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PRODEMAN, S.L. GUÍAS PRÁCTICAS PASO A PASO DE MANTEDIF PARA WINDOWS

GUÍA PRÁCTICA PARA LA CREACIÓN DE UN PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

MANTEDIF - WINCOMANDER Versión 6.0

Build 008

Prodeman, S.L. © 1996 – 2013

Significado de los iconos utilizados en esta guía: Indica un nuevo paso a realizar durante el proceso.

Indicaciones útiles y consejos sobre los que se hace hincapié (texto en rojo). Con este tipo de letra se indican atajos rápidos. Que ayudarán a hacer rápidamente algunas tareas

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GUÍAS PRÁCTICAS PASO A PASO DE MANTEDIF PARA WINDOWS PRODEMAN, S.L.

Creación de un Plan de Mantenimiento Objetivos - Siguiendo estas instrucciones paso a paso, usted:

* Creará una ficha de un Cliente.

* Creará una ficha de un Centro/Subcentro/Instalación.

* Aprenderá cómo se crean nuevos datos de Familias de equipos, Operaciones y Gamas en los ficheros Genéricos.

* Aprenderá como se crean nuevos datos en el Inventario de Equipos del Centro/Instalación.

* Aprenderá como se crean las Gamas específicas y el Plan de Mantenimiento de los Equipos existentes en el Centro/Instalación individualmente o mediante el uso de la herramienta “Planificación Automática”.

* Aprenderá como se modifican las revisiones previstas para un equipo para adaptarlas a sus necesidades.

* Aprenderá como se visualizan las revisiones de preventivo programadas utilizando la herramienta “Planning anual de revisiones”.

* Aprenderá como se emiten las tareas de preventivo (revisiones) programadas y se crean los Partes de Trabajo.

* Aprenderá como se imprimen los Partes de Trabajo de Preventivo creados para entregarlos a los Operarios.

* Aprenderá como se utiliza el Asistente para enviar Partes de preventivo a PDAs con DEDALO.

* Aprenderá como se terminan los Partes de Trabajo de Preventivo y se extrae la información.

Datos previos necesarios -

Para realizar el Plan de Mantenimiento Preventivo de su instalación, usted deberá disponer de la siguiente información:

- Relación de Equipos existentes en su instalación lo más detallada posible.

- Conocimiento de si a dichos equipos se les realizará el mantenimiento por grupos o por separado.

- Conocimiento de las operaciones de mantenimiento que hay que realizar a cada uno de esos equipos y la periodicidad con la que se realizarán.

NOTA.- El programa MANTEDIF incorpora unos ficheros genéricos de Familias de Equipos, Operaciones y Gamas de Operaciones periódicas, entre las que se incluyen las del Reglamento de Instalaciones Térmicas (RITE), con información que le puede ser de utilidad. No obstante, en los ejemplos que veremos en la presente Guía, se partirá de cero para comprender detalladamente el proceso.

Planteamiento inicial del ejemplo que vamos a desarrollar en la presente Guía –

Tenemos un Edificio que denominaremos “EDIFICIO ESPAÑA” que pertenece a un Cliente que denominaremos “BANCO DEL SUROESTE”.

Dentro de este edificio queremos planificar el mantenimiento de los siguientes equipos:

- 1 Caldera de 1.400.000 Kcal/hora de la marca SADECA EUROBLOC F – 1.400 (ejemplo de equipo No Agrupado)

- 200 Fan-coils HUSON MV-4 que dividiremos por plantas (ejemplo de equipos agrupados)

- 3 Contadores: 1 de Agua, 1 de Gas y otro de Electricidad (los contadores también los agruparemos)

A la caldera le vamos a realizar las siguientes operaciones:

MENSUALMENTE:

Control de condiciones de combustión y rendimiento de la caldera.

Contrastar y ajustar presostatos de mando y seguridad.

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ANUALMENTE

Inspeccionar el estado del aislamiento térmico.

Comprobar el circuito de gases de la caldera.

Limpiar chimeneas y conductos de humos.

A los Fan-coils, les vamos a realizar las siguientes operaciones:

SEMESTRALMENTE:

Verificar el funcionamiento correcto de las válvulas de acuerdo a la señal de mando.

Comprobar que las turbinas giran suavemente a mano.

Finalmente, a los Contadores les vamos a realizar las siguientes operaciones:

SEMANALMENTE:

Anotar la lectura actual del contador.

Forma de Proceder Arranque el programa MANTEDIF.

¿Cómo hacerlo? Indicaciones útiles:

1. Haga click al botón Inicio de Windows, después a Programas, Mantenimiento, Gestión de Mantenimiento.

También puede arrancar el programa haciendo doble click al acceso directo Ejecutar Mantedif (si trabaja en local) o Mantedif en el servidor, si es un cliente de red. Ambos

tienen el icono de PRODEMAN, S.L.

2. Cuando se carguen los datos, seleccione su nombre de usuario y su contraseña para acceder al programa.

Use sólo números y/o letras. No utilice caracteres como estos: ( /, %, \, |, ¿, ?, -, _)

Si el programa es nuevo y está recién instalado, seleccione el usuario SUPERVISOR, haga click en el campo Contraseña, se le pedirá que introduzca una contraseña por primera vez. La contraseña tendrá una longitud máxima de 10 caracteres y se distinguen mayúsculas de minúsculas.

3. Tras una pequeña pantalla de Bienvenida, aparecerá la pantalla de MANTEDIF con el Menú Principal y la barra de botones de Acceso Rápido

La barra de botones de Acceso Rápido permite realizar ciertas acciones sin tener que pasar por el menú. Al situar el puntero del ratón encima de cada botón aparece un texto que indica la función del botón.

Cree el Cliente “BANCO DEL SUROESTE”


1. Haga click al menú Administración, después a Clientes

Puede acceder directamente al fichero pulsando el botón de acceso rápido

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2. Cuando aparezca el Formulario Gestión de Clientes, haga click al menú Archivo y después a Nuevo.

Esta acción también se puede realizar pulsando la combinación de teclas Ctrl + N, o pulsando el botón de la barra de herramientas de navegación

3. Cumplimente los datos del Cliente, como se indica en la siguiente figura. Una vez cumplimentados los datos, haga click al menú Archivo y después a Guardar.

