Manual de aprendizaje de contabilidad 100 - aelis.es · Manual de aprendizaje • 2 •...

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Versión 16

Manual de aprendizaje


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COMPOSICIÓN DEL PAQUETE

Su aplicación está compuesta de una caja que contiene:

• el soporte físico CD-ROM donde está grabado el programa,

• el manual de usuario,

• el manual de referencia en dos volúmenes.

PROPIEDAD Y USO

Cualquier uso, representación o reproducción íntegra o parcial del programa, realizada sin el consentimiento de SP Grupo Sage es ilícita.

Derechos reservados en todos los países.

Programa original desarrollado por Sage.

Documentación Sage.

Todo uso no autorizado dentro del marco de su licencia está prohibido por ley.

CONFORMIDAD Y ADVERTENCIAS

Las especificaciones dadas este manual constituyen una aproximación lo más cercana posible a las funcionalidades del programa.

Para un uso seguro y operativo del programa es necesario leer previamente la documentación del mismo.

EVOLUCIÓN

Esta documentación corresponde a la versión referenciada. Entre dos versiones, se producen modificaciones y mejoras en el programa que no serán referenciadas en este manual.

Dichas modificaciones o mejoras serán recogidas en un suplemento al manual de referencia.

MARCAS

Línea 100 es una marca registrada propiedad de Sage.

Windows es una marca registrada de Microsoft Co.

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Tabla de contenidos

NORMAS GENERALES E INSTALACIÓN 7 SAGE CONTABILIDAD 100 ..........................................................................................................................9

Módulos disponibles ..............................................................................................................................9 Toma de contacto.................................................................................................................................9

Convenciones tipográficas ............................................................................................................. 10 INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ..................................................................................................11

Instalación del programa en el disco duro.............................................................................................. 11 Instalación del programa con el comando Ejecutar ........................................................................... 11 Instalación del programa a partir de la utilidad Agregar o quitar programas de Windows....................... 19

Ejecución del programa....................................................................................................................... 21 Ventana principal del programa ..................................................................................................... 22 Acceso y ejecución de los procesos ................................................................................................ 24

Salir del programa.............................................................................................................................. 27 PRIMERA PARTE - EL ARCHIVO CONTABLE 31

APERTURA DE LOS ARCHIVOS.....................................................................................................................35 CREACIÓN DE UNA CUENTA GENERAL ...........................................................................................................43 DIARIOS ...............................................................................................................................................48

Configuración de un diario ................................................................................................................... 48 Numeración de asientos................................................................................................................ 49

SEGUNDA PARTE - INTRODUCCIÓN DE APUNTES 53 INTRODUCCIÓN DE APUNTES .....................................................................................................................55

Ventana de entrada de asientos - Presentación ...................................................................................... 55 Introducción de asientos con registro de IVA.......................................................................................... 59

Tipo de impuestos........................................................................................................................ 59 Introducción de un asiento simple ........................................................................................................ 63

Introducción del primer apunte...................................................................................................... 63 Introducción del apunte de terceros ............................................................................................... 66 Vencimientos............................................................................................................................... 68

CONTABILIZACIÓN DE LOS PAGOS...............................................................................................................73 Introducción en un diario de Tesorería con contrapartida por línea............................................................ 74 Compensación directa ......................................................................................................................... 78

Verificación de la compensación..................................................................................................... 78 Uso del Conversor........................................................................................................................ 79

Introducción libre de asientos .............................................................................................................. 81 TERCERA PARTE - APUNTES ANALÍTICOS 83

APUNTES ANALÍTICOS..............................................................................................................................85 Definición del nuevo plan analítico.................................................................................................. 86 Generación de cuentas analíticas ................................................................................................... 90 Definición de modelos de desglose analítico..................................................................................... 95

Configuración analítica del diario .......................................................................................................... 98 Configuración analítica de una cuenta ................................................................................................... 99 Modo de aplicación del desglose analítico............................................................................................. 102

Introducción de asientos con desglose analítico manual .................................................................. 102 Consulta del desglose analítico de un apunte........................................................................................ 107 Consulta del registro de IVA............................................................................................................... 109 Consultar un asiento ......................................................................................................................... 110 nnEsquema resumen de configuración de la analítica ............................................................................ 111

CUARTA PARTE - INTRODUCCIÓN DE APUNTES UTILIZANDO UN ASIENTO PATRÓN 113 ASIENTOS PATRONES.............................................................................................................................115


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Utilizar un asiento patrón desde un diario ............................................................................................ 116 Descripción de la funcionalidad .................................................................................................... 116 Modalidades de uso.................................................................................................................... 118

Utilizar un asiento patrón desde la introducción de asientos ................................................................... 121 Descripción de la funcionalidad .................................................................................................... 121 Uso avanzado de asientos patrones.............................................................................................. 125

Creación de un asiento patrón............................................................................................................ 129 Configuración de un asiento patrón..................................................................................................... 130

Asignación manual del modelo de desglose analítico....................................................................... 140 Utilización del asiento patrón ............................................................................................................. 142 Duplicación del asiento patrón............................................................................................................ 145 Creación de un asiento patrón a partir de un asiento existente ............................................................... 161 Definición de asientos repetitivos........................................................................................................ 169 Generación de asientos repetitivos...................................................................................................... 172

QUINTA PARTE - ASIENTOS POR LOTES 177 ASIENTOS POR LOTES ............................................................................................................................179

Creación del archivo de lotes ............................................................................................................. 179 Introducción de una factura utilizando un asiento patrón ....................................................................... 181 Entrada de apuntes en un diario de ventas .......................................................................................... 185 Entrada de un asiento de tesorería con contrapartida automática ........................................................... 188

TRANSFERENCIA DE ASIENTOS POR LOTES ..................................................................................................190 SEXTA PARTE - LISTADOS PERIÓDICOS Y ANALÍTICOS 193

LISTADO DE DIARIOS.............................................................................................................................195 Listado del borrador de asientos......................................................................................................... 195

El calendario ............................................................................................................................. 195 Vista previa............................................................................................................................... 196

Listado del diario de apuntes ............................................................................................................. 197 LISTADOS PERÍODICOS Y ANALÍTICOS .......................................................................................................200

Gestión de listados de la contabilidad.................................................................................................. 200 Libro mayor de cuentas..................................................................................................................... 201 Balance cuenta de resultado - Situación intermedia ............................................................................. 205

SÉPTIMA PARTE - BÚSQUEDA DE ASIENTOS 209 BÚSQUEDA DE APUNTES .........................................................................................................................211

Búsqueda de un apunte por medio de la selección avanzada .................................................................. 216 OCTAVA PARTE - CONSULTA Y COMPENSACIÓN DE UNA CUENTA 219

CONSULTA Y COMPENSACIÓN DE CUENTAS ..................................................................................................221 Compensación automática por importes........................................................................................ 224 Compensación previa manual ...................................................................................................... 227

NOVENA PARTE - COBROS Y PAGOS 231 COBROS Y PAGOS..................................................................................................................................233

DÉCIMA PARTE - RECLAMACIONES Y EXTRACTOS DE CLIENTES 241 RECLAMACIONES Y EXTRACTOS DE CLIENTES ...............................................................................................243

Preámbulo....................................................................................................................................... 243 Automatizar el envío de cartas y extractos........................................................................................... 248

Utilizar cartas en varios idiomas .................................................................................................. 251 UNDÉCIMA PARTE - PREVENCIÓN DE LA MOROSIDAD 259

PREVENCIÓN DE LA MOROSIDAD...............................................................................................................261 Configuración previa .................................................................................................................. 261 Utilizar las reclamaciones preventivas........................................................................................... 262

DUODÉCIMA PARTE - RECOBRO DE DEUDAS 267 RECOBRO DE DEUDAS.............................................................................................................................269

Requisitos y configuración previa........................................................................................................ 269

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Registros de impuestos............................................................................................................... 269 Generación automática de asientos de provisión ............................................................................ 270 Generación automática de asientos de gastos por impago y de penalizaciones por demora.................. 270 Los motivos de litigio.................................................................................................................. 271 Resoluciones ............................................................................................................................. 273 Tipos de contactos ..................................................................................................................... 274 Colaboradores ........................................................................................................................... 276 Las actuaciones de recobro ......................................................................................................... 277

Creación de un expediente de recobro................................................................................................. 286 Crear un expediente desde la consulta de impagados ..................................................................... 286 Crear un expediente desde su correspondiente opción de menú....................................................... 289

Gestión de un expediente de recobro .................................................................................................. 297 Generar e imputar gastos y penalizaciones al cliente ...................................................................... 298 Las intervenciones ..................................................................................................................... 299 La gestión de acciones................................................................................................................ 307 La gestión de provisiones............................................................................................................ 309

DÉCIMATERCERA PARTE - LISTADOS DE TERCEROS 313 LISTADOS DE TERCEROS .........................................................................................................................315

Pendientes de cobro/pago ................................................................................................................. 315 Vencimientos ................................................................................................................................... 317

LISTADOS DE TERCEROS .........................................................................................................................319 Balance de terceros .......................................................................................................................... 319 Estadísticas terceros ......................................................................................................................... 321

DÉCIMACUARTA PARTE - CONCILIACIÓN BANCARIA 323 CONCILIACIÓN BANCARIA.......................................................................................................................325

Conciliación bancaria manual ............................................................................................................. 326 Conciliar ................................................................................................................................... 327 Imprimir la conciliación............................................................................................................... 330 Cancelar la conciliación o parte de ella.......................................................................................... 332 Imprimir una conciliación anterior ................................................................................................ 334

CONCILIACIÓN BANCARIA AUTOMÁTICA .....................................................................................................338 Gestión de extractos ......................................................................................................................... 339

Importación de extractos ............................................................................................................ 339 Introducción manual de un extracto ............................................................................................. 343

Conciliación bancaria automática ........................................................................................................ 351 DECIMOQUINTA PARTE - GESTIÓN DE DIVISAS 355

DIVISAS .............................................................................................................................................357 Configuración de una nueva divisa...................................................................................................... 357 Configuración de la pantalla de entrada de apuntes .............................................................................. 360 Asientos en divisas ........................................................................................................................... 363

Primer apunte ........................................................................................................................... 364 Segundo apunte ........................................................................................................................ 364

REGISTRO DEL COBRO............................................................................................................................366 COMPENSACIÓN DE LA CUENTA CLIENTE .....................................................................................................368 DIFERENCIAS DE CAMBIO........................................................................................................................371

Cálculo de la diferencia de cambio ...................................................................................................... 371 REGULARIZACIÓN POR DIFERENCIAS DE CAMBIO..........................................................................................375

DECIMOSEXTA PARTE - LISTADOS DEL IVA 383 LISTADO DE LOS REGISTROS Y RESUMEN DEL IVA........................................................................................385

Declaración anual ............................................................................................................................. 388 DECIMOSÉPTIMA PARTE - PRESUPUESTOS 389

PRESUPUESTOS ....................................................................................................................................391


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Creación de una partida presupuestaria............................................................................................... 391 Listados presupuestarios ................................................................................................................... 398

DECIMOOCTAVA PARTE - FUSIÓN 399 FUSIÓN ..............................................................................................................................................401

DECIMONOVENA PARTE - OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIO 407 FIN DE EJERCICIO .................................................................................................................................409

Apertura de un ejercicio .................................................................................................................... 410 Cierre del ejercicio............................................................................................................................ 413 Listados de cierre ............................................................................................................................. 414

VIGÉSIVA PARTE - EDITOR 417 Insertar un nuevo campo .................................................................................................................. 421 Ajuste de la posición del campo.......................................................................................................... 422 Máscaras personalizadas ................................................................................................................... 423 Modificar un texto ............................................................................................................................ 423

VIGÉSIMAPRIMERA PARTE - MANTENIMIENTO 425 MANTENIMIENTO ..................................................................................................................................427

Cierre anómalo de los archivos........................................................................................................... 427

Normas generales e instalación

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SAGE CONTABILIDAD 100

El programa Contabilidad 100 de Sage está diseñado para funcionar bajo el entorno de Microsoft Windows.

Admite las versiones Windows 95, 98, Me, 2000, NT o XP, deberá tenerlo instalado previamente en su disco duro. Se recomienda la utilización de un ratón con dos o tres botones, el programa está diseñado para utilizar los botones derecho e izquierdo, todas las descripciones de los procesos que veremos en este manual se basan en la utilización del ratón. Sin embargo, como todos los programas compatibles con Office 97 o superior de Microsoft®, permiten realizar la mayoría de los procesos con el teclado, citaremos las combinaciones de teclas susceptibles de facilitar la introducción de los datos.

La versión del programa de evaluación dispone de un juego de prueba de demostración con todas las funcionalidades de un programa final pero cuya base de datos está limitada a 1024 Kb.

Las fechas indicadas en las ilustraciones del manual pueden diferir de las que figuran en el juego de prueba, téngalo en cuenta a la hora de examinar el programa.

MÓDULOS DISPONIBLES El programa Sage Contabilidad 100 para Windows está disponible en tres versiones: 100 Base, 100 Pack y 100 Pack Plus. Este manual está basado en la versión 100 Pack Plus, si dispone de otra versión no podrá realizar ciertos procesos que figuran en los ejemplos.

TOMA DE CONTACTO Este manual junto con el juego de prueba suministrado por el programa permitirá descubrir la sencillez y la potencia de la Contabilidad 100. Propondremos una serie de ejercicios basedo en el juego de prueba, éste contiene un cierto número de movimientos con los que podrá podrá realizar la mayoría de las operaciones que el usuario encontrará en la práctica real. Descubriremos de forma progresiva las ventajas y las facilidades de uso del programa.

Se supone que el usuario ya tiene suficientes conocimientos del entorno Windows a nivel de usuario.


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CONVENCIONES TIPOGRÁFICAS

Se establecen las convenciones tipográficas siguientes:

• Los datos que debe introducir al teclado están indicados con caracteres en negrita e itálica.

• Las teclas que realizan funciones se indican como: ESC, F4, <Intro>

• Cuando deba pulsar una combinación de teclas, se indica de la forma siguiente: <May>+TAB.

• Cuando se trate de pulsar varias teclas de forma sucesiva se indica como: <Alt>,F,N.

• Validar, significa pulsar la tecla <Intro>, ejecuta un proceso o da por terminada la introducción de datos en un campo.

• En el texto, los comandos, nombres de ventanas, las pestañas y procesos se indican en Negrita, por ejemplo: Ventana principal.

• Los nombres de los campos de las ventanas se indican en negrita e itálica.

• Las selecciones que pueden realizar en las listas se indican en Negrita, por ejemplo: seleccione Todos.

• Los menús se indican en Versales, por ejemplo: el menú EDICIÓN.

• La tecla ESC se utiliza normalmente para cerrar una ventana sin guardar los cambios equivale al botón

• La tecla <Ctrl> es representada en ciertas ventanas del programa con el símbolo ^ y la tecla <May> por ⇑.

• Las fechas deben ser introducidas (salvo indicación contraria) en formato numérico DDMMAA sin separadores. Los campos de fecha disponen además de un calendario que permite seleccionar e introducir directamente una fecha.

• Los nombres de los archivos (o directorios) se indican en letras mayúsculas, por ejemplo: el archivo JUEGO DE PRUEBACT.MAE.

• Las observaciones se indican al margen con el símbolo . Se trata de información anexa al proceso descrito, estas observaciones suelen ser de gran importancia, no las pase por alto.

EJEMPLOS

Cada vez que hemos estimado necesario para la mejor comprensión del manejo de una función o un proceso, hemos completado la descripción con ejemplos.


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INSTALACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

El CD-ROM contiene el programa Contabilidad 100, el programa Mantenimiento 100, el Archivo de la sociedad de prueba, la Sociedad modelo que contiene el Plan general contable español y los Modelos de listados configurables.

El programa de instalación se encarga de copiar los archivos necesarios de forma estructurada sin intervención del usuario en este sentido.

INSTALACIÓN DEL PROGRAMA EN EL DISCO DURO El programa y el archivo de demostración requieren un espacio libre mínimo de 20 Mb en su disco duro, la instalación se realiza de forma automática.

Antes de proceder a la instalación de cualquier programa, es conveniente desinstalar previamente las versiones anteriores y cerrar todas las aplicaciones en curso.

Desde Microsoft Windows (95, 98, Me, 2000, NT o XP) dispone de dos métodos para proceder a la instalación del programa.

INSTALACIÓN DEL PROGRAMA CON EL COMANDO EJECUTAR

Para ejecutar la primera instalación del programa al disco duro, siga los pasos siguientes:

Inserte el CD-ROM en la unidad de lectura.

Haga clic en el menú

Seleccione el comando Ejecutar.

Introduzca X:\setup (siendo X la letra que se refiere a la unidad del CD-ROM), si lo desea, puede utilizar el botón para seleccionar el programa de instalación.

Se presentarán una serie de ventanas, siga exactamente las indicaciones dadas durante la instalación, detallaremos a continuación las etapas de este proceso.

VENTANA DE PRESENTACIÓN

Una vez analizada la estructura de directorios, el programa mostrará la ventana de presentación:


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Pulse , seleccione la instalación de la Contabilidad 100.

Pulse


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Pulse

DIRECTORIO DE INSTALACIÓN DEL PROGRAMA

El programa propone una carpeta o directorio para la instalación del programa, si lo desea, puede cambiar la

ubicación propuesta utilizando el botón

Seleccione la carpeta (o directorio) en el que quiera copiar los archivos del programa. Si lo desea puede crear un nuevo directorio, introduzca su nombre, el programa lo creará tras pedir conformidad, valide con . El programa vuelve a la ventana anterior, haga clic sobre .

CLAVE DE AUTENTICIDAD DEL PROGRAMA

Tras la selección del directorio de instalación del programa, deberá introducir la clave que figura en el certificado de autenticidad del programa.


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Esta clave está compuesta por tres grupos de cinco caracteres alfanuméricos.

El símbolo ∅ representa un cero. Puede introducir las letras en mayúsculas o minúsculas indistintamente.

Valide la clave, el programa mostrará la versión instalada y el número de serie.

Utilice el botón , el asistente de instalación presenta las condiciones de licencia de uso del programa:

Pulse para aceptar las condiciones del contrato y proseguir la instalación del programa.


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SELECCIÓN DEL TIPO DE INSTALACIÓN.

Esta ventana propone dos tipos de instalación:

• Completa: es la instalación habitual, se instalan todos los archivos del programa.

• Personalizada: el usuario tiene la posibilidad de seleccionar los archivos a instalar:

Mantenga la opción Completa propuesta por defecto y haga clic sobre el botón

El programa muestra la ventana siguiente:


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En la ventana deberá activar la opción No dado que el soporte a comunicaciones bancarias es para futuras versiones del programa.

Pulse , la siguiente propone definir una carpeta para intercambio de datos entre dos contabilidades remotas:

El programa propone una carpeta y una ruta:


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Como en el caso anterior, puede modificar la ubicación de la carpeta de intercambio de datos. Una vez validado esta fase, se procede a la instalación del programa en el directorio indicado.

• El programa de instalación creará accesos al programa Sage Contabilidad 100, al de Mantenimiento y al Juego de prueba.


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• Al terminar el proceso de instalación aparecerá un mensaje indicando que ha concluido sin incidencias y propone reiniciar el equipo:

• Conserve cuidadosamente el CD-ROM, lo necesitará para futuras actualizaciones o para instalar otras aplicaciones de la línea 100.


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INSTALACIÓN DEL PROGRAMA A PARTIR DE LA UTILIDAD AGREGAR O QUITAR PROGRAMAS DE WINDOWS

Windows propone otra alternativa para la instalación de nuevos programas totalmente automática.

Utilice esta opción si no piensa instalar el programa en el disco de arranque o bien para proceder a su desinstalación

Siga los pasos siguientes:

Haga clic sobre el botón de Windows, abra el menú Configuración,

Seleccione el Panel de control, obtendrá la ventana siguiente:

Haga un doble clic sobre el icono Agregar o quitar programas, aparecerá la ventana siguiente:


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Haga clic sobre el botón y siga las instrucciones.

El programa de instalación automática buscará en las unidades extraíbles el archivo de instalación, si no lo detecta, introduzca X:\SETUP.EXE (siendo X la letra de la unidad correspondiente a su CD_ROM), a partir de este punto el proceso de instalación transcurre como hemos explicado anteriormente.

Para más detalles acerca del proceso de instalación de aplicaciones en red local, consulte la nota incluida en el disco de instalación.


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EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

Para ejecutar el programa haga clic sobre el botón de Windows, abra el menú Programas, abra el grupo Sage Software y Servicios, seleccione Contabilidad, aparecerán los iconos de los programas de la aplicación:

Haga clic sobre la línea Contabilidad.

También tiene la posibilidad de abrir directamente una sociedad seleccionándola directamente.

Existe la posibilidad de abrir directamente la última sociedad abierta en el estado como la había dejado al cerrar el programa en la sesión anterior. Los datos necesarios para reanudar una sesión con la última sociedad abierta se guardan en un archivo con extensión RMA situado en:

C:\Documents and Settings \[usuario] \Mis documentos \Sage \[Nombre del programa] Se trata del archivo MAESTRIA.RMA

Recomendamos que establezca un acceso directo desde el escritorio (o la ubicación que prefiera), utilizaremos este método para acceder al juego de prueba y practicar con los ejemplos de este manual.


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VENTANA PRINCIPAL DEL PROGRAMA

Describiremos de manera somera la ventana principal del programa que constituye el área de trabajo del programa.

Destacaremos los elementos siguientes:

• La barra de títulos con el nombre del programa, el nombre del archivo de trabajo y el ejercicio activo

• Cuatro botones de control de la ventana.

• La barra de menús que permiten el acceso a los diversos procesos.

• Debajo, se encuentran activadas por defecto las barras de herramientas de Búsqueda y Estándar.

• La barra de estado situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información adicional acerca de un comando, de un botón de una barra de herramientas o una operación en curso.

• En la parte izquierda está situada la barra de herramientas vertical configurable que permite el acceso directo a diversas funciones del programa o a otros procesos externos.

LOS BOTONES DE LAS VENTANAS

Los botones disponibles en la barra de título del programa son los siguientes:

El botón Sistema, aparece en la parte izquierda de la barra de título, permite modificar el tamaño, la posición o cerrar la ventana.

El botón Minimizar permite ocultar la ventana del programa sin cerrarla y sin detener la ejecución del proceso que estuviera realizando.


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El botón Maximizar permite ampliar el área de la ventana al máximo.

El botón Restaurar restablece el tamaño y ubicación anteriores de la ventana.

El botón Cerrar, como su nombre indica, cierra la ventana activa guardando las modificaciones introducidas, si no desea guardar los cambios utilice la tecla ESC.

BARRA DE ESTADO

Está situada en la parte inferior de la ventana principal, da cierta información acerca del proceso en curso, por ejemplo:

En este caso muestra el número de elementos de una lista y los elementos seleccionados.

En la casilla siguiente, a la derecha, el programa indica en qué divisa está trabajado, se pueden obtener los

importes directamente en la moneda de equivalencia utilizando el icono conversor , esto lo veremos más adelante.

A la derecha de ésta, figura el grado de protección del proceso en curso, más adelante lo veremos con detalle.


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ACCESO Y EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS

El acceso a los diferentes procesos del programa se realiza a través de los menús de la ventana principal o bien utilizando los iconos de acceso directo de las diferentes barras de herramientas.

ACCESO A TRAVÉS DE LOS MENÚS

Cada uno de los menús que figuran en la barra de la ventana principal da acceso a un proceso o a un menú secundario.

Podemos abrir un menú haciendo clic con el ratón o bien, con el teclado pulsando <Alt>+<Tecla subrayada>.

POR EJEMPLO

Este es el menú ESTRUCTURA desplegado.

Con el teclado puede desplegar este menú pulsando <Alt>,S

Observe que en la opción MODELOS figura un triángulo a la derecha, indica que se trata de un menú secundario que da acceso a una lista de procesos.

Con el teclado basta pulsar M para desplegar este menú secundario.

Si utiliza Windows XP, en función de la configuración establecida en las opciones de pantalla, es posible que la letra de acceso rápido no aparezca hasta que pulse <Alt>1

ACCESO DIRECTO A LOS PROCESOS A TRAVÉS DE LOS ICONOS

Este método es el más directo, se realiza con el ratón.

1 Si esto es así, y desea ver siempre las letras de acceso directo a los menús y procesos, deberá ir a Inicio Configuración Pantalla pestaña Apariencia botón Efectos Desactivar casilla Ocultar las

letras subrayadas de acceso rápido hasta que presione la tecla Alt.


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Los iconos de acceso directo a los procesos están agrupados en varias barras de herramientas cuya configuración puede realizar el usuario en función de sus preferencias.

Por defecto, el programa presenta dos barras de herramientas que contienen iconos de uso frecuente, se trata de:

• Búsqueda:

• y Estándar:

Si desconoce el significado de un icono, puede señalarlo con el puntero del ratón, el programa mostrará su función.

Simultáneamente, aparece en la barra de estado una explicación un poco más detallada.

Más adelante veremos cómo manejar las barras de herramientas.

ACCESO A TRAVÉS DE LA BARRA VERTICAL

El acceso a los procesos a través de iconos es similar al de las barras de herramientas, permite también el acceso a cualquier programa o archivo externo.


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La barra de acceso vertical ocupa la parte izquierda de la ventana principal y no puede ser desplazada, aunque si lo desea, podrá modificar su anchura u ocultarla.

Para más detalles consulte el manual de la gama.


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SALIR DEL PROGRAMA Puede salir del programa en cualquier momento (salvo durante un cálculo o una impresión), para ello, basta seleccionar Salir de menú ARCHIVO:

También puede salir pulsando <Alt>+F4; <Ctrl>+Q o haciendo clic sobre el botón de la ventana principal.

El programa cerrará todas las ventanas activas guardando las modificaciones eventualmente realizadas.

No es necesario cerrar las ventanas abiertas para salir del programa, incluso, podrá reanudar posteriormente el programa en el mismo estado en que lo dejó, describimos a continuación la forma de hacerlo.


Abra el explorador de Windows

Abra las carpetas Mis Documentos\Sage\Contabilité

Esta carpeta contiene un archivo llamado Maestria.rma, procederemos a crear un acceso directo al escritorio.

Seleccione el archivo y pulse el botón derecho del ratón, elija la opción Enviar a y Escritorio (crear acceso directo)


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Cuando utilice este acceso directo, entrará en la última sociedad abierta tal y como la dejó al cerrarla.


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Archivo contable

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Primera parte - El archivo contable


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Archivo contable

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La sociedad de prueba que servirá de base para ilustrar los procesos que iremos tratando a lo largo de este manual, está basada en la misma actividad diseñada para la Gestión Comercial 100 ya que comparten datos comunes.

En primer lugar consultaremos los datos registrados en esta sociedad sin entrar todavía en detalles.

Para ejecutar el programa utilice cualquiera de los métodos descritos en el preámbulo de este manual.

A continuación, trataremos con más detalle el manejo de las barras de herramientas:

• Desplazamiento: desplazaremos las barras de herramientas Navegación y Estándar para situarlas en cualquier borde del marco de la ventana, señale con el ratón las barras verticales situadas a la izquierda de la barra de herramientas y arrástrela a la posición deseada: en los bordes superior, inferior, derecho o izquierdo.

Debido a la presencia del campo de selección Clasificación, la barra de herramientas Navegación no puede colocarse en los bordes verticales de la ventana.

• Posición: Podemos ajustar su posición deslizándola por el borde de la ventana, para despegarla arrástrela simplemente hacia el centro de la ventana.

• Posición inicial: otra posibilidad para pegar una barra de herramientas en el borde superior, consiste en hacer un doble clic sobre el título.

Podemos pegar varias barras de herramientas una debajo de otra o bien, si el espacio lo permite en la prolongación de otra.


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Archivo contable

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APERTURA DE LOS ARCHIVOS

Abra a continuación el archivo de demostración, puede hacerlo desplegando el menú ARCHIVO y seleccionando Abrir, o bien utilizando el icono que mostramos al margen perteneciente a la barra de herramientas Estándar.

Para ver la función de un icono, coloque encima el puntero del ratón, aparecerá un cuadro amarillo que informa acerca del proceso que realiza; simultáneamente, aparece en la Barra de estado (situada en la parte inferior de la ventana principal) una explicación más detallada.

Seleccione el juego de prueba y haga clic sobre el botón

Si durante la utilización del programa se produjera cualquier salida anómala (debida por ejemplo a un corte de corriente) y tuviera dificultades para abrir la sociedad de prueba, consulte el capítulo Mantenimiento en la última parte de este manual.

Seleccione a continuación el proceso Configuración de… [Nombre del Juego de prueba] del menú ARCHIVO o haga clic sobre el icono que figura al margen.

El proceso de configuración de la sociedad tiene gran importancia ya que permite establecer los parámetros necesarios previos al inicio del trabajo con una sociedad real, mostraremos algunos ejemplos:

Seleccione la pestaña Inicialización, es la siguiente:


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La pestaña está dividida en varios grupos, el primero permite establecer los parámetros necesarios para definir la moneda base de la contabilidad y la divisa de equivalencia que fue utilizada durante el período transitorio previo al cambio a la nueva moneda Euro.

Estas unidades monetarias serán utilizadas por el Conversor cuya utilidad veremos en un próximo capítulo2.

Observe el recuadro: Longitud de una cuenta, permite configurar la longitud de las cuentas contables utilizadas en la sociedad. Estos campos no son accesibles en la sociedad de prueba ya que la longitud de las cuentas se establece en el momento de crear la sociedad y no puede ser modificada una vez iniciada la actividad.

Observe que la longitud de cuentas generales y de reporting, tienen establecida la longitud a ocho dígitos.

La longitud de las cuentas analíticas está establecida a cero, esto permite al usuario introducir una longitud variable comprendida entre 3 y 13 caracteres.

La máscara del formato cantidad puede ser modificada en cualquier momento el símbolo # indica que las cifras no significativas no serán impresas, el 0 fuerza la impresión de una cifra en la posición en la que se encuentra.

El programa permite hasta 31 caracteres (incluidos 4 decimales), números letras o signos de puntuación sí bien, los importes están limitados a 14 cifras (contando el separador de los decimales)

Seleccione la pestaña Parámetros.

2 Aunque la moneda de equivalencia, en este caso la peseta, ya no es oficial, resulta práctico mantenerla para poder pasar de euros a pesetas con un simple clic sobre el icono del euroconversor.

Archivo contable

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Permite registrar un cierto número de parámetros destinados a facilitar el uso corriente del programa. Estos parámetros se agrupan en pestañas segundarias en función de su ámbito de aplicación, son las siguientes:

PESTAÑA SEGUNDARIA INTRODUCCIÓN

En esta pestaña se agrupan los parámetros que permiten configurar lo siguiente:

• Gestión de la numeración de asientos,

• El modo de introducción de campos,

• El uso de registros de revisión y de IVA,

• Los parámetros para los asientos de apertura,

• El plazo máximo tolerado de los vencimientos de clientes.

PESTAÑA SEGUNDARIA CONCILIACIÓN

La conciliación bancaria únicamente está disponible en la versión Pack+ del programa.

Los parámetros de esta pestaña segundaria son los propios a las operaciones de conciliación.


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PESTAÑA SEGUNDARIA RECOBRO

En esta pestaña segundaria se pueden configurar lo siguiente:

• La tasa que se aplicará a las penalizaciones por demora imputadas a los clientes. El valor introducido corresponde al porcentaje anual y puede ser entero o decimal. Por ejemplo, un valor de 10 corresponde a una penalización del 10 % anual. Y un valor de 8,5 correpondería a una penalización anual del 8, 50 %.

• El método empleado para calcular e imputar las penalizaciones.

• El diario en el que se generarán los asientos de penalización.

• El asiento patrón utilizzado para generar los asientos de penalización. Este asiento patrón es obligatorio para que el programa puede generar automáticamente los asientos de penalización.

• El diario y el asiento patrón utilizados para contabilizar los gastos de impagados.

• El saldo mínimo para que las reclamaciones se realicen. Si el campo queda vacío, las reclamaciones se llevarán a cabo sin tener en cuenta el saldo deudor del tercero.

La configuración de estas opciones se utiliza desde la ventana Consulta de impagados del proceso Cartas/extractos y desde la gestión de expedientes de recobro a la que se accede desde la opción Recobro, ambas pertenecientes al menú TRATAMIENTOS.

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Veamos a continuación la pestaña Preferencias.

Esta pestaña permite configurar los parámetros que ofrece el programa con vistas a facilitar su utilización. No detallaremos aquí estas posibilidades ya que son bastante explícitas.

No modifique los valores establecidos salvo la opción Desglose analítico, en la que estableceremos Tras confirmación. Si modifica las demás opciones, podría falsear la descripción de los pasos a seguir y las explicaciones dadas en los ejemplos que veremos en este manual.

Seleccione a continuación la pestaña Opciones.

La lista presenta todas las opciones preestablecidas en el programa. Para consultar una, haga un doble clic sobre su nombre. Por ejemplo, haga un doble clic sobre Campo estadístico terceros, aparecerá la lista de los elementos creados en el juego de prueba.


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Para consultar cualquier opción, puede seleccionarla y pulsar <Ctrl>+M o hacer clic sobre el icono que figura al margen.

La opción Campo estadístico terceros tiene dos niveles: el primero muestra la lista de campos estadísticos y cada uno de ellos da acceso a una lista de elementos estadísticos (los valores posibles para el campo estadístico) El acceso se realiza con un doble clic sobre la línea del campo estadístico que quiera consultar:

Para volver a la lista de opciones utilice el botón del campo situado encima de la lista y seleccione

Opciones.

A continuación veremos un ejemplo de cómo configurar las columnas que deseamos ver en un diario de compras.

Haga un doble clic sobre la línea Organización.

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• 41 •

Haga un doble clic sobre la línea Diario compras.

Aparece la lista de columnas disponibles en la ventana de introducción de apuntes en un diario de ventas y a la izquierda de cada una, su estado.

Cada campo puede tener cuatro estados:

Obligatorio para la aplicación: son obligatorios, su estado no podrá ser modificado por el usuario ni suprimidos en el proceso Personalizar la lista, del menú VENTANA. El usuario tampoco tendrá la posibilidad de declarar un campo obligatorio.

Obligatorio para la sociedad: si establece que el campo es obligatorio, el programa lo inserta pero no podrá ser suprimido en el proceso Personalizar la lista, del menú VENTANA.

Oculto para la sociedad: este estado suprime la columna en el proceso y no podrá insertarlo en el proceso Personalizar la lista de menú VENTANA.

Disponible para la sociedad: con esta caraterística, los campos podrán ser insertados o suprimidos libremente desde el proceso Personalizar la lista la lista de menú VENTANA.

Busque el campo Forma de pago, para que aparezca en el diario, active la casilla Obligatorio para la sociedad y valide con <Intro>, observe que el icono ha cambiado, indica que la columna aparecerá en los diarios de compras.


• 42 •

Repita la misma operación en el campo Fecha vencimiento.

Haga clic sobre el icono que figura al margen para cerrar el proceso de configuración o pulse <Ctrl>+F4.

También puede pulsar ESC para cerrar una ventana, pero en este caso no se registrarán las modificaciones.

Más adelante comprenderá el porqué de estas configuraciones.

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• 43 •

CREACIÓN DE UNA CUENTA GENERAL

Previamente procederemos a establecer las barras de herramientas que utilizaremos.

Disponemos de varios métodos para ocultar barras de herramientas, utilizaremos el menú contextual que se abre haciendo clic con el botón derecho del ratón estando el puntero sobre cualquier barra de herramientas, aparece el menú siguiente:

Haga clic sobre Estándar, la barra de herramientas desaparecerá.

Vuelva a activar el menú contextual y valide la línea Contabilidad general. El programa activará esta barra de herramientas:

Si bien el juego de prueba contiene un plan de cuentas bastante completo en el propio Juego de prueba y en la Sociedad modelo (C_MODEL.MAE) que puede servir de base para iniciar una nueva actividad, es posible que deba crear algunas cuentas generales.

Antes de proceder a la creación de la nueva cuenta, desactivaremos el modo asistente3 de manera que podamos introducir los datos de forma manual.

Proceda de la forma siguiente:

Abra el menú VENTANA:

Pulse el botón izquierdo del ratón para desactivar el modo asistente.

Para acceder al proceso de mantenimiento de cuentas generales tiene varias posibilidades:

3 El modo asistente para la creación de cuentas se utiliza únicamente en el caso de creación en serie de numerosas cuentas, en nuestro caso éste método no es el adecuado.


• 44 •

• Método directo:

Utilice el icono que figura al margen de la barra de herramientas Contabilidad general, entrará directamente en una ficha nueva.

• Método indirecto:

Utilice el icono que figura al margen de la barra de herramientas Contabilidad general, aparecerá la lista de cuentas generales.

