MANUAL DE CUENTAS CORRIENTES - BTB SOFT · cuentas corrientes, facturación, etc.) desde el inicio...

MANUAL DE

CUENTAS CORRIENTES

2.1. LEGAJOS - DATOS GENERALES 1

SISTEMAS BTB - SQL 8.10 / WIN 9.10 CUENTAS CORRIENTES

INDICE

1. INFORMACION GENERAL 4

2. LEGAJOS 5

2.1. Legajos - Datos Generales 6

2.2. Legajos – Ctas Ctes y Facturación 9

2.2.1. Cuentas Corrientes (temas a modificar) 9

2.2.2. Facturación 11

2.3. Legajos - Varios 15

2.4. Legajos – Convenio y Percepciones 16

2.5. Legajos - Sucursales 18

2.6. Legajos- Descuentos Especiales 19

2.7. Legajos- Retenciones Automáticas (modificar pantallas) 20

2.8. Listados e Informes 20

2.8.1. Listados de Legajos 21

2.8.2. Etiquetas para correspondencia 22

2.8.3. Conversión a .DBF (.CSV) 22

2.9. Otros Legajos 23

2.10 Clientes Transitorios 24

2.11. Importación de Legajos 24

2.12. Importar Movimientos desde Excel 25

3. MOVIMIENTOS EN CTA. CTE. 26

3.1. Información General 26

3.2. Movimientos Sin Imputación 27

3.2.1. Carga individual de movimientos 28

3.2.2. Cuotas 29

3.3. Movimientos con Imputación 30

4. CONCILIACIONES 32

4.1. Conciliación Manual 32

4.2. Conciliación Automática 34

5. CONSULTAS DE CTA. CTE. 35

5.1. Movimientos de Cuenta Corriente 35



5.2. Listados de Cuenta Corriente 38

5.2.1. Movimientos por Fecha de Origen o de Vencimiento 38

5.2.2. Saldos por Cuenta 39

5.2.3. Saldos por Legajo (Cliente o Proveedor) 40

5.2.5. Detalle de Imputaciones 41

5.2.6. Inventario de Cuentas Corrientes 42

5.2.7. Vencimientos Diarios 43

5.3. Otras Consultas de Cta. Cte. 43

5.3.1. Listado de Facturas 44

5.3.2. Comprobantes por Legajo 46

5.4. Empresas Unificadas 47

6. COMUNICACIONES A CLIENTES 48

6.1. Estado de Cuenta 48

6.2. Notificación de Deuda 49

6.3. Envío automático de Mails 49

6.3.1. Configuración 50

6.3.2. Envío de mails 50

7. CERTIFICADOS DE RETENCION 52

7.1. Información General 52

7.2. Retenciones Nacionales 52

7.2.1. Regímenes de Retenciones Nacionales 52

7.2.2. Confección de Certificados 55

7.2.3. Listados de Certificados Emitidos 58

7.2.4. Soporte Magnético para SICORE 59

7.3. Retenciones Provinciales 60

7.4. Retenciones Automáticas 61

8. ESTADO DE CRÉDITO 63

8.1. Configuración 63

8.2. Estados de Crédito 65

8.2.1. Estado Individual 65

8.2.2. Estado General (SQL) 66

8.2.3. Resumen de Deuda Clientes 67

9. PROCESOS DE CONTROL 68



9.1. Recálculo de Saldos 68

9.2. Rearmado de Deudas 69

9.3. Control Contable de Diferencias 70

10. MAESTROS AUXILIARES 71

10.1. Formas de Pago 71

10.2. Vendedores 72

10.3. Zonas 73

10.4. Jurisdicciones 74

10.5. Países 75

10.5. Grupos de Legajos 76

10.6. Expresos 77

10.7 Adicionales de Facturación 77

1. INFORMACION GENERAL 2.1. LEGAJOS - DATOS GENERALES 4


1. INFORMACION GENERAL

Este Manual comprende todos los aspectos relacionados con el manejo de los legajos y cuentas corrientes de Clientes y Proveedores.

La mayor parte de estos procedimientos son comunes a clientes y proveedores. Por eso, los temas se tratan una sola vez, generalmente con ejemplos referidos a clientes.

Si existen diferencias significativas en un procedimiento, según se opere con Clientes o Proveedores, se explican dentro del tema respectivo.

2. LEGAJOS 2.1. LEGAJOS - DATOS GENERALES 5


2. LEGAJOS

La tabla de Legajos puede leerse indistintamente en orden alfabético, numérico, por documento, por domicilio o por nombre de fantasía, seleccionando la opción en la parte superior de la pantalla.

Se pueden agregar, modificar o borrar legajos. No puede borrar un legajo si el cliente o proveedor tiene movimientos en los archivos actuales de la empresa.

Cuando Ud. necesita indicar el código de un cliente o proveedor durante algún procedimiento del sistema, y no lo recuerda, aparece una versión simplificada de esta tabla. Allí se puede buscar en orden alfabético, numérico o por documento y contiene un botón {Ver}, que permite consultar los datos más significativos del legajo.

El botón de Etiquetas de Mail que aparece al pie de la pantalla, permite imprimirlas de acuerdo a

distintos órdenes. Ver en este Manual - Listados - Etiquetas



2.1. Legajos - Datos Generales

La información del legajo del Cliente o Proveedor, está incluida en las solapas de esta pantalla:

Una vez dado de alta un legajo todos los datos incluidos en el mismo son modificables (excepto el código). Si esos datos aparecen en procesos de facturación, pagos, etc., pueden ser modificados directamente en esos procesos, para cada situación en particular.

La información que contiene esta pantalla es la siguiente:

Código de Legajo: hasta 5 dígitos. No puede haber dos clientes con el mismo Código. En el alta del legajo el sistema asigna automáticamente el número siguiente al legajo de numeración mayor existente, pero se puede modificar una vez cargado el Apellido.

Existen bases de datos de Clientes Transitorios y de Otros Legajos cuya codificación y contenido se manejan por separado

El código del Legajo (lo mismo que todos los códigos de Maestros en el sistema) no puede ser modificado directamente. Hay un procedimiento alternativo en Procesos Auxiliares (icono ´O´ del sistema) – Otros – Herramientas que permite esa modificación afectando a todos los registros del sistemag que contienen ese código (contabilidad, cuentas corrientes, facturación, etc.) desde el inicio de la Empresa.

Legajo Inactivo: esta marca permite que el legajo permanezca en los archivos, pero que no

aparezca en las Tablas de Legajos ni en los listados de Cuentas Corrientes (salvo que se marque la opción 'Ver Inactivos' que aparece en esas tablas).

Creado por el Control de Integridad: esta marca indica que el registro fue creado por los

procesos de Control de Integridad y que su contenido debe ser revisado. El legajo no puede ser utilizado en tareas normales hasta que no se desmarque el check.

ctcs.docx#T81

ctcs.docx#T30



Apellido y Nombre: no puede haber dos clientes que tengan el mismo Nombre y Apellido. Si

por alguna circunstancia fuera necesaria esa duplicación, agregue algún elemento que los diferencie (un punto, un guion, etc.).

Para las búsquedas el sistema ordena por Apellido. En las impresiones se puede configurar que aparezca el Nombre antes que el Apellido.

Nombre de Fantasía: Es el nombre de fantasía de la Empresa, que a menudo es el reconocido en los tratos comerciales, pero que debe ser reemplazado por el nombre legal en la documentación. En las tablas de búsqueda (tecla F4) los legajos pueden aparecer ordenados alfabéticamente por nombre legal o por nombre de fantasía.

Domicilio (Dirección, Código Postal y Localidad), Teléfonos, Mail, etc.

Jurisdicción: se utiliza especialmente para Ingresos Brutos. Los códigos (que se pueden

consultar en una tabla) son los que emplea la AFIP.

País: los códigos (que se pueden consultar en una tabla) son los que emplea la AFIP.

Grupo: permite agrupar a los clientes (o clientes transitorios o proveedores) con un código

común. Ver Maestros Auxiliares - Grupos de Legajos

Situación ante el IVA: las opciones son todas las que establece la AFIP en su normativa:

INS: Inscripto

MON: Monotributo

CFI: Consumidor Final

EXE: Exento

AGP: Responsable Inscripto - Agente de percepción

PEX: Proveedores del exterior

CEX: Clientes del exterior

NRE: IVA no responsable

SNC: Sujeto no categorizado

LIB: IVS liberado - Ley Nº 19640

NOI: Responsable no inscripto

PCE: Pequeño contribuyente eventual

MOS: Monotributista social

PCS: Pequeño contribuyente eventual social

Si se trata del alta de un legajo, esta opción define por defecto a la Situación Impositiva (aunque luego se puede modificar)

Tipo de Documento: dato obligatorio. Los códigos utilizables (que aparecen en una tabla en caso de necesidad) son los que emplea la AFIP.

Número de Documento: si el tipo de documento es CUIT o similares (por ej. CUIL, CDI, etc), debe ingresarse con el formato XX-XXXXXXXX-X (los guiones '-' deben escribirse) y el sistema

comprueba si el dato ingresado es consistente con normas de la AFIP.

Si la Situación Ante el IVA declarada en esta pantalla es CONSUMIDOR FINAL y el tipo de documento es CUIT, el sistema permite que este campo quede VACIO.

IVA.docx#I66

IVA.docx#I23



Para los Tipos de Documento que NO sean CUIT el Nº de Documento puede ser cualquier dato NUMERICO.

Ingresos Brutos (Percibe / No Percibe): es para marcar si el cliente está sujeto a alguna percepción de Ingresos Brutos. El Nº de Inscripción es un dato libre.

Convenio Multilateral: este check activa el cuadro Convenio del legajo (solapa Convenio y

Percepciones). Se utiliza para registrar los porcentajes de percepciones aplicables en ventas para cada jurisdicción de la cual la Empresa es agente de percepción (está activo en legajos de proveedores por la posibilidad de que se les haga una factura de ventas). También se aplica a las retenciones de ingresos brutos sobre pagos hechos a proveedores.

Forma de pago: es el código de la forma de pago que se utilizará por omisión al llamar al

legajo del cliente/proveedor. Este código permite generar automáticamente varios movimientos de cuenta corriente, con vencimientos periódicos, durante la registración de una factura.

