Manual de Caja Chica CVG TELECOM[1]

CVG Telecomunicaciones, C.A

Manual de Caja Chica

Aprobado Por: Fecha:

Punto de Cuenta No.:

CVG Telecomunicaciones, C.A.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

FECHA:MARZO 2006

CÓDIGO:PROC003

MANUAL:NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

SISTEMA:ADMINISTRACION

PROCESO:CAJA CHICA

ACEPTACIÓN DEL USUARIO

Estas normas y procedimientos fueron debidamente vistas, analizadas y aceptadas en todo

su contenido por la Junta de Directiva de CVG TELECOM.

________________________

Presidente



FECHA: MARZO 2006

PAGINA1

CÓDIGO:PROC003



PROCESO:CAJA CHICA

ÍNDICE

CAPÍTULO DESCRIPCIÓN PÁGINAS

I Introducción 1

II Propósito y Alcance 1

III Información General del Manual 2

IV Glosario de Términos 1

V Base Legal 4

VI Normas Generales 3

VII Procedimientos 2

VIII

XL

Formularios e Instructivos

Formato control de Lectura

2

1TOTAL DE PÁGINAS: 16

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LIC. OMAIRA NUÑEZ

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CAPÍTULO:I

PÁGINA:1

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PROCESO:CAJA CHICA

INTRODUCCIÓN

CVG TELECOM, para mantener su operatividad y cumplir con sus funciones requiere

otorgar a sus funcionarios autonomía para firmar y comprometer a la Institución, de acuerdo

con los niveles facultados por las autoridades del mismo y sin contravenir las leyes y

normas que regulan la materia. En tal sentido, se ha elaborado el Manual de Caja Chica, el

cual contiene las normas y procedimientos para cubrir los gastos que se necesiten cubrir en

el momento.

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CAPÍTULO:II

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PROCESO:CAJA CHICA

PROPÓSITO Y ALCANCE

OBJETIVO:

El Manual de Caja Chica tiene por finalidad regular los pasos a seguir para solicitar anticipos a objeto de cubrir gastos menores que se presenten CVG TELECOM.

ALCANCE:

El alcance de la normativa abarca desde La solicitud del anticipo hasta la relación de caja chica.

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CAPÍTULO:III

PÁGINA:1

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PROCESO:CAJA CHICA

INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL MANUAL

DE LA CODIFICACION DEL MANUAL

El contenido del Manual está dividido en capítulos los cuales se colocan en el margen superior izquierdo e identificado en números romanos. La página indica el número consecutivo del capítulo y se indica en números arábigos, como ejemplo véanse los títulos de esta página:

Capítulo IIIPágina 1

Así mismo se establece un Código único para cada Manual, ubicado en la parte superior derecha, que identifica el tipo de documento, la unidad usuaria y el correlativo asignado que le permitirá ubicar rápidamente cualquier documento, como ejemplo véase el título de esta página:

PROC003

RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DEL MANUAL

Es responsabilidad de los supervisores involucrados en estos procesos, asegurar que las normas y procedimientos establecidos en el presente documento sean de estricto cumplimiento por parte del personal que labora en el mismo, así como, exigirles a estos su firma en el formulario “Control de Lectura”, en señal de haber sido notificado del contenido del manual.

DE LA DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL

El número de manuales físicos distribuidos, así como también los nombres de las dependencias que los reciben, serán archivados en la Dirección de Administración y Finanzas, para efectos de envío de las revisiones o correcciones futuras.

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CAPÍTULO:IV

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GLOSARIO

1. Servicio: Actividad llevada a cabo por una unidad especializada en el control y mantenimiento de los bienes de la Organización. El servicio puede ser ofrecido por personal profesional contratado por la Institución cuando sea requerido y de acuerdo a los intereses de la misma.

2. Gastos Menores: Se considerarán gastos menores aquellos cuyos montos no sobrepasen la cantidad de seis (10) Unidades Tributarias (UT).

3. Caja Chica: Fondo de efectivo establecido para cubrir gastos menores.

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CAPÍTULO:V

PÁGINA:1

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BASE LEGAL

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal

Título II

Del Sistema Nacional del Control FiscalCapítulo II

Del Control Interno

Art. 35. El control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de sus misión, objetivos y metas.

