UNIVERSIDAD INTERNACIONAL SEK FACULTAD DE ... - UISEK Ecuador
Manual de calidad uisek
-
Upload
jorge-hernandez -
Category
Education
-
view
116 -
download
0
Transcript of Manual de calidad uisek
www.USEK.cl
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Manual de Calidad
Universidad SEK
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad Revisión 00
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Contenido
Capítulo I: Presentación del Manual
1. Introducción ................................................................................................................................ 1
2. Propósito del manual .................................................................................................................. 1
3. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad ................................................................................ 2
4. Control de cambios ..................................................................................................................... 2
5. Estructura funcional del manual ................................................................................................. 2
6. Objetivos ..................................................................................................................................... 2
6.1 Objetivo principal ...................................................................................................................... 2
6.2 Objetivos específicos ................................................................................................................. 3
Capítulo II: Organización
1. Universidad SEK ........................................................................................................................... 4
2. Misión .......................................................................................................................................... 5
3. Visión ........................................................................................................................................... 5
4. Estructura organizativa ............................................................................................................... 5
5. Responsabilidades de los participantes en el sistema ................................................................ 6
Capítulo III: Sistema de Gestión de Calidad
1. Misión Dirección de Aseguramiento de la Calidad ..................................................................... 9
2. Visión Dirección de Aseguramiento de la Calidad ....................................................................... 9
3. Alcances del Sistema de Calidad ................................................................................................. 9
4. Política de Calidad ..................................................................................................................... 10
5. Enfoque basado en procesos .................................................................................................... 10
6. Términos y definiciones ............................................................................................................ 11
7. Estructura del sistema de calidad ............................................................................................. 13
7.1 Procesos estratégicos ........................................................................................................ 15
7.2 Procesos de Núcleo ........................................................................................................... 15
7.3 Procesos de Soporte .......................................................................................................... 16
Anexos
Procesos estratégicos ....................................................................................................................... 17
1. Gestión estratégica ................................................................................................................... 17
1.1 Proceso de Planificación ...................................................................................................... 17
2. Gestión de calidad ..................................................................................................................... 22
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad Revisión 00
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.1 Proceso de Autoevaluación ................................................................................................. 22
3. Gestión Financiera ..................................................................................................................... 26
3.1 Proceso de elaboración del presupuesto ............................................................................ 26
3.2 Proceso de control presupuestario ..................................................................................... 30
Procesos de Núcleo........................................................................................................................... 33
1. Ciclo de vida de los Programas Académicos ............................................................................. 33
1.1 Proceso de creación de programa académico .................................................................... 33
1.2 Proceso de Implementación de programa académico ....................................................... 37
1.3 Proceso de cierre programa académico.............................................................................. 39
2. Ciclo de vida del cuerpo académico .......................................................................................... 40
2.1 Proceso de evaluación docente .......................................................................................... 40
2.2 Proceso de jerarquización de académicos .......................................................................... 46
2.3 Proceso de Perfeccionamiento de académicos .................................................................. 49
2.4 Proceso de Salida del académico honorarios ...................................................................... 52
2.5 Proceso de salida del académico de planta ........................................................................ 54
3. Ciclo de vida del Estudiante ...................................................................................................... 56
3.1 Proceso de incorporación del estudiante ........................................................................... 56
3.2 Proceso de cambio de carrera y/o jornada ......................................................................... 59
3.3 Proceso de convalidación de estudios ................................................................................ 61
3.4 Proceso de formación del estudiante ................................................................................. 64
3.5 Proceso de Homologación de estudios ............................................................................... 67
3.6 Proceso de Postergación de estudios.................................................................................. 69
3.7 Proceso de Reincorporación del estudiante ....................................................................... 72
Procesos de Soporte ......................................................................................................................... 75
1. Gestión académica .................................................................................................................... 75
1.1 Proceso CAE ......................................................................................................................... 75
2. Gestión de infraestructura ........................................................................................................ 80
2.1 Proceso de mantención ....................................................................................................... 80
2.2 Proceso de habilitación de espacios ................................................................................... 83
3. Gestión de administración ........................................................................................................ 85
3.1 Proceso de inventario físico ................................................................................................ 85
3.2 Proceso de adquisiciones .................................................................................................... 87
4. Gestión contable ....................................................................................................................... 89
4.1 Proceso de contabilidad de boletas de honorarios ............................................................. 89
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad Revisión 00
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
4.2 Proceso de contabilidad de remuneraciones ...................................................................... 90
4.3 Proceso de contabilidad de compras y servicios ................................................................. 91
4.4 Proceso de contabilidad de ingresos por venta .................................................................. 93
4.5 Proceso de contabilidad general ......................................................................................... 94
5. Gestión de recursos humanos ................................................................................................... 96
5.1 Proceso de selección y contratación de recursos humanos …………………………………………….96
5.2 Proceso de capacitación ...................................................................................................... 98
5.3 Proceso de solicitud de vacaciones ................................................................................... 100
5.4 Proceso de evaluación de desempeño .............................................................................. 103
5.5 Proceso de accidente laboral ............................................................................................ 108
5.6 Proceso de licencia médica ............................................................................................... 112
5.7 Proceso de desvinculación ................................................................................................ 113
5.8 Proceso de inducción de recursos humanos ..................................................................... 115
5.9 Proceso de accidente trabajadores externos .................................................................... 118
6. Gestión de cobranza y recaudación ........................................................................................ 121
6.1 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente .................................................... 121
6.2 Proceso de cobranza año vigente ..................................................................................... 123
6.3 Proceso de cobranza año anterior .................................................................................... 127
6.4 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario .............. 129
6.5 Proceso de recaudación .................................................................................................... 132
7. Gestión de pagos ..................................................................................................................... 134
7.1 Proceso de remuneración a trabajadores de planta ......................................................... 134
7.2 Proceso de pago de remuneraciones trabajadores a honorarios ..................................... 140
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad Revisión 00
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Tablas
Tabla 1 Procesos estratégicos ........................................................................................................... 15
Tabla 2 Procesos de núcleo ............................................................................................................... 15
Tabla 3 Procesos de soporte ............................................................................................................. 16
Ilustraciones
Ilustración 1 Estructura organizativa USEK ......................................................................................... 5
Ilustración 2 Tipo de procesos USEK ................................................................................................. 14
Ilustración 3 Mapa de Macro Procesos USEK.................................................................................... 14
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad Revisión 00
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Registro de modificaciones
Edición Descripción de actualizaciones y modificaciones capítulo
Fecha Capítulo
1 Elaboración del Manual conforme al Sistema de Gestión de Calidad
01/12/12 Todos
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 1
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1. Introducción
Este manual, desarrollado por la Dirección de Planificación y Desarrollo en conjunto con la
Dirección de Aseguramiento de la Calidad, surge de la necesidad de documentar los
procesos más relevantes que tiene la Universidad SEK, con el fin de facilitar su acceso y
uso tanto por parte de los usuarios internos como externos que estén involucrados con la
institución.
La Universidad SEK entrega servicios académicos que permiten una adecuada formación
profesional de calidad a los estudiantes para desempeñarse de manera óptima en el
mundo laboral. Estos servicios cuentan con una impronta de calidad a través de un
modelo de gestión por procesos que la organización incorporó, por medio de la
implementación eficaz del sistema de gestión de calidad, permitiendo una mejora
continua, sistemática y permanente en todos los ámbitos del quehacer universitario y
buscando, con ello, incrementar los niveles de autorregulación institucional.
Así, este manual de calidad prestará utilidad a todos los usuarios que tengan una
participación directa e indirecta en los procesos identificados, desde las más altas
autoridades –unipersonales y colegiadas– hasta los usuarios de los niveles operacionales
de la organización, permitiendo apoyar y promover los propósitos institucionales y las
políticas fijadas por la USEK en su Plan Estratégico Institucional (2013-2018) y en su
Modelo Formativo.
2. Propósito del manual
El manual busca establecer los criterios para elaborar, diseñar, documentar y mantener el
control de los procesos relacionados con la USEK, y está estructurado en procesos
estratégicos, de núcleo y de soporte, con el fin de que sean ejecutados de manera
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 2
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
oportuna, eficiente y eficaz, mediante la Normativa ISO – 9001:2000 “Sistemas de Gestión
de Calidad - Requisitos”.
3. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
El procedimiento descrito se aplica para todos los actores de la Universidad SEK que
participen en la elaboración, documentación, evaluación y revisión de los procesos
estratégicos, de núcleo y de soporte de la organización.
4. Control de cambios
En el presente documento se realizan correcciones o mejoras con el objeto de optimizar el
funcionamiento y la comprensión del documento. Estos cambios van quedando
registrados en la documentación correspondiente, de manera tal que se pueda mantener
una evidencia de la conformidad de los requisitos, la protección y recuperación de los
datos y la operación eficaz de los distintos procesos.
5. Estructura funcional del manual
El manual consta de los siguientes puntos:
Política, objetivos, planificación del sistema de calidad.
Descripción de la organización.
Procedimientos desarrollados en los distintos procesos de la USEK.
Responsabilidades y autoridades.
6. Objetivos
6.1 Objetivo principal
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 3
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Describir y documentar el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad SEK, en
concordancia con la Norma ISO 9001:2000.
6.2 Objetivos específicos
Ser una guía de referencia a los procesos que forman parte del Sistema de
Gestión de Calidad.
Comunicar y socializar la Política de Calidad en la comunidad universitaria.
Mostrar la interacción entre los distintos procesos que forman parte del
Sistema de Gestión de Calidad.
Establecer los lineamientos de las funciones de los diferentes usuarios del
proceso.
Conseguir la mejora continua del proceso al interior de la universidad,
optimizando las ejecuciones de todas las tareas asociadas y la forma de
llevarlas a cabo por los usuarios.
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 4
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1. Universidad SEK
La Universidad SEK es el resultado de la culminación de un proyecto pedagógico iniciado
en Madrid hace más de 100 años y que hoy se ve avalado por el prestigio de centros
educativos existentes en Europa, América, África y Asia.
El 8 de agosto de 1988 se constituyó la primera Universidad SEK, en Santiago de Chile,
como una Corporación de Derecho Privado sin fines de lucro, al amparo del Decreto con
Fuerza de Ley Nº 1, del 30 de diciembre de 1980, del Ministerio de Educación de Chile.
La Universidad SEK es, por tanto, una universidad joven, que inició sus actividades
académicas en el año 1990, y que trabaja constantemente en la creación de las
condiciones adecuadas para la transmisión de los conocimientos, el estudio, la
investigación, el desarrollo personal y los intercambios humanos, científicos y culturales.
En la actualidad, la Universidad SEK desarrolla su trabajo en la ciudad de Santiago de Chile,
contando con cuatro campus –Arrieta, Providencia, Santiago Centro y Santa Ana–. Desde
estos espacios, nuestra Casa de Estudios aporta a sus alumnos la tradición y valor
patrimonial del Parque Arrieta, Monumento Histórico Nacional, que desde Peñalolén
fuera escenario de episodios fundamentales para la vida cultural, política y social de
nuestro país. En este maravilloso lugar patrimonial, de cerca de 40 mil metros cuadrados,
se agrupan las carreras de la Facultad de Estudios del Patrimonio Cultural, única en
Sudamérica.
Al mismo tiempo, el Campus Providencia, instalado en un moderno edificio enclavado en
el corazón de dicha comuna, contribuye con la funcionalidad necesaria para el desarrollo
de carreras en jornada diurna y vespertina, al igual que en nuestros nuevos campus Santa
Ana, que acoge las carreras de la Facultad de Salud y Ciencias de la Actividad Física, y de
Santiago Centro, que, con cerca de tres mil metros cuadrados, permite a los estudiantes
de Kinesiología, Enfermería y Nutrición y Dietética acceder a modernos laboratorios de
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 5
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
anatomía, física y computación, proyectándose al futuro en la tarea de aportar
profesionales a la comunidad nacional e internacional.
2. Misión
Acoger las aspiraciones de formación profesional de personas con capacidades diversas,
sobre la base de procesos formativos de calidad, en un ambiente de respeto, orientado al
aprendizaje y la calidad de vida.
3. Visión
Universidad reconocida como referente de la educación superior del país por su
compromiso con una formación de calidad, integral y pluralista, que respeta la diversidad
como parte de su proyecto educativo.
4. Estructura organizativa
En la figura 1 se describe la estructura organizativa que presenta en la actualidad la Universidad
SEK.
Figura 1. Estructura organizativa USEK
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 6
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5. Responsabilidades de los participantes en el sistema
El personal responsable de los procesos llevados a cabo en la Universidad SEK cuenta con
funciones específicas que se detallan en cada uno de los documentos asociados al Sistema
de Gestión de Calidad.
La autoridad y responsabilidad general de los usuarios en el Sistema de Gestión de calidad
está definida de la siguiente forma:
a) Rector.
Definir la Política y los Objetivos de Calidad y asegurar que dicha información
sea difundida y conocida por todo el personal de la USEK.
Evaluar las revisiones realizadas por la Dirección de Aseguramiento de la
Calidad, en términos de implementación del Sistema de Gestión de Calidad y
del cumplimento de los Objetivos de Calidad.
Mantener contacto con los distintos usuarios de la universidad con el fin de
mantener actualizados los requerimientos, la valoración de los servicios y sus
características adicionales.
Asegurar los recursos necesarios para la mantención y mejoramiento continuo
del Sistema de Gestión de Calidad.
Desarrollar acciones –en conjunto con los directivos superiores, intermedios,
jefes de carrera y administrativos– para el mejoramiento continuo del Sistema
de Gestión de Calidad.
b) Dirección de Aseguramiento de Calidad.
Asegurar el desarrollo, implementación, control y mantención de los procesos
pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad, y el logro de los Objetivos de
Calidad definidos en las Políticas de Calidad.
Informar al Rector sobre los resultados obtenidos por el Sistema de Gestión de
Calidad.
Coordinar reuniones con el Comité de Autoevaluación y entregar la
información necesaria para ellas.
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 7
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Asesorar a los directivos superiores, intermedios, jefes de carrera y
administrativos para asegurar la correcta operación y funcionamiento del
Sistema de Calidad.
Coordinar el seguimiento de acciones correctivas y preventivas que se deriven
del resultado de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
Planificar la realización de auditorías internas y gestionar la correcta ejecución
del equipo auditor.
c) Directivos superiores e intermedios, jefes de Carrera y administrativos.
Difundir la Política de Calidad y las directrices de Gestión de Calidad a los
equipos de trabajo y el personal en general.
Facilitar el trabajo de los auditores al interior de su área, dirección o unidad.
Asegurar la realización de las acciones correctivas y preventivas a ser
desarrolladas en el área, dirección o unidad a su cargo.
Ejecutar las acciones necesarias para el logro de los Objetivos de Calidad.
Revisar y asegurar que la documentación descrita en el Sistema de Calidad su
represente las actividades relacionadas con su área, dirección o unidad.
Velar por la integridad y protección de los registros definidos en la
documentación del Sistema de Gestión de calidad.
d) Personal académico y administrativo.
Conocer la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad de la Universidad SEK.
Analizar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad en relación con la
ejecución de las tareas que les corresponden y proponer acciones o medidas
de corrección y mejora, cuando corresponda.
Comunicar al encargado de la dirección, área o unidad correspondiente
cualquier dificultad en la ejecución de actividades descritas en el Sistema de
Gestión de Calidad.
Desarrollar las actividades descritas según se indique en el Sistema de Gestión
de Calidad.
Administrar los recursos disponibles de manera eficiente.
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 8
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Comunicar a la Dirección de Aseguramiento de la Calidad cualquier anomalía o
problema que afecte el normal funcionamiento del Sistema de Gestión de
Calidad.
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 9
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1. Misión de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad
La Dirección de Aseguramiento de la Calidad (DAC) es la unidad responsable de promover
y coordinar los procesos de autoevaluación al interior de la organización, velando por el
desarrollo de procesos de aseguramiento de la calidad a nivel tanto institucional como en
las carreras de pregrado.
2. Visión Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aportar para que la Universidad SEK sea reconocida por su compromiso con una
formación de calidad acreditada.
3. Alcances del Sistema de Calidad
La Universidad SEK se compromete a mantener documentado, implementado y en
funcionamiento un Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de mantener el
mejoramiento continuo de los procesos de la organización.
Para ello, los procesos han sido identificados y analizados, y se ha determinado su
secuencia e interacción con el fin de contar con los criterios y métodos necesarios para
asegurar que su funcionamiento y control pueda realizarse de forma eficaz y permanente.
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 10
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
4. Política de Calidad
La Universidad SEK entiende la calidad como el resultado de la aplicación sistemática y
permanente de acciones tendientes a la mejora continua de los procesos, tanto en el
ámbito académico como en el de gestión institucional, que permitan garantizar la
satisfacción de las necesidades de los estudiantes y otros usuarios, así como los
requerimientos de los sistemas de aseguramiento de calidad de carácter público. Para
ello, promueve la participación e involucramiento de toda la comunidad universitaria.
5. Enfoque basado en procesos
Se define como enfoque basado en procesos a la identificación y gestión de los procesos
de forma metódica, y en especial de sus interacciones.
En la Universidad SEK fluye una enorme cantidad de procesos, los cuales deben ser
identificados y gestionados para el funcionamiento eficiente y eficaz de la organización.
Mediante la siguiente figura se ilustra el Sistema de Gestión de Calidad (descrito en la
Norma ISO 9000) basado en procesos y el rol que cumplen los participantes para el logro
de los objetivos planteados.
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 11
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Figura 2. Modelo de Sistema de Gestión de Calidad1
6. Términos y definiciones
Con el objeto de manejar un lenguaje común y facilitar el entendimiento del manual, a
continuación se definen los principales términos utilizados en el documento, relativos a
calidad, gestión, organización, procesos y servicios y productos pertenecientes a la Norma
ISO 9000:2000, así como aquellos pertenecientes a los procesos propios de la Universidad
SEK.
a. Términos relativos a calidad.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con
los requisitos.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman entradas en salidas.
1 Extraído de la Norma ISO 9000 aplicable a la Norma ISO 9001:2000
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 12
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Satisfacción del cliente: Percepción del usuario sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.
Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un
producto que cumple los requisitos para ese producto.
b. Términos relativos a gestión.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos, y
para lograr dichos objetivos.
Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y
controlar una organización con respecto a la calidad.
Política de la calidad: Intenciones globales de una organización relativas a
la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección.
Objetivos de la calidad: Algo deseable o pretendido, relacionado con la
calidad.
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir las exigencias.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos.
c. Términos relativos a la organización.
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
Estructura de la organización: Disposición de responsabilidades,
autoridades y relaciones entre el personal.
Usuario: Organización o persona que recibe un producto.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
d. Términos relativos al proceso y producto.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 13
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Producto: Resultado de un proceso.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
e. Términos relativos a la documentación.
Información: Datos que poseen significado.
Especificación: Documento que posee requisitos.
Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de
calidad de una organización.
7. Estructura del sistema de calidad
En toda organización existen tres tipos de procesos:
a) Procesos gerenciales o estratégicos: Son los que determinan la dirección de la
organización, como la planificación estratégica, la gestión de calidad y la
planificación financiera.
b) Procesos de realización o misionales o de núcleo: Son los procesos a partir de los
cuales se elaboran los productos y/o servicios que son orientados al usuario. En
este punto encontramos los procesos de la docencia, relacionados con los ciclos de
vida del estudiante, del cuerpo académico y del programa académico.
c) Procesos de soporte: Son los encargados de apoyar a los procesos gerenciales y de
núcleo realizados por la institución. Entre ellos destacan la gestión académica,
financiera, de recursos humanos, de sistemas informáticos.
