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MANUAL DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES
ASOCIACIÓN NACIONAL DE SOFTBOL
MANUAL DE
ATRIBUCIONES
Y FUNCIONES
ASOCIACIÓN DE SOFTBOL
GUATEMALA
MANUAL DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES
ASOCIACIÓN NACIONAL DE SOFTBOL
Título del puesto: Gerente General
Ubicación Administrativa: Gerencia General
Responsable Ante: Comité Ejecutivo
Supervisa a: Personal Administrativo, Técnico y
Operativo
Naturaleza del Puesto: Administrativa
Deberes y Responsabilidades
1. Verificar por el buen funcionamiento del personal administrativo, técnico
y operativo.
Funciones del puesto
Coordinar sus actividades con la política general del estado y los
lineamientos determinados por el Comité Ejecutivo, sin menoscabo
de los fines esenciales para los cuales fue creada la federación.
Remitir al Comité Ejecutivo para su aprobación, el presupuesto
programático correspondiente al año calendario con la asesoría del
contador.
Remitir al Comité Ejecutivo las memorias de labores de cada año de
actividad.
Dar facilidades necesarias para que el órgano fiscalizador y auditoría
interna o externa pueda desempeñar amplia y eficientemente sus
funciones.
Administrar el patrimonio de la Asociación.
Supervisar que se envíen al Comité ejecutivo para su sanción los
estatutos de las asociaciones departamentales velando por que se
encuentren en consonancia con su espíritu y desarrollen los
objetivos de la ley nacional del deporte y del presente estatuto.
Supervisar, controlar, dirigir y velar para que se tenga una debida
capacitación y motivación al personal técnico y administrativo de la
federación.
Solicitar al Comité Ejecutivo que se convoque a elecciones en las
fechas y forma que establece la ley.
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Solicitar al Comité Ejecutivo el nombramiento de las comisiones y
representantes, conforme a la ley.
Solicitar al Comité Ejecutivo, la calificación de las credenciales de los
delegados ante la Asamblea General.
Asistir a las sesiones de asamblea general, previa solicitud escrita
del comité ejecutivo, con voz pero sin voto, con el fin de poder
aclarar o ampliar información solicitada por los asistentes.
Informar a la CDAG, con la periodicidad establecida por la ley sobre
las actividades y eventos que lleve a cabo la federación.
Enviar las notificaciones correspondientes cuando el comité
ejecutivo acuerde provisionalmente, la suspensión o inhabilitación de
cualquier entidad o de sus personeros, cuando concurran causas
suficientes, juicio del comité. El acuerdo se pondrá en conocimiento
de la asamblea general para su resolución definitiva, notificando a
los afectados.
Colaborar en la supervisión y organización de campeonatos
nacionales.
Supervisar y colaborar en la organización de las delegaciones
deportivas que compitan en representación del deporte de softbol.
Solicitar a las Asociaciones departamentales la documentación
correspondiente que permita ejercer la fiscalización de las
actividades deportivas y económicas programadas por ellas.
Cumplir y hacer que se cumpla la Ley nacional para el desarrollo de
la cultura física y del deporte, el presente estatuto y sus reglamentos.
Ejecutar toda actividad a encargo de la Asamblea General y del
Comité Ejecutivo y cuanto acto sea menester, para el logro de sus
fines.
Solicitar al Comité ejecutivo el nombramiento o la remoción del
personal administrativo de la federación, ajustándose a las leyes
laborales del país.
Solicitar al Comité Ejecutivo la juramentación y toma de posesión a
los miembros de los comités ejecutivos de las asociaciones
departamentales.
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Supervisar a todos los trabajadores de la Asociación, en el
cumplimiento de sus funciones y horas de trabajo.
Proponer al Comité Ejecutivo realizar mejoras a la infraestructura de
los bienes inmuebles de la Asociación.
Velar por que todas las acciones y decisiones del Comité Ejecutivo
sean apegadas a la Ley.