Si su intención es operar con facturación o carga de IVA sin cuentas corrientes es muy importante que la Forma de Pago elegida sea SIN CUOTAS. (Ver en este Manual - Maestros Auxiliares - Formas de Pago). El motivo es que existen en el sistema varios procesos automáticos que aceleran la carga de los pagos en base a lo que indica la Forma de Pago, y si ésta indica una cuenta con subcuentas se canalizarán los importes en ese sentido.

Cuenta de Facturación: es la cuenta contable a la que por omisión se imputarán las ventas

realizadas a ese cliente, salvo que se indique otra distinta durante la carga de la factura. Por eso, solamente puede indicar una cuenta vinculada con el Libro de IVA (ver Manual de

Cuentas - Plan de Cuentas)

Si configuró una Cuenta de Ventas por omisión (ver Manual de Cuentas - Cuentas por Omisión), aparecerá en este sector durante el alta del Legajo, pero puede modificarla.

En el caso de un Proveedor, la referencia es a una Cuenta de Compras.

Si este campo está en cero, al ingresar una factura el sistema toma la Cuenta de Ventas (Compras) por Omisión.

Situación Impositiva: define los conceptos de discriminación de facturas que se activarán

(gravado, exento, etc.) y las tasas de impuestos que se utilizarán para la carga de facturas de este cliente en los Libros de IVA. Ver Manual de IVA - Diseño y Configuración - Situaciones Impositivas y Situaciones Impositivas por Defecto.

Fecha de Alta: por omisión indica la fecha en que se dio de alta el legajo. Puede ser modificado posteriormente por el usuario. Se utiliza en distintos procedimientos especiales, para identificar operaciones de legajos más o menos antiguos

Nº de Otros Impuestos: este campo está previsto para incluir códigos impositivos especiales

y debe completarse sólo si un procedimiento lo requiere.

Código de Retención: permite seleccionar el código de Retención Nacional más habitual que se utiliza para un Proveedor. Este campo está desactivado en el caso de Clientes.

Como está relacionado con la información que la propia empresa presenta a la AFIP a través de la DDJJ de IVA confeccionada con el SIAP, el código que hay que poner es el correspondiente a los créditos (esto es, el de retenciones si se trata del legajo de un cliente y el de percepciones si se trata del de un proveedor).

Se usa sólo si desea que la información al sistema de la AFIP de las retenciones y percepciones sea automático (ver Manual de IVA - Retenciones SIAP). La pantalla de Configuración de Retenciones (IVA - Exportación de Datos - AFIP - Configuración) tiene que estar activa en cuanto a Retenciones para que se active el campo en Clientes, y en cuanto a Percepciones para que se active en Proveedores.

ctcs.docx#T75

CTAS.docx#U06

CTAS.docx#U03

CTAS.docx#U03

IVA.docx#I03

IVA.docx#I03

IVA.docx#I23

IVA.docx#I16

2. LEGAJOS 2.2. LEGAJOS – CTAS CTES Y FACTURACIÓN 9


En la pantalla de Configuración se indica el código más habitual en la relación de la empresa con los proveedores, que aparecerá en los registros de retenciones o percepciones salvo que se utilice otro en este campo del legajo.

2.2. Legajos – Ctas Ctes y Facturación

2.2.1. Cuentas Corrientes (temas a modificar)

Cuenta de Cuenta Corriente: es la cuenta contable que maneja subcuentas de clientes (o

de proveedores en su caso) en la que se desea que se registren -en principio- los movimientos de cuenta corriente del cliente. Esto se debe a que el sistema permite múltiples cuentas de cuenta corriente para un mismo legajo. Por omisión el sistema coloca la cuenta que aparece en Manual de Cuentas - Cuentas por Omisión. Ver también Plan de Cuentas

Ver también Maestros Auxiliares - Grupos de Legajos y Movimientos en Cta Cte

Cuando su llave de seguridad del sistema incluye cuentas corrientes, es obligatorio utilizar este campo. Si a pesar de eso NO desea utilizar cuentas corrientes en una empresa en particular, refiérase a lo que se explica sobre Formas de Pago en el punto anterior.

Centro de costos: Si se dispone en la Configuración de IVA y la cuenta de Facturación del legajo opera con Centros de costos, se puede declarar un centro de costos en este campo. Cuando se ingresa una factura en el módulo de Facturación o de IVA, el sistema permitirá que la operación se cierre asignando automáticamente el gasto o ingreso al centro de costos mencionado, sin pasar por la solapa ´Otras Imputaciones´.

CTAS.docx#U03

CTAS.docx#U02

CTAS.docx#U02

IVA.docx#I99

ctcs.docx#T40

ctcs.docx#T40

FACT.docx#F24



Si hay varias cuentas de ingresos o gastos originadas en la configuración de los productos facturados, y esas cuentas operan con Centros de Costos también se producirá la asignación automática.

Límite de Crédito: Solamente disponible para Clientes.

El Límite de Crédito siempre es en pesos y para todos los efectos se convierte a pesos

cuando la cuenta corriente y/o los comprobantes se emiten en moneda extranjera. Se utiliza para información (por ejemplo, en listados de saldos) o para limitar el otorgamiento de nuevos créditos de acuerdo a lo que indique la Configuración de Estados de Crédito.

Omitir Control de Facturas Vencidas impide - para un cliente en particular - la aplicación

de las penalidades generales debidas a atrasos en los pagos de facturas, que surgen también de la Configuración de Estados de Crédito.

Este procedimiento se habilita desde una pantalla especial, para que – si está activo el

módulo de Seguridad – puedan tener un nivel de autorización distinto al acceso normal del Legajo.

Bloqueo Administrativo: abre una pantalla que permite impedir en forma genérica ciertas negociaciones comerciales con ese cliente o proveedor en particular (facturas, pedidos,

presupuestos, etc.)

Este procedimiento se habilita desde una pantalla especial, para que – si está activo el módulo de Seguridad – puedan tener un nivel de autorización distinto al acceso normal del Legajo.

Cobro Directo: Este check pemite incluir al Cliente en los procedimientos que permiten debitar su deuda de cuenta corriente en una Tarjeta de Crédito y/o informar a un Banco para que la debite en la cuenta bancaria. En los campos siguiente se indica el código de la Entidad y el número de tarjeta o bien (si se trata de un banco) el CBU. HAY QUE

REPONERLO

prod.docX#P28

CTCS.DOCx#T82

CTCS.DOCx#T92



2.2.2. Facturación

Es Cliente o factura en moneda extranjera: este check permite habilitar este sector cuando se trata del legajo de un Proveedor a quien se le extienden habitualmente facturas de ventas. En el caso de Clientes, este campo está marcado de manera obligatoria.

En el caso de un Proveedor que emite facturas en Moneda Extranjera, este campo también se puede activar con la única finalidad de declarar una Lista de Precios en Moneda Extranjera. Esto permite que el detalle de sus Facturas (o sea losB productos

comprados) se puedan ingresar con sus precios unitarios en otra moneda, evitando cálculos manuales.

Sucursales: este check abre una solapa del Legajo que permite generar Sucursales, para que la facturación y entrega de productos pueda destinarse a distintas casas del cliente, aunque la cuenta corriente sea única. Si este check está activo, únicamente se puede facturar al cliente declarando una Sucursal válida. Ver Sucursales más adelante.

Lista de Precios: Es la lista por omisión que se utiliza para valorizar los productos

facturados al cliente. El sistema permite infinitas Listas de Precios y se puede modificar la del cliente durante el proceso de facturación.

Durante el alta del legajo, el sistema utilizará la lista por omisión que aparece – de acuerdo a la situación impositiva del cliente y la letra de factura que se le emite- en Configuración de Facturación.

Si la Lista tiene sus importes en Moneda Extranjera se habilita un check que permite la impresión de los importes de las facturas en la moneda extranjera seleccionada. Este check se traslada a la cabecera de los comprobantes, pero es modificable en cualquier momento.

Descuento: este porcentaje es el que aparece por defecto en la cabecera de la factura y disminuye los precios de los productos facturados, aunque se puede modificar para cada producto durante el proceso de facturación. El descuento declarado en una Sucursal del Cliente tiene prioridad sobre el porcentaje general de descuento..

FACT.docx#F01

FACT.docx#F01

prod.docX#P51



Descuentos Especiales

Este check habilita una solapa donde se determinan descuentos especiales o bien precios fijos por Producto y por Familia completa, para cada Sucursal del cliente (o para el cliente en general). Este descuento o precio fijo tiene prioridad sobre cualquier otro descuento y sobre la lista de precios general o de la Sucursal.

Lugar de Entrega: se utiliza eventualmente en la impresión de las facturas y remitos,

cuando no coincide con el domicilio oficial del cliente. También en este caso tiene prioridad lo que indique la Sucursal.

Expreso: a través del cual se remite al cliente la mercadería. El sistema tiene un archivo

de Expresos. También en este caso tiene prioridad lo que indique la Sucursal.

Vendedor: se utiliza para el cálculo de comisiones. Sobre Vendedores y Zonas, ver en este Manual - Maestros Auxiliares. También en este caso tiene prioridad lo que indique la Sucursal.

Zona: identifica la situación geográfica del cliente para fines comerciales. Es un código optativo.

Imprimir Texto de Equivalencia en Moneda Extranjera: El sistema permite facturar usando listas de precios en otras monedas. La impresión de los importes en las facturas, remitos o pedidos que utilizan listas de precios en moneda extranjera puede ser tanto en moneda de la lista como en pesos.

ctcs.docx#T54

ctcs.docx



En ese tipo de comprobantes y por motivos de información legal al cliente, es usual que

cuando el comprobante se imprime en moneda extranjera se agregue información complementaria en pesos y viceversa.

Desde el punto de vista de la impresión es posible hacer que ciertas variables se impriman solamente en comprobantes que utilizan listas en moneda extranjera, otras en los que utilizan listas en pesos y otras en cualquiera de ambos casos.

Sin embargo, pueden darse casos particulares donde estas opciones no son adecuadas para un cliente en particular. Es el caso donde la factura utiliza una lista en pesos y la deuda se registra en una cuenta corriente en moneda extranjera, donde la información sobre el tipo de cambio y la cantidad de moneda extranjera debe aparecer en el cuerpo del comprobante.

Si este check está activo, al utilizar una lista en pesos, el sistema ofrecerá la posibilidad de que se impriman variables definidas como de ´texto de equivalencia en moneda extranjera´, indicando para eso la moneda y el tipo de cambio.

