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GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS,
EVENTOS FERIALES Y EXPOSICIONES
ColeCCión:CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Serie:Guías profesionales
Coordinadora:Dolores del Mar Sánchez González
GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS,
EVENTOS FERIALES Y EXPOSICIONES
María de la Serna Ramos Marta Escudero López-Cepero
© María de la Serna RamosMarta Escudero López-Cepero
© EDITORIAL SÍNTESIS, S. A.Vallehermoso, 34. 28015 Madrid
Teléfono: 91 593 20 98www.sintesis.com
ISBN: 978-84-9171-068-4Depósito Legal: M-23.799-2017
Impreso en España. Printed in Spain
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de Editorial Síntesis, S. A.
Consulte nuestra página web: www.sintesis.comEn ella encontrará el catálogo completo y comentado
Índice
parte iConceptos fundamentales
en la organización de eventos y reuniones
1. Introducción al mercado de reuniones ................ 131.1. Clasificacióndelosprincipaleseventos
del mercado de reuniones .................................................... 141.2. Definiciónyobjetivodelosdistintoseventos
segúnsutipología ...................................................................... 151.2.1. Congresos ...................................................................... 161.2.2. Ferias ................................................................................. 171.2.3. Jornadasyseminarios.Seminariosweb 181.2.4. Exposiciones ................................................................ 19
2. Principales actores implicados en la organización de congresos, ferias, jornadas y seminarios ............................................ 212.1. Elcomitéorganizador ............................................................ 212.2. Elcomitécientífico ................................................................... 232.3. Elcomitédehonor .................................................................... 242.4. Lassecretarías .............................................................................. 25
2.4.1. Lasecretaríacientífica ......................................... 26
6 Guía de organización de congresos, eventos feriales y exposiciones
2.4.2. Lasecretaríatécnica .............................................. 27 2.5.Losponentes .................................................................................. 28 2.6.Loscongresistas .......................................................................... 29 2.7.Lospatrocinadoresyloscolaboradores .................... 30 2.8. Losorganizadoresprofesionalesdecongresos ......... 30 2.9.Lasasociacionesyorganizacionesnacionales .... 312.10.Lasasociacionesyorganizacionesinternacionales 32
3. Selección del espacio y fecha de celebración 33 3.1.Seleccióndelaciudad ............................................................ 33
3.1.1. Disponibilidaddeunrecintoadecuado .. 343.1.2. Capacidadhotelera ................................................. 343.1.3. Mediosdetransporte ............................................. 343.1.4. Tecnologíaycomunicaciones ........................ 353.1.5. Otrascaracterísticas ............................................... 353.1.6. Ofertadeservicios .................................................. 37
3.2.Seleccióndelrecinto ............................................................... 373.2.1. Segúnladimensiónotamañodelevento 383.2.2. Segúnlascondicionesgeneralesdelrecinto 393.2.3. Segúnlascondicionesadministrativas .... 41
3.3.Tiposderecinto ........................................................................... 433.3.1. Palacios de congresos
ocentrosdeconvenciones ................................ 433.3.2. Recintosferiales ....................................................... 443.3.3. Hoteles ............................................................................. 443.3.4. Otros .................................................................................. 45
3.4.Fechadecelebración ............................................................... 46
4. Medios de financiación ............................................................ 47 4.1.Patrocinioycolaboración .................................................... 48
4.1.1. Patrocinio ....................................................................... 484.1.2. Colaboración ............................................................... 48
4.2.Exposicióncomercial ............................................................. 494.2.1. Reuniónconlascasascomerciales ............. 49
7Índice
4.3. Ventadeserviciosyproductos ........................................ 514.4. Cuotasdeinscripcióndeloscongresistas ............... 524.5. Elaboracióndelpresupuesto .............................................. 534.6. Presupuestotentativo .............................................................. 56
5. La candidatura y su promoción .................................... 595.1. Tiposdecandidaturas ............................................................. 595.2. Lacandidatura .............................................................................. 60
5.2.1.Definiciónyobjetivosdelcongreso .......... 60 5.2.2.Ciudadyrecintodelasede .............................. 61 5.2.3.Comités............................................................................ 62 5.2.4.Participantes ................................................................. 63 5.2.5.Secretaríatécnica ..................................................... 63 5.2.6.Propuestadecomitédehonor