Tenga en cuenta que el código del Centro tiene sólo 8 caracteres. Esto significa que si el código del cliente es numérico y se pone en la forma “ 123” es decir, con 7 espacios delante, el código del centro quedaría truncado: “ 1”

Aunque de forma automática el programa nos asignará un Código de Cliente numérico, vamos a asignar al Cliente el Código BSO. El máximo tamaño del código de Cliente es de 10 caracteres.

También puede guardar los cambios con la combinación de teclas Ctrl + G o pulsando el botón de la barra de herramientas de navegación

Al guardar se le ofrecerá la opción de crear automáticamente el Centro BSO con los mismos datos que el cliente. Esto es interesante cuando los datos del Cliente y del Centro de trabajo coinciden. En este ejemplo, pulse el botón No.

4. Cierre el formulario Gestión de Clientes haciendo click en el menú Archivo y después en Cerrar.

También puede cerrar el formulario con la combinación de teclas Ctrl + F4 o pulsando el botón del formulario o de la barra de herramientas de navegación

Cree el Centro de Trabajo/Instalación “EDIFICIO ESPAÑA”

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1. Haga click al menú Administración, después a Centros de trabajo/Obras

Este fichero es uno de los ficheros fundamentales del programa ya que nos permite definir los centros desde distintos planteamientos desde el punto de vista de control de costes:

Puede acceder directamente al fichero pulsando el botón de acceso rápido

Un atajo rápido para crear un Centro nuevo es utilizar el menú desplegable del Árbol de Clientes / Instalaciones que se activa haciendo click en el botón que se muestra en la siguiente figura

Podemos considerar el edificio como un único Centro de Trabajo bien de Conducción (con presencia continua de personal) o de Asistencia Técnica (al que se le hacen visitas periódicas). Para conocer cómo programar visitas a Centros de Trabajo de A.T., vea la Guía Práctica para la Creación de Visitas de Asistencia Técnica de esta misma colección.

Dentro de un edificio de conducción, podríamos desear contemplar los costes por cada Especialidad (electricidad, fontanería, etc…) en ese caso, es conveniente crear un Centro General con el nombre del edificio y unos subcentros que representan a las distintas especialidades. Ambos registros son iguales, excepto porque a cada uno de los subcentros se le grabaría en el campo Centro Asociado el código del Centro que representa al edificio.

Esto permite que cuando se cargan costes a uno de los subcentros, de forma automática se cargan estos también al Centro Asociado, pudiendo de esta manera conocer el coste total y los parciales.

Para ello, debe posicionarse sobre la línea del Árbol que representa al Cliente, de modo que se muestre el Nombre del Cliente en color azul en el panel superior derecho del Árbol, como se ve en la figura.

En el menú que se despliega, deberá hacer click a la opción: Añadir un Centro Se creará la ficha del nuevo centro, al que se le habrá asignado un código automático (que luego se puede cambiar), y también llevará el código del Cliente. (*)

2. Cuando aparezca el Formulario Centros de Trabajo/Obras/Instalaciones, haga click al menú Archivo y después a Nuevo.

3. Cumplimente los datos del Centro de Trabajo, como se indica en la siguiente figura. Una vez cumplimentados, haga click al menú Archivo y después a Guardar.

Seleccione el código del Cliente de la lista desplegable Datos del Cliente. El programa le preguntará si desea copiar al centro los datos comerciales del Cliente. Si pulsa Si, estos se copiarán.

Seleccione la C (Conducción) en el campo Tipo.

En muchos casos, aunque no en este ejemplo, puede suceder que los datos del Cliente y el Centro de Trabajo coincidan, en ese caso, puede copiar los datos del Cliente pulsando el botón. Los campos correspondientes a Datos de Servicio A.T., situados en la parte inferior derecha del formulario, no es necesario cumplimentarlos en este caso.


Vamos a asignar al Centro de Trabajo el código EDIESP. El máximo tamaño del código de Centro puede ser de 8 caracteres. (2 menos que el código de Cliente)

También puede guardar con la combinación de teclas Ctrl + G o pulsando el botón de la barra de herramientas de navegación

(*) Del mismo modo se pueden añadir Subcentros, si nos situamos en la rama del Árbol correspondiente a un Centro.

En este caso, la opción del menú a seleccionar será:

Añadir un Subcentro.

Se creará la ficha del nuevo centro que será un Subcentro del anterior. Como siempre, el código de este Subcentro

también se podrá cambiar por otro, utilizando el botón

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4. Cierre el formulario Centros de Trabajo haciendo click en el menú Archivo y después en Cerrar.


Cree los equipos en el fichero Genérico de Familias


1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Ficheros genéricos y a Fichero de Familias

Aquí se definen, si no se encuentran ya definidos, los diferentes tipos de equipos que podemos encontrar en las instalaciones. Nos servirán de base para crear el Inventario de Equipos.

2. Cuando aparezca el Formulario Familias de Equipos, haga click al menú Archivo y después a Nuevo.


NOTA: Si los equipos ya existen en el fichero Genérico de Familias, sáltese este paso

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3. Introduzca los datos en la ficha del equipo, como se indica en la figura anterior. Una vez cumplimentados, haga click al menú Archivo y después a Guardar.


En las últimas versiones del programa podrá añadir directamente las operaciones a las Gamas desde esta misma pantalla, utilizando el botón situado en la parte inferior izquierda. Aparecerá la pantalla de grabación de operaciones de la siguiente página:

En ella usted podrá seleccionar una operación ya existente en el Genérico de Operaciones, buscándola con el botón situado al lado del campo Número de operación, o crear una nueva utilizando el botón situado un poco más a la derecha.

Vea las indicaciones en la siguiente página.

Asigne una clave al equipo de hasta 5 caracteres (en el ejemplo CALDC), un nombre al equipo (CALDERA DE CALEFACCIÓN), y marque cada una de las casillas de las revisiones que se van a asignar por defecto al equipo. En el ejemplo, Mensual y Anual. Las casillas restantes no las marque.

