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Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.

Libro Final Del Trabajo de Grado

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

Universidad El Bosque

PROYECTO Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de

Securitas.

AUTORES Luis Eduardo Ramírez Guerrero

Fabián Penagos Delgadillo Cristian Rene Camargo Baldeón

Efrén Ramírez Ramos

Bogotá, Julio 2020


2

Contenido Dedicatoria ................................................................................................................................................................. 11

Agradecimientos ..................................................................................................................................................... 11

Resumen ejecutivo ................................................................................................................................................. 12

Executive summary ............................................................................................................................................... 12

CAPITULO 1. DESCRIPCION DEL PROYECTO ............................................................................................ 13

Descripción del proyecto ............................................................................................................................... 13

Objetivos del proyecto .................................................................................................................................... 13

Objetivos del negocio ....................................................................................................................................... 13

CAPITULO 2: PROCESOS DE INICIACION ..................................................................................................... 14

Acta de constitución del proyecto............................................................................................................. 14

Lista de Interesados (stakeholders) ............................................................................................................. 19

CAPÍTULO 3: PROCESOS DE PLANEACIÓN ................................................................................................. 20

Plan de Gestión de la Configuración ............................................................................................................. 20

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 20

PLAN DE CONFIGURACIÓN ............................................................................................................................ 20

Ciclo de vida del proyecto ............................................................................................................................. 20

Roles y responsabilidades ............................................................................................................................ 21

Planes del proyecto ........................................................................................................................................... 22

Proceso de control de cambios ................................................................................................................... 22

Informes de estados ......................................................................................................................................... 23

Planeación de la Gestión del Alcance ........................................................................................................... 23

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 23

METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 23

PROCESOS DE PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE: ............................................................... 23

PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS: ........................................................................................... 24

PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE:................................................................................................... 25

PROCESO PARA CREAR LA ESTRUCTURA DE TRABAJO (EDT/ WBS): ................................... 26

PROCESO PARA CREAR EL DICCIONARIO DE LA EDT/ WBS: ...................................................... 27

PROCESO PARA VERIFICAR EL ALCANCE: ............................................................................................. 28

PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE: ......................................................................................... 28

ANEXOS .................................................................................................................................................................... 30


3

Enunciado del Alcance .................................................................................................................................... 31

Work Breakdown Structure (WBS/EDT) .............................................................................................. 32

Diccionario de la WBS / EDT ........................................................................................................................... 33

Planeación de la Gestión de Cronograma ........................................................................................................ 34

Objetivo. .................................................................................................................................................................... 34

Plan para la gestión del cronograma. ..................................................................................................... 34

METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 34

DEFINIR LAS ACTIVIDADES .......................................................................................................................... 34

PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 35

SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES ................................................................................................................. 35

PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 35

DEFINICIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA ................................................................................................. 36

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA ............................................................................................................ 36

REGLAS DE DEFINICIÓN DE PORCENTAJE DE AVANCE .................................................................. 36

PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 36

RESERVA DE CONTINGENCIA ....................................................................................................................... 36

CONTROLAR EL CRONOGRAMA .................................................................................................................. 37

PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 37

INFORME DE AVANCE ....................................................................................................................................... 37

Planeación de la Gestión de costos ............................................................................................................... 38

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 38

METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 38

GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO ..................................................................................................... 38

Proceso para planificar los costos ............................................................................................................ 38

Niveles de precisión o exactitud de los costos ..................................................................................... 38

Lista de recursos y tarifas ......................................................................................................................... 39

Unidad monetaria y conversiones ....................................................................................................... 40

Políticas de pago ............................................................................................................................................ 40

Reserva de gestión ........................................................................................................................................ 40

Reserva de contingencia ............................................................................................................................ 40

Estructura del presupuesto ..................................................................................................................... 40

Curva S...................................................................................................................................................................... 41


4

GRAFICA 3. CURVA S ..................................................................................................................................... 41

Indicadores de gestión ............................................................................................................................... 41

Tablero de control ........................................................................................................................................ 41

Formatos de costos ........................................................................................................................................... 42

Proceso de estimación de costos. ......................................................................................................... 42

Proceso de determinar el presupuesto ............................................................................................. 43

Proceso de controlar los costos ............................................................................................................. 43

Periodicidad de control del costo ............................................................................................................. 44

ANEXOS .................................................................................................................................................................... 44

Planeación de la Gestión de la calidad del proyecto ........................................................................... 45

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 45

METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 45

GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO ............................................................................................ 45

Planeación de la Calidad ............................................................................................................................ 45

Definir la calidad del proyecto ............................................................................................................... 46

Organización, responsabilidades e interfaces. ............................................................................. 47

Herramientas, entorno e interfaces. ................................................................................................... 47

Medición de la calidad del proyecto ........................................................................................................ 48

Aseguramiento de Calidad ............................................................................................................................ 49

Control de calidad ......................................................................................................................................... 50

ANEXOS .................................................................................................................................................................... 51

Hojas de verificación o de chequeo. .................................................................................................... 51

Hoja de verificación de formatos .......................................................................................................... 51

Hoja de verificación de manuales ........................................................................................................ 52

Hoja de verificación de mapas de procesos .................................................................................... 52

Hoja de verificación de prueba piloto ................................................................................................ 53

Matriz de indicadores de calidad .............................................................................................................. 53

Aprobación del plan de gestión de calidad del proyecto ................................................................. 54

Planeación de la Gestión de recursos humanos .................................................................................... 55

OBJETIVO ................................................................................................................................................................ 55

ORGANIGRAMA .................................................................................................................................................... 55

Definición del organigrama ..................................................................................................................... 55


5

Organigrama del proyecto ....................................................................................................................... 55

Estructura de desglose de recursos ......................................................................................................... 56

Definición ........................................................................................................................................................... 56

Estructura de desglose de recursos del proyecto........................................................................ 56

Roles y Responsabilidades ........................................................................................................................... 57

Definición ........................................................................................................................................................... 57

Roles y Responsabilidades del proyecto ............................................................................................... 58

Sponsor ............................................................................................................................................................... 58

Gerente de Proyecto .................................................................................................................................... 58

Analista Técnico. ............................................................................................................................................ 59

Analista de calidad ........................................................................................................................................ 60

Analista de control ........................................................................................................................................ 60

Auxiliar técnico............................................................................................................................................... 61

Auxiliar de calidad ........................................................................................................................................ 61

Auxiliar de control ........................................................................................................................................ 62

Proceso Incorporación Personal ............................................................................................................... 63

Matriz de asignación de Responsabilidades RACI ........................................................................... 63

Definición ........................................................................................................................................................... 63

Programas de Reconocimiento .................................................................................................................. 64

Estrategias Resolución de conflictos ....................................................................................................... 64

Evaluación Desempeño Laboral ................................................................................................................ 64

Gestión de cambios del proyecto .............................................................................................................. 64

Planeación de la Gestión de las comunicaciones .................................................................................. 65

Propósito del plan de comunicaciones: ................................................................................................. 65

En el plan de comunicaciones se define: ............................................................................................... 65

Qué información se va a distribuir ........................................................................................................... 65

Cómo se va a distribuir: .................................................................................................................................. 66

Restricciones y Premisas ............................................................................................................................... 66

Medios de comunicación ................................................................................................................................ 66

Premisas y restricciones ................................................................................................................................ 67

Matriz de comunicaciones ............................................................................................................................ 67

Directrices sobre las reuniones ................................................................................................................. 69


6

Actas de reuniones ............................................................................................................................................ 69

Tipos de comunicación ................................................................................................................................... 70

Recursos asignados a actividades de comunicaciones ................................................................. 70

Planeación de la Gestión de riesgos ............................................................................................................. 71

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 71

PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO .................................................................................................................. 71

METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 71

PROCESOS PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO .................................................. 71

CATEGORÍAS DE RIESGOS .............................................................................................................................. 72

IMPACTO ................................................................................................................................................................. 73

IMPACTO EN COSTOS ....................................................................................................................................... 73

IMPACTO EN TIEMPO ....................................................................................................................................... 74

IMPACTO EN ALCANCE .................................................................................................................................... 74

IMPACTO EN CALIDAD ..................................................................................................................................... 75

Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en la calidad del proyecto, de la siguiente manera: ................................................................................................................................................. 75

ANÁLISIS CUANTITATIVO .............................................................................................................................. 75

PRIORIZAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO ............................................................................................ 75

Gestión de Riesgos ........................................................................................................................................... 76

PLAN DE RESPUESTA ........................................................................................................................................ 77

RESERVA DE CONTINGENCIA ....................................................................................................................... 77

MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS .................................................................................................... 77

Gestión de cambios ........................................................................................................................................... 77

Planeación de la Gestión de interesados ................................................................................................... 79

INTRODUCCION ................................................................................................................................................... 79

METODOLOGIA .................................................................................................................................................... 79

Clasificación modelo de prominencia: ......................................................................................................... 80

CAPÍTULO 4: PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE ....................... 86

Informes de gestión del proyecto y avances ....................................................................................... 86

INFORME DE CIERRE DE PLANIFICACION ........................................................................................ 86

INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO............................................................................................... 89

INFORME 2 DE ESTADO DEL PROYECTO .............................................................................................. 92

INFORME 3 DE ESTADO DEL PROYECTO ........................................................................................... 95


7

Dashboard, o tablero final de indicadores del proyecto. ................................................................. 97

INFORME FINAL DE ESTADO DEL PROYECTO .............................................................................. 101

Acta de cierre del proyecto ........................................................................................................................ 103

• EVIDENCIAS DEL PRODUCTO.................................................................................................................. 105

Estructura organizacional ...................................................................................................................... 105

Mapas de procesos .......................................................................................................................................... 106

Mapa de procesos del área de instalaciones ................................................................................ 106

Mapas de procesos del área de mantenimiento ......................................................................... 107

107

Mapa de procesos del área de diseño ............................................................................................... 108

Mapa de proceso general SES .............................................................................................................. 109

Manuales de funciones ............................................................................................................................. 110

......................................................................................................................................................................................... 111

Formatos de trabajo del área SES de Securitas ...................................................................................... 122

Formato de acta de entrega ....................................................................................................................... 122

Formato de protocolo de mantenimiento ............................................................................................ 123

Formato de reunión ...................................................................................................................................... 123

Formato de acta de comité de obra ........................................................................................................ 124

Formato de control de cambios................................................................................................................ 124

Formatos de corte de obra ......................................................................................................................... 125

Formato de cronograma .............................................................................................................................. 126

Formato de garantías de proyectos ........................................................................................................ 126

Formato de monitoreo y control.............................................................................................................. 127

Formato de hojas de vida de equipos sistemas de intrusión ....................................................... 127

Formato de hoja de vida de equipos de CCTV .................................................................................... 128

Formato de hoja de vida sistema de control de acceso .................................................................. 128

Formato de hoja de vida del sistema de detección de incendio .................................................. 129

Formato de informe general de proyectos .......................................................................................... 130

Formato de inventario de equipos .......................................................................................................... 130

Formato de protocolo de pruebas ........................................................................................................... 131

Formato de Project chárter ........................................................................................................................ 131

Prueba piloto .................................................................................................................................................... 133


8

INFORME DE PRUEBA PILOTO ................................................................................................................ 133

Anexos .......................................................................................................................................................................... 138

Acatas de reuniones con el Sponsor ........................................................................................................... 138

Actas de reuniones del equipo de trabajo ................................................................................................ 153

Actas de aceptación de productos ............................................................................................................... 193

Actas de reunión con el director del proyecto ........................................................................................ 205

Matriz de trazabilidad de requisitos ........................................................................................................... 215

Cronograma del proyecto MS Project ........................................................................................................ 215

Tabla de indicadores ......................................................................................................................................... 216

Curva “S” ................................................................................................................................................................. 216

Matriz de indicadores de calidad ................................................................................................................. 217

Matriz de responsabilidades .......................................................................................................................... 219

Matriz de riesgos ................................................................................................................................................. 221

Matriz de interesados ....................................................................................................................................... 222


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Índice de tablas TABLA 1. HITOS DEL PROYECTO .............................................................................................. 18

TABLA 2. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS) .................................................................. 20

TABLA 3. ROLES DE PLAN DE CONFIGURACIÓN ........................................................................ 21

TABLA 4. TDG-2019-2-009 DOCUMENTO DE REQUISITOS DEL PROYECTO ................................. 30

TABLA 5. TDG-2019-2-009 ENUNCIADO DEL ALCANCE ............................................................. 31

TABLA 6. ESQUEMA DE CONTENIDO EN FORMATO DE TDG-2019-2-009 DICCIONARIO DE WBS/ EDT

............................................................................................................................................... 33

TABLA 7. LISTA DE RECURSOS Y TARIFAS ................................................................................. 39

TABLA 8. PERSONAL ENCARGADO DE LA CALIDAD ................................................................... 47

TABLA 9. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ............................................................................ 49

TABLA 10. CONTROL DE LA CALIDAD ....................................................................................... 50

TABLA 11. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE PROBABILIDAD ...................................................... 73

TABLA 12. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN COSTOS ................................................. 73

TABLA 13. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN TIEMPO ................................................. 74

TABLA 14. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN ALCANCE .......................................... 74

TABLA 15. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN CALIDAD ........................................... 75

TABLA 16. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 ............................................................ 83

TABLA 17. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 APLICANDO MODELO DE PROMINENCIA.

............................................................................................................................................... 84


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ÍNDICE DE GRAFICAS E ILUSTRACIONES GRAFICA 1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO .............................................................................. 17

GRAFICA 2. TDG-2019-2-009 ESQUEMA DE NIVELES DE DESCOMPOSICIÓN PARA UNA WBS. ..... 32

GRAFICA 3. CURVA S .............................................................................................................. 41

GRAFICA 4. TABLERO DE CONTROL ......................................................................................... 42

GRAFICA 5. MATRIZ DE INDICADORES DE CALIDAD ................................................................. 53

GRAFICA 6. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO ........................................................................... 56

GRAFICA 7. ESTRUCTURA DE DESGLOSE .................................................................................. 57

GRAFICA 8. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES .......................................................................... 63

GRAFICA 9. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE RIESGOS .............................................................. 72

GRAFICA 10. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO ................................ 76

GRAFICA 11. INFLUENCIA DE INTERESADOS ............................................................................ 81


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Dedicatoria

Este proyecto va dedicando primeramente a Dios por permitirnos llegar a este momento tan

especial e importante en nuestra vida y carrera profesional. Por los triunfos y los momentos difíciles

que nos han enseñado a valorarlo cada día más, a nuestros padres que nos han acompañado

durante todo nuestro camino de formación y en cada instante de nuestra vida, para guiarnos y

aconsejarnos con su sabiduría para poder culminar esta etapa. A nuestro equipo de trabajo que

hemos formado, superando cada obstáculo para tener este resultado final y aun seguir siendo

amigos. A la universidad y a cada uno de sus docentes que hicieron parte de esta etapa y nos

ayudaron con su experiencia y sabiduría para lograr el resultado final.

Agradecimientos

En primer lugar, queremos dar gracias infinitas a Dios por habernos dado la fuerza, valor y sabiduría

para poder culminar esta etapa de nuestra vida

Agracemos también la ayuda de nuestros familiares que nos brindaron apoyo y estuvieron

acompañándonos en este proceso en el cual muchas veces dejamos de compartir con ellos y ahora

celebran el triunfo con nosotros.

Agradecimiento especial a cada una de las personas de la empresa Securitas Colombia y a la misma

por disponer el espacio y las personas para el desarrollo del proyecto, es especial a nuestro

compañero Frank Rodríguez que nos brindó su apoyo en varias ocasiones para culminar el trabajo.

A nuestra compañera Dayanis Suarez quien nos dio muchas tutorías, consejos y estuvo siempre

disponible para colaborarnos con todas las inquietudes.

Finalmente, a cada uno de los docentes que nos apoyaron con el proyecto, a nuestros jurados y

director de proyecto por cada uno de los consejos que nos ayudaron a mejorar cada día más.


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Resumen ejecutivo

En el siguiente trabajo se encontrará toda la información referente al trabajo de grado de la

especialización en gerencia de proyectos, el cual trato del diseño de una metodología en gerencia

de proyectos para el área SES de Securitas.

El proyecto tuvo origen debido a la falta de estandarización de la empresa para la ejecución de

proyectos, por tanto, se planteó realizar una metodología que permitiría poder planear, ejecutar,

controla y cerrar los proyectos con mejores índices, de igual manera tener mejorar las ventas, la

cantidad de ofertas y el servicio posventa del área.

En este documento se encuentran alojados cada uno de los planes del proyecto de acuerdo con

todas las áreas del conocimiento que aplicaban en este proyecto, las actas de reunión, control y

cierre, los informes de seguimiento de proyecto y por último todos los entregables que hacían parte

del proyecto.

Executive summary

In the following work, you will find all the information regarding the degree work of the project

management specialization, which deals with the design of a project management methodology for

the SES area of Securitas.

The project had its origin due to the lack of standardization of the company for the execution of

projects, therefore, it was proposed to carry out a methodology that would allow to plan, execute,

control and close the projects with better indexes, in the same way to have improve sales, the

number of commercial offers and the after-sales service in the area.

In this document are housed each of the project plans in accordance with all the areas of knowledge

that applied in this project, the minutes of meeting, control and closure, the project monitoring

reports and finally all the deliverables that were made part of the project.


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CAPITULO 1. DESCRIPCION DEL PROYECTO

Descripción del proyecto

El proyecto busca implementar una metodología de gerencia de proyectos tomando como base el PMI (Project Management Institute) en el área SES de Securitas, con el objetivo de lograr una mejor planificación, control y cierre de los proyectos en términos de tiempo, alcance y costo.

Objetivos del proyecto ● Entregar a la empresa los manuales de funciones, estructura organizacional, formatos de procesos, herramientas de proyectos y mapa de procesos a un 100% para el final del primer semestre del año 2020. ● Realizar una prueba piloto en junio de 2020 con la implementación de la metodología diseñada en un proyecto real de la empresa de escala pequeña, para de esta manera poder medir la efectividad de la metodología.

Objetivos del negocio

● Lograr que del total de venta de la empresa un 30% sea de seguridad electrónica, para lo cual se crecerá un 6% para finales del 2020 y un 8% adicional al final del 2021. ● Generar un 10% más de ofertas comerciales en soluciones de seguridad y de esa manera crear más ventas en las mismas, la cual integra solución de vigilancia humana y tecnología, logrando tener un aumento en la utilidad de los clientes actuales de vigilancia en un 3% a 5% adicional. ● Optimizar la ejecución de proyectos alcanzando a tener un cumplimiento como mínimo del 90% del área de instalaciones para diciembre del 2020

Justificación del proyecto La empresa actualmente cuenta con un área pequeña de seguridad electrónica, la cual ha ido aumentado su personal en el último año en un 220%, pasando de tener 10 personas a 32 para el desarrollo, administración y ejecución de nuevos proyectos que contemplan tecnología para protección de sus clientes a nivel país. Este crecimiento ha ayudado con la inclusión de nuevo clientes aumentando en un 58% las ventas en el área, pero solo alcanzando un 12% del total de ventas de la compañía. El crecimiento de ventas ha llevado a que se presenten problemas en más del doble del tiempo que se planificó en el cronograma, por tanto, generando sobrecostos de un 15% en la mano de obra.


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Lo anterior se debe a la falta procedimientos, oficialización de formatos y organización general en el área SES. También se suman las inconformidades con nuestros clientes, ya que se tienen unos acuerdos dentro de los contratos que muchas veces no se cumplen y por ende agregan más pérdidas de capital. A todo lo anterior le podemos sumar la carga laboral pesada de cada uno de los colaboradores debido a que las funciones no son claras y el orden en el seguimiento de los procesos no es el adecuado.

CAPITULO 2: PROCESOS DE INICIACION

Acta de constitución del proyecto

Información del Proyecto

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / División

Edgar Hernando Guerrero Gerente de Seguridad SES

Carlos Mario Restrepo Gerente Comercial Comercial

Justificación del proyecto La empresa actualmente cuenta con un área pequeña de seguridad electrónica, la cual ha ido aumentado su personal en el último año en un 220%, pasando de tener 10 personas a 32 para el desarrollo, administración y ejecución de nuevos proyectos que contemplan tecnología para protección de sus clientes a nivel país. Este crecimiento ha ayudado con la inclusión de nuevo clientes aumentando en un 58% las ventas en el área, pero solo alcanzando un 12% del total de ventas de la compañía. El crecimiento de ventas ha llevado a que se presenten problemas en más del doble del tiempo que se planificó en el cronograma, por tanto, generando sobrecostos de un 15% en la mano de obra.

Datos Empresa / Organización Securitas Colombia

Proyecto Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.

Fecha de preparación 02/09/2019

Cliente Edgar Hernando Guerrero

Gerente de proyecto Luis Eduardo Ramírez


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Lo anterior se debe a la falta procedimientos, oficialización de formatos y organización general en el área SES. También se suman las inconformidades con nuestros clientes, ya que se tienen unos acuerdos dentro de los contratos que muchas veces no se cumplen y por ende agregan más pérdidas de capital. A todo lo anterior le podemos sumar la carga laboral pesada de cada uno de los colaboradores debido a que las funciones no son claras y el orden en el seguimiento de los procesos no es el adecuado.

Descripción del Proyecto y entregables El proyecto busca implementar una metodología de gerencia de proyectos tomando como base el PMI (Project Management Institute) en el área SES de Securitas, con el objetivo de lograr una mejor planificación, control y cierre de los proyectos en términos de tiempo, alcance y costo. En el diseño de la metodología se contemplan los siguientes entregables: 1. Estructura Organizacional SES. 2. Mapa de procesos

2.1. Área de Diseño. 2.2. Área de Instalaciones. 2.3. Área de mantenimiento. 2.4. Flujo grama de ejecución de proyectos.

