Manual Concar

5/12/2018 Manual Concar - slidepdf.com

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Software de Contabilidad

MANUAL DEL USUARIO

Versión Visual 11.88

Especialistas en Software EmpresarialCalle Manuel Fuentes 833 San Isidro Tlf. 440-5440



CONTENIDO



CAPITULO 1

INTRODUCCION

El presente documento tiene por finalidad servir como guía en la administración y operación delsistema de Contabilidad General, CONCAR Versión Visual.

Características:

A) Diseño modular mediante el uso de menús que permite gran facilidad de operación por elusuario final.

B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,descentralizando así las funciones operativas del centro de cómputo.

C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cualle permite alimentar y obtener información en tiempo real.

CAPITULO 2

DESCRIPCION GENERAL

Desarrollado para ser utilizado por el área de Contabilidad, en la elaboración de los libroscontables, balances y estados financieros. posibilitando de esta manera mejorar la oportunidady confiabilidad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Dirección.

La concepción del sistema se basa en la información que soportan las diferentes bases dedatos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugadoscon la información variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado quese obtienen.

Las características principales del sistema son las siguientes:

FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA

El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras,navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios.

ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL YDOLARES

Los Estados financieros, libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en monedanacional y dólares.

ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS

Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios,empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Los clientes, proveedores u otrospueden ser codificados por el RUC, o por un código interno de la empresa.

REPORTES POR CENTROS DE COSTOS

Se puede emitir información por centros de costos o departamentos de las cuentas deingresos y egresos. El código de centro de costo puede tener 6 dígitos o letras.



VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS

Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobación ygenerales, ganancias y pérdidas, costos, diario, mayor, análisis de cuentas, registro de ventasy compras.

REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA

El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sintener que efectuar cierres.

REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA

Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamentecodificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automáticamente.El sistema efectúala validación de datos conforme se van registrando los datos minimizando los errores y alterminar el comprobante se controla que cuadre pudiéndose dejar pendiente. Las compras yventas producen asientos automáticos.

EMISION DE CHEQUE-VOUCHER

El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o losvouchers de cheque manuales, presentando información de cheque girado por banco, fecha yproveedor.

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS

Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otrossistemas auxiliares computarizados, para evitar la digitación.

CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES

Los comprobantes pueden ser ingresados en dólares, moneda nacional u otra moneda, segúnla moneda original de la operación y el sistema los convierten a moneda nacional y dólares deacuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o según el tipo de cambio en particular que sedesee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efectúe la conversión de uncomprobante.

REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO

El sistema regulariza automáticamente mediante un asiento los saldos de documentos enmoneda nacional o dólares ya cancelados pero que no se les aplicó el ajuste por diferencia decambio al momento de cancelarlos, simplificando en trabajo.También genera un asiento automático de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, alcierre del mes de las cuentas que se le indique.

GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS

El sistema genera cuentas automáticas de dos formas:Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automático de cada cuenta. Por la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a código de costo, pudiéndoseestablecer en estos casos porcentajes.

CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática en lamoneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automáticamentepueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliación deben ingresarse losmovimientos de los estados de cuenta bancarios.



PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Existe la opción para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecución en base a los movimientos contablesautomáticamente.

ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT

El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedoresregistrados, se puede crear automáticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBFpara el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad detiempo.

VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA

Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite unsignificativo ahorro de papel y de tiempo de impresión ya que solo deben imprimirse losreportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadasamigablemente.

TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL

El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automáticamente.

ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO

Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarloen pantalla permitiendo de esta manera disponer de información de meses anteriores para laGerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.

ARCHIVOS PARA EL PDT ± SUNAT

El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDTde Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrán ser exportadosal diskette del PDT.

AJUSTES POR INFLACIÓN

El proceso de ajuste por inflación se puede configurar de manera amigable en el módulo deajuste. Este cuenta con diferentes características así como el mantenimiento de índices deinflación, las cuentas de ajuste ACM y l generación de los asientos contables.



CAPITULO 3

INGRESO AL SISTEMA

En el escritorio de Windows en cada estación se ha creado una carpeta con tres iconos dentrode ella. Se abre haciendo doble click con el mouse y luego doble click en el icono del programautilizar.

Debe ingresar el Usuario y el Password con mayúsculas. Como usuario inicial elpredeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales.

Para ingresar al sistema deberá ingresar el código de la compañía o pulsar el botón con laflecha para seleccionar. En este caso aparecerá la ventana de ayuda para seleccionar elcódigo.



EXPLICACION DE LOS MODULOS

El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en módulos, cada uno de estos módulosse encarga de manejar una actividad específica del sistema, de la misma forma en que seencuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboración de un balance se hadividido el sistema en los siguientes módulos.

Los módulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes:

1) Módulo de Archivo (Base de Datos Principales)

2) Módulo de Registro de Comprobantes

3) Módulo de Consolidación ó Cierre

4) Módulo de Emisión de Reportes Mensuales

5) Módulo de Análisis de Cuentas

6) Módulo de Presupuesto

7) Módulo de Licencia del Software

8) Módulo de Proceso de Conciliación Bancaria (CTMENU.EXE)

9) Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE)

10) Movimiento de Datos

11) Copia de Seguridad

12) Reportes Varios

13) Módulo de PDT de Honorarios

14) Módulo de Ajuste por Inflación

Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Menú Principal, el cualcontiene una lista con todos los módulos programados, permitiendo así, poder ingresar acualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar.



1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)

El módulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento yconsulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas quemantienen la información relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella información quesufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizana la empresa.

Entre los procesos que se permiten realizar en este módulo son: el de mantenimiento (Adición,modificación, eliminación, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos.

Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son lossiguientes:

a) Plan de Cuentas

b) Anexos

c) Tablas Generales

d) Tipos de Cambios

e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9

f) Tabla de Numeración de Comprobantes

g) Tabla de Asientos de Cierre

1.a PLAN DE CUENTAS

La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables delsistema, cada una con sus propias características. El código de cuenta puede contener hastaocho dígitos, el usuario deberá definir la cantidad de dígitos a utilizar según sus necesidades yprocederá a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas lascuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que

la cuenta tenga muchos dígitos ya que existen los Códigos de Anexos (8 caracteres paraidentificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Código de Centro deCosto (3 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera)que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dígitos deben usarse como títulos(Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario losdesea también pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Además, cadacuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas características devalidación para efectos del ingreso de asientos así como para emitir reportes.

El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobrelos datos a registrar porque de estos dependerá la exactitud de la información.

Se recomienda tener especial cuidado en la asignación de los datos de cada cuenta para evitar distorsiones en la información que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE

ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos elsistema proporcionará información de saldos de análisis de cuenta (documentos pendientes)Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues losdatos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Análisis de Cuentas.Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles u dólares parafacilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentospendientes.



COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS

Mantenimiento del Plan de Cuentas:

Los datos a ingresar son los siguientes:

Campo Descripción

CUENTA El código de cuenta contable puede contener hasta 8 dígitos. Los títulos de las cuentas deberántener dos o tres dígitos.

DESCRIPCION La descripción de la cuenta



TIPO DE CUENTA Según la Tabla General 08. Los tipos validos son : A = ActivoP = Pasivo y PatrimonioG = Ganancias y pérdidasX = Títulos a 2 o 3 dígitosV = Gestión variasO = Orden

La asignación del tipo de cuenta depende del tipo deplan de cuentas que se use o del tipo de empresa(financieras, seguros, cooperativas, industriales,comerciales, servicios).En el plan de cuentas para empresas comerciales,industriales o servicios normalmente el tipo es:Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas deactivos, pasivo y patrimonio.Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68,71,72,78,79,8X se pueden considerar como degestión varias.Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 puedenconsiderarse como de Ganancias y Pérdidas.Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como de

gestión varias para Costo de Producción o deGanancias y Pérdidas para Gastos de Adm. Vtas. yFinancieros.

NIVEL DE SALDO Este campo sirve para indicarle al sistema quemantenga los saldos de las cuentas según el nivel deanálisis que se desea.Es importante definir adecuadamente estos nivelespara poder optimizar el uso de espacio de losarchivos (disco) y obtener la información adecuada.El sistema mantiene una base de datos histórica decada movimiento de cargo y abono de las cuentascon nivel 2 o 3.Esto niveles pueden ser :1 : SALDO POR CUENTA .- Este nivel es para lascuentas que no tienen anexo y que no requieren tener control de cuenta corriente. Generalmente tienen nivelde saldo 1 son las clases 6 , 7 , 8 , 9, pero si elusuario lo desea puede asignarle otro nivel a estascuentas.2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Mantienecuenta corriente por cuenta y anexo. Permiteconsultar o imprimir los saldos por cuenta y por código de anexo. Normalmente es para las cuentasde bancos, cuentas por cobrar al personal y otras quese requiera.3 : SALDO POR CUENTA, ANEXO, DOCUMENTO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta, anexo ydocumento. Permite consultar o imprimir saldos por cuenta, anexo y documento. Para este nivel esobligatorio que la cuenta tenga anexo y documento dereferencia. Normalmente es para la cuenta declientes, proveedores, pagares.

NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel desaldo de 1 a 2 o 3, deberá realizarse un procesogeneración de saldos del modulo de análisis decuenta para el sistema acumule el movimiento de lacuenta modificada.



TIPO DE ANEXO Este dato permite subdividir una cuenta para sumejor análisis, en códigos complementarios llamadosCódigos de Anexo Este campo será llenado con eltipo de según la Tabla General 07. Los tipos validosson:0 cuenta corriente bancos (obligatorio)C Clientes

T PersonalP ProveedoresV VariosUn espacio en blanco indica que no requiere códigode anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 sepuede asignar el tipo de anexo C, y al registrar unmovimiento contable para cualquiera de estascuentas el sistema pedirá en forma obligatoria que sedigite el código del cliente (anexo).

TIPO DE ANEXO REFERENCIAL Este dato permite subdividir una cuenta para sumejor análisis, en códigos complementarios llamadosCódigos de Anexo Este campo será llenado con eltipo de según la Tabla General 07. De esta manera

una cuenta contable puede tener dos códigos deanexos. Es decir que permite tener una segundaposibilidad de clasificar los movimientos contables yemitir reportes por el mismo.

CENTRO DE COSTO Este campo indicará que la cuenta requiere Centro decosto al registrar el movimiento contable (según TablaGeneral 05 ). Ser usado sólo para las cuentas deingresos o gastos, para indicar la procedencia y poder obtener los reportes por Centro de Costo.Este campo ser llenado con dos opciones:"NO" Indica que la cuenta no requiere del uso seCentro de costo."SI" Indica que la cuenta requiere del uso deCentro de costo.

DOCUMENTO REFERENCIA Este campo indicará si la cuenta requiere que seingrese como dato obligatorio el tipo, numero y fechade documento al registrar un movimiento contable(según Tabla General 06 para cuentas varias y TablaGeneral 15 para cuentas de Conciliación Bancaria).Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S",en forma obligatoria.Este campo será llenado con dos (02) opciones:"N" Cuenta no requiere de tipo y número dedocumento."S" Cuenta requiere de tipo, número de documentoy fecha.

FECHA VENCIMIENTO. Este campo sirve para indicar si la cuenta requiereque se ingrese como dato obligatorio la fecha devencimiento al registrar el movimiento contable. Elcampo será llenado con dos opciones:

"S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento."N" Cuenta no requiere de una fecha de vencimiento.



AREA Este campo permite para esta cuenta al momento deregistrar el movimiento contable se le asigne uncódigo de área de acuerdo a la Tabla General 26,para posteriormente emitir el Reporte por áreas. Unaaplicación puede ser para clasificar los ingresos yegresos de efectivo (Flujo de Efectivo)

Este campo será llenado con dos opciones:"N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area."S" Indica que la cuenta requiere del uso de Area

REGISTRO DE LA CUENTA Indicará si la cuenta se puede registrar por medio decomprobantes manuales o sólo en forma de asientosautomáticos. Los valores asignados pueden ser :M = Manual A = AutomáticoLas cuentas que se generan automáticamentepueden ser marcadas como automáticas para evitar que sean digitadas manualmente.

MONEDA DE REFERENCIA Sirve para identificar la moneda en que se

mantendrán los saldos de la cuenta. Permite emitir elcuadro de análisis cuenta "Documentos Pendientes,en una sola moneda". (CTDOCU08).El proceso automático de Ajuste de la Diferencia decambio utiliza estos datos para determinar si actualizael saldo en soles o el de dólares.

CUENTA AJUSTE Este campo indicará si la cuenta es producto delajuste por corrección inflación ( ACM ) para permitir incluir o excluir su saldo de los estados financieros.Este campo será llenado con dos opciones:"N" Indica que no es cuenta de ajuste ."S" Indica que es cuenta de ajuste.

CONCIL. BANCOS Este campo indicará que la cuenta se considerarápara el proceso de Conciliación Bancaria automática.Debe usarse sólo para las cuentas de bancos. Estecampo será llenado con dos opciones:"N" Indica que la cuenta no se concilia ."S" Indica que la cuenta se concilia

CUENTA CARGO Este campo indicará la creación de un cargoautomático a nivel de comprobante, en el procesomensual.

CUENTA ABONO Este campo indicará la creación de un abonoautomático a nivel de comprobante, en el procesomensual.



FORMATO DE BALANCE GRAL. Indica que código de agrupación o donde seacumulará el movimiento de la cuenta para efectosdel Balance General. El sistema solicitará esteformato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P".Los formatos validos están en la TABLA GENERAL10.

FORMATO DE GAN.PER FUNCION Indica que código de agrupación o donde seacumulará el movimiento de la cuenta para efectos delos Cuadros de Ganancias y Pérdidas por función. Elsistema solicitará este formato para las cuentas quetienen tipo "G" . Los formatos validos están en laTABLA GENERAL 11.

FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZAIndica que código de agrupación o donde seacumulará el movimiento de la cuenta para efectos delos Cuadros de Ganancias y Pérdidas por naturaleza.El sistema solicitará este formato para las cuentas6XX a 9XX . Los formatos validos están en la TABLAGENERAL 13.

FORMATO DE COSTOS Indica que código de agrupación o donde seacumulará el movimiento de la cuenta para efectos delos Cuadros de Costos. El sistema solicitará esteformato para las cuentas que tienen "S" en el campoCENTRO DE COSTO. Los formatos validos están en

la TABLA GENERAL 12.



FORMATOS ALTERNOS

FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos dela TABLA GENERAL 71 el cual nos servirá paraemitirlos en los reportes de ingresos y gastos.

FORMATO DE COSTOS Es un comparativo de ingresos y gastos por centros

de costos configurables en la TABLA GENERAL 72.FORMATO DE BALANCE GRAL. Su comportamiento es igual al formato de balance

general pero nos permite configurar otro tipo debalance especificado en la TABLA GENERAL 20.

FORMATO DE GAN. PER. FUNCION De acuerdo a la TABLA GENERAL 21

FORMATO DE GAN. PER NATURAL. De acuerdo a la TABLA GENERAL 23

OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS

A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE

REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deberádesagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos :

- Registrar en el sistema un comprobante incompleto ³cancelando" el saldo global de lacuenta sin anexo y documento.

- Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuentarespectiva.

- Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuentamodificada con su respectivo anexo y/o documento.

B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deberáefectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o desde elmes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente.Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines de Análisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidiría el movimiento histórico anual.

C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas.

1) Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) y la clase 9 debe generarseautomáticamente

1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usará centro de costo y a la vez seregistra cuenta de cargo y abono automático, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genereduplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vacía no se produce este error).