Casilla desmarcada = no hay revisión de dicha periodicidad

Casilla marcada = hay revisión de dicha periodicidad

El campo Agrupados indica si este tipo de equipo se va a grabar en el inventario de equipos por grupos o de forma individual. En este ejemplo, establezca Agrupados a N

Cuando usted añade una operación nueva en dicha pantalla, a la operación se le asigna el siguiente número de las ya grabadas en el Genérico de operaciones. Al guardar la operación, esta se guarda tanto en el genérico de operaciones como en la gama que estamos creando actualmente. De este modo, las operaciones nuevas pueden servir para otras gamas que se graben con posterioridad.

Vea la página siguiente.

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Posteriormente, desde la pantalla de la Familia que hemos visto anteriormente, podremos modificar este orden si así lo deseamos.

Primero deberá seleccionar la periodicidad.

Al seleccionar la Periodicidad (Anual, mensual, etc...), si ya existe alguna operación de esa periodicidad en la Gama que está creando, el número de orden (con fondo azul) indicará el orden de la siguiente operación en la gama. Si es la primera de una periodicidad determinada, aparecerá el número 1.

Cuando se graban operaciones de una gama seguidas, la periodicidad se va manteniendo y el número de orden va avanzando.

Al cambiar a otra periodicidad, el número de orden volverá a 1 o al número correspondiente a la nueva periodicidad

De esta forma nos aseguramos que posteriormente las operaciones en la gama aparecerán en el orden que las hemos grabado.

Pantalla de búsqueda de operaciones existentes:

En el campo operación puede escribir una palabra o una parte de una palabra que sea representativa de lo que busca (por ejemplo “vaciar”). En la lista inferior aparecerán todas las operaciones existentes que incluyen el texto introducido.

Puede seleccionar la operación pinchando sobre ella y luego haciendo doble click sobre la línea marcada o pulsando el botón

La operación seleccionada, aparecerá en la pantalla anterior de grabación de Operaciones en la gama que se está creando.

En esta pantalla podrá añadir una operación nueva, la cual quedará añadida tanto a la gama que se está creando, como al fichero Genérico de operaciones para su posible uso posterior en otras gamas.

Una vez añadidas todas las operaciones, la pantalla de la Familia aparecerá como se ve en la página anterior, mostrando las operaciones de cada gama con un fondo de distinto color para identificarlas mejor.

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4. Proceda a crear el equipo Fan-coil de la misma manera que ha creado la caldera.

Establecemos el campo Agrupados como S (Si), porque cuando grabemos el inventario de equipos repartiremos los fan-coils del edificio en Grupos.

Siga los pasos indicados anteriormente, haciendo click a Archivo, Nuevo (o al botón ) para que aparezca otra nueva ficha en blanco. Los datos que vamos a introducir ahora serán:

Código: FANCO

Equipo: FAN-COIL

Casilla Semestral: marcada

Agrupados: S

5. Una vez cumplimentados los datos, haga click al menú Archivo y después a Guardar.

6. Repita los pasos para crear la Familia de Contadores.

La operación de la gama de contadores es siempre la misma: Anotar la lectura actual del contador y el tipo de operación debe ser M (Contador).


La condición imprescindible en este tipo de equipos es que el código debe ser siempre METER.

7. Cierre el formulario Familias de Equipos haciendo click en el menú Archivo y después en Cerrar.

8. Puede ver un listado de las Gamas de la Familia que acaba de crear, haciendo click al botón que aparece en la parte inferior de la Pantalla de Familias. Verá un listado similar al de la figura de la página siguiente.

También puede desde esta misma pantalla eliminar una operación situándose sobre ella y pulsando el botón , o cambiar el orden de las operaciones en la casilla correspondiente.

Para acceder a estas funciones, primero deberá activar la cuadrícula pinchando el botón


Para sacar un listado de las gamas de varios equipos, seleccione la opción Fichero de Gamas en el menú Mantenimiento / Ficheros Genéricos

Una vez abierta la pantalla correspondiente, podrá utilizar el botón de listados para sacar listados personalizados.

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Cree el Inventario de Equipos de la Instalación


1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Preventivo y a Inventario de Equipos

En este fichero registraremos los equipos que tiene la instalación y a los que se les realizará mantenimiento preventivo, correctivo o predictivo.

También puede acceder al fichero pulsando la tecla rápida

2. Cuando aparezca el Formulario Inventario de Equipos de la Instalación, haga click al menú Archivo y después a Nuevo

Cada nuevo registro añadido a la tabla de equipos asigna de forma automática a dicho equipo un código numérico único e irrepetible, que se toma de un contador dispuesto al efecto. Este código se utiliza para generar una etiqueta de código de barras y por eso se le conoce como Código de Barras Corto (CBShort). Este código se muestra en color rojo en la página Entrada de Datos de la Ficha del Equipo.


Como atajo, puede utilizar el Asistente para añadir un Equipo, desplegando el menú del Árbol de Clientes/Instalaciones/ Equipos, estando situados en la rama del Centro/Subcentro donde se quiere añadir el Equipo.

La opción del menú a elegir es:

Añadir un Equipo

Seguir las instrucciones del Asistente.

Listado de gamas

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4. Introduzca los datos solicitados, comenzando por el código del Centro al que pertenecen los equipos que vamos a grabar (EDIESP)

El dato de código de centro se mantiene mientras se graban nuevos equipos, a no ser que se cambie por otro al agregar un nuevo registro, en cuyo caso se mantendrá el nuevo.

Es importante utilizar en el código de marca la siguiente composición: CALDC001001, donde:

CALDC = Clave del equipo cuya marca se está grabando

Primer 001 = número que identifica a la marca dentro de todos los equipos CALDC (SADECA)

Segundo 001 = Número que identifica al modelo dentro de la marca. (EUROBLOC F-1.400 FUMITUBULAR)

Si no conoce el código del centro, puede emplear el botón situado a la derecha del código para llamar al formulario de búsqueda de centros. En el mismo puede buscar el centro por el Nombre, por el Teléfono o por el NIF, o localizarlo en la lista de centros en el a parte inferior del formulario. También se podrá buscar por el resto de campos de la tabla, pulsando el botón Otros campos.