3. Manual de funciones para cada cargo. 4. Formatos de trabajo interno

4.1. Área de Diseño 4.1.1. Acta de constitución del proyecto 4.2. Área de Instalaciones 4.2.1. Acta de Entrega 4.2.2. Acta de Reunión 4.2.3. Acta de Monitoreo y Control 4.2.4. Formato de corte de obra 4.2.5. Formato de protocolo de pruebas 4.2.6. Formato de garantía de Proyectos 4.2.7. Formato de Control de cambios 4.2.8. Formato de Cronograma. 4.3. Área de mantenimiento 4.3.1. Acta de Entrega de mantenimiento 4.3.2. Hoja de vida de Equipos 4.3.3. Inventario de Equipos 4.3.4. Informe General


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Requerimientos del cliente 1. Mapa de procesos para cada una de las subáreas: comercial, Instalación y mantenimiento. 2. Realizar el Manual de funciones de los nuevos cargos y complementar los manuales de funciones del personal existente. 3. Formatos necesarios para la oficialización de procedimientos para las tres subáreas. 4. Estructura Organizacional. 5. Los formatos entregados se realizarán de fácil diligenciamiento para la persona que los van a implementar en sus labores diarias. 6. En el momento de abordar un proyecto se debe de cumplir el paso a paso propuesto sin ninguna exclusión desde el momento de inicio hasta el final del proyecto. 7. Realizar un formato estándar de cronograma para los proyectos.

Requerimientos del producto 1. Los formatos diseñados para cada una de las sub-Áreas se realizarán de fácil diligenciamiento para cada uno de los perfiles involucrados en la ejecución de los proyectos. 2. Después de haber sido aprobado el mapa de procesos por el área de calidad, se deben cumplir sin ninguna excepción los perfiles y el alcance que pueda llegar a tener cada uno de los cargos definidos en la estructura organizacional SES. 3. El mapa de procesos deberá tener la información necesaria que describa el ciclo de vida de un proyecto. 4. La documentación debe ser presentada al área de calidad para su respectiva revisión y aprobación con su registro y caracterización para poder ser comunicado. 5. Estos documentos deben de estar estandarizados en las carpetas compartidas o en la nube Outlook de la compañía para así tener accesibilidad rápida por cualquier persona de la empresa. 6. El organigrama del área debe de ser de manera horizontal ya que por políticas de nuestra casa matriz lo exige. 7. El formato de cronograma debe desarrollarse en la herramienta Project.

Objetivos del negocio ● Lograr que del total de venta de la empresa un 30% sea de seguridad electrónica, para lo cual se crecerá un 6% para finales del 2020 y un 8% adicional al final del 2021. ● Generar un 10% más de ofertas comerciales en soluciones de seguridad y de esa manera crear más ventas en las mismas, la cual integra solución de vigilancia humana y tecnología, logrando tener un aumento en la utilidad de los clientes actuales de vigilancia en un 3% a 5% adicional. ● Optimizar la ejecución de proyectos alcanzando a tener un cumplimiento como mínimo del 90% del área de instalaciones para diciembre del 2020


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Objetivos del proyecto ● Entregar a la empresa los manuales de funciones, estructura organizacional, formatos de procesos, herramientas de proyectos y mapa de procesos a un 100% para el final del primer semestre del año 2020. ● Realizar una prueba piloto en junio de 2020 con la implementación de la metodología diseñada en un proyecto real de la empresa de escala pequeña, para de esta manera poder medir la efectividad de la metodología.

Restricciones ● El proyecto no contempla ningún tipo de herramienta informática paga. ● No se realizará la implementación de la metodología, solo se llevará a una prueba piloto. ● No se realizará ningún pago a alguna persona del área ni consultor externo por algún tipo de aporte al proyecto. ● Los entregables no pueden ser publicados sin antes ser aprobados por el área de calidad. ● No se entregarán documentos en físico, la entrega será digital. ● Se firmará un acuerdo de confidencialidad de con la compañía para el manejo de la información del proyecto.

Ciclo de vida del proyecto El proyecto contempla cuatro fases que irán en forma consecutiva, las cuales son las siguientes

GRAFICA 1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO


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Fase 1 Identificación: En esta fase se realizarán las entrevistas a los colaboradores y se hará un análisis extensivo de los procesos en el diseño, ejecución, control y cierre de los proyectos del área. De esta fase saldrá como resultado una serie de informes con la identificación de problemas lo cual permitirá tener las herramientas para la siguiente fase. Esta fase debe terminar el 18/11/2019. Fase 2 Planificación: Fase en la cual se identificarán los principales problemas del área y de esta manera especificar las características que deben llevar los formatos. Fase 3 Diseño e Implementación: Fase en donde se realizarán cada uno de los formatos de acuerdo a las características identificadas en la fase de planificación y la metodología PMI, además se debe realizar la aprobación por parte del sponsor y área de calidad de los formatos. Fase 4 Prueba piloto: Fase en donde se llevará a cabo el cierre del proyecto a través la implementación de los resultados de la fase de anterior con todos los entregables, aplicado a un proyecto que se esté desarrollando en el momento. Fase 5 Gerencia del proyecto: Fase en donde se realiza la gerencia del proyecto que corresponde a los procesos de inicio, planeación, monitoreo, control y cierre.

Hitos principales TABLA 1. HITOS DEL PROYECTO

Hito Fecha tope

Aprobación del proyecto por parte del sponsor 13/09/2019

Identificación del área y sus funciones 18/11/2019

Planificación de una metodología de gerencia de proyectos 20/02/2020

Creación de formatos entregables 20/04/2020

Aprobación por parte del cliente y área de calidad 20/05/2020

Implementación en una prueba piloto 15/06/2020

Presupuesto inicial asignado Los recursos para este proyecto contemplan la mano de obra de los gerentes de proyecto que no debe sobrepasar a un 6% de su tiempo laboral semanal, el cual será patrocinado por ellos mismo y por la empresa. De igual forma, se contará con un apoyo en recurso humano que no debe sobrepasar un 2% de la jornada laboral semanal de cada una de las personas del área involucradas en el proyecto y por último los recursos de la compañía como lo son oficinas, uso de equipos de cómputos y herramientas informáticas que aportará la empresa y deben ser usados de manera correcta sin generar un costo adicional hasta finalizar las actividades del proyecto. El presupuesto inicial contempla la mano de obra mencionada anteriormente en los costos, estimando 36 semanas desde el inicio del proyecto y hasta el fin de este con imprevistos, materiales y cada una de la mano de obra de las personas involucradas según el tiempo y dedicación de cada uno de ellos para un total de $10.210.790


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Criterios de cierre o cancelación

Divulgar información no autorizada de la compañía (como base de datos de los clientes)

Incumplir con horarios no autorizados para elaboración del proyecto.

No cumplir con las políticas de la compañía en cuanto a la presentación de documentos.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Nombre Cargo Rol

Luis Eduardo Ramírez Gerente de proyecto Gerente de proyecto

Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyecto Analista técnico

Cristian Rene Camargo Ingeniero de proyecto Analista de calidad

Fabián Penagos Delgadillo Ingeniero de proyecto Analista de control

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing) ALTO NIVEL DE AUTORIDAD

Gestión de presupuesto y de sus variaciones DEBE CONSULTAR CON EL SPONSOR

Decisiones técnicas ALTO NIVEL DE AUTORIDAD

Resolución de conflictos ALTO NIVEL DE AUTORIDAD

Lista de Interesados (stakeholders)

TABLA 2. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS) Nombre Cargo Departamento /

División stakeholders

Edgar Guerrero Gerente SES SES SI

Carlos Mario Restrepo Gerente Comercial Comercial SI

Laura Romero Jefe de instalaciones Técnica SI

Gustavo Blanco Jefe de mantenimiento Técnica SI

Alejandro Bermúdez Ingeniero de instalaciones Técnica SI

Kevin Delgadillo Interventor de proyectos Técnica SI

Frank Rodríguez Asistente de instalaciones Técnica SI

Adriana Daza Coordinadora de monitoreo Técnica SI

José Matallana Ingeniero comercial Comercial SI


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CAPÍTULO 3: PROCESOS DE PLANEACIÓN

Plan de Gestión de la Configuración

INTRODUCCIÓN

El objetivo del plan de configuración del es establecer y garantizar la integridad del proyecto durante el proceso de ejecución, monitoreo y control. METODOLOGÍA El plan de configuración del proyecto se basará en los registros del PMBOK, tomando como base los demás planes desarrollados La gestión de costos del proyecto se hará por medio de recurso humano y con la utilización de herramientas que ayudaran a planificar y controlar los costos.

PLAN DE CONFIGURACIÓN

El plan de configuración del proyecto es una guía para poder realizar el correcto desarrollo del proyecto, en este plan se mostrarán los siguientes aspectos referentes a todas las áreas de conocimiento del proyecto:

Ciclo de vida del proyecto

Roles y responsabilidades

Identificación de elementos de configuración

Planes del proyecto y anexos de estos.

Proceso de control de cambios

Informes de estados

Verificación y auditoría

Identificación de versiones

Ciclo de vida del proyecto

El proyecto contempla cuatro fases que irán en forma consecutiva, las cuales son las siguientes


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Fase 1 Identificación: En esta fase se realizarán las entrevistas a los colaboradores y se hará un análisis extensivo de los procesos en el diseño, ejecución, control y cierre de los proyectos del área. De esta fase saldrá como resultado una serie de informes con la identificación de problemas lo cual permitirá tener las herramientas para la siguiente fase. Esta fase debe terminar el 18/11/2019.

Fase 2 Planificación: Fase en la cual se identificarán los principales problemas del área y de esta manera especificar las características que deben llevar los formatos.

Fase 3 Diseño e Implementación: Fase en donde se realizarán cada uno de los formatos de acuerdo con las características identificadas en la fase de planificación y la metodología PMI, además se debe realizar la aprobación por parte del sponsor y área de calidad de los formatos.

Fase 4 Prueba piloto: Fase en donde se llevará a cabo el cierre del proyecto a través la implementación de los resultados de la fase de anterior con todos los entregables, aplicado a un proyecto que se esté desarrollando en el momento.

Fase 5 Gerencia del proyecto: Fase en donde se realiza la gerencia del proyecto que corresponde a los procesos de inicio, planeación, monitoreo, control y cierre.

Roles y responsabilidades

En la tabla 3 se observan los diferentes roles y los recursos encargados en este plan.

TABLA 3. ROLES DE PLAN DE CONFIGURACIÓN

Roles Responsabilidades

Gestor de configuración Luis Eduardo Ramírez

Coordinador de configuración Cristian Camargo

Responsable de elementos de configuración Fabian Penagos

Gestor de cambio Efrén Ramírez

Identificación de elementos de configuración En los siguientes ítems podremos dar un indicio a que elementos debemos tener en cuenta a la hora de ejecutar el proyecto, dando así al lector una herramienta de consulta de los elementos de la configuración

Productos que se van a mantener bajo gestión de configuración: Se mantendrá cada uno de los entregables de la WBS bajo gestión, los cuales son: organigrama, mapas de procesos, manuales y formatos de cada área.


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Definir estructura de almacenamiento: Todos los entregables estarán en digital y el responsable del almacenamiento será el coordinador de la configuración.

Seleccionar herramientas específicas para la gestión de configuración: Las herramientas que se utilizarán serán cada uno de los planes del proyecto junto con sus anexos, además de formatos para el seguimiento del proyecto.

Desarrollar procedimientos para solicitar e implantar los cambios donde se especifique: Se anexa el formato de control de cambios, el cual siempre se debe diligenciar en caso de solicitar un cambio.

Planes del proyecto

Para el proyecto se tienen los siguientes planes de proyecto y sus anexos para el desarrollo de este, estos planes y anexos se pueden encontrar en TDG-2019-2-009:

Plan de configuración: o Formato de control de cambios.

Plan de alcance o Enunciado del alcance o WBS o Diccionario de la WBS o Matriz de trazabilidad de requisitos. o Documento de requisitos

Plan de costos o Curva S

Plan de recursos

o Matriz RACI

Plan de cronograma o Cronograma del proyecto

Plan de comunicaciones o Matriz de comunicaciones

Plan de calidad o Métricas de calidad.

Plan de interesados o Matriz de gestión de interesados

Plan de riesgos o Matriz de riesgos

Proceso de control de cambios

El proceso de control de cambios se realizará a través de un correo electrónico con el formato de control de cambios encontrado en los anexos de este plan, solo el sponsor y el DP pueden realizar una solicitud de control de cambios, la parte afectada tiene un plazo de 5 días hábiles para responder al proceso a través de una reunión de control de cambios en donde el DP, Sponsor y coordinador aprobarán o rechazarán el cambio.


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Informes de estados

Se realizarán informes mensuales de estados para dar información a los interesados en relación con el proyecto. Verificación y auditoría La verificación y auditoria se realizará por parte del área de calidad de la compañía junto con el sponsor y el gerente comercial. Identificación de versiones Las versiones preliminares de los entregables terminarán versionadas inicialmente con letras y las versiones finales con números. Referencias Gestión de la configuración, 2016, Ingeniería de Software 3t., recuperado el 3 de febrero de 2020 de: https://unpsjb.github.io/ids3t/configuracion.html#proceso-de-control-de-cambios

Planeación de la Gestión del Alcance

INTRODUCCIÓN

Con la realización del plan de gestión de alcance se busca tener una definición más clara del objetivo del proyecto, los entregables, documentación y cada uno de los interesados en el mismo. También se busca dar claridad al verdadero alcance del proyecto para saber que se va a hacer y que no se va a hacer durante el proyecto, dando las pautas de cómo va a ser desarrollado, monitoreado y controlado el alcance de este.

METODOLOGÍA

El proyecto se basará en la metodología de gerencia de proyectos, siguiendo como guía el PMBOK en su versión 6.

PROCESOS DE PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE:

El proceso de planificar el alcance tiene como objetivo dar a conocer cada uno de los requisitos y requerimientos necesarios para poder realizar el alcance del proyecto, logrando tener los siguientes documentos para conocer y controlar el alcance:

https://unpsjb.github.io/ids3t/configuracion.html#proceso-de-control-de-cambios


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Declaración del alcance

Documentación de los requisitos

EDT y diccionario de la EDT

Matriz de trazabilidad de requisitos

Directrices para validar y controlar el alcance

PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS:

A continuación, se muestran las actividades, herramientas y salidas del proceso de Recopilar Requisitos para el proyecto en mención, el principal objetivo de este proceso es tener una idea clara de lo que el cliente necesita y de esta manera tener herramientas que nos ayuden al desarrollo de las demás actividades de este plan. Actividades a desarrolla para la recolección de requisitos:

Realizar entrevistas a sponsor, interesados y personal de apoyo de la compañía con el propósito de conocer las necesidades de cada una de las áreas.

A partir de las entrevistas se debe hacer una identificación de procesos y análisis detallado de la estructura del área que ayude a determinar los principales problemas.

Recolección de formatos actuales de la compañía para identificación de falencias y apoyo a creación de nuevos formatos.

Recolección de información de la compañía como visión, misión, normas internas y certificaciones para poder alinear la metodología hacia los objetivos y directrices de la empresa.

Definición de requisitos y requerimientos de acuerdo con el resultado de las entrevistas y el análisis del área.

Las herramientas que se utilizarán para la recopilar requisitos son las siguientes:

Herramientas informáticas para el desarrollo de los formatos de entrevista y recolección de información.

Entrevistas con los interesados del proyecto.

Reuniones con sponsor y grupo de trabajo del área para identificación de requisitos.

Los interesados involucrados en este proceso serán:

Luis Ramírez

Fabian Penagos

Cristian Camargo

Efrén Ramírez

Laura Romero


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Gustavo Blanco

Frank Rodríguez

Edgar Guerrero

Carlos Restrepo

Jackeline Martínez

Adriana Daza

Las salidas de este proceso son:

Recopilación de entrevistas con información detallada de que esperan los interesados y como está funcionando el área actualmente.

Informe con análisis detallado del área.

Documento de requisitos inicial.

Matriz de trazabilidad inicial.

Información para enunciado del alcance y apoyo para la elaboración de la EDT

PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE:

La definición del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación: Actividades a desarrollar para definir el alcance:

Identificar cada uno de los requisitos y requerimientos del proceso anterior.

Definir cuales entregables son logrables por parte de los gerentes y sponsor.

Conciliar cada uno de los requisitos y requerimientos entre ambas partes.

Herramientas para le definición del alcance:

Documento de requisitos y matriz de trazabilidad inicial.

Entrevistas con el sponsor para llegar a un acuerdo del alcance del proyecto.


Luis Ramírez

Fabián Penagos

Cristian Camargo

Efrén Ramírez

Edgar Guerrero

Carlos Restrepo

Laura Romero



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Enunciado del alcance.

Documento de requisitos final.

Matriz de trazabilidad final.

Nota: Dentro de las salidas de este proceso tenemos las siguientes:

TDG-2019-2-009 Documento de Requisitos – Tabla 1 en el capítulo de anexos

TDG-2019-2-009 Matriz de Trazabilidad - Tabla 2 en el capítulo de anexos

TDG-2019-2-009 Enunciado del alcance - Tabla 3 en el capítulo de anexos.

PROCESO PARA CREAR LA ESTRUCTURA DE TRABAJO (EDT/ WBS):

La EDT/WBS (Work Breakdown Structure / Estructura de Rompimiento de Trabajo) ayudará a tener cada uno en los entregables del proyecto y los paquetes de trabajo de cada uno de los entregables, logrando tener la minucia de cada paquete. La creación de la EDT/WBS para este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas, interesados y salidas que se describen a continuación: Pasos a seguir para la gestión del proceso:

Identificar cada uno de los requisitos y requerimientos.

Descomposición de cada uno los entregables.

Descomposición de bajo nivel de cada uno de los entregables convirtiéndolos en WP (Work package)

Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:

Software.

Documento de requisitos.


Luis Ramírez

Fabián Penagos

Cristian Camargo

Efrén Ramírez


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WBS/EDT

Nota: Dentro de las salidas de este proceso tenemos la TDG-2019-2-009 WBS / EDT (Work break Down Structure) Imagen 1 en el capítulo de anexos

PROCESO PARA CREAR EL DICCIONARIO DE LA EDT/ WBS:

La elaboración del diccionario de la EDT/WBS servirá para definir cada uno de los entregables al detalle en términos de alcance, tiempo y costo. Para este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación: Pasos que seguir para la gestión del proceso:

Identificar cada uno de los requisitos y requerimientos.

Realizar el formato de diccionario de WBS

Realizar la descripción detallada de cada uno de los requisitos.

Describir actividades y costos para la realización de las tareas a llevar a cabo.

Realizar el documento del diccionario de la EDT/WBS


Herramientas informáticas (Excel).

EDT/WBS del proyecto

Documento de requisitos


Fabian Penagos

Luis Ramírez

Cristian Camargo

Efrén Ramírez


Diccionario de la EDT/ WBS

Nota: Dentro de las salidas de estos procesos tenemos TDG-2019-2-009 Diccionario de la WBS / EDT. Ver Tabla 5 en el capítulo de anexos.


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PROCESO PARA VERIFICAR EL ALCANCE:

La validación del alcance de este proyecto es importante para poder se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas, interesados y salidas que se describen a continuación: Pasos que seguir para la gestión del proceso:

Definir cuentas de control para la WBS en términos de tiempo, costo y alcance.

Crear formatos de validación y formatos para cuentas de control.

Identificar las cuentas de control.

Identificar los hitos del proyecto

Identificar los requisitos y puntos críticos


Herramientas informáticas

Matriz de trazabilidad


Luis Ramírez – Responsable de riesgos.

Fabian Penagos – Responsable de tiempos.

Cristian Camargo – Responsable de costos.

Efren Ramírez – Responsable de alcance.

Edgar Guerrero - Validación del proceso.

Carlos Restrepo – Aprobación del alcance.


Informes y formatos de validación.

Matriz de trazabilidad.

PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE:

En el proceso de control periódico que haga el GP, va a tener que rendir cuentas por el desempeño de ese WP, incluso puede reportar indicadores de Gestión o KPIs (CPI, SPI) por Cuenta de Control. El control del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación: Pasos que seguir para la gestión del proceso:

Controlar periódicamente cada uno de los WP de manera mensual a través de la matriz de trazabilidad.


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Realizar informe con estado actual del proyecto.

Tomar medidas necesarias para lograr el alcance solicitado.


Formatos de control e informes.

Cronograma

Documento de requisitos y enunciado del alcance.

EDT / WBS


Luis Ramírez

Fabian Penagos

Cristian Camargo

Efrén Ramírez

Edgar Guerrero

Carlos Restrepo


Formatos de seguimiento.

Indicadores de gestión

Informes mensuales.

Producto final


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ANEXOS

Documento de Requisitos

TABLA 4. TDG-2019-2-009 DOCUMENTO DE REQUISITOS DEL PROYECTO

Id. Requisitos Solicitado por

Justificación / Objetivo Prioridad Fecha Recopilado por

1 Mapa de procesos

Edgar Guerrero

Conocer cada uno de los procesos necesarios para la planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los procesos del área SES.

Alta 20/06/2019 Gerentes de proyecto

2 Manual de funciones

Laura Romero

Conocer las funciones dentro del mapa de proceso de cada uno de los interesados.

Alta 20/06/2019 Gerentes de proyecto

3 Estructura organizacional

Luis Ramírez

Identificar cada uno de los roles dentro del área.

Media 20/06/2019 Gerentes de proyecto

4 Formatos de trabajo interno

Edgar Guerrero

Formatos que permiten tener trazabilidad y oficializar la entrega de productos y proyectos en el área

Media 20/06/2019 Gerentes de proyecto

Matriz de Trazabilidad Nota: Revisar archivo TDG-2019-2-009 Matriz de trazabilidad de requisitos.


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Enunciado del Alcance

TABLA 5. TDG-2019-2-009 ENUNCIADO DEL ALCANCE

Id. Entregables Criterios de Aceptación por entregable

Quién acepta de parte del cliente

Límites o exclusiones por entregable

Supuestos del proyecto

Restricciones del proyecto

Responsable

1

El proyecto busca implementar una metodología de gerencia de proyectos tomando como base el PMI (Project Management Institute) en el área SES de Securitas, con el objetivo de lograr una mejor planificación, control y cierre de los proyectos en términos de tiempo alcance y costo. En el diseño de la metodología se contemplan los siguientes entregables:

1. Estructura Organizacional SES.

2. Mapa de procesos 3. Manual de

funciones. 4. Formatos de

trabajo para cada área

Se debe cumplir con las políticas de la compañía y no se debe incluir más personal del actualmente contratado

Edgar Guerrero

Los documentos actualizados se deben entregar de forma digital para su aprobación y control de calidad

El sponsor patrocinará recursos de personal, herramientas de cómputo y zonas de reunión para la ejecución del proyecto.