En la figura 3 se describe la estructura de los procesos en torno a la Universidad
SEK
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 14
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Figura 3. Tipo de procesos USEK
A continuación, en la figura 4, se detalla el Mapa de Macroprocesos perteneciente a la
Universidad SEK, en el cual se desglosan los procesos que se detallarán en el Sistema de
Gestión de Calidad.
Figura 4. Mapa de Macroprocesos USEK
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 15
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
El sistema de gestión de calidad se estructurará del siguiente modo:
7.1 Procesos estratégicos
Los procesos estratégicos se detallan en la siguiente tabla.
Tipo de Proceso Proceso subproceso
Procesos estratégicos
Gestión estratégica Proceso de planificación
Gestión de calidad Proceso de autoevaluación
Gestión financiera
Proceso de elaboración del presupuesto
Proceso de control presupuestario
Tabla 1. Procesos estratégicos
7.2 Procesos de núcleo
Los procesos de núcleo se detallan en la siguiente tabla.
Tipo de Proceso Proceso subproceso
Procesos de
núcleo
Ciclo de vida del programa
académico
Creación de programa académico
Implementación programa académico
Cierre de programa académico
Ciclo de vida del cuerpo Académico
Jerarquización de académicos
Evaluación docente
Salida de académico a honorarios
Salida de académico de planta
Perfeccionamiento de académicos
Ciclo de vida del estudiante
Incorporación del estudiante
Cambio de carrera y/o jornada
Convalidación de estudios
Formación del estudiante
Homologación de estudios
Postergación de estudios
Reincorporación del estudiante
Retiro del estudiante
Seguimiento a titulados
Titulación del estudiante
Tabla 2. Procesos de núcleo
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 16
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
7.3 Procesos de soporte
Los procesos de soporte se detallan en la siguiente tabla.
Tipo de Proceso Proceso Subproceso
Procesos de
soporte
Gestión académica CAE
Gestión de infraestructura Proceso de mantención
Proceso de habilitación de espacios
Gestión de administración Proceso de inventario físico
Proceso de adquisiciones
Gestión contable
Contabilidad de boletas de honorarios
Contabilidad de remuneraciones
Contabilidad de compras y servicios
Contabilidad de ingresos por venta
Contabilidad general
Gestión de recursos humanos
Proceso de selección y contratación de RR.HH.
Proceso de Capacitación
Solicitud de vacaciones
Evaluación de desempeño
Accidente laboral
Licencia médica
Desvinculación
Inducción de recursos humanos
Gestión de cobranzas y recaudación
Formulación de plan de cobranza año vigente
Cobranza año vigente
Cobranza año anterior
Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario
Proceso de recaudación
Gestión de pagos Remuneración a planta
Remuneración a honorarios
Tabla 3. Procesos de soporte
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 17
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Procesos estratégicos
1. Gestión estratégica
1.1 Proceso de Planificación
A continuación se adjunta el diagrama del Proceso de Planificación:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 18
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 19
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Proceso de Planificación
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Elaboración de acta de inicio del proceso de Planificación
La Junta Directiva, presidida por el Rector, es la encargada de iniciar el proceso de planificación de la
Universidad SEK.
Junta Directiva
2 Comunicación al director de Planificación y Desarrollo la
decisión acordada
El Rector le comunica al director de Planificación y Desarrollo la decisión adoptada con el fin de que este pueda reunir al equipo directivo para la ejecución del
proceso
Rectoría
3 Reunión de equipo directivo
Correo electrónico,
llamadas telefónicas, reuniones.
El Director de Planificación y Desarrollo reúne al equipo
necesario para efectuar las tareas encomendadas.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
4 Proposición de la metodología,
etapas y cronología de la aplicación
Elaboración de la metodología a utilizar, las etapas necesarias para la ejecución y de la forma en que se llevarán a cabo, así como una
cronología de actividades.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
5 ¿Aprobación?
Las propuestas de la Dirección de Planificación y Desarrollo son
aprobadas o rechazadas y vueltas a solicitar para alcanzar el común
acuerdo de las partes involucradas.
Equipo directivo superior
6
Solicitud a la junta directiva definir o redefinir la visión,
misión y los valores institucionales
El director de Planificación y Desarrollo solicita a la Junta
Directiva una definición o redefinición de la misión, visión y
valores institucionales, para contar con los principios de la
USEK actualizados.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
7 Rectificación o redefinición la
misión, visión y valores institucionales
La Junta Directiva se reúne para redefinir o rectificar la misión, visión y valores institucionales.
Junta Directiva
8 Envío de la información a la Dirección de Planificación
Correo electrónico.
El resultado de la etapa anterior, se envía a la Dirección de
Planificación y Desarrollo para efectuar los análisis pertinentes.
Junta Directiva
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 20
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Proceso de Planificación
Nº Nombre Medio Descripción Rol
9
Convocatoria a los directivos superiores e intermedios de la
USEK para hacer el Análisis FODA Institucional
Correo electrónico,
llamadas telefónicas, reuniones.
Se realiza un análisis FODA junto a los directivos superiores de la
USEK.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
10 Priorización del FODA de la
comunidad universitaria
Se optimizan los recursos necesarios para maximizar las
potencialidades y minimizar las limitantes.
Equipo directivo superior e intermedio
11 Recepción de los resultados de
la priorización
Correo electrónico,
llamadas telefónicas, reuniones.
Los resultados de priorización son recibidos por la Dirección de
Planificación Y Desarrollo.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
12
Convocatoria al equipo directivo para establecer los
lineamientos estratégicos preliminares
Correo electrónico,
llamadas telefónicas, reuniones.
La Dirección de Planificación y Desarrollo junto al equipo
directivo establecen los lineamientos estratégicos
preliminares que luego serán enviados al Consejo Universitario
para su análisis.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
13 Recepción de los lineamientos
estratégicos Correo
electrónico
El Consejo Universitario recibe los lineamientos para su análisis y
certificación de que están acordes con lo requerido.
Consejo Universitario
14 Modificación de los
lineamientos estratégicos
Rectificar, cuando sea necesario, los lineamientos estratégicos para
su correcto funcionamiento.
Consejo Universitario
15 Recepción de los lineamientos
estratégicos
La Dirección de Planificación y Desarrollo recibe los lineamientos
estratégicos visados por las entidades involucradas.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
16
Definición de los planes de acción que estarán alineados a la estrategia, con consulta a la
comunidad universitaria
El Equipo Directivo Superior define los planes de acción, previa
consulta a la comunidad universitaria.
Equipo Directivo Superior
17 Trabajo en los planes de acción
en conjunto a las unidades
La Dirección de Planificación y Desarrollo trabaja en conjunto con
las unidades con el fin de poder lograr los objetivos y metas
necesarias para el cumplimiento del o los proyectos.
Dirección de Planificación y
Desarrollo
18 Recepción de los planes de
acción
Las Unidades responsables reciben los planes de acción para
preparar su ejecución. Unidad responsable
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 21
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Proceso de Planificación
Nº Nombre Medio Descripción Rol
19 Trabajo en los planes de acción
Las Unidades trabajan en los planes de acción asignados para
lograr los objetivos y metas previstas por la USEK
Unidad responsable
20 Ejecución de los planes de
acción Se ejecutan los planes de acción Unidad responsable
21 Realización de seguimiento y
control de los planes de acción
La Dirección de Planificación y Desarrollo realiza un seguimiento y control de los planes de acción
para verificar su correcta ejecución
Dirección de Planificación y
Desarrollo
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 22
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2. Gestión de calidad
2.1 Proceso de Autoevaluación
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Autoevaluación:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 23
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Proceso de Autoevaluación USEK
Nº Nombre Descripción Rol
1 Diseño y organización del proceso
de autoevaluación
La fase de diseño da inicio al proceso continuo de
autoevaluación, el cual se realiza de forma cíclica para el
mejoramiento continuo de los procesos de la USEK. En esta fase
se establecen las etapas del proceso –las que se identifican de
acuerdo en un cronograma de trabajo– y los canales de
participación de la comunidad universitaria.
Dirección de Aseguramiento de la Calidad
2 Realización de levantamiento de
información
Los miembros del Comité de Autoevaluación identifican el tipo y
las fuentes de información. Comité de Autoevaluación
3 Recopilación de información
cualitativa y cuantitativa e indicadores
Al interior de las subcomisiones de Docencia de Pregrado y de Gestión Institucional, u otra que se designe
para cubrir algún proceso específico, se recopila información relacionada con datos cualitativos,
cuantitativos e indicadores asociados, para tener una visión
más amplia de las fortalezas y debilidades presentadas.
Subcomisiones de Autoevaluación
4 Consulta a informantes internos y
externos
Se realiza una consulta a informantes claves (profesores,
estudiantes, egresados y empleadores) para la formación de
juicios evaluativos que generen antecedentes, con la diversidad de
fuentes de información cuantitativa, y con análisis y reflexión cualitativa sobre la
efectividad de los mecanismos de aseguramiento de la calidad.
Subcomisiones de Autoevaluación
5 Procesamiento del análisis de la
información
Las subcomisiones extraen información relevante a partir de la
información recopilada.
Subcomisiones de Autoevaluación
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 24
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Proceso de Autoevaluación USEK
Nº Nombre Descripción Rol
6
Análisis diagnóstico de Fortalezas y Debilidades en Docencia de
Pregrado con los cuerpos colegiados y otras instancias de la
comunidad universitaria
Se realiza un análisis de la información del área de Docencia
de Pregrado para verificar los grados de avance y priorizar las
fortalezas y debilidades del área. Con esta información es posible
disponer de un análisis de la eficiencia y eficacia de los
mecanismos de aseguramiento de la calidad en la USEK.
Vicerrectoría Académica
7 Análisis diagnóstico de Fortalezas
y Debilidades en Gestión Institucional
Se realiza un análisis de la información del área de Gestión
Institucional para verificar los grados de avance y priorizar las
fortalezas y debilidades en el área. Con esta información es posible
disponer de un análisis de la eficiencia y eficacia de los
mecanismos de aseguramiento de la calidad existentes en la USEK.
Dirección de Planificación y Desarrollo
8 Diseño de los planes con indicadores de calidad
Se diseñan los planes de mejoramiento con el fin de perfeccionar las políticas y
mecanismos de aseguramiento de la calidad (Identificando las acciones previstas, áreas,
mecanismos que servirán para verificar la eficacia y eficiencia de
las acciones y los resultados obtenidos)
Dirección de Planificación y Desarrollo
9 Implementación delos planes de
acción
Se implementan los planes de mejoramiento con el fin de
materializar el mejoramiento continuo al interior de la USEK.
Unidades de Gestión
10 Elaboración del Informe de
Evaluación Institucional
Se elabora el Informe de Evaluación Institucional, que
deberá contar con un marco de referencia institucional, un análisis
crítico del proceso de autoevaluación llevado a cabo por
la comunidad universitaria, la información de la ejecución de los
planes de mejoramiento y los documentos anexos que respalden
dicha información.
Dirección de Aseguramiento de la Calidad
11 Envío de informe a los órganos
correspondientes
La información se envía a los diferentes órganos para la toma de
conocimiento.
Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 25
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Proceso de Autoevaluación USEK
Nº Nombre Descripción Rol
12 Socialización del informe de
Evaluación Institucional
Se socializa el Informe de Evaluación Institucional a la
comunidad universitaria.
Dirección de Extensión y Comunicaciones
13 Realización de seguimiento y
evaluación de los planes a través de los indicadores
Se mide el grado de avance que poseen los mecanismos aplicados de aseguramiento de la calidad.
Dirección de Planificación y Desarrollo
14 Adecuación del Plan Estratégico Institucional a los resultados del
proceso
Con lo obtenido en las fases anteriores, se diseñan y llevan a cabo las tareas necesarias para adecuar el PEI de la USEK a los
resultados del proceso
Dirección de Planificación y Desarrollo
15 Adecuación de los planes
operativos de cada unidad de gestión
De ser necesario, se realiza una adecuación de los planes
operativos, conforme al PEI, con el fin de que cada unidad trabaje en
un plan acorde a los requerimientos de la universidad
Unidades de gestión
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 26
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3. Gestión Financiera
3.1 Proceso de elaboración del presupuesto
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de elaboración del presupuesto:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 27
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Elaboración del Presupuesto
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Establecimiento de criterios
generales para la formulación del presupuesto
La Junta Directiva establece los criterios necesarios para la
elaboración del presupuesto por parte de la Vicerrectoría de
Administración y Finanzas, VRAF.
Junta Directiva
2 Difusión de los criterios
generales a las áreas interesadas
Correo electrónico, reuniones, llamadas
telefónicas.
La Rectoría difunde la información relacionada con los criterios
generales a las áreas relacionadas de la USEK para la toma de
conocimiento.
Rectoría
3
Solicitud del envío de presupuesto de costos de
docencia, gastos e inversiones para el año siguiente
La VRAF solicita el envío de los presupuestos a todos los centros de
costo de su dependencia y a la Vicerrectoría Académica (VRA) para que se encargue de las direcciones
que dependen de ella.
VRAF
4 Identificación y planificación de
las necesidades de costos, gastos e inversiones del periodo
Las direcciones calculan y planifican las necesidades de costos, gastos e
inversiones que van a ser necesarios para el periodo.
Otras direcciones
5 Preparación de la información
necesaria Planilla Excel
Se prepara la información necesaria para ser enviada a la VRAF, en donde
es revisada.
Otras direcciones
6 Instrucción a los centros de
costos sobre el envío de presupuestos
La VRA solicita a los centros de costos dependientes de ella la formulación
de sus presupuestos en base a las necesidades requeridas.
VRA
7 Identificación y planificación de
las necesidades de costos, gastos e inversiones del periodo
Las direcciones calculan y planifican las necesidades de costos, gastos e
inversiones que van a ser necesarios para el periodo.
Decanatos y direcciones de
VRA
8 Preparación de la información
necesaria Planilla Excel
La información necesaria se prepara para luego enviarla a la VRA.
Decanatos y direcciones de
VRA
9 Consolidación de la información Luego de recopilar toda la
información de los centros de costo, se envía a la VRAF para su revisión.
VRA
10 Tabulación de los datos de
presupuesto de cada centro de costo
Planilla Excel La información se consolida en un
archivo único para mantener la información centralizada
VRAF
11 Preparación del Informe
Presupuestario
Con la información de los presupuestos de cada centro de costos, se prepara un informe preliminar que contendrá un
estimativo del presupuesto del año siguiente.
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 28
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Elaboración del Presupuesto
Nº Nombre Medio Descripción Rol
12 Revisión del informe preliminar
La Rectoría revisa el informe preliminar para verificar que el presupuesto sea acorde a las
necesidades de la USEK y cumpla con las metas y objetivos planteados.
Rectoría
13 Envío del informe de
presupuesto provisional
Con las observaciones del Rector al informe preliminar, se construye un
presupuesto provisorio, que es nuevamente enviado al Rector para
su conocimiento.
VRAF
14 Análisis del informe
presupuestario provisional
La Rectoría realiza un análisis del presupuesto provisorio para
aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias.
Rectoría
15 Revisión del presupuesto de
acuerdo a los criterios generales
La Junta Directiva realiza un análisis del presupuesto provisorio para
aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias.
Junta Directiva
16
Envío al Rector del presupuesto provisional con las
observaciones de la Junta Directiva, si las hubiere
Correo electrónico
Se envía el presupuesto provisional al Rector para su aprobación o para que solicite las modificaciones necesarias.
Junta Directiva
17 Envío las observaciones del
presupuesto Correo
electrónico
El Rector envía las observaciones a la VRAF para su conocimiento y realización de correcciones
necesarias.
Rectoría
18 Preparación del informe presupuestario definitivo
La VRAF inicia la elaboración del informe presupuestario definitivo
VRAF
19 Revisión del informe preliminar
La rectoría revisa el informe preliminar para para verificar que el
presupuesto sea acorde a las necesidades de la USEK y cumpla con
las metas y objetivos planteados.
Rectoría
20 Envío del informe de
presupuesto definitivo Correo
electrónico
El presupuesto definitivo es enviado al Rector para su conocimiento y
aprobación. VRAF
21 Análisis del informe
presupuestario
La Rectoría realiza un análisis del presupuesto final para poder
aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias para el
caso.
Rectoría
22 Presentación del informe de
presupuesto final
La VRAF incorpora las correcciones de la Rectoría, de existir, y prepara el
presupuesto final para su presentación a las distintas áreas de
la Universidad
VRAF
23 Envío del presupuesto final
completo a las áreas pertinentes Correo
electrónico El presupuesto completo de la USEK se envía a Rectoría y Junta Directiva.
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 29
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Elaboración del Presupuesto
Nº Nombre Medio Descripción Rol
24 Recepción del presupuesto final
de su área Planilla Excel
Finalmente las distintas áreas de la Universidad reciben el presupuesto.
Otras direcciones, decanatos y
direcciones de VRA
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 30
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.2 Proceso de control presupuestario
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de control presupuestario:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Control Presupuestario
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Carga de presupuesto en sistema
Navision por centro de costo Sistema Navision
El presupuesto se carga en el sistema Navision, para mantener la información estructurada.
VRAF
2 Verificación de que las
asignaciones de centro de costo sean correctas
Sistema Navision
El encargado de contabilidad realiza las verificaciones para asegurar que las asignaciones sean correctas en el
sistema.
Contabilidad
3 Recopilación de información
contable
Subproceso que indica la información que será recolectada para realizar los
análisis correspondientes. VRAF
4 Incorporación a informe de las
desviaciones presentadas
Posterior a la recopilación de antecedentes, al informe de control
presupuestario se le adjuntan las desviaciones observadas.
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 31
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Control Presupuestario
Nº Nombre Medio Descripción Rol
5 Generación de informe
presupuestario
Se realiza el informe presupuestario con el fin de controlar la gestión con
respecto al presupuesto anual autorizado. En concreto, ingresos, gastos, inversiones en activos fijos, flujos de caja (que incluyen notas explicativas de las desviaciones
presentadas).
VRAF
6 Recepción y toma de
conocimiento del informe de control presupuestal de la fecha
Correo electrónico
La Rectoría toma conocimiento del informe de control presupuestario de
la fecha, lo que se realiza cuatro veces en el año (abril, agosto,
octubre y diciembre).
Rectoría
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 32
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.2.1 Subproceso recopilación de información contable
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso recopilación de antecedentes contables,
perteneciente al proceso de control presupuestario:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Recopilación de información contable
Nº Nombre Descripción Rol
1 Verificación de gastos realizados
por las distintas áreas
Los gastos realizados por los distintos centros de costo de la universidad se
verifican para ver su consistencia. VRAF
2 Realización de estimación del gasto
del año
La VRAF realiza una estimación de los gastos en que se va a incurrir en el resto del
año. VRAF
3
Realización de ajustes en la proyección de resultados a realizar desde la fecha del control hasta fin
del año
Se realizan ajustes para poder alinearse al presupuesto de la universidad y mantener un presupuesto acorde a las necesidades.
