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I-12 N° 209 Segunda Quincena - Junio 2010

Actualidad y Aplicación Práctica

Autor : C.P. Luz Hirache Flores

Título : Los Gastos de Viajes y el criterio de Cau-salidad

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 209 - Segunda Quincena de Junio 2010

Ficha Técnica

Los Gastos de Viajes y el criterio de Causalidad

1. IntroducciónMuchas entidades por las propias ges-tiones para el desarrollo de la actividad comercial que se realiza, deben realizar gastos de viajes ya sean nacionales o internacionales, por los cuales es necesa-rio que tengan en consideración ciertas precisiones tributarias, como sustento la causalidad del gasto en la generación de mis ingresos, toda las erogaciones realizadas, serán deducibles al cierre del ejercicio, entre otras interrogantes que nos hacen llegar nuestros suscriptores, que pasaremos a desarrollar.

2. Marco Legal- Artículo 37°, inciso r) de la Ley del

Impuesto a la Renta.- Artículo 21°, inciso n) del Reglamento

del Impuesto a la Renta.- Artículo 14° del Decreto Legislativo

N° 970.- Decreto Supremo N° 186-86-EF1.

3. Definición de términosA continuación vamos a definir en base a precisiones normativas, ciertos términos para poder utilizarlos adecuadamente en el desarrollo del tema:

3.1 CausalidadResulta necesario indicar que la Resolu-ción del Tribunal Fiscal N° 8634-02-2001 del 24.10.01, precisa una definición del Principio de Causalidad, e indica:

”ElprincipiodeCausalidadeslarelacióndenecesidad que deben establecerse entre los gastos incurridos y la generación de renta o el mantenimiento de la fuente, lo cual en nuestra legislación es bastante amplio, pues se permite la deducción de gastos que no guardan relación de manera directa.

No obstante de ello el principio de causalidad debe ser atendido siguiendo los criterios adi-cionales de que los gastos sean normales de acuerdo al rubro del negocio y mantengan proporción con el volumen de las operacio-nes realizadas, entre otros.

De lo antes expuesto, se afirma que los gastos de viajes realizados por las empre-

sas, resultarán deducibles sólo si cumplen con el criterio de Causalidad, es decir deben ser necesarios para la generación de ingresos gravados, además deben contribuir con el mantenimiento de la fuente productora de renta. Asimismo, estos deben ser acreditados mediante el respectivo comprobante de pago.

3.2 Viáticos: comprende los gastos de alojamiento, alimentación y movili-dad, según el artículo 21° inciso n) del Reglamento del Impuesto a la Renta.

Asimismo, estos no pueden exceder del doble del monto que, por este concepto, concede el Gobierno Cen-tral a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía2.

3.3 Gastos de Transporte: son aquellos cuya finalidad refiere el traslado del trabajador a un lugar distinto al de su residencia habitual, por asuntos del servicio que presta. (Art. 14° D. Leg. N° 970).

3.4 Gastos de Movilidad: son aquellos en los que se incurre cuando, siendo prestado el servicio en un lugar dis-tinto al de su residencia habitual, la persona requiera trasladarse o movi-lizarse de un lugar a otro. (Art. 14° D. Leg. N° 970)

4. Consideraciones Tributarias para deducir Gastos de Viaje

4.1 Impuesto a la Renta

Gastos de viaje - Ley del IR – Art. 37° inciso r)

Son gastos aceptados tributariamente:Los gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos que sean indispensables de acuerdo con la actividad productora de renta gravada. Los viáticos comprenden los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad, los cuales no podrán exceder del doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía.

Gastos de viaje nacionales

Gastos de viaje al exterior*

Se sustentan con comprobantes de pago.

Deben sustentarse de la siguien-te manera:- Alojamiento, Comprobantes emitidos en el exterior (Art. 51°-A de la Ley IR). - Alimentación y movilidad, Comprobantes emitidos en el exterior o Declaración Jurada.

Nota: Los viáticos por alimentación y mo-vilidad en el exterior podrán sustentarse con uno de los documentos permitidos según Artículo 51-A3 Ley IR, o con la

Declaración Jurada del beneficiario de los viáticos. Los gastos sustentados con Declaración Jurada no podrán exceder del treinta por ciento (30%) del monto máximo permitido.

