Los Archivos Públicos, Su Organización y Conservación. Jorge Nacif

8/16/2019 Los Archivos Públicos, Su Organización y Conservación. Jorge Nacif

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LOS ARCHIVOS PÚBLICOS:SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN


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RAMÓN AGUILERA MURGUÍA

JORGE NACIF MINA


EDITORIAL PORRÚAAV. REPÚBLICA ARGENTINA 15

MÉXICO, 2006


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Primera edición, 2006

© Copyright 2006

R AMÓN AGUILERA MURGUÍa

JORGE NACIF MINA

Esta edición y sus características son propiedad de la

EDITORIAL PORRÚA, SA de CV ?

Av. República Argentina 15 altos, col. Centro,06020, México, DF

www.porrua.com

Queda hecho el depósito que marca la ley

Derechos reservados

ISBN 970–07–????–?

IMPRESO EN MÉXICO

PRINTED IN MEXICO


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INTRODUCCIÓN

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informa-ción Pública Gubernamental que entró en vigor el 11 de

junio de 2002 ha despertado un interés en la adminis-tración pública federal por el tema de la información yde los archivos. El ritmo que ha impuesto la Ley men-cionada ha marcado el 2004 y 2005 como los años delos archivos. Hemos podido constatar una acrecentadaconciencia y preocupación por los archivos en muchasdependencias y entidades. Esta realidad puede respon-der, según creemos, a dos factores que pueden coincidir

o presentarse en forma separada. El primer factor es laobligación de cumplimiento que impone una norma;ante la cual, los funcionarios de mandos superiores sesienten comprometidos. El segundo factor, es el conven-cimiento de algunos servidores públicos de que la infor-mación resguardada en los archivos es básica para unaadecuada y eficiente administración, y para una cabalrendición de cuentas. A lo largo de los dos últimos añosse han impartido muchos cursos sobre el tema de losarchivos, en particular, nosotros hemos capacitado cer-ca de siete mil servidores públicos. De esta experienciase desprende que, por un lado, el primer contacto conel tema no ha sido fácil para los neófitos en la materia

y, por otro, la inestabilidad del personal asignado paralos trabajos archivísticos no ha permitido tener en las

instituciones personas responsables y estables dedica-das al tema por la continua rotación de sus cuadros.Por esta razón, hemos creído conveniente realizar untexto que brinde los conceptos básicos y su aplicaciónen materia de archivos siguiendo muy de cerca los Li-

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neamientos Generales para la organización y conserva-

ción de los archivos de las dependencias y entidades dela administración pública federal publicados en el Dia-rio Oficial de la Federación el 20 de febrero del añopasado.

Es importante destacar que lo que en este texto seexpresa, en cada uno de sus lecciones, es el resultado de25 años de actividad archivística, de capacitar y formara muchos trabajadores en los archivos, de la experien-

cia acumulada en los archivos históricos, los ComitésTécnicos Internos de Administración de Documentos,congresos nacionales e internacionales, en los archivosde trámite y en los de concentración; ahí, organizando,clasificando, dando seguimiento a los expedientes quese desmembraron o aquellos que no se generaron porhaber sido agrupados como consecutivos, estudiando

los tipos documentales dentro de las bodegas y almace-nes con el fin de convertirlos en archivos, respirando elpolvo del tiempo y experimentando los microclimas di-versos de los repositorios; ahí y, no solo en trabajo degabinete, que no siempre tiene contacto con el papel,hemos labrado un cúmulo de experiencias que quere-mos compartir con la convicción de que con la prácticase fortalece la teoría archivística y, que ésta última, da

sustento a la primera.El texto esta dividido en nueve partes, la primera es

una reflexión sobre la situación de los archivos y lasrestantes ocho son lecciones que tienen la finalidad dellevar al lector paso a paso, según la lógica archivística,al conocimiento de lo fundamental en la materia.

La forma en que cada lección se presenta permite

tener una primera visión global del contenido, luego seexpone el desarrollo del tema. Se termina con una re-capitulación de lo expuesto y se concluye con unaautoevaluación.

Se pretende, pues, llevar al lector de la mano a través

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de los principales temas que tienen que ver con las obli-

gaciones establecidas por las normas citadas y con laaplicación de una disciplina que permitan cumplir conlos compromisos de Ley y tener los archivos organiza-dos que, al final del camino, ofrecerán de manera opor-tuna la información y el conocimiento apropiado paralas dependencias y entidades.

R AMÓN AGUILERA MURGUÍA

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INTRODUCCIÓN IX


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REFLEXIÓN ARCHIVÍSTICA

Realizar una evaluación de la problemática que los ar-chivos de las dependencias y entidades de la Adminis-

tración Pública Federal enfrentan para garantizar el li-bre acceso a la información, implica reconocer el hechode que, no existe acción alguna de la AdministraciónPública, que no genere o no sea producto de un docu-mento, de tal forma que se puede afirmar: “… el trabajode la Administración Pública y de todos los que la for-man puede ser visto, en cierta manera, como un constan-te generar, recibir y revisar documentos”.

La idea de ver a la Administración Pública como in-contenible creadora de documentos, se confirma si seretrocede en el tiempo para verificar que siempre queha existido organización gubernamental han prevaleci-do archivos producidos y usados por esa organización.Veamos: una de las civilizaciones más antiguas como laMesopotámica, que creó no sólo Ciudades Estados ycentros urbanos, sino los archivos más antiguos de la his-toria de la humanidad. Un ejemplo es el caso de la ciu-dad de Ebla con sus tablillas de arcilla cocida, donde seregistró información sobre las actividades de esa admi-nistración, la que se consideró fundamental para supropia operación y posterior memoria. De igual formapodemos mencionar a los egipcios, fenicios, griegos, ro-manos, galos, germanos, chinos, mayas y mexicas (por

tomar sólo algunas civilizaciones como muestra), yaque organizaban sus archivos con el fin primario de sa-tisfacer necesidades de información concreta e inmedia-ta de sus instituciones y no con la idea de “legar noti-cias suyas a las civilizaciones siguientes”, aunque al

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final de los días así ocurrió, pues, gracias a los docu-

mentos de esos archivos se registró la historia docu-mental de aquellas culturas.Los documentos nacen para transmitir la informa-

ción generada en el manejo de los asuntos oficiales, poreso se deben conservar dentro del repositorio denomi-nado archivo público, donde se consultarán como testi-monio fiel del cumplimiento de las atribuciones de lasdependencias y entidades.

Lo anterior nos muestra que los archivos son partelegítima y necesaria de la Administración Pública, sinembargo, parecería que ni a ésta, ni a sus estudiosos,les ha interesado en lo más mínimo, por lo que la pro-blemática que han presentado los archivos públicospara garantizar el libre acceso a la información, se en-globa en primera instancia en: la ineficiencia, el estan-

camiento, la marginalidad y el escaso servicio que éstosbrindan a las propias dependencias y entidades guber-namentales.

La Administración Pública ha considerado a los ar-chivos como algo poco distinto a una bodega llena depaquetes con papeles inútiles, no importando que con-tengan información fundamental, tanto para el desem-

peño cotidiano de las actividades como para la eficienterendición de cuentas.En realidad, la lista de los aspectos que componen

la problemática de los archivos podría ser más detalla-da, pero los puntos mencionados nos dejan claro queexiste una crisis que ha abarcado todos los niveles quese pueden considerar; así se ha constituido un desequi-

librio cabal en la organización y estructura archivísti-ca, que afecta a los servicios archivísticos de las depen-dencias y entidades en su conjunto, visión que ya habíasido registrada, desde el año de 1988, por EnriqueAmpudia Mello en su obra “Institucionalidad y Gobier-

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no: un ensayo sobre la dimensión archivística de la

Administración Pública”.Si rastreamos los orígenes de esa crisis archivísticaen la Administración Pública Federal, encontraríamosque se generó a mediados del siglo XX , es decir alrede-dor del año de 1948; hasta antes de esa fecha los archi-vos tuvieron dentro de la Administración Pública unalto nivel institucional, jurídico y una reconocida capa-cidad técnica y operativa en su condición de generador

de servicios esenciales para los órganos de gobierno; enla Administración Pública Federal se había dado un ni-vel de prioridad a los servicios archivísticos, razón porlo cual “no cabe sino decir que los archivos son hoy, encomparación con lo que han sido en las etapas anterioresde su historia, lo que es la noche respecto al día”.

Pero, ¿que fue lo que provocó dicha crisis? lo que se

sabe es que hace cincuenta y siete años, aproximada-mente, el país y la Administración Pública cambiaron, ya falta de una planeación integral para es cambio, losarchivos se quedaron en un letargo y no pudieron adap-tarse a las nuevas condiciones que se presentaron encada una de las dependencias y entidades; así fueron,poco a poco, saturándose de papeles hasta convertirseen bodegas o almacenes donde a falta de personal capa-

citado, técnicas archivísticas de organización y valora-ción y, por falta de presupuestos adecuados para su fun-cionamiento, se frenó el servicio archivístico y segeneraron áreas de resguardo de documentos conocidascomo archivos muertos.

