LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE CTAS Y · dar el seguimiento respectivo, de conformidad con lo...

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS Y

DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS SESIONES DE JUNTAS

LOCALES Y DISTRITALES

ABRIL 2013

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CONTENIDO

Presentación ............................................................................................................. 3

I. Objetivos .......................................................................................................... 5

II. Elaboración de actas y documentos de las sesiones de Juntas Ejecutivas Locales y Distritales ........................................................................................ 6

1. Convocatoria ................................................................................................ 6

2. Proyectos de Acta y Actas aprobadas .......................................................... 7

a) Formato ..................................................................................................... 7

b) Contenido e Identificación ......................................................................... 8

c) Proemio ..................................................................................................... 9

d) Verificación de Asistencia ........................................................................ 10

e) Quórum Legal .......................................................................................... 11

f) Desahogo del Orden del Día ................................................................... 12

g) Cierre del Acta ......................................................................................... 15

3. Informes de Actividades de las vocalías ..................................................... 16

a) Formato ................................................................................................... 17

b) Contenido ................................................................................................ 18

4. Identificación de Acuerdos y Resoluciones ................................................ 19

III. Información incorporada en el Sistema de Sesiones de Junta de la RedIFE ............................................................................................................ 21

1.Registro y remisión de datos y documentación generada en las Sesiones de Junta Locales y Distritales ............................................................................... 21

a) Registro de información de las sesiones ................................................. 21

b) Incorporación de documentos ................................................................. 26

c) Identificación de archivos electrónicos de los documentos generados ... 27

2.Registro de información en los diversos módulos del Sistema de Sesiones de Junta .......................................................................................................... 28

IV. Consideraciones para la revisión de los documentos generados en las Sesiones de Juntas Ejecutivas Locales y Distritales, e información incorporada al Sistema de Sesiones de Junta de la RedIFE ..................... 31

V. Cumplimiento de las obligaciones en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública responsabilidad de los Vocales Ejecutivos y Secretarios de las Juntas Locales y Distritales ......................................... 35

VI. Marco normativo aplicable al desarrollo de las Sesiones de Junta .......... 36

VII. Glosario .......................................................................................................... 40

Anexos ..................................................................................................................... 42

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Presentación

El Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales (COFIPE), en su artículo 130, inciso a); así como el artículo 45, inciso a) del Reglamento Interior del Instituto Federal Electoral, aprobado mediante Acuerdo CG319/11 por el Consejo General el 27 de septiembre de 2011, disponen como una de las atribuciones de la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral (DEOE), apoyar la integración, instalación y funcionamiento de las Juntas Ejecutivas Locales y Distritales.

Los artículos 134 y 144 del COFIPE determinan que en cada una de las entidades

federativas, el Instituto Federal Electoral (IFE) contará con una Delegación integrada

por una Junta Local Ejecutiva, el Vocal Ejecutivo y el Consejo Local; asimismo,

dispone que en cada uno de los 300 distritos electorales uninominales, el Instituto

contará con una subdelegación integrada por una Junta Distrital Ejecutiva, el Vocal

Ejecutivo y el Consejo Distrital. El mismo ordenamiento jurídico en los artículos 135, 136, 145 y 146, establece la forma de integración de las Juntas Ejecutivas, su obligación de sesionar como órgano colegiado, por lo menos una vez al mes; así como sus atribuciones para el cumplimiento de programas y actividades a través de sus vocalías. Sobre el particular, desde la reforma constitucional y legal de 2007-2008 en materia electoral, aprobada por el Congreso de la Unión y publicada en el Diario Oficial de la Federación, el 13 de noviembre de 2007 y el 14 de enero de 2008, así como las modificaciones al Reglamento de Sesiones de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas del Instituto Federal Electoral, aprobadas por el Consejo General, mediante Acuerdo CG303/2008 y publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 13 de agosto del mismo año, el IFE ha venido realizando una serie de ajustes a sus documentos normativos procedimentales y administrativos, a fin de contribuir a la planeación, instrumentación y ejecución de tareas institucionales, así como promover su consulta y facilitar el acceso de expertos en la materia y ciudadanía en general a información relevante, permitiendo reafirmar los principios en materia de transparencia y acceso público de la información que generan las distintas áreas del Instituto. De igual forma, el Instituto creó nuevos documentos normativos, entre los que se encuentra el Modelo Integral de Planeación Institucional, alineado al Sistema Integral de Planeación, Seguimiento y Evaluación Institucional, ambos documentos aprobados el 30 de agosto 2012 por el Consejo General mediante acuerdos CG615/2012 y CG616/2012, respectivamente. Derivado de lo anterior, el 23 de noviembre de 2012, la Junta General Ejecutiva aprobó la Planeación Táctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013 (Acuerdo JGE137/2012), otro instrumento normativo en el cual se han incluido iniciativas y objetivos medibles a través de indicadores y metas que son el

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referente para el cumplimiento de los objetivos institucionales encomendados a las diversas áreas del IFE durante el presente año. Al respecto, en la Planeación Táctica y Operativa del Instituto Federal Electoral se establece para la DEOE, entre otros, el Objetivo Operativo Anual 113.04.001 referente a “Mejorar la calidad de la información generada por los órganos desconcentrados (actas)”, mediante el diseño de los lineamientos para la elaboración de actas de juntas locales y distritales. Con base en lo anterior, y con el propósito de establecer criterios de aplicación general para la elaboración de los proyectos de actas, actas aprobadas y demás documentos que se generan en las sesiones de Juntas Ejecutivas Locales y Distritales, así como su incorporación en los sistemas de la RedIFE, la DEOE determinó la necesidad de actualizar el documento “Criterios para la Elaboración de Actas y documentos generados en las Sesiones de Juntas y Consejos Locales y Distritales”, para transformarlo en el presente documento denominado Lineamientos para la elaboración de Actas de Juntas Locales y Distritales. El documento proporciona las directrices para que las juntas remitan, exclusivamente a través del Sistema de Sesiones de Junta de la RedIFE, los documentos generados con motivo de las sesiones: convocatoria, proyectos de actas, actas aprobadas e informes mensuales. Asimismo, contempla la herramienta que permitirá verificar y revisar que las actas cumplan con los atributos de calidad, descritos en el indicador de eficiencia de las metas individuales de la Evaluación del Desempeño, previstas para los vocales Ejecutivos y Secretarios en el ejercicio 2013. Por último, es importante señalar que en la elaboración de los lineamentos se tomaron en cuenta las opiniones y propuestas de los Vocales Locales y Distritales que, sobre el apartado de criterios de elaboración de actas, fueron recabadas en atención y cumplimiento de la Circular 092 de fecha 8 de noviembre de 2012.

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I. Objetivos

Establecer criterios de aplicación general para la elaboración de los proyectos de acta, actas aprobadas y demás documentos que se generan en las sesiones de Juntas Locales y Distritales, así como su incorporación en los sistemas de la RedIFE.

Homogeneizar la forma y el contenido de los proyectos de acta y de las actas de las sesiones de Juntas, así como los informes de actividades de las vocalías que integren a estos documentos.

Optimizar el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales e informáticos en la remisión de los documentos generados en las sesiones de las Juntas Locales y Distritales.

Establecer el procedimiento que, con base en los criterios del presente Lineamiento, la Dirección de Operación Regional llevará a cabo para la revisión de los proyectos de actas, actas aprobadas y demás documentos generados en las sesiones de los órganos desconcentrados, así como de la incorporación de información al Sistema de Sesiones de Junta de la Red IFE.

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II. Elaboración de actas y documentos de las sesiones de Juntas Ejecutivas Locales y Distritales

1. Convocatoria La convocatoria es el documento mediante el cual se cita a los vocales para que concurran a un lugar y acto determinado. En ella, se hace la invitación oficial para comunicarles a los integrantes de la Junta de la celebración de una sesión, informando el día, mes, año, hora, lugar y el tipo de sesión de que se trate. La entrega de la convocatoria se realizará mediante oficio personalizado a cada Vocal, acompañado del Proyecto de Orden del Día, ya sea como documento adjunto al oficio, o incluido en el cuerpo del propio oficio. En la emisión de la convocatoria, el Vocal Secretario deberá atender lo establecido en el artículo 11 del Reglamento de Sesiones de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas del Instituto Federal Electoral (RSJLyD) y deberá citar el fundamento jurídico vigente. La convocatoria se deberá elaborar de acuerdo a las siguientes especificaciones:

Archivo Microsoft Word

Letra Arial 12 puntos, estilo normal, mayúsculas y minúsculas acentuadas.

En tamaño carta (21.59 X 27.94) Una vez notificados los vocales de la junta, deberán firmar y acusar con la fecha y hora de recepción y el sello de la vocalía. De acuerdo con el artículo 10 del Reglamento de Sesiones, los plazos para la entrega de convocatoria a los vocales integrantes de la junta ejecutiva, previo a la sesión, son los siguientes:

Ordinaria: por lo menos con seis días de anticipación a la celebración de la sesión.

Extraordinaria: por lo menos con dos días de anticipación a la celebración de la sesión.

En este sentido, y en atención a que en las Subdirecciones de Circunscripción Plurinominal sólo se cuenta con la programación anual de las sesiones ordinarias, será necesario que en los casos en que se determine la celebración de una sesión extraordinaria, se comunique inmediatamente a la Subdirección que corresponda, mediante correo electrónico, indicando los motivos, según sea el caso.

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Lo anterior, permitirá informar oportunamente a las instancias superiores, así como dar el seguimiento respectivo, de conformidad con lo que se indica en los presentes Lineamientos.

2. Proyectos de Acta y Actas aprobadas El acta es el documento formal de cada sesión que, de conformidad con el artículo 23 del RSJLyD, se elabora a partir de la grabación de la misma (audio, video o grabación digital); contiene las intervenciones de los integrantes de la junta que participan. En ella se hacen constar por escrito los asuntos tratados durante las sesiones, como es la presentación de informes de actividades de las vocalías, acuerdos, resoluciones, toma de protesta a vocales de nueva incorporación a la junta, o temas que por su importancia o urgencia necesiten ser atendidos. Es responsabilidad del Vocal Secretario Local o Distrital, elaborar en tiempo y forma los proyectos de actas y actas aprobadas, de acuerdo a la normatividad aplicable, quien además deberá tener bajo su resguardo las grabaciones de las sesiones, en caso de que éstas pudieran ser requeridas por las instancias superiores.

a) Formato El proyecto de acta y actas aprobadas de las Juntas Locales y Distritales se deberán elaborar en archivo Microsoft Word, de acuerdo a las siguientes especificaciones:

Cuerpo del Texto: Arial de 12 puntos, mayúsculas y minúsculas acentuadas.