4.2 Pronunciamientos de Sunat

Informe N° 107-2007-SUNAT/2B0000 (12.06.07)“Enlamedidaquelosgastosefectuados(trans-porte y viáticos) con ocasión de un viaje, en los periodos en los cuales no se han realizado actividades profesionales o comerciales, sean necesarios para la obtención de rentas de ter-cera categoría, serán deducibles al amparo del incisor)delartículo37°delTUOdelaLeydelImpuestoalaRenta”.Se plantea el supuesto en que un solo viaje comprende varias etapas de desarrollo de actividades, y por ende el cumplimiento de períodos de traslado (por ejemplo, de una ciudad a otra) o descanso (por ejemplo, días domingos), por lo cual habrá días en los que no se registre actividad comercial o profesio-nal directa y probadamente productiva. Con la finalidad de establecer los gastos de viaje correspondientes a aquellos periodos en los cuales no se ha realizado actividades profesionales o comerciales probadamente productivas, pero que sin embargo, son nece-sarios y razonables para acceder a la siguiente etapa de actividades, son considerados gastos de viaje deducibles para efectos del Impuesto a la Renta, al amparo de lo dispuesto por el literal r) del artículo 37° del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta y del literal n) del artículo 21° de su Reglamento.Del Análisis se concluye en:“Ahorabien, en el supuestoplanteado en laconsulta, se tiene que el contribuyente incurre en gastos en períodos de traslado o de descanso, pero que son necesarios para que se cumpla con el objetivo del viaje. Bajo dicho supuesto, teniendo en cuenta los alcances del principio de causalidad recogido en nuestra legislación sobre elImpuestoalaRenta,talesgastostambiénseríandeducibles por concepto de viaje, siempre que se encuentren vinculados con la generación y man-tenimiento de rentas de tercera categoría, aún cuando en los mencionados períodos no se reali-cen actividades profesionales o comerciales.En consecuencia, en la medida que los gastos efectuados(transporteyviáticos)conocasiónde un viaje, en los períodos en los cuales no se han realizado actividades profesionales o comerciales, sean necesarios para la obtención de rentas de tercera categoría, serán deducibles alamparodelincisor)delartículo37°delTUOdelaLeydelImpuestoalaRenta”.Respecto de esta posición, entonces cumplirá con el criterio de causalidad aquellos gastos ocasionados en días de descanso, que con la finalidad de mantener la fuente productora de renta, y en la medida que sean normales y necesarios por los fines programados motivos del viaje. Evaluando además que los gastos de retorno y retomar nuevamente el viaje podrían ocasionar un mayor gasto a la entidad.

1 ElD.S.N°181-86-EF,(30.05.86),“ReajustedeescaladeViáticosparaFuncionariosyServidoresdelSectorPúblico”

2 Hastael05.02.09ladeterminacióndelviáticootorgadoafunciona-riospúblicos,eradel27%desuRMV,segúnD.S.N°181-86-EF.

3 Art.51-ALeydelIR:Losgastosincurridosenelextranjeroseacredi-taránconloscorrespondientesdocumentosemitidosenelexteriordeconformidad a las disposiciones legales del país respectivo, siempre que conste en ellos, por lo menos, el nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la natu-

raleza u objeto de la operación; y, la fecha y el monto de la misma. El deudor tributario deberá presentar una traducción al castellano de tales documentos cuando así lo solicite la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT.

Actualidad Empresarial

IÁrea Tributaria

I-13N° 209 Segunda Quincena - Junio 2010

Caso N° 1

5.2 Limites de Gastos por concepto de Viáticos en el Exterior

Continente Cálculo Límite diario US$

Africa US$ 200 x 2 US$ 400

América Central US$ 200 x 2 US$ 400

América del Sur US$ 200 x 2 US$ 400

América del Norte US$ 220 x 2 US$ 440

Caribe y Oceanía US$ 240 x 2 US$ 480

Asia y Europa US$ 260 x 2 US$ 520

Base Legal: D.S.N°047-2002-PCM(06.06.02)

6. Casos prácticos

Informe N° 022-2005-SUNAT/2B0000 (01.02.05)“Los gastos por viáticos (alojamiento y ali-mentación) incurridos en el extranjero serándeducibles de la renta bruta de tercera categoría, siemprequeesté acreditada lanecesidaddelviaje así como la realización de dichos gastos con los documentos que hagan las veces de los comprobantes de pago emitidos de acuerdo a la legislación del país respectivo o cualquier otro documento fehaciente, en los cuales debe cons-tar, por lo menos, el nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación; y, la fecha y el monto de la misma. Dicha deducción sólo procederá hasta el doble del monto que, por ese concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera demayorjerarquía”.