1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usará centro de costo , lo queorigina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuentaautomática 9 y 79.



1.b. CÓDIGO DE ANEXOS

Los códigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirven para identificar a losclientes, proveedores, personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa deseecontrolar. El código de anexo puede tener hasta 18 dígitos o letras.

Esta base de datos es utilizada para registrar los códigos de anexos que haremos referencia en

nuestros asientos contables y reportes y consultas de análisis de cuenta.Los códigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos deanexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Estos códigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que seproduce una transacción contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados,obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehículos. Y otros que la empresarequiera.

Para la codificación de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o un códigopropio de la empresa.

Ejemplo :

Proveedores

15202505 Alternadores S.A.21168319 Alianza Motor S.A.

AME01 American Machine CO.

Clientes

21168319 Real Systems S.A.99145236459 Empresa S.A.C.

Chasis

123456789012345678 Nissan SW Negra Diesel Automática ABC543210123456VB Toyota Corolla Blanco Gas. Mecánica



COMPOSICION DE ANEXOS


TIPO DE ANEXO Identifica el grupo a que corresponderá el código delanexo. El tipo de anexo "0" esta reservado parabancos , pudiéndose asignar cualquier numero paralos otros tipos.



ANEXO Código de 18 caracteres para identificar el anexo.

DESCRIPCION Nombre del anexo.

REFERENCIA Según necesidad de la compañía, pudiendo colocar ladirección o teléfono.

RUC Indicar para clientes y proveedores pues este dado seusará para la impresión del Registro de Compras yVentas.

MONEDA MN = Soles ,US = Dólares, ESPACIOSEste campo es obligatorio para los tipos de anexo ´0´anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirvepara la Conciliación Bancaria automática. Para otrascuentas es sólo referencia.

ESTADO V = Vigente o A = Anulado

DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO

Los datos complementarios sirven en su mayoría para identificar los datos de los servicioscontratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT deHonorarios solicitado por la SUNAT.



1.c. TABLA GENERAL

La Tabla General es aquel donde se define todos los códigos especiales que van a servir parala identificación y validación de algunos datos característicos de la empresa usados en elsistema.

Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprenderán del 00

al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como índice de tablas.Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (código de búsqueda) y unadescripción (significado).


OPC Opción - Puede ser Alt + C = Creación , Alt + M =Modificación y Alt +E = Eliminación

CODIGO Es el código de hasta 8 caracteres , que sirve paraidentificar de un elemento de la tabla.

DESCRIPCION Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elementode la tabla.



Entre las tablas a definir se encuentran :

TABLA No 00.INDICE DE TABLAS.

Aquí se codificarán todas las Tablas que se mantendrán como parte de la Tabla general. Estecódigo tendrá un campo de dos (2) caracteres.

TABLA No 02. SUBDIARIOS. Aquí se codificarán todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compañía, sirve parapoder identificar el tipo de operación que se esta efectuando. Este código tendrá un campo dedos (2) dígitosLos subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los únicos que nopueden ser variados son el 00 , 90 y 99.Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generación de cuenta automáticas.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

00 Asiento inicial (de apertura)

01 Caja02 Bancos04 Registro de Compras05 Registro de Ventas90 Carga inicial de conciliación bancaria99 Asiento de Cierre

TABLA Nro. 03 CÓDIGO DE MONEDA.

Esta tabla servirá para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad,dicho código tendrá un campo de dos (2) caracteres.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

MN SolesUS Dólar



TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS.

Esta tabla determina mediante un código de seis (6) dígitos o letras los departamentosadministrativos o plantas de producción en las que estará divididos la empresa para efectos decosteo y así determinar la procedencia del Ingreso o gasto. También puede usarse paraidentificar líneas de productos o servicios, así como otra aplicación que le pueda dar laempresa.

EJEMPLOCÓDIGO DESCRIPCION

001 Gerencia General002 Gerencia Administrativa003 Departamento de Contabilidad004 Departamento de Computo101 Tienda Miraflores102 Tienda San Miguel

El sistema solicitará este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas delPlan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.

La utilización principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales seemiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se puedenconsolidar varios centros por el primer dígito.

Este dato también servirá para efectuar la transferencia automática de las cuentas 6xx a la9xx, según lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilización se realiza por laclase 6.

TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS.

En esta tabla se codificará toda la relación de tipos de documentos que usará la compañía yque se ingresarán al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operacionesdiarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento deReferencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarán el la Tabla General 15 ).El usuario del sistema deberá crear en esta tabla los documentos que utilizará en el registro desus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas)

El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitirá identificar las operaciones realizadas enlas consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para losreportes de Análisis de Cuentas y documentos pendientes.En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo almomento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solocampos numéricos, 01 en lugar de FT.En la columna 59 se deberá indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COAy para la impresión de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley)

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

BV Boleta de Ventas 01 03FT Factura 02 01LT Letra 03NC Nota de Crédito 04 07ND Nota de Débito 05 08RC Recibo Serv. Públicos 06 13RH Recibo de Honorarios 07 02TK Ticket 08 12BA Boleto aéreo 09 05



TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO.

En esta tabla se identificará con un código (de un carácter) todos los tipos de anexos quesirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o códigos de anexos en laTabla de Anexos.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

0 Bancos (no modificable)C ClientesT PersonalP ProveedoresV Varios

TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE

Es el código que permite clasificar ó estructurar el Balance General .Esta Clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos dedeterminadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

1100 ACTIVO CORRIENTE1101 Caja y Bancos1102 Cuentas Corrientes1199 TOTAL ACTIVO CORRIENTE2000 PASIVO2100 PASIVO CORRIENTE2108 Cuentas por Pagar Comerciales2199 TOTAL PASIVO CORRIENTE3000 PATRIMONIO3101 Capital Social3101L **(Ojo , deja línea en blanco)*3110 Resultado del Ejercicio3899 TOTAL PASIVO3999 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 00 , corresponden a títulos y no deben ser asignados acuentas.Los códigos cuyos últimos 2 dígitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignadosa cuentas.Los códigos cuyos últimos 3 dígitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) yPatrimonio (3).El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como código el 3110 en forma fija.Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formatoagregándole la letra "L".Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código delformato agregándole la letra "R".Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cadarubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , sepodrá indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuandoel saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso desobregiros bancarios o anticipos a proveedores.



TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Ganancias y Pérdidas.Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos dedeterminadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

1000 VENTAS (SUBTÍTULO)1001 Ventas1002 Ingresos Financieros1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)1101 Costo de Ventas1109 TOTAL COSTO DE VENTAS1201 UTILIDAD OPERATIVA1201F 1009,1109 (FÓRMULA)

SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y nodeben ser asignados a cuentas.

SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , corresponden a subtotales y nodeben ser asignados a cuentas. El programa totalizará todos los rubros cuyos 2 primerosdígitos son iguales al SUBTOTAL.FÓRMULAS : Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a lasnecesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con ladescripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA fórmulalleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estosrubros pueden ser también totales (xxx9).Por ejemplo el rubro 1201F , es una fórmula que el programa calcular sumandoalgebraicamente los rubros 1099 y 1109.

Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que elresultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formatoagregándole la letra "L".Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código delformato agregándole la letra "R".Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cadarubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".

TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS

Es el código que permite clasificar ó estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificación sebasa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en unrubro principal permitiendo así su correcta presentación.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

0001 Alquileres0002 Gastos de personal0003 Tributos



TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS.

En esta tabla se codificará todos los tipos de documentos que se ingresarán al registrar losmovimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias ,así como en el PROCESO DE CONCILIACION.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION Debe/Haber CH Cheque HEN Entrega DNA Nota de Abono DND Nota de Cargo/Débito HXA Extorno abono DXC Extorno cargo H

En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista contable.

TABLA Nro. 26 AREAS

En esta tabla se codificará las áreas que ser n informadas al registrar el movimiento contable

de aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es paraobtener los Reportes por áreas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a susnecesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuación se detalla.

CÓDIGO DESCRIPCION

001 APERTURA002 TRANSFERENCIAS010 COBRANZA A CLIENTES020 OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION050 PAGOS A PROVEEDORES060 PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES070 OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIÓN110 INGRESOS POR VENTA DE VALORES120 INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO130 OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION160 PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO170 PAGOS POR COMPRA DE VALORES

TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR

En esta tabla se codificará las cuentas a dos dígitos que deberán mostrarse resumidas en elMayor (CTMAYO02). En el mayor sólo se mostrará el total de cargo / abonos y saldo de todo elgrupo de cuentas.

EJEMPLOCÓDIGO DESCRIPCION

60 COMPRAS79 CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS



TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE

En tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre.

PUEDEN SER :CÓDIGO DESCRIPCION

S SALDART TRANSFERIRO OMITIR

TABLA Nro. 53 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS

Permite registrar los parámetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usará elprograma de Registro de Comprobantes de compras. La descripción detallada está el anexocorrespondiente.

TABLA Nro. 54 PDT DE HONORARIOS

Permite Configurar los parámetros para el proceso del PDT. Ver sección de PDT

HONORARIOS en el módulo de Utilitarios CONCAR.TABLA Nro. 55 PARÁMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMÁTICA

DE DIFERENCIA DE CAMBIO

En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de regularizacionesde diferencias de cambio

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

CTA01 121001 FACTURAS POR COBRARCTA02 421001 FACTURAS POR PAGARSUB1 25 SubdiarioXGA 76601 Cuenta de GananciaXGP 67601 Cuenta de Pérdida

Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en elformato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" enel Plan de Cuentas.

TABLA Nro. 56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS

Permite registrar los parámetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarán en elprograma de Registro de Comprobantes de ventas. La descripción detallada esta el anexocorrespondiente.



TABLA Nro. 58 PARÁMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMÁTICO DEDIFERENCIA DE CAMBIO

En esta tabla se codificarán los códigos datos necesarios para el proceso de ajuste dediferencias de cambio

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

CTA01 121001 M FACTURAS POR COBRARCTA02 421001 V FACTURAS POR PAGARSUB 26 SubdiarioXGA 76601 Cuenta de GananciaXGP 67601 Cuenta de PérdidaXMON UZ Moneda de Ajuste(*)

(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del día del mes para efectos del ajusteFASB.

Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato

CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.Posición 10 ).

TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DECUENTAS - programa CTLIST12

Es el código que permite clasificar ó estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12,que muestra los importes hasta 12 meses.Esta clasificación se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos dedeterminadas cuentas en un rubro principal permitiendo así su correcta presentación.

EJEMPLO

CÓDIGO DESCRIPCION

1000 VENTAS (SUBTÍTULO)1001 Ventas1002 Ingresos Financieros1099 TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)1101 Costo de Ventas1109 TOTAL COSTO DE VENTAS1201 UTILIDAD OPERATIVA1201F 1009,1109 (FÓRMULA)

SUBTÍTULOS : Los códigos cuyos últimos dígitos son 00 , corresponden a subtítulos y nodeben ser asignados a cuentas.SUBTOTALES : Los códigos cuyos últimos dígitos son 99 , corresponden a subtotales y nodeben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dígitosson iguales al SUBTOTAL.FÓRMULAS : Las fórmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a lasnecesidades del usuario. La fórmula se establece registrando en la tabla un rubro con ladescripción y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA fórmulalleva en el campo "descripción" hasta 8 rubros separados por comas en cada fórmula. Estosrubros pueden ser también totales (xxx9).Por ejemplo el rubro 1201F , es una fórmula que el programa calcular sumandoalgebraicamente los rubros 1099 y 1109.



ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendoel mismo criterio de las fórmulas.

Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posición 40 "-" , indicará que elresultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.Para dejar una línea en blanco, después de cada rubro se repite el código del formatoagregándole la letra "L".

Para imprimir rayas debajo de los importes, después de cada rubro se repite el código delformato agregándole la letra "R".Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato laletra ³T´Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJPara imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una línea en blanco, después de cadarubro se repite el código del formato agregándole las letras "RL".

TABLA Nro. 93 ± CONTROLES VARIOS

CLAVE DESCRIPCIÓN

AUTO S(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas en el archivo de

cuentas automáticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripción, en casocontrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportesde estado de cuentas con cuentas automáticas)

MEMOPM S(Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidación, en caso deconsiderarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configura estaclave el sistema asume por defecto S)

MONPRE US(Parámetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistemaasume US (Dólares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN.

PRN LPT1(Asigna el puerto de impresión para imprimir en modo MS-DOS, opción de texto en la pantallade diálogo de la impresión)

CTAAXXXX S(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automáticas para el balance, encaso de considerarlo se especifica S en la descripción, en caso contrario N. Si no se configuraesta clave el sistema asume por defecto S. ³XXXX´ viene a ser el código de la compañía)

COS S(Parámetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulación de centro de costos.Este proceso es útil para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)Se especifica en la descripción en la columna 58 el parámetro TOD para parametrizar acualquier cuenta el flag de centro de costo.

NUMLIB N(Permite digitar el número de comprobante libremente sin ninguna validación de mes para elnúmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripción. Elsistema asume por defecto N.)

EJER MMMM(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo dedoce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parámetro si setrabaja desde Enero a Diciembre.



APET S(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es ³N´ , en este caso elsistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)

TABLA Nro. 94 ± PARAMETROS DE VENCIMIENTOS

Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigüedad de deuda ubicado en el módulo de

reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB sonlas cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentaspor pagar. RPVE viene a ser la proyección de días de documentos por vencer y RVEN es laproyección de días de documentos vencidos.

EJEMPLO

CODIGO DESCRIPCIONCOB01 12101COB02 12102COB03 12301COB04 12302PAG01 42101PAG02 42102

PAG03 42301PAG04 42302RPVE 030,060,090RVEN 030,060,090

TABLA Nro. 95 TABLA DE AJUSTE POR INFLACIÓN

Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflación. Ver sección de Ajuste por Inflación en módulo de Utilitarios Concar.

TABLAS GENERALES RESERVADAS

Las tablas que se detallan a continuación no deberán ser modificadas por los usuarios. Sinembargo el sistema permitirá efectuar cambios en futuras ampliaciones:

TABLA DESCRIPCION USO

08 Tipos de cuenta Plan de cuentas

09 Nivel de saldo Plan de Cuentas,Proceso Mensual, Análisis de cuentas.

15 Tipos de documentos bancarios Conciliación bancaria16 Rubros de Conciliación bancos Conciliación bancaria

17 Tipos de conversión de moneda Registro de comprobantes/ProcesoMensual

18 Estado de la cuenta Plan de cuentas, Registro decomprobantes.

19 Registro de la cuenta Plan de cuentas, Registro decomprobantes.

41 Tipos de operaciones parael asiento de cierre Asiento de cierre

90 Descripción de mes Emisión de reportes

93 Controles del Sistema Emisión de reportes, ProcesoMensual



1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO

La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia enmoneda nacional de cada día. Esta tabla será usada por el sistema para convertir cada asientocontable a soles y dólares. Para registrar el tipo de cambio del dólar se deber usar el códigoUS. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer día (01) del mes cuyo cierre contablese desea procesar.

COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO

Los datos a ingresar son los siguientes:Debe seleccionarse la moneda a actualizar, luego se ingresará el año, mes, y a continuaciónlos tipos de cambio de cada día.

DATOS DE GENERALES

MONEDA Código de la moneda a registrarse

AÑO / MES Del período a registrar el tipo de cambio

DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO

DIA Fecha al corresponde el tipo de cambio

CAMBIO COMPRA Tipo de cambio M (Compra), según la Tabla General17.

