PROCEDIMIENTOS DE MANEJO DE PLATAFORMAPARA LOS PAGOS Y MANEJO DE INFORMACION

GIOBERTI MORALES

1. Llenar datos pestaña REGISTRO MERCANTIL 2. SOLICITUD CAMBIOS EN EL PLAN OPERATIVO 3. SOLICITUD DE AVANCE 4. REGISTRO DE BENEFICIARIOS 5. SOLICITUD DE PAGOS

Llenar datos pestaña REGISTRO MERCANTIL

Ingrese su e-mail y contraseña

Dar clik en “Mi Plan de Negocio”

3. Dar click en “Empresa”

4. Llenar todos los datos de la pestaña “Registro Mercantil”

Número escritura pública: Documento PrivadoRégimen Especial: No Tipo de Régimen: CEs contribuyente: Si Gran Contribuyente: NoAutorretenedor: No Fecha de Norma para todas: ningunaDeclarante: Si Exento de retención en la fuente: No

SOLICITUD DE PAGOS

Se subdivide en 3 pasos:Solicitud del cambio en el Plan OperativoSolicitar el AvanceRegistro de BeneficiariosSolicitud del Pago

SOLICITUD DE CAMBIO EN EL PLAN OPERATIVO

Es muy probable que muchos valores REALES Y ACTUALES no coincidan con lo que se tenga planteado en el Plan operativo, por lo que es necesario hacer la Solicitud del Cambio en el Plan Operativo a la Interventoría.El procedimiento es:En la Pantalla de Inicio, se da click en “Agendar Tarea”

En esta pantalla se selecciona la INTERVENTORA, y se llenan los otros campos (dependiendo la urgencia se puede modificar).El texto de solicitud debe decir algo como: “Se solicita cambio en la actividad número 9 “Compra Abono” para el mes 2, que actualmente está en $780.000, para pasarla al mes 1, pero por un valor de $900.000. El valor faltante (900.000 – 780.000 = 120.000) se tomará de la actividad 12 “Invernadero” del mes 4, que actualmente está en $5.600.000, y que entonces quedará en $5.480.000 (5.600.000 -120.000 = 5.480.000)Y se da GRABAR (CLICK en el botón rojo al lado inferior derecho)SER CUIDADOSOS Y ORGANIZADOS EN ESTOS CAMBIOS. ANOTARLOS SIEMPRE en un archivo en Word, PARA VERIFICAR QUE EL MONTO TOTAL SIEMPRE SEA EL MISMO. Llevar el Plan Operativo en Excel.

Es de tener presente que el AVANCE solo se puede hacer hasta tanto el cambio en el Plan de Negocio esté hecho.¡¡¡

SOLICITAR AVANCE

En la misma pestaña de Empresa, se va a la pestaña de “Avance”

Al lado izquierdo aparecen las actividades, se da click en la que se quiera solicitar el Pago o Avance

Aparece al lado derecho el Plan operativo para los 12 meses. En él debe aparecer reportado en el mes que corresponda el valor que se desea solicitar (aparece el texto Reportar Avance).

Se ingresa la información requerida en la ventana que aparece: Cuando el dinero se solicite al Fondo, pues se coloca el valor es esa casilla. (el valor debe ser igual o menor que lo que aparece en este mes para esa actividad, y coincidir con lo que está en la cotización o con lo que se va a pedir). Puede haber también pagos compartidos (cuando el Emprendedor también coloca una parte de dinero).Y se le da click en Crear.

Aparece entonces ahora la Leyenda “Editar Avance” en el mismo mes que estamos solicitando el Avance, y damos click allí.

En la nueva ventana Se da click en el icono indicado “Nuevo Documento” (Adjuntar Archivos).También es posible modificar lo que se ha escrito en las observaciones, o colocar Observaciones adicionales; luego de lo cual se debe obligatoriamente dar click en el botón verde Actualizar, de lo contrario no queda grabado lo escrito.

Para Adjuntar los Archivos (cotizaciones), Aparece una ventanita, en la que se llenan los campos indicados. (no es necesario llenar lo de Comentario). En el segundo renglón lo que se hace es buscar el archivo de LA COTIZACION ESCANEADA, una vez ubicado se le da Abrir. Es obligatorio en “Selección de Tipo de documento” escoger la opción de Documento. Y se da click en Crear.Se espera un momento a que el archivo suba. Se recomienda escanear los archivos de tal manera que queden pequeños (no mayor de 200 KB)

Luego se puede dar click en el botón “ver documentos” (Ver Archivos Subidos) y se abrirá la siguiente ventana, donde se puede verificar que los archivos hayan subido.

En esta ventanita se tiene también la opción de Eliminar Archivos o de Visualizarlos, tal como se indica.