ynombramientodesupresidente ................ 64 5.2.7.Propuestademiembros
delcomitécientífico ............................................... 64 5.2.8. Imagen .............................................................................. 65 5.2.9.Presupuesto ................................................................... 655.2.10.Propuestadeprogramasocial ......................... 65
5.3. Currículodelorganizador .................................................... 675.4. Promocióndelacandidatura ............................................. 67
parte iiGestión integral de un congreso
6. Organización previa al congreso ................................. 716.1. Calendario o timing .................................................................. 716.2. Programa .......................................................................................... 72
6.2.1.Programapreliminar .............................................. 726.3. Lugardecelebración ............................................................... 75
6.3.1. Ciudad .............................................................................. 75 6.3.2.Recinto ............................................................................. 76
8 Guía de organización de congresos, eventos feriales y exposiciones
6.4.Transporteyalojamiento ..................................................... 76 6.4.1.Transporte ...................................................................... 78 6.4.2.Alojamiento .................................................................. 78
6.5.Contratacióndeservicios ..................................................... 79 6.5.1.Azafatas ........................................................................... 79 6.5.2.Restauración ................................................................ 80
6.6.Identidadcorporativa .............................................................. 81 6.6.1.Logotipoyeslogan ................................................. 81 6.6.2.Papeleríadigitaleimprenta ............................. 82
6.7.Publicidadypromoción ........................................................ 83 6.7.1.Convocatoria ............................................................... 83 6.7.2.Basesdedatos ............................................................ 83 6.7.3.Informaciónquedebecontener
laconvocatoria ........................................................... 84 6.8.Inscripciones .................................................................................. 85
6.8.1.Preinscripción ............................................................. 85 6.8.2. Plazos ................................................................................ 86 6.8.3. Medios .............................................................................. 86 6.8.4.Confirmaciónyseguimiento ........................... 86 6.8.5.Contenidoquesecobra
porlainscripción ...................................................... 87 6.8.6.Abonoypagodelacuotadeinscripción 88
6.9.Documentaciónyobsequio ................................................ 88 6.9.1.Documentación .......................................................... 89 6.9.2.Obsequio ......................................................................... 90
6.10.Páginawebyredessociales ............................................... 906.10.1.Páginaweb .................................................................... 906.10.2. Redes sociales ............................................................ 926.10.3.Aplicaciones ................................................................ 93
6.11.Gestióndereconocimientosoficiales ......................... 936.12.Gestiónytrámites ...................................................................... 94
6.12.1. Licencias ......................................................................... 956.12.2.LeyOrgánica15/1999,
de13dediciembre,deProtección deDatosdeCarácterPersonal ....................... 95
6.12.3. Seguros ............................................................................ 96
9Índice
7. Organización del congreso ................................................. 997.1. Secretaríatécnicaenlasede .............................................. 997.2. Acreditación,registro
yentregadedocumentación .............................................. 1007.2.1. Informaciónquedebeincluir
laacreditación ............................................................ 1017.2.2. Momentodelaacreditación ............................ 1027.2.3. Algunas recomendaciones ................................ 102
7.3. Saladeponentes ......................................................................... 1047.4. Inauguración .................................................................................. 105
7.4.1. Recibimiento ............................................................... 1057.4.2. Presidencia de la ceremonia ............................ 106
7.5. Sesiones ............................................................................................. 1077.6. Exposicióncomercial ............................................................. 1097.7. Coffee breaks yalmuerzosdetrabajo ......................... 1107.8. Cena de clausura ......................................................................... 1117.9. Programa social ........................................................................... 112
