ProcedimientoAdministracin de Activos FijosCdigo:

Copia Controlada N:

Pg. 12

INDICE1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABLES

5. POLITICAS

6. DESARROLLO

7. FLUJOGRAMA

8. REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS

1. OBJETIVO

Documentar y regular el conjunto de polticas, normas y procedimientos establecidos para la adecuada administracin y el control efectivo de los activos fijos, que permitan coordinar las actividades entre los distintos departamentos de Tiendas Industriales Asociadas S.A. TIA para los procesos de requisiciones, adquisiciones, mantenimientos, transferencias, ventas, bajas y donaciones, asegurando el registro adecuado de las transacciones, as como la trazabilidad del proceso aplicado.

2. ALCANCE

Este procedimiento est dirigido a todo el personal de Tiendas Industriales Asociadas S.A. TIA, y su aplicacin y seguimiento Dentro de los objetivos que se buscan con este manual, se encuentran los detallados a continuacin:

Establecer polticas y procedimientos para mantener un adecuado registro y control de los activos de la empresa.

Difundir de manera clara y oportuna las polticas y procedimientos adoptados por la empresa para la administracin de los activos fijos.

Establecer las responsabilidades para los custodios respecto de la administracin de los activos fijos a su cargo.

3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo: Ser considerado como activo fijo el bien que cumpla con las siguientes caractersticas, en concordancia con lo establecido en la NIC 16:3.1.1. Vida til mayor a un ao

3.1.2. No destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica del negocio.

3.1.3. Ser empleado de forma permanente en la prestacin de servicios o en el desarrollo de labores de la empresa.

3.1.4. El valor de adquisicin, donacin o construccin deben ser iguales o superiores al valor mnimo de capitalizacin estipulado en este manual.

3.2. Inmueble: Bien que cumple las caractersticas mencionadas en el prrafo 3.1. de este manual, y puede ser clasificado como sigue: Terrenos Edificios Instalaciones fijas.

3.3. Mueble: Bien tangible mvil, que cumple con las caractersticas mencionadas en el prrafo 3.1. de este manual, y puede ser clasificado como sigue: Maquinaria y equipos de refrigeracin Maquinaria y equipos industriales Equipos elctricos Muebles y enseres Equipos de computo

3.4. Adiciones y mejoras: Son las acciones cuyo efecto directo es el incremento del valor de un activo existente, al aumentar su capacidad productiva, prolongar su vida til y/o mejorar su eficiencia, por lo que los valores incurridos debern ser cargados al costo del activo, de acuerdo con lo estipulado en la NIC 16 y cumpliendo la normativa tributaria vigente.

3.5. Baja: Eliminacin del activo de los registros contables de la empresa por deterioro, obsolescencia, donacin, venta, permuta o sustraccin, de conformidad con procedimientos internos, principios contables y normas tributarias vigentes.

3.6. Bien en buen estado: Activo fijo que se encuentra en condiciones adecuadas de uso.

3.7. Bien en mal estado: Activo fijo que en virtud de su estado fsico no puede ser utilizado por la empresa, y ser destinado a su destruccin o enajenacin, cumpliendo procedimientos de la compaa y normativa tributaria y societaria vigente.

3.8. Bien en desuso u obsoleto: Aquel que por razones de obsolescencia, avances tecnolgicos, deterioro u otras razones calificadas no es til y/o necesario para la gestin del negocia de la empresa.

3.9. Depreciacin: Es el valor a ser amortizado peridicamente, resultado de la operacin entre el costo de adquisicin del activo menos el valor residual, dividido para los periodos de vida til estndares asignados al rubro contable al que pertenece el bien, de acuerdo a la NIC 16, procedimientos internos, principios contables y normas tributarias vigentes.

3.10. Cdigo de Barras: Cdigo basado en la representacin grfica mediante un conjunto de lneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado entre ellas, de una secuencia de 15 caracteres alfanumricos que contienen una determinada informacin y permite reconocer un artculo de forma especfica. La estructura numrica del cdigo empleado en Tiendas Industriales Asociadas S.A. TIA, es como sigue

999999999999999Nmero secuencial del tem

11Maquinarias y equipos de Refrigeracin12Equipos elctricos13Maquinarias y equipos industriales20Muebles y enseres30Equipos de cmputo

Ao de la adquisicin.

Cdigo del local, ubicacin del tem.

3.11. Mantenimiento: Proceso preventivo y/o correctivo que permite el buen funcionamiento de un activo y/o prolongar su vida til.

3.12. Transferencia o traslado: Cambio de ubicacin o centro de costo de un bien mueble.

3.13. Vida til: Estimacin del tiempo de servicio de un activo fijo. Esta valoracin es necesaria para determinar el valor de la amortizacin por depreciacin.

4. RESPONSABLES

5. POLTICAS5.1. Generales

5.1.1. La Administracin de Activo Fijo no contempla el control de activos ajenos a la institucin, es decir de propiedades de terceros, tales como empleados, proveedores, clientes, etc.