Utilice el icono que figura al margen de la barra de herramientas Navegación para crear una ficha nueva.

La ficha se abre en la pestaña principal:

No describiremos todos los campos de esta ventana, encontrará esta información en el manual de referencia, sólo daremos explicaciones de los campos importantes. En el cuadro que presentamos a continuación indicamos los datos a introducir. En los campos que presenten particularidades figura un asterisco que remite a una explicación dada más adelante.

Recuerde que para pasar de un campo a otro puede utilizar la tecla TAB y <May>+TAB para volver al campo anterior.

Campo Valor N° cuenta 60000010

Tipo (*) Detalle

Título Compras extraordinarias

Abreviación Compras

Naturaleza de cuenta Mantener el valor

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• 45 •

Campo Valor Apertura ejercicio Mantener el valor

Cuenta reporting Dejar en blanco

Cuentas terceros asignadas Dejar en blanco

Tecla rápida Dejar en blanco

Salto de Líneas

Nº de líneas 1

Con analítica Desactive esta opción

Otras casillas Dejar los valores por defecto

El campo Tipo da acceso a una lista desplegable que se abre haciendo clic sobre el icono , desde el teclado puede utilizar la tecla <Espacio> o F4

Existen dos tipos de cuentas generales, las que permiten introducir apuntes (cuentas de detalle) y las que centralizan cuentas con radical común (cuentas de total)

La ficha de una cuenta general tiene un número variable de pestañas siendo el mínimo dos en el caso de las cuentas de tipo total, son las siguientes:

• Principal

• Acumulados

POR EJEMPLO:

Puede llegar a tener seis si pedimos el desglose analítico, si existen informaciones libres en la cuenta general y si se han establecido presupuestos.

En nuestro ejemplo, la nueva ficha tendrá cuatro pestañas:


• 46 •

La pestaña Analítica/IFRS tiene un doble uso. Se utiliza tanto para desglosar las operaciones contables sobre los planes analíticos pero también para el desglose del plan IFRS. Esto implica que si la sociedad gestiona las normas contables IFRS, la desac ivación de la opción Con analítica no ocultará la pestaña Analítica/IFRS.

CUENTA SIN ANALÍTICA DE UNA SOCIEDAD QUE GESTIONE LAS IFRS

La aplicación de las normas contables internacionales, IFRS, se establece desde la pestaña Inicialización de la configuración de la sociedad.

Considerando que el plan IFRS se crea y gestiona como los planes analíticos, los procesos de creación, de gestión y de utilización son comunes.

Así pues, la ficha de nuestra cuenta contable tiene cinco pestañas:

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• 47 •

Seleccione la pestaña Analítica/IFRS

Como podemos apreciar en la imagen, el único plan disponible es el Plan IFRS que se ha creado y configurado como tal en la sociedad.

Para cerrar la ventana haga clic sobre el icono que figura al margen o pulse <Ctrl>+F4. Si desea cerrar todas las ventanas pertenecientes a un mismo proceso pulse <Ctrl>+F5.


• 48 •

DIARIOS

En tercer lugar veremos la configuración de los diarios sin los cuales no podríamos introducir asientos.

Los diarios permiten agrupar los asientos por su naturaleza: compras, ventas, tesorería, general y situación.

Los diarios de compras y ventas son necesarios para la gestión de los registros del IVA.

La configuración de diarios es muy simple, veremos a continuación la ventana de definición de un diario y realizaremos una sencilla modificación, más adelante trataremos de cómo se estructura la numeración de asientos, ésta puede ser manual o completamente automática.

CONFIGURACIÓN DE UN DIARIO

Para obtener la lista de diarios ejecute el proceso Códigos de diarios del menú ESTRUCTURA o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general.

Obtendrá la lista de diarios definidos en el Juego de prueba:

Seleccione la línea correspondiente al Diario de compras y haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general. También puede hacer un doble clic sobre la línea correspondiente o pulsar <Ctrl>+M.

Aparece la ficha del diario seleccionado:

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Sin gestión de IFRS Con gestión de IFRS

La ficha de diario puede variar, como se puede apreciar en estas dos imágenes, en función de si la sociedad gestiona las normas IFRS o no.

La aplicación de las normas IFRS se configura en la pestaña Inicialización de la configuración de la sociedad.

Si selecciona la opción Diarios IFRS podrá activar la casilla Reservado IFRS de la ficha del diario estableciendo así que el diario sólo podrá utilizarse para la introducción de apuntes de tipo IFRS.

De esta manera podrá crear diarios específicos para introducir asientos en cumplimiento de las normas IFRS y diarios “no IFRS” para cuando no sea necesario gestionar dichas normas.

NUMERACIÓN DE ASIENTOS

Una de las particularidades del programa consiste en las formas de numerar los asientos, existen cuatro opciones:

• Manual: el usuario es libre para establecer la numeración de los asientos.

• Continua por diario: el programa asigna una numeración para cada diario y para todos los períodos del ejercicio.


• 50 •

• Continua por sociedad: el programa numera automáticamente los asientos de todos los diarios y todos los períodos, es la opción por defecto que se recomienda mantener4.

• Mensual: el programa numera automáticamente los asientos a partir de la apertura del diario y para el período en curso.

En el caso del juego de prueba, estas opciones no están disponibles ya que la numeración está protegida5, es la opción recomendada y más habitual.

Compruebe que la casilla Con analítica esté activada, en caso contrario el programa no permitiría realizar desgloses analíticos.

Pulse <Ctrl>+F5 para cerrar las ventanas abiertas o haga clic sobre el icono que figura al margen en cada una de ellas.

El programa registrará las modificaciones realizadas.

Aquí concluye la primera parte de la toma de contacto del programa, no es necesario cerrar todas las ventanas abiertas para salir del programa.

Podrá encontrarlo tal y como lo dejó, si arranca el programa con el acceso directo a la sociedad de prueba accesible con el icono que mostramos al margen.

4 El el caso de realizar comunicaciones sincronizadas cliente / asesor contable, deberá utilizar esta modalidad de numeración en ambas partes, para más detalles consulte el manual de referencia.

5 La protección de la numeración, se establece en el campo Protección del campo Nº asiento de la pestaña Parámetros en el proceso Configuración de la sociedad para más detalles consulte el manual de referencia.

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Introducción de apuntes

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Segunda parte - Introducción de apuntes


• 54 •


• 55 •

INTRODUCCIÓN DE APUNTES

Si cerró el programa al final del ejercicio anterior, abra el programa utilizando el acceso directo Reanudar Contabilidad 100.

Existen varias formas de introducir asientos contables:

• Introducción en contínuo: permite la introducción simultánea apuntes de varios usuarios en red en cualquier diario.

• Introducción por diario y período: permite la introducción de asientos de cualquier período y diario.

• Introducción por lotes: la entrada se realiza en diferido, los lotes se pueden asignar a uno o varios usuarios.

• Introducción por diarios: se realiza de forma ordenada por diario y por período.

Antes de proceder a la introducción de apuntes, procederemos a seleccionar el ejercicio contable, esto se realiza desde el menú VENTANA:

Describiremos en primer lugar la introducción de apuntes por diario.

Este modo de introducción permite una perfecta clasificación de los apuntes por períodos mensuales y por diario.

VENTANA DE ENTRADA DE ASIENTOS - PRESENTACIÓN

Ejecute el proceso Diarios de introducción de apuntes de menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen.

Aparecerá la lista de diarios por período:

Ejercicios abiertos

Ejercicio en curso


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Observe que en algunas líneas figuran iconos (una impresora y un candado parcialmente cerrado o cerrado) indican si los diarios correspondientes tienen apuntes, han sido impresos o están parcialmente o totalmente cerrados.

Al presentar esta lista el campo Clasificación de la barra de herramientas Navegación tiene dos opciones: la clasificación por defecto es por período, la segunda opción de clasificación es por código.

Vuelva a la ordenación por período y seleccione la línea correspondiente al diario de compras del período de enero.

Como acabamos de ver, los criterios de clasificación de las listas aparecen en la barra de herramientas Navegación. No obstante, puede clasificar las listas haciendo clic sobre el título de la columna que forme parte de los criterios de clasificación. En el caso que acabamos de ver, serían las columnas Periodo y Código.

Utilice el icono que mostramos al margen perteneciente a la barra de herramientas Navegación. Si lo prefiere, puede seleccionar la línea y hacer un doble clic o bien pulse <Ctrl>+M.

El programa presenta el diario con los apuntes registrados durante este período:


• 57 •

El diario muestra los asientos registrados en el diario durante el período seleccionado.

Fíjese en las columnas que contiene el diario, si no ve toda la información, ajuste el tamaño de la ventana arrastrando con el ratón el borde inferior derecho hasta lograr el tamaño deseado. También es posible modificar la anchura de las columnas y su orden.

En la imagen que mostramos a continuación se ha realizado un ajuste de tamaño de la ventana para mostrar todas las columnas y evitar así el uso de la barra de desplazamiento horizontal.

Además de ajustar el tamaño de la ventada se han añadido algunas columnas disponibles desde la opción Personalizar la listas… del menú contextual de la ventana Diario de Ventas.

Los ajustes realizados se conservan incluso cuando se cierra el programa6, cuando vuelva a abrir la lista de apuntes de este diario podrá comprobarlo.

Los métodos de ajuste son los siguientes:

Si desea que la ventana ocupe toda el área de trabajo haga clic sobre el icono que figura al

6 Estos ajustes afectan únicamente al puesto de trabajo que los ha realizado.


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margen.

Para modificar la anchura de una columna, coloque el puntero del ratón sobre la raya que separa el título de la columna que queramos ampliar (o reducir) de la columna siguiente (observe que cambia de forma), arrastre el cursor hasta obtener la anchura deseada.

Todas las columnas tienen una anchura mínima que no podrá rebasar.

Si desea desplazar una columna para cambiarla de sitio, coloque el cursor sobre el título y arrastre el cursor a la posición deseada.

El tamaño de la ventana se ajusta arrastrando cualquiera de sus bordes o vértices.

Más adelante veremos la función de cada una de las columnas cuando expliquemos la introducción de un asiento.

Observe que en la ventana figuran una serie de iconos situados en la parte superior izquierda y en el borde inferior, también los describiremos más adelante.


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INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS CON REGISTRO DE IVA Para ilustrar este proceso, mostraremos un ejemplo de introducción de un asiento simple utilizando la cuenta que hemos creado en el ejercicio anterior. La entrada del asiento se realizará tras establecer una configuración que nos permitirá calcular el IVA soportado de forma automática.

A medida que vayamos realizando ejercicios, comprobará que es posible automatizar la introducción de apuntes reduciendo al máximo el número de pulsaciones a realizar.

La introducción de asientos con registro de IVA requiere la correcta definición de las tablas del IVA, dichas tablas ya están convenientemente configuradas en la sociedad de prueba y la sociedad modelo, contemplan todos los casos posibles de aplicación.

TIPO DE IMPUESTOS

Mantenga abierta la ventana de introducción de apuntes y ejecute el proceso Impuestos de menú ESTRUCTURA o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad.

Aparecerá la ventana con la lista de impuestos definidos en el juego de prueba:

Seleccione la línea IVA Soportado 16% y haga clic sobre el icono que figura al margen o pulse <CTRL>+M.

También puede abrir la ficha del impuesto con un doble clic.

La lista situada en la parte inferior izquierda de la ventana permite asociar una tasa del IVA a varias cuentas (cuentas de base imponible)

La cuenta 60000010 que creó anteriormente, evidentemente no figura, deberá asociarla para que el programa pueda aplicar automáticamente esta tasa de IVA cada vez que utilice esta cuenta de compras.


• 60 •

Describiremos dos maneras de proceder (hay más):

• Introducir directamente la cuenta en el campo Número y validar con <Intro>

• Introducir el radical de la cuenta, o sea, los primeros dígitos significativos de la cuenta y validar con <Intro>, teclee 600 y valide

El programa presentará el mensaje de confirmación siguiente:

El programa propone asignar a la tasa de IVA todas las cuentas que comiencen con el radical introducido.

Un tercer método consiste de arrastrar y soltar cuentas de una ventana a otra7: abra la lista de cuentas generales y sitúela al lado de la ventana de la ficha del IVA de forma que ambas estén visibles (modifique el tamaño de las ventanas si es necesario); seleccione las cuentas que desea asignar, mantenga pulsada la tecla <Alt> y el botón izquierdo del ratón (el puntero cambia de forma) y arrastre la línea hasta la lista de cuentas asignadas en la ficha del IVA. Esta posibilidad resulta muy interesante para asignar varias cuentas generales no contiguas a una tasa del IVA. Más adelante describiremos esta posibilidad aplicable a muchos procesos.

Si queremos que el programa aplique de forma automática el 16% de IVA cada vez que utilice la cuenta 60000010, deberá indicarlo al programa, proceda de la forma siguiente:

Abra la lista de cuentas generales:

Teclee 6, el programa posicionará el cursor sobre la primera cuenta que comience por este dígito:

7 Es necesario tener activada la opción Mostrar ventanas del mismo tipo en el proceso preferencias del menú VENTANA.


• 61 •

Haga un doble clic sobre la cuenta 60000010, el programa abrirá su ficha:

Coloque el cursor en el campo Impuesto y pulse F4, el programa desplegará la lista de impuestos:

Seleccione C16 IVA Soportado 16%, valide con <Intro>.


• 62 •

Una vez establecida esta configuración, cada vez que el programa encuentre en un asiento la cuenta 60000010 realizará el cálculo del IVA de forma automática sobre la cuenta 47200016 imputando el resultado del cálculo a la cuenta del tercero8.

Al cerrar la ficha de la cuenta 60000010, o incluso al cambiar de pestaña, la Contabilidad mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

Confirme la asignación de la cuenta al imuesto y cierre las ventanas abiertas para la configuración.

8 De hecho el programa propondrá automáticamente esta cuenta de IVA, dado que el cursor se detiene en la columna Código de IVA, el usuario tendrá la posibilidad de aplicar otro tipo de IVA siempre y cuando esté declarada en los restantes tipos de IVA.


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INTRODUCCIÓN DE UN ASIENTO SIMPLE Queda en pantalla la lista de apuntes del diario de compras perteneciente al período enero, asegúrese que el cursor esté situado en la línea de edición sobre la columna Día.

Procederemos a introducir un asiento de compras con la cuenta 60000010

Introduzca los valores resumidos en la tabla que mostramos a continuación, utilice la tecla TAB para pasar de una columna a otra.

Si comete un error en la introducción de datos vuelva simplemente a la columna en cuestión y corríjalo, si el error está en una línea que ya ha validado, selecciona la línea y haga clic sobre el icono que figura al margen para eliminarla. Podrá seleccionar varias líneas (o apuntes) para eliminar por ejemplo un asiento o varios apuntes de un asiento.

INTRODUCCIÓN DEL PRIMER APUNTE

En este ejemplo, introduciremos el asiento de compras en el orden siguiente:

• Apunte con cuenta de gastos (base imponible),

• La cuenta del IVA la asigna automáticamente el programa en función del código asignado a la cuenta general o introducido por el usuario (IVA)

• El apunte con la cuenta del tercero para que el programa cuadre el asiento automáticamente (Total IVA incluido)

Columna Valor Día De 1 a 28, 29, 30 ó 31 dependiendo del mes y del año

N° asiento No accesible (numeración automática contínua por sociedad)

Nº factura Si lo desea, puede introducir el número de factura correspondiente al documento de compra que va a contabilizar.

Referencia Introduzca cualquier dato significativo

Cuenta general 60000010

Cuenta terceros No ha lugar

Código impuesto Mantenga el código propuesto

Título apunte Haga clic sobre el título del campo Cuenta.

Debe 1250,34

Haber No ha lugar

La introducción de apuntes se realiza en la denominada línea de edición, es la que figura en la parte superior de la lista de apuntes.

Día

Al entrar en la lista de apuntes, el cursor está situado en la columna día.

El día corresponde al mes del período utilizado, el programa controla los meses de 31, 30, 29 y 28 días. El programa mantiene el día del último apunte introducido, puede modificarlo.

Nº asiento

La numeración de asientos se realiza de forma automática puesto que así se ha establecido en la configuración del diario, por este motivo la columna no es accesible.

Referencia apunte

Introduzca la referencia del apunte, tiene capacidad para 17 caracteres alfanuméricos, este campo no es obligatorio aunque es conveniente introducir un dato que permita identificar el apunte.


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Cta. general

No es necesario introducir la cuenta general completa, puede teclear solamente los primeros dígitos y pulsar F4. El programa abre una ventana con la lista de cuentas que comienzan por el radical introducido.

En nuestro ejemplo podemos introducir <6>+F4, programa mostrará todas las cuentas que empiecen por 6:

Seleccione la cuenta 60000010 y valide con

Pase a la siguiente columna pulsando la tecla asignada a este efecto. Por defecto Contabilidad 100 utiliza la tecla [TAB] para cambiar de columna. Si desea cambiar el método, puede hacerlo desde la pestaña Parámetros de la configuración de la sociedad.

Cód. impuesto

El programa propone por defecto el código del impuesto asignado a la cuenta general, el cursor se detiene en esta columna para permitir al usuario aplicar otro tipo de IVA, pase a la columna siguiente.

Título apunte

En esta columna dispone de varios métodos para facilitar su introducción, citaremos uno de ellos: podemos insertar el título de la cuenta simplemente haciendo clic sobre el campo Cuenta situado en la parte superior de la ventana.


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El programa permite completar la descripción si lo desea.

Importe

Observe que el cursor se sitúa de forma automática en la columna Debe o Haber en función del tipo de diario y de la cuenta introducida, aunque el usuario siempre tendrá la posibilidad de forzar la introducción del importe en la otra columna (en el caso de abonos, por ejemplo)

Introduzca el importe9 en la columna propuesta por el programa, la primera línea queda completada, pulse <Intro>, el programa generará automáticamente el apunte del IVA, las dos líneas generadas pasarán al final de la lista y el cursor se posicionará en la línea de edición conservando ciertos valores (fecha, número de asiento, referencia) para el siguiente apunte.

9 Para facilitar la introducción de importes con decimales puede utilizar el punto situado en el teclado numérico, el programa lo transformará automáticamente en coma decimal.

Haga clic sobre el título de la cuenta.


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INTRODUCCIÓN DEL APUNTE DE TERCEROS

Concluiremos la introducción del asiento introduciendo el apunte de terceros con los datos siguientes:

Columna Valor Día Mantenga el valor propuesto

N° asiento No accesible

Nº factura Mantenga el valor propuesto

Referencia Mantenga el valor propuesto

Cuenta general (*) Pulse TAB

Cuenta terceros(*) PR0002

Cód impuesto Nada

Descripción apunte Mantenga el valor propuesto

Debe No ha lugar

Haber(*) Mantenga el valor propuesto El programa copia los valores del primer apunte en las columnas citadas en la tabla, puede modificarlas o completarlas si lo desean.

Cuenta general

No es necesario introducir la cuenta general, deje el campo en blanco y pase al siguiente pulsando TAB

Cta. terceros

Introduzca la cuenta del tercero o utilice F4, el programa desplegará la lista de cuentas de proveedores:

Una vez introducida, el programa insertará automáticamente la cuenta general asociada en el momento de pasar a la columna siguiente, pulse TAB para saltar la columna Cód. impuesto, el programa calculará automáticamente el importe del tercer apunte en la columna Haber de manera que no se pueden producir descuadres.


• 67 •

La línea está completa, valídela con <Intro>, los apuntes generados pasarán a la lista:

El asiento quedará registrado y el impuesto será guardado en el registro del IVA.

El cursor se posiciona nuevamente en la columna día, listo para la introducción de un nuevo asiento.

Si desea consultar el registro del IVA correspondiente al asiento que acaba de introducir, proceda de la forma siguiente:

Seleccione cualquier apunte del asiento que acaba de introducir,

Utilice la opción Registro… situada en el menú desplegable del botón Acciones.

el programa mostrará el registro del IVA:


• 68 •

Aunque el programa lo permite, no es recomendable realizar modificaciones en el registro del IVA, salvo si fuese necesario el tipo de operación.

Para más detalles sobre el registro de IVA, consulte el Manual de referencia.

VENCIMIENTOS

El programa permite gestionar los vencimientos asignados en las cuentas de terceros en el momento de introducir apuntes.

Si un tercero tiene asignado más de un vencimiento, el programa presentará una ventana que permite ver y eventualmente modificar los vencimientos asignados en la ficha del tercero.

POR EJEMPLO

Para ilustrar el control de vencimientos procederemos a abrir la ficha del tercero PR0001, seleccionando la pestaña Complemento:

La condición de pago de este proveedor es Pago al contado, supongamos que decide darnos un trato más favorable, por ejemplo: pago con letras a 30, 60 y 90 días.

Procederemos a cambiar la condición de pago:

Vacíe el contenido de la lista de condiciones de pago y despliéguela. Seleccione la línea correspondiente:


• 69 •

Valide con <Intro>.

El programa pedirá confirmación del cambio:

Confirme, la nueva condición de pago quedará registrada:

Proceda a registrar a continuación un asiento de compras con este proveedor, tras validar el apunte del tercero, aparecerá la ventana de vencimientos:


• 70 •

Los vencimientos que aparecen responden a las condiciones de pago establecidas en la ficha del tercero.

Tras validar, el programa registrará un apunte para cada uno de los vencimientos:

MODIFICACIÓN DE VENCIMIENTOS EN ENTRADA DE APUNTES

En la ventana Multivencimientos podemos modificar: la forma de pago de cada vencimiento, el desglose de los importes, añadir o suprimir vencimientos, etc.…

POR EJEMPLO

Registre un nuevo asiento con el mismo proveedor y deténgase en la ventana de vencimientos.


• 71 •

Supongamos que para beneficiar de un descuento debamos proceder al pago de una sola vez a la fecha correspondiente al primer vencimiento mediante un cheque bancario, procederemos a borrar las líneas correspondientes a los dos últimos vencimientos.

Siga estos pasos:

Seleccione las dos últimas líneas (mantenga pulsada la tecla <May> mientras hace clic sucesivamente sobre las líneas)

Haga clic sobre el botón que figura al margen situado en la parte inferior de la ventana de vencimientos.

Seleccione la línea que queda, modifique la forma de pago seleccione Cheque.

Pulse TAB para situar el cursor en la columna Importe

Haga clic sobre el icono que figura al margen situado en la parte superior de la ventana de vencimientos y valide con <Intro>, el programa insertará el importe global.


• 72 •

Registre la modificación con

Hemos visto que podemos configurar vencimientos y formas de pago que serán propuestos por defecto pero que el usuario podrá modificar a voluntad.

Si desea registrar los vencimientos sin que el programa abra esta ventana deberá activar la opción Validación automática de vencimientos en la pestaña Complemento de la ficha del tercero:

Active esta opción


• 73 •

CONTABILIZACIÓN DE LOS PAGOS

Existen cuatro maneras de contabilizar los cobros y los pagos:

• Por recuperación de los cobros y pagos generados en el programa de Gestión comercial 100, en este caso no hay que gestionarlos en contabilidad.

• Por introducción de asientos de tesorería, se utiliza para registrar pocos asientos.

• Por medio del proceso Cobro /Pago terceros del menú TRATAMIENTO, esta opción permite procesar en bloque cobros y pagos y generar remesas a bancos, lo trataremos más adelante en un capítulo a parte.

• A través de la gestión de extractos bancarios10

Trataremos en esta ocasión un ejemplo para la entrada de un pago en un diario de tesorería.

10 Sólo en la Contabilidad Pack +


• 74 •

INTRODUCCIÓN EN UN DIARIO DE TESORERÍA CON CONTRAPARTIDA POR LÍNEA Introduciremos el pago de la factura introducida en el ejemplo anterior.

Cierre el diario de compras y seleccione en la lista el diario del Banco 02 correspondiente al período de febrero ya que el vencimiento era para la fecha 27/01.

Abra la lista de apuntes de tesorería pulsando <Intro>:

Antes de proseguir, personalizaremos la lista para incluir las columnas que nos interesan, accederemos a esta función desde el menú VENTANA11:

11 Es equivalente a seleccionar la misma función desde el menú contextual de la lista (botón derecho) que vimos anteriormente.


• 75 •

El programa presenta la ventana de personalización:

Insertaremos la columna Fecha vencimiento, siga los pasos siguientes:

Seleccione en la lista izquierda la columna Fecha vencimiento.

Utilice el botón

Valide con , ajuste le tamaño de la ventana obtendrá el resultado siguiente:

Introduzca el apunte siguiente:


• 76 •

Columna Contenido Día 27

Nº de asiento Lo asigna el programa

Referencia Ver a continuación

Cuenta general (*) Déjelo en blanco

Cuenta terceros (*) PR0002

Título apunte(*) Ver a continuación

Vencimiento Puede introducir cualquier fecha que sirva de referencia

Debe 1450,39

Haber Dejar en blanco

Como hemos visto en el caso anterior es preferible introducir la cuenta del tercero, sitúe el cursor en la columna correspondiente, introduzca P y pulse TAB.

Aparecerá la lista de cuentas de terceros:

Seleccione el proveedor PR0002 y valide con

Puede utilizar el campo Referencia asiento para registrar datos del cheque emitido.

En el campo Descripción del apunte hemos visto anteriormente que podíamos insertar el título de la cuenta, otra opción consiste en poner un título definido previamente, haga clic sobre el icono que figura al margen, aparecerá la ventana siguiente:

Si no ha personalizado la barra de herramientas, la función que permite insertar un título previamente definido está disponible desde el menú del botón Funciones, como se puede apreciar en la siguiente imagen.


• 77 •

Seleccione una descripción para el apunte, posteriormente podrá completarlo si lo desea.

Para terminar, introduzca el importe del apunte y valide con <Intro>.

En el segundo apunte, pulse TAB hasta llegar a la columna Título apunte, la contrapartida se realiza de forma automática, solamente tiene que confirmar la línea, el programa generará el asiento correspondiente:


• 78 •

COMPENSACIÓN DIRECTA No cierre el diario del banco, procederemos a compensar directamente el asiento.

Seleccione el apunte del proveedor. Esto activa la opción Compensación… del menú del botón Acciones.

Seleccione esta opción para acceder a la ventana de consulta de apuntes pendientes de pago.

La ventana muestra la lista de todos los apuntes pendientes de compensar de la cuenta del tercero seleccionado.

Busque el apunte de compra que ha introducido (el número de asiento corresponde al de compra, no al de banco)

Seleccione la línea del diario de compras (código COM) y haga clic sobre el icono que figura al margen, la línea queda marcada.

Valide con para compensar el asiento.

VERIFICACIÓN DE LA COMPENSACIÓN

Tras validar la compensación, el programa vuelve a la ventana de introducción del asiento.

Haga un doble clic sobre el apunte del tercero PR0002, aparecerá la ventana de consulta de cuentas del tercero:


• 79 •

Por defecto, esta ventana muestra la lista de apuntes pendientes de compensar, utilice el campo desplegable situado en la parte inferior de la ventana y seleccione Apuntes compensados.

Obtendrá una lista con los apuntes que acaba de compensar:

Observe que la columna Compens. Importe muestra un código (A en nuestro ejemplo) que relaciona los apuntes de pago con el tercero.

USO DEL CONVERSOR

El conversor es una función que permite conmutar los importes en la moneda base para convertirlos a la moneda de equivalencia12.

En el juego de prueba la moneda base es el Euro y la moneda de equivalencia la Peseta.

12El programa dispone de la función de conversión a efectos prácticos para convertir los importes a la moneeda de equivalencia seleccionada en la pestaña Inicialización de la opción Configuración de la sociedad. En el Juego de Prueba, se ha seleccionado la Peseta de manera que el usuario pueda comparar con mayor facilidad la equivalencia en ambas monedas.


• 80 •

Para activar el conversor haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Navegación o bien seleccionar el proceso Conversor del menú EDICIÓN.

En la parte inferior de la ventana principal del programa, la barra de estado indica en todo momento en qué divisa está trabajando.

Active el Conversor obtendrá los importes en Pesetas.

Las columnas Debe y Haber muestran los importes en pesetas, si activa nuevamente el conversor volverá a obtener los importes en la moneda base (en nuestro caso en euros)


• 81 •

INTRODUCCIÓN LIBRE DE ASIENTOS Este proceso tiene un funcionamiento muy similar a la introducción por diarios que hemos visto anteriormente pero permite, sin salir de la ventana, introducir cualquier tipo de asiento sin seleccionar previamente un diario y período. No describiremos aquí este proceso, si desea obtener más detalles consulte el Manual de referencia.

Ejecute la primera opción del menú TRATAMIENTOS, el programa presenta la ventana siguiente:

Concluimos aquí la segunda parte de nuestro recorrido por la Contabilidad 100, puede cerrar el programa.

Apuntes analíticos

• 83 •

Tercera parte - Apuntes analíticos


• 84 •

Apuntes analíticos

• 85 •

APUNTES ANALÍTICOS

Si cerró el programa al finalizar el ejercicio anterior, reanude la contabilidad con el acceso directo correspondiente:

Trataremos en esta parte la influencia de la contabilidad analítica en la introducción de asientos, veremos un ejemplo muy similar al anterior pero esta vez sobre una cuenta que autoriza el desglose analítico. A continuación, configuraremos un desglose analítico, que utilizaremos en otro ejercicio práctico.

Para facilitar el acceso a los procesos, activaremos la barra de herramientas Contabilidad analítica y presupuestaria.

Activaremos esta barra de herramientas sin pasar por el menú VENTANA, haga clic con el botón derecho sobre una zona inactiva de las barras de herramientas, aparecerá la ventana siguiente:

Haga clic sobre la línea correspondiente

Una vez establecida la barra de herramientas que facilitará la ejecución de los procesos, tomaremos un supuesto cuyo ejemplo abarca desde la creación de un nuevo plan analítico, de modelos de desglose analítico y de la configuración de cuentas y diarios. El ejemplo que describimos será voluntariamente muy sencillo ya que nuestro objetivo es describir los pasos necesarios para la creación del nuevo plan analítico y su aplicación práctica.


• 86 •

EJEMPLO

Supongamos que una empresa está constituida por una central y dos delegaciones regionales y desea desglosar los gastos de estructura y las compras no ligadas a su actividad por departamentos, está organizada de la forma siguiente:

Delegación Departamento Montaje

Técnico

Administrativo

Barcelona

Comercial

Montaje

Técnico

Madrid

Administrativo

Administrativo Sevilla

Comercial

Su estructura es muy simple, solamente consta de dos niveles de los diez que permite el programa.

DEFINICIÓN DEL NUEVO PLAN ANALÍTICO

Este proceso se realiza en la línea Plan analítico, de la pestaña Opciones del proceso Configuración de…


Abra el menú ARCHIVO y seleccione el proceso Configuración de…

El programa presenta la ventana de configuración de la sociedad.

Seleccione la pestaña Opciones y seleccione la línea Plan analítico:

Apuntes analíticos

• 87 •

Valide con <Intro>, el programa presentará la lista de planes analíticos definidos en el juego de prueba:

Seleccione la primera línea libre e introduzca el título Gastos de estructura

Valide con <Intro>


• 88 •

Haga un doble clic sobre la línea recién creada, el programa presentará el segundo nivel de definición de la estructura de las secciones analíticas:

Introduzca el título y la longitud del código de las dos secciones analíticas:

Apuntes analíticos

• 89 •

El siguiente y último paso consiste en definir los elementos que componen cada una de las secciones analíticas.

Haga un doble clic sobre la primera sección:

En el primer campo introduzca el número o código de la sección13, en el segundo simplemente el nombre, valide con <Intro>.

Repita este procedimiento hasta completar todos los elementos de la sección Delegación:

13 Su longitud depende de la estructura que haya definido en la etapa anterior, en este ejemplo será de tres posiciones.


• 90 •

Despliega el campo de selección situado en la parte superior de la lista y seleccione Gastos de estructura para volver al nivel anterior:

Seleccione la línea departamento y proceda a registrarlos de la misma manera que hemos visto

anteriormente:

Hemos finalizado la definición de la estructura del plan analítico, procederemos a la generación de las cuentas analíticas, según el cuadro resumen expuesto anteriormente.

GENERACIÓN DE CUENTAS ANALÍTICAS

La generación de las cuentas analíticas se realiza ejecutando la segunda opción del menú ESTRUCTURA:

Apuntes analíticos

• 91 •

El programa presenta la lista siguiente, muestra las cuentas analíticas del plan principal registrado en la sociedad de prueba:

Despliegue el campo situado en la parte inferior de la lista para seleccionar el plan analítico que acaba de crear:

Obtendrá una lista en blanco:


• 92 •

Utilizaremos el asistente para la generación asistida del plan contable, haga clic sobre el botón

El programa propone el plan Gastos de estructura, utilice el botón para continuar.

Lea detenidamente las explicaciones y pase a la fase siguiente con el botón

Apuntes analíticos

• 93 •

El programa propone realizar las rupturas por el concepto delegación, mantendremos esta propuesta.

Pase a la fase siguiente:

El programa propone las rupturas del segundo nivel, las mantendremos.

Pase a la fase siguiente:


• 94 •

Para terminar el programa permite establecer o no rupturas de total y seleccionar hasta qué nivel, mantendremos la propuesta.

Utilice el botón para concluir el proceso.

El programa generará todas las combinaciones posibles:

Ahora bien, no todas las delegaciones tienen los mismos departamentos, deberemos eliminar los códigos analíticos correspondientes a los departamentos que no existen en ciertas delegaciones.

Esto se realiza de forma muy simple.

Seleccione las líneas correspondientes:

Utilice el icono para borrar los elementos seleccionados, el programa pedirá confirmación:

Responda afirmativamente, el plan analítico quedará definido de la siguiente forma:

Apuntes analíticos

• 95 •

Hemos visto el procedimiento para la definición y creación de un plan analítico simple, en el caso de estructuras más complejas el mecanismo sigue siendo el mismo.

Una vez realizado esto, tenemos la posibilidad de definir modelos de desgloses analíticos que podremos aplicar de forma automática a las cuentas de gastos que decidamos.

DEFINICIÓN DE MODELOS DE DESGLOSE ANALÍTICO

Supongamos que quiera repercutir los gastos de alquiler de los locales de cada una de las delegaciones por departamento, procederemos a definir tres modelos, uno para cada delegación.

Estableceremos a título de ejemplo los desgloses siguientes:

Barcelona Madrid Sevilla Montaje 40% Montaje 35%

Técnico 20% Técnico 30%

Administrativo 25% Administrativo 35% Administrativo 60%

Comercial 15% Comercial 40%


Abra el menú ESTRUCTURA, seleccione en el menú secundario MODELOS la opción Desgloses predefinidos:

El programa presentará la ventana siguiente:


• 96 •

Utilice el icono para añadir un nuevo modelo:

En esta ventana se establecerán los desgloses en importe o porcentaje de cada cuanta analítica.

Introduzca los datos siguientes:

Título del modelo de desglose.

Mantenga el tipo Analítica.

Despliegue el campo de selección del plan analítico y seleccione Gastos de estructura:

Abra el campo de selección de códigos analíticos y seleccione el primer departamento de la delegación de Barcelona:

Introduzca el valor correspondiente, 25% y valide con <Intro>.

Apuntes analíticos

• 97 •

Introduzca los restantes desgloses. En el último, no introduzca ningún valo ni el símbolo %, simplemente sitúese en el campo editable y valide con la tecla <Retorno>. Esto tendrá por efecto el cuadrar el desglose. Obtendrá el resultado siguiente:

ESTE TIPO DE DESGLOSE REQUIERE QUE LA SUMA DE LOS DESGLOSES SEA IGUAL AL 100%, PARA EVITAR ERRORES UTILIZAMOS LA OPCIÓN CUADRAR EN EL ÚLTIMO DESGLOSE.

La creación de los modelos restantes se realiza de la misma manera, no vamos a insistir.

A continuación estableceremos lo siguiente:

• Comprobaremos la opción de desgloses analíticos en el diario de compras esté activada.

VÉASE EL APARTADO CONFIGURACIÓN ANALÍTICA DEL DIARIO

• Comprobaremos que la cuenta 62100000 Arrendamientos y cánones tenga activada la característica Con analítica.

VÉASE EL APARTADO CONFIGURACIÓN ANALÍTICA DE UNA CUENTA

• Estableceremos el modo de introducción de desgloses analíticos en Manual.

VÉASE EL APARTADO MODO DE APLICACIÓN DEL DESGLOSE ANALÍTICO


• 98 •

CONFIGURACIÓN ANALÍTICA DEL DIARIO Para poder realizar desgloses analíticos sobre una cuenta general, es preciso que esté autorizado a nivel del diario, esto se realiza de forma muy simple, abra la ficha del diario de compras:

Compruebe que la casilla Introducción analítica esté activada y cierre la ventana.

De esta manera, podrá imputar analíticamente en aquellos apuntes pertenecientes a este diario, las cuentas generales que tengan la característica analítica.

