFICACION DE LIBROS DE CONTABILIDAD 1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES ESTRUCTURA ECONOMICA Y FINANCIERA DE UNA EMPRESA Para lograr los fines propuestos la empresa necesita bienes materiales los cuales deben ser obtenidos a través del financiamiento de los dueños o de terceras personas. Los bienes materiales están determinados por los bienes y derechos que tiene la empresa y ello se adquiere mediante el financiamiento que se obtuvo de terceras personas como son: proveedores, acreedores, etc., o por parte de los mismos propietarios ya sea dinero en efectivo, bienes materiales o beneficios obtenidos.
ESTRUCTURA ECONOMICA ESTRUCTURA FINANCIERA FINANCIACION DE TERCEROS MEDIOS
MATERIALES FINANCIACION PROPIA (DUEÑOS) La estructura financiera es la base que da lugar a la estructura económica. La estructura económica representa a los bienes materiales que la empresa tiene por lo tanto se le conoce como Activo y la estructura financiera representa el financiamiento que obtuvo de terceras personas, o dueños es decir lo que debe la empresa, por lo tanto se le conoce como Pasivo y Patrimonio. Entonces el nuevo esquema estructural quedaría de la siguiente forma:
ESTRUCTURA ECONOMICA ESTRUCTURA FINANCIERA PASIVO
Obligaciones con terceros ACTIVO Conjunto de bienes y derechos PATRIMONIO
Obligaciones con los dueños De lo anterior se desprende que estructura económica es igual a la estructura financiera, dicho de otra manera:
Activo = Pasivo + Patrimonio De esta forma se cumple con el principio de la dualidad económica y financiera: “toda operación o hecho tiene una doble afectación ya sea en el activo, pasivo y patrimonio”. EL INVENTARIO EN LOS NEGOCIOS El inventario viene a ser el recuento de lo que se tiene y delo que se debe. Es la relación detallada y pormenorizada de los bienes y derechos así como las obligaciones y deudas que tiene la empresa. El valor monetario de un inventario está determinado por el conteo y éste se realiza al inicio o al final de un periodo económico. El objetivo que persigue todo inventario es controlar la veracidad de los datos contables, de forma que pueda establecerse la correcta situación patrimonial, según el tiempo que sea factible y cuantificar el resultado obtenido durante el ejercicio económico. NECESIDAD DE UN INVENTARIO Bien sabemos que la contabilidad mide la actividad económica y las variaciones que se producen en el patrimonio durante un cierto periodo de tiempo. Valorar el patrimonio significa poder analizar las relaciones que se tiene con terceras personas o socios. Todo inventario o recuento debe de estar expresado en unidades físicas y monetarias, de acuerdo a ello el negocio que uno posee podrá ser valorado patrimonialmente es decir al finalizar un determinado periodo de tiempo, se conocerá si se perdió o ganó, de acuerdo a los bienes, derechos y obligaciones y como variaron estos cuantitativamente.
15
REQUISITOS FUNDAMENTALES DE TODO INVENTARIO La fijación o designación de los elementos patrimoniales o inventarios. Descripción de los mismos. Una vez que se conozcan los elementos patrimoniales, hay que reunirlos en grupos que sean homogéneos en un sentido económico. Valoración de los elementos patrimoniales. CONCEPTO Es el primer Libro de Contabilidad, con él se inicia el registro de todo proceso contable por lo tanto: Es un libro obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se registran todos los bienes y valores, deudas u obligaciones que posee y contrae una empresa natural o jurídica. Refleja el estado de situación financiera referente al activo, pasivo y patrimonio de todo negocio. Sirve de base para la toma de decisiones en el campo administrativo tomando en cuenta lo que tiene o debe la empresa. Este libro nos da a conocer la situación patrimonial del negocio una vez finalizado el ejercicio económico. ASPECTO LEGAL: De acuerdo al código de comercio todo comerciante empezará sus operaciones con el inventario inicial el cual contendrá: a. Relación exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real, constituyendo de
esta forma el Activo. b. Relación exacta de todas las deudas y obligaciones contraídas, constituyendo de esta forma el Pasivo. c. Se fijará la diferencia entre el Activo y Pasivo dando como resultado el Patrimonio. Es obligatorio para toda persona jurídica, así como para algunas personas naturales, según los ingresos brutos medidos en unidades impositivas tributarias (UIT) tal como lo establece el Artículo 65º del Impuesto a la Renta. Este libro debe ser legalizado ante un Notario Público o Juez de Paz Letrado. CLASES DE INVENTARIOS Los inventarios son físicos y monetarios. Los primeros se obtienen en base al recuento de bienes o valores que se realiza al inicio o al final de cada periodo. Los segundos son los valores monetarios expresados en moneda nacional o extranjera según sea el caso: Inventario Inicial o de Apertura: Es el que prepara la empresa al iniciar el periodo contable – económico para conocer el estado de situación de los mismos. Se realza al inicio de las operaciones de la empresa. A. Inventario de Cierre: Es el registro que se hace después de un periodo determinado con el fin de conocer el estado patrimonial del comerciante o empresa y conocer la utilidad o pérdida obtenida. Puede realizarse cada fin de mes o al final del año. B. Inventario de Situación: Se efectúa en cualquier época del año, según lo determinen en ese momento los dueños motivados por la fusión, transformación o liquidación de la empresa. Supongamos que un comerciante desea realizar un inventario al final de su ejercicio económico, fijándose el 31 de diciembre, Tendría que determinar el dinero que posee en Bancos o en Caja de la empresa, el valor del edificio si es propio, así como acciones que posiblemente tenga, etc. Así también deberá especificar las deudas que contrajo con terceras personas o el dinero que aportó para la formación de la empresa. Pues bien si personificamos a la empresa como un ente económico separado de los dueños, llegaremos a la conclusión, que el comerciante determinará el resultado patrimonial de su empresa una vez terminado su inventario, el que debe tener la igualdad expresada siguiente:
Todo lo que tiene la Empresa = a todo lo que debe la Empresa PARTES QUE COMPRENDE EL LIBRO DE NVENTARIOS Y BALANCES:
Lo explicamos en base a los siguientes cuadros sinópticos:
16
I ACTIVO (Lo que posee la Empresa) A. INVENTARIO II PASIVO (Lo que debe la Empresa)
III RESUMEN (Activo – Pasivo = Patrimonio) Relación entre las cuentas del Activo B. BALANCE DE y las cuentas de Pasivo – Patrimonio, dando como resultado una igualdad.
FASES SECUENCIALES DE UN INVENTARIO Como dijimos el Inventario es el recuento de los bienes, derechos y obligaciones que tiene un negocio. El recuento físico monetario debe ser registrado en el activo, pasivo y patrimonio, según sea el caso. Antes de dar a conocer el rayado o modelo de un inventario, primeramente desarrollaremos las fases del mismo con son: el Activo, Pasivo y Resumen. I. ACTIVO: En efecto la palabra activo significa el conjunto de bienes y derechos con valor económico que una empresa posee. ¿Cómo nace el Activo? Lo explicaremos mediante un ejemplo. El señor Julio Velarde desea formar una empresa, para ello cuenta con un capital de 20,000 soles, después de efectuar los trámites de ley le pone como nombre “Velarde S.R.Ltda..” Con los 20,000 soles realiza las siguiente operaciones.
1. Deposita dinero en cuenta corriente del Banco Sur S/. 3 000 2. Compra Mercaderías por 1 500 3. Compra un inmueble para la venta de sus productos por 12 500 4. Compra una camioneta para el traslado de productos por 3 000
TOTAL 20,000 Pues bien diremos entonces que la empresa Velarde S.R.Ltda. posee: • Dinero en cuenta corriente del Banco Sur, el cual toma como nombre, Activo disponible. • Mercaderías, considerándosele como un activo realizable. • Un inmueble y una camioneta a los cuales se les considera activos fijos. Analizando la naturaleza de estos elementos podemos observar que todos tienen relación: el dinero disponible en cuenta corriente, el cual servirá para cualquier ocasión, ya sea para pagar sueldos, comprar mercaderías, pagar servicios, etc., el inmuebles y la camioneta sirven para ofrecer y transportar la mercadería que es la razón de ser todo negocio. Los 2 últimos, son elementos que se encuentran en la empresa de una manera permanente, no varían continuamente de ahí su nombre de Activos Fijos; la mercadería es un activo realizable que puede transformarse en disponible al venderse y el dinero depositado en cuenta corriente puede convertirse en realizable al comprar mercaderías. Estos 2 últimos, varían continuamente su movimiento, los cuales permitirán un resultado económico favorable o desfavorable. Todas las acciones mercantiles son registradas en las cuentas que establece el Plan Contable General Revisado (PCGR) tales como:
� Activo Corriente Clase 1 Clase 2
� Activo no Corriente
Clase 3 II. PASIVO:
17
Se llama así a la relación detallada de todas aquellas cuentas que representan deudas u obligaciones que toda empresa tiene con terceras personas. El pasivo representa la fuente de donde se obtienen los fondos necesario para adquirir los bienes y valores del activo. Así tenemos que el pasivo está integrado por toda la clase 4 del Plan Contable General Revisado como son: • Deudas que se tiene con los proveedores. • Créditos o préstamos obtenidos de los bancos. • Deudas que se tiene a los trabajadores. • Obligaciones que se tiene con el Estado en forma de impuesto, etc. Como se ve, estos elementos tienen mucho en común, sus deudas son dinero que no pertenecen a la empresa, son fondos ajenos, son obligaciones que deben reponerse, es decir deudas contraídas que exigen su devolución. En otras palabras podemos decir que el Pasivo es lo que debe la empresa. Así tenemos por ejemplo, si la empresa Velarde S.R.Ltda.. se presta dinero del Banco Continental por un valor de S/. 3 000 con el cual compra mercadería por un valor de S/. 2 000, significa que ahora la empresa posee S/. 3 000 más en mercadería y debe S/. 3 000 a terceras personas en este caso al Banco Continental. Diremos entonces que los S/. 3 000 soles de mercaderías representan al activo de la empresa y los S/. 3 000 de préstamo, el pasivo disponible de la misma. Según el Plan Contable General Revisado, el pasivo esa conformado por las cuentas de la clase 4. III. RESUMEN: Viene a ser el resultado entre el Activo y el Pasivo:
Así tenemos: Activo – Pasivo = Patrimonio
De cuya fórmula se puede deducir: Pasivo + Patrimonio = Activo Activo – Patrimonio = Pasivo
¿Qué es el Patrimonio? Pues bien ahora conceptualizaremos lo que significa el patrimonio. Como se ha podido apreciar en la ecuación:
Activo – Pasivo = Patrimonio Se reemplazó la palabra Capital (como muchos autores lo nombran) por el de patrimonio en vista de que el PCGR al Capital lo considera como una cuenta principal del Patrimonio, en otras palabras el Patrimonio es el todo y el Capital la parte. El Capital representa el conjunto de valores mensurables en dinero u objetos de que se dispone para dar inicio a las operaciones de la empresa, por consiguiente: EL PATRIMONIO: Está representada por rodos los derechos y obligaciones que toda actividad económica adquiere. Está conformado en sí por el conjunto de bienes económicos materiales e inmateriales pertenecientes a una unidad económica. Algunos autores consideran al Capital igual que al Patrimonio, aquí lo tenemos que tratar desde un punto de vista económico, el cual hace que ambos términos sean diferentes. El Patrimonio de la empresa entraña pues, en términos contables, un conjunto productivo que podemos describir atendiendo a su significado instrumental o genuinamente económico (ACTIVO) o atendiendo al origen de los valores, es decir, las fuentes de financiamiento u obligaciones (PASIVO). El patrimonio viene a representar la deuda u obligaciones que la empresa contrae con los dueños del capital. De lo descrito podemos determinar que:
= +
ACTIVO PASIVO PATRIMONIO (CAPITAL)
18
Por lo tanto llegaremos a la conclusión que: = +
De hecho puede parecer una anomalía que el patrimonio figure como lo que debe la empresa, pero ésta impresión desaparece si se examina la cuestión detenidamente. En efecto la cuenta capital representa a la persona que puso el capital en la empresa, por lo tanto la cuenta capital se convierte en acreedor y la empresa en sí en deudora, por ello que contablemente es preciso separar la personalidad del dueño y la personalidad de la empresa considerándolos conceptos distintos. Como sea que un inventario es inventario de la empresa y no de los dueños, por tanto la cuenta capital debe figurar como deuda de la empresa hacia sus dueños. Si tomamos en cuenta la empresa “Velarde S.R.Ltda.”, anteriormente tratada, diremos que el dinero que el señor Velarde aportó a la empresa se considera como Capital, es decir, que la empresa “Velarde S.R.Ltda.” le debe al Señor Velarde S/. 20 000 soles a pesar de que este último es el gestor o propietario del negocio. El Inventario final de la “Empresa Velarde S.R.Ltda.” tomando en cuenta el Activo, Pasivo y Resumen serían:
I. Activo : Dinero en Cuenta Corriente 3,000 Mercadería 4,5003 Inmuebles 12,500 Camioneta 3,000 TOTAL ACTIVO 23,000
II. Pasivo : Deuda contraída con el Banco Continental 3,000 TOTAL PASIVO 3,000
III. Resumen :
Activo 23,000 ( - ) Pasivo 3,000 Patrimonio (Capital) 20,000
Según el caso se tiene un patrimonio positivo de 20,000 Por consiguiente la ecuación quedaría así: Activo = Pasivo + Patrimonio (Capital)
23 000 = 3 000 + 20 000 BALANCE DE INVENTARIO Viene a ser el resultado del inventario referente a las cuentas del activo, pasivo y patrimonio las que deben tener una igualdad o estas balanceadas, tal como se demostrará posteriormente en la parte práctica: CLASIFICACION DEL PATRIMONIO: De acuerdo a las ecuaciones descritas anteriormente podemos clasificar el patrimonio en:
A. Patrimonio Positivo: Cuando el activo es mayor que el pasivo. Activo – Pasivo = Patrimonio
100 – 40 = 60
B. Patrimonio Negativo: Cuando el activo es menor que el pasivo. Activo – Pasivo = Patrimonio
70 – 80 = -10
C. Patrimonio Nulo: Cuando el activo es igual que el pasivo.
3 La mercadería está compuesta de la siguiente forma: S/.1,500.00 pertenecen al capitalista que aportó S/. 20,000.00 y S/. 3,000.00 al banco Continental que la empresa se prestó, con los cuales compró S/.3,000.00 en mercadería lo que hace un total de S/. 4,500.00.
