ManteniMiento del siglo XXi

1

2

• Qué es el mantenimiento

• Ámbito de trabajo

• Evolución del contrato de mantenimiento

• Situación actual

• Mantenimiento Siglo XXI

• Conclusiones

Índice

3

Arrancar la instalación Comprobar el correcto funcionamiento de las instalaciones Acompañar a empresas externas Programar horarios Seleccionar prioridad de trabajos

20/30 % DEL TRABAJO

Revisión de equipos en funcionamiento Realizar los trabajos de GMAO Realización de pequeños ajustes

30/40 % DEL TRABAJO

Realizar las

reparaciones que vienen del CASO

Realizar las reparaciones que resultan de las revisiones de mantenimiento Preventivo

Realización de pequeños trabajos

40/50 % DEL TRABAJO

+ preventivo - correctivo

Qué es el mantenimiento

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• Autónomos: 122 • Climatizadores: 217 • Enfriadoras: 26 • Fan-coils: 1.800 • Calderas: 37 • Bombas • Equipos VRV 4 ext. 40 int. • Torres de refrigeración • Vasos de expansión • Intercambiadores • Válvulas • Termostatos • Presostatos • Etc…

De momento tres campus (G, L y C)

Ámbito de trabajo

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Características del contrato de mantenimiento • Contrato multidisciplinar: oficios varios, climatización, electricidad baja

tensión, cuadros y elementos terminales, pintura, cerrajería, fontanería etc…

• Ámbito de aplicación idéntico para los tres campus. • Cobertura del 100 % de la plantilla en vacaciones, días de asuntos

propios. Etc. • Incorporaba trabajos de otras empresas:

• Mantenimiento enfriadoras. • Mantenimiento calderas. • Mantenimiento de las instalaciones de gas.

• Se contrataban trabajos específicos dentro del contrato por personal externo:

• Limpieza de calderas. • Limpieza de evaporadores. • Filtros.

• Incluía el suministro de pequeño material.

Evolución del contrato (1)

6 Concurso por lotes

Concurso Renovación

Evolución del contrato (2)

Biblioteca Colmenarejo

Edificio 17 Juan Benet Parque F.1

Parque F.2 Juan Benet F.2

Edificio 18

Se reduce un oficial en Leganés

Se amplia un oficial en Leganés

Se reduce un oficial en Getafe

Se propone ampliar un oficial en Getafe

Se reduce un oficial en Leganés

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Relación de personal

Ratios

Evolución del contrato (3)

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013M2/ Oficial 11.955,39 12.300,64 12.299,51 13.119,48 13.652,81 12.799,51 14.547,41 14.547,41 15.586,51 15.586,51 16.079,37 16.407,41€/ Oficial Climatización 36.248,54 € 40.389,38 € 41.875,00 € 42.666,67 € 44.933,33 € 44.187,50 € 46.200,00 € 34.866,67 € 35.857,14 € 35.928,57 € 37.487,14 € 36.466,67 €€/ M2 3,03 € 3,28 € 3,40 € 3,25 € 3,29 € 3,45 € 3,18 € 2,40 € 2,30 € 2,31 € 2,33 € 2,22 €

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013Oficiales Colmenarejo 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3Oficiales Climatización Getafe 6 6 6 6 6 6 5 5 5 5 5 6Oficiales Climatización Leganés 7 7 7 6 6 7 7 7 6 6 6 6

Total Of. Climatización 16 16 16 15 15 16 15 15 14 14 14 15

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• Incluye particularidades en cada campus.

• Sigue siendo un contrato multidisciplinar: oficios varios, electricidad en elementos terminales y conducción con implicación en otros contratos como enfriadoras y electricidad media tensión.

• Plantilla fija sin ningún margen de ajuste salvo en los meses de verano (no se cubren vacaciones) o días de asuntos propios.

• No se presta el mantenimiento de los equipos de producción de frío.

• Cambio de filtros fuera del contrato.

• Pliego mas orientado al mantenimiento preventivo que al correctivo.

• Contempla penalizaciones pero con poco peso en la facturación: “ sale más rentable no hacerlo” la ejecución de menos de un 95% suponen 280 €.

• No recoge el concepto “SERVICIO”.

Situación actual (1)

9

Algunas cifras contrato de Mantenimiento

Ratios

Situación actual (2)

Conduccion Correctivo Preventivo

Incidencias OT Nº Of. m2 Adj. Contrato

Base Imponible Getafe Horas 5.620 5.596 5 88.355 139.283 Leganés Horas 4.028 5.432 6 124.017 181.594 Colmenarejo Horas 520 2.364 2,25 19.860 58.500 Totales Horas 10.168 13.392 13,25 232.232 379.377

Campus €/m2 m2/Of. €/Of Inc/Of OT/Of OT/día Ind/día Getafe 1,58 17.671,00 27.856,54 1.124,00 1.119,20 21,77 21,87

Leganés 1,46 20.669,50 30.265,74 671,33 905,33 21,14 15,67

Colmenarejo 2,95 8826,67 26000,00 231,11 1050,67 9,20 2,02

1,63 17.526,94 28.632,23 767,40 1.010,72 52,11 39,56

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¿Cuánto nos cuesta el mantenimiento de la Universidad en climatización?