Ese cambio, al que se le ha acreditado el retrocesode los servicios archivísticos, se consignó en el creci-

miento de las estructuras orgánicas de las dependencias y entidades, así como en la rápida introducción y difu-sión que en ellas alcanzaron las modernas tecnologíasde producción y reproducción masiva de documentos,provocando uno de los tantos problemas de los archi-

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vos, la explosión documental, fenómeno imposible de

combatir sin armas propicias para tener éxito.Sin embargo, a partir del año de 1976, como partedel programa de Reforma Administrativa del PoderEjecutivo Federal, la Coordinación General de Estu-dios Administrativos de la Presidencia de la República

y el Archivo General de la Nación de la Secretaría deGobernación, plantearon la necesidad de mejorar elfuncionamiento de los archivos de las diversas institu-

ciones gubernamentales, con el objetivo de convertirlosen órganos eficientes que pudieran coadyuvar al cum-plimiento de las atribuciones asignadas a cada una deellas; para tal fin se diseñó el Sistema Nacional deArchivos, con él se ponían las bases de coordinación en-tre los diferentes organismos públicos.

Ese momento fue un primer intento oficial de inte-

grar los archivos públicos a la archivística modernaproponiendo una organización de: Archivos de Trámite,a los que llamaron Unidades de Documentación en Trá-mite, Archivos de Concentración, conocidos como Uni-dad de Documentación en Concentración y ArchivosHistóricos, llamados Unidades de Documentación His-tórica, además de determinar la creación de una Uni-dad Central de Administración de Documentos, encar-

gada de coordinar el proceso archivístico en todas lasdependencias y entidades de la Administración PúblicaFederal.

Sin embargo, y no obstante de que el establecimientodel Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal tuvoel objeto de propiciar orden en la actividad archivística,por razones en verdad desconocidas, no se publicó di-

cha normatividad en el Diario Oficial de la Federación(quedando sólo en convenios firmados entre dependen-cias y el Archivo General de la Nación), por lo que no seoficializó el sistema, dando cierta libertad ante su apli-cación. La práctica fue, entonces, que las dependencias

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y entidades se autorregularon, y en la mayoría de los

casos, los archivos fueron considerados como un áreano prioritaria, convirtiéndose más, en una carga que enun apoyo, para la misma administración. Lo anteriorrompió con el ciclo vital de los documentos, columnavertebral de la administración de documentos y del sis-tema mismo, el cual, al ser mal aplicado en las depen-dencias y entidades, provocó la proliferación de bode-gas, esperando se autorizará su baja definitiva sin

realizar los procesos de organización y valoración res-pectivos, no obstante la lucha entablada en aquellosaños por el Archivo General de la Nación para evitaresa situación.

La realidad es pues, que muchas dependencias y en-tidades tienen bodegas o espacios repletas de papelamontonados en paquete sobre paquete amarrados y,

sin instrumentos de consulta y de control alguno, sobre-viviendo al paso de los tiempos, al descuido, al olvido yal deterioro consecuente, no obstante que los documen-tos lleguen a ser considerados por las normas vigentescomo bienes del dominio público y hasta monumentoshistóricos.

Así mismo, “… la administración pública, ha descui-dado la verdadera administración de documentos. Si

analizamos el proceso de producción documental quegenera la gestión administrativa y el flujo de papelesque van de un lado a otro por las oficinas, se confirma-ría que existe una tendencia de crecimiento geométricodel papel por la reproducción irracional de documentosque a la postre crean duplicidad de funciones de controlde gestión, saturación en el almacenamiento de las ofi-

cinas, ineficiencia y gastos inútiles…”. Tal situación, seha dado por la falta de una planeación en la generaciónde documentos, la que permita identificar el “documen-to de archivo” de acuerdo a la definición legal del queno lo es. Este problema, aunado a la falta de una valo-

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ración documental integral ha provocado un “hoyo ne-

gro” que impide en una primera instancia, garantizar ellibre acceso a la información. Siendo la valoración unproceso lógico que tiene como objetivo el conservar losexpedientes que, pertenecen a una serie documentalcomo reflejo fiel de la dependencia o entidad públicaque los generó, se convierte en un instrumento quecoadyuva a que el ciudadano pueda ejercer el derecho ala información y a la rendición de cuentas.

Este estatus de los archivos públicos fue el que se en-contró cuando se plantearon las primeras inquietudespor preparar una ley sobre acceso a la información.Aunque los estudios preliminares no visualizaron la im-portancia de los archivos, como lugar en donde se con-serva la información, es importante destacar que paralos legisladores que elaboraron la Ley, fue clara la ideade que sin una adecuada organización, clasificación ymanejo de los documentos, difícilmente podría haberacceso a la información. No debe por tanto, hacerse nu-gatorio el ejercicio de este derecho por la negligenciade los servidores públicos o por la falta de un marco re-gulatorio claro que no deje lugar a dudas, de cómo de-ben manejarse los archivos. Por ello, la redacción delartículo 32 de la Ley de Transparencia Y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, estableció que:“Corresponderá al Archivo General de la Nación elabo-rar, en coordinación con el Instituto, los criterios parala catalogación, clasificación y conservación de los do-cumentos administrativos, así como la organización dearchivos de las dependencias y entidades…”

La falta de normatividad en la materia ha tenido,como hemos comentado, a la información soportada en

documentos públicos, inmersa en paquetes, atados y ca- jas guardadas en galerones con techumbre de cartón,plástico o asbesto; en lugares como estacionamientosocupando cajones destinados originalmente a vehículoscon separación de tablaroca, sótanos insalubres y has-

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ta cuartos de azoteas de los inmuebles gubernamenta-

les, esperando ser dados de baja o destruidos, ya fueraporque los plazos de conservación se vencieron, sinque se revisaran sus contenidos, o por las malas condi-ciones que provoca la humedad, el calor excesivo y pormicroorganismos que se generaron a causa del polvo yla basura que comparten espacio con expedientes ydocumentos.

El resultado del artículo 32 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gu-bernamental son los Lineamientos Generales para la or-ganización y conservación de los archivos de las depen-dencias y entidades de la Administración PúblicaFederal, publicado en el Diario Oficial de la Federaciónel 20 de febrero de 2004, después de largas reunionesde trabajo entre el Archivo General de la Nación y elInstituto Federal de Acceso a la Información Pública;

así se hizo oficial la primera normatividad para la orga-nización y conservación de archivos para las dependen-cias y entidades de la Administración Pública Federal,con la firme intención de dar los primeros pasos para laregulación de esa actividad fundamental y prioritaria,poniendo en la mesa los problemas archivísticos que sedeben resolver para garantizar el acceso a la informa-ción. El segundo párrafo del artículo 32 de la Ley mani-

fiesta que los titulares de las dependencias y entidades,de conformidad con las disposiciones aplicables, debe-rán asegurar el adecuado funcionamiento de los archi-vos y que deberán elaborar y poner a disposición delpúblico una guía simple de sus sistemas de clasificación

y catalogación, así como de la organización del archivo,este es el primer contacto de los archivos públicos conla transparencia y acceso a la información pública, y re-

presenta el reto inicial de los responsables de su funcio-namiento en las dependencias y entidades.Los lineamientos de referencia, establecen los crite-

rios de organización y conservación de la documenta-ción contenida en los archivos con el objeto de que se

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conserven íntegros y disponibles para permitir y facili-

tar un acceso a la información, así que, en las depen-dencias y entidades la organización de sus archivos de-berá asegurar la disponibilidad, localización expedita,integridad y conservación de los documentos de archivoque poseen, ya fueran administrativos o históricos, te-niéndolos dispuestos para ser consultados y así, de algu-na manera, garantizar el acceso a la información, loque se logrará con un sistema archivístico apegado a los

Lineamientos que se comentan.Para que el sistema archivístico funcione garantizan-do el acceso a la información pública, es necesario quelas dependencias y entidades, así como sus delegacioneso equivalentes determinen el número de áreas de Con-trol de Gestión necesarias para recibir y distribuir ladocumentación de entrada; registrar y controlar la do-cumentación de entrada y de salida y recibir y despa-

char la documentación de salida de sus áreas adminis-trativas. Es ahí, en el control de gestión documental, endonde inicia la construcción archivística, ya que es elvínculo que remite la documentación a los archivos detrámite para ser integrados a expedientes ya existenteso abrir nuevos, respetando la clasificación archivísticaoficial.

