LINEAMIENTOS PARA LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE …

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

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LINEAMIENTOS PARA LA

PROGRAMACIÓN ANUAL DE

ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES (PAAC)

2017

UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL

(UACI)


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Índice

Glosario……………………………………………………………………………………………………………………... 4

Introducción………………………………………………………………………………………………………………...

5

Objetivo………………………………………………………………………………………………………………………. 6

Alcance……………………………………………………………………………………………………………………….. 6

Marco Normativo……………………………………………………………………………………………………….. 6

Responsabilidades y Atribuciones……………………………………………………………………………….. 7

Anexo………………………………………………………………………………………………………………………… 11


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Glosario

1. PAAC: Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones

2. UACI: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional

3. UFI: Unidad Financiera Institucional

4. SAFI: Sistema de Administración Financiera Integrado

5. LACAP: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública

6. UNSPSC: Catálogo de Productos y Servicios Estándar de las Naciones Unidas

7. STOCK: Productos o Mercancías que se tienen almacenados en espera de su uso

8. POA: Plan Operativo Anual


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Introducción En la actualidad todas las instituciones del sector público incluyendo municipalidades, están obligados a realizar sus adquisiciones de bienes y servicios con base a la planificación, incluidas aquellas consultorías y obras que estén proyectados comprarse o ejecutarse en el periodo fiscal. Esta planificación deberá incluir los montos presupuestados para los mismos entre otros. La planificación deberá iniciarse conjuntamente en el período de formulación del proyecto del presupuesto institucional el cual estará basado en el plan operativo y las políticas vigentes relacionadas con la contratación pública que le sean aplicables. El siguiente documento muestra los insumos básicos y las responsabilidades de todas las unidades organizativas que deberán tener parte activa y estratégica en la creación de la programación anual de adquisiciones y contrataciones (PAAC) además de un glosario de términos para su fácil comprensión.


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Objetivo Emitir lineamientos para el Instituto de Acceso a la Información Pública para la elaboración, y el respectivo seguimiento de la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones sobre las obras, bienes y servicios que se adquirirían.

Alcance Quedarán sujetas al cumplimiento de estos lineamientos para las adquisiciones y contrataciones que comprometa fondos públicos para el funcionamiento de las unidades organizativas que conforman el IAIP.

Marco Normativo La base legal de la PAAC está contemplada en la LACAP en el artículo 10 literal d) “Elaborar en

coordinación con la UFI, la programación anual de las compras, las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, y darle seguimiento a la ejecución de dicha programación. Esta programación anual deberá ser compatible con la política anual de adquisiciones y contrataciones de la Administración Pública, el plan de trabajo institucional, el presupuesto y la programación de la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal en vigencia y sus modificaciones”. Artículo 11 “La UACI trabajará en coordinación con la Unidad Financiera Institucional UFI del Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI, establecido en la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado en lo relacionado a adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios, especialmente en lo concerniente a la programación de las adquisiciones y contrataciones, y a la disponibilidad presupuestaria”. Artículo 20 Bis literal a) “Para efectos de esta Ley se entenderá por solicitantes, las unidades o dependencias internas de la institución que requieran a la UACI la adquisición de obras, bienes o servicios. Estos deberán realizar los actos preparatorios de conformidad a las responsabilidades siguientes: a) Garantizar que las necesidades de obras, bienes y servicios, estén incorporadas en la Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones”. Literal c) “Determinar las necesidades de obras, bienes y servicios; asimismo realizar investigaciones del mercado que le permitan hacer los análisis y estudios necesarios para verificar la viabilidad técnica, económica, financiera, social o ambiental, necesaria para que la adquisición pueda realizarse”.


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Responsabilidades y Atribuciones ¿Quiénes deben realizar el PAAC? En referencia a LACAP el Art. 16 establece: “Todas las instituciones deberán hacer su programación anual de adquisiciones y contrataciones de bienes, construcción de obras y contratación de servicios no personales, de acuerdo a su plan de trabajo y a su Presupuesto Institucional, la cual será de carácter público.”

Responsables de su elaboración

La elaboración de la PAAC Institucional será responsabilidad de la UACI en coordinación con

la Unidad Financiera Institucional, así como realizar las modificaciones a la PAAC y darle

seguimiento a la ejecución de dicha programación.