CAMBIO VENTA Tipo de cambio V (Venta), según la Tabla General 17.Si este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismoque el tipo M



1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9

Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 ysu uso es opcional.Esta Tabla permite definir la forma como se generarán en forma automática las cuentas de laclase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6.El programa solo considerará las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automática, si

alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generará cuenta automática.En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y lascuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarán automáticamente.La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE.

COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANSFERENCIA



Los datos a ingresar son los siguientes:Debe seleccionarse la opción que se desee tomar y luego se ingresarán los datos para latransferencia automática.

DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS

CENTRO DE COSTO Código de centro de costo.

CTA CARGO Cuenta de cargo

CTA ABONO Cuenta de abono

FACTOR Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicará100.

El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vacía), el sistema nogenerará (transferirá) cuentas automáticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentasde la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan loscentros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indicadirectamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono.

Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para lageneración automática de cuentas.

Ejemplo para el uso de esta tabla

Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo101 Lavado102 Corte103 Planta eléctrica201 Gerencia202 Contabilidad205 Ventas

Tabla de transferenciaCENTRO DE COSTO CARGO ABONO FACTOR

101 Lavado 900001 799001 100102 Corte 900001 799001 100103 Planta eléctrica 900001 799001 090103 910001 799001 010201 Gerencia 910001 799001 100202 Contabilidad 910001 799001 100205 Ventas 920001 79900 100



En el Plan de Cuentas tenemos lo siguiente621001 Sueldos622001 Salarios636001 Electricidad y agua671001 Intereses799001 Cargas transferidas900001 Producción

910001 Administración920001 Ventas970001 Financieros

Asientos contablesCUENTA C.COSTO DEBE HABER

1) Manual621001 201 100621001 202 150622001 101 300622001 102 200636001 103 500411001 1250

Automático910001 100910001 150900001 300900001 200900001 450 Porcentual910001 50 Porcentual799001 1250

En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado ala clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.



1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES

En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el último numero de comprobantegenerado en forma automática por cada año/mes. Esta Tabla se actualiza automáticamente alregistrar los comprobantes con numeración automática, pero puede ser modificada cuando serequiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeración manual.

COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES


SUB.DIARIO Código de Subdiario

AÑO / MES PERÍODO

COMPROB. Último numero de comprobante generadoautomáticamente.

1.g. TABLA DE CONSOLIDACIÓN Ó ASIENTO DE CIERRE

En esta Base de datos se definen los asientos automáticos de cierre del ejercicio.En esta opción se deben crear las ³plantillas´ o modelos de cada asiento de cierre.

Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van acerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE ASIENTO y cada asiento producirá automáticamente un comprobante contable.Por ejemplo el asiento 001 servirá para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferirá elsaldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y así sucesivamente.Los asientos definidos en esta opción deben procesarse en el menú de asiento automáticoscon la opción de ASIENTOS DE CIERRE.



COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE


NUMERO DE ASIENTO Numero de secuencia

DESCRIPCION Esta descripción se grabará en la glosa delcomprobante contable.

COMPROBANTE Numero de comprobante que se produciráautomáticamente.

O(Opción) Alt+C=Creación,Alt+M=Modificación

Alt+E=Eliminación,Alt +R=Revisión, Alt +F=Finalizar

SC (Secuencia) Numero de secuencia o línea. Por ejemplo 01, 02 ,03, y debe ser digitada por el usuario.

OPERACIÓN Indica que operación se va ha efectuar con el saldode la cuenta o cuentas. Los valores validos son :S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entresi.T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas setransfieren a la CUENTA RECEPTORAX= Omitir. La cuenta indicada no se considerará eneste asiento.

CUENTA Código de la cuenta .Puede indicarse con todos sus dígitos o en formagenérica.Ejemplo de genérica 70X , incluye todas las cuentasque sus 2 primeros dígitos es 70. En estos casosdebe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 comotipo Titulo.

CUENTA RECEPTORA Código de la cuenta que recibirá el saldo de la cuentade origen.



2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES

Los asientos contables son recibidos por cinco opciones disponibles:

a. Registro de Comprobantes Estándar con Conversión (Asientos de diarios)b. Registro de Comprobantes Estándar sin Conversión (Asientos de diarios)

c. Comprobantes de Comprasd. Comprobantes de Ventase. Comprobantes de Cheques

La opción de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION, permiteregistrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos,caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante elsistema solicitará en código de moneda original y el tipo de cambio y convertiráautomáticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dólares yviceversa) todo los movimientos registrados en dicho comprobante., es decir el todo elcomprobante tendrá el mismo tipo de cambio.Con esta opción también se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de lasopciones del sistema.

La opción de REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION, permiteregistrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario,caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitaráen código de moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada línea o detalle delcomprobante el usuario podrá digitar el importe en soles y dólares de cada movimientocontable. Es decir que un comprobante cada línea o detalle puede convertirse o no la monedacontraria o puede tener un tipo de cambio diferente en cada línea o detalle.Con esta opción también se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de lasopciones del sistema

La opción de COMPROBANTES DE VENTAS, permite registrar los documentos de lasoperaciones de ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuario del sistemafinalizarlo. Esta opción permite registrar boletas y en este caso el sistema automáticamentedetermina el importe de I.G.V.

La opción de COMPROBANTES DE COMPRAS, permite registrar los documentos de lasoperaciones de compras y produce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisión a la,42 debiendo el usuario afectar la cuenta de gastos, activos o compras de existencias.El registro de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados ynumerados manualmente.

La opción de COMPROBANTES DE CHEQUES, permite registrar los cheques giradosproduciendo el comprobante contable con la afectación automática de la cuenta de bancos(104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 ocualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante creado automáticamente, esta opciónmantiene un archivo de los cheques girados, pudiéndose emitir el cheque/voucher en formatocontinuo, voucher de cheques manuales, relación de cheques girados por fecha/banco oproveedor.

También se puede registrar los comprobantes directamente en el sistema sin previacodificación, para lo cual se deberá indicar al sistema que se desea numeración automática almomento de ingresar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este casoel sistema efectuará la numeración de los comprobantes automáticamente.

El sistema permite la organización de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda quelos números de subdiarios estén en relación con los archivos físicos de documentos y tipos deoperaciones.



La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguienteestructura (EJEMPLO) :

SUBDIARIO COMPROBANTE MES

04 010001 0104 010002 01

04 020001 0205 010001 0105 010002 0105 020001 02

Cuando se desee modificar algún comprobante ya finalizado o pendiente se deberá indicar alsistema que no se desea numeración automática. Luego se deberá digitar el código deSubdiario y numero de comprobante.

El sistema verificará si el comprobante ya esta registrado , utilizando para dicha verificación elcódigo de SUBDIARIO y NUMERO DE COMPROBANTE.

El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultáneamente.

Un comprobante puede ser quedar en situación de "P" pendiente cuando se abandona laopción de Registro de movimientos, para continuar con el registro posteriormente.

El sistema rechazará los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado,es decir que ya se efectuó el Proceso mensual Definitivo.

Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opción en el Menú deRegistro de comprobantes.

Al ingresar a esta opción el sistema preguntar si se desea numeración automática, debiéndoseresponder con "SI" o "NO". Con "SI" el sistema asignará en numero de comprobante en formaautomática. Con "NO" , el usuario deberá registrar el numero de comprobante.



2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION

COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE

REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO El código de tipo de comprobante que lo identifica yque deberá existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE El número de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable.Los 4 siguientes dígitos será un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato día, mes y año.La fecha ser rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo)La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversión de dólares a soles y viceversa seesta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.

MONEDA El código de moneda que deber existir en la tabla detipo de moneda.



GLOSA Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo seimprimir n los 30 primeros.

TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usará paraconvertir el comprobante de soles a dólares oviceversa. Los tipos validos son los siguientes :

M = Tipo de cambio M (Compra), según la TablaGeneral 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos decambio diario en base a la fecha de comprobante.Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra)para el día de la fecha del comprobante.

V = Tipo de cambio V (Venta), según la TablaGeneral 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos decambio diario en base a la fecha de comprobante .Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debeexistir el tipo de cambio V (Venta) para el día de lafecha del comprobante.

C = Especial, en este caso el usuario debe indicar alsistema el tipo de cambio a utilizarse.

F = Fecha pasada, en este caso el usuario debeindicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipode cambio M (Compra) o V (Venta) en la Tabla detipo de cambios, el cual debe haberse generadopreviamente.

TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION ³C´

FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambiocuando el TIPO DE CONVERSION es ³F´

SITUACION Indicará si el comprobante esta finalizado , opendiente. Este dato no es modificable y se muestraen forma automática.

TOTAL COMPROBANTE Este dato se muestra automáticamente para loscomprobantes finalizados.

FECHA DE CONTROL Indica en forma automática la fecha real en que seregistro el comprobante.

HORA DE CONTROL Indica la hora de creación o modificación

USUARIO Indica el código de usuario que ha creado omodificado el comprobante



REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE

El sistema validará en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitará de acuerdo alas especificaciones del Plan de cuentas.


SEC SECUENCIA, el número de línea que en formacorrelativa y automática se asignar para cada línea

del comprobante.

CUENTA CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan deCuentas.

ANEXO CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base dedatos de anexos.

COS CENTRO DE COSTO. El código de centro de costoque deber existir en la TABLA GENERAL 05.

F DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o+) o abono (H o -)

IMPORTE IMPORTE. El importe del asiento



DOCMTO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo dedocumento de referencia que deber existir en laTABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15para las cuentas de Conciliación Bancaria.

El numero de documento debe registrarseapropiadamente ya que el sistema lo usa para³cancelar" las facturas y otros documentos,especialmente en las siguientes cuentas : ParaClientes (12X) o Proveedores (42X), larecomendación, es de que el número de documentose registre incluyendo el numero de serie ( sin guión ).Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse unalongitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : Eldocumento puede registrarse como FT 0010002412 otambién FT 0012412, en donde 00221 es el numerode serie y 2412 el número de factura. Los ceros delnúmero de serie es conveniente respetarlos pero losdel documento se pueden omitir, pero tanto en el

cargo como en el abono debe registrase exactamenteel mismo número, por que de lo contrario eldocumento figurar como pendiente en la cuentacorriente.Para las cuentas de bancos en caso de cheques laconciliación bancaria usa los últimos 4 números delcheque para la comparación contra el movimiento delestado de cuenta. El número de documento para éstaversión soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato día,mes, año.

FEC.VEN FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimientode referencia en formato día, mes y año.

ARE. AREA (Según TABLA GENERAL 26).

GLOSA Glosa del movimiento , por cada línea.(hasta 30caracteres



2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION


REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO El código de tipo de comprobante que lo identifica yque deberá existir en la Tabla General 02.

COMPROBANTE El número de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable.

Los 4 siguientes dígitos será un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA COMPROBANTE La fecha del comprobante en formato día, mes y año.La fecha ser rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo)La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversión de dólares a soles y viceversa seesta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.

MONEDA El código de moneda que deber existir en la tabla detipo de moneda.

GLOSA Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor sólo seimprimir n los 30 primeros.

SITUACION Indicará si el comprobante esta finalizado , opendiente. Este dato no es modificable y se muestraen forma automática.

TOTAL COMPROBANTE Este dato se muestra automáticamente para loscomprobantes finalizados.



FECHA DE CONTROL Indica en forma automática la fecha real en que seregistro el comprobante.

HORA DE CONTROL Indica la hora de creación o modificación

USUARIO Indica el código de usuario que ha creado omodificado el comprobante

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION

Los datos a ingresar son los siguientes:SEC SECUENCIA, el número de línea que en forma

correlativa y automática se asignar para cada líneadel comprobante.

CUENTA CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan deCuentas.

ANEXO CÓDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base dedatos de anexos.

F DEBE / HABER. El código que indica si es cargo (D o+) o abono (H o -)

DOCMTO TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo dedocumento de referencia que deber existir en laTABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15para las cuentas de Conciliación Bancaria.

El numero de documento debe registrarseapropiadamente ya que el sistema lo usa para³cancelar" las facturas y otros documentos,especialmente en las siguientes cuentas : ParaClientes (12X) o Proveedores (42X), la



recomendación, es de que el número de documentose registre incluyendo el numero de serie ( sin guión ).Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse unalongitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : Eldocumento puede registrarse como FT 0010002412 otambién FT 0012412, en donde 00221 es el numerode serie y 2412 el número de factura. Los ceros del

número de serie es conveniente respetarlos pero losdel documento se pueden omitir, pero tanto en elcargo como en el abono debe registrase exactamenteel mismo número, por que de lo contrario eldocumento figurar como pendiente en la cuentacorriente.Para las cuentas de bancos en caso de cheques laconciliación bancaria usa los últimos 4 números delcheque para la comparación contra el movimiento delestado de cuenta. El número de documento para éstaversión soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato día,mes, año.

FEC.VEN FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimientode referencia en formato día, mes y año

IMPORTE IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dólaresdado a que el sistema no lo va a convertir en losprocesos de ajuste, generalmente se usa en losasientos de apertura)

COS CENTRO DE COSTO. El código de centro de costoque deber existir en la TABLA GENERAL 05.

ARE. AREA (Según TABLA GENERAL 26).

GLOSA Glosa del movimiento , por cada línea.(hasta 30caracteres

2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRASEsta opción permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores enforma simplificada y automatizada. Esta opción se encuentra en el menú de Registro decomprobantes.

Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma automática un

comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la provisión.,

debiendo el usuario registrar sólo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx )

Para poder usar esta opción debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los

parámetros necesarios y actualizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la

SUNAT. Al registrar las compras por esta opción el comprobante contable que se produce, servirá

para el Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar.

Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras así como los de generación e impresión de

Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parámetros de

comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).



EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53:

AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG.1

CODIGO DESCRIPCION1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60

---------------------------------------------------------------------------

53 PARÁMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS

---------------------------------------------------------------------------

CTA01 MN42 421001 PROVEEDORES SOLES

CTA02 US42 421002 PROVEEDORES DOLARES

CTA03 MN46 461001 HONORARIOS SOLES

CTA04 US46 461002 HONORARIOS DOLARES

DOC01 FT H FACTURAS

DOC02 ND H NOTA DE DEBITO

DOC03 NC D NOTA DE CREDITO

DOC04 RL D RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS

DOC05 RH D RECIBO DE HONORARIOS

DOC06 RC D RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS

IGV 401001

ISC 401006

SUB1 04 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS 1

SUB2 14 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. 2

SUB3 15 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO 3

SUB4 16 IMPORTACIONES 1

SUB4 17 HONORARIOS 1

TIGV 18.00 TASA DE I.G.V.

XGEN 0000001 PROVEEDORES VARIOS

ZINA1 609009 GASTOS INAFECTOS

ZINA2 631099 SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS

ZZIGV 401002 IGV. COMPRAS CONTADO CAJA 1

ZZSUB01 10 SUBDIARIO CAJA

ZZOTR01 401004 RETENCION DE CUARTA



NOTAS :

Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así

como en la impresión del Registro de Compras.

CODIGO : CTAXX (Código de Compra)

Pueden existir varios códigos de compra, según la moneda y la cuenta que se afecte.En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea

registrar.

En la columna 3/4 debe indicarse un código cualquiera

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta

En la columna 20 debe indicarse la descripción de operación

CODIGO : DOCXX (Documentos validos)

En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla

general 06. Pueden existir varios tipos de documento.

En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber

En la columna 20 debe indicarse la descripción del documento

CODIGO : ISC (Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe registrarse si se está afecto al tributo).