No se cuenta con ningún tipo de recurso monetario para algún participante del proyecto, los gerentes de proyecto patrocinaron su tiempo para el desarrollo de lo mismo

Gerentes de proyectos


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Work Breakdown Structure (WBS/EDT)

GRAFICA 2. TDG-2019-2-009 ESQUEMA DE NIVELES DE DESCOMPOSICIÓN PARA UNA WBS Nota: Revisar archivo adjunto TDG-2019-2-009 WBS Unificada


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Diccionario de la WBS / EDT

Tabla 6. Esquema de contenido en formato de TDG-2019-2-009 Diccionario de WBS/ EDT

Nota: Revisar archivo TDG-2019-2-009 Diccionario de la WBS


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Planeación de la Gestión de Cronograma

Objetivo.

El plan de gestión del cronograma tiene como objetivo establecer las actividades para Desarrollar, monitorear y controlar el cronograma de la siguiente forma:

1. Definir la metodología para programar el desarrollo del proyecto. 2. Definir actividades del proyecto 3. Secuenciar actividades del proyecto 4. Definir las unidades de medida. 5. Definir el nivel de exactitud del cronograma. 6. Enlaces con los procedimientos de la organización. 7. Registro del avance del proyecto en la programación. 8. Umbrales de control. 9. Reglas para la medición del desempeño.

Plan para la gestión del cronograma. METODOLOGÍA

Para la elaboración del cronograma se utilizará el método de la Ruta Crítica junto con los interesados del proyecto, esta herramienta permite estimar el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. El método consiste en:

Identificar todas las actividades que involucra el proyecto

Construir el diagrama de red conectando las diferentes actividades a sus relaciones de precedencia.

Definir el tiempo estimado para cada actividad.

Identificar la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el proyecto.

Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.

DEFINIR LAS ACTIVIDADES

El listado de actividades se realizará a partir de la identificación de los paquetes de trabajo de la TDG-2019-2-009 WBS, y se definirán junto con los interesados de cada paquete de trabajo quienes describirán cada actividad para la correcta formalización, allí se describirán cada una de las tareas necesarias para cumplir con la entrega de estos a satisfacción.


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Para la definición de la lista de actividades se utilizará el cronograma y así identificar cada una de las actividades, TDG-2019-2-009 Cronograma

PERSONAL A CARGO

Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para definir las actividades del proyecto:

Director trabajo de grado.

Gerente del proyecto.

Analista Técnico.

Analista de calidad.

Analista de control.

SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

El proceso de secuenciar las actividades del proyecto se realizará como se describe a continuación:

Para realizar la secuenciación de actividades es importante tener en cuenta que todas las actividades deben tener sucesoras y predecesoras, a excepción de la actividad de inicio y fin.

Esta secuenciación se llevará a cabo como lo definimos anteriormente en el MS Project, la secuenciación de actividades será representada por un diagrama de red.

La secuenciación pretende mostrar un orden lógico para ejecutar las actividades para lograr los entregables, teniendo en cuenta la cantidad de recursos esperados para desarrollar el proyecto.

PERSONAL A CARGO

Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para secuenciar las actividades del proyecto:



Analista Técnico.




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DEFINICIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA

Para el proyecto la unidad de medida se manejará en días hábiles cada uno con un tiempo de dedicación de cuatro (4) horas por día los cuales serán después de la jornada laboral de lunes a viernes; durante el tiempo destinado los interesados del proyecto según sus actividades asignadas estarán dedicadas al proyecto.

DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

A través del TDG-2019-2-009 Cronograma desarrollado en el programa MS Project se describirán las actividades ya definidas y se le asignará una duración a cada una de ellas, así mismo se realizará la asignación de recursos, las tareas sucesoras y predecesoras.

REGLAS DE DEFINICIÓN DE PORCENTAJE DE AVANCE

Se definió para la medición del porcentaje de avance del proyecto la siguiente regla:

30% al inicio de la actividad

50% entrega a revisión

70% cuando se requieren ajustes

100% cuando se tiene aceptación

PERSONAL A CARGO

Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para desarrollar el cronograma del proyecto:


Analista Técnico.



RESERVA DE CONTINGENCIA

Para el desarrollo del cronograma de este proyecto se estimó una reserva de contingencia de 10 días de acuerdo con el análisis de la matriz de riesgos TDG-2019-2-009 Matriz de riesgos y la respuesta para cada uno de ellos.


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CONTROLAR EL CRONOGRAMA

Este control se realizará teniendo en cuenta los siguientes parámetros

Tomar el cronograma, identificar el porcentaje de avance planeado para la semana de trabajo como fue definido.

Indicar el porcentaje realmente ejecutado del proyecto a la fecha de corte.

Comparar las duraciones reales en relación con la línea base del cronograma a través del indicador SPI mayor o igual a 98% y menor al 1,05%.

PERSONAL A CARGO

Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para controlar el cronograma del proyecto:

Sponsor.



Analista Técnico.



INFORME DE AVANCE

El seguimiento se realizará semanal y el informe de gestión del cronograma se realizará quincenalmente, y contará con la siguiente información:

Actualización del cronograma en donde se observa el avance en las actividades del proyecto, así se evidenciará el porcentaje de ejecución de acuerdo con las reglas anteriormente descritas.


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Planeación de la Gestión de costos

INTRODUCCIÓN

El plan de gestión de costos tiene como objetivo principal poder planificar, estimar, presupuestar, gestionar y controlar los costos del proyecto, de esta manera definir rubros directos e indirectos, teniendo en cuenta cada uno de los factores que puedan generar algún valor en el proyecto y poder evitar posibles pérdidas monetarias durante la planificación y ejecución del proyecto.

METODOLOGÍA

La planificación de los costos del proyecto del proyecto se basará en los registros del PMBOK, tomando como base el cronograma del proyecto. La gestión de costos del proyecto se hará por medio de recurso humano y con la utilización de herramientas que ayudaran a planificar y controlar los costos.

GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO Proceso para planificar los costos

El plan de gestión de costos como se mencionaba antes es una guía para poder estimar, presupuestar y controlar los costos, en este plan se mostrarán los siguientes aspectos referentes a los costos del proyecto:

Niveles de precisión o exactitud de los costos

Lista de recursos y tarifas

Tabla de divisas

Política de pago.

Reserva de gestión

Reserva de contingencia.

Estructura del presupuesto

Curva S del proyecto e indicadores de gestión

Tableros de control y formatos de costos

Niveles de precisión o exactitud de los costos

El proyecto nivel de precisión o exactitud de los estimados en costos para la etapa de este proyecto está dado por orden de magnitud, ya que este se encuentra en su etapa inicial y aún no se ha realzado el costo exacto del proyecto.


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a. Estimado Orden de Magnitud (- 20%, + 50%)

Lista de recursos y tarifas

Los tipos de recursos a utilizar en este proyecto y sus tarifas serán los siguientes, sus tarifas y tipo de recurso se pueden ver en tabla 7:

Recurso humano (Personal del área SES y algunas personas de áreas implicadas)

Equipos de cómputo prestados por la empresa

Software ofimático y otro tipo de software que se encuentran dentro de los equipos.

Materiales de papelería.

Lugares de trabajo.

TABLA 7. LISTA DE RECURSOS Y TARIFAS

Ítem Descripción Valor coste laboral diario

Tipo de recurso

Unidad Personas/ cantidad

1 Materiales Varios $ 100.000,00 Insumos Unidad 1

1 Ingeniero de proyectos $ 143.726,60 Recurso Humano

Persona 4

1 Jefes de instalaciones $ 140.361,69 Recurso Humano

Persona 3

1 Ingeniero de instalaciones $ 103.037,02 Recurso Humano

Persona 2

1 Préstamo de equipos de computo

$ 3.561,00 Equipo Unidad 9

1 Sistemas integrados $ 103.037,02 Recurso Humano

Persona 1

1 Gerente SES $ 301.656,02 Recurso Humano

Persona 1


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Unidad monetaria y conversiones

La unidad monetaria del proyecto será en pesos colombianos (COP)

Políticas de pago

Al tratarse de un proyecto patrocinado por la empresa y sus gerentes del proyecto, con el objetivo de obtener un logro académico, el pago del proyecto será generado dentro del salario mensual de cada persona que contribuirá dentro del proyecto y no se generará ningún tipo de pago adicional por parte del sponsor o cualquier miembro del grupo a los involucrados dentro del proyecto.

Reserva de gestión

El proyecto tendrá un 10% sobre el valor total de gestión, lo cual será implementado en caso de imprevistos, Inconvenientes e inconsistencias en planeación, que irá aplicado a los costos directos del proyecto.

Reserva de contingencia

A partir de la matriz de riesgos obtenemos la reserva de contingencia, la cual se muestra a continuación según el archivo TDG-2019-2-009 Matriz de riesgos columna reserva de contingencia.

Estructura del presupuesto

La estructura del presupuesto está compuesta en dos partes que es el costo de la línea base que es el costo del proyecto sumado del costo de reserva de gestión y el presupuesto del proyecto que son los costos reserva de contingencia y reserva de gestión como se muestra en el siguiente gráfico.

El costo del proyecto es de $20.547.638, el valor de la reserva de gestión es de $2.054.763 y el costo de reserva de contingencia es de $2.051.000, para un total de $24.653.104

Costo del proyecto

Costo de reserva de contigenci

a

Costo de reserva de

gestión


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El componente 1: Se denomina Costo acumulado del Proyecto (Budget at complete), contiene los costos Directos, Costos de las respuestas al riesgo y costos indirectos requeridos para desarrollar el proyecto.

Curva S El grafico de la curva S se ve en la siguiente gráfica

GRAFICA 3. CURVA S

Indicadores de gestión

Los indicadores de gestión para el proyecto se realizarán a través de indicadores de tiempos y costos, los cuales son KPI y CPI.

Tablero de control

El proyecto definir el tablero de control que usará para medir los indicadores de costos del proyecto, por ejemplo, se muestra el siguiente tablero de control:


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GRAFICA 4. TABLERO DE CONTROL

Formatos de costos

Se utilizará un formato en Excel el cual llevará el control de costos del proyecto comparando lo planeado con lo ejecutado, esto permitirá ver la desviación del proyecto en costos para poder realizar acciones correctivas a tiempo, este formato debe llenarse semanalmente. Se encuentra en los anexos del plan TDG-2019-2-009 Archivo de costos reales

Proceso de estimación de costos.

Pasos para seguir para la Gestión del proceso:

Paso 1: Plan de Recursos Humanos.

Paso 2: Línea base del alcance.

Paso 3: Cronograma del proyecto.

Paso 4: Registros de Riesgos.

Paso 5: Factores ambientales.

Paso 6: Activos de los procesos del área SES.

Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son:

Juicio de Expertos.

Estimación análoga.

Estimación paramétrica.

Análisis de reserva.

Software de estimación de costos.


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Estimación de costos de las actividades.

Base de las estimaciones.

Reajuste de documentación del proyecto.

Proceso de determinar el presupuesto

Pasos para seguir para la gestión del proceso:

Paso 1: Plan de gestión de costos.

Paso 2: Línea base del alcance.

Paso 3: Estimación de costos de cada paquete de trabajo de la EDT

Paso 4: Calendario de recurso y cronograma.

Paso 5: Registro de Riesgos.


Suma de costos por niveles según la EDT.

Análisis de reservas.

Juicio de expertos.

Relaciones históricas.


Línea Base del desempeño de costos.

Requisitos de Financiamiento.

Reajuste de documentación del proyecto.

Proceso de controlar los costos

Pasos para seguir para la gestión del proceso:

Paso 1: Plan para la dirección del proyecto.

Paso 2: Datos del desempeño del trabajo.


Gestión de valor agregado (EV).

Pronóstico de costos.

Índice del desempeño del trabajo.


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Revisiones de desempeño.

Software de Gestión de proyectos.


Información del desempeño del trabajo.

Proyección del presupuesto.

Solicitudes de cambios.

Actualización del plan para la dirección de proyecto.

Actualización de documentos.

Periodicidad de control del costo

En el proyecto se realizarán controles de costos cada bimestre a través de un informe en el cual se comparé lo presupuestado con lo ejecutado hasta el momento, también se debe informar en dado caso que los costos no sean iguales y cuál será el plan para poder ajustar el costo total del proyecto.

ANEXOS

1.3.2 TDG-2019-2-009 Curva S 1.3.3 TDG-2019-2-009 Archivo de costos reales


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Planeación de la Gestión de la calidad del proyecto

INTRODUCCIÓN

El plan de gestión de calidad tiene como objetivo planear, medir, controlar y cerrar la calidad durante el ciclo de vida del proyecto, más en específico para cada uno de los entregables necesarios para el desarrollo del proyecto. De esta manera obtener los mejores resultados posibles de acuerdo con los requerimientos y el alcance del proyecto, teniendo un alto grado de aceptación por parte de los patrocinadores, evitando los reprocesos y costos adicionales.

METODOLOGÍA

La calidad del proyecto se basará o tiene como entradas según el PMBOK la línea base del alcance, el presupuesto, el cronograma, los riesgos y la gestión de los interesados, debido a que se debe cumplir con cada uno de los ítems anteriores para poder tener un alto grado de calidad, que conllevara a tener la aceptación del proyecto. La gestión de calidad del proyecto se hará por medio de recurso humano y con la utilización de herramientas que ayudaran a identificar los puntos importantes para planificar la calidad, controlarla y asegurarla.

GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Planeación de la Calidad

Para la implementación de la metodología debemos tener en cuenta cada una de las certificaciones que tiene la empresa, para de esta manera ser así misma aprobadas por parte del área de Sistemas integrados o calidad de la compañía. Las certificaciones con las que cuenta la empresa son:

The global Compact

ISO 9001

IQNet

OHSAS 18001

Responsabilidad Social Fenalco

BASC


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Por tanto, es importante no salirnos de los parámetros establecidos en cada una de estas certificaciones porque de otra manera el proyecto no se podría implementar, es por eso por lo que el área de calidad de la empresa debe estar involucrado, así a la hora de una auditoría no se presente algún inconveniente por parte de la metodología implementada. Para los entregables del proyecto lo más importante es que cumpla con los parámetros y estándares de la compañía, esto hace referencia al logo de la empresa Securitas Colombia y sus colores representativos los cuales son el rojo y el negro, así como también será identificado cada formato que se entregue al área de calidad de la compañía para su debida aprobación y ellos se encargaran de identificar cada formato con el número adecuado para el área de SES. También se debe tener presente que los formatos y metodologías que serán implementadas se socializarán con los jefes o encargados de los diferentes procesos del área del SES para que cada uno de ellos realicen la debida capacitación a su equipo de trabajo.

Definir la calidad del proyecto

Como se mencionaba en el punto anterior, lo más importante para la empresa es conservar cada una de sus certificaciones, por tanto, se debe tener en cuenta que la implementación de la metodología debe llevar consigo los criterios de evaluación de las certificaciones previamente nombradas. Por otra parte, el cliente espera que con la implementación de la metodología se puedan mejorar los tiempos en un 30% y tener una mejor perspectiva con respecto a la ejecución de proyectos de seguridad electrónica, para el cliente interno y externo. De igual manera se espera poder mejorar la utilización de los recursos humanos con la definición de funciones y responsabilidades dentro de cada uno de los procesos que se van a definir. Con los formatos a implementar el área de calidad espera tener una mejor trazabilidad en los procesos de entregas internas y externas para cualquier tipo de auditoria, lo cual puede demostrar la elección correcta de las normas de la empresa en caso de una auditoria. Los factores críticos del proyecto serán la mejorar la agilidad en los proyectos como lo mencionábamos antes en un 30% y de esta manera por medio de un control de cronograma en la prueba piloto se verificará la calidad del proyecto con respecto a la mejor de tiempos, luego de varias implementaciones se tendrán unas graficas con el cumplimiento de los mismo. Los demás entregables del proyecto serán medidos a partir de las listas de chequeo de acuerdo con el punto 1.2.2.2.


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Organización, responsabilidades e interfaces.

Las personas que harán parte de la gestión de calidad del proyecto se describen en tabla 8 con sus respectivos roles y responsabilidades para poder garantizar la calidad en todo el ciclo de vida del proyecto.

TABLA 8. PERSONAL ENCARGADO DE LA CALIDAD Nombre Rol Responsabilidad de Calidad

Edgar Guerrero

Sponsor (Gerente SES)

Aprobar la calidad del proyecto, en términos de formatos y procesos diseñados.

Luis Ramírez

Gerente de proyectos (Planificador de calidad)

Encargado de realizar la planificación de la gestión de la calidad.

Cristian Camargo

Gerente de proyectos (control de calidad)

Debe realizar un control sobre los procesos de calidad en toda la vida del proyecto.

Fabián Penagos

Gerente de proyectos (auditor de calidad)

Asegurarse que la Calidad es conforme con los requisitos del cliente

Efrén Ramírez

Gerente de proyectos (interventor de calidad)

Informar a los demás gerentes cuando el proyecto se desvíe en términos de calidad y realizar informes para poder tomar acciones en caso de ser necesarias.

Laura Romero

Stakeholder (Jefe de Instalaciones)

Comprobar que los procesos y formatos sean los adecuados para el área de instalaciones

Alejandro Romero

Stakeholder (Ingeniero de instalaciones)

Comprobar la calidad de cada uno de los entregables por medio de la prueba piloto.

Gustavo Blanco

Stakeholder (jefe de mantenimiento)

Comprobar que los procesos y formatos sean los adecuados para el área de mantenimiento

Néstor Sandoval

Stakeholder (Gerente SIRI)

Aprobar cada uno de los formatos realizados en el proyecto por parte del área de sistemas integrados o calidad de la empresa Securitas Colombia.

Herramientas, entorno e interfaces.

Las herramientas por utilizar para la gestión de la calidad se describen a continuación:

Diagrama de causa y efecto: Identifica muchas causas posibles de un efecto o problema y clasifica las ideas en categorías útiles, de esta manera podemos abarcar las causas para poder solucionarlas y medir las soluciones en términos de calidad.


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Hojas de verificación: Listas de chequeo en donde se presenta la verificación de las características técnicas de los entregables para poder ser aprobados. ver anexo TDG-2019-2-009 Hojas de verificación

Métricas de calidad: Formato base para poder realizar la medida de la calidad según la planificación, ver anexo TDG-2019-2-009 Métricas de calidad

Medición de la calidad del proyecto

La medición de la calidad se hará a través de una matriz de indicadores de calidad que van ligadas a cumplir los requerimientos y entregables del proyecto, los indicadores para ser aprobada la calidad del producto y proyecto se muestran en el anexo TDG-2019-2-009 Matriz de indicadores de calidad donde indicada cada uno de los entregables los cuales se dividen las métricas de calidad por cada paquete de entregable de la siguiente manera, que se verificaran por medio de una lista de chequeo, que nos dará un porcentaje de acuerdo con el número de métricas cumplidas:

Estructura organizacional: Para que la estructura organizacional sea recibida debe cumplir con las siguientes cualidades:

o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF.

Manuales de funciones: Para que los manuales de funciones sean recibidos debe cumplir con las siguientes cualidades:

o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF. o Letra del archivo en Arial 12, títulos en negrita. o Debe contener el contenido funcional en la lista de requerimientos 5 ítems.

Mapas de procesos: Para que los manuales de funciones sean recibidos debe cumplir con las siguientes cualidades:

o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF. o Contiene líder de cada tarea o Todos los procesos deben llevar icono.


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o Todos los procesos deben conducir hacia otro por medio de una flecha.

Formatos: Para que los formatos sean recibidos debe cumplir con las siguientes cualidades: o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF. o Letra del archivo en Arial 12, títulos en negrita. o Archivo disponible en M. Excel. o Debe contener instructivo de diligenciamiento.

Número total de formatos entregados

Número de formatos con membrete de Securitas

Número de formatos con la numeración de acuerdo con la política de la empresa.

Número de archivo digitales entregados.

Número de manuales de funciones entregados.

Satisfacción del entregable en general.

Cumplimiento de las fechas de entrega.

Las métricas para la medición de los entregables serán el número entregables o la característica mencionada con relación al número de entregables o característica prometida. Con respecto al control de tiempos y calidad en el desarrollo del proyecto se crearán hitos dentro del cronograma para poder medir la calidad a través de las listas de chequeo y la matriz de indicadores, en estos hitos se debe realizar un informe para poder tomar decisiones si se requiere algún tipo de corrección en los entregables.

Aseguramiento de Calidad

Las acciones para poder medir la calidad se muestran en la siguiente tabla, de esta manera podremos asegurar que la calidad del proyecto sea la correcta y pactada en este plan.

TABLA 9. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Medida de

Aseguramiento Método Beneficios Referencia

Verificación de la normativa de certificaciones en la empresa

Lectura de los ítems de las certificaciones que puedan tener relación con el proyecto y comprobar que el proyecto tenga el mismo lineamiento.

Mayor grado de aceptación en los entregables y en la metodología.

Normativa de las certificaciones que tiene actualmente la empresa

Verificación de la normativa interna de la empresa

Lectura de los ítems que puedan tener relación con el proyecto y comprobar que el

Mayor grado de aceptación en los entregables y en la metodología.

Normativa interna de la empresa


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proyecto tenga el mismo lineamiento.

Auditoria de hojas de verificación

Verificar que se cumplan los requisitos según lo mencionado en las hojas de verificación.

Cumplimiento de requisitos y entregables

Hojas de verificación

Interventoría y control de calidad

Verificar los hitos de calidad, junto con los informes de calidad para asegurar que al final del proyecto la calidad sea la correcta.

Corregir de manera oportuna cualquier entregable y requisito.

Plan de gestión de calidad.