La UACI requerirá las necesidades proyectadas de obras, bienes y servicios para el ejercicio fiscal que se está programando en el formato (Anexo I) con el objeto de ser incorporadas en la PAAC. La UACI establecerá el tiempo en que deberán ser remitidas las necesidades para iniciar el proceso de consolidación de la PAAC Institucional. Las Unidades Solicitantes deberán remitir a la UACI, las necesidades de obras, bienes y servicios proyectadas para el ejercicio anual, clasificándolas de conformidad al Catálogo de Productos y Servicios Estándar de las Naciones Unidas (UNSPSC), y su relación con los específicos presupuestarios.

Las unidades solicitantes en coordinación con el encargado de suministros, serán responsables de validar las existencias en inventarios. Así también indicar en la programación, las prórrogas de contratos que se hayan suscrito. Todo lo anterior previo a elaborar la proyección de necesidades, con el propósito de hacer un buen uso de los recursos financieros de la Institución. Las unidades solicitantes serán las responsables de remitir en el plazo establecido por la UACI las necesidades de las obras, bienes y servicios proyectadas para el ejercicio a programar, indicando que dichas necesidades cuentan con la cobertura presupuestaria. (No se deben incluir bienes y servicios para actividades no programadas en el POA y el proyecto de presupuesto) La UACI deberá, en coordinación con la Unidad Financiera Institucional elaborar, consolidar y realizar el seguimiento de la PAAC, en lo relativo a la armonización con el Presupuesto Institucional. (La PAAC debe estar de acuerdo al Proyecto y sus modificaciones).


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Ajuste a las Necesidades (UACI – UFI)

La UACI en coordinación con la Unidad Financiera Institucional deberán ajustar las necesidades presentadas por las unidades solicitantes, en función de los créditos presupuestarios aprobados por el Pleno y el Ministerio de Hacienda, para su incorporación a la PAAC.

La Unidad Financiera Institucional será responsable de proporcionar la información del presupuesto aprobado, de igual forma los ajustes que se realicen al mismo, de forma adecuada y de acuerdo a la requerida por la UACI para hacer las modificaciones correspondientes a la PAAC.

Consolidación y agrupación de bienes y servicios proyectados e identificación de forma de contratación a realizar (UACI)

Concluido el ajuste, la UACI consolidará las diferentes necesidades presentadas por las unidades solicitantes, agrupando los bienes y servicios de igual o similar naturaleza hasta nivel de clase del Catálogo de Productos y Servicios Estándar de las Naciones Unidas (UNSPSC) con el propósito de identificar en la PAAC, la forma de contratación a realizar de conformidad a los montos establecidos por LACAP.

Aprobación de la PAAC (Pleno)

La Representación del Pleno para aprobación del PAAC, se le delega al Comisionado Presidente, quien deberá realizar la firma del mismo.

Aprobado el presupuesto de la nación por la Asamblea Legislativa, la UFI realizara los ajustes

y modificaciones necesarias la presupuesto institucional, y UACI deberá realizar los ajustes

conjuntamente con la UFI a la PAAC, si los hubiere y remitir, firmado por la Jefatura de la

UACI con la revisión de la Unidad Financiera Institucional para la autorización y firma del

Comisionado Presidente.

Modificación de la PAAC – (UACI)

La PAAC durante la ejecución del ejercicio fiscal, puede modificarse en función de los cambios de necesidades o prioridades institucionales, ampliando, disminuyendo, incorporando o eliminando los procesos de obras, bienes o servicios, según las necesidades institucionales.

Las modificaciones de la PAAC derivadas de la ejecución en el presupuesto institucional,

serán realizadas trimestralmente, solo en los específicos presupuestarios que afecten a la

misma.

La información para la modificación de la PAAC, será proporcionada por la Unidad Financiera

Institucional, para que la UACI registre los cambios.


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La UACI incorporará dichas modificaciones, y remitirá para su revisión y firma a la Unidad

Financiera Institucional, posteriormente se tramitara la autorización del Comisionado

Presidente.

Lineamientos para entrega de PAAC de cada unidad solicitante. La elaboración de la PAAC es esencial para la adecuada gestión de las adquisiciones y contrataciones, si es sólida y bien estructurada se constituye en una herramienta eficaz para la planificación y coordinación de los procesos de compras. Las unidades solicitantes deberán considerar para la planificación de obras, bienes y servicios lo siguiente:

1. Las necesidades de obras, bienes o servicios requeridos en programas especiales, de apoyo administrativo y de inversiones de cada institución.