Lo que posee la
Empresa
Lo que debe la Empresa a terceros
Lo que debe la Empresa a los
dueños del capital
19
Activo – Pasivo = Patrimonio RAYADO DEL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES:
El rayado para el registro contable del libro de Inventarios y Balances es el siguiente: 1
2
3
4
5
6
7
Para el inventario: 1. Se anota el título y la fecha. Puede decir: Inventario Inicial al 1 de Enero de 2004 2. Se anota el código de la cuenta a nivel de 2 dígitos. 3. Se anota el sub-código de las subcuentas a nivel de 3 dígitos. 4. Se anota el nombre de las cuentas y subcuentas correspondiente al Activo, Pasivo, así como también las
cantidades físicas. 5. Llamada columna falsa sirve para anotar los precios o valores unitarios. 6. Llamada columna auxiliar destinada al registro de importes parciales de las subcuentas. Así como el
resumen correspondiente. 7. Columna que sirve para anotar los valores totales correspondientes a cada cuenta. También se anota el
valor total del Activo y Pasivo. Para el Balance del Inventario: 1. Se anota el título y la fecha, puede decir: Balance de Inventario al 1 de Enero del 2003. 2. Se anota el código de las cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. 3. Se anota el sub-código de las sub-cuentas correspondientes a cada cuenta. 4. Se anota el nombre de las cuentas y sub-cuentas correspondientes al Activo, Pasivo y Patrimonio. 5. Se anota el importe de las sub-cuentas. 6. Columna del Debe. Se coloca el importe de las cuentas del Activo. 7. Columna del Haber. Se coloca el importe de las cuentas del Pasivo y Capital (Patrimonio). Nota: Ambas columnas del Debe y Haber deben tener una igualdad.
EJERCICIO PRACTICO 1
La empresa los Arces S.A. inicia sus operaciones comerciales el 1 de Enero del 2007 con los siguientes valores: 1. Posee dinero en efectivo en caja por 600.00 2. Posee en cuenta corriente del Banco Sur 400.00 3. Tienen letras por cobrar a Carsa por 500.00 4. Posee mercaderías por 700.00 5. Posee un inmueble valorizado en 1 000.00 6. Debe facturas a Rios S.A por 500.00 7. Debe letras a la Empresa El Sol S.A. por 800.00 8. Debe un pagaré al Banco Continental por 300.00 Tomando como referencia las cuentas del Plan Contable General Revisado procedemos a elaborar: • El Inventario Inicial, y • El Balance de Inventario. EMPRESA LOS ARCES S.A.
Inventario Inicial al 1 de Enero del 2007
10
12
101 104
I ACTIVO Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes
400
600 400
1000
500
20
20
33
42
46
50
123
201
332
421 423
461
Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones
Total Activo II PASIVO
Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Préstamos de terceros 4611 Pagaré Banco Continental
Total Pasivo III RESUMEN
Total Activo Total Pasivo Patrimonio (Capital) Moquegua, 1 de Enero del 2003.
GERENTE CONTADOR
300
500
700
1000
500 800
300
3200 1600 1600
700
1000
________ 3200
1300
300
_________
1600
Balance de Inventario al 1 de Enero del 2007
10
12
20
33
42
46
50
101 104
123
201
332
421 423
461 501
Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Préstamos de terceros Capital Capital Social
Moquegua, 1 de Enero del 2003. GERENTE CONTADOR
600 400
500
700
1000
500 800
300
1600
1000.00
500.00
700.00
1000.00
3200.00
1300.00
300.00
1600.00
3200.00
EJERCICIO PRACTICO No 2
La Empresa Los Arces S.A. luego de operar el año 2006, obtiene el siguiente resultado: • Posee dinero en efectivo • Posee dinero en cuenta corriente del Banco Crédito • Posee letras por cobrar por • Posee mercadería por • Posee un edificio por • Tiene facturas por pagar por • Tiene letras por pagar por Nota: El capital permanece inalterable por 1 600; realice el Inventario Final y Balance de Inventario.
21
Inventario Final al 31 de Diciembre del 2006
10
12
20
33
42
50 59
101 104
123
201
332
421 423
I ACTIVO Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco Crédito Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones
Total Activo
II PASIVO Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar
Total Pasivo III RESUMEN
Total Activo Total Pasivo Patrimonio - Capital - Resultados Acumulados
Moquegua, 31 de Diciembre del 2004. GERENTE CONTADOR
200
1600 1400
300 200
1000
1200
1200
400 500
3900 900
3000
500
1000
1200
1200 ________
_ 3900
900
_________
900
Balance de Inventario Final al 31 de Diciembre del 2006
10
12
20
33
42
50
59
101 104
123
201
332
421 423 501 591
Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Capital Capital Social Resultados Acumulados Utilidades no distribuidas
Moquegua, 31 de Diciembre del 2004.
GERENTE CONTADOR
300 200
1000
1200
1200
400 500
1600
1400
500
1000
1200
1200
3,200
900
1600
1400
3,200
2. LIBRO DIARIO CONCEPTO: Se puede considerar al libro diario como la columna vertebral de todo sistema contable, alrededor de él giran los diversos registros auxiliares, teniendo luego como punto final su centralización en el libro mismo.
22
El objeto principal de este libro es resumir en uno solo las anotaciones de todas las operaciones efectuadas diariamente con la finalidad de trasladar dicha información a otro libro llamado MAYOR. Por lo tanto podemos decir que: EL LIBRO DIARIO : Es un libro obligatorio y principal de foliación simple en el que se anotan todas las operaciones mercantiles que efectúa la empresa día por día y en forma cronológica. En el Libro Diario se puede constatar los cambios patrimoniales que tiene la empresa en determinados periodos de tiempo, según como decidan, los que la dirigen: De acuerdo al Código de Comercio se debe llevar un diario único, pero muchas empresas por la complejidad que se presenta en el registro contable, la magnitud y volumen de las transacciones comerciales, se ven obligados a utilizar registros contables auxiliares (registro de compras, ventas, etc.) de los cuales se obtienen resúmenes generales que deberán ser centralizados en el Libro Diario, teniendo en cuenta las cuentas deudoras y acreedoras. El Libro Diario representa así el más utilizado por disposición diaria, Las operaciones contables son anotadas según sea ingreso o salida para la empresa es decir contablemente como cargos o como abonos tal como veremos posteriormente al estudiar el asiento. En sus folios destacan los hechos económicos a medida que éstos se van produciendo tratando de dárseles una interpretación conforme ocurren los mismos. Las anotaciones en el Libro Diario tiene significación o sentido matemático, en efecto éstas se hacen por medio de una equivalencia es decir que en toda operación debe existir una o varias cuentas deudoras y una o varias cuentas acreedoras tal como se vio al estudiar la partida doble. En líneas generales podemos decir entonces que el Diario es un libro de entrada original en el que se anotan siguiendo un riguroso orden de fechas todas las operaciones mercantiles realizadas día a día por la empresa. REGIMEN LEGAL: De acuerdo al D.L. 774 del Impuesto a la Renta, se considera como un libro principal y obligatorio para todas las empresas jurídicas y naturales que superen las 100 UIT de ingresos brutos anuales y son ellas quienes deben llevar contabilidad completa. El libro diario debe ser legalizado por el Juez de Paz Letrado de la localidad donde se encuentre la empresa o un Notario Público. RAYADO DEL LIBRO DIARIO: El rayado del libro diario que prevalece en nuestro medio es igual al del libro de Inventarios y Balances, lógicamente con una función diferente. Existen varias formas de registrar las cuentas en el libro diario, pero la más usual es el siguiente:
Folio A DEBE HABER
B
C
--------------- D ----------------
H
E
F
G
a. Se registra el título: Libro Diario 1 de Enero del 2004. b. Representa el folio del Libro Mayor. Se registra cuando las cuentas del Libro Diario fueron trasladadas al
Libro Mayor. c. Se registra el código de las cuentas deudoras o acreedoras. d. Se anota el número del asiento en forma correlativa, nombre de las cuentas deudoras y acreedoras, sub
código y nombre de las sub cuentas. e. En esta columna auxiliar se anotan las cantidades parciales de las sub cuentas cuando se requiera. f. Se registra el importe de la cuenta deudora g. Se anota el importe de las cuentas acreedoras. h. Se registra la fecha y la glosa que viene a ser lo que dio motivo al registro de la operación mercantil y
que está expresada en un asiento contable.
23
EL ASIENTO CONTABLE: En la práctica toda empresa registra las operaciones que ella realiza con el fin de tener una adecuada información y control de sus actividades, para ello hace uso de comprobantes mercantiles que emite y recibe, tales como facturas, letras de cambio, cheques, etc. Estos documentos registran en sí hechos económicos que tiene una empresa, por tal motivo deberán ser interpretados tal como lo indica el Plan Contable. Dichos datos que encierra cada documento mercantil deberán ser vaciados al Libro Diario mediante un registro contable llamado: ASIENTO que viene a ser un “medio que traduce el hecho económico señalado en el documento mercantil a un lenguaje contable”4 Según Fernando Boter en su libro Fundamentos de Contabilidad dice que “Asiento viene a ser la anotación hecha en un libro de contabilidad referente a una operación determinada”. En nuestro medio generalmente se le llama asiento al registro operacional que se realiza en el Libro Diario. PRINCIPIO BASICO DEL ASIENTO: Cada asiento debe ser registrado en el libro como su nombre lo indica, diariamente, según la característica de la actividad mercantil realizada. Todo asiento se debe basar en el principio de la partida doble, es decir que las cuentas deudoras (cargo) deben tener el mismo valor que las cuentas acreedoras (abono). Las cuentas deudoras deben ser registradas en la columna del Debe por lo tanto se dirá que están cargadas. Y las cuentas acreedoras deben ser registradas en la columna del Haber por lo tanto se dirá que están abonadas. Según el método de la partida doble, ésta permite que en cada operación mercantil existan valores iguales cuyos importes serán registrados en el Debe y en el Haber sea cual fuere la cantidad de cuentas que la integran. PARTES QUE COMPRENDE UN ASIENTO; Con un ejemplo práctico podemos comprender mejor su registro. Recomendamos al lector poner especial atención en el estudio y desarrollo de los ejemplos. La empresa Comercial Latina S.A. paga en efectivo S/ 2 000.00 por la compra de mercaderías, obteniendo una Factura No 001-07213 el 3 de Mayo del 2006. El producto mercaderías representa una compra para la empresa, por consiguiente si nos basamos en la partida doble, diremos que la cuenta 60 Compras (sub cuenta 601) según el Plan Contable General Revisado, cuyo valor está representado por S/. 2 000, ingresa a la empresa, por lo tanto es una cuenta deudora registrándose en el Debe. Mientras que la cuenta 42 Proveedores (sub cuenta 421) cuyo valor está representado también por su equivalente S/. 2 000.00 soles es una cuenta acreedora en vista de que toda persona o cuenta que da o entrega es acreedora, representando para la empresa una salida, su registro se realiza en la columna del Haber. Entonces literalmente diremos que se carga a la cuenta 60 Compras y se abona a la cuenta 42 Proveedores por el mismo valor S/. 2 000.00 soles. Si tomamos en cuenta la disposición contable descrita anteriormente en el rayado del libro diario el asiento por la compra sería:
Folio 4 Libro Diario al 31 de Mayo del 2006 DEBE HABER
60
42
--------------- 1 ---------------- Compras 601 Mercaderías Proveedores 421 Facturas por pagar 31/05 Por la compra de mercaderías al contado según factura No 001-07213
2000
2000
2000.00
2000.00
4 “La Técnica Contable”, Faruk Jadue, Leonel Diaz, Ed. Universitaria, Santiago – Chile, pág. 66.
24
Otra forma de Registro: En el registro de las operaciones del diario debe primar el criterio de todo contador para la utilización de las columnas establecidas en el rayado, por consiguiente la operación de compra realizada por la empresa Comercial Latina S.A. se puede registrar de otra forma siempre y cuando se cumpla con el principio de la partida doble: “no hay deudor sin acreedor ni acreedor sin deudor”.
Folio 4 Libro Diario al 31 de Mayo del 2006 DEBE HABER
60
42
601
421
--------------- 1 ---------------- Compras Mercaderías Proveedores Facturas por pagar 31/05 Por la compra de mercaderías al contado según factura No 001-07213
2000
2000
2000.00
2000.00
REQUISITOS A TOMAR EN CUENTA EN EL ASIENTO: a) Entre las columnas del Debe y Haber debe existir una perfecta igualdad de sus importes cualesquiera
sea la cantidad de cuentas que la integran. b) El registro contable debe ser con letra manuscrita y legible. c) Las cuentas deudoras se registran en la columna izquierda llamada DEBE y las acreedoras en la
columna de la derecha llamada HABER. d) Las cuentas principales deben subrayarse con tinta roja. e) Las cuentas acreedoras deben ir precedidas de la letra “A” que significa Abono. f) La línea de separación entre un asiento y otro debe ser interconectado por el número del asiento. CLASES DE ASIENTOS: Los asientos se clasifican teniendo en cuenta varios aspectos: A. Por el número de cuentas que intervienen:
• Asientos simples • Asientos compuestos • Asientos mixtos
B. Por la naturaleza y destino de sus resultados: • Asientos por naturaleza • Asientos por destino
C. Por la función que desempeñan: • Asientos de Apertura • Asientos de Operación • Asientos de Centralización • Asientos de Ajuste • Asientos de Regularización • Asientos de Cierre • Asientos de Reapertura
A. POR EL NUMERO DE CUENTAS QUE INTERVIENEN: 1. ASIENTOS SIMPLES: Comprende a todos aquellos que tienen una cuenta deudora y una cuenta acreedora es decir una cuenta cargada contra una cuenta abonada. Ejemplo: Se paga el 5 de Mayo de 2006. S/.1500.00 en efectivo la factura No 001-47414. Fecha
Contabilización DEBE HABER
42
10
--------------- 1 ---------------- Proveedores 421 Facturas por pagar Caja y Bancos 101 Caja 05/05 Por la cancelación de la factura No 001-47414.