Control de calidad

El control de calidad del proyecto se realizará por medio del auditor e interventor del proyecto, los cuales a través de las herramientas de calidad deben realizar el control para poder asegurar la calidad por medio de las medidas que estarán dentro de la matriz de indicadores y por medio del cronograma con los cumplimientos de los ítems. A continuación, se muestra la tabla para la medida de control de la calidad.

TABLA 10. CONTROL DE LA CALIDAD Medida de Control Estándares cubiertos Metodología Tamaño de la

muestra

Número total de formatos entregados

Certificaciones de la empresa y estándares de la empresa.

Comprobación de numero de entregables vs el número de entregables prometidos

Porcentaje ejecutado en el momento de la medida

Número de formatos con membrete de Securitas




Número de formatos con la numeración de acuerdo con la política de la empresa.




Número de archivo digitales entregados.




Número de manuales de funciones entregados.





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Relación de áreas involucradas.




El control de tiempos de entrega irá asociado al control del cronograma y se debe medir mediante la fecha pactada de entrega vs la fecha de entrega realizada.

ANEXOS

Hojas de verificación o de chequeo.

Las hojas de verificación reunirán los requisitos de aprobación de los formatos de las distintas áreas, los manuales de funciones, los mapas de proceso y un formato para medir la prueba piloto, a continuación, se muestran las listas de chequeo, lo cual lleva una descripción del ítem a medir, una calificación de 1 a 5 lo cual representará un porcentaje y si este porcentaje está por encima del 85% el requisito será aprobado.

Hoja de verificación de formatos

Ítem Calificación Porcentaje Cumple

Formato en membrete de Securitas

Numeración de formatos de acuerdo con la política de la empresa

Nombre del formato

Archivo digital, fácil entendimiento y diligenciamiento

Personas correctas involucradas de acuerdo con el proceso

Satisfacción del formato en general


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Hoja de verificación de manuales




Funciones específicas y correctas para cada cargo

Dependencias claras del cargo.

Archivo digital y de fácil entendimiento

Relación de otros cargos involucrados

Habilidades que debe tener la persona para el cargo

Satisfacción del formato en general

Hoja de verificación de mapas de procesos




Secuencia de los procesos

Archivo digital y de fácil entendimiento

Relación de cargos involucrados

Relación de áreas en los procesos.

Satisfacción del formato en general.


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Hoja de verificación de prueba piloto Ítem Calificación Porcentaje Cumple



Medición de alcance vs presupuestado

Medición de tiempos vs presupuestado

Medición de presupuesto vs presupuestado

Informe del proyecto

Satisfacción del cliente

Satisfacción del gerente de seguridad electrónica

Matriz de indicadores de calidad

El formato de matriz de indicadores de calidad se muestra en imagen 5 y esta en TDG-2019-2-009 Matriz de indicadores de calidad

GRAFICA 5. MATRIZ DE INDICADORES DE CALIDAD

Indicador Requisito #: 1

<24 Insuficiente Requisito:

Realizar una metodología de gerencia de proyectos para el

área SES de Securitas, la cual llevara una serie de formatos,

la realización de los mapas de proceso y la estructura

organizacional

>= 24 Aprobado Entregable: Entregables de según WBS

Atributo: Cantidad de entregables

Estado Entregado Métrica:

Número de entregables en la WBS vs el número de

entregables realizados

Sin Entregar x Valor Objetivo: 100%

Periodicidad de

Medición: Mensual

Calificación 0 Indicador: Insuficiente

Estado: Sin Entregar

Notas del Indicador MATRIZ DE INDICADORES DE CALIDAD



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Aprobación del plan de gestión de calidad del proyecto

Los abajo firmantes reconocen que han revisado el plan de gestión de calidad del proyecto “Diseño de una metodología de gerencia de proyectos para el área SES de Securitas” y están de acuerdo con el enfoque que presenta. Los cambios a este Plan de Gestión de Calidad del Proyecto serán coordinados y aprobados por los abajo firmantes o sus representantes designados.


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Planeación de la Gestión de recursos humanos

OBJETIVO

El plan para la gestión de los recursos tiene como objetivo documentar cómo serán identificados, adquiridos y gestionados los recursos del proyecto de la siguiente forma:

1. Definir cómo se estiman los recursos de las actividades para ejecutar el trabajo del proyecto. 2. Determinar la forma cómo se va a dirigir el equipo del proyecto y cómo se va a realizar el

seguimiento del desempeño de los recursos.

PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS El plan de gestión de recursos tiene por objetivo desarrollar la identificación, adquisición, gestión y control de recursos físicos y humanos del proyecto a través del desarrollo de los siguientes conceptos:

● Proceso de gestión de los recursos ● Planificar la gestión de los recursos ● Estimar recursos de las actividades ● Roles y responsabilidades del equipo ● Desarrollar al equipo ● Motivación del equipo ● Gestionar el equipo ● Gestionar los conflictos ● Controlar los recursos

ORGANIGRAMA

Definición del organigrama

El organigrama del proyecto es donde se establecen las competencias y jerarquía de todo el personal humano que intervendrá en el proyecto.

Organigrama del proyecto

Para el desarrollo del proyecto se requiere de los roles de gerente de proyecto, Analista técnico, analista de calidad, analista de control, estos de acuerdo con las necesidades del proyecto y acorde con la experiencia de cada uno de los integrantes que conforman el equipo de trabajo para el proyecto.


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A continuación, se relaciona el organigrama teniendo en cuenta la información mencionada.

GRAFICA 6. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

PROYECT

Estructura de desglose de recursos

Definición

Es una lista jerárquica de los recursos relacionados por categoría y tipo, que se utiliza para facilitar la planificación y el control del trabajo y el seguimiento de los costos del proyecto.

Estructura de desglose de recursos del proyecto

A continuación, se relaciona la Estructura de desglose de recursos (RBS) teniendo en cuenta el análisis de recursos del proyecto:

SPONSOR

EDGAR GUERRERO

ANALISTA TECNICO

EFREN RAMIREZ

ANALISTA DE CALIDAD

CRISTIAN CAMARGO

ANALISTA DE CONTROL

FABIAN PENAGOS

GETENTE DE PROYECTO

LUIS RAMIREZ


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GRAFICA 7. ESTRUCTURA DE DESGLOSE La empresa Securitas Colombia suministrará los recursos materiales y pondrá a disposición las instalaciones donde se realizará la mayor cantidad de trabajo del proyecto en cuanto a la planificación, ejecución y control de este.

Roles y Responsabilidades

Definición

Un rol define un conjunto de habilidades, competencias y responsabilidades que están relacionadas con la ejecución de una actividad.

RECURSOS

MATERIAL

COMPUTADORMICROSOFT

OFFICEMS PROJECT

EQUIPO DE TRABAJO

SPONSOR

GERENTE DE PROYECTO

ANALISTA TECNICO

ANALISTA DE CALIDAD

ANALISTA DE CONTROL


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Roles y Responsabilidades del proyecto

Sponsor

Objetivo del cargo: El sponsor debe asegurar que el proyecto esté alineado con los objetivos de negocio, adicionalmente facilitar el contexto de las necesidades, experiencia y soporte al equipo del proyecto, asegurar los presupuestos necesarios y facilitar la venta del proyecto internamente en la compañía, apoyar en la toma de decisiones en caso de que la autoridad del gerente no sea suficiente.

Requisitos/habilidades: Liderazgo, motivación, solución de conflictos, comunicación y negociación Responsabilidad del rol:

Aceptación formal del producto o servicio

Aprobar cambios

Aprobar el plan para la dirección del proyecto

Otorgar los recursos financieros

Aprobar acta de constitución del proyecto

Negociar la disponibilidad de recursos Autoridades Generales

Asignar recursos, presupuesto y profesionales para el desarrollo del proyecto

Decisiones referentes al cumplimiento de las contrataciones de servicios o productos con proveedores o contratistas relacionados con el proyecto.

Gerente de Proyecto

Objetivo del cargo: Gestionar, coordinar y realizar seguimiento al equipo de trabajo en busca de obtener los resultados deseados durante las fases del proyecto.

Educación: Especialista en formación en gerencia de proyectos y/o con certificado PMP. Experiencia Mínima: 2 año en cargos afines. Requisitos habilidades: Capacidad de liderazgo, habilidades comunicativas, poder de negociación,

solución de conflictos, habilidades de organización, confrontación, trabajo en equipo, gestionar el cambio, adaptabilidad.

Responsabilidad del rol:

Identificar e involucrar a los interesados

Realizar seguimiento y control de la triple restricción de alcance, tiempo y costo del proyecto.

Gestionar las acciones preventivas y/o correctivas autorizadas por el sponsor.

Integrar el equipo del proyecto

Elaboración de documentación y retroalimentación de informes de acuerdo a los avances

Cumplir con los objetivos del proyecto


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Dar soporte al equipo durante la ejecución del proyecto

Determinar las métricas de calidad

Negociar la disponibilidad de recursos

Asegurar que las adquisiciones que se realicen sean acordes a las necesidades del proyecto.

Identificar e incorporar acciones de mitigación de riesgos.

Gestionar y realizar seguimiento a los cambios que se generen.

Autoridades Generales:

Supervisar, revisar y velar por el cumplimiento de entregables del proyecto

Tomar decisiones que no impacten en tiempo, costo y alcance del proyecto

Reporta a: Sponsor

Analista Técnico.

Objetivo del cargo: Coordinar con el cliente la definición de las necesidades existentes en el proyecto y transformarlas en requerimientos, garantizando que la entrega del producto cumpla con las expectativas definidas al inicio del proyecto y cuidar todos los enfoques técnicos de la documentación a entregar.

Educación: Profesional en ingeniería o carreras afines. Experiencia Mínima: 2 año en cargos afines. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, resolución de conflictos,

negociación, liderazgo. Responsabilidad del rol

Definición de requerimientos del proyecto

Garantizar el cumplimiento de los entregables con las condiciones establecidas por el cliente.


Apoyar el seguimiento y control de las variables de alcance, tiempo y costo del proyecto.

Analizar supuestos y restricciones

Ayudar a identificar desvíos en relación al plan

Descomposición de los paquetes de trabajo

Validar el cumplimiento de los entregables de acuerdo a los requisitos establecidos.

Asegurar que los requerimientos sean comprendidos sin dar lugar a que se genere doble interpretación.

Autoridades Generales

Revisar y velar por el cumplimiento de entregables del proyecto y que estos tenga una buena interpretación por el cliente


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Reporta a: Gerente de Proyecto

Analista de calidad

Objetivo del cargo: Gestionar y realizar seguimiento de las operaciones de calidad dentro del proyecto.

Educación: Profesional en ingeniería o áreas afines Experiencia Mínima: 2 años en cargos afines. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, capacidad de liderazgo, poder de negociación,

solución de conflictos y trabajo en equipo Responsabilidad del rol


Negociación con el analista técnico cambios o nuevas necesidades en el desarrollo.

Mantiene informado al líder funcional y gerente del proyecto respecto a las desviaciones en la fase de desarrollo de la plataforma.

Planifica, define los recursos, coordina y supervisa el desarrollo de las actividades.

Garantizar el cumplimiento de los entregables con las condiciones establecidas por el cliente

Seguimiento, elaboración de documentación y retroalimentación de informes de acuerdo con los avances.

Ayudar a determinar las métricas de calidad y hacer seguimiento a las mismas.

Seguimiento y control para el cumplimiento de los parámetros establecidos en las métricas de calidad.


Revisar y velar por el cumplimiento de entregables del proyecto en términos de calidad

Reporta a: Gerente de Proyecto

Analista de control

Es el encargado de revisar todas las actividades y entregables que se deben llevar a cabo para la entrega satisfactoria del proyecto. Análisis general, análisis detallado, revisar el cumplimiento del cronograma, documentación de la operación del cliente y especificaciones funcionales de los cargos definidos para el cliente.

Educación: Profesional en ingeniería o carreras afines Experiencia Mínima: 2 años en cargos afines. Requisitos habilidades: Comunicación asertiva, capacidad de liderazgo, poder de decisión,

resolución de conflictos. Responsabilidad del rol


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Revisar las especificaciones del producto y desarrollar estrategias de pruebas

Crear planes de pruebas

Reportar y monitorear los efectos resultantes de las pruebas funcionales y no funcionales.

Seguimiento a los resultados de las pruebas realizadas.

Establecer dependencias y crear el diagrama de red

Estimar los costos y duraciones para cada actividad

Revisar y controlar el cronograma del proyecto junto con el gerente de proyecto.

Identificar e incorporar acciones de mitigación de riesgos.

Auxiliar técnico

Objetivo del cargo: Apoyo al analista técnico en labores de oficina elaboración de informes correspondientes al área técnica y apoyo en las reuniones por el conocimiento técnico que se tiene para ayudar en la ejecución del proyecto y cumplir las necesidades del cliente.

Educación: Nivel tecnólogo en sistemas. electrónica o telecomunicaciones. Experiencia Mínima: 2 años en cargos de seguridad electrónica. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, liderazgo y puntualidad.

Responsabilidad del rol

Elaboración de informes técnicos

Cumplir con las tareas solicitadas para el cumplimiento del proyecto.


Apoyar las variables de alcance y tiempo del proyecto.

Tener conocimiento de los supuestos y restricciones para evitar inconvenientes en el proyecto


Tener la capacidad de resolver problemas técnicos que se presente


Apoyar al departamento técnico en las labores de ejecución del proyecto

Reporta a: Analista Técnico, analista de control y analista de calidad.

Auxiliar de calidad

Objetivo del cargo: Apoyo al analista de calidad en labores de oficina elaboración de informes correspondientes al área de calidad y apoyo en las reuniones por el conocimiento técnico que se tiene para ayudar en la ejecución del proyecto y cumplir con la calidad esperada y solicitada por el cliente y así mantener la buena imagen de nuestra compañía para futuros proyectos.


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Educación: Nivel tecnólogo en sistemas. electrónica o telecomunicaciones. Experiencia Mínima: 2 años en cargos de seguridad electrónica. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, liderazgo.

Responsabilidad del rol

Elaboración de informes técnicos y reportes solicitados



Apoyar toda el área de calidad del proyecto.







Auxiliar de control

Objetivo del cargo: Apoyo al analista de control en labores de oficina elaboración de informes correspondientes al área de control y apoyo en las reuniones por el conocimiento técnico que se tiene para ayudar en la ejecución del proyecto y cumplir con lo solicitado por el cliente.

Educación: Nivel tecnólogo en sistemas. electrónica o telecomunicaciones. Experiencia Mínima: 2 años en cargos de seguridad electrónica. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, liderazgo. Responsabilidad del rol

Elaboración de informes técnicos y reportes solicitados



Apoyar toda el área de calidad del proyecto.







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Proceso Incorporación Personal

Para el desarrollo del proyecto no se realizará ningún tipo de contratación adicional ya que es uno de los requerimientos del cliente y os integrantes del grupo del trabajo serán los encargado de realizar todas las actividades para darle continuidad a todos los entrégales para cerrar el proyecto con gran satisfacción.

Matriz de asignación de Responsabilidades RACI

Definición

Matriz que sirve para establecer las responsabilidades de cada actor que participa en una actividad. El significado de las siglas RACI corresponden a R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado e informado, I: Informado. TBG-2019-2-009-03

GRAFICA 8. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES


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Programas de Reconocimiento

No aplica, debido a que la empresa Securitas Colombia no tiene estipulado programas de reconocimiento.

Estrategias Resolución de conflictos

En caso de presentarse conflictos entre los integrantes del equipo de trabajo por diferencias de opiniones o inconformismos en el ámbito profesional, se manejarán mesas de trabajo en cabeza del gerente de proyecto, para lo cual se levantarán actas de compromisos las cuales servirán de evidencia de lo allí tratado.

Algunas herramientas para la resolución de conflictos son:

Tratarlos en forma temprana y en privado

Utilizar un enfoque directo y constructivo

Sólo tomar acciones disciplinarias en última instancia

El Gerente de proyecto será el encargado de hacer seguimiento y control a los compromisos establecidos en el acta mencionada y es la única persona que puede tomar decisiones en temas disciplinarios en el equipo de trabajo; estas mesas de trabajo solo se realizarán cada vez que se requiera, es decir, en caso de presentarse algún conflicto.

Evaluación Desempeño Laboral

Para la evaluación del desempeño se tendrá en cuenta el formato Evaluación de desempeño, el cual permitirá identificar las oportunidades de capacitación mejorando sus competencias, tiempos, actitudes en trabajo en equipo y enfoques para el proyecto Esta evaluación se realizará en dos periodos diferentes, primero en el mes de enero fecha en la cual iniciará la ejecución del proyecto y en el mes de mayo cuanto ya se está terminado ejecución del proyecto.

Gestión de cambios del proyecto

En caso que se requieran cambios, estos se deberán gestionar a través del Proceso de control de cambios.


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Planeación de la Gestión de las comunicaciones

Propósito del plan de comunicaciones:

El siguiente plan de comunicaciones tiene como fin asegurar la información durante las distintas fases del proyecto de una forma adecuada, confiable y oportuna. El plan de comunicaciones busca definir los distintos medios de comunicación con los interesados dentro e del proyecto.

Permitiendo conocer los puntos de vista de los interesados del proyecto generando la respectiva retroalimentación.

En el plan de comunicaciones se define:

¿Qué? Desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación del proyecto con base en las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los activos de la organización disponibles y en las necesidades del proyecto.

¿Para qué? El beneficio clave de este proceso es un enfoque documentado para involucrar a los interesados de manera eficaz y eficiente mediante la presentación oportuna de información relevante.

¿Cuándo? Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.

Las metas del Plan de Comunicaciones son: Comunicar claramente a los interesados, las aprobaciones, cambios y actualizaciones relacionadas con los diferentes actividades, componentes y entregables del proyecto.

Qué información se va a distribuir

Información del proyecto

Informes

Presentaciones

Adelantos

Entregables

Registros

Riesgos

Lecciones aprendidas


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Cómo se va a distribuir:

Reuniones. Del equipo de Proyecto

Comunicación de tipo Push (enviada a receptores específicos) Por medio de las tecnologías de las Comunicaciones.

Restricciones y Premisas

Mantener informado al sponsor, gerente del proyecto y a los interesados de todos los avances del proyecto.

Realizar una reunión casa 30 días para informar avances y ejecución de proyecto.

La comunicación podrá ser por medio de formato, correo electrónico y/o presencial según corresponda, informes de avance de proyecto o medio telefónico.

No se tomará ninguna red social de chat como comunicación forma dentro del proyecto.

Medios de comunicación

Los principales medios de comunicación del proyecto serán los siguientes:

Todos los interesados del proyecto deben contar con correo formal para realizar los comunicados formales ([email protected]). Cada reunión de trabajo presencial o virtual del proyecto, debe quedar un registro de “Acta de Reunión” de acuerdo con el formato definido para este proyecto. Todo formato que se genere dentro de la ejecución del proyecto deberá ser firmado sin excepción por el Gerente del Proyecto y el Sponsor del Proyecto

Se tomara la comunicación formal telefónicamente en los horarios acordados en la ejecución del proyecto e se remitirá a todos los interesados los números telefónicos para la gestión de la comunicación.

Debemos resaltar que nuestro principal medio de comunicación dentro del proyecto será nuestro gerente de proyectos.

Correo Electrónico

Reuniones

Formatos

Teléfono


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Premisas y restricciones

La Gestión de la Comunicación debe seguir las siguientes premisas o restricciones:

Se generará un Informe de Seguimiento con una periodicidad de 15 días.

Cualquier información relevante dentro del proyecto se comunicará vía correo electrónico y telefónicamente

Cada 30 habrá una reunión para validar la ejecución del proyecto.

Se genera un documento de acta de reunión.

Toda la información del proyecto será autorizada por el gerente de Proyecto. No está permitido dar información por algún participante del proyecto sin tener en cuenta esta premisa.

Matriz de comunicaciones

En la matriz se especifica: Quien, que, como, a quien, cuando y el resultado esperado de las comunicaciones.

Receptor Por que Como Cuando Donde Quien Emisor Monitoreo

Edgar Guerrero

Es el sponsor del proyecto y se debe tener comunicación total durante todos los procesos del proyecto

Se entregaran informes y siempre será invitado a todas las reuniones del proyecto

Cada mes se debe entregar el informe de avance del proyecto y se hará reunión cada 15 días los días martes a las 16 horas.

los informes se enviaran por correo electrónico empresarial y las reuniones se realizaran en las oficinas de Securitas en Bogotá en la sala de clientes

Los informes serán entregados por el gerente del proyecto Luis Eduardo Ramirez y en las reuniones estará presente todo el equipo de trabajo ejecutor del proyecto y el sponsor

El gerente de proyecto Luis Eduardo Ramirez

Se debe realizar una validación del informe a entregar y las reuniones se deben confirmar con 24 horas de anticipación para que estas se realicen y después de cada reunión se debe realizar el acta y las personas presentes deben firmarla

Carlos Mario Restrepo

Es el gerente comercial y por orden del sponsor se debe mantener 100% informado del proyecto

Se copiara en los informes entregados y será invitado a todas las reuniones del proyecto

Cada mes se debe entregar el informe de avance del proyecto y se hará reunión cada 15 días los días martes a las 16 horas.

los informes se enviaran por correo electrónico empresarial y las reuniones se realizaran en las oficinas de Securitas en Bogotá en la sala de clientes

Los informes serán entregados por el gerente del proyecto Luis Eduardo Ramirez y en las reuniones estará presente todo el equipo de trabajo ejecutor del proyecto y el sponsor

El gerente de proyecto Luis Eduardo Ramirez

Se debe realizar una validación del informe a entregar y las reuniones se deben confirmar con 24 horas de anticipación para que estas se realicen y después de cada reunión se debe realizar el acta y.