5.1.2. Un artculo ser clasificado como activo fijo cuando:

5.1.2.1. El costo del activo para la empresa puede ser cuantificado confiablemente.5.1.2.2. Cuando es adquirido por la empresa.5.1.2.3. Tiene vida til mayor a un ao.5.1.2.4. El costo de adquisicin es mayor a u $200.00.5.1.2.5. Generar beneficios futuros a la empresa

5.1.3. Es responsabilidad de todo el personal de la compaa, velar por la salvaguarda de los activos fijos, su cuidado, uso adecuado y mantenimiento.

5.1.4. Ser responsabilidad de los Gerentes departamentales y Jefes de locales de supervisar el buen estado y uso adecuado de los activos de cada una de las reas a su cargo.

5.1.5. Ser responsabilidad del rea Contable, actualizar las tablas con los porcentajes de asignacin del gasto de depreciacin por centro de costo y notificar al Departamento de administracin de activos fijos para su aplicacin.

5.2 De requisicin de bienes5.2.1. Todas las requisiciones de bienes debern ser aprobadas previa revisin en el presupuesto anual y evaluacin de las necesidades del rea solicitante.

5.2.2. En los casos en que los bienes solicitados no hayan sido presupuestados, y sea necesario emitir una orden de compra, esta deber ser aprobada de acuerdo a los rangos monetarios establecidos en la siguiente tablaCargoRango de aprobacin

Jefe de local, zona o departamentoDe US$200 a US$1,000

Gerente de rea o departamento organizacionalDe US$1,001 a US$5,000

Gerente FinancieroDe US$5001 a US$10,000

ContralorDe US$10,001 a US$20,000

Gerente GeneralMayor a US$20,0001

5.2.3. Las requisiciones, debern estar debidamente firmadas de acuerdo a la siguiente tabla:

RUBRO DE ACTIVOSRESPONSABLE

Maquinarias y equipos de refrigeracin Gerente Tcnico y de Operaciones

Equipos elctricos Gerente Tcnico y de Operaciones Jefe de Sistemas

Maquinarias y equipos industriales Gerente Tcnico y de Operaciones

Muebles y enseres Gerentes y Jefes de cada rea organizacional

Equipos de cmputo Jefe de sistemas

Gndolas Jefes de Zona Jefes de local

5.2.4. Toda requisicin deber estar adecuadamente llenada con la informacin pertinente.

5.2.5. Es responsable del Administrador de Activos Fijos, revisar diariamente las rdenes de compras procesadas con la finalidad de determinar si son activos que se cargaran a los centros de costo respectivos o si sern desembolsos registrados como gastos incurridos en el ao.

5.2.6. Todas las adquisiciones de activos fijos se realizaran a travs de rdenes de compra.

5.2.7. Todas las altas de bienes como activos fijos, debern tener como documentacin de respaldo lo siguiente:

Solicitud de pedido en el Sistema de Activos Fijos. rdenes de compra aprobada. Cotizacin de proveedor Informe tcnico sobre caractersticas y especificaciones del bien. Comprobante de Egreso Comprobantes de retencin Facturas vigentes y autorizadas por el SRI. Contrato escrito y firmado (en caso de ser necesario de acuerdo al monto y a las disposiciones emitidas por entes de control) Garantas, si hubiere.

Todos estos documentos debern estar debidamente aprobados por el personal a cargo.

5.2.8. En el caso de compras de activos fijos para otras ciudades, debern enviarse las copias de la documentacin soporte correspondiente.

5.2.9. En caso de tratarse de equipos tcnicos, entonces tambin participara el gerente Tcnico y en caso tratarse de equipos industriales, el gerente de la rea.

5.2.10. Los anticipos de cualquier naturaleza que se realiza para adquirir bienes debern ser previamente garantizado en la cuanta y con la modalidad determinada por ley (aplicable a equipos electrnicos, de computacin, tcnicos principalmente).

5.3. De alta de activos fijos

a. El administrador de activos fijos ser responsable del alta en el sistema, definiendo la categora del activo fijo al momento de la recepcin del mismo.

b. Todo bien que sea adquirido por la empresa, deber ser codificado utilizando un numero secuencial ascendente que servira para identificar al tem. Las etiquetas que se utilicen en aquellos bienes en los que sea factibles identificarlos a travs de este mecanismo, debern contener un nmero nico secuencial ascendente en formato cdigo de barra.

c. Los registros contables del activo fijo debern estar en coordinacin con los movimientos generados en el Sistema de Control e Informacion de Activos Fijos.

d. Todos los movimientos de activos fijos (altas, transferencias, baja, ventas) debern ser registrados en las formas especificadas.

e. El Administrativo de Activos Fijos conjuntamente con el contador determinar en que cuenta contable se debern contabilizar los activos fijos y su pertenencia al respectivo Centro de Costos.

f. Los bienes adquiridos, de cualquier naturaleza que fueren, sern recibidos y examinados por el Administrador de Activos Fijos y se dejara constancia en un acta con la firma de quienes lo entreguen y lo reciben.