Si no conoce la Clave del equipo, puede buscarlo pulsando el botón que se encuentra a la derecha del campo Clave, lo cual abrirá el formulario de búsqueda de equipos en el Fichero Genérico de Familias.

Lo mismo se puede hacer para buscar la Marca del equipo, en el caso de que esta exista en el genérico de marcas. Si no existe, recomendamos crearla primero en dicho fichero Genérico de marcas para poder utilizarla en otras ocasiones, en el mismo o en distintos centros.

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5. Una vez cumplimentados, haga click al menú Archivo y después a Guardar.

6. A continuación grabaremos los registros correspondientes a los 200 fan-coils. Para ello los vamos a dividir en 4 grupos de 50 unidades cada uno que supondremos repartidos en 4 plantas del edificio. Los códigos de los equipos quedarán compuestos por la clave (FANCO) y por el número (del 1 al 4). La cantidad en cada grupo será de 50.

7. Para ello, iremos añadiendo registros nuevos del modo que ya hemos aprendido. Observe que se va manteniendo el Código del Centro

Asegúrese de que todos los equipos están grabados en el Centro, presentando un listado de equipos de la instalación, haciendo previamente un filtro compuesto por:

CENTRO_ID = "EDIESP"

Utilice el botón para filtrar.

Observe que al introducir la clave del equipo (CALDC) automáticamente se le asigna un número de orden (1) dentro de la instalación. Este número se va incrementando a medida que se van añadiendo nuevos equipos iguales. Es decir, si añadimos otra caldera CALDC, se asignaría el número 2, y así sucesivamente.

También se recogen automáticamente del fichero genérico de familias el nombre del equipo (CALDERA DE CALEFACCION) y las revisiones que tienen este tipo de equipos por defecto (Mensual y Anual) y si los equipos se contemplan como Agrupados (en este caso No).

El resto de los datos es opcional, pero es conveniente cumplimentar como mínimo el Servicio y la Ubicación del equipo para futuras referencias

Estando codificadas de este modo las marcas y modelos, al hacer click en el botón de búsqueda de marcas, se realiza un filtrado por la clave del equipo y solo aparecen las marcas correspondientes al equipo que se está grabando (en este caso CALDC)

El resto de los datos son opcionales y sirven para disponer de una información exhaustiva de las características del equipo y de sus componentes, los cuales se pueden grabar en la pestaña Componentes del formulario.


Recuerde que habíamos grabado la familia FANCO en el Genérico de Familias estableciendo por defecto que estos equipos irían Agrupados Si (S). Esto nos permite grabar solamente cuatro registros en el inventario en lugar de 200, pero cuando se emitan los partes de trabajo nos aparecerá la totalidad de los Fan-coils ordenados numéricamente, cada uno dentro de su grupo. La nomenclatura será:

FANCO-1-1, FANCO-1-2, …, …, FANCO-1-50, para los de la Planta 1ª




Para ver listados, haga click al botón

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Utilice los filtros para sacar exactamente los listados o fichas que desea. De los equipos de un centro, de los equipos de una clave, etc…

También puede imprimir desde aquí fichas individuales de Equipos con características, con operaciones, códigos de barras, etc…

5. Una vez grabados todos los equipos, cierre el formulario Inventario de Equipos de la Instalación, procediendo de la misma manera que venimos haciendo hasta ahora, es decir, haciendo click a Archivo y después a Cerrar..

También puede cerrar haciendo click al botón del formulario o de barra de herramientas de navegación

Cree las Referencias Cruzadas para los equipos agrupados (Contadores) ¿Cómo hacerlo?

1. Los Contadores son Equipos especiales que nos permiten llevar un control de consumos. El tratamiento es como el de un Equipo normal, pero hay que crear una Referencia Cruzada que permite establecer parámetros del Contador. Así pues, añadiremos una ficha de Equipo de 3 Contadores agrupados:

Indicaciones útiles:

La Clave de cualquier contador en MANTEDIF siempre debe ser METER y la gama, sea de la periodicidad que sea, siempre tendrá una única operación “Anotar la lectura actual” y el tipo de operación debe ser M.

Listado de inventario de equipos del Centro EDIESP

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¿Cómo hacerlo?

2. Cree ahora 3 Referencias Cruzadas, una para cada contador. Para ello utilice el botón de la ficha del equipo. Al terminar se mostrará la pestaña Ref. Cruzadas mostrando una lista de las tres RC añadidas al Equipo.

3. Sitúese en la primera línea y haga doble click

para abrir la ficha de la referencia cruzada.

4. En la página Entrada de datos, cumplimente el nombre del contador y la ubicación. También puede asignar una Referencia del usuario.

5. Pinche ahora en la pestaña Consumos para terminar de completar los datos del Contador de agua. Deberá introducir las Unidades de medida (m3), la lectura inicial, el factor multiplicador (en caso de que el contador tenga uno) y el número al cual el contador da la vuelta (vuelve a cero)


Si durante el proceso de creación de las Referencias Cruzadas no aparecieran todas, repita el proceso cuantas veces sea necesario.

Si no se abre la ficha al hacer doble click, pinche en el botón situado en la parte superior derecha de la página.

La Referencia del usuario (AGUA) aparecerá en los documentos (partes de trabajo, informes) en lugar de la identificación de MANTEDIF (METER-1-1)

Si no existiera la unidad de medida necesaria en la lista desplegable, podremos añadirla en el fichero de Unidades de medida. En el menú Mantenimiento -> Unidades de medida

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¿Cómo hacerlo?

6. Repita la operación para las otras dos Referencias Cruzadas, creando los datos de los contadores de Gas y de Electricidad, respectivamente.


Repita los pasos anteriores 3, 4 y 5.

Planifique los equipos de forma manual ¿Cómo hacerlo?

1. En la Ficha del Equipo, pinche el botón . Esto abrirá el Asistente para planificar el equipo

2. Introduzca las fechas de inicio y el día fijo que se repetirán las revisiones en el futuro (para revisiones de 1 mes o más), columnas 4 y 5, o bien la cadencia de días para revisiones de menos de 1 mes (diarias, semanales, quincenales), columna 6.