En todas las hojas deberá aparecer la imagen del escudo nacional, mismo que se obtendrá del Manual de Identidad Gráfica del Instituto.

Las fechas se registrarán con letra.

La identificación del Distrito, nomenclatura exterior e interior de domicilios, código postal, artículos legales, fojas, se registrarán con número arábigo.

Los anexos se identificarán con número romano en negrita.

En el caso del registro de cantidades en moneda, se deberá registrar primero la cantidad con número y en paréntesis se escribirá con letra.

Los informes mensuales se agregarán al final del acta.

Se deberá cuidar que la captura del texto que forma parte del acta se apegue a las reglas gramaticales de ortografía, acentuación y redacción.

Dentro del acta, se distinguirá con letras negritas el cargo del funcionario que toma la palabra.

No incluir carátulas de acta ni de informes.

Márgenes

Superior: 5 cm

Inferior: 2.5 cm

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Derecho: 3.5 cm

Izquierdo: 3.5 cm (Ver Anexo 1)

Tamaño de papel

Tamaño: oficio (21.59 X 35.56)

Orientación: vertical.

Interlineado y alineación

El texto debe ir justificado y con interlineado sencillo en todo el documento.

No utilizar sangrías, ni dejar espacios entre párrafos.

Siempre que se concluya un párrafo con un punto y aparte, se utilizarán guiones seguidos hasta concluir el renglón, para cancelar espacios.

En el cuerpo del acta no se deberán incorporar viñetas, gráficos o elementos que distorsionen el formato del acta.

Numeración de páginas

La paginación se registrará desde la primera hoja en la parte inferior, de forma consecutiva, con número arábigo y alineación al centro.

Arial 12 puntos.

b) Contenido e Identificación

Las sesiones se deberán grabar en audio y/o video, lo que servirá de base para la elaboración del proyecto de acta. Cada una de las hojas que integren el acta deberá identificarse de la siguiente forma: en el ángulo superior derecho con alineación a la derecha (extremo contrario del escudo nacional) se señalarán los datos que identifiquen el órgano correspondiente con letras mayúsculas, negritas, Arial 12 y acentuadas, de acuerdo a lo que se indica a continuación:

Primer renglón: Junta de que se trate.

Segundo renglón: Nombre de la cabecera y entidad federativa (para el caso de Juntas Distritales) o sólo entidad federativa (para el caso de Juntas Locales).

Tercer renglón: Se escribirá “PROYECTO DE ACTA” o “ACTA” según corresponda, seguida de dos puntos y el número arábigo consecutivo* de la sesión, en dos dígitos. Enseguida se identificará, entre líneas diagonales, el tipo de sesión de que se trate: ORD (ordinaria) o EXT (extraordinaria); por

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último, se anotarán los dígitos que correspondan al día, mes y año en que se celebre la sesión, separados por un guión (dd-mm-aa).

* La numeración será consecutiva iniciando con la primera sesión que se realice en el mes de enero y concluirá con la última sesión que se efectúe en el mes de diciembre, independientemente del tipo de sesión de que se trate. Ejemplos:

JUNTA LOCAL EJECUTIVA AGUASCALIENTES

PROYECTO DE ACTA: 01/ORD/31-01-13

JUNTA LOCAL EJECUTIVA AGUASCALIENTES

ACTA: 01/ORD/31-01-13

JUNTA LOCAL EJECUTIVA BAJA CALIFORNIA

PROYECTO DE ACTA: 07/EXT/20-06-13

JUNTA LOCAL EJECUTIVA BAJA CALIFORNIA

ACTA: 07/EXT/20-06-12

JUNTA DISTRITAL EJECUTIVA 01 HUAUCHINANGO, PUEBLA

PROYECTO DE ACTA: 01/ORD/29-01-13

JUNTA DISTRITAL EJECUTIVA 01 HUAUCHINANGO, PUEBLA

ACTA: 01/ORD/29-01-13

A continuación se presentan ejemplos de los datos de identificación registrados en el acta aprobada por una Junta Local Ejecutiva.

INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL

JUNTA LOCAL EJECUTIVA

MÉXICO ACTA: 12/ORD/18-12-12

En la ciudad de Toluca de Lerdo, Estado de México; siendo las once horas del día dieciocho de diciembre del año dos mil doce, en el domicilio que ocupa la Junta Local Ejecutiva, sita en calle Guillermo Prieto, número 100, esquina con Avenida Miguel Hidalgo, Colonia Reforma, C.P. 50090, se reunieron para dar cumplimiento al artículo 136, párrafo 1, incisos a) y b) del Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales, así como al artículo 9, párrafo 1, inciso a) del Reglamento de Sesiones de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas, los siguientes ciudadanos:-----------------------------------------------------------------------------------

c) Proemio

Es la introducción del acta de la sesión y contendrá los siguientes elementos:

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Lugar donde se realiza la sesión (cabecera, entidad federativa).

Hora de inicio (con letra).

Fecha: día, mes y año (con letra).

Órgano electoral que sesiona.

Domicilio donde se realiza la sesión.

Señalamiento de la disposición legal, reglamentaria o administrativa que la fundamente, en su caso.

Ejemplo para Junta Distrital Ejecutiva:

En la ciudad de Teziutlán, Puebla, siendo las once horas del día veintisiete de julio de dos mil doce, establecidos en el domicilio de la 03 Junta Distrital Ejecutiva, sito en Avenida Hidalgo número 409, colonia Centro, C.P. 73800, se reunieron para dar cumplimiento al artículo 146, párrafo 1 del Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales, así como al artículo 9, párrafo 1, inciso a) del Reglamento de Sesiones de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas, los siguientes ciudadanos integrantes de la Junta Distrital Ejecutiva:---

d) Verificación de Asistencia

En el acta se deberá registrar la lista de cada uno de los integrantes, Vocales Locales o Distritales que asistieron a la sesión, inmediatamente después del desarrollo del Proemio. De no asistir algún integrante de la Junta Ejecutiva, el Vocal Secretario asentará la causa de la inasistencia. Si la ausencia es de este último, se describirá el motivo, así como el nombre y cargo del Vocal que funge como Secretario. Cuando se integre un miembro de la Junta, después de iniciada la sesión, el Vocal Secretario hará referencia a su llegada, una vez que concluya la intervención del orador en turno, o bien, cuando se genere un receso, precisando la hora. Igual procedimiento se seguirá cuando un integrante de la Junta se retire de la sesión, asentando la hora, nombre y cargo. Ejemplo: Verificación de asistencia en la que se enlistan los integrantes de la Junta

Local/Distrital Ejecutiva

C. María Carrillo Pérez Vocal Ejecutivo C. Manuel Rivas Castro Vocal Secretario

C. Rubén Aguirre López Vocal de Organización Electoral C. Rosa Fábregas Quirino Vocal del Registro Federal de Electores

C. Miguel Ángel Trigo Ruiz Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica

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e) Quórum Legal El quórum se refiere al número de miembros que deben estar presentes en un acto o sesión para que pueda llevarse a cabo. El Reglamento de Sesiones para las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas del Instituto Federal Electoral, en su artículo 12, párrafo 2, refiere que las Juntas Locales y Distritales pueden sesionar, durante la época en que no se esté desarrollando el proceso electoral, con la mayoría de los integrantes que en ese momento formen parte de las mismas y se encuentren en funciones, entre los que deberá estar el Vocal Ejecutivo, o en su defecto, en quien recaiga el desahogo de los asuntos del despacho previo comunicado del Secretario Ejecutivo. Ejemplos de registro de quórum legal en las actas de sesiones de junta Local/Distrital: Ejemplo 1. Registro de Quórum con asistencia de todos los vocales de Junta

El C. Vocal Ejecutivo, Licenciado Jorge Martínez Olguín: Señoras y Señores Vocales, iniciamos la sesión ordinaria de la Junta convocada para este día, por lo que le solicito al Vocal Secretario verifique el quórum legal para esta sesión.--------- La C. Vocal Secretario, Maestra Rosa María Contreras Farías: Con gusto Señor Vocal Ejecutivo. Le informo que, para efectos de la sesión, hay una asistencia inicial de cinco vocales, por lo que en términos del artículo 12, párrafo 2, del Reglamento de Sesiones para las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas del Instituto Federal Electoral, existe quórum legal para sesionar.-----------------------------

Ejemplo 2. Registro de Quórum con inasistencia de vocal y motivo

El C. Vocal Ejecutivo, Pedro Vázquez Ramírez: Señoras y Señores Vocales, iniciamos la sesión ordinaria de la Junta convocada para este día, por lo que le solicito al Vocal Secretario verifique el quórum legal para esta sesión.----------------- El C. Vocal Secretario, Licenciado Pedro Ramírez Contreras: Con mucho gusto Señor Vocal Ejecutivo. Le informo que para efectos de la sesión hay una asistencia inicial de cuatro integrantes de la 22 Junta Distrital Ejecutiva. Asimismo, el pasado 22 de marzo se recibió el oficio número ______, por medio del cual el Lic. Juan Hernández Sánchez, Vocal del Registro Federal de Electores informa que se le convocó a una reunión en la sede de la 16 Junta Distrital Ejecutiva de esta entidad, a celebrarse en esta misma fecha, razón por la cual no se encuentra presente en esta sesión y, conforme al acuerdo previo, el Vocal Ejecutivo será quien rinda el informe correspondiente. Por lo que conforme a lo señalado en el artículo 12, párrafo 1, del Reglamento de Sesiones para Juntas Locales y Distritales Ejecutivas del Instituto Federal Electoral, se declara la existencia del quórum para la realización de la presente sesión.-----------------------------------------------------------------

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Sobre el particular, es importante referir que conforme al mismo ordenamiento,

artículo 12 párrafo 3, los integrantes de la Junta que no puedan asistir a la sesión,

deberán designar a un suplente quien podrá participar sólo con derecho a voz

tratándose de asuntos de urgente y obvia resolución; esta designación se realizará

mediante escrito dirigido al Vocal Secretario por lo menos con veinticuatro horas de

anticipación a la celebración de la sesión de que se trate. En estos casos, los

suplentes no contarán para la integración del quórum. Asimismo, de conformidad con el artículo 14, párrafo 2 del Reglamento, en el caso de que el Vocal Ejecutivo de la Junta se ausente temporal o momentáneamente, el Vocal Secretario lo auxiliará en la conducción de la sesión. En caso de ausencia del Vocal Secretario, el Vocal Ejecutivo nombrará de entre los integrantes de la Junta correspondiente quien lo sustituirá. En el supuesto de que el Vocal Ejecutivo no asista o se ausente de la sesión por caso fortuito o de fuerza mayor, el Vocal Secretario presidirá la sesión, conforme al artículo 14, párrafo tercero del multicitado Reglamento.

f) Desahogo del Orden del Día

El Orden del Día es el documento en el que se enlistan los temas que se abordarán en una sesión; sirve de guía al Vocal Ejecutivo para conducirla; en él se definen los asuntos a tratar y debe ser remitido a los integrantes de la Junta, adjuntos a la convocatoria, de acuerdo a los plazos establecidos.