Art.37. Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.

Art. 38. El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

1. Que el gasto esté correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o, en su caso, a créditos adicionales.

2. Que exista disponibilidad presupuestaria.3. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por las

obligaciones que ha de asumir el contratista.4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en otras

leyes.

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CAPÍTULO:V

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BASE LEGAL

5. Que se hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario y las demás Leyes que sean aplicables.

6. Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.2. Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos adicionales

legalmente acordados.3. Que exista disponibilidad presupuestaria.4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente comprobados, salvo

que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.

5. Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares

Capítulo IVDe las Cuentas

Art. 51. Quienes administren, manejen o custodien recursos de los entes y organismos señalados en el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, estarán obligados a formar y rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestión, en la forma, oportunidad y ante el órgano de control fiscal que determine la Contraloría General de la República, mediante Resolución que se publicará en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Tienen igual obligación quienes administren o custodien, por cuenta y orden de los referidos entes y organismos, recursos pertenecientes a terceros. La rendición de cuentas implica la obligación de demostrar formal y materialmente la corrección de la administración, manejo o custodia de los recursos.

Art.52. Quienes administren, manejen o custodien recursos de cualquier tipo afectados al cumplimiento de finalidades de interés público provenientes de los entes y organismos señalados en el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, en la forma de transferencia, subsidios, aportes, contribuciones o alguna otra modalidad similar, están obligados a establecer un sistema de control interno y a rendir cuenta de las operaciones y resultados de su gestión de acuerdo con lo que establezca la Resolución indicada en el articulo anterior.

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CAPÍTULO:V

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BASE LEGAL

Los administradores que incurran en irregularidades en el manejo de estos fondos serán sometidos a las acciones resarcitorias y sanciones previstas en esta Ley.

Título IIICapítulo II

De las Responsabilidades

Art.82. Los funcionarios, empleados y obreros que presten servicios en los entes señalados en el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta ley, así como los particulares a que se refiere el artículo 52 de esta Ley, responden penal, civil y administrativamente de los actos, hechos u omisiones contrarios a norma expresa en que incurran con ocasión del desempeño de sus funciones.

Ley Orgánica Financiera del Sector PúblicoTítulo VI

Del Sistema de Control Interno

Art.131. El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integren el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con la política prescrita y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuenta.

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CAPÍTULO:V

PÁGINA:4

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PROCESO:CAJA CHICA

BASE LEGAL

Art.132. El sistema de control interno de cada organismo será integral e integrado, abarcará los aspectos presupuestarios económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en criterios de economía eficiencia y eficacia.

Art. 133. El sistema de control interno funcionará cordialmente con el control externo a cargo de la Contraloría General de la República.

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CAPÍTULO:VIII

PÁGINA:1

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PROCESO:CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS

1. El Director de Administración y Finanzas es responsable del manejo y custodia de la Cajas Chica.

2. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los fondos de caja chica no podrá ser superior a veinte (20) Unidades Tributarias (U.T.)

3. El fondo máximo de la Caja Chica se establecen en Unidades Tributarias y podrá alcanzar hasta un máximo de 200 UT.

4. El valor de la Unidad Tributaria a que hace referencia el presente Manual, será el vigente acordado con lo dispuesto por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) al momento de solicitar el anticipo o reponer la caja chica.

5. Podrán solicitar Anticipos de las Cajas Chicas, a través del formulario “Anticipo de Caja Chica”, el Presidente, Auditor, Directores y Gerentes.

6. El funcionario que solicita el anticipo de caja chica consignará ante la Dirección de Administración y Finanzas, a mas tardar al segundo (2do) día hábil de haber recibido el anticipo, los comprobantes de caja chica con su respectiva factura soporte.