Apuntes analíticos

• 99 •

CONFIGURACIÓN ANALÍTICA DE UNA CUENTA Esta operación se realiza de forma muy sencilla, aprovecharemos para describir otra manera de acceder directamente a la ficha de una determinada cuenta:

Haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general.

Se abre la ventana de selección siguiente:

Introduzca los criterios de selección siguientes:

Campo Contenido Archivo Mantenga el valor propuesto

Campo Mantenga el valor propuesto

Criterio Mantenga el criterio propuesto

Elemento 621

Ir a la ficha Mantenga esta opción

Valide los datos introducidos con , accederá directamente a la ficha de la cuenta solicitada:

Los arrendamientos están sometidos al 16% de IVA con IRPF, seleccionaremos en el campo código impuesto, el que corresponda a este caso:


• 100 •

A continuación compruebe que esté activada la casilla Con analítica, de esta manera podrá imputar desgloses analíticos sobre esta cuenta. Las cuentas Con analítica disponen de una pestaña adicional.

Acceda a la pestaña Analítica.

Apuntes analíticos

• 101 •

Esta pestaña permite asignar por defecto un desglose analítico a la cuenta, en este ejemplo no asignaremos ningún modelo de desglose analítico, lo seleccionaremos en el momento de registrar el asiento.


• 102 •

MODO DE APLICACIÓN DEL DESGLOSE ANALÍTICO El programa permite establecer cómo serán procesados los desgloses analíticos, esto se realiza en la pestaña Preferencias del proceso Configuración de la sociedad del menú ARCHIVO.

El campo Desglose analítico permite seleccionar una de las tres opciones:

• Manual: el desglose se realizará siempre de forma manual, ignorando los posibles desgloses, que por defecto, pudiera tener la cuenta.

• Automático: la imputación se realiza de forma automática según el desglose analítico asignado a la cuenta.

SI LA CUENTA NO TIENE ASIGNADO UN DESGLOSE ANALÍTICO, PODRÁ HACERLO MANUALMENTE.

• Tras confirmación: si la cuenta tiene asignado un desglose analítico, el programa lo propondrá por defecto, el usuario podrá confirmarlo, seleccionar otro modelo de desglose o realizar las imputaciones de forma manual.

La tercera opción es más versátil, compruebe que esté seleccionada.

INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS CON DESGLOSE ANALÍTICO MANUAL

Introduciremos un asiento en el que interviene la cuenta 62100000 Arrendamientos y cánones en la que imputaremos manualmente un desglose analítico en concepto de alquiler de los locales de Barcelona. Lo registraremos en el diario de compras del período de mayo.

Introduzca los valores que citamos en la tabla siguiente:

Columna Contenido Día 30

N° de asiento Lo asigna el programa

Nºfactura Introduzca cualquier dato significativo

Apuntes analíticos

• 103 •

Columna Contenido Cuenta general 62100000

Cuenta terceros No ha lugar

Código impuesto Propone el impuesto asignado en la cuenta

Título apunte Introduzca el título

Debe 3005 <Intro>

Haber No ha lugar

Valide la línea con <Intro>, aparecerá la ventana siguiente:

Dado que no hemos definido ningún modelo de desglose analítico en la ficha de la cuenta, deberemos seleccionarlo manualmente, proceda de la manera siguiente:

Abra el campo de selección del plan analítico y seleccione Gastos de estructura:

Utilice el icono para seleccionar un modelo de desglose correspondiente:

Seleccione el modelo y valide con el botón

El programa aplicará el modelo y desglosará la base imponible a cada uno de las secciones analíticas:


• 104 •

Si lo desea, puede utilizar la combinación de teclas rápidas para seleccionar el modelo sin pasar por la lista, recuerde que la llamada a las teclas rápidas se realiza con la combinación siguiente: <Ctrl>+<May>, <Las teclas asignadas>.

El programa permite realizar modificaciones siempre y cuando la suma de los importes de las secciones sea igual al 100% del importe del asiento.

Mantenga los valores propuestos, cierre la ventana.

Concluya la introducción del asiento con la introducción del apunte del tercero.

El asiento quedará registrado de la siguiente manera:

Observe que el número de cuenta 62100000 queda resaltado en negrita, esto indica que el apunte contiene desgloses analíticos.

Si tiene varias cuentas que utilizan el mismo plan analítico pero con desgloses diferentes, podrá establecer el reparto diferente en cada una de las cuentas que utilizan el mismo plan, esto se realiza de la forma siguiente:

Entre en la ficha de la cuenta 62100000

Abra la pestaña Analítica.

Apuntes analíticos

• 105 •

Seleccione el plan analítico Gastos de estructura.

Tenemos la posibilidad de seleccionar manualmente los desgloses analíticos a imputar o utilizar directamente el modelo previamente definido, utilizaremos la segunda opción.

Utilice este icono el programa presentará la lista de desgloses analíticos existentes:

Seleccione el primero y valide.

El programa mostrará los desgloses predefinidos:

Modifique el valor de los desgloses


• 106 •

Apuntes analíticos

• 107 •

CONSULTA DEL DESGLOSE ANALÍTICO DE UN APUNTE Recuerde que en la lista, los apuntes con desgloses analíticos figuran resaltados en negrita.

Basta con seleccionar la línea correspondiente y hacer clic sobre la opción Analítica… del menú del botón Acciones situado en la parte inferior de la ventana.

Si el plan analítico asignado en la cuenta no es el principal, deberá seleccionarlo en el campo correspondiente:

El programa permite realizar cualquier tipo de modificación, sobre las imputaciones analíticas siempre y cuando el total sea el 100% del importe del apunte.

Vamos a suponer ahora que el plan analítico Gastos de estructura es el más utilizado, podemos declararlo Principal

Abra la pestaña Opciones del proceso Configuración de la sociedad y haga un doble clic sobre la línea Plan analítico:


• 108 •

Seleccione la línea Gastos de estructura.

Active la casilla Plan principal y valide con <Intro>.

A partir de este momento el programa propondrá por defecto este plan analítico.

Apuntes analíticos

• 109 •

CONSULTA DEL REGISTRO DE IVA La introducción de un código de impuesto tiene por finalidad registrar los correspondientes apuntes de IVA. Esta opción del botón Acciones permite acceder a los datos registrados.

Cierre la ventana con ESC.


• 110 •

CONSULTAR UN ASIENTO A veces resulta difícil consultar un asiento en medio de la lista de apuntes de un diario, por este motivo se ha previsto una función de consulta que muestra el asiento al que pertenece el apunte seleccionado. Utilice La opción Visualizar asiento del menú del botón Acciones.

Cierre la ventana con ESC.

Apuntes analíticos

• 111 •

ESQUEMA RESUMEN DE CONFIGURACIÓN DE LA ANALÍTICA El esquema que presentamos a continuación resume los pasos a seguir para configurar y aplicar un plan analítico:

Definir el plan analítico

Generar el plan analítico

Declarar cuenta Con analítica

¿Imputar manualmente?

Configurar Asignación automática o tras

confirmación

Definir modelo de desglose

Asignar modelo a la cuenta

Configurar Asignación manual

Declarar diario Con analítica

En Configuración de... Pestaña Opciones

En Plan analítico (icono asistente o manualmente)

Activar la casilla del diario correspondiente

Activar en la ficha de la cuenta general opción

correspondiente

En Modelos de desgloses del menú Modelos en

Estructura

En la pestaña analítica de la ficha de la cuenta

general

En la pestaña Preferencias de

Configuración de...

No

Si

Aquí concluye la tercera parte del manual de aprendizaje, puede salir del programa sin necesidad de cerrar las ventanas abiertas. Las volverá a encontrar en este estado si abre el programa con el acceso directo a la sociedad de prueba.

Asientos patrones

• 113 •

Cuarta parte - Introducción de apuntes utilizando un asiento patrón


• 114 •

Asientos patrones

• 115 •

ASIENTOS PATRONES

Si cerró el programa al final del ejercicio anterior, abra el programa utilizando el acceso directo Reanudar Contabilidad 100.

El juego de prueba tiene una serie de asientos patrón previamente definidos que ilustran su aplicación en ciertos asientos típicos en cualquier contabilidad real.

Las ventajas de los asientos patrones consisten por una parte en simplificar el registro del asiento y por otra, eliminar en gran medida los riesgos de error, de esta manera cualquier usuario sin experiencia contable podrá introducir asientos.

En esta lección veremos cómo se aplica un asiento patrón existente en el juego de prueba y cómo se configura.


• 116 •

UTILIZAR UN ASIENTO PATRÓN DESDE UN DIARIO Los diarios de introducción también permiten introducir asientos. Aunque para poder utilizar esta modalidad es necesario disponer previamente de los asientos patrones adecuados.

A continuación, veremos cómo introducir asientos desde un diario utilizando para ello asientos patrones. También se detallarán los requisitos previos. Trataremos los siguientes temas:

• Descripción de la funcionalidad.

• Modalidades de uso.

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD

Abramos el diario de introducción de Compras del periodo de junio.

Nuestro propósito es el de contabilizar el alquiler del mes. Para no tener que introducir todos y cada uno de los apuntes, utilizaremos el aiento patrón disponible en el Juego de Prueba, Gastos - Alquiler 16%.

Despliegue la lista de la zona de opción Asiento patrón utilizando el botón de despliegue y seleccione el asiento patrón Gastos - Alquiler 16%.

Confirme la selección pulsando la tecla <Retorno>.

Asientos patrones

• 117 •

También tenemos la posibilidad de utilizar la tecla rápida asignada al asiento patrón o bien utilizando la función de arrastrar y soltar desde la lista de asientos patrón.

El diario de introducción mostrará una nueva zona, la de introdsucción de asientos patrones, situándola por encima de la lista de apuntes.

Observe que la mayoría de los campos ya están cumplimentados. Los datos que aparecen en cada campo del asiento patrón son los que se han configurado en el propio asiento patrón.

De este modo, podremos ganar tiempo cumplimentando unicamente los campos vacíos que sean estrictamente imprescindibles a la generación del asiento. En este caso, son los siguientes:

Columna Fila Valor Día 1 Introduzca 1 y pulse la tecla TAB

Debe 1 Introduzca 1365 y confirme la introducción utilizando la tecla RETORNO

El automatismo del asiento patrón cumplimentará los demás campos. El día introducido en el primer apunte del asiento patrón se copiará a los demás apuntes del asiento y los importes de los apuntes 2, 3 y 4 se calculará automáticamente.

El diario queda de la siguiente manera:

Los cuatro apuntes se han generado con sólo cumplimentar dos campos.

El asiento patrón que ha servido de ejemplo es mejorable, podemos por ejemplo asignar parte del número de factura, de la referencia del asiento y el proveedor automáticamente.


• 118 •

MODALIDADES DE USO

La lista de asientos patrones disponibles está filtrada por el tipo de diario que se haya asignado al asiento patrón. Recordemos que cuando se crea un asiento patrón, uno de los requisitos es seleccionar el tipo diario con el que se utilizará.

CANCELAR EL ASIENTO PATRÓN EN USO

Cuando se selecciona un asiento patrón de la lista para ser utilizado, esta zona queda desactivada.

No se puede seleccionar otro asiento patrón cuando uno de ellos está siendo utilizado. No obstante, si el asiento patrón seleccionado no es el que realmente queríamos utilizar, podremos cancelar la introducción utilizando la tecla ESC del teclado. Esto tendrá como efecto el cancelar el uso del asiento patrón y habilitar la lista desplegable.

INTRODUCCIÓN CONTINUA DE ASIENTOS

Resulta útil utilizar el mismo asiento patrón en el diario de introducción cuando se deben introducir varios asientos del mismo tipo. Por ejemplo si debemos introducir una docena de asientos de compra, resulta mucho más cómodo no tener que volver a seleccionar el mismo asiento patrón doce veces.

Existe una manera fácil de seleccionar un asiento patrón de la lista y mantenerlo activo tras la generación del asiento en el diario. Esto nos permitirá introducir los demás asientos sin volver a seleccionar el asiento patrón.

Veamos cómo se debe proceder para ello.

En primer lugar, es necesario seleccionar un asiento patrón. En este caso, utilizaremos el asiento patrón Gastos - Compras netas 16%.

Sitúese en la zona de selección de asientos patrones

Pulse la tecla F4. Podrá acceder a la ventana de selección de asientos patrones del diario.

Observe que en la parte inferior de la ventana se encuentra la opción Conservar el patrón tras validar.

Cuando esta opción esté activada, el asiento patrón seleccionado se utilizará sistemáticamente en cada nueva introducción.

Asientos patrones

• 119 •

Seleccione el asiento patrón Gastos - Compras netas 16%. Y active la casilla de la opción Conservar el patrón tras validar.

Haga clic sobre el botón para confirmar la selección.

Volverá al diario de introducción y el asiento patrón estará en uso. Con este asiento patrón deberá cumplimentar los siguientes campos en el primer apunte

Columna Valor Día Introduzca 2

N° asiento No accesible

Nº factura Introduzca el número de factura correspondiente. Por ejemplo, FAC100022

Referencia Mantenga el valor propuesto

Cuenta general (*) Pulse la tecla TAB

Cuenta terceros(*) PR0002

Cód impuesto Mantenga el valor propuesto

Descripción apunte Complete el valor propuesto añadiendo el número de factura

Debe No ha lugar

Haber(*) Introduzca el importe: 1368,25

El asiento patrón queda de la siguiente manera:

Tras confirmar el asiento patrón y haber confirmado los vencimientos relacionados con el proveedor PR0002, el diario presenta el siguiente aspecto:


• 120 •

Observe lo siguiente:

• La zona de selección del asiento patrón sigue desactivada.

• El asiento patrón que utilizamos sigue activo.

Podemos seguir introduciendo los once asientos de compra que nos falta por introducir.

CANCELAR LA INTRODUCCIÓN CONTINUA

Cuando se hayan introducido todos los asientos que utilizan el mismo asiento patrón, será necesario salir de la modalidad. De lo contrario, no se podrá ni cerrar el diario ni por supuesto introducir apuntes que no correspondan a la estructura del asiento patrón.

Para ello, pulse la tecla ESC. Esto cancelará la modalidad de introducción mediante asiento patrón y podrá cerrar el diario o introducir otro tipo de apuntes.

Asientos patrones

• 121 •

UTILIZAR UN ASIENTO PATRÓN DESDE LA INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS Se pueden utilizar asientos patrones desde la ventana de introducción de asientos. Al igual que cuando se utilizan desde un diario, para poder utilizar esta modalidad es necesario disponer previamente de los asientos patrones adecuados.

A continuación, veremos cómo introducir asientos utilizando para ello asientos patrones. Trataremos los siguientes temas:

• Descripción de la funcionalidad.

• Uso avanzado de asientos patrones.

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD

Seleccionemos el ejercicio 2006 desde el menú VENTANA.

Seleccione la opción Añadir un asiento del menú TRATAMIENTOS – Introducción de asientos.

Nuestro propósito es el de contabilizar el alquiler del mes. Utilizaremos el aiento patrón disponible en el Juego de Prueba, Gastos - Alquiler 16%.

Seleccione el diario de Compras COM en la lista de diarios.

Seleccione el correspondiente asiento patrón de la lista del campo Asiento patrón.


• 122 •

Confirme la selección pulsando la tecla <Retorno>.

El asiento queda prácticamente generado. Sólo deberemos introducir el importe deseado al Debe del primer apunte.

Observe que el cursor ya está situado en la zona de introducción del Debe.

Introduzca el importe, 1365, y pulse la tecla TAB o la tecla RETORNO.

Asientos patrones

• 123 •

El programa ha cumplimentado todos los apuntes con los importes correspondientes.

El asiento queda listo para ser guardado mediante el botón o borrado mediante el botón

INTRODUCCIÓN CONTINUA DE ASIENTOS

Resulta util utilizar el mismo asiento patrón en la ventana de introducción de asientos cuando se deben introducir varios asientos del mismo tipo. Por ejemplo si debemos introducir una docena de asientos de compra, resulta mucho más cómodo no tener que volver a seleccionar el mismo asiento patrón doce veces.

Existe una manera fácil de seleccionar un asiento patrón de la lista y mantenerlo activo tras la generación del asiento en el diario. Esto nos permitirá introducir los demás asientos sin volver a seleccionar el asiento patrón.

Veamos cómo se debe proceder para ello.

En primer lugar, es necesario seleccionar un asiento patrón. En este caso, utilizaremos el asiento patrón Gastos - Compras netas 16%.

Sitúese en la zona de selección de asientos patrones

Pulse la tecla F4. Podrá acceder a la ventana de selección de asientos patrones del diario.

Observe que en la parte inferior de la ventana se encuentra la opción Conservar el patrón tras validar.

Cuando esta opción esté activada, el asiento patrón seleccionado se utilizará sistemáticamente en cada nueva introducción.


• 124 •

Seleccione el asiento patrón Gastos - Compras netas 16%. Y active la casilla de la opción Conservar el patrón tras validar.

Haga clic sobre el botón para confirmar la selección.

Volverá a la ventana de introducción de asientos y el asiento patrón estará en uso. Con este asiento patrón deberá cumplimentar los siguientes campos:

• Fecha: Si fuese necesario, introduzca una nueva fecha.

• Nº factura: Haga lo propio.

• Título: Complete la dewscripción si lo desea.

Columna Valor Cuenta general (*) No ha lugar

Cuenta terceros(*) Columna activa por defecto cuando se utiliza este asiento patrón. Introduzca PR0002 y pulse lña tecla TAB.

Debe No ha lugar

Haber(*) Introduzca el importe: 1368,25 y valide con la tecla RETORNO o TAB.

El asiento patrón queda de la siguiente manera:

Tras guardar el asiento, la ventana presenta el siguiente aspecto:

Asientos patrones

• 125 •


• La zona de selección del asiento patrón y la del diario siguen desactivadas.

• El asiento patrón que utilizamos sigue activo.

Podemos seguir introduciendo los once asientos de compra que nos falta por introducir.

CANCELAR LA INTRODUCCIÓN CONTINUA

Cuando se hayan introducido todos los asientos que utilizan el mismo asiento patrón, será necesario salir de la modalidad. De lo contrario, no se podrá ni cerrar la ventana de introducción de asientos ni por supuesto introducir asientos que no correspondan a la estructura del asiento patrón.

Para ello, utilice el botón . Esto cancelará la modalidad de introducción mediante asiento patrón y podrá seleccionar otro asiento patrón o introducir otro tipo de apuntes.

USO AVANZADO DE ASIENTOS PATRONES

Los asientos patrones pueden seleccionar automáticamente el diario en el que se generará el asiento cuando se configuran para ello y cuando se utilizan de una determinada manera desde la ventana de introducción de asientos.

Esta modalidad siempre resulta útil pero cuando disponemos de varios diarios del mismo tipo, puede facilitar la introducción de asientos y garantizar que dichos asientos se generen siempre en el mismo diario.

Veamos cómo funciona esta modalidad con un ejemplo.

Nuestro objetivo será generar los asientos relativos al alquiler en un diario propio. En efecto, los asientos de gastos deben contabilizarse en diarios de tipo Compras. Pero para mayor claridad no queremos que los asientos de gastos se contabilicen en el mismo diario que las compras.


• 126 •

Cree un diario que se llamará Diarios de GASTOS.

Como podrá ver en la imagen, el diario es de tipo Compras. Utilizaremos este diario para la introducción de asientos de gastos lo que nos permitirá racionalizar nuestra contabilidad.

Abra la lista de asientos patrones que se encuentra en el menú ESTRUCTURA – Modelos – Asientos patrones y edite el asiento patrón Gastos – Alquiler 16%.

Seleccione el diario GASTOS que acabamos de crear. Para ello despliegue la lista del campo Diario.

Al asignar un diario al asiento patrón Gastos – Alquiler 16% conseguiremos que cuando lo utilizamos desde la introducción de asientos el programa asigne automáticamentre el diario sin necesidad dfe seleccionarlo.

Asientos patrones

• 127 •

Abra la ventana de introducción de asientos.

Por defecto, cuando se accede a la introducción de asientos el programa cumplimenta el campo Diario con el último diario utilizado y lo propone como campo activo.

Borre el contenido del campo Diario utilizando la tecla SUPR.

Seleccione el asiento patrón Gastos – Alquiler 16% de la lista del campo Modelos y valide la selección con la tecla RETORNO.

La ventana de introducción de asientos se presentará como mostramos a continuación.

Observe que el diario GASTOS Diario de GASTOS ha sido asignado automáticamente.

EL AUTOMATISMO DE ASIGNACIÓN DEL DIARIO DESDE EL ASIENTO PATRÓN REQUIERE QUE EL CAMPO DIARIO NO ESTÉ VACÍO O EN SU DEFECTO QUE EL DIARIO EN USO SEA EL QUE SE ASIGNÓ AL ASIENTO PATRÓN. SI EL DIARIO EN USO EN EL CAMPO DIARIO FUESE POR EJEMPLO EL DIARIO COM DIARIO DE COMPRAS, EL ASIENTO SE GENERARÍA EN ESTE DIARIO Y NO EN EL DIARIO


• 128 •

GAS DIARIO DE GASTOS. LA ASIGNACIÓN DE UN DIARIO AL ASIENTO PATRÓN NO ES RESTRICTIVA. ES DECIR, APORTA COMODIDAD DE USO SIN IMPEDIR UTILIZAR EL ASIENTO PATRÓN EN OTROS DIARIOS SI SE DESEA.

Asientos patrones

• 129 •

CREACIÓN DE UN ASIENTO PATRÓN Tras haber hecho uso de un modelo de asiento patrón, suponemos que querrá saber cómo se configuran. Proponemos dar de alta un nuevo modelo de asiento patrón basado en el que hemos visto en el ejemplo, aportaremos algunas modificaciones para generar los asientos de alquiler y sus correspondientes desgloses analíticos de forma automática.

El proceso de configuración de asientos patrones está situado en el menú secundario MODELOS del menú EsTRUCTURA.

Además del proceso para definir los asientos patrón, figuran los procesos que definen Modelos de desglose, Condiciones de pago y Asientos repetitivos.

Todos estos procesos están destinados a facilitar la entrada de asientos.

• Los modelos de desglose permiten crear desgloses analíticos “tipo” que podrán ser utilizados en los apuntes analíticos.

• Las condiciones de pago que podrán asignarse a las cuentas de terceros con el fin de generar de forma automática los apuntes de vencimiento y sus correspondientes pagos.

• Los modelos de asientos repetitivos que permiten generar de forma automática los asientos tales como los alquileres, créditos, etc.

Conservaremos las mismas barras de herramientas que hemos utilizado anteriormente.

Más adelante trataremos alguno de estos procesos.


• 130 •

CONFIGURACIÓN DE UN ASIENTO PATRÓN Antes de describir la creación de un nuevo asiento patrón, veremos cómo se ha diseñado el que hemos utilizado en el ejemplo anterior.

Valide el proceso desde el menú indicado o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general.

El programa presenta la lista de asientos patrón previamente definidos.

Seleccione la línea Gastos – alquiler 16% y valide con <Intro> el programa muestra la estructura del asiento patrón que hemos utilizado en un ejemplo anterior:

Consta de cuatro líneas, una por apunte, describiremos un ejemplo muy similar para describir cómo se configura un asiento patrón.

Para configurar un nuevo modelo, haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Navegación o pulse <Ctrl>+J.

Aparece la pantalla de configuración de asientos patrón, es similar a la de introducción de asientos por diario.

Asientos patrones

• 131 •


Título

Introduzca un título significativo: Alquiler Barcelona, servirá para localizarlo en la lista de asientos patrón

Tecla rápida

Introduzca una combinación de teclas, podrá utilizarla para acceder directamente a un asiento patrón, cuando esté introduciendo asientos.

Tipo

Especifique el tipo de asiento patrón, está relacionado con el tipo de diario que utilizará para la introducción de asientos, en este caso, mantendremos Compras.

Diario

Seleccione si lo desea un diario que utilizará para la introducción de asientos basados en este asiento patrón., en este caso, seleccionaremos el diario GASTOS que hemos creado anteriormente.

Pulse TAB, el cursor se situará en la primera columna de las líneas que configurarán el asiento patrón, la configuración podrá realizarse de la forma siguiente:

• Apunte del importe base imponible.

• Apuntes del IVA soportado con IRPF.

• Apunte total factura (cuenta de terceros).

Podrá comprobar que no existe inconveniente para registrar los apuntes en este orden, el programa situará el cursor en los campos que requieran la introducción de algún valor.

Antes de continuar, personalice la ventana y añada la columna Fecha vencimiento.


• 132 •

A continuación, configuraremos cada línea del asiento patrón.

PRIMERA LÍNEA

Día

El programa no registra el día de forma automática debido a que la introducción de un asiento rara vez corresponde a la fecha de factura. Dejaremos al usuario la facultad de introducirlo manualmente. Utilizaremos la función de introducción manual.

Utilice este icono situado en la parte superior de la ventana de configuración, pase a la columna siguiente con la tecla TAB.

Observe que algunas funciones representadas por iconos no están disponibles en la columna actual (el icono aparece en gris)

N° de asiento

Observe que los iconos disponibles han cambiado.

El registro de los asientos de alquiler utiliza el diario contable de compras, éste ha sido configurado con numeración continua y automática, en consecuencia, deberá indicar al programa que realice la numeración a continuación del último asiento.

Utilice este icono para indicar que repita el valor asignado por el programa en el contador de asientos.

Nº factura

Estableceremos una referencia fija que será completada por una introducción manual. Utilice el icono correspondiente. Podemos indicar por ejemplo el texto siguiente: Fact. [número de la factura]

Referencia asiento

Estableceremos una referencia fija que será completada por una introducción manual. Utilice el icono correspondiente. Podemos indicar por ejemplo el texto siguiente: Alquiler [mes]

N° cuenta general

Utilizaremos la cuenta general 62100000. Esta cuenta se puede introducir directamente.

Cuenta tercero

Deje este campo en blanco ya que la cuenta 62100000 no tiene asociada ninguna cuenta de terceros, de todas maneras, el programa inserta la función que mostramos al margen pero ésta no tiene ningún efecto

Código impuesto

R16 El IVA soportado aplicable a los alquileres es del 16% con IRPF, introduciremos directamente este código, de esta manera, el programa generará el correspondiente registro de IVA.

Título apunte

En este ejemplo, el título del apunte será una combinación de un texto introducido y de la función Tit_T.

Utilizaremos la función Tit_T(4), esta función introducirá el título de la cuenta del tercero de la línea 4.

Vencimiento

Utilizaremos la función Cálculo para que el programa no pida la fecha de vencimiento

Debe

Introduciremos directamente el importe dado que el importe de un alquiler suele ser fijo (al menos durante un tiempo) aunque podríamos utilizar la función de entrada manual.

Asientos patrones

• 133 •

El cuadro que presentamos a continuación resume la configuración establecida en la primera línea.

Campo Valor Día

N° asiento

Nº factura Fact.

Referencia asiento Alquiler

N° cuenta general

Cta. terceros Dejar vacío

Cód. impuesto

Descripción apunte (1) ="Alquiler "+Tit_T(4)

Vencimiento

Debe 2168

(1) La función Tit_T permite recuperer la descripción de una cuenta de terceros. Esta función requiere que se introduzca el número de la línea en la que se encuentra la cuenta del tercero. Como en este ejemplo la cuenta del tercero se introducirá en la cuarta línea, el parámetro de la función será 4.

Valide la línea con <Intro> para registrar la configuración de la primera línea.

El programa detecta que la cuenta general tiene un desglose analítico asignado, pedidrá confirmación:

Responda afirmativamente14, la primera línea quedará registrada:

14 Si no acepta la propuesta, podrá asignar manualmente cualquier desglose analítico.


• 134 •

SEGUNDA LÍNEA

En la segunda línea registraremos el apunte de IVA con IRPF.

Día

Utilice este icono, el programa repetirá el contenido de la línea anterior

N° de asiento

Mantenga la función propuesta, el programa repetirá el valor asignado en la primera línea.

Nº factura

Repetiremos el número de factura de la línea anterior.

Referencia asiento

Repetiremos la referencia de la línea anterior.

N° de cuenta general

47200016 Introduciremos directamente la cuenta del IVA soportado al 16%

Cuenta tercero

Mantenga la función propuesta.

Código impuesto

Mantendremos el valor propuesto

Título del apunte

Repetiremos el mismo título en todos los apuntes.

Vencimiento

Utilizaremos la función Repetición para que el programa no pida la fecha de vencimiento

Debe

Utilizaremos esta función para que el programa calcule de forma automática el importe del IVA sobre la base del código de impuesto indicado.

Este cuadro resume los datos introducidos en la segunda línea.

Campo Valor Día

N° asiento

Nºfactura

Referencia asiento

N° cuenta general 47200016

Cuenta tercero

Cód. impuesto

Título apunte

Asientos patrones

• 135 •

Campo Valor Vencimiento

Debe

Valide la línea con <Intro>


• 136 •

TRECERA LÍNEA

En la tercera línea registraremos el apunte de la Retencion Profesional IRPF.

Día


N° de asiento


Nº factura


Referencia asiento



47510000

Introduciremos directamente la cuenta de retenciones de IRFP.

Cuenta tercero

Mantenga la función propuesta.

Código impuesto

RP1 Podemos introducir directamente el código de impuesto o seleccionarlo utilizando la tecla de función F4.

Con la tecla de función F4 se accede a la lista de impuestos. Como este impuesto es de tipo Repercutido, habrá que seleccionar la opción Repercutido en la lista Sentido de la ventana de selección.

Título del apunte

Repetiremos el mismo título en todos los apuntes.

Vencimiento

Utilizaremos la función Repetición para que el programa no pida la fecha de vencimiento

Haber

Utilizaremos el botón Función para seleccionar la función Debe(). Cuando la función aparezca en el campo Haber, .la modificaremos de la siguiente manera: =Debe(1)*0.15

Valide la línea con <Intro>

Asientos patrones

• 137 •

Este cuadro resume los datos introducidos en la tercera línea.

Campo Valor Día

N° asiento

Nºfactura

Referencia asiento


Cuenta tercero

Cód. impuesto RP1

Título apunte

Vencimiento

Haber (1) =Debe(1)*0.15

(1) Utilizaremos una función para obtener el importe de la retención El resultado del cálculo se obtide de la siguiente manera:

Base Imponible X 15 %

Cómo esta fórmula no se puede aplicar directamente en una línea de asiento patrón, deberemos utilizar las funciones integradas para realizar el cálculo.

La función Debe() permite copia, en este caso utilizar, el importe de Debe de una determinada línea. La línea utilizada será el parámetro introducido en la función, en este ejemplo 1 puesto que el importe de la base imponible está en la primera línea del asiento patrón.


• 138 •

CUARTA LÍNEA

En la cuarta línea registraremos el apunte del tercero.

Día


N° de asiento


Nº factura


Referencia asiento



41000000

Introduciremos directamente la cuenta general del tercero.

Cuenta tercero

PR0007

Introducimos el número de cuenta del tercero.

Código impuesto

No es necesario introducir el código de impuesto en la línea del tercero.

Título del apunte

Repetiremos el título del primer apunte para que todos los apuntes del asiento tengan el mismo título.

Vencimiento

Utilizaremos la función Cálculo para que el programa no pida la fecha de vencimiento

Haber

Utilizaremos el botón Equilibrio para que el programa calcule automáticamente el importe.

Campo Valor Día

N° asiento

Nºfactura

Referencia asiento


Cta. terceros PR0007

Cód. impuesto

Descripción apunte

Asientos patrones

• 139 •

Campo Valor Vencimiento

Debe

Valide la línea con <Intro> para registrar la configuración de la segunda línea.

El asiento patrón quedará de la siguiente manera:


• 140 •

ASIGNACIÓN MANUAL DEL MODELO DE DESGLOSE ANALÍTICO

Si no hemos optado por asignar automáticamente el desglose analítico en el momento de validar la primera línea, tenemos la posibilidad de hacerlo de forma manual: También podemos cambiar el desglose analítico que la cuenta tenía asignado si deseamos utilizar otro.

Marque la línea que contiene la cuenta general con analítica:

Seleccione la opción Analítica que se encuentra en el menú del botón Acciones.

Accederá a la ventana de introducción del asiento patrón analítico:

Desde la ventana del asiento patrón analítico, utilice el botón de selección de desglose para asignar el modelo, el programa presentará la ventana de modelos de desglose predefinidos:

Asientos patrones

• 141 •

Seleccione el modelo que desea asignar al asiento patrón, valide con el botón :

Cierre la ventana, aquí concluye la definición del asiento patrón, veremos ahora su aplicación en la introducción de apuntes.


• 142 •

UTILIZACIÓN DEL ASIENTO PATRÓN A continuación veremos de qué manera se utilizan los asientos patrones desde un diario. No obstante, también se podría utilizar desde la ventana de introducción de asientos. El uso es similar.

Haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general, abrirá la ventana de entrada de asientos por diario. Seleccione el diario de GASTOS del mes de abril por ejemplo.

El cursor está situado en la columna Día.

Despliegue la lista de la zona de opción Asiento patrón utilizando el botón de despliegue y seleccione el asiento patrón Alquiler Barcelona.

También tiene la posibilidad de utilizar la combinación de teclas rápidas definida en el asiento patrón, pulse <Ctrl>+<May>+<ALB> sin desplegar la lista de asientos patrón. (ALB es la combinación de teclas que hemos definido en el asiento patrón configurado anteriormente).

Las líneas del asiento patrón se insertarán en la lista de asientos:

El cursor está situado en la columna Día, introduzca 30 por ejemplo y pulse TAB, la fecha se copiará automáticamente en las demás líneas.

Asientos patrones

• 143 •

Introduzca el número de la factura o del documento para completar el campo Nºfactura. Pulse TAB si debe modificar la referencia o el importe al Debe.

Como el importe del alquiler está preestablecido en el asienmto patrón, no será necesario introducir ningún dato más.

Valide con la tecla <Retorno>, el programa completará el asiento, realizará los desgloses analíticos y guardará el importe del IVA en el correspondiente registro.

Hemos creado el asiento digitando datos en tan sólo un campo o dos.

Observe que la cuenta 62100000 queda resaltada, esto indica que contiene desgloses analíticos asignados, para consultarlos, seleccione esta línea y utilice la opción Analítica del menú del botón Acciones si lo desea, podrá aportar modificaciones. Seleccione el plan analítico sobre el que se debe realizar el desglose. En este caso, el plan Gastos de estructura.


• 144 •

Cierre esta ventana.

Si desea consultar el registro de impuestos, utilice La opción Registro del botón Acciones.

Asientos patrones

• 145 •

DUPLICACIÓN DEL ASIENTO PATRÓN El asiento patrón que acabamos de crear puede ser utilizado para crear los asientos patrón para los alquileres de Madrid y Sevilla aportando muy pocas modificaciones, vamos a suponer que el alquiler de Madrid tiene un importe rigurosamente fijo cada mes y la cuenta del proveedor es distinta15.

Procederemos de la forma siguiente:

Abra la lista de asientos patrón y seleccione Alquiler Barcelona:

Abra el asiento patrón, el programa presentará su estructura:

Utilice el icono Duplicar16 perteneciente a la barra de herramientas Estándar.

15 Procederemos a dar de alta la nueva cuenta de proveedor durante el proceso de creación del asiento patrón.

16 Esta misma función está disponible en el menú EDICIÓN o se obtiene con el teclado pulsando <Ctrl>+<D>


• 146 •

Observe que el programa añade (2) al título y que se elimina la tecla rápida.

Modifíque el título propuesto por Alquiler Madrid.

Asigne las teclas rápidas ALM por ejemplo.

Realizaremos las modificaciones siguientes en las líneas de apuntes:

Seleccione la primera línea, sitúe el cursor en la columna Debe.

Introduzca la el importe fijo IVA incluido 1950; por ejemplo, valide con <Intro>.

Seleccione la última línea del asiento patrón y sitúe el cursor en la columna Código del proveedor.

Marque el contenido y pulse <Supr> para borrarlo.

Pulse F4, aparecerá la lista de terceros:

Utilice el botón para dar de alta la cuenta del tercero, el programa abrirá una ficha en blanco:

Asientos patrones

• 147 •

El programa asigna de forma automática el nº de la nueva cuenta de terceros17

Introduzca el nombre y mantenga los datos propuestos en el campo Clasificación.

Asigne la cuenta general 41000000.

Cierre la ficha de cuentas de terceros y asigne la cuenta recién creada:

Para terminar, seleccionaremos el desglose analítico correspondiente.

Utilice La opción Analítica del botón Acciones situado en la parte inferior de la ventana, el programa presenta la ventana de selección analítica:

17 El usuario tiene la posibilidad de configurar el modo de numeración de las cuentas: Automático, Manual con raíz y Manual, en el juego de prueba se ha establecido la opción Automático.