8. Poscongreso .......................................................................................... 1158.1. Desmontaje ..................................................................................... 1158.2. Informederesultados ............................................................. 1168.3. Ponencias ......................................................................................... 1178.4. Notasdeagradecimiento ...................................................... 1188.5. Liquidacióndelpresupuesto .............................................. 119
9. Comunicación y prensa .......................................................... 1219.1. Lasherramientasdelacomunicación ........................ 122
9.1.1. Convocatoriadeprensa ....................................... 1229.1.2. Notadeprensa ............................................................ 1249.1.3. Dosierdeprensa ....................................................... 125
9.2. Losmediosdecomunicaciónenelcongreso oeventoferial ............................................................................... 1269.2.1. Acreditacionesdeprensa ................................... 1269.2.2. Espaciosdelosmediosdecomunicación 1279.2.3. Manualdeprensa ..................................................... 130
10 Guía de organización de congresos, eventos feriales y exposiciones
parte iiiGestión de eventos feriales y exposiciones comerciales
10. Gestión de eventos feriales y exposiciones ....... 135 10.1.Principalesdiferenciasentrecongreso
yeventoferialoexposición ........................................... 13510.1.1.Objetivo ....................................................................... 13510.1.2.Ofertaydemanda ................................................. 13610.1.3.Lugardecelebración ......................................... 137
10.2.Organizacióndelaferiaoexposición:diferentesperspectivas ....................................................... 13810.2.1.Organizacióndeunaferiaoexposición
segúnlasinstitucionesferiales ....................... 13810.2.2.Organizacióndeunaferia
oexposiciónsegúnlosexpositores ........ 140
11. Eventos sostenibles y accesibles .............................. 149 11.1.Lasostenibilidad .................................................................... 149 11.2.Eventossostenibles .............................................................. 150
11.2.1.Objetivosdeloseventossostenibles ..... 15011.2.2.Ventajasdeloseventossostenibles ........ 15111.2.3.Planificaciónsostenible ................................... 15211.2.4.Gestióndelasostenibilidad ......................... 15311.2.5.Evaluaciónyseguimiento ............................. 156
11.3.Laaccesibilidad ...................................................................... 15811.3.1. Necesidades
delosasistentescondiscapacidad .......... 15811.3.2.Transportesyaparcamiento ......................... 160
Bibliografía ......................................................................................................... 161
3Selección del espacio
y fecha de celebración
Alahoradecentrarseenelespaciodondesevaacelebrarelcongreso,feria o exposición hay que diferenciar entre la ciudad o candidaturaelegidayelrecintooespaciofísicoenelquesedesarrollaráelevento.
Notodaslasciudadestienencapacidadparaalbergaruneventodegranmagnitud.Esfundamentaltenerencuentanosololacapacidaddelrecintoquesenecesita, sino también laofertahotelerapues lasgran-des ferias y congresos conllevan participacionesmuy altas y algunasposibles ciudades pueden no tener capacidad suficiente para albergarunnúmeroaltodevisitantes.Delmismomodo,existenotroscondicio-nantesquehayquetenerencuentaenprimerlugar,comoporejemploelambientequedebeimperar(naturaleza,mar,ciencia,montaña,urbe,etc.)ohabersidolasededeedicionesanteriores,enelcasodecongresosoferiasdecelebraciónperiódica.
3.1. Selección de la ciudad
Algunasdelasprincipalescaracterísticasquesedebentenerencuentaalahoradeseleccionarunaciudadcandidatasonlasqueseexplicanacontinuación.
34 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones
3.1.1. Disponibilidad de un recinto adecuado
Enlaorganizacióndeuncongreso,feriaoexposiciónesprimordialtenerencuentasucaracterísticasyelaforonecesarioparasudesarrollopueshaycongresosacadémicosyjornadasyseminarioscuyosasistentesnosumanlos100,perotambiénexistenferiasycongresosinternacionalesconmásde5000participantes.Porotraparte,habráquetenerencuentaotrascuestionescomolosrequisitosdeproduccióndelevento,laexisten-ciaonodeexhibicióncomercialysutamaño,lanecesidaddediferentessalasodeungranauditorio,latradicióndeedicionesanterioresoelam-bientequesequierapropiciarenelevento.
3.1.2. Capacidad hotelera
Cuandoenunaciudadseorganizauneventodegrandesdimensiones,ademásdebuscarelespacioidealolasedeparaalbergarlasconferen-cias,laexposicióncomercialyelrestodeactividadesrelacionadasconeste, seránecesariocomprobarquedisponedealojamientopara todoslosasistentesqueseesperan.Alrespectoesimportantevalorartantosuorigenycostumbrescomosuspreferenciasy,sobretodo,sucapacidadeconómica.Así,lomásrecomendableserádisponerdehotelesdedistin-tascategoríasypreciosparacubrirtodoelespectrodenecesidadesdelosparticipantesenelevento.
Otropuntoquesedebetenerencuentaeslacercaníadelosestableci-mientoshotelerosdelrecintodondesevayaacelebrarelevento.Princi-palmentesetiendeaelegiraquellosqueesténcercaparaevitartransporteydesplazamientosyaqueeltiempoesunfactorquevaloranmucholosasistentesqueacudenaferias,congresosyotroseventoscomercialesyeltrasladodesdediferenteslugaresdelaciudadesuninconvenientequepuedeecharatrásaalgunosparticipantes.