VRAF
4 Cálculo del presupuesto previsto
para las distintas áreas Se calcula el presupuesto previsto para las
distintas áreas. VRAF
5 Cálculo de las desviaciones para los
gastos, ingresos y flujos varios
Se calcula el nivel de desviaciones presentados por los distintos centros de costos para los gastos, ingresos y flujos
varios, los cuales, en el caso de presentar desviaciones mayores, deben ser
justificados en el debido informe de Control Presupuestario.
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 33
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Procesos de Núcleo
1. Ciclo de vida de los Programas Académicos
1.1 Proceso de creación de programa académico
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de creación de programa académico:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 34
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Creación de Programa Académico
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Creación de propuesta de un programa académico
Una entidad, sea interna o externa a la universidad, presenta una propuesta
de programa académico para implementar.
Órgano colegiado o unipersonal de la
universidad o experto externo
2 Recepción de propuesta de
creación de programa académico
La propuesta es recepcionada por el
Concejo de Facultad correspondiente. Consejo de Facultad
3 Recepción de la propuesta Medio físico,
correo electrónico
La propuesta es enviada a la VRA para su estudio y análisis.
VRA
4 Visación de factibilidad
académica.
La VRA verifica si se cumplen los requisitos impuestos para la creación
de un programa académico, el que tendrá que estar alineado con el
modelo educativo de la USEK, debiendo estar confeccionado
teniendo en cuenta insumos de la Dirección de Admisión, información de órganos oficiales del Gobierno de Chile en las materias pertinentes, estudios de mercado, las tendencias globales
en la educación superior u otros.
VRA
5 Visación de factibilidad
económica
La VRAF verifica si la propuesta de programa académico es viable
económicamente, es decir, que cuente con el estado de resultados del
programa académico presentado.
VRAF
6 Motivo de rechazo
correo electrónico,
llamada telefónica
En ciertos casos, la propuesta es rechazada por no ser viable para la
USEK. VRA
7 Recepción motivo de
rechazo
En el caso de ser rechazado el programa, los motivos del mismo son recibidos con el fin de que la entidad que creó la propuesta pueda efectuar las acciones necesarias para corregir
las falencias presentadas.
Órgano colegiado o unipersonal de la
universidad o experto externo
8 Toma de conocimiento de la propuesta del programa
académico
La Rectoría toma conocimiento del programa académico propuesto.
Rectoría
9 Aprobación de la propuesta
de programa académico
La propuesta llega al Consejo Universitario para efectuar el análisis
del programa académico.
Consejo Universitario
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 35
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Creación de Programa Académico
Nº Nombre Medio Descripción Rol
10 Envío motivo de rechazo
programa académico
Llamada telefónica,
correo electrónico,
reunión.
En caso de ser rechazado el programa académico, se envían las razones por
las que el plan no cumple con los requisitos requeridos por la USEK.
Consejo Universitario
11 Motivo de rechazo de la
denominación del programa.
La Junta Directiva puede rechazar la denominación del programa
académico en el caso de considerarlo no adecuado.
Junta Directiva
12 Inscripción en el acta y
toma de acuerdo
En el caso de ser aprobado el programa, se procede a inscribir en el acta y a realizar la toma de acuerdo
por parte de la Junta Directiva.
Junta Directiva
13 Adjuntar expediente con el
proyecto de carrera
Se agrega el expediente del proyecto de carrera.
Junta Directiva
14 Emisión de decreto de creación del programa
académico
Se tramita el decreto de Rectoría por parte del Secretario General y se visa el plan de estudios, los que quedan
registrados de manera oficial.
Rectoría
15 Acción de mejora o
corrección
El órgano colegiado o unipersonal de la universidad o el experto externo
puede realizar una acción de mejora o una corrección del programa
académico propuesto, con el fin de volver a presentar los antecedentes al
Consejo de Facultad.
Órgano colegiado o unipersonal de la
universidad o experto externo
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 36
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1.1.1 Subproceso Creación de una propuesta de un programa académico
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Creación de una propuesta de Programa
Académico, perteneciente al proceso de creación de un programa académico:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Creación de una propuesta de Programa Académico
Nº Nombre Descripción Rol
1 Estudio de factibilidad
académica
Se debe realizar un estudio de factibilidad académica para
validar que el proyecto sea viable académicamente.
Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto
externo
2 Estudio de factibilidad
económica
Se debe realizar un estudio de factibilidad económica para
validar que el proyecto sea viable financieramente.
Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto
externo
3 Creación de la
documentación necesaria
Con posterioridad a los estudios de factibilidad académica y
económica, es necesario crear la documentación requerida por la USEK para la presentación de la
propuesta.
Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto
externo
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 37
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1.2 Proceso de Implementación de programa académico
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Implementación de programa académico:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 38
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Implementación de Programa Académico
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Emisión de Decreto
de Rectoría
El proceso de implementación de una carrera se inicia con la
emisión de un Decreto de Rectoría
Rectoría
2 Creación del
programa en medio digital y físico
Sistema U+ y documentación física
Se crea el programa en medio físico y también en el sistema digital de registro académico
U+
Dirección de Registro Académico
3 Parametrización del
plan de estudios
La Dirección de Registro Académico se encarga de parametrizar el plan de
estudios para su correcta ejecución.
Dirección de Registro Académico
4 Carga de aranceles
La Tesorería carga los aranceles en el sistema para poder
comenzar a ofertar el programa académico.
Tesorería
5 Planificación de las
asignaturas
La Secretaría General se encarga de planificar las
asignaturas que deberán estar contempladas en el plan de
estudios.
Secretaría Académica
6 Solicitud de matrícula
a la Dirección de Admisión
Los alumnos interesados solicitan matrícula a la
Dirección de Admisión para ingresar al plan de estudios.
Estudiante
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 39
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1.3 Proceso de Cierre de programa académico
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso Cierre de programa académico:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Cierre de Programa Académico
Nº Nombre Descripción Rol
1 Elaboración del plan de cierre a
propuesta de la Dirección de Planificación y desarrollo
La Rectoría elabora el plan de cierre solicitado por la Dirección de Planificación
y Desarrollo. Rectoría
2 Proposición del cierre de un
programa académico
La Rectoría propone el cierre de un programa académico a la Junta Directiva
de la Universidad SEK. Rectoría
3 Toma de acuerdo La Junta Directiva toma acuerdo de la
propuesta enviada por la Rectoría. Junta Directiva
4 Recepción del acuerdo de la Junta
Directiva
El acuerdo es recepcionado nuevamente por la Rectoría para poder comunicar de
la resolución acordada. Rectoría
5 Comunicación del acuerdo de cierre
a los interesados Se comunica el acuerdo a las entidades
interesadas. Rectoría
6 Información al MINEDUC del cierre
del programa académico Se informa al MINEDUC de la decisión
acordada para los efectos legales. Secretaría General
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 40
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2. Ciclo de vida del cuerpo académico
2.1 Proceso de Evaluación docente
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Evaluación docente:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 41
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Evaluación docente
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Generación de los instrumentos de
evaluación
Se generan instrumentos de evaluación para los evaluadores de los docentes
(Jefe de carrera, alumnos y docentes), en base a las variables establecidas, con el fin de evaluar a través de parámetros previamente establecidos y que sirva
como insumo para la gestión humana y académica de la unidad respectiva y la
universidad.
Dirección de Aseguramiento de
la Calidad
2 Sanción de los
instrumentos de evaluación
La Vicerrectoría Académica se encarga de sancionar los instrumentos para que los
medios de evaluación estén acordes a las necesidades de la USEK.
VRA
3 Envío de los instrumentos
para tenerlos en los diversos portales
Correo electrónico
Tras ser sancionados por la VRA, se envían los instrumentos para ser subidos
a los distintos portales y que estos puedan ser contestados por los diversos
usuarios de la USEK.
Dirección de Aseguramiento de
la Calidad
4 Puesta a disposición de las distintas encuestas en los
portales indicados
Portal del estudiante,
Portal Docente,
Portal Jefe de Carrera.
La Dirección de Recursos Tecnológicos se encarga de agregar las encuestas en los
distintos portales.
Dirección de Recursos
Tecnológicos
5 Realización de la evaluación de los
docentes a su cargo
Portal Jefe de Carrera
El Jefe de Carrera realiza la evaluación de los docentes de su área.
Unidad Académica
6 Realización de la
evaluación del docente Portal del estudiante
El estudiante responde la encuesta de evaluación de los docentes con los que
tuvo inscritos ramos. Estudiante
7 Realización de la
autoevaluación docente Portal
Docente El docente realiza una autoevaluación de
su propio desempeño en la docencia. Docente
8 Procesamiento de la
información
Al finalizar el periodo de las evaluaciones, la Dirección de Aseguramiento de la
Calidad procesa la información y genera insumos para las distintas áreas de la
USEK.
Dirección de Aseguramiento de
la Calidad
9 Análisis de la información
La VRA analiza el resultado enviado por la Dirección de Aseguramiento de la Calidad
para verificar que se ha utilizado un instrumento de gestión que mida de forma correcta el desempeño de los
docentes.
VRA
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 42
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Evaluación docente
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
10 Envío de la información al
decanato
La información se envía a los decanatos para su conocimiento y su difusión a las
unidades académicas. VRA
11 Análisis de la Información
Los decanatos analizan y segmentan la información en unidades académicas para enviar la información que está
relacionada con su propia área.
Decanato
12 Envío de la información a las unidades académicas
Correo electrónico
Se envía la información pertinente a los docentes de la propia unidad académica.
Decanato
13 Análisis de la información La unidad académica analiza la información del resultado de la
evaluación de los distintos docentes. Unidad académica
14 Envío del informe
cualitativo Correo
electrónico
Posteriormente se envía a la VRA un informe cualitativo del resultado que se obtiene del análisis de la información de
la evaluación docente.
Unidad académica
15 Recepción del informe
cualitativo.
La VRA recibe el informe de la unidad académica.
VRA
16 Asesoramiento y comunicación del
resultado al docente
La unidad académica comunica el resultado de las evaluaciones efectuadas
a los docentes de su dependencia. Unidad Académica
17
Publicación del resultado general de la evaluación docente en el portal del
estudiante
Se publican los resultados generales de cada unidad académica y facultad de la
USEK.
Dirección de Aseguramiento de
la Calidad
18 Toma de conocimiento de la evaluación docente por
parte del estudiante
Portal del estudiante
El alumno verifica en su propio portal el resultado general de las evaluaciones
realizadas. Estudiante
19 Información del resultado
de la evaluación
El docente se informa del resultado de su evaluación por parte de la Unidad
Académica. Docente
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 43
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.1.1 Subproceso Evaluación docente
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación docente, perteneciente al
proceso de Evaluación docente:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Evaluación docente
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Ingreso al portal docente Portal
Docente
El docente ingresa a su portal para poder efectuar su
autoevaluación. Docente
2 Realización de la autoevaluación de
las asignaturas que impartió Portal
Docente
Se realizan las autoevaluaciones para todas
las asignaturas que el docente dictó.
Docente
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 44
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.1.2 Subproceso Evaluación del estudiante
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación del estudiante, perteneciente al
proceso de Evaluación docente:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Evaluación del estudiante
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Ingreso al portal del
estudiante Portal del Estudiante
El estudiante ingresa a su portal para poder efectuar la evaluación de los docentes
con los que tuvo clases.
Estudiante
2 Realización de evaluación de
los docentes en las asignaturas realizadas
Portal del Estudiante
Se realizan las evaluaciones de los docentes con los que
tuvo ramos. Estudiante
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 45
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.1.3 Subproceso Evaluación del Jefe de Carrera
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación del Jefe de Carrera,
perteneciente al proceso de evaluación docente:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Evaluación del Jefe de Carrera
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Ingreso al portal de
Evaluación Portal Jefe de Carrera
El jefe de Carrera ingresa a su portal para poder
efectuar la evaluación de los docentes que están
dentro de su Unidad Académica.
Unidad Académica
2 Realización de la evaluación
de los docentes pertenecientes a su carrera
Portal Jefe de Carrera
Realiza la evaluación de los docentes de su Unidad
Académica. Unidad Académica
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 46
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.2 Proceso de Jerarquización de académicos
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Jerarquización académica:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 47
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Jerarquización de académicos
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Solicitud de jerarquización El proceso se inicia con una
solicitud de jerarquización de un académico
Unidad Académica
2 Solicitud de antecedentes
curriculares al docente
La Unidad Académica solicita todos los antecedentes curriculares en formato
original para verificar los antecedentes del docente.
Unidad Académica
3 Recopilación de la información
El docente recopila toda la información curricular para
tener la jerarquización acorde a lo establecido por la
universidad.
Docente
4 Adjuntar antecedentes
curriculares
Los antecedentes se adjuntan y se envían al decanato.
Docente
5 Convocatoria al consejo de
facultad
El decanato convoca a un consejo de facultad con el fin
de poder efectuar la jerarquización de los
académicos que lo requieran.
Decanato
6 Realización de la jerarquización
Se realiza la jerarquización con el fin de determinar la
categoría de los académicos, de acuerdo a los requisitos
establecidos en el reglamento de carrera académica vigente.
Consejo de Facultad
7 Registro en acta SE registra en acta para poder
establecer las jerarquías válidas.
Consejo de Facultad
8 Adjuntar antecedentes
curriculares
Se adjuntan todos los antecedentes para ser
remitidos a la Secretaría General.
Consejo de Facultad
9 Visación de la documentación
El Secretario General visa toda la documentación
relacionada con las jerarquizaciones.
Secretaría General
10 Recepción de observaciones que
impiden visado
La unidad académica recibe las observaciones que
impiden el visado de forma correcta, en caso de existir.
Unidad Académica
11 Información mediante correo a
unidades respectivas Correo
electrónico
Se informa a las áreas, mediante correo electrónico,
el resultado de las jerarquizaciones.
Secretaría General
12 Recepción de la información de
jerarquización
La VRA recibe el resultado de las jerarquizaciones para poder efectuar el análisis
correspondiente.
Vicerrectoría Académica
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 48
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Jerarquización de académicos
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
13 Recepción de la información de
jerarquización de su Unidad
La unidad académica recibe las jerarquizaciones visadas
por la Secretaría General Unidad académica
14 Recepción de información de su
jerarquización
El docente genera la información
Docente
15 Actualización de listado de jerarquización en intranet
Intranet
La Secretaría General actualiza en la intranet el
listado de las jerarquizaciones realizadas, para que la
información se encuentre de forma transparente y sea
conocida por los miembros de la universidad.
Secretaría General
16 Envío de documentación
necesaria a administración y finanzas
Toda la información relacionada con las
jerarquizaciones es enviada a la VRAF para que pueda
actualizar todos los asuntos financieros relacionados con las nuevas jerarquizaciones
de los docentes.
Secretaría General
17 Recepción de los antecedentes
Recibe los antecedentes y realiza todos los trámites
administrativos y financieros para efectuar la actualización
de la jerarquía de los docentes.
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 49
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.3 Proceso de Perfeccionamiento de académicos
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Perfeccionamiento de académicos:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 50
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Perfeccionamiento de académicos
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Ofrecimiento de
perfeccionamiento a los académicos.
Correo electrónico, afiches, portales webs,
entre otros medios.
La Dirección de Docencia ofrece a todo el cuerpo
académico, la posibilidad de efectuar una serie de perfeccionamiento en el
área que se interese.
Dirección de Docencia
2 Información a los académicos
sobre los cursos de perfeccionamiento vigentes
Correo electrónico, afiches, portales webs,
entre otros medios.
A medida que surgen los cursos, son informados a los propios docentes para su toma de conocimiento.
Unidad Académica
3 Recepción de información de
cursos ofrecidos
El académico se informa de los cursos que pueden
ser realizados como perfeccionamiento.
Académico
4 Postulación a programa de
perfeccionamiento
EL académico postula a un programa en específico.
Académico
5 Realización de perfeccionamiento
pedagógico
El perfeccionamiento pedagógico, tiene como
fin actualizar permanentemente a los docentes, con el fin de
poder brindar apoyo en el desempeño de sus labores
docentes.
Dirección de Docencia
6 EpC
La enseñanza para la comprensión (EpC) es ofrecida a los Jefes de
carrera y a los académicos, con el fin de explicar a
grandes rasgos, y capacitar acerca del
sistema de trabajo de la EpC en la Universidad.
Dirección de Docencia
7 Realización de la capacitación de
EpC
La capacitación de Enseñanza para la
Comprensión se realiza en conjunto con académicos
especializados, para el personal que se estime
conveniente.
Dirección de Docencia
8 Realización de capacitación TIC's
La capacitación en el área de las TIC's se realiza para capacitar en los recursos
tecnológicos a los docentes, con el fin de que su labor docente
pueda ser llevada a cabo de manera más dinámica
Dirección de Docencia
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 51
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Perfeccionamiento de académicos
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
9 Dictado del curso de
perfeccionamiento en el ámbito del área que estime conveniente
La VRA propone al área informática la realización
del perfeccionamiento necesario al académico en base al uso software, con el fin de facilitar o ayudar el proceso de enseñanza,
o de sus labores específicas.
Dirección de Recursos
Tecnológicos
10 Disciplinario
El perfeccionamiento disciplinario se realiza a
través del apoyo en base a la realización de magister
y/o doctorados.
Dirección de Docencia
11 Apoyo en la realización de
magister y/o doctorado u otro perfeccionamiento
La forma de apoyo consta de los siguientes puntos:
- Flexibilidad horaria en el caso de que sea necesario
para la realización del perfeccionamiento, sea
interno o externo. - Descuentos en el arancel
en el caso de realizar el magister y/o doctorado en
la Universidad SEK.
Dirección de Docencia
12
Apoyo en la realización de magister y/o doctorado u otro
perfeccionamiento de acuerdo a la partida de presupuesto
aprobada
EL decanato puede apoyar en la realización del
perfeccionamiento de acuerdo a su partida de
presupuesto.
Decanato
13 Recepción de información sobre el apoyo realizado a lo docentes
La Dirección de Docencia se informa sobre el apoyo
recibido a los docentes.
Dirección de Docencia
14 Realización del perfeccionamiento Se realiza con el fin de
poder fortalecer el proceso de enseñanza.
Académico
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 52
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.4 Proceso de Salida del académico a honorarios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Salida de académicos a honorarios:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 53
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Salida de académico honorario
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Espera a fin de semestre o
año según caso
Para efectuar la salida del académico es necesario esperar hasta fin de año o hasta el final
de semestre
Jefe de carrera
2 Análisis del desempeño de
los docentes
Se analiza el desempeño de los docentes teniendo en cuenta
múltiples factores, que incidirán en el resultado final.
Jefe de carrera
3 Verificación de la
continuidad de funciones
Se verifica la continuidad de funciones de cada uno de los docentes pertenecientes a la
unidad académica y se genera una lista de los docentes a
honorarios que no se volverá a contratar para el periodo
siguiente.
Jefe de carrera
4 Validación de la decisión de
docentes a honorarios a desvincular
El decanato realiza una validación
de la información de todos los docentes a desvincular.
Decanato
5 Toma de decisión
Y finalmente el jefe de carrera valida la información del
decanato para poder tomar la decisión final.
Jefe de carrera
6 Información al docente
sobre su caso en particular
En el caso de aceptarse la desvinculación de funciones, se le
comunica al docente que sus servicios no van a volver a ser requeridos por la universidad
para el o los periodos siguientes.
Jefe de carrera
7 Información del motivo de
discontinuidad de funciones
Reunión, correo electrónico,
llamada telefónica.
