Manejo del Tiempo Prof. ana D. Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de PR Recinto de Fajardo...
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Manejo del Tiempo 1
Manejo del Tiempo
Prof. ana D. Trujillo-JiménezUniv. Interamericana de PR
Recinto de FajardoComportamiento Humano en el Trabajo
Trujillo
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Manejo del Tiempo 2
Definición Tiempo
• El tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro.
• El tiempo es un recurso limitado. No se• puede controlar pero lo que hacemos• con él sí.
Trujillo
El tiempo es oro”
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Manejo del Tiempo 3
El elementos básicos del tiempo
• Los eventos son la sustancia del tiempo– Ejemplo
• Despertarse• Vestirse• Hacer el desayuno
• La clave para manejar el tiempo es controlar los eventos– Ningún control – Algo de control – Control total
Trujillo
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Manejo del Tiempo 4
Manejar y Controlar su tiempo
• Manejar su tiempo – Le obligará a ser específico en cuanto al valor que
le da a su vida personal y profesional y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia.
• Controlar su tiempo – Le ayudará a mantener el equilibrio entre las
múltiples presiones bajo las cuales esta sometido facilitándole entonces el logro de sus objetivos, evitando el estrés y el cansancio,
Trujillo
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Manejo del Tiempo 5
Hay personas que realizan más cosas en la misma cantidad de
horas laborales. ¿Por qué?
Trujillo
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Manejo del Tiempo 6
• Por hábitos personales que han desarrollado.• Trabajan más inteligentemente.• Conocen como lo invierten• Controlan su tiempo• Aceptan la realidad del tiempo• “No malgastan el tiempo”
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Manejo del Tiempo 7
Registro del tiempo
Trujillo
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Manejo del Tiempo 8
• Escriba todas las cosas que hizo el día de ayer.• Sea específico en identificar los horarios y el
tiempo que invirtió en cada una de las actividades.
• Con quién la realizó. Si aplica• Que calificación se daría, del 1 al 5. Donde 5
es la calificación más alta.
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Manejo del Tiempo 9
Actividad Tiempo Persona(s) Calificación(1-5)
Trujillo
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Manejo del Tiempo 10
¿Qué es una prioridad?
• Una prioridad es una preferencia de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden.– Para establecer prioridades se requiere primero,
establecer las metas para luego decidir las acciones o actividades necesarias para lograrlas.
Trujillo
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Manejo del Tiempo 11
• Las actividades se pueden clasificar en– urgentes: las que hay que hacer ya, que son
vitales en ese momento– importantes: las que contribuyen a realizar la
misión personal– no urgente: que se pueden dejar para después– no importante: que no están ligadas
estrechamente con las metas planeadas en un principio.
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Manejo del Tiempo 12
• ¿Es importante o urgente?• Existen cuatro cuadrantes, según Covey, en la
que toda persona desarrolla sus actividades y se pueden convertir en la mejor herramienta para administrar efectivamente el tiempo.
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Manejo del Tiempo 13
Matriz de administración de tiempo
Urgente No urgenteImportante • Crisis
• Proyectos con fechas límites
• Problemas de seguridad
• Preparación• Prevención de
crisis• Planificación /
RecreaciónNo
importante• Interrupciones• Algunas llamadas
telefónicas• Correo• Algunas
reuniones
• Triviales• Retrabajos• Pérdida de
tiempo
Trujillo
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Manejo del Tiempo 14
• En el primer cuadrante se ubican las personas que dicen no tener tiempo suficiente para llevar a cabo todas sus actividades, lo que quiere decir que no planifican bien su vida.
• En cambio, las que centran su vida en el cuadrante 2 son personas efectivas.
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Manejo del Tiempo 15
Beneficios de manejar efectivamente el Tiempo
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Manejo del Tiempo 16
• Ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales.
• Le ofrece a la gente un sentido de control a la vida.
• Nos sentimos realizados al hacer todo lo que teníamos que hacer.
• Los empleados pueden realizar mas producción de mejor calidad en su horario diario.
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Manejo del Tiempo 17
• Los departamentos, divisiones y equipos de trabajo pueden cumplir con las fechas establecidas
• La organización puede atender mejor a los clientes sin aumentar el personal, el equipo o el espacio de oficina.
• El manejo adecuado del tiempo reduce el “estrés” que nos provoca el tener que cumplir con las tareas establecidas.
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Manejo del Tiempo 18
Los “Quitatiempos” o “Robatiempos”
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Manejo del Tiempo 19
• Identifica todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades.
• Socialización excesiva con los colegas.• Llegar tarde e irse temprano.• Llamadas personales al trabajo o al celular.• Revisar constantemente los correos electrónicos.• Bajar el nivel de productividad.• Falta de adiestramiento formal.• Reuniones innecesarias o mal planificadas.• “Hacer negocios durante horas laborales.”• No delegar.• Distracciones personales.Trujillo
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Manejo del Tiempo 20
• Visitantes• Vagancia• Crisis• Cambios de prioridades• Esperas• Comunicación inefectiva• Desorganización• Fallas mecánicas• Indecisiones• Chismes• Actitudes negativa• No gustarle su trabajo
• Falta de objetivos claros• Personalidad• Autoridad confusa• Incapacidad de decir No• Falta de autodisciplina• Perfeccionismo• Irse al detalle• Compromisos sociales• Preocupaciones• Chismes• Chistes• Desorganización
Trujillo
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Manejo del Tiempo 21
¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?
