MAAG TIC y el cambio organizacional

EL MAAG TIC implica muchos retos, uno de ellos, es la transformación de la realidad actual de la UTIC Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, a una nueva realidad moldeada por la obligatoriedad del MAAGTIC, que implica modificaciones significativas y es necesario un cambio organizacional, en donde el resultado es notablemente diferente a la situación actual

Hace años trabaje en una (UTIC), perteneciente a una dependencia federal, recuerdo un episodio que hoy me sirve para entender lo que implica un proceso de cambio organizacional como el que se pretende lograr con el MAAG TIC.

Recuerdo que me encontraba en un curso de capacitación de una nueva plataforma tecnológica, que nos permitiría proveer una solución a nivel nacional.

Se trataba de un curso cerrado, únicamente para personal de la UTIC, así que estábamos relajados aprendiendo el juguetito nuevo, de repente, el instructor nos preguntó para que pensábamos utilizar la nueva plataforma y después de la explicación, un compañero gritó desde atrás en tono sarcástico… “¡Ja! ¡Eso quiero verlo!”.

El incidente no solamente me molestó, sino que evidenció un problema REAL y común… EL PERSONAL QUE LLEVA TIEMPO TRABAJANDO, SABE POR EXPERIENCIA QUE NO HAY CAMBIOS Y QUE ES CASI IMPOSIBLE TRASFORMAR LA REALIDAD ACTUAL.

Para no alargar la anécdota, me costó mucho tiempo y obviamente trabajo, hacer un cambio, pero ¡lo logré!... Transformé el área desde el ámbito administrativo y tecnológico.

La Administración Pública, tiene retos adicionales a los que existen en la iniciativa privada y los podemos denominar: inercia, desinterés, burocracia, colaboradores con actitud conformista y poco profesionales. Sin embargo, también es el recurso humano, el que hace que todos los días el aparato gubernamental funcione y es el que convertirá al MAAG TIC en acciones, resultados y no solo en un Manual Administrativo de Aplicación General, útil para cumplir con las auditorías realizadas por cualquier órgano fiscalizador.

De aquella experiencia aprendí como lograr el cambio organizacional y por eso hoy puedo decir que existe algo qué se les olvido incluir en el MAAG TIC; y esto

es es una metodología para administrar el cambio que se compone de una serie de acciones planeadas, orquestadas, ejecutadas y lo más importante, dirigidas a lograr que el personal de la UTIC, así como de sus áreas usuarias (clientes internos como terceros), abandonen su área de confort, de seguridad, conocimientos, posiciones de poder, rutinas y todo lo que hasta ahora le resulta conocido, por aprender a hacer nuevas cosas, a cambiar la manera en que deben realizarse las actividades, a moverse de un modelo de trabajo funcional a uno orientado al servicio al cliente, basado en procesos y soportados en tecnología… A atreverse a hacer las cosas de una manera diferente, buscando mejores resultados.

Para ello, es ideal contar con líderes inspiradores, pero por desgracia, éstos no abundan en las áreas de tecnología, por lo que la mejor opción es aplicar una administración del cambio, como la estrategia primaria para lograr que el factor humano, se vaya sumando y acoplando a los diferentes cambios en cascada que implica la adopción del MAAG TIC.

El cambio sucede en respuesta al ambiente externo, que afecta directamente la misión, la estrategia, la dirección y la cultura de la organización. Pero además, impactan factores transaccionales como: estructura, sistemas, prácticas de gestión, clima laboral, por mencionar los más visibles.

Input

Liderazgo

Motivación

Clima laboral

Practicas de Gestión

Necesidades y valores

individuales

Sistemas (Políticas y

Procedimientos)

Cultura Organizacional

Tareas y Habilidades Individuales

Estructura

Misión y Estrategia

Rendimiento individual

y organizacio

nal

Flujo

Salida

EntradaAmbiente

Externo

El cambio organizacional implica que se produzca CAOS, que se ponga a los individuos y a la organización entre el dilema de abandonar el cambio, el fallar e incumplir con la misión de la UTIC o el lograr transformarse y descubrirse con un nuevo nivel de madurez organizacional, con personal con nuevas habilidades y conocimientos.

Para que el cambio buscado se adopte e interiorice tanto en la forma como en el fondo de los procesos que ejecuta el equipo de trabajo en una organización, éste debe ser visto como un quehacer diario; debe formar parte de su cultura, logrando que recursos y esfuerzos se dosifiquen, para evitar ser tomados por sorpresa, donde el costo por nuestra falta de observancia, sea imposible de cubrir.

La Secretaría de la Función Pública, busca una transformación de cada una de las UTIC’s en las dependencias y entidades federales. El mensaje es fuerte y claro…

Hay que transformar mediante la adopción de prácticas recomendadas a las UTIC’s en la unidad de innovación tecnológica que ayude a tener un Gobierno que cueste menos, haga más, sea más transparente, se tenga certeza en que se seguirán las reglas al pie de la letra (cualidad más alta de la que distingue y diferencia a cualquier aplicación informática de las personas). Nos guste o no, el tren está avanzando y depende de nuestra habilidad para transformarnos de que no se descarrile.

Regresando a la vivencia con la que comencé este articulo, convencí al Director que me permitiera capacitar 2 horas diarias a mi personal. Eso duro 4 meses, en consecuencia, dejamos de trabajar un mes, en que estuvimos en una capacitación casera.

No fue la única capacitación que recibimos y el resultado tampoco fue espectacular, sin embargo, a nivel interno pasamos de ser un área que solo sabia probar la Nomina, a un área que podíamos probar nuevos sistemas y lo más importante, trabajar como equipo con nuestros compañeros desarrolladores.

En resumen, el impacto en la UTIC, como a los usuarios internos y externos (terceros), pueden ser tan grande que el enfoque de cambio organizacional es clave para que efectivamente la UTIC, transite lo más suave y rápidamente posible, entusiasmando al factor humano, convirtiendo la obligatoriedad del MAAG TIC en una UTIC, transformada, con expectativas más alta tanto por sus usuarios como de ella misma.

En los próximos números desarrollare los elementos de administración del cambio que sugiero aplicar para la adopción del MAAG TIC.

Bibliografía:

Modelo Causal de desempeño e Innovación Organizacional de W. Warner Burke y George H. Litwin. (1992)