Los Lineamientos, son una guía oficial para la orga-

nización del sistema archivístico, ya que establece laconformación de los tres tipos de archivos: trámite,concentración e histórico, y sus funciones básicas, mis-mas que permiten, ante su aplicación, adoptar medidaspara administrar y conservar los documentos, integra-dos en expedientes, generados o recibidos cuyo conteni-do y estructura permitan identificarlos como documen-tos de archivo, asegurando la identidad e integridad de

su información y propiciando su acceso a la consultapública.Sin embargo, para poder organizar o establecer lo

que se ha llamado la reingeniería archivística, se re-quiere que en las dependencias y entidades se cuente un

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área administrativa, que dedicándose de tiempo com-

pleto a los archivos, se convierta en la cabeza de ese sis-tema archivístico; que al mismo tiempo que estructurela organización archivística, apoye a los Comités deInformación (creados por el artículo 29 de la Ley Fede-ral de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental), en la elaboración de criterios específi-cos en la materia así como en la elaboración de los pro-cedimientos archivísticos que faciliten el acceso a la in-

formación. Por eso en el numeral sexto de los Linea-mientos se recomienda la creación de un Área Coordi-nadora de Archivos, la que debe de funcionar como lacolumna vertebral del sistema archivístico de las depen-dencias y entidades de la Administración PúblicaFederal.

Para que las dependencias y entidades propicien laorganización, conservación y localización expedita de

los archivos administrativos, se requiere que los titula-res se aseguren de la elaboración de los instrumentosde consulta y control archivístico básicos, siendo éstos:el Cuadro General de Clasificación Archivística (instru-mento técnico que refleja la estructura de un archivocon base en las atribuciones y funciones de cada depen-dencia o entidad), Catálogo de Disposición Documental

(registro general y sistemático que establece los valoresdocumentales, los plazos de conservación, la vigenciadocumental, la clasificación de reserva o confidenciali-dad y el destino final de la documentación), los Inven-tarios Documentales (instrumentos de consulta que des-criben las series y expedientes de un archivo y que per-miten su localización — inventario general—, transfe-rencia —inventario de transferencia—, o baja documental

—inventario de baja documental—) y el nuevo instru-mento que incorpora el artículo 32 de la Ley, la GuíaSimple de Archivos (esquema general de descripción delas series documentales de los archivos de una depen-dencia o entidad, que indica sus características funda-

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mentales conforme al cuadro general de clasificación y

sus datos generales).Los titulares de los archivos públicos, deben de com-prender que con la Ley, el trabajo en los archivos se hamodificado, ha cambiado positivamente, ya que ahorase dirige con la perspectiva de tener expedientes orde-nados para cumplir con el derecho a la información, ysus instrumentos de consulta y control, que incluyen yse vinculan con los expedientes reservados y confiden-

ciales se convierten en documentos públicos, apoyo fun-damental para la consulta de los archivos, ya fueran detrámite o de concentración.

Ahora, los archivistas debemos vencer y olvidaraquella regla no escrita, que gobernó por más de veinte

y ocho años en la Administración Pública Federal, laque establecía que los archivos sólo los podían consul-tar aquellas áreas administrativas que los habían gene-

rado y nadie más, ¡claro al menos que existiera una or-den judicial! y como todo aquello que se archivaba yano servía, pues nadie los consultaba; lo que servía se en-contraba guardado en la oficina generadora y no en unarchivo público. Hoy en día el sentido es trabajar paraordenar el futuro desde los archivos.

Como conclusión de estas reflexiones podríamos de-cir que la cultura de apertura a la información que el

derecho ha traído en México conlleva inculcar una nue-va cultura archivística comenzando por replantear elverbo archivar, entendido no como cerrar, olvidar, darcarpetazo, aventar, arrumbar, apilar, encimar, etc., sinocomo: guardar de manera organizada y sistematizadalos documentos de archivos que contienen la Informa-ción, con el fin de asegurar su disponibilidad, localiza-ción expedita, integridad y conservación. Lo anterior

sólo se logra con archivos organizados según la discipli-na archivística.

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LECCIÓN 1

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

La lección 1 estudia los conceptos de información ydocumentación, y su relación con los documentos y ex-pedientes de un archivo.

Los temas que se exponen son los siguientes:• La información• Las ciencias de la documentación• Las definiciones de documento

• El expediente

La información

El tema de la información ha tomado un lugar pre-ponderante en la reflexión de la sociedad actual. Eneste sentido, la información es fundamental para el ser

humano y representa hoy en día un factor primordial enlas perspectivas económicas de cualquier organización;

ya que el estar informado adecuadamente trae como re-sultado un mejor posicionamiento en el mercado porlas decisiones tomadas de manera oportuna. De acuer-do a lo antes dicho, la información es consideradacomo un activo intangible que integra los llamados ban-

cos de información y conduce al conocimiento que es labase del capital intelectual con el cual debe contar cual-quier institución. Así pues, la administración de ese co-nocimiento presupone una buena estructura de infor-mación, que a su vez se sustenta en una estructura

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documental lógica y bien definida por las reglas de la

archivística.Las ciencias de la información entienden la informa-ción como el conjunto compuesto por la comunicaciónde masas, las bibliotecas y los archivos. La informaciónes producto de un proceso, de una valoración y de unaselección. El principio de la información es el deseo detransmitir y la necesidad de conocer.

Información es conocimiento, es re-sultado de un proceso intelectual.

La ciencia de la documentación o las cienciasde la documentación

A mediados del siglo pasado surgió la ciencia de ladocumentación como una necesidad creada por el con-flicto bélico de la segunda guerra mundial. “La docu-

mentación” trabaja con la información de los documen-tos, entendidos éstos cómo cualquier soporte.

La ciencia de la documentación es

el arte de explotar las informacio-nes contenidas en los documentos yes el arte de establecer lazos entreestos datos diferentes.

2 LOR ARCHIVOS PÚBLICOS: SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

Ver concepto deDocum entos

La informaciónes productode un procesoIntelectual

Ciencia de ladocumentación


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La explotación de la información debe entenderse

como una técnica que permite extraer el máximo jugo alos documentos primarios y exprimir todo lo que hayade esencial en ellos. Su objetivo es lo sustancial con elfin de poderse hacer cargo de su contenido sin verseobligado a una lectura detallada, imposible en la mayo-ría de los casos.

Uno de los problemas en nuestros días, es la sobrea-bundancia de datos, situación resuelta en parte por las

computadoras con almacenamiento y espacio. Peroqueda el problema de la selección, clasificación y con-densación de la información. Un almacenamiento queno lleve consigo una previa e inteligente organizacióndel material almacenado, es de muy escasa utilidad.

Proceso del documentalismo

La ciencia de la documentación se encarga pues, deltratamiento y procesamiento de la información. Trans-formar los datos sueltos en una información coherente

y también presentarlos de tal suerte, que resulten másfácilmente inteligibles y asimilables.

Procesamiento de la información

LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN… 3


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Obtención de la información tratada

El documento

La fuente primordial de la información, son los do-

cumentos. Y éstos se encuentran en los archivos. Losdocumentos son todos aquellos que las organizaciones olos individuos crean o reciben en el curso de los trámi-tes administrativos y ejecutivos; los documentos formanparte o proporcionan evidencia de dichos trámites. Sonpreservados por los que generan los trámites para supropio uso futuro o para el uso de sus sucesores. Ade-

más, proveen la memoria corporativa de la organiza-ción, un seguimiento contable en lo concerniente a sustransacciones financieras, y evidencia aquellas activida-des de las que son responsables desde el punto de vistapolítico.



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En el contexto de una estrategia de desarrollo, los

documentos del sector público, constituyen informaciónque ha sido creada, procesada y conservada en el país y, por tanto, representa la memoria administrativa na-cional, de forma independiente de los documentos para-lelos de otros participantes en el proceso de desarrollo,aunque complementaria a éstos.

En su conjunto, los documentos son testimonios quecomprueban acciones pasadas, documentan los dere-

chos colectivos e individuales de los ciudadanos. Sonevidencia de una responsabilidad social.

¿Qué es documento?

La palabra documento ha adquirido varias connota-ciones según el ángulo de estudio. Hoy en día el tér-mino en cuestión tiene un significado amplio, sobre

todo a partir de la aparición de la ciencia de la docu-mentación y ha perdido su sentido real e histórico. Porello, conviene revisar algunas de las acepciones de do-cumento en el contexto de la documentación, de la di-plomática y de la archivística.

Documento desde la ciencia de la documentación

La ciencia de la documentación y de la informaciónse han ocupado del concepto de documento.

El documento desde la perspectiva documentalista,es el soporte tangible que transporta una idea y cuyo ca-rácter es probatorio o informativo; y además, con unentorno histórico.

Por su parte, el francés Robert Escarpit define el do-

cumento a partir de una constatación histórica: a fina-les del siglo XIX, el hombre logró tres conquistas, creardocumentos sonoros (1878), producir documentos vi-suales animados (1895), y difundir información sin so-porte (1789).



