1.- El libro diario

Por culpa de los errores que se cometen en las cuentas se utiliza el libro diario que engloba las cuentas deudoras y acreedoras que se usan en una operacin.

El libro diario sirve para recoger da a da o por totales mensuales (como mximo) las operaciones de la empresa siempre que el detalle diario aparezca en otros libros auxiliares. Es obligatoria.

Para registrar las operaciones se utilizan asientos. que constan de: Parte deudora en la que se anota el importe y la denominacin de las cuentas que se han cargado y parte acreedora en la que se anota las cuentas y el importe de las mismas que se han abonado. En todo asiento la parte deudora es igual a la parte acreedora.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema departida dobley contienen entradas dedbitoen una o mscuentasycrditoen otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los crditos. Se garantiza as que se mantenga laecuacin de contabilidad. As mismo pueden existirDocumento Contableque agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

Dependiendo del SIC.sistema de informacin contable, algunos asientos son automticos y pueden utilizarse en conjuncin con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayora de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en unaNota de Crdito) y los automticos son los generados propiamente por el Sistema (clculo automtico de valor de impuesto). Tambien el libro diario se tiene que llevar por una nica razn la cual es por ser un libro principal, y eso esta decretado en el codigo de comercio

2.-Libro mayor

Una vez redactados los asientos correspondientes en el libro diario se pasa el importe de los mismos a las cuentas afectadas pero tales cuentas forman el libro mayor, que no es obligatorio pero til para conocer la evolucin de cada cuenta.

En el mayor, cada cuenta abarca un folio que comprende las 2 pag. de la izquierda para el debe y la derecha para el haber. Sin embargo a efectos didcticos cada cuentas queda representada mediante una T que no es si no la forma del libro en el que esta situado.

A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripcin legal o por necesidades de la gestin de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronolgica.La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos pero no en atencin a la fecha de realizacin, sino a la cuenta que se ha visto afectada.

El Libro Mayor es un libro no obligatorio, a pesar de que en la prctica resulta imprescindible llevarlo. En l se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que se hayan realizado en ellas.

La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y despus se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta.

De este modo, el diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor - que est representado por una ficha para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.

Respecto a la forma de llevar el Libro Mayor, podemos distinguir dos principales:

1.Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es mediante las cuentas llamadas "en forma de T". De acuerdo a este sistema, se formar una T, de modo, que se irn anotando las operaciones en el lado izquierdo o en el derecho, segn las operaciones que se quiera reflejar sean cargos o abonos.

Supongamos que un empresario tena en la Caja de su negocio 10.000 Euros, y durante un periodo determinado ha realizado pagos por 800 Euros a Juan y a Ana respectivamente, mientras que ha ingresado 1000 Euros de Luis y 500 de Ins. Todas las operaciones son del mes de mayo.

En su libro Mayor, practicara las siguientes anotaciones:

2.La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el Libro Mayor es por medio de un cuadro, que es como se hace en la vida real, pues cuando se hace una anotacin es necesario saber tambin la fecha y el concepto de la misma.

Veamos el cuadro de acuerdo al mismo ejemplo anterior:

Libro de caja

Fecha

Concepto

Debe

Haber

Saldo

1-5-2013

Saldo inicial

800

10.000

3-5-2013

Pago a Ana

800

9.200

7-5-2013

Pago a Juan

8.400

16-5-2013

Cobro a Luis

1.000

9.400

27-5-2013

Cobro a Ins

500

9.900

3.-Libros Auxiliares.

Las empresas, de acuerdo con el C.Com, pueden llevar adems de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen tiles para su gestin. Ejemplo de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de almacn, salidas de almacn etc.

Los libros descritos anteriormente son libros principales y obligatorios pero tienen el inconveniente de que su informacin es sinttica o resumida pues se afectan las cuentas mayores y se omiten las cuentas auxiliares y se requiere conocer en forma detallada el movimiento de estas cuentas. Para cumplir con esta necesidad de informacin a nivel analtico se utilizan los libros auxiliares. Estos libros registran detalladamente la informacin registrada en los libros Diario Multicolumnar y Mayor y Balance. Adems de presentar la informacin en forma detallada, estos libros tienen una funcin de control de los libros principales, pues debe existir una perfecta correspondencia entre unos y otros, ya que los registros provienen de una misma fuente: el comprobante de contabilidad.

El registro en los auxiliares proviene de la columnaparcialesdel comprobante de contabilidad.

ESQUEMA DEL LIBRO AUXILIAR:

Las partes que integran el libro auxiliar son:

rFecha de la transaccin: en esta columna se anota la fecha en que ocurre la transaccin.

rDetalle: en esta columna se anota una descripcin breve del hecho econmico, la cual es la misma del comprobante de contabilidad.

rCD: en esta columna se anota el nmero de comprobante de contabilidad o comprobante de diario de donde se toman los datos.

rImputaciones dbito o crdito: en estas columnas se registran los valores dbito o crdito segn el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de contabilidad o de diario.

rSaldo: esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior segn sea el caso, el valor dbito o crdito imputado en las columnas anteriores.

