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Los sistemas de planificación de recursos empresariales

(ERP) son sistemas de información gerenciales que

integran y manejan muchos de los negocios asociados

con las operaciones de producción y de los aspectos

de distribución de una compañía comprometida en la

producción de bienes o servicios.

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Contenido

1. Introducción .................................................................................................. 3

2. La evolución de los sistemas ERP ................................................................ 4

2.1. MPR (Material Requirement Planning) ............................................................... 4

2.2. SCM (Supply Chain Management ) .................................................................... 5

2.3. CRM (Customer Realatioship Management ) ................................................... 6

2.4. HRM (Human Resource Management) .............................................................. 6

2.5. FRM (Finance Resource Management) ............................................................. 6

3. Definición ....................................................................................................... 7

3.1. Características ....................................................................................................... 8

3.2. Implantación.......................................................................................................... 9

3.3. Ventajas................................................................................................................ 10

3.4. Desventajas .......................................................................................................... 10

3.5. Enfoques del ERP ................................................................................................. 11

3.5.1. Conductores del Negocio ........................................................................ 11

3.5.2. Las Ganancias que Genera ...................................................................... 12

3.6. Adquisición de un ERP ........................................................................................ 13

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1. Introducción

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de

información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados

con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una

compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación

de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos

de Material (MRP). Los sistemas ERP normalmente manejan la producción, logística,

distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la

Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control

de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción,

administración de inventarios, calidad de administración y la administración de

recursos humanos.

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos

los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción

están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción,

almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la

contabilidad, y suelen incluir un recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y

administración estratégica.

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2. La evolución de los sistemas ERP

La evolución de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se

remonta a la década de los 70, cuando se comienza a utilizar un software llamado

MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar las operaciones de

producción dentro de las compañías.

Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificación de recursos

empresariales (ERP) surgen productos que son enfocados específicamente de

acuerdo a los negocios de cada compañía comprometidas ya sean en la producción

de bienes o servicios. Por lo que un sistema de planificación de recursos empresariales

constituye la base del desarrollo de los sistemas especializados de gestión. (Fig. N° 1)

Figura N° 1. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

2.1. MPR (Material Requirement Planning)

Los sistemas de planeación de los requerimientos de material (MPR), son sistemas que

surgen de la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un correcto

almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso,

materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un Sistema de Control de

Inventario y Programación que responde a las interrogantes: ¿Qué orden fabricar o

comprar? ¿Cuánta cantidad de la orden? ¿Cuándo hacer la orden?

Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden de compra

o fabricación en el momento adecuado según los resultados del Programa Maestro de

Producción.

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Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes:

El producto final es complejo y requiere de varios niveles de subensamble y

ensamble.

El producto final es costoso.

El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, sea grande.

El ciclo de producción del producto final sea largo.

Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.

El proceso se caracteriza por ítems con demandas dependientes

fundamentalmente y la fabricación sea intermitente (por lotes).

2.2. SCM (Supply Chain Management )

Los sistemas de gestión de la configuración de software (SCM,) es el término utilizado

para describir el conjunto de operaciones de producción y logística cuyo objetivo final

es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la gestión de la

configuración de software (SCM) incluye las actividades asociadas desde la obtención

de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el

mercado.

Los sistemas de gestión de la configuración de software (SCM) utilizan los conceptos

de e-business y tecnologías Web para coordinar y optimizar los procesos de ámbito

empresarial en todas y cada una de las áreas de su empresa: desde el proveedor

hasta el cliente.

Los sistemas de gestión de la configuración de software (SCM) no dejan de tener sus

inconvenientes. Así, los mercados electrónicos, que habían sido considerados como los

benefactores de la eficiencia de la gestión de la configuración de software (SCM),

han resultado menos que productivos. Asimismo, las incompatibilidades entre

empresas vendedoras complican la búsqueda de una combinación de soluciones

adecuada para integrar de extremo-a-extremo la configuración de software. Sin

embargo, una compañía puede utilizar una solución SCM para alcanzar una ventaja

competitiva y mejorar su margen de beneficio: ofreciendo una mayor visibilidad en la

totalidad de la cadena de suministro, las empresas pueden reducir los gastos, mejorar

la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda del cliente.

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2.3. CRM (Customer Realatioship Management )

Los sistemas de administración de la relación con los clientes (CRM), es parte de una

estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es,

precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los

clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para conocer las

necesidades de los mismos y así poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la

atención.

Cuando hablamos de mejorar la oferta nos referimos a poder brindarles soluciones a

los clientes que se adecuen perfectamente a sus necesidades. Por lo tanto, el nombre

CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la

satisfacción de los clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a

esta estrategia.

2.4. HRM (Human Resource Management)

Los sistemas de administración de recursos humanos (HRM), son parte de una

estrategia entre la gestión de recursos humanos y la tecnología de información. Esto

combina los recursos Humanos y en particular sus actividades administrativas con los

medios puestos a su disposición por la informática, y se refieren en particular a las

actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en un único

sistema de gestión.

En general, la función de los recursos humanos incluye siempre una parte importante

de tareas administrativas y repetitivas en la mayoría de las organizaciones. Éstas tienen

integradas, de forma más o menos importante, las operaciones de establecimiento y

pago de remuneraciones, asistencia de los trabajadores, evaluaciones, contratación,

ascensos... Una gestión eficaz del capital humano se convierte en una operación

necesaria para los profesionales de los recursos humanos. Su función consiste primero

en recoger los datos para cada trabajador relativos a su historial y características

personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos más accesibles tales

como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificación de estos

datos y la sistematización para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas

de administración de recursos humanos (HRM), reduciendo el tratamiento manual de

las operaciones, costosa fuente de errores.