En el acta se hará referencia al orden del día, después de la declaración del quórum legal; la sesión deberá circunscribirse al desarrollo de los puntos que se indiquen en el orden señalado. Las modificaciones que en este sentido se acuerden, también se asentarán en la misma acta.

Con base en lo que establece el artículo 11 párrafo 4 del Reglamento, las Juntas Locales y Distritales, a solicitud de sus integrantes, podrán modificar el orden de los asuntos a tratar, o aprobar la inclusión de otros; pero ningún punto podrá ser retirado. En caso de no contar con elementos para su desarrollo se hará el señalamiento en el acta. Conforme al artículo 128 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en las sesiones de Juntas Locales y Distritales, el Vocal Ejecutivo tomará la protesta de ley a los nuevos integrantes que se incorporen a la Junta, por lo que el Vocal Secretario, deberá incluir dicho acto como un punto en el orden del día. En el caso de los Vocales Ejecutivos Distritales, se tomará en cuenta lo establecido al artículo 81 del Reglamento Interior del Instituto Federal Electoral. En el texto del acta, se resaltarán en letra negrita cada uno de los puntos del orden del día, en dos momentos:

http://sil.gobernacion.gob.mx/Glosario/definicionpop.php?ID=211

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El primero, cuando el Secretario somete a la aprobación de los integrantes el orden del día y,

El segundo, al inicio de la presentación de los informes de cada uno de los vocales, para distinguirlos dentro del contenido del acta.

Ejemplo 1. Orden del día sometido a votación (primer momento):

La C. Vocal Secretario, Licenciada María Córdova Pérez: Señores Vocales, el siguiente asunto corresponde a la lectura y aprobación del proyecto de orden del día--- El proyecto de orden del día previamente circulado es el siguiente:--------------------------- 1. Lectura y aprobación, en su caso, del proyecto del acta de la sesión

ordinaria de fecha veintiséis de febrero de dos mil trece.-------------------------- 2. Informe del Vocal Ejecutivo respecto a las tareas realizadas para el

cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece.------------------------

3. Informe del Vocal Secretario respecto a las tareas realizadas para el cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece.------------------------

4. Informe del Vocal de Organización Electoral respecto a las tareas realizadas para el cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece.-------

5. Informe del Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica respecto a las tareas realizadas para el cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece.----------------------------------------------------------------------------------------------------

6. Informe del Vocal del Registro Federal de Electores respecto a las tareas realizadas para el cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece.------

7. Asuntos Generales.-------------------------------------------------------------------------------

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Ejemplo 2. Orden del día en el desarrollo de la sesión (segundo momento):

El C. Vocal Ejecutivo, Maestro Gerardo Hernández García: Gracias señor Secretario. Continúe con el desarrollo de la sesión.------------------------------------------------ El C. Vocal Secretario, Licenciado Carlos Humberto Zepeda Frías: El siguiente punto del orden del día corresponde al Informe del Vocal Ejecutivo respecto a las tareas realizadas para el cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece (Anexo I).-- El C. Vocal Ejecutivo, Maestro Gerardo Hernández García: Señoras y señores vocales, está a su consideración el informe que nos ocupa. No habiendo intervenciones, continúe señor Secretario con el desahogo de la sesión.-------------------- El C. Vocal Secretario, Licenciado Carlos Humberto Zepeda Frías: El siguiente punto del orden del día es el Informe del Vocal Secretario respecto a las tareas realizadas para el cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece (Anexo II).------------------- El C. Vocal Ejecutivo, Maestro Gerardo Hernández García: Señoras y señores vocales, está a su consideración el informe que nos ocupa y que fue circulado previamente.--------------------------------------------------------------------------------------------------

Las intervenciones de los integrantes de las juntas, se procurará transcribirlas literalmente, auxiliándose para tal efecto, de la grabación de la sesión. Al inicio de cada intervención se distinguirá con letras negritas el cargo del Vocal o del funcionario que hubiese sido designado, destacando su cargo y, en su caso, la función que suple. Por ejemplo: El C. Vocal del Registro Federal de Electores, Ingeniero Ricardo Ambriz Tirado, en funciones de Vocal Secretario. La presentación de los informes de actividades de las Vocalías, se deberá hacer conforme al siguiente orden, indicando el número de anexo que le corresponda:

Informe de la Vocalía Ejecutiva (Anexo I).

Informe de la Vocalía del Secretariado (Anexo II).

Informe de la Vocalía de Organización Electoral (Anexo III).

Informe de la Vocalía Capacitación Electoral y Educación Cívica (Anexo IV).

Informe de la Vocalía del Registro Federal de Electores (Anexo V). Ejemplo:

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El Vocal Secretario, Rodrigo Moreno Tapia: El siguiente punto del orden del día corresponde al Informe del Vocal Ejecutivo respecto a las tareas realizadas para el cumplimiento de los Objetivos Operativos y demás actividades desempeñadas durante el mes de marzo de dos mil trece (Anexo I).---------------- La C. Vocal Ejecutivo, Licenciada Claudia Quiñones Rosas: Señoras y señores Vocales, está a su consideración el informe que nos ocupa y que fue circulado previamente. No habiendo intervenciones, continúe señor Secretario con el desahogo de la sesión.---------------------------------------------------------------------------------

IMPORTANTE: Al final del acta de sesión de Junta, se deberán integrar los informes de actividades de las vocalías, acuerdos y resoluciones (en su caso) en formato Word, en el orden que fueron abordados.

Si una vez aprobado el orden del día, se dispensa la lectura de los informes de actividades de las vocalías u otro(s) documento(s) que ya fueron previamente circulados, y uno o más de los integrantes de la Junta realizara algún comentario adicional o la lectura parcial del informe, éste agregado o resumen formará parte del acta, mientras que el informe completo (previamente circulado) deberá incluirse al final de la misma. El resultado de la votación que se obtenga de los acuerdos o resoluciones, también se deberá resaltar con letras negritas, para distinguirlos en el contenido del acta, ejemplo:

La C. Vocal Secretario, Contadora Pública Raquel Zúñiga Canales: Con mucho gusto, señor Vocal Ejecutivo, señores vocales, se consulta a Ustedes, si se aprueba el orden del día relativo a la sesión ordinaria del mes de enero del año en curso. Los que estén por la afirmativa, sírvanse levantar la mano. Muchas gracias. Aprobado por unanimidad el orden del día de la sesión ordinaria, Señor Vocal Ejecutivo.--------

g) Cierre del Acta

Una vez abordados todos los puntos del orden del día, se procederá a registrar el cierre del acta, el cual deberá contener los siguientes elementos:

Hora y fecha (con letra) en que se da por terminada la sesión;

Número de fojas y anexos (con número), resaltado con letras negritas, contabilizando por separado las fojas correspondientes al acta, informes de actividades de las vocalías y en su caso, acuerdos y resoluciones.

Leyenda “Conste” (centrado).

Nombres y espacios para firma de los que asistieron (a dos columnas).

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Ejemplo:

La Vocal Ejecutivo, Maestra María Elena Carrillo Pérez: Señoras y señores Vocales, no habiendo otro asunto que tratar agradezco a ustedes su presencia y siendo las doce horas con veintinueve minutos del día veintiocho de enero de dos mil trece se da por concluida la primera sesión ordinaria de esta Junta; por su atención y asistencia muchas gracias. Buenas tardes. Constando la presente acta de 7 fojas y 5 anexos correspondientes a los informes de actividades de las vocalías Ejecutiva, del Secretario, Organización Electoral, Capacitación Electoral y Educación Cívica y del Registro Federal de Electores que constan de 10, 12, 15, 13 y 18 fojas útiles, respectivamente y de una resolución de 72 fojas útiles, cada una firmada de conformidad, al margen y al calce, por los que en ella intervinieron.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conste------------------------------------------------------

C. María Elena Carrillo Pérez Encargada del Despacho de la Vocalía Ejecutiva

_________________________

C. María del Rocío Piña Gómez Vocal Secretario

_________________________

C. Rubén Aguirre López Vocal de Organización Electoral

_________________________

C. Miguel Ángel Trigo Núñez Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica

______________________________

C. Carmen Zavala Ríos Vocal del Registro Federal de Electores

_________________________

Una vez aprobada el acta, se firmará en todas sus fojas (incluidos informes y anexos) al margen del lado derecho, con excepción de la hoja final, en que la firma se plasmará al calce, en los espacios asignados para tal efecto.

3. Informes de Actividades de las vocalías El artículo 136, párrafo 1, inciso d) del COFIPE, establece como atribución de las Juntas Locales y Distritales, informar mensualmente al Secretario Ejecutivo y al Vocal Ejecutivo de la Junta Local Ejecutiva, respectivamente, sobre el desarrollo de sus actividades.

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En este sentido, el informe mensual de actividades es el documento a través del cual cada uno de los vocales da cuenta de manera cronológica de las actividades relevantes realizadas durante el mes correspondiente.

