LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES

Estos libros son importantes porque registran las operaciones mercantiles que realiza la empresa durante un determinado lapso de tiempo, y nos permite conocer su situación en un momento dado.

Libro diario

Es el libro donde se registran cronológicamente todas las transacciones realizadas por la empresa durante el mes, en el orden que haya tenido lugar durante el lapso de tiempo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Consta de las columnas del Debe y la del Haber. Al finalizar el mes se cuentan los registros de débitos y de créditos, y se añaden al libro mayor.

Y el libro diario cumple tres útiles funciones:

Reducir los errores, ya que si todas las operaciones son registradas directamente en el mayor podría existir el peligro de omitir el crédito o el débito de un asiento, y esto se reduce al mínimo con el uso del libro diario, ya que para cada operación se registran juntos los débitos y los créditos, permitiendo descubrir esta clase de errores.

Se obtiene un registro completo de las operaciones, ya que para cada una de las operaciones se registran los créditos y débitos en perfecto balance, obteniendo así un registro completo de la transacción en un solo lugar.

Todos los datos referentes a las operaciones aparecen en su orden cronológico.

En este libro se puede encontrar con diversa información, como son los movimientos de cada cuenta (débito y crédito), la fecha completa en la que se realizó el comprobante, el saldo final de cada cuenta, etc.

Además cada comerciante es el responsable de realizar la contabilidad en los libros contables de acuerdo con las disposiciones legales y la normativa del código de comercio.

Libro mayor

Es el libro de contabilidad donde se clasifican y se organizan las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la empresa. Su información se obtiene del libro Diario y se detalla en los auxiliares.

En el libro mayor cada cuenta puede ser representada de diversas formas:

Mediante una T, anotando las operaciones en el lado izquierdo y derecho dependiendo si las operaciones soEn este libro se puede encontrar con diversa información, como la cuenta y su código, el movimiento de crédito y débito de cada cuenta, las operaciones mensuales, etc.

El libro mayor es un libro que agrupa las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos que usa una empresa para llevar la contabilidad.

Y por último me gustaría decir que son libros auxiliares: son los libros de contabilidad donde se registran los valores e información registrada en los libros principales (detalles de las operaciones realizadas, registro cronológico de las operaciones, etc.).n cargos o abonos.

LOS REQUISITOS LEGALES PARA LA APERTURA DE LIBROS CONTABLES DOCUMENTOS Y LIBROS CONTABLES

LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES

DOCUMENTACIÓN MERCANTIL Y CONTABLE

DOCUMENTOS JUSTFICANTES: MERCANTILES - TIPO

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES

LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUNCIÓN Y CLASIFICACIÓN

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

LIBROS AUXILIARES

CORRECCIÓN DE ERRORES

LEGISLACIÓN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

LOS DOCUMENTOS JUSTIFICANTES

A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos justificantes, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos justificantes no solamente han de existir sino que deben ser tambiénconservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal, y eso está regulado en el artículo 30 del Código de Comercio.

DOCUMENTACÍON MERCANTIL Y CONTABLE

Los propios libros contables: basados en otros libros contables

Documentación relativa a las compras y ventas: albarán, notas de pedido y facturas.

Documentos relativos al almacén: referidos al registro de compras y ficha de almacén

Documentos relacionados con cobros y pagos: letra de cambio, cheques y extractos bancarios

Documentos relacionados con temas fiscales y laborales: liquidación de impuestos, nóminas, Tc1 y Tc2

Otros documentos: pólizas de seguros, escrituría, contrato de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler

DOCUMENTOS JUSTIFICANTES MERCANTILES-TIPO

Albarán:

No tiene aplicación contable a menos que esté respaldado por una factura. Sirve ara comprobar entradas y salidas.

Factura:

La expedición de la factura es obligatoria para todas las empresas. Es uno de los principales documentos y lo 1º que hay que hacer es identificar si ha sido emitida por

nuestra empresa o por otra a nuestro nombre. Los datos a consignar son los siguientes:

Estar numeradas correlativamente

Llevar NIF/CIF y los domicilios tanto del que expide como del destinatario

Aparecer el importe con el IVA desglosado

Lugar y fecha de emisión

El cheque:

Sirve para efectuar pagos a través del banco. La persona que firma el cheque es la que paga y la que cobra es la que está detrás de la denominación “páguese por un cheque...”. Siempre va a banco c/c.

La letra de cambio:

Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario). Losrequisitos de la letra de cambio son:

Vencimiento

A la vista: el librado tiene que pagarla

A plazo vista: pagarla en la fecha determinada

A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha

A fecha fija: el librado tiene una prórroga

Endoso—ceder la letra a otra persona

Aceptación y pago—solo es indispensable en el plazo a vista. El día del vencimiento se presenta la letra decobro, estando el documento una vez firmado y pagado pasa a poder del librado como justificante de dicho pago

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS CONTABLES

Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deben guardar los documentos ordenados.