7. Los gastos realizados por la Caja Chica requerirán la presentación de facturas originales, las cuales deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Emitidas a favor de CVG TELECOM y debidamente fechadas No tener enmiendas, tachaduras o borrones que den lugar a dudas sobre los

montos o conceptos allí descritos. Facturas preimpresas con el No. de Rif o Nit, según las normas establecidas por

el Seniat. Estar firmada por el Funcionario

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CAPÍTULO:VIII

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PROCESO:CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS

8. El bono de alimentación previsto por pagos de jornadas extraordinarias y los gastos de transporte urbano no requerirán la presentación de factura. En su lugar, el solicitante elaborará un “comprobante”.

9. A través de la Caja Chica asignada a la Dirección de Administración y Finanzas únicamente cancelará los siguientes conceptos:

- Gastos de Transporte.- Gastos de Alimentación.- Alimentos y Bebidas. - Anticipos para gastos menores.- Viáticos a los Funcionarios en caso de emergencias.- Reintegros de Viáticos Hasta diez (10) Unidades Tributarias (UT)

10.La caja chica deberá cuadrar diariamente el efectivo con las facturas, debiendo reportar a la Dirección de Administración y Finanzas cualquier diferencia faltante, robo o extravío del efectivo o facturas. Asimismo, el dinero, las facturas y documentos soportes, deberá permanecer en todo momento bajo llave en sus respectivos cofres de seguridad o caja de seguridad asignada para tal fin, debiendo solamente accesarse al momento de retirar el dinero o archivar algún recaudo (factura, anticipo de caja chica, etc.)

11. Se deberá gestionar las reposiciones de la caja chica cuando la disponibilidad de los fondos alcance el veinticinco por ciento (25%) de los montos establecidos, elaborando un memorando al Presidente, al cual deberá anexarse la siguiente documentación:

Las facturas correspondientes, numerados y ordenados cronológicamente. Anticipos de Caja Chica debidamente firmado por el funcionario responsable de la

Caja Chica. Disponibilidad Presupuestaria.

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CAPÍTULO:VIII

PÁGINA:3

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PROCESO:CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS

Título: Procedimiento para la Caja Chica

1.0 PROPOSITOEl propósito de este procedimiento es describir los pasos para solicitar el pago de gastos menores a través de la caja chica, así como la reposición de fondos.

2.0 ALCANCEEste procedimiento abarca desde la solicitud de cancelación del pago de un gasto menor por la caja chica hasta su reposición.

3.0 PROCEDIMIENTO:

1. UNIDAD SOLICITANTE.

1.1 Verificada la disponibilidad presupuestaria de su unidad y elabora el formulario “Anticipo de Caja Chica” lo firma y envía al Funcionario responsable de Caja Chica.

2. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS:

2.1 Recibe y revisa el formulario “Anticipo de Caja Chica” , Hace firmar la casilla “recibí conforme” por el funcionario que recibió el anticipo, entrega el dinero al funcionario y archiva temporalmente el “Anticipo de Caja Chica” hasta recibir la factura.

2.2 Recibe la factura, desincorpora del archivo temporal el “Anticipo de Caja Chica” y lo anexa a la documentación recibida, archiva temporalmente el “Anticipo de Caja Chica” y la factura hasta realizar la de reposición de fondos.

2.3 Realiza arqueos diarios y cuando sea necesario reponer los fondos de la Caja Chica, elabora Memorando con “Relación de Caja Chica” y “Orden de Pago”.

2.4 Realiza la ejecución presupuestaria, firma y sella la “Orden de Pago” en la casilla correspondiente, remitiéndola con la relación de caja chica al Presidente.

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CAPÍTULO:VIII

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PROCESO:CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS

3. PRESIDENTE

3.1 Recibe, revisa orden de pago con la relación de caja chica, verifica las facturas y los conceptos de gastos, disponibilidad presupuestaria, firma y sella la orden de pago en señal de conformidad y la devuelve a la Dirección de Administración y Finanzas.

4. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS -Asistente Administrativo

4.1 Recibe la documentación y procede a elaborar el cheque - comprobante en original y dos copias.

4.2 Tramita las firmas del cheque – comprobantes según normas vigentes, entregándolo al funcionario encargado de la caja chica previa firma del mismo en los comprobantes del cheque.

4.3 Genera asientos contables establecidos al efecto y envía al Director de Administración y Finanzas para su firma junto con la Relación de Caja Chica, las facturas, y los Anticipos de Caja Chica.