• 148 •

Dado que hemos copiado el asiento patrón de Barcelona, aparece su desglose.

Seleccione todas las líneas y bórrelas.

Utilice el icono para abrir la lista de desgloses analíticos previamente definidos:

Seleccione el desglose correspondiente al alquiler de Madrid, valide con .

Procederemos a comprobar su correcto funcionamiento, cierre todas las ventanas.

Abra la lista de diarios de introducción de apuntes.

Asientos patrones

• 149 •

Haga un doble clic sobre la línea del diario de gastos correspondiente al mes de abril (por ejemplo):

Seleccione Alquiler Madrid desde la lista de asientos patrones.

El programa muestra la estructura del asiento:

Solamente deberá introducir datos en dos campos: el día y completar el número de factura, el programa generará el asiento siguiente:


• 150 •

Asientos patrones

• 151 •

ASIENTO PATRÓN CON APUNTE CALCULADO POR FÓRMULAS

Para terminar describiremos un asiento en el que interviene un apunte adicional cuyo importe se calcula aplicando una fórmula.

POR EJEMPLO

Supongamos que en el alquiler de los locales de Sevilla hay que incluir una serie de gastos de mantenimiento que corresponden al 10% del importe del alquiler, realizaremos el asiento partiendo de la base imponible, seguido de los apuntes de gastos (calculado), IVA y total IVA incluido.


Entre en el proceso de definición de asientos patrones.

Pulse el botón derecho del ratón y seleccione la opción Añadir un elemento:

o utilice el botón de la barra de validación de la venana.

Obtendrá la ventana de definición de asientos patrones:

Introduzca el título, las teclas rápidas y seleccione el diario de GASTOS.


• 152 •

Estableceremos el asiento en este orden:

• Apunte base imponible

• Apunte de gastos de alquiler

• Apunte de IVA soportado

• Apunte total IVA incluido

Resumiremos en un cuadro la configuración de cada uno de los apuntes.

Asientos patrones

• 153 •

APUNTE BASE IMPONIBLE

Campo Valor Observaciones Día Introducción manual

N° asiento Asignado por el programa

Nºfactura Fact Texto fijo a completar con el número de factura

Referencia asiento Alquiler Texto fijo a completar con el mes

N° cuenta general 62100000 La cuenta de base imponible tiene la característica Con analítica, el programa propondrá asociarla al desglose analítico predefinido, reponda No al mensaje.

Cta. terceros

Cód. impuesto R16 Asigne el código de IVA soportado al 16%

Descripción apunte = Tit_G(1) Tomará el título de la cuenta general

Vencimiento Lo asignará el programa

Debe Permitirá introducir la base imponible

La cuenta 621000 tiene la característica Con analítica, el programa pedirá si desea asignarle el desglose predefinido, responda No.

El primer apunte quedará como sigue:


• 154 •

APUNTE GASTOS DE ALQUILER

Este paunte utiliza una fórmula para calcular su importe.

Campo Valor Observaciones Día Copia el valor del apunte anterior

N° asiento Lo asigna el programa

Nºfactura Copia el valor del apunte anterior

Referencia Gastos alquiler


Cta. terceros

Cód. impuesto

Descripción apunte = Tit_G(2)

Vencimiento

Debe Fórmula (ver a continuación)

Debe

En esta columna calcularemos el importe de los gastos fijos que suponen el 10% de la base imponible del alquiler, definiremos la fórmula utilizando el icono Asistente funciones o bien pulsaremos <May>+F7. Aparecerá la ventana siguiente:

Seleccione la categoría Funciones y dentro de ésta, la función Debe. Haga un doble clic sobre la función:

Asientos patrones

• 155 •

Se insertará en el campo valor de la manera siguiente:=Debe()

El cursor está situado entre los dos paréntesis, deberá indicar el número de la línea sobre la cual se realizará el cálculo, en este ejemplo, es sobre la base imponible (primera línea), introduzca 1, pulse a continuación para ir al final de la función e introduzca la fórmula:

*10/100

o bien *0,1 para realizar el cálculo del 10% sobre la base imponible.

La fórmula queda de la manera siguiente:

=Debe(1)*0,10

Valide con

Valide la línea de apunte con <Intro>.


• 156 •

APUNTE IVA SOPORTADO CON IRPF

Este apunte será calculado automáticamente sobre la suma de los dos anteriores en base al código de IVA R16.




Referencia =Ref_A(1) Indicamos al programa que copie la referencia del primer apunte


Cta. terceros

Cód. impuesto


Vencimiento

Debe Calculado automáticamente

Quedará de la siguiente manera:

Asientos patrones

• 157 •

APUNTE DE RETENCIÓN IRPF

Este apunte será calculado automáticamente sobre la suma de los dos anteriores en base al código de IVA RP1.




Referencia asiento =Ref_A(1) Indicamos al programa que copie la referencia del primer apunte


Cta. terceros

Cód. impuesto RP1


Vencimiento

Haber Calculado automáticamente

Quedará de la siguiente manera:


• 158 •

APUNTE TOTAL IVA INCLUIDO

Este apunte será calculado automáticamente, la definición es la siguiente:




Referencia Indicamos al programa que copie la referencia del primer apunte

N° cuenta general

Cta. terceros PR0013 Proceda a la creación de la ficha del tercero desde esta columna tal y como se describió en un ejemplo anterior

Cód. impuesto


Vencimiento

Haber Utilice la función Cuadrar

Concluya la definición del asiento patrón asignando el desglose analítico correspondiente para las cuentas 62100000 y 62900000.

El asiento patrón queda como sigue:

Procederemos a comprobar su correcto funcionamiento, cierre todas las ventanas.

Asientos patrones

• 159 •

Abra la lista de diarios de introducción de apuntes.

Haga un doble clic sobre la línea del diario de GASTOS correspondiente al mes de abril (por ejemplo):

Seleccione Alquiler Sevilla desde la lista de asientos patrones y valide la selección con la tecla <Retorno>.

El programa muestra su estructura:


• 160 •

Solamente deberá introducir datos en tres campos: el día, completar lel número de factura e introducir la base imponible, el programa generará el asiento siguiente:

Asientos patrones

• 161 •

CREACIÓN DE UN ASIENTO PATRÓN A PARTIR DE UN ASIENTO EXISTENTE Supongamos que un asiento que introduce manualmente se repite con cierta frecuencia, esto justificaría la creación de un asiento patrón, el programa permite hacerlo partiendo de los asientos ya introducidos.

Tomaremos por ejemplo un asiento de nómina que figura en el juego de prueba del programa. Utilizaremos la función de búsqueda rápida para acceder este asiento, proceda de la forma siguiente:

Seleccione el proceso Búsqueda de apuntes del menú TRATAMIENTOS:

El programa presentará la ventana de criterios de selección siguiente:

Podemos utilizar como criterio cualquier cuenta general utilizada en este tipo de asiento, por ejemplo: todas las que comiencen por 64


• 162 •

Supongamos que hayamos introducido un asiento de nómina previamente.

Valide con , el programa presentará la lista de apuntes que reúnan estas condiciones:

Haga un doble clic sobre la línea de cualquier apunte, el programa entrará en la lista de apuntes del diario correspondiente:

Seleccione todas las líneas pertenecientes al apunte:

Asientos patrones

• 163 •

Pulse el botón derecho del ratón para desplegar el menú contextual y seleccione la opción Crear un asiento patrón

El programa presentará la ventana siguiente:

Introduzca un título: Nómina trabajador x, por ejemplo

El programa propone tipo General mantenga esta selección.


• 164 •

Asigne una tecla rápida, podrá así seleccionarlo rápidamente desde la lista de apuntes.

Mantenga activada la casilla Tomar Importes del asiento ya que suponemos en este ejemplo que la nómina del trabajador no varía con frecuencia.

Valide con y cierre la ventana de consulta del asiento. El asiento patrón ya está creado.

Antes de proceder a la utilización del nuevo asiento patrón, procederemos a realizar algunos retoques, abra la lista de asientos patrón situada en el apartado Modelos del menú ESTRUCTURA.

Seleccione el nuevo asiento patrón, el programa presenta su estructura:

El programa crea el asiento patrón dando prioridad al usuario para que introduzca ciertos datos manualmente, realizaremos algunos retoques de detalle.

En la columna Nºfactura mantendremos la mención Nómina en la primera línea y en las restantes.

Modificaremos la columna Referencia introduciendo lo siguiente: =Tit_T(6) en la primera línea y en las restantes.

Recuerde que las modificaciones se realizan seleccionando previamente la línea y modificando en la línea de edición la columna correspondiente.

El asiento patrón quedará de la manera siguiente:

Asientos patrones

• 165 •

Las cuentas 64000000 y 64200000 deberán tener la característica Con analítica, realice las modificaciones pertinentes para poder asignarles un desglose:

Seleccione la cuenta 64000000

Utilice la opción Analítica del botón Acciones.

El programa presenta la ventana siguiente:

No tenemos definido ningún modelo de desglose para desglosar analíticamente la cuenta de salarios, lo realizaremos de forma manual:

Seleccione al plan Actividad

Sitúe el cursor en la columna Sección

Borre el símbolo propuesto por defecto y pulse F4, el programa presentará la ventana de secciones:


• 166 •

Seleccione la sección EMP00E y asígnele un porcentaje, valide con <Intro>.

Seleccione de la misma manera la sección EMP01E y cuadre el porcentaje.

Proceda de la misma manera con la cuenta restante.

Cierre todas las ventanas abiertas.

Comprobaremos el funcionamiento del modelo de asiento, abra la lista de apuntes del diario Operaciones varias de cualquier período, seleccione el asiento patrón que acabamos de definir:

La introducción del asiento se limitará a introducir el día y completar el campo nº factura si se desea:

Asientos patrones

• 167 •

Hemos visto que ciertos asientos se repiten a lo largo del año y son siempre los mismos como puede ser el caso de los alquileres.

El programa tiene prevista esta situación y permite definir y posteriormente generar los asientos periódicos que tengan un importe fijo, lo vemos a continuación.

Asientos repetitivos

• 169 •

DEFINICIÓN DE ASIENTOS REPETITIVOS En primer lugar, procederemos a la definición del modelo de asiento repetitivo, esto se realiza a partir del menú secundario MODELOS perteneciente al menú ESTRUCTURA:

Al entrar en el proceso, el programa presenta la lista de asientos repetitivos:

Utilice este icono para definir un nuevo asiento repetitivo o el botón de la barra de validación de la ventana, el programa presenta la ficha siguiente:

Supongamos que desea generar los asientos de alquiler del ejercicio, introduzca los datos siguientes:

Título

Este campo es obligatorio.


• 170 •

Fecha de inicio y Fecha fin

Este rango delimitará el período de generación de los asientos.

Periodicidad

Indique 1 asiento por mes.

Cód. diario

Seleccione en la lista desplegable el diario que registrará los asientos, en este caso será el de gastos que hemos creado anteriormente.

Referencia

Si lo desea, puede indicar una referencia para los apuntes que serán generados, puede dejar este campo en blanco.

Asiento patrón

Este proceso requiere el uso de un asiento patrón, utilizaremos por ejemplo el de alquiler de Barcelona que hemos definido anteriormente.

Importe

Tenemos la posibilidad de indicar un importe global que será dividido entre los períodos a generar o bien indicar el importe del período.

Seleccionaremos importe período e introduciremos el montante mensual de la base imponible, 1000 € por ejemplo.

Valide con <Intro>, el programa presentará el mensaje siguiente:

Valide la pregunta, el programa generará las seis líneas correspondientes a los asientos a generar:


• 171 •

En los ejemplos anteriores sobre asientos patrones, ya generamos los asientos de alquiler paraa el mes de abril. Seleccionaremos pues la línea correspondiente al período de abril, activaremos la casilla Apunte generado y validaremos con la tecla <Retorno>.

La ventana del asiento repetitivo queda de la siguiente manera:

Repetiremos el proceso creando otro asiento repetitivo para el alquiler de Madrid y el de Sevilla.

Modificaremos las referencias de asientos de los asientos patrones puesto que disponemos de un asiento patrón para cada alquiler. Por ejemplo, el asiento patrón Alquiler Sevilla quedaría de la siguiente manera:

Aquí concluye la definición del asiento repetitivo, veremos ahora la fase de generación.


• 172 •

GENERACIÓN DE ASIENTOS REPETITIVOS Este proceso se realiza desde el menú TRATAMIENTOS, vigesimosegunda opción.

Al ejecutar el proceso, podemos introducir una serie de criterios que permitan filtrar la lista que presentaremos más adelante. Supongamos que la fecha de hoy es el 14 de diciembre.

Seleccionamos un rango de asientos repetitivos que corresponda a los que hemos creado y mantenemos la fecha propuesta.

El programa muestra la lista de asientos pendientes de generar hasta el final del ejercicio:


• 173 •

Los asientos que aparezcan marcados con el signo serán procesados.

El usuario tiene la posibilidad de decidir qué asientos no serán generados, basta con seleccionar la línea correspondiente y hacer clic con el botón izquierdo del ratón o utilizar la barra de espacio.

ERROR AL GENERAR ASIENTOS REPETITIVOS

Si ejecutásemos la generación de los asientos de alquiler de Barcelona y Madrid, el programa mostraría el siguiente mensaje de error:

El asiento patrón que hemos creado anteriormente no está adaptado al uso de la función Generación de asientos repetitivos.

El motivo es el siguiente:

Cuando creamos los asientos patrones Alquiler Barcelona y Alquiler Madrid, introdujimos el importe en el propio asiento patrón.


• 174 •

Pero posteriormente creamos un asiento repetitivo para poder generar los asientos del ejercicio correspondientes al alquiler.

El hecho de que el asiento patrón incluya el importe es incompatible con el asiento repetitivo pues este último también incluye el importe del alquiler desglosado sobre el período del ejercicio.

Para poder utilizar el asiento patrón Alquiler Barcelona con el asiento repetitivo, deberemos modificar el asiento patrón.

La modificación es simple, sólo se debe eliminar el importe, en este caso 2168, y sustituirlo por la función Introducción manual.

El asiento patrón quedaría de la siguiente manera:

Haga lo propio con el asiento patrón Alquiler Madrid.

Desmarque todas las líneas salvo las del período de junio y ejecute el proceso utilizando el icono , las líneas procesadas desaparecerán de la lista.

Volvamos ahora al modelo de asientos repetitivos, el programa indicará qué asientos han sido generados:


• 175 •

Podemos ver el asiento generado abriendo, por ejemplo, el diario de gastos del período mayo:

Aquí concluye la cuarta parte del manual de aprendizaje.


• 176 •

Asientos por lotes

• 177 •

Quinta parte - Asientos por lotes


• 178 •

Asientos por lotes

• 179 •

ASIENTOS POR LOTES

La entrada de asientos descentralizada o por lotes permite realizar la introducción de asientos en un archivo separado, que podrán ser incorporados a la contabilidad total o parcialmente. De esta manera podrá gestionar varios operadores trabajando en red cada uno con un archivo propio. El administrador del programa se encargará, tras comprobar los datos, de integrarlos en la contabilidad definitiva.

El mecanismo y las facilidades de introducción son los mismos que en los asientos normales.

Realizaremos algunos asientos sencillos similares a los que ya ha introducido anteriormente, el fichero generado será incorporado posteriormente en la contabilidad.

CREACIÓN DEL ARCHIVO DE LOTES

Ejecute el proceso Introducción por lotes del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general.

Aparece la ventana siguiente:


• 180 •

Esta ventana permite abrir un archivo por lotes, en este caso procederemos a su creación, haga clic en el

botón aparece una ventana muy similar a la anterior.

Introduzca un nombre para el fichero, el nombre del usuario por ejemplo, no es necesario introducir la extensión, el programa asignará por defecto LOT.

Mantenga el valor propuesto en el campo Capacidad en Kb. El programa ampliará automáticamente la capacidad en caso necesario.

Haga clic sobre el botón , el fichero se crea y aparece la lista de diarios por período:

Esta ventana es prácticamente idéntica a la que hemos visto anteriormente en la introducción de asientos normales, las funcionalidades son las mismas.

Existe un parámetro en el proceso Preferencias del menú VENTANA que permite abrir automáticamente el archivo de lotes asignado a un puesto de trabajo cuando se entra en el proceso de Asientos por lotes en dicho puesto, de forma transparente para el usuario (gestión transparente de lotes)

Active esta opción

Asientos por lotes

• 181 •

INTRODUCCIÓN DE UNA FACTURA UTILIZANDO UN ASIENTO PATRÓN

Abra la lista de apuntes del diario de compras, está vacía:

Seleccione el asiento patrón Gastos – Compras netas 16% de la lista de asientos patrones y valide con la tecla <Retorno>, aparecerá la estructura del asiento patrón:

Añadiremos la columna Fecha vencimiento, de esta manera podrá consultarlos y, eventualmente, modificarlos.


• 182 •

Introduzca los datos que mostramos en el cuadro a continuación.

Recuerde que debe pulsar TAB para pasar de un campo a otro.

Campo Contenido Día, primera línea (*) 2

Nºfactura Introduzca el número de factura

Cuenta terceros (primera línea) Introduzca PR0004 o selecciónelo en la lista

Haber, primera línea 600 Tras validar la línea con <Intro>, el programa calculará el asiento y aparecerá la ventana de vencimientos.

Los vencimientos que propone el programa son los que están registrados en la ficha del proveedor.

Tras validar, el programa genera el asiento siguiente:

Asientos por lotes

• 183 •

Para comprobar los vencimientos, abra la ficha del proveedor en la pestaña Complemento:

En la ventana de Multivencimiento podrá realizar las modificaciones que estime oportunas:

• Modificar la fecha de vencimiento, forma de pago y desglose de los importes18.

• Añadir vencimientos.

• Borrar vencimientos (si hay más de uno).

Vuelva a seleccionar el asiento patrón Gastos – Compras netas 16% de la lista de asientos patrones, valídelo e introduzca los siguientes datos:

Campo Contenido Día, primera línea (*) 3

Nºfactura Introduzca el número de factura

Cuenta terceros (primera línea) Introduzca PR0004 o selecciónelo en la lista

Haber, primera línea 600

Tras validar la línea con <Intro>, el programa calculará el asiento y aparecerá la ventana de Multivencimientos.

18 Siempre y cuando la suma de los importes de los vencimientos sea igual al importe del asiento.


• 184 •

Supongamos que añadimos un tercer vencimiento a 90 días con forma de pago cheque, proceda de la forma siguiente:

Sitúe el cursor en el campo Vencimiento de la línea de edición, introduzca la fecha correspondiente a los 90 días.

Mantenga la forma de pago propuesta por defecto.

Introduzca el importe del tercer vencimiento.

Ajuste los importes de forma que correspondan al montante total del asiento.

Valide con , el programa generará el asiento siguiente:

Cierre la lista, introduciremos ahora un asiento en otro tipo de diario

Asientos por lotes

• 185 •

ENTRADA DE APUNTES EN UN DIARIO DE VENTAS Hasta el momento solamente hemos introducido asientos de compras, a continuación veremos cómo se contabilizan las ventas, observará que no existe ninguna diferencia. Abra la lista de diarios por lotes:

Seleccione en la lista un período correspondiente al diario de tipo VEN, ábralo con un doble clic o utilice el icono que mostramos al margen perteneciente a la barra de herramientas Navegación o bien pulse <Ctrl>+M.

La ventana de introducción de apuntes es estrictamente idéntica a las que hemos visto hasta ahora.

En este caso utilizaremos la introducción manual del asiento ya que el programa genera de forma automática el apunte del IVA, veremos un ejemplo con recargo de equivalencia e IVA al 7%

Recuerde que en un asiento es conveniente pasar de un campo a otro con la tecla TAB.

Campo Valor Día, primera línea 10

Nºfactura Introduzca un número de factura

Nº de cuenta 700

Código de impuesto V7R

Haber, primera línea 600

Código impuesto

Al llegar a este campo, desplegaremos la lista de impuestos predefinidos:

Seleccione V7R y valide con

Introduzca el importe al Haber y valide con la tecla <Retorno>.


• 186 •

El programa generará de forma automática tres apuntes correspondientes a la base imponible, el IVA y el correspondiente recargo de equivalencia:

Para terminar sitúese en la zona de introducción de la cuenta de terceros, abra la lista de terceros y seleccione la cuenta CL0007:

Valide con <Intro>

Antes de generar el asiento el programa muestra la ventana de vencimientos asignados en la ficha del cliente:

Valide con , el programa generará el asiento siguiente:

Asientos por lotes

• 187 •

Cierre la ventana con <Ctrl>+F4 o utilice el botón situado en la parte superior derecha. Para terminar, introduciremos un asiento de tesorería.


• 188 •

ENTRADA DE UN ASIENTO DE TESORERÍA CON CONTRAPARTIDA AUTOMÁTICA A continuación procederemos al pago de una factura proveedor registrada previamente en el juego de prueba en el período enero.

Seleccione en la lista de diarios BANCO 01 (B01) del mes de febrero, mes de vencimiento de la factura del proveedor.

Sugerencia: mantenga abierta la ventana del diario de compras en el que está registrado el asiento que desea pagar, de esta manera tendrá a la vista todos los datos.

Introduzca los datos que resumimos en el cuadro siguiente:

Campo Contenido Día 1

Nºfactura Introduzca el número de factura, por ejemplo

Nº cuenta tercero PR0001

Descripción apunte Utilice una descripción predefinida

Debe 13943,48

Observe que si abre la lista para seleccionar la cuenta del tercero, los clientes aparecen en primer lugar dado que en la práctica es más frecuente de registrar cobros.

En el campo Descripción apunte utilizaremos la tecla rápida definida para la descripción automática “Pago factura”, complete el contenido del campo, e introduzca el importe del pago al debe. Valide con <Intro>.

Una vez completado el primer apunte, el programa genera automáticamente una línea de contrapartida, dejando al usuario la posibilidad de modificar los datos propuestos.

Pulse TAB hasta rebasar la columna Cuenta general, el programa insertará automáticamente el importe de la contrapartida con la cual que el asiento cuadrado, valide con <Intro>.

Asientos por lotes

• 189 •

También puede introducir el importe al haber, para ello sitúese sobre el campo haber mediante la pulsación repetida de la tecla TAB. Observe que el programa propone por defecto el importe necesario para cuadrar el asiento.

Registre a continuación una factura por importe de 5000 € y un cobro por importe de 500 € del cliente CL0001 correspondiente a un anticipo, utilizaremos este asiento en un posterior ejemplo sobre la compensación previa de apuntes.

Cierre la ventana pero mantenga abierta la lista de asientos por lotes.


• 190 •

TRANSFERENCIA DE ASIENTOS POR LOTES

Una vez introducidos los asientos por lotes, hay que proceder a su transferencia a los diarios definitivos. Se puede realizar de forma global a partir de la lista de diarios (podemos seleccionar los diarios a transferir) o bien a partir de un determinado diario (en este caso podemos seleccionar los asientos a transferir)

En nuestro ejemplo, procederemos a la transferencia de los asientos de los tres diarios utilizados, lo haremos a partir de la lista de diarios.

Observe en la columna Estado un símbolo que indica que el diario correspondiente tiene apuntes pendientes de traspaso.

Seleccione con el ratón cada una de las líneas correspondientes a estos diarios, manteniendo pulsada la tecla <Ctrl>. Las líneas son fácilmente localizables gracias al símbolo que aparece a su izquierda.

La barra de estado situada en la parte inferior de la ventana principal del programa indica el número de elementos seleccionados.

Haga clic sobre el icono que mostramos al margen, el programa presenta la ventana siguiente:

Asientos por lotes

• 191 •

Mantenga las opciones propuestas por defecto para todos los diarios, el programa permite configurar la fecha de contabilización, el borrado de los asientos actualizados y obtener el listado informe de numeración para cada uno de los diarios.

OPCIONES DISPONIBLES

Numeración

La opción Diario, implica una renumeración automática en el momento de su transferencia a los diarios definitivos de manera que no se puedan producir rupturas de continuidad.

En el caso de numeración por continua por sociedad, este campo no es accesible como es el caso de la sociedad de prueba.

Estas opciones están descritas en el manual de referencia.

Valide con , el programa presentará la ventana de configuración de impresora:

Conecte la impresora o active la casilla Vista previa, obtendrá el listado del informe del traspaso de los asientos a la lista de asientos en tiempo real.

El programa imprime un informe por diario seleccionado.

Una vez finalizado el proceso, los asientos desaparecerán de los diarios de introducción por lotes (salvo si ha desactivado la casilla Borrado de los asientos actualizados19)

19 Esta opción permite optener un listado previo de los apuntes que serán transferidos para su verificación, una vez realizada dicha verificación proceda a la transferencia efectiva activando la casilla de Borrado de los asientos actualizados.


• 192 •

Cierre la lista de diarios.

Entre en el proceso Introducción por diarios del menú TRATAMIENTOS, seleccione cualquiera de los diarios utilizados en la introducción por lotes, podrá comprobar los asientos transferidos con su numeración actualizada.

Cierre todas las ventanas abiertas.

Aquí concluye la quinta parte del manual de aprendizaje.

Listados periódicos y analíticos

• 193 •

Sexta parte - Listados periódicos y analíticos


• 194 •


• 195 •

LISTADO DE DIARIOS

Es uno de los procesos más corrientes en contabilidad, se puede realizar a partir del proceso imprimir el borrador de la introducción de asientos, o bien a partir de un proceso específico del menú LISTADOS para la impresión de borradores y diarios.

LISTADO DEL BORRADOR DE ASIENTOS El borrador de asientos es un documento que permite conservar la traza de los asientos realizados durante un período y en un diario. Se puede realizar el listado desde el diario mismo ya sea definitivo o por lotes, o bien a partir del proceso Diario… del menú LISTADOS. Veremos este último proceso.

Aparece la ventana de selección simplificada siguiente:

Modificaremos únicamente el rango de fechas de impresión, al mismo tiempo, veremos una de las funciones de uso más frecuentes en el programa: el calendario.

EL CALENDARIO

El programa propone por defecto un rango de fechas que abarca todo el ejercicio contable, a la derecha de

cada campo fecha figura el botón haga clic sobre éste, se abre el calendario:

El calendario muestra actualmente la fecha que figuraba en el campo, o sea, enero de 2006, si el campo estuviese vacío mostraría el mes en curso.

Supongamos que quiere introducir la fecha 16 de marzo de 2001, proceda de la forma siguiente:

Haga clic sucesivamente sobre este botón (pasa al mes siguiente) hasta llegar al mes de marzo.

Haga clic sobre el día 16, el programa transferirá la fecha al campo.


• 196 •

Prácticamente todos los campos de entrada de fechas disponen del calendario.

Mantenga la segunda fecha propuesta por defecto y valide con .

Aparece la ventana de parámetros de impresión:

Si desea consultar en pantalla el resultado del listado, active la casilla Vista previa, en caso contrario valide

con

VISTA PREVIA

La vista previa en pantalla del listado muestra una página reducida, la barra vertical o el uso de las teclas <Re pág> y <Av. Pág> permiten cambiar de página.


• 197 •

Si coloca el cursor sobre la vista previa verá que éste se transforma en una lupa, permite ampliar la zona señalada a tamaño real.

Haga clic nuevamente para volver al tamaño reducido.

Para lanzar el listado por impresora haga clic sobre el icono que figura al margen, situado en la parte inferior de la ventana (sólo en vista reducida)

Para cerrar la vista previa pulse ESC o haga clic sobre el icono que figura al margen.

LISTADO DEL DIARIO DE APUNTES Es necesario conservar un registro impreso en papel de las operaciones realizadas en contabilidad, para ello obtendremos un listado de un diario desde el propio proceso Diario que acabamos de ver.


• 198 •

Utilice este icono para abrir la ventana de criterios de selección avanzada:

Seleccione la primera línea y escoja la opción Diario en el campo De:


• 199 •

Existen cuatro tipos de listados en este proceso que podrá seleccionar en la segunda línea, son los siguientes:

• El diario base, contiene los datos siguientes: día, número de asiento, número de cuenta general y de terceros, descripción del apunte, movimiento al debe y movimiento al haber, en cada línea. Realiza una ruptura por período mensual

• El diario detallado de terceros, da las mismas informaciones que el anterior y añade una línea más con el vencimiento, referencia del asiento, forma de pago y compensación.

• El diario detallado divisa, da las mismas informaciones que el diario base y añade una línea más con la referencia del asiento, la divisa, el importe de la divisa al debe, el importe de la divisa al haber y el importe general.

• Continuo, igual al diario de base, pero no realiza ninguna ruptura.

En todos los casos el listado se realiza por orden de introducción de asientos. Los movimientos son sumados al final del listado.

Valide con para ejecutar el listado.

Tenga en cuenta que la Vista previa no es considerada por el programa como un listado físico. Un diario no podrá ser cerrado si no ha sido impreso sobre papel.

Antes de proseguir, consultaremos la lista de diarios del proceso Introducción por diarios del menú TRATAMIENTOS, observe que delante del diario que acaba de imprimir figura un icono que indica el estado.

Diario con asientos, pendiente de impresión.

Indica que se ha impreso un borrador.

Indica que el listado ha sido impreso sobre papel (recuerde que la vista previa no se considera un listado sino una consulta) El programa permite imprimir varias veces el mismo diario.


• 200 •

LISTADOS PERÍODICOS Y ANALÍTICOS

Continuaremos con otros ejemplos de impresión, conservaremos la barra de herramientas de la parte anterior.

GESTIÓN DE LISTADOS DE LA CONTABILIDAD Los procesos presentes en el menú LISTADOS utilizan todos la misma metodología y se desarrollan a dos niveles:

• En primer lugar se seleccionan los datos a imprimir por medio de:

• Una ventana de selección simplificada, propone los criterios de selección más habituales.

• Un formato de selección avanzada, en forma de tabla predefinida que permite seleccionar con más precisión los datos del listado (como hemos visto en el ejemplo anterior)

• En segundo lugar se ejecuta el listado con las selecciones realizadas en un modelo estándar (algunos permiten utilizar modelos personalizados)


• 201 •

LIBRO MAYOR DE CUENTAS Procederemos al listado del Libro mayor por períodos mensuales. Hemos visto durante la creación de una cuenta de terceros que podíamos asignarle campos y desgloses estadísticos, utilizaremos estos datos para precisar el contenido del listado.

Ejecute el proceso Libro mayor de cuentas del menú LISTADOS, el programa presenta los criterios de selección simplificados:

La ventana de selección simplificada permite imprimir un libro mayor completo de manera muy sencilla, basta con seleccionar:

• El Tipo de libro mayor:

• Libro mayor completo: (valor por defecto) obtendrá el detalle de todas las cuentas.

• Libro mayor general: obtendrá el detalle de todas las cuentas salvo las de tipo clientes o proveedores.

• Libro mayor de clientes: para obtener el detalle de todas las operaciones realizadas con cuentas de naturaleza cliente.

• Libro mayor de proveedores: para obtener el detalle de todas las operaciones realizadas con cuentas de naturaleza proveedor.

• Libro mayor divisas: obtendrá el detalle de todas las cuentas que tengan un valor en divisas.

• Un rango de fechas que permita acotar los apuntes

• Un rango de cuentas que permite seleccionar en nuestro ejemplo todas las cuentas de proveedores, indicaremos de la 40000000 a la 41999999

• Un tipo de listado:

• - Libro mayor de base (propuesto por defecto)

• - Libro mayor detallado

• - Libro mayor detallado configurable

• - Libro mayor detallado en divisa.

La casilla Listado de apuntes compensados permite incluir los apuntes compensados, está activada por defecto.

Trabajaremos a continuación con los criterios de selección avanzados con el fin de añadir un nuevo criterio de selección.

Haga clic sobre el icono que figura al margen para abrir la ventana de criterios de selección avanzada.


• 202 •

Observe que el programa mantiene los criterios establecidos en la selección simplificada. La selección avanzada permite realizar selecciones con mayor precisión ya que el usuario tiene la posibilidad de modificar los criterios de selección propuestos (añadir o quitar).

Seleccione la línea Libro mayor de cuentas / Escalonamiento, en la cabecera de la columna De, seleccione Mensual en la lista desplegable:

Valide con <Intro> para registrar la modificación.

Utilice este icono para ejecutar el listado

Aparece la ventana de selección de impresoras, seleccione Vista previa.


• 203 •

Los listados obtenidos en los procesos del menú LISTADOS tienen una página de portada que indica los criterios de selección establecidos por el usuario, si desea obtenerla, active la opción correspondiente (Listado de la portada)

Mostramos la vista previa de los criterios de selección avanzada que figuran en la cabecera, puede ser interesante incluirla en este tipo de listado a efectos de comprobación.

Pulse el botón derecho del ratón para reducir la ventana y <Av pág> para pasar a la página siguiente, pulse nuevamente el botón izquierdo del ratón para ampliar la vista previa.

Observe que hemos obtenido una ruptura mensual:


• 204 •


• 205 •

BALANCE CUENTA DE RESULTADO - SITUACIÓN INTERMEDIA El listado que obtendremos a continuación, está diseñado para ser impreso al final del ejercicio, sin embargo, si se obtiene durante el ejercicio contable, permite tener una idea de la evolución de la sociedad.

Seleccione el proceso Balance cuenta de resultados del menú LISTADOS. El programa presenta la ventana de selección simplificada.

Procederemos a establecer criterios de selección avanzados a partir de la ventana correspondiente.

Utilice este icono para acceder a los criterios de selección avanzados con el fin de completar las selecciones propuestas.

Seleccione la primera línea en la que figura el criterio Listados, en la columna De, abra la lista desplegable y seleccione Situación intermedia, valide con <Intro>.

La sociedad de prueba no tiene histórico de ejercicios anteriores, por lo tanto no es necesario pedir su impresión.

Seleccione la línea Impresión ejercicio anterior y ponga No en la columna De, valide con <Intro>, los criterios quedarán de la manera siguiente:


• 206 •

Haga clic sobre el icono que figura al margen para obtener el listado, del que mostramos la vista previa:

Aquí concluye la sexta parte del manual de aprendizaje, cierre la ventana de criterios de selección con <Ctrl>+F4.


• 207 •

Búsqueda de asientos

• 209 •

Séptima parte - Búsqueda de asientos


• 210 •


• 211 •

BÚSQUEDA DE APUNTES

Abra nuevamente el programa con con el acceso directo a la sociedad de prueba.

Utilizaremos la función Buscar para aplicar un nuevo modelo de desglose analítico para repartir las compras realizadas en las tres delegaciones de Barcelona, Madrid y Sevilla, sobre los apuntes registrados en la cuenta de compras 60000000 que no fueron desglosados analíticamente en su día.

Ejecute el proceso Búsqueda de apuntes del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general.

El programa presenta la ventana de criterios de búsqueda:

Deberá indicar simplemente el rango en el cual están incluidas las cuentas que desea desglosar analíticamente: de la 600 a la 600. Introduzca estos valores en el rango de cuentas generales.

En el rango de Fecha apunte, introduzca los límites correspondientes al período del día 1 de enero al 28 de febrero, si lo desea puede utilizar el calendario.

Valide con el botón , aparecerá la lista de apuntes que responden a los criterios de selección introducidos:

Podrá ver que los apuntes no desglosados no figuran en negrita. Procederemos a desglosar analíticamente los apuntes que no fueron imputados.

Existen varios apuntes pendientes de desglosar analíticamente, el programa permite seleccionar varios apuntes con el fin de procesarlos globalmente, realice la selección:


• 212 •

Antes de desglosar analíticamente el importe de los apuntes, asegúrese de que la cuenta contable, en este caso la cuenta 60000010, tiene activada la opción Con analítica. De lo contrario, el desglose analítico no se aplicarà.

Haga clic sobre el icono que figura al margen para desglosar analíticamente los apuntes seleccionados.

Este botón no está activo si las cuentas generales de los apuntes seleccionados no tienen autorizado el desglose analítico.

Aparece la ventana siguiente.

Seleccione el modelo de desglose analítico Desglose por departamento. Más adelante detallaremos este desglose analítico.

VÉASE EL APARTADO DESGLOSE UTILIZADO


• 213 •

La casilla Borrado de apuntes analíticos permite eventualmente, eliminar los desgloses existentes previamente y asignarles el desglose seleccionado.

Mantenga activada la opción Test de la introducción analítica para que el programa sólo procese los movimientos registrados en cuentas desglosables analíticamente.

Valide con el botón

Cierre la lista de apuntes.

A continuación, comprobaremos que los desgloses se han realizado correctamente, ejecute nuevamente la consulta, podrá comprobar que todas las líneas aparecen en negrita:

Si desea consultar el diario al que pertenece un determinado apunte, haga un doble clic sobre la línea correspondiente:


• 214 •

Aparecerá la línea seleccionada.

Si desea consultar el desglose analítico, basta con seleccionar la línea correspondiente y hacer clic sobre la opción Analítica… del menú del botón Acciones situado en la parte inferior de la ventana.