Los criterios para elegir un archivo son:

Volumen de documentos

Antigüedad de documentos

Características de los documentos

Frecuencia de uso

Normas generales de clasificación:

Justificantes de caja—se ordenan por orden cronológico

Por bancos—se ordenan por fechas

Tipos de mercancías y cronología

- Facturas emitidas cronológicamente y por Nº de factura—es conveniente tener copia en la carpeta de cada cliente

Por proveedores cronológicamente

LOS LIBROS CONTABLES: CONCEPTO, FUSIÓN Y CLASIFICACIÓN

Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. En la práctica, nos referimos a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en losartículos 25-33 del Código Mercantil.

Según legislación mercantil:

Obligatorios:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Libro Diario

De actas (sociedades)

Registro de socios

Libro Registro

Voluntarios:

Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad

Según método contable:

Principales

Libro Diario

Libro Mayor

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Auxiliares—cualquiera que desarrollen los libros contables principales

Registros—documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán

Copiadores—destinados a describir con detalle hechos o documentos

EL LIBRO DIARIO

Las maneras de representar el Libro Diario más usuales son la americana y la italiana:

Americana:

DEBE Nº CONCEPTO Nº HABER

a

a

Italiana:

Nº CONCEPTO DEBE HABER

Cada una de las anotaciones registrada en el Diario se denomina Asiento. Los asientos pueden ser:

Según su estructura

Simples—conllevan una anotación en el Debe y otra en el Haber

Compuestos—conllevan una anotación en el Debe y dos o más en el Haber o viceversa

Complejos—conllevan dos o más anotaciones tanto en el Debe como en el Haber

Según su objetivo:

De apertura—bien por inicio de actividad (constitución) o por inicio de ejercicio

De gestión—reflejan las operaciones del Diario

De periodificación—se separan los ingresos y los gastos del período actual de los del período siguiente

De regularización—son los que determinan el resultado

De cierre—al final del ejercicio

Corrección de errores

LIBRO MAYOR

Es un libro principal pero no es obligatorio, por ser copia del libro Diario. En el mayor se registra por conceptos y en cuanto a su estructura es muy variada aunque los más usados son estos:

A doble folio:

DEBE TÏTULO (Nº) HABER

FECHA CONCEPTO CANTIDAD FECHA CONCEPTO CANTIDAD

A folio simple:

FECHA CONCEPTO IMPORTE

DEBE HABER

LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES

Tradicionalmente se les ha denominado Libro de Inventarios y Balances e incluye los Inventarios y las Cuentas Anuales (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y ganancias y Memoria). Además este libro incorpora losbalances de Sumas y Saldos, que tienen el siguiente formato:

Nº CONCEPTO SUMAS SALDOS

DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

LIBROS AUXILIARES Y DE REGISTROS

Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y

además pueden recogerse en cualquier soporte informático. Son, entre otros, los siguientes:

Libro de Caja

Libro Auxiliar de Bancos

Libro Auxiliar de Clientes

Libro Auxiliar de Proveedores

Libro Auxiliar de Compras

Libro Auxiliar de Ventas

Fichas de Almacén

corrección de ERRORES

Error contable es toda omisión, cálculo equivocado o inexactitud involuntaria cometida en las anotaciones contables.

Correcciones en el Diario:

EQUIVOCACIONES DE PALABRAS, CONCEPTOS Y FECHAS—si se advierte del error en el momento, se pone a continuación: “DIGO” y se anota correctamente. Si se advierte después se hace una anotación indicando que ese asiento queda “ANULADO” y en su lugar entenderá que “dice...”.

OMISIÓN DE ASIENTOS—se consigue anotando el asiento correspondiente e indicando cuando debió hacerse

DUPLICACIÓN DE ASIENTOS—hay 3 métodos:

CONTRAASIENTO: cambiar el lugar de las cuentas

NºS ROJOS: se escriben en rojo (restan)

COMPLEMENTO A 0:

0 0

85

115

EQUIVOCACIONES EN LAS CIFRAS—en el caso de que la cantidad sea < a la real se puede realizar otroasiento con la correspondiente anotación. En el caso de que la cantidad sea > a la real se puede hacer uncontraasiento, con su correspondiente anotación. En ambos casos se pueden llevar a cabo los mismos procedimientos que en la duplicación de asientos.

LEGISLACIÓN MERCANTIL APLICABLE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

CÓDIGO DE COMERCIO

ARTÍCULO 25: 1.- Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas las operaciones, así como la elaboración periódica debalances e inventarios. Llevará, necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.

2.- La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la autoridad de aquellos.

ARTÍCULO 26: 1.- Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas en los que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y constitución del órgano, un resumen de losasuntos debatidos, las intervenciones de las que se hayan solicitado constancia, los acuerdos adoptados y losresultados de las votaciones.

ARTÍCULO 27: 1.- Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente habrán de llevar al Registro Mercantil del lugar del que tuvieran domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno, diligencia, de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legislación efectuada por el Registro de origen.

2.- Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobrehojas sueltas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales, serán legislación antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

ARTÍCULO 28: 1.- El libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado en la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación del ejercicio y lasCuentas Anuales.

