Manual

Manuel David Arnó Ramírez, Conjunto Residencial “El Paraíso”, cuarta etapa, torre “A”, # 153, Av. Washington, El Paraíso, Caracas. Teléfono 0212-582 67 17, Celular 0416-836 78 59, [email protected] [email protected] [email protected]

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SGC – Facturación, versión 3.1

Contenido

SGC – Facturación, versión 3.1......................................................................................1

Contenido........................................................................................................................1

Introducción....................................................................................................................2

Ciclos de trabajo.............................................................................................................3

Pantallas y procedimientos.............................................................................................4

Pantalla Principal.........................................................................................................4

Encabezado de la pantalla Principal............................................................................5

Edificios y apartamentos (La pantalla actual o inicial)..............................................7

Maestro de gastos..................................................................................................13

Gastos Comunes....................................................................................................14

Gastos Particulares.................................................................................................15

Recibos...................................................................................................................19

Módulo de cobranzas...................................................................................................21

mailto:[email protected]




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Introducción

Sistema de gestión de condominios – facturación versión 1.01 es un sistema de información que permite realizar las siguientes tareas relacionadas con el trabajo usual de la gestión administrativa de condominios:

Agregar edificios

Agregar apartamentos

Mantener una lista de gastos “Típica” o maestro de gastos

Añadir, modificar, eliminar y consultar gastos comunes relacionados con una facturación cualquiera de un año y de un mes a elegir.

Definir, modificar, eliminar gastos particulares en tres modalidades: modalidad particular (Gastos aplicados a un solo propietario), modalidad distribuida (Gastos aplicados a un grupo de propietarios a partes iguales) y modalidad alicuotada (Gastos aplicados a un grupo de propietarios según alícuota temporal convenida por la comunidad).

Imprimir los recibos de condominio de cualquier periodo elegido, el modelo de recibo que se distribuye por defecto en la aplicación produce en un folio tamaño Carta dos ejemplares de recibo (Original y Copia), la impresión puede realizarse en maquinas de tinta, láser o matriz de punto.

Llevar un registro y control de cobranzas (Cuentas pro cobrar)





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Ciclos de trabajo

Se refiere al ciclo de trabajo básico que se encarga de lograr la distribución de cuentas por cobrar y eventualmente imprimir sus recibos de condominio. Existen procedimientos que no se muestran aquí por que no forman parte de este ciclo y no obstante son importantes, como por ejemplo el procedimiento de cobranzas.

El sistema no funciona si no se han definido el contenido de los apartamentos con sus alícuotas correspondientes.

Elegir periodo a considerar en sección de gastos comunes

Usar el servicio de impresión de recibos si los gastos han sido “Distribuidos” o usar

los servicios de definición de gastos

particulares si los gastos comunes no

han sido distribuidos o han sido devueltos.

Elegir edificio. Esto implica haber

agregado el edificio y haber agregado los

apartamentos pertinentes.





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Pantallas y procedimientos

Los procedimientos relacionados con las pantallas diversas de la aplicación se explican en cada una de las siguientes secciones.

Pantalla Principal

Es la pantalla que presenta el sistema al momento de ejecutarse, de modo que es la pantalla inicial del. Note que existe un encabezado que indica la versión del sistema, seis (6) botones que permiten navegar en el sistema hacia los correspondientes procedimientos (Edificios y apartamentos, Maestro de gastos, Gastos Comunes, Gastos Particulares, Recibos y Cobranzas), dos listas que se despliegan una sobre la otras: la primera (Amarilla) es una lista simple que presenta los edificios que se encuentran definidos en el sistema, la segunda lista indica todos los apartamentos y los datos de sus copropietarios para el edificios que se halla elegido.

En la imagen anterior se muestra esta ventana tal y como se presenta al ejecutar el programa. En esta imagen el edificio seleccionado es el “2 5 2” y por ende la lista de





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apartamentos contiene todos los de este edificio. Para que el sistema funcione adecuadamente es muy importante elegir alguno de los edificios para que el sistema sepa con que grupo de datos debe trabajar.