DESGLOSE UTILIZADO

El desglose analítico Desglose por departamento se ha creado utilizando el plan analítico Gastos de estructura creado en ejemplos anteriores. El reparto del desglose es el que mostraremos en la siguiente imagen:


• 215 •


• 216 •

BÚSQUEDA DE UN APUNTE POR MEDIO DE LA SELECCIÓN AVANZADA La selección avanzada permite localizar fácilmente un apunte concreto, es lo que haremos en este ejemplo: supongamos que deseamos localizar un apunte registrado durante el primer trimestre del año del proveedor PR0002 y cuyo importe está situado entre los 800 y los 900 euros.

Ejecute nuevamente el proceso de búsqueda tal y como lo hemos indicado en el párrafo anterior, observaremos que los criterios simplificados que presenta el programa son insuficientes para realizar esta búsqueda, por lo tanto haga clic sobre el icono que figura al margen, obtendrá la ventana de selección avanzada.

Las modificaciones de los criterios de selección se establecen de la forma siguiente:

Seleccione la línea que desea modificar (sus valores aparecen en la línea de edición situada en la parte superior de la lista)

Introduzca los valores en las columnas De y A.

Valide con <Intro>.

Modifique los valores en las líneas siguientes:

Fichero Campo De A Selección estándar Cuenta de terceros PR0002 PR0002

Selección estándar Fecha 010109 310309

Apuntes contables Importe 800 900


• 217 •

Mantenga las restantes líneas sin modificar.

Haga clic sobre el icono que figura al margen, en este caso hace la función de validación.

El programa muestra los apuntes que responden a los criterios de selección establecidos:

Puede acceder al asiento al que pertenece un apunte encontrado en la lista haciendo un doble clic sobre la línea correspondiente, seleccione por ejemplo la primera línea, obtendrá el apunte en el diario de bancos:


• 218 •

Si seleccionamos la segunda línea en la lista de apuntes encontrados veremos el apunte en el diario de compras:

Concluimos aquí la séptima parte del manual.

Consulta y compensación

• 219 •

Octava parte - Consulta y compensación de una cuenta


• 220 •


• 221 •

CONSULTA Y COMPENSACIÓN DE CUENTAS

Si cerró el programa tras la última sesión, ábralo nuevamente con el acceso directo a la sociedad de prueba.

La consulta y la compensación de cuentas constituyen cuatro funciones de un mismo proceso a los que tenemos acceso desde el menú TRATAMIENTOS.

Antes de entrar en materia, oculte la barra de herramientas Contabilidad analítica y presupuestaria y active Gestión de terceros.

El programa permite realizar tres tipos de consultas de cuentas: generales, terceros y secciones analíticas.

En el capítulo anterior hemos buscado un apunte imputado a la cuenta de terceros PR0002. Si ha reanudado el programa tal y como lo hemos indicado, aparecerá esta ventana en pantalla, en caso contrario vuelva a realizar la consulta tal y como lo indicamos anteriormente.


• 222 •

Haga un doble clic sobre la segunda línea encontrada, aparecerá la ventana del diario de compras de enero 01, la línea está seleccionada:

Mantenga la línea seleccionada y haga clic sobre el icono que figura al margen. El programa presenta la ventana de consulta del tercero.

Estamos dando un rodeo para acceder a un proceso que puede realizarse de forma mucho más directa, los motivos son los siguientes:

• Para recordar que podemos abrir un diario a partir de la función Búsqueda de apuntes que hemos visto anteriormente.

• Ver que podemos consultar una cuenta de terceros y compensarla a partir del diario, es lo que haremos a continuación.

Podrá ver los apuntes del tercero PR0002 pertenecientes a la cuenta general 40000000:

Procederemos a la descripción de los campos más relevantes de esta ventana en los ejercicios que veremos a continuación. Para realizar una descripción más completa del proceso de compensación necesitaremos más apuntes.

Podríamos compensar directamente dos líneas de los apuntes del tercero PR0002 ya que se equilibrarían mutuamente. Pero, para mostrar más funciones de uso corriente durante la aplicación real del programa, realizaremos un ejercicio a partir de la función de consulta general y compensación del diario de compras.


• 223 •

Haga clic sobre el icono que figura al margen para cerrar la ventana o pulse simplemente ESC. Volverá a la ventana del diario.

Ejecute el proceso Consulta general con el icono que mostramos al margen o bien pulse <May>+F5. El programa presentará una ventana similar a la que hemos visto anteriormente, muestra los movimientos a nivel de la cuenta general de compras.

Ajuste, en caso necesario, la anchura de las columnas para tener toda la información bien visible.

La lista muestra los movimientos de compra y los movimientos cobrados ordenados por fecha y número de asiento.

Por defecto, la ventana de consulta general filtra la lista mostrando únicamente los apuntes no compensados. Podemos aplicar otro filtro para visualizar más apuntes.

Utilice la lista de filtros situada en la parte inferior de la ventana para modificar los apuntes visualizados.

Seleccione la primera opción, Todos los apuntes.

El criterio de clasificación se establece en el campo correspondiente de la barra de herramientas Búsqueda, dispone de las opciones siguientes:

Seleccione Importe


• 224 •

COMPENSACIÓN AUTOMÁTICA POR IMPORTES

El programa ofrece tres tipos de compensación automática: por importes, por referencia o por número de asiento. Veremos en primer lugar la compensación por importes, posteriormente, realizaremos una compensación previa por número de asiento seguida de un cuadre manual.

Antes de proceder a realizar la compensación automática, deberemos comprobar que la cuenta tenga activada la opción de compensación, esto se realiza en la ficha de la cuenta general opción Compensación automática.

Para comprobarlo, haga clic sobre el enlace que figura al margen, el programa abrirá la ficha de la cuenta general:


A continuación, haga clic sobre el icono Compensación automática.



• 225 •

En primer lugar, el programa pide que indique la divisa de compensación, mantenga la propuesta Moneda base.

De la misma manera mantenga Importe en el campo Tipo de compensación, puesto que deseamos realizar la compensación por importe.

Los dos campos siguientes permiten establecer un rango de cuentas generales a procesar, el programa propone la 40000000, mantenga este rango.

En los dos campos siguientes puede restringir el proceso a los apuntes introducidos durante el período que indique, por defecto, el programa propone el período que abarca el ejercicio en curso, mantenga esta propuesta.

El campo Potencia determina el número máximo de líneas que el programa buscará a asociar y compensar. El valor propuesto es Uno: el programa buscará un máximo de tres apuntes por movimiento.

Abra la lista desplegable y seleccione Tres, este valor es suficiente, el programa buscará hasta 9 líneas de contrapartida que puedan compensar el apunte, es más que suficiente en nuestro caso y en la práctica normal.

Para terminar, marque la casilla Activar el ajuste de compensación, esta opción permite generar apuntes de regularización en función de los parámetros establecidos en el proceso Configuración de… del menú ARCHIVO.

Valide con

Durante la ejecución del proceso, el programa muestra el avance del trabajo, una vez concluido, mostrará nuevamente la lista con letras en la columna compensación, el programa escoge automáticamente las letras que relacionan los apuntes a partir de la última letra utilizada. Se realiza siempre en mayúsculas.

La compensación de apuntes puede tener varios impactos sobre la lista de los movimientos. Son los siguientes:

• Si el filtro aplicado es el filtro por defecto, Apuntes no compensados, los movimientos procesados desaparecen de la lista.


• 226 •

• Si el filtro aplicado es Todos los apuntes o Apuntes compensados, los movimientos procesados aparecen en la lista.

despliegue la lista y seleccione Apuntes compensados.

Aparecerá la lista filtrada mostrando solamente los apuntes compensados:

Podrá comprobar que los apuntes están equilibrados.


• 227 •

COMPENSACIÓN PREVIA MANUAL

Supongamos que un cliente paga un importe inferior (un anticipo, por ejemplo) al que figura en la factura que ha emitido, ha registrado el cobro pero no podrá compensar los apuntes puesto que los importes no coinciden. Para tener constancia de la relación que existe entre ambos apuntes podemos recurrir a la función de compensación previa en espera de la compensación definitiva.

Podríamos realizar esto desde el proceso Consulta y compensación general, pero para mayor claridad utilizaremos el proceso Consulta y compensación terceros.

Introduzca el tercero CL0001

Observe la ventana que presentamos a continuación:

Antes de proceder a la compensación previa deberá comprobar que este proceso está seleccionado.

Aparecerá la ventana de selección del proceso:

Una vez comprobado y en caso necesario seleccionado el proceso Compensación previa por importe,

valide con

Seleccione las líneas correspondientes a los apuntes a procesar y haga clic sobre este icono.

Obtendrá el resultado siguiente:


• 228 •

La letra que identifica la relación entre los apuntes figura en minúsculas, característica de las compensaciones previas, en la parte superior de la ventana el programa indica el saldo que refleja la diferencia de importes.

Supongamos ahora que el cliente realiza el pago del importe pendiente, lo registraremos en el diario del banco 01:

Si ha mantenido abierta la ventana de Consulta y compensación de terceros observará que el programa ha añadido automáticamente el apunte del cobro que acabamos de registrar:


• 229 •

Procederemos ahora a la compensación definitiva de los apuntes.

El proceso de compensación automática es muy similar a la compensación previa que acabamos de ver.

A continuación, haga clic sobre el icono Compensación automática que mostramos al margen.


Los criterios de selección presentados en esta ventana no requieren mayores explicaciones, salvo el campo potencia del que precisaremos su función:

La potencia determina el número de líneas que el programa buscará para la compensación. Cuanto más elevada sea, más potente será la búsqueda y también más largo será el tiempo de tratamiento.

POR EJEMPLO

Potencia 1: el programa busca hasta 3 apuntes asociados como máximo, sería el caso por ejemplo de 2 anticipos + 1 pago.

Potencia 2: el programa busca hasta 6 apuntes como máximo.

Potencia 3: 9 apuntes,

Etc.

Mantenga los valores propuestos y valide con el botón

Los apuntes desaparecerán de la lista, seleccione en la parte inferior de la ventana Apuntes compensados, obtendrá la lista siguiente:


• 230 •

Concluimos aquí la octava parte del manual.

Cobros y pagos

• 231 •

Novena parte - Cobros y pagos


• 232 •

Cobros y pagos

• 233 •

COBROS Y PAGOS


Otro aspecto importante del programa lo constituye la gestión de cobros y pagos de terceros. Este proceso permite seleccionar en una lista los cobros a efectuar y generar de forma automática los asientos sin pasar por la introducción de apuntes por diario. Permite generar las remesas bancarias y también compensar.

Conserve las mismas barras de herramientas que utilizó en el capítulo anterior.

Ejecute el proceso Cobro/pago terceros del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Gestión de terceros.

El programa presenta la ventana que permite introducir los criterios de selección de apuntes:

Esta ventana permite seleccionar los asientos a cobrar o a pagar. Las fechas de los asientos propuestas abarcan el ejercicio completo, mantenga esta selección.

Establezca los criterios de selección siguientes:

Mantenga Proveedor en el campo Tipo tercero.

Introduzca o selecciona una nueva fecha de límiute de vencimiento, por ejemplo 010609.

Introduzca el rango de proveedores, por ejemplo de PR0002 a PR009.

En el campo Asociación Vtos., seleccione Por tercero.

En Presupuesto introduciremos un presupuesto para los pagos, por ejemplo: 6000.

Valide con el botón , aparecerá la lista de las facturas que corresponden a los criterios de selección introducidos.

Ajuste el tamaño de la ventana y de las columnas de manera que pueda ver la mayor información posible de la lista.


• 234 •

La lista de pagos pendientes aparece clasificada por vencimiento en orden creciente, el programa realiza las asociaciones correspondientes al rango indicado y en función del presupuesto indicado en la ventana de criterios de selección.

El programa asocia los importes del proveedor cuya suma se aproxime más al presupuesto.

Observe la columna Fecha vencimiento. El programa muestra en negrita las fechas de los movimientos ya vencidos en función de la fecha límite de vencimiento.

Si la suma de importes de un proveedor rebasa el presupuesto indicado no se realizará esta asociación como es el caso de todos los proveedores salvo PR0003.

Si desea realizar de forma manual la asociación, mantenga la opción por defecto Ninguna del campo Asociación de Vtos. de la ventana de selección.

Cierre esta ventana y ejecute nuevamente el proceso con los criterios de selección indicados anteriormente.

El programa abrirá la lista sin asociaciones:

Cobros y pagos

• 235 •

Seleccione los apuntes que desea pagar, observe que el programa va restando los importes seleccionados del saldo del presupuesto a medida que vaya marcando líneas.

Si lo desea, puede cambiar la clasificación de la lista de apuntes seleccionado un criterio de clasificación de la barra de herramientas Búsqueda o haciendo clic sobre el título de la columna disponible como criterio de clasificación. Por ejemplo, Fecha vencimiento.

La asociación manual se realiza haciendo clic sobre este icono.

Si intenta asociar dos líneas que no pertenecen al mismo proveedor, el programa dará el mensaje siguiente:


• 236 •

Si observamos que el saldo refleja un rebasamiento de la cantidad presupuestada, podrá eliminar la selección de alguna línea con el fin de mantenernos dentro del límite presupuestado.

Seleccione la primera línea y haga clic sobre el icono borrar que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Navegación. Tras confirmar, el número asignado en la columna Asociación desaparece, esta línea no será procesada.

Utilice el icono Imprimir si desea obtener el listado de la proposición de pago.

Este icono permite procesar las líneas seleccionadas, marcadas para los pagos, generando los asientos de pago, el programa presenta la ventana siguiente:

Esta ventana permite configurar numerosos parámetros.

Seleccione en primer lugar el banco en el que ha registrado los pagos, el programa seleccionará automáticamente el diario asignado al banco.

Introduzca la fecha del pago: 010609.

El campo Primer número permite registrar el primer número del cheque utilizado introduzca cualquier número. Este número se incrementará automáticamente para cada agrupación de pago y quedará registrado en el asiento, en el campo que especifiquemos en campo Nº de asiento de pago de la pestaña Preferencias del proceso Configuración de…, este número puede ser incluido en el documento del pago.

El campo Cuenta de IVA no tiene aplicación prevista en la legislación española por lo tanto lo omitiremos.

Mantenga activadas las casillas Impresión del listado de pagos e Impresión del detalle de los apuntes con el fin de obtener el listado de la carta cheque con el detalle de los pagos realizados. El juego de prueba encontrará un modelo de cheque carta que podrá adaptar a sus necesidades.

Mantenga los restantes criterios de selección propuestos por defecto, valide con el botón .

El programa pedirá que seleccione un modelo para la impresión de los pagos:

Cobros y pagos

• 237 •

Escoja el modelo COB Extracto de pagos con cheque.bma situado en la subcarpeta Cobros y pagos, valide con

Esta acción tendrá por efecto:

• Imprimir el listado de las cartas cheque a los proveedores seleccionados.

• Generar los apuntes de pago en el diario del banco seleccionado.

• Realizar la compensación automática de los pagos.

Todo esto se realiza sin intervención del usuario.

Tras validar el modelo, aparecerá la típica ventana de configuración de la impresión:

Si opta por obtener en pantalla la vista previa de los pagos, el programa no realizará ninguno de los procesos que acabamos de citar. El programa exige que el listado se realice sobre papel, considerando la vista previa como una simple consulta.

Los apuntes correspondientes a los pagos generados desaparecerán de la lista:


• 238 •


Podemos comprobar el registro de los pagos entrando en el proceso Consulta y compensación general del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen.

Introduzca la cuenta 40000000 y seleccione Apuntes compensados en el campo situado en la parte inferior de la ventana.

Cobros y pagos

• 239 •

Podrá observar que el programa a registrado los pagos agrupando los apuntes y los ha compensado automáticamente.

Aquí damos por finalizado el noveno capítulo de nuestro recorrido por el programa.

Reclamaciones y extractos

• 241 •

Décima parte - Reclamaciones y extractos de clientes


• 242 •


• 243 •

RECLAMACIONES Y EXTRACTOS DE CLIENTES

PREÁMBULO A pesar de que las Reclamaciones y extractos compartan la misma opción de menú, son dos procesos cuya finalidad es distinta pero que por otra parte comparten el mismo ámbito de aplicación. Así pues, podemos considerar que ambos procesos son complementarios.

Como la ejecución de estoss utiliza criterios comunes y la presentación de los datos es muy parecida, estos dos procesos comparten el mismo menú.

A lo largo de este capítulo se dará cuenta de que en realidad no son dos si no tres los procesos que se agrupan en esta opción de menú. A los dos procesos ya citados, debemos añadir el llamado Reclamaciones preventivas que permite prevenir la morosidad, al menos un determinado tipo de morosidad. No estudiaremos en este capítulo cómo utilizar esta funcionalidad. Lo haremos en el capítulo siguiente que dedicamos única y exclusivamente a la prevención de la morosidad por su relevancia en una gestión empresarial moderna.

Si cerró el programa tras la última sección, ábralo nuevamente con el acceso directo a la sociedad de prueba.

Mantenga las mismas barras de herramientas utilizadas en el ejercicio anterior.

Seleccione el proceso Reclamaciones/extractos del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Gestión de terceros.

Aparece la ventana que permite la selección de los movimientos a procesar.

Mantenga Cliente propuesto en el campo Tipo de tercero.

El campo Tipo, permite seleccionar el listado:

• Reclamación: permite imprimir cartas de reclamación para los apuntes no compensados, es decir, pendientes de pago y fuera de plazo.

• Reclamación preventiva: Permite generar cartas de aviso de vencimientos venideros. Estudiaremos este tipo particular en la siguiente parte del manual que dedicaremos a la prevención de la morosidad.

• Extracto: esta opción imprime un extracto de los apuntes o de las cuentas seleccionadas.

Mantenga la selección propuesta por defecto.

El campo Nº permite elegir únicamente las facturas que se han reclamado una, dos tres... hasta diez veces.


• 244 •

En este caso mantenga Todos.

El programa propone por defecto procesar todos los movimientos del ejercicio en curso, mantenga el rango propuesto.

Supongamos que desea enviar una carta a un cliente determinado, introduzca en el campo Terceros de CL0006 a CL0006.

Mantendremos los restantes criterios de selección propuestos de manera que obtendremos:

• Todos los pagos atrasados sea cual sea la fecha de los vencimientos.

• Todos los movimientos, sea cual sea su forma de pago.

Mantendremos desactivada la casilla Saldo anterior.

Valide los datos introducidos con . El programa presentará la lista de apuntes pendientes de cobro:

Todas las líneas aparecen marcadas en la columna Estado reclamación, el programa permite desactivar cualquier línea de manera que no vaya incluida en la relación de cobros pendientes.

Los apuntes que sean objeto de un expediente de recobro no aparecerán en la lista. Resultaría incoherente reclamar el cobro de un vencimiento por la vía “normal” cuando existe un expediente de recobro.

Utilice este icono para listar la carta de reclamación, el programa pedirá que seleccione un modelo de carta predefinido o configurado por el propio usuario.

Si no ha personalizado la barra de funciones, añadiendo el botón Imprimir, utilice la opción del menú del botón Generar.


• 245 •

Seleccione el modelo COB Reclamación de cobros pendientes.bma

El programa presenta la ventana de configuración de impresora:

Mostramos el resultado obtenido en la vista previa:


• 246 •


• 247 •

También tenemos la posibilidad de enviar los extractos o las cartas de reclamación por correo electrónico a las direcciones registradas en las fichas de terceros, utilice el icono que figura al margen y seleccione el modelo diseñado al efecto.

El contenido de la columna Comentarios es configurable en la opción Período de reclamación de la pestaña Opciones del proceso Configuración de la sociedad del menú Archivo.


• 248 •

AUTOMATIZAR EL ENVÍO DE CARTAS Y EXTRACTOS

Acabamos de ver cómo se consultan los impagados de clientes y cómo se envían cartas de reclamación.

El tipo de carta enviada a los clientes desde la ventana de consulta de impagados dependerá del periodo de reclamación. Por eso, podemos asignal un tipo de carta a cada periodo de reclamación. Esto permite automatizar el envío sin tener que seleccionar un modelo de carta a cada vez que se ejecute el proceso.

Seleccione el proceso Cartas/extractos del menú TRATAMIENTOS.

Utilizaremos los mismos criterios que en el ejemplo anterior:

• Tipo de tercero, Cliente.

• Tipo, Reclamación.

• Terceros de CL0004 a CL0004.

• Mantendremos las demás opciones con sus respectivos valores por defecto.

La ventana de Cartas y Extractos se presentará de la siguiente manera:

Valide los datos introducidos con . El programa presentará la lista de apuntes pendientes de cobro:

La lista de los movimientos que se pueden procesar muestras varios tipos de impagados en función del período de reclamación.

Se pretende reclamar el cobro de los movimientos que correspondan al tipo Gestión de impagados.

Seleccionaremos todas las líneas cuyo período de reclamación sea distinto a Gestión de impagados.


• 249 •

Debermos excluir las líneas seleccionadas, para ello utilizaremos el icono . Si no ha personalizado la barra de funciones, utilice la correspondiente opción del menú del icono Funciones.

La lista quedará de la siguiente manera:

Para que el envío de las cartas de reclamación se haga de forma automática, sin seleccionar un modelo de carta, debemos asignar el modelo deseado al periodo de reclamación Gestión de impagados.

Esta asignación se realiza desde la opción Período de reclamación de la pestaña Opciones del proceso Configuración de la sociedad del menú Archivo.

Al entrar en la opción Período de reclamación, seleccionamos el periodo Gestión de impagados.


• 250 •

La asignación de un modelo de carta para el periodo seleccionado se realiza desde el grupo Modelo por defecto.

Haga clic sobre el botón y seleccione el modelo COB Reclamación de Cobros Pendientes.

Confirme la selección con el botón


• 251 •

El modelo queda asignado al periodo de reclamación.

Volvamos a la ventana de consulta de impagados para imprimir la carta de los movimientos seleccionados.

Al imprimir las cartas utilizando el botón .accederemos directamente a la ventana de impresión.

UTILIZAR CARTAS EN VARIOS IDIOMAS

En el ejemplo que acabamos de presentar, hemos asignado un modelo de carta a un determinado periodo de reclamación para automatizar el proceso de generación de reclamaciones.

Supongamos que tenemos clientes extranjeros. Podríamos asignar varios modelos de cartas a un mismo periodo de reclamación:

• El modelo que hemos asignado en el ejemplo anterior.

• Hasta dos modelos más en idiomas distintos.

Recordemos que la Línea 100 permite gestionar hasta tres idiomas, el idioma por defecto (Castellano) y dos idiomas adicionales.


• 252 •

Antes de asignar otro modelo de carta, realizaremos las comprobaciones necesarias para que el proceso de impresión de reclamaciones funcione correctamente con los idiomas adicionales.

CONFIGURACIÓN PREVIA

Pueto que las reclamaciones se envían a los clientes, debemos comprobar que los clientes que reciban las cartas en otro idioma que el idioma por defecto tengan correctamente configurado el idioma que vamos a utilizar.

Utilizaremos el cliente CL0006 del Juego de Prueba como ejemplo.

Abra la ficha de tercero del cliente CL0006 y seleccione la pestaña Complemento.

Seleccione la opción Idioma 1 en la lista del campo Idioma.

Ahora que el cliente CL0006 Moda Francesa tiene asignado el idioma 1, se podría haber asignado el Idioma 2, acceda a la opción Período de reclamación de la pestaña Opciones del proceso Configuración de la sociedad del menú Archivo y seleccione el periodo de reclamación Reclamación.

La ventana se presentará de la siguiente manera:


• 253 •

Utilice la lista de opciones del campo Idioma y seleccione la opción Idioma 1.

Como se puede apreciar, el periodo de reclamación no dispone de ningún modelo de carta asignado para el idioma 1.

Utilizaremos el botón para seleccionar un modelo.


• 254 •

En este ejemplo, utilizaremos el modelo COB Reclamación de Cobros Pendientes Francés que hemos creado previamente.

Obviamente, tendrá que crear los modelos que utilice en el idioma deseado antes de poder asignarlos.

Seleccione el proceso Cartas/extractos del menú TRATAMIENTOS.

Utilizaremos los siguientes criterios:

• Tipo de tercero, Cliente.

• Tipo, Reclamación.

• Fecha, de 010109a 280209

• Terceros de CL0006 a CL0006.

• Mantendremos las demás opciones con sus respectivos valores por defecto.

El programa presentará la lista de apuntes pendientes de cobro del cliente CL0006:


• 255 •

Al imprimir la carta utilizando el botón , el proceso utilizará automáticamente el modelo de carta asignado al Idioma 1 del periodo de reclamación.

A continuación presentamos la vista previa de la carta en francés que hemos asignado anteriormente.


• 256 •

Cierre las ventanas utilizadas en este proceso, aquí concluye la décima parte del manual.


• 257 •

Prevención de la morosidad

• 259 •

Undécima parte - Prevención de la morosidad


• 260 •


• 261 •

PREVENCIÓN DE LA MOROSIDAD

La Contabilidad 100 incluye un proceso llamado Reclamaciones preventivas que tiene dos propósitos.

• Prevenir un cierto tipo de morosidad.

• Aumentar el grado de satisfacción de sus clientes ofreciéndoles una gestión elaborada de los vencimientos.

El tipo de morosidad que se puede prevenir es aquel que este ligado a los plazos más o menos largos de vencimientos y al hecho de que muchos clientes pueden olvidar la fecha exacta de los pagos que deben realizar.

Con este proceso podrá:

• Comprobar que sus clientes hayan recibido la factura.

• Confirmar que la factura sea conforme al envío realizado y saber si el cliente queda satisfecho.

• Recordar al cliente que en breve tienen que pagar un vencimiento.

Por otro lado, esto mejorará sustancialmente la imagen de su empresa pues actuar de esta manera aumenta el grado de satisfacción de los clientes y da una imagen de seriedad indudable.

El proceso permite enviar cartas preventivas, es decir avisos de vencimientos.

Esta funcionalidad está disponible desde la opción Reclamaciones /Extractos del menú TRATAMIENTOS. Pero antes de detallar cómo utilizar la funcionalidad, veamos la configuración previa necesaria para su buen uso.

CONFIGURACIÓN PREVIA

Si queremos enviar cartas de aviso de vencimientos, es necesario establecer un período de x días que se utilizara como período previo a la fecha de vencimiento. De esta manera, podremos envíar cartas para todos los apuntes que queden incluidos entre el inicio del período y la fecha de vencimiento.

Debemos pues, crear un período de reclamación que utilizará la funcionalidad posteriormente.

Acceda a la opción Período reclamnación de la pestaña Opciones de la Configuración de la sociedad. Si está utilizando el Juego de Pruebas, tendrá los siguientes períodes de reclamación .

Si utiliza otro archivo contable y no dispone de un período de tipo preventivo creelo de la siguiente manera:

Sitúese sobre la primera línea vacía de la lista de períodos.


• 262 •

Introduzca el siguiente título: Aviso previo vencimiento.

Introduzca los valores 14 y 1 en las zonas Entre..y

Seleccione la opción Antes de la fecha de vencimiento en la lista desplegable de la zona Situado.

Valide utiliando la tecla RETORNO.

Utilice el botón para asignar un modelo de carta. Seleccione el modelo REX Aviso de vencimientos inminentes.bma que se ubica en la carpeta Documentos estándar\Cobros y Pagos.

El período quedaqq configurado de la siguiente manera:

Si ya dispone de períodos de reclamación y se dispone a crear un período para la gestión de “reclamaciones preventivas”, o avisos, sepa que no es necesario modificar todos los períodos para situar éste en cabeza de lista.Puede añadirlo al final de la lista de períodos pues es el valor” Antes de la fecha de vencimiento” del campo Situado lo que lo convierte en período preventivo.

UTILIZAR LAS RECLAMACIONES PREVENTIVAS

Las reclamaciones preventivas se obtienen desde la opción Reclamaciones/Extractos del menú TRATAMIENTOS.

Y seleccionando la opción Reclamación preventiva de la zona Tipo.

Cuando utilizemos esta funcionalidad, el programa mostrará la lista de apuntes que cumplan los siguientes requisitos:


• 263 •

• La fecha de venciemiento del apunte debe situarse dentro del rango formado por la fecha de sistema y por el período establecido. Es decir, la fecha de vencimiento debe ser posterior a la fecha de sistema e inferior a la fecha sistema + el número de días del período.

• El apunte no debe haber sido compensado.

Considerando el modo de funcionar del proceso, el uso de la fecha se sistema para generar la lista, introduzcamos un asiento de venta que utilizaremos para detallar la funcionalidad.

REQUISITOS DEL ASIENTO

• El asiento se introduce en el diario de Ventas.

• El período del diario debe corresponder la la fecha de hoy menos 30 días.

• La fecha de vencimiento debe estar dentro del rango establezido.

Supongamos que la fecha de hoy es el 22 de diciembre, hemos introducido estos dos asientos:

Ejecute la opción Reclamaciones/Extractos del menú TRATAMIENTOS.

Seleccione la opción Reclamación preventiva del criterio Tipo.

Introduzca la fecha correspondiente al período del diario de ventas en el criterio Fecha de… En nuestro caso, introducimos 011109. No es necesario un rango de fechas, pero en nuestro caso nos permite acotar la lista de apuntes para aportar mayor claridad a la demostración.

La ventana de selección de criterios quedaría así:


• 264 •

Valide la selección para ejecutar el proceso.

En nuestro caso, obtenemos la siguiente lista de apuntes:

Hemos resaltado algunos apuntes de los asientos que introducimos en el diario de ventas, fijémonos en ellos.

En la lista de apuntes, aparecen los dos apuntes relativos a la factura FAC991212 pues la venta generó dos vencimientos para el cliente CL0002. Pero sólo el que hemos destacado en rojo entra en el rango de fechas que establecimos para gestionar las reclamaciones preventivas.

También aparecen los apuntes relativos a la factura FAC999111 aunque sólo uno de ellos cumple los requisitos.

Así pues tenemos dos clientes, CL0002 y CL0007, para los que existen vencimientos que cumplen en breve. Les enviaremos una carta preventiva, o de tipo aviso de vencimientos, para recordarles la fecha en la que deben pagar y que dicha fecha se avecina.

Fíjese que que los dos apuntes ya están punteados automáticamente.

Utilise la opción Ver el mensaje que se encuentra en el menú del icono Generar.

De esta manera, podrá visualizar el correo electrónico antes de enviarlo, y si lo desea, introducir un mensaje


• 265 •

personalizado.

Edite la carta que se adjunta en formato pdf al mensaje si desea comprobar el documento que se envía.

Aquí finaliza el capítulo dedicado a las reclamaciones preventivas.

Recobro de deudas

• 267 •

Duodécima parte - Recobro de deudas


• 268 •

Recobro de deudas

• 269 •

RECOBRO DE DEUDAS

Dedicaremos este capítulo a la recuperación de deudas que constituye en sí un aspecto importante de la gestión empresarial pues la morosidad puede, en numerosas ocasiones, tener consecuencias dramáticas sobre la salud de la propia empresa.

El recobro de deudas se se organiza en base a tres funcionalidades principales, que juntas constituyen las etapas necesarias para administrar la deuda. Podemos hablar de circuito de recobro.

Estas tres funcionalidades, o procesos, se agrupan en la opción Recobro del menú Tratamientos.

Antes de entrar de lleno en la explicación del circuito de recobro, abordaremos la configuración previa que debe realizarse para poder utilizar y optimizar estas funcionalidades.

Así pues, los temas que trataremos son los siguientes:

• Requisitos y configuración previa.

• Creación de un expediente de recobro.

• Gestión de un expediente de recobro.


REQUISITOS Y CONFIGURACIÓN PREVIA

REGISTROS DE IMPUESTOS

Para garantizar una correcta gestión de las provisiones asociadas a una deuda, es imprescindible el uso de los registros de impuesto y la correcta configuración de los impuestos.

Esta configuración se realiza desde la pestaña Parámetros de la opción Configuración de la sociedad del menú ARCHIVO.

La configuración de los registros y de los impuestos se utiliza en el cálculo de provisiones así como en la generación de asientos de pérdidas que la deuda pueda ocasionar.


• 270 •

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE ASIENTOS DE PROVISIÓN

Cuando el impago de la deuda se hace cada vez más probable, lo habitual y prudente es provisionar la parte de la deuda que se considera irrecuperable.

El circuito de recobro permite automatizar la contabilización de las provisiones, pero para ello es necesario relizar lo siguiente:

• Debemos crear dos asientos patrones que dichgo automatismo utilizará para generar los asientos. Un primer asiento patrón se utilizaá para contabilizar las dotaciones y otro para contabilizar el exceso de provisión.

• Posteriormente, asignaremos estos asientos patrones y un diario a sus correspondientes opciones de configuración.

• También es necesario seleccionar una cuenta de pérdida que se utilizará en la generación de las provisiones. Si no asignamos una cuenta al campo Cuenta pérdida no podremos contabilizar las provisiones que hayamos calculado desde el expediente de recobro.

No detallaremos aquí cómo crear los asientos patrones, es algo que ya hemos estudiado en el capítulo que le dedicamos anteriormente en este manual.

La asignación se realiza desde la pestaña Parámetros de la opción Configuración de la sociedad del menú ARCHIVO.

La configuración de los apuntes de provisión, asientos patrones y diario, no es un requisito al uso y buen funcionamiento de los expedientes de recobro. Podemos crear expedientes y gestionar la deuda sin esta configuración, incluso podríamos prescindir de generar penalizaciones por demora y gastos de impago, el programa lo permite. Pero no es lo habitual y por eso es preferible configurar estas opciones con antelación. De no haberlas configurado previamente, la contabilización no se podría hacer, el proceso mostraría un mensaje de aviso y deberíamos configurar las opciones en ese momento.

GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE ASIENTOS DE GASTOS POR IMPAGO Y DE PENALIZACIONES POR DEMORA

El incumplimiento de los plazos de pago suele provocar la generación de penalizaciones por demora. También pueden ocasionar gastos.

Tanto las penalizaciones como los gastos de impagados son independientes de los expedientes de recobro. Es decir, podemos generar asientos de penalizaciones y/o de gastos por impago sin necesidad de haber creado un expediente. Por ejemplo la generación de reclamaciones, que hemos estudiado en el capítulo Reclamaciones y extractos, permite generar asientos de gastos y/o de penalizaciones para los apuntes que se incluyan en la reclamación.

No obstante, podemos generar tanto penalizaciones por demora como gastos por impago desde un expediente de recobro. Y la contabilización de las penalizaciones y de los gastos se realiza de forma

Recobro de deudas

• 271 •

automática utilizando para ello los asientos patrones que se hayan asociado a sus correspondientes opciones de configuración.

Estas opciones de configuración se encuentran en la misma pestaña que las de los apyuntes de provisión.

Al igual que los apuntes de provisión, la activación de las penalizaciones por demora y de los gastos por de impagados tampoco son un requisito al uso y buen funcionamiento de los expedientes de recobro. Podemos crear expedientes y gestionar la deuda sin esta configuración, prescindiendo de generar penalizaciones por demora y gastos de impago, el programa lo permite. Pero no es lo habitual y por eso es preferible configurar estas opciones con antelación.

LOS MOTIVOS DE LITIGIO

Los motivos de litigio no son un requisito para crear y administrar expedientes de recobro, podemos gestionar el recobro sin haber creado motivos de litigio. No obstante, constituyen una forma de clasificación de los expedientes en función del motivo que los haya originado. No olvidemos que la gestión de recobro no sólo permite gestionar la deuda de clientes por motivos económicos si no también por otros motivos, por ejemplo un litigio comercial por una obra mal realizada o que no se ajuste a lo pactado.

La creación de motivos de litigio se realiza desde la pestaña Opciones de la opción Configuración de la sociedad del menú ARCHIVO.


• 272 •

Haga doble clic sobre la línea Motivo de litigio para poder crear los que necesite.

Puede crear hasta 30 motivos.

En los ejemplos de este manual utilizaremos los motivos de litigio que se han establecido en el Juego de Pruebas.

Recobro de deudas

• 273 •

RESOLUCIONES

Las resoluciones permiten indicar de qué manera finaliza, o se resuelve, el expediente.

La creación de resoluciones se realiza desde la pestaña Opciones de la opción Configuración de la sociedad del menú ARCHIVO.

Haga doble clic sobre la línea Resolución para poder crear las que necesite.


• 274 •

Puede crear hasta 30 resoluciones.

En los ejemplos de este manual utilizaremos las resoluciones que se han establecido en el Juego de Pruebas.

Las resoluciones constituyen un requisito para poder cerrar definitivamente un expediente de recobro.

TIPOS DE CONTACTOS

La recuperación de deuda y la gestión de expedientes de recobro implica implícitamente la intervención de varias personas en el proceso. La naturaleza de la gestión de recobro hace que estas personas pueden ser personas especializadas, que no son los interlocutores habituales o incluso que no pertenecen a la empresa.