g. Si en recepcin del mismo se encuentran anomalas y la entrega del activo no cumpla con lo estipulado en la factura, entonces se rechazara la entrega del mismo y se notificar al personal involucrado.

h. Las copias de las facturas debern ser enviadas al Administrador de Activos Fijos, por parte de jefe de compras, en un perodo mximo de 2 das por el responsable de procesar la factura en el rea contable.

i. Todos los usuarios debern informar inmediatamente sobre activos cuya etiqueta de codificacin se encuentre en mal estado.

j. Las polticas de capitalizacin de los activos fijos estn establecidas de acuerdo a disposiciones emitidas por los entes de control de la Repblica del Ecuador. Por consiguiente, sern registrados como activos, aquellos bienes que representen posibles beneficios futuros para la entidad y aquellos bienes cuyo costo puede ser confiablemente medidos.

As mismo, aquellos bienes cuya vida til se estima sea mayor a un ao y su costo de adquisicin sea mayor a US$200.00 debern ser reconocidos como activos.

RECONOCIMIENTO DEL COSTO:

k. Los activos debern ser reconocidos por la gerencia y se determinara si estos presentes beneficios econmicos futuros. De ser as se debe medir adicionalmente si estos pueden ser medidos confiablemente y se capitalizan.

De no ser as deben ser enviados al gasto.

Valores tales como los descritos a continuacin debern ser registrados al costo: Precio ms los impuestos y menos los descuentos Aquellos costos de traslado(bienes importados) Los costos necesarios para poner en servicio o funcionamiento el activo Costo financiero Beneficios entregados a los empleados en construccin y adquisiciones Costo de instalacin, ensamblaje y prueba de activos Honorarios de arquitectos e ingenieros Costo de seguridad y por exigencias medio ambientalistas

Todos los activos deben ser registrados al costo a menos que la transaccin no tenga sustancia comercial o el valor de mercado no pueda ser medido confiablemente.

l. Los activos fijos con un costo individual o inferior a anteriores a US $200.00, sern enviados al gasto y activados a US $1.00 para su control en el sistema operativo.

m. Los mantenimientos y/o reparaciones cuyo monto sea significativo, siempre y cuando se realice con la finalidad de alargar la vida til del bien, deber ser aprobados por el personal Gerencial responsable. Este debe ser registrado como una obra en curso y reclasificada al momento de su activacin, en la cuenta correspondiente como un costo ms.

n. El administrador de activos fijos deber mantener un listado de los bienes actualizados y el mismo deber estar conciliados con libros de manera que no existan diferencias entre lo contabilizado y lo registrado en el mdulo de activos fijos. La conciliacin deber ser realizada mensualmente.

o. El administrador de Activos Fijos deber realizar permanentes visitas a las diferentes ubicaciones de los activos con la finalidad de mantener un conocimiento oportuno de daos, transferencias, reclamos o mantenimientos preventivos de los activos.p. El maestro de activos fijos es actualizado por personas autorizadas. Los cambios a los costos de activos fijos son autorizados por el Contralor, Gerente Financiero y Gerente Administrativo y esto se realiza especialmente en activos estratgicos.

5.4. DE LA RECEPCIN FSICA DE LOS ACTIVOS

a. Los nicos responsables de la recepcin del activo cuando el Proveedor realiza la entrega del mismo es el jefe de bodega y/o su Asistente. Ellos se encargarn posteriormente a realizar la entrega de los mismos a los diferentes departamentos.

b. Los responsables de la recepcin fsica de los activos, deben enviar al administrador de activos fijos, copias de las facturas y dems documentos para completar datos especficos (caractersticas, serie, modelo, etc.) en el maestro de activos fijos. En un perodo de mximo dos das.c. Los activos adquiridos sern escaneados por el administrador de activos fijos al momento de la recepcin. d. Los activos fijos debern ser dados de alta contablemente en la recepcin del activo y entregar a cuentas por pagar la respectiva factura original y/o proformas para su registro, en un perodo mximo de dos das.e. Aquellos activos que se encuentren localizados en la bodega hasta su activacin, debern estar debidamente cuidados y resguardados.f. Los das de recepcin de proveedores de suministros de oficina y limpieza son los lunes, martes y viernes. Los mircoles y jueves se realizaran despachos a los diferentes departamentos solicitantes.g. Para la asignacin de bienes a un custodio se utilizara la forma CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.

5.5. DE LA CODIFICACIN DE LOS ACTIVOS 26699*66

a. Las etiquetas en los activos fijos debern ubicarse en lugares que proporcionen condiciones para fcil identidad y proteccin contra el deterioro por utilizacin del activo.b. Ser responsabilidad del administrador de activos fijos etiquetar todos los activos fijos propiedad de la empresa con lo cual le asignara un nmero de identidad. El nmero de identidad deber ser adherido al activo.c. En el caso de otras provincias, ser el Coordinador Administrativo el encargado de realizar esta inspeccin y asignatura y notificar a administracin de activo fijos en Guayaquil.d. En el caso de equipos de computacin el Sistema ser el responsable de solicitar al Administrador de Activos Fijos que realice la codificacin a los activos fijos antes de la distribucin a los usuarios finales.e. Para el caso de muebles y enseres que ser utilizado en reas administrativas, ser el jefe de bodega el responsable de solicitar al administrador de activos fijos que realice la verificacin y la codificacin de los bienes recibidos antes de la distribucin a los usuarios finales.