4.-Libro de inventarios y cuentas anuales

Libro obligatorio, que relaciona los bienes, derechos y obligaciones que constituyen su patrimonio en un momento determinado as como desarrolla sus cuentas anuales que nos permiten conocer cual es la situacin econmica de la empresa.

Este libro se abrir con el inventario inicial. Trimestralmente se realizan balances de comprobacin de sumas y saldos y al final de cada ejercicio econmico se recoger en el balance de situaciones, la cuenta de perdidas y ganancias y la memoria.

El libro de inventarios y cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

El libro de inventarios y cuentas anuales es un libro contable obligatorio y debe ser legalizado.

Contenido del libro de inventarios

Contenido de las cuentas anuales

Contenido del libro de inventarios

El libro de inventarios se compone de un balance inicial detallado, un balance de comprobacin de sumas y saldos y un inventario de cierre:

Elbalance inicial detalladode la empresa es una relacin valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. ste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no especifica el nivel de detalle..

Elbalance de comprobacin de sumas y saldospresentar todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobacin se transcribir la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, as como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor.

Este estado contable se realizar al menos trimestralmente.

Elinventario de cierrecomprende una relacin detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio econmico. Recoge una valoracin de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripcin con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, as como el detalle de las obligaciones en el pasivo.

Para su formulacin, presentaremos un balance de comprobacin de sumas y saldos (al mximo nivel de detalle) al que adjuntaremos un inventario de existencias a fecha de cierre del ejercicio econmico.

Este inventario de existencias supone el recuento fsico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa junto con su precio y valor total.

El inventario de existencias, propiamente dicho, consta de tres partes: encabezamiento con los datos de la empresa y la fecha, cuerpo con el detalle del inventario y pie donde el gerente o dueo de la empresa certifica que est conforme con el inventario.

Contenido de las cuentas anuales

Las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de prdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto,el estado de flujos de efectivoy la memoria para losejercicios iniciados a partir de 1 de enero de 2008. Todos estos documentos forman una unidad.

Elbalance de situacincomprender, con la debida separacin, el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

Lacuenta de prdidas y gananciasrecoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos, excepto cuando proceda su imputacin directa al patrimonio neto. Los ingresos y gastos se clasificarn de acuerdo con su naturaleza, y distinguir los resultados de explotacin de los que no lo son. Figurarn en epgrafe separado al menos el importe de la cifra de negocios, las variaciones de existencias, los gastos de personal, las amortizaciones, las correcciones de valor, los ingresos y gastos financieros, resultados en la enajenacin de activos fijos, y el gasto por impuesto de sociedades.

Elestado de cambios en el patrimonio netotiene dos partes. La primera reflejar exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de prdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendr todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando acten como tales. Tambin se informar de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.

- Elestado de flujos de efectivopone de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categoras o tipos de actividades, los cobros (origen) y los pagos (destino) realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. Este estado de flujos de efectivo no es obligatorio para las empresas que puedan formular modelos abreviados de cuentas anuales.

- Lamemoriacompletar, ampliar y comentar la informacin contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. Tanto en el balance de situacin, la cuenta de prdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo, se indicar en qu nota o notas de la memoria se ampla la informacin que contienen.

5.- Balance de comprobacin de sumas y saldos

Como su nombre indica la finalidad del balance de comprobacin es comprobar que los asientos han sido diariamente registrados en el libro diario y posteriormente el importe de las cuentas que intervienen al libro mayor.

Para elaborar el balance de comprobacin hay que partir del libro mayor donde se detalla las sumas del debe y haber de cada una de las cuentas. Un balance de comprobacin contiene todas las cuentas de la empresa tanto las del balance como las de gestin pero en ningn momento nos indica el resultado obtenido por la empresa.

Sumas

Saldo

N Cuenta

Titulo de la cuenta

Debe

Haber

Deudor

Acreedor

570

Caja pta.

200.000

100.000

100.000

572

Bancos

1.000.000

300.000

700.000

Cuentas anuales

Son : - Balance de situacin

- Cuentas de perdidas y ganancias

- Memoria

Estas cuentas que forman una unidad han de redactarse de forma diaria el balance ha de reflejar la imagen del patrimonio y de la situacin financiera de la sociedad y la cuenta de perdidas y ganancias a de mostrar la imagen fiel de sus resultados.

Las cuentas anuales pueden presentarse en modelos normal o abreviados

Balance de situacin

En un sentido contable que recoge en un momento de do los bienes y derechos que constituye el activo de la empresa y las obligaciones y fondos propios que forman el pasivo se trata pues de una fotografa del patrimonio social o individual en un momento dado a travs de la cual se conoce la estructura econmica y financiera de la empresa. Se suele definir tambin como el estado contable que expresa la situacin patrimonial por y de forma ordenada. Para su elaboracin se adopta un criterio de clasificacin siguiendo un orden creciente de disponibilidad para el activo y un orden decreciente de exigibilidad para el pasivo. Se elabora a partir de las cuentas que quedan abiertas tras el proceso de regularizacin

La informacin que aporta se complementa dado su carcter esttico por la informacin ofrecida en la cuenta de perdidas y ganancias

Balance de situacin

Activo

Pasivo

- Lo que tenemos

- Lo que debemos

- Lo que nos deben

- Lo que es nuestro

Perdidas

Ganancias

Mtodos de llevar las cuentas

(Control de la cuenta de mercaderas)

Hay cuentas que se llevan de forma Especulativa y administrativa. La cuenta controla un elemento que sufre aumentos y disminuciones de valor que se miden por igual existe la Persistencia de valores y ser en este caso cuando la cuenta funcione administrativamente.