Este método nos permite planificar cada equipo (o grupo de equipos) de forma individual, indicando para cada tipo de revisión la fecha inicial, de modo que luego no haya que retocar el Planning.

Hemos seleccionado el día 14 de cada mes para la revisión Mensual y el 14 de Octubre para la Anual.

Si se utilizan las columnas 4 y 5, la 6 debe quedar en cero. Si, por el contrario, se utiliza la columna 6, entonces la 4 y la 5 deben quedar en cero.

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Evite poner una fecha ni un día que sea mayor que el 28, ya que el hacerlo así puede provocar que ciertas revisiones se salten meses que no tienen más de 28 días.

3. Pinche el botón para que se produzca la planificación de las revisiones elegidas.

4. Pinche el botón para salir del Asistente.

Durante este proceso se producen las siguientes operaciones para cada una de las revisiones:

- Se creará una gama específica a partir de la gama genérica (puede que dicha gama ya exista si se han planificado previamente equipos iguales en ese mismo Centro).

- Se creará una ficha de planning

Cree el Planning de revisiones de forma automática ¿Cómo hacerlo?

Como alternativa, se pueden planificar todos los equipos de un Centro (incluyendo sus subcentros) de forma automática. Esto acelera el proceso, aunque posteriormente requiere realizar algunos reajustes en el planning.

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Preventivo y a Planificación automática. Aparecerá un formulario como el que se presenta en la siguiente figura. En él se deben establecer los siguientes parámetros:

. Centro al que se le hace la planificación

. Fecha de la primera revisión

. Número máximo de horas por día.

Deje el resto de opciones como vienen por defecto.


Este proceso realizará una gama específica a partir de las gamas genéricas para cada una de las revisiones de los equipos existentes en el Inventario de Equipos, y además, creará tantas revisiones para cada equipo como se ha establecido en el inventario. En el ejemplo que nos ocupa, puesto que la planificación de las revisiones de la Caldera ya se hizo antes de forma manual, se deberán crear:

1 Revisión semestral del grupo de fancoils nº 1




1 Revisión semanal del grupo de contadores

Estas revisiones se crearán en un fichero denominado Elementos de Control (Planning).

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2. Pinche el botón para iniciar el proceso.

Comenzará el proceso, que se indicará rellenándose la barra inferior de color azul.

La duración del proceso dependerá de la cantidad de equipos existentes en el inventario, siendo mayor conforme más equipos existan.

Las revisiones quedarán programadas del siguiente modo:

Se establecerá para cada revisión una Fecha Inicial y una Fecha de Próxima revisión. Esta fecha NUNCA debe quedar en blanco.

Se establecerá que las próximas revisiones se irán programando, a medida que se generen los partes de trabajo, para el mismo día de periodos determinados: cada 1 mes (mensual), cada 2 meses (bimestral), …, cada 12 meses (anual), …, cada 120 meses (diez años)

La Fecha inicial y la Fecha de próxima revisión son los campos que permitirán al usuario establecer las fechas en las que desea que se genere cada una de las revisiones programadas. Si con posterioridad se desea cambiar alguna revisión es sobre estas fechas sobre las que habrá que actuar, a la vez que el campo “el día” que indica el día fijo en que se generará la revisión.

3. Al finalizar el proceso aparecerá en la ventana un botón adicional como el que se muestra a continuación, que nos permitirá visualizar un Planning anual del Centro que hemos planificado.

El proceso comenzará por el primer equipo existente en el inventario. La primera revisión de dicho equipo se programará para el día establecido en el campo Fecha de la primera revisión (en el ejemplo: 01-01-2009). Un contador irá acumulando tiempo de acuerdo a los tiempos establecidos en las gamas genéricas. Si al terminar de planificar una revisión el tiempo supera las horas diarias establecidas (en el ejemplo: 8), la próxima revisión se programará para la fecha siguiente, y así sucesivamente hasta completar todas las revisiones de todos los equipos.

NOTAS.-

1. Si alguna de las revisiones marcadas en alguno de los equipos del inventario no tiene gama genérica creada, aparecerá un mensaje indicándolo, y dicha revisión no se creará. La solución consistirá en, o bien desactivar la casilla correspondiente a la revisión en el equipo, o bien en crear la gama que falta y volver a repetir el proceso.

2. Si el tiempo previsto en la gama para una revisión sobrepasa el tiempo diario establecido, aparecerá un mensaje indicándolo, pero la revisión se creará.

3. Las revisiones se adjudicarán a todos los días, sin tener inicialmente en cuenta fines de semana ni festivos locales. Esto es conveniente para evitar desplazamientos de revisiones a lo largo del tiempo. Por ejemplo:

La primera revisión mensual quedará establecida para el 01-01-2009, que es festivo, por ser Año Nuevo. Pero, como se establecerá que dicha revisión se emita en el futuro el día 1 de cada 1 mes, la próxima se programará para el día 01-02-2009, que es domingo y el parte se emitirá para el día 2 (lunes) y lo mismo el 01-03-2009, pero el 01-04-2009 es miércoles y, por lo tanto, laborable.

Como veremos posteriormente, a la hora de generar el parte de trabajo correspondiente a la revisión del día 01-01-2009, esta quedará desplazada automáticamente al día 2 que es viernes.

Esta misma operación se puede realizar en cualquier momento desde la opción del menú Mantenimiento -> Preventivo -> Planning anual /Equipos a revisar entre fechas.

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Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la figura siguiente, en el que seleccionaremos:

. Centro

. Año

. Fecha inicial

. Fecha Final

4. Pinche el botón . Primero aparecerá este cuadro:

Con esta opción podrá ver una simulación de cómo se irán generando las revisiones a lo largo del tiempo. La generación del planning anual se basa en el campo Fecha Inicial. Esta, al ser fija, nos permitirá a lo largo de los años ver planning de años anteriores.

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5. Al hacer click al botón , nos aparecerá en la pantalla un impreso como el que se muestra en la figura, en el cual se detallarán cada uno de los equipos de la instalación y las revisiones que se les realizarán, incluyendo el día de cada mes que tocará realizar la revisión.