CODIGO : IGV (Cuenta de Impuesto General a las Ventas)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Código de subdiario)

Código de subdiario a generar en forma automática, si hay varios el sistema solicitará este

dato, mostrando siempre el primero.

En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,

deben estar en la Tabla general 02.

En la columna 20 debe indicarse una descripción resumen del uso del subdiario.

En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimirá la

base imponible de acuerdo a lo siguiente :

Columna Concepto

1 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION

2 COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRABADAS

3 COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL

Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna.

Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 «..



CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL

En la columna 1 de la descripción se indicará el porcentaje de I.G.V.

CODIGO : XGEN (Código de proveedor genérico) OPCIONAL

Código de proveedor genérico.Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al proveedor en el archivo de anexos.

Al momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numero de RUC, los

cuales quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el

Registro de Compras , el programa tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del

archivo de anexos.

Parámetros que son utilizados en el programa de la impresión del Registro de Compras.

CÓDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL


En la columna 20 debe indicarse la descripción de la cuenta

Pueden ser varias cuentas

Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el

Registro de Compras, no efectuará el cálculo para determinar el monto afecto e inafecto y los

monto registrados con esta cuenta serán considerados en la columna de inafectos. Esto es

valido para los documentos registrados en la provisión de Comprobantes de compras o los que

se registran directamente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja o

reposición de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento

de referencia ³S´ (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas características de

la cuenta de IGV. Para compras contado.

CODIGO : ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL

En la columna 10 debe indicarse la cuenta de IGV.

En la columna 20 debe la descripción de la cuenta de manera referencial.

El objetivo de este parámetro es permitir registrar las compras cargándolas directamente al

gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta

42 o 46.

Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera:

CUENTA : 401002 DESCRIPCION : I.G.V. Contado

NIVEL : 2 ANEXO : P (Proveedores)

DOCUMENTO : S (Si)

El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo



CTA ANEXO D/H IMPOR DOCUMENTO FECHA GLOSA

635001 D 500

401002 00000001 D 180 FT 002-5456 03-06-96 GROMY S.A. RUC

2345678401002 00000001 D 90 FT 001-2223 01-06-96 CURIER S.A

RUC21168319

101001 H 1,770

Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para

estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calculará la base

imponible en base al monto del IGV. informado.

La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que

aparezcan estos datos en el Registro de Compras.

CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al

gasto por caja.) OPCIONAL .

Este parámetro funciona con el parámetro ZZIGVXX

Código de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras.

En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios,


En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimirá la

base imponible al igual que en el parámetro ZZSUBXX.

CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirán en la columna del registro de

Compras.



Pueden ser varias cuentas

Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de

Compras imprimirá el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO

FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..



REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS


REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

CÓDIGO DE COMPRA Elegir el código según la ventana de opciones

SUBDIARIO El código de tipo de comprobante que lo identifica y

que deberá existir en la Tabla General 02. Esautomático. Si existen mas de dos subdiarios en laTabla 53 el sistema permite modificar el subdiario.

COMPROBANTE El número de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dígitos indicar n el mes contable.Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

FECHA CONTABLE Fecha de contabilización.La fecha del comprobante en formato día, mes y año.La fecha será rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo).

La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversión de dólares a soles y viceversa seesta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.Se recomienda que la fecha de la factura y la delcomprobante sean iguales. Si es una factura del mesanterior y esta en dólares se recomienda digitar comofecha de comprobante el primer día del mes y usar elTIPO DE CONVERSION ³F´ , debiéndose informar la fecha de la factura.



CÓDIGO DE PROVEEDOR Según la Tabla de Anexos

NOMBRE Nombre de proveedor genérico (Cuando existe elparámetro XGEN en la tabla general 53.)

RUC Ruc del proveedor genérico

DOCUMENTO Tipo y numero de la Factura - nota de débito o notade crédito u otro comprobante de pago.El tipo de documento será validadoEl numero debe registrarse con su numero de serie sies que la tiene, separando el numero con un guión.Puede registrarse de la siguiente manera :

1-000005 o001-000005 o1-5

Al momento de imprimirse en el registro de Compraso para el sistema COA, el sistema separará la serie yle completará los ceros automáticamente, quedandoasí :

001 000005 o

001 000005 o001 5

FECHA EMISION Fecha de emisión de la factura, nota de débito,crédito.

ISC Importe de Impuesto Selectivo al ConsumoIGV Importe del Impuesto General a las Ventas

TASA Porcentaje afecto

ANEXO IGV Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo.

IMPORTE TOTAL Importe total del documento



TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para

convertir el comprobante de soles a dólares oviceversa. Los tipos validos son los siguientes :

M = Tipo de cambio M (Compra), según la TablaGeneral 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de

cambio diario en base a la fecha de comprobante.Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra)para el día de la fecha del comprobante.


C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse.

F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipode cambio en la Tabla de tipo de cambios. Estaopción debe usarse para los casos de facturas endólares de meses anteriores.

TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION ³C´, usar este campocuando la fecha de comprobante difiere de la fechade la factura. Ejemplo : facturas de meses pasadosen dólares.

FECHA TIPO CAMBIO Fecha a utilizar para la búsqueda del tipo de cambiocuando el TIPO DE CONVERSION es ³F´

GLOSA COMPROB. Esta glosa es general para todo el comprobante, elsistema asume automáticamente la glosa con elnombre del proveedor y el numero de documento,pero puede ser modificada. La glosa tiene hasta 40caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los30 primeros.

GLOSA MOVIMI. Esta glosa se grabará en cada movimiento delcomprobante siempre y cuando la cuentacorrespondiente tenga el indicador de Glosa en elPlan de cuentas.



-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MENSAJES DEL PROGRAMA

Este programa emite los siguientes mensajes :

1) Resultado de cálculo del IGV.. para determinar la correcta aplicación de la Tasa

2) Facturas duplicadas (ya registradas)

IMPORTACIONES

Las importaciones deben registrarse en tres comprobantes separados :

1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opción de comprobantes estándar yutilizando un subdiario diferente al de compras.

2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras)

3) Liquidación de Aduanas, en donde se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro deCompras)

En este ultimo el tipo de documento a utilizar será el Resumen de Liquidación de Aduanas o

PO Pólizas, que tendrán un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro

de Compras, les calculará automáticamente la base imponible tomando como referencia el

monto de IGV. Dado que a la fecha la SUNAT no ha definido un código de documento para la

Declaración única de importación para anotarlo en el Registro de Compras , se usará en la

columna 59 de la Tabla General 06 el tipo DU, para los documentos RL.



IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRAS

Existen dos opciones para imprimir el Registro de Compras :

1) Emisión del Registro de Compras ± Ajuste año anterior

Esta opción es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos A) Genera Registro de Compras.- Esta opción crea un archivo con las compras del

mes desde el cual se emite el Registro deCompras.

B) Consulta / Ajusta. - Esta opción permite modificar el archivo con lascompras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, oel monto imponible o inafecto de cada factura, sinafectar los comprobantes contables. Esta opcióndebe realizarse si ya no existen comprobantescontables por modificar o registrar.

C) Imprime Registro Imprime el Registro de Compras desde el archivogenerado.



2) Emisión del Registro de Compras -

Esta opción es la que debe utilizarse y consta de 4 pasos

A) Genera Registro de Compras.- Esta opción crea elarchivo con las compras delmes desde el cual se emite el Registro deCompras.

Esta opción debe procesarse después de realizar un proceso de cierre contable cuando se hayanagregado o modificado comprobantes contables.Este proceso selecciona los comprobantes decompras (subdiarios y cuentas indicadas en laTabla General 53), calcula la base imponible y elmonto inafecto y crea un archivo con las comprasdel mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es lacompañía y AAMM es el año/mes del movimiento).El archivo que se crea puede ser modificado sinafectar ;los asientos contables para luego ser impreso en el formato de Registro de Compras. Serecomienda que las modificaciones se realicencuando ya no se van a modificar o agregar más

comprobantes contables.Si se han modificado o creado comprobantes decompras y luego debe procesarse nuevamenteesta opción y las modificaciones que se hubieranhecho en el archivo COPPAAMM.DBF, seperderán..Este programa tiene las siguientes opciones :TASA DE IGV. : Asume 18 %FORMA DE CALCULO :NORMAL : El programa efectuará el recalculo de labase imponible e inafectos en base al monto delIGV ajustando el importe inafecto a la columnabase imponible si es menor a 1 % o si en menor aS/. 2.AJUSTADO : El programa recalcula la baseimponible en base al monto del IGV. y determina elmonto inafecto. Si el monto inafecto es menor alimporte indicado en CENTAVOS lo acumula en labase imponible. Esto es para no mostrar montospequeños con 0.01 o 0.02 como inafectos ya sonproducto del calculo con decimales.SIN RECALCULO : El Programa no realiza elrecalculo del IGV. y mantiene los valores tal comose han ingresado.

B) Consulta / Modifica. - Esta opción permite modificar el archivo con lascompras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, oel monto imponible o inafecto de cada factura, sinafectar los comprobantes contables. Esta opcióndebe realizarse si ya no existen comprobantescontables por modificar o registrar.

C) Imprime Registro Imprime el Registro de Compras desde el archivogenerado en moneda nacional o dólares.



2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS

Esta opción permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada.

Esta opción se encuentra en el menú de Registro de comprobantes.

Cuando se registra una factura por medio de esta opción, el sistema genera en forma

automática el cargo a cuenta 12X por la provisión y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por

el valor de venta.

Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV.

Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parámetros

necesarios.

EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 :

AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG.1

CLAVE DESCRIPCION

1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60

---------------------------------------------------------------------------

56 PARÁMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS

---------------------------------------------------------------------------

CTA01 MN12 121001 FACTURAS SOLES

CTA02 US12 121002 FACTURAS DOLARES

DOC01 FT D FACTURAS

DOC02 ND D NOTA DE DEBITO

DOC03 NC H NOTA DE CREDITO

DOC04 BV D BOLETA DE VENTA

IGV 401001

ISC 401004

OTR 46109 OTROS

SUB01 08 SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS

TIGV1 1 18.00

TIGV2 2 0.00

VTA01 701001 MERCADERIAS

VTA02 702001 PRODUCTOS TERMINADOS

XANUL 999999 DOCUEMENTOS ANULADOS

XGEN 000001 CLIENTES VARIOS

NOTAS :

Parámetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes así

como en la impresión del Registro de Ventas.



CODIGO : CTAXX (Código de Venta)

Pueden existir varios códigos de venta, según la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se

afecte.

En la columna 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desearegistrar.

En la columna 3/4 debe indicarse un código cualquiera


En la columna 20 debe indicarse la descripción de operación

CODIGO : CLAVE DOCXX (Documentos validos)

En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla

general 06. Pueden existir varios tipos de documento.

En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber

En la columna 20 debe indicarse la descripción del documento

CODIGO : ISC (Cuenta de ISC.)

En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe consignarse si se está afecto al tributo.

CODIGO : IGV (Cuenta de IGV.)

n la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Código de subdiario)

Código de subdiario a generar en forma automática, si hay varios el sistema solicitará este

dato, mostrando siempre el primero.

En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios ,


CODIGO : TIGVX (Porcentaje de IGV vigente

Porcentajes de I.G.V., vigentes. Estos datos son usados por el programa para procesar las

boletas de venta, para deducir en forma automática el monto de impuesto

En la columna 1 debe indicar la secuencia , puede ser igual al último dígito de TIGVX

En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.



CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirán en la columna del registro de Ventas.



Pueden ser varias cuentas , pero el programa solo pedirá la ultima.Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresión del Registro de

Compras imprimirá el importe en la columna : OTROS TRIBUTOS.

CODIGO : VTAXX (Cuenta de venta - clase 70)

Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 70 que se afectan



CODIGO : XGEN (Código de Cliente genérico) OPCIONAL

Código de cliente genérico.

Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al

momento de registrar la factura el programa solicitará el nombre y numero de RUC, los cuales

quedarán anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de

Ventas , el programa tomará el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de

anexos.

CODIGO : XANUL (Código de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL

Código de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO

Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este código el programa

crea automáticamente el asiento de factura anulada.



REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS


REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE ±

CÓDIGO DE VENTA Elegir el código según la ventana de opciones

SUBDIARIO El código de tipo de comprobante que lo identifica yque deber existir en la Tabla General 02. Esautomático. Si existen mas de dos subdiarios en laTabla 56 el sistema permite modificar el subdiario.

COMPROBANTE El número de comprobante de acuerdo a la siguienteestructura :Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable.Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

TIPO DE DOCUMENTO El tipo debe existir en la tabla 53

DOCUMENTO Numero de la Factura - nota de débito, nota de créditoo boleta. Debe digitarse separando con un guión elnumero de serie y el numero del documento.

FECHA DOCUMENTO La fecha del comprobante en formato día, mes y año.La fecha será rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo)



La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversión de dólares a soles y viceversa seesta fecha para ubicar el tipo de cambiocorrespondiente.Se recomienda que la fecha de la factura y la delcomprobante sean iguales. Si es una factura del mesanterior se recomienda digitar como fecha de

comprobante el primer día del mes y usar el tipo decambio especial ³C´ , debiéndose informar el tipo decambio de la fecha de la factura.

COD. DE CLIENTE Según la Tabla de Anexos

AREA Código de área si alguna cuenta lo requiere de la 12 o70.

C.COSTO Código de centro de costo si alguna cuenta lorequiere.

NOMBRE Solo se ingresa cuando se usa el código de clientegenérico.

RUC Para los clientes genéricos.

CUENTA DE VENTA El sistema asigna esta cuenta de tabla 56 , si haymas de una cuenta entonces se puede modificar.

TIPO DE IGV. El sistema lo solicita para boletas según la Tabla 56



TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usar paraconvertir el comprobante de soles a dólares oviceversa. Los tipos validos son los siguientes :

M = Tipo de cambio M (Compra), según la TablaGeneral 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos decambio diario en base a la fecha de comprobante.

Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra)para el día de la fecha del comprobante.


C = Especial, en este caso el usuario deber indicar alsistema el tipo de cambio a utilizarse.

TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION ³C´GLOSA El sistema asume automáticamente la glosa con el

nombre del proveedor y el numero de documento,pero puede ser modificada .La glosa tiene hasta 40caracteres, en el Diario y Mayor sólo se imprimirán los30 primeros.

GLOSA MOVIMI. Esta glosa se grabará en cada movimiento delcomprobante siempre y cuando la cuentacorrespondiente tenga el indicador de Glosa en elPlan de cuentas.

CONCEPTOSVENTAS Cuentas de la clase 70

especificadas en la Tabla 56.VENTA ACUM Total de cuentas de la clase 70 consideradas para el

asiento.IMPORTE Importe de la cuenta 70. ANEXO Anexo de la cuenta 70.VENTA TOTAL Importe total de las cuentas de la clase 70.DESCUENTO Se informará el importe y el anexo siempre y cuando

la cuenta esté especificada en la tabla 56.ISC Se informará el importe y el anexo del ISC siempre y

cuando esté especificada en la tabla 56.IGV Se informará el importe y el anexo del IGV siempre y

cuando esté especificada en la tabla 56. No serequiere para boletas o tickets ya que el sistema localcula.

OTROS NO BASE Se informará el importe y el anexo de otros no basesiempre y cuando esté especificada en la tabla 56.