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La posibilidad de informarse a través de iconos y fone-

mas fijados a soporte e incluso susceptibles de ser tele-transmitidos revolucionó el tradicional concepto de docu-mento. Se puede afirmar que la mayor parte de nocionesde documento desde la perspectiva documentalista estánacotadas por el concepto de información. El soporte noimporta tanto cuanto el contenido, la información.

Concepto Diplomático

La diplomática entiende al documento relacionadocon una acción jurídica; en sentido amplio, es cualquierescritura de carácter legal, histórico y administrativo.

El documento es un testimonio es-crito de un hecho de naturaleza ju-rídica, que observa ciertas formasdeterminadas, las cuales son desti-nadas a procurarle fe y a darle fuer-za de prueba.

De esta noción podemos deducir que la diplomática

se ocupa de documentos escritos, no de cualquier tipode documento. El documento debe haber sido escritocon la intención, voluntaria o indirecta, de transmitirun acto que puede comportar una relevancia jurídica.El documento debe ser redactado respetando ciertas


El término diplomáticase explicará con másdetalle en la lección 3.

Documento desdela diplomática

Documento es unescrito quetestimonia unavinculación jurídica


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normas fijas, si bien variables a través del tiempo, tales

de conferir al documento credibilidad y por tanto, capa-cidad probatoria.La diplomática examina el documento desde el as-

pecto formal, su forma externa e interna; su coherenciatestimonial, su sinceridad. En este sentido, la diplomá-tica estudia cuatro aspectos del documento: 1) la auten-ticidad, 2) la proveniencia, 3) la originalidad, y 4) laintegridad.

Concepto Archivístico

La archivística entiende el documento como un pro-ducto que nace de una acción administrativa y con unafunción específica: ser testimonio.

El documento es aquel que se reci-be o se expide en una oficina; refleja las acciones y objetivos propios dela misma. Son conservados comotestimonio, prueba y continuidad dela gestión administrativa.

La rentabilidad de un documento de archivo no semide por la amplitud de su difusión (concepto docu-mentalista) como puede ocurrir con un libro, sino portenerlo en un momento dado accesible para instrumen-talizar una actividad práctica, para tomar una decisión.

Michel Duchein advierte que cada documento de ar-chivo es “esencial, para la apreciación (valoración),para saber con toda exactitud quién lo ha producido, en

qué circunstancias, en el esquema de qué procedimien-tos, con qué objeto, a quién se destina, cuándo y cómoha sido recibido por su destinatario y por qué vías hallegado hasta nosotros. Tal conocimiento no es posible,salvo que el conjunto de documentos se conserve intac-


Documento desdela Archivística


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to, perfectamente individualizado y sin confusión con

los documentos de otras procedencias, aunque sean re-lativos a un mismo objeto”.

La precisión del concepto de documento desde la ar-chivística está en descubrir su alma orgánica, por servínculo con otros que pertenecen a un fondo, una serieo a expedientes; por ser recibido o expedido en el ejerci-cio de una función administrativa, legal, académica ocomercial. Esto nos lleva a considerar que el docu-mento de archivo no se concibe, so pena de alteración

de su esencia, sino integrado en expedientes, series yfondos.El expediente es un conjunto inseparable de docu-

mentos generados en un órgano administrativo al ejer-cer una función determinada en una de sus oficinas omesas para la resolución o información de un mismoasunto.

El expediente

La palabra expediente proviene del verbo latino “ex-pedire”, infinitivo que forma el participio presente “ex-pediens, expedientis”, que significa el que resuelve. Deahí que el expediente esté encaminado a resolver un de-

terminado asunto. Se trata de un conjunto de documen-tos y actuaciones que sirven de antecedentes y funda-mentos a la resolución administrativa, así como lasdiligencias encaminadas a ejecutarla.

El expediente es la base de la organización docu-


El documentoes testimoniode la gestiónadministrativa


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mental. En los archivos se clasifican y ordenan expe-

dientes no documentos sueltos.

Así pues, el expediente es el primer nivel de vincula-ción archivística. Además dentro del expediente tam-bién existe vínculo entre los documentos de un asunto.

El Consejo Internacional de Archivos ha definido alexpediente como:

El expediente es una unidad organizada

de documentos agrupados juntos para suuso en la gestión del productor o en elproceso de organización archivística, de-bido a que se relacionan con un mismoasunto, actividad o trámite.

Algunos autores señalan que la formación del expe-diente puede ser discrecional o reglamentado en sus pa-sos o documentos. Si bien se admite lo discrecional,siempre será importante guardar ciertas formas, yquizá, en ciertas prácticas, sobre todo de índole legal,deba respetarse un procedimiento rígido.

El expediente podrá ser conformado de forma histó-rica, de manera progresiva según la cronología del trá-mite de forma descendente (el documento más antiguoarriba y así sucesivamente) o en forma ascendente (eldocumentos mas reciente arriba y así sucesivamente).


Los expedientes sonla unidad de instalaciónque sirve de base alproceso de organizaciónarchivística

Cf. Norma InternacionalGeneral de Descripción Archivística


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Resumen de la lección 1

En la lección 1 se han presentado los temas:• la información,• la ciencia de la documentación,• el documento y• el expediente

Se ha expuesto el tratamiento que la ciencia de la docu-mentación le da a la información.

Se ha planteado cuál es el proceso del documentalismo.Se ha estudiado al documento bajo tres ángulos: el do-cumentalista, el diplomático y el archivista.

Se ha definido al expediente como el conjunto de docu-mentos que tratan el mismo asunto encaminados auna resolución administrativa.

Preguntas para evaluación

1. Defina con sus propias palabras los siguientestérminos:• Información• Ciencia de la documentación.

2. Distinga las tres diferentes maneras de entender el

vocablo documento:• El documentalista• El diplomático• El archivista.

3. ¿Cuál es la característica principal que define a unexpediente?



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LECCIÓN 2

DEFINICIÓN E IDENTIDADDEL ARCHIVO

La lección 2 estudia el concepto de archivo y cuál essu identidad dentro de las disciplinas afines.

Los temas que se exponen son los siguientes:• La definición etimológica• La definición conceptual• La identidad del archivo• La clasificación de los archivos

• El contenido de los archivosLos archivos dentro de la administración pública,

como fuente de información, deben tener un tratamien-to de acuerdo con la ciencia archivística. Su organiza-ción y conservación son vitales para la institución comopatrimonio nacional; son de suma importancia para elfuncionario público como sustento de sus acciones pú-blicas y de la tranquilidad personal.

Uno de los presupuestos importantes en materia ar-chivística es definir los términos que se emplean o enotras palabras, es sumamente necesario ponerse deacuerdo sobre los conceptos que se aplicarán a lo largode este texto. Esta premisa es importante por las conse-cuencias prácticas que conlleva, ya que, el concepto de-termina la práctica y el uso que se le da al contenido delmismo. Por esta razón, no es ocioso analizar la parteconceptual y así llegar a comprender la naturaleza delos archivos.

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Definición etimológica.

A través del tiempo se han usado distintos vocablospara indicar o designar lo que hoy se llama archivo. Enel contexto romano se utilizaba el término tabulariumporque los documentos solemnes se escribían sobreunas tablas de bronce, las cuales se colgaban en la en-trada del templo para dar a conocer su contenido y lue-go se guardaban en él. Los romanos también usaron lapalabra sacrarium para señalar con ella al archivocuando extendían el concepto al lugar en donde guarda-ban los documentos importantes, en la mayoría de loscasos fue el templo.

En la Edad Media se utilizaron diversos términoscomo scrinium, que significa caja fuerte, lugar seguroen donde se custodiaban los documentos vitales de las

autoridades eclesiásticas o civiles. Un poco más adelan-te, se extendió el uso del vocablo chartarium como el si-tio donde se depositaba el material sobre el que se escri-bía. Por último, mencionaremos otra palabra de usocomún en la época medieval, esta fue armarium, mue-ble de madera en la que se guardaban los documentos.

No obstante el elenco mostrado anteriormente, la pa-

labra que prevalece es archivo. El origen del término esincierto y no existe acuerdo para establecer su proce-dencia. Sin embargo, se pueden traer a colación trespropuestas: la palabra se deriva de arx, arca, arcanumque significa arca, casa, depósito donde se conservanlos documentos. Otra postura es la que hace derivar ar-chivo de arxaios, arcaico o antiguo relacionado con los

documentos antiguos y el lugar de su conservación. Unatercera propuesta estima su procedencia de la palabraarje, principio, magistrado, autoridad. De este términose desprende arjeion, sede de la autoridad o palaciodonde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los



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documentos que tenían que ver con tal actividad. De ar -

jeion se transfiere al latín con la palabra arcivum y lue-go, archivum.