RTF N° 7645-4-2005 - (14.12.05)“Losgastosasumidosporunsujetodomiciliado,constituyen renta gravable para el sujeto No Domiciliado”. Se confirma la apelada en cuanto a la omisión al pago del Impuesto a la Renta - retenciones no domiciliados y del Impuesto General a las Ventas por servicios utilizados en el país, respectivamente, correspondientes al mes

Viaje dentro del país relacionado con una futura ventaLa empresa Rider Max SA, ubicada en la cuidad de Lima, con motivos de

a) Boleto Aéreo a Lima - Trujillo- Lima (15.05.10) 600.00

b) Viáticos sustentado con comprobantes de pago - estadía 3 días:

b.1 Alojamiento en Hotel Tumi, por 3 días 540.00

16.05.10 180.00 17.05.10 180.00 18.05.10 180.00 b.2 Alimentación en el restaurante del Hotel, por 3 días 95.00 16.05.10 35.00 17.05.10 28.00 18.05.10 32.00 c) TUA (16.05.10) 12.00 d) Movilidad con

Comprobantes de pago: 77.00 16.05.10 25.00 17.05.10 22.00 18.05.10 30.00 e) Otros gastos varios (sin

comprobantes de pago) 48.00 Total Gastos de Viaje S/. 1,372.00

4.3. Pronunciamiento del Tribunal Fiscal

5. Límites permitidos para Gas-tos de Viaje

5.1 Limites de Gastos por concepto de Viáticos en el País

Período Base legal4 RMV5 (S/.) Cálculo Límite diario (S/.)

Del 01/09/97 al 09/03/2000 D. U. 074-97 345.00 2 (27% * 345) 186.00

Del 10/03/2000 al 14/9/2003 D. U. 012-2000 410.00 2 (27% * 410) 221.40

Del 15/09/2003 al 31/12/2005 D. U. 022-2003 460.00 2 (27% * 460) 248.40

Del 01/01/2006 al 30/09/2007 D. S. 016-2005-TR 500.00 2 (27% * 500) 270.00

Del 01/10/2007 al 31/12/2007 D. S. 022-2007-TR 530.00 2 (27% * 530) 286.20

Del 01/01/2008 al 05/02/2009 D. S. 022-2007-TR 550.00 2 (27% * 550) 297.00

Del 06/02/2009 en adelante. D. S. 028-2009-EF6 2*210 420.00

Se requiere determinar el gasto deducible aplicando el criterio de Causalidad:

Solucióna) Boleto Aéreo (S/. 600.00) y TUA

(S/. 12.00) El sustento del gasto del pasaje aéreo,

es un gasto deducible, siendo que el comprobante cumple con los requisitos establecidos en el RCP, y del mismo modo la Tarifa Única de Uso de Aero-puerto (TUA), será deducible.

La causalidad se sustentará en los docu-mentos pertinentes para la concertación de la venta, ya sea mediante el contrato, acuerdos de negociación, y sobre todo en la evidencia de la venta realizada, se entenderá así que el gasto cumple con dicho criterio ya que ayuda a mantener e incrementar la fuente de renta.

b) Viáticos (S/. 712.00). Se deberá eva-luar el límite permitido para establecer que parte del gasto será deducible, así como el sustento mediante comproban-tes de pago. El criterio de causalidad, encierra a todos los gastos relacionados al viaje (Gastos de transporte, viáticos, otros necesario)

