Objetivo de la presentacin Explicar desde la perspectiva conceptual y tecnolgica de la gerencia por procesos, qu se entiende por proceso, cmo los procesos pueden interaccionar como un sistemadentro de la organizacin, sus tcnicas de mejoramiento y las bases para documentarlos.Un Proceso consiste en transformar entradas (insumos) ensalidas (bienes y/o servicios) por medio del uso de recursosfsicos, tecnolgicos, humanos, etc. y regidos por leyes,normas, reglamentos que delimitan el proceso.Un proceso productivo incluye acciones que ocurren enforma planificada y,producen un cambioo transformacinde materiales, objetos y/o sistemas, al final delos cualesobtenemos un producto.Las actividades de cualquier organizacin pueden serconcebidascomointegrantesdeunprocesodeterminado.Deestamanera, cuandounclienteentraenuncomerciopara efectuar una compra, cuando se solicita una lneatelefnica, la inscripcin de una patente en el registrocorrespondiente, se estn activando procesos cuyosresultados debern ir encaminados a satisfacer unademanda.Un Proceso consiste en transformar entradas (insumos) ensalidas (bienes y/o servicios) por medio del uso de recursosfsicos, tecnolgicos, humanos, etc. y regidos por leyes,normas, reglamentos que delimitan el proceso.Un proceso productivo incluye acciones que ocurren enforma planificada y,producen un cambioo transformacinde materiales, objetos y/o sistemas, al final delos cualesobtenemos un producto.Las actividades de cualquier organizacin pueden serconcebidascomointegrantesdeunprocesodeterminado.Deestamanera, cuandounclienteentraenuncomerciopara efectuar una compra, cuando se solicita una lneatelefnica, la inscripcin de una patente en el registrocorrespondiente, se estn activando procesos cuyosresultados debern ir encaminados a satisfacer unademanda.Mecanismos(Medios, infraestructura,Recursos, modelos,Mtodos de trabajoHardware / software)PROCESO DE TRANSFORMACINSalidasProductosServiciosValor agregadoEntradas(Necesidades,Requerimientos,Demandas)Controles(Regulaciones Legales, TcnicasNormativas)La identificacin y secuencia de los procesos.Mecanismos o RecursosTesoreroContadorComputadorTESORERASalidasFactura canceladaEntradasFactura pendiente)ControlesLey Reg. TributarioReglamento internoLOAFYCEjemplo:Despliegue de procesos IDEF0MMACROPROCESOECSA-0A0A1A2AnPROCESOSA2A21A22A2nSub PROCESOSProcedimientoProcedimientoLa identificacin y secuencia de los procesos.A0PROCESOS ESTRATGICOSGESTIN DE LA DIRECCINGESTIN DE PLANIFICACINGESTIN DE LA CALIDADLOGSTICA COMPRAS SERVICIOSFACTURACINY COBRANZASCONTROL DE CALIDAD VENTASMEJORA CONTINUACONTROL DE CALIDADAUDITORAS INTERNASNECESIDADE S Y EXPECTATIVAS SATISFACCINPROCESOSC L A V E SPROCESOS DEA P O Y OCLIENTE CLIENTEPROCESOElementos a considerar en la identificacin de un ProcesoInsumosExsumosProductosControlesMecanismosSalidasEntradasEste modelo esta dibujado utilizando una tcnica dediagramacin que se conoce como Diagrama de Bloque. Enellas las flechas de flujo tienen una interpretacin diferentedependiendo de la manera que ingresa en la caja o salen deella. As las flechas que entran o salen horizontalmentecorresponden al concepto habitual I/O: Algo entra paratransformarse en una salida; las flechas que entranverticalmente desde arriba son flujos de control, que dirigen,restringen e instruyen a las actividades que se ejecutan en unproceso, tales como: polticas, reglas, decisiones especficas,etc.; y las flechas que ingresan desde abajo son losmecanismos o recursos que apoyan una o ms actividadesdel proceso de transformacin.Elementos a identificar en un procesoElementos a IdentificarDebemos tener presente que un proceso se ejecuta por pedido de un cliente y de igual manera un cliente es quien recibe el producto de este proceso, por tanto existira un cliente inicial y un cliente final.Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el producto/servicio final. Cliente Final: Son aquellos que reciben elproducto/servicio final.Fronteras o Lmites: Definen los siguientes aspectos: Que incluye el proceso y que no incluye, los insumos y exsumos del proceso, los departamentos involucrados, etc.INTERACCIN ENTRE PROCESOSPROC. A PROC. B PROC. CLos procesos raramente ocurren en forma aislada. La salidade un proceso normalmente forma parte de las entradas delos procesos subsecuentes, como se muestra en la figura.Salida del Proceso AEntrada al Proceso BEntrada al Proceso CEntrada al Proceso ASalida del Proceso BSalida del Proceso CLas interacciones entre los procesos de unaorganizacin, dan como resultado una red de procesosinterdependientes. La entrada y salida de estos procesosfrecuentemente pueden estar relacionados tanto con losclientes externos como con los internos. En la figurasiguiente se muestra un ejemplo de red de procesos queinteractan.Eficiente pero ineficazEXCELENCIAIneficientee IneficazIneficiente pero eficazAdecuadoNo adecuadoErradoConformeEFICIENCIA (Uso de los recursos)EFICACIA (Obtencin de objetivos)Qu es Gerencia por Procesos Es un enfoque gerencial distinto y complementario a la Gerencia Funcional. Es una disciplina, una metodologa y una herramienta, que articula un conjunto de conocimientos de la Teora de la Organizacin, Filosofa de la Calidad, Teora de los Sistemas, etc.Importancia de