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Laura Romero

Se debe informar sobre los cambios que se tengan en las sub áreas de instalaciones y mantenimiento ya que son las áreas donde más está comunicándose

Sera invitada a todas las reuniones de toma de decisiones

Cuando se coordinen las reuniones de toma de decisiones será notificada, que se harán más o menos cada 15 días

En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónico corporativo

El ingeniero Efren Ramirez encargado de coordinar la logística de las reuniones

El grupos del proyecto por medio del Ing. Efren Ramirez

Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones

Gustavo Blanco

Se debe informar sobre los cambios que se tengan en las sub áreas de instalaciones y mantenimiento ya que son las áreas donde más esta comunicándose

Sera invitado a todas las reuniones de toma de decisiones

Cuando se coordinen las reuniones de toma de decisiones será notificada, que se harán mas o menos cada 15 dias


El ingeniero Efren Ramirez encargado de coordinar la logística de las reuniones

El grupos del proyecto por medio del Ing. Efren Ramirez


Alejandro Bermudez

será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de instalaciones

Sera invitado a reuniones puntuales del área en la que labora

Estas reuniones se están programando una cada 8 dias con cada área involucrada para así reunirse con cada área en una tiempo de una vez al mes por lo menos


El ingeniero Cristian Camargo encargado de coordinar la logística de las reuniones de las áreas involucradas

El grupos del proyecto por medio del Ing. Cristian Camargo


Kevin Delgadillo

será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de interventoría



En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónica corporativo




Frank Rodriguez

será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de instalaciones


Estas reuniones se entran programando una cada 8 dias con cada área involucrada para así reunirse con cada área en una tiempo de una vez al mes por lo menos






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Directrices sobre las reuniones

Toda reunión debe ser informad con la siguiente característica: día, fecha y hora por medio de correo electrónico con 2 días de anticipación donde se deber de informar los siguientes temas:

Motivo de la reunión

Agenda de la reunión

Informe claro de avance de proyecto

Retroalimentación general de las actividades pendiente o en ejecución

La persona encargada de citar a la reunión deber verificar la confirmación de los Interesados.

En caso de no haber cuórum se deberá de reprogramar la reunión.

Actas de reuniones

En la finalización de cada reunión, se registrará a través de un acta establecida para el Proyecto para tener una evidencia física y de control sobre los temas tratados y compromisos adquiridos.

Objetivo de la Reunión

Agenda de la reunión

Personas asistentes a la reunión.

Adriana Daza

será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de monitoreo







Andrés Céspedes

será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de comercial








70

Temas tratados.

Compromisos adquiridos

Compromisos Cerrados.

Firmas de actas con los participantes en cada reunión.

Tipos de comunicación

Interna

Ascendente

Descendente

Horizontal

Cruzada

Externa

Bidireccional

Recursos asignados a actividades de comunicaciones

Portátil

Celular

Actas


71

Planeación de la Gestión de riesgos

INTRODUCCIÓN

A través de este documento, se definirá el objetivo del plan de gestión de riesgos y sus componentes considerando la definición, control, monitoreo y la gestión del cambio de este.

PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO

Definir las actividades necesarias para establecer los factores que puedan producir incertidumbre cara al cumplimiento de los objetivos para el progreso del proyecto, de tal manera que se evite la desviación en el cumplimiento de los resultados planeados, a través de controles y planes de acción para minimizar los efectos no deseados.

METODOLOGÍA

Para la caracterización, valoración y categorización de los riesgos se tendrán en cuenta los siguientes pasos con el fin de evitar desviaciones que afecten el desarrollo adecuado del proyecto. Con base en las etapas o actividades definidas que se realizarán para el desarrollo del proyecto, se deben identificar los posibles eventos que puedan ocurrir en las etapas o actividades pertinentes para la gestión de este, los posibles eventos negativos y positivos se diligenciaran en la matriz de riesgos, en donde además de definir la probabilidad y la consecuencia, se identificaran los controles

con el fin de mitigar o minimizar el riesgo.

PROCESOS PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Para llevar a cabo la identificación de riesgos dentro del proyecto se realizarán reuniones con el equipo de trabajo y los interesados del proyecto de manera que permita:

Identificar junto con todos los interesados los posibles eventos principales negativos o positivos en las fases pertinentes para la gestión del proyecto.

Definir la probabilidad y la consecuencia desde un análisis cualitativo y cuantitativo.

Se utilizarán puntajes de riesgo cualitativo multiplicando la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado. (Ver Criterios de Probabilidad e Impacto relacionadas en este documento)

Se ajustará la valoración del impacto en tiempo, la cual determinará la afectación en unidades de días en el proyecto para cada una de las categorías relacionadas en los criterios de probabilidad.

Se estimará la valoración del impacto en costo, de manera que permita conocer la afectación máxima a asumir en caso de materializarse un riesgo, para lo cual se tendrán en cuenta cada una de las categorías relacionadas en los criterios de probabilidad.

Se concretarán los controles a aplicar para abordar el riesgo identificado como alto y muy alto.


72

En caso de que un riesgo se materialice se deberán generar acciones para su implementación, evaluación y control.

Para el análisis cuantitativo de riesgos se utilizará el formato TDG 2019-2-009 Matriz de Riesgos, siguiendo los pasos anteriores y subsiguientes:

GRAFICA 9. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE RIESGOS

CATEGORÍAS DE RIESGOS

Una vez se han identificado los posibles eventos principales negativos o positivos, se categorizaron los mismos como se relaciona a continuación, teniendo en cuenta la descripción de cada uno.

Recursos Humano: Asociado a todos aquellos eventos causados por algún miembro o miembros que hagan parte del recurso humano y puedan afectar el desarrollo del proyecto.

Técnico: Asociado a todos aquellos eventos en el que el sistema se ve afectado.

Interno: Asociado a los eventos que amenazan la viabilidad del proyecto. (Ejemplo: Disminución de presupuesto).

Financiero: Asociado al presupuesto, costos directos, indirectos ligados de manera directa al proyecto y su funcionalidad

Gerencial: Asociado a los eventos que influyen de manera directa las decisiones del proyecto y que podrían cambiar el alcance inicial del proyecto

CRITERIOS DE PROBABILIDAD E IMPACTO PARA EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS. Los criterios establecidos para realizar el análisis cualitativo de los riesgos de este proyecto se definen a continuación: Para establecer la probabilidad de los riesgos de este proyecto y en consideración del equipo de gerencia, se determina una pregunta común para todos, ¿Con qué frecuencia se presume que pueda haber ocurrido este riesgo en proyectos similares en la organización?

ID. RIESGO PAQUETE DE

TRABAJOACTIVIDAD PELIGRO EVENTO PRINCIPAL CAUSA CONSECUENCIA CATEGORIA FORMULACION DEL RIESGO

PROBABILIL

DAD

IMPACTO EN

TIEMPO

(Días)

VALORACIÓ

N DEL

IMPACTO EN

TIEMPO

SEVERIDA

D EN

TIEMPO

(PXI)

IMPACTO

EN

COSTOS

(COP)

VALORACI

ON DEL

IMPACTO

COSTOS

SEVERIDA

D EN

COSTOS

(PXI)

SEVERIDA

D EN

CALIDAD

SEVERIDA

D EN

ALCANCE

SEVERIDA

D MAYOR

RIESGO

PURO/INHERE

NTE

URGENCIA/ED

T

VALOR

ESPERADO

EN

TIEMPO

VALOR

ESPERADO

EN COSTO

DESCRIPCION DEL PLAN DE

RESPUESTA

TIPO DE

RESPUEST

A

DURACIÓN

DEL PLAN

DE

RESPUEST

A

(Días)

COSTO DEL

PLAN DE

RTA

NUEVA

PROBABILID

AD

NUEVO

IMPACTO

RIESGO

RESIDUAL

NUEVO VALOR

ESPERADO EN

TIEMPO

NUEVO VALOR

ESPERADO EN

COSTO

PLAN DE RESPUESTA RESERVA DE CONTINGENCIAANALISIS CUALITATIVO ANALSIS CUANTITATIVO


73

TABLA 11. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE PROBABILIDAD

Medida de probabilidad

NIVEL CALIFICACIÓN VALOR DESCRIPCIÓN

BAJO 1 1% - 45% EL evento puede ocurrí en algún

momento.

MODERADO 2 46% - 79% El evento podría ocurrí en cualquier momento.

ALTO 3 80% - 99% El evento probablemente podría ocurrir en la mayoría de las

circunstancias.

IMPACTO

Se reconoce en el proyecto como la calificación de las consecuencias producidas en alguno de los objetivos y/o afectaciones en criterios importantes los cuales se relacionan a continuación:

● Impacto en Costos ● Impacto en Tiempo ● Impacto en Alcance

● Impacto en Calidad

IMPACTO EN COSTOS

Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en los costos planeados de la siguiente manera:

TABLA 12. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN COSTOS

IMPACTO COSTOS

NIVEL CALIFICACIÓN VALORES

BAJA 1 Incremento en costo < 2%

MOREDADO 2 Incremento en costo entre

el 2% y 4%

ALTO 3 Incremento en costo > 5%


74

La severidad de costos está dada por: la multiplicación de la probabilidad por la valoración del impacto costos.

IMPACTO EN TIEMPO

Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en el cronograma como se muestra a continuación:

TABLA 13. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN TIEMPO

TDG-2019-2-009 Niveles de Impacto en Tiempo La severidad en tiempo está dada por: la multiplicación de la probabilidad por la valoración del impacto en tiempo.

IMPACTO EN ALCANCE

Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en el alcance del proyecto, de la siguiente manera:

TABLA 14. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN ALCANCE IMPACTO ALCANCE

NIVEL CALIFICACIÓN VALORES %

BAJA 1 10

MOREDADO 2 20

ALTO 3 40

IMPACTO TIEMPO

NIVEL CALIFICACIÓN VALORES (Días)

BAJA 1 4 a 5

MOREDADO 2 6 a 10

ALTO 3 11 a 20


75

IMPACTO EN CALIDAD Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en la calidad del proyecto, de la siguiente manera:

TABLA 15. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN CALIDAD

IMPACTO CALIDAD

NIVEL CALIFICACIÓN VALORES %

BAJA 1 10

MOREDADO 2 20

ALTO 3 40

ANÁLISIS CUANTITATIVO

Al identificar estos valores a partir del análisis cuantitativo permitirá conocer el valor del impacto del riesgo, así como su duración total en el proyecto, permitiendo:

Determinar la probabilidad de lograr un objetivo específico del proyecto.

Cuantificar la exposición al riesgo para el proyecto, y determinar el tamaño de las reservas de contingencia de costo y tiempo que puedan ser necesarias.

Identificar los riesgos que requieren mayor atención, cuantificando su contribución relativa al riesgo del proyecto.

Identificar las metas realistas y alcanzables de costo, tiempo, calidad y/o alcance.

PRIORIZAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO

De la matriz de riesgos la cual se realizó entre los interesados incluidos el equipo del proyecto y se identificaron de cada una de las fases las cuales se encuentran identificadas en el Anexo 1. TDG-2019-2-009.V1 Matriz de riesgos, se tomará el valor máximo entre los resultados de severidad en tiempo y severidad en costos, el cual arrojará la severidad mayor y esta última permitirá establecer el nivel de criticidad de acuerdo con los siguientes parámetros:

Baja: Corresponde al riesgo cuyo valor se encuentra entre 1-2

Media: Corresponde al riesgo cuyo valor se encuentra entre 3-6

Alta: Corresponde al riesgo cuyo valor se encuentra entre 7-9


76

A continuación, se relaciona la matriz de probabilidad e impacto asociados a los riesgos, se establecerán planes de respuesta a los riesgos que se encuentren en la criticidad media y alta.

Gestión de Riesgos

GRAFICA 10. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Para los riesgos negativos, se realizará la descripción del plan o acciones a tomar frente a los eventos y se tendrán en cuenta las siguientes estrategias:

Evitar: Se cambiarán las condiciones o características iniciales para la realización del proyecto, con el fin de eliminar la probabilidad que el riesgo identificado se repita, sin embargo, en algunos casos esto implicaría que se elimine alguna fase o la cancelación del proyecto.

Transferir: Implica trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero, para que maneje el riesgo y soporte el impacto si llegara a producirse.

Mitigar: Se tomarán acciones para disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto.

Para los riesgos cuya criticidad en tiempo, costos, calidad y alcance sea alto y muy alto se tomarán las estrategias mencionadas: Evitar, transferir o mitigar, lo anterior de acuerdo con el evento.

Aceptar: Se reconoce la existencia de un evento que ponga en riesgo el proyecto, pero no se tomarán medidas proactivas siempre y cuando el riesgo cuya criticidad en tiempo sea de muy baja, baja y media prioridad, no obstante, se realizará monitoreo y control.

Para los riesgos positivos una vez establecidas las acciones a tomar, se tendrán en cuenta las siguientes estrategias:

Mejorar: Realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto de una oportunidad.


77

Aceptar: Se reconoce la existencia de una oportunidad, pero no se tomarán medidas proactivas siempre y cuando la oportunidad sea de baja prioridad.

Una vez realizado la descripción del plan de respuesta y la estrategia que se implementará en la columna momento esperado del riesgo la fecha en la cual de acuerdo con el cronograma es posible que se presente el evento.

PLAN DE RESPUESTA

Este proceso desarrolla y describe las acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas de los riesgos positivos o negativos identificados en TDG-2019-2-009 Matriz De Riesgos y este se realiza después del proceso de identificación del análisis cuantitativo de los riesgos que se encuentren en la criticidad media y alta.

RESERVA DE CONTINGENCIA

Establecido el plan de respuesta resultado de TDG-2019-2-009. V1 Matriz De Riesgos, se espera que la probabilidad del evento sea menor, por lo cual se debe valorar nuevamente la probabilidad, el nuevo valor esperado en tiempo se calcula multiplicando la nueva probabilidad por el impacto en tiempo (días); el nuevo valor esperado en costos será calculado por el producto de la nueva probabilidad y el impacto en costos.

MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS

La gerente del proyecto y su equipo de trabajo monitorearán y controlarán los riesgos identificados en TDG 2019-2-009. V1 Matriz de riesgos semanalmente y se generará un informe mensual brindando información actualizada acerca del estado de cada riesgo y permitirá identificar riesgos nuevos. La presentación de los informes contendrá la siguiente información:

● Reporte con información del estado de los riesgos individuales y generales ● Fuentes de riesgo general ● Causas principales de los riesgos ● Resumen de los riesgos identificados (No Oportunidades, No Amenazas, % de riesgos en cada

categoría)

Gestión de cambios

En caso de que se requieran cambios, estos se deberán gestionar a través del TDG 2019-2-009 Proceso de control de cambios.


78

Lista de Referencias

Lledó, P. (2017). ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (El ABC para un Director de Proyectos Exitoso), Sexta Edición. USA: pablolledo.

Project Management Institute [A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Sixth Edition], Project Management Institute, Inc., (2017).

12. Anexos

Ver Anexo 1. Matriz de Riesgos

Nota: Tomado de TDG-2019-1-006- Matriz de Riesgos - Fuente propia


79

Planeación de la Gestión de interesados

INTRODUCCION

La gestión de los interesados es determinar la estrategia para comprometerlos con el proyecto y mitigar de esa forma posibles impactos negativos

METODOLOGIA

Se realizará seguimiento y control de los interesados del proyecto de la siguiente manera. 1. Determinar las personas o grupos que pueden influir o ser afectados por el proyecto, para

analizar las expectativas e impacto en el mismo. 2. Definir las estrategias de gestión adecuadas con el fin de lograr una comunicación eficaz que

traerá consigo una participación exitosa de los interesados. 3. Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz

de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

4. A medida que avanza el proyecto, los miembros de la comunidad de interesados y el nivel requerido de participación pueden cambiar; por tanto, la planificación de la gestión de los interesados es un proceso iterativo.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de apoyar los intereses de este.

2. PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS: El plan de gestión de interesados tiene por objetivo identificar, analizar y desarrollar relaciones con todas aquellas personas u organizaciones que se verán afectadas o que afectarán el proyecto, este plan debe contar con las estrategias que serán llevadas a cabo en la gestión para lograr una participación efectiva de los interesados, con el fin de alcanzar los objetivos de este.

3. REGISTRO DE INTERESADOS: El registro de interesados proporcionará la información para establecer estrategias enfocadas al involucramiento de los interesados teniendo en cuenta su nivel de poder, legitimidad y urgencia.


80

Clasificación modelo de prominencia:

a. Poder: Interesados que tienen la capacidad de imponer su voluntad. b. Legitimidad: Participación adecuada o apropiada del interesado en el proyecto. c. Urgencia: Si el interesado requiere o no de respuestas rápidas.

De acuerdo con los anteriores criterios se identifica a través de la matriz la clasificación de los interesados, con esto se generan las estrategias de comunicación para cada uno de ellos. Para las estrategias se tiene en cuenta el modelo de prominencia que nos brinda de acuerdo con la clasificación una prioridad, baja, media o alta. En función de las necesidades y expectativas de cada grupo de interesados, tiene como fin conocer con más profundidad la relación que tienen estos con la organización y priorizarlos mediante un criterio de análisis.

● Ascendente: Sponsor, Gerente del Proyecto ● Descendente: Equipo del proyecto

4. MATRIZ INTERESADOS DEL PROYECTO: El documento “TDG-2-2019-009 Matriz de interesados” describe la información de los interesados, en la cual se registrarán los requerimientos y expectativas, organización a la que pertenecen y sus datos de contacto, se dejara como anexo la matriz de interesados diligenciada del proyecto.

5. ANÁLISIS DE LOS INTERESADOS: Teniendo en cuenta el modelo de prominencia y de poder, se incluirá el modelo de prominencia, a continuación, se realizará la clasificación de los interesados acorde con los siguientes criterios:

6. GESTIONAR LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS.: La gestión de influencia de los interesados es una forma importante de clasificar e identificar a cada uno de ellos en el proyecto y se pueden visualizar de manera ascendente, descendente, hacia afuera o lateralmente y se clasifican en este caso de la siguiente manera:


81

● Lateral: Ingeniero de Instalaciones, Jefe de Mantenimiento, Ingeniero de proyectos, Asistente de Instalaciones, Ingeniero comercial.

● Hacia afuera: Abogada, Asistente jurídica y coordinadora de Almacén. Por lo cual se ve representado gráficamente de la siguiente manera:

GRAFICA 11. INFLUENCIA DE INTERESADOS

INFLUENCIA

SPONSOR Y GERENTE DE PROYECTO

Abogada, Asistente jurídica y coordinadora

de Almacén

EQUIPOS DEL PROYECTOS

Ingeniero de Instalaciones, Jefe de Mantenimiento, Ingeniero de proyectos,

Asistente de Instalaciones, Ingeniero comercial.

7. PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS.: Al conocer las necesidades, intereses y potenciales impactos sobre el proyecto de cada grupo de interesados, se deben desarrollar estrategias para gestionar el involucramiento y compromiso de cada uno de ellos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Por lo anterior, se genera una planificación de la estrategia y acciones que se aplicarán a cada uno con base a la priorización y necesidades directas en el proyecto, las cuales se registran en la matriz “TDG-2-2019-009 Matriz de interesados”, las estrategias se definieron de acuerdo con la clasificación de cada interesado, a partir del modelo de prominencia.


82

● Habilidades de comunicación: Reuniones asociadas a las necesidades del proyecto y las cuales están establecidas desde el inicio.

● Reglas básicas: Se definirán las normas del equipo para el buen ejercicio y comportamiento que servirán como guía para gestionar el involucramiento en el proyecto de todos los interesados.

8. GESTIONAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS.: Durante este proceso se administran las comunicaciones con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades y mitigar potenciales conflictos. Para el proyecto se aplicarán como herramientas para el involucramiento de los interesados:

9. MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS:

Realizar seguimiento al involucramiento de los interesados en el proyecto identificando los impactos. La herramienta para monitorear a los utilizados corresponde a Matriz de evaluación del involucramiento de los interesados “TDG-2-2019-009 Matriz monitoreo de interesados”

10. GESTIÓN DE CAMBIOS: La gestión de cambios se realiza a través de la identificación en cada una de las fases del proyecto, evaluando su impacto principalmente en alcance, tiempo y costo y documentarlas en la matriz TDG-2019-2-009 Solicitud cambios del proyecto, la cual deberá ser socializada y aprobada en cada una de las reuniones de avance de proyecto con el sponsor y director y equipo de trabajo.


83

ANEXOS.

1. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009

TABLA 16. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 NOMBRE DEL INTERESADO

ORGANIZACIÓN ROL CONTACTO REQUERIMIENTOS Y

EXPECTATIVAS

Edgar Guerrero

SECURITAS SPONSOR 320 865

8815

Estar informado de cada detalle de las reuniones con cada proceso y toma de decisiones para aprobar los cambios que se sugieren y adicional verificar el cumplimiento de los tiempos autorizados para trabajar en el proyecto


SECURITAS Gerente

Comercial 320 865

8622 Verificar el cumplimiento de las reuniones y tareas programadas

Laura Romero SECURITAS Jefe de

instalaciones 310 269

0798

Mantener informada de los cambios impartidos en el proceso de instalaciones

Gustavo Blanco

SECURITAS Jefe de

mantenimiento 320 865

8822

Mantener informada de los cambios impartidos en el proceso de instalaciones y mantenimiento

Alejandro Bermúdez

SECURITAS Ingeniero de instalaciones

310 270 8744

apoyo en el proceso de instalaciones

Kevin Delgadillo

SECURITAS Interventor de

proyectos 310 269

3301 apoyo en el proceso de interventoría

Frank Rodríguez

SECURITAS Asistente de instalaciones

320 865 8286

apoyo en el proceso de instalaciones


84

NOMBRE DEL INTERESADO

ORGANIZACIÓN ROL CONTACTO REQUERIMIENTOS Y

EXPECTATIVAS

Adriana Daza SECURITAS Coordinadora de monitoreo

320 865 8621

apoyo en el proceso de monitoreo de los sistemas de seguridad electrónica

Andrés Céspedes

SECURITAS Ingeniero comercial

310 269 4231

apoyo en el proceso comercial

Luisa Gómez SECURITAS Abogada 3228177369 Apoyo en contratos de licitaciones y proyectos del área de seguridad electrónica.

Dayana Narváez

SECURITAS Asistente Jurídica

3124253368 Apoyo en contratos de proveedores del área de seguridad electrónica.

Liz Yadira Mahecha

SECURITAS Coordinadora de Almacén

3143614287 Apoyo en recibir y entrega de equipos de área SES

2. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 APLICANDO MODELO DE PROMINENCIA.