3.1.3. Medios de transporte
Esdeseablequelaciudaddondesevayaacelebrarelcongresodispongadebuenosaccesosporavión,tren,cocheobarco.Sieleventoesdeca-
35Selección del espacio y fecha de celebración
rácterinternacional,sedescartaránaquellascandidaturasquenodispon-gandeaeropuertos.
Comosehacomentadoenelapartadoanteriorconrespectoalostras-lados,tambiénhayquetenerenconsideraciónlosmediosdetransporteurbanospuessalvoaquellosasistentesalojadosenhotelesaunadistanciadelrecintodondesecelebreeleventoquepuedarecorrerseapie,elrestodeberápoderdesplazarsehastadichorecintodelaformamáscómodayeficienteposible.Porello,lacalidaddelainfraestructuradeltransportepúblicopuedeconsiderarseunvalorañadidonosoloparalosasistentes,sinotambiénparahacereleventomássostenible.
Desdeelpuntodevistadelorganizadordelevento,eltransporteesunpuntodecisivoquesehadetenerencuentaenlalogísticadelaorga-nización.Eltrasladodeequipamiento,arquitecturaefímerayotrosmate-rialestienequeresultarlomáseficazposibleparafacilitareltrabajoynoencarecerlospresupuestos.
3.1.4. Tecnología y comunicaciones
Hoyendíatodosloseventosrequierenunosrequisitostecnológicosim-prescindibles.Ademásdeunabuenaconexiónainternetatravésdefibraóptica,cadavezesmásnecesariocontarconunaredwifipotenteyfiableconcoberturaentodoslosespaciosdelrecintoquepermitaalosasisten-tesconectarseencualquiermomentoaaplicacionesinteractivasyredessocialespropiasdelcongreso,feriaoexposición.
3.1.5. Otras características
Ademásdelasanteriorescaracterísticasquemarcanlaeleccióndeles-paciodondecelebrarelevento,hayotrasmenosimportantes,peroquetambiénseríandeseables,pues,sinserabsolutamentenecesarias,puedenmarcarladiferenciaentreelegirunaciudadyotraporelatractivoqueaportanalacelebracióndeleventoencuestión.Undatoquelosasisten-tesvaloranespecialmentesivanaaprovecharelviajeparahacerturismodespués,yaqueaportaunvalorañadidoalosratosdeociotraslassesio-nesdetrabajo.
36 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones
Porello,convieneexaminar:
– El interés cultural de la ciudad.Aunqueelobjetivocentralseaelevento,nosepuedenegarqueundestinoquetengaciertoatrac-tivocultural,histórico,deocioydeesparcimientoesunreclamoparalospotencialesparticipantes.Estefactorganaimportanciasi,porelperfildelosasistentes,esprevisiblequeacudanacompaña-dosalevento,locualobligaaplanificarunaprogramacióncom-plementariadeactividades.Enestalíneatambiénsonimportanteselclimaolagastronomíadellugardecelebración.
– El apoyo institucional turístico(SpainConventionBureau). – La seguridad ciudadana. El grado de inseguridad ciudadana es un factorquehadetenerseencuentaalahoradeelegirellugardecelebracióndeuncongreso,eventoferialoexposición,tantoenEspañacomoenelrestodelmundo.Lospaísesyciudadesinse-gurosnosonatractivos,y,sinduda,estehechosuponeunmotivodepesoparanoasistiralevento.
– La estabilidad política. Comoseacabadeapuntar,losparticipan-tes en eventos feriales, congresos y otras grandes reuniones nosearriesganaasistiryparticiparsi lasituaciónpolíticadelpaíses inestablepueselriesgoeconómicoqueconllevaesunfactordecisivo.
– El calendario de eventos.Convieneconocerloyaqueesposiblequeeldestinoseleccionadoacojaotroseventosenlasmismasfe-chas.Porelloesimportanteconocerestedatoantesdetomarladecisióndefinitiva,pueslaconcurrenciadeotroseventospuedesuponeruninconvenientequehabráquevalorar,porlossiguien-tesmotivos:
• Puedeminimizarelimpactomediáticodelevento.• Puedeencarecerlosservicioslocales(tantolaofertacomola
demanda).• Limitalaofertaylacapacidaddealojamientoshotelerosdis-
ponibles.• En algunos casos, y en función de las características de los
eventos,puederepresentarunproblemadeseguridad.