Trujillo
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Manejo del Tiempo 22
• Prevenir urgencias• Decir no• Establecer prioridades• Delegar• No postergar o
posponer• Mentalidad de
Mejoramiento Continuo• Evaluar nuestro registro
de tiempo• Leer los emails en AM• Tener las metas claras
• Compromiso con la Visión y Misión de la Empresa
• Actitudes correctas• Mentalidad de trabajo en
equipo• Evitar interrupciones• Revisar el calendario de
trabajo antes de irse• Tener o Proveer agenda
para todas las reuniones• Puntualidad• Realizar reuniones
efectivas
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Manejo del Tiempo 23
¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?
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Manejo del Tiempo 24
Planificar y Calendarizar
• Calendarizar es el secreto para que las cosas ocurran.
• Planificar es la intención.– Planificar es decidir qué vamos a hacer.– Calendarizar es decidir cuándo lo vamos a hacer.
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Manejo del Tiempo 25
Delegando efectivamente
• Delegar no significa renunciar a la responsabilidad personal como supervisor.– Significa obtener los resultados motivando a los
empleados para lograr que se inspiren a realizar un trabajo que es responsabilidad del supervisor.• Clarifique la tarea• Especifique el ámbito de limitación• Permita que el empleado participe• Establezca controles
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Manejo del Tiempo 26
Tenga en cuenta su hora productiva
• Determine en que hora del día es usted mas productivo (mañana, noche, tarde.
• Termine las tareas mas difíciles dentro de ese periodo de tiempo
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Manejo del Tiempo 27
El mal manejo del Tiempo nos puede ocasionar estrés.
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Definición de estrés
• El estrés es la respuesta del cuerpo a condiciones externas que perturban el equilibrio de una persona.
• Es una sensación de tensión física o emocional.
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• Estrés emocional– Ocurre en situaciones consideradas difíciles o
inmanejables y diferentes personas perciben diferentes situaciones como estresantes.
• Estrés físico– Se refiere a la reacción física del cuerpo a diversos
elementos desencadenantes, como por ejemplo el dolor que se siente después de una operación.
Trujillo Manejo del Tiempo 29
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Eutrés
• Es una dosis de estrés, adecuada a la demanda y a nuestras capacidades, es realmente positiva y beneficiosa, pues provoca un estimulo sano y atractivo de reto. A su vez aumenta nuestra autoestima, permitiéndonos un mayor y mejor rendimiento personal.
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Maneja tu tiempo
• Trabajo = establecer prioridades• Amigos = Hacer horario• Fiestas = Llegar temprano• Novio/a = Verlo/a en la tarde• Habitación = Ser más organizado• Asociaciones = Ser puntual y llevar agenda• Estudios = No faltar ni cortar clases
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5 Aplicaciones para manejar el tiempo
• Time Master• Timesheet• Harvest• Toggl• FreshBooks
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Time Master
• La aplicación Time Master de iOS es una muy completa y fácil de usar, y está cargada de características. – Por sólo $10 Time Master le permite ordenar y
organizar, así como iniciar y detener las tareas individuales o de grupo a un cliente determinado.
– Puede controlar los gastos e importar archivos hacia la aplicación, la cual tiene una función de búsqueda decente para ayudar a buscar a través de todos los datos.
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Timesheet
• Es una aplicación gratuita para Android que le permite ordenar proyectos basados en monitoreo de tiempo. – La aplicación tiene una manera simple y confiable de
manejar escalas pequeñas de tiempo. – Los usuarios pueden fácilmente monitorear proyectos,
añadir pausas y crear notas para las tareas de todos dentro de un brillante y fácil de usar interfaz.
• No podrá ser un centro de manejo de tiempo para su pequeña empresa, pero es una buena y simple opción para las personas que no necesitan funciones complejas de manejo.
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Harvest
• Harvest es una aplicación potente todo-en-uno de manejo de tiempo para Android, iOS y Computadoras de escritorio.
• Tiene importantes características de manejo de tiempo como (proyectos individuales y de grupo, iniciar y detener los “timers”, búsqueda, etc), y puede crear la facturación en línea, generar informes y seguimiento de los gastos.
• Es simple, aunque viene con características que se adaptan a usuarios ocasionales y expertos. Los precios comienzan en $12 al mes por acceso ilimitado para un usuario. – La versión gratuita está limitada a un sólo usuario, 2 proyectos y
cuatro clientes.
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Toggl
• Funciona en Android, iOS y Computadoras de escritorio. – Viene con las herramientas que usted esperaría de un
manejador de tiempo de alto nivel, y es compatible con otros programas, tales como QuickBooks, Basecamp y muchos más. • Puede instantáneamente generar informes gráficos de cómo usted
y su equipo pasaron el día, ayudando a maximizar la eficiencia de su operación de negocio.
• tiene un poco de planificador construido en él con “presupuestos de tiempo” y opciones para presentaciones de informes de equipo. – Al igual que Harvest, los precios de Toggl comienzan a partir de $5 por
usuario por mes. – El básico tiene limitadas características, pero se puede acceder por un
máximo de cinco usuarios.
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FreshBooks• Todas estas aplicaciones de manejo de tiempo proporcionan los medios
para asegurarse de que sus facturas sean correctas. – Al igual que QuickBooks, FreshBooks es acerca de eficiencia. – La aplicación proporciona a los usuarios una gran cantidad de formas de controlar
y compensar las horas registradas. – Está menos enfocada en la gestión y el seguimiento del tiempo dedicado a
proyectos individuales. – Los usuarios pueden probar la aplicación de forma gratuita y crear un inicio de
sesión (login) seguro, en la página web.• Un montón de opciones para teléfonos móviles te permiten acceder a la
aplicación. – Hay muchas quejas acerca de la sincronización. – Asegúrese de descargar una aplicación que este apoyada por el equipo de apoyo
de FreshBooks. – Por ejemplo, TimeAssistant parece una apuesta más segura que MiniBooks para el
iPhone.
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