A continuación se relacionan los criterios generales para elaborar los informes de referencia, que acompañarán el acta respectiva de la Sesión de Junta.

a) Formato El informe mensual de actividades se elaborará en archivo Microsoft Word, con las características siguientes:

Tipo de letra

Arial 12 puntos, estilo normal, mayúsculas y minúsculas acentuadas.

Títulos, subtítulos: Arial de 12 puntos en negritas, mayúsculas y minúsculas acentuadas, sin punto final.

Márgenes

Superior: 5 cm

Inferior: 2.5 cm

Derecho: 3.5 cm

Izquierdo: 3.5 cm

Tamaño de papel

Tamaño: oficio (21.59 X 35.56)

Orientación: Vertical

Sin logotipo, membrete o alguna otra imagen.

Interlineado

En el desarrollo del texto: sencillo.

Separación de una línea (enter) entre títulos, subtítulos, incisos y subincisos.

Texto justificado en todo el documento.

Numeración de páginas

Arial 12 puntos.

La paginación se registrará desde la primera hoja en la parte inferior de forma consecutiva, con número arábigo y alineación al centro.

Cuadros, imágenes y otros objetos

Si se incluyen cuadros, se utilizará el comando “Tabla” del programa de Word.

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El texto de los cuadros se presentarán en mayúsculas y minúsculas acentuadas, de 9 puntos, sin punto final.

Se pueden insertar imágenes, u objetos gráficos diferentes que permitan explicar o detallar información, siempre y cuando no distorsionen el formato, no sobrepasen los márgenes señalados, y no aumenten demasiado el tamaño en bites del archivo; es decir, que en su conjunto (Acta y Anexos), no rebasen la capacidad total para incorporar el documento al Sistema de Sesiones de Junta, que es de 10 Mb (megabytes).

Otras

Cada Vocal será responsable de elaborar el informe de su área de responsabilidad.

Cada informe se identificará con la palabra Anexo seguida del número romano que le corresponda. Ejemplo: El informe del Vocal Ejecutivo será Anexo I -ver apartado 1, inciso f) Desahogo del Orden del Día-.

Las fechas, identificación del Distrito, nomenclatura exterior e interior de domicilios, código postal, artículos legales, anexos y fojas, se registrarán con número.

En el caso del registro de cantidades en moneda, se deberá registrar primero la cantidad con número y en paréntesis se escribirá con letra.

Se empleará numeración para temas e incisos para subtemas; las actividades serán diferenciadas por viñetas.

En la medida de lo posible, se deberán evitar anexos de los informes.

b) Contenido Como se señaló, a partir del presente año, el documento base para dar cumplimiento a las actividades encomendadas a cada una de las áreas, será el denominado Planeación Táctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013; por lo que es necesario construir un documento que permita a la Dirección de Operación Regional, conocer el desarrollo y avance de cada una de sus actividades e informar a las instancias superiores. Los informes de cada una de las vocalías deberán incluir los siguientes aspectos:

Datos de identificación de la Junta correspondiente.

Título del Informe de Actividades de la Vocalía que corresponda.

Hacer referencia al programa y subprograma que corresponda, según la atención de actividades de cada vocalía.

Fecha o periodo de realización de la actividad; describir cronológicamente cada una de las etapas y el procedimiento que llevó a cabo para realizarlas.

Al final de cada actividad se hará referencia al Objetivo Operativo Anual con el que, en su caso, está vinculada, debiendo anotar la clave asignada y la

19

descripción correspondiente, misma que se obtendrá del documento Planeación Táctica y Operativa 2013 (ver imagen siguiente); de no ser el caso, se incluirá el número de la circular u oficio mediante el cual se instruyó la ejecución de la actividad.

Por último, los informes de actividades deberán firmarse al final del documento. Se dejará espacio suficiente para el nombre, cargo y firma (formato en mayúsculas, negritas y alineación a la izquierda de la hoja).

4. Identificación de Acuerdos y Resoluciones Los Acuerdos y Resoluciones que se aprueben, se anexarán después de los informes de actividades de las vocalías, asignándoles una clave consecutiva, misma que se anotará en la parte superior izquierda de la primera hoja del documento, con independencia del número de expediente que la Junta le haya asignado. Para esta Dirección, es muy importante contar con la clave de identificación que permita distinguir los anexos del acta, ante eventuales solicitudes de transparencia y acceso a la información.

20

La clave se integrará de la siguiente forma:

1 2 3 4

Indicar: A (Acuerdo) o R (Resolución) y el número consecutivo en dos dígitos

Abreviatura de la entidad en mayúscula, separado por diagonales

Iniciales de la Junta Ejecutiva JL o JD según corresponda

Fecha de la sesión: día, mes y año, separados por guiones (dd-mm-aa)

Ejemplos de Clave de Acuerdo: A01/AGS/JL/31-10-13

A06/DF/JD01/10-02-13 Ejemplos Clave de Resolución: R01/AGS/JL/31-10-13

R06/DF/JD01/10-02-13 El número consecutivo tanto de los acuerdos como de las resoluciones iniciará con el primer documento del año, de este tipo, y concluirá con el último del año. Invariablemente, la numeración deberá ser consecutiva para cada tipo de documento, con independencia del tipo de sesión.

21

III. Información incorporada en el Sistema de Sesiones de Junta de la RedIFE El Sistema de Sesiones de Junta (SSJ), es el medio por el que los vocales ejecutivos y secretarios de las Juntas Locales y Distritales remitirán e incorporarán la información generada de la celebración de las Sesiones de Junta, lo cual comprende tanto la incorporación de documentos (convocatoria, proyecto de acta, acta aprobada, informes, acuerdos, resoluciones, actas circunstanciadas, etc.), como la captura de datos respecto al desarrollo de las sesiones, domicilio de la junta, los vocales que la integran, etc. En este sentido, y conforme a los artículos 6 párrafos 2 y 3 y 23, párrafos 4 y 5 del Reglamento de Sesiones para las Juntas, los Vocales Ejecutivos Locales y Distritales podrán también cumplir su obligación de remitir los documentos generados con motivo de las sesiones, mediante el envío de un oficio dirigido a la Subdirección de Circunscripción correspondiente, en el que refieran haber incorporado en tiempo y forma los documentos derivados de la sesión, el cual deberá remitirse exclusivamente mediante la vía del correo electrónico institucional, como parte de una política de austeridad y gestión ambiental del Instituto. Por su parte, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 del propio Reglamento, los Vocales Secretarios Locales y Distritales son los responsables de la captura y la debida actualización de la información del SSJ, por lo que darán seguimiento estricto y permanente a los datos contenidos en los diferentes módulos, previo y posterior a la celebración de la Sesión de Junta.

1. Registro y remisión de datos y documentación generada en las Sesiones de Junta Locales y Distritales

La captura de datos y la forma de incorporar los documentos al Sistema de Sesiones de Junta, así como sus respectivos plazos, será conforme a los criterios que a continuación se indican:

a) Registro de información de las sesiones CAPTURA PREVIA A LA SESIÓN La fecha límite para realizar la captura de fecha y hora de inicio de una sesión ordinaria, será de seis días de anticipación a la fecha en que se fije para la celebración de la sesión; mientras que para una sesión extraordinaria será de dos días antes de su celebración. También se capturarán el Tipo y Número de sesión, así como los Puntos del orden del día. Realizado lo anterior, y con el propósito de dar seguimiento a la actividad mediante la generación de soportes documentales, el personal de oficinas centrales consultará y guardará de manera electrónica, el Reporte de Inicio. Esta revisión y respaldo se realizará:

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Cinco días antes a la celebración de las sesiones ordinarias

Un día previo a la celebración de las sesiones extraordinarias. Por ello, es muy importante que el Vocal Secretario prevea lo necesario para garantizar el registro de la fecha y hora de la sesión, desde el momento en que se circulen las convocatorias; así como dar aviso inmediato de la celebración una sesión extraordinaria. CAPTURA EL DÍA DE LA SESIÓN Con el fin de que el personal de oficinas centrales pueda realizar el seguimiento oportuno a través de la generación del reporte de conclusión -que será el soporte documental de la actividad-, el Vocal Secretario capturará los siguientes rubros inmediatamente que concluya la sesión: Hora de Inicio/Conclusión:

Hora de Inicio. Si esta es distinta a la que se registró de manera previa, deberá actualizarse.

Hora de conclusión. Registrar de acuerdo a la hora en que concluya la sesión y lo asentado en el acta.

Asistencia: La captura de la hora de llegada de los vocales será a partir del momento en que inicie la sesión, o según se incorporen durante el desarrollo de la misma. Por lo que se refiere a la hora de salida, será conforme a la hora de conclusión de la sesión, o la que corresponda ante una salida anticipada de la sesión. De ocurrir que algún vocal llegue o se retire en hora diferente al inicio o término de la sesión, según sea el caso, las observaciones el hecho deberán deberá asentarse en el apartado de Asuntos Relevantes.

La captura de la asistencia en el Sistema de Sesiones de Junta (SSJ), se realizará conforme a las siguientes claves:

Sí Asistencia del Vocal.

No Inasistencia del Vocal. Indicar el motivo en el apartado Asuntos Relevantes.

J Justificación por permiso, licencia, asistencia a reuniones convocadas por instancias superiores, etc. Indicar el motivo en el apartado Asuntos Relevantes.

23

Por ejemplo, en una Junta (Local o Distrital), el día de la celebración de una sesión extraordinaria, no asiste el VCEyEC por acudir a una reunión en Oficinas Centrales; además hubo inasistencia injustificada por parte del VRFE. En este caso, la asistencia se captura de la siguiente manera:

Sí: Vocal Ejecutivo Sí: Vocal Secretario Sí: Vocal de Organización Electoral J: Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica No: Vocal del Registro Federal de Electores

Por otro lado, cuando una Vocalía se encuentre vacante (por renuncia, retiro, defunción, encargos, etc.) la asistencia se dejará en blanco, debiendo precisar el motivo en el apartado de Asuntos Relevantes, ejemplo: La VRFE se encuentra vacante. Cabe señalar que la presencia de un suplente designado por el Vocal que no pudo asistir a la sesión -en los términos de lo establecido en el artículo 12 párrafo 3 del Reglamento- no se considerará como asistencia del Vocal, y menos contabilizará para la integración del quórum (ver lo referido en el apartado Quorum Legal de los presentes lineamientos). Además de los casos ordinarios de asistencia antes mencionados, existen dos supuestos que deberán registrarse de manera diferenciada en el SSJ:

Encargadurías de Despacho del cargo de Vocal.