Los custodios de los activos debern velar por el adecuado manejo de los equipos y sus respectivas etiquetas. Estos bajo ningn concepto debe ser removidos o despegados del lugar en el que encuentran, caso contrario sern sancionados de acuerdo al Reglamento Interno.

5.6. DE LAS RESPONSABILIDADES

a. El administrador de activos fijos deber llevar un control de todos los formularios utilizados en la administracin de los activos fijos.b. Los custodios de los activos fijos, tendrn la responsabilidad de cuidar y dar a los activos fijos el uso destinado por la empresa para el desarrollo de sus actividades y no exponer los activos fijos a riesgos que comprometan su buen estado y seguridad.c. El custodio del activo fijo, cuidar el buen estado de la etiqueta que contiene el nmero de inventario asignado al activo y en caso de dao o perdida de la misma deber reportar inmediatamente al Administrador de Activos Fijos para el trmite respectivo.d. Los Gerentes de cada rea sern responsables del cuidado y buen uso de los vehculos propiedad de la empresa, asignados a sus respectivas reas.e. Los activos compartidos por varias personas de una o varias reas quedarn bajo responsabilidad de una sola persona del grupo de usuarios, la cual ser el Gerente o Jefe de rea.f. Aquellos activos que hayan sufrido de hurto, extravo o accidente, debern ser reportados inmediatamente al jefe inmediato y al Administrador de Activos Fijos para su conocimiento y gestin necesaria a realizarse por el mismo.g. Es responsabilidad del rea tcnica realizar un informe mensual donde se evale el estado de los equipos y as mismo mantener una bitcora de mantenimiento.

5.7. DEL ASEGURAMIENTO DE LOS EQUIPOS

a. Todos aquellos equipos electrnicos, computacin y maquinarias, cuyo monto supere los US $500.00 sern asegurados. b. Todos los activos de la compaa deben encontrar debidamente asegurados en un plazo mximo de 24 horas y la documentacin soporte del seguro deber estar archivada y resguardada de manera organizada, actualizada y adecuada por el Administrador de Activos Fijos.c. La persona encargada del aseguramiento es la Asistente Administrativa, quien debe entregar copia de documentos soportes al Administrador de Activos Fijos.d. Ser responsabilidad de la Asistente Administrativa, cada vez que se enven los activos asegurados, verificar que se indique el nmero de cdigo del activo.

5.8. DE LA DEPRECIACIN DE LOS ACTIVOS

a. Los activos fijos sern depreciados considerando meses de 30 das, es decir meses comerciales.b. La depreciacin se calcular a partir del primer da del mes siguiente de la fecha de compra que conste en la factura del proveedor.

5.9. DE LA SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS

a. El custodio de la documentacin soporte correspondiente al Seguro establecido para el mismo, ser el Administrador de Activos Fijos, as como tambin de la presentacin del reclamo del seguro en caso de siniestro.b. El custodio de los activos fijos deber reportar obligatoria e inmediatamente la prdida o robo de los activos a su cargo, al Jefe de Seguridad y la Asistente Administrativa, para los trmites correspondientes establecidas para cada uno, sea este trmite de investigacin, denuncia y de ser pertinente, reclamacin a la compaa de seguros. Es obligacin de la Asistente Administrativa, notificar al Administrador de Activos Fijos sobre el aseguramiento y otorgar las copias respectivas de los trmites para el custodio del Administrador.c. El jefe de Seguridad deber reportar inmediatamente al Administrador de Activos Fijos y al custodio del Activo resultado de las investigaciones por la prdida o robo del activo. d. El resultado de la inspeccin deber ser comunicada va correo electrnico y dirigida a todas las reas involucradas.e. El rea Administrativa ser responsable de mantener todos los activos fijos debidamente protegidos a travs de plizas de seguro que cubran todos los riesgos en los ramos que corresponda.f. Si por razn laboral los activos fijos deben ser utilizados fuera de las instalaciones, se deber contar con la autorizacin del jefe de cada rea. El personal de seguridad ser informado de la salida del activo y deber recibir una copia de un formulario denominado Salida de Mercadera debidamente aprobada. En el caso de existir incumplimientos sobre el cuidado de los activos de la empresa, el personal ser sancionado de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento Interno. El jefe de Seguridad ser responsable de entregar mensualmente, al Administrador de Activos Fijos la bitcora de Ingreso y salidas de los activos de la empresa, para su control.g. Todos los activos debern ser revisados mensualmente con la finalidad de detectar falencias y realizar un mantenimiento oportuno.