37Selección del espacio y fecha de celebración
3.1.6. Oferta de servicios
Almargendelascaracterísticashastaahoraexpuestasquetendríanquetenerlasciudadesquepodríanalbergareleventoestambiénimportantehacerunbuenestudiodelaofertadeservicioseneldestino.Aunquelomáshabitualparalaproduccióndelcongresoseacontrataralosproveedoresdeconfianzacon losquese trabajaya losqueseconoceyqueestospuedandesplazarsedesdeotroslugares,hayunaseriedeserviciosqueconvienecontratarenelámbitolocal,puesestoabarataráconsiderablementeelpresupuesto.Entreellosconvieneconocerlaofertadelosserviciosauxiliaresmáscomunes:catering,serviciosdevigilanciaylimpieza,serviciosdetraduccióneinterpretación,imprentadigital,fotógrafosoazafatas.
Figura3.1. Ciudaddecelebración.
3.2. Selección del recinto
Loprimeroquesehadehacerantesdefijarlafechadecelebracióndeuneventoferial,congresooexposiciónserácomprobarladisponibilidaddelrecintoquesehayadecididoqueeselidealporcumplirconlascaracterísticasnecesariasparalaorganizacióndedichoevento.Losgrandesrecintosconvienereservarloscontiempo;alrespectoesobligadoconocerlanormativadecadaunodeellospuescadarecintoferial,palaciodecongresosogranespacio tienesuspropios reglamentos,en losquese
38 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones
especificanlosplazos,lasreservas,lospagosadelantadosyotrosdatosdeinterésparalagestióndeleventoypararealizarelpresupuesto.Estosse encuentran a disposiciónde los posibles clientes en las respectivaspáginasweb.
Peroantesde llegaraestepuntohayqueencontrarel recintoade-cuadopara el eventoque seva aorganizar, y eneseproceso siempredeberán tenerse en cuenta los criterios de selecciónque se explican acontinuación.
3.2.1. Según la dimensión o tamaño del evento
Esimportanteconocerdeantemanoelnúmeroaproximadodepartici-pantesquevanaasistiraleventoparacontratarunrecintoquepuedaalbergarlosatodos.
Ademásdeestacuestión,haytenerencuentalascaracterísticasdelaestructuradelprograma:
– Sisevanacelebrarreunionessimultáneasquerequieransalasdi-ferentes.
– Sisenecesitaunauditorioparacharlasmagistraleso reunionesplenarias.
– Sisevaamontarunaexposicióncomercial–iniciativaqueresultamuyhabitualenuncongreso–que requierapoderutilizarespa-ciosdiferenciadoso, incluso,conpasilloscercanosodeaccesoalplenario.
– Sisenecesitandiversassalasparapoderllevaracabovariosgru-posdetrabajo.
– Sisenecesitanespaciosdeexposiciónnocomercial–exposicióndepósteresenloscongresosmédicos–.
Asímismo,elrecintodebedisponerdeespaciosadaptadosalasca-racterísticasdelasactividadesquesevanadesarrollar,puesalgunasdeellaspuedenrequerirdedeterminadastecnologíasodeunaproduccióncompleja.
39Selección del espacio y fecha de celebración
3.2.2. Según las condiciones generales del recinto
Habráqueconocerdeantemanoelestadodeconservacióndeledificio.Esimprescindiblehacerunavisitaparadetectarposiblesfallosyaquelassedesdeestosgrandeseventossontambiénlaimagendeestosysumalaspectoexternoointernoincideenlavaloraciónquelosasistentesharándelacalidaddelevento.
Enestasvisitaspreviashayciertosaspectosimprescindiblesquehayqueconocer;nosololacalidaddelmantenimientoyelestadodelasins-talaciones,locualesmuyimportanteparapoderdimensionarlaproduc-cióndelevento,sinotambiénlosproblemasquepuedansurgirduranteeldesarrollodeeste:
– La instalación eléctrica: quenopuedelimitarlasnecesidadesdeiluminacióndelevento,elusodetecnologíaolaclimatización.
– Conexiones a internet: debedisponerdeunaconexiónpotenteyunaredwifieficiente.
– Medidas de seguridad modernas: sistemasantiincendiosenper-fecto estado, correcta señalización de las salidas de emergen-cia (como puede observarse en la figura 3.2) y actualizaciónde losmateriales ignífugos en donde sea necesario, así comoexistencia de servicios médicos o de equipos de reanimacióncardiopulmonar.
