Los 10 Mandamientos para una Gestión Flexible de IT – (Segunda parte)

Junio 2010

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#6. Tendrás control y Gobierno de tu gestión

Tablero de Control– Lo que le pidamos a un Tablero de Control de IT podría ser visto como una matriz

de doble entrada. Me refiero a que por un lado deberíamos pensar en las necesidades de control y gobierno desde dentro de IT (para el CIO y su gente) y por otro lado para la organización (CEO, CFO, COO o todo responsable que tenga relación directa con el sector)

Aspectos Legales– Dentro del grupo de “Grandes Enigmas” de la Gestión de TI se encuentra el

cumplimiento de los Aspectos Legales. Esto se debe a que típicamente se delega esta responsabilidad al sector Legales dentro de la organización, siendo este especialista en otras problemáticas muy importantes para la Empresa, pero no siempre en lo que a Gestión de la Información respecta. Para ello es aconsejable contar con un asesoramiento de especialistas, que tengan la capacidad de interactuar tanto con TI como con el área Legales y que nos pueden dar evidencias certeras del nivel de cumplimiento

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Introducción

El saber popular asegura que existen grandes oportunidades en los momentos de crisis. Pero lo cierto es que dichas oportunidades requieren acción, sentido común, capacidad de adaptación y una clara visión de futuro. Estos atributos distan considerablemente de la inacción o de quedarse a la espera de directivas claras y un plan de acción detallado

Es por ello que en esta oportunidad Estratega desea compartir con sus lectores los 10 Mandamientos para la Gestión flexible de TI, que les permitirá conocer si están en el camino correcto y si están dando los pasos necesarios para llegar a buen puerto

Esta nota constituye la segunda entrega sobre este tema.

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#7. No reinventarás la Rueda

Procesos de IT (ITIL, CMMI)– Los procesos (Incident, Service Level, Capacity, Availability, etc.) son a los

servicios (Correo electrónico, soporte, CRM, ERP, etc) lo que el recetario de un restaurante a su menú. Con esto quiero decir que para poder garantizar la correcta entrega de un servicio, es fundamental conocer y respetar una serie de pasos.

– De esta manera, además de generar trazabilidad entre los temas internos del sector y el valor de aporte al negocio, se implementan formas estándar de trabajar y de interactuar con terceros así como presentar el resultado de la gestión

Mejores Prácticas– Las Mejores Prácticas, particularmente para la Gestión de TI están actualmente en

un punto muy alto de madurez. Esto implica por un lado que podemos acceder a experiencias muy maduras de otras personas que ya han pasado por nuestro lugar y por otro a una “tormenta de información” que las presenta a todas como La Única Solución a todos mis Problemas. Esta situación suele generar ansiedad e incertidumbre, ya que sospechamos que tienen mucho valor para mi gestión, pero que es muy complejo entender la relación entre ellas y el aporte específico de cada una.

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#8. Invertirás correctamente

Cartera de Proyectos– La manera de desarrollar una cartera de proyectos 100% alineada a las necesidades de

nuestra organización, está tratada en profundidad en otra de las Mejores Prácticas de TI denominada VAL-IT, que presenta un marco metodológico práctico para que las inversiones en TI (Capex + Opex) otorguen valor para el negocio.

– En particular, en lo que a Cartera de Proyecto se refiere, destaca los siguientes conceptos:• Cartera: grupo de ‘objetos de interés’ gestionados y monitoreados para que den valor al negocio

– la cartera de inversiones de TI es el foco principal de Val-IT, mientras que las carteras de servicios y activos es el foco principal de CobiT

• Programa: un grupo estructurado de proyectos interdependientes necesarios y suficientes para lograr un objetivo de negocio deseado

• Proyecto: un conjunto estructurado de actividades necesarias (pero NO suficientes) para lograr una determinada capacidad del negocio, de acuerdo con un plan y un presupuesto determinado

Business Case– Para los proyectos que lo ameriten por su presupuesto, impacto en la organización, recursos

involucrados o simplemente duración, es aconsejable realizar un estudio del caso de negocio que combine la simplicidad y efectividad que ayudan a su entendimiento y tomar las decisiones más acertadas en función de la información disponible

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#9. Encontrarás oportunidades en las Crisis

Oficina de Procesos de negocio– En la actualidad, cuando hablamos de los problemas asociados al

control y mejora de los procesos de negocio.– Por eso es que una BPMO (Business Process Management Office)

busca dar solución a estos temas, tomando como consigna que es un área conformada por Expertos en Procesos de Negocio, que a través de distintas Mejores Prácticas y Tecnología, los relevan, modelan, monitorean y mejoran permanentemente

Oficina de Proyectos– El objetivo principal de la PMO (Project Management Office) es

asegurar que lo definido en términos de alcance, tiempos y recursos de cada proyecto que tenga a su cargo, sea cumplido

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#10. Pensarás en el largo plazo y actuarás en el corto

Plan estratégico– Frecuentemente escuchamos que Planificar estratégicamente es complejo, ya que

el “día a día” no permite pensar en el largo plazo. De hecho la experiencia nos demuestra que cada vez que hicimos un Plan Estratégico, al final de ejercicio vimos que no tuvo continuidad, que rara vez las estrategias fueron implementadas, que el personal no estaba enterado de su grado de involucramiento o responsabilidad en el mismo y que los cambios terminaron por destruirlo.

– De todas formas, sabemos internamente que es importante pero también complejo, ya que las variables externas al sector son muchas y muy fuertes.

Oficina de Control de Cambios– Cuando pensamos en una Oficina de Control de Cambios, suele venir a nuestras

mentes la siguiente definición: “proceso segmentado y no planificado que produce gastos innecesarios, demoras en la entrega, procesos y tecnologías no alineadas al Negocio y gente desmotivada o descreída.”. Esto sucede porque heredamos los viejos conceptos de Control de Cambios, que implicaba adaptar los procesos productivos y sus tiempos a los estándares definidos por el área. Ahora bien, si modernizamos un poco el concepto y lo vemos más como “Un proceso continuo, coherente y planificado con objetivos tangibles y buscando siempre la alineación a las Necesidades del Negocio y la Mejora Continua.”, podríamos deducir entonces que la implantación es algo lógico y viable.

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Acerca del autor de este artículo

Diego Vázquez es socio fundador de Estratega. Tiene mas de 20 años de experiencia gerenciando proyectos críticos de TI para Empresas líderes en el mercado Argentino y Latinoamericano, basados en sus sólidos conocimientos tecnológicos y de gestión de proyectos complejos.

Es especialista en Mejores Prácticas tales como CobIT, ITIL, ISO 20000, ISO 38500 e ISO 27001 entre otras. Posee además estudios de Postgrado de Consultoría Estratégica de reconocimiento internacional.