5.10. DEL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS

a. El Administrador de Activos Fijos es responsable de Administrar y mantener actualizado el mdulo de activos Fijos de la empresa con la supervisin del Jefe de Desarrollo de Sistemas. b. Ser responsabilidad del Administrador de Activos Fijos y Auditora Interna elaborar el plan global para determinar las fechas de inicio y trmino del levantamiento del inventario (Inventarios totales o por muestreo)c. El Administrador de Activos Fijos presentar al Contralor, mensualmente un cronograma de visitas aleatorias para la constatacin fsica de los activos en cada una de las dependencias de la compaa.d. El Administrador de Activos Fijos conjuntamente con Auditora Interna debern realizar la constatacin fsica de los activos mediante la finalidad de emitir un informe donde se deber incluir las explicaciones a las diferencias identificadas.e. El contralor deber revisar y aprobar el informe emitido y disponer de las correspondientes acciones correctivas de ser necesario.f. El Administrador de Activos Fijos es responsable de conservar una copia de facturas por la adquisicin de activos Fijos, asimismo recibir de la Asistente Administrativa un cuadro mensual detallado de todos los activos asegurados y deber revisar la cobertura y vigencia de las mismas para notificar su renovacin.

5.11. DE LA VINCULACIN Y DESVINCULACIN DE PERSONAL.

a. Los empleados recin vinculados a la empresa debern firmar un acta de entrega de activos fijos, emitido por el jefe inmediato, como conformidad de los activos entregados a su responsabilidad.b. El jefe inmediato tambin debe firmar el acta antes mencionada como responsable de los activos asignados a sus subordinados.c. El jefe inmediato es encargado de enviar al Administrador de Activos Fijos el Acta de entrega-recepcin de activos Fijos dentro de los 2 das hbiles siguientes a la entrega del activo.d. El Departamento de Recursos Humanos deber notificar inmediatamente al Administrador de Activos Fijos los Ingresos y salidas de personal, con el propsito de confirmar la informacin reportada anticipadamente por el responsable del centro de costo.e. El Administrador de Activos Fijos, con el informe mensual de recursos humanos; deber hacer el seguimiento a los activos asignados al nuevo personal de la empresa y el cumplimiento de las polticas por parte del Jefe inmediato.f. Los activos fijos del personal desvinculado de la empresa estarn temporalmente bajo la custodia del jefe inmediato, hasta la asignacin de los activos fijos a otro u otros empleados.g. El jefe inmediato ser el responsable de elaborar y enviar al Administrador de Activos Fijos y al departamento de Recursos Humanos el Acta de entrega-recepcin de activos fijos de los activos desocupados, debidamente llenado y firmado dentro de los dos das hbiles. h. El Administrador de Activos fijos con el informe mensual de recursos humanos deber de hacer seguimiento a los activos descargados por el personal desvinculado de la empresa y el cumplimiento por parte del jefe inmediato, detalle que ser avalado por Auditora Interna.

5.12. TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS

a. Existen cinco motivos por las cuales un Activo Fijo debe salir de las instalaciones de la compaa: Que el activo se envi para reparacin. Que el activo se entregue a un tercero mediante contrato para ser utilizado en la prestacin de un servicio para la compaa. Que el activo se haya donado. Que se haya dado de baja(ya sea por venta o por obsolescencia) Que se haya autorizado la salida de un equipo fuera de las instalaciones por los jefes/Gerentes de rea por un trabajo especfico.b. Cuando esto se presente cualquiera de ellos, se debe diligenciar el formato. Todas aquellas transferencias de bienes que se realicen de un departamento a otro, debern estar respaldados por documentos que soporten dicho movimiento debidamente aprobados por el responsable de rea. Se deber llenar el formulario Transferencia de Activos En el caso de traslado de activos fijos fuera de las instalaciones de la empresa, se deber llenar el Acta de Entrada y Salida de Activos, el mismo que deber ser aprobado por los Jefes/Gerentes de cada rea.c. El personal de seguridad deber ser informado sobre la salida del activo, para lo cual se deber entregar el acta de traslado para su recepcin, revisin y autorizacin de salida. El incumplimiento de este literal ser sancionado de acuerdo al Reglamento Interno.d. Este formulario ser enviado al Administrador de Activos Fijos dentro de dos das hbiles para que se actualice en el sistema y mantener un control.