Un expediente de recobro puede necesitar la intervención de agentes externos, por ello podemos crear desde el propio expediente contactos de esta naturaleza. Esto implica que debamos distinguir en los contactos que intervienen en el expediente.

Utilizaremos la noción de tipo de contacto para poder distinguir entre todos los que intervengan de una manera u otra en el expediente.

La creación de resoluciones se realiza desde la pestaña Opciones de la opción Configuración de la sociedad del menú ARCHIVO.

Recobro de deudas

• 275 •

Haga doble clic sobre la línea Tipo contacto para poder crear las que necesite.

Observe que el tipo de contacto Interlocutor se crea automáticamente al crear la sociedad contable.

En los ejemplos de este manual utilizaremos los tipos de contacto que se han establecido en el Juego de Pruebas.


• 276 •

COLABORADORES

Podemos asignar un responsable al expediente de recobro. Este responsable puede ser el encargado de administrar el expediente; las actuaciones que sean necesarias; la comunicación con el cliente.

Los colaboradores se crean desde la opción Colaboradores del menú ESTRUCTURA.

Haga clic en el icono de la barra de herramientas Gestión de terceros, accederá a la lista de colaboradores.

Crearemos un colaborador, utilice el botón .

Introduzca los datos que desee en la pestaña Identificación. Por ejemplo:

Recobro de deudas

• 277 •

Acceda a la pestaña Perfil, active la opción Responsable de recobro y desactive la opción Vendedor.

Los demás perfiles se utilizan dede la Gestión Comercial 100 y/o la Caja Descentralizada 100.

Cierre la ficha de la nueva colaboradora.

LAS ACTUACIONES DE RECOBRO

Las actuaciones de recobro son imprescindibles para poder gestionar expedientes de recobro.

Podemos considerlas como un plan de acciones que consideramos deben realizarse para gestionar y recuperar la deuda. Cuando creemos un expediente de recobro, le asignaremos una actuación y podremos ejecutar cada acción de dicha actuación a modo de etapa a realizar para recuperar la deuda.

Las actuaciones de recobro revisten pues una importancia relevante en la estructuración del expediente de recobro.

El motivo de poder crear varios planes de acciones es permitir aplicar patrones a la gestión de expedientes de recobro. En primer lugar porque podemos tener varios clientes morosos y el uso de actuaciones nos permite establecer el plan de ación una sóla vez y aplicarlo a todos los expedientes. En segundo lugar, no todas las deudas que queramos recuperar deben ser tratadas por igual. Podemos decidir actuar de una u


• 278 •

otra manera en función de criterios como pueden ser la importancia de la deuda, el tipo de cliente, etc. Así pues, las actuaciones de recobro nos permiten personalizar la forma de recuperar la deuda.

La creación de actuaciones de recobro se realiza desde la opción Actuaciones de recobro del menú ESTRUCTURA.

Haga clic en el botón para crear una actuación de recobro.

CASO PRÁCTICO

Supongamos que pertenecemos al departamento comercial y que la política de nuestra empresa en cuanto a la recuperación de deudas sea la siguiente:

• Contactar con los clientes para determinar el motivo de la deuda.

• Si el cliente no formaliza su situación en un plazo de 24 horas, le enviamos una carta de reclamación.

• Si no registramos ningún cambio al cabo de otros 3 días, le enviamos una segunda carta de reclamación y le notificamos la imputación de penalizaciones por demora. paralelamente a la comunicación que hagamos al cliente, debemos contabilizar esta penalización.

• Si la situación no se desbloquea en un plazo de 2 días, debemos transferir el expediente al departamento financiero en el que una persona se encarga de gestionar los impagos. El interlocutor del cliente moroso será la persona del departamento financiero que le opondrá argumentos de más peso.

Recobro de deudas

• 279 •

• Desde el departamento financiero:

• Contactar por teléfono con los clientes para informarles del cambio y ofrecerles una última oportunidad de resolver su deuda de forma amigable.

• Si el cliente no formaliza su situación en un plazo de 24 horas o si el responsable que ha contactado con el considera que no es necesario esperar 24 horas más, notifica formalmente al cliente de la apertura de un expediente de recobro.

• Gestión y acciones varias.

Basándonos en esta política, podemos optar por dos soluciones:

• Crear una actuación de recobro en la que estableceremos todas las acciones que nuestra sociedad emprende en la recuperación de deudas.

• Crear dos actuaciones de recobro considerando que cada actuación implica una forma de actuar diferente, que además dos departamentos pueden estar implicados en la recuperación de deuda, y que cabe la posibilidad de recuperar la deuda en la primera fase del proceso desde el departamento comercial.

Como era de esperar, optamos por la segunda solución. Crearemos las dos actuaciones de recobro suiguientes:

PRIMERA ACTUACIÓN DE RECOBRO

Dele el siguiente nombre: Recuperación por plazo superado

Introduzca la primera etapa como mostramos a continuación.

• En la zona Etapa, introduzca LLamada a cliente.

• En la zona Plazo introduzca 0

• Valide utilizando la tecla RETORNO.

La segunda etapa se nombrará Envío de reclamación, tendrá un plazo de 1 día y requiere asociar un modelo de documento para generar el envío automáticamente de la reclamación.

Tras nombrar y establecer el plazo de la etapa, seleccione el tipo de envío Envío directo por correo.

Utilice el botón para seleccionar el modelo de documento.


• 280 •

La configuración de la segunda etapa quedaría de la siguiente manera:

Valide utilizando la tecla RETORNO.

Antes de crear la siguiente etapa, recordemos que el requisito es esperar 3 días, generar penalizaciones y enviar una segunda carta de reclamación notificando la deuda y las penalizaciones por demora.

Por motivos que explicaremos a continuación la tercera fase requiere dos etapas, son las siguientes:

Cree la tercera etapa que generará el apunte de penalizaciones por demora siguiendo las indicaciones siguientes:

• Título de la etapa: Generar gastos

• Marque la casilla Cálculo penalidades por demora.

Recobro de deudas

• 281 •

Valide utilizando la tecla RETORNO.

Cree la cuarta etapa correspondiente a la notificación mediante envío de la segunda carta de reclamación siguiendo los criterios que mostramos en la imagen siguiente:

Nótese que el plazo de días con la etapa anterior es de cero puesto que el envío de la carta y la generación de los apuntes de penalizaciones han de realizarse el mismo días pues hemos divido en dos etapas un mismo requisito.

El motivo de haber divido en dos etapas el tercero requisito es que si generásemos la carta de reclamación y los apuntes de penalización a la vez, cosa que se puede hacer perfectamente, el programa no mostraría los


• 282 •

apuntes de penalización en la carta pues aunque se generaría el apunte no se incluiría en el expediente y por consiguiente, no aparecería en la carta.

Sin embargo, si generamos las penalidades antes de enviar la carta, es decir en una etapa propia, el programa añade automáticamente los apuntes de penalización al expediente.

Cree la última etapa de la actuación, que refleja el traspaso del expediente al departamento financiero.

La actuación Recuperación por plazo superado queda de la siguente manera:

Esto da por finalizada la primera actuación de recobro que se utilizará desde el departamento comercial.

Cierre la actuación de recobro.

SEGUNDA ACTUACIÓN DE RECOBRO

La actuación de recobro que vamos a crear a continuación es la que se utilizará desde el departamento financiero cuando el departamento comercial haya transgferido el expediente.

No detallaremos las opciones de cada etapa pues son idénticas a las que acabamos de ver.

Creer otra actuación de recobro y llámela Gestión del impago.

Cree una primera etapa “simple” en la que se contacta con el cliente el mismo día que el departamento comercial transfiere el expediente.

Cree una seguda etapa que se ejecutará 1 día después de la primera y en la que se imputan 100 € de gastos de impagos al expediente.

Cree una tercera etapa en la que se notifica de la apertura de un expediente al cliente enviándole un correo. Utilice el modelo de documento REC Recobro Creacion de expediente.bma. Esta etapa se realiza al mismo tiempo que la anterior.

En este punto, la actuación tiene el siguiente aspecto:

Recobro de deudas

• 283 •

Note que hemos configurado el tipo de envío seleccionando la opción “Visualizar previo envío por correo”. Esta opción tiene la ventaja de generar el correo electrónico que se enviará al cliente asociando la carta que le enviamos, como el “envío directo por correo”, pero editando el correo. Esto nos permitirá redactar el cuerpo del mensaje si lo creemos necesario.

Con este tipo de envío, tenemos acceso al mensaje:

Cree una cuarta etapa en la que pasados 10 días enviamos un burofax al cliente, bloqueamos su cuenta y valoramos la pérdida probable de esta deuda en 25%. La etapa queda así:


• 284 •

Cree la última etapa de este ejemplo: Será una etapa meramente informativa que recuerde que al haber valorado una pérdida probable del 25% de la deuda, no hay que olvidar provisionar la pérdida probable.

La actuación queda de la siguiente manera:

Damos por finalizada la configuración de esta segunda actuación. Obviamente, una actuación de este tipo requiere más etapas pues habría que ajustarse a las normativas legales en materia de recuperación de deuda siguiendo los pasos establecidos.

LAS ACTUACIONES DE RECOBRO PUEDEN SER IMPORTADAS DESDE OTRA SOCIEDAD CONTABLE. ESTO SE REALIZA DESDE LA OPCIÓN FUSIÓN DEL MENÚ ESTRUCTURA. ASÍ PUES, SI LAS CREA EN UNA SOCIEDAD DE PRUEBA PARA ESTUDIAR EL

Recobro de deudas

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FUNCIONAMIENTO DEL RECOBRO, PODRÁ SI LO DESEA RECUPERAR LAS ACTUACIONES PARA UTILIZARLAS EN SU SOCIEDAD CONTABLE.


• 286 •

CREACIÓN DE UN EXPEDIENTE DE RECOBRO Existen dos métodos para crear expedientes de recobro.

• Podemos hacerlo desde la opción Recobro – Expediente de recobro del menú TRATAMIENTOS.

• También desde la consulta de impagados, opción Reclamaciones/extractos del menú TRATAMIENTOS.

CREAR UN EXPEDIENTE DESDE LA CONSULTA DE IMPAGADOS

Introduciremos un asiento de venta en el mes de enero que nos servirá para ilustrar el ejemplo de este capítulo. Supongamos un asiento como el que mostramos en la imagen siguiente:

Introduzca el asiento:

• Importe de la venta: 2000 €

• Cliente: CL0004 Pedro Pereira

Ejecute una consulta de impagados de este tercero. Recordaremos que se realiza desde la opción Reclamaciones/extractos del menú TRATAMIENTOS. Al ejecutar el proceso accederá a la ventana de selección de criterios. Mantenga los criterios propuestos por defecto de todas las opciones salvo Terceros. Introduzca la cuenta del tercero en ambos campos para acotar la búsqueda a los apuntes de CL0004. La ventana de selección de criterios quedará de la siguiente manera:

Obtendrá la lista de apuntes pendientes de pago del tercero.

Recobro de deudas

• 287 •

Seleccione la línea correspondiente a la venta que introdujimos en el período de Enero. (El importe es de 2.320.00).

Fíjese que al seleccionar el apunte, el botón Acciones queda activo.

Utilizaremos la acción disponible en el menú del botón.

Accedemos a la ventana siguiente:

Esta ventana permite realizar dos tipos de acciones, podemos añadir el apunte seleccionado a un expediente o podemos crear un expediente para gestionar el impago del apunte seleccionado.

En nuestro ejemplo podemos comprobar que no aparece ningún expediente en la ventana a pesar de que existan expedientes de recobro creados en el Juego de Prueba. Esto es así porque sólo se muestran los expedientes abiertos a ese terceero, y como no existe ningún expediente de recobro para Pedro Pereira, la


• 288 •

lista aparece vacía. Esto permite impedir posibles errores pues sería incoherente añadir la deuda de un cliente a otro cliente.

Haga clic en el botón . El programa le mostrará la ventana de creación de expedientes desde la que podrá configurar los criterios básicos del expediente. La ventana es la siguiente:

El programa propone un código de expediente que calcula en base a los códigos de los expedientes que ya existen. No obstante, puede modificarlo libremente.

Seleccione la actuación Recuperación por plazo superado que creamos anteriormente y confirme los criterios y la c reación del expediente haciendo clic en el botón .

El apunte que habíamos seleccionado desaparece de la lista de la consulta de impagados.

De hecho, el apunte que hemos añadido al expediente no volverá a aparecer en la consulta de impagados aunque la volvamos a realizar posteriormente. A partir de este momento, la deuda correspondiente al apunte se gestionará desde el expediente de recobro y no desde las reclamaciones.

Comprobemos el expediente que acabamos de crear. Acceda a la opción Recobro-Expediente de recobro del menú TRATAMIENTOS.

LA CREACIÓN DE EXPEDIENTES DE RECOBRO DESDE LA CONSULTA DE IMPAGADOS PUEDE TENER VENTAJAS EVIDENTES. NO OBSTANTE TENGA EN CUENTA QUE ESTE MÉTODO SÓLO PERMITE CONFIGURAR CUATRO CRITERIOS DEL EXPEDIENTE, DEBERÁ FINALIZAR LA CONFIGURACIÓN POSTERIORMENTE CUANDO EDITE EL EXPEDIENTE.

Recobro de deudas

• 289 •

CREAR UN EXPEDIENTE DESDE SU CORRESPONDIENTE OPCIÓN DE MENÚ

Acceda a la opción Recobro-Expediente de recobro del menú TRATAMIENTOS.

Puede crear un expediente utilizando el icono de la barra de herramientas Búsqueda, utilizando el

botón de la ventana o la opción del menú contextual Añadir un elemento.

Antes de crear un expediente, introduzcamos otro asiento que utilizaremos para ilustrar la demostración.

Acceda al diario de Ventas para el período de Febrero.

Introduzca el siguiente asiento:

• Fecha del asiento: 24.

• Nº factura: FAC220011

• Cuenta 70000000 por un importe de 3000 asociada al impuesto V16.

• Descripción del apunte: Prueba para recobro

• Cuenta de tercero CL0004 Pedro Pereira para la contrapartida.

El asiento queda de esta manera:

Vuelva a la lista de expedientes de recobro y cree uno, accederá a la siguiente ventana:


• 290 •

Seleccione el cliente al que le abrimos expediente. En este caso, CL0004 Pedro Pereira.

Asocie una actuación al expediente desde la lista desplegable Actuación. Utilizaremos la actuación de recobro que hemos creado anteriormente, Recuperación por plazo superado.

Introduzca 1 en la zona Prioridad. El grado de prioridad de un expediente se valora introduciendo un valor de entre 1 y 9999, siendo 1 el nivel de prioridad más importante. Si no se informa este campo, el programa asigna automáticamente un grado de prioridad 0 que significa que el expediente no tiene ninguna prioridad.

Seleccione el segundo motivo de litigio disponible, Impago.

Introduzca Ejercicio en la zona Resumen. Si lo desea, introduzca un comentario.

Asigne un responsable de recobro al expediente. Por ejemplo Del Puerto Elena. No podrá asignar un contacto de cliente pues este tercero no tiene ningún contacto configurado en su ficha. Más adelante, veremos cómo asignar un contacto de cliente al expediente utilizando un método propio a los expedientes de recobro.

En este punto, el expediente se presenta de la siguiente manera:

Recobro de deudas

• 291 •

Añadiremos al expediente el apunte relativo a la venta que introdujimos en el diario de ventas de febrero, y para la factura FAC220011.

Para añadir apuntes al expediente, utilice la opción disponible en el menú contextual del botón Acciones.

Una ventana de selección de apuntes permite seleccionar los apuntes que deseemos añadir al expediente. Sólo se visualizan los apuntes cuyo tercero sea el que es objeto del expediente.


• 292 •

Seleccione el apunte correspondiente a la factura FAC220011, en nuestro caso es el primer apunte de la lista, y asócielo utilizando el botón previsto para ello. Cierre la ventana utilizando el botón .

El expediente queda de la siguiente manera:

Puede añadir apuntes al expediente en cualquier momento de la vida del expediente. Si, por ejemplo, ha creado un expediente para recuperar la deuda correspondiente a un primer vencimiento y que al térmido del segundo vencimiento la deuda sigue existiendo, podrá añadir el apunte del segundo vencimiento pues la deuda del cliente se habrá ampliado.

Ya tenemos constituido el expediente con los datos más relevantes, o casi. Nos falta asignar al expediente el contacto del cliente que no pudimos seleccionar pues no existe en la ficha de tercero. Y este dato es imprescindible para poder enviar las reclamaciones que generemos posteriormente y/o las llamadas telefónicas que hagamos.

Supongamos que llamamos al cliente para obtener la información que nos falta utilizando el número de teléfono que aparece en el recuadro Responsables. (Este número es el que consta en la ficha de tercero, en la pestaña Identificación). Se pueden presentar dos situaciones: el cliente nos da la información; el cliente no nos la da o no hay una persona concreta que se haga cargo de estos temas.

En ambos casos actuaremos de la siguiente manera:

Seleccione la pestaña Contactos del expediente.

Recobro de deudas

• 293 •

Observe que en la parte inferior de la lista, disponemos de una lista desplegable. Esta lista, que tiene tres opciones, incluye los tipos de responsables que pueden intervenir en un expediente de recobro (Cliente, Empresa y Expediente recobro). La selección de una de las opciones de la lista permite acceder a la lista de contactos del tipo de responsables seleccionado.

Supongamos que el cliente nos ha facilitado los datoas de una persona de contacto.

Introduzca los datos pertinentes en cada campo y confirme utilizando la tecla RETORNO.


• 294 •

Imaginemos que este cliente no dispone de una persona de contacto que gestione estos temas. La única solución para disponer de un contacto y poder asignarlo al expediente sería crear un contacto “genérico” y utilizar los datos de la ficha Identificación del tercero.

Añadiremos otro contacto utilizando los datos que constan en la pestaña Identificación de la ficha de CL0004.

La lista de contactos del expediente queda así:

Recobro de deudas

• 295 •

Si accedemos a la ficha del tercero comprobaremos que estos contactos ha sido añadidos.

Utilice el enlace Cliente de la cabecera del expediente para acceder a la ficha del tercero y seleccione la pestaña Contactos.


• 296 •

LOS EXPEDIENTES DE RECOBRO NO PUEDEN UTILIZAR EL CONTACTO “PRINCIPAL” DE LA PESTAÑA IDENTIFICACIÓN DE LA FICHA DE TERCERO PORQUE LA GESTIÓN DE EXPEDIENTES REQUIERE QUE CADA CONTACTO QUE INTERVENGA EN EL EXPEDIENTE TENGA ASIGNADO UN TIPO DE CONTACTO. TRATÁNDOSE DE TERCEROS, ESTO SÓLO PUEDE HACERSE CON LOS CONTACTOS DE LA PESTAÑA CONTACTOS.

Vuelva a la pestaña Apuntes y asocie el contacto del cliente al expediente.

Con esto, podemos dar por terminada la creación del expediente.

Puede cerrarlo si desea retomar el ejercicio posteriormente o seguir con el siguiente apartado en el que estudiaremos la estructura de un expediente de recobro y cómo utilizarlo.

Recobro de deudas

• 297 •

GESTIÓN DE UN EXPEDIENTE DE RECOBRO Si ha cerrado la sociedad o el expediente de recobro que creamos en el ejercicio anterior, vuelva a abrirlos.

Retomaremos el ejemplo anterior.

La gestión del recobro, o recuperación de deuda, es algo que depende en gran medida de la política de su empresa en estos temas. El circuito de gestión de un expediente de recobro desde la Contabilidad 100 es lo suficientemente versátil para que pueda adaptar los procesos y la forma de actuar a los requisitos de su empresa.

En este apartado plantearemos una de esas formas de actuar por ser lo suficientemente detallada como para poder explorar las posibilidades que ofrece el circuito de recobro. No obstante, el ejemplo que veremos, y que se fundamenta en lo ya visto y creado en los anteriores apartados, no incluye todas las etapas que desde un punto de vista legal se llevarían a cabo. La finalidad del ejemplo es estudiar y recorrer todas las posiblidades que ofrece la funcionalidad sin por ello ceñirse al rigor legal que requiere la recuperación de deuda.

Los puntos que abordaremos son los siguientes:

• Generar e imputar gastos y penalizaciones al cliente

• Las intervenciones

• La gestión de acciones

• La gestión de provisiones


• 298 •

GENERAR E IMPUTAR GASTOS Y PENALIZACIONES AL CLIENTE

En el apartado dedicado a la creación de Actuaciones de recobro explicamos cómo crear etapas que incluyan la generación y el cálculo de gastos de impagado y penalizaciones por demora.

Más adelante veremos cómo utilizar las actuaciones y sus etapas. Pero puede ocurrir que la imputación de gastos y/o penalizaciones no se planifique o no pueda planificarse y que imputemos dichos gastos en función de la evolución del expediente o de la respuesta del cliente a nuestras reclamaciones.

La gestión del recobro permite generar estos gastos, imputarlos al cliente y añadirlos al expediente.

Supongamos que en un momento dado de la gestión del expediente, decidimos:

• Imputar 120 € al cliente en concepto de gastos por impago.

• Generar las penalizaciones por demora.

• Envíar al cliente una carta notificándole estas acciones.

Desde la pestaña Apuntes seleccione la opción Generar gastos y penalizaciones por demora del botón Acciones.

Introduzca 120 en la zona Gastos por impago, active la casilla de calcular las penalizaciones y seleccione el

tipo de envío Visualizar previo envío por correo.

Valide haciendo clic en el botón

Tras enviar el correo, el programa mostrará un mensaje pidiendo confirmación de que deseamos generar los apuntes de penalizaciones y gastos.

El apunte de los gastos se añade automáticamente a la lista y se suma a la deuda que se gestiona con el expediente.

Recobro de deudas

• 299 •

LAS INTERVENCIONES

Las intervenciones son las acciones que realizaremos a lo largo de la vida del expediente para recuperar la deuda. Podemos destacar dos grandes tipos de intervenciones:

• Las que se originan en un plan de acciones preestablecido y que resullta de la política de la empresa.

• Las que puedan surgir durante el tratamiento del expediente o las que por naturaleza son imprevisibles.

Ocupémonos de las intervenciones que se originan en un plan de acciones.

Seleccione la pestaña Intervenciones.

Podemos observar que la lista de intervenciones muestra una pendiente de realizar a pesar de no haberla añadido nosotros mismos. El programa añade automáticamente la primera etapa de la actuación.

Recordemos que en el apartado anterior asociamos una actuación de recobro al expediente, Recuperación por plazo superado. Las intervenciones que aparezcan en la lista son cada una de las etapas de la actuación de recobro asociada al expediente.


• 300 •

De momento la lista de intervenciones nos permite saber que debemos llamar al cliente. Supongamos que lo hemos hecho y que el cliente no se compromete a solventar su deuda, deberemos hacer dos cosas:

• Cambiar el estado de la intervención LLamada a cliente pues la hemos realizado.

• Preparar la siguiente etapa de la actuación de recobro. O lo que es lo mismo la sdiguente intervención.

Seleccione la línea de la intervención correspondiente a la etapa Lamada a cliente y cambie su estado seleccionando la opción Realizada desde la lista desplegable de la columna Estado.

Valide el cambio pulsando la tecla RETORNO.

Utilice el icono para añadir la siguiente etapa de la actuación a la lista.

La ventana queda de esta manera:

Recobro de deudas

• 301 •

El preparar la siguiente intervención nos permite saber cuando debemos realizarla pues la columna Fecha indica la fecha prevista de realización. Esta fecha es resultado de la fecha de la etapa anterior a la que se suma el plazo establecido para la etapa en la actuación.

La conversación que hemos mantenido con el cliente no nos deja pensar que la situación mejore. Por ello no esperaremos al plazo previsto en la actuación para realizar la segunda etapa.

Seleccione la interveción correspondiente a la etapa Envío de reclamación y utilice el icono . La intervención se realiza, enviándose la reclamación al cliente.

Fíjese en la columna Documento. Ha aparecido un icono pdf que nos indica que un documento está asociado a la intervención, en este caso la carta de reclamación enviada al cliente.

Podrá consultar la carta de reclamación enviada en cualquier momento.

Haga doble clic sobre la línea de la intervención que tiene asociada el documento. Visualizará la carta.

Modificamos el estado de la primera intervención manualmente y el de la segunda utilizando el icono “ejecutar la intervención”. Las intervenciones deben ser ejecutadas utilizando el icono pues suelen realizar procesos asociados como enviar un correo, generar penalizaciones, etc. No obstante, podremos cambiar el estado de una intervención si como en nuestro ejemplo no conlleva ningún proceso automatizado o si la creamos manualmente.

Prepare todas las intervenciones disponibles en la actuación. Para ello, utilice el icono hasta que el programa le avise de que no hay más etapas para la actuación.

Utilice el icono para realizar la primera etapa que ha añadido a la lista.

Repita el proceso para realizar la segunda etapa. El programa mostrará un mensaje preguntando si desea generar los apuntes de penalizaciones y de gastos de impagados. Confirme dicha generación de apuntes.

Realice la última etapa.

En este punto, la ventana se presenta de la siguiente manera:


• 302 •

Observe que el programa ha cambiado la fecha prevista de las etapas por la fecha de hoy.

Observe también que en la zona de importes, aparecen los gastos y penalizaciones que se han generado en la tercera intervención de la lista.

Seleccione la pestaña Apuntes. Podrá comprobar que los dos apuntes, de penalizaciones y de gastos, no sólo se han generado sino que se han incluido automáticamente en el expediente.

Recobro de deudas

• 303 •

Acabamos de realizar todas las etapas de la actuación. Siendo la última etapa el traspaso del expediente al departamento financiero, pongámonos en situación.

Somos la responsable de impagos de la división financiera clientes, Laura Gámez, que creamos al estudiar los colaboradores.

Nos hacemos cargo del expediente, lo que supone algunos cambios que reflejaremos en el expediente:

• La persona responsable del expediennte ha cambiado.

• Todas las etapas de la actuación que el departamento comercial utilizó han sido agotadas. Por otra parte, desde la división financiera utilizamos otra actuación.

• El estado del expediente y las impresiones del departamento comercial indican que es probable no recuperemos toda la deuda.

Cambie la persona responsable de recobro del expediente seleccionando a Laura Gámez.

Cambie la actuación asociada al expediente seleccionando la actuación Gestión del impago.

Sitúese en la zona Pérdida estimada (%). Al hacer esto el programa muestra el siguiente mensaje:

Conteste Sí. Desde la zona Pérdida estimada (%) introduzca el valor 40.

Modifique el código riesgo del cliente seleccionando la opciíon Bloquear Cuenta.

El expediente queda modificado.


• 304 •

Fijémonos en la lista de intervenciones.

• El programa ha generado automáticamente la primera etapa de la nueva actuación.

• Se han generado dos intervenciones que no constan en la actuación Gestión del impago y que tienen el estado Realizada. Corresponden a la modificación del código riesgo del cliente y a la previsión de pérdida que heemos hecho.

Estos dos cambios afectan al tercero y a la deuda, por eso deben quedar reflejados en la lista de intervenciones. Ocurriría lo mismo si añadiésemos apuntes al expediente en el supuesto que el cliente tampoco pagara otra factura o vencimiento.

Hemos valorado una pérdida probable del 40% de la deuda, provisionémosla. Haga clic en el enlace Provisiones e introduzca 1546,41.

Prepararemos una serie de etapas de la actuación sin tener en cuenta el plazo previsto y las ejecutaremos.

Prepare y ejecute las tres primeras etapas de la actuación. (En realidad sólo deberá preparar dos pues la primera se ha preparado automáticamernte). Son: LLamada telefónica; Generación de gastos de impago y Notificar apertura expediente.

El expediente y las intervenciones se presentan así:

Recobro de deudas

• 305 •

La última intervención que hemos realizado es el envío de la notificación de apertura de un expediente de recobro al cliente. El cliente ha recibido la siguiente carta, que puede visualizar haciendo doble clic sobre la última línea de la lista de intervenciones.


• 306 •

Tras recibir este correo el cliente se pone en contacto con nosotros para plantearnos una alternativa, se compromete a pagar su deuda el día 27. Aceptamos la propuesta.

Como esta alternativa no está planificada en la actuación de recobro que utilizamos, obviamente es imposible planificar por adelantado cuándo un cliente va a saldar su deuda, debemos introducir manualmente la correspondiente intervención.

Sitúese sobre la línea de introducción manual.

Mantenga los valores propuestos para las columnas Estado, Tipo interlocutor y Contacto.

Introduzca la fecha correspondiente al día 27 en la columna Fecha.

Observe que las columnas Actuación y Etapa no están accesibles. No pueden ser modificadas manualmente pues sólo recuperan información de la actuación en uso. Y como las intervenciones que se introducen manualmente no pertecen a ninguna actuación, sería incoherente poder introducir datos en estas columnas.

Introduzca Se compromete a pagar el día 27 en la columna Motivo.

Sitúese en la columna Tipo intervención y seleccione la opción Compromiso de pago dispionble en la lista desplegable.

Sitúese en la columna siguiente, Fecha compromiso pago e introduzca la fecha.

En la siguiente y última columna, Fecha alarma, introduzca la fecha del día 28.

Valide la línea utilizando la tecla RETORNO.

La intervención introducida queda de la siguiente manera:

Recobro de deudas

• 307 •

Llegados a este punto, deberemos esperar a la fecha del compromiso de pago para determinar qué salida damos al expediente: si lo cerramos pues el cliente habrá saldado su deuda, o si seguimos con el expediente si no la salda.

Tenemos dos alternativas:

• Dejar el expediente tal cual y esperar al día 27 para retomarlo.

• Modificar el estado de este expediente ya que pasarán varios días o semanas antes de alcanzar la fecha del compromiso de pago y que consideramos que el compromiso de pago es en sí motivo para suspender momentáneamente las acciones.

En nuestro caso, gestionamos muchos expedientes de recobro y no podemos consultarlos todos uno tras otro y cada día para comprobar si alguno de ellos requiere nuestra intervención.

Modifique el estado del expediente. Para ello, despliegue la lista de opciones de la zona Estado situada en cabecera del expediente y seleccione En espera.

Cierre el expediente.

LA GESTIÓN DE ACCIONES

Desafortunadamente, es poco probable que sólo deba ser gestionado un solo expediente de recobro. El o los responsables de recobro pueden saber en qué expediente deben actuar cada día sin tener que abrir todos los expedientes.

Acceda a la opción Recobro – Gestión de acciones del menú TRATAMIENTOS.


• 308 •

La ventana de gestión de acciones presenta la lista de las intervenciones pendientes de realizar para todos los expedientes de recobro que no estén cerrados.

Podemos aplicar dos filtros que permiten afinar la selección de intervenciones por realizar.

• Podemos filtrar las intervenciones en función de la fecha en que deban realizarse. Para ello, utilizaremos la lista desplegable de la zona Vencimiento que propone dos opciones:

• Fecha vencimiento. Con esta opción seleccionada, las intervenciones cuya fecha sea anterior o idéntica a la fecha del

sistema mostrarán el icono en la columna Estado. Es decir, aparecerán como actuaciones que se deberían haber realizado días atrás o que deben ser realizadas hoy (Fecha de intervención = fecha del sistema).

• Día + 7. Con esta opción seleccionada, las intervenciones cuya fecha sea anterior o idéntica a la fecha del

sistema más siete días mostrarán el icono en la columna Estado. Le permite consultar las intervenciones por realizar en un plazo de siete días a partir de la fecha de consulta. Esto le puede ayudar a organizar y planificar las tareas con antelación.

También podemos filtrar las intervenciones por responsable de recobro.

Seleccione Gámez Laura en la lista desplegable situada en pie de la lista de intervenciones para consultar las intervenciones que pertenezcan a los expedientes gestionados por esta responsable de recobro.

Recobro de deudas

• 309 •

Si lo desea, puede acceder al expediente haciendo doble clic sobre la línea. El expediente se abrirá y quedará situado en la correspondiente línea de intervenciones.

LA GESTIÓN DE PROVISIONES

Acabamos de ver cómo la gestión de acciones puede facilitar la gestión de los expedientes cuando son numerosos. El circuito de recobro incluye otra opción no menos interesante, la gestión de provisiones.

Acceda a la opción Recobro – Gestión de provisiones del menú TRATAMIENTOS.

Esta opción permite administrar las provisiones que se hayan generado en los expedientes de recobro. La lista que se visualiza desde esta opción muestra todos los datos contables propios a provisiones.

Este icono realiza dos procesos a la vez, genera los apuntes de provisiones a la vez que actualiza el expediente de recobro con las modificaciones que se puedan haber hecho.

El tratamiento de contabilización es totalmente automático y genera los asientos de provisión por impago así como los de exceso de provisión en función de los datos introducidos desde esta ventana. Para ello, el tratamiento utiliza dos asientos patrones, uno para contabilizar las provisiones y otro para contabilizar los excesos de provisión.

Por eso, es necesario haber configurado adecuadamente las opciones que permiten al tratamiento generar los asientos. Si esta configuración previa no se realizara, el icono quedaría desactivado.

Las opciones que deben ser configuradas previamente se encuentran en la pestaña Parámetros de la Configuración de la sociedad.


• 310 •

INFORMACIÓN PRESENTADA EN CABECERA Dos grupos presentan la información sobre el estado de las provisiones y de las deudas. La información presentada concierne todos los expedientes, así pues podrá conocer el estado global de la deuda de sus clientes.

El primer grupo presenta los importes que permiten determinar la pérdida probable de la deuda.

• Provisiones anteriores: Muestra el total de provisiones de todos los expedientes presentes en la lista.

• Provisiones complementarias: Muestra el total de los importes positivos de la columna Provisiones/exceso.

• Exceso: Muestra el total de los importes negativos de la columna Provisiones/exceso.

• Total pérdida probable: Se determina el total de pérdida probable aplicando el cálculo: Provisiones anteriores + Provisiones complementarias – Exceso de provisión.

El segundo grupo muestra el total de la pérdida constatada sobre el conjunto de expedientes y el total de pérdida probable.

• Total deuda constatada: Muestra el total acumulado de las deudas constatadas relativas a los expedientes de la lista. El importe de las deudas se muestra en Base Imponible.

• Total pérdida probable: Esta zona muestra el mismo importe que la zona de mismo nombre del grupo anterior.

• Total: El total resulta de la suma de las dos informaciones anteriores.

Esto pone fin al capítulo dedicado al circuito de recobro.

Recobro de deudas

• 311 •

Listados de terceros

• 313 •

Décimatercera parte - Listados de terceros


• 314 •


• 315 •

LISTADOS DE TERCEROS


Dedicaremos este capítulo a ciertos listados importantes y en particular a los relativos a los terceros, pertenecen todos al menú LISTADOS.

PENDIENTES DE COBRO/PAGO Este listado permite obtener la relación de cobros o pagos vencidos, es decir, la antigüedad de la deuda.

El programa presenta la ventana de selección simplificada, es la siguiente:

Supongamos que la fecha sea el 28 de febrero de 2008 y desea obtener el listado de las facturas de clientes cuyo cobro aún no sea ha efectuado.


Campo Valor Fecha de situación 28020x

Fecha apunte de / a 01010x / 31120x

N° cta. General de / a Deje estos campos en blanco

Naturaleza cuenta Cliente

Según la fecha de Vencimiento

Campos restantes Mantenga los valores propuestos

Observe que el campo Según la fecha de permite clasificar los asientos según su fecha de apunte o su fecha de vencimiento, es un dato importante.

Los campos situados en la parte inferior indican los períodos, propone por defecto 30, 60 y 90 días.


• 316 •

Valide los datos introducidos con .

Mostramos un ejemplo:

Puede modificar los períodos propuestos para consultas a mayor o menor plazo, el programa se encarga de recalcular los valores del listado.


• 317 •

VENCIMIENTOS Hemos visto que el proceso anterior está orientado a obtener una relación de clientes con demora en sus pagos, el proceso que describimos ahora permite realizar las previsiones de pagos a proveedores.

Ejecute el proceso Vencimientos del menú LISTADOS, el programa presenta la ventana de selección simplificada:

Supongamos que la fecha sea el 12 de enero de 2008 y desea obtener el listado de los pagos a realizar durante el mes de febrero.


Campo Valor Fecha de 01020x

Fecha a 28020x

Campos restantes Mantenga los valores propuestos

Valide los datos introducidos con

En la ventana de configuración de la impresora seleccione vista previa, obtendrá en pantalla el listado siguiente:


• 318 •


• 319 •

LISTADOS DE TERCEROS

De la misma manera que puede obtener el Libro mayor o el Balance de cuentas generales, es posible listar estos documentos para las cuentas de terceros. En el juego de prueba que acompaña el programa se utilizan cuentas colectivas que agrupan las cuentas de terceros. El plan auxiliar de terceros permite un mejor seguimiento.