2.- El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

ARTÍCULO 29: 1.- Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidas en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.

2.- Las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en Pesetas, y en Euros hasta el 2002.

ARTÍCULO 30: 1.- Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantesconcernientes a su negocio, debidamente ordenados durante seis años, a partir del último asiento realizado en libros, salvo lo que se establezca en disposiciones generales o especiales.

2.- El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no lo exime del deber al que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán susliquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

ARTÍCULO 31: .- El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.

ARTÍCULO 32: .- La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que derive en lo expuesto en las leyes.

.- La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los empresarios, sólo podrá detectarse de oficio o de instancia de parte, en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras y

liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.

.- En todo caso, fuera de los plazos prefijados en el párrafo anterior, podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate.

ARTÍCULO 33: 1.- El reconocimiento al que se refiere el artículo anterior, ya sea general o particular, se hará en elestablecimiento del empresario, en su presencia o en el de la persona que comisione, debiendo aportarse lasmedidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos.

.- En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podrá servirse de auxiliares técnicosen la forma y número que el juez considere necesario.

REGLAMENTO DEL REGISTRO MERCANTIL

ARTÍCULO 2: .- El Registro Mercantil tiene por objeto:

La inscripción de los usuarios y demás sujetos establecidos por la ley y de los actos y contratos relativos a los mismos que determinan la ley y reglamento.

La legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas, y el depósito y publicidad de los documentos contables.

La centralización y la publicación de la información registral, que será llevada a cabo por el Registro Mercantil central en los términos previstos en este reglamento.

ARTÍCULO 293: 1.- Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes, se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.

2.- Asimismo, podrán ser llevados por el Registro Mercantil los libros detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

LEY DE SOCIEDADES ANÓNMAS

ARTÍCULO 171: 1.- Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las Cuentas Anuales, el Informe de Gestión y la propuesta de aplicación de resultados, así como, en su caso, las cuentas e informe de gestión consolidados.

2.- Las Cuentas Anuales e Informe de Gestión deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos de señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.

ARTÍCULO 203: 1.- Las Cuentas Anuales y el informe de gestión deberán ser registrados por los auditores de cuentas.

2.- Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que puedan presentar balance abreviado.

ARTÍCULO 218: .- Dentro del mes siguiente a la aprobación de las Cuentas Anuales, se presentará para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la Junta General deaprobación de las Cuentas Anuales y la aplicación del resultado, a las que se adjuntará un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como el informe de gestión y el informe de los auditores.

IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO

ARTÍCULO 166 (LEY): La contabilidad deberá permitir determinar con precisión:

El importe total del IVA que el sujeto pasivo haya repercutido a sus clientes

El importe total del IVA soportado por el sujeto pasivo.

ARTÍCULO 62 (REGLAM): Los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar, en cada forma, los siguientes libros registro:

Libro Registro de Facturas Emitidas

Libro Registro de Facturas Recibidas

Libro Registro de Bienes de Inversión

PRACTICA CONTABLE

"Todo principio generalmente aceptado, nace de la práctica", esta es la base y el punto de partida del cual la práctica contable toma sus fundamentos, ya que siendo esta una

actividad utilitaria que proporciona soluciones inmediatas a los problemas que se presentan sin la menor base teórica, dando como resultado un conjunto de formulaciones carentes de estructura, se puede así establecer que la práctica contable se sostiene de experiencias unas que satisfacen las necesidades económicas y que son dadas a conocer y entran a un proceso de aceptación de las personas que manejan la técnica contable, al ser evaluadas son recogidas o rechazadas, perpetuándose si por el consenso común de las personas se legalizan por procesos formales o por el contrario si son insolventes e inaplicables se desechan y empieza un nuevo proceso de selección.

La práctica contable en este caso es la que forma la parte teórica de la contabilidad, ya que explica con éxito la realidad económica y social fundamentando lo que en la actualidad se conoce como los principios de contabilidad generalmente aceptados que son las reglas que regirán y guiarán al práctico contable en la realización de su trabajo. la práctica contable debe asumirse como un enfoque de investigación continua en el cual al aplicarla su valor crezca de acuerdo a la implementación y consecuencia que tenga con la teoría contable, esto es, que sea demostrable en cualquier lugar y en cualquier situación, teniendo en cuenta que la práctica de un modelo contable no asegura el éxito rotundo de este.

CONSEJO PARA LA PRACTICA 1120-1: OBJETIVIDAD INDIVIDUAL

Los auditores internos deben tener actitud imparcial y neutral y evitar cualquier conflicto de intereses, esto significa que los auditores internos deben llevar a cabo sus trabajos con honesta confianza y sin comprometer significativamente su calidad.

Esto implica que el DEA (Director Ejecutivo de Auditoria) debe organizar kas asignaciones del personal de tal manera que eviten e impidan cualquier situacion en la cual el auditor interno tenga un interes personal o profesional en competencia con otros intereses.

algunas herramientas para evitar este tipo de conflictos es a traves de la revision de los resultados del trabajo antes de emitir las comunicaciones asi como la rotación periodica de las asignaciones del personal.