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LECTURA 02:

PAPELES DE TRABAJO

PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

Son los registros llevados por el auditor

sobre los procedimientos seguidos, las

pruebas realizadas, las informaciones

obtenidas y las conclusiones

alcanzadas relativas a su examen.

Por tanto, los papeles de trabajo pueden incluir

programas de trabajo, anlisis, memorndums,

cartas de confirmacin y salvaguarda,

resmenes de documentos del cliente, y cdulas

o comentarios preparados u obtenidos por el

auditor. Deben ser firmados por los encargados

de su elaboracin, revisin y supervisin.

Los papeles de trabajo sirven principalmente

para:

1. Ayudar al auditor en la realizacin de su

trabajo.

2. Proveer un fundamento importante para

la opini6n del auditor incluyendo su

aseveraci6n acerca del cumplimiento

con las normas de auditoria gene-

ralmente aceptadas.

Los papeles de trabajo normalmente deben

incluir documentacin que muestre:

a. Que el trabajo ha sido planeado y

supervisado adecuadamente, y adems

indicar que se ha cumplido con la primera

norma de auditoria relativa la Ejecucin del

trabajo.

b. Que el sistema de control interno ha sido

suficientemente estudiado y evaluado para

determinar si deben limitarse otros

procedimientos de auditoria, indicando el

cumplimiento de la segunda norma de

auditoria relativa a la Ejecucin del trabajo.

c. Que la certidumbre obtenida durante la

auditoria, los procedimientos de auditoria

aplicados y las pruebas realizadas han

proporcionado suficiente evidencia

comprobatoria competente para soportar el

expresar una opinin sobre bases

razonable, indicando el cumplimiento de la

tercera norma de auditoria relativa a la

Ejecucin del trabajo.

Los papeles de trabajo deben permanecer bajo

el control del auditor.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo son propiedad del

auditor independiente. Sin embargo, el derecho

de propiedad est sujeto a aquellas limitaciones

impuestas por la tica profesional, establecidas

para prevenir la revelacin indebida por parte

del auditor sobre asuntos confidenciales

relativos el negocio del cliente.

El auditor independiente debe adoptar

procedimientos razonables para la custodia de

sus papeles de trabajo debiendo conservarlos

por un perodo de tiempo suficiente de acuerdo

con las necesidades de su prctica y, para

satisfacer cualquier requerimiento legal con

respecto a la conservacin de los papeles.

No debe permitirse que los legajos sean

copiados irrestrictamente sino que se deber

solicitar a quien los requiera que especifique el

rea de su inters a la cual se deber limitar el

acceso. Las copias de registro de tiempo,

presupuestos de trabajo y honorarios de

auditoria, deben ser retiradas de los legajos

antes de que los mismos sean examinados por

terceros.

Cuando se permite algn tipo de acceso a los

mismos, se deber tener en cuenta lo siguiente:

Los pedidos de acceso deben ser

comunicados sin excepcin al representante

legal de la empresa Y. los legajos no deben

ser entregados sin la obtencin previa de su

autorizacin escrita.

El auditor deber asegurarse de que no

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contienen temas o comentarios con-

fidenciales que podran ser incorrectamente

interpretados por quienes puedan

requeridos. Cuando existen estos

comentarios, sera conveniente resumir la

informacin requerida en un memorndum

en lugar de proporcionar copias de los

mismos.

LA PREPARACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO Mientras se desarrolla la auditoria se debe

preparar una relacin de los puntos que estn

pendientes de resolver, a fin de que la mayora

de los problemas puedan ser aclarados en una

conferencia con el socio o gerente a cargo del

compromiso.

Algunas recomendaciones para la preparacin

de los papeles de trabajo son las siguientes:

SEA LIMPIO: Escriba a lpiz en forma legible, use lpiz suave, use lpices de color

para marcas de cheques y smbolos, use

regla para subrayados (una lnea para sub

totales, doble lnea para totales), mantenga

las cifras en la seccin correspondiente a la

columna.

SEA EXACTO: Asegrese de que las cantidades usadas y los totales estn

correctos.

PONGA TITULO A CADA PAPEL DE TRABAJO: nombre del cliente, nombre del

asunto; breve descripcin del contenido,

anlisis, resumen, reconciliacin, etc. ;

perodo de tiempo cubierto.