Límite diario de viáticos dentro del territorio nacional

Límite Diario por Viáticos: 420.00

Límite aceptado x cantidad de días

420 x 3 días = S/. 1,260.00

FechaGastos de viaje Total

Viáticos Límite ExcesoAlojamiento Alimentación Movilidad

16.05.10 180.00 35.00 25.00 240.00 420.00 017.05.10 180.00 28.00 22.00 230.00 420.00 018.05.10 180.00 32.00 30.00 242.00 420.00 0Totales 540.00 95.00 77.00 712.00 1,260.00 -

4 LosDecretosdeUrgenciaySupremosmencionados,refierenalamodificacióndelaRemuneraciónMínimaVital.5 RMV=RemuneraciónMínimaVital6 D.S.N°028-2009-EF,ApruebalaescalafijadeviáticosporviajesparafuncionariosyservidoresdelSectorPúblicodemayorjerarquía,estable-ciendoelmontodeS/.210.00.

de mayo de 2001, toda vez que “Losgastospor concepto de pasajes, hospedaje y viáticos asumidos por un sujeto domiciliado con ocasión de la actividad artística de un sujeto no domiciliado constituyen renta gravable de este último”, debiendo la Administración en atención a la dualidad de criterio detectada aplicar lo dispuesto en el artículo 170º del Código Tributario. Se dispone declarar dicho criterio como jurisprudencia de observancia obligatoria. Se menciona que en atención a la Ley Nº 28647, publicada el 11 de diciembre de 2005, no resulta aplicable el plazo para el cese de la responsabilidad de los agentes de retención o percepción a que se refiere el numeral 2 del artículo 18º del Código Tributario modificado por el Decreto Legislativo Nº 953. Se confirma la apelada en cuanto al Impuesto General a las Ventas, toda vez que dado que los mencionados conceptos constituyen renta para el no domiciliado y, consecuentemente, parte de la suma que ésta se encontraba obligada a pagar por el servicio prestado por el grupo musical MDO no domiciliado, el reparo efectuado se encuentra arreglado a ley.”

finalizar una venta con un cliente en la ciudad de Trujillo, conviene enviar a un representante de ventas, para realizar las gestiones pertinentes a fin de concretar la transacción con dicho cliente.

Se le entrega para los gastos al Sr. Ma-nuel Ramírez, Representante de Ventas S/. 1,500.

El Representante de Ventas, incurre en los siguientes gastos:

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I-14 N° 209 Segunda Quincena - Junio 2010

Actualidad y Aplicación Práctica

14 CTAS. POR COBR. AL PERS. ACC.,DIR. Y GERENT. 1,500.00 141 Personal 1413 Entregas a rendir 10 EFECT. Y EQUIV. DE EFECT. 1,500.00 104 Ctas Corrientes e instituciones fin. 1041 Ctas. Ctes. Operativasx/x Porlaentregaarendirotorgadapara los gastos de viaje a Trujillo

63 GASTOS POR SERVICIOS PRESTAD. POR TERC. 1,102.52 631 Transporte, correos y gastos de viaje 6311 Transporte 63112 De pasajeros 504.2 6313 Alojamiento 453.78 6314 Alimentación 79.83 6315 Otros gastos de viaje 64.71 40 TRIB., CONTRAPRESTAC. Y APORT AL SIST. PRIV DE PENS. Y SALUD 209.48 401 Gobierno Central 4011 IGV 64 GASTOS POR TRIBUTOS 12.00 644 Otros gastos por trib. 6443 Otros 65 OTROS GASTOS DE GEST. 48.00 659 Otros gastos de gestión 6599 Gastos sin sustento tributario 46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 1,372.00 469 Otras cuentas por pagar diversas x/x Por el registro de los gastosefectuados en el viaje Trujillo.

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 128.00 104 Cuentas corrientes e instituciones fin. 1041 Ctas. Ctes. Operativas 14 CTAS POR COBRAR AL PERSON. ACC.,DIR. Y GEREN 1,500.00 141 Personal 1413 Entregas a rendir x/x Porlarendicióndecuenta

46 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS - TERCEROS 1,372.00 469 Otras cuentas por pagar diversas ...van

———————— X ———————— DEBE HABER

———————— X ————————

...viene ————— X —————— DEBE HABER

———————— X ————————

c) Otros gastos varios sin comproban-tes de pago (S/. 48.00)

En este caso el gasto reúne el requisito de causalidad, debido a que esta re-lacionado al viaje para concretar una venta futura, sin embargo no cuenta con comprobantes de pago que lo sustenten, por tanto este gasto se deberá reparar para fines de la de-terminación del Impuesto a la Renta anual.