Se considera Encargado de Despacho, cuando existe una designación comunicada mediante oficio suscrito por el Secretario Ejecutivo del IFE, para realizar todas las actividades inherentes a una vocalía en particular (VE, VS, VOE, VCEyEC o VRFE), ya sea por un periodo determinado o indeterminado. Se trata de un funcionario que se desempeñaba en otro cargo, ya sea en la propia Junta, en otra Junta Distrital o en la Junta Local, quien asiste a la Sesión de Junta, con el nuevo encargo que se le ha conferido. Para este caso, el registro de asistencia será Si en el cargo del Encargado de Despacho, debiendo omitir la asistencia del cargo de Vocal que venía desempeñando. Ejemplo: El VOE de una Junta Distrital recibe un oficio suscrito por el Secretario Ejecutivo, mediante el cual se le comunica su designación como encargado de despacho de la Vocalía del Secretario de la misma Junta. Por lo que el día de la celebración de la Sesión Ordinaria de Junta, la asistencia será para el cargo de Vocal Secretario y en blanco para el cargo de VOE, toda vez que aún no se ha designado un encargado que cubra la vacante de esta vocalía.

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La asistencia quedará registrada de la siguiente forma: Sí: Vocal Ejecutivo Sí: Vocal Secretario En blanco: Vocal de Organización Electoral Sí: Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica Sí: Vocal del Registro Federal de Electores

Vocal que asiste a Sesión de Junta “en funciones de Vocal Ejecutivo/Secretario”.

Este tipo de asistencia a la Sesión de Junta puede darse cuando: a. Ante la vacante o ausencia del Vocal Secretario, el Vocal Ejecutivo nombra

de entre los integrantes de la junta a alguno de los vocales de área, para fungir como Secretario, exclusivamente durante la sesión de que se trata.

b. Ante la vacante de Vocal Ejecutivo, las autoridades superiores instruyen de

entre los funcionarios de la propia junta, a alguno que cubra las funciones del Vocal Ejecutivo para conducir la sesión.

c. Ante la ausencia momentánea o inasistencia de Vocal Ejecutivo (supuesto

establecido en los párrafos 2 y 4 el artículo 14 del Reglamento), el Vocal Secretario preside y/o auxilia en las tareas de conducción de la sesión.

La característica de estas hipótesis es fungir como Vocal Ejecutivo o Vocal Secretario exclusivamente durante la sesión de junta; de manera que al término de la sesión, el Vocal continúa desempeñando funciones en su área de origen. Ejemplo: En una Junta Distrital, para el día de la celebración de la sesión ordinaria, la Vocalía del Secretario se encuentra vacante, por lo que el Vocal Ejecutivo nombra al Vocal de Organización Electoral para fungir como Secretario durante la sesión. La asistencia se captura de la siguiente manera: Sí: Vocal Ejecutivo En blanco: Vocal Secretario Sí: Vocal de Organización Electoral Sí: Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica Sí: Vocal del Registro Federal de Electores En este caso, además se deberá referir en el apartado Asuntos Relevantes, nombre del funcionario, vocalía y funciones que haya realizado en la sesión. Por ejemplo: El VOE Ramiro Aldama Pérez, fungió durante la sesión como Vocal Secretario.

25

Orden del Día y Votación: Puntos del Orden del Día. En su caso, actualizar los puntos que se trataron en

la sesión, así como señalar el tipo a que se refiere: Lectura y aprobación de Acta, Informe, Acuerdo, Resolución y Otros.

Votación. Capturar Tipo de votación; a partir de esta información el sistema determina el sentido de la votación, si es Unanimidad o Mayoría.

Asuntos Relevantes:

Este apartado siempre debe contener información; la Junta Ejecutiva deberá incluir todos aquellos asuntos que considere relevantes. Entre otros aspectos, en este apartado también se deberá capturar:

Motivo de ausencia de alguno de los vocales a la sesión. Hora y motivo por el que alguno de los vocales hubiera llegado después

del inicio de la sesión y/o se retire de la misma, antes de que ésta se declarara concluida; especificar cargo y nombre de funcionario.

Designaciones de último momento para fungir como Secretario de la Junta, o funcionario que presidió la sesión en caso de ausencia del Vocal Ejecutivo; especificar motivo, cargo y nombre del funcionario.

Designación de suplente de Vocal (artículo 12, párrafo 3 del Reglamento), debiendo señalar nombre y cargo del funcionario que participó, especificando nombre y cargo del Vocal que sustituyó.

Motivo por el que se haya presentado votación en contra, excusa o recusación del Orden del Día, Acta, Acuerdo o Resolución. Se incluirá también cargo y nombre del funcionario.

Motivo de la ausencia de alguna firma en el Acta Aprobada, por ejemplo, derivado de un permiso, comisión o licencia de alguno de los vocales, cambio de adscripción, porque se encuentra vacante, etc.).

Actividades o eventos que por su relevancia deban conocerse por las autoridades superiores del Instituto.

Los puntos arriba señalados son enunciativos, no limitativos. IMPORTANTE:

La incorporación de documentos se hará en sus respectivos plazos (ver tabla Atención y seguimiento a la Incorporación de datos al Sistema de Sesiones de Junta, SSJ del Apartado respectivo de estos Lineamientos).

Para que la captura de información en el sistema se vea reflejada en el reporte de conclusión, se debe pulsar la opción Guardar una vez concluida la captura.

26

b) Incorporación de documentos Los documentos generados durante las sesiones de junta se incorporarán al SSJ, en un solo archivo, carpeta zip. La Convocatoria y las Actas Aprobadas, deberán adjuntarse en formato PDF; los Proyectos de Acta en formato Word. En el archivo se incluirán los documentos conforme al siguiente orden:

1) Proyectos de acta o acta aprobada. 2) Informes de las vocalías. 3) Acuerdos (en su caso). 4) Resoluciones (en su caso). 5) Otros Anexos (en su caso).

Respecto a los plazos para la incorporación de documentos, según su tipo, se estará a lo siguiente:

CONVOCATORIA y ORDEN DEL DÍA.- Se adjuntarán en el sistema, en un mismo archivo, en el apartado de Convocatoria, inmediatamente después de difundirla entre los vocales (seis días y dos días previos a la sesión ordinaria y extraordinaria, respectivamente); el archivo .PDF deberá contener los acuses (nombre, cargo y firmas de recepción) y, en su caso, el sello de recepción de las vocalías correspondientes.

Para que el Sistema contenga información congruente entre documentos y datos capturados, es importante que, en caso de cambio de día de celebración de sesión, se incorpore la convocatoria que refiera este ajuste y se actualice la captura de este dato.

PROYECTO DE ACTA.- Se adjuntará en el sistema, a más tardar 24 horas

posteriores a la celebración de la sesión, junto con los demás documentos que la integran en un sólo archivo en formato Word.

ACTA APROBADA.- El acta y los demás documentos que la integran, se

deberán escanear en un sólo archivo, en formato .PDF. Se incorporará al sistema a más dos días hábiles después de que concluya la sesión en que fue aprobada. Importante: El acta aprobada se deberá adjuntar en el submódulo del sistema, correspondiente a la fecha en que se celebró la sesión (no en la que se aprobó). Ejemplo: En la sesión ordinaria del 28 de febrero, se aprueba el acta de la sesión extraordinaria del 7 del mismo mes; por lo tanto, el acta aprobada se incorporará en el apartado del día 7 de febrero.

27

La captura e incorporación de los documentos deberá realizarse en los plazos señalados; en caso de presentar alguna problemática con el funcionamiento de Sistema de Sesiones de Junta, se levantará el reporte correspondiente al Centro de Atención a Usuarios, de UNICOM. En este último caso, de manera excepcional, se enviarán los reportes a través de correo electrónico, haciendo mención del número de reporte levantado y el nombre de la persona que lo atendió. Esta notificación se hará de manera inmediata a la Junta Local y ésta, a su vez, lo remitirá a la Subdirección de Circunscripción Plurinominal correspondiente. Una vez resuelto el problema del servidor, se procederá inmediatamente a la captura de los reportes, así como a incorporar los archivos al Sistema de Sesiones de Junta, mediante la opción adjuntar. Para realizar un adecuado y correcto procedimiento de digitalización de documentos, deberá consultar la Guía de uso para el escaneo de documentos (Anexo 2).

c) Identificación de archivos electrónicos de los documentos generados

El nombre de los archivos que sean incorporados al Sistema de Sesiones de Junta, deberán escribirse en letra mayúscula y números arábigos, conforme a lo siguiente:

CONVOCATORIA:

1 2 3 4 5 CONV (Convocatoria que contiene el orden del día)

Abreviatura del nombre de la entidad, en mayúscula, seguido de guion bajo

Iniciales de la Junta seguido de guion bajo. Para Junta Local Ejecutiva, se utilizarán las iniciales JL. Para Junta Distrital Ejecutiva, se registrarán las siglas JD seguido del número de distrito que corresponda

Tipo de sesión abreviado: ORD y EXT según corresponda, seguido de guion bajo

Con números arábigos, el día, mes y los dos últimos dígitos del año en que se llevó a cabo, la sesión (dd-mm-aa)

Ejemplo: CONV_PUE_JL_ORD_30-01-13 CONV_GRO_JD01_ORD_15-12-13

PROYECTO DE ACTA

1 2 3 4 5 PROY (Proyecto de Acta)


Iniciales de la Junta seguido de guion bajo. Para Junta Local Ejecutiva se utilizarán las iniciales JL. Para Junta Distrital Ejecutiva se registrarán las siglas JD seguido del número de Distrito que corresponda

Tipo de sesión abreviado: ORD y EXT según corresponda, seguido de guion bajo.