Mostramos un trozo del impreso por motivos de espacio. Si está siguiendo el ejemplo paso a paso, podrá verlo entero en la pantalla de su ordenador o imprimirlo en su impresora.

6. Con este impreso en la mano, usted podrá modificar las fechas de próxima revisión que desee, ajustando el planning a sus necesidades reales. Tenga en cuenta que las modificaciones que realice quedarán establecidas para el futuro (salvo que las desee modificar de nuevo)

7. Para visualizar o modificar las revisiones establecidas, haga click a Mantenimiento, después a Predictivo y luego a Elementos de Control (Planning)

La figura siguiente muestra el registro correspondiente a la revisión SEMESTRAL del grupo de Fancoils nº 1 programada para el día 02-01-2009 y establecida para el día 2 de cada 6 meses.

Vamos a cambiar los datos de esta revisión para que quede programada para realizarse por primera vez el día 15-01-2009 y que se establezca para todos los días 15 de cada 6 meses. (Enero y Julio de cada año)

Guarde los cambios realizados pulsando el botón de la barra de navegación o con la combinación de teclas Ctrl + G

La planificación automática solo debe realizarse una vez y ya sirve para siempre. Solo debería volver a realizarse en el caso de que se añadiesen equipos nuevos a la instalación, en cuyo caso se respetaría la planificación de los equipos existentes y se añadirían las nuevas.

También puede acceder a este formulario pulsando el botón de la barra de botones de acceso directo:

Para ello, utilizaremos los campos situados en la parte inferior derecha de la ficha:

Hemos indicado “Cambiar esta revisión al día” 15. Al pinchar el botón se actualizarán los campos El día (quedará con el valor 15), la fecha Inicial y la fecha Próxima (a la que se aplicará el valor 15-01-2009). Como la revisión sigue siendo semestral, el campo de cada seguirá con el valor 6 meses. Abajo vemos los datos ya modificados:

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8. Una vez finalizadas las modificaciones, repita el paso nº 3 y podrá ver cómo afectan los cambios a las fechas previstas

Como habrá observado, todas las revisiones semestrales de los fancoils ahora están previstas para los meses de Enero y Julio con lo cual habrá una sobrecarga de horas en dichos meses. Parece lógico cambiar las revisiones de los grupos de fancoils 2, 3 y 4ª a los meses de Febrero, Marzo y Abril. De esta forma las revisiones de los fancoils quedarían repartidas de este modo:

FANCO-1-50: meses de Enero y Julio de cada año.

FANCO-2-50: meses de Febrero y Agosto de cada año.

FANCO-3-50: meses de Marzo y Septiembre de cada año.

FANCO-4-50: meses de Abril y Octubre de cada año.

La revisión semestral del grupo de fancoils nº 1 deberá aparecer para el día 15 de enero y el 15 de Julio de 2009.

Puede hacerse esto todo de una vez yendo a la página Lista de Registros de la tabla. Activar la cuadrícula pinchando

el botón y realizar las modificaciones pertinentes en las columnas Fecha Inicial, Próxima revisión y el día, si procede.

Vea en la siguiente figura el efecto conseguido y compárelo con la del planning anterior de la pág. 19.

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9. Si desea ver o listar las gamas específicas del centro (gamas de trabajo) puede hacerlo haciendo click a Mantenimiento y después a Preventivo, y luego a Gamas. Aquí encontrará las gamas que se han creado al realizar la planificación automática. Observe que las gamas son una copia exacta de las genéricas pero contienen el código del Centro, lo cual las hace útiles solo para este centro. Esto permitiría adecuarlas a las necesidades de cada uno, manteniendo siempre la gama genérica.

Pinche en el botón de listados y en el cuadro, seleccione Plan de mantenimiento clásico y verá un listado como el siguiente:

Cuando existan gamas de distintos Centros, para ver o listar solamente las gamas del centro deseado, establezca la siguiente condición de filtro:

CENTRO_ID = "EDIESP"

Esto hará que se muestren solo las gamas del centro del ejemplo.

Uno de los listados que se pueden sacar desde el fichero de gamas específicas es el Programa de Mantenimiento clásico, que es habitual encontrar en los anexos a los contratos de mantenimiento.

Si hay datos de más de un Centro, utilice la opción de filtro para sacar los equipos de un centro determinado.

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Cree los Partes de Trabajo de Preventivo. ¿Cómo hacerlo? Indicaciones útiles:

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Preventivo y a Emisión de Tareas. Aparecerá el cuadro de diálogo Creación de partes de trabajo de preventivo que se muestra a continuación

2. En el cuadro de diálogo, seleccione:

Centro (o puede emitir las de todos) y rellene la

fecha Hasta

Si desea ver un listado de los trabajos que se van a emitir, antes de generar los partes de trabajo, pulse el botón

y verá un listado como el siguiente:

También puede acceder a este cuadro de diálogo pulsando el botón de la barra de botones de acceso directo.

Observe que la fecha inicial está en gris y no puede ser modificada. Esto es así para evitar que se queden revisiones antiguas sin emitir.

En la fecha Hasta podrá poner cualquier valor, desde la misma fecha que la inicial (para emitir las tareas de 1 solo día) o cualquier otra, como por ejemplo, la de final de mes.

En este ejemplo vamos a emitir los trabajos de preventivo desde el día 01-01-2009 hasta el 31-01-2009.


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3. Ahora todavía está a tiempo de modificar alguna fecha de revisión, si así lo desea, en el fichero Elementos de Control (planning) como hemos visto arriba

Puede aplicar un filtro a la generación de partes, utilizando el botón . Se sabe que hay un filtro aplicado porque se ve en el cuadro Filtro activo. Por ejemplo:

Con ese filtro se generarían sólo los partes de la Caldera.

4. Si está de acuerdo con las revisiones, pulse el botón que se indica abajo y se crearán los Partes de Trabajo de Preventivo correspondientes a las fechas solicitadas.

Las fechas de Próxima Revisión quedarán actualizadas de forma permanente a las próximas, en función de la periodicidad de cada revisión que ha sido generada.