BALANCE DE TERCEROS Estos listados se agrupan en el menú secundario LISTADOS DE TERCEROS dentro del menú LISTADOS.

Seleccione el proceso Balance de terceros, el programa presenta la ventana de criterios de selección simplificada:

Seleccione Cliente en el campo Tipo de terceros, mantenga los valores propuestos en los restantes campos.

Valide con el botón .

Mostramos un ejemplo:


• 320 •


• 321 •

ESTADÍSTICAS TERCEROS

Seleccione a continuación el proceso Estadísticas terceros, el programa presenta la ventana de selección simplificada:

Mantenga los valores propuestos por defecto, valide con , mostramos un ejemplo de vista previa:

En la columna Crecimiento de los movimientos figuran las siglas N.s. (no significativo), en este caso no existen movimientos registrados en el ejercicio anterior.

Concluimos aquí este capítulo, sería interesante que probara otros tipos de listados que podemos obtener con estos procesos.


• 322 •

Conciliación bancaria

• 323 •

Décimacuarta parte - Conciliación bancaria


• 324 •


• 325 •

CONCILIACIÓN BANCARIA


La Conciliación automática solamente está disponible en la versión 100 Pack Plus.

Trataremos en este capítulo las dos modalidades de conciliación: manual y automática, asi como de la gestión de extractos.

La conciliación automática ofrece la posibilidad de verificar la concordancia entre los apuntes de los diarios de tesorería con los extractos que envían los bancos.

Describiremos ambos procesos.

Cierre la barra de herramientas Gestión de terceros.


• 326 •

CONCILIACIÓN BANCARIA MANUAL El programa permite realizar muy fácilmente una comparación entre los extractos recibidos y los apuntes bancarios.

Ejecute el proceso Conciliación bancaria manual del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que mostramos al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general. El programa presenta la ventana siguiente:

A continuación explicaremos los procesos relativos a la conciliación bancaria manual. Estos procesos no forman parte de un “circuito” de conciliación. Más bien se trata del conjunto de posibilidades que esta función ofrece.

Son las siguientes:

• Conciliar.

• Imprimir la conciliación.

• Cancelar la conciliación o parte de ella.

• Imprimir una conciliación anterior.


• 327 •

CONCILIAR

Es necesario establecer una serie de criterios para poder conciliar apuntes. Estos criterios se agrupan en la parte izquierda de la cabecera de la ventana.

Los datos que introduciremos quedan resumidos como indicamos a continuación:

Campo Valor Diario Seleccione el diario B01

Fecha conciliación Introduzca o seleccione la siguiente fecha 31010x

Extracto Introduzca la siguiente referencia Ext.31/01/0x

Seleccione el banco 01 en el campo Diario.

Valide con <Retorno>, aparecerá la lista de apuntes no conciliados.

Introduzca la fecha de conciliación en el campo Fecha de conciliación. La fecha introducida se utilizará en la edición del listado de conciliación y permite imprimir el listado de una conciliación realizada anteriormente La fecha también se repercutirá sobre el o los apuntes seleccionados tras puntearlos, apareciendo en la columna Fecha conciliación.

Esta fecha es obligatoria. Si se dejase en blanco este campo, el punteo asignaría automáticamente la fecha del sistema a los apuntes seleccionados.

Introduzca la referencia del extracto correspondiente a los apuntes que desea puntear en el campo Extracto (normalmente un dato que figure en el extracto del banco).

Es obligatorio introducir la referencia del extracto y confirmarla mediante la tecla <Retorno> antes de proceder al punteo. Si se intenta puntear sin haber introducido ninguna referencia y sin haberla confirmado, el programa mostrará un mensaje de aviso.

Ajuste el tamaño de las columnas para tener todos los datos a la vista.

La ventana de conciliación manuel con los datos introducidos presenta el siguiente aspecto:


• 328 •

Los datos que presenta esta lista están organizados de forma similar a los extractos bancarios.

Busque en la lista las líneas cuyo importes correspondan con el extracto (observe que las columnas están invertidas respecto al extracto ya que el diario del banco ha sido configurado para que la conciliación se realice sobre una cuenta de tesorería)

Cuando haya encontrado un apunte que corresponda con una asociación en el extracto, márquelo simplemente con el botón izquierdo del ratón o con el icono que figura al margen.

Observe que la columna Doc. tesorería se completa con la referencia del extracto en las líneas correspondientes.

Si ha cometido un error en la selección, basta con hacer clic nuevamente sobre la línea correspondiente, para eliminar la conciliación del apunte.

Seleccione todos los apuntes del mes de enero y haga clic sobre el botón .

Si ha introducido una referencia para el extracto en el campo Extracto sin haberla confirmado mediante la tecla <Retorno> el programa mostrará un mensaje de aviso bloqueante. Si esto ocurriera, sitúese en el campo Extracto, confirme mediante la tecla <Retorno> y vuelva a hacer clic en el botón.

La ventana quedará de la siguiente manera:



• 329 •

• La referencia del extracto que hemos introducido en el campo de cabecera ha quedado reflejada en todos los apuntes que hemos seleccionado. Concretamente en la columna Doc. Tesorertía.

• La fecha de conciliación que hemos introducido también queda registrada en cada apunte.

En la cabecera de la ventana, encontramos los datos que reflejan la situación contable y bancaria teórica.

RECUADRO SITUACIÓN CONTABLE:

En este recuadro se visualizan los datos del diario seleccionado, que son los siguientes:

• El antiguo saldo del diario. Se puede modificar, por ejemplo si faltasen apuntes en el diario. Para modificarlo, haga clic sobre la descripción Antiguo saldo. Se accede a la siguiente ventana:

• Los importes totales del diario en el debe y en el haber.

• El nuevo saldo del diario. Refleja el saldo del diario teniendo en cuenta la modificación eventual del antiguo saldo.

RECUADRO SITUACIÓN BANCARIA TEÓRICA

En este recuadro se visualizan los datos propios a la conciliación y al banco, que son los siguientes:

• El saldo de los apuntes conciliados.

• El importe acumulado de los apuntes pendientes de conciliar.

• El saldo teórico del extracto bancario.

Si todo es correcto, el saldo del extracto obtenido en pantalla deberá coincidir con el que figura en el extracto bancario.


• 330 •

IMPRIMIR LA CONCILIACIÓN

Procederemos a imprimir el listado de la conciliación registrada, utilice este icono, aparecerá la ventana de selección siguiente:

Los criterios de selección de esta ventana permiten filtrar el listado por fecha de apunte, fecha de entrada, obtener la lista de apuntes pendientes de conciliar o por el contrario de apuntes conciliados y un rango de números de asientos.

Fecha de conciliación

El criterio Fecha de conciliación recupera automáticamente la fecha de conciliación introducida en la ventana de conciliación manual. Esta fecha aparecerá en el listado. También infuye sobre los rangos de fecha de los siguientes criterios limitanto los apuntes que se deban tomar en cuenta a aquellos cuya fecha sea anterior a la fecha de conciliación.

Seleccione Apuntes conciliados en el criterio Tipo de listado y conserve los demás criterios.

Mostramos la vista previa del listado de apuntes conciliados:

Proceda de la misma manera para obtener la lista de apuntes no conciliados, la necesitará para el ejercicio que detallamos a continuación.

Volvamos a la ventana de conciliación manual.

Puntee todos los apuntes del mes de enero.


• 331 •


• 332 •

CANCELAR LA CONCILIACIÓN O PARTE DE ELLA

Hemos conciliado los apuntes del mes de enero y así aparecen en la lista de apuntes pues la columna Fecha conciliación y la columna de documento de tesorería muestran los correspondientes datos que introdujimos en los campos de cabecera.

Supongamos que punteamos un apunte de febrero o que un apunte de enero no está presente en el extracto bancario y que lo punteamos por equivocación.

Seleccione la línea correspondiente y acceda al menú contextual para seleccionar la opción Suprimir los elementos seleccionados.

Tras confirmar el mensaje, el programa retirará el apunte de la conciliación en curso y actualizará el saldo de los apuntes conciliados.


• 333 •

En la ventana de Conciliación bancaria manual, la opción Suprimir los elementos seleccionados del menú contextual no elimina físicamente el apunte si no que se utiliza para eliminar el apunte o incluso todos los apuntes de la conciliación. Si se eliminasen todos los apuntes de la conciliación, evidentemente estaríamos eliminando la propia conciliación.

Ahora que la conciliación del mes de enero está realizada, cierre la ventana de conciliación bancaria manual.

La conciliación que hemos realizado a lo largo de este capítulo no aparecerá en la lista de apuntes conciliados (a la que se accede utilizando la lista desplegable situada en la parte inferior de la ventana) hasta que se cierre la ventana de conciliación o hasta que seleccionemos otro diario de tesorería y validemos la nueva selección utilizando la tecla <Retorno>. Esto es así para permitir al usuario corregir eventuales errores de punteo quitando o incluso añadiendo apuntes a la conciliación en curso. La conciliación, pues, se confirma cerrando la ventana tras haber punteado todas las líneas que deba incluir.


• 334 •

IMPRIMIR UNA CONCILIACIÓN ANTERIOR

Supongamos que nos encontramos en el mes de febrero o marzo y necesitamos imprimir la conciliación que realizamos en el mes de enero.

Vuelva a ejecutar el proceso de Conciliación bancaria manual.

Seleccione el diario que utilizó para conciliar los apuntes, en este caso el diario B01, y valide la selección con la tecla <Retorno>.

Visualice los apuntes conciliados seleccionando la correspondiente opción de la lista situada en la parte inferior de la ventana.

No es obligatorio mostrar los apuntes conciliados para imprimir una conciliación anterior. Pero nos permitirá obtener ràpidamente la información que deberemos introducir en los filtros de impresión.

La ventana se presenta de la siguiente manera:

Observe que el campo de cabecera Fecha de conciliación toma automáticamente la fecha actual.

Para imprimir una conciliación anterior debemos utilizar loa parámetros de la conciliación que deseamos imprimir. Estos parámetros son los siguientes:

• La fecha de conciliación original.

• La referencia del extracto conciliado.

Observe que ambos datos están presentes en las líneas conciliadas.

Introduzca la fecha de conciliación que aparece en las líneas conciliadas en el correspondiente campo de cabecera. (Si lo desea, puede conservar la fecha propuesta por el programa en el campo de cabecera y modificarla desde la ventana de selección de criterios del listado).

Haga clic sobre el icono

Observemos los parámetros de la ventana antes de seguir con el proceso de impresión de la concilición de enero.


• 335 •

• El programa ha recuperado la fecha de conciliación que consta en el campo de cabecera de la ventana de conciliación bancaria y que en este caso corresponde a la conciliación que deseamos imprimir. Si no se hubiera introducido la fecha de conciliación que nos interesaba en el campo de cabecera de la ventana de conciliación bancaria, se debería introducir ahora.

• El rango de fechas de apuntes propone automáticamente:

• La fecha inicial del primer ejercicio abierto de la sociedad. En este caso, el día 010107 ya que el Juego de Pruebas dispone de un ejercicio anterior abierto. En este ejemplo, no es necesario modificar la fecha inicial pues no existen apuntes conciliados anteriores a enero del año en curso. No obstante, si nos encontrásemos, por ejemplo, en el mes de junio y pretendiésemos imprimir una conciliación anterior, por ejemplo del mes de mayo, sí sería necesario introducir la fecha inicial de los apuntes, o sea el día 1 de mayo. De lo contrario, obtendríamos un listado con todas las conciliaciones anteriores a junio. También puede resultar util, pero no es el propósito que perseguimos.

• La fecha final corresponde a la fecha de conciliación introducida en el campo de cabecera de la ventana de conciliación bancaria. Si no se hubiera introducido la fecha de conciliación que nos interesaba en el campo de cabecera de la ventana de conciliación bancaria, este campo habría tomado la fecha propuesta por el programa. Y si hubiesemos borrado la fecha propuesta por el programa en el campo de cabecera de la ventana de conciliación bancaria, este campo aparecería vacío al igual que la fecha de conciliación.

Si el campo Fecha de conciliación estuviera vacío o si la fecha no fuese la quie nos interesa, tras introducir la fecha adecuada y cambiar de campo la fecha final tomará automáticamete la fecha de conciliación. Por lo tanto no es necesario cumplimentar el campo “rango final” de la fecha de apunte, el programa lo hace automáticamente.

Seleccione Apuntes conciliados en el criterio Tipo de listado.

Valide los criterios.

Obtendrá el listado de la conciliación anterior.

Observe que los saldos contables y de conciliación son los de la fecha de conciliación introducida.

IMPRIMIR UNA DETERMINADA CONCILIACIÓN ANTERIOR

Supongamos que realizamos dos conciliaciones por mes, que nos encontramos en el mes de marzo y necesitamos imprimir la segunda conciliación que realizamos en el mes de febrero.


• 336 •

Vuelva a ejecutar el proceso de Conciliación bancaria manual.

Seleccione el diario B01 y concilie los apuntes de febrero de la siguiente manera:

• Los apuntes anteriores al día 16 se conciliarán con fecha del día 15 de febrero y la referencia del extracto será Ext.15/02/0x.

• Los apuntes posteriores al día 15 se conciliarán con fecha del día 29 de febrero y la referencia del extracto será Ext.29/02/0x.

Para visualizar los apuntes conciliados puede cerrar la ventana de conciliación y volver a ejecutar el proceso o utilizar el siguiente “truco”:

• Seleccione otro diario, por ejemploe el diario B02 y valide la selección.

• Vuelva a seleccionar el diario B01 y valide la selección.

El cambio de diario tiene por efecto el validar las conciliaciones que acaba de realizar sin cerrar la ventana.

Visualice los apuntes conciliados seleccionando la correspondiente opción de la lista situada en la parte inferior de la ventana.

La ventana se presenta de la siguiente manera:

Observe que los apuntes conciliados de febrero lo han sido sobre los extractos del día 15 y del día 29 en función de sus respectivas fechas.

Fíjese en la referencia del segundo extracto de febrero que aparece en las líneas, deberá utilizarlo más adelante.

Haga clic sobre el icono

La fecha de concilicación debe ser el 290208.

Modifique la fecha de inicio de apunte, introduciendo la fecha 010208. (Esta modificación no influye en la selección de apuntes que se incluirán en el listado pero sí aparece en la cabecera del listado).

Seleccione Apuntes conciliados en el criterio Tipo de listado.

Introduzca en el último criterio de la ventana la referencia del segundo extracto del mes de febrero que habíamos utilizado. Esa referencia era Ext.29/02/08. En situación real, si no recuerda la referencia de una conciliación puede obtenerla consultando la corresondiente columna desde la listas de los apuntes conciliados que sigue visible.


• 337 •

Valide los criterios.

Obtendrá el listado de la conciliación anterior.

Observe que los saldos contables y de conciliación son los de la fecha de conciliación introducida.

MÉTODO ALTERNATIVO

También podríamos haber obetino el listado de la segunda conciliación de febrero sin introducir la referencia del extracto Ext.29/02/08 en el último campo de la ventana.

Para ello, deberíamos haber introducido la fecha de inicio del período correspondiente a la segunda conciliación de febrero, es decir 16 de febrero.

El saldo contable, conciliado y todos los totales e importes serían los mismos. Sólo variaría la fecha inicio de la cabecera del listado.


• 338 •

CONCILIACIÓN BANCARIA AUTOMÁTICA

Hemos visto la conciliación manual de los apuntes de tesorería, esta opción es suficiente en la mayoría de los casos. La conciliación bancaria automática requiere una gestión de extractos que pueden ser introducidos manualmente o bien recibidos vía módem de su banco, este proceso pasa por el proceso Gestión de extractos del menú TRATAMIENTOS.

Si lo desea, puede acceder directamente a este proceso utilizando este icono perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general para acceder a la gestión de extractos.

Aparecerá la lista de cuentas bancarias:


• 339 •

GESTIÓN DE EXTRACTOS

Este proceso permite conciliar los movimientos que figuran en un extracto bancario recibido en formato magnético o en papel.

Si lo desea, el usuario tiene la posibilidad de generar automáticamente, a partir de dichos extractos, los correspondientes apuntes de tesorería y proceder a la compensación de estas cuentas.

IMPORTACIÓN DE EXTRACTOS

El programa permite recuperar los extractos bancarios emitidos en formato CSB 43, el proceso se realiza desde la lista de cuentas bancarias:

La importación de extractos bancarios puede realizarse por dos métodos distintos que explicaremos a continuación.

• Incorporar.

• Importar.

INCORPORAR UN EXTRACTO

La incorporación del extracto se realiza utilizando este icono que figura en la parte superior ide la lista.

Este método, que consiste en incorporar automáticamente el extracto que el banco haya enviado, requiere que el archivo del extracto se copie previamente en la carpeta que el proceso utiliza para determinar si existen archivos por importar. A continuación explicaremos en detalle el funcionamiento de este proceso.

El proceso realiza una serie de comprobaciones cuando incorporamos el extracto: comprobación del formato del archivo, comprobación de que el extracto no haya sido incorporado anteriormente, etc.

Si el proceso detecta una incoherencia en el archivo o que ya existe un extracto para el período, no lo importa y lo traslada a una carpeta de archivos rechazados. El programa muestra un menaje indicando que se han detectado errores. Si el proceso no detecta ningún error o incoherencia, incorpora el extracto. En este caso, tras la incorporación de los datos, el programa traslada el archivo que se acaba de importar a una carpeta de archivos procesados.

Esta metodología, que garantiza la integridad de los datos, requiere una estructura de carpetas específica para procesar los extractos. La Contabilidad 100 considera la incorporación de extractos como un proceso de comunicación ya que se incorporan datos externos a la aplicación. Por ello la instalación de la Contabilidad 100 crea estas carpetas. La estructura es la siguiente:

• Communication: Esta carpeta agrupa las carpetas utilizadas en los procesos de comunicación.


• 340 •

• Recus: Carpeta de archivos recibidos. Los archivos de extractos bancarios deben copiarse en esta carpeta para que el proceso pueda incorporarlo.

• Rejetes: Carpeta de archivos rechazados. El proceso traslada el extracto a esta carpeta cuando detecta una incoherencia.

• Traites: Carpeta de archivos procesados. Tras la incorporación del extracto, el programa traslada el archivo a esta carpeta.

Los pasos a seguir para incorporar el extracto son los siguientes:

Copie el extracto en la carpeta Recus.

Haga clic en el icono para incorporarlo.

Para consultar el extracto importado, haga un doble clic sobre la cuenta bancaria y haga un doble clic sobre el extracto.

UBICACIÓN DE LA CARPETA COMMUNICATION

Como hemos comentado anteriormente, esta carpeta así como las carpetas segundarias se generan al instalar el programa. Dado que la ubicación puede variar en función del tipo de instalación, debido a las características de Windows, la forma más fácil de conocer la ubicación de la carpeta Communication es la siguiente:

Acceda al proceso Personalizar el entorno… del menú VENTANA.

Seleccione la pestaña Carpetas.

En el recuadro Ubicación aparece la ruta completa de la carpeta.

Si la ubicación de la carpeta no le conviene, puede modificarla. Pero debe mantener el nombre de las carpetas segundarias.

Veamos un ejemplo:

Abra el explorador de Windows, acceda a la carpeta indicada en el recuadro Ubicación y cópiela en la raíz de C:

Cámbiele el nombre por Intercambio. Obtendrá lo siguente:


• 341 •

Vuelva al programa y acceda a la pestaña Carpetas del proceso Personalizar el entorno… del menú VENTANA.

Utilice el botón para seleccionar la carpeta Intercambio que acaba de crear.

Cierre la ventana utilizando el botón para confirmar el cambio.

Podría crear la estructura de carpetas desde la ventana de selección tras hacer clic sobre el botón pero considerando que es imprescindible conservar el nombre original de las carpetas segundarias, quizás resulte más cómodo duplicarlas y cambiar el nombre de la carpeta principal Communication que crear todas y cada una de ellas.

La incorporación de extractos bancarios puede hacer uso de las tres carpetas que detallamos anteriormente, y podemos comprobar que la carpeta de comunicación consta de cuatro carpetas. La cuarta carpeta, Emis, no se utiliza en este proceso pero sí en otros. Así pues es importante que al cambiar la ubicación de la carpeta de comunicación para facilitar la incorporación de extractos conservemos la carpeta Emis.


• 342 •

IMPORTAR UN EXTRACTO

La importación del extracto se realiza utilizando este icono que figura en la parte inferior izquierda de la lista.

Este método permite importar el extracto bien desde el programa de correo electrónico bien desde la página web del banco.

IMPORTAR EL EXTRACTO DESDE EL PROGRAMA DE MENSAJERÍA

Si su banco le envía los extractos bancarios, en un archivo con formato CSB 43, por correo electrónico puede utilizar este método para integrarlos automáticamente.

El proceso buscará un correo no leido en la carpeta de entrada de su programa de mensajería, por ejemplo Microsoft Outlook, e integrará el archivo adjunto del correo.

El proceso sólo puede procesar un correo que esté marcado como no leído. Si hubiera abierto el correo que contiene el archivo en formato CSB 43 deberá marcarlo como correo no leido utilizando para ello la correspondiente opción de su priograma de mensajería. El proceso realiza la búsqueda única y exclusivamente sobre la bandeja de entrada. Si ha establecido reglas que trasladan automáticamente los mensajes recibidos del banco a una carpeta específica, el proceso no podrá localizarlos.

Haga clic sobre el botón para acceder a la siguiente ventana:

Seleccione el modo de recepción Correo eletrónico en la lista de opciones.

No es necesario introducir un rango de bancos, el programa buscará un correo que contenga un archivo adjunto cuyo formato sea el de extractos bancarios y detectará automáticamente la cuenta bancaria correspondiente.

Haga clic en el botón para iniciar el proceso.

Para consultar el extracto importado, haga un doble clic sobre la cuenta bancaria y haga un doble clic sobre el extracto.


• 343 •

INTRODUCCIÓN MANUAL DE UN EXTRACTO La introducción manual de los extractos bancarios no permite realizar la conciliación automática.

Sirve para comprobar la validez de los datos del extracto bancario con los apuntes de tesorería de contabilidad.

Para la demostración, introduciremos una venta en el mes de julio para el cliente CL0002 y el cobro en el mes de agosto.

Abra el diario de Ventas del mes de julio e introduzca el asiento que mostramos a continuación:

La venta introducida tiene como primer vencimiento el día 30 de agosto.

Abra e diario de Banco 01 del mes de agosto e introduzca el cobro con fecha del día 11.


• 344 •

Vamos a suponer que recibimos el extracto del banco, procederemos a introducirlo manualmente, siga los siguientes pasos:

Ejecute el proceso Gestión de extractos.

Seleccione el banco emisor y haga un ‘doble clic’. El programa mostrará la lista de extractos anteriores:

Pulse el botón derecho del ratón y seleccione en el menú contextual Añadir un elemento:

O bien utilice el icono de la barra de herramientas Navegación. El programa presenta la ventana siguiente:


• 345 •

En la cabecera, el programa indica la fecha del saldo anterior y su importe. Ambos datos no pueden ser modificados pues corresponden al saldo bancario del extracto anterior.

Introduzca en el campo Nuevo saldo a, la fecha que figura en el extrato bancario.

En el campo Saldo debe o haber, no introduciremos nada de momento, pulse TAB dos veces.

El programa completa automáticamente el campo Referencia extracto con la mención Ext + la fecha del extracto, pulse TAB.

El cursor se situa en la primera columna de la línea del extracto:

A modo de comprobación y seguimiento del proceso, abriremos la ventana de Conciliación bancaria. Ejecute el proceso Conciliación bancaria automática del menú Tratamientos, seleccione el diario B01 y valide la selección pulsando la tecla RETORNO. La ventana se presentará de la siguiente manera:


• 346 •

Podemos comprobar que el extracto seleccionado es el que acabamos de crear, aunque todavía no aparece ninguna línea en la parte de extracto de la ventana.

Volvamos a nuestro extracto bancario manteniendo abierta la ventana de conciliación bancaria.

Introduzca las fechas de operación y valor, en el ejemplo, 30080x.

Si lo desea, introduzca un título. Por ejemplo: COB FAC111222.

Desplace el cursor hasta la columna Nº asiento utilizando la tecla <Tab> e introduzca el número del asiento de tesorería. Si selecciona la ventana de Conciliación bancaria podrá comprobar qué número tiene el asiento de tesorería correspondiente al cobro. En nuestro caso se trata del asiento 69.

Desplace el cursor hasta la columna Haber20 e introduzca el importe del apunte, valide con <Intro>, el programa presenta la ventana siguiente:

20 No se equivoque de sentido, en los extractos bancarios los pagos figuran en el debe y los cobros en el haber, justo al contrario del apuntes de compras y ventas respectivamente.


• 347 •

Seleccione la ventana de Conciliación bancaria:

La línea que acabamos de introducir en el extracto aparece en la parte superior de la ventana.

Conciliaremos por Nº de asiento.

Utilice el botón de conciliación automática, y seleccione el tipo Nº de asiento.

El apunte y la línea de extracto desaparecen pues están conciliados y el extracto queda marcado como

conciliado.


• 348 •

Se puede observar la marca en el nombre del extracto.

Volvamos a la ventana de introducción manual de extractos.

La columna Estado incorpora la misma marca.

Podremos consultar los apuntes contables conciliados seleccionando la línea y haciando clic sobre el botón Acciones y seleccionando la opción que permite visualizar los apuntes.


• 349 •

Aunque la línea del extracto se haya validado y corresponda a un apunte conciliado, si cerrásemos el extracto, obtendríamos el siguiente mensaje de error:

Hasta el momento, nos hemos dedicado a introducir una línea en el extracto y ver cómo se relaciona con un apunte conciliado. Pero hemos obviado algo importante en la gestión de extractos.

Cuando se introduce un extracto manualmente, se debe introducir el nuevo sado del extracto.

Recordemos cómo ha quedado el extracto que acabamos de generar:


• 350 •

La introducción de la línea en el extracto no significa que el importe se haya imputado. Prueba de ello, en la cabecera del extracto un importe consta como no imputado (campo Falta por imputar).

Debemos actualizar el nuevo saldo en función del apunte punteado. En este caso, debemos modificar el importe del campo Saldo haber.

Introduzca el importe 342,75 en el campo editable Nuevo saldo - Saldo Debe.

Seleccione el campo editable Título o Referencia para validar el nuevo saldo introducido, o pulse la tecla TAB.

El extracto queda de la siguiente manera:

Al introducir el nuevo saldo del extracto, el importe que faltaba por imputar ha desaparecido de la columna Debe.

NOTA A LA INTRODUCCIÓN MANUAL DE EXTRACTOS

A través de este ejemplo, se ha pretendido explicar el proceso en detalle. Pero el uso normal de la introducción de extractos no tiene por qué seguir todas las pautas que hemos visto en el ejemplo.

Lo habitual es que cuando se introduce un extracto, los apuntes ya hayan sido conciliados. Por lo tanto, no es necesario realizar la conciliación en el momento de introducir el extracto.

Así mismo, el nuevo saldo del extracto se debe introducir antes de introducir las líneas del extracto. Pues se trata de comprobar el extracto recibido del banco punteando cada operación.

Por lo tanto se debe introducir ante todo el saldo del extracto recibido del banco, y posteriormente introducir cada línea para comprobar que el extracto del banco cuaadre con los apuntes introducidos en la contabilidad.


• 351 •

CONCILIACIÓN BANCARIA AUTOMÁTICA Este proceso permite conciliar de forma automática los extractos bancarios registrados en la contabilidad de forma manual o por importación del modelo CSB 43.

Ejecute el proceso Conciliación automática situado en el menú TRATAMIENTOS o bien haga clic sobre este icono perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general.


Esta ventana está dividida en dos partes:

• En la parte superior presenta, tras la selección del extracto, los apuntes bancarios del extracto pendiente de conciliar.

• En la parte inferior figuran los apuntes contables registrados en el diario de tesorería.

Seleccione el diario B01 y pulse <Intro>, el programa presentará los apuntes bancarios pendientes de conciliar registrados en el último extracto y los movimientos registrados en el diario de tesorería.


• 352 •

Seleccione en cualquier lista los movimientos que desea conciliar:

Para ejecutar la conciliación haga clic sobre el icono que mostramos al margen, también puede utilizar la combinación de teclas <May>+F1.

El programa presenta la ventana para establecer la configuración de la conciliación.

Establezca los parámetros siguientes:

En el campo Tipo, seleccione Sólo importe.


• 353 •

La potencia determina el número máximo de apuntes contables que pueden ser conciliados, por ejemplo, si establecemos 5 indicamos que una línea de extracto bancario puede ser conciliada con un máximo de 5 líneas de apuntes contables y viceversa.

En el campo movimientos el comportamiento es similar pero aquí se trata del número de movimientos de la cuenta del banco que podrán ser conciliados con apuntes generales.

El campo Diferencia +/- permite precisar la diferencia de fechas (entre el movimiento del extracto y el apunte contable) a partir del cual la conciliación no podrá ser realizada. Esto permite evitar que dos movimientos con idéntico importe no sean conciliados por tener una diferencia de fecha superior a la indicada.

Haga clic sobre el botón para ejecutar el proceso, las líneas conciliadas desaparecerán de la ventana:

Observe que el programa ha actualizado el saldo bancario y ha marcado el extracto con el símbolo indicando que está totalmente conciliado.

Si desea ver los apuntes conciliados seleccione la opción correspondiente en el campo selección situado en la parte inferior de la ventana.

Obtendrá el resultado siguiente:


• 354 •

El programa asigna de forma automática las letras que indican la relación entre las líneas del extracto y los apuntes del diario de tesorería.

Abra la lista del proceso Gestión de extractos, podrá ver el resultado:

Aquí concluimos la duodécima parte del manual de aprendizaje, cierre todas las ventanas con <Ctrl>+F5.

Gestión de divisas

• 355 •

Decimoquinta parte - Gestión de divisas


• 356 •

Gestión de divisas

• 357 •

Si cerró el programa tras la última sección, ábralo nuevamente mediante el acceso directo a la sociedad de prueba.

DIVISAS

La versión Pack Plus permite gestionar 32 divisas diferentes. Las versiones 100 Base y 100 Pack gestionan cuatro divisas + la divisa de equivalencia.

El programa permite introducir apuntes en divisas teniendo en cuenta las posibles diferencias de cambio y las desviaciones por redondeo.

En este capítulo registraremos apuntes contables en una divisa no perteneciente a la unidad monetaria europea.

En primer lugar estableceremos algunos parámetros, ejecute el proceso Configuración de… del menú ARCHIVO, abra la pestaña Ajuste y compensación:

Esta pestaña agrupa entre otras informaciones, todos los parámetros necesarios para la generación del apunte de regularización en caso de diferencias de cambio. Esta pestaña a su vez se subdivide en subpestañas.

La primera pestaña agrupa los datos de los clientes.

En primer lugar deberemos establecer en qué diario se registrarán las regularizaciones, en el juego de prueba hemos establecido OV (operaciones varias)

Los asientos patrón definidos permitirán generar automáticamente los apuntes de ajuste por, cobro y pago, diferencias de cambio o por redondeo en la conversión.

CONFIGURACIÓN DE UNA NUEVA DIVISA Antes de proceder a registrar asientos en divisas, sería interesante consultar los parámetros de una divisa existente. Abra la pestaña Opciones y seleccione la línea Divisa.

Esta ventana permite introducir todos los datos relativos a las divisas utilizadas en las transacciones con sus clientes y proveedores.


• 358 •

Veremos cada uno de los campos que intervienen en la definición de una divisa, tomaremos por ejemplo la Libra esterlina que ya ha sido definida en el juego de prueba.

Seleccione la línea correspondiente a la Libra inglesa, el cuadro siguiente resume los campos existentes:

Campo Contenido Título Libra esterlina

Unidad Libra

Fracción Penny

Formato Añada a la máscara un espacio seguido de £ (Alt+156)

Sigla GBP

Zona Euro (*) Mantener desactivada

Código ISO (*) 826

Código DII Déjelo en blanco

Campos Cotización (*)

Cambio 0,6260

Modo de cotización (*) Directo

Divisa cotización (*) Euro

Expresión de la cotización Inaccesible

Cambio período (*) 0,627

Cambio cierre (*) Déjelo en blanco

Campos antigua cotización (*)

Todos Déjelo en blanco

Zona Euro

Esta casilla no es únicamente informativa, tiene repercusiones en el cálculo de las diferencias por conversión. En este caso se mantiene desactivada dado que el Reino Unido aún no pertenece a la zona Euro.

Código ISO

Este dado es imprescindible para importar o exportar apuntes en divisas o bien si realiza transferencias de datos en divisas a los bancos. Este código permite identificar una divisa de forma unívoca.

Cotización / Antigua cotización

Este campo permite seleccionar entre dos series de datos:

Gestión de divisas

• 359 •

• Los que corresponden a Cotización son los valores actualmente en vigor y que utiliza el programa para la entrada de apuntes en divisas o para las conversiones.

• Los que corresponden a la Antigua cotización sólo son utilizados por las monedas de la zona Euro durante el período transitorio que abarca desde el 1 de enero de 1999 al 1 de enero del 2002, período durante el cual coexistirán las monedas nacionales con el Euro. Los datos de estos campos permiten consultar los valores en divisa anteriores al paso del Euro, cuando las monedas extranjeras se cotizaban frente a la moneda nacional y no con relación al €.

Modo de cotización

El modo de cotización depende de la divisa que está definiendo en este momento y de la divisa de cotización utilizada.

En nuestro caso el Euro ya está en vigor por lo tanto deberemos asignar una cotización Directa de la divisa Libra frente al Euro.

Si su moneda de base no perteneciera a la zona euro, tendría un modo de cotización Indirecta, no es nuestro caso.

Divisa de cotización

Se ha seleccionado el Euro por los motivos indicados anteriormente.

Expresión de la cotización

El programa muestra la equivalencia del Euro frente a la Libra Esterlina, permite comprobar visualmente que los parámetros establecidos son correctos.

Cambio período

El registro de un valor en este campo (cambio a una fecha e referencia) permite efectuar evaluaciones periódicas para el cálculo de ganancias o pérdidas por diferencias de cambio (regularización por diferencias de cambio)

Cambio al cierre

Como en el campo anterior, podemos registrar el valor de la divisa a efectos del cierre del ejercicio y del proceso de Regularización por diferencia de cambio o efectuado al cierre del ejercicio.


• 360 •

CONFIGURACIÓN DE LA PANTALLA DE ENTRADA DE APUNTES

Vuelva a la lista de Opciones, seleccione en la línea Organización:

Abra esta opción y seleccione la línea Diario de ventas:

Gestión de divisas

• 361 •

Compruebe que la columna Divisa esta disponible para la sociedad de forma que se pueda añadir en la introducción de apuntes del diario de ventas, si no es el caso deberá declararla Obligatorio para la sociedad.

Proceda de la misma manera para las columnas Forma de pago, Vencimiento, Cambio e Importe de la divisa.

Seleccione a continuación Diario de tesorería para comprobar que están disponibles los elementos siguientes:

• Forma de pago,

• Divisa,

• Cambio,

• Importe divisa.

Seleccione para terminar el elemento Consulta terceros.

Compruebe que estén disponibles las columnas siguientes:

• Divisa,

• Cambio,

• Importe divisa,

• Compensación divisa.

Valide los cambios realizados (recuerde que debe validar cada elemento con <Intro> para que los cambios sean registrados)

A continuación, para poder introducir los importes en divisa en las cuentas de terceros, es necesario que la cuenta general asignada permita registrar divisas.

Las cuentas de clientes están asignadas a la cuenta general 43000000, procederemos a autorizar la entrada de importes en divisa en esta cuenta.

Utilice este icono perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad general para acceder a la ficha de la cuenta general.



• 362 •

Introduzca en el campo Elemento el valor 430, valide con el botón El programa abrirá directamente la ficha de la cuenta general de clientes:

Active la casilla Con divisas, el campo situado a la derecha de esta casilla permite designar una determinada divisa por defecto para todos los clientes asignados a la cuenta general. En nuestro ejemplo trabajaremos con divisas diferentes en función del cliente, mantendremos Ninguna21. Al igual que la cuenta general de clientes que acabamos de configurar, debemos comprobar que la cuenta general de ventas también permita introducir importes en divisa.

Abra la ficha de la cuenta contable 70000000.

Active la casilla Con divisas y mantenga la opción por defecto Ninguna.

21 El hecho de mantener la opción Ninguna, significa ninguna en particular de esta forma tendremos la posibilidad de especificar en la ficha de los terceros la divisa que utilizan.

Gestión de divisas

• 363 •

ASIENTOS EN DIVISAS En el caso de operaciones en divisas se producen fluctuaciones en el cambio de estas al euro durante el intervalo que media entre el registro del asiento y el pago, deberemos contabilizar estas diferencias y gestionar los descuadres.