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Ejemplo: PROY_AGS_JL_ORD_30-04-12 PROY_ZAC_ JD01_ORD_30-07-12

ACTA APROBADA

1 2 3 4 5 ACTA (Acta Aprobada)


Iniciales de la Junta seguido de guion bajo. Para Junta Local Ejecutiva se utilizarán las iniciales JL. Para Junta Distrital Ejecutiva se registrarán las siglas JD seguido del número de Distrito que corresponda

Tipo de sesión abreviado: ORD y EXT según corresponda, seguido de guion bajo


Ejemplo: ACTA_AGS_JL_ORD_30-04-12

ACTA_ZAC_ JD01_ORD_30-07-12

2. Registro de información en los diversos módulos del Sistema de Sesiones de Junta

El Sistema de Sesiones de Junta es un instrumento vinculante, a través del cual Oficinas Centrales brinda seguimiento al desarrollo de las sesiones que se celebran en las Juntas Ejecutivas Locales y Distritales; además, es una herramienta que permite conocer la información relevante de los funcionarios de los órganos desconcentrados, como son los datos de vocales integrantes de las mismas y domicilio de las Juntas. Los Vocales Secretarios Locales y Distritales son los responsables de la captura y la debida actualización de la información del SSJ, por lo que es necesario procedan a revisar el contenido actual de los diversos módulos y submódulos del Sistema, requisitar todos los campos y dar seguimiento permanente a los datos contenidos en ellos. En los casos de cambios de adscripción, vacantes o sustituciones de vocales, es muy importante que previo a la celebración de la sesión se realice la verificación y actualización de la información relativa a los datos personales de los funcionarios, ya que de no actualizarlos se generan reportes incorrectos. En la captura deberá garantizarse la integridad de la información, verificar la correcta ortografía y acentuación, así como los combos en que se incorporen datos numéricos. En la captura y verificación de información, deberá atenderse lo siguiente:

29

Módulo Submódulo Rubro de captura Forma de Captura

Domicilio de la Junta

----

Datos domicilio: Calle, No. Exterior, No. Interior, Colonia o localidad, Municipio o Delegación, Código Postal

El domicilio se capturará con datos completos (sin abreviaturas), cuidando que los datos sean correctos. En caso de cambio de sede, actualizar inmediatamente que se encuentre funcionando el servidor.

Funcionarios

Administración de vocales

Datos generales: - Clave de Elector - Nombre - Género - Título - Profesión - Fecha de nacimiento Domicilio: - Domicilio, Número, Colonia o localidad, Entidad Federativa, Municipio/Delegación, Código Postal. - Correo Electrónico - Teléfono Particular - Teléfono de Oficina 1 - Teléfono de Oficina 2 - Celular Puesto: -Cargo -Fecha de ingreso -Fecha de nombramiento Opción modificar: -En funciones actualmente -Fecha en que deja el cargo -Motivo de baja

Datos generales: - La captura en el campo Nombre se hará empezando por nombre(s), seguido de apellidos paterno y materno. - En el campo Profesión capturar únicamente la carrera; ejemplos: Administración, Derecho, Economía, Ciencias Políticas, Relaciones Internacionales; sin incluir abreviaturas como Lic., Dr., etc. Domicilio: En el campo Teléfono de Oficina 2, se pondrá el número IP (6 dígitos). Puesto (Opción Modificar): Cuando se presente una vacante, cambio de adscripción o alta, actualizar el campo En funciones actualmente. En su caso, aplicar opción Si/No.

Sustitución de vocales

Datos de la sustitución: - Fecha en que deja el cargo - Motivo de sustitución Datos del sustituto: -Vocal sustituto -Fecha de ingreso al nuevo cargo -Fecha de nombramiento al nuevo cargo

Revisar que la captura en los apartados Datos de la sustitución y Datos del sustituto sean correctos. La fecha de nombramiento al cargo es la que se indica en el oficio o documento formal y que hace referencia a la fecha en que empieza a surtir efectos la designación.

30

Módulo Submódulo Rubro de captura Forma de Captura

Sesiones de Junta Ejecutiva

- Temas del orden del día

- Información General de la sesión

- Orden del día

Capturar la información solicitada en cada submódulo.

Control de Asistencia

La captura de asistencia se deberá realizar conforme a lo señalado en el apartado Captura el día de la sesión de los presentes lineamientos. IMPORTANTE: Captura de nuevas designaciones. En caso de nueva designación de un Vocal a la Junta, se debe registrar el alta del funcionario en el módulo de Administración de vocales del SSJ, el día en que tome protesta en la Sesión de Junta respectiva, antes de requisitar el apartado de Control de Asistencia.

31

IV. Consideraciones para la revisión de los documentos generados en las Sesiones de Juntas Ejecutivas Locales y Distritales, e información incorporada al Sistema de Sesiones de Junta de la RedIFE

Con la finalidad de dar cumplimiento a los instrumentos normativos, Planeación Táctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013, específicamente al Objetivo Operativo Anual OOA 113.04.001 Mejorar la calidad de la información generada por los órganos desconcentrados, así como a las Metas individuales aprobadas por la Junta General Ejecutiva para la Evaluación del Desempeño Ejercicio 2013, resulta necesario establecer un mecanismo que permita dar seguimiento a la incorporación de información y archivos al Sistema de Sesiones de Junta de la RedIFE. En este proceso, una vez que las Juntas Ejecutivas hayan sesionado e incorporado los documentos, la Junta Local procederá a verificar que lo anterior se haya realizado considerando los presentes Lineamientos. Posteriormente, el personal de las Subdirecciones de Circunscripción revisará, que tanto los documentos generados de las sesiones que lleven a cabo las Juntas Locales y Distritales, así como la información capturada en el sistema, cumplan con los criterios establecidos en este documento. Además de la revisión que se haga durante el mes, se notificarán las inconsistencias de información capturada en el Sistema de Sesiones de Junta. Una vez realizado lo anterior, el Subdirector de la Circunscripción que corresponda, remitirá al Vocal Ejecutivo de la Junta Local en archivo electrónico un Reporte sobre los resultados de la revisión (Anexo 3) con el propósito de que, en su caso, las Juntas procedan a instrumentar las acciones necesarias para corregir las inconsistencias detectada en los documentos generados de las Sesiones de Juntas Locales y Distritales y de la información del Sistema. Cabe mencionar que, para lograr un seguimiento objetivo, se hará el respaldo de los soportes del momento en que se haga la primera revisión de la incorporación de datos y documentos al SSJ. Luego de realizar las correcciones, las Juntas Distritales deberán enviar informe a la Junta Local, y ésta a su vez, informará sobre la atención de las observaciones a las Subdirecciones de Circunscripción correspondiente. Toda comunicación acerca de la atención y seguimiento al Reporte por parte de las Juntas Locales y Distritales será vía correo electrónico, solicitando el acuse de recibo correspondiente. A continuación se presenta el cuadro Atención y seguimiento a la Incorporación de datos al Sistema de Sesiones de Junta (SSJ) con el detalle de actividades a seguir en el proceso de revisión, responsables de ejecución, supervisión y plazos.

32

Atención y seguimiento a la Incorporación de datos y documentos al Sistema de Sesiones de Junta (SSJ)

Cumplimiento a:

Objetivo Operativo Anual OOA 113.04.001 “Mejorar la calidad de la información generada por los órganos desconcentrados” de la Planeación Táctica y

Operativa del IFE para el ejercicio 2013

Metas individuales aprobadas por la Junta General Ejecutiva para la Evaluación del Desempeño Ejercicio 2013

Meta No. 3 para Vocal Ejecutivo de JL y JD; Meta No. 2 para Vocal Secretario de JL y JD

No. Actividades Responsable

Ejecución

Responsable

Supervisión Plazo/Periodo de ejecución

1

Emisión y entrega de la convocatoria a Sesión de Junta

Ordinaria/Extraordinaria.

Captura en el SSJ de: Fecha y Hora programada, Orden del día,

Incorporación de la convocatoria

VS de JL y JD

respectivamente

VE de JL y JD

respectivamente

Sesión Ordinaria: SEIS días naturales previos a la

celebración de la sesión.

Sesión Extraordinaria: DOS días de anticipación a la

celebración de la sesión.

Captura de datos e incorporación de Convocatoria en el

SSJ: inmediatamente después de circular la convocatoria.

2

Desarrollo de la Sesión de Junta Ordinaria/Extraordinaria.

Captura en el SSJ de: Hora de conclusión, en su caso actualización

de la Hora de inicio, Clasificación de Tipo de punto del Orden del Día,

Asistencia, Sentido de la votación, Asuntos relevantes.

VS de JL y JD

respectivamente

VE de JL y JD

respectivamente

A más tardar CINCO horas después de que termine la

sesión correspondiente.

3 Incorporación del Proyecto de Acta con sus correspondientes

informes y demás documentos al SSJ.

VE de JL y JD

respectivamente

Subdirector(a) de

Circunscripción

correspondiente y VE de

JL respectivamente

A más tardar 24 horas después de que concluya la sesión.

4 Incorporación del Acta Aprobada de la sesión anterior con sus

correspondientes informes y demás documentos al SSJ. VE de JL

Subdirector(a) de

Circunscripción

correspondiente y VE de

JL respectivamente

A más tardar DOS días hábiles después de que concluya

la sesión.

5

Revisión de: Datos capturados en el SSJ, Incorporación de Proyecto

de Acta, Incorporación de Acta Aprobada de la sesión anterior.

Con sus correspondientes informes y demás documentos generados

por las Juntas Distritales al SSJ.

VS de JL VE de JL Dentro de los DOS días hábiles siguientes a la conclusión

de la sesión.

6 Envío a la Junta Local de cada Entidad, del Reporte de inconsistencias detectadas en los proyectos de acta para su atención.

Subdirector(a) de Circunscripción correspondiente

Dirección de Operación

Regional

Cuarto día hábil siguiente de la incorporación de

documentos de la Juntas Locales y Distritales.

7

Corrección de los proyectos de acta, según el Reporte enviado por

las Subdirecciones de Circunscripción correspondiente, y envío del

oficio de atención al mismo.

Proyecto de acta:

VS de JL

Oficio de atención:

VE de JL

VE y VS de JL/JD

respectivamente

Día hábil siguiente, posterior a la entrega del Reporte por

parte de la DOR.

8 Envío de Informe mensual sobre la captura de información en el SSJ

a la Subdirección de Circunscripción correspondiente. VS de JL VE de JL A más tardar el primer día hábil del mes siguiente.