FIRMAR Y FECHAR HOJA: esto lo debe efectuar cada auditor que realiza el trabajo

en la hoja, debiendo indicar qu parte del

trabajo realiz. Si la cdula fue preparada

por la organizacin del cliente: coloque un

sello preparado por el cliente.

INDIQUE CLARAMENTE LA FUENTE DE LOS DATOS: Cuentas del mayor; referencia de

los libros, el asiento original, nmero de

comprobantes, etc.; opiniones o informacin

suministrada por el cliente.

EXPLIQUE LA SIMBOLOGIA UTILIZADA: La leyenda o clave de otros smbolos usados

deber aparecer en algn lugar de la cdula

De ser necesario la explicacin deber

consignarse en una sola hoja.

OTRAS RECOMENDACIONES:

Cuando sea necesario debe hacer

referencia cruzada a otros papeles de

trabajo

Verificar que la cifra final concuerde con la

cifra en la cdula y/o el balance de

comprobacin y hacer referencia cruzada al

respecto

Indicar el alcance de las pruebas

efectuadas Cuando el alcance del trabajo

haya sido descrito en el programa de

auditoria, no se debe repetir dicho alcance

en las cdulas de trabajo.

Coordinar con el auditor encargado del

compromiso en cuanto a la forma de la

cdula a ser preparada; el alcance del

trabajo, etc.

Utilice el anverso, nunca debe escribir en el

reverso de una hoja de trabajo.

No deje puntos o preguntas pendientes en

sus papeles de trabajo, a menos que stos

representen partidas que se hayan

preparado para discusin con el auditor

encargado.

Los puntos a las preguntas contenidas en

los papeles de trabajo no deben ser tarjados

por el simple hecho de hacerlo sino que

deben explicarse las razones.

No se deben dejar smbolos sin identificar.

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ORGANIZACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son archivados en tres

files:

- File permanente

- File corriente

- File de posicin tributara

A- FILE PERMANENTE

En este file debe incluirse toda la informacin

relativa a la organizacin legal y contable de la

empresa, as como las evaluaciones practicadas

por el auditor respecto al control interno

existente.

Los documentos que deben insertarse en este

archivo son:

(a) Descripcin y breve historia de la

empresa (primera auditoria).

(b) Ultima modificacin de estatutos y

aumento de capital, fecha.

(c) Lista de funcionarios y empleados

autorizados a firmar cheques, aprobar

rdenes de compra, pagars, dar de

baja cuentas por cobrar, etc.

(d) Descripcin de todas las prcticas

contables no usuales.

(e) Listas detalladas del activo fijo.

(f) Extracto de actas.

(g) Organigrama general de la empresa.

(h) Organigrama del Departamento de

Contabilidad y Plan de cuentas.

(i) Cuestionario de Control Interno

(j) (diversas reas).

(k) Copia de la ltima carta de

recomendaciones sobre control

interno.

(l) Contratos (arrendamientos de

trabajos colectivos o individuales, con

clientes, distribuidores, proveedores,

prstamos recibidos u otorgados,

compra de propiedades, gravmenes,

etc.).

B- FILE CORRIENTE

En este

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4. Pasivos, capital y cuentas de resultados

Incluye las diversas cdulas matrices, sub

matrices analticas, memorndums, etc. del

pasivo, capital y cuentas de resultados

5. Pruebas de transacciones y procedimientos En sta se deben archivar todos los papeles de

trabajo relacionados con las pruebas de

transacciones o de procedimientos realizados

en el proceso del trabajo de campo (pruebas de

ventas, compras, planillas, etc.).

C- FILE DE SITUACION TRIBUTARIA El auditor dentro del alcance de su trabajo debe

obtener informacin de la situacin tributaria de

la empresa frente al Estado y a otras institucio-

nes. Est particularmente interesado en obtener

informacin en cuanto a los aspectos

societarios, laborales y tributarios:

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo se pueden

clasificar en:

a. Papeles Generales

b. Papeles Especficos o Cdulas:

b.1 Cdulas Sumarias

b.2 Cdulas Analticas

a. PAPELES GENERALES: Son los que tienen

relacin con la auditoria en general pero no se

encuentran vinculados directamente con una

cuenta o rubro de los estados financieros. Ejem:

Informe de auditoria, escritura de constitucin,

estatutos, manuales, Balance de Comprobacin,

etc.

b. PAPELES ESPECIFICOS: Son conformados

principalmente por Cdulas elaboradas por el

auditor y son aquellas que se relacionan

directamente con la auditoria de los estados

financieros. A su vez, estos pueden dividirse en:

Cdulas Sumarias y Cdulas Analticas.