Si le aparece un mensaje diciéndole que no hay revisiones de esas fechas, y usted sabe que sí las hay porque las ha visto en el fichero de Elementos de Control (planning), asegúrese de que el Centro es de tipo C (Conducción), y si no lo es, desactive la casilla Solo centros de conducción.

Vea los Partes de Trabajo de Preventivo creados en el fichero de Partes.


1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Partes de Trabajo y a Gestión Fichero de Partes

2. Aparecerá el formulario de Partes de Trabajo, como se muestra en la figura siguiente:

También puede acceder a este fichero haciendo click al botón de la barra de botones de acceso directo

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El parte que aparece es el último del fichero. Para desplazarse por el fichero y ver los partes anteriores o posteriores, utilice los botones de la barra de navegación

Puede asigna ahora el parte al Técnico (o a los Técnicos) antes de imprimir el parte, de forma que el nombre del técnico aparezca en el parte impreso.

Cuando se genera el parte se crea una copia de las operaciones existentes en la gama específica en el fichero de Operaciones de Partes. Para verlas, pinche la pestaña Mas Datos/Costes y en dicha página pinche el botón

Observe que los partes generados son del tipo P (Preventivo), están En curso y tienen la Fecha prevista para la revisión.

Observe también que en el campo Avería/Trabajo a realizar se indica la revisión y el equipo y en la parte Preventivo/Correctivo están los datos relativos al equipo y a la gama de operaciones que aparecerán al imprimir el parte.

Recuerde que, si lo desea, puede asignar cada equipo a un Técnico determinado, de manera que al generarse los partes de trabajo, aparece en el parte el Técnico de forma automática. Lo mismo ocurre con el Mantenedor y la Ruta.

2. Si desea imprimir ahora el parte de trabajo, haga click al botón que se encuentra en el formulario.

En el cuadro de diálogo de impresión, seleccione el Modelo de parte PARTE A (está marcado por defecto), y en Salida del informe seleccione Impresión Preliminar (pantalla)

Haga click al botón Ejecutar

Se puede hacer que se imprima, además del parte de trabajo, una Hoja Excel (por ejemplo, un estadillo de toma de datos). Posteriormente se pueden introducir los datos en una copia de esa Hoja de cálculo y guardarla como anexo al parte. La hoja se puede abrir directamente desde la pantalla del parte. No obstante, debe quedar claro que los datos introducidos en la Hoja Excel no se integran en la base de datos de MANTEDIF.

Para esto se debe hacer referencia al documento Excel en la página Ficha de Entrada de datos de la ficha de la revisión correspondiente en el Fichero de planning (ver la imagen de la página 20).

IMPORTANTE: Lógicamente deseará imprimir todos los partes generados a la vez. Para ello, siga los pasos que se explican en el siguiente apartado titulado Imprima los partes de trabajo generados de forma masiva.

Vea una muestra del parte impreso a continuación.

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3. Experimente con otros formatos de parte (PARTE B, PARTE C) y observe los resultados.

Observe las diferencias existentes entre los partes de equipos No Agrupados y los Agrupados: cómo en los Agrupados las operaciones aparecen en la cabecera y se listan todos los equipos del grupo.

Sepa que hay 7 modelos de partes Agrupados: desde 1 operación hasta 7 operaciones. Los cuatro primeros se imprimen en forma vertical y desde el 5 al 7 en forma apaisada.

NO ASIGNE GAMAS DE MAS DE 7 OPERACIONES A EQUIPOS AGRUPADOS, YA QUE NO SE IMPRIMIRÍAN (EN ESTE FORMATO) MAS QUE LAS SIETE PRIMERAS.

Detalle del modelo de parte de preventivo de un equipo No Agrupado

Otra forma más libre de “agrupar” revisiones de preventivo es asignando los Equipos a una Ruta común. Esto es más flexible que los Equipos Agrupados que obligatoriamente deben ser equipos iguales. La agrupación por Rutas agrupa a las revisiones a nivel de partes de trabajo. Por ejemplo, queremos revisar conjuntamente un cuadro eléctrico de la tercera planta, la iluminación de la 6ª planta y un ventilador que está en la terraza podemos crear una ruta con un código EL1, por ejemplo, y asignar dicho código de ruta a los 3 equipos mencionados. A la hora de realizar la planificación automática se marcará la casilla Hacer planificación en base a rutas. Esto hará que los equipos comunes a una ruta se planifiquen en la misma fecha (o en fechas muy próximas).

Cuando se generen los partes de preventivo, estos se crearán de forma individual para cada una de las revisiones de los equipos de la ruta, pero a la hora de imprimir los partes se elegirá el modo Lista por ruta entre dos fechas seleccionadas.

Esta forma de imprimir los partes incluye una portada para la Ruta (que puede hacer las veces de documento para que lo firme el cliente) y a continuación la relación de partes de los equipos que conforman la ruta en las fechas indicadas. En esta lista se incluyen las operaciones, aunque pueden imprimirse varios partes en una misma hoja, dependiendo de la cantidad de operaciones de la gama.

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Imprima los Partes de Trabajo generados de forma masiva. ¿Cómo hacerlo?

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Partes de Trabajo y a Imprimir Partes de Trabajo. Aparecerá el cuadro de diálogo de selección de partes a imprimir:

2. Para imprimir los partes generados en el paso anterior, seleccione los siguientes puntos:

. Tipo de partes : Preventivo

. Selección de Centros : el centro EDIESP

. Estado : Pendientes

. Modelo de documento : PARTE A

. Selección de fechas : Desde 01-01-2009

Hasta 31-01-2009

. Enviar a : Impresión preliminar ó Impresora

Haga click al botón

Indicaciones útiles

También puede acceder a esta función haciendo click al botón de la barra de botones de acceso directo.

Si selecciona la salida a Pantalla, aparecerán primero los partes de equipos No Agrupados. Cierre la presentación preliminar, y a continuación aparecerán los Agrupados de 1 operación (si los hay); al cerrar la presentación aparecerán los Agrupados de 2 operaciones (si los hay), y así sucesivamente hasta completar la totalidad de partes que cumplan las condiciones establecidas.