Algunas cuentas que solo funcionan por el mtodo administrativo como caja pta. donde las entradas de dinero son medidas por su precio de adquisicin y las salidas por el mismo lo mismo ocurre con la cuenta de bancos y la de clientes.

As en este mtodo al contabilizar los aumentos y disminuciones con un mismo criterio las cuentas no reflejan ganancias o perdidas en el caso normal de que estas existan sern entonces registradas por otras cuentas.

Por otro lado cuando los aumentos y disminuciones de valor a que se refiere el elemento patrimonial son medidas con criterios diferentes es decir, no hay persistencia de valores se dice que la cuenta funciona especulativamente lo que implica que las entradas se midan a precios de coste y las salidas a precios de venta algunas cuentas del activo de la empresa pueden funcionar por este procedimiento tales como las cuentas de mercaderas mobiliario etc. es decir aquellas que habitualmente pueden dar beneficios o perdidas por estar destinadas a la venta.

Vamos a ver a travs de un ejemplo con la cuenta de mobiliario la diferencia entre ambos funcionamientos.

Diferencias de llevar la cuenta de mobiliario de modo especulativo a administrativo

Especulativo:

- el saldo es de 36000 y no coincide con el inventario

- el saldo pese a ser una cuenta de activo puede llegar a ser acreedor si los precios de venta superan al de coste

- al no coincidir el saldo con el inventario antes de cerrar el ejercicio habr que hacer un ajuste contable (Regularizacin) En estas cuentas especulativas para convertirlas en administrativas.

Administrativo:

- El Saldo de la cuenta es 40.000 pta. coincidiendo con el inventario

- el saldo nunca llegar ha ser acreedor porque el abonar al precio de coste lo mximo que puede llegar a ser saldo 0 si se vende todo.

- Al coincidir el saldo con el inventario a esta mtodo se la denomina tambin de permanencia en inventario

Normalmente las cuentas suelen llevarse por el administrativo salvo en el caso de las cuentas de existencias (mercaderas) cuyas operaciones se cargan por el precio de adquisicin pero las salidas se abonan por el precio de venta.

En cuanto a las cuentas que representan la estructura financiera de la empresa pasivo aunque tambin pueden desarrollarse por ambos mtodos realmente todas las cuentas de este grupo se encuadran en el procedimiento administrativo y si en algn momento alguna de ellas origina beneficios o perdidas estas quedaran recogidas a travs de cuentas de diferencias es decir cada obligacin o deuda se inscribe y se cancela a razn del mismo valor .

Control de la cuenta de mercaderas

Las formas de llevar el control de mercaderas pueden ser a travs de 3 mtodos: Especulativo, administrativo y compras - ventas

Mtodo de compras - ventas

Es el mtodo utilizado por el plan general de contabilidad para contabilizar las operaciones de compra - venta de mercaderas utilizndose esta cuenta solo al principio y al final del ejercicio y durante el mismo se utilizan las cuentas de compras de mercaderas y ventas de mercado.

La cuenta de compras: Recoge las compras a precio de compra y la de ventas las recoger a precio de venta al final del ejercicio hay que saldar dichas cuentas y regularizar la cuenta de mercaderas para que aparezca con el resultado del ejercicio.

Ejercicio:

Contabilizar por el mtodo especulativo las siguientes operaciones de compra venta de mercaderas y determinar el resultado en base a dicha informacin:

Compramos mercaderas que pagamos al contado por 280.000 pta.

Compramos mercaderas que pagamos en efectivo por 60.000 pta.

Vendemos mercaderas a crdito por 200.000 pta.

vendemos mercaderas en efectivo por 90.000

Las existencias finales de mercaderas, segn inventario extra contable son de 75.000 pta.

--------------------------

x

--------------------------

280.000 mercaderas

a

proveedores 280.000

60.000 mercaderas

a

caja 60.000

200.000 clientes

a

mercaderas 200.000

90.000 caja

a

mercaderas 90.000

--------------------------

x

--------------------------

mercaderas

230.000

200000

60000

90000

sd=50.000

Existencias:75.000

Las compras han sido 300.000 la suma de las mercaderas

Las existencias son 75.000

La diferencia entre compras y lo que nos queda es lo que hemos vendido a precio coste

Las ventas realizadas han sido 290.000(suma de haber)

Beneficio obtenido ha sido 290.000-265.000 =25.000 ya que hemos vendido por 290.000 lo que nos costo 265.000

Resultado = ventas - coste ventas

Coste ventas = compras - existencias finales

Rtdo = Ventas - compras - existencias finales

RTDO =Ventas - compras + existencias finales