Cdulas Sumarias (cdula matriz): Son

las que adems de relacionarse directamente

con una cuenta o rubro de los estados

financieros, detallan las partidas o sub cuentas

que las conforman (analticas). Ejemplo.

Sumarias de Caja y Bancos, de Cuentas por

Cobrar, etc. (Ver Anexo P).

Cdulas analticas (submatrices): Se

derivan de las Cdulas sumarias y contienen

fundamentalmente los anlisis de cada una de

las subcuentas o partidas que conforman la

sumaria. En estos papeles el auditor hace

constar las pruebas de auditoria que ha aplicado

en cuanto a extensin y perodos examinados.

Ver anexo Q)

REFERENCIACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Una adecuada referenciacin de los papeles de

trabajo tiene por objeto permitir a cualquier

auditor una fcil y rpida ubicacin de la

informacin bajo normas uniformes de

ordenamiento y codificacin.

El ndice de ordenamiento de los papeles de

trabajo se anota en la cubierta del respectivo

file, usando un smbolo alfabtico convencional,

seguido de la numeracin correlativa de cada

cdula.

Las cdulas del File Permanente, llevarn el

smbolo "P" seguido de la numeracin

correlativa.

Las cdulas matrices, se codificarn usando el

orden alfabtico, como sigue:

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HOJAS DE TRABAJO:

ESTADOS FINANCIEROS: ACTIVO B/G - 1

PASIVO Y PATRIMONIO B/G - 2

GANANCIAS Y PERDIDAS G/P

ACTIVO

A = Efectivo en caja y bancos

B = Cuentas por cobrar

C = Existencias

PASIVO

AA = Cuentas por pagar comerciales

BB = Otras cuentas por pagar

EE = Impuestos por pagar

..

INGRESOS Y GASTOS

Las cdulas matrices para las cuentas de

Ingresos y de gastos se pueden referenciar con

dgitos:

Ventas y/o ingresos de operacin = 10

Costo de Ventas = 20

Gastos de administracin = 40

etc.

CODIFICACION DE LAS CEDULAS

(a) Cdula sumaria (matriz):

A = Caja y Bancos

B = Valores negociables

C = Cuentas por cobrar comerciales

D = Otras cuentas por cobrar

E = Existencias

F = Gastos pagados por anticipado

G = Inversiones en Valores

H = Activos Fijos y depreciaciones

I = Otros activos

AA = Sobregiros bancarios

BB = Cuentas por pagar comerciales

CC = Otras cuentas por pagar

DD = Otros pasivos

EE = Provisiones para Benef. Sociales

FF = Ganancias diferidas

W = Patrimonio

(b) Cdulas analticas (cdulas submatrices,

auxiliares)

A 1 = Caja

A 2 = Fondo fijo

A 2 = Dinero en efectivo 1 A 2 = Relacin de vales 2 A 4 = Bancos cuentas corrientes

A - 4 = Banco Crdito 1 A - 4 = Banco Continental 2

MARCAS DE AUDITORIA

Son signos o smbolos utilizados para identificar

y explicar los procedimientos de auditoria

realizados en el examen de los componentes de

los estados financieros.

Las marcas de auditoria se consignan

principalmente en los papeles de trabajo del

auditor as como en los registros y documentos

revisados, anotndose con lpiz de color rojo

para facilitar la supervisin del trabajo de los

auditores o asistentes; siendo recomendable

que se coloquen a la derecha o debajo de la

cifra verificada; tambin puede usarse delante

de las partidas cuando se trate de clculo,

documentacin sustentatoria, etc.

CLASES: Las marcas bsicas de auditoria son

de dos clases:

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(a) CON SIGNIFICADO UNIFORME Son

aquellas cuyo concepto se emplea

frecuentemente en cualquier auditoria.

(b) CON SIGNIFICADO PARTICULAR O CON

LEYENDA: Son las que se elaboran a

criterio del auditor, es decir sin un

significado convencional. Se utilizan

describiendo obligatoriamente su

significado en las cdulas respectivas.