1500
1500
1500.00
1500.00
2. ASIENTOS COMPUESTOS:
25
Se refiere a todos aquellos en que intervienen dos o más cuentas deudoras contra dos o más cuentas acreedoras. Corresponden a la fórmula: “Varios a Varios”. Es decir dos o más cuentas cargadas contra dos o más cuentas abonadas. Ejemplo: Se contabiliza la planilla de sueldos de un conjunto de empleados que están afiliados a ESSALUD. El sueldo total básico es de 1000 soles.
PLANILLA DE SUELDOS AL 30 ABRIL Descuentos al
Trabajador
Aportes de la Empresa
Básico
13% SNP
Neto a
Pagar
9% RPS 1.7% IES(*)
Total Aporte
1000.00 130.00 870.00 90.00 17.00 107.00
Contabilización DEBE HABER
62
64
40
41
--------------- 1 ----------------
Cargas de Personal
621 Sueldos
627 Seguridad y Previsión Social
6271 RPS 90.00
Tributos
647 Cotización con carácter de tributo
6471 IES 17.00
Tributos por pagar
403 Contribuciones a Instit. Públicas
4031 SNP 130.00
4032 RPS 90.00
4037 IES 17.00
Remuneraciones y Participac por Pagar
411 Remuneraciones por pagar
Por contabilización de Plla de sueldos.
1000
90
17
237
870
1090.00
17.00
237.00
870.00
3. ASIENTOS MIXTOS: Son aquellos asientos en cuyas operaciones intervienen una cuenta deudora contra dos o más cuentas acreedoras o viceversa. Ejercicio Práctico: Se contabiliza el servicio telefónico del mes de Mayo por 354 soles incluido IGV.
Contabilización DEBE HABER
63
40
46
--------------- 1 ---------------- Servicios Prestados por terceros 631 Correos y Telecomunicaciones Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV 54 Cuentas por pagar 469 Otras cuentas por pagar diversas. 30/05 Por la contabilización del servicio
telefónico, mes de Mayo.
300
57
300.00
57.00
357.00
B. POR LA NATURALEZA Y SU DESTINO DE SUS OPERACIONES Antes haremos un previo análisis al respecto y ello tiene que ver con la clase 6 del Plan Contable General Revisado la que está conformada de la siguiente manera:
CLASE 6
26
CUENTA CUENTAS 60 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69
Como vemos agrupa a cuentas que representan compras, gastos incurridos y provisionados que se incrementan durante el ejercicio contable. Analicemos el caso separadamente: 1. Cuenta Compras (60) se refiere a las existencias clasificadas por su naturaleza tales como:
601 Mercaderías 604 Materias Primas 605 Envases y embalajes 606 Suministros diversos 609 Gastos vinculados a las compras Las existencias según el Plan Contable General Revisado se muestran en las cuentas 20 a 28 de la clase 2. 20 Mercaderías 21 Productos terminados 22 Sub productos desechos y desperdicios 23 Productos en proceso 24 Materias Primas y Auxiliares 25 Envases y embalajes 26 Suministros diversos 28 Existencias por recibir
Como se observa las existencias guardan relación con las compras y por supuesto con las ventas, toda compra aumenta las existencias y toda venta la disminuye.
Como resultado de lo anteriormente dicho, podemos apreciar que en las Compras (60) se incluyen bienes que deben ser comercializados, consumidos o que se destinan a la producción, dichos bienes son registrados en la sub cuentas 601, 604, 605, 606. En la sub cuenta 609 (gastos vinculados con las compras) como su nombre lo indica, se registran los gastos adicionales que tengan relación con las compras, así tenemos: los fletes, seguros, comisiones, derechos aduaneros, etc. Todos ellos forman parte del costo de los bienes adquiridos.
2. En cuanto a las demás cuentas de la clase 6 (Cuentas 61 a 69) se refiere a las que representan
servicios, variación de existencias, provisiones del ejercicio y costo de los artículos vendidos, en otras palabras se refiere a los gastos o cargas en que incurre la empresa (a excepción de las cuentas 61 y 69). Todas las cuentas de gastos están relacionadas con la naturaleza misma del negocio, es decir lo que da origen a cada operación mercantil.
3. Cuentas de destino reflejadas en la contabilidad financiera y/o analítica de explotación: Una vez
realizados los asientos referidos a compras, gastos y provisiones, éstos deben reflejarse posteriormente en las cuentas de contabilidad financiera y analítica de explotación, éstas son:
61 Variación de existencias 71 Productos almacenada (o desalmada) 72 Producción inmovilizada 79 Cargas imputables a cuentas de costos Veamos cada una de ellas: a. Cuenta 61 Variación de Existencias: Muestran los cambios de los saldos de existencias en un periodo determinado. Se mide en base a la comparación de las existencias finales con las registradas al inicio del periodo considerado. Sirve de control de las existencias y entre ellas tenemos: 61.1 Mercaderías, 61.4 Materias Primas, 61.5 Envases y embalajes y 61.6 Suministros diversos. En ellas se refleja la variación de los saldos referentes a los bienes mencionados. Se dice que la variación de existencias es positiva cuando al comprar bienes, estos no son vendidos ni utilizados, por lo tanto incrementan el stock. Se dice que es negativa cuando al comprar bienes éstos no cubren la venta de los productos en dicho periodo, por lo tanto se tiene que recurrir al Inventario Inicial para cubrir la diferencia, de esta forma disminuyen las existencias o el stock, esta diferencia es considerada como carga a nivel de resultados.
27
b. Cuenta 71 Producción Almacenada o (desalmacenada): A diferencia de la cuenta 61 que reúne los bienes adquiridos, la cuenta 71 reúne a los bienes adquiridos o que tienen que ver con los bienes producidos como: 711 Variación de productos terminados, 712 Variación de productos desechos y desperdicios, 713 Variación de productos en proceso, 715 Variación de envases y embalajes. Estas sub cuentas nos demuestran las variaciones que han sufrido los productos anteriormente en un periodo determinado. En cuanto a que si la cuenta es positiva o negativa, tiene el mismo tratamiento que la cuenta 61 en vista de que “ambas cuentas registran los movimientos que se generan en sus correspondientes cuentas de la clase 2 y que al cierre de un periodo determinado reflejan las variaciones de existencias (aumentos o disminución de stocks) pudiendo ser éstas negativas o positivas”. 5 c. Cuenta 72 Producción Inmovilizada: Registra el costo de los trabajados hechos por la empresa para si misma. Comprende la construcción de Inmuebles, Maquinaria y equipo y el desarrollo de Intangibles. El costo se registrará según su naturaleza en la clase 6 luego serán transferidas a las cuentas 33 ó 34 con abono a l cuenta 72. Sus divisiones son: 721 Inmuebles Maquinaria y Equipo 721 Intangibles d. Cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de costos: Permite la interrelación de la contabilidad financiera con la contabilidad analítica de explotación. Su saldo no constituye ingreso ya que funciona como una cuenta intermedia o de transferencia e entre la clase 6 y la clase 9. las sub cuentas de la cuenta 79 se determinan según el sistema de contabilidad que se adopta en cada empresa. Pues bien frente a lo dicho realizamos el esquema siguiente, teniendo como ejemplo una empresa comercial. CLASE 6: COMPRAS Y GASTOS
Compra de Bienes Compra de Servicios –
Provisiones Cuenta Cuentas
60 62 63 64 65 66 67 68 Sub cuentas Sub Cuentas
601 – 604 – 605 - 606 Varias
61 79 Existencias – Stock Clase 9 20 – 24 – 25 – 26 90 91 94 95 97
Costo Gastos
Previo al análisis del esquema, es necesario especificar lo que significa COSTO y GASTO.
COSTO: Es el monto medido en unidades monetarias. Es el valor que representa los bienes y valores que compra la empresa tales como los destinados a la venta o producción así como los bienes fijos y diferidos. GASTO: Son los desembolsos que realiza la empresa al momento de pagar un servicio por ejemplo llámese sueldos, alquileres, seguros, etc., cuyos resultados expiran al momento del pago. De igual forma el costo de los activos fijos o existencias se convierten en gasto cuando se deterioran o venden, son productos o bienes que expiran por lo tanto ya no generan ingresos. Ahora bien, veamos el esquema antes descrito; tanto negocio tiene múltiples compras en el momento de su iniciación o a lo largo de su vida económica. Así tenemos que comprar bienes o pagar servicios como sueldos, luz, agua, teléfono, etc., son elementos necesarios para el desarrollo normal de la actividad económica. Toda compra de bienes y servicios determina un ciclo, veamos por ejemplo. Al comprar bienes estos se registran en la cuenta 60, posteriormente se dirigen al almacén con determinado costo incrementando las existencias (cuenta 20-24-25-26) del negocio, es decir su destino es el stock o
5 “Comentarios y Aplicación del Plan Contable General Revisado”, CONASEV, Lima, Ed. 1988, pág. 24
28
almacén. La cuenta 61 Variación de existencias contablemente sirve de intermediaria entre la cuenta 60 Compras y las Existencias. De igual forma cuando se paga un servicio como sueldos, agua, electricidad, etc., dichos gastos se registran en las cuentas 62, 63 ó 65 respectivamente por la naturaleza u origen de sus operaciones, siendo luego su destino final el registro de sus valores en las cuentas de GASTOS. Por lo tanto la cuenta 79 Cargas imputables a cuentas de gastos se encarga de ser intermediaria entre las cuentas 62, 63, 64, 65, 67, 68 y 90, 91, 94, 95, 97. Es necesario recalcar que la cuenta 66 no tiene destino, ya que va directamente a resultados. Una vez que los bienes salen del Almacén ya sea como venta, perdida o deterioro éstos se convierten en gasto. En cambio cuando se paga sueldos, agua o publicidad son servicios que no ingresan al almacén como tampoco se pueden vender, por lo tanto su valor se registra directamente en gastos, ya que sirven de complemento a los bienes y servicios relacionados con el giro del negocio.
Venta Pérdidas
Deterioro, etc.
Ahora si podemos decir qué significa los asientos por naturaleza y destino: I. Asientos por Naturaleza: Son los asientos en que se registran todas las operaciones referidas a compras, gastos y provisiones generados durante el ejercicio. Los cargos se registran en las cuentas: 60 Compras 62 Cargas de Personal 63 Servicios Prestados por terceros 64 Tributos 65 Cargas diversas de gestión 66 Cargas excepcionales (no tiene destino) 67 Cargas financieras 68 Provisiones del ejercicio Su uso permite proporcionar una información al Estado con el fin de elaborar las cuentas nacionales. II. Asientos por Destino: Son los asientos en que se registran todas las operaciones que se derivan de las compras, gastos y provisiones. Así las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 67 y 68 se reflejan en las cuentas de contabilidad analítica de explotación (cuentas de la clase 9), de acuerdo al origen de las cargas, con abono a: 61 Variación de Existencias 71 Producción almacenada y desalmacenada 72 Producción inmovilizada 79 Cargas imputables a cuentas de costos
EJERCICIOS DE APLICACIÓN
1. Se compra mercaderías por S/. 1000.00 soles, en efectivo más IGV, según Factura No 001-472321.
Asiento por Naturaleza
COMPRA DE:
• Mercaderías
• Materia Prima
• Envases
• Suministros
PAGO DE:
• Luz
• Agua
• Sueldos
• Publicidad, etc
ALMACEN
COSTO
GASTO
29
Contabilización DEBE HABER
60
40
42 42 10
--------------- 1 ---------------- Compras 601 Mercaderías Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV Proveedores 421 Facturas por Pagar 04/06 Por la compra de mercadería según
factura 001-472321 --------------- 2 ----------------
Proveedores 421 Facturas por pagar Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelación de la Factura No
001-472321.
1000
190
1190
1000.00
190.00
1190.00
1190.00
1190.00
Asiento por Destino
20
61
--------------- X ---------------- Mercaderías 201 Almacén Variación de Existencias 611 Mercaderías 04/06 Por el destino de la mercadería
comprada según factura 001-472321
1000
1000
1000.00
1000.00
Nota: Para el registro del asiento de destino se toma en cuenta, el costo de la mercadería más no el impuesto ya que este último no forma parte del costo. Se recepciona el recibo de luz No 0134721 por S/. 500.00 más IGV.
Asiento por Naturaleza
63
40
46 46 10
--------------- 1 ---------------- Servicios Prestados por Terceros 636 Electricidad y agua Tributos por pagar 401 Gobierno Central 4011 Impuesto a la Ventas 40111 IGV Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas 04/06 Por la contabilización del recibo de
luz No 0134721. --------------- 2 ----------------
Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas Caja y Bancos 101 Caja 04/06 Por la cancelación de la Factura No
001-472321.
500
95
595
500.00
95.00
595.00
595.00
595.00
Asiento por Destino
94
79
--------------- X ---------------- Gastos administrativos 94634 Energía Eléctrica Cargas imputables a cuenta de costos 794. Gastos Administrativos
1000
1000
1000.00
1000.00
30
16/11 Por el destino del servicio de luz
NOTA: En el asiento por Destino se forma en cuenta el gasto por el servicio eléctrico más no el impuesto en vista de que este último no forma parte del gasto. De igual forma es necesario señalar que el saldo de la cuenta 79 será igual al saldo de las cuentas de la clase 9. POR LA FUNCION QUE DESEMPEÑAN. 1. ASIENTO DE APERTURA: Viene a ser el primer asiento que se registra en el libro diario, una vez que se haya constituido la empresa, también se le conoce como Asiento Inicial.