Definición de archivo

Llegar a un acuerdo sobre una definición no es tareafácil y básicamente en toda disciplina existen una seriede opiniones a la hora de conceptualizar. No se preten-

de caer en el campo de la polémica en cuanto a postu-ras u opiniones sobre una definición formal de archivo.Sin embargo, no se puede soslayar el hecho de que alpresentar las definiciones que se juzguen pertinentes seestá tomando una postura. Desde esa perspectiva, laspropuestas que se presentarán son las que de algunamanera cumplen con la naturaleza de los archivos. Por

otra parte, cabe recordar, como se mencionó en párra-fos anteriores, que es importante llegar a una definiciónde archivo porque ésta tiene incidencia en la práctica.

A continuación se propone una definición, que con-tiene los elementos necesarios que describen la esenciade un archivo. De hecho, las definiciones coinciden enla parte sustancial, aunque difieren en algunos puntos,como veremos enseguida.

El Consejo Internacional de Archivos, organismoauspiciado por la ONU, que pretende regular de mane-ra internacional en materia de archivos, sostiene que

Los archivos son un conjunto de escritosrecibidos o elaborados por una personafísica o moral, pública o privada y desti-

nados por su naturaleza a ser conserva-dos por esa misma persona.

DEFINICIÓN E IDENTIDAD DEL ARCHIVO 13

Definición

de archivos


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Tomando esta definición tratemos de hacer algunas

precisiones:a) Cuando se habla de archivos se usa deliberada-mente el término conjunto y se evita la palabra colec-ción, la cual indica un origen artificial. Es decir, el co-leccionista realiza una selección que depende de suarbitrio, de su preferencia personal. Tampoco se rela-ciona el vocablo archivo con depósito porque, éste últi-mo, indica una situación estática, amorfa, carente de

funcionalidad. Por el contrario, se habla de conjuntopara designar la pertenencia completa de toda la docu-mentación de una institución.

b) Se habla de escritos en un sentido amplio. Podría-mos decir que nos referimos a todo tipo de soporte in-formativo; todas las variantes de escritos, papel, cintasmagnetofónicas, audiovisuales, fotografías, disquetes o

discos compactos. Cabe señalar que no hay inconve-niente en usar el término documento en su acepciónmás amplia.

c) Si se considera que un archivo es reflejo de la ac-ción administrativa de cualquier institución y que porello, el archivo comienza a existir en el momento en queaquella nace, es necesario subrayar que su naturalezaestá íntimamente unida con su ente productor. Por eso,

los escritos de un archivo, en el sentido estricto del tér-mino, son los que se emiten y reciben como resultado deun trámite. Las corporaciones culturales que aplican elvocablo archivo para los materiales documentales, in-cluyendo libros y revistas, extienden el sentido del tér-mino. En este caso, los documentos, sobre todo, de cor-te histórico no forman parte de la institución desde el

punto de vista administrativo, sino sólo desde la pers-pectiva cultural y bajo el concepto de colección. Asípues, estos últimos centros usan la palabra archivocomo sinónimo de conservación y no en el sentido fun-cional y administrativo.



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d) De la función de un archivo se derivan dos conse-cuencias importantes. La primera, es la pertenencia ar-chivística que debe ser respetada en cuanto a la proce-dencia y al orden natural de sus series. Esto constituyeel eje central de la organización documental de un ar-chivo, puesto que no se puede admitir una organizacióndocumental fuera de los principios archivísticos; es de-cir, personal y arbitraria, porque es ir contra natura. Laotra consecuencia, se refiere a la función misma de unarchivo. El objetivo de todo archivo es esencialmente funcional; responde a la gestión administrativa de lainstitución. La tarea del archivo es custodiar , conservar

y dar servicio interno de información para la llamadatoma de decisiones. Un archivo tendrá un objetivo cul-tural cuando el ciclo vital de sus documentos así lo dis-pongan, pero antes tuvo una misión esencialmenteadministrativa.

La Identidad del Archivo

El archivo posee una identidad formal que lo dife-rencia de otros centros similares como una hemeroteca,una biblioteca, un centro de documentación o un museo.Las llamadas ciencias de la información, en algunos desus exponentes, han llegado a identificar la naturaleza ylas funciones de los diversos acervos poniéndolos en elmismo plano y unificando el tratamiento en cuanto a suorganización. Lo anterior ha dado como resultado eldocumentalismo mal entendido. Esta corriente aplicadaa los archivos ha generado una confusión. Por esta ra-zón, se deben señalar una serie de distinciones entre los


El archivo es reflejo

de una institución


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tipos de acervos, aún cuando se encuentren reunidos en

una sola entidad.En principio cabe asentar que una biblioteca, un mu-seo y un archivo tienen un origen diverso. El museo, labiblioteca o cualquier acervo diferente a un archivo tie-nen su existencia a partir de una decisión externa queno siempre tiene que ver con su esencia. En cambio, unarchivo comienza su vida desde que nace la instituciónque la genera.

El objeto primario de un archivo es administrativo yel de un museo o una biblioteca será siempre cultural.Además, la constitución de los acervos de un museo ode una biblioteca responde al criterio de colección, dearbitrio y refieren a determinados argumentos que pue-den ser heterogéneos u homogéneos.

El desarrollo de un archivo, de una biblioteca o deun museo tiene caminos distintos. Una biblioteca o unmuseo dependen de condiciones externas, si existe unpresupuesto para su creación, si se tiene el lugar ade-

cuado, etc. En el caso del archivo, éste está limitado porla actividad misma de la institución; si ésta crece, si sereestructura, si se muere afectará directamente al archi-vo porque existe una dependencia genética con el enteadministrativo.

Por último, cada una de las anteriores diferenciastraen como consecuencia un tratamiento propio en

cuanto a su organización, ya que ésta deberá respondera la propia naturaleza de los centros. En este sentido,aún en los casos en que convivan varios acervos en unamisma institución tendrán que ser organizados respon-diendo a su esencia.


El objetivo primario de

un archivo es adminis-trativo


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Diversos tipos de Archivos

Los conceptos fundamentales de la archivística valenpara todo archivo. Sin embargo, existen algunos ele-mentos que no pueden aplicarse de manera general, yaque son propios de cada clase específica de archivo. Porello, conviene atender a la clasificación de los archivos,los cuales pueden considerarse con relación a:

a) La existencia de la institución. En este caso pue-

den ser activos y no activos.b) A las funciones de la institución: trámite, concen-

tración e histórico.c) A la naturaleza de la institución: públicos y

privados.Los archivos públicos pueden ser federales, estatales

o municipales. Los privados se consideran los no guber-

namentales; entre estos están los eclesiásticos, que sesubdividen en diocesanos, capitulares o de cabildo, pa-rroquiales, de religiosos, etc.

Contenido de los Archivos

El contenido de un archivo puede ser comprendidodesde diversos ángulos dependiendo el aspecto que se

quiera resaltar. Desde el aspecto físico, es decir en elmaterial sobre el se escribe el archivo contiene papiros,pergaminos, libros, tarjetas, hojas, incluso, los nuevossoportes como los videos, los disquetes y los discoscompactos. Si el análisis se realiza desde el aspecto ar-chivístico el material se agrupa con base en los fondos,secciones, series y subseries, en este caso se habla de re-

gistros, correspondencia, libros de censos, libros decuentas, expedientes de personal, etc. Otro aspecto quereclama la atención es el diplomático. Bajo este rubrolos archivos contienen documentos en el sentido estric-to: actas, escrituras, reales órdenes, bulas, concordatos,



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etc. En suma, en un archivo se puede encontrar un per-

gamino en el que se hallan escritos registros de actas dealgún consejo. Cada uno de los aspectos de análisis lle-vará a considerar una parte del contenido resguardadoen un archivo.



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En la lección 2 se ha estudiado el concepto de archivo ycuál es su particularidad.

Se han revisado los siguientes temas centrales:• Los archivos• Identidad de los archivos• Cómo se clasifican los archivos según su existen-

cia, su función y su naturaleza.

• Qué se guarda en los archivos.Se ha propuesto la definición etimológica de archivo.Se ha propuesto la definición conceptual de archivo


1. Explique el significado de tres palabras relacionadascon el origen del término archivo.

2. Explique los elementos esenciales de la definición dearchivo.

3. Distinga entre archivo, museo y biblioteca.4. Identifique en qué tipo de archivo trabaja Usted se-

gún la clasificación expuesta en este lección.5. Enuncie algunos contenidos físicos, archivísticos y di-

plomáticos que existen en el archivo donde Usted

trabaja.



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20 BCA.


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LECCIÓN 3

DISCIPLINAS AUXILIARES

La lección 3 estudia las principales disciplinas auxi-

liares que auxilian la labor del archivista.Los temas que se exponen son los siguientes:• La paleografía.• La Diplomática.• La historia.• El derecho.• La tecnología informática.