IMPORTE TOTAL Importe total del documento calculado



2.e. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES

Los cheques girados deben ser registrados por la opción de Registro de Comprobantes deCheques. Los comprobantes producidos pueden ser impresos con la opciones decheques/voucher en formato continuo o en formato simple para los cheques manuales. Al registrar los cheques girados se produce el comprobante contable con la afectaciónautomática de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de

contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobantecreado automáticamente, esta opción mantiene un archivo de los cheques girados.Pueden emitirse el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales yrelación de cheques girados por fecha/banco o proveedor.

Las opciones disponibles en el menú de Registro de comprobantes de Cheques son lassiguientes :

1) Mantenimiento de las cuentas de bancos.

Esta opción permite crear los códigos de cuentas corrientes bancarias con las cuales segirarán los cheques. Los códigos de cuentas bancarias deben ser las mismas que se hanregistrado en la Tabla de anexos con el tipo banco

2) Comprobantes de Cheques

En esta opción se registran los comprobantes de cheques.

3) Reportes

Se puede emitir cheques/voucher en formulario continuo , voucher de cheque manual ,relación de cheque girados en el día, relación de cheque girados por proveedor o banco enun periodo de tiempo.



REGISTRO DE COMPROBANTES CHEQUES


REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

COMPROBANTE El código de subdiario en donde se registrará laoperación y que deberá existir en la Tabla General02.El numero de comprobante de acuerdo a la siguiente

estructura :Los 2 primeros dígitos indicarán el mes contable.Los 4 siguientes dígitos serán un numero correlativodesde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes.

CODIGO DE BANCO El código de banco que debe estar registrado en laTabla de Cuenta Bancarias.

FECHA La fecha del cheque que a la vez será la delcomprobante contable en formato día, mes y año. Lafecha será rechazada si el mes contable ya fuecerrado (Proceso Mensual Definitivo)La fecha de comprobante es muy importante ya queen la conversión de dólares a soles y viceversa seesta fecha para ubicar el tipo de cambio

correspondiente.

CODIGO GIRADO El tipo y código anexo al que se le girará el cheque.Debe existir en la tabla de anexos.

GIRADO Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de lapersona a la cual se emite el cheque.



CONCEPTO Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el

cual se gira el cheque.

IMPORTE Monto de cheque.

TIPO CONVERSION Debe indicarse el tipo de cambio que se usará para

convertir el comprobante de soles a dólares oviceversa. Los tipos validos son los siguientes :M = Tipo de cambio M (Compra), según la TablaGeneral 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos decambio diario en base a la fecha de comprobante.Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Además debe existir el tipo de cambio M (Compra)para el día de la fecha del comprobante.

V = Tipo de cambio V (Venta), según la TablaGeneral 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos decambio diario en base a la fecha de comprobante.Este tipo de cambio debe ser Venta. Además debeexistir el tipo de cambio V (Venta) para el día de la

fecha del comprobante.C = Especial, en este caso el usuario deber indicar alsistema el tipo de cambio a utilizarse.

F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipode cambio M (Compra) en la Tabla de tipo decambios.

TIPO DE CAMBIO Sólo para TIPO CONVERSION ³C´



3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE

Este módulo se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En esteproceso de consolidación se realizan verificaciones y actualizaciones que permitir disponer dela información actualizada y precisa.El proceso de consolidación se puede realizar diariamente, procesándose los comprobantes

del mes registrados hasta fecha, permitiéndose de esta manera disponer de información desaldos hasta dicha fecha. Antes de realizar el cierre el sistema verifica que no existancomprobantes sin finalizar del mes de proceso.El sistema nos muestra dos opciones de consolidación, el previo y el definitivo. El procesoprevio no cierra el mes de proceso más el definitivo si bloquea automáticamente el Registro decomprobantes del mes procesado.Se elige definitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contable.En caso de haberse escogido esta opción y si se desea ingresar o reprocesar comprobantesdel mes cerrado, se deber hacer lo siguiente : A.- Reabrir el mes , modificando la fecha de cierre con la opción 1 del menú de Cierre Mensualingresándose como fecha de cierre el último día del mes anterior al mes que se deseareprocesar.B.- Modificar o registrar los comprobantes del mes ya reabierto.C.- Realizar el proceso de consolidación del mes reabierto.

Para ésta versión, ya no es necesario arrastrar los cierres en caso de que se modifique un mesanterior, solo será necesario cerrar el mes modificado y luego el último mes trabajado. Por consiguiente, los balances y los estados de ganancias y pérdidas pueden emitirse a cualquier mes.

Los pasos detallados que se realizan en el proceso mensual pueden observarse acontinuación.



PASOS DEL PROCESO MENSUAL

PASOS D E S C R I P C I O N

1 Actualiza fecha de proceso 2 Verifica comprobantes no finalizados.

Verifica que todos los comprobantes del mes procesoestén finalizados. Si hay comprobantes pendientes ,el proceso de consolidación no se realiza.Crea el archivo con el movimiento mensual y verificaque los comprobantes cuadren, es decir que el Debey Haber sean iguales ( para prevenir errores por caídas del sistema ). Si hay comprobantesdescuadrados , el proceso no se no se realiza.

3 Genera cuentas de transferencias de 6 a 9XX/ 79 Crea cargos y abonos en base al Centro de costo y la

Tabla de transferencias por cada comprobante.4 Genera cuentas automáticas en base al Plan de

Cuentas Crea cargos y abonos en base al Plan de cuentas por cada comprobante. Actualización de datos desde Plan de cuentas Actualiza en movimiento mensual con datosnecesarios para los procesos posteriores.

5 Actualización de saldos del balance Actualiza los saldos del Balance con el movimientodel mes.

6 Actualiza Movimiento mensual por Centros de Costos

7 Actualiza FECHA DE CIERRE (Solo para consolidación definitiva)



4. MODULO DE EMISION DE REPORTES

Este módulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos yaingresados vía asientos contables, después de haberse efectuado el cálculo debalance. La mayoría de reportes mostrarán datos e información a cualquier mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepción

de los señalados con j en la lista adjunta.

Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser impresos. También es posible archivarlos en disco para posteriormenteimprimirlos o importarlos a cualquier hoja de cálculo (Ej., Excell, Word, etc.) sintener que reprocesar el mes.

Los reportes pueden ser emitidos en dólares o soles , por que el usuario deber indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por cada programa.

Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, debe registrarse en la Tabla General

56 los datos de control para emitir el Registro de Ventas. El programa deRegistro de Ventas sólo considerar los subdiarios especificados en dichaTabla, así como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan decuentas se le haya especificado con un tipo de anexo y documento dereferencia en "S".

Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, deben prepararse adecuadamentelas Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. Elprograma de Registro de Compras sólo considerar los subdiarios y cuentasespecificados en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en elPlan de Cuentas las siguientes características :- Ser de la clase 42 o 46- Tener tipo de anexo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros.- El documento de referencia debe estar en "S".

Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan acontinuación.



REPORTES

1. BALANCES DE COMPROBACION

jCTBALA08 BALANCE DE COMPROBACIONNos permite cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimientodel mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer el proceso de

consolidación del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las cuentas a 2/3 y 4 digitos.

jCTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOSResume el balance de comprobación a 2/3 y 4 digitos.

jCTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN DOLARES Y MONEDA NACIONALEs el balance de comprobación pero en bimoneda. Detallando las cuentas de movimientos.

jCTBALA07 SUMAS Y SALDOSEs la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias yperdidas por funcion y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2/3/4 y 8digitos.

jCTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIÓN A 8 DIGITOS

Es el balance de comprobación con al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos.

2. BALANCES GENERALES

jCTBALA03 BALANCE GENERALNos muestra el balance en dos columnas o en formato continuo con opcion de mandarlo Excel.Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla General #10 que es para el formato estandar y laTabla General #20 que es para el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con laprimera se emiten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan losbalances como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en ingles.

jCTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICOEste reporte nos detalla los saldos de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balancegeneral. (Tabla General #10)

jCTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERALEste reporte nos detalla le saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentaspertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuración dela Tabla General #10 o #20.

jCTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESESEste reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes.

jCTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADOEste reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflación del balancegeneral.

3. GANANCIAS Y PÉRDIDAS

jCTGYP01 DEL MES O ACUMULADOEste reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza conmovimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas deconfiguración. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar ya Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la TablaGeneral #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en el reporte debalance.



jCTGYP05 ANALISIS DE GANANCIAS Y PÉRDIDASEste reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentaspertenecientes a cada rubro del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Estereporte puede tomar la configuración de la Tabla General #11 o #21.

jCTGYP07 COMPARATIVO 12 MESESEste reporte nos muestra un comparativo mensual del estado de ganancias y perdidas por

funcion o naturaleza. Hay la opcion de emitir el reporte en Excel.

jCTGYP02 GANANCIAS Y PERDIDAS HISTORICO Y AJUSTADOEste reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflación del estado deganancias y perdidas por funcion o naturaleza.

jCTGYP13 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA ± CENTRO DE COSTOReporte estilo Ganancias y Pérdidas que muestra la liquidez que ha tenido las Líneas denegocio o Proyectos. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reportelo encuentra en ³Reportes/Ganancias y Pérdidas´. El programa puede trabajar con lossiguientes formatos de ganancias y Perdidas configuradas en el Plan de Cuentas:

Ganancias y Pérdidas por Función (Tabla General 11)Ganancias y Pérdidas por Naturaleza (Tabla General 13)

Ganancias y Pérdidas por Función alterno (Tabla General 21)Ganancias y Pérdidas por Naturaleza alterno (Tabla General 22)

Las cuentas de clase 6 intervienen en el EG y P por NaturalezaLas cuentas de clase 9 intervienen en el EG y P por Función

Se debe configurar también en

- Tabla General ³04´ ± Lineas Centro de Costos

Configurar el campo clave con el texto GYP13-XX, donde XX es el Código de Línea o Proyectoa 2 dígitosConfigurar el campo descripción, en la posición 1 y 2 el código de Línea o proyecto a 2 dígitos,igual al código XX de la clave, en la posición 3 a 50 la descripción de la Línea o Proyecto.

Clave Descripción

GYP13-01 01 Lima

GYP13-02 02 Piura

- Tabla General ³05´ (Centros de Costos)

Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos que totalizarán los Gastos.La clave que los agrupa usará los 2 primeros dígitos para agrupar a los Centros de Costos por línea o Proyecto, siendo el formato a usar LLXXXX, donde LL es la Línea y XXXX el Centro deCosto.

Tabla General 05:Clave Descripción

0101 Milkito Lima

0102 Milkito Piura

0201 Laive Lima

0202 Laive Piura

jCTGYP12 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA Y UNIDAD



Reporte estilo Ganancias y Pérdidas que muestra la liquidez que ha tenido las líneas denegocio. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentraen ³Reportes/Ganancias y Pérdidas´.El programa usa el formato de la Tabla General 21, ³Ganancias y Pérdidas por Función Alterno´. Este se configura en el Plan de Cuentas.Las Unidades de negocio deben de configurarse en la Tabla de Anexos, como tipo AnexoU(Unidad) y el código debe ser a 2 dígitos.

Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos(Tabla General 05) que totalizarán losGastos por Líneas de Negocio. El Centro de Costo debe de configurarse a cuatro caracteres dela siguiente manera

Centro Costo: LLUU donde, LL es la Línea de negocio y UU es la Unidad de Negocio

Tabla de Anexos: Tipo U ± Descripción de LíneasAnexo Descripción

01 Tienda

02 Distribuidora

Tabla General Centro Costos 05Clave Descripción

0101 Milkito Tienda

0102 Milkito Distribuidora

0201 Laive Tienda

0202 Laive Distribuidora

4. REPORTES DE COSTOS

CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO

CTCOST08 CUADRO POR CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA

CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO

CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTOPOR RUBRO / CUENTA

CTCOST31 COMPARATIVO ANUAL RESUMEN DE CENTRO DE COSTOSPOR RUBRO

CTPVC01 CENTRO DE COSTO POR ANEXO Y CUENTA

CTCOST33 CONSOLIDADO POR RUBRO

CTCOST34 CONSOLIDADO POR CUENTA

CTCOST41 CONSOLIDADO POR AREA ANALITICO

CTCOST42 CONSOLIDADO POR AREA RESUMEN

CTCOST43 CENTRO DE COSTO ANALITICO

CTCOST13 ELEMENTOS DE COSTO CLASE 9 ó 6

CTCOST12 CUENTA DE ORIGEN ± DESTINO



jCTCOST32 MOVIMIENTO MENSUAL POR CENTRO DE COSTO

CTCOST44 MOVIEMIENTOS POR OBRA POR CENTRO DE COSTO

DIARIOS

jCTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA

jCTDIAR02 LIBRO DIARIO

jCTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA

CTDIAR06 RESUMEN POR SUBDIARIO, CUENTA Y ANEXO

MAYORES

jCTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA

jCTMAYO02 LIBRO MAYOR

CTMAYO03 MOVIMIENTO POR CUENTA ± ANEXO BIMONEDA

CTMAYO05 LIBRO MAYOR FORMATO GRANDE

REGISTRO DE VENTAS

jCTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS

CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS

CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR

CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO

CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO

CTLIST13 COMPARATIVO DE VENTAS POR CLIENTE

CTREGV18 REGISTRO DE VENTAS BIMONEDA

REGISTRO DE COMPRAS

jCTREGC25 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE COMPRAS

CTREGC22 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE COMPRAS

CTREGC23 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. GRANDE

CTREGC34 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. CHICO

LIBRO DE CAJA BANCOS

CTREGB01 LIBRO DE CAJA

CTREGB02 LIBRO DE BANCOS POR CUENTA / ANEXO



AREAS

jCTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS

jCTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS

jCTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS

BANCOS

CTBANC01 SALDOS POR CUENTA

CTBANC02 MOVIMIENTOS POR CUENTA

INGRESOS Y GASTOS

CTLIST10 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

CTLIST11 MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS

CTLIST12 COMPARATIVO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS

COMPROBANTES MENSUALES

CTVARI04 REPORTE DE COMPROBANTES DEL MES

(j) Para emitir estos reportes se debe consolidar el mes requerido.



5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS

Este módulo nos permite consultar y emitir reportes de saldos por cuenta y anexos,documentos pendientes en forma selectiva a la fecha de cierre y estados de cuentas sinnecesidad de efectuar el cierre del mes a consultar.Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas que han sido definidascon Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas.

Los reportes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de unacuenta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta.Para emitir los reportes pendientes se necesita generar los archivos de análisis de cuenta auna fecha específica (Programa CTDOCU01) con el fin de obtener datos actualizados. No senecesita generar el proceso de cierre del mes a consultar antes de generar el proceso.Solamente los reportes que tengan check en la opción del menu dependerán de este proceso.La mayoría de estados de cuenta se emiten directamente desde los comprobantes.Los reportes que se emiten en este módulo son los que se detallan a continuación.