Supervisar, colaborar y dirigir la organización de eventos deportivos
internacionales de softbol, realizados en nuestro país.
Velar por el uso apropiado de las instalaciones deportivas destinadas
para la práctica del softbol.
Proponer a Comité Ejecutivo, mejoras en los reglamentos, estatutos
internos y demás cuerpos legales que rigen la administración del
softbol.
Supervisar la buena realización y puntualidad de los trabajos
asignados de todo el personal de la asociación.
Crear, ingeniar y aplicar maneras lógicas para la realización de las
labores cotidianas y atribuciones del personal contratado por la
asociación.
Intervenir en las reuniones que sean realizadas por el personal de
trabajo.
Intervenir en la resolución de conflictos de cualquier naturaleza entre
trabajadores de la Asociación.
Supervisar todos los trabajos de mejoras a las instalaciones del
softbol.
Cotizar, comparar y comprar los enceres, bienes y artículos que su
aplicación resulte necesaria para la Asociación.
Planear, organizar o colaborar en las actividades que las selecciones
nacionales realicen dentro y fuera del territorio nacional.
Velar, mantener o crear una buena relación entre a Asociación y
entidades, asociaciones, federaciones o Confederaciones deportivas
internacionales.
Organizar el stand y logística para la celebración del festival olímpico
anualmente.
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Asistir a reunión con el comité ejecutivo semanalmente a efecto de
informar sobre la correspondencia semanal y resolver cualquier
duda o problema que afronte la Asociación.
Organizar, planear y asistir a todos los eventos anuales del softbol.
Ser anfitrión a todos los invitados internacionales que con fines de
trabajar para el softbol nacional visiten nuestro país.
Velar por que los trabajadores de la Asociación cumplan con su
horario de trabajo.
Otorgar los permisos a los trabajadores de la Asociación que a juicio
lógico sean otorgables.
Ser enlace entre los equipos que participan del campeonato nacional
y la Comisión Técnico Deportiva y el Organismo Disciplinario.
Informar de suspensiones, reprogramaciones y cancelaciones de
juegos a los equipos que participan en el campeonato nacional.
Informar de las audiencias con el Organismo Disciplinario y las
posteriores sanciones a jugadores.
Ser enlace entre patrocinadores de softbol y el Comité Ejecutivo.
Velar por que los arrendantes de locales pertenecientes a la
Asociación presten uso adecuado al local arrendado y se encuentren
en tiempo con sus pagos de alquiler.
Asistir a todas las reuniones de interés para el Comité Ejecutivo y en
las que se discutan temas sobre los campeonatos nacionales o
internacionales.
Prestar supervisión estricta al personal de seguridad contratado por
la Asociación.
Denunciar al Comité Ejecutivo cualquier problema de gran relevancia
que pueda afectar la buena administración del softbol.
Asistir a cursos, congresos, charlas y seminarios a los que sea
invitado por otras entidades deportivas.
Promover las ventas de artículos en eventos de softbol para la
generación de ingresos a la Asociación.
Autorizar el alquiler de los campos para entrenos de softbol.
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Asistir como oyente a las audiencias del Organismo Disciplinario con
los jugadores reportados.
Ser enlace entre el cuerpo de árbitros de softbol y el comité
ejecutivo.
Denunciar la mala conducta, anomalías o casos que contravengan el
buen desempeño de los árbitros dentro del campo de juego.
Supervisar el estado de las instalaciones del softbol.
Velar por que se entregue la papelería requerida por otras
instituciones deportivas como CDAG o COG en el tiempo que
establece la ley.
Ser enlace entre el Comité Ejecutivo y CDAG y también con el
Comité Olímpico Guatemalteco.
Autorizar la correspondencia que se incorpora a las agendas de
reunión con el Comité Ejecutivo.
Autorizar gastos de bajo valor económico, como por ejemplo los
efectuados con el dinero de caja chica.