Se entrega al docente todas las razones por las que sus servicios
no serán requeridos nuevamente. Jefe de carrera
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 54
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.5 Proceso de Salida del académico de planta
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Salida de académicos de planta:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 55
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Salida de académico de planta
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Recopilación de
información sobre los docentes a desvincular
Se recopila información de los distintos docentes que se van a desvincular
teniendo en cuenta todas las variables para la toma de decisión.
Jefe de carrera
2 Validación de la
información de los docentes de planta
El decanato realiza una validación de la
información de todos los docentes a desvincular.
Decanato
3 Cálculo de finiquito sin
indemnización
El área de RR.HH. realiza el cálculo del finiquito sin indemnización, para el
caso de que la desvinculación sea en base a los artículos 159 y 160 del
Código del Trabajo.
Área de Recursos Humanos
4
Autorización mediante firma la desvinculación a través del art. 159 o
160
El Rector autoriza la desvinculación del académico para el caso de los artículos
señalados en el Código del Trabajo. Rector
5 Cálculo de finiquito e
indemnizaciones
Cuando la desvinculación se realice en base al artículo 161 del Código del Trabajo, se calcula el finiquito y las
indemnizaciones requeridas.
Área de Recursos Humanos
6 Autorización mediante firma la desvinculación
a través del art. 161
El Rector autoriza la desvinculación del académico para el caso de los artículos
señalados en el Código del Trabajo. Rector
7 Indemnización última
remuneración devengada
Si la remoción es de forma inmediata, se procede a realizar una
indemnización de su última remuneración que fue devengada.
Área de Recursos Humanos
8 Aviso con 30 días de
anticipación
Debe existir un periodo de 30 días en el que se da aviso de forma anticipada
sobre la desvinculación.
Área de Recursos Humanos
9 Comunicación por
escrito al trabajador
Se comunica al trabajador de su desvinculación.
Área de Recursos Humanos
10 Envío de copia del
aviso a la Inspección del Trabajo
Se envía una copia del aviso de
desvinculación a la Inspección del Trabajo.
Área de Recursos Humanos
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 56
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3. Ciclo de vida del Estudiante
3.1 Proceso de incorporación del estudiante
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de incorporación del estudiante:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 57
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Incorporación del estudiante
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Difusión y publicidad de los
planes de estudio de la USEK
Esta tarea se realiza conforme a planes que se adoptan año tras
año, para asegurar la actualización de lo ofertado por la
Dirección de Admisión.
Dirección de Admisión
2 Postulación a la Universidad SEK El estudiante efectúa la
postulación a la Universidad Estudiante
3 Entrega de información
complementaria
La unidad académica brinda información complementaria que
servirá para que el estudiante pueda realizar una decisión más
informada.
Unidad Académica
4 Verificación de los datos del
ingreso del postulante
De forma posterior a la verificación de los requisitos, se verifica los datos de ingreso del
postulante.
Dirección de Admisión
5 Tipo de ingreso Se verifica el tipo de ingreso que
puede ser ordinaria o extraordinaria.
Dirección de Admisión
6 Ingreso por vía ordinaria (Art. 21 del Regla. Aca. Gral. de Pregrado)
El ingreso de los alumnos será considerado por vía ordinaria,
cuando los postulantes cumplan con los requisitos establecidos en
el artículo precedente.
Dirección de Admisión
7 Solicitud de matricula El postulante solicita la matricula. Estudiante
8 Revisión de información
financiera y firma de contrato
En la VRAF se revisa la información financiera del
estudiante y la firma del contrato de servicios educacionales.
VRAF
9 Matrícula del estudiante La Dirección de Admisión se
encarga de efectuar la matricula del estudiante.
Dirección de Admisión
10
Generación del expediente académico del estudiante e
inscripción automática de las asignaturas del semestre de
ingreso
Se encarga de asignar el plan correspondiente al primer año en régimen anual o primer semestre
régimen semestral.
Dirección de Registro Académico
11
Cumplimiento del plan de estudio (Art. 37 del Regla. Aca. Gral. De Pregrado) al ingresar a primer
año o semestre, dependiendo del régimen de la carrera.
Al ingresar, los alumnos de primer año o semestre –en dependencia
del régimen de la carrera–deberán cursar la totalidad de las
asignaturas establecidas para primer año o primer semestre, respectivamente, en el plan de
estudios de que se trate.
Estudiante
12 Ingreso por vía extraordinaria
(Art. 22 del Regla. Aca. Gral. de Pregrado)
El ingreso de los alumnos será por vía extraordinaria en las
siguientes situaciones: Ingreso Directo y/o Ingreso Especial.
Dirección de Admisión
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 58
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Incorporación del estudiante
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
13 Verificación del cumplimiento del
artículo 23 del Reg. Gral. de Pregrado
El ingreso Directo es aquel establecido para los alumnos
egresados de enseñanza media, o su equivalente, de cualquiera de
los colegios y universidades pertenecientes a la Institución
SEK, o a los alumnos que estén en posesión del Diploma de
Bachillerato Internacional.
Dirección de Admisión
14 Verificación del cumplimiento del
artículo 24 del Reg. Gral. de Pregrado
El Ingreso Especial está destinado a los postulantes que se
encuentren en alguno de los siguientes casos:
a) Postulantes chilenos o extranjeros que hayan realizado sus últimos años de Enseñanza
Media en el Extranjero. b) Postulantes que hayan cursado, a lo menos, un año de una carrera
en alguna universidad chilena o extranjera, y no
hubieren obtenido en dicha carrera grado o título alguno. c) Postulantes egresados o en
posesión de grado o título obtenido en universidades
chilenas o extranjeras. d) Postulantes que se caractericen
por haberse destacado en el campo de las artes, las ciencias, el
deporte o la cultura, y cuyos méritos tengan
reconocimiento público. e) Estudiantes con estudios
universitarios que soliciten cursar actividades académicas en calidad
de Alumno-visitante o bien por efecto de los
programas de intercambio que la universidad realice. Estos
estudiantes podrán permanecer en la universidad por un período no superior a un año y
no podrán optar a título profesional ni grado
académico. f) Personas que no hayan rendido
prueba alguna de selección universitaria y que tengan
antecedentes que respalden su postulación.
Dirección de Admisión
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 59
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.2 Proceso de Cambio de carrera y/o jornada
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Cambio de carrera y/o jornada:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Cambio de carrera y/o jornada
Nº Nombre Descripción Rol
1 Manifestación de inquietud
de cambio de carrera y/o jornada
EL estudiante se acerca con la inquietud de un cambio de carrera y/o jornada a la jefatura de
carrera. Estudiante
2 Orientación al estudiante
El jefe de carrera orienta al estudiante para que tome una correcta decisión y, de estimarlo
necesario, le presta asesoría para encontrar una vía alternativa a su planteamiento inicial.
Jefatura de carrera
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 60
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Cambio de carrera y/o jornada
Nº Nombre Descripción Rol
3 Solicitud de cambio de
carrera y/o jornada
Al adoptar la decisión definitiva respecto al cambio de carrera y/o jornada, el estudiante se dirige al decanato de la carrera de destino
para formalizar dicha solicitud.
Estudiante
4
Revisión de la solicitud de cambio de carrera y/o
jornada por el decano de la facultad de destino
El decano revisa la solicitud presentada para velar por el cumplimiento con los requisitos establecidos por la carrera y/o jornada de
destino mediante el artículo 56 del reglamento académico general de pregrado.
Decanato
5 Información del motivo de
rechazo
En caso de que el estudiante no cumpla con el artículo 56 del reglamento académico general de pregrado, se le informa de la decisión de
rechazo.
Estudiante
6 Revisión de la situación
financiera del estudiante
La VRAF revisa la situación financiera del estudiante, y verifica si se encuentra al día en
sus compromisos financieros con la USEK. VRAF
7 Baja en registro académico La Dirección de Registro Académico se encarga de dar de baja al estudiante de la carrera y/o
jornada de origen.
Dirección de Registro Académico
8 Otorgamiento de vigencia en la nueva carrera y/o jornada
Luego de proceder con la baja de la carrera y/o jornada antigua, se procede a inscribir al
estudiante en la carrera y/o jornada nueva.
Dirección de Registro Académico
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 61
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.3 Proceso de Convalidación de estudios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Convalidación de estudios:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 62
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Convalidación de estudios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Solicitud de formulario de
convalidación
El estudiante debe solicitar el formulario de solicitud de convalidación a la
Secretaría Académica o al Jefe de carrera según corresponda.
Estudiante
2 Entrega de formulario de
convalidación
Se entrega el formulario de convalidación al estudiante para realizar la solicitud.
Secretaría Académica
3 Llenado de datos y entrega de
antecedentes
El estudiante se encarga de reunir la documentación necesaria para realizar los trámites pertinentes y además de
llevar el formulario para posteriormente presentarlo.
Estudiante
4 Validación de datos del
estudiante
Secretaría Académica se encarga de verificar que la documentación
presentada por el estudiante (formulario + documentación) cumpla con los
parámetros establecidos.
Secretaría Académica
5 Distribución de los programas
a convalidar
Si los datos son válidos, la documentación es enviada a los distintos
jefes de carrera involucrados, en el proceso de convalidación del estudiante.
Secretaría Académica
6 Recepción de los programas a
convalidar
Se reciben los programas a convalidar del estudiante, para posteriormente realizar
un análisis, sobre el presente caso.
Jefe de carrera
7 Solicitud de refuerzo
En algunos casos el jefe de carrera solicita ayuda a profesores especialistas para poder efectuar el análisis del caso.
Jefe de carrera
8 Realización del análisis
correspondiente
El análisis consiste en determinar que se convalida por asignatura y cuáles
contenidos se convalidan a través del examen de conocimientos relevantes.
Jefe de carrera
9 Participación en el análisis
El jefe de carrera solicita ayuda al profesor, para realizar el análisis
necesario.
Profesor especialista
10 Verificación de asignaturas en las que es factible realizar ECR
Se determina las asignaturas que el estudiante convalida mediante el examen
de conocimientos relevantes correspondiente.
Jefe de carrera
11 ¿Requiere ECR?
Se realiza una verificación para conocer si el estudiante necesita el examen de
conocimientos relevantes. En base al reglamento de convalidación y
los artículos 23, 24, 25, 26, 27, 28 de dicho reglamento.
Jefe de carrera
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 63
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Convalidación de estudios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
12 Rendimiento de ECR
El examen de conocimientos relevantes es tomado, con el fin de determinar si el estudiante cumple con los requisitos de
la asignatura que desea convalidar
Estudiante
13 Emisión de acta de ECR
Si el estudiante aprueba el examen, se genera un acta de las asignaturas
aprobadas mediante ECR.
Secretaría Académica
14 Llenado de informe de
convalidación
EL jefe de carrera y en el caso de que se necesiten los profesores especialistas,
llenan el formulario de convalidación del estudiante.
Jefe de carrera
15 Realización de las
equivalencias Las equivalencias son determinadas por
el equipo de especialistas asignados. Jefe de carrera
16 Reenvío de la información
El jefe de carrera procede enviar la información a la secretaría académica.
Jefe de carrera
17 Procesamiento de la
información
Se recibe la información del jefe de carrera, y se chequea que la información
esta correcta.
Secretaría Académica
18 Envío de información
Se envía la información (que se constituye en el informe, el acta, la
concentración de notas, certificado de no impedimento académico y los programas
convalidados al decano).
Secretaría Académica
19 Validación de información
El decano procede a validar la información, a través de su firma.
Decano
20 Procesamiento de la
información
Se recibe la información proporcionada por el decano y se vuelve a revisar la
información.
Dirección de Registro
Académico
21 Validación de información
El Secretario general procede a validar la información, a través de su firma.
Secretaría General
22 Preparación de decreto de
Rectoría
El secretario general prepara el decreto de rectoría que autoriza el proceso de
convalidación.
Secretaría General
23 Firma de decreto
El Rector firma el decreto de la Rectoría que autoriza dicha solicitud.
Rectoría
24 Comunicación al estudiante
autorización
Se le comunica al estudiante sobre la autorización del proceso de
convalidación. Rectoría
25 Inscripción en el sistema U+ Sistema U+ Se inscribe los datos del estudiante en el
sistema U+.
Dirección de Registro
Académico
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 64
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.4 Proceso de Formación del estudiante
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Formación del estudiante:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 65
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Formación del estudiante
Nº Nombre Descripción Rol
1 Semestre Se verifica el semestre del que forma
parte el estudiante Estudiante
2 Verificación de antecedentes de
inscripción de asignaturas del estudiante Se procede a verificar los antecedentes
de inscripción de asignaturas.
Dirección de Registro
Académico
3 Realización la carga académica conforme al Art 38, 39, 40, 41, 42 del Reglamento
Académico General de Pregrado
La carga se realiza en base a los artículos señalados en el Reglamento Académico General de Pregrado, previa realización de la encuesta de evaluación docente.
Estudiante
4 Entrega de orientación para la
inscripción de asignaturas
La Unidad Académica proporciona ayuda al estudiante en la carga académica que
tiene que efectuar.
Unidad Académica
5 Recepción de la información de la carga
académica efectuada Se recepciona la carga académica
efectuada por el estudiante
Dirección de Registro
Académico
6 Cambio y retiro de asignaturas El estudiante puede eventualmente
retirar o cambiar las asignaturas inscritas. Estudiante
7 Participación y cumplimiento en las
actividades académicas necesarias para el cumplimiento del plan de estudios
Las actividades señaladas son las que el estudiante debe participar en su proceso
formativo. Estudiante
8 Apoyo y orientación al estudiante en su
trayectoria formativa
La Unidad Académica debe mantener un apoyo constante a través de todo el
proceso formativo con el fin de que el estudiante sienta reflejado su esfuerzo
participando en la trayectoria formativa.
Unidad Académica
9 Prestación de asistencia social En caso de requerir apoyo social extra, la
DAE se encarga de aconsejar al estudiante en las materias requeridas.
DAE
10 Prestación de asistencia psicológica En caso de requerir apoyo psicológico extra, el CAPS se encarga de apoyar al
estudiante. CAPS
11 Participación en actividades culturales,
deportivas, investigativas, de extensión y de apoyo
El estudiante debe participar en actividades extra programáticas para complementar su proceso formativo.
Estudiante
12 Evaluación y calificación de las actividades académicas de los
estudiantes
Las actividades realizadas por el estudiante deben ser evaluadas y
calificadas conforme a los criterios que se encuentras en la USEK.
Unidad Académica
13 Reprobar asignaturas que no cumplen
con el artículo 44
El estudiante reprueba las asignaturas que no cumplan con lo estipulado en el artículo 44 del reglamento académico
general de pregrado.
Unidad Académica
14 Eliminación por causal académica Si el alumno reprobó una o más
asignaturas por segunda vez o más, queda eliminado por causal académica.
Estudiante
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 66
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Formación del estudiante
Nº Nombre Descripción Rol
15 Procesamiento de solicitud Si 2 o más asignaturas son por 3 o 4
oportunidad el Rector procesa la solicitud.
Rector
16 Envío del decreto a Registro Académico
de resolución de reconsideración
De ser acogida la solicitud, se envía a la Dirección de Registro Académico el
decreto de autorización. Rector
17 Recepción de la solicitud de
reconsideración del estudiante con causal de eliminación
Si una de las asignaturas es por 3 oportunidades, el decano recibe la
solicitud y autoriza o rechaza la petición del estudiante.
Decano
18 Envío a Registro Académico de resolución de reconsideración
De ser acogida la solicitud, se envía la resolución a la Dirección de Registro
Académico. Decano
19 Carga de asignaturas autorizadas en el
expediente académico
La Dirección de Registro Académico se encarga de cargar las asignaturas
autorizadas en el expediente académico del estudiante.
Dirección de Registro
Académico
20 Comunicación de la resolución Finalmente el estudiante recibe la
información de su caso en particular. Estudiante
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 67
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.5 Proceso de Homologación de estudios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Homologación de estudios:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Homologación de estudios
Nº Nombre Sistema
Descripción Rol
1 Solicitud homologación de
estudios
El estudiante solicita la homologación de estudios por los motivos que
estime pertinentes. Estudiante
2 Revisión de expediente
académico
La Secretaría Académica revisa el expediente del estudiante con el fin
de verificar si cumple con los requisitos para efectuar con la
homologación.
Secretaría Académica
3 Participación en el análisis
de los antecedentes académicos
El jefe de carrera participa en el análisis de los antecedentes
requeridos, con el fin de verificar el caso y determinar el cumplimiento de
los requisitos.
Jefe de Carrera
4 Proposición de
homologación de estudios
La Secretaría Académica se encarga de solicitar al decano la homologación de estudios solicitada por del estudiante.
Secretaría Académica
5 Recepción de propuesta de
homologación
Luego de recibir la propuesta de homologación, el decano recopila los
Decano
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 68
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Homologación de estudios
Nº Nombre Sistema
Descripción Rol
antecedentes necesarios para la resolución.
6 Resolución de la homologación
La homologación de estudios será resuelta por el decano de facultad, en cuya resolución deberán especificarse
las actividades académicas que se homologan, la cantidad y tipo de créditos, y la calificación con que
realiza la homologación.
Decano
7 Comunicación de la
resolución
Obtiene el resultado de la resolución dictada por el decano.
Estudiante
8 Ingreso en el sistema U+ los
estudios Sistema
U+
La dirección de Registro Académico será la encargada de ingresar los datos
al sistema U+
Dirección de Registro Académico
9
Archivo de los antecedentes de estudios
en el expediente del estudiante
Crea el expediente físico de los
antecedentes del alumno. Dirección de Registro
Académico
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 69
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.6 Proceso de Postergación de estudios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Postergación de estudios:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 70
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Postergación del estudios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1
Solicitud de Postergación de la carrera por escrito
(Art. 50 Regla. Aca. Gral. De Pregrado
Podrá solicitarse postergación de estudios por causales
debidamente justificadas. En cualquier caso, la solicitud del
estudiante deberá realizarse hasta con quince días de anticipación al
inicio de los exámenes finales.
Estudiante
2 Orientación al estudiante
El jefe de carrera orienta y trata de encontrar una solución al
problema o dificultad que presenta en particular el
estudiante, con el fin de que prosiga en su proceso formativo.
Jefe de Carrera
3 Llenado del formulario de
Postergación
En caso de que la decisión de postergación siga en curso, el
estudiante procede a completar el formulario de postergación.
Estudiante
4 Firma del formulario de
postergación
EL formulario una vez completado se finaliza con la firma del
estudiante. Estudiante
5 Recepción de petición de
postergación
El decanato recibe el formulario de postergación del estudiante,
para efectuar su análisis correspondiente.
Decanato
6 Verificación de cantidad de solicitudes de postergación solicitadas por el estudiante
Se verifica la cantidad de veces
solicitada la postergación de estudios.
Decanato
7 Resolución de la petición
(Art. 48 Regla Aca. Gral. de Pregrado)
Se entenderá por postergación de estudios la suspensión autorizada
del año académico en que un alumno se encuentre matriculado,
para reincorporarse en el año siguiente. Esta podrá ser
solicitada en un máximo de 2 ocasiones. A efectos de cómputo,
el periodo postergado no será contabilizado para el caso de los
años de permanencia en la carrera. Las solicitudes de
Postergación deberán presentarse por escrito, dirigidas al Decano de Facultad quien resolverá al efecto.