9

Envío de Oficio de cumplimiento e Informe de seguimiento mensual

sobre la incorporación de información y documentos en el SSJ y vía

correo electrónico, a la Subdirección de Circunscripción

correspondiente.

VE de JL

Subdirector(a) de

Circunscripción

correspondiente

A más tardar el primer día hábil del mes siguiente.

33

Día 7 y

anteriore

s

6 5 4 3 2 1

Día

Sesión

Junta

L/D

1 2 3 4 5 …

Último

día de

mes

Primer

día de

mes

sig.

1Emisión y difusión de la convocatoria a Sesión de Junta Ordinaria,

captura de datos e incorporación de la convocatoria en el SSJ.VS de JL y JD

Límite 6 días antes de la

sesión; Captura de datos e

incorporación inmediata de

convocatoria.

2Emisión y difusión de la convocatoria a Sesión de Junta Extraordinaria,

captura de datos e incorporación de la convocatoria en el SSJ.VS de JL/ JD

Un día antes de la sesión;

Captura de datos e

incorporación inmediata de

documentos.

3 Desarrollo de la Sesión de Junta Ord/Ext. Captura de datos en el SSJ. VS de JL y JD

A más tardar 5 horas

después de término de la

sesión.

4Incorporación del Proyecto de Acta con sus correspondientes

informes y demás documentos al SSJ.

VE de JL y JD

respectivamente

A más tardar 24 horas

después de que concluya la

sesión.

5Incorporación del Acta Aprobada de la sesión anterior con sus

correspondientes informes y demás documentos al SSJ.VE de JL

A más tardar dos días

hábiles después de que

concluya la sesión.

6

Revisión de datos capturados, incorporación de Proyecto de acta,

informes, demás documentos, y Acta Aprobada de la sesión anterior

en el SSJ.

VS de JL

Dentro de los 2 días hábiles

siguientes a la conclusión de

la sesión.

7

Corrección de los proyectos de acta, según el Reporte enviado por las

Subdirecciones de Circunscripción correspondiente, y envío del oficio

de atención al mismo.

Proyecto de acta:

VS de JL

Oficio de atención:

VE de JL

Al día hábil siguiente posterior

a la entrega del Reporte por

parte de la DOR.

8Envío de Informe mensual sobre la captura de información en el SSJ a

la Subdirección de Circunscripción correspondiente.VS de JL

A más tardar el primer día

hábil del mes (siguiente).

9

Envío de Oficio de cumplimiento e Informe de seguimiento mensual

sobre la incorporación de información y documentos en el SSJ y vía

correo electrónico, a la Subdirección de Circunscripción

correspondiente.

VE de JLA más tardar el primer día

hábil del mes (siguiente).

Cronograma de Atención y seguimiento a la Incorporación de datos y documentos al Sistema de Sesiones de Junta (SSJ)

No.

Activ.Actividad

Plazo/Periodo de

ejecución

Días naturales Días hábiles

Responsable (s)

Ejecución

34

Línea de tiempo Atención y seguimiento a la Incorporación de datos y documentos al Sistema de Sesiones de Junta (SSJ)

SESIONES DE LAS JUNTAS LOCALES Y DISTRITALES

ETAPA PREVIA DÍA DE CELEBRACIÓN DE LA SESIÓN ETAPA POSTERIOR

Convocatoria a Sesión de

Junta ORDINARIA (Límite

SEIS días de anticipación)

Incorporación al SSJ

Proyecto Acta (A más tardar 24 horas

después de concluida la sesión) y Acta Aprobada (A más tardar dos

días hábiles después de concluida

la sesión)

Revisión de Datos en el SSJ por la JLE (Dentro de los

DOS días hábiles siguientes

a la conclusión de la sesión.

Participación DOR, entrega Reporte a JL (CUARTO día

hábil posterior de la Incorporación de

documentos)

Corrección por parte de las Juntas, de los Proyecto de

Acta y de Acta Aprobada (Al día hábil siguiente posterior

a la entrega del Reporte

(DOR)

Captura de fecha, inicio de

sesión y orden del día al SSJ;

Incorporación Convocatoria a

Sesión de Junta ORDINARIA

(Límite SEIS días de

anticipación)

Captura en el SSJ del

desarrollo de la Sesión de

Junta ORD/EXT (Al concluir

CINCO horas después)

Convocatoria a Sesión de

Junta EXTRAORDINARIA

(DOS días de

anticipación)

Captura de fecha, inicio de

sesión y orden del día al SSJ;

Incorporación Convocatoria a

Sesión de Junta

EXTRAORDINARIA

(Límite DOS días de

anticipación)

Envío de Oficios de cumplimiento e Informes mensuales a la

Subdirección de Circunscripción correspondiente (A más tardar el

primer día hábil del mes

siguiente).

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V. Cumplimiento de las obligaciones en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública responsabilidad de los Vocales Ejecutivos y Secretarios de las Juntas Locales y Distritales

De conformidad con el artículo 5 párrafo 1, fracciones X, XIII, XXIII y XXXII del Reglamento del Instituto Federal Electoral en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la información a disposición del público que deberá difundir el Instituto a través de la página de internet, es la siguiente:

Actas, Acuerdos y Resoluciones de las Juntas Locales y Distritales, así como el listado del personal que las conforma, incluyendo al de honorarios.

Orden del Día de cada una de las sesiones públicas de los órganos colegiados de Instituto a partir de su convocatoria.

Informes que se generen por disposición legal y normativa.

Listado actualizado de los sistemas de datos personales en posesión del Instituto.

Del mismo modo, el artículo 6 del Reglamento de Transparencia establece que dicha información deberá publicarse de manera que facilite su uso y comprensión, así como asegurar su calidad, veracidad, oportunidad y confiablidad; lo que destaca la participación de los Vocales Ejecutivos Locales y Distritales, en el cumplimiento de esta tarea. Por otro lado, el Reglamento de Sesiones para las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas (RSJLYD), en los artículos 6, párrafos 2 y 3, incisos a) y b); 7, párrafos 2, incisos g), j), k), l), m) y 3; 23 párrafos 4, incisos a), b), c) d) y e), 5 incisos a) y b) y 6, establece que los Vocales Ejecutivos Locales y Distritales tienen la obligación de remitir las órdenes del día, proyectos de actas, actas aprobadas, acuerdos, resoluciones y documentos generados en las sesiones al Secretario Ejecutivo. Asimismo, los Vocales Secretarios deberán levantar actas de las sesiones, dar fe de lo actuado, llevar el archivo, registro de las Actas, acuerdos y resoluciones aprobadas; y firmar, junto con el Vocal Ejecutivo de la Junta, todos los acuerdos y resoluciones. También conviene destacar el contenido del artículo 22 del RSJLYD, que ordena a los Vocales Ejecutivos de la Juntas Locales y Distritales la publicación en estrados, intranet e internet de todos los acuerdos y resoluciones que se aprueben en las sesiones. En este sentido, es importante señalar que deberán estar atentos a las indicaciones que en su caso emita la Unidad Técnica de Servicios de Información y Documentación (UTSID) con el objeto de dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia; la protección de datos personales en el contenido de las actas, informes, acuerdos y resoluciones y la forma mediante la cual deberán remitirse las versiones públicas de dichos documentos.

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VI. Marco normativo aplicable al desarrollo de las Sesiones de Junta Base

Aplicable Precepto

Legal Contenido

Instancia Responsable

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Art. 41, párrafo 2, Base V

La renovación de los Poderes Legislativo y Ejecutivo se realizará mediante elecciones libres, auténticas y periódicas, conforme a las siguientes bases: La organización de las elecciones federales es una función estatal que se realiza a través de un organismo público autónomo denominado Instituto Federal Electoral.

COFIPE

Art. 1, párrafo 2 inciso c)

Este Código reglamenta las normas constitucionales relativas a: c) La función estatal de organizar las elecciones de los integrantes de los Poderes Legislativo y Ejecutivo de la Unión.

COFIPE

Art. 130, párrafo 1, inciso a)

La Dirección Ejecutiva de Organización Electoral tiene las siguientes atribuciones: a) Apoyar la integración, instalación y funcionamiento de las Juntas Ejecutivas Locales y Distritales.

DEOE

COFIPE

Art.136, párrafo 1

Las Juntas Locales Ejecutivas sesionarán por lo menos una vez al mes.

Junta Local

COFIPE

Art. 146, párrafo 1

Las Juntas Distritales Ejecutivas sesionarán por lo menos una vez al mes.

Junta Distrital

Reglamento de Sesiones de Juntas Locales y Distritales Ejecutivas

Art. 6, párrafos 1, inciso a), 2 y 3 incisos a) y b), y 4

Son atribuciones de los Vocales Ejecutivos, dentro del ámbito de su competencia, las siguientes: a) Ordenar al Vocal Secretario convocar a las sesiones de la Junta. Los Vocales Ejecutivos de las Juntas Locales Ejecutivas deberán remitir al Secretario Ejecutivo del Instituto Federal Electoral, los documentos generados con motivo de las sesiones conforme lo establecido en el artículo 23 del presente Reglamento.

Junta Local Junta Distrital

Los Vocales Ejecutivos de las Juntas Distritales Ejecutivas deberán remitir, al Vocal Ejecutivo de la Junta Local, para que éste a su vez los remita al Secretario Ejecutivo del Instituto Federal Electoral, los documentos generados con motivo de las sesiones conforme lo establecido en el artículo 23 del presente Reglamento. a) Los acuerdos y resoluciones adoptados dentro de los dos días siguientes al de su aprobación. b) Los documentos que se refieren en el párrafo cuatro del presente artículo, a más tardar al día siguiente de su recepción. En el caso de la Junta Distrital, legalizar los documentos y expedir las copias certificadas de los mismos que le sean solicitadas y en el de la Junta Local, instruir al Vocal Secretario para los mismos efectos.