Está representado por el Balance de Inventario del Libro de Inventarios y Balances el cual debe ser trascrito idénticamente al primer asiento.
EJEMPLO PRÁCTICO
Folio 1 Contabilización DEBE HABER
10
12
20
33
42
46
50
101 104
123
201
332
421 423
461 501
---------------- 1 ----------------- Caja y bancos Caja Cuentas Corrientes 104.1 Banco del Sur Clientes Letras o efectos por cobrar Mercaderías Almacén Inmuebles Maquinaria y Equipo Edificios y otras construcciones Proveedores Facturas por pagar Letras (o efectos) por pagar Cuentas por Pagar diversas Préstamos de terceros Capital Capital Social 2/1 Por el Activo, Pasivo y Patrimonio al inicio del ejercicio económico.
600 400
500
700
1000
500 800
300
1600
1000
500
700
1000
1300
300
1600
ASIENTOS OPERACIONALES: Son los asientos que se registran diariamente y que provienen como producto de las operaciones que realiza en la empresa en sus actividades mercantiles relacionadas o no al giro del negocio. Se anotan en los registros auxiliares o directamente en el libro diario.
Ejemplo Práctico: La empresa comercial Los Andes S.A. compra en efectivo acciones del Banco de Crédito por S/. 1000.00 el día 3 de Mayo.
Folio 5 Contabilización Libro Diario DEBE HABER
31
10
--------------- 1 ---------------- Valores 311 Acciones Caja y Bancos 101 Caja 3/5 Por la compra de acciones del Banco
de Crédito..
1000
1000
1000.00
1000.00
ASIENTOS DE CENTRALIZACIÓN: Son los asientos que se trasladan de los registros auxiliares (llámese registros de compras, ventas, caja, etc.) al libro diario. Es decir se centralizan los resultados finales de los mencionados registros.
31
Ejemplo Práctico: La empresa comercial Royal S.A. realiza las siguientes operaciones en el mes de Mayo del año 2004: Fecha 4: Vende Mercaderías por 2,000 soles al cliente Juan Perez (RUC 10164321072) extendiéndosele la Factura No 001-43215. Fecha 15: Vende Mercaderías por 8,000 soles a la Empresa Comercial “El Sol S.A.” (RUC 20224477892) extendiéndosele la Factura 001-43311. La Mercadería está exonerada del IGV.
REGISTRO DE VENTAS Comprobante
de Pago Cargo Abono
Fecha
Tipo de
Document
o Serie Númer
o
Nota De
Débito
Nota De
Crédito
Nº RUC Cliente
Clientes 12
Base Imponible
70
Exone rado 70
I.G.V. 40
04-05-2004 15-05-2004 001
001 43215 43311 10164321072
20224477892
Juan Perez
El Sol S.A.
2 360 8 000
2 000 -
- 8 000
380 -
10 360 2 000 8 000 380
Folio 3 Contabilización Libro Diario DEBE HABER
12
40
70
--------------- 1 ---------------- Clientes 121 Facturas por Cobrar Tributos por Pagar 4011 IGV Ventas 701 Mercaderías 31/5 Por la Centralización del registros de
ventas.
10360
380
10000
10380.00
380.00
10000.00
ASIENTOS DE AJUSTE: Tienen por objeto regularizar algunas cuentas y crear provisiones necesarias antes de elaborar los Estados Financieros. Son asientos que posibilitan la regularización de las cuentas, es decir que en estas se debe observar su saldo real que permitan presentar con razonabilidad los EE.FF. al final del ejercicio contable, teniendo como objetivo un alto grado de confiabilidad. Los asientos de ajuste se registran después de los asientos operativos. Ajuste por Depreciación: Todo activo fijo a excepción de los terrenos va perdiendo su valor a través del tiempo por el uso u obsolescencia, debido a que el costo de dicho activo debe extinguirse poco a poco considerándose por lo tanto la depreciación como gasto, durante la vida útil del mismo. Esta declinación funcional de los activos se produce en forma gradual a través de los diferentes periodos en que se utilizan en la empresa. En otras palabras la depreciación es la pérdida de valor económico del activo fijo como resultado del uso o acción de otras fuerzas físicas y que tributariamente debe ser compensado mediante una deducción en su costo (art. 38 DL 774). La depreciación no representa desembolsos de efectivo protegiendo a la empresa contra impuesto rebajando sus utilidades gravables. Método de Aplicación: Para depreciar se emplea varios métodos. Entre los más usuales tenemos: Depreciación en línea recta: Es el valor de mayor aceptación en la empresa privada, así como por la SUNAT a efectos de aplicar el impuesto a la renta. Consiste en dividir el valor del Activo entre el número de años de vida útil. La fórmula es la siguiente: Costo o Valor del Activo Depreciación = ------------------------------- Vida Útil
32
Ejemplo práctico: El 30 de Octubre se compra una computadora en S/. 3000. Su uso se realiza a partir del 1 de Noviembre. Se calcula una vida útil de 5 años. 3 000 Depreciación = ------- = 600 5 Por consiguiente al cierre del ejercicio contable, el 31 de Diciembre, la depreciación por los 2 meses de vida útil, Noviembre y Diciembre sería: 600 ÷ 12 X 2 meses = 100 � Depreciación Nov – Dic. De acuerdo a este resultado el nuevo valor de la computadora sería: Valor del Activo Fijo 3 000.00 (-) Depreciación ( 100.00) Valor en libros al 31-12-200x 2 900.00 Por lo tanto el asiento que debe efectuarse por la depreciación es el siguiente:
Folio 3 Contabilización Libro Diario DEBE HABER
68
39
--------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 681 Depreciación de Inmuebles Maquinaria y Equipo. Depreciación y Amortización Acumulada 393 Depreciación de Inmuebles, Maquinaria y Equipo. 31/12 Por la depreciación del ejercicio.
100.00
100.00
100.00
100.00
Depreciación en línea recta con el valor residual Su fórmula es: Costo de adquisición – Valor Residual
Depreciación Anual = ---------------------------------------------- Vida Útil
¿Qué es el valor residual? Es la cantidad recibida después de desechar un activo de larga vida al final de su vida útil. Pues bien el costo que se le asigna al activo fijo está dado por el valor depreciable que viene a ser el costo total de adquisición y el valor residual pronosticado. Al valor residual también se le conoce como valor de desecho, valor terminal, valor de salvamento, etc.
Ahora bien prosigamos, reemplazando datos tomando en cuenta el mismo ejercicio anterior tendríamos:
3000 - 100 Depreciación Anual = ---------------- = 580 5 Depreciación Anual = 580
Ajuste por costo de ventas: El costo de ventas viene a ser el valor (costo) de los bienes objeto del giro del negocio y transferidos a título oneroso. Se determina de acuerdo a la siguiente fórmula:
Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras – Inventario Final
El ajuste de dicho costo mediante su asiento permite especificar la salida de la mercadería vendida determinando el verdadero saldo de la cuenta mercadería y en compensación crear la cuenta resultados (pérdida) llamada COSTO DE VENTAS, generalmente este asiento se realiza al final de cada año siempre y cuando no se efectúen inventarios permanentes.
Ejercicio Práctico: Se compra 500 camisas a S/. 60.00 c/u. Luego se vende 300 camisas a S/. 140.00 c/u. La disponibilidad que se tiene en stock es de:
500 x 60 c/u = 30 000 Al vender 300 camisas el stock disminuye por lo tanto es necesario saldar la cuenta mercaderías de acuerdo al costo con que salió de almacén.
33
300 x 60 c/u = 18 000 Folio 3 Contabilización Libro Diario DEBE HABER
69
20
--------------- 1 ---------------- Costo de Ventas 691 Mercaderías Mercaderías 201 Camisas 31/5 Por el costo de la Mercadería
vendida
18000
18000
18000.00
18000.00
Ajuste por cuenta de cobranza dudosa: Mediante este asiento se cubren pérdidas que pueda tener la empresa ocasionada por ciertos clientes morosos cuyas letras o cuentas por cobrar resultan como cobro dudoso (incobrables). Ejercicio: El 2 de junio se vende al crédito a Juan Linares 20 pantalones Polystel a S/. 70 c/u, nos firma la letra 104789 a 90 días vista.
(20 x 70 + 18% = 1652) Folio 3 Contabilización Libro Diario DEBE HABER
12
40
70
--------------- 1 ---------------- Clientes 121 Facturas por Cobrar Tributos por Pagar 4011 IGV Ventas 701 Mercaderías 31/1 Por la venta de Mercaderías al crédito
1666
266
1400
1666.00
266.00
1400.00
El cliente debió pagar su deuda el 1 de septiembre al cumplir con 3 meses de plazo,. Pero posteriormente a esa fecha se comprueba que la letra firmada por el cliente es incobrable. Se realiza entonces un asiento de ajuste: Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
68
19
94 79
--------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 684 Cuentas Incobrables Prov. Para Ctas de cobranza dudosa 192 Clientes 31/12 Letra 104789 de Juan Linares
--------------- 2 ---------------- Gastos Administrativos Cargas imputables a Ctas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.
1666
1666
1666.00
1666.00
1666.00
1666.00
Al ser provisionada la letra, se acepta el castigo de cuentas incobrables una vez agotadas las acciones legales.
Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
19
12
--------------- 1 ---------------- Provisiones para cuentas de cobranza dudosa 192 Clientes Clientes Letras por cobrar 31/12 Por el castigo de la letra 104789
1666
1666
1666.00
1666.00
Ajuste por desvalorización de existencias: Cuando una empresa al realizar los inventarios de existencias comprueba que existen productos obsoletos, faltantes o deteriorados por otras circunstancias, debe realizar un asiento de ajuste para corregir el valor de las existencias.
34
Ejercicio práctico: La Empresa Los Andes S.A. el 31 de diciembre del 2006, realiza un inventario de su mercadería y comprueba que existen 5 licuadoras deterioradas no aptas para la venta. El costo de cada una de ellas es de 200 soles. El asiento de ajuste sería: (5 x S/. 220 = 1 100)
68
19 94 79 29 20
--------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 685 Desvalorización de Existencias Provisión para desvaloriz. de existencias 291 Licuadoras 31/12 Por el monto desvalorizado de
existencias. --------------- 2 ----------------
Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.
--------------- 3 ---------------- Provisión para desvalorización de existencias 291 Licuadoras Mercaderías 201 Licuadoras 31/12 Castigo de existencias deterioradas.
1100
1100
1100.00
1100.00
1100.00
1100.00
1100.00
1100.00
Ajuste por fluctuación de valores: Cuando una empresa compra valores (acciones) corre el riesgo de perder o ganar por acción de la oferta y demanda. Al perder se registra la pérdida mediante un asiento de ajuste.
Ejercicio Práctico: La empresa Flores S.A. compra acciones por un valor de 2,000 soles, después de un tiempo su cotización en bolsa esta en 1800 soles registrándose una pérdida de 200. El asiento sería:
En este caso la provisión se transfiere al gasto registrándose en el Balance General el nuevo valor de las cuentas 31 valores. Valor de las acciones 2 000
(-) Provisiones ( 200) Valor en libros 1 800
Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
68
31 94 79
--------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 683 Fluctuación de valores A Valores 319 Provisión para fluctuación de valores 31/12 Para registrar la pérdida de valor de las
acciones --------------- X ----------------
Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.
200
200
200.00
200.00
200.00
200.00
Ajuste por cargas diferidas: Toda empresa a veces realiza pagos adelantados que posteriormente deben convertirse en gasto, tales como: cancelación de una póliza de seguros, alquileres pagados por adelantado, adelanto de remuneraciones, etc. Normalmente estas operaciones se irán devengando mensualmente durante el periodo de cobertura.
Ejercicio Práctico: Una empresa comercial asegura su mercadería contra todo riesgo ante la Compañía de Seguros El Sol por 1200 soles anuales. El importe total se paga por adelantado en efectivo según póliza de seguro 103799. Dicho contrato entra en vigencia a partir del 1 de Octubre. El Asiente por la provisión del seguro pagado por adelantado sería:
35
Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
38
40
46 46 10
--------------- 1 ---------------- Cargas diferidas 382 Seguros pagados por adelantado Tributos por pagar 4011 IGV A Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas 1/10 Por la provisión del seguro pagado por
anticipado --------------- 2 ----------------
Cuentas por pagar diversas 469 Otras cuentas por pagar diversas A Caja y Bancos 101 Caja 1/10 Por la cancelación de la póliza de seguros.
1200
228
1428
1428
1428
1200.00
228.00
1428.00
1428.00
1428.00
El asiento de ajuste correspondiente a los meses de Oct, Nov, y Dic., sería de acuerdo al siguiente cálculo: 1 200 ÷ 12 meses x 3 = 300 Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
65
38 94 79
--------------- 1 ---------------- Cargas diversas de gestión 654 Seguros A Cargas diferidos 382 Seguros pagados por anticipado 31/12 Por los seguros pagados por
anticipado. --------------- 2 ----------------
Gastos Administrativos A Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones.
300
300
300.00
300.00
300.00
300.00
Ajuste por Amortización: Los activos intangibles o inmateriales son por lo general activos de larga vida. Los intangibles se centralizan como un activo fijo y se amortizan a lo largo de su vida útil por la pérdida de valor de los mismos. El ajuste se aplica a los activos intangibles (llámese: patentes, marcas, derechos de llaves, etc.) cuyos gastos deben ser explotados en varios años hasta un máximo de 10. Ejercicio Práctico: La empresa El Sol S.A. realiza proyectos de investigación para ampliar su oferta productiva en el mercado, gastando 10,000 soles. Se contabiliza el asiento por el gasto:
Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
34
10
--------------- 1 ---------------- Intangibles 343 Gastos de investigación A Caja y Bancos 101 Caja 1/10 Por el pago que ocasiona el proyecto de investigación.