Encabezado de la pantalla Principal

Indica el nombre y la versión de este programa y cuando se desplaza el Mouse sobre la región que ocupa e aspecto del mismo cambia a la forma de una mano y permite, al practicar clic que aparezca la pantalla de identificación del proveedor del sistema, esta pantalla se muestra a continuación





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Dispositivo de elección de las demás pantallas y procedimientos del sistema

Son botones que al ser presionados con un click del Mouse presentan la pantalla correspondiente al procedimiento que indican, los cuales son:

Edificios y apartamentos (La pantalla actual o inicial) Maestro de gastos Gastos Comunes Gastos Particulares Recibos Cobranzas

Encima de cada uno de los botones de estas “paginas” se observa una leve coloración (verde o roja) verde indica que la pantalla correspondiente esta disponible en el momento y roja que no lo esta.





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Edificios y apartamentos (La pantalla actual o inicial)

El control que aparece en amarillo es la lista de edificios y solo sirve para seleccionar edificios y con cada selección se actualiza la lista de abajo, identificada con un color marrón claro, que muestra la lista de apartamentos correspondiente al edificio elegido. Esta lista puede “moverse” a la derecha para ver todos los campos disponibles como teléfono, cedula, mensaje personal en tiempo de emisión de recibos. Aquí se definen las alícuotas correspondientes a cada uno de los apartamentos y para que los cálculos sean correctos la sumatoria debe ser igual a 100 (si es o no 100 es transparente para el sistema, pero indica un problema en la distribución de los gastos y por ende es inexacto).

Esta lista de apartamentos contiene varias columnas pero las primeras tres contienen un dispositivo de organización, veamos. A l hacer click en el encabezado “CODIGO” toda la lista se reordena alfabéticamente por el campo código, si se le vuelve a hacer click al encabezado la lista vuelve a organizarse por orden alfabético de manera descendente, esto es que el carácter descendente y ascendente de organización se alterna cada vez que se le practica un click al encabezado. Este comportamiento es igual para las columnas “PROPIETARIO” y “ALICUOTA”.

Esta etiqueta muestra la sumatoria de las alícuotas definidas.





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Las columnas rotuladas como AL02, 03 y 04 permiten definir hasta tres (3) alícuotas adicionales por si se requiere usar este criterio en la distribución de gastos comunes.

Este botón muestra la pantalla de mantenimiento de “Edificios” en la cual se pueden eliminar, modificar y agregar datos de edificios:

Los campos que aparecen en verde no pueden ser editados y son meramente descriptivos e informativos, todos los demás pueden ser editados. El campo Mensaje Global permite escribir hasta 255 caracteres y la información que allí se coloque sale en el modelo de recibo cuando es impreso rotulado como Mensaje global. El campo “Interés Morosidad” que en este ejemplo es 0,01 indica el porcentaje que se aplica para el calculo de interés mora (en este ejemplo es el 1% mensual), el campo “Meses Para Morosidad” permite configurar cuantos meses se desea que transcurran antes de comenzar a cobrar interés de mora, el campo “Porcentaje de gastos de cobranza”





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permite establecer un gasto particular semejante a los intereses de mora y calculado de la misma forma para ser usado a criterio del usuario, el campo “Porcentaje Servicio” indica el porcentaje (en este ejemplo 2%) que se cobra por servicios administrativos, nótese que el campo “Servicio Monto Fijo” tiene en este ejemplo valor cero (0) esto es así por que en este ejemplo se ha decidido que el servicio administrativo se cobre como un porcentaje de los gastos comunes si se hubiese querido cobrar el servicio administrativo como un monto fijo para cada apartamento dicho monto se colocaría donde hemos colocado cero y el campo “Porcentaje Servicio” deberá estar en cero, si ambos son cero no se computa este gasto.