Reglamento de Sesiones de Juntas Locales

Art. 7, párrafos 1 y 2, incisos

La Secretaría de las Juntas Locales y Distritales, estará a cargo del Vocal Secretario de la Junta. Corresponde a los Vocales Secretarios:


37

Base Aplicable

Precepto Legal

Contenido Instancia

Responsable

y Distritales Ejecutivas

a), b), c), g), l) y m)

a) Convocar, por instrucciones del Vocal Ejecutivo, a las sesiones. b) Preparar el orden del día de las sesiones y someterla a la consideración del Vocal Ejecutivo de la Junta, así como elaborar las respectivas convocatorias.

c) Ordenar que se impriman y circulen en medios digitales en los plazos a que se refieren los artículos 10 y 11 del presente Reglamento, entre los integrantes de la Junta, los documentos y anexos necesarios para la comprensión y discusión de los asuntos contenidos en el orden del día. g) Levantar el Acta de las sesiones y someterla en la siguiente sesión ordinaria a la aprobación de los integrantes de la Junta respectiva, tomando en cuenta las observaciones realizadas a la misma por sus integrantes, y una vez aprobada y firmada incorporarla al sistema de la Red interna del IFE. l) Llevar el archivo, registro de las Actas, acuerdos y resoluciones aprobadas por la Junta. m) Dar fe de lo actuado en las sesiones.


Art. 9, párrafo 1, incisos a) y b)

Las sesiones de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas podrán ser ordinarias y extraordinarias. a) Serán ordinarias aquellas sesiones que deben celebrarse cada mes de acuerdo con el Código Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales. b) Serán extraordinarias aquellas sesiones convocadas por los Vocales Secretarios por instrucciones de los Vocales Ejecutivos de las Juntas Locales y Distritales cuando lo estimen necesario o a petición que le formulen la mayoría de los integrantes de las Juntas, para tratar asuntos que por su urgencia no puedan esperar para ser desahogados en la siguiente sesión ordinaria.



Art. 12, párrafo 3

En el caso de que algún integrante de la Junta, no pueda asistir a la sesión, deberá designar a un suplente quien podrá participar sólo con derecho a voz tratándose de asuntos de urgente y obvia resolución. La designación deberá realizarse mediante escrito dirigido al Vocal Secretario por lo menos con veinticuatro horas de anticipación a la celebración de la sesión de que se trate. En todo caso, los suplentes no contarán para la integración del quórum.



Art. 14 Los integrantes de las Juntas solo podrán hacer uso de la palabra con la autorización previa del Vocal Ejecutivo. En el caso de que los vocales ejecutivos de las Juntas correspondientes se ausenten temporal o momentáneamente, los vocales secretarios los auxiliarán en la conducción de la sesión. En caso de ausencia del Vocal Secretario, el Vocal Ejecutivo nombrará de entre los integrantes de la Junta


38

Base Aplicable

Precepto Legal

Contenido Instancia

Responsable

correspondiente quien lo sustituirá. En el supuesto de que el Vocal Ejecutivo no asista o se ausente de la sesión por caso fortuito o de fuerza mayor, el Vocal Secretario presidirá la sesión.


Art. 22, párrafo 1

Los vocales ejecutivos de las Juntas Locales y Distritales ordenarán la publicación en sus estrados de todos los acuerdos y resoluciones que aprueben; así como publicarlos en la página de Intranet e Internet del Instituto Federal Electoral.



Art. 23, párrafos 1, 2, 3, 4, incisos a), b), c), d) y e), 5, a) y b) y 6

Cada sesión será grabada en audiocassette, pudiendo hacerse también por cualquier otro medio de video y/o grabación digital, el cual servirá de base para la formulación del proyecto de acta, que deberá someterse a aprobación en la siguiente sesión ordinaria, los Vocales Secretarios deberán entregar a los miembros de las Juntas correspondientes el proyecto de acta de cada sesión en un plazo que no excederá los siete días siguientes a su celebración. Los integrantes de la Junta, podrán formular observaciones y comentarios, y hacerlos llegar al Vocal Secretario dentro de los cinco días siguientes a su recepción, a fin de que a más tardar dentro de este plazo, las Actas queden debidamente firmadas por cada uno de los Vocales que estuvieron presentes en la sesión correspondiente. El proyecto y acta aprobada, así como los demás documentos generados con motivo de las sesiones, deberán remitirse a través de medios digitales, asimismo cuando alguno de los integrantes, señale de manera justificada que requiere le sean entregadas de manera impresa, deberá formular su solicitud por escrito al Vocal Secretario.


Los Vocales Ejecutivos de las Juntas Locales Ejecutivas remitirán, al Secretario Ejecutivo del Instituto Federal Electoral: a) El orden del día y los documentos y anexos de los asuntos que se van a tratar en la sesión a más tardar un día antes de la fecha programada para su celebración. b) El proyecto de actas dentro del plazo a que se refiere el párrafo 1 del presente artículo. c) Los acuerdos y resoluciones adoptados dentro de los dos días siguientes al de su aprobación. d) El orden del día y los documentos y anexos de los asuntos que se van a tratar en la sesión de las Juntas Distritales correspondientes a la entidad, a más tardar al día siguiente de su recepción. e) El proyecto de acta de las Juntas Distritales correspondientes a la entidad, dentro del plazo a que se refiere el párrafo 1, del presente artículo y los acuerdos y resoluciones adoptados, a más

Junta Local

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Base Aplicable

Precepto Legal

Contenido Instancia

Responsable

tardar el día siguiente de su recepción.

Los Vocales Ejecutivos de las Juntas Distritales Ejecutivas deberán remitir, al Vocal Ejecutivo Local, para que a su vez éste le remita al Secretario Ejecutivo del Instituto Federal Electoral: a) El orden del día y los documentos y anexos de los asuntos que se van a tratar en la sesión a más tardar un día antes de la fecha programada para su celebración. b) El proyecto de acta dentro del plazo a que se refiere el párrafo 1 del presente artículo y los acuerdos y resoluciones adoptados dentro de los dos días siguientes al de su aprobación. Los Vocales Ejecutivos de las Juntas Ejecutivas Locales recabarán copia de las versiones definitivas de las actas de las Juntas Distritales y con el acta definitiva de la junta que presidan, las remitirán al Secretario Ejecutivo del Instituto, debiendo privilegiar la remisión por vía de la red interna mediante un procedimiento de escaneo de las mismas, dentro de los dos días siguientes a la aprobación de las mismas.

Junta Distrital Junta Local

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VII. Glosario Acta. Es el documento formal de cada sesión, elaborado a partir de la grabación de la misma (audio y/o video), que contiene las intervenciones de los integrantes de las Juntas que participan. En ella se hacen constar por escrito los asuntos tratados durante la sesión, como es la presentación de informes de actividades de las vocalías, aprobación de acuerdos, resoluciones, toma de protesta a vocales de nueva incorporación a la junta, o temas que por su importancia o urgencia necesiten ser atendidos con formalidad. El acta es el documento en que se hace una reseña cronológica detallada de lo acontecido, así como de las deliberaciones y acuerdos tomados en una reunión o junta. Tiene valor legal y fuerza obligatoria una vez que ha sido aprobada y firmada.1 Acuerdo. Hace referencia a la determinación, decisión u orden de autoridad. En derecho administrativo es una resolución unilateral, decisión de carácter ejecutivo unipersonal, pluripersonal o un acto de naturaleza reglamentaria. Encargado de Despacho. Funcionario que desempeñando un cargo, ya sea en la propia Junta Distrital, en otra Junta Distrital o en la Junta Local, recibe una comunicación formal -oficio suscrito por el Secretario Ejecutivo del IFE-, designándolo para llevar a cabo las actividades inherentes a una vocalía en particular (Vocal Ejecutivo, Vocal Secretario, Vocal de Organización Electoral, Vocal de Capacitación Electoral y Educación Cívica o Vocal del Registro Federal de Electores), ya sea por un periodo determinado o indeterminado. El funcionario asiste a la Sesión de Junta, con el encargo que se le ha conferido, al igual que realiza todas las demás actividades que se derivan del propio encargo. Inconsistencia. Falta total de unión y relación adecuada de todas las partes que forman un todo.2 Informe. Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Medios digitales. Discos compactos, memoria USB, dispositivos electrónicos de almacenamiento de información interna o externa, o la red informática del Instituto. Omisión. Abstención de hacer o decir. Falta por haber dejado de hacer algo necesario o conveniente en la ejecución de una cosa o por no haberla ejecutado. Flojedad o descuido de quien está encargado de un asunto.3

1 Políticas, Bases y Lineamientos en materias de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas del Instituto Federal

Electoral, aprobadas mediante Acuerdo JGE59/2012 el 31 de mayo de 2010. 2 Diccionario de la Lengua Española

3 Diccionario de la Lengua Española.

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Proemio. Prólogo, discurso antepuesto al cuerpo de un documento o libro.4 Proyecto. Esquema o plan de cualquier trabajo, de carácter no definitivo. Proyecto de Acta. Versión no definitiva del acta de la sesión de Junta. Se elabora con base en la grabación (video o audio) de la sesión celebrada; posteriormente los integrantes de la Junta formulan observaciones y comentarios que hacen llegar al Vocal Secretario para su incorporación, en su caso. Documento que se somete a aprobación en la siguiente sesión ordinaria. Resolución. Determinación que pone fin a un procedimiento administrativo o declara la procedencia o improcedencia de un recurso. Secretario. Vocal Secretario que funge con Secretario de la Junta Local o Distrital Ejecutiva. Vocal en funciones. Vocal que asiste a una sesión de Junta, ya sea en funciones de Vocal Ejecutivo o de Vocal Secretario. Esta figura se puede presentar en dos hipótesis: ante la vacante o ausencia del Vocal Secretario, el Vocal Ejecutivo designa e instruye a alguno de los vocales de área de la Junta, para fungir como Secretario, exclusivamente durante la sesión de que se trata. O bien, ante la vacante o ausencia de Vocal Ejecutivo, las autoridades superiores instruyen de entre los funcionarios de la propia junta, a alguno que cubra las funciones del Vocal Ejecutivo para conducir la sesión. La característica de esta designación es fungir como Vocal Ejecutivo o Vocal Secretario exclusivamente durante la sesión de junta, y puede ser comunicada de manera verbal, mediante correo electrónico u oficio; al término de la sesión, el Vocal continúa desempeñando funciones en su área de origen.

4 Diccionario de la Real Academia Española.

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Anexos

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE CTAS Y · dar el seguimiento respectivo, de conformidad con lo...

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