– Características arquitectónicas determinadas que puedan afectar en gran medida a la imagen del evento: debeserunedificioconsuficientealturaybuenavisibilidad;laalturaesimportantesienlaproduccióndeleventosevanacolgarestructurasdeltechoosiestánprevistosmontajesdeescenariosaltos.
Tambiénsehadecomprobarlainsonorizaciónenlassalas,quedebeserabsolutaytienequeestargarantizadapueshayquetenerencuentaqueenalgunoscongresos,porejemplo,esfrecuenteelusode salascontiguasparadesarrollardiferentesactividadesalmismotiempo.
Esfundamentalquelasinstalacionesseanmodernasohayansidoreformadasenlosúltimosaños;paracomprobarestosiempreconvienedarseunavueltaporlosaseos.
40 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones
Y,porsupuesto,debenseredificiosaccesiblesyaqueaunquecadavezhayamásconcienciaalrespectoylamayoríadelosre-cintossehanremodeladoypuestoaldíaenesteaspecto,nosedebe descuidar lamás que probable participación de asistentesconmovilidadreducidaoalgunaotradiscapacidad.
Ademásdeestascaracterísticasqueafectanfundamentalmentealaimagen,setendránencuentaotrasqueinfluyendirectamen-teen lacorrectaorganizaciónydesarrollodelcongreso.Así, laexistenciaonodemuellesdecargaydescargademateriales,confácilaccesoavehículospesadosyconampliaspuertasyrampasparalaintroduccióndeelementosdegranvolumenalinteriorserádegranimportanciaalahoradedecidirdóndecelebrarelevento,congresoojornadas.
Tambiénesunpuntoafavordeunouotrorecintoquecuenteconunbuenaparcamientoounlugarespecíficodeestacionamien-todevehículosparticularespuesfacilitarámucholallegadadelosasistentesalevento,loquesinduda,esunfactorquesedebetenerencuentaparaatenderonolaconvocatoria.
– Los equipamientos disponibles:hayquevalorarladisponibilidad,lacalidadyelestadodemantenimientodelosequipamientosqueofreceelrecinto:
• Mobiliario:mesas,sillas,muebleauxiliares,etc.• Equiposdesonido: instalacióndeaudioensalas,microfonía,
mesasdesonido,etc.• Equiposdeiluminación:tiposdeproyectores(lentesdeFres-
nel,decuarzo,dehazdifuso,parabólicos,robotizados,etc.),potencias,etc.
• Equipos audiovisuales: proyectores, tipos pantallas disponi-bles (led, de proyección, de retroproyección, plasma, etc.),monitoresdetelevisión,cámaras,etc.
• Serviciosdecateringyrestauración.• Servicioseinstalacionesmédicas.• Sistemasyserviciosdeseguridad.• Serviciosdeintérpretesyequiposdetraducción.
41Selección del espacio y fecha de celebración
– Ubicación del recinto dentro de la ciudad: comosehacomentadoanteriormente,esvitallacercaníadeunabuenareddetransportepúblicoquefavorezcalosdesplazamientosdelosasistentesdesdesusalojamientosallugardecelebracióndelevento.Pero,además,habráqueconsiderarlaproximidaddezonasdeserviciosoáreasurbanas.Losgrandescentrosdeconvencionessuelenestarsitua-doscercadelaeropuertodelaciudady,aunqueesténligeramentealejadosde loscentrosurbanos,disponendeunavariadaofertahoteleraenlascercaníasy,engeneral,detodotipodeserviciosen los alrededores.Ante todo sedebe facilitar la estancia en elcongresoalosparticipantes.
Figura3.2. PlanoinstalacionesPalaciodeFeriasyCongresosdeMálaga. Fuente: www.fycma.com.
3.2.3. Según las condiciones administrativas
Sin duda alguna, es importante informarse y valorar las condicionesdeusodelrecinto,queseránotrofactordecisivoalahoradeconsiderarlacontratacióndeundeterminadoespacioparalacelebracióndelcon-greso.Así,habráquetenerenconsideración:
42 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones
– Las condiciones económicas. Setendráencuentaelcoste de los espacios contratados calculadopordía, teniendoencuenta losdescuentosaplicablesa la tarifadiariapara las jornadasdeusoexclusivodemontajeydesmontaje;tambiénelcoste de los ser-viciosoprecioquehabráquepagarporelusodeequipamientosyserviciosauxiliaresqueofrezcaelrecinto.Esconvenienteva-lorarlaposibilidaddelacontratacióndeestosserviciosdemane-raexternaparaabaratarcostesdelpresupuesto.Cuandoestonoseaposible,yaquecadavezesmásfrecuenteencontrarrecintosque limitan lacontratacióndeproveedoresexternosysehadetrabajarconlasempresasauxiliaresquelapropiedaddelrecintoestablece,habráquenegociarlascondicionesdepago(fraccio-namientodelospagos,descuentosporpagoporadelantado,an-ticipos,fianzas,etc.).