10000
10000
10000.00
10000.00
El asiento de ajuste por la amortización durante el primer año sería de acuerdo al siguiente cálculo: 10% de 10,000 = 1,000
Folio Contabilización Libro Diario DEBE HABER
68
39
--------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 682 Amortización de intangibles Depreciación y Amortiz. Acumulada 394 Amortización de Intangibles. 31/12 Por la amortización de intangibles.
--------------- 2 ----------------
1000
1000
1000.00
200.00
36
94 79 39 34
Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Transferencia de Provisiones.
--------------- 3 ---------------- Depreciación y Amortización Acumulada 394 Amortización de Intangibles. Intangibles 343 Gastos de Investigación 31/12 Por la amortización de intangibles seg. cálculo.
1000
1000
1000.00
1000.00
1000.00
1000.00
Ajuste por Beneficios Sociales: El beneficio social constituye el derecho que le corresponde a los trabajadores de acuerdo a las normas laborales vigentes. Generalmente son aquellos pagos adicionales que obtiene el trabajador por su valor remunerativo. Se califica como benéfico social los pagos efectuados al trabajador por: 1. Compensación por Tiempo de Servicios CTS 2. Indemnización por despido arbitrario 3. Pago por vacaciones truncas Ejercicio Práctico: Un empleado labora desde 1 de enero ganando S/.1200.00 mensuales. Realice asientos de ajuste de la CTS por los meses de Noviembre y Diciembre. Es importante señalar que los pagos de la CTS se realizan 2 veces al año en Mayo y Noviembre correspondiente en cada caso a un semestre, por lo tanto es necesario provisionar lo de Noviembre y Diciembre por los pagos que se deben efectuar el próximo año junto a los meses de Enero, Febrero, Marzo y Abril. Para ello se ajusta la provisión de Noviembre y Diciembre en base al cálculo siguiente:
Sueldo Básico 1 200 1/6 de la última gratificación 200 Total 1 400 ÷ 12 x 2 = 233
Folio Contabilización DEBE HABER
68
47 94 79
--------------- 1 ---------------- Provisiones del Ejercicio 686 Compensación por Tiempo de Servicios Beneficios Sociales de los trabajadores 471 Compensación por tiempo de
servicios 31/12 Provisión de la CTS meses de Nov. Y
Dic. --------------- 2 ----------------
Gastos Administrativos Cargas imputables a cuentas de costos 31/12 Por Transferencia de Provisiones.
233
233
233.00
233.00
233.00
233.00
Ajuste por las Ganancias Diferidas: Se debe realizar este asiento por las ganancias diferidas o adelantadas, con el fin de que se refleje un saldo verdadero en el Balance General, ya que si no se regulariza esta operación, la empresa está sujeta a cumplir con la obligación. Ejercicio Práctico: El día 1 de Octubre se vende mercaderías por 1200 más IGV. Se cobra una inicial de 216 soles, por el saldo firma 12 letras. El costo de la mercadería vendida es de 660 soles.
Folio Contabilización por la Venta DEBE HABER
12
40
49
--------------- 1 ---------------- Clientes 121 Facturas por cobrar 123 Letras por cobrar Tributos por pagar 401 Gobierno central 4011 IGV Ganancias Diferidas
216 1212
228
1428.00
228.00
900.00
37
70 69 49 20
491 Ventas diferidas Ventas 701 Mercaderías 1/10 Por las ventas diferidas
--------------- 2 ---------------- Costo de Ventas 691 Mercaderías Ganancias Diferidas 492 Costos Diferidos Mercaderías 1/05 Por el costo diferido
900
300
165.00
495.00
300.00
660.00
Nota: Los S/. 300.00 de la 70 Ventas corresponde a los 3 meses (Oct., Nov., Dic.) ASIENTOS DE REGULARIZACION: Se denomina así a aquellos asientos de diario en donde se registran las cuentas que dieron utilidad o pérdida en base a las cuentas denominadas “saldo intermediarios de gestión”. Las empresas comerciales, de servicios e industriales para su regularización determinarán: el margen comercial, valor agregado, excedente bruto de explotación, resultados antes de participaciones e impuestos, resultado del ejercicio y finalmente la transferencia del resultado neto a la cuenta 59 “ Resultados Acumulados”. Los asientos de regularización se registran después de la Hoja de Trabajo. Existen 3 métodos para registrar los asientos de regularización en el Libro Diario:
å Método A utilizando las cuentas 80 a 89 å Método B utilizando la cuenta 87 å Método C utilizando la cuenta 89 El primer método es el más usual, tal como se presenta en el siguiente cuadro ordenado en base al Plan Contable General Revisado, según lo expuesto por José Calderón M., en su libro Contabilidad General Básico I.
38
ASIENTOS DE REGULARIZACION
CONCEPTO EMPRESAS
COMERCIALES
EMPRESAS INDUSTRIALES
Traslado del Inventario
final de productos en
proceso
23
71
Productos en proceso
Producción Almacenada (o
desalmacenada)
713 Variación de productos en
proceso
X
X
Cancelación de la
cuenta 69 para
determinar la variación
de existencias de
mercaderías /
productos terminados.
61
69
Variación de existencias
611 Mercaderías
Costo de Ventas
691 Mercaderías
X
X
71
69
Producción almacenada (o
desalmacenada)
711 Variación de productos
terminados
Costo de Ventas
692 Productos terminados
X
X
Cancelación de las
cuentas de la clase 9 y
cuenta 79
79
94
95
97
Cargas imputables a
cuentas de costos.
Gastos de Administración
Gast6s de Ventas
Gastos Financieros
X
X
X
X
79
93
94
95
Cargas imputables a cuentas
de costos.
Costo de Producción
Gastos de Administración
Gast6s de Ventas
X
X
X
X
Margen Comercial
• Transferencia del
saldo de la
divisionaria 701
• Transferencia del
saldo de las
divisionarias 601, 609
y 611.
70
80
80
60
61
74
Ventas
701 Ventas
Margen Comercial
Margen Comercial
Compras
601 Mercaderías
609 Gastos vinculados con
las compras
Variación de
existencias(1)
611 Mercaderías
Descuentos Concedidos
X
X
X
X
X
X
X
Producción del
Ejercicio
Valor de la producción
del periodo que se ha
vendido, almacenado o
inmovilizado.
72
81
Producción Inmovilizada *
Producción del
Ejercicio*
X
X
70
71
72
81
Ventas
702 Productos terminados
Producción almacenada (o
desalmacenada) (2)
Producción Inmovilizada
Producción del ejercicio
X
X
X
X
X
(1) De acuerdo al saldo que registra antes del cierre se pude cargar o abonar contra la cuenta 69 (2) Igualmente, se puede cargar o abonar contra la cuenta 81 * Se utiliza excepcionalmente, cuando la empresa realiza trabajos para si misma, a efectos de incluirlos
como parte del patrimonio.
39
CONCEPTO EMPRESAS
COMERCIALES
EMPRESAS INDUSTRIALES
80 81 82
Margen Comercial Producción del Ejercicio
Valor Agregado
X X
X
81 82
Producción del ejercicio Valor agregado
X X
82 60 61 63
Valor Agregado Compras Variación de Existencias Servicios Prestados por terceros
X X X X
82 60 61 63
Valor Agregado Compras Variación de Existencias Servicios prestados por terceros
X X X X
Valor Agregado • Transferencia del
margen comercial y producción del ejercicio.
• Transferencia de los
saldos de la cuenta 60 (excepto 601) y saldos deudores de las cuentas 61 y 63.
• Transferencia de los
saldos acreedores de la cuenta 61
61 82
Variación de existencias Valor agregado
X X
61 82
Variación de Existencias Valor Agregado
X X
82 83
Valor Agregado Excedente (o insuficiencia) bruta de explotación
X X
82 83
Valor Agregado Excedente (o insuficiencia) bruto de explotación
X X
Excedente (o insuficiencia) bruto de explotación • Transferencia del
valor agregado • Transferencia de los
saldos de las cuentas 62 y 64
83 62 64
Excedente (o insuficiencia) bruta de explotación
Cargas de Personal Tributos
X X X
83 62 64
Excedente (o insuficiencia bruta de explotación
Cargas de personal Tributos
X X X
83 84
Excedente (o insuficiencia) bruta de explotación
Resultado de explotación
X X
83 84
Excedente (o insuficiencia bruta de explotación
Resultado de Explotación
X X
84 65 68
Resultado de explotación Cargas diversas de gestión Provisiones del Ejercicio
X X X
84 65 68
Resultado de Explotación Cargas diversas de gestión Provisiones del Ejercicio
X X X
Resultado de Explotación • Transferencia del
Excedente bruto de explotación (1)
• Transferencia de los
saldos de las cuentas 65 y 68
• Transferencia de los
saldos delas cuentas 73, 75, 78
73 75 78 84
Descuentos, rebajas y bonificaciones obtenidos Ingresos diversos Cargas cubiertas por provisiones
Resultado de explotación
X X X
X
73 75 78 84
Descuentos rebajas y bonificaciones obtenidos Ingresos diversos Cargas cubiertas por provisiones
Resultado de explotación
X X X
X
84 85
Resultado de explotación Resultado antes de participaciones e impuestos
X X
84 85
Resultado de explotación Resultado antes de participaciones e impuestos
X X
76 77 85
Ingresos excepcionales Ingresos financieros
Resultados antes de participaciones e impuestos
X X
X
76 77 85
Ingresos Excepcionales Ingresos Financieros
Resultado antes de participaciones de impuestos
X X
X
Resultado antes de participaciones e impuestos • Transferencia del
resultado de explotación (1)
• Transferencia de los
saldos de las cuentas 76 y 77
• Transferencias de los
saldos de las cuentas 66 y 67
85 66 67
Resultado antes de participaciones e impuestos
Cargas excepcionales Cargas financieras
X X X
85 66 67
Resultado antes de participaciones e impuestos
Cargas excepcionales Cargas financieras
X X X
Resultado del Ejercicio • Transferencia del
resultado antes de participaciones e impuestos (1)
85 89
Resultado antes de participaciones e impuestos
Resultado del ejercicio
X X
85 89
Resultado antes de participaciones e impuestos
Resultado del ejercicio
X X
40
(1) En caso de resultado negativo, el asiento se registra en forma inversa. CONCEPTO EMPRESAS
COMERCIALES
EMPRESAS INDUSTRIALES
Afectación al
resultado del
ejercicio de la
distribución legal de
la renta y del
impuesto a la renta:
89
88
Resultado del ejercicio
Impuesto a la renta
X
X
89
86
Resultado del ejercicio
Distribución legal de la renta
neta
861 Particip. De trabajadores
862 Particip. Comunidad
Laboral
863 Particp. Patrim. De
trabajadores
864 Investigación científica y
tecnológica.
Impuesto a la renta
X
X
X
Cuentas por pagar
derivadas e la
distribución legal e la
renta y del impuesto
a a renta:
88
40
Impuesto a la renta
Tributos por pagar
4017 Impuesto a la renta
X
X
86
88
40
41
46
55
Distribución legal de la renta
neta
Impuesto a la renta
Tributos por pagar
4017 Impuesto a la renta
403 Contrib. a Inst. Publicas
Remuneraciones y
participaciones por
pagar
413 Participaciones por pagar
Cuentas por pagar
diversas
468 Comunidades laborales
Accionariado Laboral
559 Acciones laborales por
emitir
X
X
X
X
X
X
Cálculo de la reserva
legal y transferencia
del resultado neto del
ejercicio a la cuenta
59:
89
58
59
Resultado del ejercicio
Reservas
582 Reserva Legal
Resultados
Acumulados
591 Utilidades no
distribuidas
X
X
X
59
58
59
Resultados del ejercicio
Reservas
582 Reserva Legal
Resultados Acumulados
591 Utilidades no
distribuidas
X
X
X
Transferencia del resultado neto del ejercicio a la cuenta 59 cuando es pérdida.
59
89
Resultados Acumulados
Pérdidas acumuladas
Resultado del
Ejercicio
X
X
59
89
Resultados acumulados
592 Pérdidas acumuladas
Resultado del Ejercicio
X
X
Revaluación de los
bienes del activo dijo.
33
39
58
Inmuebles maquinaria y
equipo
Depreciación y
amortización
acumulada.
Excedente de
revaluación
X
X
33
39
57
Inmuebles maquinaria y
equipo
Depreciación y
amortización acumulada
Excedente e revaluación.