INFORMACION DE ANALISIS DE CUENTAS

GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO

CTDOCU01 GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO

CONSULTA

CTDOCU11 BALANCE DE COMPROBACION

REPORTE DE DOCUMENTOS PENDIENTES

jCTDOCU02 POR ANEXO / DOCUMENTO ANALITICO

jCTDOCU16 POR ANEXO / DOCUMENTO

jCTDOCU03 POR TIPO DE ANEXO / DOCUMENTO

jCTDOCU07 POR CUENTA ± ANEXO ANALÍTICO

jCTVENC01 ANTIGÜEDAD DE DEUDA

jCTDOCU08 PENDIENTES POR VENCIMIENTO

REPORTE DE ESTADOS DE CUENTA

CTDOCU04 ESTADO DE CUENTA / ANEXO

jCTDOCU10 SALDOS POR CUENTA / ANEXO BIMONEDA

CTDOCU05 ESTADO POR ANEXO / CUENTA

CTANAC03 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CUENTA BIMONEDA

CTANAC01 ESTADO DE CUENTA POR DOCUMENTO

CTANAC02 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CENTRO DE COSTO Y CUENTA

CTDOCU18 ESTADO DE CUENTA POR NIVEL DE CUENTA

CTDOCU16 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO CON CUENTAS AUTOMATICAS



CTANRE01 ESTADO DE CUENTA POR ANEXO REFERENCIAL

CTDOCU21 ESTADO DE CUENTA ANEXO CON SALDO DIARIO

CTANAC06 ESTADO ANEXO-CUENTA GENERAL

MOVIMIENTOS DE CUENTAS ANUAL

CTBALA10 MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL

CTCUEN01 MOVIMIENTO ANUAL POR CUENTA

CTCUEN02 MOVIMIENTO ANUAL A 2 Y 3 DIGITOS

(j) PARA EMITIRLOS SE NECESITA GENERAR EL ARCHIVO DE SALDO DEDOCUMENTO (PROGRAMA CTDOCU01)

6. MODULO DE PRESUPUESTO

Este módulo nos va a permitir formular un presupuesto y comparlo con el movimiento contable.El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.



MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defectoel sistema configura el importe en dólares pero se puede configurar a soles en la TABLAGENERAL 93.(La clave MONPRE con descripción MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flagde centro de costo.)

MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CUENTA

En el mantenimiento de presupuesto por cuenta se debe ingresar en el campo de Centro deCosto la variable XXXXXX para no considerar el centro de costo y solo considere la cuenta.

REPORTE DE PRESUPUESTO

Nos emite el presupuesto configurado en el mantenimiento de presupuesto. Si se desea emitir el reporte en otra moneda se debe especificar la moneda y el día de tipo de cambio para todoslos meses a convertir.

REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL

Este reporte nos permite comparar lo presupuestado por centro de costo contra lo ejecutado yluego ver la variación tanto en monto como en porcentaje.Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por centro decosto.

EJECUCION PRESUPUESTAL POR FUNCION O NATURALEZA

Este reporte nos muestra una comparación entre lo presupuestado y el estado de ganancias yperdidas por función o naturaleza.Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuración de presupuesto por cuenta.



7. MODULO DE CHEQUEO DE LICENCIA

En este módulo se encuentra el contrato de licencia del software en conjunto con otras dosopciones que nos permiten el manejo del control de la seguridad del sistema.

7.b. REGISTRAR

Esta opción nos permite registrar el software en caso de que la licencia del mismo hayaexpirado. El software solamente requiere de esta licencia en caso de que sea una versióndemostrativa con un límite de expiración, en caso de ser reinstalado en una máquina quecarezca de licencia o al ser copiado de una máquina registrada a otra sin autorización expresade Real Systems S.A. En este caso se deben seguir las instrucciones en pantalla.

8. MODULO DE PROCESO DE CONCILIACION BANCARIA (CTMENU.EXE)

Este módulo nos permite efectuar la conciliación bancaria automática o manual.

El sistema efectúa la conciliación automática comparando los movimientos contables contra losmovimientos de los estados de cuenta a una fecha limite determinada.Las especificaciones del sistema para efectuar la comparación de los movimientos es lasiguiente :

Los Cheques se comparan por banco, numero (4 últimos dígitos) e importe.Los otros documentos (entregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha eimporte.Cuando se produce la igualdad en la comparación el sistema considera al movimiento como"CANCELADO".Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opción deconciliación manual no entran al proceso de comparación antes mencionado, pero si seconsideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliación.

Para iniciar el proceso de conciliación bancaria, debe registrarse en el sistema los movimientospendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,así como de los estados de cuentabancarios al mes anterior en que inicia la conciliación bancaria. Los movimientos contables quese registren deben tener fecha contable menor al mes en que se inicia el proceso deconciliación (eje: si se inicia en junio de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser demayo y anteriores). Los movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes debenregistrarse en un sólo estado de cuenta por banco iniciándose en el 000001, también confechas anteriores al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe unaopción especial en el menú y el sistema asignar automáticamente el subdiario 90. Pararegistrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opción normal de Registro deEstados de cuenta.

Los pasos a seguir para realizar la conciliación bancaria son los siguientes :

A.- Acumulación del movimiento contable.

Este proceso de Acumulación , "COPIA" desde los comprobantes contables del último mes delPROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de lascuentas de bancos que tienen el indicador de conciliación de bancos en "S", el cual se acumulaen las bases de datos del Módulo de Conciliación de bancos.Si posteriormente al proceso de Acumulación se modifica un comprobante contable con unacuenta de bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificaciónno se reflejar en el movimiento acumulado de la conciliación.En caso de ser necesario se puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre ycuando no se haya efectuado algún proceso de conciliación Definitiva que afecte dichomovimiento. Esto es posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nuevaacumulación.



B.- Registro de los Estados de Cuenta.

Debe registrarse los estados de cuenta y cuadrarse.Es posible registrar estados de cuenta de varios meses simultáneamente, ya que el sistema losselecciona según el mes de proceso.

C.- Proceso de Conciliación - Preliminar.

Debe realizarse un proceso de conciliación "preliminar", indicando la fecha de cierre, y elsistema sólo procesar los movimientos contables con fecha de comprobante y los movimientosdel estado de cuenta con fecha de movimiento hasta dicha fecha de cierre.



D.- Emisión de reportes de Conciliación Preliminar

Deben emitirse los reportesCTCONR01 - Cancelación de documentosCTCONR02 - Movimiento contable bancario del mesCTCONR03 - Resumen de conciliación De las cuentas de soles y de dólares para ser revisados según el ANEXO A-04 .

E.- Corrección al movimiento contable.

De ser necesario se modificar algunos datos de los movimientos contables acumulados parapermitir la conciliación en forma automática en el siguiente proceso de conciliación preliminar odefinitiva. Los datos que pueden ser modificados son el NUMERO y FECHA DEDOCUMENTO.

F.- Conciliación Manual.

De ser necesario podrán seleccionarse los movimientos que no han sido conciliados en formaautomática, para que en el siguiente proceso de conciliación sean considerados comoconciliados manualmente.



G.- Proceso de Conciliación - Definitiva.

Debe realizarse el proceso de conciliación "Definitiva", cuando estén conformes los datos delos reportes. Este proceso actualiza los movimientos contables del acumulado y del estado decuenta marcándolos como "conciliados" y dejando el sistema preparado para la siguienteconciliación.

H.- Emisión de reportes de Conciliación Definitiva

Deben emitirse todos los reportes de conciliación como sustento de los procesos efectuados.

Los pasos opcionales de la conciliación bancaria son los siguientes:

1 - Proceso de desconciliación

Luego de realizada la Conciliación Definitiva y después de actualizadas las bases de datos, sepuede anular dicha conciliación. Para esto el sistema vuelve a poner en situación de"Pendientes", los movimientos actualizados en la ultima conciliación definitiva y restaurando elnumero anterior.

2 - Eliminación del movimiento contable acumulado

Permite eliminar el movimiento contable acumulado correspondiente a un mes, siempre ycuando este movimiento no tenga registros conciliados en forma definitiva. Esto es posible parapermitir una nueva acumulación del movimiento.

8.a. REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA

Los estados de cuenta bancarios deben numerarse manualmente en forma correlativa a partir del 000100. Los números de 000001 al 000099 ser n usados para registrar los datos de lacarga inicial de los movimientos bancarios pendientes de conciliación. Los estados de cuentapueden registrarse simultáneamente de varios meses.

Es posible registrar varios estados de cuenta de un mismo banco y de un mismo mes pero lasfechas iniciales y finales deben ser correlativas.

Cuando algún banco informe en el estado de cuenta movimientos de 2 meses , estos debensepararse en dos estados de cuenta o puede cambiarse la fecha del movimiento menossignificativo asignándosele el mes del movimiento más significativo. Esto debe realizarse parafacilitar el cuadre del saldo contable con el bancario.

La conciliación Preliminar o Definitiva puede realizarse sin haber "Finalizado" los estados decuenta.

Cada estado de cuenta debe registrarse completamente sólo por un terminal omicrocomputadora, para evitar duplicación en el numero de í tem de los movimientos.



COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA

DATOS DE TOTALES DEL ESTADO -

NUMERO ESTADO Numero asignado al estado de cuenta

BANCO CÓDIGO DE BANCO. Deber existir en ANEXOS.

MONEDA MONEDA DE LA CUENTA. Es referencial y elsistema la muestra automáticamente de ANEXOS.

FECHA INICIAL Fecha inicial del movimiento.

FECHA FINAL Fecha final del movimiento El año y mes de la fechainicial y final deben ser iguales.

FECHA DE SALDO FECHA DEL SALDO FINAL. Sólo referencial.

SALDO ANTERIOR SALDO INICIAL DEL ESTADO DE CUENTA.

IMPORTE CARGOS Importe total de cargos. Sirve para cuadrar elmovimiento .

IMPORTE ABONOS Importe total de abonos. Sirve para cuadrar elmovimiento

SALDO FINAL SALDO FINAL. Calculado por el sistema.

SITUACION SITUACION DEL ESTADO.P = Pendiente .- Es posible registrar o modificar losmovimientosF = Finalizado.- El sistema no permite registrar omodificar los movimientos.Para finalizar un estado de cuenta deben cuadrar lostotales de cargos y abonos a nivel del movimiento. Al crear un estado de cuenta el sistema le asignaautomáticamente la situación de "P" pendiente, y estese finaliza cuando en el registro de movimientos seselecciona la opción "F" finalización.



COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA

DATOS DE MOVIMIENTO DEL ESTADO -

OPCIONES Las opciones pueden ser las siguientes :

C = Crea movimientoM = Modifica movimientoE = Elimina movimientoI = Inserta movimiento. Para esta opción se debeingresar en numero de ítem que se desea registrar.S = Salir del registro dejando pendiente el estado decuenta. Esto permite continuar con el registro demovimientos en otra oportunidad.R = Revisión. Permite revisar todo el movimientoregistrado y seleccionar uno de ellos para fines demodificación o eliminación.F = Finalización. Da por terminado el registro demovimientos del estado de cuenta. Para poder finalizar un estado de cuenta los totales de cargos y

abonos ingresados a nivel de totales deben cuadrar con el movimiento. Luego de finalizado el estado decuenta, ya no se podrá modificar ni ingresar datos delmismo.El sistema no permite modificar o eliminar unmovimiento que ya este conciliado.

ITEM Numero de ítem asignado automáticamente por elsistema a cada movimiento registrado. Se incrementaautomáticamente de 5 en 5 durante la opción deCreación.

FECHA Fecha de movimiento en formato día/mes. Paraestados de cuenta normales el mes debe ser elmismo para todos los movimientos. Para estados decuenta de carga inicial de pendientes el mes puedeser diferente.

REFERENCIA Glosa libre.

DOCUMENTO Tipo de documento de acuerdo a la Tabla General 15y numero de documento de 4 dígitos. Para loscheques se debe registrar los últimos 4 dígitos.

CARGO/ABONO Importe del movimiento según el estado de cuenta.



9. MODULO DE UTILITARIOS CONCAR (RSUTIL.EXE)

En este módulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema.Dentro de este módulo complementario se encuentra el siguiente menu:

Utilitarios Movimiento de Datos Copia de Seguridad Reportes Varios PDT Honorarios Ajuste por Inflación

Las opciones de reindexación de bases de datos deben procesarse cuando se reinicie elsistema luego de haberse producido una interrupción del servicio de computo por falta deenergía eléctrica, falla del computador o "colgada del sistema". también deben procesarse unavez por semana para reordenar las bases de datos. Durante el proceso de reindexación losusuarios no deben estar trabajando con el sistema. Estas opciones son las siguientes:

9.a. - Reindexado de bases de datos principales.

Con esta opción se reindexan las siguientes bases de datos:- Plan de Cuentas- Anexos- Tablas Generales- Tabla de tipo de cambio- Tabla de Transferencias

9.b. - Reindexado de bases de datos de la compañía.

Con esta opción se reindexan las bases de datos de comprobantes , estados de cuentadel banco, numeración de comprobantes de la compañía con la que se esta trabajandoen ese momento.

9.c. - Reindexado de bases de datos mensuales.

Con esta opción se reindexan las bases de datos del movimiento mensual, balances yanálisis de cuenta.



9.d. - Mantenimiento de compañías.

Permite agregar una nueva compañía al sistema o modificar los datos generales deuna de ellas. También permite iniciar un nuevo ejercicio contable de una compañía.

9.e. - Mantenimiento de la Tabla de usuarios. (Ver detalle a continuación)

9.f. - Mantenimiento de la Tabla de Usuarios-Programa. Disponible solo para la versión en redes y nos permite asignar los diferentes programasdel sistema a un usuario específico, ya sea individualmente o por rangos.

9.g. -Mantenimiento de Programas.

Nos permite mantener la lista de programas que dispone el sistema que se le van aasignar a los usuarios. Cabe recalcar que el nombre de cada programa se encuentraubicado en la parte superior derecha de cada programa.

9.h. ± Histórico de reportes en disco.

Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco.

(*.PRN)



COMPOSICION DEL MANTENIMIENTO DE COMPAÑIAS


Campo Descripción

CÓDIGO El código de compañía se informará con 2 dígitos. Aeste código en sistema le antepondrá 00

NOMBRE El nombre de la compañía que se mostrará en lapantalla (consultas y menús), puede ser abreviado.

EJERCICIO Año que se apertura. P.Ejemplo 99



NOMBRE REPORTES El nombre de la compañía que se mostrará en losreportes y estados financieros.

MONEDA NACIONAL Código con que se identificará la moneda nacional,para el ingreso de datos.Normalmente debe ser MN., pero puede ser cambiada por otra que exista en la tabla de Monedas.

AÑO/MES INICIO El año y mes en que la compañía inicia el registro dela información contable, formato AAMM. Normalmentees de enero, pero se puede indicar otro mes. Coneste dato el sistema podrá ubicar desde dondeprocesarán los comprobantes, asumiendo que confecha anterior no existirán comprobantes.

RUC. Para ser impreso en los reportes.

PLAN DE CUENTAS A USAR Se debe elegir que Plan de Cuentas se usará :

1) EL MISMO DE OTRA COMPAÑIA : Un Plan decuentas, Anexos y Tablas Generales, común o

compartido para varias empresas. El sistemasolicitará el código de compañía que cuyo Planserá el común. Cualquier cambio que se efectúe enel Plan de cuentas , anexos o tablas afectará atodas las empresas.

2) TOTALMENTE NUEVO : El sistema creará un Plande cuentas y Anexos sin datos , es decir paraingresar totalmente las cuentas.

3) NUEVO COPIADO : EL sistema creará un nuevoPlan de cuentas exclusivo para la compañía,copiando los datos desde el Plan de cuentas deotra compañía. Los Anexos se crearán sin datos. Elusuario podrá modificar este Plan de Cuentas paraadaptarlo a las necesidades de la nueva empresa.

CIA MODELO Código de compañía cuyo Plan de cuentas se tomarácomo modelo para las opciones 2 y 3. Para lasopciones 2 y 3 , las Tablas Generales, se crearán conlos datos de la compañía modelo.



MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE USUARIOS

Esta opción permite la creación , modificación o eliminación de los usuarios del sistema. Al ingresar al sistema, el usuario deberá ingresar su CÓDIGO y PASSWORD.