Dirigir reuniones en las cuales no asista ningún miembro de Comité
Ejecutivo.
Velar y colaborar con la buena realización de todo trámite legal que
sea de beneficio a la Asociación.
Responsable de la entrega de uniformes y artículos deportivos a
seleccionados y cuerpo técnico.
Velar por que los libros de contabilidad, inventario y otros
documentos legales sean llevados conforme a la ley.
Velar por que la papelería contable se mantenga en lugares
accesibles para su posterior auditoria.
Ser enlace entre las empresas de publicidad y el Comité Ejecutivo.
Promover cursos para mejorar el nivel de arbitraje en los juegos de
softbol.
Responsable de resguardar los bienes muebles de la Asociación y
responsable del buen uso y mantenimiento de los mismos.
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Título del puesto: Contador General
Ubicación Administrativa: Contabilidad General
Responsable Ante: Gerencia General
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto: Administrativa
Deberes y Responsabilidades
Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos
contables de la Asociación.
Formular estados financieros.
Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de
información para el registro contable.
Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma
de decisiones de las autoridades superiores.
Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la
empresa e informar periódicamente al Gerente General.
Funciones del puesto
Emisión de caja fiscal de ingresos y egresos mensuales.
Elaboración de conciliaciones bancarias mensual
Elaboración de libro de bancos semanal
Elaboración de estados de resultados mensual
Elaboración de balance general mensual
Elaboración de ejecución presupuestaria de ingresos y egresos mensual
Elaboración de anteproyecto de ingresos y egresos anual
Elaboración de flujo de efectivo mensual
Elaboración de pago de impuestos mensual
Elaboración de planillas de personal
Elaboración de formularios de ingresos varios 63-A2 diario
Ingreso de formularios de ingresos varios 63-A2 diario
Emisión de cheques pagos a proveedores semanal
Elaboración de contratos personal anual
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Elaboración de expedientes de personal anual
Elaboración de contratos vallas publicitarias anual
Elaboración de contratos tiendas anual
Elaboración de inventario anual
Elaboración de almacén mensual
Elaboración de hojas de responsabilidad anual
Archivo del puesto semanal
Coordinar a los bancos los depósitos de ingresos semanal
Coordinar a los bancos los depósitos de entrenadores mensual
Coordinar a los bancos los depósitos de Asociaciones Departamentales
mensual
Coordinar el Ingreso de parqueo con la familia Xuya semanal
Manejo de caja chica semanal
Controles internos (venta de implementos deportivos, multas de equipos,
saldos de las Asociaciones, pagos pendientes de proveedores, pagos
pendientes de alquiler de tiendas y otros) diario
Manejo de chequeras, facturas especiales, boletos de cobro de parqueo,
y todo el dinero que ingresa por concepto varios ingresos, libreta de
ahorro
Manejo de sistema de banking y guatecompras
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Título del puesto: Asistente de Gerencia
Ubicación Administrativa: Secretaria Administrativa
Responsable Ante: Gerencia General
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto: Administrativa
Deberes y Responsabilidades
Funciones del puesto
Organizar y llevar actualizada la agenda del Comité Ejecutivo y Gerencia
General.
Asistir a las sesiones del Comité Ejecutivo.
Tomar y transcribir dictados de documentos.
Asistir a las Asambleas Generales.
Elaborar las agendas semanales y de Asambleas Generales
Elaborar las Actas de las sesiones semanales y de Asambleas
Generales.
Soporte en las sesiones de Organismo.
Elaborar actas y hacer las notificaciones del Organismo Disciplinario
Encargada de control de sanciones y expedientes de jugadores
Control alquiler campos de entreno.
Control de Cartas de Prueba extendidas.
Soporte en actividades o trabajos de Personal Administrativo (Atención a
jugadores o equipos con inscripciones, cobros, atención teléfono, o
cualquier otra papelería que sea solicitada).
Encargada de preparar papelería para viajes al exterior de Selecciones
Soporte administrativo con las Asociaciones Departamentales.