TABLA 17. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 APLICANDO MODELO DE PROMINENCIA

PROMINENCIA

NOMBRE DEL

INTERESADO

ORGANIZACIÓN

PODER LEGITIMIDAD URGENCI

A CLASIFICACIÓN

PRIORIDAD

Edgar Guerrero

SECURITAS SÍ SÍ SÍ CRÍTICO ALTA


SECURITAS SÍ SÍ SÍ CRÍTICO ALTA

Laura Romero

SECURITAS NO SÍ SÍ DEPENDIENTE MEDIA

Gustavo Blanco

SECURITAS NO SÍ SÍ DEPENDIENTE MEDIA

Alejandro Bermúdez

SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA


85

Kevin Delgadillo


Frank Rodríguez


Adriana Daza SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA

Andrés Céspedes


Luisa Gómez SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA

Dayana Narváez


Liz Yadira Mahecha



86

CAPÍTULO 4: PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE

Informes de gestión del proyecto y avances

INFORME DE CIERRE DE PLANIFICACION

Planificación del Proyecto

La Planificación del Proyecto indica cómo llevar a cabo el proyecto, esto es, la aplicación de la

propuesta del proyecto, corresponde el proceso principal del ciclo de vida del proyecto.

Este proceso comienza una vez que el Acta de Constitución del Proyecto, que actúa como contrato

de inicio del proyecto, es firmada y aprobada. Es el proceso que debe ser desarrollado con mayor

detalle, de él depende la ejecución exitosa del proyecto.

Por lo tanto, la planificación del Proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un

objetivo, expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo.

El Plan Gestión del Proyecto se convierte en un parámetro de referencia según el cual se mide el

progreso real del proyecto. Es muy importante que el Project Manager y el equipo que estarán

involucradas en la ejecución del proyecto también participen en la planificación del mismo.

A lo largo de este módulo del Executive Master in Project Management, el Project Manager va a

poder adquirir las habilidades necesarias para combinar de forma exitosa las principales

restricciones del proyecto: coste, tiempo, calidad y recursos, así como aprender a realizar

estimaciones realistas de los plazos y los costes del proyecto con el fin de desarrollar la línea base

del proyecto.

El objetivo principal de este módulo, es que a la finalización del mismo los participantes entiendan

todos los elementos que intervienen en el establecimiento de un plan de proyecto eficaz.

El alumno abordará los objetivos específicos de la Planificación del Proyecto para trasladarlo como

buenas prácticas al desarrollo de su carrera profesional, adquiriendo los conocimientos para:

– Elaborar el Plan de Gestión del Alcance. Como hacer una EDT

– Elaborar el Plan de Gestión del Tiempo. Estructurar un cronograma

– Desarrollar el Plan de Gestión del Coste. Costes directos e indirectos


87

– Desarrollar el Plan de Gestión de la Calidad. Plan de mejora y criterios de medición del proyecto.

– Elaborar el Plan de Gestión de los Recursos Humanos. Cálculo del coste del personal

– Desarrollar el Plan de Gestión de los Stakeholders. Estrategia de gestión de los interesados en

el proyecto.

– Desarrollar el Plan de Gestión de la Comunicación. Trazabilidad y transmisión de la información.

– Desarrollar el Plan de Gestión de los Riesgos. Identificación, plan de contingencia y seguimiento

de riesgos

– Elaborar el Plan de Gestión de las Adquisiciones. Subcontratación de tareas y tipos de

contratos.

– Desarrollar el Plan de Gestión de la Integración. Gestión del Cambio y la Configuración. Integrar

los planes subsidiarios y elaborar el Plan de Dirección del Proyecto (PDP).

– Recopilar las lecciones aprendidas durante todo el ciclo de vida del proyecto

RESUMEN DE LA ACTIVIDAD

Se finaliza con la planificación del proyecto, subiendo todos los planes a la plataforma Trello, ya

aprobados por el Sponsor y el director de proyecto de grado.

INFORMACION GENERAL DE LA ACTIVIDAD

TAREA % EJECUTADO FECHA DE CIERRE ENCARGADO OBSERVACIONES

Cierre de Planificación.

100%

14/02/2020

Equipo de trabajo.

Se realiza el cierre de los

planes de trabajo de

grado con sus respectivas

matrices y anexos

necesarios de la fase de

planificación.

Firma de aprobación

Sponsor

10/02/2020 Gerente Proyecto Se firma carta de

aprobación con

satisfacción.

Firma de Director de

Trabajo de grado.

10/02/2020 Gerente Proyecto. Se firma carta de

aprobación con

satisfacción.


88

PRESUPUESTO DEL CIERRE DE LA PLANIFICACIÓN

ACTIVIDAD COSTO % DE LO

EJECUTADO

¿SEGÚN LO PREVISTO? OBSERVACIONES

Cierre Planificación.

$3’200.571

29%

Si

Se cierra

planificación del

proyecto con un

retraso puesto que

en el mes de

noviembre y

diciembre se

presentaron

marchas y protestas

las cuales no

generaron atrasos

en tiempos

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El Director del Proyecto y el sponsor revisaron y aprobaron toda la información procedente de los

planes de trabajo de grado dando así inicio a la fase de diseño e implementación.

___________________________ ___________________________

Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Guerrero

Gerente de seguridad electrónica Gerente del proyecto

Sponsor

__________________________________________

Wilbert Javier Nibia

Director del proyecto


89

INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO

Inicio de la ejecución del proyecto

La fase de identificación es la que le da inicio a la ejecución del proyecto, la cual inicia con 20 días

de atraso, ya que la fecha de inicio planeada estaba para el día 13 de diciembre del 2019. Esta fase

tiene fecha de inicio real del día 17 de febrero del 2020 la cual tiene fecha de finalización del 3 de

marzo del 2020 con una recuperación de 3 días y una reducción en el costo de esta fase del 6% los

cual se evidencia en la siguiente tabla.

Técnica de recuperación

Se realizaron varias reuniones con el equipo de trabajo para ejecutar las tareas y realizarle un

seguimiento fuerte a cada una de las actividades de esta fase, para lograr un cambio en el tiempo

de las tareas que se habían planeado con algún tiempo de más para evitar incumplimiento en estas

actividades. Este tiempo nos sirvió en alguna actividades como en otras no pero el resultado del

trabajo fuerte en equipo y dar la milla extra nos funcionó y nos gusta los resultados obtenidos ya

que si pudimos recuperarnos en dos días y adicional generar un ahorro en costos

INFORMACION GENERAL DE LA FASE

La fase de identificación finaliza en su totalidad con los resultados que fueron posibles de recopilar,

ya que por el tiempo del personal en la compañía y a que las actividades de la compañía son muy

dinámicas, en ocasiones no se podía cumplir con los tiempos estimados para las reuniones pero en

general las personas colaboraron mucho con la información solicitada.

FaseComienzo de línea

base estimadoFin de línea base

Costo de línea

baseComienzo real Fin real Costo real % en ahorro

Identificacion vie 13/12/19 jue 06/02/20 $ 1.459.200,00 lun 17/02/20 mar 03/03/20 $ 1.372.800,00 6%


90

Fase de planificación

La fase de planificación es en que se recopilara la información que se obtuvo en la fase de

identificación en la cual también tenemos un atraso de 17 días laborales ya que esta actividad se

tenía planeado iniciarla el día el 16 de febrero del 2020 y se inició realmente el 4 de marzo del 2020y

esta fase tiene un costo de $ 4.672.800. Esta fase se encuentra en un 70% de ejecución y a la fecha

se puede identificar un sobre costo en un 2% reportaremos en el siguiente informe del estado de

esta fase

Nombre de tarea Comienzo de línea

base estimado Fin de línea base Costo de línea base Comienzo real

PLANIFICACIÓN jue 06/02/20 lun 09/03/20 $ 4.672.800,00 mie 04/03/20

Técnica de recuperación Se continua con la misma técnica de recuperación pactada con el equipo de trabajo la cual no ha

sido muy efectiva en esta fase pero tampoco se van generando tiempos adicionales que afecten

más el atraso ya reportado.

INFROMACION GENERAL DE LA FASE

La fase de planificación lleva las actividades en paralelo lo cual ha dificultado un poco más el trabajo

para el equipo de trabajo pero se ha realizado un apoyo total para sacar las actividades adelante sin

novedades.

INDICADORES DE COSTOS DEL PROYECTO A LA FECHA

En la siguiente tabla se evidencian los indicadores del proyecto actuales.


91

Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Guerrero Gerente de seguridad electrónica Gerente del proyecto Sponsor



BAC $ 20.547.638,97 20/03/2020

Cronograma Diseño

de Metodologia de

Gerencia de

Proyectos en Area

SES Securitas

PV $ 10.243.538,97

EV $ 6.842.038,97

AC $ 6.658.171,64

SPI 0,667937027

CPI 1,027615288

TCPI 0,986762104

Indicadores de

rendimiento


92

INFORME 2 DE ESTADO DEL PROYECTO

Fase de planificación

La fase de planificación inicio con un atraso de 17 días laborales ya que esta actividad se tenía

planeado iniciarla el día el 16 de febrero del 2020 y se inició realmente el 4 de marzo del 2020, la

fase en este momento se encuentra finalizada en su totalidad y como fue reportado en el anterior

informe finalizo con un sobre costo en un 2,8% y frente al cronograma recuperamos 1 día laboral

en el atraso presentado en el proyecto.


Se continuo con la misma técnica de recuperación pactada con el equipo de trabajo la cual no fue

tan efectiva como en la fase de identificación pero tampoco se reporta después de esta fase

aumento en el retraso si no como lo mencionamos anteriormente se recuperó un día en el atraso

que se tiene en el proyecto a la fecha el cual es de 16 días laborales.


La fase de planificación finalizo sin novedad en su totalidad con la falta del sobre costo

anteriormente notificado en el informe 1 de seguimiento y en el inicio de este. Ya finalizada esta

fase pasamos a la fase de diseño e implementación.

Fase de diseño e implementación

La fase de diseño e implementación inicio con un atraso de 16 días laborales ya que esta actividad

se tenía planeado iniciarla el día el 9 de marzo del 2020 y se inició realmente el 31 de marzo del

2020, la fase en este momento se encuentra en ejecución y se toma la decisión con el equipo de

trabajo para realizar otra técnica de recuperación de cronograma.

Nombre de tarea Comienzo de línea

base estimado Fin de línea base

Costo de línea base

Comienzo real

Diseño e implementación

lun 09/03/20 mie 20/05/20 $ 8.986.400,00 mar 31/03/20

FaseComienzo de línea

base estimadoFin de línea base

Costo de línea

baseComienzo real Fin real Costo real

Planificacion jue 06/02/20 lun 09/03/20 $ 4.672.800,00 mié 04/03/20 mar 31/03/20 $ 4.806.900,00


93


Para esta fase se tomó la decisión de cambiar la técnica de recuperación sin bajar el ritmo y el

seguimiento al trabajo a realizar, esto para recuperar los 16 días de atraso que presenta el proyecto

y es realizarle a unas tareas de unos entregables un fast tracking con el fin de que estas tareas inicien

en paralelo ya que estas con la información que se tienen se pueden ir trabajando de esta forma.

Los entregables seleccionados para este fast tracking fueron en su totalidad el de los manuales de

funciones de los cargos y en el entregable de mapa de procesos solo el general y el de instalaciones

ya que si lográbamos realizar estos entregables en ese tiempo planeado pondríamos el cronograma

del proyecto al día y recuperaríamos los 16 días de atraso.

Esta técnica de recuperación nos fue muy favorable en este caso ya que el día 17 de abril fue posible

ponernos al día en el cronograma y en estos momentos no tener atrasos en el cronograma del

proyecto


La fase de diseño e implementación se encuentra en ejecución a la fecha con un avance del 54% y

con la buena noticia que con la técnica del fast tracking aplicada y el tiempo adicional que tuvimos

por la cuarentena del covid 19 nos ayudó a colocar el proyecto al día en cronograma



BAC $ 20.547.638,97 20/04/2020

Cronograma Diseño

de Metodologia de

Gerencia de

Proyectos en Area

SES Securitas

PV $ 13.388.038,97

EV $ 13.354.038,64

AC $ 13.231.871,64

SPI 0,997460395

CPI 1,009232783

TCPI $ 0,98

Indicadores de

rendimiento


94





95

INFORME 3 DE ESTADO DEL PROYECTO

Fase de Diseño e implementación

Finalizando la fase de planificación el día 31 de marzo iniciando el día 1 de abril la fase de diseño e

implementación del proyecto en la cual tomamos una medida correctiva para colocar nuestro

proyecto al día. Se tomó la decisión de realizar un fastraking a las actividades a las actividades de

los entregables de mapas de procesos de esta fase lo cual genero un costo de $ 414.600 pesos los

cuales se tomaron de los ahorros generados en la fase de planificación y no generando un sobre

costo en el proyecto y como resultado de esto se dejó el proyecto en la línea base del cronograma

en el siguiente cuadro se evidencia en la actividad actual del proyecto y las fechas de lo planeado

versus lo ejecutado


Se realizó un fastraking en las actividades de los entregables de mapas de procesos los cuales se

habían planeado su ejecución de forma secuencial y con el fastraking lo que se hizo fue hacerlas en

paralelo y así ahorra días en ejecución y recuperar el tiempo que teníamos de retraso en el proyecto.


En la fase se ha trabajado sobre los entregables del producto y sobre toda la estructura

organizacional propuesta para el diseño de gerencia de trabajo en el área del SES de securitas en la

cual se adelantó el tiempo del proyecto que se tenía atrasado y se a logrado a la fecha cumplir con

los tiempos planeados y hemos podido adelantar actividades y mantener los tiempos que se

planearon y cumplir con todos lo tiempos pactados frente a los entregables con el cliente.


96



BAC $ 20.547.638,97 05/05/2020

Cronograma Diseño de Metodología de Gerencia de

Proyectos en Área SES Securitas PV $ 15.755.638,97

EV $ 15.799.710,97

AC $ 15.655.471,64

Indicadores de rendimiento

SPI $ 1,00

CPI 1,009213349

TCPI $ 0,97





97

Dashboard, o tablero final de indicadores del proyecto.


98


99


100


101

INFORME FINAL DE ESTADO DEL PROYECTO

CIERRE DEL PROYECTO

El proyecto se finalizó al día planeado gracias al tiempo obtenido por la pandemia lo que se

evidencio como un riesgo también se convirtió en un riesgo positivo para las fases de planificación,

diseño e implementación y la prueba piloto la cual se realizó de forma virtual en una tienda de uno

de los clientes de la empresa Securitas Colombia, el cliente en el cual se implementó esta prueba es

Coba Colombia en sus tiendas D1, la cual está ubicada en el barrio Sam Blas en la ciudad de Bogotá.

Se realizaron las respectivas entregas de los entregables que se planearon en el acta de constitución

del proyecto al cliente en la fechas pactadas y se realizaron los cambio de las observaciones

solicitadas por el cliente de cada uno de los entregables se firmaron las acta de entrega y de recibido

a satisfacción por parte del sponsor de cada uno de estos entregables.

Los resultados de la prueba piloto se evidencian en el informe final que se realizó después de esta

fase y con la puesta en práctica de los formatos realizados y entregados para el manejo de los

proyectos en el área de seguridad electrónica de Securitas.

También se realizó la reunión de cierre del proyecto socializando todo sobre la ejecución del

proyecto dejando las lecciones aprendidas para todo el personal del área del SES de Securitas y

dando la última socialización y capacitación de uso de la metodología realizada para que la pongan

en práctica en los proyectos.

También se verifican los controles de cambio realizados y el cumplimento de los objetivos de

proyecto con los cuales no se pueden medir los de la mejora de ventas para este año ya que por la

pandemia no se puede obtener el porcentaje planeado con este nueva metodología. Pero uno de

os objetivos que si se cumplieron y se evidencio en a prueba piloto es la mejora en el tiempo de

ejecución de actividades en la prueba piloto ya que se le cumplo al cliente con la facha de entrega

de su instalación para la tienda contratada y a la cual se le aplico la prueba piloto de nuestra

metodología propuesta para el área SES de Securitas.

Para el cierre del producto del proyecto, este se generó el acta de entrega de la prueba piloto en la

cual se da como cierre a la entrega de los productos que contenía el proyecto y los cuales en su

totalidad se recibieron sin novedad por el cliente.


102

INDICADORES DE COSTOS DEL PROYECTO FINAL

En la siguiente tabla se evidencian los indicadores finales del proyecto.

BAC $ 20.547.638,97 12/06/2020

Cronograma Diseño de Metodología de Gerencia de

Proyectos en Área SES Securitas PV $ 20.547.638,97

EV $ 20.547.638,97

AC $ 20.356.271,64

Indicadores de rendimiento

SPI $ 1,00

CPI 1,009400903

TCPI $ 0,00

Con estos indicadores se muestra el cumplimiento del presupuesto planeado cumplido y

que la reserva de gestión no se le vio afectada a nuestro cliente lo cual se deja claro que

ese dinero o conserva el cliente en su totalidad.





103

Acta de cierre del proyecto

OBJETO: Acta de cierre del proyecto FECHA 1: 11/06/20 FECHA 2: 16/06/20 HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual

PARTICIPANTES

NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA

SI NO

Edgar Guerrero Gerentes Área SES X

Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X

Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X

Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X

Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X

TEMAS A TRATAR:

Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION

1

Cierre del proyecto “diseño de una metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas”

Equipo de trabajo

1H

Observaciones: Se realiza acta de cierre del proyecto junto con el sponsor de forma virtual por la pandemia que se está viviendo en estos momentos a nivel mundial, el proyecto se cierra a satisfacción por parte de nuestro cliente Securitas Colombia en el área SES (seguridad electrónica Securitas) y por parte de la autoridad ejecutante los cuales fueron los estudiantes de la universidad el bosque de la especialización de gerencia de proyectos LUIS EDUARDO RAMIREZ GUERRERO, FABIAN PENAGOS DELGADILLO, EFREN RAMIREZ RAMOS Y CRISTIAN RENE CAMARGO BALDEON, con esta acta se cierran actividades con el nombre de la empresa securitas Colombia y a partir de la facha ya no se podrá usar más el nombre de la compañía para ningún fin a menos que sean las personas que laboran actualmente en la compañía, se hace esta claridad a solicitud del cliente y por la información que se maneja en la compañía por pertenecer al gremio de la seguridad y de sus clientes.


104

Aprobación del cierre del proyecto Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto Sponsor


105

• EVIDENCIAS DEL PRODUCTO

Estructura organizacional


106

Mapas de procesos

Mapa de procesos del área de instalaciones


107

Mapas de procesos del área de mantenimiento


108

Mapa de procesos del área de diseño


109

Mapa de proceso general SES


110

Manuales de funciones

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Dependencia: Área Administrativa

Número de Cargos Uno (1)

Reporta a Edgar Barrera GERENCIA SES

Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Técnico en o tecnólogo en logística Requisitos de Experiencia Sin experiencia

El Auxiliar de logística ayudar controlar eficazmente a través de indicadores logísticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución de los equipos de seguridad electrónica.

Funciones Esenciales

Almacenar y mover las mercancías.

Entrega equipos de seguridad electrónica a los contratistas.

Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones.

Procesar los pedidos.

Manejar los materiales.

Revisión de mercadería

Ordenar y mantener en buen estado la bodega

Habilidad de aprender de una forma rápida y buena relaciones interpersonales.

Objetivo principal

CODIGO- GSE-M01 VERSION 3

FECHA 10/04/2020


111

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: AUXILIAR TECNICO

Dependencia: Área instalaciones



Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Técnico o tecnólogo de las profesiones de electrónica,

telecomunicaciones o control

Requisitos de Experiencia Sin experiencia

El técnico auxiliar desarrollara conocimientos y habilidades que le permitan desempeñarse como

técnico profesional en instalación de redes de seguridad electrónica tendrá que apoyar el

mantenimiento correctivo y preventivo que se le designen con el técnico profesional. Con ello

adquirir experiencia para en un futuro ser un técnico profesional de la compañía.


Realizar manteamientos y revisiones en compañía del técnico profesional de la compañía

Realizar el mantenimiento y reparación de los equipos electrónicos con supervisión del técnico profesional

Instalar, montar y desmontar y transportar los equipos electrónicos se seguridad.

Desarrollar las tareas de control repetidas para adquirir experiencia.

Comprobar y verificar posibles anomalías en los equipos en las instalaciones nuevas

Atender a las recomendaciones técnicas, tener la habilidad de aprender de una forma rápida y buenas relaciones interpersonales.

Objetivo principal


FECHA 10/04/2020


112

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: DIBUJANTE




Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Tecnólogo o profesional en Diseño Gráfico Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia

El profesional en Diseño Gráfico del SES implementará metodologías y procesos de creación de

imágenes de los proyectos de seguridad electrónica, sus diseños tendrán habilidades técnicas de

expresión gráfica, y tecnologías computacionales conducentes a la búsqueda de soluciones visuales

y comprensión de los diseños de una forma clara y práctica.


Diseño los planos de proyecto se seguridad Electrónico.

Reunirse con los ingenieros de proyectos para conocer el plano (ajustes o cambios)

Asesorar a los ingenieros de proyectos con un estimado de los materiales que se implementaran en el proyecto.

Diseñar logotipos

Crear infografías

Presentar diseños e ideas a gerentes de las distintas áreas.

Objetivo principal


FECHA 10/04/2020


113

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: EJECUTIVO COMERCIAL

Dependencia: Área administrativa


Reporta a Fernando Segura GERENCIA SES

Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Administrado de empresa Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia

El ejecutivo comercial del área SES está encargado de la comercialización, promoción y

cotización de los servicios que presta nuestra compañía, también se encarga de prospectar

y buscar nuevos mercados potenciales a nivel corporativo y personal, realiza seguimiento

de clientes, lograr cierres de contratos con el objetico Alcanzar sus y metas de negocio


Realizar cotizaciones

Dar alternativas de nuevas tecnologías a los clientes

Generar y/o desarrollar cartera de clientes nuevos individuales.