¿Cuántos m2 revisa nuestro personal de mantenimiento?

¿Cuánto nos cuesta un oficial de mantenimiento?

¿Cuántas incidencias resuelven nuestros oficiales de mantenimiento?

¿Cuántas ordenes de trabajo resuelven nuestros oficiales de mantenimiento?

¿Cuánto trabajo realizamos al día en la uc3m?

1,63 €/ m2

17.526,94 m2

34.644,99 €

767,40 incidencias

1.010,72 órdenes de trabajo

39,56 incidencias por día 52,11 Orden Trabajo día

¿Cuánto?

¿Cuánto? En un año………..

Situación actual (3)

11

Curva de Correctivo

Curva de Preventivo

INCIDENCIAS

Semanas

Semanas

OT

Situación actual (4)

12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

ALTA

Curva de Conducción

MEDIA

VACACIONES

BAJA

Curva de Personal Horas

Situación actual (5)

13

0

20

40

60

80

100

120

140

160

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152

Curva suma carga de trabajo y personal

Curva de Preventivo Real

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

1 4 5 8 9 13 14 17 18 21 22 26 27 30 31 34 35 39 40 43 44 47 48 52

Situación actual (6)

14

Preventivo

Conducción

Correctivo

COSTES

¿Cuánto he ejecutado?

Mantenimiento Siglo XXI (1)

Lo que teníamos

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Usuario

Servicio

Preventivo

Conducción

Correctivo

COSTES

Mantenimiento Siglo XXI (2)

Lo que queremos

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Mantenimiento Siglo XXI (3)

1. 2013: Elaboración de un pliego de transición y de trabajo para el futuro pliego basado en el modelo de prestación de nivel de servicio.

2. 2013-2014: Definición de los acuerdos de nivel de servicio e indicadores con el objetivo de tenerlos terminados en abril de 2014.

3. 2013-2014: Estudio de la herramienta GMAO que nos ayudará a partir del nuevo concurso para el control y seguimiento del servicio prestado.

4. 2014: Implantación del nuevo sistema “Mantenimiento del siglo XXI”

5. Futuro: Elaboración de otros contratos con esta filosofía.

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Mantenimiento Siglo XXI (4) Definición de los niveles de servicio en los tres aspectos del mantenimiento

“conducción, preventivo y correctivo”.

Plantilla de personal que se adapte a las necesidades reales y puntuales teniendo en cuenta las cargas de trabajo.

Tratamiento específico para trabajos programados (preventivo), con personal ajeno a la instalación.

Disponer de los recursos humanos y materiales ajustados al mantenimiento correctivo (tiempos y forma de respuesta).

Adaptar la conducción a las necesidades estacionales ofreciendo al usuario un nivel de servicio adecuado.

Pago de factura acorde al servicio prestado.

Mayor control en la ejecución del contrato.

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Mantenimiento Siglo XXI (5)

CASO Y herramienta de comunicación de necesidades HIDRA.

Herramienta de seguimiento y control GMAO.

Modelo basado en prestación de servicio: definición de KPI y SLA.

Formato de contratación con pago de factura acorde al servicio.

Auditoría de las instalaciones.

¿qué necesitamos para conseguirlo?

Nos preguntamos ¿que podíamos hacer?

Para la comunicación del correctivo ya tenemos HIDRA

Nos falta una herramienta para seguimiento y control de preventivo y de la conducción

Mantenimiento Siglo XXI (6)

Es importante que el GMAO sea propio ya que .- No se pierde información .- Hay un trabajo previo muy importante que solo lo tienes que realizar una vez. Si cambias de aplicación tienes que implementar mucha información. .- No tienes problemas a la hora de rescatar la información. Incompatibilidades. Al ser siempre la misma aplicación. .- La formación del personal es “única” solo se volverá a repetir con las modificaciones de versiones. Inconvenientes del GMAO .- Es un trabajo complejo y laborioso. .- Se necesita de un trabajo previo muy importante. .- Su puesta en marcha es difícil. .- Su mantenimiento requiere mucho tiempo. .- Requiere de recursos humanos y técnicos. Ventajas .- Se guarda toda la información de los trabajos realizados. .- Se realiza un mejor control horario cuantitativo y cualitativo. .- Se dispone de un histórico que ayuda a la planificación. .- Facilita las operaciones de mantenimiento: fichas técnicas, planos, histórico de averías, etc.. .- Compatible con nuevas tecnologías, tipo Tablet Smartphone…. .- Análisis de costes y ahorros. Se puede aplicar a otros servicios. .- Se puede aplicar en otros servicios: Seguridad, servicios audiovisuales, jardinería, limpieza etc….