Al lado del aparece un botón AJUSTE el cual muestra una caja de texto en la que se puede ajustar el fondo de reserva:

Se puede escribir una cantidad de ajuste precedida del signo positivo (el sistema suma esa cantidad) o puede escribirse una cantidad precedida del signo negativo (el sistema resta esa cantidad). Una vez escrita la cantidad elegida debe terminarse el procedimiento pulsando [Enter].

Mas abajo se describen ocho (8) fondos, cada uno de ellos se especifica en tres (3) columnas: la primera indica el nombre del fondo, la segunda debe contener tres (3) valores, a saber: cero que indica que no se toma en cuenta, valores menores o iguales a uno que implican un porcentaje sobre la sumatoria de los gastos comunes o un numero mayor que uno el cual indica que es un monto fijo para cada apartamento. La tercera columna aparece en verde indicando que no puede ser editada y allí se muestra los acumulados de los fondos definidos.

Los campos que están presentes en el pie de la ventana de configuración de edificios son los siguientes:





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La caja de selección “Los intereses de mora se calculan ….” Permite activar la condición para que el sistema tome en consideración los movimientos que hayan sido incluidos como de “APERTURA” en el calculo de intereses de mora.

La caja de selección “Procedimiento devolver conserva….” Permite activar la condición para que el sistema no elimine los gastos particulares definidos en un periodo a la hora de usar el Procedimiento “DEVOLVER” de la sección de gastos comunes.

La caja de selección “Encabezado” Permite activar la condición para que el sistema use o no el texto que se añada a los campos ENC. 01, 02 y 03 en los recibos que se emiten.

El botón “Actualizar” se usa para guardar los cambios realizados en cualquier campo, el campo “Agregar” limpia todos los campos y agrega un registro listo para ser editado.





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Importante

En esta pantalla, cuando se ingresen números el signo decimal será siempre la coma y el signo de miles no se coloca.

Este botón permite que aparezcan los controles que se usan para agregar apartamentos al edificio seleccionado:





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El botón eliminar, en esta pantalla borra del disco duro el apartamento que se halle seleccionado en el momento de ser activado, el mismo pregunta por una confirmación de la acción.

Ambos botones presentan una pantalla de vista preliminar del correspondiente informe, esto es una salida que puede ser redirigida a impresora, a una hoja de cálculo, a un documento de procesador de texto o a un texto plano (solo texto). La pantalla típica de reportes tiene este aspecto:

ZOOM

IMPRIMIR

AMBOS BOTONES EXPORTAN INFORME





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Maestro de gastos

Presenta una pantalla en la que se puede agregar, eliminar o modificar gastos típicos que serán transportados, según demanda (si el usuario lo desea), a los recibos nuevos (nuevo periodo de gastos comunes). Aquellos gastos que deben repetirse todos los meses como agua, luz, nomina de empleados, etc. Son buenos candidatos a aparecer en esta lista.

Importante

Presionando sobre la lista la tecla “Del” o “Supr” se borra una línea completa, de modo que para borrar una carácter debe usarse la tecla “Backspace”. Igualmente cuando se escriban las cantidades se debe usar el signo “,” para indicar los decimales y no se debe colocar los signos de miles.





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Gastos Comunes

La siguiente pantalla permite consultar o definir el contenido del recibo de condominio o facturación de un periodo (mes) determinado, las consultas permitidas alcanzan a todos los recibos emitidos de cualquier año de la gestión. Se muestra a continuación. Los gastos que se consignan en esta pantalla, incluyendo los que se definen a partir del maestro de gastos (si es el caso que se han solicitado), son aquellos que serán distribuidos a todos los propietarios según la alícuota definida o declarada en los archivos de apartamentos. Si es el caso que se desea usar para un gasto común en particular una alícuota diferente entonces se debe proceder a marcar con doble clic la columna correspondiente a AL1 para que aparezca un “No” en la lista y hacer lo mismo en la columna de la alícuota que se requiera para que esta tome el valor “Si” y el sistema la use para distribuir ese gasto.