Depósito en Consignación: Esta opción se activa desde la Configuración de Productos.

Determina un Depósito de Stock por defecto para las entradas y salidas de unidades en el stock de productos originadas en remitos y facturas correspondientes a un Cliente o Proveedor.

Cuando se inicia un remito o factura de compras o ventas, el sistema declara un Depósito por defecto para todas las operaciones, pero el mismo será reemplazado por el que declara el legajo del cliente o proveedor.

Autorización RG 4520 (antes RG 3668)

La norma solamente es aplicable a Clientes con legajo. Si lo indica la Configuración de Facturación, permite habilitar la emisión de facturas con IVA discriminado para ciertos clientes en actividades minoristas reguladas por esa disposición legal (indumentaria, expendio de comida, etc.) e indica los días de gracia que se le da al cliente luego del vencimiento de la DDJJ.

INFO.DOCx#E109

INFO.DOCx#E109

PROD.DOCx#P86

PERE.docx#R13

FACT.docx#F45

FACT.docx#F103

FACT.docx#F103



Adicionales de Facturación:

El sistema ofrece un máximo de 4 descuentos y 4 recargos que pueden ser invocados para su cálculo durante la facturación de ventas. Pueden o no estar activos y pueden tener

condiciones distintas para cada cliente.

Las opciones disponibles se definen en la configuración de Adicionales de Facturación. En cada legajo se puede optar por activar o no esas opciones, pero no se pueden agregar nuevas.

Los valores de descuentos y recargos toman su contenido de Adicionales de Facturación (se modifican en todos los legajos al cambiar en dicha pantalla). Si se marca el check 'Local', es posible fijar libremente dichos valores para un legajo en particular, pero no se pueden modificar los datos restantes (texto, tipo, incremental, etc).

Las condiciones activadas en el legajo se ejecutan optativamente al confeccionar cada factura de ventas, aunque el sistema recuerda al operador la existencia de los adicionales en el momento de ingresar el primer producto o texto. Si el legajo no tiene marcado el check Adicionales, pueden aplicarse todas las opciones contenidas en la configuración de Adicionales de Facturación (esto implica que la forma de impedir el uso de adicionales para un legajo consiste en marcar el check respectivo, pero sin

activar las opciones disponibles).

Los Descuentos o Recargos (los 'intereses' son una versión de recargo) representan un importe fijo o un porcentaje sobre el total de la factura (suma de las cantidades por los

precios unitarios) tal como aparece al pie de la pantalla de Detalle de la Factura.

Los porcentajes pueden estar definidos como 'Incrementales' o sea que (por ejemplo) cada descuento aplica su porcentaje sobre el Total de la factura una vez deducido el porcentaje del descuento anterior (10% y 10% en forma incremental es un 19% sobre el importe originario). De lo contrario, todos se aplican sobre el Total originario

El Texto es el que se imprime en la factura, e indica usualmente el tipo de operación y el

porcentaje utilizado (por ejemplo, 'Descuento 5%'). Es posible declarar un texto ´Local´ o sea modificado para un cliente en particular.

Los renglones de descuentos son 'neutrales' en su forma impositiva: el porcentaje de descuento se aplica proporcionalmente a cada uno de los 'Importes Netos' y de los 'Impuestos' que componen la factura (ver Manual de IVA - Discriminación de Facturas). En

una factura en la que aparecen productos exentos y gravados con distintas tasas de IVA, retenciones, etc., el resultado equivale a aplicar el descuento o recargo a cada uno de los productos en forma proporcional.

2. LEGAJOS 2.3. LEGAJOS - VARIOS 15


Cuando los Recargos tienen marcado el check 'Gravado', asumen también un costo impositivo similar al promedio de los productos facturados.

NOTA

En la pantalla de Facturación, los Descuentos y Recargos aparecen en la solapa de Productos, con la apariencia de productos o textos ingresados manualmente.

Sin embargo, en la impresión de las facturas estos datos forman parte del Pie de la Factura.

2.3. Legajos - Varios

En esta solapa se incluyen, además del campo Observaciones, otras condiciones especiales.

Observaciones

Son 3 campos independientes de 60 posiciones cada uno, que pueden ser impresos en las facturas y remitos

Retenciones en Pagos (sólo en legajos de Proveedores)

Este check habilita una solapa en la cual se pueden definir las jurisdicciones y los porcentajes respectivos que se retendrán automáticamente en los pagos al proveedor.

Pago con Cheques (sólo en legajos de Proveedores)

INFO.DOCx#E84

ctcs.docx#T74

2. LEGAJOS 2.4. LEGAJOS – CONVENIO Y PERCEPCIONES 16


Cuando se utilizan cheques bancarios impresos a través del sistema, en el Legajo de un proveedor, en la solapa de Observaciones, están disponibles tres campos:

1. Orden a la que se emiten los cheques (si no se completa, el campo ´Destinatario´ o ´Destinatario No a la Orden´ utiliza el Nombre y Apellido del Proveedor).

2. Indicación de omitir el texto ´No a la Orden´ si se imprime ´Destinatario No a la Orden´.

3. Agregar texto ´para acreditar en cuenta´

Legajo Interno (sólo en legajos de Clientes): Este check identifica un Legajo de Cliente que es efectivamente parte de la Empresa (por ejemplo, una Sucursal). En esencia es un legajo que se desea tratar en forma especial para remitos, información estadística, etc. y no

utiliza cuenta corriente. Este check no está operativo para Proveedores.

Habilitar Factura de Crédito (sólo en legajos de Clientes): La emisión obligatoria de

facturas de crédito a ciertos clientes, depende de que los mismos figuren en una norma específica de la AFIP. Este check se debe activar si en la Configuración de Facturación se indica que la Empresa está incluida en estos procedimientos y el cliente aparece mencionado en la norma citada.

Enviar Facturas por E-Mail (sólo en legajos de Clientes): si este procedimiento está activo, se puede definir que el cliente recibe las facturas por mail, para lo cual se pueden

completar los campos del Destinatario y de su Mail (ver Manual de Facturación).

El envío por mail de estados de cuenta corriente también está previsto en este Manual.

2.4. Legajos – Convenio y Percepciones

Convenio Multilateral: al marcar el check en la solapa Datos Generales, se habilita la solapa Convenio y Percepciones, que permite cargar las jurisdicciones en las que el Cliente o Proveedor se inscribió y el coeficiente unificado que tiene en cada una de ellas.

INFO.DOCx#E90

FACT.docx#F129

FACT.docx#F105

FACT.docx#F102

ctcs.docx#T64

ctcs.docx#T78

2. LEGAJOS 2.4. LEGAJOS – CONVENIO Y PERCEPCIONES 17


En esta solapa se declara el coeficiente con el que participa cada provincia en el importe de cada factura que se emite al cliente en el proceso de Facturación. Sobre el importe que resulte para cada provincia se aplica la alícuota de percepción que corresponda de acuerdo a la legislación de esa provincia.

Existe la posibilidad de que se declare que – esté o no en Convenio Multilateral – al cliente no se le apliquen percepciones debido a que está exento en una jurisdicción o en todas (a nivel nacional).

Percepciones: Estos campos se activan únicamente para los clientes que NO están inscriptos en Convenio Multilateral y cuya Jurisdicción es una de las mencionadas aquí (por ejemplo CABA o Tucumán)

**

Debido a la complejidad del vínculo de cada cliente con distintos padrones (hay provincias donde el cliente se relaciona con varios padrones), la pantalla presenta dos botones: [PADRONES DONDE APARECE EL CLIENTE] y [PERCEPCIONES VARIABLES]

**

ESTA INFORMACION SE DEBE REGISTRAR EN EL LEGAJO DE CADA CLIENTE POR PERSONAS CON LOS CONOCIMIENTOS ADECUADOS EN MATERIA IMPOSITIVA.

SOLO SE PUEDE JUSTIFICAR A TRAVES DE LA DOCUMENTACION LEGAL QUE CORRESPONDE, PRESENTADA POR EL CLIENTE EN TIEMPO Y FORMA, (CM05) ARCHIVADA EN LA EMPRESA Y ACTUALIZADA ANUALMENTE.

ctcs.docx#T78

ctcs.docx#T79

2. LEGAJOS 2.5. LEGAJOS - SUCURSALES 18


2.5. Legajos - Sucursales

Las Sucursales son registros independientes vinculados con el legajo de clientes (no de proveedores), que permiten que la facturación y/o el envío de mercadería se destinen a distintas casas del cliente, aunque la cuenta corriente del mismo sea única.

Durante un proceso de facturación, los datos contenidos en la Sucursal activa, tienen prioridad sobre sus similares del legajo principal, inclusive en cuanto al descuento y a la forma de pago (en este caso cuando contienen un dato distinto de cero).

Los clientes que tienen Sucursales no pueden ser llamados para operaciones activas dentro del sistema (facturas, remitos, abonos, etc.) sin mencionar la Sucursal afectada.

La impresión de comprobantes desde el sistema contempla los datos de nombre y domicilio de la Sucursal como variables diferentes de las que aparecen en el Legajo principal.

Durante el Alta (no en Modificaciones) está disponible el botón Duplica Datos, que copia los

campos más significativos del Legajo del Cliente sin perjuicio de que luego se modifiquen.

.

INFO.DOCx#E20

2. LEGAJOS 2.6. LEGAJOS- DESCUENTOS ESPECIALES 19


2.6. Legajos- Descuentos Especiales

Bajo SQL, se pueden determinar descuentos especiales para cada Sucursal del cliente (o para todas ellas) por Producto y por Familia completa (de cualquier nivel). Esta prestación está disponible si se marca un check en la solapa de Facturación del Cliente.

La Sucursal 0 implica que el descuento es aplicable al cliente en todas las Sucursales. También se utiliza cuando el cliente no tiene sucursales.

Se permite declarar un porcentaje de descuento cero (0) como una forma rápida de excluir ciertos productos del descuento que se aplica a una Familia.