Decanato
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 71
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Postergación del estudios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
8
Afección del cumplimiento de las obligaciones
económicas del alumno (Art. 49 Regla. Aca. Gral. de
Pregrado)
En modo alguno la postergación de estudios afectará el
cumplimiento de las obligaciones económicas del alumno
establecidas en el contrato de Prestación de Servicios
educacionales. Será facultad de la VRAF de la Universidad, el
efectuar devoluciones parciales o totales en casos graves y
excepcionales cuya evaluación así lo justifiquen y que cuenten con el
visto bueno de la Rectoría de la Universidad.
VRAF
9 Validación de la devolución
de los montos
Se efectúa la validación por parte de la Rectoría sobre los montos
que habría que devolverle al estudiante, en caso de que se
demuestre tal situación.
Rectoría
10 Recepción de resolución
En caso de que la devolución sea correcta, la Rectoría informa de
dicha situación para que posteriormente se efectúen los
cambios.
VRAF
11 Devolución de los montos
La VRAF efectúa la devolución de los montos previa validación de los antecedentes por parte de
Rectoría.
VRAF
12 Recepción de resultado de
solicitud
Se informan sobre el resultado de la solicitud.
Dirección de Registro Curricular, Decanato,
Estudiante
13 Información del motivo de
rechazo
Para el caso de que el estudiante haya solicitado más de dos veces
la solicitud, se rechaza y se le informa de tal decisión al
estudiante.
Estudiante
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 72
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.7 Proceso de Reincorporación del estudiante
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Reincorporación del estudiante:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 73
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Reincorporación del estudiante
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Solicitud reincorporación
(Art. 52 Regla. Gral. de Pregrado)
Se entenderá por reincorporación el acto por el cual un alumno que
hubiere interrumpido sus estudios en la USEK, solicita la incorporación a la misma carrera con el fin de continuar
su formación universitaria.
Estudiante
2 Recepción de la solicitud de
reincorporación
Las solicitudes de reincorporación deberán presentarse por escrito,
dirigidas al Secretario General quien resolverá al efecto, previa consulta a
la unidad académica respectiva.
Secretaría General
3 Verificación de los
antecedentes proporcionados
El secretario general verifica que el
estudiante cumpla con toda la documentación requerida
Secretaría General
4 Verificación de existencia de
financiamiento estatal u otros beneficios
La DAE verifica si el estudiante posee algún beneficio interno o externo a la
USEK DAE
5 Verificación de eliminaciones
anteriores (Art. 55)
Los alumnos que hubieren sido eliminados por causales académicas no podrán matricularse de nuevo en
la misma carrera en la USEK. Los estudios correspondientes a
asignaturas aprobadas sólo serán reconocidos en caso de que sean
comunes a otras carreras o cumplan con los requisitos de convalidación
establecidos.
Secretaría General
6 Verificación de
modificaciones a la malla curricular
Se verifica si la malla actual presenta modificaciones con la malla de la que
provenía el alumno. Secretaría General
7 Revisión de plazos de
postergación
Se revisa la fecha de postergación para saber si la solicitud fue recibida
en una fecha menor a 5 años para aceptarla, sino, en el caso que sea
mayor, enviarle al estudiante el motivo de rechazo por no cumplir el
requisito.
Secretaría General
8 Mantención de notas
obtenidas con anterioridad
Las notas obtenidas con anterioridad son mantenidas conforme a la
normativa establecida. Secretaría General
9 Revisión de consulta
La unidad académica recibe la consulta de parte del secretario
general con el fin de poder validar que el solicitante de la
reincorporación cumple con las demás condiciones necesarias.
Secretaría Académica
10 Establecimiento de las
condiciones de reincorporación (Art. 54)
La facultad se reserva el derecho de establecer las condiciones de
reincorporación en el caso de que los contenidos, características y
Secretaría Académica
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 74
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Reincorporación del estudiante
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
exigencias del Plan de Estudios hubiesen variado desde la fecha de
postergación de estudios.
11
Aprobación de solicitud y autorización o rechazo de la
matricula mediante resolución
El Secretario General finalmente aprobará o rechazará los
antecedentes finales, y estos quedaran zanjados en una resolución
de Secretaría General.
Secretaría General
12 Recepción de información
resolución
Las distintas partes reciben información relacionada con la reincorporación del estudiante.
Jefe de Carrera, Estudiante, Secretaría
Académica.
13 Verificación de aprobación
de matrícula
El estudiante verifica si se le otorgo la reincorporación.
Estudiante
14 Solicitud de matricula
Finalmente el estudiante está en condiciones de solicitar la matrícula y
seguir su proceso formativo, como tal.
Estudiante
15 Notificación del motivo de
rechazo
Para el caso de que la solicitud haya sido mayor a 5 años desde la
postergación de estudios, la solicitud es rechazada.
Estudiante
16
Comparación del plan de estudios realizado
anteriormente con los actuales
La jefatura de carrera compara el plan de estudios actual con el
realizado anteriormente por el estudiante.
Jefe de Carrera
17 Proposición de ingreso a un
plan de estudios vigente
Posterior a la verificación de planes, el jefe de Carrera propone el ingreso
al plan de estudios vigente en la USEK.
Jefe de Carrera
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 75
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Procesos de Soporte
1. Gestión Académica
1.1 Proceso CAE
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Crédito con Aval del Estado:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 76
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: CAE
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Fijación de cupos de CAE para el año de operación siguiente en conjunto con VRA y Rectoría
Los cupos son fijados teniendo en cuenta las garantías, tasas de
deserción interna y potenciales desertores. USEK controla los cupos
destinados al CAE para los postulantes nuevos, internos y
renovantes internos, externos (OIES).
VRAF
2 Verificación de tipo de postulante
Se verifica el tipo de postulante, ya sea postulante nuevo con PSU, postulante interno de la USEK, renovante interno de la USEK y
renovante externo de otras instituciones de educación superior
(OIES).
VRAF
3 Matricula en la USEK con
preselección de CAE
Cuando es un postulante nuevo con PSU, el estudiante realiza la matricula
en la USEK con la preselección del CAE.
Estudiante
4 Verificación de la documentación
este acorde al proceso
La DAE se encarga de realizar la verificaciones necesarias para que la
documentación este acorde al proceso.
DAE
5 Información de matrícula a la
comisión INGRESA Portal
INGRESA
Se informa mediante el portal INGRESA la matricula 1 de los
estudiantes. DAE
6 Ratificación de matrícula final Se ratifica la matricula final de los
estudiantes de la USEK DAE
7 Postulación al CAE a través de becas
y créditos Portal becas
y créditos
Cuando es un postulante interno estudiante de la USEK se postula
mediante el portal de becas y créditos.
Estudiante
8 Verificación del cumplimiento de
los requisitos internos para respaldar los datos del alumno
Se realiza una verificación de los
requisitos internos de los estudiantes. DAE
9
Información a INGRESA de los alumnos que cumplen con el
requisito y son sujeto de seguir en el proceso de selección
Portal INGRESA
Se informa mediante el portal INGRESA los estudiantes que cumplen
con el requisito y son sujeto de continuar en la selección de CAE.
DAE
10 Matriculación con CAE El estudiante realiza la matricula con
CAE. Estudiante
11 Información de matrícula final a la
comisión INGRESA Portal
INGRESA
Luego que el estudiante se ha matriculado con el CAE se informa de la matricula final al portal INGRESA.
DAE
12 Control de firma en el banco
licitador
La VRAF controla la firma de los estudiantes en el banco licitador.
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 77
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: CAE
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
13 Solicitud de monto a través del
portal INGRESA Portal
INGRESA
Cuando el estudiante es un renovante interno, el estudiante solicita un
monto a través del portal INGRESA. Estudiante
14 Verificación de respaldo académico La DAE verifica si el estudiante tiene
respaldo académico o no. DAE
15 Matrícula con recursos propios
Cuando el estudiante no posee respaldo académico se debe
matricular y pagar el arancel con recursos propios
Estudiante
16 Matrícula con monto otorgado
Cuando el estudiante presenta respaldo académico, se debe
matricular y pagar el arancel con el monto otorgado
Estudiante
17 Matriculación dentro del plazo informado por INGRESA y USEK
Portal INGRESA y
USEK
La matrícula tiene que ser efectuada dentro de los plazos indicados en los portales de INGRESA y USEK para que los beneficios puedan ser aplicados.
Estudiante
18 Notificación a INGRESA de la
matrícula de los alumnos con o sin respaldo académico
Portal INGRESA
Se informa al portal INGRESA la totalidad de alumnos que presentan
respaldo académico y los que no. DAE
19 Solicitud para matricula con
respaldo académico
Cuando el estudiante es un renovante proveniente de otras instituciones de educación superior, tiene que realizar
la solicitud en el portal INGRESA.
20 Verificación de respaldo académico La DAE verifica si el estudiante tiene
respaldo académico o no. DAE
21 Matriculación con recursos propios
solicitando al año siguiente respaldo académico
Cuando no se presenta respaldo académico, el estudiante se matricula
con recursos propios, solicitando al siguiente año respaldo económico.
Estudiante
22 Solicitud de monto a través del
portal INGRESA Portal
INGRESA
Cuando el estudiante posee respaldo económico, ingresa al portal INGRESA
y solicita un monto de CAE. Estudiante
23 Matriculación con CAE El estudiante realiza la matricula con
CAE. Estudiante
24 Notificación a INGRESA de la
matrícula de los alumnos con o sin respaldo académico
Portal INGRESA
Se informa al portal INGRESA la totalidad de alumnos que presentan
respaldo académico y los que no. DAE
25 Realización de trámites financieros Subproceso que indica todos los
trámites necesarios que realiza la VRAF.
VRAF
26 Gestión del seguimiento Subproceso que indica el Seguimiento
que se le realiza al estudiante. DAE,VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 78
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1.1.1 Subproceso trámites financieros
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso trámites financieros, perteneciente al
proceso CAE:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Trámites financieros
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Revisión del cálculo de garantías por alumno
Se revisa el cálculo de las garantías que presenta
cada uno de los estudiantes de la USEK VRAF
2 Tramitación de la compra de
pólizas de garantías
Se realizan los trámites para poder comprar las pólizas de garantías necesarias por la USEK.
VRAF
3 Tramitación de la firma de las pólizas de garantías en notaría
La VRAF tramita la firma de las pólizas de
garantías en la notaría. VRAF
4
Revisión de los pagos del banco y se informan a
tesorería para ajustes y aplicación de pagos en U+
Sistema U+
Se realiza una revisión de los pagos del banco, y posteriormente se le informa de dicha revisión a
tesorería para que se realicen los ajustes necesarios y la aplicación de pagos en sistema
U+.
VRAF
5 Revisión de la aplicación de
pagos en U+ Sistema U+
La VRAF revisa la aplicación de pagos realizaos en U+
VRAF
6 Cálculo y realización de pago de garantías por deserción
Se realiza el cálculo y pago de las garantías por
alumno. VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 79
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
1.1.2 Subproceso gestión del seguimiento
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso gestión del seguimiento,
perteneciente al proceso CAE:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Gestión de seguimiento
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Realización de gestión de
revisión de avance académico
Por un lado la DAE realiza la gestión de
avance académico del estudiante. DAE
2
Realización de gestión de revisión financiera
alumnos que no renovaron CAE
Cuando los alumnos no renuevan CAE, la
VRAF realiza una gestión de revisión de los antecedentes financieros.
VRAF
3 Realización de gestión de
seguimiento de morosidad de desertores
Se realiza además una gestión del
seguimiento de las morosidades de los desertores de la USEK.
VRAF
4
Realización de gestión de seguimiento de renovación
de CAE de potenciales desertores
Se realiza una gestión de seguimiento de renovación de los eventuales desertores.
VRAF
5 Cálculo y pago de aportes
a INGRESA Portal INGRESA
Se calculan los aportes que se tienen que disponer a INGRESA
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 80
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2. Gestión de Infraestructura
2.1 Proceso de Mantención
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Mantención:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Mantención
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Coordinación de mantención
de equipos
La Dirección de Infraestructura y Servicios efectúa una
coordinación previa con el fin de poder realizar una mantención
correctiva o preventiva según el caso.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 81
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Mantención
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
2 Verificación de presupuesto del
centro de costo
Para el caso de efectuar una mantención preventiva, la
Dirección verifica si el centro de costo presenta presupuesto para
la realización de las labores de mantenimiento.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
3 Ejecución de actividades
programadas de mantenimiento
Cuando el presupuesto es suficiente, la Dirección se encarga
de ejecutar las actividades programadas de mantenimiento
Dirección de Infraestructura y
Servicios
4 Solicitud de mantenimiento
Correo electrónico,
llamadas telefónicas o
de forma personal
Cuando el tipo de mantención es de carácter correctiva y de modo normal, un solicitante, que puede
ser cualquier persona perteneciente a la USEK se dirige a la Dirección de Infraestructura y Servicios para solicitar las labores de mantenimiento demandadas.
Solicitante
5 Procesamiento de solicitud de
mantenimiento
La Dirección procesa el tipo de mantenimiento a realizar para poder ejecutar las tareas de la
forma más efectiva y eficaz posible.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
6 Realización de inspección física
El Director de Infraestructura y Servicios verifica el lugar físico, con el fin de poder visualizar el
problema de forma directa y determinar las actividades y
recursos humanos necesarios para la tarea a realizar.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
7 Verificación de presupuesto del
centro de costo
Para el caso de que sea necesario efectuar una mantención de
carácter urgente, es necesario verificar el presupuesto del
centro de costo, para alinearse al presupuesto disponible.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
8 Verificación de necesidad de
compra de materiales
La Dirección de Infraestructura y Servicios se encarga de verificar si es necesario efectuar una compra
de materiales, con el fin de efectuar las labores de
mantenimiento, necesarias.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 82
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Mantención
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
9 Solicitud de autorización para
comprar materiales para el mantenimiento
Si es necesario efectuar la compra de materiales, el Director
de Infraestructura y Servicios, tiene que dirigirse a la VRAF para
su previa autorización.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
10 Cotización de los materiales
para la mantención
El área de adquisiciones se encarga de cotizar la compra de
los materiales. Adquisiciones
11 Generación de órdenes de
compra
La VRAF genera las órdenes de compras de los materiales
previamente cotizados. VRAF
12 Despacho de productos a sede
de destino
El proveedor despacha los productos a la sede de destino en
donde es necesario efectuar la mantención.
Proveedor
13 Asignación del personal
adecuado
El Director asigna al personal que estará a cargo de efectuar la
mantención.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
14 Realización de la mantención El personal efectúa las labores
para corregir o realizar las labores de mantención preventivas.
Personal de mantenimiento
15 Verificación de necesidad de
firma
En ciertos casos será necesidad que la persona solicitante de los trabajos, o la persona a cargo del
área firme un documento que valide la conformidad de los
trabajos solicitados y realizados.
Personal de mantenimiento
16 Firma de documento de conformidad de trabajos
realizados
La persona que solicito la mantención se encarga de firmar,
y con eso autorizar que la realización de trabajos se realizó
de manera conforme.
Solicitante
17 Ingreso de datos en planilla
sobre el mantenimiento realizado
El Director de Infraestructura y Servicios se encarga de ingresar los trabajos realizados en una
planilla, para mantener un historial de mantenimientos al
interior de la USEK.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 83
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
2.2 Proceso de habilitación de espacios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de habilitación de espacios:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Habilitación de espacios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Solicitud de habilitación
de espacio
El proceso se inicia con una solicitud de habilitación de espacios, para los fines
que se tengan considerados.
Jefaturas de unidades de gestión
académicas y administrativas
2 Evaluación de las condiciones de la
solicitud
La Dirección de Infraestructura y Servicios evalúa las condiciones de la
solicitud.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
3 Creación y construcción
del proyecto
El Director de Infraestructura y Servicios genera el proyecto para la Unidad de
Gestión que lo solicitó.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
4 Asignación de recursos
al proyecto
Se le asigna un monto a dicho proyecto para que posteriormente la propia
Jefatura pueda efectuar el análisis en base al proyecto generado y su respectivo monto de inversión.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 84
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Habilitación de espacios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
5 Recepción y análisis del
proyecto
Se recibe el proyecto y se analiza su factibilidad de ejecución dentro del
periodo actual.
Jefaturas de unidades de gestión
académicas y administrativas
6 Asignación de
presupuesto del año actual
Se verifica si existe presupuesto suficiente dentro del periodo para poder ejecutar el proyecto, para lo cual en caso de ser suficiente, se le asigna el monto al
presupuesto del año actual.
Jefaturas de unidades de gestión
académicas y administrativas
7 Solicitud de cotización
de materiales o mobiliario
La Dirección de Infraestructura y Servicios solicita la cotización de materiales para la habilitación de
espacios previa autorización de la VRAF.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
8 Cotización de
materiales para la habilitación de espacios
El área de adquisiciones se encarga de
cotizar la compra de los materiales. VRAF
9 Generación de órdenes
de compra
La VRAF genera las órdenes de compras de los materiales previamente cotizados.
VRAF
10 Despacho de productos
a sede de destino
El proveedor despacha los productos a la sede de destino en donde es necesario
efectuar la mantención. Proveedor
11 Realización de trabajos
de habilitación de espacios
El Personal de mantenimiento realiza los
trabajos para habilitar los espacios requeridos.
Personal de mantenimiento
12 Visación de los trabajos
realizados
El Director de Infraestructura y Servicios se encarga de controlar de que los trabajos se realicen conforme a la
planificación establecida, teniendo en cuenta los estándares internos y de
calidad.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
13 Recepción conforme de
los trabajos
Finalmente la jefatura realiza la recepción conforme de los trabajos
realizados.
Jefaturas de unidades de gestión
académicas y administrativas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 85
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3. Gestión de Administración
3.1 Proceso de inventario físico
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Inventario físico:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 86
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Inventario físico
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Solicitud de realización del
inventario
La VRAF solicita a la Dirección de Infraestructura y Servicios la realización
de un inventario de los activos de la USEK.
VRAF
2 Adjuntado de tipo de inventario
a realizar
Se adjunta el tipo de inventario a realizar el cual puede ser general o selectivo.
VRAF
3 Toma de responsabilidad del
inventario de la USEK
La Dirección de Infraestructura y Servicios toma la responsabilidad de la
realización del inventario.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
4 Solicitud de autorización de toma
de inventario
Se solicita autorización a las Jefaturas de Unidades de Gestión académicas y
administrativas para la realización del inventario.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
5 Asignación de lugar y fecha para
la toma de inventario
Se asigna un lugar y fecha para la realización del inventario para que todas las personas dedicadas, puedan realizar su trabajo de manera eficaz y eficiente,
con la colaboración del personal administrativo y académico.
Jefaturas de Unidades de
Gestión académicas y
administrativas
6 Prestación de colaboración en la
realización del inventario
El personal académico y administrativo presta la colaboración para que el
inventario se realice de la mejor forma posible.
Personal Académico y
Administrativo
7 Espera hasta la fecha y lugar a
ejecutar el inventario
Se espera para realizar el inventario en la USEK.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
8 Asignar personal a cargo Se reúne al personal que realizara el
inventario en la Universidad.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
9 Conteo de todos los activos fijos
de la USEK
Se realiza el conteo de todos los activos, en cada una de las salas de clases y
oficinas de la USEK.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
10 Comparación de inventario físico
con sistema Navision Sistema Navision
Se realiza una comparación de los activos inventariados con los que el sistema contable NAVISION arroja.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
11 Resolución de problemas
En caso de encontrar diferencias, la Dirección de Infraestructura y Servicios
tiene que resolver los problemas presentados.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
12 Entrega de reporte a la VRAF de
forma periódica.
