AREA DE ARCHIVO Y

GESTIÓN DOCUMENTAL

Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos: El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

LEY 594/2000

Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos: Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas: Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

LEY 594/2000

Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de Archivo: Las entidades tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y áreas relacionadas con su labor.

Artículo 21. Programas de Gestión Documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en Archivo de Gestión, Central e Histórico.

LEY 594/2000

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Artículo 26. Inventario Documental: Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

LEY 594/2000

ACUERDO 060 DE OCTUBRE DE 2001

Por la cual se establecen pautas para la administración de las

comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.

Cumplir con los programas de gestión documental, para la

producción , recepción, distribución , seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

ARTICULO PRIMERO

Establecer según su estructura, la unidad de correspondencia que

gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,

radicación y distribución.

Contar con personal suficiente para recibir, enviar y controlar

oportunamente el tramite de los documentos.

ARTICULO TERCERO

El procedimiento de radicación no se reservan números de

radicación, n° repetidos, enmendados, tachados.

Cada año se iniciará la radicación consecutiva

ARTICULO QUINTO

Las comunicaciones internas debe tener el

código de la dependencia, y la

numeración consecutiva.

ARTICULO SEPTIMO

Elaboración de las planillas, de

correspondencia para el control de la misma.

ARTICULO OCTAVO

Pie de pagina debe contener:

Dirección de la unidadNúmero de conmutador

Número de faxDirección pagina web

Ver Acuerdo 060/2001

ARTICULO DECIMO CUARTO

ACUERDO 038 (Septiembre 20 de 2002): Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

ACUERDO No. 039 ( OCTUBRE 31 DE 2002 ): Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000 

ACUERDO AGN

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002): Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 .

ACUERDO AGN

Resolución 5919/28-Dic-2007 MDN: Aprueban el Listado General de Series y subseries del Ministerios de Defensa Nacional, Fuerzas Militares y Policía Nacional.

Resolución 5920/28-DIC-2007 MDN: Aprueban Reglamento de Archivo 4-00.

Resolución No.3257/2008: por la cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.

RESOLUCIONES MINISTERIALES

REGLAMENTOReglamento 4-00 MDN.

GRACIAS

POR

SU ATENCIÓN