Manual de Capacitación para Capacitadores

Mtra. Ludim Sánchez Arias

CapacitaciónEs el conjunto de actividades destinadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal para que desempeñen mejor su trabajo.

IntroducciónProceso de adiestramiento en la etapa inicial y durante la llegada de los empleados a la empresa

EntrenamientoEs la educación profesional que adapta al hombre para un cargo o función dentro de una organización, e implica la transmisión de conocimientos, ya sea información de la empresa, de sus productos, servicios, su organización, su política, etc.

AdiestramientoEs un proceso continuo y organizado que permite desarrollar en el individuo los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas para desempeñar eficientemente su puesto de trabajo.

DesarrolloEs un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que van a ejecutarse. Estimula a lograr una mejor calidad, eficiencia y productividad en las empresas y a la vez fomenta el más alto compromiso en el personal. Está enfocado en el desarrollo a largo plazo. Se refiere al proceso de crecimiento integral de la persona.

La capacitación es para puestos corrientes y el desarrollo es para puestos futuros.

Objetivos de la capacitación y desarrollo de RH

Preparar a los colaboradores para la ejecución de las tareas y responsabilidades.

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal y para futuros cargos

Transmisión de informaciones y también la transmisión de nuevos conocimientos.

Desarrollo de habilidades. Desarrollo o modificación de actitudes negativas por

actitudes más favorables entre los colaboradores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión.

Desarrollo de conceptos capacitando gerentes que puedan pensar en términos globales y amplios.

Características para la efectividad y calidad de

la capacitación Debe ser planificada. Debe responder a las necesidades de la empresa. Debe ser evaluable. Debe ser aplicable en el lugar de trabajo. La calidad del material de capacitación presentado. La cooperación de los jefes y dirigentes de la

empresa. La calidad y preparación de los instructores. La adecuada selección de los participantes.

Beneficios a las organizaciones

Crea mejor imagen de la organización o empresa. Incrementa la satisfacción del trabajo y la moral en los

empleados. Incremento en la motivación de los empleados. Aumenta la eficiencia de los procesos resultando en

beneficios financieros. Mayor capacidad para adoptar nuevas tecnologías y

métodos. Mayor innovación en estrategias y productos.

Beneficios a las organizaciones

Mayor gestión de riesgos. Se agiliza la toma de decisiones y la

solución de problemas. Promueve el desarrollo con vistas a la

promoción. Contribuye a la formación de líderes y

dirigentes. Incrementa la productividad y la calidad

en el trabajo y por tanto la rentabilidad.

Beneficios al personal Ayuda al individuo para la toma de

decisiones y solución de problemas.

Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones.

Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.

Sube el nivel de satisfacción con el puesto.

Permite el logro de metas individuales.

Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos.

Beneficiosen las relaciones humanas

Mejora la comunicación entre grupos e individuos. Ayuda en la orientación de nuevos empleados. Hace viables las políticas de la organización. Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad

para trabajar.

Importancia de la capacitación en la persona

Nivel personal.Crecimiento en conocimiento, cultura, carácter, enfrentar retos y desafíos; cumplimiento de metas, mejora en el sentido de satisfacción y realización personal. Mejora en los aspectos de motivación, interés, involucramiento y compromiso.

Más allá de todos los beneficios organizacionales o laborales que todo empleado puede obtener mediante una capacitación, existe un aspecto que es necesario resaltar al implementar una capacitación y es la trascendencia en las siguientes áreas:

Nivel familiar.Mejora la vinculación de lo laboral con lo familiar, esto sucede cuando se da el desarrollo dentro de la organización y los beneficios trascienden a lo familiar, puede ser en lo económico, estabilidad laboral, y también al tener mayor satisfacción, lo cual será evidente en el ámbito familiar. Nivel humano.La educación es la base del desarrollo y perfeccionamiento del hombre y la sociedad. La capacitación y desarrollo son modelos de educación. La formación que se adquiere mediante una capacitación mejora a la persona, la desafía al cambio y a la innovación. La formación mediante capacitación lleva a la realización humana de los individuos.