Los descuentos declarados para una Sucursal, tienen prioridad sobre lo que indique la Sucursal 0 (descuentos generales para el Cliente)

En el curso de la emisión de una factura o comprobantes similares, en el momento en que se ingresa cada producto, el sistema verifica si existe un descuento especial con la siguiente secuencia:

Verifica la combinación Legajo - Sucursal - Producto

Verifica la combinación Legajo - Producto (Sucursal 0)

Verifica la combinación Legajo - Sucursal - Familia (recorre la rama donde se ubica el producto hacia arriba)

Verifica la combinación de Legajo - Familia (Sucursal 0)

El sistema aplica el primer descuento que encuentra en esta secuencia de búsquedas. Para el producto que se está procesando, este descuento tiene prioridad sobre el que se indica en la solapa de Facturación del Cliente (sea que provenga del Legajo o de la Sucursal).

2. LEGAJOS 2.7. LEGAJOS- RETENCIONES AUTOMÁTICAS

(MODIFICAR PANTALLAS) 20


Cuando en la Factura se importan unidades desde un Pedido o Remito, el procedimiento de descuento se aplica en el momento de la importación. Los módulos de Pedidos y Remitos solamente operan con los precios normales.

.

2.7. Legajos- Retenciones Automáticas (modificar pantallas)

Cuando se activa el check ´Aplicar Retenciones en Pagos´ en el legajo de un Proveedor el sistema abre una solapa ´Retenciones´, donde se puede definir cuáles Retenciones Automáticas se aplicarán en las Órdenes de Pago emitidas a favor de ese proveedor.

Las tasas y condiciones que se aplican en cada tipo de Retención surgen de las definiciones contenidas en el registro respectivo o se remiten a las condiciones fijadas por cada jurisdicción (IVA – Exportación de Datos – DGR Provincias) y son uniformes para todos los proveedores.

El usuario del sistema debe determinar a qué proveedores se aplica (o no) cada Retención, de acuerdo a su interpretación de las normas legales vigentes y a la información que ofrezca el proveedor (por ejemplo en relación a exenciones que tenga sobre ciertas retenciones).

ESTA INFORMACION SE DEBE REGISTRAR EN EL LEGAJO DE CADA PROVEEDOR POR PERSONAS CON LOS CONOCIMIENTOS ADECUADOS EN MATERIA IMPOSITIVA.

SOLO SE PUEDE JUSTIFICAR A TRAVES DE LA DOCUMENTACION LEGAL QUE CORRESPONDE, PRESENTADA POR EL CLIENTE EN TIEMPO Y FORMA, (CM05) ARCHIVADA EN LA EMPRESA Y ACTUALIZADA ANUALMENTE.

2.8. Listados e Informes

Las opciones son las siguientes:

ctcs.docx#T80

ctcs.docx#T72

PAGO.docx#P38

ctcs.docx#T72

2. LEGAJOS 2.8. LISTADOS E INFORMES 21


2.8.1. Listados de Legajos

Por omisión, estos listados incluyen el nombre del Cliente, su documento (o CUIT), su teléfono y su situación ante el IVA, pero se pueden agregar, por bloques, TODOS los datos incluidos en las pantallas de carga de legajos. Dichos bloques son:

1. Datos completos del Domicilio;

2. Datos impositivos (Ingresos Brutos, etc.);

3. Datos relacionados con facturación (lista de precios, expreso, límite de crédito, etc.);

4. Observaciones.

Los listados pueden estar ordenados:

Por orden alfabético;

Por Código;

Por Grupo;

Por Domicilio.

En el caso de listados alfabéticos, se puede seleccionar un conjunto no consecutivo de clientes o proveedores,

Todos los listados pueden incluir o no los legajos inactivos.

Se pueden incluir los datos particulares de cada Sucursal del cliente.

2. LEGAJOS 2.8. LISTADOS E INFORMES 22


2.8.2. Etiquetas para correspondencia

Pueden emitirse etiquetas autoadhesivas. El formato standard es en papel Carta, con 3 bandas verticales de 10 etiquetas de 6.7cm de ancho por 2.5 cm de alto (Avery 5060 o similar).

Las etiquetas pueden emitirse en orden alfabético (eventualmente seleccionando un grupo de legajos no consecutivos) o numérico, por Grupo o por Domicilio tanto para clientes como para proveedores. En ningún caso se imprimen etiquetas de aquellos legajos que no contengan dirección, localidad o código postal.

2.8.3. Conversión a .DBF (.CSV)

2. LEGAJOS 2.9. OTROS LEGAJOS 23


Los archivos de legajos de clientes y proveedores pueden ser convertidos en archivos de formato .DBF, (.CSV) lo que los vuelve legibles y procesables en hojas de cálculo de uso corriente (ver Manual de Información General - Otros Procedimientos - Conversión de archivos)..

El directorio de destino es WIN-BTB SQL-BTB\DATOS/NOMBREEMPRESA/SALIDAS

2.9. Otros Legajos

El sistema vincula fuertemente los Legajos de Clientes y Proveedores con las Cuentas Corrientes. Sin embargo, puede ser necesario contar con LEGAJOS QUE NO OPERAN EN CUENTA CORRIENTE, en especial en relación a valores (propios o de terceros) recibidos o entregados periódicamente a otras personas o entidades que se deben identificar.

Casos típicos son el depósito en un Banco de cheques en cartera, donde puede ser de interés registrar en qué Banco se depositaron; y la emisión de un cheque para reponer el fondo fijo (en este caso, el legajo será Administración o Tesorería).

Las referencias a impresión de cheques se refieren a la aplicación de ese procedimiento para este tipo de cuentas.

Es posible indicar una cuenta contable vinculada con cada Legajo en particular, que se utiliza en Movimientos de Fondos, para establecer por omisión el Concepto por el cual se hace la entrada o salida de fondos. Estas cuentas contables pueden contener Subcuentas.

INFO.DOCx#E10

INFO.DOCx#E10

PAGO.docx#P21

PAGO.docx#P37

2. LEGAJOS 2.10 CLIENTES TRANSITORIOS 24


2.10 Clientes Transitorios

Los legajos de Clientes Transitorios son una versión simplificada de los legajos de clientes normales. En particular se definen como ´Consumidores Finales´ que no utilizan cuenta corriente (su forma de pago no puede ser en cuotas) pero a los cuales se les debe facturar normalmente.

Esta opción se utiliza para crear una base de datos independiente en actividades donde hay una gran cantidad de clientes que solamente operan una vez con la Empresa (por ejemplo Turismo o Comercio Electrónico)

2.11. Importación de Legajos

Debido a que los legajos se encuentran íntimamente relacionados con los Grupos de Clientes y Proveedores y con el Plan de Cuentas, es importante que antes de efectuar la importación de los mismos tenga en cuenta los siguientes puntos:

Si tiene ingresados movimientos de cuentas corrientes no puede importar;

Si tiene Legajos cargados tampoco podrá efectuar la importación;

Si tiene Grupos de clientes/proveedores dados de alta, el sistema le permitirá realizar la importación de legajos, pero borrará los grupos existentes y dará de alta los de la empresa de origen;

Si tiene cargado un Plan de Cuentas el sistema verificará la coherencia entre las cuentas contables que figuran en los Legajos y Grupos de clientes y/o proveedores y las del Plan de

2. LEGAJOS 2.12. IMPORTAR MOVIMIENTOS DESDE EXCEL 25


Cuentas (que las cuentas existan y pertenezcan al mismo rubro). El sistema borrará de los Legajos que está importando aquellas cuentas que no cumplan dichos requisitos.

Lo mismo vale para la Forma de Pago y la Situación Impositiva que aparecen en el Legajo.

Si tiene Legajos dados de alta y decide borrar el Plan de Cuentas utilizando la opción Otros – Herramientas – Importar Archivos – Plan de Cuentas-Borrar (por ejemplo, para luego importarlo desde otra empresa) en los Legajos y Grupos se borrarán todas las referencias a cuentas contables.

En consecuencia, se aconseja importar primero el Plan de Cuentas y luego los Legajos (los Centros de Costos se importan junto con el Plan de Cuentas). Ver Manual de Cuentas Contables.

2.12. Importar Movimientos desde Excel

El sistema ofrece la posibilidad de importar movimientos de las cuentas corrientes, desde planillas Excel que respeten los diseños contenidos en la carpeta Sql-Btb\Modelos.

CTAS.docx#U11

3. MOVIMIENTOS EN CTA. CTE. 3.1. INFORMACIÓN GENERAL 26


3. MOVIMIENTOS EN CTA. CTE.

3.1. Información General

Los movimientos en Cuenta Corriente de Clientes y Proveedores sólo se pueden crear, borrar o modificar en el contexto de una operación principal (Facturación, Contabilidad, IVA o Pagos y Cobros). No es posible modificar importes en una cuenta corriente en forma directa y aislada de otros movimientos.

El sistema permite tener tantas Cuentas del tipo 'cuenta corriente' como se desee. Las cuentas de ese tipo tienen la marca 'Subcuentas - Clientes' o 'Subcuentas - Proveedores' (ver Manual de Cuentas). En consecuencia, es posible tener una cuenta de Clientes, otra de Clientes Morosos, otra de Adelantos de Clientes, etc., y un mismo cliente puede aparecer en todas ellas..

Si la cuenta contable es en Moneda Extranjera, los importes (desde el punto de vista de este

capítulo del Manual) se tratan exactamente como si fueran pesos. La diferencia es que, al generar el renglón de contabilidad, se agrega otro renglón contable complementario con la diferencia de

cambio en pesos necesaria para expresar el asiento en moneda nacional (ver Manuales de Cuentas - Plan de Cuentas y Contabilidad - Moneda Extranjera).

DENTRO DE CADA UNA DE ESAS CUENTAS, ESTAN AUTOMATICAMENTE DISPONIBLES TANTAS SUBCUENTAS COMO LEGAJOS VIGENTES EXISTAN (de clientes o de proveedores según sea el caso). No es preciso que esas subcuentas se utilicen efectivamente para ingresar movimientos (por ejemplo, al dar de alta el legajo de un cliente, automáticamente está disponible la cuenta corriente del mismo, pero se le puede vender siempre al contado).

Por lo tanto, un movimiento en cuenta corriente hace referencia a dos códigos:

La Cuenta Contable (del tipo 'Subcuentas - Clientes' o 'Subcuentas - Proveedores'), que se

solicita en primer lugar

El Legajo del cliente o proveedor al que corresponde la cuenta corriente.

Si la Cuenta Contable es requerida en una pantalla de consulta (por ej. una consulta de

Saldos), el sistema coloca por omisión el nombre de la cuenta definida por Ud. con ese objeto (ver Manual de Cuentas - Cuentas por Omisión).