La archivística no es una disciplina aislada, sino quees parte de un grupo de disciplinas que adquieren undesarrollo como tales, en el marco de una serie de preo-cupaciones que el ser humano tuvo frente a los papelesque le servían como referencia jurídica y testimonial.La archivística junto con la diplomática y la paleografíatuvieron un importante impulso, como disciplinas, amediados del siglo XVII. A través del tiempo el desarro-

llo de la archivística exigió el auxilio de otras discipli-nas como la historia, el derecho y actualmente, las cien-cias de la administración y la informática.

Veamos de manera breve en qué consiste cada unade las principales disciplinas que ayudan a la archivísti-ca y qué le aportan en su labor.

La paleografía

La paleografía es el tratado de lasescrituras antiguas trazadas sobresoportes materiales suaves.

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Definición dePaleografía


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Paleografía viene del término griego paleos (antiguo)

y grafía (escritura). Estudia las escrituras trazadas enlos materiales suaves (papel, papiro, pergamino) a dife-rencia de la epigrafía que estudia la escritura trazadaen los materiales duros (mármol, bronce, etc.).

Los objetivos de la paleografía se pueden resumir entres aspectos:

• Leer y descifrar los signos gráficos de los corres-pondientes momentos escritos.

• Hacer examen sistemático de las escrituras y delos monumentos escritos para tratar de situarlosen el tiempo y en el espacio, a fin de sacar de ellosmateriales seguros en orden a la elaboración yconstrucción crítica de la historia.

• Analizar la naturaleza de los signos gráficos, notanto en orden a aprovechar los elementos que di-

cho análisis suministre para el trabajo historiográ-fico en general, sino, primero y antes que nada,para conocer el desarrollo intrínseco de la propiaescritura, su origen, su evolución, sus cambios yvariantes.

La diplomática

La diplomática es el tratado del docu-mento que lo analiza críticamente entodo su conjunto, pero especialmente ensu forma, génesis, evolución, tradición yconservación, en orden a averiguar suautenticidad.

El objeto de la diplomática lo constituyen todos losdocumentos desde los más antiguos a los actuales, y nosólo los de origen medieval.


Definición dediplomática


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Los conocimientos de diplomática sirven al archi-

vero para:• Conocer la tradición documental: si se trata de un

original o de una copia, y en este caso cual es suclase.

• Evaluar la autenticidad, analizando los elementosformales a fin de saber si un documento es verda-dero o falso y en qué grado.

• Conocer la tipología diplomática, que está en fun-ción del número y de la disposición de los elemen-tos formales.

La historia.

Memoria de la evolución de lahumanidad.

La historia ayuda al archivista para:• Comprender la forma y el orden en que se han

producido los documentos.• Conocer su estructura orgánica, las funciones y ac-

tividades desarrolladas.• Poder comprender el significado de los documen-

tos y de las agrupaciones documentales para do-tarlas de un organigrama objetivo y estable en eletiempo.

El Derecho

La importancia que tiene para la archivística vienedada por la propia naturaleza de los fondos documenta-les. Tanto los públicos como una parte muy significativade los privados proceden o son reflejo de actividades su-

jetas a la ley. Es importante que el archivista conozcaalgunos campos del derecho.

DISCIPLINAS AUXILIARES 23

Definiciónde Historia


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• La legislación básica del Estado.

• La legislación rectora del sector al que este adscri-ta la entidad en donde da su servicio.• El marco jurídico de los archivos.• La legislación sobre los procedimientos adminis-

trativos.

Las tecnologías de la información.

Se trata del conjunto de medios infor-máticos que sirven para la captura, al-macenamiento, tratamiento y difusiónde la información, así como lastelecomunicaciones.

El archivista debe conocer los avances en esta mate-

ria ya que muchas de las nuevas tecnologías son suscep-tibles de ser aplicadas en múltiples tareas archivísticas.Por ejemplo, en el manejo de los archivos electrónicos,los instrumentos de descripciones automatizados, la di-gitalizaciones, el Internet, el manejo de imágenes conmedios ópticos, etc.


Definición detecnologíade la información


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En la lección 3 se han estudiado los conceptos de algu-nas de las ciencias auxiliares de la archivística.

Se han revisado los siguientes definiciones:• La paleografía• La diplomática.• La historia• El derecho.• Las tecnologías de la información.


1. Explique el significado del término paleografía.2. Cuales serían algunas de aplicaciones de la diplomá-

tica para el trabajo del archivista.

3. Qué aporta el conocimiento de la historia al trabajoarchivístico.4. Enumere algunos ejemplos en donde las tecnologías

de la información pudieran ayudar a la archivística.

DISCIPLINAS AUXILIARES 25


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26 BCA.


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LECCIÓN 4

LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

La lección 4 estudia los principios jurídicos que de-

ben estar presentes en toda legislación y el actualmarco jurídico mexicano.

Los temas que se exponen son los siguientes:• Principios básicos de la legislación archivística.• Marco jurídico mexicano.

En un informe ante la vigésima sesión plenaria de laUNESCO, celebrada en París en 1978, se señalaba que

“en términos generales el mundo reconoce que los ar-chivos son un componente fundamental del patrimoniode un país,-y que — considerando que son absolutamen-te esenciales en el establecimiento de la conciencia na-cional y en las características especiales de cada país,son un componente fundamental de la riqueza culturalnacional”. Más adelante, el mismo informe añadía que“los archivos desempeñaban un servicio jurídico irrem-plazable: son la base fundamental para garantizar lacontinuidad en la aplicación de las funciones adminis-trativas”.

Por su parte la Comisión Jurídica Internacional de laAsamblea General de las Naciones Unidas sostenía que“aunque uno pueda imaginarse, por ejemplo, un Estadosin ejército, es imposible imaginar un Estado sin mo-

neda, sin erario público, sin fondos y sin archivos… queconstituyen… las formas de bienes del Estado más fun-damentales y generalizadas hasta el extremo que sepuede afirmar que se derivan de la propia existencia delEstado”.

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La importancia de los archivos para un Estado o

para una sociedad nos lleva a considerarlos como unpatrimonio cultural que fundamenta la conciencia his-tórica y la pertenencia de un grupo humano. Ahorabien, los archivos desde esta perspectiva, merecen serconsiderados por las leyes para ser protegidos y cerrarasí el círculo que permita conservar el patrimonio deuna sociedad.

Principios básicos de la legislación archivística

La legislación archivística es un trabajo encaminadoal establecimiento y regulación de las relaciones de losarchivos con la sociedad. La formulación y promulga-ción de leyes y reglamentos de archivos constituyen unresumen y destilación de la experiencia de la actividadarchivística y son la cristalización de las políticas queha seguido ésta. La legislación archivística refleja elgrado de desarrollo y madurez de la labor y de la profe-sión archivística de una nación.

Si repasamos la historia de los archivos encontrare-mos que el tema de la legislación archivística es tan an-tiguo y universal como los propios archivos.


La legislación archivística reflejael grado de desarrollo y madurezde la labor y de la profesión

archivística de una nación.

Ver síntesis del desarrolloHistórico en Manual deArchivística Eclesiástica,pp. 21-28


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El desarrollo de esta legislación permite clasificar las

distintas categorías de leyes y reglamentos en cuanto asu aplicación. De este modo se pueden enumerar:• Las leyes de archivos, que se refieren a las normas

generales de gestión de todos os asuntos archivísti-cos del país.

• Las leyes ministeriales de archivos que se encami-nan a las leyes y reglamentos que formula y pro-mulga una determinada autoridad estatal en rela-ción con las condiciones particulares de unadeterminada entidad o región.

• Las leyes archivísticas especializadas que se enfo-can a las leyes y reglamentos relacionados con lagestión de documentos específicos o en soportesespeciales.

• Las leyes archivísticas puntuales que se abocan a

las leyes y reglamentos formulados y promulgadospara la aplicación de ciertas disposiciones concre-tas de las leyes archivísticas.

• Las leyes regionales de archivos que determinanleyes y reglamentos para cada uno de los nivelesdel gobierno local de acuerdo con las leyes y regla-mentos nacionales en materia de archivos.

Principios y contenidos que deben servir de base a lalegislación archivística y que pueden orientar:1. Dirección centralizada de archivos. En muchos

países este principio ha servido para establecer una au-toridad nacional que permita unificar los criterios yprogramas de organización y conservación archivística.

2. Protección de la integridad y seguridad de los ar-

chivos. Se refiere a la prevención de daños en el patri-monio documental por medio de normas y reglamentosprecisos.

3. Acceso a los archivos. Gracias al principio francésde accesibilidad los archivos modernos posibilitan el ac-

LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA 29


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ceso a los ciudadanos, es decir, se asegura y se garan-

tiza el derecho de la sociedad a utilizar los archivos.4. El concepto de archivos y la definición de térmi-nos técnicos. En la legislación es necesario definir lostérminos archivísticos porque muchos de ellos o hanperdido su significado primitivo, o han ampliado suconnotación. Por ejemplo, las palabras documento,fondo, serie, clasificación, ordenación, archivos de con-centración, etc.

