Ley Núm. 5 y Ley Núm. 12 Marcos conceptuales para la administración

de documentos públicos

Por: Rosa E. Cruz-Ayala (CINF6419)

Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información

Universidad de Puerto Rico

Contenido

Trasfondo históricoTrasfondo histórico

Ley Núm. 5Ley Núm. 5

Ley Núm. 12Ley Núm. 12

ConclusiónConclusión

Trasfondo histórico

DécadaDel 50

LegislaturaNegociado

de Presupuesto

Legislatura

Los documentos

públicos

estabanen gran

deterioro

Aprobó la Ley Núm. 378

Asigna alNegociado

de Presupuestorealizar un

estudio

Recomendó la aprobación de una Ley

para regir la administración

de documentos

Aprobó la Ley Núm. 5

del8/Dic/1955

Ley Núm. 5

• Aprobada el 8 de diciembre de 1955

• Establece un programa de conservación y disposición de documentos públicos

• Es conocida como Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico

• Enmendada por la Ley 77 de 13 de junio de 1960 y la Ley 63 de 4 de junio de 1979

Ley Núm. 5

• Define los términos:

• Documento

• Documento público

• Documento privado

• Archivo

• Archivero

• Estado

• Dependencia

• Comisión

• Administrador del

Programa

• Administrador de

Documentos

• Administración de

Documentos

Ley Núm. 5

• Establece el

Programa de Administración de Documentos Públicos

en las tres Ramas del Gobierno y la

Oficina del Contralor

Ley Núm. 5

• Articulo 1, párrafo 3“para establecer un programa sistemático de

conservación de documentos, que en consideración a su valor histórico, legal, administrativo o informativo merecen preservarse por mucho más tiempo, y la eliminación de aquellos documentos que no solamente carecen de valor permanente, sino que además han perdido ya toda su utilidad administrativa.”

Ley Núm. 5

Administradores del Programa

Administrador de Servicios

Generales

Presidente del

Senado

JuezPresidente

Del TribunalSupremo

Presidentede la

Cámara

Contralor

Ley Núm. 5

• Faculta a los Administradores del Programa en cada jurisdicción a:

• Redactar un Reglamento• Administrador de Documentos

• Requerir un Inventario de documentos existentes• Someter Plan de Conservación• Someter Plan de Disposición de documentos• Requerir Lista de disposición de documentos• Remitir copia de las Listas de disposición de

documentos al Archivero General

Ley Núm. 5

• Establece el

Archivo General de Puerto Rico• Depositario oficial de todo documento

público o privado• Dependencia administrativa del

Instituto de Cultura Puertorriqueña• Dirigido por Archivero General• Comisión Asesora del Archivo General

Ley Núm. 12

• Aprobada el 19 de enero de 1995

• Para enmendar la Ley 5 del 8 de diciembre de 1955

• Enmienda el inciso (e) del Artículo 4 de la Ley 5, según enmendada

Ley Núm. 12

• Se aprueba a fin de:• Delegar la venta de los papeles y documentos

inservibles• Promover el reciclaje de papel • Crear fondo especial para cada dependencia• Armonizar el Programa de Administración de

Documentos Públicos

con el Programa de Reciclaje de Papel del gobierno de Puerto Rico

Conclusión

Recordar …

En momentos de elaborar una tesis

o proyecto de investigación relacionados con archivos o

la administración de documentos,

Referirnos a estos documentos

Referencias

• Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Oficina del Contralor. Administración de documentos públicos: Archivo Central, marzo 2007.

• Ley Núm. 5, Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, 8 de diciembre de 1955, según enmendada. 3 L.P.R.A. sec. 1001 y

ss.

• Ley Núm. 12, Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, 19 de enero de 1995.

95 L.P.R.12.

© 2008

ROSA E. CRUZ AYALAcruzrosae@gmail.com

Presentación ofrecida en el 1er Encuentro de Investigación en los Campos de la Bibliotecología, Archivología y Documentación en Puerto Rico, celebrado en Escuela de Derecho, Universidad de Puerto Rico, 15 de marzo de 2008.