La composición de datos de la tabla de usuarios es la siguiente :

CÓDIGO DE USUARIO Identificación de usuario , puede tener hasta 5 letras onúmeros.

NOMBRE Nombre del usuario , hasta 40 letras

TIPO DE USUARIO Identifica el tipo de usuario.O : Operador M : Master ( Administrador)

Los usuarios tipo O, sólo pueden modificar suNOMBRE o PASSWORDLos usuarios tipo M, pueden crear nuevos usuarios,eliminar o modificar los datos de cualquier usuario. Enla versión de red los usuarios tipo M pueden ingresar a todas funciones del sistema, y los usuarios tipo O

solo pueden ingresar a las funciones que se leautorice en la opción de USUARIOS/PROGRAMAS.

PASSWORD Clave secreta del usuario de hasta 6 letras onúmeros. Es un dato no visible.

Nota : con las teclas Alt + K , se puede modificar el PASSWORD.



MANTENIMIENTO DE LA TABLA DE USUARIOS-PROGRAMAS

Esta opción permite la asignación o restricción de los programas a los usuarios del sistema quefueron creados como operadores. Seleccione el usuario a modificar y de doble clic con elmouse luego escoja las opciones del cuadro a continuación y grabe.

10. MOVIMIENTO DE DATOS

10.a. ± Transferencia del Plan de cuentas y anexos.

Nos permite transferir el Plan de Cuentas y las Tablas de Anexos, General y de Tipo deCambio a diskette o disco duro. Es muy útil en el caso de que se lleve la contabilidad endos máquinas separadas y se quiera utilizar la misma configuración de tablas.

10.b. ± Carga de Anexos.

Esta opción carga al sistema los anexos de otra máquina con contabilidad Concar monousuario o generado externamente para cargar anexos.

10.c. ± Transferencia de Comprobantes.

Nos permite transferir por mes o por subdiario los comprobantes de una compañía yejercicio específico. Es muy úti l para transferir vouchers entre dos puntos remotos.

10.d. ± Carga de Comprobantes.

La carga de comprobantes adiciona vouchers al sistema originados ya sea por latranferencia de comprobantes del Concar o por archivos externos especificados en el Anexo 3.



11. COPIA DE SEGURIDAD

Es de vital importancia el guar dar regularmente la contabilidad de la empresa en cualquier dispositivo magnético, ya sea diskette, disco duro, zip, o CD para preveer la pér dida de datos por cualquier motivo. Para generar el backup nadie debe estar traba jando en el sistema de contabilidad (versión redes). Es de responsabilidad del usuario el generar esta copia de seguridad regularmente.



12. REPORTES VARIOS

12.a. - RATIOS

Son factores de análisis financieros que permiten establecer la posición financiera de laempresa por medio de fórmulas. Estas fórmulas se aplican a una serie de datos por los cualesse puede calcular la posición real de la empresa.

El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total manejo de los ratios comoherramienta de análisis de balance o estados financieros.Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y además definir bien las fórmulasaritméticas.

S Mantenimiento de Ratios En este módulo se van a definir la fórmula del ratio. Esta fórmula comprende Operadores,Rubros de Balance, Ganancias y Pérdidas por Función/Naturaleza, Cuentas Balance ySecuencia de Items.

Operadores ( ) Paréntesis ± Separadores de Fórmulas/ División

* Multiplicación+ Suma- Resta

Rubros B Balance Ej. B1101 Rubro Caja y BancosF Gan. Y Perdidas por Función Ej. F1101 Rubro de VentasN Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej. N1105 Producción del EjercicioC Cuentas Balance Ej. C12101Cuenta Facturas X Cobrar V Números Ej. V5.51

Secuencia de Items Se usa para especificar una fórmula extensa particionándola en varios items. Ej:

Item Fórmula01 B111002 B2110

03 I01/I02 Se antecede el prefijo I para indicar que es un Item

S Emisión de Ratios Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido ypresionar el botón de Reporte Excel. Luego, nos mostrará en Excel la fórmula con susItems y el resultado. El usuario decidirá si grabar la hoja Excel o no.

12.b. REPORTE DE COMPRAS ±PRA

Este es un reporte para proyectos de pobreza del CONFIEP.

12.c. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA DE VENTA

12.d. GERENCIALES POR CENTRO DE COSTO



13. PDT HONORARIOS

El sistema permite efectuar el registro contable de los recibos de honorarios, imprimir elreporte de retenciones mensuales y generar el archivo PDT de la SUNAT.Los pasos a seguir son los siguientes :

Crear en el plan de cuentas las cuentas de honorarios las cuentas 469xx y 469yy para

honorarios soles y dólares respectivamente. Estas cuentas deben tener Nivel 3 , documentosde referencia y anexo P (Proveedores) o H (Honorarios)

Si desea registra los Recibos de Honorarios en la opción de Comprobantes - Registro deCompras, debe modificarse la Tabla General 53 ± Parámetros de Compras para agregar :

CLAVE DESCRIPCION

CTA03 MN46 46901 HONORARIOS MN.CTA04 US46 46902 HONORARIOS US.

DOC10 RH H RECIBO DE HONORARIOS

SUB5 15 SUBDIARIOS DE HONORARIOS

Los recibos de honorarios también pueden registrarse por Comprobantes Estándar

3) Crear el subdiario 15 en la Tabla General 02.

4) Crear la Tabla General 54 con los parámetros indicados en el ejemplo A)

5) Al crear los códigos anexos de las personas que presentan Recibos de Honorarios enla opción Mantenimiento de anexos, deberá registrarse los Datos Complementarios.

6) Registrar los comprobantes de honorarios

7) Impresión del Reporte de Retenciones y Creación de archivo mensual PDT

Estas opciones se encuentran el modulo de Utilitarios, Menú PDT SUNAT, submenúHonorarios y consta de tres pasos :Previo Registro de Honorarios.- Esta opción crea un archivo con los comprobantes dehonorarios del mes, en base a los comprobantes contables registrados.

Mantenimiento e impresión del Archivo Honorarios. ± Permite modificar el archivo de honorariosdel mes sin afectar los comprobantes contables y con estos datos se imprimirá el Reporte deRetenciones y se creará el archivo para la SUNAT.

Generación de archivo para PDT..- Esta opción crea el archivo que debe ser importado en elPDT mensual para la SUNAT



EJEMPLO A

54 PARAMETROS REGISTRO DE HONORARIOS-------- ------------------------------------------------------------CTP1 MN 46901 HONORARIOS MN.

CTP2 US 46902 HONORARIOS US.CTR1 40174 RETENCION RENTA 4TACTS1 40192 SOLIDARIDADSUB1 15 SUBDIARIO DE HONORARIOS



14. AJUSTE POR INFLACIÓN

14.a. MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIÓN

En este mantenimiento se ingresan los índices de precios promedio mensual al por mayor anivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflación.

14.b. CUENTAS AJUSTE ACM

En este mantenimiento se debe asignar las cuentas ACM a las cuentas que se van a ajustar,ya sea cuentas de balance (Tipo B), Ganancias y pérdidas por Naturaleza (Tipo N) yGanancias y Pérdidas por Función (tipo F).Previamente debe registrarse en el plan de cuentas estas cuentas ACM. El módulo tiene unaopción dentro del menú de creación en donde se puede configurar un rango de cuentas por medio de el comodín (*) para establecer las cuentas a ajustar.Ej.



14.c. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN

Este programa hace el cálculo de ajuste por inflación de todas las cuentas configuradas en lasección 13.b. Previo a este cálculo se debe configurar en la tabla general 95 los subdiarios deajuste por inflación para balance, G y P por naturaleza y función así como la cuenta REI.Ej.

Este programa tiene dos partes, el cálculo previo que permite ser visualizado por pantalla y lageneración del archivo de ajuste por inflación que va a servir para generar el asiento y/o poder modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histórico, es decir se genera el ajuste a unmes y luego se procede a generar el asiento.

14.d. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIÓN

En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflación generado en lasección 13.c.

14.e. GENERACIÓN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION

Esta opción genera el asiento contable en base a la sección 13.d.El módulo de ajuste por inflación se puede generar mensual, semestral o anualmentedependiendo de las particularidades de cada compañía. El asiento de Ganancias y Pérdidaspor función va a estornar las cuentas de Ganancia y Pérdida por diferencia de cambioconfiguradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER).El orden para generar los asientos de Ganancias y Pérdidas sería primero el de Función yluego el de Naturaleza. Entre la generación de este asientos es necesario el procesar laconsolidación previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.



15. RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA

A) Registro de comprobantes

Los comprobantes deben registrarse en la moneda en que se realizó la operación,indicándose el tipo de cambio que se usará para se convierta de dólares a soles o

viceversa.Esto simplifica el registro de los comprobantes ya que evita el trabajo manual de conversiónde los importes, y además permite obtener todos los estados financieros en soles y dólaressimultáneamente.

B) Tipo de Cambio a usar.

Debe definirse el tipo de cambio que se usará para cada tipo de comprobante,especialmente en lo referente a Ventas, Compras , y operaciones con bancos.El sistema permite tener en la Tabla de tipo de cambio, el de compra y venta por cada día.También es posible registrar un comprobante con un tipo de cambio especial.

C) Cuentas Contables en soles y dólares.

En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para las operaciones de soles ydólares , especialmente en las cuentas por cobrar y por pagar, porque se esta manera sesimplifica el ajuste mensual de diferencia de cambio.

D) Registro de operaciones de bancos

La comprobante de operaciones de bancos deben registrarse en la moneda en que serealizan, para evitar diferencias de conversión en la conciliación bancaria.Por ejemplo , si se paga una factura de proveedor en soles con un cheque en dólares, deberegistrarse el comprobante en dólares.

E) Regularización de diferencias de cambio

En la cobranza de facturas de clientes o pago a proveedores, deben registrarse loscomprobantes en la moneda de la operación.El sistema tiene una opción automática que permite regularizar las diferencias de cambiodel mes generando un asiento.Ejemplo 1: Factura emitida en dólares 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a S/. 2,200.00 Abono de la Factura en dólares 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a S/. 2,100.00El sistema detecta el saldo en soles de S/. 100.00 y genera un asiento de pérdida por diferencia de cambio en soles sin conversión a dólares.

Ejemplo 2: Factura emitida en soles 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a US. $ 454.55. Abono de la Factura en soles 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a US $. 476.19.El sistema detecta el saldo en dólares de US $ -21.64 y genera un asiento de ganancia por diferencia de cambio en dólares sin conversión a soles.

F) Ajuste por diferencia de cambio FASB 52

El sistema dispone de una opción para ajustar los saldos de las cuentas en dólares al tipode cambio compra o venta del último día del mes.Este ajuste se realiza en forma global por cuenta o detalladamente cuando corresponde adocumentos de clientes o acreedores.Para facilitar este ajuste en conveniente que las cuentas en dólares estén claramentedefinidas en el Plan de cuentas.



16. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO

Este proceso permite generar en forma automática un asiento para cancelar los saldos de

cuentas, anexos o documentos en soles o dólares originados por la diferencia de cambio.

Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos del balance (Nivel de saldo 1),

saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen

el saldo en dólares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma

automática dos asientos contables (uno para dólares y otro para soles).

Por e jemplo :

La contabilización del cargo y abono de una factura en dólares se realizó en la cuenta 121001

de la siguiente manera :

DÓLARES TIPO SOLES

DOCU. FECHA DEBE HABER CAMBIO DEBE HABER

FT 0030 30-01-94 US 1000 2.15 2150

FT 0030 30-03-94 US 1000 2.20 2200

--------------- -----------------

SALDO 0 50

Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en

dólares. El saldo del documento en la columna de dólares es 0, pero el saldo en soles es

acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.

Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento será mostrado como

pendiente, ya que el saldo en dólares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.

En la práctica puede producirse la situación inversa, de que el documento este cancelado en

soles, pero tenga saldo en dólares por la diferencia de cambio.

El sistema detectará ambos casos y "cancelará" el saldo pendiente en dólares o soles.



Para que el sistema "cancele" automáticamente el saldo de diferencia de cambio debe

realizarse lo siguiente :

1) Crear la Tabla General 55, con los parámetros necesarios, indicando las cuentas que sedeben regularizar, subdiario a utilizar (exclusivo para esta operación) y cuentas de

ganancias y pérdidas de diferencia de cambio.

Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Proveedores, personal y otras que el usuario

determine, y que como características deben tener indicado en Plan de cuentas lo siguiente:

Si la cuenta tiene Nivel de saldo 3 debe tener documento de referencia igual a " S"

2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de regularización

(exclusivo).

3) Después de un proceso de consolidación previo y además la generación del archivo de

análisis por cuenta, debe realizarse la REGULARIZACION DE DIFERENCIAS DE CAMBIO

procesando las siguientes opciones :

- Genera Diferencias . - El sistema crea un archivo con los saldos de documentos por

regularizar. Estos documentos corresponden a los indicados en la Tabla General 55, y que

tienen el saldo en dólares en 0 y saldo pendiente en soles o viceversa.

- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los anexos o documentos con saldos irregulares y

eliminar algunos de ellos que no correspondan para la regularización.

- Impresión .- Permite imprimir los anexos o documentos por regularizar.

- Genera asiento .- Crea un asiento automático en el subdiario indicado en la Tabla General

55, con los siguientes números de comprobantes :

MM0001 DÓLARES

MM0002 SOLES

- Proceso de Consolidación.- Debe repetirse el proceso de consolidación para que incluya

los asientos generados.

- Generación de archivos de Análisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que

incluya el asiento generado.

Estos dos últimos procesos no requieren un or den específico.



EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 55

AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG. 1

CLAVE DESCRIPCION1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60

---------------------------------------------------------------------------

55 PARÁMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO-- ---------------------------------------------------------------------

CTA1 121001 FACTURAS POR COBRAR - M.NCTA2 121002 FACTURAS POR COBRAR - U.S.CTA3 121003 LETRAS POR COBRAR -M.NCTA4 121004 LETRAS POR COBRAR - U.SCTA5 141001 CUENTAS POR COBRAR AL PERSONALCTA6 421001 FACTURAS POR PAGAR MNCTA7 421002 FACTURAS POR PAGAR USSUB 25 SUBDIARIO DE REG. DIF. CAMBIOXGA 776001 GANANCIA POR DIF. CAMBIO

XGP 676001 PÉRDIDA POR DIF. CAMBIO (ojo 9XX si trabaja con la clase 9)

Notas :

CLAVE CTAXX

En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizará.

CLAVE SUB

En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario

debe ser para el uso exclusivo de este proceso.

CLAVE XGA

En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia

CLAVE XGPEn la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida , 67X o 9XX según corresponda.

Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de

Referencia "S")

Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas

El subdiario debe estar en la Tabla General 02.



17. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52

El proceso de ajuste por diferencia de cambio permite generar un asiento automático que

actualiza los saldos de las cuentas en dólares al tipo de cambio del último día del mes.

Para facilitar este proceso es conveniente que en el Plan de cuentas estén separadas las

cuentas de soles y dólares en forma clara, es decir que la moneda de referencia sea MN o US.,

especialmente en los que se refiere a bancos, clientes y proveedores.