Es necesario entregar un reporte a la VRAF de forma periódica para que esta
tome conocimiento de los activos físicos en la USEK.
Dirección de Infraestructura y
Servicios
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 87
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
3.2 Proceso de Adquisiciones
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Adquisiciones:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Adquisiciones
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Solicitud
Correo electrónico,
llamada telefónica, reunión.
EL proceso se inicia con una solicitud de equipamiento de un centro de costo de la USEK, para lo cual se
verifica el tipo de solicitud que se requiere, el cual puede ser para
equipamiento propio, general o de docencia.
VRA
2 Entrega de solicitud al área
de Adquisiciones
Correo electrónico,
llamada telefónica, reunión.
Cuando la solicitud es de equipamiento general o para la
docencia, va dirigida directamente a la VRAF quien valida los
antecedentes.
VRA
3 Realización de solicitud al
área de Adquisiciones
Correo electrónico,
llamada telefónica, reunión.
Para el caso de que se necesite equipamiento propio, las solicitudes van dirigidas a la VRAF quien valida
los antecedentes.
Unidad académica o Administrativa
4 Autorización de la orden La VRAF visa la solicitud de
adquisición de equipamientos VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 88
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Adquisiciones
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
5 Verificación de presupuesto Se verifica si existe presupuesto para
la solicitud realizada. Adquisiciones
6 Cotización de los materiales
requeridos
El área de adquisiciones se encarga de cotizar la compra de los
materiales. Adquisiciones
7 Elaboración de la orden de
compra
Se generan las órdenes de compras de las adquisiciones a realizar.
Adquisiciones
8 Compra Se procede con la generación de la
compra. Adquisiciones
9 Recepción de los
equipamientos solicitados
El equipamiento llega para ser utilizado en las áreas que se
necesiten. Unidad Académica
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 89
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
4. Gestión Contable
4.1 Proceso de contabilidad de boletas de honorarios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de boletas de honorarios:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Contabilidad de boletas de honorarios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Contabilización de boletas de
honorarios en sistema NAVISION
NAVISION
Se registran a través del costo de los honorarios y del registro de
los pasivos de las boletas de honorarios que son enviadas por los centros de costo de la USEK.
Encargado de honorarios
2 Contabilización de los pagos
efectuados con Transferencias y Cheques
Se realiza actualizando las cuentas corrientes de los
docentes y acreedores (cancelando los pasivos).
Encargado de honorarios
3 Generación en el sistema
NAVISION el libro de retenciones de honorario
NAVISION El sistema NAVISION genera el
libro de las retenciones de honorarios.
Encargado de honorarios
4 Análisis de cuentas auxiliares de
Docentes y Acreedores
El encargado de los honorarios se encarga de realizar un análisis de las cuentas corrientes de los
Docentes y Acreedores.
Encargado de honorarios
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 90
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
4.2 Proceso de contabilidad de remuneraciones
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de remuneraciones:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Contabilidad de remuneraciones
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Centralización de sueldos NAVISION
Se realiza mediante el registro de costos de sueldos y
obligaciones por concepto de sueldo líquido, cotizaciones
previsionales y retenciones de acuerdo a las condiciones
estipuladas en los contratos laborales respectivos.
Encargado de remuneraciones
2 Pagos efectuados
Los pagos efectuados se realizan con Transferencias y
Cheques, pagos de cotizaciones previsionales y retenciones.
Encargado de remuneraciones
3 Generación de libro de
remuneraciones a través del sistema FLEXWIN
FLEXWIN
Se genera el libro de remuneraciones para mantener
un historial de las remuneraciones realizadas.
Encargado de remuneraciones
4 Análisis de cuentas de
cotizaciones previsionales y retenciones de sueldos
El encargado de remuneraciones efectúa un análisis de las cotizaciones y
retenciones de sueldos de los trabajadores de la USEK.
Encargado de remuneraciones
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 91
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
4.3 Proceso de contabilidad de compras y servicios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de compras y servicios:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Contabilidad de compras y servicios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Contabilización de facturas
en sistema NAVISION NAVISION
Se realiza un registro de compras de materiales e insumos, inversiones
en activo fijo, servicios de terceros, y el respectivo registro del pasivo en cuentas corrientes de proveedores.
Encargado de proveedores
2
Contabilización de pagos efectuados con cheques
según procedimiento vigente
Se realiza actualizando las cuentas
corrientes de proveedores cancelando los pasivos.
Encargado de proveedores
3
Contabilización de pagos según contrato, rendiciones
de gastos y otros no documentados con facturas
Se registran los costos de estos
conceptos y el egreso asociado al pago.
Encargado de proveedores
4 Contabilización de ingresos por facturas y su cobranza
Se emiten las facturas de ventas afectas por contratos de arriendo,
asesorías y otras ventas no vinculadas a servicios educacionales
y exentos por servicios educacionales y otros servicios
exentos.
Encargado de proveedores
5 Generación de libro de
ventas por facturas
El encargado de proveedores genera el libro de ventas por
facturas.
Encargado de proveedores
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 92
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Contabilidad de compras y servicios
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
6 Generación de libro de
compras NAVISION
El encargado de proveedores genera el libro de compras.
Encargado de proveedores
7
Análisis de cuentas auxiliares de Proveedores, fondos por rendir, cuadros
de activo fijo
Se realiza un exhaustivo análisis de las diversas cuentas relacionadas
con ventas y servicios.
Encargado de proveedores
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 93
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
4.4 Proceso de contabilidad de ingresos por venta
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de ingresos por venta:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Contabilidad de ingresos por venta
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1
Registro de datos de ingresos por venta de servicios
educacionales y por otro lado la recaudación de pagos
según las distintas modalidades
Tesorería realiza un registro de todos los ingresos por ventas que ocurren al interior
de la USEK por servicios educacionales y por recaudaciones de pagos.
Tesorería
2 Generación de archivo de
centralización de movimiento diario de caja en U+
Sistema U+, Sistema
NAVISION
Estos archivos son importados por el sistema NAVISION y permiten registrar
movimiento de venta que se genera básicamente en el periodo de Admisión y de recaudación de tesorería generada durante
todo el año.
Tesorería
3 Reconciliación de
recaudación de pagos de alumnos
Se realiza en base a la comparación de valores contabilizados del proceso de centralización diaria de cajas versus
depósitos efectivos en banco.
Tesorería
4 Análisis de cuentas de
deudores
Sistema U+, Sistema
NAVISION
Se elabora según la información registrada en Sistema contable Navision versus
información de respaldo del Analítico del Sistema U+.
Tesorería
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 94
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
4.5 Proceso de contabilidad general
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad general:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Contabilidad general
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Registro de devengamiento
de ingresos anticipados.
Se registran los devengamientos registrados en el periodo que corresponden de los ingresos
anticipados.
Encargado de Contabilidad
2 Registro de devengamiento
de gastos anticipados.
Se registran los devengamientos registrados en el periodo que corresponden de los gastos
anticipados.
Encargado de Contabilidad
3
Revisión de la codificación de cuentas de gastos y
asignaciones de centros de costo.
El encargado de contabilidad realiza una revisión de todas las cuentas de
gastos de los distintos centros de costo de la USEK.
Encargado de Contabilidad
4 Establecimiento de cuentas en la que se debe registrar
provisiones de gastos
A través de la revisión de las cuentas se establecen las cuentas en las que se
deben registrar las provisiones de gastos.
Encargado de Contabilidad
5
Contabilización de provisiones de ingresos y gastos
financieros, provisiones de incobrabilidad, otras
provisiones, efectos de corrección monetaria y diferencias de cambio
Se realiza una contabilización general
con el fin de tener una corrección monetaria y diferencias de cambio.
Encargado de Contabilidad
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 95
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Contabilidad general
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
6 Generación de balances e informes desde el sistema
NAVISION
Sistema NAVISION
Se generan los distintos reportes para el análisis de la información mediante
la utilización del sistema contable NAVISION.
Encargado de Contabilidad
7 Preparación de informes de
control presupuestario según calendario institucional
Se generan los distintos informes de control presupuestario según el
calendario de la USEK, el cual se realiza 4 veces al año.
Encargado de Contabilidad
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 96
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5. Gestión de Recursos Humanos
5.1 Proceso de selección y contratación RRHH
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de selección y contratación de RRHH:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 97
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Proceso de selección y contratación RRHH
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Requerimiento de
Contratación
El jefe directo confecciona un documento con el requerimiento de
un nuevo trabajador. Jefe Directo
2 Recepción Documento de
Requerimiento
Se da acuso de recibo del requerimiento para luego ser enviado
a la VRAF Director RRHH
3 Análisis de Factibilidad de
presupuesto
Evaluar factibilidad presupuestaria de la nueva contratación
VRAF
4 Notificación Presupuesto
Insuficiente
Generar el aviso de presupuesto insuficiente para la contratación
VRAF
5 Recepción Rechazo
Requerimiento
Dar acuse del rechazo al requerimiento
Jefe Directo
6 Selección Terna - Quina El Jefe Directo selecciona un grupo de
3 o 5 postulantes Jefe Directo
7 Publicación de solicitud en
Portales de Empleo Masificar el aviso en portales web de
trabajo, inscribiendo la solicitud. Director RRHH
8 Selección Terna- Quina De los postulantes el director de RRHH selecciona un grupo de 3 o 5 personas
Director RRHH
9 Realización de entrevistas
Entrevista a cada uno de los seleccionados, realizando distintas
pruebas de tipo sicológica, batería de test, informes Sico labórales y
definición del postulante.
Psicóloga
10 Envío de Lista Priorizada Se prioriza la lista de postulantes, desde el mejor evaluado al peor.
Psicóloga
11 Selección Final Seleccionar al postulante que
ingresará a la institución. Jefe Directo
12 Solicitud de Ficha de
Contratación
Pedir ficha de contratación para el llenado por el seleccionado
Jefe Directo
13 Envío de Ficha de
Contratación Enviar la ficha al jefe directo
Encargado de Remuneraciones
14 Entrega de ficha de
contratación al seleccionado
Se entrega la ficha al trabajador y este la llena con sus datos. Además de
adjuntan el currículum e Informe de sicóloga.
Jefe Directo
15 Confección de Contrato
Se entregará Contrato según el cargo a desempeñar. Este contrato está
basado en modelos hechos previamente y aprobados legalmente.
Encargado de Remuneraciones
16 Contratación a plazo fijo En caso de no ser Directivo, su
contrato es a plazo fijo. Encargado de
Remuneraciones
17 Contratación a plazo
indefinido
Si es Directivo, su contrato es a plazo indefinido
Encargado de Remuneraciones
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 98
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.2 Proceso de capacitación
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de capacitación:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Proceso de Capacitación
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1
Detección Necesidades de
Capacitación (DNC)
Para nuestros efectos entenderemos como Detección de Necesidades de Capacitación al
proceso de análisis de las brechas de competencias, reflejadas por déficit de
conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en los funcionarios y que afectan el
cabal cumplimiento de las funciones que están bajo su ámbito de responsabilidades laborales. (Manual de Recursos Humanos
Cap. XI, 2011)
OTIC
2 Estudio de
Informe DNC
El área de Recursos Humanos recibe el informe DNC lo estudia para priorizar las
habilidades a capacitar. RRHH
3 Priorización
Requerimientos Capacitación
La OTIC entrega un resumen con las áreas o habilidades con más carencias. RRHH prioriza
para cuales de éstas se realizarán las capacitaciones respectivas.
RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 99
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Proceso de Capacitación
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
4 Compromiso de
capacitación
Será obligación del trabajador firmar el formulario Compromiso de Capacitación,
cuando el área de RRHH resuelva y le indique asistir a estas actividades. (Manual RRHH,
Cap. XII , 2011) Este compromiso puede ser enviado de manera masiva mediante e-mail
interno, y validado con la respuesta del trabajador en ese mismo medio.
Trabajador
5 Selección de
OTEC
Se busca una OTEC para que capacite en las áreas seleccionadas
RRHH
6 Inscripción del
Curso en sitio web OTIC
Se inscribe el curso en la página de la OTIC,
adjuntando los datos de la OTEC seleccionada.
RRHH
7 Generación de
Orden de Compra
La OTIC genera orden de compra que es enviada a RRHH
OTIC
8
Notificación a OTEC de
aprobación del curso
Se le notifica a la OTEC que el curso está
aprobado para que sea impartido OTIC
9 Implementación
del Curso Capacita a los trabajadores OTEC
10 Evaluación del
Proceso
Se realizan análisis de cómo se realizó el proceso, se incluye datos como la cantidad de
gente que participó, el gasto por persona, etc.
RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 100
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.3 Proceso de solicitud de vacaciones
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de capacitación:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Solicitud de Vacaciones
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Solicitud de vacaciones
El trabajador solicita formalmente a su
jefe vacaciones Trabajador
2 Revisión de solicitud
de vacaciones
El jefe revisa la disponibilidad, y si es factible que la persona se pueda tomar
vacaciones Jefe Directo
3 Aprobación de
solicitud
El jefe directo puede aprobar o rechazar la solicitud de vacaciones.
Jefe Directo
4 Verificación de
cumplimiento de requisitos
Subproceso que indica el cumplimiento
de requisitos. Encargado de
Remuneraciones
5 Cumplimiento de
requisitos
Se verifica si cumple con los requisitos previos.
Encargado de Remuneraciones
6 Llenado de solicitud El trabajador llena la solicitud
estipulando los días solicitados y firmando el documento.
Trabajador
7 Autorización Se recibe la autorización timbrada o
firmada por RRHH para vacaciones con copia al su jefe directo.
Trabajador
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 101
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.3.1 Subproceso verificar cumplimiento de requisitos
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso verificar cumplimiento de requisitos,
perteneciente al proceso solicitud de vacaciones:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 102
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Verificar cumplimiento de requisitos
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Verificación de días
libres en haberes
Se evalúa si la persona tiene o no tiene días de vacaciones a su haber. Esto depende del
tiempo que lleve en la empresa.
Encargado de Remuneraciones
2 Verificación de
derechos a días libres
Evaluación del tiempo trabajando en la institución para asignar días libres.
Encargado de Remuneraciones
3 Verificación de
cantidad de días solicitados
Una persona puede pedir más o menos días de
los que le corresponde al llevar un año de trabajo.
Encargado de Remuneraciones
4 Verificación de
períodos acumulados
Si la cantidad de días solicitados es <=15 el encargado verifica los periodos acumulados.
Encargado de Remuneraciones
5 Resultado de verificación
Se realiza una verificación para determinar si es
necesario asignar días o no. Encargado de
Remuneraciones
6 Suma de días del primer período
acumulado
Cuando el trabajador posee días se le suman al primer periodo acumulado.
Encargado de Remuneraciones
7 Asignación de días Se le asigna el total de días conforme a los
pasos anteriores. Encargado de
Remuneraciones
8 Verificación de días
acumulados
Se revisa si tiene más días acumulados que lo que corresponde al llevar un año laboral. Esto puede deberse a que la persona no se tomó
total o parcialmente sus vacaciones en períodos anteriores.
Encargado de Remuneraciones
9 Modificación de
propuesta
Se modifica la propuesta para que cumpla con los días que el trabajador tiene a su haber.
Encargado de Remuneraciones
10
Aceptación por parte del trabajador de la
modificación de propuesta
El trabajador puede aceptar la nueva propuesta, proponer una nueva o rechazarla. Con esta última opción se rechaza totalmente
la solicitud de vacaciones.
Encargado de Remuneraciones
11 Suma de días Se suman los días extra a su haber para
completar los días de vacaciones solicitados.
12 Evaluación de
cantidad de días solicitados
Se evalúa si la cantidad de días supera o no a los que ha ganado proporcionalmente por su
tiempo de trabajo.
Encargado de Remuneraciones
13 Asignación
proporcional a meses trabajados
Se asignan los días ganados en proporción a los
meses que lleva trabajando. Encargado de
Remuneraciones
14 Causal de Solicitud
Se evalúa la razón de la solicitud de vacaciones. Encargado de
Remuneraciones
15 Balance Negativo de
Días
Si es por motivos de fuerza mayor la persona queda con saldo negativo de días de
vacaciones. Esto se aplica sólo a casos excepcionales.
Encargado de Remuneraciones
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 103
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.4 Proceso de evaluación de desempeño
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de evaluación de desempeño:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Evaluación de Desempeño
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Realización de Log-
In en sistema
El usuario ingresa su usuario y contraseña para ingresar al sistema
Usuario
2 Chequeo de privilegios
Se verifican los privilegios en el sistema
ya sea administrador, superior o usuario.
Usuario
3 Menú de
Administrador (Nivel 1)
El usuario ingresa al sistema en modo
de administrador. Usuario
4 Menú de Jefe o
Superior (Nivel 2)
El usuario ingresa al sistema en modo de jefe o superior
Usuario
5 Menú de Usuario
(Nivel 3)
El usuario ingresa al sistema en modo de usuario.
Usuario
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 104
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.4.1 Subproceso menú de administrador (nivel1)
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso menú de administrador (nivel1),
perteneciente al proceso de evaluación de desempeño:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Menú de administrador (nivel 1)
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Selección de módulo El usuario comienza con la página de inicio
que da la bienvenida e invita a elegir alguna opción del menú.
Administrador
2 Edición de perfil Aquí el usuario puede editar los distintos
atributos de su perfil, como cambiar la contraseña, datos personales, etc.
Administrador
3 Selección de otro módulo Selecciona el mismo u otro módulo que
abrir. Administrador
4 Gestión de usuarios Se realiza la gestión de usuarios Administrador
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 105
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Subproceso: Menú de administrador (nivel 1)
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
5 Creación de usuarios
El administrador puede crear un usuario presionando el botón insertar usuario. Debe especificar Nombre de usuario, contraseña, Nombre, Apellidos, Cargo y Nivel (1,2 o 3)
Administrador
6 Eliminación de usuarios
Al presionar el botón de eliminar correspondiente a la fila del usuario en la
tabla en que salen todos los usuarios registrados, se procede a eliminar el
respectivo previa confirmación mediante un cuadro de diálogo.
Administrador
7 Modificación de usuarios
Al presionar el botón editar en la fila correspondiente al usuario al cual se quieren
realizar modificaciones, los campos que antes eran estáticos se vuelven editables. Para guardar los cambios se presiona el
botón update de la fila respectiva.
Administrador
8 Evaluaciones Se realizan las evaluaciones pertinentes. Administrador
9 Empleados por evaluar Se pueden ver todos los empleados a los que
no se les han realizado evaluaciones. Administrador
10 Evaluados Ver los empleados a quienes el usuario ha
evaluado. Administrador
11 Revisión de evaluación Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y enviar un comentario
opcionalmente. Administrador
12 Jerarquización Se modifican las jerarquías. Administrador
13 Agregar jerarquías Se pueden agregar trabajadores a un usuario
para que éste los evalúe. Administrador
14 Eliminar jerarquías En esta opción se pueden quitar trabajadores
susceptibles a evaluación a un usuario determinado.
Administrador
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 106
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.4.2 Subproceso Menú de Jefe o superior (Nivel 2)
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Menú de Jefe o superior (Nivel 2)
perteneciente al proceso de evaluación de desempeño:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Menú de Jefe o superior (Nivel 2)
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Edición de perfil
Aquí el usuario puede editar los distintos atributos de su perfil,
como cambiar la contraseña, datos personales, etc.
Jefe o superior
2 Empleados por evaluar Se pueden ver todos los empleados
a los que no se les han realizado evaluaciones.