Antes de proseguir, registre una nueva cuenta de terceros para un cliente ficticio con el que trabajaremos en libras, no olvide indicar la divisa en el campo correspondiente de la pestaña Complemento:

Abra la lista de apuntes correspondiente al diario de ventas de mayo (por ejemplo)


• 364 •

Añada las columnas Cambio e Importe divisa:

Introduzca los datos que figuran en el cuadro siguiente.

PRIMER APUNTE


Nº factura Introduzca una referencia de factura

Nº cuenta general 70000000

Código impuesto V0I

Título apunte Factura Steephen & Son

Divisa Seleccione Libra esterlina de la lista de divisas.

Cambio valor introducido automáticamente al seleccionar la divisa

Importe en divisa 2102

Haber El programa calcula el importe en euros

SEGUNDO APUNTE

Campo Contenido Nº cuenta terceros CL0008

Importe divisa 2102

Debe El programa cuadra automáticamente el asiento

El asiento quedará registrado de la forma siguiente:

Gestión de divisas

• 365 •

Una vez contabilizada esta factura procederemos a registrar el cobro de la última factura del cliente CL0008, mantenga abierta la lista de diarios.


• 366 •

REGISTRO DEL COBRO

En el momento de recibir el pago del cliente CL0008, el cambio del euro ha fluctuado con respecto a la Libra Esterlina, en el párrafo siguiente veremos las repercusiones de esta desviación.

Seleccione el diario B01 Banco 01 del período junio.

Añada las columnas Divisa, Cambio e Importe divisa si no lo ha hecho ya:

Introduzca los datos que indicamos en el cuadro que mostramos a continuación. Mencionamos solamente los valores a introducir y las columnas importantes:


Nºfactura Introduzca el mismo nº de factura que en el asiento de venta

Nº cuenta terceros CL0008

Título apunte Cobro Steephens

Divisa El programa toma la divisa asignada en la ficha del cliente

Cambio Sustituya el valor propuesto por 0,6370

Importe divisa 2102

Haber El programa calcula el importe en euros

Valide el apunte con <Intro>

Este diario de tesorería tiene contrapartida automática pulse TAB hasta llegar a la columna Título apunte y valide con <Intro>, el asiento quedará automáticamente cuadrado.

Gestión de divisas

• 367 •

Una vez registrado el asiento, procederemos a su compensación.


• 368 •

COMPENSACIÓN DE LA CUENTA CLIENTE

Seleccione el proceso Consulta y compensación terceros del menú TRATAMIENTOS, el programa presenta la ventana siguiente:

Antes de proseguir, añada las columnas Divisa, Cambio, Importe divisa y Compensación divisa, mediante la función de personalización de la lista.

Introduzca la cuenta de terceros CL0008, valide con <Intro>, el programa presenta la lista de apuntes no compensados, ajuste el tamaño de las columnas para ver toda la información.

Gestión de divisas

• 369 •

Observe que debido a la fluctuación del cambio de la divisa con respecto al euro habida entre el momento de registrar la factura y registrar el cobro en divisa, se produce una notable diferencia de los importes en euros, trataremos este caso de la forma siguiente.

En primer lugar, procederemos a compensar en divisa, haga clic sobre el icono que figura al margen o bien introduzca <May>+F1.

Aparecerá la ventana de selección de compensaciones:

En el campo Compensar en, seleccione Divisa.

Valide con . Obtendrá el resultado siguiente:


• 370 •

Observe que el programa asigna la primera letra libre en la columna Compensación en divisa, el programa no ha realizado la compensación por importe en moneda base ya que existe una diferencia de cambio. Los apuntes quedan simplemente punteados pero no definitivamente compensados ya que nuestra moneda de trabajo en el juego de prueba es el euro

Gestión de divisas

• 371 •

DIFERENCIAS DE CAMBIO

Para registrar las perdidas o ganancias por diferencia de cambio utilizaremos asientos patrón que previamente habremos definido en el juego de prueba.

Las cuentas que recogerán estas diferencias también han sido previamente introducidas.

Antes de proceder a realizar las operaciones de cálculo, compruebe que los dos asientos patrón hayan sido asignados convenientemente.

Ejecute el proceso Configuración de la sociedad del menú ARCHIVO, abra la pestaña Ajuste y compensación:

Compruebe los parámetros del apartado Diferencia de cambio tienen establecidos los parámetros siguientes:

Campo Contenido Código diario OV

Asiento patrón debe Ajuste - Gasto diferencia de cambio

Asiento patrón haber Ajuste - Ingreso diferencia de cambio

Compruebe también los parámetros correspondientes en la subpestaña Proveedores.

CÁLCULO DE LA DIFERENCIA DE CAMBIO La ventana Consulta terceros sigue abierta en pantalla, permite generar de forma automática los apuntes de pérdidas o ganancias por diferencias de cambio de manera que el programa pueda compensar los importes.


• 372 •

Procederemos a calcular y registrar el asiento que regularice esta diferencia de cambio, haga clic sobre el icono que figura al margen. Aparecerá la ventana de cálculo de diferencias de cambio:

Los criterios de selección propuestos por el programa convienen a nuestro propósito, valide con

Los apuntes desaparecerán de la lista, seleccione en la parte inferior de la ventana Todos los apuntes o Apuntes compensados, obtendrá la lista siguiente:

Gestión de divisas

• 373 •

Observe que el programa ha insertado la misma letra en la columna compensación y ha generado automáticamente un apunte de regularización en el diario de operaciones varias.

Si desea ver el asiento generado, haga un doble clic sobre la línea correspondiente:

Aunque hemos realizado una compensación previa en divisas, no es necesario pasar por esta etapa, puede compensar directamente por importes siempre y cuando active la casilla Activar los ajustes de compensación situada en la parte inferior de la ventana de criterios de selección:

La activación de la casilla Activar los ajustes de compensación permite realizar dos procesos de forma automática:

• Generar el asiento de ajuste por diferencia de cambio.

• Compensar los apuntes incluyendo el del ajuste generado automáticamente.

Es necesario cumplir ciertos criterios para que estos procesos se realicen de forma automática. Estos criterios se encuentran en la pestaña Ajuste compensación de la CONFIGURACIÓN DE LA SOCIEDAD. Son los siguientes:


• 374 •

• Las opciones del grupo Diferencias de cambio deben estar cumplimentadas. Sólo se puede generar el asiento de ajuste por diferencia de cambio si se ha configurado un diario y los asientos patrones que el automatismo utilizará.

• Si la diferencia de cambio de la compensación es mayor al Máximo establecido en el grupo Diferencias de cobro/pago, el automatismo no se aplicará. En este caso, será necesario generar el asiento de ajuste manualmente.

Cierre todas las ventanas, trataremos a continuación otra situación que requiere ajustes: las diferencias por redondeo en conversión.

Gestión de divisas

• 375 •

REGULARIZACIÓN POR DIFERENCIAS DE CAMBIO

Este proceso permite evaluar las pérdidas o ganancias debidas a la fluctuación de las divisas.

En un capítulo anterior registramos un asiento en Libras Esterlinas, lo utilizaremos ahora para ilustrar este proceso.

Ejecute el proceso Regularización por diferencias de cambio del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Funciones avanzadas.

El programa presenta la primera ventana del Asistente Regularización por diferencia de cambio. Los programas de la línea 100 utilizan los asistentes en los procesos complejos que guiarán al usuario paso a paso evitando así tener que utilizar de forma consecutiva varios procesos.

Supongamos que realiza la regularización trimestralmente.

Active la opción Período, de esta manera el programa procesará todos los apuntes en divisas del período que indicaremos.

Introduzca el rango de fechas correspondiente al segundo trimestre del ejercicio 2005.

Mantenga los valores restantes y haga clic sobre el botón

El programa pasará a la siguiente fase del proceso:


• 376 •

El programa selecciona por defecto las cuentas de terceros, desactive las selecciones de Proveedor y

Asalariado, a continuación pulse el botón .

Desactive todas las selecciones salvo el diario de ventas ya que nuestro ejemplo se basa en un cliente, pulse el botón .

El programa muestra en la lista las divisas definidas en el juego de prueba, el programa puede procesar todas las divisas simultáneamente pero en este ejemplo solamente nos interesa la Libra Esterlina, desactive las restantes.

Marque todas las líneas a las que quiere eliminar la selección y haga clic sobre el icono que figura al margen.

Proceda a continuación a la actualización del cambio de la divisa frente al Euro, proceda de la manera siguiente:

Seleccione la línea, el programa activará el campo Cambio.

Modifique la tasa de cambio, introduzca 0,6270 que es la tasa de cambio al final del ejercicio.

Valide con <Intro>.

Gestión de divisas

• 377 •

Pase a la fase siguiente con el botón

En esta ventana sirve para registrar el asiento de pérdidas o ganancias por diferencias de cambio.

Campo Contenido Diario de regularización OV Operaciones varias

Cuenta de regularización Activo 6680000

Cuenta de regularización Pasivo 7681000

1er número Déjelo en blanco

Referencia Ajuste

Descripción Diferencia de cambio

Para seleccionar una cuenta tiene tres opciones:

• Introducir el número de cuenta completo.

• Desplegar toda la lista con el botón

• Combinar los métodos anteriores introduciendo el radical de la cuenta y desplegando la lista, obtendrá solamente las cuentas que comiencen por el radical introducido.

En este caso no es necesario introducir el primer número para iniciar la numeración de los asientos ya que el diario de operaciones varias está definido con numeración automática, el programa asignará los números que correspondan.


• 378 •

Pase a la fase siguiente con .

Cuando la regularización se hace por ejercicio y no por periodo, el programa propone generar los apuntes de provisión

El programa propone a continuación los apuntes de provisión, omitiremos este proceso y pase a la fase siguiente:

Gestión de divisas

• 379 •

Esta ventana permite definir el diario en el que serán registrados los apuntes de contra asiento, introduzca los valores que mencionamos a continuación:

Campo Contenido ¿Desea ejecutar este proceso? Si

Diario OV

1er número Déjelo en blanco

Referencia Ctraas.

Título Déjelo en blanco

Pase a la fase siguiente con el botón .

Mantenga la opción propuesta y pase a la última fase:

Esta ventana recapitula los procesos seleccionados, si ha cometido algún error, puede volver atrás con el

botón

Ejecute el proceso con el botón

El programa presenta la ventana de configuración de la impresora:


• 380 •

Puede obtener una vista previa en pantalla o bien ejecutar el listado por impresora.

Aquí concluimos el capítulo dedicado a la gestión de divisas y sus particularidades.

Gestión de divisas

• 381 •

Listados del IVA

• 383 •

Decimosexta parte - Listados del IVA


• 384 •

Listados del IVA

• 385 •

LISTADO DE LOS REGISTROS Y RESUMEN DEL IVA


Dedicaremos este capítulo a los listados del IVA: listado de los registros, resumen del IVA y declaración anual de clientes y proveedores.

Estos procesos son muy sencillos en cuanto a su utilización.

Abra el menú LISTADOS y seleccione el proceso Registros de impuestos, el programa presenta la ventana de selección siguiente:

Desde esta ventana puede obtener dos tipos de listados:

• El de los registros de impuesto para el IVA, IGIC, IRPF e IRPF agrario.

• El resumen de IVA.

Los criterios de selección disponibles para ambos listados son los siguientes:

• Registros.

• Rango de imuestos.

• Rango de fechas. Por defecto el programa propone la totalidad del ejercicio.

• Tipo de registro.

• Origen del impuesto. Especifica la procedencia de las operaciones, por defecto el programa propone listar todos los orígenes de los impuestos.

• Tipo de facturas.

• Clasificación.

• Modelo. Por defecto el programa propone el modelo estándar.

• Resumen de IVA.

• Rango de imuestos.


• 386 •

• Rango de fechas, por defecto el programa propone la totalidad del ejercicio.

• Origen del impuesto. Especifica la procedencia de las operaciones, por defecto el programa propone listar todos los orígenes de los impuestos.

• Modelo. Por defecto el programa propone el modelo estándar.


El listado se presenta e imprime en formato apaisado.

Mostramos una vista previa del listado de los registros del IVA de compras:

Cierre la vista previa, ejecute nuevamente el mismo proceso y seleccione en el campo Tipo de listado Resumen de IVA, mantenga los restantes criterios de selección propuestos por defecto.

Obtendrá un listado resumido de compras y ventas mediante el cual podrá realizar las declaraciones mensuales o trimestrales del IVA.

Listados del IVA

• 387 •


• 388 •

DECLARACIÓN ANUAL Como su nombre indica, este proceso permite obtener el listado la declaración anual de operaciones con detalle de todos los clientes y proveedores con importes total de movimientos superior a los 3005,06 €.

Ejecute el proceso Declaración anual del menú LISTADOS, el programa presenta la ventana de selección simplificada:

Mantenga los criterios de selección propuestos por el programa y valide con el botón

Seleccione Vista previa:

Presupuestos

• 389 •

Decimoséptima parte - Presupuestos


• 390 •

Presupuestos

• 391 •

PRESUPUESTOS


El módulo de gestión presupuestaria está incluido en las versiones 100 Pack y 100 Pack Plus. Si solamente dispone de la versión base, pase por alto este capítulo.

Estableceremos partidas presupuestarias para el año 2001 con el fin de controlar y planificar su posterior utilización.

Cierre la barra de herramientas Funciones avanzadas y active Contabilidad analítica y presupuestaria.

En primer lugar procederemos a la creación de una partida presupuestaria.Aunque el juego de prueba presenta dos ejemplos: presupuesto de compras y presupuesto de ventas, borraremos uno de ellos con el fin de describir el proceso partiendo de cero.

El proceso de mantenimiento de partidas presupuestarias está situado en el menú ESTRUCTURA, generaremos una nueva partida presupuestaria para las previsiones de ventas de manera que pueda hacer un seguimiento comparativo entre las previsiones y los resultados obtenidos.

CREACIÓN DE UNA PARTIDA PRESUPUESTARIA

Haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Contabilidad analítica y presupuestaria o seleccione el proceso Partidas presupuestarias del menú ESTRUCTURA.

El programa presenta la lista de partidas presupuestarias previamente definidas en el juego de prueba:

Procederemos al borrado de la partida presupuestaria Ventas, seleccione la línea correspondiente y pulse el

icono

Pulse el botón derecho del ratón para abrir el menú contextual y seleccione Añadir un elemento:


• 392 •

El programa presenta la ficha de la nueva partida presupuestaria:

La pestaña Ficha principal sirve para identificar la partida presupuestaria y sus características principales.

Introduzca los datos que figuran en la tabla siguiente:

Campo Contenido Número 30VENTAS

Tipo (*) Detalle

Título Ventas

Presupuesto General

Sentido Ingresos

Tipo

Existen tres tipos de dotaciones presupuestarias:

• Detalle: recoge el detalle del presupuesto.

• Total: acumula todas las partidas presupuestarias que tengan la misma raíz.

• Centralizador: totaliza todas las partidas que le están asignadas.

A continuación, abra la pestaña Dotaciones con el fin de introducir las cantidades o los importes presupuestados. Observe que podemos introducir presupuestos a la baja o bien al alza, mantenga la selección propuesta.

Presupuestos

• 393 •

Introduzca en la línea de edición situada en la parte inferior de la ventana los importes que desee presupuestar en cada uno de los meses del año:

A medida que vaya introduciendo los presupuestos mensuales, el programa acumula los importes en el campo correspondiente al total anual (parte superior de la ventana) Si lo desea, puede indicar el presupuesto global anual, para ello, introduzca el importe en el campo situado en la parte superior de la ventana, el programa desglosará dicho importe en partes iguales en cada período del ejercicio, podrá modificarlos manualmente si lo desea.

A continuación asignaremos las cuentas generales de ventas a las que se aplicará la partida presupuestaria, abra la pestaña Cuentas.

La selección de cuentas se realiza en el campo que da acceso a la lista de cuentas generales, también podemos realizarlo utilizando la propiedad de arrastrar y pegar, aplicaremos este método de la forma siguiente:

Abra la lista de cuentas generales, sitúe la ventana de manera que ambas queden visibles:

Seleccione en la ventana las cuentas generales que desea asignar al presupuesto (utilice la tecla <Ctrl> para realizar selecciones discontinuas)

Mantenga pulsada la tecla <Alt>


• 394 •

Haga clic con el botón izquierdo del ratón sobre los elementos seleccionados y arrastre las cuentas a la ventana de cuentas generales de la ventana de centros de coste.

En nuestro ejemplo hemos asignado todas las cuentas del grupo 70:

El programa no permite asignar dos veces una misma cuenta a partidas presupuestarias distintas, si intenta hacerlo, ocurrirá lo siguiente en función del método empleado para asignar las cuentas:

• Método arrastrar las cuentas de la ventana del plan contable hacia la lista de cuentas de la partida presupuestaria. Cómo podemos apreciar en la imagen anterior, las cuentas que ya están asignadas a otra partida no se han copiado en la lista de cuentas de la nueva partida.

• Método de selección de cuenta desde la lista desplegable de la pestaña Cuentas de la partida presupuestaria. Cuando se selecciona una cuenta que ya ha sido asignada a otra partida presupuestaria, el programa mostrará el siguiente mensaje:

Hemos visto como se establecen los presupuestos por partidas presupuestarias, el programa permite, además, realizar dotaciones presupuestarias por sección analítica o incluso por campo estadístico de terceros.

Veamos un ejemplo:

Supongamos que desea presupuestar las ventas por sector de actividad del cliente, antes de proceder a la creación de partidas presupuestarias deberemos configurar la sociedad para que el programa lo permita, abra la pestaña Inicialización del proceso Configuración de la sociedad:

Presupuestos

• 395 •

El campo Gestión presupuestos contiene el valor Ninguna, abra la lista de opciones y seleccione Eje general

A continuación, vuelva a la ventana a la lista de dotaciones presupuestarias y proceda a la creación de una nueva con los datos resumidos en el cuadro siguiente:

Campo Contenido Número 11ACTIVIDAD1

Tipo Detalle

Título Ventas sector confección

Presupuesto(*) Sector actividad

Concepto(*) Confección

Sentido Ingresos

Presupuesto

Existen tres tipos de presupuestos:

• General: se aplica a los movimientos de las cuentas generales.

• Analítico: en la lista aparecen los planes analíticos previamente definidos.

• Estadístico: en la lista aparecen los campos estadísticos previamente definidos.

La selección se realiza desplegando la lista de este campo:


• 396 •

Las líneas que figuran en blanco corresponden a los planes analíticos y campos estadísticos no definidos.

Concepto

Una vez seleccionado el campo estadístico, el programa permite seleccionar un elemento, en nuestro ejemplo serían los siguientes:

Proceda a continuación a la definición de presupuestos.

Asigne seguidamente la cuenta general, en este caso la de clientes:

El programa tendrá en cuenta los movimientos realizados en la cuenta 43000000 por los terceros asociados a esta cuenta que pertenezcan al sector Confección. La asignación de un sector a una cuenta de terceros se realiza en la pestaña Campos libres:

Planes analíticos

Campos estadísticos de terceros

Presupuestos

• 397 •

De esta manera, todos los importes de los movimientos registrados en las cuentas de terceros pertenecientes al sector de la confección serán comparados con los importes presupuestados.

Este análisis presupuestario requiere la creación de tantas partidas presupuestarias como secciones tenga definidas.

Para crear la segunda partida, duplicaremos la primera, de esta manera deberá introducir un menor número de datos:

Pulse <Ctrl>+D, el programa presentará la ventana siguiente:

Establezca a continuación las dotaciones y asigne las cuentas correspondientes.

Repita este proceso para las restantes secciones.


• 398 •

LISTADOS PRESUPUESTARIOS Seleccione el proceso Listados presupuestarios del menú LISTADOS, el programa presenta la ventana de selección simplificada:


Campo Contenido Listado de Partidas presupuestarias

Fecha de 01010x

Fecha a 31010x

Previsión Baja 200x

Asignación General

Detalle de cuentas o presupuestos Activada

Otros campos Manténgalos tal cual

Observe que puede realizar asignaciones presupuestarias en el ámbito de:

• Partidas presupuestarias.

• Cuentas generales.

• Secciones analíticas.

• Cuentas generales inversas.

• Secciones inversas.

Valide con y seleccione vista previa, obtendrá en pantalla el listado que muestra en cifras y porcentualmente las diferencias entre lo realizado y lo presupuestado.

Aquí concluimos este capítulo, cierre todas las ventanas.

Fusión

• 399 •

Decimooctava parte - Fusión


• 400 •

Fusión

• 401 •

FUSIÓN


Describiremos a continuación un proceso que probablemente le sea muy útil a la hora de iniciar su actividad contable con datos reales.

Este proceso permite transferir datos de un fichero contable a otro. Supongamos que en otra contabilidad o sociedad (para nuestro ejemplo será la sociedad de prueba) existen asientos patrón que le resulten útiles y desea transferirlos a su archivo de trabajo, basaremos la descripción del proceso en este ejemplo. Antes deberemos realizar una simulación para poder ejecutar el proceso:

Cierre la sociedad de prueba.

Realice una copia de dicha sociedad con otro nombre.

Abra la sociedad copiada y borre la lista de asientos patrón.

Cierre la copia de la sociedad y vuelva al juego de prueba.

Es necesario realizar estas operaciones previas ya que solamente dispone de una sociedad de prueba.

Ejecute el proceso Fusión situado en el menú ESTRUCTURA, aparecerá la ventana siguiente:

Describiremos cada una de las partes de esta ventana

El campo Archivo situado en la parte superior de la ventana permite seleccionar los datos a transferir.

En la parte izquierda figura la lista de los elementos disponibles en el archivo seleccionado de la sociedad activa (la que está abierta en estos momentos)

Origen de los datos

Sociedad de origen

Lista de elementos disponibles

Botón para la selección de la sociedad destino


• 402 •

A continuación, procederemos a la apertura la sociedad de destino, haga clic sobre el botón , el programa presenta la ventana de selección de sociedades:

Seleccione la sociedad de destino:

Abra la lista del campo Archivo y seleccione Asientos patrones:

Aparecerán los asientos patrones existentes en la sociedad de origen y en la sociedad de destino, si los hubiere:

Fusión

• 403 •

Escoja en la lista los asientos patrones que desea copiar a la nueva sociedad, por ejemplo los asientos patrones relativos a los Efectos descontados. Utilice la tecla <Ctrl> para realizar selecciones discontinuas.

Utilice el botón , los elementos seleccionados pasarán a la lista derecha:

Si desea comprobar el resultado, abra la sociedad de destino (cierre previamente la sociedad activa)

Ejecute el proceso Asientos patrón, los elementos transferidos aparecerán en la lista:


• 404 •

El programa realiza numerosos controles de integridad referencial durante el proceso de fusión, es decir, antes de copiar un elemento de una tabla, verifica que existan todos los elementos referenciados en otras tablas. Esto implica, por ejemplo, en el caso de los asientos patrones que no podremos copiar un asiento patrón si previamente no existen todas las cuentas referenciadas en él.

Concluimos aquí la decimosexta parte del recorrido por la sociedad de prueba.

Fusión

• 405 •

Fin de ejercicio

• 407 •

Decimonovena parte - Operaciones de fin de ejercicio


• 408 •

Fin de ejercicio

• 409 •

FIN DE EJERCICIO


Cierre todas las barras de herramientas desplegadas salvo la barra Navegación y active la de Funciones avanzadas.

Trataremos a continuación los procesos que normalmente se realizan para el cierre del ejercicio, todos ellos se agrupan en el menú secundario FIN DE EJERCICIO perteneciente al menú TRATAMIENTOS:


• 410 •

APERTURA DE UN EJERCICIO Este proceso debe realizarse siempre antes del cierre del ejercicio anterior.

Se puede ejecutar en modo manual o en modo asistido, describiremos el primer método.

Abra el menú VENTANA y compruebe que el modo asistido esté efectivamente desactivado.

Ejecute el proceso desde el menú secundario Fin de ejercicio del menú TRATAMIENTOS o simplemente utilice el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Funciones avanzadas.


El programa asigna de forma automática la fecha inicial y final del nuevo ejercicio contable en función de la duración configurada en los parámetros de la sociedad. Puede modificar la fecha final. Si validamos este proceso, procederemos a la creación del ejercicio siguiente al ejercicio en curso (si éste no estuviera creado)

Además, disponemos de una posibilidad alternativa que es la Creación del ejercicio anterior, (el inmediatamente anterior al primero), por ejemplo: supongamos que están creados los ejercicios 2005 y 2006, esta opción crearía el ejercicio 2004.

Si mantenemos activada casilla Cuentas generales en el diario, el programa procederá a calcular y generar el asiento de apertura del ejercicio, en función de los siguientes parámetros:

• En el campo situado a la derecha (Código de diario), deberá indicar el código del diario de apertura del ejercicio, el programa propone por defecto APE APERTURA, mantenga esta selección.

• En el campo Descripción, introduzca el título del asiento que generará automáticamente el programa. El programa propone S.I: al 010107 (saldo inicial 01/01/07)

• En el campo Modo generación el programa propone Según código apertura ejercicio, se refiere a la configuración realizada en cada una de las cuentas, el programa tendrá en cuenta únicamente las cuentas cuyo tipo sea Detalle o Saldo.

Los dos campos que vienen a continuación permiten seleccionar el rango de las cuentas a tratar en el saldo inicial, no realice ninguna selección.

Mantenga las restantes opciones.


Abra a continuación el menú VENTANA, observará que figura el nuevo ejercicio con la marca de ejercicio en curso.

Fin de ejercicio

• 411 •

No es necesario crear un nuevo archivo para cada ejercicio, el programa permite conservar hasta cinco ejercicios contables en un mismo archivo.

GENERACIÓN DEL RESULTADO DE PATRIMONIO NETO

La generación del resultado de patrimonio neto se realiza de forma automática al crear el ejercicio. La ventana de configuración del nuevo ejercicio no incluye ninguna opción o criterio relativo al patrimonio neto. No obstante el programa necesita se hayan configurado previamente las cuentas de resultados utilizadas para calcular el resultado de patrimonio neto.

Cuando se crea una sociedad contable, la estructura de las cuentas de resultado para la generación del patrimonio neto se crea automáticamente. Así todo, puede necesitar modificar dicha estructura. Esto se realiza desde la opción Configuración resultados de la pestaña Opciones del proceso Configuración de la sociedad.

La generación de los saldos de patrimonio neto require dos cosas:

• Establecer las cuentas que se utilizarán para imputar el resultado de patrimonio neto.

• Estabelecer el rango de cuentas contables implicadas en el tratamiento del patrimonio neto. El rango de cuentas se establece para cada cuenta de resultado.

La estructura de la configuración de las cuentas de resultado consta de dos niveles. En el primer nivel (imagen que mostramos más arriba) debemos establecer las cuentas que se utilizaráan para contabilizar el resutado de patrimonio neto. En el segundo nivel de la cuenta configuraremos el rango de cuentas que deban ser procesadas para determinar el saldo de la cuenta de patrimonio.

Se accede al segundo nivel haciendo doble clic sobre la cuenta de patrimonio neto que se desea configurar.

Haga doble clic sobre la primera cuenta de la lista, Subvenciones oficiales de capital.


• 412 •

Se puede apreciar que existen dos rangos de cuentas contables configurados para la cuenta Subvenciones oficiales de capital.

Fin de ejercicio

• 413 •

CIERRE DEL EJERCICIO El cierre de un ejercicio permite archivar los ficheros del ejercicio cerrado y eventualmente borrar definitivamente los datos de este ejercicio del archivo contable.

El borrado de un ejercicio no deberá realizarse si necesita los datos para consultas o en ciertos procesos de comparación entre ejercicios (balance final de año, etc.) Siempre está a tiempo de cerrarlo posteriormente dado que el programa permite tener 5 ejercicios abiertos.

Procederemos al borrado del ejercicio 2004, anterior al que hemos utilizado durante el recorrido del juego de prueba.

Seleccione el primer ejercicio del menú VENTANA. Ejecute el proceso Cierre del ejercicio del menú secundario FIN DE EJERCICIO del menú TRATAMIENTOS o haga clic sobre el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Funciones avanzadas.

El programa presenta el mensaje de configuración siguiente:

El programa advierte que no podrá introducir o modificar asientos una vez concluido el proceso.


El programa exige que todos los asientos hayan sido listados por impresora, en caso contrario dará el mensaje siguiente:

Aquí concluye la decimoséptima parte del manual de aprendizaje.


• 414 •

LISTADOS DE CIERRE Aunque no es necesario imprimir los listados de cierre para de proceder al cierre de un ejercicio, puede resultar útil generarlos.

Ejecute el proceso desde el menú secundario Fin de ejercicio del menú TRATAMIENTOS o simplemente utilice el icono que figura al margen perteneciente a la barra de herramientas Funciones avanzadas.


Existen cuatro tipos de listados de cierre posibles:

• Borrador de cierre: permite obtener los acumulados de cada cuenta general y cada cuenta de terceros.

• Diario de cierre: se obtienen los mismos datos que el borrador y es el listado oficial.

• Balance del cierre: presenta los saldos del balance (grupos 1 a 5)

• Diario oficial: El diario fiscal presenta el conjunto de los asientos registrados en el ejercicio incluyendo los de cierre, clasificados por orden cronológico y numerados correlativamente.

Todos los listados requieren la selección de un diario de cierre.

Pondremos por ejemplo el listado del diario oficial:

Active la opción correspondiente.

Seleccione el diario de cierre (puede ser un diario específico)

El programa permite renumerar de forma correlativa los asientos en el caso de que el usuario no los haya registrado por orden cronológico

Introduzca el número inicial.

Valide con

Seleccione el modelo LIS Diario oficial.bma

Fin de ejercicio

• 415 •

Mostramos a continuación una vista previa del listado:

Editor

• 417 •

Vigésiva parte - Editor

• 418 •

Editor

• 419 •


Cierre la barra de herramientas Funciones avanzadas y active la barra de herramientas Estándar.

En el transcurso de este recorrido por el programa, hemos utilizado una serie de modelos de impresión que el usuario puede adaptar a sus necesidades (Extractos, cartas de reclamación, etc.) Utilizaremos el programa Editor para realizar algunas modificaciones en un modelo de listado.

Aunque el Editor es un programa independiente, se ejecuta desde el menú ARCHIVO de la Contabilidad 100.

Puede acceder directamente a este proceso utilizando el icono que mostramos al margen perteneciente a la barra de herramientas Estándar.

Accederá a la ventana principal del programa:

Amplíe la ventana a su máximo tamaño con el botón

Abra el menú Archivo y seleccione Abrir, el programa presenta la ventana de selección de los modelos de listado abra la subcarpeta Cobros y Pagos perteneciente a la carpeta Documentos estándar.

• 420 •

Seleccione el modelo COB Reclamación de Cobros Pendientes.Bma, valide con

Amplíe la ventana al máximo, observará que el modelo está constituido por textos, recuadros y variables (campos que extraen información de los archivos)

Seleccione al azar uno de estos campos variables y haga un doble clic con el botón izquierdo del ratón.

Procure al realizar esta maniobra no desplazar el campo ya que afectaría a la presentación del documento, si esto ocurre, ejecute el proceso Recuperar versión previa del menú ARCHIVO para volver al documento sin guardar los cambios.

Editor

• 421 •

Esta ventana permite seleccionar la variable dentro de un archivo y configurarla, en este caso indica:

• el fichero de origen de la variable.

• el nombre de la variable.

• y su formato (máscara de impresión)

Pulse ESC para cerrar esta ventana.

INSERTAR UN NUEVO CAMPO Añadiremos a título de ejemplo la hora del listado. En primer lugar, abra la ventana de herramientas seleccionando Mostrar herramientas del menú VER.

Puede desplazar esta ventana a cualquier parte del área de trabajo.

Seleccione el símbolo , el cursor se transformará en una retícula (cruz)

Dibuje con el cursor un pequeño rectángulo debajo del campo Fecha del mismo tamaño aproximadamente.

Al soltar el botón del ratón el programa presentará la ventana de configuración del campo variable:

En el campo Archivo mantenga Objeto listado, abra la lista de Campo y seleccione Hora del listado,

valide con el botón .

• 422 •

AJUSTE DE LA POSICIÓN DEL CAMPO

Seleccione en la ventana Herramientas el símbolo , el cursor tomará la forma de una flecha, seleccione el campo que acaba de insertar, mantenga pulsado el botón del ratón y arrástrelo a la posición deseada.

Puede ajustar el tamaño marcando con el cursor una de las esquinas del recuadro.

Para terminar, seleccionaremos el tipo de letra y su tamaño.

Abra el menú FORMATO y seleccione Tipos de letra.

Aplicaremos el tipo de letra Arial con un tamaño de 9 puntos. Hemos visto paso a paso cómo se inserta una nueva variable y se procede a los diversos ajustes, en la práctica, hay un método mucho más rápido para realizar la misma acción. Veremos el mismo ejemplo pero procediendo de diferente manera. En primer lugar, procederemos a activar la rejilla que facilitará el posicionamiento de los elementos en el modelo de listado, Abra el menú VER y seleccione Activar rejilla, aparecerá una matriz de puntos.

Seleccione el campo Hora listado y pulse <Ctrl>+D, el programa duplicará el campo:

Haga un doble clic para abrir la ventana de parámetros de la variable:

Seleccione en la lista de campos Hora listado.

Editor

• 423 •

Mueva el campo hasta alinearlo justo debajo del campo Fecha listado, al tener activada la rejilla, la posición del campo será exacta.

MÁSCARAS PERSONALIZADAS Utilizaremos el campo de la variable fecha para ilustrar la creación de un formato personalizado. En el modelo de carta que estamos utilizando para este ejemplo la fecha se imprime como 17/11/05, vamos a diseñar una máscara para imprimir la fecha en un formato más acorde con una carta: 17 de noviembre de 2005.


Seleccione con el ratón el campo correspondiente a la variable Fecha, el programa abrirá la ventana de configuración.

El formato de la fecha es Estándar, introduciremos en la línea de edición la expresión jj de mmmm de

aaaa, haga clic sobre el botón

Valide con el botón .

Ensanche el campo para que pueda contener toda la información.

MODIFICAR UN TEXTO Para proceder a la modificación de un texto, basta seleccionarlo con el ratón en cualquier área que ocupa, aparecerán las guías (en los vértices) indicando que está seleccionado:

Haga un doble clic y proceda a las modificaciones que quiera realizar como si de un editor de textos se tratara.

• 424 •

Para terminar seleccione el comando Guardar como de menú Archivo, introduzca un nombre.

Es recomendable guardar con otro nombre los formatos de listados modificados conservando el original hasta asegurarse que los cambios son correctos.

Mostramos el resultado de las modificaciones aportadas en las cartas de reclamación:

Las posibilidades del editor son amplias, para más detalles consulte el manual de referencia.

Mantenimiento

• 425 •

Vigésimaprimera parte - Mantenimiento

• 426 •

Mantenimiento

• 427 •

MANTENIMIENTO

El programa Mantenimiento consiste en una serie de utilidades presente en todas las aplicaciones Sage línea 100, permite realizar los procesos de mantenimiento siguientes:

• Actualizar archivos de versiones anteriores.

• Copiar o verificar los datos tras salidas anómalas del programa.

• Verificación del tamaño de los archivos y ampliación.

• Adaptación de los archivos para el traspaso de los datos al Euro22.

Estos procesos son de uso poco frecuente, solamente mencionaremos los más importantes.

El acceso al programa se realiza desde el botón de Windows, abra el menú Programas, abra el grupo Sage Software y Servicios, aparecerá junto a los programas de la aplicación:

CIERRE ANÓMALO DE LOS ARCHIVOS Una de las funciones del programa Mantenimiento consiste en cerrar los archivos que han quedado abiertos tras una interrupción anómala del programa por causas externas.

De la misma manera si se produce una interrupción en el servidor, los archivos quedarán abiertos y no podrán ser utilizados en ningún puesto de trabajo.

El programa de Mantenimiento permite remediar este problema, proceda de la forma siguiente:

Ejecute el programa Mantenimiento

Utilice el proceso Abrir del menú ARCHIVO, seleccione el archivo que tenía abierto antes de producirse la interrupción. El programa detecta automáticamente que no se cerró correctamente.

Siga las instrucciones dadas por el asistente.

22 Aunque ya hemos superado la etapa de conversión de la moneda nacional al Euro, se ha mantenido este proceso para los usuarios que requieran traspasar antiguos datos contables al programa.

• 428 •

Haga clic sobre el botón , el programa liberará el archivo.

Cierre el programa de mantenimiento.

Ejecute nuevamente el programa de Contabilidad 100, el archivo de trabajo se abrirá normalmente.

La duración de este proceso depende del tamaño del archivo y de la velocidad del ordenador.

Mantenimiento

• 429 •

Manual de aprendizaje de contabilidad 100 - aelis.es · Manual de aprendizaje • 2 •...

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