Cumplir con el modelo de ventas y prospección diaria, efectuando llamadas, coordinando citas y visitas a clientes con el objetivo de cumplir con el objetivo de ventas de la compañía.

Reportar diariamente las ventas nuevas realizadas para el pago de las comisiones respectiva.

Objetivo principal


FECHA 10/04/2020


114

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: GERENTE SES


/operativa


Reporta a CARLOS MARIO GERENCIA GENERAL

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Título administración de empresas,

Administración pública o ingeniería industrial de telecomunicaciones o electrónica. Conocimientos en proyectos de seguridad electrónica y física

Requisitos de Experiencia Dos (5) años de experiencia profesional Relacionada.

El gerente del área SES es la persona responsable de planear y dirigir el equipo de trabajo de esta área, su objetivo principal es cumplir con las metas propuesta por la compañía debe tener el control de área orientando al mejoramiento continuo, su administración debe ser eficiente frente al diseño y ejecución de los proyectos que están se ejecuta en esta área debe generar nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.

Objetivo principal


Controla y los proyectos del área SES

Se apersona del nuevo proyecto de la compañía en seguridad electrónica

Organiza y dirige el equipo comercial, ingenieros de proyecto. para cumplir las metas comerciales del área SES.

Negoción directa con los clientes los proyectos de alta ingeniería.


FECHA 10/04/2020


115

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: INGENIERO DE PROYECTOS

Dependencia: Área administrativa /operativa


Reporta a Fernando Segura GERENCIA SES

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Ingeniero electrónico, telecomunicaciones de control o afines

Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia

El ingeniero de proyectos es el encargado de diseñar los proyectos de la forma correcta, le corresponde elaboración matriz equipos y presupuesto, cotizaciones, validación de normas la calidad. Implementar herramientas de monitoreo y control adecuadas para el seguimiento de la ejecución del proyecto. Es responsable de gestionar con el cliente cualquier cambio del proyecto.

Objetivo principal


Solicitad de cotizaciones a los proveedores autorizados

Planificar y controlar el trabajo que se lleva a cabo.

Identificar, evaluar, mitigar prevenir los riesgos del proyecto.

Alcanzar los estándares de calidad requeridos.

Promover la seguridad laboral en todas las instalaciones a su cargo.

Controlar los costes en función de los límites establecidos por el presupuesto.

Gestionar el cambio.

Realizar retroalimentación del proyecto al cliente.

Controlar el progreso del proyecto en relación con lo dispuesto en el alcance


FECHA 10/04/2020


116

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: INGENIERO DE SOPORTE




Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Ingeniero en electrónica , telecomunicaciones o control Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia

El cargo de ingeniero de soporte Consiste en resolver problemas de red, configurar sistemas

operativos y de seguridad electrónica (cámaras, control de acceso, sistemas de detección de

incendio y sistemas de intrusión) usar conexiones de escritorio remotas para ofrecer una asistencia

inmediata. Utilizarás aplicaciones de email y chat para ofrecer a los clientes respuestas rápidas para

problemas informáticos. En los problemas más complejos que requieran instrucciones matizadas,

contactarás con los clientes por teléfono u ofrecerás instrucciones claras y por escrito, así como

manuales técnicos. Funciones Esenciales

Investigar y determinar soluciones para problemas de software y de hardware

Formular preguntas a los clientes para comprender rápidamente la causa del problema

Encauzar los problemas del sistema informático hasta la solución, en los plazos de tiempo acordados

Indicar a los clientes una serie de acciones, por teléfono, email o chat, hasta que solucionen un problema técnico

Derivar oportunamente problemas sin resolver a los equipos internos adecuados (utilizar herramientas de alta precisión)

Proporcionar respuestas y comentarios inmediatos y precisos a los clientes

Asegurarse de registrar adecuadamente todos los problemas

Elaborar informes precisos y oportunos

Documentar conocimientos técnicos en forma de notas y manuales

Objetivo principal


FECHA 10/04/2020


117

Mantener buenas relaciones con los clientes MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: INGENIERO INTERVENTOR




El cargo de ingeniero interventor Consiste en una asesoría profesional en el monitoreo y control de

los proyectos en ejecución del área. Va ligado a las decisiones que tome el ingeniero de proyecto

en caso de realizar una modificación en las actividades del proyector. Debe de garantizar que los

planos se interpreten la voluntad de proyecto, que las instalaciones cumplan con los requisitos

dentro de los estándares de calidad y normatividad, coordinara actividades de ejecución del

proyecto que generaren una alta complejidad para terminas estas tareas con éxito.


Elaborar y firmar el Acta de Inicio de los Trabajos, conjuntamente con el Ingeniero de proyecto y el contratista. Supervisar la calidad de materiales, los equipos y la tecnología que el contratista utilizará en el proyecto Rechazar equipos que no cumplan con condiciones o especificaciones para ser utilizados o incorporados en el

proyecto. Fiscalizar los trabajos que ejecute el contratista y la buena calidad de las obras concluidas o en proceso de

ejecución, y su adecuación a los planos, a las especificaciones particulares, al presupuesto original o a sus modificaciones, a las instrucciones del órgano o ente contratante y a todas las características exigibles para los trabajos que ejecute el contratista.

Suspender la ejecución de partes de la obra cuando éstas no se estén ejecutando conforme a los documentos y normas técnicas, planos y especificaciones de la misma.

Recibir las observaciones y solicitudes que formule por escrito el contratista en relación con la ejecución de la obra, e indicarle las instrucciones, acciones o soluciones que estime convenientes, dentro de los plazos previstos en el contrato o con la celeridad que demande la naturaleza de la petición.

Informar, al menos mensualmente, el avance técnico y administrativo de la obra y notificar de inmediato, por escrito, al órgano o ente contratante cualquier paralización o anormalidad que observe durante su ejecución.

Coordinar con el proyectista y con el órgano o ente contratante para prever, con la debida anticipación, las modificaciones que pudieren surgir durante la ejecución.

Dar estricto cumplimiento al trámite, control y pago de las valuaciones de obra ejecutada. Conocer cabalmente el contrato que rija la obra a inspeccionar.

Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Ingeniero en electrónica, telecomunicaciones o control Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia

Objetivo principal


FECHA 10/04/2020


118

MANUAL DE FUNCIONES SECURITAS AREA SES

El Jefe Integral de manteamiento es el encargado de tener a su cargo todo el personal de técnico de mantenimiento del central de monitoreo. Realiza la respectiva coordinación de

servicios técnicos con los clientes informado la hora el día y que técnico se presentara estas activas por correo electrónico. Realiza las investigaciones la posible intrusión que se lleguen a presentar en la prestación del servicio de monitoreo


Nombre del cargo:

JEFE INTEGRAL DE

MANTENIMIENTO

Dependencia: Área administrativa /operativa


Reporta a Fernando niño GERENCIA MONITOREO

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Ingeniero industrial, telecomunicaciones o electrónica.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia profesional relacionada

Objetivo principal


Labores de mantenimiento Preventivo

Cronogramas de mantenimiento

Solicitud de ingresos para mantenimientos

Solicitud de viajes y anticipos (si aplica)

Radicación de legalización

Verificación y corrección del informe de mantenimiento.

Verificación de inventario

Confirmación de la entrega del formato de recibo a satisfacción del cliente

Si aplica tramitar garantías en los SS (cotización, solicitud de compra de equipos,

solicitud del Almacén)

Entrega de equipos para corrección de garantía

Envió del informe al cliente y/o regional


FECHA 10/04/2020


119

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: JEFE DE INSTALCIONES


/operativa


Reporta a Edgar Guerrero GERENCIA SES

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Ingeniero industrial, telecomunicaciones o electrónica.

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia profesional

relacionada. Objetivo principal


FECHA 10/04/2020


Instalaciones:

Entrega de proyectos para instalación: esto incluye todo lo que es:

Ingresar al cuadro de instalaciones

Verificar datos y revisar que las matrices estén completas

Verificar cotizaciones estén vigentes

Revisar códigos de ofimática y crearlos en caso de que no existan

Entregar para que auxiliar administrativa haga la orden de compra

Seguimiento de las órdenes de compra con los proveedores

Solicitar los equipos en Almacén

Solicitar a Almacén que nos entregue equipos

Conseguir mano de obra (contratista o interna)

Traer equipos de Almacén ( no es una tarea que haga propiamente pero si debo pedir el favor a los compañeros del SES )

Alistar equipos por proyecto para entregar

a. Realizar la salida del equipos b. Si corresponde empacar y enviar los equipos a las ciudades

c. Solicitar permisos e ingresos para instalar los equipos (cumplir con los requisitos de cada cliente)

d. Solicitar cotización y coordinar entrega de equipos de elevación (si aplica) e. Solicitar material y coordinar la entrega de este en los sitios (si aplica) f. Asignar interventor y que este vele por la finalización de la instalación g. Recibir y exigir las actas para facturar la instalación h. Entregar la matriz con las actas finalizadas para facturar


120

Labores de mantenimiento Preventivo

a. Cronogramas de mantenimiento b. Solicitud de ingresos para mantenimientos c. Solicitud de viajes y anticipos (si aplica) d. Radicación de legalización e. Verificación y corrección del informe de mantenimiento. f. Verificación de inventario g. Confirmación de la entrega del formato de recibo a satisfacción del cliente h. Si aplica tramitar garantías en los SS (cotización, solicitud de compra de

equipos, solicitud del Almacén) i. Entrega de equipos para corrección de garantía j. Envió del informe al cliente y/o regional

Labores de mantenimiento correctivo SOC a. Tramite de compra de equipos aplica correctivos de los SS (solicitud de

cotización-solicitud de orden de compra de equipos – solicitud de Almacén y entrega de equipos al SOC)

Garantías

Actualmente las garantías ya se entregaron para revisión y tramite del Ing Alejandro Bermudez.

Otras labores

a) Solicitud y entrega de herramientas- EPPS y equipos de trabajo en alturas, con la correspondiente documentación.

b) Documentación de proveedores (actualización-solicitud de esta a los proveedores – entrega a compras)

c) Verificar documentación para proveedores nuevos d) Apoyo con labores en sistemas contra incendio


121

MANUAL DE FUNCIONES

SECURITAS AREA SES


Nombre del cargo: TECNICOS PROFESIONALES




El Técnico Profesional en Mantenimiento del SES tendrá las habilidades y destrezas para desarrollar

actividades de instalación ,diagnóstico y mantenimiento de los distintos sistemas de seguridad

electrónica que ofrece la compañía, deberá tomar decisiones y emitir conceptos en el desarrollo

de proyectos de orden técnico del cual este responsable

debe realizar los protocolos de mantenimiento preventivo y correctivo según lo disponga la

compañía esto con el fin de dar soluciones efectivas delante del cliente.


Habilidades prácticas en la instalación sistemas de Seguridad electrónica

Programación de equipos de seguridad electrónica

Buenas habilidades de observación para detectar fallas los sistemas de seguridad electrónica

Un enfoque lógico y metódico para la solución de problemas.

Buenas habilidades de comunicación para explicar las posibles fallas de los sistemas de seguridad electrónica.

Capacidad de explicar los problemas y las reparaciones a los supervisores y gerentes.

Entender la información técnica y los diagramas.

Ser capaz de escribir informes claros sobre los servicios técnicos

Comprender y seguir las regulaciones seguridad y salud en el trabajo - puede que tengan que trabajar con máquinas peligrosas, gases tóxicos o productos químicos o equipos de alta tensión.

.

Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Ser técnico laboral o profesional en electrónica

telecomunicaciones o control Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia

Objetivo principal


FECHA 10/04/2020


122

Formatos de trabajo del área SES de Securitas

Formato de acta de entrega


123

Formato de protocolo de mantenimiento

Formato de reunión


124

Formato de acta de comité de obra

Formato de control de cambios


125

Formatos de corte de obra


126

Formato de cronograma

Formato de garantías de proyectos


127

Formato de monitoreo y control

Formato de hojas de vida de equipos sistemas de intrusión


128

Formato de hoja de vida de equipos de CCTV

Formato de hoja de vida sistema de control de acceso


129

Formato de hoja de vida del sistema de detección de incendio


130

Formato de informe general de proyectos

Formato de inventario de equipos


131

Formato de protocolo de pruebas

Formato de Project chárter


132


133

Prueba piloto

INFORME DE PRUEBA PILOTO

INTRODUCCIÓN

Dentro del proyecto Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas, se

planeó la realización de una prueba piloto para la implementación de la metodología, dado que el

tiempo de ejecución era muy corto para hacer la implementación de la metodología.

Así que la prueba piloto tiene como objetivo en última instancia de hacer una simulación que nos

permita medir la efectividad de la metodología desarrollada, donde se pueda evidenciar que al

implementar una metodología de gerencia de proyectos un área de proyectos sin ninguna directriz

estipulada puede mejor sus resultados a corto, mediano y largo plazo.

Por tanto, en el siguiente informe se mostrará la información general de la prueba piloto, los

resultados y las conclusiones con sus respectivas recomendaciones.

METODOLOGÍA

La metodología implementada en esta prueba fue una simulación de un proyecto a pequeña escala,

ya que no fue posible debido a la pandemia hacer una prueba real, de igual manera no se hacía

conveniente debido a que ninguna compañía opera al total de su capacidad como si estuviéramos

en condiciones normales. En los siguientes numerales se dará a conocer la mayor cantidad de

detalles de la prueba piloto y así conoceremos la metodología.

Información general de la prueba piloto

Como se mencionó anteriormente se desarrolló un proyecto de pequeña escala, el cual consistía en

la instalación de un sistema de intrusión para una tienda D1 en Bogotá, este proyecto contempla

una serie de equipos y además servicio de posventa y mantenimiento. La información general se

muestra en tabla 1.

Tabla 1. Información de proyecto prueba piloto Empresa / Organización KOBA Group Colombia - Tienda San Blas

Proyecto Intrusión tienda San Blas

Ciudad Bogotá

Fecha de inicio 20/05/2020

Fecha fin 3/06/2020

Cliente Adalberto Contreras


134

Gerente de proyecto Manuel Rodriguez

Valor aprobado $5.488.433

Personas involucradas en la prueba piloto

Para el desarrollo de este proyecto se involucraron a la mayoría de los cargos del área haciendo al

menos una tarea pequeña. A continuación, mostramos las personas con su respectiva labor.

Ing. Proyectos – Propuesta comercial, planificación y seguimiento al proyecto.

Dibujante – Realización de planos

Coordinador de monitoreo – Gerencia del proyecto y preparación compras

Gerente SES – Aprobación y verificación

Interventor Monitoreo - Interventoría

Jefe de mantenimiento – Recibir proyecto para servicio posventa

2 técnicos - Instalación

Almacenista – Recibo y preparación de equipos

Asistente SES – Compras, facturación y archivo.

Área de compras – Procesar facturas y pagos.

Proveedores de materiales y equipo – Suministro de varios

Duración de la prueba piloto y análisis de tiempo

Como podemos observar el proyecto tuvo una duración de 11 días hábiles, en anteriores proyectos

de acuerdo con la información solicitada se tiene un tiempo estimado en este tipo de proyectos de

13 días hábiles, lo que quiere decir que vemos una optimización de tiempos en 2 días hábiles que

es un tiempo muy buen en relación con tratarse de un proyecto de corto tiempo.

Herramientas implementadas en la prueba piloto

Las herramientas implementadas para el desarrollo del proyecto fueron las siguientes:

Formatos del área SES

Project

Estructura organizacional

Manuales de funciones

Mapas de procesos

Software de gestión

Impresora

Equipos de cómputo.


135

Evidencias de la prueba piloto

En la carpeta compartida en el link

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1Q1ucihIGcRkuZfJzL7PMlF6mFSwO1_NI se

encuentran todos los archivos que dan evidencia de la realización de la prueba piloto como se

muestra en la figura 1. Allí encontramos todos los formatos que se realizaron a lo largo del desarrollo

del proyecto.

Figura 1. Evidencia de la prueba piloto

RESULTADOS

Resultados de tiempo

El resultado de la mejora en el tiempo en el proyecto se debe a la implementación de la metodología

sin lugar a duda, ya que con el desarrollo de los manuales las personas pueden tener claro su rol en

la empresa al igual que su posición con la elaboración de la estructura organizacional que permite

conocer la posición en el área.

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1Q1ucihIGcRkuZfJzL7PMlF6mFSwO1_NI


136

Por otra parte, al realizar la socialización de los mapas de procesos junto con todos los formatos se

puede observar que son claros los procesos para el personal y que con el diligenciamiento de los

formatos podemos tener mejor información del proyecto y de las cosas que se han hecho y de las

que están por hacer, evitando así reproceso y agilizando de esta manera la ejecución del proyecto,

lo cual se ve reflejado en la prueba piloto.

Resultados costos

En cuanto a los resultados de costo a saber que la optimización de tiempo también tendremos

optimización de tiempo que también a su vez puede ser utilizado en otro proyecto y de esta manera

permite que se mejore tiempo en otros proyectos obteniendo el mismo resultado en costos.

Resultado alcance

Al tener implementado la serie de formatos con toda la formalización del proyecto el cliente y el

área tuvieron claro el alcance del proyecto, lo cual permite evitar inconvenientes en cuanto al

alcance y agregar valor que no se tiene dentro del proyecto por falta de formalización.

CONCLUSIONES

Para cerrar el informe y recomendaciones finales, podemos dar a conocer que desde el estudio

hecho en la implementación se notaron varias falencias en la formalización de procesos, falta de

formatos y conocimientos generales del área. En términos generales faltaba una organización en el

área y al tratarse de un lugar donde solo se desarrollan proyectos lo ideal era tener una metodología

que permita dar un correcto gerenciamiento de proyectos y el resultado de la prueba piloto es solo

el comienzo de los grandes beneficios que se pueden obtener con un buen gerenciamiento del área

de tecnología.

Pudimos observar que con tan solo la implementación de un formato inicial se pueden evitar

muchos reprocesos, como en cada uno de los formatos de fácil diligenciamiento se puede obtener

el mismo resultado, además de poder tener la información en cualquier momento cuando se

requiera sin importar que no esté la persona a cargo y que se quede en standby el proyecto.

Por otro lado es importante conocer la estructura del área a cada una de las personas que la

conforman y tener un panorama general que permita saber dónde se está y que se debe apoyar, he

ahí la importancia de la actualización de la estructura organizacional y los manuales de funciones y

que decir de los mapas de procesos de una manera gráfica para que se pueda entender que se hace

en cada una de las subáreas; llevándonos así una idea clara de lo que hace el área y dar a conocer a

la compañía en general esta información para que se entienda cómo funciona el área en general.

Queda por ver los resultados a mediano y largo plazo, los cuales si se sigue la implementación

pueden ser muy prometedores y lograr cumplir los objetivos del negocio, además de mejorar en


137

cada aspecto del área. Por otro lado, la simulación puede dar mejor resultado sino estuviéramos en

la situación que se atraviesa este año.

Esperamos de ante mano que se vean los beneficios de la implementación de una metodología de

gerencia de proyectos y sobre todo que permita ver la importancia de tener un buen

gerenciamiento y manejo de cada uno de los procesos en el área. Po último sería muy bueno que al

funcionar esta metodología se puede implementar en todas las áreas de la empresa y tener la

empresa en un mejor lugar, con mayores ingresos y una imagen memorable.

Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto Sponsor




138

Anexos

Acatas de reuniones con el Sponsor

REUNIÓN No. 1 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR

FECHA: 05/09/19

HORA DE INICIO: 09:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA

SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X





TEMAS A TRATAR:


1 Exponer al sponsor el objetivo de la metodologia

Definir lo roles y responsabilidades de los

interesados

Comienzo de acta de constitución del proyecto

Equipo de trabajo

2H


139

COMPROMISOS

COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO

Terminar el acta de constitución

para la aprobación del proyecto Equipo de trabajo 07/10/19

FIRMA: --------------------------------------- Edgar Guerrero Gerente Área SES.

DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas donde le prestamos nuestro proyecto: metodología de gerencia de proyecto para el área SES de Securitas. Este proyecto buscas un mejor desarrollo de proyectos de seguridad electrónica que se ejecutan en esta área. i implementado esta metodología buscamos mejores resultados de tiempo, costo y alcancé. Evaluamos los interesados del proyecto y se inició el acta de constitución para este proyecto.

.


140


FECHA: 07/10/19







TEMAS A TRATAR:


1 Revisión de acta de constitución

Aprobación de acta de constitución

Definición de interesados

Equipo de trabajo

2H

COMPROMISOS


Presentar avances de obra en la

próxima reunión Equipo de trabajo 06/02/20


141

FIRMA: --------------------------------------

Edgar Guerrero Gerente Área SES.

DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área Ses de Securitas donde se evaluó el acta de constitución los interesados del proyecto y se procedió a la autorización del mismo.


142


FECHA: 06/02/20







TEMAS A TRATAR:


1 Presentación de los distintos planes de gestión

del proyecto

Evaluación de cronograma

Evaluación del listado de cargos, funciones

Presentación de bocetos de formatos.

Equipo de trabajo

2H


143

DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área Ses de Securitas se evaluaron los distintos planes de gestión, (costos, riesgos, cronograma, comunicaciones) entre otros, se indicó los avances tomados del cronograma, se pedio al Sponsor los el listado cargos como documentos de funciones por cada cargo para su revisión y modificaciones, se procedió a mostrar los primeros bocetos de formatos a implementar en el proyecto.

COMPROMISOS






144


FECHA: 05/03/20







TEMAS A TRATAR:


1 Presentar avances de proyecto sobre formatos

realizados.

Equipo de trabajo

2H

DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas se presentaron los avances de proyecto sobre la ejecución del proyecto, se diseñó el nuevo organigrama, se manifiesta preocupación sobre el tema de coronavirus ya que pude afectar el proyecto.


145

COMPROMISOS






146

DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas se presentaron los avances de proyecto sobre la ejecución del proyecto, se diseñó el nuevo organigrama, se manifiesta preocupación sobre el tema de coronavirus ya que pude afectar el proyecto.


FECHA: 20/03/20







TEMAS A TRATAR:


1 Presentar avances de proyecto sobre formatos

realizados.