X
X
X
41
ASIENTO DE CIERRE: Es el último asiento que se registra en todo ejercicio contable. Aquí las cuentas que conforman el balance de situación deben quedar saldadas y cerradas, “ello se consigue después de haber transferido el resultado neto de la cuenta 59 “Resultados acumulados”, mediante un asiento previo al que hemos descrito como de regularización. Finalmente al llegar al asiento que nos ocupa, cargamos las cuentas de inventarios que tienen saldo acreedor y abonamos las cuentas que tienen saldo acreedor.6 Como resultado final la cuenta 59 será parte del activo o pasivo según la pérdida o ganancia que hubo respectivamente. ASIENTO DE REAPERTURA Es el registro que se realiza en el Libro Diario al reiniciar las operaciones mercantiles de un negocio. Se reinvierte el asiento de cierre, las cuentas cargadas deben ser abonadas y a las cuentas abonadas deben ser cargadas. Este asiento tiene el mismo tratamiento técnico que el asiento de apertura o inicial. ASIENTOS DE CORRECCION En el registro de los asiento no puede existir agregados, enmendaduras, correcciones, etc. Todo ello se debe corregir mediante el registro de otro asiento justo en el momento que se descubre el error, por ello es importante dar una explicación en la glosa indicando el motivo y la fecha de la emisión. Entre los casos de errores más frecuentes tenemos: Sustitución de una cuenta por otra: Se realiza un contra asiento para anular la cuenta equivocada o incorrecta
Registrar un cargo por un abono y viceversa Se realiza un contra asiento para anular el asiento equivocado o incorrecto
Registrar un cifra o importe por otra: å Cuando la cifra equivocada es mayor que la correcta å Cuando la cifra equivocada es menor que la correcta
TOTALIZACIÓN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS DEL LIBRO Una vez terminado de registrar los folios, se deben sumar las columnas del debe y del Haber, para ello se coloca en el último renglón la palabra “VAN” que significa sigue. El registro del folio siguiente continua con la palabra “VIENEN” en el primer renglón que significa continua o viene del folio x. Las sumas del Debe y Haber del Libro Diario deben ser comparadas con las sumas del Debe y Haber del libro Mayor, cuyos saldos deben ser equivalentes; de esta forma, la equiparación nos permitirá comprobar si las cuentas fueron registradas correctamente o no. 3. LIBRO MAYOR Es un libro principal y obligatorio, de foliación doble, que sirve como depositario de todos los valores registrados en el Libro Diario. Registra las cuentas deudoras y acreedoras que provienen del Libro Diario, considerándose de esta forma como un clasificador de cuentas que a manera de fichero anota por separado, en forma cronológica y ordenada todos los valores que representan los movimientos de cada cuenta. Las operaciones mercantiles registradas diariamente en el Libro Diario son trasladadas al Libro Mayor y en él se refleja las cuentas individualmente con independencia unas de otras; de esta forma nos da a conocer las diversas posiciones que adopta cada cuenta en virtud de las operaciones realizadas. No puede efectuarse anotación alguna en este libro si previamente no se ha realizado un asiento en el Libro Diario. Es un libro intermedio entre el Libro Diario y el Balance de Comprobación. SITUACIÓN LEGAL: Según el Código de Comercio en su Artículo 39º establece que las cuentas de cada objeto o persona en particular se registrarán en el Debe y Haber del Libro Mayor, por consiguiente las cuentas del libro diario se trasladarán por orden riguroso de fechas a cada una de las cuentas del libro mayor. Por lo tanto diremos que
6 “Contabilidad General Básica”, José Calderón M. Lima, 1989, 1ra Edición, pág. 106
42
este libro tiene una función básica: “recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas anteriormente en el Libro Diario”. 7
Su obligatoriedad se establece en el Artículo 65º del D.L. 774 del Impuesto a la Renta: “toda persona jurídica” está obligada a llevar contabilidad completa así como todas aquellas personas naturales cuyos ingresos brutos anuales superen las 100 UIT. Este libro se debe legalizar ante un Juez de Paz Letrado o un Notario Público, puede ser utilizado empastado o en hojas sueltas según el requerimiento de la empresa. RAYADO DEL LIBRO MAYOR: El libro mayor adopta varias formas de rayado siendo los más conocidos, el rayado de saldos y el rayado corriente. Veamos sus modelos: a. Rayado de Saldos: Es de foliación simple, generalmente se le utiliza en los sistemas mecanizados, mediante hojas sueltas, posteriormente son empastados.
CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA FECHA SALDOS
DIA MES DETALLE DEBE HABER
DEUDOR ACREEDOR
b. Rayado Corriente: Es el más usual, está representado por una letra T. En la línea horizontal superior se anota el nombre de la cuenta. El lado izquierdo representa al Debe y el lado derecho al Haber. Por situaciones metodológicas emplearemos este modelo para el conocimiento de la mayorización práctica.
(A) 3 Debe (B) Código y nombre de la cuenta (B) Haber 3 Fecha
Concepto Folio del Diario
Sub Total
Total Fecha Concepto Folio del
Diario
Sub Total
Total
C D E F G C D E F G
A. Se anota el nombre de la cuenta, de acuerdo al Plan Contable General Revisado. B. Representa el saldo deudor o acreedor de la cuenta respectiva. C. Se registra la fecha del asiento del diario D. Se anota el nombre o detalle de la contra cuenta E. Representa el número del folio del libro diario F. Se registra los sub totales G. Se registra los totales TRASLADO DE LAS CUENTAS DEL DIARIO AL MAYOR: El “pase” de las anotaciones registradas en el Libro Diario al Libro Mayor es considerado como una tarea de transcripción. Las cuentas que se encuentran cargadas en el libro Diario deben trasladarse como cargo y transcribirse en el Debe del libro Mayor con el mismo importe, las cuentas que se encuentran abonadas en el libro Diario deben trasladarse como abono y transcribirse en el Haber del libro Mayor con el mismo importe, a ésta acción se le llama mayorización que es un procedimiento manual y técnico de Contabilidad cuyas anotaciones en el libro mayor se hacen en forma sucesiva, por lo tanto podríamos decir que: PASAR O TRASLADAR: Es el procedimiento de llevar los cargos y abonos que parecen en el libro Diario a las cuentas del Mayor.
El pase o traslado de los asientos al Mayor se debe realizar en forma cronológica; técnicamente deben pasar los asientos en el mismo orden en que están anotados en el Libro Diario. CASOS DE MAYORIZACIÓN: Existen 3 casos fundamentales de mayorización: å Mayorización de asientos simples. å Mayorización de asientos compuestos å Mayorización de asientos mixtos.
7 “Manual Práctico de Contabilidad”, Antonio Goznes. Ed. Océano, Barcelona, 1995, pág 87
43
Mayorización de Asientos Simples: Los asientos simples están compuestos por una cuenta deudora y una cuenta acreedora. El traslado de las cuentas del diario se registra de la siguiente forma: å El importe de la cuenta deudora del libro diario pasará al debe del mayor, de igual forma se registra la
fecha y la contracuenta (cuenta acreedora del diario) precedida de la letra “a” así como el No del folio del libro diario donde se registra el asiento.
å El importe de la cuenta acreedora del libro pasará al haber del mayor, de igual forma se registra la fecha y la contracuenta (cuenta deudora del diario) precedida de la palabra “por” así como el No del folio del libro diario donde se registró el asiento.
å A su vez en forma simultánea e coloca en la primera columna del asiento del libro diario el No del folio del libro mayor correspondiente a cada cuenta registrada previamente.
Mayorización de Asientos Compuestos: La mayorización de estas cuentas se refiere a los asientos que tienen dos o más cuentas deudoras y dos o más cuentas acreedoras. Responde a la fórmula “Varios a Varios”. Las cuentas del diario se mayorizan de la siguiente forma: Se apertura las cuentas del libro diario en el libro mayor El importe de la primera cuenta deudora del diario pasará al debe de la cuenta respectiva del libro mayor, así como la fecha, el folio y las contracuentas (cuentas acreedoras del libro diario) precedidas de las palabras “a Varios”, en vista de que las cuentas acreedoras son más de dos. La segunda cuenta deudora del diario se registrará en el libro mayor siguiendo el mismo procedimiento que la primera cuenta deudora. El importe de la primera cuenta acreedora del diario se registrará en el haber de la cuenta respectiva del libro mayor, de igual forma la fecha, el folio y las constracuentas (Cuentas deudoras del libro diario) precedidas de las palabras “Por varios” en vista de que las cuentas deudoras son mas de dos. La segunda cuenta acreedora del diario se mayorizará tan igual que la primera cuenta acreedora. Se registrará en cada cuenta del asiento del diario el folio respectivo del libro mayor correspondiente a cada cuenta. Mayorización de Asientos Mixtos: La mayorización de estas cuentas se refieren al registro de dos o más cuentas deudoras y una cuenta acreedora o viceversa. Están sujetas a la fórmula “tal a varios” o “varios a tal”.
El procedimiento para el traslado de las cuentas del diario al mayor es el mismo que los tratados en la mayorización de los asientos simples y compuestos. EL SALDO DE LAS CUENTAS DEL LIBRO MAYOR: El saldo de una cuenta en el libro mayor está dada por la diferencia entre la suma de los importes del Debe y Haber.
Cuando las sumas del debe son mayores que las del haber se dice que el saldo es deudor, si las sumas del haber son mayores que las sumas del debe se dice que el saldo es acreedor. Si ambos sumas son iguales se dice que la cuenta está saldada. CIERRE DE LAS CUENTAS DEL MAYOR: Es importante especificar que no es lo mismo decir que una cuenta está saldada que una cuenta cerrada. Una cuenta saldada presenta un saldo igual a cero pero continua abierta es decir que es posibles seguir anotando nueva partidas. Sin embargo en una cuenta cerrada una no puede anotarse más partidas a menos que se proceda a la reapertura de dicha cuenta. Para cerrar una cuenta es importante tomar como referencia la mayorización de los asientos de regularización y cierre del libro diario, así de esta forma las cuentas quedarán cerradas en ambos lados, ya sea los importes del debe y del haber. Si una de las partes resulta menor, para igualarla a la otra parte se registra el saldo, colocando las palabras “A varios” o “Por varios” según sea el caso. TRASLADO DE UN FOLIO A OTRO: Si una de las partes de la cuenta se termina y no existe un espacio más los siguientes registros en necesario pasar el resultado acumulado a otro folio del libro mayor, para ello se suma el lado de la cuenta que se
44
culminó poniéndole luego a su costado la palabra “Van al folio No ..”. De igual forma en el otro lado debe trazarse una línea diagonal trasladando el importe total al folio correspondiente. REAPERTURA DE LAS CUENTAS DEL MAYOR: Una vez finalizado el ejercicio económico de un determinado periodo se procede a abrir o reaperturar la cuenta en el siguiente periodo para ello se procederá a redactar un asiento de apertura en el libro diario colocando el saldo en el debe o haber según corresponda. Posteriormente se registrará en el libro mayor siguiendo las siguientes normas.
å Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue deudor registrado en el haber, para el siguiente periodo dicho
importe se asentará en el debe colocando a un costado la palabra “saldo”. å Si el saldo anterior al cerrar la cuenta fue acreedor registrado en el debe, para el siguiente periodo dicho
importe se asentará en el haber colocando a un costado la palabra “saldo”. ERRORES EN EL LIBRO MAYOR: Los errores que se presentan al registrar una cuenta deben ser corregidos en el momento sin realizar enmendaduras ni borrones para ello se siguen reglas que enmiende el error, veamos: å Cuando una cantidad es mayor o menor que la real, se debe anular el registro incorrecto encerrando
la cifra en un paréntesis con tinta roja, tomando en cuenta dicho importe para el resultado final. å Cuando se abona una cuenta en vez de cargarse o viceversa, se rectifica el error anulándolo con
paréntesis,. Se anula el valor registrado en el haber con paréntesis asentando luego correctamente el mismo valor en el debe o viceversa.
LA CUENTA T : Es un mecanismo que permite determinar saldo en forma rápida, consiste en registrar sólo el importe sea este cargo o abono. De esta forma se puede conocer inmediatamente el resultado económico y financiero de la empresa. INDICE DEL MAYOR: Consiste en que los títulos de las cuentas se distribuyan en forma alfabética, expresando el número del folio que cada una de ellas ocupa. Tiene como objeto encontrar fácilmente cada cuenta en el Mayor. 4. LIBRO CAJA
De acuerdo al Código de Comercio, es un libro obligatorio y principal de foliación doble. Según las disposiciones legales vigentes. Tiene por objeto registrar las operaciones que significan movimiento de dinero en efectivo, cheques o valores representativos de dinero. En otras palabras se registran los ingresos y egresos que la empresa realiza en forma diaria y cronológica como consecuencia de sus variadas y múltiples operaciones mercantiles que realiza. Algunos autores le llaman también “LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS” IMPORTANCIA: Porque permite controlar todos los valores que recibe y entrega la empresa, llámese dinero en efectivo, cheques representativos de valor, para luego determinar su saldo disponible. ASPECTO LEGAL: De acuerdo al Artículo 65º de la ley del impuesto a la renta están obligadas a llevar este libro todas las personas jurídicas para efectos del impuesto a la renta así como las personas naturales cuyos ingresos brutos anuales sobrepasan las 100 UIT.
Debe ser legalizado ante el Juez de Paz Letrado o ante un Notario Público para que tenga los efectos que la ley le confiere. RAYADO Y FOLIACION Cada empresa adecuada el Libro Caja de acuerdo a sus propias características. La foliación del libro Caja es doble, así 2 - 2, 3 - 3, 4 - 4, etc. Cada fin de mes de cierra y se centraliza en el Libro Diario. Sea cual fuere las clases de libro caja este consta de 2 partes: Debe y Haber.
Debe Haber
45
Parte Izquierda Parte Derecha Ingreso Egresos
Cada una de estas partes consta de columnas especiales donde se anotarán las fechas, cuentas que intervienen, valores o importes, etc. EL REGISTRO EN EL LIBRO CAJA: El registro contable llamado también “asiento” está conformado por los ingresos y egresos que originaron tal acción, los cuales estarán representadas en sus respectivas cuentas y sub cuentas según sea el caso. Todos los registros contables deben estar sustentados por los documentos enumerados, tales como: facturas, letras, pagarés, boletas de pago, remuneraciones, depósitos bancarios, etc. CLASES: La clasificación responde según sea el rayado del libro caja, así como tenemos: a. Caja Italiana b. Caja Americana c. Caja Bancos
a. CAJA ITALIANA: Considerada como de Registro Simple. Es utilizada generalmente por las empresas pequeñas porque su preparación es simple y fácil.