Asimismo, resulta necesario precisar que en el caso de gastos que no cuen-ten con comprobante de pago, para efectos tributarios se considera como “Disposición de rentas” y por tanto, se entiende como una distribución de utilidades afectas a la tasa del 4.1% de cargo de la empresa.

d) Asientos contables

• Cada entidad reflejará el respectivo asiento de destino utilizando el elemen-to 9, para el destino de los gastos.

Caso N° 2

Concepto Gastos a) Boleto Aéreo a Lima-

Quito-Lima (15.01.10) $400.00b) Viáticos sustentado con

comprobantes de pago - estadía 5 días: b.1 Alojamiento (5 días) $1,250.00 15.01.10 $250.00 16.01.10 $250.00 17.01.10 $250.00 18.01.10 $250.00 19.01.10 $250.00 b.2 Alimentación en el

restaurante del Hotel, por 5 días $630.00

15.01.10 $120.00 16.01.10 $120.00 17.01.10 $120.00 18.01.10 $120.00 19.01.10 $150.00

c) TUA (15.01.10) $12.00d) Movilidad con

Comprobantes de pago: $260.0015.01.10 $50.00 16.01.10 $50.00 17.01.10 $50.00 18.01.10 $50.00 19.01.10 $60.00

e) Otros gastos varios (sin comprobantes de pago) $60.00

Total Gastos de Viaje $2,612.00

Viaje al Exterior del país relacionado con futura ventaLa empresa Planex SA, ubicada en la cuidad de Lima – Perú, con motivos de contactar clientes y concretar ventas en el Ecuador, conviene enviar a su Gerente de Ventas a dicho país para realizar las gestiones pertinentes, respecto de ubicar potenciales clientes.

El Gerente de Ventas, viaja el 15.01.10 y retorna el 19.01.10, realiza los siguientes gastos:

Se solicitaDeterminar la deducibilidad de los gastos.1. Determinar el límite de Gastos por Viaje:

Monto Diario por Viáticos: $400.00

Límite aceptado x cantidad de días

$400 x 5 días = $ 2,000.00

Por tanto del cuadro, se desprende que la deducción del gasto se realizará sólo por S/. 5,702.40, debiéndose reparar el exceso de S/. 399.28.

Otras consideraciones a tener en cuenta:

1. Boletos de Viaje, TUA: serán gastos deducibles, debido a que cuentan con la documentación respectiva, según

FechaGastos de viaje Total Viá-

ticos Límite ExcesoAlojamiento Alimentación Movilidad

15.01.10 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00

16.01.10 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00

17.01.10 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00

18.01.10 $250.00 $120.00 $50.00 $420.00 $400.00 $20.00

19.01.10 $250.00 $150.00 $60.00 $460.00 $400.00 $60.00

$1,250.00 $630.00 $260.00 $2,140.00 $2,000.00 $140.00

el Reglamento de Comprobantes de pago y en aplicación del artículo 51-A de la Ley del Impuesto a la Renta.

2 Otros Gastos sin sustento; este gasto será deducible; emitiéndose la res-pectiva Declaración jurada por parte del Gerente de Ventas, mientras que no supere el 30% del gasto deducible (S/. 5,702.40 x30%= S/. 1,710.72)

Conversión de los gastos de viaje, considerando el Tipo de cambio Venta correspondiente al día de la operación

Fecha T.C.Gastos de viaje S/, Total

Viáticos Límite ExcesoAlojamiento Alimentación Movilidad

15.01.10 2.850 712.50 342.00 142.50 1,197.00 1,140.00 57.00

16.01.10 2.850 712.50 342.00 142.50 1,197.00 1,140.00 57.00

17.01.10 2.850 712.50 342.00 142.50 1,197.00 1,140.00 57.00

18.01.10 2.852 713.00 342.24 142.60 1,197.84 1,140.80 57.04

19.01.10 2.854 713.50 428.10 171.24 1,312.84 1,141.60 171.24

3,564.00 1,796.34 741.34 6,101.68 5,702.40 399.28