Equipo de trabajo

2H


147


COMPROMISOS





148


FECHA: 20/04/20

HORA DE INICIO: 16:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA






TEMAS A TRATAR:


1 Posible problema para realizar prueba piloto por

pandemia del covid 19.

Revisión de los entregables del proyecto y

estado del mismo.

Equipo de trabajo

1H


149



FECHA: 15/05/20

HORA DE INICIO: 16:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual

PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA






TEMAS A TRATAR:


1

Muestra de avances de proyecto: muestra de manual de

funciones como de formatos de ejecución de proyecto

Novedades pandemia covid19 con el alcance del

proyecto con respecto a la ejecución de la prueba piloto

Definición de prueba piloto en la tienda que se

implementara.

Equipo de trabajo

1H


150


DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas para socializarle los posibles problemas y alternativas para el desarrollo de la prueba piloto del proyecto por la pandemia del covid 19. Se indicó las fechas de realización de la prueba piloto que corresponde al día 21 de mayo al 03 de junio el presente año como se le comento en la reunión pasada se realizara la prueba piloto simulada implementando la metodología paso a paso. Se definió que se implementaría esta prueba en D1 San Blas Bogotá se realizará el respectivo informe de esta prueba adicional .se realizó ajustes en algunos formatos para dar el visto bueno para el cierre del proyecto.se valido que el cambio solicitado sobre el cambio de un nuevo procedimiento de le informa no es viable ya que cambio el alcance inicial del proyecto.

COMPROMISOS


Presentar ejecución de prueba

piloto con su respectivo informe Equipo de trabajo 08/06/2020

Coordinar cierre del proyecto Equipo de trabajo 08/06/2020


151


FECHA: 08/06/20








TEMAS A TRATAR:


1

Entrega de resultado de prueba piloto

Entrega formal de actas y formatos de proyecto.

Equipo de trabajo

1H


152


DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas se realizó socialización de la prueba piloto sus distintas fases de desarrollo informando la ejecución sin novedad se compartirá el informe revisando las métricas de calidad y tiempos de ejecución. Se validaron los formatos diseñados del proyecto como los manuales de funciones los cuales se encuentras dentro de las métricas de calidad propuestas por la compañía.

COMPROMISOS


Presentar toda la documentación

para la firma del cierre del

proyecto

Equipo de trabajo 11/06/2020


153

Actas de reuniones del equipo de trabajo

REUNIÓN No. 1 OBJETO: ACTAS DE REUNION

FECHA: 14/08/2019


SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X




TEMAS A TRATAR:


1 Definir el alcance del proyecto

Identificar interesados del proyecto

Revisar, aprobar y firmar Project chárter

Equipo de trabajo

1H


154

DESARRROLLO: se procedió identificar los interesados del proyecto los cuales estarán en todo el desarrollo del Proyecto, y

analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia

.

Se procedió a la revisión ajuste finales del acta de constitución para su posterior su posterior firma al momento en que se aprueba el acta se da el visto bueno para el inicio del proyecto.

COMPROMISOS


Gestionar la firma del acta de

constitución Luis Ramírez 14/08/2019

Crear la matriz de interesados Director – todo el equipo

de trabajo. 16/08/2019


155


FECHA: 26/08/2019






TEMAS A TRATAR:


1 Seguimientos de compromiso

Gestionar la firma del acta de constitución

Crear la matriz de interesados

Crear y aprobar la EDT-WBS.

Elaborar diccionarios EDT-WBS

Equipo de trabajo

2H


156

DESARRROLLO:

Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.

Se realizó reunión en Securitas se definió las distintas fases del proyecto para la elaboración de EDT- WBS.

Se dividen tareas para la elaboración del diccionario EDT-WBS

.

COMPROMISOS


Terminar la EDT-WBS Equipo de Trabajo. 28/08/2019

Elaborar diccionarios EDT-WBS

Efrén Ramírez

Fabián pendamos

Cristian Camargo

04/09/2019


157


FECHA: 7/09/2019






TEMAS A TRATAR:



Elaborar diccionarios EDT-WBS.

Creación documento Plan de gestión del alcance

Equipo de trabajo

2H


158

COMPROMISOS


Realizar plan de gestión del alcance Luis Ramírez

Cristina Camargo 09/09/2019

DESARRROLLO:


Se realizó reunión para definir el plan de dirección del alcance. Dentro de esta reunión se definieron los distintos roles y responsabilidades del alcance del proyecto

.


159


FECHA: 17/09/2019






TEMAS A TRATAR:



Realizar plan de gestión del alcance

Se realizó reunión se socializo avances de proyecto a la fecha, se validaron la realización de los compromisos adquiridos

Equipo de trabajo

2H


160

DESARRROLLO:

Se realizó reunión se socializo avances de proyecto a la fecha, se validaron la realización de los compromisos adquiridos

COMPROMISOS


Realizar plan de gestión de costos Equipo de trabajo 17/09/2019


161


FECHA: 27/09/2019






TEMAS A TRATAR:



Realizar plan de gestión de costos

Creación documento Plan de Costos.

Equipo de trabajo

2H


162

DESARRROLLO:

Se idéntico el costo total de proyecto

COMPROMISOS


Realizar plan de gestión de costos Fabián Penagos

Cristian Camargo 03/10/2019


163


FECHA: 09/10/2019






TEMAS A TRATAR:



Realizar plan de gestión de costos

Se realizó ajuste final de presupuesto del proyecto.

Equipo de trabajo

3H


164

DESARRROLLO:


Se realizó ajuste final de presupuesto del proyecto.

COMPROMISOS


Con estos datos terminar el plan de

gestión de costo.

Fabián Penagos

Cristian Camargo 11/10/2019


165


FECHA: 21/09/2019






TEMAS A TRATAR:



terminar el plan de gestión de costo.

Identificar requisitos de calidad de los entregables

Equipo de trabajo

3H


166

DESARRROLLO:


Se realizó reunión para concretar el plan de gestión de la calidad con ello definir los procedimientos, de calidad de nuestros entregable que cumplan con el alcance propuesto en el proyecto y de nuestro cliente.

COMPROMISOS


Realizar plan de gestión de la calidad. Fabián Penagos

Efrén Ramírez 31/10/2019


167


FECHA: 4/11/2019






TEMAS A TRATAR:



Realizar plan de gestión de la calidad.

Estimar recursos de las actividades

Equipo de trabajo

3H


168

DESARRROLLO:


se realizó reunión donde se definieron los recursos del proyecto: recursos físicos, recurso humano, y recurso financiero para le ejecución del proyecto.

COMPROMISOS


Creación documento Plan de

gestión de recursos Efrén Ramírez 08/11/2019


169


FECHA: 12/11/2019






TEMAS A TRATAR:



Creación documento Plan de gestión de

recursos.

Identificar los riesgos individuales y sus causas

Equipo de trabajo

3H


170

DESARRROLLO:


se realizó reunión donde se evaluó los riesgos con base a los criterios más importantes del proyecto: al alcance, tiempo, costo, calidad y personas del proyecto.

COMPROMISOS


Realizar plan de riesgos Cristina Camargo 28/11/2019


171


FECHA: 25/11/2019






TEMAS A TRATAR:



Realizar plan de riesgos

Creación documento Plan de gestión de comunicaciones

Equipo de trabajo

3H


172

DESARRROLLO:


Se realizó reunión donde se defino los distintos medios de comunicación con los interesados dentro del proyecto. Permitiendo conocer los puntos de vista de los interesados del proyecto generando la respectiva retroalimentación.

COMPROMISOS


Realizar plan de gestión de las

comunicaciones Efrén Ramírez 03/12/2019


173


FECHA: 04/12/2019






TEMAS A TRATAR:



Realizar plan de gestión de las comunicaciones

Equipo de trabajo

3H


174

DESARRROLLO:


COMPROMISOS


Seguimiento al cronograma Fabián Penagos 04/02/2020


175


FECHA: 24/01/2020






TEMAS A TRATAR:


1 No se realizó reunión

Equipo de trabajo

3H


176

DESARRROLLO:

Se realizó reunión donde se concretó el listado de cargos del área SES de Securitas.

COMPROMISOS


Terminar listado de cargos Equipo de trabajo 03/03/2020


177


FECHA: 17/02/2020






TEMAS A TRATAR:



Terminar listado de personal

Informe de actividades de cada área

Equipo de trabajo

3H


178


FECHA: 27/02/2020






TEMAS A TRATAR:

Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION 1

Listado de cargos

Equipo de trabajo 3H

DESARRROLLO: Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al

proyecto.

Validación de la información recolectada realizar retroalimentación con el grupo de trabajo para realizar correspondientes si se requieren.


179

COMPROMISOS


Realizar corrección de informes si

se requieren de listado de

personal

Equipo de trabajo 27/02/2019


180


FECHA: 27/02/2019






TEMAS A TRATAR:



Terminar listado de cargos.

Listado de personal.

Equipo de trabajo

3H


181


proyecto.

Se realizó reunión se analizaron los datos recolectado de las distintas entrevistas

COMPROMISOS


Realizar informe de entrevistas. Efrén Ramírez 03/04/2020


182


FECHA: 10/03/2020

HORA DE INICIO: 18:00 HORA DE TERMINACIÓN: 20:00 LUGAR: conferencia Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA





TEMAS A TRATAR:



Realizar corrección de informes si se requieren

de listado de personal

Reporte de entrevistas

Informe final

Equipo de trabajo

3H


183


FECHA: 23/03/2020






TEMAS A TRATAR:



Realizar informe de entrevistas.

Avances ejecución de proyecto

Equipo de trabajo

3H


184

COMPROMISOS


Ajustar informes dentro de la

ejecución del proyecto. Equipo de trabajo 01/04/2020


proyecto.

Se realizó reunión donde se defino se evalúo los avances de proyecto ejecutado a la fecha


185


FECHA: 13/04/2020


SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyecto X




TEMAS A TRATAR:



Ajustar informes dentro de la ejecución del

proyecto.

Equipo de trabajo

3H


186


proyecto.

Se realizó reunión donde se defino se evalúo los avances de proyecto ejecutado a la fecha.

COMPROMISOS


Ajustar informes dentro de la

ejecución del proyecto. Equipo de trabajo 01/04/2020


187


FECHA: 13/04/2020






TEMAS A TRATAR:



Ajustar informes dentro de la ejecución del

proyecto.

Informe de características técnicas del nuevo organigrama

Equipo de trabajo

3H


188

COMPROMISOS


Validar información y concretar las

características técnicas. Equipo de trabajo 15/04/2019


proyecto.

Se realizó reunión donde se concretaron las características técnicas del nuevo organigrama del SES.


189


FECHA: 15/05/2020



Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X


Efrén Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X

TEMAS A TRATAR:


1

Validación de compromisos pendientes

Validación de actas y formatos diseñados.

Ejecución de prueba piloto quien, cuando

formatos a implementar

Desarrollo de informe de prueba piloto

Equipo de trabajo

1H


190

COMPROMISOS


Ejecución de prueba piloto Equipo de trabajo 05/06/2020

Elaboración de informe Equipo de trabajo 05/06/2020


191


FECHA: 05/05/2020






TEMAS A TRATAR:


1 Realizar seguimiento a los compromisos

adquiridos.

Definir la prueba pilo en simulación.

realización de formatos de actas de entrega y los

diferentes formatos que se propusieron en el

proyecto,

Seguimiento del proyecto, indicadores, subir

informes de a trello y drive.

Equipo de trabajo

1H


192

DESARRROLLO: Ajuste técnicas del nuevo organigrama del SES.

COMPROMISOS


Terminar formatos y actas

propuesta en el proyecto Efrén Ramírez 15/05/2019

Terminar pendientes generales de

proyecto Equipo de trabajo 15/05/2019


193

Actas de aceptación de productos

OBJETO: Entrega producto

FECHA: 03/04/20







Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X

TEMAS A TRATAR:


1 Revisión final y entrega del organigrama del

SES de securitas

Equipo de trabajo

2H

Observaciones: se realiza la socialización del nuevo diagrama organizacional del SES de la empresa Securitas Colombia, el cual se revisa con el sponsor del proyecto el cual le da visto bueno y recibe con satisfacción y él se encargara de socializarlo con las directivas para su aprobación interna y definir cuándo lo socializaran con las áreas involucradas, también el sr Edgar Guerrero queda conforme con la calidad del entregable en cual cumple con lo planificado desde el inicio del proyecto


194

Aprobación

Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez

Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto


195


FECHA: 17/04/20







Efren Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X

TEMAS A TRATAR:


1 Revisión final y entrega de los manuales de

funciones de cada cargo

Equipo de trabajo

2H

Observaciones: se realiza la socialización de los manuales de funciones de los cargos solicitados en la planeación del proyecto que son los siguientes

Manual de funciones del auxiliar administrativo Manual de funciones del auxiliar técnico Manual de funciones del dibujante Manual de funciones del ejecutivo comercial Manual de funciones del gerente del SES Manual de funciones del ingeniero de proyectos Manual de funciones del ingeniero de soporte Manual de funciones del ingeniero interventor


196

Manual de funciones del jefe de instalaciones Manual de funciones del jefe de mantenimiento Manual de funciones del técnico profesional

Los cuales fueron revisados por el sponsor pero solo en detalle de que estuvieran completos la totalidad de los cargos con los que se había dejado el alcance del proyecto pero o a fondo cada uno por eso este entregable se deja pendiente por aprobación ya que él debe escalar esto con las directivas administrativas y a recursos humanos para su aprobación final. ESTE ENTREGABLE ESTA PENDIENTE POR EL CLIENTE Observación: se deja la claridad que se cumplió con el entregable en los tiempos estipulados y la firma de esta acta solo constata eso pero no la aceptación del entregable

Aprobación

Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto Sponsor


197


FECHA: 14/04/20








TEMAS A TRATAR:


1 Revisión final y entrega del mapa de

procesos general

Equipo de trabajo

1H

Observaciones: Se realiza la socialización del mapa de procesos general al sponsor del proyecto para su revisión y aceptación del entregable el cual recibe sin novedad pero nos informa que puede haber un requerimiento nuevo para este entregable y que se hablara en la próxima reunión


198

Aprobación




199


FECHA: 20/04/20








TEMAS A TRATAR:


1 Revisión final y entrega del mapa de

procesos del departamento de instalaciones

Equipo de trabajo

1H

Observaciones: Se realiza la socialización del mapa de procesos del departamento de instalaciones al sponsor del proyecto para su revisión y aceptación del entregable el cual recibe sin novedad y agradece el cumplimiento con estos entregables y ve el esfuerzo que se le ha puesto a las actividades del proyecto.


200

Aprobación




201


FECHA: 25/05/20








TEMAS A TRATAR:


1 Revisión final y entrega de los formatos e

trabajo para el área SES de securitas

Equipo de trabajo

2H

Observaciones: Se realiza la revisión a cada uno de los formatos 13 formatos que se habían planeado entregar para el trabajo habitual del área SES de securitas y adicional el sponsor solicita una socialización para el personal del SES y así medir unos de los requerimientos del producto el cual es que estos formatos de diligenciaran fácilmente, esta socialización se programa para el día 28 de mayo del 2020 a las 4:00 de la tarde de forma virtual por la plataforma MEET de Google


202

Los formatos entregados son los siguientes:

Acta de constitución del proyecto Acta de entrega (Producto o de proyecto) Acta de Reunión Acta de monitoreo y control Formato de control de obra Formato de protocolo de pruebas Formato de garantía de proyectos Formato de control de cambios Cronograma Acta de entrega a mantenimiento Hoja de vida de equipos Inventario de equipos Informe general

Aprobación




203

OBJETO: Entrega producto y cierre del producto del proyecto

FECHA: 08/06/20








TEMAS A TRATAR:


1 Entrega de los resultados de la prueba

piloto con la tienda del cliente coba

Colombia en una tienda de su franquicia D1

en el barrio San Blas en la ciudad de Bogotá

Equipo de trabajo

1H

Observaciones 1: Se realiza entrega de los resultados de la prueba piloto que se realizó de forma virtual ya que por la pandemia no podíamos asistir a sitio para realizar mediciones más reales y apoyar más a las personas que ejecutan las actividades donde el cliente. Estos resultados se le entregan al cliente con los formatos necesarios para la ejecución de este proyecto y un informe final con lo que fue posible medir y las cosas que mejoraron de los proyectos pasados. Esta acta también tiene el fin de generar el cierre del producto del proyecto a la fecha cumpliendo con todos los entregables del proyecto de forma cumplida y con las expectativas esperadas Observaciones 2: La firma del acta de cierre del proyecto está planeada para el día 11 de junio lo cual no


204

Aprobación



Sponsor

se podrá realizar por falta de tiempo del Sr Edgar Guerrero lo cual se realizara el día 16 de junio para revisión final del proyecto y generar el cierre del mismo


205

Actas de reunión con el director del proyecto

REUNIÓN No. 1 OBJETO: ACTAS DE REAUNION DIRECTOR

FECHA: 04/09/2019 HORA DE INICIO: 10:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:30 LUGAR: Reuniones Virtuales


SI NO Wilbert Nivia Tutor de grado. X





TEMAS A TRATAR:


1

Revisión de correcciones y comentarios del director de proyectos del formato de propuesta de proyecto de grado.

Título de Trabajo de Grado

Caracterización

Clico de trabajo de vida

Cuantificar

Incrementos

Optimización del recurso

Presupuesto del proyecto

Equipo de trabajo

1-1/2


206

DESARRROLLO:

Definir título sin que súper las 12 palabras,

Crear los procesos – flujos de trabaos – tiempos – formatos – definir si va a hacer en formato de ofimática u otra herramienta

única fase que se ejecutaría entre enero y junio de 2020 es la de Construcción y por esta razón el alcance y el título de TDG debería iniciar con Fase de Construcción de una PMO

Cifras – datos – identificar si los objetivos tienen un impacto dados en porcentajes

Crecimiento del área – mejorar ventas – eficiencias en tiempos Gestión de proyecto – distribución del como lo voy a medir Identificar el costo de este proyecto y saber si se va a recibir un patrocinio de la empresa para temas de

licenciamientos de software de gestión de proyectos. Para la implementación del demo – si no se cuenta con este patrocinio no sería bueno comprometernos con ningún tipo de demo y se deja como exclusión

COMPROMISOS


Crear usuarios de plataforma

Trello

Director – todo el equipo


Realizar correcciones y

modificación según

observaciones del director del

proyecto.

Equipo de Trabajo 09/09/2019


207









TEMAS A TRATAR:


1

Crear usuarios de plataforma Trello

Realizar correcciones y modificación según observaciones del director del proyecto.

Se realizan los planes de gestión se envían para su posterior revisión.

Equipo de trabajo

1-1/2


208

COMPROMISOS


Realizar todos los planes de

gestión pendientes.

Director – todo el equipo


DESARRROLLO:

Se informó al director de proyecto la creación del grupo en trello, donde se están subiendo los planes de gestión. Para su respectiva revisión y corrección si se requiere.


209









TEMAS A TRATAR:


1

Revisión y aprobación de planes de gestión.

Equipo de trabajo

1-1/2

DESARRROLLO:

Se informó al director de proyecto que todos los planes de gestión están realizados para su posterior retroalimentación.


210

COMPROMISOS


Evidenciar avances del proyecto. Director – todo el equipo



211









TEMAS A TRATAR:


1

Evidenciar avances del proyecto..

Equipo de trabajo

1-1/2

DESARRROLLO:

Se informó al director de proyecto que todos los avances del proyecto que se tienen desarrollados hasta la fecha.


212

COMPROMISOS





213




SI NO Wilbert Nivia Director de grado. X





TEMAS A TRATAR:


1

Evidenciar avances del proyecto.

Informar de la novedad del covid 19 con referencia a la ejecución del proyecto. Si es necesario generar un control de cambios.

Equipo de trabajo

1


214

COMPROMISOS




Reunión con el Sponsor para

retroalimentación sobre el

posible problema de la prueba

piloto.

todo el equipo de trabajo 20/04/20

DESARRROLLO:

Se informó al director de proyecto de todos los avances del proyecto que se tienen desarrollados hasta la fecha.

Se concretó con el director de proyecto lo siguiente con referencia al control de cambios con respecto al covid 19: Se debe incluir el riesgo desde el día de hoy en la matriz, informar lo más pronto posible al Sponsor la novedad que se podrá presentar y proponer las siguientes alternativas: 1) realizar una prueba virtual con la metodología planteada con la implementación de los documentos

diseñados

2) Mover la activa para una fecha donde se pueda ejecutar la prueba piloto sin ningún tipo de restricciones y así tener un resultado concreto sobre esta implementación.

3) Realizar un control de cambios para modificar el alcance inicial dejando de realizar la respectiva prueba

piloto por temas de covid 19.

En caso de ser aprobado cualquiera de las dos primeras alternativas no será necesario realizar un control

de cambios, si la respuesta del sponsor es la alternativa tres si se requerirá el respectivo control de

cambios sobre este entregable.

Se evidencia que se ha recuperado tiempos en la ejecución del proyecto en sus fases de identificación y planeación esto por el tiempo generado por la cuarentena planteado por el gobierno nacional para prevenir el covid 19.


215

Matriz de trazabilidad de requisitos

Cronograma del proyecto MS Project


216

Tabla de indicadores

Curva “S”

$ 0

$ 5.000.000

$ 10.000.000

$ 15.000.000

$ 20.000.000

$ 25.000.000

08

/08

/20

19

22

/08

/20

19

05

/09

/20

19

19

/09

/20

19

03

/10

/20

19

17

/10

/20

19

31

/10

/20

19

14

/11

/20

19

28

/11

/20

19

12

/12

/20

19

26

/12

/20

19

09

/01

/20

20

23

/01

/20

20

06

/02

/20

20

20

/02

/20

20

05

/03

/20

20

19

/03

/20

20

02

/04

/20

20

16

/04

/20

20

30

/04

/20

20

14

/05

/20

20

28

/05

/20

20

11

/06

/20

20

Curva S

PV

EV

AC

PV $ 20.547.638,97EV $ 20.547.638,97AC $20.356.271,64


217

Matriz de indicadores de calidad


218


219

Matriz de responsabilidades


220


221

Matriz de riesgos


222

Matriz de interesados

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