Primero se coloca el año deseado y después el mes y al pulsar la tecla Enter en la casilla del mes la lista de gastos correspondientes a ese periodo se actualiza en pantalla permitiendo eliminar, agregar o modificar gastos. El informe que aparece señalado como “Gastos” presenta los gastos comunes expresados en esta ventana, totalizados y con su fondo de reserva, listo para ser distribuido a las juntas de condominio

Esta etiqueta muestra el edificio elegido

Esta etiqueta muestra el estado de la facturación del periodo correspondiente. EMITIDO o NO EMITIDO





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Gastos Particulares

La lista amarilla presenta la lista de apartamentos y sus propietarios, al elegir alguno de ellos la lista identificada con el color marrón claro es actualizada con los gastos particulares que le corresponden a ese apartamento.

Se denominan gastos particulares distribuibles aquellos que el sistema distribuye igualitariamente entre los apartamentos que se elijan a tal fin. Ejemplo: si el gasto es de 100.000,00 Bs. Y se eligen los cuatro (4) primeros apartamentos (A11, A12, A13 y A14) cada uno de ellos tendrá un monto particular de 250.000,00 Bs.

Se denominan gastos particulares alícuotados aquellos que se distribuyen entre un grupo de apartamentos en una proporción no igual y que se define en el momento de definir el gasto correspondiente.





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Al pulsar el botón particular aparecen los controles para definir el gasto particular que se esta agregando y el monto correspondiente.

Agrega el gasto particular al apartamento A13





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Se comporta igual que el anterior, solo que el gasto correspondiente se distribuye a partes iguales entre los apartamentos que se hayan seleccionado a tal efecto.





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Este caso se manipula de tal forma que el gasto definido se distribuye entre aquellos a los cuales se les defina una alícuota de distribución, el botón resultado muestra como se distribuye el gasto.

Seleccionando el apartamento al que se le va a asignar un alicuotado, se escribe en el cuadro de texto etiquetado como “Alícuota” la cantidad que se aplicara como factor de distribución, al pulsar el botón Resultado aparece la cantidad que le corresponde al apartamento seleccionado, debe notar que la etiqueta “Suma” muestra la sumatoria de las alícuotas aplicadas que debe ser 1 para que el gasto sea distribuido en su totalidad. Una vez pulsado el botón aceptar se distribuye el gasto de la forma definida.





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Recibos

Una vez se han definido todos los gastos que constituyen una facturación a la comunidad se puede consultar o emitir cualquier recibo de cualquier periodo para la cantidad de apartamentos que se requiera, o todos, o uno o un grupo de ellos, en el siguiente ejemplo se ha seleccionado un grupo (Para seleccionar un grupo continuo situé el cursor en el primer ítem presione la tecla SHIFT y con ella presionada seleccione el ultimo ítem y para seleccionar ítems salteados presione la tecla CTRL manténgala presionada y elija el ítem o los ítems que desee):

Al presionar el botón Recibo V. o Recibo H. se ejecuta el reporte correspondiente y aparece la correspondiente pantalla típica mostrando las facturas de los apartamentos elegidos. Recibo H. es una versión de recibo que presenta en despliegue apaisado original y copia del recibo y Recibo V. es la versión de recibo normal en una pagina tamaño carta.





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Módulo de cobranzas

En la sección de edificios, usando el botón “Edificios” se presenta la siguiente ventana:

El campo interés Morosidad contiene el interés, definido en cantidad decimal, aplicado al periodo mensual correspondiente y el campo Meses para Morosidad indica la cantidad de periodos mensuales desde la cual se comienza a calcular los intereses de mora de una obligación, lo mismo aplica a los gastos de cobranza.





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La siguiente pantalla indica los controles disponibles en el modulo de cobranzas.