Hay 3 formas para acceder a la cuenta corriente mencionando previamente la Cuenta Contable:

Cuando se llama a la Cuenta Contable de Clientes o Proveedores como Forma de Pago durante una operación de IVA, Facturación, etc.

En esta pantalla la Cuenta Contable se invoca con su código ´alias´ de Medio de Pago.

A continuación se abre la pantalla destinada a la carga de movimientos positivos o negativos de Cuenta Corriente correspondientes a esa Cuenta Contable. En este caso

CTAS.docx#U02

CTAS.docx#U02

CTAS.docx#U10

CONT.docx#C35

CTAS.docx#U03

CTAS.docx#U22

3. MOVIMIENTOS EN CTA. CTE. 3.2. MOVIMIENTOS SIN IMPUTACIÓN 27


los movimientos ingresados NO se imputan a movimientos anteriores del mismo tipo (por ej. cuando se genera la deuda de un cliente por la emisión de una factura de venta). Ver más abajo Movimientos Sin Imputación.

En Contabilidad. Desde la pantalla de Carga de Movimientos Contables, se llama

directamente a la Cuenta Contable invocando su código normal y da acceso, como en el caso anterior, a las pantallas de Movimientos Sin Imputación.

En las operaciones de Recibos u Órdenes de Pago (ver Manual de Pagos y Cobros) se sobreentiende que se cancelan importes anteriores en la cuenta corriente del cliente o proveedor. Por lo tanto, una vez identificada la Cuenta Contable con la que se opera, la pantalla de Cancelación (ver Movimientos Con Imputación) está disponible directamente en el primer paso de esos procedimientos y se referencia en forma obligatoria con la cuenta corriente del cliente o proveedor respectivo.

3.2. Movimientos Sin Imputación

Esta pantalla permite ingresar movimientos de cuentas corrientes (incrementos de la deuda y/o pagos y cobros que la disminuyen), correspondientes a uno o más proveedores o clientes. En todos los casos, en un paso previo se definió la Cuenta a la que pertenecen esas cuentas corrientes (en el ejemplo se llama 'Proveedores en u$s').

Los pagos realizados en este tipo de pantalla no pueden imputarse -en esta etapa- a deudas específicas (puede hacerlo luego en alguna pantalla de imputación o de conciliación)

Los movimientos se pueden cargar de dos maneras: en forma individual o múltiple (cuotas). En el primer caso, presione el botón de alta (tecla [ENTER]) y en el segundo el botón {Cuotas} (tecla [F6]). .

CONT.docx#C04

PAGO.docx#P01



Las bajas y modificaciones se hacen sobre los registros individuales, cualquiera haya sido la forma en que se los dio de alta.

En la pantalla principal solamente puede cargar una Descripción. El Importe surge como total automático de los movimientos que se ingresan.

Una vez terminada la carga de movimientos en estas pantallas, el único botón disponible para salir es {Aceptar} (tecla [F12]). Esto se debe a que no es posible cancelar las modificaciones producidas en la Tabla desde el ingreso a la misma.

Si ha realizado modificaciones y no puede resolverlo sobre la misma pantalla (con altas, bajas o modificaciones), la única solución es borrar el movimiento principal (donde se menciona el código de la Cuenta Contable o su ´alias´ de Medio de Pago), con lo cual se vuelve a la situación originaria. Si el problema se refiere a un renglón de pagos o cobros al que se le está dando el alta, simplemente puede borrarlo una vez que haya vuelto a la pantalla respectiva.

3.2.1. Carga individual de movimientos

Cada movimiento debe especificar:

1. El legajo del proveedor o cliente al que se refiere. En Contabilidad este código puede ser

ingresado libremente, pero en procedimientos donde el legajo se define previamente en la operación principal (por ejemplo cuando se trata de un medio de pago en IVA) ese dato no es modificable.



2. El botón determina si se trata de un aumento de la deuda o una disminución (pago o cobro según se trate de un proveedor o un cliente).

3. Vencimiento: si no lo tiene, el sistema utiliza por defecto la fecha de la operación. Este dato puede ser modificado dentro de la operación o fuera de ella.

4. Descripción: Puede cargar un texto único en la pantalla principal o bien éste puede

provenir de la operación principal. En ambos casos, es modificable.

5. Importe: siempre es positivo. El signo lo determina el botón activo (Pago o Deuda) Ver

Manual de Cuentas - El Signo en los Importes

Si está activo el botón {Imputar Saldo} (tecla [F7]), significa que Ud. puede 'cerrar' la

operación de una sola vez: el sistema aplica como Importe el saldo que falta para balancear la operación principal (carga de facturas de IVA, Facturación, etc.) y sale de las pantallas de Cuentas Corrientes. Esta tecla está disponible en las Altas (no en modificaciones).

3.2.2. Cuotas

Esta pantalla permite crear varios movimientos de igual importe, con vencimientos periódicos (cada tantos días o meses) a partir de un primer vencimiento. Este procedimiento siempre incrementa la deuda (no se puede utilizar para acreditar un importe).

Cuando esos movimientos se ven en pantalla, el sistema agrega a la Descripción una letra 'C' y el número de orden de la cuota (por ej.: 1/3, 2/3 y 3/3).

CTCS.DOCx#T12

CTAS.docx#U09

3. MOVIMIENTOS EN CTA. CTE. 3.3. MOVIMIENTOS CON IMPUTACIÓN 30


El sistema pide que indique el Importe total que desea distribuir en cuotas. Si marca la opción 'Cálculo Automático', aparece el importe de deuda pendiente (no imputada ya a otras formas

de pago) de la operación en curso.

El sistema calculará automáticamente el valor de cada cuota, ajustando la diferencia de centavos en la última de ellas.

3.3. Movimientos con Imputación

Este tipo de pantalla está disponible en la solapa de Comprobantes a Pagar de operaciones de Recibos y Órdenes de Pago donde el legajo de cliente o proveedor se definió previamente.

El signo de los importes en este tipo de pantalla NO es el signo contable. Tanto en cuentas de clientes como de proveedores, los renglones de deuda tienen signo positivo y los pagos tienen signo negativo (aparecen entre paréntesis y con otro color).

La pantalla muestra todos los movimientos de la cuenta corriente que aún no se conciliaron entre sí. El total de la deuda en ese momento, aparece al pie.

La única área a la cual hay acceso es la columna 'PAGA'. En cada renglón puede colocar un importe IGUAL o MENOR y CON EL MISMO SIGNO que el que aparece en la columna 'DEBE'.

Si se ubica sobre uno de los renglones y presiona el botón {Imputar} o la tecla [ENTER] el sistema aplicará el TOTAL de ese renglón. Ese importe puede ser modificado por Ud. EN MENOS y conservando el signo.

El importe colocado en un renglón de importe positivo (Deuda) indica la cifra que se desea pagar; colocado en un renglón de importe negativo (Pago a Cuenta), indica qué parte de ese importe desea aplicar como pago a ciertas deudas.

PAGO.docx#P02

PAGO.docx#P02

3. MOVIMIENTOS EN CTA. CTE. 3.3. MOVIMIENTOS CON IMPUTACIÓN 31


Al pie de la pantalla aparece un resumen de la situación en que se encuentra el comprobante en ese momento: Comprobantes Imputados (en esta pantalla), Importe sin Imputación (del total del comprobante), Descuentos/Recargos e Importe Pagado (de Forma de Pago).

Si bien esta pantalla permite manejar una combinación flexible de pagos y compensaciones, en realidad forma parte de una operación compleja, que requiere un importe real a pagar. Por eso, el total 'Neto' DEBE SER MAYOR QUE CERO.

Toda combinación de imputaciones que no cumpla dicho límite, debe manejarla en la opción 'Conciliaciones' (ver este Manual más adelante).

Nota

Para salir de estas pantallas, el único botón disponible es {Aceptar}. Esto se debe a que no

es posible cancelar en bloque las modificaciones producidas en la Tabla desde el ingreso a la misma. Si ha agregado movimientos y no puede resolverlo sobre la Tabla (con altas, bajas o modificaciones), la única solución es cancelar la operación principal (IVA, Contabilidad, etc.),

con lo cual se vuelve a la situación originaria.

4. CONCILIACIONES 4.1. CONCILIACIÓN MANUAL 32


4. CONCILIACIONES

4.1. Conciliación Manual

Esta pantalla muestra las cabeceras de las operaciones de conciliación de la cuenta corriente de un cliente o proveedor, contenida en una Cuenta Contable (en el ejemplo la cuenta 25). Recuerde que un mismo cliente puede tener cuenta corriente en varias cuentas contables

Cada operación de conciliación tiene una fecha y una descripción, que identifican a un conjunto de imputaciones cruzadas entre deudas y pagos existentes en esa oportunidad y para esa cuenta corriente.

4. CONCILIACIONES 4.1. CONCILIACIÓN MANUAL 33


Esta pantalla permite conciliar entre sí movimientos de cuentas corrientes, de manera que en las consultas Por Vencimiento permanezcan visibles sólo aquellos que componen el saldo actual.

La pantalla muestra todos los movimientos de la cuenta corriente que aún no se conciliaron entre sí. Los renglones de deuda tienen signo positivo y los pagos tienen signo negativo (aparecen entre paréntesis y con otro color). El total de la deuda en ese momento, aparece al pie.

La única área a la cual hay acceso es la columna 'PAGADO'. En cada renglón puede colocar un importe IGUAL o MENOR y CON EL MISMO SIGNO que el que aparece en la columna 'DEBE'.

Cuando coloca un importe en la columna 'Pagado', indica que desea imputar esa cantidad a la presente conciliación. Si se ubica sobre uno de los renglones y presiona el botón {Conciliar} (o la tecla [ENTER]) el sistema aplicará el TOTAL de ese renglón. Ese importe puede ser modificado por Ud. EN MENOS y conservando el signo.

El total de importes positivos que se hayan marcado, aparece al pie en 'Deudas Conciliadas'; el total de importes negativos en 'Pagos Conciliados'. La diferencia entre ambos, o sea la cifra que realmente se va a pagar con otros medios de pago, aparece al pie como 'NETO'.

La pantalla se puede confirmar con el botón {Aceptar} UNICAMENTE CUANDO EL TOTAL 'NETO' ES CERO.

ctcs.docx#T45

4. CONCILIACIONES 4.2. CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA 34


4.2. Conciliación Automática

Este procedimiento permite generar en forma automática, conciliaciones de cuentas corrientes similares a las explicadas en el punto anterior.