5.13. BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

a. En el caso del rea de tcnica, se realizara una evaluacin de los equipos con la finalidad de emitir un informe tcnico que pruebe que los equipos necesitan ser cambiados. Este informe debe ser aprobado por la Gerencia, Gerente Tcnico, Gerente Administrativo, Contralora y revisado por la Auditora Interna.b. Las condiciones para dar de baja un activo fijo son las siguientes: Desuso Dao irreparable/o destruccin total Venta Robo/Hurto Donacin Obsolescencia por cambio de tecnologa c. La baja de activos fijos ser solicitada previo informe, por el Gerente de cada rea, la verificacin de las condiciones del Activo ser responsabilidad de los jefes de reas tcnicas, Auditora Interna y Administrador de Activos Fijos dejando respaldado de su verificacin con un informe.d. Si el informe de inspeccin apareciere que los bienes todava son necesarios en la entidad, concluir el proceso.e. Si del informe de inspeccin se resume que los bienes deben ser dados de baja primero se debe verificar si estos son susceptibles de venta y la venta proceder previa resolucin de la Gerencia.f. Para la venta de un activo se necesita que realicen las debidas promociones del bien y por procedimiento tener por lo mnimo 3 propuestas de compra.g. En la venta de vehculos se debe considerar y determinar si este es transferido al nuevo propietario con condiciones especiales como el caso de los beneficios a los vendedores en la cesin de derechos de los dispositivos de seguridad con que cuenta el Activo, adems del trmite a la ca. Aseguradora para la debida exclusin del vehculo dentro de la pliza de seguro de la empresa.h. Los Activos Fijos dados de baja deben almacenarse en un lugar seguro, junto con todos sus puestos si los tuviera hasta completar su disposicin o venta. Los activos dados de baja debern demostrar fsicamente su estado de obsolescencia o fuera de uso, desconectndose de la lnea de produccin, debe ser aislado y empaquetado. Para el uso de activos inmuebles deber desalojarse el predio y ser cerrado para su no utilizacin. i. Adicionalmente la Gerencia deber solicitar un informe tcnico previo en el que se determinar si los bienes son obsoletos, inservibles o fuera de uso, que su operacin y mantenimiento no resultan econmicos para la entidad y se justifique plenamente que el proceso de venta o donacin resultara conveniente.j. Una vez dado de baja un Activo, stos no deben ser objeto de desmembramiento, mantenimiento ni reparacin alguna y en general no deben generar ms gastos que aquellos derivados de su remocin y/o almacenamiento seguro hasta su venta y retiro final. El responsable de estos activos es el Administrador de Activos Fijos.k. El cdigo de barras de los activos vendidos, donados o dados de baja no podr ser reutilizado.l. Siempre que una persona de la compaa vea la posibilidad de dar de baja un activo, deber comunicarse con el jefe o Gerente de rea y una vez analizada la situacin del activo, se informara al Administrador de los activos Fijos y manifestar su solicitud.m. El Administrador de Activos Fijos elaborar el acta de baja (donacin o venta) que deber ser firmada por el Gerente, Contralor, Gerente Financiero o Contador, Jefe de Bodega y Jefe/Gerente de rea.n. Todas las actas debern ser notarizadas, la persona encargada de esto ser la Coordinadora Administrativa.o. El Administrador de Activos Fijos ser el encargado de custodiar las actas. El Contador mantendr copia de la misma.p. Los activos dados de baja por obsolescencia sern retirados de las instalaciones en coordinacin con las personas responsables: Coordinadora Administrativa, Administrador de Activos Fijos, Auditora de Produccin (dependiendo si los activos corresponden a su rea), Auditor Interno y Contador. La presencia del Auditor Interno para los casos de bajas de activos en el rea de Produccin no ser necesaria a menos que Auditora de Produccin no se encuentre en las instalaciones de la empresa o por delegacin. q. Los equipos de computacin obsoletos o daados debern ser dados de baja semestralmente. Por ningn concepto podrn ser desechados, estos sern entregados en donacin a entidades educativas o entidades sin fines de lucro previa autorizacin de la Gerencia.r. Los fondos recaudados por la venta de activos fijos debern ingresarse en la Caja Interna/Tesorera.

6. DESARROLLO

4.1 ADQUISICIN DE ACTIVOS FIJOS Usuario Solicitante de cada departamento

1. Crea requerimiento de compra de activo fijo en el sistema SOLGERENTE / JEFE DE REA.2. Revisa el requerimiento y analiza la necesidad del usuario solicitante.3. La adquisicin del activo fijo est justificada?3.1. Si no est justificada la compra se niega el requerimiento.3.2. Si est justificada entonces verifica la disponibilidad del activo.4. Hay activos disponibles?4.1. Si, entonces procede con el traslado del activo fijo entre centro de costos.4.2. No, verifica si la compra fue presupuestada.5. Compra presupuestada?5.1. No, la compra no fue presupuestada entonces se solicita autorizacin al Gerente Financiero.5.2. S, entonces contina con el punto 6.6. Aprueba la solicitud y notifica al solicitante sobre la aprobacin. *En el caso de Otras provincias, la persona encargada de revisar y aprobar los requerimientos es el Coordinador Administrativo de dichas provincias.*Para el caso de equipos de cmputo, cada Jefe de rea deber consultar con el Jefe de Sistemas, sobre las caractersticas de los equipos solicitados, que sean las adecuadas.

USUARIO SOLICITANTE

7. Notifica al departamento de Compras sobre solicitud aprobada.

JEFE DE COMPRAS8. Revisa las solicitudes de pedido e inicia la gestin de compra. 9. Solicita cotizaciones a proveedores

PROVEEDORES10. Envan cotizaciones para su revisin.