El seleccionar un propietario en el control desplegable de apartamentos se llena la lista con todas las obligaciones pendientes de ser pagadas por el propietario. Separando, para su cómoda inspección, los valores que corresponden a gastos comunes alicuotables, gastos particulares, notas de crédito e intereses de mora. Las notas de crédito se generan cuando se paga más o menos de lo que se ha seleccionado. Realizan doble clic en la columna “Pagar” aparece en la celda correspondiente de esta columna un asterisco indicando que esa obligación ha sido seleccionada para ser pagada y en consecuencia su monto aparece en el campo “Total a Pagar” y se resta del campo “Total saldo deudor”, y se repite con cada elección adicional sumando la cantidad al campo “Total a Pagar”. Realizando doble clic sobre la celda deseada de la columna “Pagar”, en caso de estar seleccionada la misma que deseleccionada y viceversa,

Este botón actualiza la información que muestra el informe CxC





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Una vez que se queda conforme con las obligaciones pendientes a ser pagadas se procede a registrar el cobro usando el botón “COBRAR”. Hecho esto aparecen los siguientes controles:

El campo Total a Pagar a tiene un color diferente indicando que puede ser editado, esto es lo que genera una nota de crédito en caso de que el propietario quiera pagar una cantidad mayor a la que originalmente existe en este control, la nota de crédito generada es por la cantidad sobrante y en caso de que el propietario pague una cantidad menor a la indicada también se genera una nota de crédito por dicha cantidad y no se registran las obligaciones parcialmente pagadas. Puede colocar la fecha a su voluntad aunque el sistema sugiere la fecha actual, puede elegir la forma de pago (cheque, depósito, transferencia, efectivo), puede consignar el banco usado y el número que identifica el instrumento. Si usa el botón Cancelar nada se registra y si usa el botón aceptar el cobro entonces los valores correspondientes se registran como un cobro y desaparece de la lista superior y los controles correspondientes se hacen invisibles.





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Si se desea cambiar el valor de alguna obligación en sus columnas “COMÚN”,”PARTICULAR”, “MORA” o “NOTA CRÉDITO” se coloca el puntero del Mouse sobre la celda que se requiere y se pulsa el botón secundario del Mouse de esta manera aparecen los siguientes controles:

Aparece un control de texto y un botón en el control de texto debe colocarse la clave de solvencia para autorizar la modificación de la celda, al permitir el aspecto cambia a:

En la caja de texto se coloca el valor que se requiere (en este ejemplo es el valor 500) y se pulse el botón permitir lo que desencadena la sustitución del valor.

El botón Revertir cobro hace que aparezcan dos cajas de texto para tipear en ellas el año y el mes que se desea revertir, una vez terminada esta digitalización se pulsa enter





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con el foco en la caja de texto del mes, desaparecen los controles y aparecen las obligaciones en la lista revertidas del registro de cobranzas.

El botón “APERTURA” presenta un campo de texto en el que se puede escribir una cantidad, un año y un mes al que se le desea imputar ese movimiento, este puede ser positivo o negativo representando respectivamente una obligación o un crédito, al aceptarse el monto aparece dicho movimiento en la lista de obligaciones.

El botón “SOLVENCIA” presenta los siguientes controles:





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El dialogo “Autorizando solvencia” aparece cuando el propietario no se encuentra solvente y en el texto explica el procedimiento para autorizarlo, si el propietario se encuentra solvente el sistema presenta la solvencia sin mas preámbulos al presionar el botón “Permitir”. En el caso de no ser solvente se debe escribir la clave de autorización (viene preconfigurada como “admin”, pero usted puede cambiarla) de solvencia y pulsar el botón “Permitir” y si se desea cambiar la clave de autorización de solvencia se coloca la clave actual en el campo “Actual” y se escribe la nueva clave en el campo “Nueva”. El modelo de solvencia se presenta a continuación:

Los botones restantes son reportes que contienen lo que indican sus nombres.




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