Pasos para el proceso de capacitación

Observación Entrevista Solicitudes de supervisores y gerente Cuestionarios Evaluación de desempeño Reuniones

interdepartamentales Análisis de cargos Modificación del trabajo

1. Análisis de las necesidades

Entrevista de salida Comités de adiestramiento Método mixto Tendencias y cambios en el mundo laboral Método comparativo (situación idónea y real)

La detección de necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad y de una manera objetiva y medible.

Clasificarlas y jerarquizarlas. La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente: Las que tiene una persona. Las que tiene un grupo. Las que tiene un nivel. Las de un puesto. Las que requieren atención inmediata. Las que requieren solución a futuro. Las que exigen instrucción sobre la marcha. Las que precisan instrucción fuera del trabajo. Las que la empresa puede resolver por sí misma. Las que requieren contratar a capacitadores externos.

2. Diseño de instrucciones de las actividades de adiestramiento

Este es el momento de fijar que tipo de comportamientos y características se quieren inculcar en los participantes después de que el programa haya sido impartido.

Lo que se quiere también es establecer qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan. Es necesario establecer con precisión la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera más clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitirá evaluar el rendimiento individual y el programa. Los objetivos pueden ser de productividad, desempeño, de habilidades o destrezas, de conocimientos, entre otros.

3. Definición de objetivos

Para elaborar un programa de capacitación se tienen que responder las preguntas:

• ¿Qué? (Contenido).

• ¿Cómo? (Técnicas y ayudas).

• ¿Cuándo? (Fechas y horarios).

• ¿A quién? (Destinatarios).

• ¿Quién? (Instructor).

• ¿Cuánto? (Presupuesto).

4. Validación de los programas

Técnicas de capacitación

a) En base a su utilización (U) Orientadas

al contenido. Orientadas al proceso.

b) En base al tiempo (T) Programas de inducción e integración.

Aplicadas después del ingreso al trabajo.

c) En base al lugar de aplicación (L) En el lugar de trabajo.

Fuera del lugar de trabajo.

Tipos de adiestramiento

Lectura comentada (U) Conferencias y seminarios (U, L) Salón de clases (L) Videos, video-discusión (U, T, L) Instrucción programada (U) Estudio de casos (U) Asistencia por computadoras (U) Simulación (U) Entrenamiento de la

sensibilidad (U) Entrenamiento de grupos (U)

Tipos de adiestramiento

Juegos de negocios (U) Aprendizaje por aventura (U) Internet (U, T) Realidad virtual (U) Área de trabajo (U, L, T) Aprendiz autoridigido (U) Técnica de roles (U, L) Modelaje de conductas (U)

En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos: Organizar en una secuencia lógica y didáctica los

contenidos. Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales

que se utilizarán. Sensibilizar a los participantes con respecto a los

objetivos, contenidos, etcétera. Motivar e involucrar a los participantes. Establecer una buena comunicación con los

participantes. Entender y mantener el control del grupo. Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes

necesarios.

5. Implantación del programa

La evaluación debe informar sobre cuatro aspectos básicos: La reacción del grupo y de cada participante en cuanto

a actitudes. El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en

qué grado. La conducta, es decir, qué comportamientos se

modificaron. Los resultados específicos posteriores al curso.

6. La evaluación

También la evaluación se puede enfocar en los resultados de los siguientes niveles:

Nivel organizacional (clima organizacional, eficacia y eficiencia, relación empresa y empleados).

Nivel de recursos humanos (rotación, ausentismo, actitudes, comportamientos).

Nivel de los cargos (productividad, calidad, accidentes de trabajo, etc.).

Nivel de capacitación (objetivos alcanzados, retorno de inversiones realizadas en capacitación).

La evaluación puede hacerse en tres etapas: A. Al inicio del curso, para diagnosticar y medir

el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en relación con los temas que se van a tratar durante el mismo.

B. Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes necesarios.

C. Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.

Debe evaluarse el curso de capacitación en los siguientes aspectos: actuación del instructor, instalaciones, técnicas y auxiliares didácticos, duración del curso, contenido, el lugar en el que se impartió, etc. Esta retroalimentación servirá para la elaboración de nuevos programas.

Lo más importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la verdadera evaluación.

Por esto, se puede pensar en el SEGUIMIENTO como una última etapa del proceso de capacitación.