Para realizar el ajuste, el sistema ubica las cuentas que se deben ajustar en la Tabla General

58 y toma en consideración el Nivel de saldo de la cuenta asignado en el Plan, generando el

asiento de ajuste según lo siguiente :

Nivel

1 Ajuste a 6/8 dígitos

2 Ajuste por cada código de anexo

3 Ajuste por cada documento

Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como código de moneda soles (MN), y que se

encuentren en la Tabla, se ajustará en forma automática el saldo en dólares. Si la cuenta tiene

especificado dólares (US) se ajustará el saldo en soles.

Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la

moneda de referencia en blanco pues se ajustan sólo si el anexo respectivo tiene como

moneda de referencia US o MN.

PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR EL PROCESO DE AJUSTE

1) Crear la Tabla general 58 , con los parámetros necesarios.

Cuentas por ajustar, tipo de cambio a usar, subdiario y cuentas de ajuste por ganancias y

pérdidas. (ver ejemplo)

2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de ajuste, este subdiario

debe ser exclusivo para este proceso.



3) Después de un proceso de consolidación previo, de la generación del archivo de análisis de

cuenta y de haber efectuado el proceso de las Regularizaciones por diferencia de cambio,

debe realizarse el AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO FASB 52,procesando las siguientes opciones :

- Calcula Diferencias . - El sistema crea un archivo con los importes por ajustar de cada

cuenta . Estos cuentas corresponden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen

el saldo mayor a 0.

El sistema crea registros según el nivel de saldo

Nivel 1 .- Un registro por cuenta

Nivel 2 .- Un registro por cada anexo

Nivel 3.- Un registro por cada documento pendiente

El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 58 , corresponden a

saldos en dólares o soles.

Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuará el ajuste sólo si el anexo

tiene moneda de referencia US o MN.

- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos

que no correspondan para el ajuste.

- Impresión .- Permite imprimir los saldos por ajustar.

- Genera asiento .- Crea un asiento automático en el subdiario indicado en la Tabla General

58, con el siguiente numero de comprobante :

MM0001 SOLES

MM0002 DÓLARES

- Proceso de Consolidación.- Debe repetirse el proceso de consolidación para que incluya

los asientos generados.

- Generación de archivos de Análisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que

incluya el asiento generado.

Estos dos últimos procesos no requieren un or den específico.



EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 58

AFP. FINANCIERA S.A. TABLAS GENERALES PAG. 1

CLAVE DESCRIPCION

1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60---------------------------------------------------------------------------58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52-- ----------------------------------------------------------------------------

CTA01 104000 M CUENTAS CORRIENTE BANCOS

CTA02 121001 M FACTURAS DÓLARES

SUB 56 SUBDIARIO PARA ASIENTO

XGA 776001 GANANCIAS

XGP 940100 PÉRDIDAS (ojo 67X si trabaja con la clase 6)

Notas :

CLAVE CTAXX

En la columna 1 del campo Descripción se debe indicar la cuenta que se ajustará.

En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste:

M = TIPO DE CAMBIO COMPRA

V = TIPO DE CAMBIO VENA

CLAVE SUB

En la columna 10 se indicará el subdiario para generar el asiento automático, este subdiario

debe ser para el uso exclusivo de este proceso.

CLAVE XGA

En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia

CLAVE XGP

En la columna 1 debe indicarse la cuenta de pérdida 67X O 9XX según corresponda.

Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas

El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02.En la columna 20 se puede indicar la descripción de la cuenta como referencia.

CAPITULO 4PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS

1) Planeamiento

- Usuarios y responsabilidadesCada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalación y operación delsistema.

- Subdiarios a manejar



Los diferentes canales de información o archivos deben estar identificados por unsubdiario

-Esquema de TrabajoSe debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente enel terminal pos cada usuario. También se opta por una solución mixta.

- Forma de ContabilizaciónDebe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79automáticamente o si se codifica vía la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centrode costo. Esto es importante para la definición del Plan de Cuentas.

- Aprovisionamiento de datosDebe establecerse la fuente para obtener códigos de clientes, proveedores, personal,bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos.

- Calendarios de cierres mensualesEs aconsejable que se establezcan metas para el cierre de operaciones y obtención dela información contable diaria o mensual, para que el personal tenga claramenteasignada su carga de trabajo.

- Procedimiento diario de Backup (Copia de seguridad de los archivos)El backup es de responsabilidad del usuario.Los usuarios deben establecer la forma mas adecuada para obtener un backup diariodel directorio del Sistema de Contabilidad (directorio CONCAR y subdirectorioscorrespondientes), al finalizar la jornada. Este backup se efectuará con los recursos desoftware y hardware de que se disponga. Si es que se utiliza en procedimiento queReal Systems S.A. le proporciona como ejemplo, este debe ser modificado yactualizado de acuerdo a los volúmenes de datos que maneja la empresa, numero deempresas y ejercicios que se tiene abiertos.

2) Definición de datos de las Tablas generales

3) Definición de las cuentas contables

4) Definición de Anexos

5) Carga de datos

6) Listados de las Bases de datos

7) Preparación del Asiento de inicio

8) Codificación / Transcripción de asientos.

9) Proceso Mensual de Prueba

10) Emisión de Reportes



CAPITULO 5



ANEXO 1

EJEMPLO DE COMPROBANTES



ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES

1) Provisión por Compras

DATOS GENERALES DEL COMPROBANTESUBDIARIO 04 Registro de Compras

COMPROBANTE 080005FECHA DE COMPROBANTE 20-08-95MONEDA US DólaresCONVERSION S (Se convierte a soles)TIPO CONVERSION V (Utilizará cambio venta)

MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTESCUENTA ANEXO CEN. F IMPORTE DOCUMENTO

40101 D 18042101 10225562 H 1,180 FT 001-1234 20-08-9563501 010 D 1,000

2) Cancelación de la factura con cheque DATOS GENERALES DEL COMPROBANTESUBDIARIO 02 BancosCOMPROBANTE 080003FECHA DE COMPROBANTE 25-08-95MONEDA US DólaresCONVERSION S (Se convierte a soles)TIPO CONVERSION V (Utilizará cambio venta)

MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTESCUENTA ANEXO CEN. F IMPORTE DOCUMENTO

42101 10225562 D 1,180 FT 001-1234 30-08-9510401 0101 H 1,180 CH 014222 30-08-95



EXPLICACION DE LOS ASIENTOS

En la provisión de la compra, la afectación de la cuenta 42101 - Facturas por pagar - Dólares,se registra el código del anexo (proveedor), tipo de documento FT (factura) y el numero dedocumento.

En la cancelación de la factura al afectar la cuenta 42101, se debe indicar el mismo código deanexo, tipo de documento FT (Factura) y numero de documento, con el fin de que el saldo dedicha factura no figure como pendiente en el reporte de facturas pendientes.La cuenta 63501 Alquileres , tiene registrado el centro de Costo 010, que el sistema lo utilizarápara transferir a la clase 9 y para obtener los reportes de Costos.La cuenta 42101 Facturas por pagar - Dólares, ha sido configurada en el Plan de cuentas conlas siguientes características :NIVEL DE SALDO : 3 Saldo por cuenta, anexo

y documento ANEXO : P ProveedoresCENTRO DE COSTO : N NoDOCUMENTO DE REFERENCIA : S SiLONGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dígitosMONEDA DE REFERENCIA : US Dólares

La cuenta 63501 Alquileres ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientescaracterísticas :NIVEL DE SALDO : 1 Saldo por cuenta, anexo ANEXO : Sin anexoCENTRO DE COSTO : S SiDOCUMENTO DE REFERENCIA : N NoLONGITUD DE NRO DE DOC. : 0MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda

En la cancelación de la factura la cuenta 10401 se ha registrado indicando el código de anexo(numero de cuenta corriente), tipo de documento CH (cheque) y el numero del cheque.La cuenta 10401 Banco del Norte, ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientescaracterísticas :NIVEL DE SALDO : 2 Saldo por cuenta, anexo ANEXO : 0 BancosCENTRO DE COSTO : N NoDOCUMENTO DE REFERENCIA : S SiLONGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dígitosMONEDA DE REFERENCIA : Sin monedaCONCILIACION BANCARIA : S SiEn esta cuenta no es necesaria la moneda , ya que para el caso de bancos se define en elanexo.



ANEXO 2

RECOMENDACIONES PARA DE INSTALACION DEL SOFTWARE



RECOMENDACIONES PARA LA INSTALACION DEL SOFTWARE

El Software de contabilidad Concar está desarrollado en Windows y trabaja con el manejador

de base de datos Codebase (32 Bits), en versión stand-alone ( Monousuario o Redes) o cliente/ servidor según la versión adquirida.

La versión Cliente / Servidor acepta conexiones ilimitadas y se ejecuta en Windows 95 o

Windows NT usando el protocolo TCP/IP que se encuentra dentro de estos sistemas

operativos.

Sin embargo, el aplicativo Cliente / Servidor que usa el protocolo TCP/IP puede ser usado en

redes que contengan archivos de servidores Novel sin necesidad de alterarlos. TCP/IP es el

protocolo usado por Internet.

Requerimiento de sistema: - Computadora personal con procesador Pentium o superior.

- Microsoft Windows 95 versión C, Windows NT Workstation 3.51 o superior.

- 32 Mb de memoria (se recomienda tener 32 Mb con Windows NT o superior).

- Espacio en el disco de 25 Mb.

- Monitor VGA o de mayor resolución.



Instalación:

La instalación de software debe realizarse en el disco duro de la computadora.

1) La instalación del software debe realizarse de la siguiente manera :

- Colocar el disquete en drive

- Desde el escritorio de Windows 95 o Windows NT haga doble click en el icono Mi PC.

- Haga doble el icono que represente su unidad de disco donde se encuentra el diskette.

- Haga doble click en el icono setup.exe para ejecutar la instalación donde le aparecerá la

pantalla inicial, luego siga las instrucciones del sistema.

Para instalar en Cliente/Servidor debe consultar con Real Systems S.A.

2) Para Ingresar desde Windows debe crearse el acceso directo al CTMENUW.EXE YRSUTIL.EXE

3) Si se dispone de otro procedimiento de manejo de menús el programa que inicia el softwarede contabilidad se llama CTMENUW.EXE y el procedimiento de backup es el RSUTIL.EXE

4) Para ingresar al sistema el código de usuario inicial es SIST y el password es NORTON, loscuales deben escribirse con mayúsculas.

5) El código de compañía es 0001, o displaye la ayuda del control.

CARACTERISTICAS

- El software esta desarrollado en Visual Basic con base de datos XBASE.

- En el subdirectorio CONCAR hay un programa RSUTIL.EXE que sirve para generar lareindexación de archivos, creación de compañías y carga/transferencia de comprobantes.



ANEXO 3

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS



El sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma automáticadesde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de Facturación, elusuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y grabarlo en unarchivo en diskette o disco duro y luego cargar este asiento en el sistema de Contabilidad,evitándose la digitación. Estos asientos pueden producirse en forma diaria, semanal,mensual y la afectación contable y numeración de comprobantes deben ser definidas por elusuario contable.

Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van aagregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro.

Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable.El usuario debe decidir si mantendrá un archivo de control de numeración de comprobantespara cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de controlde numeración CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compañía y AA = Ejercicio) para obtener dicha numeración.Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero desubdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeración.

La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguienteestructura (EJEMPLO) :

SUBDIARIO COMPROBANTE

04 010001 ENERO04 010002

04 020001 FEBRERO

05 010001 ENERO05 010002

05 020001 FEBRERO

Los dos primeros dígitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fechadel comprobanteLos dos archivos son los siguientes :

CCXXXXAA - Comprobantes Cabeceras Ejemplo CC000199

CDXXXXAA - Comprobantes Detalles Ejemplo CD000199

En donde XXXX es el código de la compañía y AA el año del ejercicio contable.

En el archivo de Cabeceras debe existir un registro por cada comprobante, y el archivo dedetalles deben existir varios registros por comprobante. Los campos de relación son loscampos SUBDIA y COMPRO.



DICCIONARIO DE DATOS

=================================================================CAMPO DESCRIPCION T LG DC=================================================================

CNUXXAA CONTROL DE NUMERACION

1 CTSUBDIA CÓDIGO DE SUBDIARIO C 2

2 CTANO AÑO C 2

3 CTMES MES C 2

4 CTNUMER ULTIMO NRO DE COMPROBANTE N 4 AUTOMATICO

5 CTFECCRE FECHA DE CREACION D 8

6 CTFECACT FECHA DE MODIFICACION D 8

NOTAS

1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compañía.

Ejemplo CNU0196.DBF

2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un índice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura:CTSUBDIA+CTANO+CTMES

3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.

4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por loscampos indicados en el índice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.



================================================================CAMPO DESCRIPCION T LG DC.================================================================

CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS

1 CSUBDIA SUBDIARIO (TABLA 02) C 2

2 CCOMPRO NUMERO DE COMPROBANTE (MMNNNN) C 6Los dos primeros dígitos son el mes contabley los 4 siguientes el numero correlativo

3 CFECCOM FECHA DE COMPROBANTE (AAMMDD) C 6

4 CCODMON CÓDIGO DE MONEDA C 2US = Dolar , MN=Soles

5 CSITUA SITUACION ( P = PENDIENTE , F = FINALI.) C 1

6 CTIPCAM TIPO DE CAMBIO N 10 4(solo para CTIPO = C )

7 CGLOSA GLOSA C 40

8 CTOTAL IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE N 14 2

9 CTIPO TIPO DE CONVERSION C 1C=Especial ,M=Compra , V=Venta

10 CFLAG FLAG DE CONVERSION DE MONEDA C 1S= Si se convierte , N= No se convierte

11 CDATE FECHA DE ACTUALIZACION (DATE) D 8

12 CHORA HORA DE ACTUALIZACION C 6

13 CFECCAM FECHA DE TIPO DE CAMBIO C 6(PARA CTIPO=F)

14 CUSER USUARIO ACTUALIZADOR C 5

15 CORIG SISTEMA DE ORIGEN C 2

16 CFORM MANUAL / AUTOMATICO C 1

17 CTIPCOM TIPO COMPROBANTE C 2

18 CEXTOR COMPROBANTE EXTORNADO C 1



================================================================CAMPO DESCRIPCION T LG DC.================================================================

CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO

1 DSUBDIA SUBDIARIO C 2

2 DCOMPRO NUMERO DE COMPROBANTE C 63 DSECUE SECUENCIA C 4

Correlativo desde 0001 por cada comprobante4 DFECCOM FECHA DE COMPROBANTE C 6

5 DCUENTA CUENTA CONTABLE C 8

6 DCODANE CÓDIGO DE ANEXO C 18

7 DCENCOS CENTRO DE COSTO (TABLA 05) C 6

8 DCODMON CÓDIGO DE MONEDA C 2

9 DDH DEBE HABER (D=Debe,H=Haber) C 110 DIMPORT IMPORTE N 14 2

11 DTIPDOC TIPO DE DOCUMENTO C 2

12 DNUMDOC NUMERO DE DOCUMENTO C 20

13 DFECDOC FECHA DE DOCUMENTO C 6

14 DFECVEN FECHA DE VENCIMIENTO C 6

15 DAREA CÓDIGO DE AREA C 3

16 DFLAG FLAG DE CONVERSION DE MONEDA (S , N) C 1

17 DXGLOSA GLOSA DEL MOVIMIENTO C 30

18 DDATE FECHA DE ACTUALIZACION D 8

19 DCODANE2 CODIGO DE ANEXO AUXILAR C 18

20 DUSIMPOR IMPORTE EN DOLARES N 14 2

21 DMNIMPOR IMPORTE EN SOLES N 14 2

22 DCODARC TIPO COMPROBANTE C 2

Manual Concar

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