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Principales Funciones:

Gestión de Activos y estructuras (Activos, Equipos, Componentes) Clientes/Usuarios Recursos humanos propios Servicios externalizados y contratados Trabajos (órdenes de trabajo y su reporte) Sea multidisciplinar abarque distintas tipologías (Limpieza, Jardinería, ascensores, etc..) Correctivo, preventivo, predictivo y su planificación Históricos analíticos, indicadores y objetivos Utilidades de personalización estándar

Mantenimiento Siglo XXI (7)

21 Ofimática

SCADAS

E-mail

PDAs

Gestión Documental GIS, Planos, etc.

Bolígrafo escáner

Sistemas de gestión corporativos (ERP´s)

Predictivo

Hidra

GMAO

Mantenimiento Siglo XXI (8)

Gestor de Consumos

Mantenimiento Siglo XXI (9)

Elaboración de los acuerdos de Nivel de Servicio

GM/XX Referencia del documento en el GMAO (Gamas) BP Bajo petición, el cliente solicita cuando necesario SC Sin contrato existente NR Servicio no requerido CC Conducción climatización ND No disponible CM Servicio realizado por la contrata de mantenimiento

Usuario Referencia

del Documento Servicios de Tipo 1 S N Ref

1,1 Servicio Nº 1 x - GM/01 1,2 Servicio Nº 2 x - ND 1,3 Servicio Nº 3 - - PP

P.D.I. Referencia del Documento

Servicios de Tipo 1 S N Ref 1,1 Reposición luminaria despacho x CM 1,2 Reparación de grieta x SC 1,3 Frío en aulas x CC 1,4

ALUMNOS Referencia del Documento

Servicios de Tipo 1 S N Ref 1,1 Reposición luminaria despacho x CM 1,2 Reparación de grieta x SC 1,3 Frío en aulas x CC 1,4

Ejemplos

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- Descripción detallada de los requerimientos necesarios para cada servicio, grado de actuación y procedimientos correspondientes.

- Clasificación de servicios:

* Tipo 1: Críticos para la seguridad de las instalaciones, personas y el negocio del cliente

* Tipo 2: Servicios de apoyo al funcionamiento de la actividad normal del cliente

* Tipo 3: Servicios de apoyo a eventos

* Tipo 4: etc…..

GENERAL ÁMBITO DOCUMENTOS NORMAS DE EJECUCIÓN HORARIO

CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN

Definición general del servicio

Resultado exigido al servicio y alcance del mismo

Legislación aplicable. Normas del cliente

Tiempos de respuesta Tiempos de resolución Tabla de criticidad

Horario en el cual se debe realizar el servicio

Información sobre la periodicidad de las evaluaciones con la uc3m.

Mantenimiento Siglo XXI (10)

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LAS PRIORIDADES SE UTILIZAN PARA EVALUAR LA NATURALEZA DE LOS FALLOS Y DEFINIR LOS PLAZOS DE RESPUESTA Y RESOLUCIÓN EXIGIDOS:

Prioridad de O/T Clasificación Descripción Tiempo de respuesta Tiempo de soluciónEmergencia 9 Seguridad personal Fallo que pone en peligro la vida, Inmediato mientras haya personal Inmediato mientras haya

empresarial/política integridad o seguridad de la instalación en la instalación; personal en la instalación;y sus ocupantes. 1 hora cuando no haya personal 2 horas cuando no haya Instalaciones productivas, por ejemplo, personalsalas de ordenadores.

8 Urgente Fallo que, de no ser atendido, afecta a 2 horas de trabajo 4 horas o programa la productividad/seguridad del usuario documentado de actuaciónde la instalación, por ejemplo, riesgo de tropiezos, pérdida de llaves, fallo en los ascensores, etc.

No 7 Mantenimiento Actividad de mantenimiento que se Según el programa de manteni- Según el programa de Emergencia planificado lleva a cabo para prolongar la vida útil miento preventivo planificado mantenimiento preventivo

del equipo y prevenir fallos. planificado6 Normal Petición de servicio normal que, de no 1 día 5 días o programa docu-

ser atendida, no afecta a la productividad mentado de actuacióndel usuario de la instalación.

5 Programado «Programado» puede aplicarse a cualquiera Según programa Según programade las descripciones anteriores cuando, después de una investigación inicial, la obra requiera el pedido de materiales que sólo pueda realizarse durante una franja de tiempo predeterminada.

5º Herramientas Mantenimiento Siglo XXI (11)

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25

Al final de proceso se tendrá un documento donde vendrán definidas:

Todas las necesidades Todos los protocolos de actuación Las tablas de valoración económica de las distintas necesidades Tablas de criticidad Etc…

Ejemplos: Si se ha cumplido un porcentaje de las gamas de mantenimiento preventivo Los tiempos de respuesta han sido los adecuados La calidad del servicio ha sido correcta (se incluirían cuestionarios de

calidad) Se contabilizaran las quejas de los clientes penalizando en caso necesario Tiempos de reparación adecuados

Conclusiones

DEFINICIÓN DEL ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO

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MUCHAS GRACIAS

Oficinas Logísticas