A continuacin se exponen algunas marcas de

auditoria de uso frecuente:

Marca

o smbolo Significado

Suma conforme

Suma inconforme

C Circularizado

Confirmado

Chequeado

Revisado

Con deficiencia

No se pudo verificar

Arqueado

Clculo

Autorizado

Inspeccin fsica

Conciliacin conforme

~ Cruzado con libros

Rastreado el pase del diario

Documentacin sustentatoria

BIBLIOGRAFIA:

a) Mario Vergara Barreto, Olga Vergara Silva,

Mario Vergara Silva: 200 TEMAS DE AUDITORIA MODERNA

Editorial: Instituto de Investigaciones

contables y financieras

Lima, Per 2,002

b) Hober Estrella Crdenas y Ronald Munive

Flores ORGANIZACIN DE PAPELES DE TRABAJO

Editorial: Jenny Calcina Sotelo

Lima, Per 2,004

c) Pedro Antonio Yarasca Ramos AUDITORIA, fundamentos con un enfoque

moderno

s/e Lima, Per.

d) Federacin Internacional de Contadores : Normas Internacionales de Auditoria

s/e, Edicin Mayo.-

Lima, Per 2,000

e) Torres, L : Auditora Financiera I

Sistema de Educacin Abierta ULADECH Chimbote, 2005

WEBGRAFIA:

http://www.ifac.org/Committees/IAPC

Comit Internacional de Prcticas de Auditoria

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Modelo de Cdula sumaria

MEMBRETE FIRMA AUDITORA

Ca. Productos Marinos S.A.

CEDULA SUMARIA: CUENTA 10. CAJA Y BANCOS

PERIODO: DICIEMBRE 2,0011

Saldos Saldos Saldos

Cuenta Denominacin seg.

Empresa seg.

Empresa Reclasificac Ajustes Auditados

Ref Contable de la cuenta al

31/12/2010 al

31/12/2011 al

31/12/2011

10 CAJA Y BANCOS 97,000 125,000 8,000 133,000

A - 1 101 CAJA 12,000 15,000 15,000

A - 2 102 FONDOS FIJOS 10,000 10,000 10,000

A - 3 104 CUENTAS CORRIENTES 25,000 40,000 8,000 48,000

A - 4 106 DEPOSITOS A PLAZO 50,000 60,000 60,000

Procedimiento aplicado:

Informacin extraida del balance de Comprobacin y saldos al 31/12/2011

Marcas utilizadas

Sumas conforme

Chequeado con cuenta del mayor general, conforme

Chequeado con el balance general, conforme

Conclusiones

El resultado del examen determina la razonabilidad de la existencia de los

Fondos al 31/12/2007 no habiendo excepciones de importancia.

Los saldos de Caja y Bancos se presentan de acuerdo a principios contables

A

Preparado por:

Fecha

Revisado por:

Fecha

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Modelo de Cdula analtica MEMBRETE FIRMA AUDITORA

Ca. Productos Marinos S.A. CEDULA ANALITICA: ARQUEO DE FONDO FIJO CAJERO: Jorge Castillo Perales

FECHA: 31/12/2011

HORA: 08.00 a.m.

RELACION DE VALES PROVISIONALES A LA FECHA

Fecha N Beneficiario Concepto Importe Autorizado

23/10/2011 321 Carlos Beltrn Reyes Compra tiles oficina 150 Contador

22/12/2011 378 Manuel Rivasplata Tello Adelanto de sueldo 600 sin

autorizacin

27/12/2011 382 Andrea Castro Villar "a regularizar" 420 Contador

1,170

Marcas y Procedimientos realizados

Suma conforme

Documentacin sustentatoria conforme en cuanto a autoridad, propiedad y autenticidad Documentacin sustentatoria no autorizada. Se hizo autorizar por el contador

Confirmado con el beneficiario

Observaciones

1- Existe un vale pendiente de liquidar por ms de dos meses debido a falta de exigencia por

el cajero

2- Se ha encontrado un vale sin autorizacin por el contador debido a que este funcionario

no asisti a trabajar

3- Existen dos vales que exceden el lmite individual de gastos de S/. 300 establecido por la

admnistracin en el Memo. N 012-GF/07

4- El vale por S/. 420 no define el concepto de gasto

Recomendaciones

Que la Gerencia financiera elabore una directiva interna que contenga normas y proce-

dimientos para el manejo y control del fondo fijo, la misma que deber ser aprobada por

la Gerencia General y contendr entre otros aspectos : naturaleza del fondo, lmite del

gasto, funcionarios facultados para autorizar gastos, plazo mximo de rendicin de

cuenta de vales provisionales.

A-2 Preparado por: MBG

2 Fecha 31/12/2011

Revisado por: GIB

Fecha 31/12/2011