4.4 Archiva la copia del cheque

5. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

5.1 Recibe el Cheque y realiza el cambio en dinero efectivo, ingresándolo a la Caja Chica.

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PROCEDIMIENTOS

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CAJA CHICA

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Unidad Solicitante elabora el formulario de “Anticipo de Caja Chica” en original y copia y lo envía a Caja

Dirección de Adm. Y Finanzas Recibe y revisa el formulario, entrega el dinero al funcionario y archiva temporalmente el “Anticipo de Caja Chica” hasta recibir la factura.

Dirección de Adm. Y Finanzas, recibe la factura, desincorpora del archivo temporal el “Anticipo de Caja Chica” y lo anexa a la documentación recibida.

Dirección de Adm. Y Finanzas, Realiza arqueos diarios y reponer los fondos.

¿Hay

fondos?Si

No

Elabora Memorando y la “Relación de Caja Chica” y “Orden de Pago”. Y lo envía a la Presidencia

Procesa los anticipos de Caja Chica recibidos



CAPÍTULO:VIII

PÁGINA:2

CÓDIGO:PROC003



PROCESO:CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR:

LIC. OMAIRA NUÑEZ

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N°01

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N° FECHA:

FORM: XXX(03-2000)

Director de Administración y Finanzas.recibe la documentación y procede a elaborar el cheque -

comprobante en original y dos

copias.

Tramita las firmas del cheque – según normas vigentes,

entregándolo al funcionario encargado de la Caja Chica.

-Genera asientos contables al efecto y envía a la Dirección de Adm. y Finanzas para su firma junto con Relación y los Anticipos de Caja

Chica.-Archiva la copia del cheque

Presidencia recibe, orden de pago con relación de caja chica, verifica las facturas y los conceptos de gastos, disponibilidad presupuestaria, firma y sella la orden de pago en señal de conformidad y la devuelve al Director de Administración y Finanzas.

Recibe el Cheque y realiza el cambio en dinero efectivo,

ingresándolo a la Caja Chica.



CAPÍTULO:VIII

PÁGINA:3

CÓDIGO:PROC003



PROCESO:CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS

FOR-ANT.-CAJACHI 003

INSTRUCTIVO DE LLENADOELABORADO POR:

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NOMBRE DEL FUNCIONARIO: CEDULA DE IDENTIDAD: FECHA:

UNIDAD DE ADSCRIPCIÓN:

CARGO:

MOTIVO DEL ANTICIPO: MONTO SOLICITADO:

OBSERVACIOES:

FIRMAS

Gerente de la Unidad Dir. de Administración Funcionario Responsable Y Finanzas

FORMULARIO DE ANTICIPO DE CAJA CHICA N°- CORRELATIVO



CAPÍTULO:VIII

PÁGINA:4

CÓDIGO:PROC003



PROCESO:CAJA CHICA

PROCEDIMIENTOS

1. No .Número correlativo de Anticipo de Caja Chica

2. FechaDía, mes y año de la elaboración del formulario.

3.. Nombre y Apellido del funcionarioNombre y apellido del funcionario al cual se le pagó el anticipo.

C.I.No.

No. de la Cédula de Identidad del funcionario.

4. Unidad de AdscripciónNombre de la Unidad a la cual está adscrito el funcionario.

5. Por concepto deIndique el motivo de anticipo solicitado.

6. Monto Bs.Valor en bolívares del bien adquirido.

7. Total Bs.Monto total del anticipo en bolívares.

8. FirmasUnidad Solicitante: firma de la persona autorizada en la Unidad (ver normas).

Director de Administración y Finanzas:

Firma del Gerente que autoriza el anticipo.

Recibí conforme: firma del funcionario que recibió el anticipo.

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CONTROL DE LECTURA

FECHA:

DEPENDENCIA:

APELLIDO Y NOMBRE CARGOC.I. FECHA FIRMA

FECHA:MARZO 2006

Los abajo firmantes nos comprometemos a cumplir con lo establecido en el presente manual de: Normas y Procedimientos de Caja Chica de CVG TELECOM, para lo cual dejamos constancia de su lectura a través de nuestra firma.


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