Jefe o superior
3 Evaluados Ver los empleados a quienes el
usuario ha evaluado. Jefe o
superior
4 Revisión de evaluación
Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y
enviar un comentario opcionalmente.
Jefe o superior
5 Selección de otro módulo Selecciona el mismo u otro módulo
que abrir. Jefe o
superior
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 107
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.4.3 Subproceso Menú de usuario (Nivel 3)
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Menú de usuario (Nivel 3) perteneciente al
proceso de evaluación de desempeño:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Menú de usuario (Nivel 3)
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Selección de otro módulo Selecciona el mismo u otro módulo
que abrir. Usuario
2 Edición de perfil
Aquí el usuario puede editar los distintos atributos de su perfil,
como cambiar la contraseña, datos personales, etc.
Usuario
3 Revisión de evaluación
Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y
enviar un comentario opcionalmente.
Usuario
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 108
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.5 Proceso de accidente laboral
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de accidente laboral:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 109
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Accidente Laboral
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Accidente El proceso se gatilla por un accidente
ocurrido. Trabajador
2 Tipo de Accidente Se verifica si el accidente fue laboral o
de trayecto. Trabajador
3 Verificación de
tiempo de contrato
Se verifica si el trabajador fue recién contratado o no.
RRHH
4 Entrega de copia de Contrato de Trabajo
al accidentado
Se le entrega una copia del contrato de trabajo para presentar en la
mutualidad. RRHH
5 Designación de acompañante
El área de Recursos Humanos designa al
acompañante del trabajador accidentado.
RRHH
6 Envío del trabajador a
la mutualidad
El traslado se hará directamente desde la sede donde ocurra el accidente vía
taxi o vehículo particular, si el accidentado puede moverse. De lo
contrario, se debe solicitar una ambulancia a la Mutualidad respectiva.
RRHH
7 Notificación a la
mutualidad sobre el accidente
Se le da aviso a la mutualidad sobre el
accidente. RRHH
8 Emisión de DIAT
Se completa en la página web de la mutualidad la Declaración Individual de Accidentes de Trabajo con los detalles
del accidente laboral.
RRHH
9 Aviso a familiares o
persona de contacto
Se debe avisar telefónicamente a los familiares o la persona de contacto que
el trabajador señale. RRHH
10 Presentación de
certificado de alta
Para regresar a trabajar es obligatorio que el empleado presente su
certificado de alta. Sin éste no puede retomar sus actividades.
Trabajador
11 Notificación al jefe
directo
El accidentado, no podrá regresar a la Universidad mientras no reciba su alta médica, documento que entregará en
RR.HH. Quien informará al jefe directo.
RRHH
12 Reincorporación El trabajador ya recuperado, retorna a
sus actividades de trabajo. Trabajador
13 Traslado a la
mutualidad más cercana
Tras recibir atenciones primarias, el trabajador debe ir a la mutualidad más cercana o en su defecto ser trasladado,
para su posterior tratamiento.
Trabajador
14 Anexo de medios
probatorios
El trabajador debe solicitar Certificado de atención en posta pública, el parte o informe policial y también si es que los
hay declaraciones de testigos.
Trabajador
15 Investigación del
accidente
Subproceso que indica la realización de las investigaciones necesarias.
Comité Paritario
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 110
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Accidente Laboral
Nº Nombre Medio Descripción Rol
16 Calificación del tipo
de accidente
La mutualidad respectiva o la Superintendencia de Seguridad Social,
son los organismos validados para calificar un accidente, determinando si corresponde a laboral o común. Para el primer caso, el accidentado recibe las
prestaciones del seguro, para el segundo caso el accidentado deberá
seguir tratamiento a través de su sistema de salud común (Isapres o
Fonasa).
Mutualidad
17 Atención protegida
por el seguro
Para hacer uso del seguro, se deben considerar las siguientes variables:
• Existencia de una lesión. • Producida a causa o con ocasión del
trabajo • Produzca incapacidad o muerte.
Con la presencia de estos componentes, se concreta lo que señala la Ley como ACCIDENTE DEL TRABAJO y
la persona afectada, recibirá las prestaciones establecidas en la Ley
16.744. Todo colaborador que crea que su dolencia se encuadra con lo antes indicado, tiene el derecho de ser
atendido en la mutualidad respectiva. Del mismo modo, toda persona que
tome conocimiento de la ocurrencia de un accidente laboral, debe denunciarlo
a la mutualidad respectiva. (Se debe seguir lo indicado en el Reglamento
Interno).
Mutualidad
18 Completa DIAT
conforme declaración del trabajador
El trabajador es atendido conforme al
seguro y la Mutualidad completa la DIAT con la declaración del trabajador.
Mutualidad
19 Recepción de Licencia
Médica
En el caso que corresponda se le entrega la licencia médica al trabajador.
Trabajador
20 Atención como
particular
Si la primera atención es recibida de parte de la mutualidad respectiva y la
calificación determina que es un accidente común, los costos incurridos en dicha atención, serán cobrados al
accidentado a través de su sistema de salud común.
Mutualidad
21 Apelación a
Superintendencia
De no existir conformidad por parte del accidentado o empresa sobre la
calificación otorgada al accidente, se puede apelar a la Superintendencia de
Seguridad Social.
Mutualidad
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 111
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.5.1 Subproceso investigación del accidente
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso investigación del accidente perteneciente
al proceso de accidente laboral:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Investigación del accidente
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Resultado Investigación Se verifica si el resultado de las
investigaciones es por una acción subestandar o condición subestandar.
Comité paritario
2 Re inducción
Se entrevista al trabajador, relatándole las causas del accidente y
cómo prevenirlas en una nueva ocasión.
Comité paritario
3 Firma acta de Re inducción El trabajador debe firmar un registro
del proceso de re inducción. Comité
paritario
4 Realizar correcciones o
reparaciones
Una vez identificado que la causa fue una condición subestandar, se
realizan correcciones y/o reparaciones de las instalaciones de la
Universidad.
Comité paritario
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 112
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.6 Proceso de licencia médica
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de licencia médica:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Licencia Médica
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Presentación de Licencia Médica
La licencia médica es enviada de manera electrónica por internet desde el lugar donde se atendió a RRHH. En
casos particulares el trabajador lleva la licencia en persona.
Trabajador
2 Duración de la Licencia Se verifica el tiempo de duración de la
licencia. Trabajador
3 Descuento de tres días
Los primeros 3 días no son remunerados. El resto de la licencia es
cubierta por la institución correspondiente al caso.
RRHH
4 No descontar La institución correspondiente al caso cubre el sueldo del empleado durante
la licencia. RRHH
5
Completar antecedentes e ingresar
a organismo que corresponda
Puede ser la ISAPRE o Mutualidad. RRHH
6 Registro en Flexwin y
planilla manual Sistema
FLEXWIN
Se ingresa al sistema Flexwin y se actualiza la planilla con los días de
licencia. RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 113
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.7 Proceso de desvinculación
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de desvinculación:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Desvinculación
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Motivo de
Desvinculación
Dependiendo del motivo de la desvinculación será el procedimiento para calcular el finiquito y respectivas
indemnizaciones. RRHH
2 Cálculo de
finiquito sin indemnización
Se calcula el finiquito sin indemnización del trabajador. RRHH
3 Comunicación por
escrito al trabajador
Art. 162 - Código del Trabajo "Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los
números 4, 5 o 6 del artículo 159, o si el empleador le pusiere término por aplicación de
una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador,
personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o
las causales invocadas y los hechos en que se funda.
Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de
la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo
será de seis días hábiles."
RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 114
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Desvinculación
Nº Nombre Medio Descripción Rol
4
Envío copia del aviso a la
Inspección del Trabajo
Art. 162 - Código del Trabajo "Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el
inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del
Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se
mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles."
RRHH
5 Cálculo de finiquito e
indemnizaciones
Se paga el finiquito agregando las indemnizaciones que correspondan.
RRHH
6
Indemnización última
remuneración devengada
Art.162 - Código del trabajo "Cuando el empleador invoque la causal señalada en el
inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección
del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación. Sin embargo, no se requerirá esta
anticipación cuando el empleador pagare al trabajador una indemnización en dinero efectivo
sustitutiva del aviso previo, equivalente a la última remuneración mensual devengada."
RRHH
7 30 días de
anticipación
Art. 162 - Código del Trabajo "Cuando el empleador invoque la causal señalada en el
inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección
del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación."
RRHH
8 Comunicación por
escrito al trabajador
Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 o 6 del artículo 159, o
si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador,
personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o
las causales invocadas y los hechos en que se funda.
Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de
la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo
será de seis días hábiles
RRHH
9
Envío de copia del aviso a la
Inspección del Trabajo
Art. 162 - Código del Trabajo "Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el
inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del
Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se
mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles"
RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 115
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.8 Proceso de Inducción de Recursos Humanos
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de inducción de Recursos Humanos:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 116
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Inducción del Recurso Humano
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1
Recepción del trabajador y facilitación de ficha
contratación, contrato y reglamento Orden Higiene y
Seguridad.
Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL
PERSONAL (Julio 2011) Área de RRHH
2 Informar la finalidad del
Proceso de Inducción
Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)
Área de RRHH
3 Dirigir al trabajador a su
lugar de trabajo
Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)
Área de RRHH
4 Suministrar Información
General sobre la Organización
Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL
PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo
5 ¿Es Directivo? Se verifica si el trabajador es directivo o no. Jefe Directo
6 Entregar Manual de
Confección de presupuesto de VRAF
Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL
PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo
7 Entrenar y Orientar al trabajador en el cargo
Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL
PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo
8 Instruir sobre los estándares de calidad de la Institución
Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL
PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo
9 ¿Es Directivo? Se verifica si el personal es directivo o no. Jefe Directo
10 Capacitación en Normativa Los trabajadores con cargos directivos reciben
una capacitación en normativa de la universidad
Secretaría General
11
Preguntar al trabajador lo que ya sabe de la operación y
presentar los objetivos específicos de la
organización.
Cap. V ; 4a - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN
DEL PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo
12 Explicar paso a paso las tareas que componen la
operación
Cap. V ; 4b- NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)
Jefe Directo
13
Explicar los puntos claves, reforzar los aciertos y
corregir los errores cometidos
Cap. V ; 4c - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN
DEL PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo
14 Evaluar la efectividad del
entrenamiento
Cap. V ; 4d - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)
Jefe Directo
15 Estimular al trabajador en su
mejoramiento continuo
Cap. V ; 4e - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)
Jefe Directo
16 Entregar Ficha de Evaluación de Proceso de Inducción al
Trabajador
Cap. V ; 4f- NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)
Área de RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 117
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Inducción del Recurso Humano
Nº Nombre Medio Descripción Rol
17 Coordinar con Área de RRPP
la visita al Campus
Cap. V ; - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)
"QUINTA ETAPA: VISITA CAMPUS Finalizado el proceso de inducción
administrativo, el Jefe Directo se comunicará con el área
de Relaciones Públicas, con el propósito que desde allí se le organice al nuevo funcionario las visitas por los departamentos y campus
inherentes a su trabajo."
Jefe Directo
18
Llevar al nuevo funcionario por los departamentos y campus inherentes a su
trabajo
Cap. V ; - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL
PERSONAL (Julio 2011)
Área de Relaciones
Públicas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 118
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.9 Proceso de accidente trabajadores externos
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de accidente trabajadores externos:
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Accidente Trabajadores Externos
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Dar aviso al Jefe de
Área
Todo trabajador externo que sufra un accidente al interior de nuestras instalaciones, deberá dar aviso
en forma inmediata al jefe del área, donde desempeña sus funciones.
Trabajador
2
Enviar al trabajador a su
organismo administrador del
seguro
La persona lesionada, deberá ser enviada al organismo administrador del seguro contra
accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, de su empleador. No puede ni debe
ser enviado a otro recinto, a no ser que sea un centro médico de urgencia, por la magnitud de la
lesión. El medio de transporte, será el más adecuado según la lesión.
RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 119
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Accidente Trabajadores Externos
Nº Nombre Medio Descripción Rol
3
Comunicar lo sucedido a persona
a cargo de la empresa
El responsable de la sede donde ocurrió el accidente, deberá comunicar lo sucedido a la persona a cargo de la empresa, tomando conocimiento además, el
Comité Paritario y Prevencionista Asesor. La persona a cargo de la empresa, designará a
alguien para que dé aviso al empleador.
Encargado Sede
4 Emitir DIAT a la
Mutualidad respectiva
El empleador deberá emitir la DIAT a la mutualidad respectiva y copia del documento lo deberá hacer
llegar dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del accidente a nuestra empresa donde
ocurrió el accidente. Dicha copia deberá ser recepcionada y archivada por RR.HH.
Empleador
5 Enviar copia DIAT a
RRHH El empleador envía la copia de DIAT al RRHH. Empleador
6 Recepción y archivo DIAT
Se recibe y se archiva la DIAT enviada por el
empleador del externo. RRHH
7 Reunión análisis
accidente
Ocurrido el accidente y avisadas las partes respectivas, se deberá realizar una reunión, donde se
analizarán las circunstancias, causas y medidas correctivas. De dicha reunión y contenido, se dejará un acta, con la identificación y firmas de todos los
participantes.
RRHH
8 Investigación del
Accidente (Reunión Técnica)
Se deberá programar una reunión técnica donde participen el Prevencionista Asesor, el Comité
Paritario de la empresa donde ocurrió el accidente, el Prevencionista Asesor del empleador del accidentado, el Prevencionista Asesor de la
mutualidad (empresa y empleador). De dicha reunión se levantará un acta y se entregará a la
Gerencia de la empresa, para que tome conocimiento de lo tratado, de las medidas
correctivas a aplicar y plazos de cumplimiento. En este subproceso se investiga cuáles fueron las causas
del accidente, y se aplican medidas correctivas en caso de que se requieran.
Comité Paritario
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 120
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
5.9.1 Subproceso investigación del accidente (reunión técnica)
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso investigación del accidente (reunión
técnica) perteneciente al proceso de accidente trabajadores externos:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Investigación del Accidente (reunión Técnica)
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Resultado Investigación Se verifica si el resultado de las
investigaciones es por una acción subestandar o condición subestandar.
Comité paritario
2 Reinducción Se entrevista al trabajador, relatándole las causas del accidente y cómo prevenirlas en
una nueva ocasión.
Comité paritario
3 Firma acta de Reinducción El trabajador debe firmar un registro del
proceso de Reinducción. Comité
paritario
4 Realizar correcciones o
reparaciones
Una vez identificado que la causa fue una condición subestandar, se realizan
correcciones y/o reparaciones de las instalaciones de la Universidad.
Comité paritario
5 Notificar a Gerencia
De dicha reunión se levantará un acta y se entregará a la Gerencia de la empresa, para que tome conocimiento de lo tratado, de las
medidas correctivas a aplicar y plazos de cumplimiento.
Comité paritario
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 121
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
6. Gestión de Cobranza y Recaudación
6.1 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de formulación plan de cobranza año vigente:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 122
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Formulación plan de cobranza año vigente
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Primer día hábil del mes Existe una espera hasta el primer
día hábil del mes. Tesorería
2 Emitir informe de morosidad Tesorería emite el informe de
morosidad mediante una query. Tesorería
3 Recibir informe de
morosidad
Correo electrónico,
informe físico
La VRAF y Cobranzas, reciben el informe de morosidad para su conocimiento y análisis de la
información correspondiente.
VRAF, Cobranzas
4 Revisar archivo de año
vigente
Se revisa el archivo con las morosidades del año vigente.
Cobranzas
5 Segmentar cartera de
estudiantes
Se segmenta en: ubicables (no ubicables/cobrables) y por facultad (carrera a la que
corresponde).
Cobranzas
6 Analizar informe de
morosidad
Se analiza el informe para posteriormente determinar la
estrategia a seguir. Cobranzas
7 Determinar estrategia de cobranza para nuevo mes
Se determina la forma en la que
se va a realizar la gestión de cobranza para el nuevo mes.
Cobranzas
8 Presentar y revisar con VRAF
propuestas de trabajo
Se revisa en conjunto con la VRAF las propuestas a seguir de
trabajo. Cobranzas
9 Presentar a VRAF bitácora de actividades del mes anterior
Se presenta la bitácora de actividades realizadas en el mes
anterior para la toma de conocimiento del Vicerrector de
Administración y Finanzas.
Cobranzas
10 Analizar resultados del mes
anterior
Se analizan los resultados realizados en el mes anterior
Cobranzas
11 Generar carta Gantt de la
actividades a realizar
Se genera una carta Gantt para efectuar una planificación
mensual. Cobranzas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 123
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
6.2 Proceso de cobranza año vigente
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año vigente:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 124
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Cobranza año vigente
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Bloquear alumno en
sistema U+ Sistema U+
SI el estudiante presenta un tiempo demora mayor o igual a 10 días, se
bloquea en el sistema U+. Cobranzas
2 Retirar alumno de la
cobranza
Se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza.
Cobranzas
3 Contactar alumno Llamada
telefónica
Se procede a realizar la gestión telefónica con el estudiante para que
concurra a la USEK a regularizar su situación
Cobranzas
4 ¿Ubicable? Se verifica si el estudiante es ubicable o
no Cobranzas
5 Solicitar datos de contacto
actualizados a través de mails
Correo electrónico
En caso de no ser ubicable el estudiante, se solicitan antecedentes mediante los
correos registrados en el sistema U+ Cobranzas
6
Registrar actualización de datos en cuaderno de visitas y en sistema U+
(correo y teléfono)
Sistema U+ y cuaderno de
visitas
Al obtener los datos actualizados se registran en el sistema U+ y cuaderno de visitas para mantener la información al
día.
Cobranzas
7 Informar de compromisos
al estudiante Llamada
telefónica
Se informa los compromisos al estudiante para mantener la gestión de
la información. Cobranzas
8 Contactar telefónicamente Llamada
telefónica
En caso de ser ubicable el estudiante se le contacta telefónicamente para que se
informe de sus compromisos con la USEK.
Cobranzas
9 Acordar fecha de
compromiso de pago Llamada
telefónica
Se establece un compromiso con el alumno para que efectúe sus
compromisos financieros con la USEK. Cobranzas
10 Espera a la fecha de
compromiso
Se espera a la fecha comprometida para verificar si el estudiante ha realizado sus compromisos arancelarios con la USEK.
Cobranzas
11 ¿Canceló? Se verifica si el estudiante canceló su
deuda con la USEK. Cobranzas
12 Retirar alumno de la
cobranza
Se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza.
Cobranzas
13 Solicitar query a Tesorería
Forma personal,
correo electrónico.
Se solicita la query a tesorería para calcular a los alumnos que no se
encuentran al día en sus compromisos arancelarios.
Cobranzas
14 Verificar caso por caso las
morosidades
Se verifican las morosidades una por una para validar la información de los
morosos, y así dar aviso solo a los que presentan morosidad vigente.
Cobranzas
15 Generar Excel con alumnos
a publicar en boletín Microsoft
Excel Se genera un archivo Excel para publicar
los alumnos en el boletín comercial. Cobranzas
16 Enviar archivo Excel a
boletín comercial Correo
electrónico
Se envía el archivo Excel al ejecutivo de Dicom para que este, transforme el
archivo y pueda efectuar la carga masiva en el boletín comercial
Cobranzas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 125
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Cobranza año vigente
Nº Nombre Medio Descripción Rol
17 Enviar carta de notificación
a los alumnos y a los apoderados
Se les notifica a los distintos alumnos y apoderados para que tomen
conocimiento y puedan realizar las medidas paliativas que estimen
conveniente para cancelar la deuda con la USEK.