JEFE DE COMPRA (GYE)/ ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)11. Selecciona 3 cotizaciones, las ms convenientes, para su revisin y aprobacin por parte de la gerencia.

GERENTE ADMINISTRATIVO / GERENTE FINANCIERO12. Revisa y selecciona al proveedor para realizar la compra y notifica sobre el proveedor aprobado a compras.

JEFE DE COMPRA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)13. Recibe cotizacin aprobada y realiza la orden de compra preliminar.

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS14. Revisa la orden de compra en el sistema15. Verifica que el activo fijo solicitado cumpla con las polticas de registro de categora de los activos fijos.15.1. Crea en el sistema el dato maestro del activo fijo.16. Cumple poltica de valor mnimo para registrar como activo fijo?16.1. S cumple, entonces el activo fijo conserva el precio neto sin considerar el IVA.16.2. No cumple, entonces cambia el precio neto (sin considerar IVA) del activo fijo a $1.00 y la diferencia es enviada a resultados.17. Libera la orden de compra18. Enva mail notificando la liberacin de la orden de compra para que contine la gestin de compra.

JEFE DE COMPRA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)19. Recepta la orden de compra que ya ha sido liberada por Administrador de Activos Fijos.20. Notifica al proveedor sobre la solicitud del bien y que se realice la respectiva factura.

PROVEEDOR 21. Confirma recepcin y fecha de entrega22. Enva pedido de acuerdo a la orden de compra

JEFE DE BODEGA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)23. Imprime las rdenes de compra para su control.24. Coteja las rdenes de compra impresas con guas de remisin del proveedor.25. Si existen diferencias entonces:25.1. Si existen diferencias, se verifican si estas son de proveedores de suministros. De ser as, se procede con la devolucin del pedido hasta que este llegue completo.25.2. Si las diferencias son por entregas parciales estas solo deben corresponder a repuestos de equipos tcnicos.26. Si no existen diferencias entonces se ingresa la orden de compra al inventario y se genera el Comprobante de Ingreso de Inventario.27. El inventario de suministros que ingresa se mantiene en stock hasta que se realizan los Egresos de Suministros de bodega.

USUARIO SOLICITANTE28. Realiza requerimientos a Bodega.JEFE DE BODEGA (GYE) / ASISTENTE ADMINISTRATIVA (UIO)29. Diariamente revisa las rdenes 30. Verifica si lo solicitado hay en stock.30.1. De no haber, el sistema no le permite crear el ingreso de inventario y procede a notificar al solicitante.30.2. De existir en stock se realiza la Salida de Inventario en el Sistema 31. Se imprime el documento y se archiva32. Se ingresa a la bodega a ubicar el perodo ***33. Se enva el pedido al solicitante.

USUARIO FINAL34. Recibe pedido y asigna al usuario final*** En el caso de corresponder a equipos tcnicos es necesario coordinar esta verificacin con el personal de Sistemas, quien realiza la respectiva adecuacin de la mquina para asignarla al usuario correspondiente.

4.2. ALTA DE ACTIVOS FIJOS.ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS1. Recibe documentacin de la compra del activo fijo.2. Verifica los datos del activo fijo detallados en las factura vs. el activo fsico.a. No es igual, entonces devuelve a compras la factura.b. Realiza la toma fsica del inventario del activo, mediante el formulario: Toma fsica de inventario3. Sella la factura4. Solicita la aprobacin de la salida del bien de la bodega en el sistema.BODEGUERO5. Emite el comprobante de egreso en el sistema 6. Entrega inventario a departamento solicitante.ADMINISTRADOR DE ACTIVO FIJO7. Verifica la salida del tem8. Asigna un cdigo de inventario al activo.9. Adhiere la etiqueta con el nmero de inventario al activo fijo.10. Solicita la firma del formulario de Acta de Entrega/Recepcin de Activos Fijos al custodio del bien.11. Entrega documentacin (facturas) a cuentas por pagar para el ingreso en el sistema y automticamente se genera el asiento contable y el acta del activo fijo.USUARIO SOLICITANTE12. Revisa y recibe el activo fijo.13. Firma recibido de activo con el cual debe asumir todas las responsabilidades como custodio del bien.14. Ingresa datos del usuario del activo y archiva.

4.3 Transferencias de Activos Fijos4.3.1. Traslados de activos fijos entre centros de costo

USUARIO RESPONSABLE DEL ACTIVO1. Solicita va mail la aprobacin para el traslado del activo al Gerente de rea.

GERENTE DE REA 2. Aprueba el traslado del activo.

USUARIO RESPONSABLE DEL ACTIVO3. Comunica al administrador de activos fijos sobre el traslado del activo va e-mail.