la Gerencia por Procesos La Norma ISO 9001:2000 enfatiza laimportancia para una organizacin deidentificar, implementar, gestionar y mejorarcontinuamente sus procesos, los mismos queson necesarios para el sistema de gestin decalidad, y para gestionar las interacciones deestos procesos con el fin de alcanzar losobjetivos de la organizacinVentajas de su Utilizacin Su accin se basa en una metodologasistemtica y toma en cuenta losfactores intra e interpersonales.Intrapersonales InterpersonalesAutoestimaMotivacin al LogroLiderazgoEstilo/ Aprendizaje.......Trabajo en EquipoManejo de ConflictosNegociacinCalidad de la Relacin.......Ventajas de su Utilizacin Compartir el conocimiento existente entre los miembrosde la organizacin, permitiendo conocer lo que piensanlos usuarios de la informacin.DifusinSin DifundirDifusinCodificacinSin CodificarCodificadoConocimiento TcitoVentajas (Continuacin) Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blancoPROCESOSORGANIZACIONES POR PROCESOSORGANIZACIONES TRADICIONALESVentajas (Continuacin) A partir de la identificacin de los procesosde una organizacin podemos mejorarlos einnovarlos utilizando dos enfoquesgerenciales: Calidad Total y la Reingeniera. Un resultado deseado se alcanza mseficientemente cuando las actividades segestionan como un proceso.Requerimientos Organizacionales para una gerencia por procesos Compromiso de la alta gerencia,Voluntad de aplicarla,Capacitacin a los miembros de laorganizacin,Definir y documentar los procesosbsicos de la organizacin,Caractersticas relevantes de los Procesos Estn centrados en el cliente: Son una cadena devalor que comienza con el cliente y termina con elcliente En contraste con el enfoque tradicional o funcionalen el que la posicin del empleado es hacer sutrabajo y entenderlo en base a lo mandado por elJefe, el enfoque de procesos es ayudar a hacer elproceso y entender como su trabajo encaja en elproceso totalCaractersticas relevantes de los Procesos Son medibles: Se pueden incorporar medidas devalor tales como: tiempo, costo, calidad. Son adaptables: fciles de cambiar, mejorar(reducir variaciones, prevenir errores). Se puede detectar con facilidad la problemticaasociada a cada proceso.Criterios para IdentificarlosMODELO ESTRATGICOProcessProcessProcessMISIN VISINOBJETIVOSVALORESProcessProcessProcessProcessProcessProcessPROCESOSPROCESOSVALORESTipos de Procesos Procesos Estratgicos: proporcionandirectrices, lineamientos a los procesos claves. Procesos claves o fundamentales: son larazn de ser en una organizacin, generan un impacto alcliente creando valor para ste. Procesos de soporte: son aquellos que dan apoyoa los procesos fundamentales para que puedan ejecutarseProceso AProceso BProceso CENTRADA ACLIENTES EXTERNOSCLIENTES EXTERNOSENTRADA CENTRADA BENTRADA EENTRADA DSalida ASalida BSalida ESalida DProceso EProceso DRED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACINBases para Documentar los ProcesosDOCUMENTACIN DE PROCESOS: Base para la Preparaciny Estandarizacin MACROPROCESOSPROCESOSSUBPROCESOSACTIVIDADESTAREASDiagrama de BloqueDiagrama de FlujoJERARQUA DE LOS PROCESOSLa descripcin y documentacin de los procesos se realiza envarios niveles de detalle con el fin de manejar su complejidad.Por eso, es necesario jerarquizarlos de arriba hacia abajo,partiendo de un nivel general (Macroprocesos, Procesos,Subprocesos) hasta llegar a un nivel de detalle adecuado(Actividades, Tareas). De acuerdo al nivel que nos encontremoslas tcnica de diagramacin que se utiliza es el Diagrama deBloque y los Diagramas de Flujo (forman parte del Manual deProcesos) ; el Diccionario de Datos / Descripcin de Entradas ySalidas (describe cada flujo de datos, estructura de datos yelementos del dato, es decir lo que entra y lo que sale de cadaproceso), este documento es parte del paquete de procesos quese entrega al Programador, cuando se trata de procesos aautomatizar.DOCUMENTACIN DE PROCESOS: Bases para la Preparaciny Estandarizacin CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOSIntroduccinObjetivoConceptos BsicosUso, Utilizacin y Localizacin del Manual2.MODELO ESTRATGICO1. ASPECTOS GENERALESDEL MANUALValores VisinMisinObjetivosEstratgicosClaves o FundamentalesSoporte o Apoyo4. VISION GENERALDEL MACROPROCESO3.INVENTARIO DE PROCESOSNombre ObjetivoDiagrama de BloqueFronterasInsumos y Exsumos InvolucradosClientesProcesosBase Legal FormulariosCONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS5.VISION GENERAL DEL PROCESONombre ObjetivoDiagrama de BloqueFronterasInsumos y Exsumos InvolucradosClientesSubprocesosBase Legal Formularios6.VISION GENERAL DEL SUBPROCESONombre ObjetivoDiagrama de BloqueFronterasInsumos y Exsumos InvolucradosClientesActividades /TareasBase Legal FormulariosProcedimientosDiagrama de FlujoCONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOSBIBLIOGRAFA Schein Edgar H. (88).. Consultora de Procesos Harrigton H. James (98)... Mejoramiento de los Procesos de la Empresa Koulopoulos C. Y Frappaolo C. (01)... Gerencia del Conocimiento Montilva Jonas (92) Desarrollo de Sistemas de Informacin Pittaluga Carlos (02) Taller de Gerencia de Procesos. IESA Callaos Nagib (99).. Introduccin Preliminar a la Reingeniera de Procesos OrganizacionalesGRACIASPOR SU ATENCIN