5. Administración de archivos. También es funda-mental considerar a los archivos como instituciones ad-ministrativas que deben tener normas para la organiza-ción interna de sus miembros, así como políticas yreglas para el servicio al público.

Marco Jurídico Mexicano

La organización y conservación de los archivos delos Gobiernos Federal, Estatal y Municipal están susten-tadas en una serie de normas que velan por el buen de-sempeño de esta actividad. En este sentido, existen le-

yes generales que de alguna manera protegen a ladocumentación generada por las instancias públicas yla declaran patrimonio nacional. Sin embargo, no existe

una ley federal o general que trate del asunto de ma-nera integral; de ahí que se debe recurrir a varias leyesque ni están coordinadas entre sí sobre la materia, niestán actualizadas a las exigencias del México de hoy.Por otro lado, conviene anotar que algunos Estados hanpromulgados su ley o reglamento sobre archivos.

Hablar de leyes archivísticas en la legislación mexi-

cana es hacer converger distintas normas que se handado a lo largo del tiempo, y si bien, no están articula-das en un solo instrumento legal, es el único sostén jurí-dico que existe en la actualidad. Por tal motivo con-viene hacer un recorrido por estas leyes.



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Ley General de Bienes Nacionales declara en el Art.

6º, frac. VIII, XV, XVIII, como bienes del dominio pú-blico, es decir propiedad federal, entre otros: los docu-mentos y expedientes de las oficinas (públicas). (DOF20-03-2004)

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológi-cas, Artísticos e Históricos determina que son monumen-tos históricos los documentos y expedientes que perte-

nezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos dela Federación (cap. 36, frac. II). (DOF 06-05-1972 y re-formado DOF 31-01-1986)

Por medio del Acuerdo Presidencial del 14 de julio de1980 el Archivo General de la Nación fue ratificadocomo la entidad central y de consulta del Ejecutivo Fe-deral en el manejo de archivos administrativos e históri-cos de la administración Pública Federal. Entre las atri-

buciones del Archivos General de la Nación están elemitir las normas, políticas y lineamientos conforme alos cuales se fijen las relaciones operativas internas yexternas entre las unidades que ejerzan las funciones decorrespondencia y archivos administrativos. (DOF14-07-1980, art. 2, frac. II). La aplicación de las normasanteriores se instrumentaron mediante el Sistema Red

de Archivos del Gobierno Federal, diseñado y publicadoen 1984 para modernizar y homogeneizar la organiza-ción y la conservación de los archivos.

Nota: Este acuerdo fue abrogado por el artículo se-gundo transitorio del Reglamento Interior de la Secre-taría de Gobernación de 1998, que a la letra dice:

“Segundo: se abrogan…V. El acuerdo por el que se dispone que el Archivo

General de la Nación será la entidad central y de con-sulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivosadministrativos e históricos de la Administración Pú-blica Federal, publicado en el Diario Oficial de la Fede-ración el 14 de julio de 1980”.



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El Manual de Políticas del sistema red de Archivos se-

ñala que su objetivo es establecer las normas a que sesujetarán las Dependencias del Gobierno Federal parala organización y funcionamiento del Sistema Red deArchivos institucional y de sus componentes internos,considerados como parte del sistema de administraciónde documentos del Gobierno Federal. El mencionadomanual integra una serie de elementos constitutivos delos archivos administrativos del gobierno federal que sepueden resumir en los siguientes puntos, se establecen:

• Los tres niveles de archivos,• La unidad de instalación,• El principio de procedencia como base de la orga-

nización documental,• Los lineamientos de conservación de los archivos,• Los principales pasos de la administración de

documentos.El Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal, no

se publicó en el Diario Oficial de la Federación, lo quepropició que las dependencias y entidades de la Admi-nistración Pública Federal se autorregularan y por endeno se aplicó el sistema adecuadamente.

En materia contable, el Acuerdo Presidencial del 17

de agosto 1998, establece que archivo contable guberna-mental lo constituyen los libros de contabilidad, regis-tros contables y documentación probatoria y justificato-ria del ingreso y del gasto público de las dependencias yentidades de la Administración Pública Federal, el cualdeberá guardarse, conservarse y custodiarse adecuada-mente. Se estipula como tiempo mínimo de guarda para

estos documentos por lo menos 12 años para la docu-mentación que ampara inversiones en activos fijos y enobras públicas, así como aquella que sirva para finca-miento de responsabilidades o procesos judiciales. Y para los demás casos 5 años, después de los cuales se



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podrán estudiar para establecer su valor histórico o su

baja definitiva. (DOF 25-08-1998). La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas

de los Servidores Públicos en el capítulo referente a lossujetos y obligaciones del servidor público señala entreotras obligaciones: “custodiar y cuidar la documenta-ción e información que por razón de su empleo, cargo ocomisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga ac-

ceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción inde-bida de aquellas” (Art. 8 frac. IV y V). (DOF 13-03-2002). Este tema es retomado por el Código Penal parael Distrito Federal en materia del fuero común y paratoda la República en materia del fuero federal en los si-guientes términos, “comete el delito de ejercicio indebi-do de servicio público el servidor público que por sí opor interpósita persona sustraiga, destruya, oculte, utili-

ce ilícitamente información o documentación que se en-cuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o dela que tenga conocimiento en virtud de su empleo, car-go o comisión”. (Art. 214, frac. IV) y al infractor de lasfracciones III, IV, o V se le impondrán dos años a sieteaños de prisión, multa de treinta a trescientas veces elsalario mínimo diario vigente en el Distrito Federal en

el momento de cometerse el delito y destitución e inha-bilitación de dos años a siete años para desempeñarotro empelo, cargo o comisión públicos. (ReformadoDOF 17-11-1986)

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Infor-mación Pública Gubernamental que entró en vigor el 11de junio del 2002, trata el tema de los archivos en cuan-

to a su funcionamiento, conservación, custodia y orga-nización con una serie de obligaciones. En dicha Ley, seestablece como uno de los objetivos, mejorar la organi-zación y el funcionamiento de los archivos administrati-vos ( Art. 4); Asimismo, la Ley dispone que una de las



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atribuciones de los Comités de Información es la de es-

tablecer y supervisar la aplicación de criterios específi-cos en materia de clasificación y conservación de losdocumentos administrativos, así como la organizaciónde archivos de las dependencia y entidades mediante li-neamientos expedidos por el IFAI y el AGN, así como através de un programa de archivos que permita la ob-tención expedita de la información, la organización y elbuen funcionamiento de los mismos (Art. 29, frac. V yVI, Reglamento Art. 46); También se mandata que los ti-tulares de las dependencias deberán asegurar el buenfuncionamiento de los archivos y publicar una guía sim-ple del sistema de archivos de su dependencia (Art. 32,Reglamento Art. 44); Por su parte, el Instituto de Accesoa la Información Pública en coordinación con el AGNdeberá establecer los criterios y lineamientos para la or-

ganización de los archivos (Art. 32 y 37 frac. IV, Regla-mento Art. 42). Por último, el artículo transitorio déci-mo se pone de plazo el 1 de enero del 2005 para tenertodo el sistema de archivos funcionando (DOF11-06-2002)).

Si bien la Ley de Transparencia tomó en cuenta a losarchivos, el planteamiento para la apertura de la infor-mación pública tuvo que haber sido al revés, es decir,primero una Ley o reglamento que hubiera dispuesto laorganización de los archivos administrativos y, luego, laLey que permitiera el acceso a la información. No obs-tante, la Ley, el Reglamento y los Lineamientos Genera-les para la organización y conservación de los archivosde la Administración Pública Federal cubren los elemen-tos básicos para poner en orden de una vez por todas a

los archivos administrativos e históricos de la Adminis-tración Pública Federal. El punto central de estas nor-mas y, en particular de los Lineamientos Generales,gira alrededor de la organización y conservación de losarchivos, dado que la base de una confiable y oportuna



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información se fundamenta en la adecuada organiza-

ción de los archivos teniendo como resultado el asegu-rar la disponibilidad, localización expedita, integridad yconservación de los documentos y expedientes de ar-chivo. (DOF 20-02-2004).

Los Lineamientos Generales para la organización yconservación de los archivos de las dependencias y enti-dades de Administración Pública Federal son la base deuna futura reglamentación de mayor nivel que permita

ampliar el horizonte legal de los archivos.



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En la lección 4 se han estudiado principios básicos parala formulación una legislación archivística. Los te-mas centrales fueron:• Principios básicos de una legislación archivística• Marco jurídico mexicano

Se han propuesto algunos principios que deben tener encuenta al redactar una ley.