1. Rayado: Es parecido a libro Diario solo que su aplicación es diferente. El modo es el siguiente:
2 DEBE A HABER 2 B C D E F G B C D E F G
2. Registro: a. Se escribe el título o encabezado (Caja mes de ... del 200..) b. Fecha en que se realiza la operación. c. Código y sub código de las cuentas que representan ingreso o egreso d. Título de las cuentas que se debitan o acreditan y el detalle de la operación. e. Número del documento o folio del mayor, algunos la consideran como columna falsa. f. Se registra el importe parcial de las operaciones g. Se registra el saldo inicial y final de las operaciones realizadas mensualmente. Las operaciones registradas en el libro caja están sujetas a una serie de modalidades entre las principales tenemos:
3. Resumen de Caja: Consiste en que al final de cada mes (puede ser semanal o quincenal) debe ser cerrado, para ello se suman las cantidades del DEBE y HABER estableciéndose así el saldo para el próximo mes el cual debe ser registrado en la columna del Haber, de esta forma ambas columnas resultaran iguales las que se colocaran a la misma altura. 4. Reapertura de Caja: Una vez efectuado el cierre, al día siguiente se procede a efectuar la reapertura de Caja colocando en el DEBE el saldo que quedó del mes anterior. Es necesario precisar que aparte del libro caja existe un fondo de caja chica el cual permite registrar en él todos los gastos menudos o pequeños como la compra de escobas, detergentes, útiles de escritorio, movilidad, etc. La modalidad consiste en que el encargado del fondo de caja chica recibida de tesorería una cantidad de dinero para la realización de dichos gastos, una vez agotado el mismo, volverá a solicitar una suma igual o menor o mayor que la anterior, previa entrega de los gastos realizados anteriormente, sustentados con documentos permitidos por ley. Dichas operaciones mercantiles posteriormente serán registradas en forma conjunta en el Libro Caja. Una vez determinados los asientos de ingresos y egresos se centralizarán en el libro diario. Las cuentas de cargo se registrarán en las columnas del debe y las cuentas del abono en la columna del Haber, resultando de esta forma un asiento compuesto.
46
CAJA AMERICANA: Llamada también Caja Tabular. En este libro se registran las operaciones que significan entrada o salida de dinero, cheques u otros documentos valorados. La caja americana o tabular es más utilizada que la caja italiana.
1. Rayado: Su rayado es de forma columnar, dividiéndose en dos partes: una para el registro de las cuentas en el DEBE y la otra para el registro de las cuentas en el HABER tal como se observa en el siguiente modelo:
CAJA TABULAR AMERICANA DEBE HABER
VARIOS VARIOS
Cta Importe Cuenta Cuenta
Docu mento
Fecha
Sub Cuenta
Concepto Sub Cuenta
Cuenta Cuenta Cta Importe
Como se ve, el modelo de la Caja Tabular es diferente de la Caja Italiana, la Caja Americana utiliza una columna para cada cuenta, sea esta de ingresos o egresos, así como ciertas columna para el concepto o detalle, fecha de la operación, código de las sub cuentas y cuentas varias. En las columna del Debe se anotará todas las cuentas cargadas y en las columnas del Haber las cuentas abonadas.
LECCIÓN Nº 05
APLICACIÓN DEL PROCESO CONTABLE
LA PARTIDA DOBLE
GENERALIDADES: Previa a la apartida doble, apareció la partida simple, la cual careció de fundamento científico para cumplir con el objeto y fines de la Contabilidad.
La partida doble surgió a principios del siglo XIV según consta en algunos registros comerciales aparecidos en pergaminos encontrados en Milán – Italia. Sin embargo fue Fray Lucas Pacciolo, monje franciscano, quien puntualizó y divulgó los procedimientos contables en base a la Partida Doble, la cual tiene carácter de UNIVERSALIDAD, teniendo como pilares de sustento contable: EL DEBE y EL HABER.
En base a la partida doble se consiguió la verdadera sistematización de la contabilidad y constituye el sistema más conocido y comúnmente empleado, ya que todo hecho contable debe ser registrado “Doblemente”.
Lucas Pacciollo pudo determinar en sus diferentes escritos una ecuación de primer grado:
A = B + C 20 = 12 + 8
De ella se deriva “si con cantidades iguales se verifican operaciones iguales, los resultados serán iguales”.
Por lo tanto da lugar a una ecuación fundamental de la partida doble:
A = P + C Activo = Pasivo + Capital
Por lo tanto reemplazando la palabra capital por patrimonio se tiene:
Pasivo = Activo – Patrimonio Patrimonio = Activo - Pasivo
47
Toda transacción comercial basada en el método de la partida doble, cualesquiera que sean sus propósitos y fines, no es más que el cambio de un valor por otro, así tenemos: las compras, ventas, cobros, pagos, descuentos, etc., a todos se les atribuye un idéntico valor.
Por ejemplo, una venta al contado de mercadería representará para el vendedor una entrega de bienes (mercadería) y la recepción de una suma equivalente de dinero; por parte del comprador significará la recepción de la mercadería que compró y la entrega del efectivo correspondiente, es decir el cambio de un valor por otro.
La acción de comprar y vender mercaderías afectará dos cuentas fundamentales: CAJA y MERCADERIAS, ya que al venderse disminuye mercadería y aumenta caja por el dinero recibido. Estos hechos opuestos deber expresarse en la contabilidad en el mismo sentido en que se han producido y guardando la misma relación matemática. De lo dicho anteriormente podemos deducir que en “toda operación mercantil intervienen por lo menos dos personas, una que recibe y otra que entrega”. Toda empresa posee bienes patrimoniales que representan sus activos, así como los elementos patrimoniales que vienen a ser las fuentes de donde se obtienen los fondos necesarios para adquirir los bienes activos si nos basamos en la ecuación general, es decir:
Activo = Pasivo
+ Patrimonio (Capital)
Se puede representar en forma práctica lo que se dijo anteriormente.: Si existe una variación en uno de los elementos referentes al activo, pasivo y patrimonio, entonces dicha acción tiene contrapartida, así tenemos que, si se modifica el activo, posiblemente se modifica el activo mismo o el pasivo. Por ejemplo, si una persona aporta una determinada cantidad de dinero (500 soles en efectivo) para la formación de su propia empresa, por consiguiente su posición inicial sería:
Activo Pasivo Caja 500 Total Pasivo --- Patrimonio Capital 500 ---------- ---------- Total Activo 500 Total Pasivo y Patrimonio 500
Como se observa un elemento patrimonial (capital) dio lugar a un bien patrimonial (caja).
Si el dueño compra mercadería por 200 soles en efectivo y 100 soles al crédito, entonces los datos observados cambian de posición, tendría 300 en mercadería y debería 100 soles a su proveedor. Como vemos se da una modificación en el activo y otra en el pasivo:
Activo Pasivo Caja 300 Proveedores 100 Mercadería 300 • Contado 200 Patrimonio • Crédito 100 Capital 500 ---------- ---------- Total Activo 600 Total Pasivo y Patrimonio 600
Con ello podemos decir que no existe anotaciones unidimensionales. Siempre existen anotaciones que representan la causa y el efecto. Este es el fundamento de la partida doble. Es decir todas las partidas se anotan dos veces, una por lo que sale y otra por lo que ingresa. Lo anterior indica que “el principio fundamental que rige a la contabilidad por partida doble, es la oposición de los valores, en otras palabras el balance de las cifras. Combinación que se realiza automáticamente por el engranaje de las cuentas”. 8 Quiere decir que las operaciones mercantiles de una empresa dan lugar siempre a una igualdad como si fueran 2 valores iguales en ambos platillos de una balaza; en nuestro caso es de 600 soles. DETERMINACIÓN DEL DEUDOR Y EL ACREEDOR.
8 Método Superior de Contabilidad. Julio de la Canal, Ed. De la Canal, México, pág. 10
48
En todo sistema de la partida doble se expresa en los registros contables cual es la cuenta que recibe y cual es la cuenta que entrega. Anteriormente dijimos que DEUDOR es el que recibe un valor por el solo hecho de recibirlo Y ACREEDOR es el que entrega un valor por el solo hecho de entregarlo. La partida doble se fundamenta en el hecho de que en toda operación mercantil deberá siempre existir un Deudor y un Acreedor, lo que da lugar a un principio elemental:
“No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
Cualquier operación mercantil cuenta con 2 partes: una que recibe llamada Deudora y otra que entrega llamada Acreedora.
La parte que recibe y la que entrega están representadas por 1 o más cuentas, tratando de que exista igualdad de valores entre lo que se recibe y se entrega, teniendo en cuenta el otro principio de la partida doble.
“Todo lo que sale debe ser igual a todo lo que ingresa”
Es evidente que en una opresión mercantil existe una persona que entrega y otra que recibe, un valor que sale y otro que ingresa. En otras palabras al comprar un producto debe existir una persona que compra y otra que vende.
Ejemplo, si Carlos entrega a Pepe 100 soles en calidad de préstamo se determina lo siguiente: para distinguir el deudor del acreedor es necesario trazar una línea vertical y escribir a la izquierda la palabra RECIBE y a la derecha la palabra ENTREGA.
Recibe Entrega Pepe S/. 100.00 Carlos S/. 100.00
En este caso Pepe es el deudor porque recibe, y Carlos es acreedor porque entrega.
Otro ejemplo: si Pepe le devuelve en su totalidad el préstamo a Carlos, entonces: Recibe Entrega Carlos S/. 100.00 Pepe S/. 100.00
En este caso Carlos sería el deudor porque recibe y Pepe sería acreedor porque entrega. PERSONIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS: La contabilidad no solo se propone establecer la situación patrimonial de una empresa en determinado tiempo, sino que tiene la misión de registrar constante y continuamente las diversas modificaciones o alteraciones que afectan a cada cuenta poniéndolas en diversas posiciones en cuanto a valores se refiere. Ante ello existe la necesidad de que la contabilidad registre las relaciones entre una y otra cuenta mediante LA PERSONIFICACIÓN de las mismas, tratando de que éstas fueran como una persona para así adoptar la posición de DEUDORAS o ACREEDORAS. Realmente no se tiene inconveniente en admitir la personificación de aquellas cuentas que representan efectivamente a “personas”, proveedores, acreedores, clientes, etc., pero la objeción se presenta cuando se trata de personificar cuentas realmente impersonales como: caja, mercaderías, materias primas, valores, etc., es decir como si éstas fueran personas. Las operaciones que la empresa efectúa, ocasionan la entrada y salida de valores de toda clase. Personificando las cuentas diremos que “cuando una cuenta recibe un valor de los que a ella corresponde, se dice que esta cuenta es deudora. Cuando una cuenta entrega un valor que a ella corresponde, se dice que esta cuenta es creedora”.
Con un ejemplo comprenderemos mejor: Si una empresa compra mercaderías, pagando en efectivo llegamos a un resultado: ingresa mercaderías y sale dinero en efectivo, por lo tanto la cuenta mercaderías es deudora ya que ingresó a la empresa y recibió un valor. La cuenta caja que representa al dinero en efectivo es acreedora ya que salió de la empresa con un determinado valor.
Lo expresado quedaría representado de la siguiente forma:
49
Mercaderías � Cuenta Deudora Caja � Cuenta Acreedora
Empleando los términos Debe, Haber, Cargo y Abono determinamos que: todo valor que recibe una persona se registra en el debe y se dice que es cargo, y todo valor que se entrega a una persona se registra en el haber y se dice que es Abono. Dicho en otra forma: toda cuenta que ingresa puede ser mercadería, dinero en efectivo, compras varias, etc., se registra en el debe y se dice que es el cargo y toda cuenta que sale puede ser dinero en efectivo, letras por pagar, mercaderías, ventas, etc., se registra en el haber y se dice que es abono.
Un ejemplo hará entender mejor el asunto: un cliente nos cancela su letra firmada un mes antes. Dicha acción la registramos de la siguiente manera:
Debe Haber Caja y Bancos XX Clientes XX
Por lo tanto la cuenta Caja y Bancos es una cuenta deudora registrada como cargo en el Debe. La cuenta Clientes es una cuenta acreedora registrada como Abono en el Haber. REGLAS PARA DETERMINAR LAS CUENTAS DEUDORAS Y ACREEDORAS: Todo estudioso de la contabilidad tropieza conciertas dificultades como son: no saber determinar el principio de la partida doble; en su inicio no distingue las partidas deudoras de las acreedoras, para ello es importante saber los siguientes aspectos:
Se carga 1. A toda persona que recibe un valor o 2. Todo valor u objeto que ingresa Adeuda 3. A las pérdidas en su concepto respectivo. Se Abona 1. A toda persona que entrega un valor o 2. Todo valor u objeto que sale Acredita 3. A las ganancias en su concepto respectivo
Las reglas que sirven de base para la partida doble y que son aplicables a personas, cosas y resultados son:
I. PARA PERSONAS PREGUNTA
Toda persona que recibe es Deudora. ¿Quién recibe? Toda persona que entrega es Acreedora ¿Quién entrega o da?
II. PARA COSAS Y VALORES PREGUNTA
Todo valor que ingresa es Deudor ¿Qué valor ingresa? Todo valor que sale es Acreedor ¿Qué valor sale?
III. PARA RESULTADOS PREGUNTA
Toda pérdida es Deudora ¿Existe pérdida? Toda ganancia es Acreedora ¿Existe ganancia?
Con las preguntas respectivas el estudioso podrá determinar las cuentas deudoras y acreedoras. Si realmente llegas a entender las reglas de la partida doble habrás avanzado un amplio trecho en la difícil tarea de aprender contabilidad. Suerte.