2. Los requerimientos de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles que por su naturaleza así lo exijan.

3. El costo estimado de las obras y de los bienes o servicios relacionados con las mismas, cuando se tengan elementos para determinarlos.

4. Los permisos, autorizaciones y licencias que se requieran para la realización de las diversas obras, cuando su tramitación y obtención corresponda a la Institución contratante.

5. Las potenciales prórrogas en los contratos que por su naturaleza puedan requerirlas, en la medida que las mismas sean previsibles.

6. Las características de la región donde deba realizarse la obra pública, incluyendo condiciones ambientales, climáticas y geográficas, a efecto de definir el momento oportuno para su ejecución.


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Información a proporcionar para la programación de las proyecciones Las unidades solicitantes, deberán presupuestar las actividades a desarrollar en el transcurso del año incorporando los siguientes datos:

1. Fuente de recurso o financiamiento. 2. Especifico presupuestario (Código y nombre). 3. Código de clase y mercancía según Catálogo de Productos y Servicios Estándar de la

Naciones Unidas (UNSPSC). 4. Qué necesita la unidad solicitante en el transcurso del año, descripción de obra, bien

y servicio según Catálogo de Productos y Servicios Estándar de la Naciones Unidas (UNSPSC).

5. Cuánto necesita la unidad solicitante en el año (Cantidad proyectada) 6. Unidad de medida. 7. Precio Unitario y monto total. (Precio y costo con base a proyecciones o

investigaciones de mercado) 8. Mes en el que solicitará disponibilidad presupuestaria a la Unidad Financiera

Institucional. 9. Mes en el que se espera formalizar el contrato o emitir orden de compra (Contratado) 10. Con que recursos cuenta para realizar la actividad. (Considerar las contrataciones y

ejecuciones según con lo que dispone, por ejemplo: Recurso Humano) 11. Monto estimado (Precio y costo con base a proyecciones o investigaciones de

mercado)

La unidad solicitante remitirá vía correo electrónico la información en el formato proporcionado por la UACI (Anexo I) para qué esta consolide la información e inicie el proyecto de PAAC. Si la unidad solicitante realiza ajustes incrementando o disminuyendo con base al presupuesto aprobado, deberá remitirlo nuevamente a la UACI para efectos de incorporar los cambios y dejar registro en la programación de la Unidad. La unidad solicitante será la responsable de incorporar y proporcionar nuevamente los cambios que la Unidad Financiera Institucional le informe según el presupuesto aprobado. San Salvador, Marzo de 2017.


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Anexo


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0650

Codigo

Clase

Codigo

Mercancia

1

Fondo General de

El Salvador

(GOES)

54101

$ - $ -

2 $ - $ -

3 $ - $ -

4 $ - $ -

5 $ - $ -

6 $ - $ -

7 $ - $ -

8 $ - $ -

9 $ - $ -

10 $ - $ -

11 $ - $ -

12 $ - $ -

13 $ - $ -

14 $ - $ -

15 $ - $ -

16 $ - $ -

Mes en el que

se espera

formalizar el

contrato o

emitir orden de

compra

Elaborado por: ________________________________________

Catálogo de Productos y Servicios Estándar de la Naciones Unidas (UNSPSC)

LISTADO DE NECECIDADES PROYECTADAS PARA PROGRAMACIÓN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL EJERCICIO 2017

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA -IAIP-

Ejercicio Fiscal : 2017

Fecha de Elaboracion:

Precio Total Cantidad

Proyectada

Unidad de

Medida

Autorizado pòr:________________________________________________________

No.

Correlativo Fuente Recurso Descripción de obras, bienes o

servicios

Precio Unitario Especifico

Presupuestario

Mes en el que lo

solicitara

Disponibilidad

Presupuestaria

Código y Nombre de Institución:

Nombre de Unidad Solicitante:

Nombre y Firma del Jefe de la Unidad Solicitante o

designado:

ANEXO I

IAIP | Prolongación Avenida Masferrer y Calle al Volcán No. 88, Edificio Oca Chang, Col. San Antonio Abad. | Correo: [email protected] | PBX: (503)2205-3800 | Fax: (503) 2205-3880 Buzón: 901

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