Contestar correspondencia
Preparar con el Gerente el Plan de trabajo anual.
Archivar (Correspondencia recibida y despachada).
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Cualquier otra actividad que sea requerida por el Gerente General o
miembros del Comité Ejecutivo.
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Título del puesto: Secretaria Recepcionista
Ubicación Administrativa: Recepción
Responsable Ante: Gerencia General
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto:
Llevar a cabo las actividades relacionadas con los trabajos y actividades
generalmente desarrollados en recepción y secretaria; por lo que presta apoyo
ejecutivo y administrativo, así como el relacionado con el orden, control,
seguimiento de información, documentación que se genere y, atender
debidamente a los usuarios y personal afiliado a la Asociación.
Deberes y Responsabilidades
Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa.
Funciones del puesto
Ordenar y archivar correctamente la información y documentación que
se genere.
Recibir y turnar la correspondencia dirigida al responsable de área.
Atender y corresponder llamadas telefónicas
Llevar control de existencia de papelería y útiles de la unidad respectiva.
Organizar, actualizar y mantener un adecuado control de los
documentos del archivo.
Llevar control y seguimiento de correspondencia enviada y recibida por
representantes de las diferentes categorías.
Realización de citas organismo disciplinario.
Recibir y atender al público en general que se presenta a solicitar
información para realizar algún trámite (atención clínicas médicas, cartas
de prueba).
Inscripción de jugadores de todas las categorías (Realización de llenado
de datos de los afiliados a la Asociación).
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Dar seguimiento a solicitudes varias de representantes.
Pedido de útiles necesarios dentro de la oficina (toner, cartuchos,
servicio de mantenimiento, papel).
Notificaciones en general a representantes (programaciones y
suspensiones de juegos por vía telefónica y correo electrónico) entre
otras.
Control de jugadores con seguro cancelado.
Trámite en general de reclamo de seguro.
Envío diario de calendarios, citas, estadísticas por correo electrónico.
Control de asistencia en Asambleas Generales de representantes.
Preparación de correspondencia entregada a representantes en
Asambleas General.
Apoyar en actividades administrativas que se requieran en el área.
Otras inherentes al cargo y que le sean asignadas.
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Título del puesto: Mensajero
Ubicación Administrativa: Mensajería
Responsable Ante: Gerencia General
Supervisa a: Ninguno
Naturaleza del Puesto: Administrativa
Apoyar a la administración en el traslado de documentos y personal. Deberes y Responsabilidades
1. Mensajería Interna: Documentación de CDAG, COG, AUDITORIA
INTERNA, CLINICA MÉDICA, otras federaciones, etc.
Entrega de hojas de anotación a compiladores en Diamante Torrebiarte.
Funciones del puesto
Informar a los representantes de equipos mediante e-mails o vía telefónica de
cambios en programación para asuntos de interés.
1. Entrega de caja fiscal en la contraloría General de Cuentas.
2. Archivo de hojas de anotación y line up-
3. Encargado de anotación oficial y estadísticas, en viajes al interior del
país con ocasión de campeonatos departamentales.
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Título del puesto: Limpieza
Ubicación Administrativa:
Responsable Ante: Gerencia General
Supervisa a: Ninguno
Relaciones de Trabajo:
Naturaleza del Puesto:
Deberes y Responsabilidades
Limpieza de distintas áreas de la Asociación ( zona 15).
Funciones del puesto
Oficinas de lunes a viernes
Compras Supermercado
Limpieza de oficinas y Sala de sesiones
Lavado de trastos y limpieza de aparatos eléctricos
Instalaciones deportivas Zona 15
Limpieza de: Oficina de entrenadores
Oficina de implementos deportivos
Oficina de tiendas
Salón de sesiones
Baño de Mujeres Vista Hermosa II
Cabina de anotación Vista Hermosa II
Mantener limpio los alrededores de las
oficinas
Lavar trastos