REGISTRO DE BENEFICIARIOS

Hay que tener en cuenta que los pagos se hacen DIRECTAMENTE a:- Los proveedores de Materias primas, Equipos, Herramientas.- Servicios contratados (como es el caso del Contador y Asesor Técnico)

La EMPRESA puede recibir pagos por:- Pagos de Jornaleros- Reembolso ( pago de servicios, Los empleados contratados por nómina)

Para que cualquiera de los pagos se haga, es OBLIGATORIO que el acreedor o beneficiario, TENGA CUENTA EN UN BANCO. Y debe tener RUT. A esa cuenta, el Fondo Emprender hace el giro del dinero.Luego por lo menos se debe abrir una cuenta bancaria a nombre de la Empresa. (aportes de Capital Inicial)

Procedimiento en Plataforma:En la pagina de inicio, se va a Registro de Beneficiarios.

En la nueva ventana Se hace click en “Adicionar Beneficiario” (aparecerá sola, sin ningún registro)

Y aparece el siguiente formato (estará en blanco, en el ejemplo ya se ha llenado la información)PILAS ¡¡¡¡¡ SER MUY CUIDADOS AL LLENAR ESTOS DATOS, PUES SI NO COINCIDEN EXCTAMENTE A COMO FIGURE LA CEDULA (para personas Naturales), O EN EL LA COPIA DEL RUT, EL PAGO ES DEVUELTO, Y ESTO OCASIONA UNA DEMORA DE UNOS 15 DIAS.Al final darle actualizar. Se puede corregir todas las veces que se quiera y se le da Actualizar para que tome los cambios.

SOLICITUD DE LOS PAGOS

Para hacer la solicitud de pago debe haberse hecho los pasos anteriores. Debe estar hecho el cambio en el Plan Operativo. Aprobado el Avance, y hecho el Registro del Beneficiario al que corresponda el pago.

Se va por la ruta: Pagina de Inicio por “Mi Plan de Negocio”, luego a la pestaña “Empresa ” , allí a la pestaña “Avances ” .Allí damos click en el botón verde señalado.

Y nos aparece la siguiente ventana (aparecerá vacía). En ella damos click en “Adicionar pago por Actividad”.

Y nos aparece la siguiente ventana:

Y nos aparece la siguiente ventana:

Es necesario llenar todos los datos:- Primer campo, si es la primera vez que se solicita el pago se coloca NUEVA. Si es un pago que fue rechazado, se escoge RECHAZADA, y en el campo siguiente se escoge el número de la anterior solicitud de pago.- En Actividad, se escoge de la lista desplegable la actividad para la se esté solicitando el pago.- En Concepto, aparece una lista desplegable, de la cual se escoge lo que más se aproxime o describa la actividad. Para compra de equipos y materia prima, por ejemplo se usa “Pago a Proveeedores”- En Beneficiario: aparecen los beneficiarios que hayamos indicado en ese aspecto; y se escoge el que corresponda.- En Forma de pago: Consignación.- Observación. Decir para que es, y en que mes se está solicitando.- Cantidad de dinero: Ingresar valores sin puntos ni comas¡¡¡. Debe ser el mismo valor del avance y el mismo por el que debe estar la factura o cuenta de cobro.Por último dar click en Adicionar.

Luego de eso, aparece ya listada esa solicitud de pago.Es necesario hacer click en la misma para volver a ingresar.

Ahora aparecerá la misma ventana pero con la opción de Anexar Documento, por allí es OBLIGATORIO anexar: - RUT del beneficiario, siempre, y alguna de estos otros según el caso.* Cuenta de Cobro (persona Natural) * Factura (Empresa)* Solicitud de Reembolso (en el caso de Jornales) * Planilla de Nómina (cuando sea el rubro de Nómina)

El procedimiento de subir documentos es el mismo que en los Avances, pero ahora hay que escoger entre diferentes opciones el tipo de Documento.

RECUERDEN: ES MUY IMPORTANTE dar ENVIAR (3), pues de lo contrario la solicitud de Pago no llegará a Interventoría.

Luego de Enviar el pago:1. Interventoría revisa que todo este bien, si es así, el pago pasa a2. Coordinación de Interventoría, don de vuelven a revisar que no hay invconvenientes o errores en los

documentos. Si todo esta bien, el pago pasa a3. Fiduciaria: donde vuelven a revisar, y si todo esta bien, hacen el pago al correspondiente Proveedor o

Beneficiario.

Puede darse el caso que haya quedado mal digitado el número de la cuenta del Proveedor, por lo que el pago no podrá ser hecho. Luego la Nueva solicitud de Pago debe volver a hacer todo el proceso. Y eso demora más el pago. Por lo que es muy importante que verifiquen que todo este correctamente al solicitar los pagos.

Para hacer el Seguimiento de los pagos, y ver en que estado se encuentran se va a la pestaña SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL, allí se pueden apreciar los diferentes pagos que se hayan solicitado, y el estado en que se encuentran. Incluso si ya ha sido hecho el pago al proveedor.

PARA PAGO DE NOMINAHay que tener en cuenta otras cositas:Hacer planillaPresentar copia de los recibos de consignación de Salud, Pensión, Caja de Compensación, para solicitar el pago con la planilla de nómina, jornales u otro documento válido.