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS4. Realiza formulario de Acta de transferencia de activos5. Mantiene registro de formulario en bitcora de control de Traslado de activos fijos.6. Entrega formulario a usuario para su firma.7. Coordina el traslado del activo 8. Entrega activo junto con copia del formulario

USUARIO RECEPTOR DEL ACTIVO9. Recibe el formulario firmado.10. Revisa las caractersticas del activo entregado11. Firma el formulario y lo entrega al Administrador de Activos Fijos.

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS12. Recibe el formulario13. Registra la recepcin del activo y del formulario en la bitcora de traslado de activos fijos.14. Registra en el sistema, el centro de costos al cual ha sido asignado el activo, la fecha del traslado y el custodio responsable.15. Archiva el formulario.

4.3.2. TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS BODEGA TRAMOYA4.4. Bajas de Activos Fijos

4.4.1.1. Activos Fijos (Excepto equipos de computacin y maquinarias y equipos)

USUARIO SOLICITANTE1. Solicita por correo electrnico al Gerente del rea la baja de los activos fijos en condiciones de obsolescencia o dao irreparable.2. Enva el detalle de los activos fijos a dar de baja Gerente de rea para su aprobacin. El mencionado detalle deber incluir motivos del descargo.

GERENTE DE REA RESPONSABLE3. Aprueba por correo electrnico la baja de los activos4. Solicita a Administrador de Activos fijos la inspeccin fsica del activo.

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS5. Inspecciona las condiciones del activo fijo6. Enva mail con el resultado final y detalle de activos a dar de baja.GERENTE DE REA RESPONSABLE7. Recibe y analiza resultado de la inspeccin 8. Autoriza la baja del activo por obsolescencia o dao irreparable?8.1. Si, firma aprobacin de la baja en el lisado de activos fijos en mal estado y comunica al Administrador de Activos Fijos que se realice la baja.8.2. No, contina con el procedimiento de Bajas por Ventas.

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS9. Coordina con el usuario responsable del activo la toma de inventario de los activos fijos que se van a dar de baja.10. Verifica en el sistema los activos a dar de baja vs. el listado aprobado para efectuar el castigo de la baja en el Sistema.11. Registra en el Sistema la baja del Activo.12. Acuerda con Coordinadora Administrativa el desecho de los activos13. Elabora acta de baja de activos fijos.14. Solicita firma a Representante Legal, Gerente de rea y Contador General.

REPRESENTANTE LEGAL, GERENTE DE REA Y CONTADOR GENERAL15. Firman el acta de baja de activos fijos.

ASISTENTE DE GERENTE ADMINISTRATIVO16. Enva a notaria el acta17. Entrega acta notariada a Administrador de activos fijos

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS18. Recibe acta original, saca copia y archiva19. Enva copias a Dpto. Contable.

EQUIPOS DE COMPUTACINGERENTE TCNICO20. Comunica por correo electrnico al Administrador de Activos Fijos la necesidad de la baja de los equipos obsoletos o irreparables.21. Adjunta informe tcnico donde se justifique la baja de los equipos.

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS22. Recibe el resultado de la inspeccin.23. Solicita verificar si el activo fijo se encuentra dentro del periodo de garanta.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA24. Revisa vigencia de garanta.25. Aplica garanta?25.1. Si, tramita con el proveedor la aplicacin de la misma y comunica al Gerente Tcnico y Administrador de Activos Fijos para la aplicacin de la garanta.25.2. No, solicita la aprobacin para la baja del activo y contina con el punto N 2626. Solicita aprobacin a Gerente Administracin, Gerente Financiero y Contralor va e-mail sobre la baja de estos activos.

GERENTE ADMNISTRATIVO / GERENTE FINANCIERO / CONTRALOR27. Aprueban la baja28. Comunica a Administrador de Activos Fijos que se realice el proceso de Baja.

4.4.2. BAJAS POR VENTAS

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS1. Solicita la elaboracin del listado de activos fijos para la venta.

JEFE DE BODEGA2. Enva listado de los activos para la venta3. Clasifica los activos a vender

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS4. Realiza inspeccin de activos fijos a vender5. Firma el listado y coordina reunin con Gerente Administrativo para establecer precios.6. Solicita el valor en libros del activo7. Fija precios de venta de los activos fijos8. Solicita a aprobacin escrita de Representante Legal.

REPRESENTANTE LEGAL9. Realiza carta de aprobacin de venta de activos fijos.

ADMINISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS10. Coordina la venta de los activos con cliente.

RESPONSABLE DE BODEGA / ADMNISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS /COORDINADORA ADMNISTRATIVA11. Supervisan la venta de los activos Fijos

ADMNISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS12. Elabora factura con los datos de venta del activo13. Entrega la factura al comprador y mantiene copia de la factura de venta del activo fijo14. Solicita a cliente que se deposite en caja el mencionado valor de venta

CAJA INTERNA / TESORERA15. Recibe el dinero16. Entrega copia de recibo de caja al Administrador de Activos Fijos

ADMNISTRADOR DE ACTIVOS FIJOS17. Recibe el ingreso de Caja18. Registra en el Sistema la Venta del Activo19. Archiva copia de la factura.

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