– Las condiciones del contrato. Siempreesconvenientesolicitaruna copia demodelo proforma del contrato para estudiar condetenimiento las condiciones legales que el recinto aplica, asícomo laspolíticasde reservaycancelación, laspólizasdese-guros,tantoderesponsabilidadcivilcomopenal,requeridas,lanecesidadonodeautorizacioneslocalesy,engeneral,todaslascondiciones contractualesque sedeben tener en cuenta.Enelcasodequeelrecintonodispongadeuncontratotipo,esacon-sejableremitirunoconlascondicionespropuestasporlaempre-sa organizadora.
– La concurrencia de varios eventos. Es una característica que puede requerir condiciones contractuales especiales. Si en elmismo recinto se van a celebrar de manera simultánea otroseventos,sedebenconocer–y,portanto,sedebenpreguntar–susparticularidades y las posibles incompatibilidades que puedansurgir.Además, habrá que establecer contractualmente el usodelosespacioscomunes.Estacircunstancia,ademásdereque-riruntratoespecialenelámbitoadministrativo,repercutiráeneldiseñode laseñaléticay los identificadoresparadiferenciarcorrectamenteuneventodelotroyevitarcrearconfusiónentrelosasistentes.
43Selección del espacio y fecha de celebración
3.3. Tipos de recinto
Loscongresosyferiassepuedencelebrarendistintostiposderecintodependiendodesuscaracterísticas.Porejemplo,muchoscongresosojornadasmédicassedesarrollanenlossalonesdeactosdealgúnhospitaly,delmismomodo,lasuniversidadessonpromotorasdecongresoscientíficos de pequeñas dimensiones, utilizando sus propias infraestructuras para abaratar costes. Pero, sin duda, los recintosmás utilizadosengrandeseventosson lospalaciosdecongresosocentrosdeconvencionesylosrecintosferiales.
3.3.1. Palacios de congresos o centros de convenciones
Sonlosrecintosmásutilizadosparagrandescongresosporsuaforoyporlaposibilidaddealbergaraunagrancantidaddeparticipantesenunúnicoespacio(unauditorio).Enellossereúnentodaslascondicionesrequeridasparalaorganizacióndeuneventodegrandesdimensiones,nosololascaracterísticastécnicasylosserviciosnecesariossinotambiénlaposibilidaddecelebrarreunionessimultáneas.Unadelasdesventajasdeestasinfraestructuras es elpreciopues, ademásdel alquilerdeespacios, lamayoríaobligaalacontratacióndelosdistintosserviciosqueofrecensinposibilidaddecambiardeproveedorparaobtenerunamejoraenlosprecios.
Figura 3.3. PalaciodeExposicionesyCongresosdeACoruña.Fuente: www.palexco.com.
44 Parte I. Conceptos fundamentales en la organización de eventos y reuniones
3.3.2. Recintos feriales
Cuentancongrandesespaciosparaexposicionesycualquiereventoferialytodoslosserviciosnecesariosparasucelebración.Situadosenlugaresestratégicosenlasciudades,engeneralofrecenfacilidadparaelaccesoylaposibilidaddelusodeltransportepúblico.Enellostambiénsecelebrancongresos,aunqueporsusenormesdimensionesacostumbranaacogersolograndeseventos.Encuestióndecatering,suelensermáscarosquelospalaciosdecongresosyofrecenmenosopciones.
Figura 3.4. Fira de Barcelona.Fuente: www.firabarcelona.com.
3.3.3. Hoteles
Loshotelessonlosrecintosóptimosparaeventosdepequeñotamañopueslosparticipantessepuedenalojarenelpropiolugardecelebración,locualimplicaunabaratamientoenloscostesdetransporteperopuedecrearunambiente ligeramenteclaustrofóbicoalnoproducirsecambiosdeubicación.Estacuestiónseresuelvefácilmenteincluyendo