El sistema procede a conciliar, con la fecha indicada en la pantalla, todos los movimientos de cuentas corrientes pendientes hasta la 'Fecha Hasta', comenzando por los de vencimiento más antiguo y dejando el saldo pendiente compuesto por el/los último/s movimiento/s.

Una opción permite limitar la tarea a los legajos donde el saldo a la 'Fecha Hasta' sea cero.

El procedimiento no tiene efecto alguno sobre los legajos que no cumplen la condición mencionada, pero emite un listado informativo de los mismos.

5. CONSULTAS DE CTA. CTE. 5.1. MOVIMIENTOS DE CUENTA CORRIENTE 35


5. CONSULTAS DE CTA. CTE.

5.1. Movimientos de Cuenta Corriente

Esta pantalla muestra los movimientos y saldos de la cuenta corriente de un proveedor o cliente, dentro de una Cuenta contable (que en principio es la cuenta contable que aparece en el Legajo).

Desde la misma pantalla se puede modificar el código del legajo y/o de la Cuenta contable, para ver otras cuentas corrientes.

Los movimientos y saldos positivos (DEUDA) y negativos (PAGOS) aparecen en la misma

columna. Los importes negativos se muestran entre paréntesis y con otro color.

La columna 'Origen' indica el módulo desde el cual se dio el alta a ese movimiento de cuenta

corriente (Contabilidad, Facturación, etc.).

Los datos aparecen en 3 solapas, en orden de:

Fecha de Origen: muestra todos los movimientos ordenados por Fecha de

Contabilización.

Fecha de Vencimiento – Pendientes: muestra los movimientos pendientes (no

cancelados ni compensados) en orden de Fecha de Vencimiento. Los movimientos cancelados o compensados no aparecen en esta solapa.

Fecha de Vencimiento – Todos: muestra todos los movimientos ordenados por fecha de

vencimiento

En las tres solapas los saldos corresponden a la acumulación de los movimientos que aparecen en la pantalla. Por definición el Saldo Total Vencido y el Saldo Total por Origen deben ser



iguales, porque cualquier compensación de valores se hace dentro de la misma cuenta, de manera que no se modifica el saldo final.

Los importes aparecen en dos columnas:

Importe: es el importe originario del comprobante (compone el saldo en la solapa por

Fecha de Origen)

Debe: es el importe todavía no pagado ni compensado del comprobante (compone el

saldo en la solapa por Fecha de Vencimiento).

El botón {Actualiza Saldos} (tecla [F6]) de cada pantalla genera una actualización de saldos parcial (sólo para la cuenta del cliente o proveedor con la que se está trabajando) y muestra los movimientos (originados por otro usuario) ingresados en esa cuenta mientras la pantalla se encontraba abierta.

Si presiona el botón {Minuta} (o la tecla [F5]) sobre un renglón determinado, puede imprimir el

contenido completo de la operación (movimientos contables, detalle de cuentas corrientes, cheques, centros de costos, etc.). Ver Manual de Cuentas - Minuta.

El botón {Cambiar Vencimiento} permite modificar la Fecha de Vencimiento de un registro sin

ingresar en la operación que le dio origen, pero no altera la Fecha de Origen.

El botón {Bloquear Pago} aplicado sobre un renglón de crédito de un proveedor (por ejemplo una factura) impide la cancelación del mismo en una Orden de Pago. Este procedimiento se habilita desde una pantalla especial, para que – si está activo el módulo de Seguridad – pueda tener un nivel de autorización distinto al acceso normal a la pantalla de consulta.

El botón {Observar Pago} aplicado sobre un renglón de crédito de un proveedor correspondiente a una factura, impide (o limita a un porcentaje de la factura total) la cancelación de todos los renglones de crédito correspondientes a esa factura (a los que marca con una señal roja).

El botón {Imputación} (tecla [F8]) sobre un renglón determinado abre la siguiente pantalla:

CTAS.docx#U07



Esta pantalla permite identificar los comprobantes con los cuales se imputó total o parcialmente un movimiento de cuenta corriente (pagos parciales de una factura, etc.). Esto incluye no solamente los cobros directos, sino las compensaciones durante una Conciliación.

En caso de referirse a un Recibo (Orden de Pago) muestra las deudas canceladas con el mismo

Bajo SQL, si presiona el botón {Buscar Importe} una pantalla permite identificar los movimientos que contienen un importe en particular.

5. CONSULTAS DE CTA. CTE. 5.2. LISTADOS DE CUENTA CORRIENTE 38


5.2. Listados de Cuenta Corriente

En la mayoría de los listados de Cuenta Corriente se pueden ver los datos en orden de código de legajo (de Nº a Nº) o alfabético.

En los listados alfabéticos se puede solicitar imprimir la información de todos los legajos o de varios no consecutivos.

Los listados disponibles tanto para clientes como para proveedores son los siguientes:

5.2.1. Movimientos por Fecha de Origen o de Vencimiento

Similar a las pantallas explicadas más arriba. El listado por Vencimiento muestra sólo los movimientos pendientes de imputación.

Estos listados deben ser emitidos entre dos fechas (de origen o de vencimiento según sea el caso) y tienen la opción de imprimirse en forma continua o con salto de hoja por legajo.

El orden de los datos para Clientes puede ser Alfabético, Numérico, por Zona, por Vendedor (según legajo) o por Vendedor (según cada comprobante). Para Proveedores sólo existen las dos primeras opciones.

Esta información puede ser exportada a un archivo .csv



5.2.2. Saldos por Cuenta

Es el listado de saldos por cliente (o proveedor), a una fecha determinada, dentro de una Cuenta Contable específica (por ej. Deudores por Ventas). El teléfono del titular y la fecha del último movimiento aparecen siempre como datos informativos.

El listado puede ser de saldos Contables (suma algebraica de todos los movimientos existentes en cada cuenta) o por Vencimiento (suma algebraica de todos los movimientos pendientes cuya fecha de vencimiento es igual o menor que la solicitada).

El total de los saldos debe coincidir con el saldo contable de esa Cuenta a la misma fecha. Ese total se compara -si es un cliente- con el límite de crédito que se le asignó en su legajo y si lo excede coloca un mensaje ('EX').

El orden de los clientes o proveedores dentro de estos listados es numérico (por Código de Legajo), alfabético, por vendedor o por zona (en estos dos últimos, el orden de las cuentas es

numérico). En todos los casos, existe la opción de solicitar algunos legajos.

Estos listados tienen la opción de imprimir o no las cuentas con saldos en cero, para evitar

alargar inútilmente la impresión. Las cuentas con saldo cero no aparecen en este listado.

La información de estos listados puede ser exportada a formato .dbf (.csv), en los que es posible incluir las cuentas con saldo cero.



5.2.3. Saldos por Legajo (Cliente o Proveedor)

Es un listado similar al anterior, con los saldos del cliente (o proveedor), a una fecha determinada, de cada una de las cuentas en las que tiene movimientos.

En el caso de cuentas en Moneda Extranjera, el sistema pide el tipo de cambio vigente a la fecha y muestra el valor en pesos y en moneda extranjera.

El total en pesos para cada cliente (o proveedor) representa el resumen de su deuda o crédito con la Empresa, por cualquier concepto.

En este listado es posible imprimir el domicilio del cliente o proveedor.



5.2.5. Detalle de Imputaciones

Este listado presenta la cuenta corriente de un cliente o proveedor (ordenada por fecha de origen) donde cada registro de movimiento viene acompañado por el detalle de los movimientos que se le imputaron, como es el caso de pagos de una deuda, conciliaciones, etc.

El listado indica para cada registro el importe original del mismo y el saldo aún no imputado.

Puede emitirse con los movimientos entre dos fechas.

La información de este listado puede ser exportada a un archivo de formato .csv en la carpeta Salidas de la Empresa.



5.2.6. Inventario de Cuentas Corrientes

Este listado se utiliza habitualmente para desagregar la información contable y para confeccionar el inventario del cierre de ejercicio.

Como el sistema opera modificando permanentemente los importes a imputar (en cada recibo, orden de pago, etc.) sin este listado no puede obtenerse la composición de los saldos de las cuentas contables de Proveedores y Clientes a una fecha anterior a la actual (por ejemplo, la del cierre del ejercicio)

5. CONSULTAS DE CTA. CTE. 5.3. OTRAS CONSULTAS DE CTA. CTE. 43


5.2.7. Vencimientos Diarios

Este listado detalla los movimientos de cuenta corriente del conjunto de clientes (o de proveedores en su caso) aún no imputados por pago o conciliación, ordenados y totalizados por fecha de vencimiento.

Se incluye el teléfono de los clientes, ya que se trata en esencia de un listado diseñado para reclamos de deudas.

5.3. Otras Consultas de Cta. Cte.

Los códigos de clientes y proveedores se utilizan en todo el sistema, vinculados con compras, ventas, pagos, cobros, etc. y por lo tanto aparecen en decenas de pantallas y listados.

Sin embargo, algunas de esas pantallas y listados se utilizan a menudo como parte del control de cuentas corrientes en situaciones especiales.

Por ejemplo, en los módulos de Facturación y de IVA, y como derivados de esas operatorias, existen listados que toman el total de facturas (de ventas o compras) cualquiera haya sido la forma de pago. Es decir, que se incluyen las facturas pagadas o cobradas en el acto de la

compra o de la venta, y que por eso no pasaron por la cuenta corriente.



5.3.1. Listado de Facturas

Es un detalle de las facturas de compras (o ventas), correspondientes a un proveedor (o cliente) durante un período determinado. También se pueden imprimir solamente con los totales.

Puede pedirse para uno o varios legajos en cada listado. Inclusive, para uso contable, se pueden detallar las facturas cargadas sin número de legajo.

En este listado, en el caso de proveedores, es posible seleccionar las facturas que fueron recibidas de MONOTRIBUTISTAS. De esa manera se pueden detectar los casos que cumplen con las limitaciones legales para deducir las compras a monotributistas del impuesto a las Ganancias.

Otra opción posible, es seleccionar uno de los conceptos de Discriminación de Facturas (ver Manual de IVA - Discriminación de Facturas), que permite ver qué se facturó por un impuesto determinado, para un cliente o proveedor. Esta opción se puede utilizar para controlar declaraciones juradas de retenciones o percepciones.