EJERCICIO DE APLICACIÓN
Para una mejor comprensión se aplicará la pregunta, luego la respuesta, posteriormente la cuenta respectiva y finalmente el valor y así sucesivamente para todos los ejercicios. Cabe mencionar que la cuenta irá acompañado de la sub cuenta respectiva. 1. Se cobra en efectivo una letra valorizada en S/. 5 000 soles
50
Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación Cuenta Debe Haber
¿Qué ingresa? Dinero en efectivo 10 Caja y Bancos Deudora 5 000 101 Caja ¿Qué sale? Letras 12 Clientes Acreedora 5 000
2. Se compra una vitrina para la exposición de la mercadería por S/. 2 000 soles en efectivo.
Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación Cuenta Debe Haber
¿Qué cosa Vitrina 33 Inmuebles, Deudora 2 000 ingresa? Maquinaria y Equipo 335 Muebles y Enseres ¿Qué valor sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 2 000
101 Caja 3. Se paga una letra por S/. 3 000 en efectivo
Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación Cuenta Debe Haber
¿Qué valor Una letra 42 Proveedores Deudora 3 000 ingresa? 421 Letras por pagar ¿Qué valor sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 3 000
101 Caja 4. Se compra mercaderías por S/. 3 000 en efectivo.
Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación Cuenta Debe Haber
¿Qué ingresa? Una compra 60 Compras Deudora 3 000 601Mercaderías ¿Qué sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 3 000 101 Caja
5. Se paga el mantenimiento de la camioneta de la empresa por S/. 1 000 soles en efectivo. Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación
Cuenta Debe Haber
¿Qué ingresa? Un servicio 63 Servicios prestados Deudora 1 000 por terceros 634 Mantenimiento ¿Qué sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 1 000 101Caja
6. Se paga sueldo por S/. 1 500 en efectivo
Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación Cuenta Debe Haber
¿Qué ingresa? Un servicio 62 Cargas de Personal Deudora 1 500 621 Sueldos ¿Qué sale? Dinero 10 Caja y Bancos Acreedora 1 500 101Caja
7. Se vende mercadería por S/. 1 000 soles en efectivo.
Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación Cuenta Debe Haber
¿Qué ingresa? Dinero 10 Caja y Bancos Deudora 1 000 101 Caja ¿Qué sale? Una venta 70 Ventas Acreedora 1 000 701 Mercaderías
8. Se deposita dinero en efectivo por S/. 10 000 soles en nuestra cuenta corriente del Banco Santander.
51
Valor Pregunta Respuesta Código - Cuenta Nominación Cuenta Debe Haber
¿Qué ingresa? Cuenta Corriente 10 Caja y Bancos Deudora 10 000 104 Cta. Corriente ¿Qué sale? Dinero Efectivo 10 Caja y Bancos Acreedora 10 000 101 Caja
Pues bien, después de haber realizado los ejercicios prácticos sobre la partida doble es necesario dar a conocer que “todo ingreso y gasto como producto de ventas o compras realizadas al contado o al crédito, están en relación directa con las cuentas de Activo y Pasivo respectivamente”. Al comprar o vender bienes y servicios, esta acción mercantil afecta necesariamente al activo o pasivo de la empresa por lo tanto debe reflejarse en la partida doble.
EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y LA HOJA DE TRABAJO Se sabe muy bien que los débitos y los créditos de los asientos de un diario deben ser siempre iguales unos a los otros y estos asientos balanceados son a la vez pasados al libro mayor donde los saldos deudores de las cuentas deberán igualar al total de los saldos acreedores. La igualdad de los débitos y créditos se resume en el Balance de Comprobación, por lo tanto diremos que el: BALANCE DE COMPROBACIÓN viene ser un conjunto de cuentas cuyos nombres aparecen en el Mayor a una fecha determinada y donde los importes registrados en el Debe y en el Haber deben ser iguales.
Según lo expresado nos indica que el Balance de Comprobación representa las sumas del debe y el haber del Diario, los cuales tiene que ser equivalentes a las sumas del debe y el haber del libro mayor; es decir mediante el Balance de Comprobación se comprueba o verifica si los importes de ambos libros coinciden. Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono.
Así de esta forma el Balance de Comprobación sirve para resumir la información que el libro mayor da en detalle. Este resumen se prepara siempre al final del periodo contable, proporcionándonos de esta manera los elementos necesarios para determinar los estados financieros. RAYADO E IMPORTANCIA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Con el objeto de hacer ver prácticamente la forma de redactar el Balance de Comprobación y la disposición que éste adopta ponemos a continuación unos datos que resumen en sí los saldos de las cuentas que fueron pasadas del diario al libro mayor.
CREACIONES LOS ANDES” S.A. BALANCE DE COMPROBACIÓN
31 de Diciembre 2003 Sumas del Mayor Saldos del Mayor Código Denominación
Cuentas Debe Haber Deudor Acreedor 10 12 20 . .. . . .
94 95
Caja y Bancos Clientes Mercaderías . . .. . . Gastos administrativos Gastos de Ventas
2 000 3 000 6 000
.
.
.
.
. 1 500 1 250
1 500 1 200 3 000
.
.
. .. .
500 1 800 3 000
. .. . .
1 500 1 250
. . . . .. .
TOTAL 33 700 33 700 28 000 28 000 Como se ve, el Balance de Comprobación está compuesto por el Balance de las Sumas y el Balance de los Saldos. Algunos autores consideran solo el Balance de las Sumas como el Balance de Comprobación. Nosotros consideramos ambas columnas. Para determinar los saldos en las sumas del Mayor en el balance de Comprobación tomaremos como ejemplo dos cuentas: 10 Caja y Bancos y 42 Proveedores, ambas tienen el siguiente registro en el libro Mayor:
D 10 Caja y Bancos H D 42 Proveedores H -------------------------------------- --------------------------------------
52
1 200 1 000 1 100 300 200 700 500 300 50 -------------------------------------- ------------------------------------- 2 000 1 500 1 850 ======================= ======================
Como se observa la cuenta 10 Caja y Bancos tiene un saldo deudor de S/. 2 000.00 y un saldo acreedor de S/. 1 500.00, dichos saldos fueron registrados en el debe y el haber delas columnas referentes a sumas del mayor. De igual forma la cuenta 42 Proveedores tiene un saldo acreedor de S/. 1 850.00 el cual se registra en el haber de la misma columna. Así sucesivamente se procede al registro de las demás cuentas en el Balance de Comprobación, especificando los importes de debe y haber en las sumas del Mayor.
Una vez distribuidos los importes de todas las cuentas del mayor en el balance de Comprobación se procede a sumar las columnas del debe y haber, si ambos totales son iguales, es evidente que los cargos y abonos asentado en el libro mayor también son iguales demostrando de esta forma el correcto registro de la cuentas. En nuestro caso dicha suma es de 33 700, posteriormente se procede a determinar los saldos del mayor para ello se apertura dos columnas, una para los saldos deudores y otro para los saldos acreedores, algunos autores la llaman también “Balance de Saldos”.
La columna de los saldos representan un Anexo o ampliación a las columnas del Balance de Comprobación o sumas del mayor. Dichos saldos se obtienen en base a la diferencia establecida entre los importes del debe y el haber de cada cuenta. Como se dijo antes, si los importes del debe o cargo son mayores a los importes del haber o abono diremos que el saldo es deudor, si los importes del haber o abono es mayor a los importes del debe o cargo, diremos que el saldo es acreedor y si ambos son iguales se dirá que el saldo es nulo. Una vez registrado los saldos se procede a sumar ambas columnas, el saldo deudor debe ser igual al saldo acreedor, en el caso en mención es de 28 000 soles.
La determinación de los saldos permite en general conocer la situación aproximada de la empresa; no la situación exacta, puesto que será preciso proceder a la regularización de las cuentas. PERIODICIDAD DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN La práctica usual es hacer un balance de comprobación cada año sin embargo se puede reducir el periodo a un mes, un trimestre o un semestre según la característica económica y financiera de la empresa. El Balance de Comprobación ha de comprender la totalidad de los asientos anotados desde el prinicipio del ejercicio hasta el final del periodo contable. 1. LA HOJA DE TRABAJO: Después de formular el Balance de Comprobación se confecciona la Hoja de Trabajo que viene a ser la continuación del primero:
LA HOJA DE TRABAJO: Es un clasificador de las cuentas que aparecen en el Balance de Comprobación, permitiendo así determinar las cuentas que pertenecen al Balance General y al Estado de Ganancias y Pérdidas.
En vista de que el Balance de Comprobación enumera las cuentas sin especificar su clasificación, por lo tanto los contadores hacen uso de un recurso llamado Hoja de Trabajo con el fin de agrupar las cuentas en Activo, Pasivo, Patrimonio e ingresos y gastos. Se debe tener presente que la Hoja de Trabajo no es un libro contable ni un estado financiero, sino una guía que facilita la formación de los asientos finales y la posición en que las cuentas deben quedar en los estados financieros, llámese Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas.
Después de que un negocio ha estado operando durante un tiempo los dueños desean saber si tuvieron utilidades o no y la naturaleza financiera y económica ocurrida desde que se inició. Tales hechos y cifras le permitirán al o propietarios tomar decisiones, para ello harán uso de los estados financieros los que fueron confeccionados en base a la hoja de trabajo, he ahí su importancia. PREPARACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO: Tal como se observa en la Hoja de Trabajo perteneciente a la empresa Creaciones Los Andes S.A. está nos muestra 12 columnas: En la parte superior se anota el nombre de la empresa y la denominación “Hoja de Trabajo”, así como la fecha o el periodo a que pertenece. Posteriormente se apertura las columnas donde se registran los códigos y cuentas extraídas del libro mayor.
53
Luego vienen las columnas referentes a sumas y saldos del mayor. En seguida aparecen las columnas de ajustes y/o eliminaciones separadas en Debe y Haber. En este par de columnas se registran las correcciones que deben realizarse para presentar un real y correcto saldo en los estados de resultados. En estas columnas se ajustan: En primer lugar, los saldos de las cuentas de la clase 9, cuyos importes deudores se trasladarán a la columna del Haber, en contrapartida se registrará el saldo acreedor de la cuenta 79 (cargas imputables a cuentas de costos) a la columna del Debe. De esta forma se cancela la cuenta 79. En segundo lugar, el importe de la cuenta 69 ( 3 00 según la Hoja de Trabajo) cuyo saldo deudor se transferirá a la columna del Haber de los ajustes, luego el mismo importe se trasladará a la columna del Debe a la altura de la cuenta 61 Variación de existencias. Así la cuenta Costos de Ventas se resta de la cuenta Variación de Existencias dando un saldo positivo de S/. 200.
3 200 – 3 000 = 200
El cual se registrará en la columna de ganancias del Estado de resultado por naturaleza. a. Luego aparecen las columnas de inventarios. A esta columna se trasladan los saldos del Balance es decir los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. Si la columna del activo es mayor que el saldo del pasivo, se dirá en este caso que la empresa obtuvo utilidad. Si el pasivo es mayor que al activo entonces se dirá que se obtuvo una pérdida. Según nuestro ejemplo se tiene una utilidad de 2 050.
Total columna del Activo 16 300 (-) Total columna del Pasivo 14 250 UTILIDAD 2 050
Luego se saldan las columnas del inventario para ello se coloca los 2 050 de utilidad en el lado del pasivo con el fin de igualar ambos lados que resultan siendo de 16 300. Las siguientes columnas se refieren al Estado de resultados por Naturaleza, en ellas se registran los saldos de las cuentas que representan ganancias o pérdidas. En la columna de pérdidas se registrarán los saldos de las cuentas 60, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68 y 74, en cambio en la columna de ganancias se registran los saldos de las cuentas 61, 70, 73, 75, 76, 77, 78. Después de transferirse los saldos de las ya referidas cuentas se procede a sumar cada una de las columnas. Si la ganancia es mayor que la pérdida habrá una utilidad, de lo contrario una pérdida. Según el caso en estudio la utilidad es de 2 050 en base al siguiente resultado:
Total columna de ganancia 8 000 (-) Total columna de pérdidas 5 950 UTILIDAD 2 050
Para saldar las dos columnas se procede a registrar los 2 050 en la columna de pérdidas con el fin de totalizar 8 000 en ambos lados. En cuanto a las últimas columnas referidas al Estado de Resultado por Función, se considera como saldos en la columna de Pérdidas las cuentas 66, 69, 74 así como los saldos de la clase 9. Simultáneamente se registrarán en la columna de ganancia los saldos de las cuentas 70, 73, 75, 76, 78. Si la ganancia es mayor que la pérdida se tendrá una utilidad, como se da en el caso en mención de la empresa Creaciones Los Andes S.A. La utilidad es de 2 050 según el resultado obtenido.
Total columna de Ganancias 7 800 (-) Total columna de Pérdidas 5 750
UTILIDAD 2 050 Para saldar las columnas referidas a ganancias y pérdidas se procede tan igual que el Estado de Resultado por Naturaleza. En resumen la Hoja de Trabajo nos indicará la utilidad o pérdida que la empresa obtiene al final del ejercicio económico, para así determinar las acciones a seguir próximamente, entre ellos el impuesto a al renta a pagar, los dividendos a repartir, etc.
54
CREACIONES LOS ANDES S.A. HOJA DE TRABAJO
Del 1 Enero a 31 de Diciembre de 2006 Sumas del Mayor Saldos del Mayor Ajustes y/o
Eliminaciones Inventarios Resultados por
Naturaleza Concepto - Cuenta
Debe Haber Deudor Acreedor
Debe Haber Activo Pasivo Pérdida Ganancia
10 Caja y Bancos 2 000 1 500 500 500 12 Clientes 3 000 1 200 1 800 1 800 20 Mercaderías 6 000 3 000 3 000 3 000 33 Inmuebles, Maq. y
Equipo 11 000 11 000 11 000
39 Deprec. y Amortz. acum..
2 100 2 100 2 100
40 Tributos por pagar 800 800 800 41 Remunerac. por pagar 1 100 1 100 1 100 42 Proveedores 1 850 1 850 1 850 50 Capital 7 000 7 000 7 000 58 Reservas 400 400 400 59 Resultados
Acumulados 1 000 1 000 1 000
60 Compras 3 200 3 200 3 200 61 Variación de
Existencias 3 200 3 200 3 000
62 Cargas de personal 950 950 950 63 Servicios Prest. Por
terc. 1 200 1 200 1 200
67 Cargas financieras 400 400 400 68 Provisiones del
ejercicio 200 200 200
69 Costo de ventas 3 000 3 000 3 000 70 Ventas 7 800 7 800 79 Cargas Imp. A Ctas
Costo 2 750 2 750 2 750
94 Gastos administrativos 1 500 1 500 1 500 95 Gastos de Ventas 1 250 1 250 1 250
33 700 33 700 28 000 28 000 5 750 5 750 16 300 14 250 5 950 Utilidad antes del Impuesto 2 050
16 300 14 250 8 000