Cobranzas
18 ¿Alumno cancelo? Se verifica si el alumno cancelo o no, o
también si renegocio la deuda. Cobranzas
19 ¿Tipo? Si el estudiante realiza una renegociación de la deuda, se verifica el tipo que puede ser: deuda morosa y deuda protestada.
Cobranzas
20 Retirar alumno de la
cobranza
Se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza.
Cobranzas
21 Devolver documento original de la deuda
Para el caso de la deuda protestada, previo retiro del alumno de cobranza, se
procede a devolver el documento original de la deuda.
Cobranzas
22 Retirar alumno de la
cobranza
Para el caso de deuda morosa se realiza las actividades necesarias para retirar el
alumno de la cobranza. Cobranzas
23 Generar deuda nueva
vigente
Para el caso de deuda protestada y deuda morosa, se genera una nueva
deuda vigente. Cobranzas
24 Identificar los casos por
días de mora
Se identifican los casos de mora cuando es mayor a 120 días.
Cobranzas
25 Generar el pagaré de
deuda
Se genera el pagaré de la deuda del estudiante.
Cobranzas
26 Firmar pagaré
Se firma el pagaré, para lo cual la persona firmante tiene que tener
registrada la firma en la notaría con la que la USEK tiene convenio.
VRAF
27 Enviar documentos a
notaría para generar el protesto
Se envían los documentos a la notaría para que esta envíe una notificación al
deudor, genere el protesto de los documentos y posteriormente pueda
enviar los documentos protestados con el acta física a la USEK.
Cobranzas
28 Recibir documentos
protestados con acta física del protesto
Se reciben los documentos protestados de la notaría.
Cobranzas
29 Cargar en sistema como
pagaré protestado
Se procede a realizar la carga para que se visualice el pagaré protestado.
Cobranzas
30 Cargar a la deuda el monto
del protesto
Se agregan los montos de haber protestado los documentos.
Cobranzas
31 ¿Alumno canceló?
Se verifica si el alumno cancelo (se retira al alumno de cobranza) o no (sigue el
proceso de cobro). Cobranzas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 126
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
6.2.1 Subproceso Retirar alumno de cobranza
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso retirar alumno de cobranza
perteneciente al proceso de cobranza año vigente:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Retirar alumno de cobranza
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Desbloquear de sistema U+ Sistema U+
Se desbloquea el alumno del sistema U+ automáticamente cuando el estudiante paga en
tesorería.
Cobranzas
2 Quitar alumno de cobranza Llamada
telefónica Se quita al alumno de cobranzas
de la USEK. Cobranzas
3 Quitar alumno de boletín
comercial Boletín
comercial
Se quita al alumno del boletín comercial, al estar al día en sus
compromisos con la USEK. Cobranzas
4 Quitar protesto de pagaré del
sistema
Se le quita el protesto al estudiante, al poner se al día en sus compromisos con la USEK.
Cobranzas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 127
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
6.3 Proceso de cobranza año anterior
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año anterior:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 128
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Cobranza año anterior
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Primer día hábil del mes Se espera hasta el primer día hábil de
cada mes. Tesorería
2 Enviar lista de alumnos morosos año anterior a
Cobranza externa
Correo electrónico
Se envía la lista de morosos a Cobranza externa, para que ubiquen al estudiante y
le soliciten concurrir a la Universidad, para efectuar sus compromisos.
Cobranzas
3 Espera Existe un periodo de espera para que el
estudiante pueda asistir a la Universidad. Cobranzas
4 ¿Asistir? Cuaderno de registro de asistencias.
Se verifica si el estudiante asistió o no a la Universidad.
Alumno
5 Asistir a cobranza a regularizar situación
Si el alumno se dirige a la USEK,
regulariza su situación. Alumno
6 Generar lista actualizada
de los alumnos que asistieron
Microsoft Excel
Se realiza una lista de alumnos que asistieron para establecer compromisos
de pago, pagos, consultas y renegociaciones.
Cobranzas
7 Actualizar datos de
contactabilidad Microsoft Excel
Se actualizan los datos de contactabilidad de los alumnos que asistieron a la USEK a
regularizar su situación. Cobranzas
8 Enviar datos de contactabilidad
actualizados
Correo electrónico
Se envían los datos a Cobranza externa para que cuenten con información
actualizada de contactabilidad. Cobranzas
9
Recibir informe de compromisos obtenidos
en el seguimiento de cobranza
Correo electrónico
Se recibe el informe de los compromisos obtenidos por Cobranza externa en su
gestión de cobranzas. Cobranzas
10 Espera fin de mes Se espera a fin de mes para poder
generar los antecedentes necesarios. Cobranzas
11 Emitir informe de
consolidado de pagos de honorarios
Se emite el informe de consolidado de
pagos de honorarios a través de la generación de una factura exenta.
Cobranzas
12 Recibir de Cobranza
externa el reporte de gestión
Correo electrónico
Cobranza externa envía el reporte de gestión realizado a la fecha.
Cobranzas
13 Analizar reporte y generar propuestas de estrategias
Se analiza el reporte y se generan propuestas de estrategias, en donde
internamente se conversa con la VRAF, la cual autoriza o modifica las estrategias para la gestión de cobranza externa de
forma bimestral.
Cobranzas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 129
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
6.4 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año vigente periodo
extraordinario:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 130
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1
Realiza una simulación de la cantidad de
alumnos que estarían imposibilitados de rendir
examen
El periodo extraordinario existe al final de cada semestre, en la que se realiza
una simulación por fechas de los alumnos que estarían imposibilitados
de rendir examen por bloqueo de sistema U+.
Cobranzas
2 Se presenta la simulación
de la cantidad de alumnos a la VRAF
Cobranzas entrega la simulación a la
VRAF para su análisis y decidir la fecha de corte.
Cobranzas
3 Analiza junto a la
Dirección Superior
La simulación es realizada en conjunto con la Dirección Superior para
determinar la fecha más factible de realizar el corte de los alumnos que
estarían bloqueados en el sistema U+.
VRAF
4 ¿Realizar un rango de
corte?
La VRAF determina si es necesario realizar un rango de corte de alumnos que estarán bloqueados en el sistema
U+.
VRAF
5 Seguir con la formulación de plan de cobranza año
vigente normal
Para el caso de que la VRAF decida no realizar un rango de corte de alumnos
se sigue con la formulación correspondiente a un periodo normal.
VRAF
6
Instruir a tesorería y cobranza sobre la fecha
de corte para la rendición de examen
Para el caso de que la VRAF decida realizar un rango de corte, le instruye a tesorería y cobranza la fecha de corte
para la rendición de exámenes.
VRAF
7 Parametrizar U+ según
rango de corte Sistema
U+
Tesorería se encarga de parametrizar el sistema U+ en la fecha de corte para
el bloqueo de los alumnos en el sistema U+ en periodo de exámenes.
Tesorería
8 Solicita fecha de
exámenes a la VRA
Cobranza solicita a la VRA las fechas para el periodo de exámenes al interior
de la USEK. Cobranzas
9 Segmenta cartera Se segmenta la cartera de estudiantes
por facultad y por carrera. Cobranzas
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 131
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario
Nº Nombre Medio Descripción Rol
10 Prioriza la cantidad de alumnos y fechas de
exámenes
Se establece una priorización de los estudiantes que deberán rendir
exámenes. Cobranzas
11
Trabajar de forma focalizada entre la fecha de instrucción de rango de corte y la fecha de inicio de los exámenes
Durante el periodo extraordinario, el área de cobranzas y recaudación
focaliza los esfuerzos, con el fin de hacer la gestión de forma más
eficiente.
Cobranzas
12 Enviar informes a
decanos
Se envía la información a todos los decanos de la USEK para que le
comuniquen a sus jefes de carrera e informen a los estudiantes que deben
acercarse a regularizar sus compromisos financieros con la USEK.
Cobranzas
13 Retomar cobranza de
toda la mora
Se retoma la cobranza de toda la mora de la USEK, en el cual el sistema U+ sigue estando parametrizado según
rango de exámenes.
Cobranzas
14
Enviar informes diarios a Decanos sobre alumnos imposibilitados de rendir
exámenes
Se envían informes a los decanos, para que tengan una visión sobre cada una de las carreras de su propia facultad.
VRAF
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 132
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
6.5 Proceso de Recaudación
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Recaudación:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 133
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Proceso de Recaudación
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 ¿Tipo de alumno? Se verifica el tipo de alumno que puede
ser nuevo o antiguo. Estudiante
2 Ingresar datos personales
del alumno
Para el caso de que sea nuevo, se registran sus datos personales.
Dirección de Admisión
3 Imprimir ficha del alumno La Dirección de Admisión posteriormente
imprime una ficha del alumno. Dirección de
Admisión
4 Actualizar datos personales
del alumno
Para el caso de que sea antiguo, se actualizan los datos personales.
Dirección de Admisión
5 Espera Existe un periodo de espera, para
verificar la asignación de beneficios. DAE
6 Verificar beneficios
estudiante
Se verifica si el alumno presenta beneficios de CAE y becas externas.
DAE
7 Verificar Renovación o
postulación de becas del estudiante
Se verifica si el alumno realizó una
renovación o alguna postulación a alguna de las becas externas.
DAE
8 Verificar ramos aprobados Para el caso del CAE se verifica si el
alumno cumple con los requisitos de ramos aprobados.
DAE
9 Verificar renovación de CAE Si cumple con los requisitos de ramos aprobados se verifica si presenta CAE
aprobado. DAE
10 No presenta beneficio de
CAE
Para este caso el estudiante no presenta beneficios de CAE.
DAE
11 Se presenta en caja Para los casos en que presenta beneficios y no, el estudiante tiene que presentarse en caja para realizar trámites financieros.
Estudiante
12 Pagar la matricula En caja el estudiante paga su matrícula. Estudiante
13 Comunicar beneficio (s) En caja además, comunica los beneficios
que posee el estudiante, puede ser ninguno, CAE y alguna beca externa.
Estudiante
14 Comunicar que es
renovante CAE
El estudiante comunica que es renovante CAE.
Estudiante
15 Firmar documento Para el caso de que posea alguna beca
externa, el estudiante firma un documento.
Estudiante
16 Pactar la diferencia del
copago
En tesorería se pacta la diferencia del copago para efectuar los pagos a la USEK.
Tesorería
17 Pactar forma de pago El estudiante comunica la forma de pago la cual puede ser PAT, pagaré, cheques o
contado. Estudiante
18 Cierre de matrícula
contable
Finalmente se cierra la matricula contable.
Tesorería
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 134
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
7. Gestión de pagos
7.1 Proceso de remuneración a trabajadores de planta
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de remuneración a trabajadores de
planta:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 135
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Proceso de Remuneraciones
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Ingresar al trabajador en
Sistema FLEXWIN Sistema
FLEXWIN Se ingresa al trabajador al sistema
FLEXWIN. Área de RRHH
2 ¿Trabajador solicita
anticipo?
Se verifica si el trabajador solicita anticipo.
Área de RRHH
3 Realizar solicitud de
anticipo
El trabajador solicita por escrito el anticipo.
Trabajador
4 ¿Está dentro de los
primeros 10 días hábiles?
El trabajador solicita por escrito el anticipo.
Trabajador
5 Autorizar Anticipo
Los anticipos, que no podrán exceder del 40% de las remuneraciones, no
deberán ser otorgados en forma habitual.
Área de RRHH
6 ¿Autoriza? El área de RRHH puede autorizar o no la
solicitud de anticipo. Área de RRHH
7 Firma y Aprobación Final Si se autoriza, visa el anticipo para su
entrega. VRAF
8 Pagar Anticipo
Se realiza el pago en el medio acordado y se actualizan los registros
correspondientes (Se pagarán los días 15 o día hábil anterior del mes
correspondiente al del requerimiento).
Área de RRHH
9 ¿Está dentro de los
primeros 10 días hábiles?
Se verifica si el trabajador está dentro de los 10 días hábiles para el requerimiento de anticipo.
Trabajador
10 Firma y Aprobación Final Visa el anticipo para su entrega VRAF
11 Pagar Anticipo
Se realiza el pago en el medio acordado y se actualizan los registros
correspondientes (Se pagarán los días 156 o día hábil anterior del mes
correspondiente del requerimiento).
Área de RRHH
12 Último día hábil del mes Se realiza el pago en el medio acordado
y se actualizan los registros correspondientes.
Área de RRHH
13 Pago de Remuneración Subproceso que indica el pago de
remuneraciones. Área de RRHH
14 Generar Libro de Remuneraciones
Se genera un archivo con todas las
remuneraciones correspondientes al período.
Área de RRHH
15 Tipo de Remuneración
Puede haber 2 tipos de remuneraciones, la Masiva que involucra todos los pagos a los
trabajadores dentro de un período y la excepcional, que sería un pago
individual.
Área de RRHH
16 Validación Se valida la planilla de remuneraciones analizando la factibilidad económica.
VRAF
17 Analizar Factibilidad
Financiera
El área de contabilidad revisa la factibilidad financiera.
Área de Contabilidad
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 136
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Nombre Proceso: Proceso de Remuneraciones
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
18 Enviar Liquidaciones de
Sueldo vía E-Mail
Se envía al correo institucional de cada empleado su correspondiente
liquidación de sueldo con el detalle de esta misma.
Área de RRHH
19 Se genera archivo para
transferencia
Documento con el total empresa de las remuneraciones
Área de RRHH
20 Autoriza la Transferencia Se visa la transferencia firmando los
documentos respectivos. VRAF
21 Generar cheques físicos Se crean los cheques con el monto a
pagar al trabajador Área de RRHH
22 Visa los cheques El área de contabilidad revisa los
cheques. Área de
Contabilidad
23 Firmar Cheques Se deben firmar los cheques para poder
ser entregados al trabajador para su cobro posterior
VRAF
24 Acuse Recibo Se debe registrar por escrito que el
trabajador ha recibido el cheque con el pago
Área de RRHH
25 Entregar Liquidación de
Sueldo al Trabajador
Se pasa la liquidación de sueldo impresa al trabajador.
Área de RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 137
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
7.1.1 Subproceso pago de remuneraciones
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso pago de remuneraciones perteneciente al
proceso pago de remuneraciones de trabajadores de planta:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 138
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Pago de Remuneraciones
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Pagar Asignaciones de Colación Se pagan las asignaciones de
colación. Área de RRHH
2 Verificar Asignaciones Opcionales Se verifica el tipo de asignación
adicional que tenga el trabajador. Área de RRHH
3 Asignación Familiar El trabajador puede poseer una
asignación familiar Área de RRHH
4 Asignación de Pérdida de Caja El trabajador puede poseer una asignación de perdida de caja.
Área de RRHH
5 Horas Extraordinarias El trabajador puede poseer una bonificación por horas extras.
Área de RRHH
6 Bonos Se verifica la disponibilidad de
bonos extras. Área de RRHH
7 Comisiones por Venta y Cobranzas Se verifica si posee además
comisiones por ventas y cobranzas.
Área de RRHH
8 ¿Anticipos en el período? Se verifica si el trabajador solicito
anticipos en el periodo. Área de RRHH
9 Deducción de Anticipos Si solicito anticipos, se descuentan
los anticipos que ha pedido el trabajador
Área de RRHH
10 Descuentos Legales Se descuenta AFP, ISAPRE, entre
otros descuentos legales. Área de RRHH
11 ¿Retenciones Judiciales? Se verifica si se poseen retenciones judiciales.
Área de RRHH
12 Descontar Retenciones Judiciales Si posee, se realiza el descuento
de las retenciones judiciales. Área de RRHH
13 Descuentos Voluntarios Se verifica si se poseen descuentos
voluntarios. Área de RRHH
14 Aplicar descuentos voluntarios
Se aplican descuentos voluntarios en la remuneración (Sujeto a
artículo 58º del Código del Trabajo).
Área de RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 139
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
7.1.2 Subproceso ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN
A continuación se adjunta el diagrama del subproceso ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN
perteneciente al proceso pago de remuneraciones de trabajadores de planta:
Descripción del subproceso:
Nombre Subproceso: Ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN
Nº Nombre Sistema Descripción Rol
1 Ingresar fecha de ingreso Se introduce la fecha en que el trabajador comenzó sus
labores Área de RRHH
2 Ingresar Remuneración
Pactada
Remuneración previamente estipulada en el contrato
Área de RRHH
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 140
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
7.2 Proceso de pago de remuneraciones trabajadores a honorarios
A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de remuneración trabajadores a
honorarios:
Código:001
Fecha de Creación: 28-12-2012
Fecha de Actualización: 28-12-2012
Manual de Calidad
Revisión 00
Página 141
Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo
Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad
Aprobado por: Comité de Autoevaluación
Institucional
www.USEK.cl
Descripción del proceso:
Nombre Proceso: Remuneración a Honorarios
Nº Nombre Medio Descripción Rol
1 Recibir las boletas de
honorarios de los docentes
EL coordinador docente recibe las boletas
de honorarios de todos los docentes a honorarios de la USEK.
Coordinador Docente
2 Consolidar la Información
Se consolida la información realizando un control para verificar la asistencia de los
docentes. Coordinador Docente
3 Enviar información física, en un archivo
Se envía la información física en un
archivo al encargado de las remuneraciones a honorarios de la VRAF.
Coordinador Docente
4 Recibir las boletas de
honorarios
El encargado recibe las boletas de honorarios de los docentes.
E. de remuneraciones a honorarios
5 Procesar las boletas de
los docentes
Se procesan la boletas de honorarios de los docentes.
E. de remuneraciones a honorarios
6 Verificar datos de planilla Excel con
boletas físicas Planilla Excel
Se realiza una verificación de la boletas de honorarios con los datos de una
planilla Excel.
E. de remuneraciones a honorarios
7 Ingresar las boletas en
el sistema contable NAVISION
Sistema NAVISION
Se ingresan en el sistema contable con el fin de generar el libro de retenciones que es el registro de los pagos de honorarios
y con eso queda amarrado para los certificados de honorarios del año
siguiente.
E. de remuneraciones a honorarios
8
Generar la información para
trasferir los montos por office banking
Office banking
El encargado de sueldos y analista de tesorería genera la información para ser
transferida por office banking.
Encargado de sueldos y analista de tesorería
9 Generar nóminas de
pago
Se generan las nóminas de pago para efectuar las transferencias.
Encargado de sueldos y analista de tesorería
10 Verificar las
trasferencias a realizar
La VRAF verifica las transferencias a realizar.
VRAF
11 ¿Autorizar Pagos? La VRAF puede aceptar como rechazar
algunas transferencias que no considere correctas.
VRAF
12 5 día hábil del mes
siguiente
Se espera al quinto día hábil del siguiente mes.
Encargado de sueldos y analista de tesorería
13 Disponer firmas para
transferencias
Dispone la firma para efectuar las transferencias.
VRAF
14 Disponer firmas para
transferencias
Dispone la firma para efectuar las transferencias.
Rector
15 Recibir la boletas de los administrativos
El encargado de remuneraciones a honorarios recibe las boletas de los
administrativos.
E. de remuneraciones a honorarios
16 Procesar las boletas de
los administrativos Se procesan las boletas de honorarios.
E. de remuneraciones a honorarios
17 Generar las
trasferencias Se generan las transferencias. VRAF