Bajo SQL este listado contiene varias opciones adicionales:

detallar junto a cada factura los productos que contiene la misma

obtener el informe sólo para todos los clientes de un Vendedor en particular.



5.3.2. Comprobantes por Legajo

Esta pantalla muestra todos los comprobantes registrados en el sistema para un mismo legajo de cliente o proveedor entre dos fechas.

Esto incluye las facturas, presupuestos, pedidos y remitos de compras y de ventas, recibos, órdenes de pago y movimientos de fondos que mencionen ese legajo.

En el caso de pedidos, remitos y presupuestos se indica también si quedan unidades pendientes de cumplimiento en esos comprobantes.

El contenido de cada comprobante puede ser leído en la Minuta respectiva.

5. CONSULTAS DE CTA. CTE. 5.4. EMPRESAS UNIFICADAS 47


5.4. Empresas Unificadas

Esta opción permite acceder a los movimientos pendientes y/o saldos de las cuentas corrientes de un mismo cliente o proveedor en varias empresas, en forma simultánea, desde cualquiera de ellas. Se encuentra disponible solamente si el módulo UNIFICAR se encuentra autorizado en la llave con la que opera el sistema.

La pantalla presenta las mismas características que la pantalla normal de cada empresa, pero con los movimientos del cliente o proveedor en cada empresa unificada, intercalados de acuerdo a su fecha.

Existen otras pantallas que muestran el saldo actual del cliente o proveedor y/o donde la selección se hace por CUIT en lugar del número de legajo

La opción Exportar envía todos los movimientos pendientes en las cuentas corrientes de las empresas unificadas, a una base de datos única en formato .csv. Esto permite ordenar y/o

seleccionar los datos de acuerdo a distintos criterios.

INFO.DOCx#E129

6. COMUNICACIONES A CLIENTES 6.1. ESTADO DE CUENTA 48


6. COMUNICACIONES A CLIENTES

6.1. Estado de Cuenta

Este listado presenta la evolución de la cuenta corriente de un cliente durante un período determinado. El mismo, parte del saldo anterior (al inicio del período), muestra los movimientos

deudores y acreedores ordenados por fecha de origen y llega al saldo a la fecha solicitada.

Este listado es del tipo 'Comprobante' (ver Manual de Información General - Diseño de Comprobantes y especialmente Contenido del Estado de Deuda). Por lo tanto, su diseño puede ser modificado por el usuario.

INFO.DOCx#E25

INFO.DOCx#E25

INFO.DOCx#E68

6. COMUNICACIONES A CLIENTES 6.2. NOTIFICACIÓN DE DEUDA 49


6.2. Notificación de Deuda

Este listado presenta el estado de la cuenta corriente de un cliente a una fecha determinada incluyendo solamente los movimientos deudores y acreedores pendientes de imputación en ese momento y mostrando el saldo resultante.

Este listado es del tipo 'Comprobante' (ver Manual de Información General - Diseño de Comprobantes y especialmente Notificación de Deuda. Por lo tanto, su diseño puede ser modificado por el usuario.

6.3. Envío automático de Mails

Es posible enviar automáticamente mails a Clientes de la Empresa, informando su saldo en la

cuenta corriente de la Empresa y/o la composición del mismo.

El procedimiento que se describe es el standard. Es posible que cada usuario requiera modificaciones personalizadas, particularmente en cuanto a las carpetas de salida donde se

archivan los mails a enviar, los tipos de mail utilizables y el contenido y aspecto de la información generada por el sistema que se adjunta a cada mail. Las modificaciones en esos aspectos deben ser solicitadas a BTB Soft.

El sistema provee una pantalla para definir la configuración del servidor y de la cuenta de correo que se utilizan para estos envíos.

INFO.DOCx#E25

INFO.DOCx#E25

INFO.DOCx#E57

INFO.DOCx#E112

6. COMUNICACIONES A CLIENTES 6.3. ENVÍO AUTOMÁTICO DE MAILS 50


6.3.1. Configuración

La estructura del mail (que puede variar según se refiera al listado de Saldos Pendientes o a Estados de Cuenta) contiene:

Un Asunto, al que optativamente se le agrega el Nombre del Legajo (por ej. ´Saldo de la Cuenta - Sr. Jorge Rodríguez´)

Un Cuerpo, que puede consistir en un texto o un HTML cuya ruta se identifica. El icono de imagen que aparece al pie, permite ver el HTML activo.

Un adjunto, que contiene el Saldo o el Estado de Cuenta.

6.3.2. Envío de mails

Para el envío de mails se debe seleccionar una cuenta contable que contiene cuentas corrientes de Clientes.

Para estos envíos se usa el mail del cliente que se menciona en la solapa General del Legajo.

6. COMUNICACIONES A CLIENTES 6.3. ENVÍO AUTOMÁTICO DE MAILS 51


Cuando se trata de Estados de Cuenta, la información se solicita y muestra los registros pendientes de imputación o conciliación que vencen entre dos fechas. En el caso de saldos, se muestra el saldo de la cuenta corriente al cierre de la fecha indicada.

El sistema no genera el mail si no existe un adjunto (por ejemplo, saldo cero).

Los mails generados quedan archivados en el disco C (Carpeta Sistemas.BTB) del usuario que los solicita. Este procedimiento se usa para proteger la información generada del acceso de usuarios no autorizados.

Esta pantalla muestra los paquetes de mails generados. Desde aquí se pueden borrar los paquetes y también un mail individual o bien modificar la dirección del mismo.

El envío de un paquete (presionando el botón respectivo) graba la fecha de dicha operación.

7. CERTIFICADOS DE RETENCION 7.1. INFORMACIÓN GENERAL 52


7. CERTIFICADOS DE RETENCION

7.1. Información General

Las opciones de este Menú (ver módulo Pagos y Cobros – Retenciones) están destinadas a confeccionar e imprimir certificados de retención de Impuestos Nacionales (principalmente IVA y Ganancias) sobre pagos efectuados a proveedores de la Empresa. Como parte de ese proceso, se puede calcular la retención que corresponde aplicar a un pago determinado, utilizando información contable y de cuentas corrientes acumulada en operaciones anteriores.

La información sobre los certificados emitidos se puede exportar al sistema SIAP-SICORE de la AFIP

El sistema también está preparado para generar certificados de Otras Retenciones (de IIBB de distintas jurisdicciones, de Cajas de Previsión Profesionales, etc.). En estos casos, como las normativas suelen ser muy diferentes, se otorga libertad al usuario en cuanto a la redacción de los textos que se imprimen en los certificados. La generación de soporte magnético, si fuera necesaria, se agrega a pedido del usuario. Está disponible la generación del soporte magnético para distintas retenciones de Ingresos Brutos de varias jurisdicciones.

Asimismo existe un procedimiento que –siguiendo criterios similares- permite que los certificados se calculen y emitan automáticamente en el momento de generar una Orden de Pago.

7.2. Retenciones Nacionales

7.2.1. Regímenes de Retenciones Nacionales

7. CERTIFICADOS DE RETENCION 7.2. RETENCIONES NACIONALES 53


Esta pantalla muestra los distintos regímenes de retenciones aplicados en la Empresa, ordenados de acuerdo al código que establece la AFIP.

La pantalla auxiliar para producir altas, bajas o modificaciones es la siguiente:

Código: Es el código que identifica al Régimen de Retención de acuerdo a normas de la

AFIP.

Nombre: Descripción del Régimen, eventualmente con mención de la norma que le dio

origen. Es deseable un texto claro, especialmente si se desean imprimir certificados de retención utilizando este programa.

Impuesto: IVA o Ganancias.

Cuenta de Retenciones: cuenta contable en la que se registran las retenciones realizadas. Es necesario una cuenta contable específica para cada Régimen de Retención.

Matriz de Tasas: Se refiere al eventual proceso de cálculo, previo a imprimir un certificado. Si la tasa es variable según el acumulado de operaciones del mes, aparecerá una

tabla que relaciona los límites de monto con las tasas respectivas. La tabla fue diseñada con un criterio similar al del 'método simplificado' para calcular la tasa del Impuesto a las Ganancias.

Esta tabla se puede modificar, utilizando la pantalla contenida en la solapa 'Matriz de Cálculo'.



Tasa Inscripto/No Inscripto: esto se refiere al eventual proceso de cálculo previo al

imprimir un certificado. En retenciones de IVA, la definición la da el Legajo del proveedor, donde se indica su Situación ante el IVA. En retenciones de Ganancias, el criterio es si el receptor del pago tiene, o no, número de CUIT.

Retención Mínima: este punto, lo mismo que todos los siguientes, se refiere al eventual proceso de cálculo de la Retención que corresponde sobre una operación específica (p.ej. un pago).

El importe mínimo indica el monto por debajo del cual la retención no se concreta aunque legalmente corresponda (usualmente porque el importe resultante es

despreciable).

Mínimo No Imponible: es el monto que se exime de la retención (la misma se calcula

sobre la suma que exceda dicho mínimo)

Sobre Saldo Mensual/Operación: indica si el cálculo se hace sobre cada operación o

sobre el acumulado de operaciones similares en un mes calendario.

Sobre Operaciones Todas/Facturas: en caso de calcular la retención sobre el acumulado

mensual, debe determinar si se acumulan los pagos realizados o las facturas recibidas durante el mes.

De esta manera, si selecciona la opción 'Todas' se suman las facturas que NO se enviaron a cuenta corriente –compras de contado- y todos los pagos realizados en cuenta corriente.

En cambio, si selecciona la opción 'Facturas' se suman las facturas ingresadas al sistema se hayan pagado o no.



Porcentaje del Total sobre el que se retiene: Define para 3 cuentas posibles (de

compras o ventas según el caso) el porcentaje sobre el importe total facturado al cual debe aplicarse la retención.

Esto se debe a que las retenciones se aplican en muchos casos sobre facturas (o pagos de facturas) que contienen importes no gravados por la retención. Por ejemplo, sobre una factura de $121.- que contiene $21.- de IVA, la retención debe calcularse sobre $100.

Como no es posible determinar en la fecha de pago cuál era el importe gravado de las facturas que ese pago cancela, se determina el porcentaje que representa (normalmente) el importe gravado sobre la factura total.

En el ejemplo, para la cuenta "Gastos de Embalaje", el porcentaje es 77%.