Se han enunciado algunas leyes mexicanas que tratansobre el tema de los archivos.


1. Enumere tres principios básicos para elaborar unaley archivística.

2. Explique con sus propias palabras la importancia detener una ley de archivos.3. Qué carácter tienen los archivos según la Ley Gene-

ral de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Mo-numentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos eHistóricos.

4. ¿Existe alguna obligación jurídica para los servidorespúblicos de conservar los archivos de las oficinas en

donde trabajan?5. ¿Cuáles son los principales obligaciones que estable-ce la Ley Federal de Transparencia y acceso a laInformación Pública Gubernamental en materia dearchivos?

6. Explique en dónde se fundamenta la política archivís-tica mexicana encabezada por el AGN.



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LECCIÓN 5

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La lección 5 estudia los principios básicos de la orga-

nización documental. Define la clasificación y la orde-nación. Explica en que consiste el principio de proce-dencia.

Los temas que se exponen son los siguientes:• La clasificación de los archivos• La ordenación de los archivos• Principios de la organización documental

Los archivos son centros de servicio interno y exter-no de una institución. No son depósitos de una masa in-servible de papeles. Ahora bien, para que un archivocumpla eficazmente su propósito necesita de una ade-cuada clasificación y de una buena ordenación. Sin es-tas operaciones, los documentos se convierten, como se-ñala Aurelio Tanodi, en masas amorfas de papales uotros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposi-ble saber lo que hay y encontrar lo que se necesita. Enrealidad, si un archivo no está organizado es como si noexistiera. La clasificación y la ordenación son operacio-nes fundamentales, el núcleo de la archivística, el puntoneurálgico. Sin embargo, al hablar de clasificación y or-denación como operaciones archivísticas, surge unacuestión que no debemos soslayar: La definición de los

términos. ¿Qué se entiende por clasificar y por ordenar?En no pocos autores se utilizan indistintamente estosvocablos. Se llega, como hace notar oportunamente He-redia, a identificar los términos sin realizar una diferen-ciación. En este sentido, se propone que ordenar es cla-

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sificar el material o a la inversa, clasificar es la acción

de ordenar. De hecho, la separación de ambas operacio-nes ya había sido planteada por Schellemberg desde1956. La ambigüedad en el uso de estos vocablos en losmanuales o estudios sobre el tema ha influido en lapráctica archivística, pues en el momento de efectuarun trabajo en algún archivo la aplicación de los concep-tos ha generado, en vez de organización, verdaderos de-sordenes, en el mejor de los casos.

El tema de la clasificación y ordenación archivística,plantea concebir estas operaciones como dos accionesdistintas, relacionadas entre sí y jerarquizadas. Se pudie-ra decir, que es una sola tarea que engloba ambas ope-raciones, iniciándose con el proceso de clasificación yterminándose con el de la ordenación. Una exposiciónamplia sobre el uso de los términos en cuestión, la en-contramos en el libro, antes referido, de Antonia Here-

dia. Sin embargo, conviene presentar algunas ideas delos teóricos conocidos en el ambiente archivístico paratener un panorama del problema. Marcelo Nuñez en suManual teórico-práctico, escribe que las dos operacio-nes fundamentales que se deben practicar en los archi-vos para que sus fondos estén bien ordenados son laclasificación y la catalogación. No habla de ordenación

como actividad indistinta con características y métodospropios, sino que se refiere a ella como una consecuen-cia de la clasificación. Por su parte, Simeone della Sa-cra Familia, en sus apuntes de archivística, texto de laEscuela de Archivística del Vaticano, siguiendo la tradi-


La organización documentalse compone de dosoperaciones: la clasificación y la ordenación


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ción archivística italiana, usa la palabra ordenación

para definir las dos operaciones sin distinguirlas, so-breentendiendo, que la clasificación o titolario, es partedel ordinamento. Uno de los estudiosos de la archivísti-ca latinoamericana, el ya citado Aurelio Tanodi, sostie-ne que el método principal, fundamental, de ordenar losdocumentos es su buena clasificación; luego, define laclasificación como la acción de ordenar por clases.Pero, en otra parte de su texto, hace la aclaración de

que clasificar es agrupar clases documentales, fondos yseries; y ordenar poner uno tras otro los documentossingulares que están en un expediente. Tanodi distinguelos términos, más vuelve a insistir que el concepto deordenación lo aplica a todo el proceso de poner en or-den los documentos, en todo su proceso vital.

Otra observación pertinente en cuanto al uso de los

vocablos que estamos analizando, y, que tomamos de lamisma Heredia, es el relacionado con la confusión delas acciones cuando se afirma, por ejemplo: se clasifica por materias. La clasificación, sostiene Heredia, se iden-tifica con la acción de ordenar por materias y es claroque no se ordena por asuntos, sino alfabéticamente por materias. Esta confusión, quizá se deba, según apuntaHeredia más adelante, al empeño de los archivistas por

huir de la similitud con la terminología bibliotecaria.También, solemos escuchar frecuentemente: se catalo- gará el archivo, para señalar las operaciones de clasifi-cación y ordenación; aplican el término catalogar paratodo el proceso, siendo que la catalogación, es un me-dio de descripción que presupone una organizacióndocumental.

La clasificación y la ordenación archivística, a dife-rencia de la clasificación u ordenación en otros campos,se sustentan en el principio de orden natural o principio genético. En efecto, los documentos se producen comoresultado de las funciones que realiza una institución.

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En un archivo administrativo, la clasificación se va dan-

do de una manera natural. Los expedientes nacen orgá-nicamente porque su producción responde a las funcio-nes de la entidad generadora; esta organización docu-mental le es impuesta por la actividad de la institución.La clasificación, es reflejo de las acciones de una insti-tución. En el caso de los archivos históricos, si estos nofueron organizados por cualquier circunstancia, la or-ganización de los mismos deberá efectuarse de acuerdo

a un estudio crítico que precise las actividades y funcio-nes de la institución para re-crear su organización.

En suma, la clasificación y la ordenación son dosoperaciones que forman parte de la organización docu-mental. Son dos acciones distintas, con su propia meto-dología, pero complementarias; van de la mano y en al-gunos casos se realizan casi simultáneamente. Decimos

casi simultáneamente, porque otra de las característicasde estas acciones es su jerarquización. Primero se clasi-fica y luego se ordena. No se pueden ordenar documen-tos ni series si no están debidamente clasificadas.

La clasificación

Noción de clasificación.

La primera operación de la organización documentales la clasificación. Esta actividad responde a un trabajoprofundo e intelectual. Antonio Ma. Aragó, afirma en unartículo, que en la clasificación el archivista pone a prueba y demuestra su capacidad profesional…, sus dotesestratégicas…, su mentalidad lógica… y su sensibilidad para elegir el método más adecuado… La clasificaciónrequiere del archivista una preparación multidisciplina-

ria en donde intervengan principalmente, conocimien-tos de archivística, aunque parezca redundante; de ad-ministración; de derecho; de diplomática y de historia.Veamos brevemente porque se señala la necesidad delconocimiento archivístico. La formación archivística en



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México es deficiente; la práctica común en la mayoría

de archivos administrativos e históricos, es contar conarchivistas habilitados que se han forjado en el tiempo,en las tareas cotidianas, en los lugares inhóspitos y lle-nos de polvo. Estos archivistas habilitados son los quehan tenido en sus manos la labor de conservar los acer-vos, en el mejor de los casos, en un sitio donde se ubi-can cientos de papeles sin organizar. La mayoría de es-tos archivistas no han tenido una adecuada formación,

por esta razón, llamamos la atención sobre esta necesi-dad. Las demás disciplinas son auxiliares indispensa-bles que coadyuvan a desarrollar las cualidades que ex-pone Aragó.

La lógica define a la clasificación, como una opera-ción que tiene por objeto mostrar los géneros en los queestán contenidas las especies; consiste en agrupar los ob-

jetos por sus semejantes y en separarlos por sus diferen-

cias. Desde este ángulo, la clasificación se efectúa aten-diendo a lo que tengan de común los objetos que se vana clasificar. La clasificación archivística parte del pre-supuesto anterior, es decir, del agrupamiento de seme-

janzas y de la separación de diferencias. En este caso,se habla de clasificación de un fondo, de secciones deun fondo, de series de una sección, de expedientes deuna serie.

La clasificación archivística, es unaoperación que agrupa los expedientessemejantes y al mismo tiempo, los se-para en sus diferencias.

Ahora bien, el criterio de este agrupamiento está de-

terminado por la misma actividad del organismo queprodujo la documentación y no por una decisión arbi-traria. Está fundamentado en un principio genético.Más adelante veremos el principio sobre los que se sus-tenta la clasificación.

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Definición deClasificación


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Humberto Pernia en su Diccionario de Archivología,señala que, clasificar y

Los Archivos Públicos, Su Organización y Conservación. Jorge Nacif

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