2.5. FRM (Finance Resource Management)

Los sistemas de administración de recursos financieros (FRM), son sistemas que surgen

de la necesidad de integrar todo tipo de datos contables como son las proyección de

ventas, el ingreso y los activos tomando como base estrategias alternativas de

producción y mercadotecnia así como la determinación de los recursos que se

necesitan para lograr estas proyecciones.

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3. Definición

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise

resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan

muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan

por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas

partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística,

contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información

geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos

definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como

considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de

que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental

entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el

funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de

ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos

de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimización de los procesos empresariales.

Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio,

tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de

información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

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3.1. Características

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es

que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí,

es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por

ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se

cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control

de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por

supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP,

necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados,

con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece

el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de

captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el

operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares, los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se

genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como

técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales

pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables, los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada

empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los

procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo,

para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la

partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar

herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de

nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe

contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

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3.2. Implantación

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo

simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente

trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse

antes y durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en

función. Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

Definición del modelo de negocio.

Definición del modelo de gestión.

Definición de la estrategia de implantación.

Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

Análisis del cambio organizativo.

Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

Implantación del sistema.

Controles de calidad.

Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

Benchmarking de la implantación.

Con la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la

ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías consultoras. Consultar en

el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una

consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y

muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a través de la

configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La

consulta técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores

de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

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3.3. Ventajas

Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede

encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden

personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el

producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa,

una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de

los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la

revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, esta integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como

ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el

cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos

van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte

del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en

contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como

malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo

alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación

administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía

para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad,

para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales;

cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo

esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios

de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.

3.4. Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la

inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo

los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que

afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,

incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente.

Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios

de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo

del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.

Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no

están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora,

proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.

La instalación del sistema ERP es muy costosa.

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Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus

licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.

El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura coorporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo

específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabón más débil": la ineficiencia en

uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones

para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y

luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.

Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.

La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.

3.5. Enfoques del ERP

Un sistema de planificación de recursos empresariales mejora claramente el "tono

muscular" de una compañía, proporcionándole el potencial de reaccionar a

mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los

clientes. Para comprender el potencial en la economía digital, la empresa necesita

una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre sí sus diferentes partes, una

infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la competencia.

3.5.1. Conductores del Negocio

Los principales factores que dirigen el mercado en orden descendente son:

Aumento en la necesidad de modernizar los procesos de negocios.

Expansión de las estrategias de globalización por parte de las compañías.

Generación de acciones organizacionales para una mayor flexibilidad y agilidad.

Extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros.

Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente.

Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor.

Limitación de la funcionalidad de los sistemas heredados en un ambiente

cambiante.

Preparación para la Unidad Monetaria Europea. La implementación de un sistema de ERP.

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Por lo general es largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo.

Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos

costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la

mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que

implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el

negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar

que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la mejora

del desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo.

También se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave

como la optimización (El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar

los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada

eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas

durante la implementación como por ejemplo la expansión del software

implementado; es importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua.

El éxito de la implementación del sistema depende de la habilidad de la empresa

para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene

bien estructurada y con una metodología bien definida la implementación de un

sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la etapa de

operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito.

3.5.2. Las Ganancias que Genera

Cuando los administradores de una compañía se deciden a invertir una gran cantidad

de capital en una implementación de un sistema de planificación de recursos

empresariales (ERP) hay un cambio total de cómo opera la compañía, comparado

con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse

armoniosamente a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)

pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva.

Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los años, es que

éstas han ido adquiriendo diversas compañías, las cuales manejan sistemas

transaccionales más pequeños unidos por otro sistema de planificación de recursos

empresariales (ERP), y en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades de

cada compañía, por lo que se tiene que hacer una gran inversión para la adaptación de éstos sistemas.

En una economía global, muchas veces el éxito de una compañía depende de las

inversiones que ésta haga en tecnología. La implementación de un sistema de

planificación de recursos empresariales (ERP) es un reto actual para las compañías; y si

se logra su buena implementación y mejora continúa puede significar el éxito en la misma.

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3.6. Adquisición de un ERP

Las empresas proveedoras de los sistemas de planificación de recursos empresariales

(ERP), están reduciendo sus precios e incluso, algunas están ofreciendo soluciones

accesibles, mediante financiamiento. Además, ya están enfocados en la renta de

herramientas, lo que hace que la implementación sea casi inmediata con una

inversión mínima y con resultados visibles en muy poco tiempo. A pesar de esto, dichas

aplicaciones suelen ser todavía muy costosas para algunos empresarios, y al mismo

tiempo sienten la implementación muy dolorosa e infinita.

Existen varias alternativas en la dirección de conseguir que la adopción de un sistema

de planificación de recursos empresariales (ERP) por una compañía sea

económicamente viable:

La adquisición a crédito de un sistema planificación de recursos empresariales

(ERP) preconfigurado.

La utilización de soluciones soportadas en Open Software.

La subcontratación del servicio de ERP a través de un ASP (Application Server

Provider). En este caso nos enfocamos a el PSA o ASP (Proveedor de Servicio de

Aplicaciones), quien adquiere las licencias del ERP y además cuenta con la

infraestructura de servidores, sistema operativo, DBMS e incluso personal para la

administración de la infraestructura y el soporte técnico. La PYME no requiere

adquirir toda esta infraestructura para realizar la implantación y en general sólo

requiere invertir en PC’s habilitadas con un browser y una conexión rápida a

Internet.

Además, por el hecho de rentar la aplicación, no se ocupa capacitar por tanto

tiempo a los trabajadores. De esta manera, la empresa puede utilizar sus recursos, en

otros aspectos débiles de la empresa.