Si se selecciona la salida Impresora, se imprimen en el mismo orden expuesto anteriormente, pero sin interrupciones. Además, al finalizar el envío de partes a la impresora, aparecerá un mensaje preguntándole si desea que los partes impresos queden registrados como tal en el fichero de partes. Si selecciona Si, todos los campos Veces impreso de los partes impresos se pondrán a 1, impidiendo que los partes que ya han sido impresos se vuelvan a imprimir desde este proceso.

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Para imprimir partes cuyo campo Veces impreso sea distinto de 0, deberá imprimirlos directamente desde el fichero de partes de forma individual.

Así pues, asegúrese de que los partes han sido impresos antes de pulsar al botón Sí del mensaje mencionado. Si no está seguro, pulse el botón No

Envíe los Partes de Trabajo a PDAs con DEDALO. ¿Cómo hacerlo?

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Partes de Trabajo y a Asistente para enviar Partes a PDAs. Aparecerá el cuadro de diálogo de selección de partes a enviar:

2. Pinche en >>Siguiente para avanzar a la siguiente pantalla del Asistente.

Tenga en cuenta que los Partes deben tener asignada una Especialidad, ya que de otro modo no aparecerán en la lista para enviarlos a las PDAs. Si no les pone una Especialidad específica, indique la de MANTENIMIENTO.


Seleccione el Centro del que quiere enviar los Partes y las fechas

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3. Marque los Partes que desea enviar, indicando el Técnico al que quiere enviarlos. En la lista de Técnicos se muestran la cantidad de Partes que cada Técnico tiene en su poder. Se pueden asignar varias tandas de Partes. Una vez finalizado, pinche el botón >>Siguiente.

4. Pinche en >>Enviar XML para enviar los Partes.

Puede que los Partes ya tengan un Técnico asignado previamente, en cuyo caso puede conservar dicho Técnico pinchando en el botón Asignar a los Técnicos que ya figuran en los Partes.

De otro modo, los puede Asignar al Técnico marcado en la lista. Pinchando el otro botón más abajo.

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Cierre los Partes de Trabajo terminados. ¿Cómo hacerlo?

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Partes de Trabajo y a Gestión de Partes de Trabajo. En el archivo, busque el Parte a cerrar:

2. Asegúrese de que está seleccionado el Técnico (o Técnicos) que han realizado el Parte y haga click al botón Terminar el parte.


Utilice el botón de la lupa para buscar un Parte por

su número. El otro botón de lupa , busca por el número del usuario.

Al pinchar el botón Terminar el parte, automáticamente se activará la pestaña Mas Datos / Costes

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3. En esta pestaña se deben introducir los siguientes

datos: • Fecha de terminación • Horas (Entrada y Salida, opcional) • Observaciones generales del Parte

4. A continuación, se deben chequear las Operaciones de la revisión de preventivo,

utilizando el siguiente botón , que se encuentra en la parte inferior de esta pestaña:

5. El primer paso que hay que hacer es pinchar el botón de la varita mágica. Esto hace que Todas las operaciones del Parte se den por realizadas y se les pone el resultado de CORRECTO.

6. A partir de aquí, ya se pueden editar las operaciones que sea necesario modificar el resultado o introducir medidas u observaciones en cada una de las operaciones.

Las Observaciones mencionadas aquí se refieren a observaciones que afectan a la revisión en general. Como veremos a continuación, cada Operación lleva sus propias Observaciones.

Estas operaciones son las mismas que aparecen en el parte impreso.

Es muy importante realizar este paso para posteriormente asegurarnos de que los datos van a aparecer correctamente en los Informes o al imprimir los Partes terminados. Además, en este paso, se aplica automáticamente la fecha de terminación del parte a cada una de las operaciones y también se les aplica la parte proporcional del tiempo real, en base al tiempo previsto de cada una de ellas.

Las modificaciones se pueden realizar en la propia cuadrícula, o bien se puede abrir un formulario de edición, pinchando en el botón de la flecha marcado en rojo en la figura siguiente.

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7. Una vez terminados los cambios, pinche el botón de la puerta de salida para cerrar el formulario de las Operaciones y dar por terminado el proceso de cierre del Parte de trabajo.

Para activar la ventana de edición, hacer click al botón

Para guardar los cambios, hacer click al botón

En la parte inferior de la ventana, se puede marcar la casilla que permite guardar las observaciones introducidas durante un tiempo determinado; más concretamente, hasta la fecha indicada como límite de salvaguarda.

Esto puede ser útil cuando necesitamos que una observación que se haya guardado aparezca en los siguientes partes de trabajo que se emitan con esa misma operación.

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Extraiga información de los Partes de trabajo. ¿Cómo hacerlo?

INFORMES DE MANTENIMIENTO.-

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Informes de Mantenimiento. Aparecerá el Asistente para la Generación de Informes de Mantenimiento:

2. Seleccione en las diferentes páginas del Asistente los apartados que desea que se muestren en el informe. En la última página, seleccione el destino del informe y pinche el botón Terminar.

LISTADOS DE PARTES DE TRABAJO

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Partes de Trabajo y a Gestión de Partes de Trabajo. En el archivo de partes, haga click al

botón de Listados

Aparece la ventana que se muestra en la parte derecha.

La ventana permite realizar gran cantidad de selecciones. No obstante, si ello no fuera suficiente, se pueden utilizar otros filtros, marcando la casilla “Otros filtros” antes de pinchar en el botón Ejecutar.


También se puede acceder al Asistente desde el Árbol de Clientes / Instalaciones / Equipos. Una vez situado en la rama del Centro, seleccione la opción del menú

Informe de Mantenimiento del Centro

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ESTADÍSTICAS

1. Haga click al menú Mantenimiento, después a Estadísticas. Aparecerá una ventana con distintas opciones para sacar estadísticas de Partes de trabajo:

Desde las distintas pestañas puede sacar listados con datos útiles. Investigue para conocer los distintos listados existentes.

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Para más información, consulte el Manual del Usuario o a la Ayuda del programa. También recomendamos leer el fichero Leame.txt que se incluye en los CD-ROM originales o de actualización.

Estas guías las podrá encontrar en nuestra página WEB http://www.mantedif.com

Este documento podrá ser modificado sin previo aviso.

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