Para evitar reiteraciones, puede indicar un Porcentaje por Defecto para todas las cuentas

que no se identifiquen más abajo. En el ejemplo, cuando la factura solamente contiene Importe Gravado e IVA, el porcentaje a indicar es 82,645% (que resulta de dividir 100/121).

Copias a Emitir del Certificado: especifica la cantidad de ejemplares a imprimir para cada

tipo de certificado.

7.2.2. Confección de Certificados

Esta pantalla permite calcular la retención a efectuar sobre un pago e imprimir luego un certificado. Este proceso no genera registros contables.

Los datos a ingresar son:

Nº de Certificado: el sistema lo genera correlativamente, pero puede ser modificado por el usuario (tiene que acceder utilizando el mouse).



Código de Retención: si se indica un código inexistente, aparecerá una pantalla auxiliar

con los códigos disponibles.

Fecha

Legajo Nº: el del sujeto de la retención (debe ser un proveedor). .

Cuenta: es la cuenta contable de compras habitual del proveedor (ver Legajos). Este dato,

junto con el Código de Retención, define el porcentaje del importe pagado sobre el que se retiene (ver más arriba Regímenes de Retención)

Cuenta de Retenciones: es la cuenta contable en la que se imputan las retenciones

efectuadas al pagarle al proveedor bajo este régimen en particular.

Cuenta de Cuenta Corriente: es la cuenta contable bajo la cual se lleva la cuenta

corriente del proveedor (ver Legajos)

Mínimo No Imponible (importe sobre el cual no se retiene sobre cada operación o período, según el caso) y Retención Mínima (importe a retener por debajo del cual NO

debe ejecutarse la retención, porque es demasiado pequeño).

Estos datos están definidos en el Archivo de Regímenes de Retenciones (ver Regímenes de Retención más arriba).

Importe Acumulado y Retención Acumulada: Estos datos se calculan si la Retención

debe ejecutarse tomando en cuenta las operaciones del mes en curso y se refieren a los pagos efectuados al proveedor (en cuenta corriente o por compras al contado) y las retenciones que se le efectuaron en consecuencia.

Importe Operación: Importe del pago que se desea efectuar.

Porcentaje de Retención: el dato surge del Archivo de Regímenes de Retenciones, de

acuerdo a las características de la operación, situación impositiva del sujeto, etc. presionando la tecla [F6].

En el mismo paso se genera el importe de la Retención. Ninguno de estos dos conceptos es modificable por el usuario.

Importe Retención: La fórmula es

((((Imp. Acum. + Importe) x % Aplic.) - Mín. No Ret) x % Tasa) - Retención Acumulada

Si el resultado excede la Retención Mínima, aparece en este sector y la diferencia con el 'Importe Operación' aparece en el sector 'Saldo'. Si el cálculo se efectúa con una Matriz, la misma obtiene el total del cual se restan las retenciones acumuladas en el período.

Descripción: Factura u otro comprobante que origina el pago. Dato necesario para imprimir el certificado.

Declaración Jurada: En la que se informará a la AFIP esta retención en particular.

También es necesario para imprimir el certificado.



Marcar Comprobantes: Normalmente las retenciones se efectúan sobre un importe global que se desea abonar al proveedor. Sin embargo, si marca este check, puede seleccionar en una pantalla y marcar total o parcialmente, las facturas a las que se imputará posteriormente el pago.

Si la cuenta corriente es en Moneda Extranjera, aparecerá en la pantalla el tipo de

moneda y el cambio utilizado, junto con el importe en pesos (que es el que se utiliza para imprimir el certificado)

El sistema permite imprimir - además del certificado - un listado de las facturas u otros comprobantes que se abonan, indicando su valor en moneda de origen (moneda extranjera en su caso). Ese listado es necesario al generar la Orden de Pago, para

identificar las facturas elegidas para el pago.

PAGO.docx#P02



El certificado se puede imprimir dos veces en papel A4, de manera que cada ejemplar ocupa MEDIA HOJA normal.

El certificado contiene los datos que se ingresaron en la pantalla, todos los cuales son modificables en el curso de la operación, PERO NO UNA VEZ TERMINADA LA MISMA (aunque el certificado no se haya impreso).

Los certificados emitidos se pueden consultar o imprimir reiteradamente, utilizando los botones respectivos.

Una vez generados, sólo pueden ser modificados en algunos textos aclaratorios (no en los códigos, importes, etc.) pero PUEDEN SER BORRADOS.

7.2.3. Listados de Certificados Emitidos

Los Certificados pueden listarse entre dos fechas con las variantes siguientes

Por Fecha

Por Legajo de Proveedor

Por Régimen de Retención



7.2.4. Soporte Magnético para SICORE

El contenido de los Certificados generados entre dos fechas cualquiera puede ser transferido al sistema SICORE de la AFIP.

Se genera un archivo llamado XXXXXX.SIC (donde XXXXXX es el nombre de la Empresa), que se graba en el directorio \SQL-BTB\SIAP (\WIN-BTB\SIAP)

En forma optativa, se puede grabar también un archivo llamado XXXXXX.SUJ, similar al anterior, donde quedan grabados los datos de los clientes y proveedores, o sea de los sujetos pasibles de retención para el SIAP-SICORE.

Es conveniente verificar previamente que los certificados contenidos en el archivo han sido efectivamente emitidos. El sistema no tiene forma de separar los certificados generados como prueba, por error, etc., de manera que los mismos deben ser borrados por el usuario.

Luego, desde el sistema SIAP-SICORE de la AFIP, utilice la opción 'Importar' y cuando deba identificar el archivo a importar, indique \WIN-BTB\SIAP\XXXXXX.SIC

Información complementaria sobre este tema está disponible en el Listado de Facturas por Cliente/Proveedor.

7. CERTIFICADOS DE RETENCION 7.3. RETENCIONES PROVINCIALES 60


7.3. Retenciones Provinciales

La diferencia principal de estos procedimientos en relación a los explicados más arriba para Retenciones Nacionales, es que cada régimen puede tener características propias, tanto en lo

7. CERTIFICADOS DE RETENCION 7.4. RETENCIONES AUTOMÁTICAS 61


referido al contenido de los certificados como al diseño de un eventual soporte magnético para transferir los datos a sistemas del ente recaudador respectivo.

Estas pantallas ponen a disposición del usuario la posibilidad de 'independizar' cada régimen especial, asignándole:

Una codificación propia (Jurisdicción - Código de Régimen)

Un Nº de Inscripción de la Empresa (en ese impuesto) y un Nº de inscripción del Sujeto (que no es necesariamente el CUIT)

Un conjunto de textos propios de los certificados de ese impuesto (el que acompaña al Nº de inscripción de la Empresa, el que acompaña al Nº de inscripción del Sujeto, un texto anterior a los datos del Sujeto, un texto anterior al Importe Retenido y un texto final).

El porcentaje sobre el importe total abonado sobre el cual debe aplicarse la retención, de acuerdo a ese régimen en particular.

Marcar el check ´Es una Ret. de IIBB´ implica que los cálculos no dependen de una tasa general indicada manualmente sino de procedimientos propios de la jurisdicción, usualmente padrones de contribuyentes

El resto de los elementos son muy similares a los explicados más arriba, tanto en las pantallas de carga de certificados como en los listados.

En cuanto al soporte magnético, solamente se prevé en los casos y con los diseños que se requiera legalmente (existen regímenes de retenciones que no utilizan soporte magnético).

7.4. Retenciones Automáticas

7. CERTIFICADOS DE RETENCION 7.4. RETENCIONES AUTOMÁTICAS 62


La opción Retenciones Automáticas (Pagos y Cobros – Retenciones) administra el cálculo e impresión automática de los certificados de retención durante la preparación de una Orden de Pago.

Los procedimientos de Retenciones Nacionales y Retenciones Provinciales (mencionados más arriba en este Capítulo), donde el cálculo de las retenciones y la impresión del certificado se hacen en forma MANUAL, previamente a la preparación de la Orden de Pago, SIGUEN VIGENTES.

Retenciones Automáticas utiliza los procedimientos de las Retenciones Manuales para asegurar que cada retención automática (nacional o provincial) pueda tener:

a) Una pantalla desde la cual se pueden ver y modificar los certificados emitidos para esa retención en particular.

b) Un diseño de certificado impreso, en ciertos casos modificable por el usuario (los certificados de retenciones de impuestos nacionales tienen diseño fijo).

c) Una base de datos en común para su exportación a los organismos de control.

Por ese motivo, al pie de la pantalla donde se definen los importes y porcentajes de una Retención Automática, se requiere la referencia a su Retención Manual gemela, SOLO PARA CONTAR CON UNA PANTALLA Y UN DISEÑO DE CERTIFICADO EN COMÚN.

La tabla que aparece arriba incluye todos los regímenes de Retenciones Manuales disponibles, tanto nacionales como provinciales.

En cambio, los procesos de CÁLCULO DE LOS IMPORTES RETENIDOS, actúan y se controlan EN FORMA SEPARADA para las Retenciones Manuales y las Automáticas. Si se van a utilizar los dos procedimientos en una misma empresa, se debe controlar que los datos de cálculo sean consistentes en ambos registros.

Existen 3 tipos de impuestos por los cuales se puede retener automáticamente:

Provinciales: Sus procedimientos de cálculo son definidos por el sistema, de acuerdo a la respectiva normativa provincial. Las alícuotas, límites, uso de padrones, etc. son configurables por el usuario desde el menú de IVA – Exportación de Datos – DGR Provinciales.

El diseño de los certificados puede ser definido por el usuario en la respectiva Retención Manual.

Las Retenciones Automáticas Provinciales que aparecen en la pantalla son generadas por el sistema. Si necesita incorporar otra jurisdicción debe consultar con BTB Soft.

Nacionales: los procedimientos de cálculo y las alícuotas pueden ser configurados por el usuario dentro de esta pantalla, igual que en Retenciones manuales

El diseño de los certificados de los impuestos nacionales es único y está predefinido por el sistema.

Otros (Limpieza o Seguridad Social): Es similar a Nacionales, pero no se asocian con ninguna Retención Manual (nacional o provincial)

La Cuenta Retenciones es la cuenta contable que recibe los importes retenidos y se determina en esta misma pantalla, para cada tipo de retención. Esto es necesario porque el asiento contable de la Orden de Pago se genera durante la emisión de la misma, sin intervención del operador.

8. ESTADO DE CRÉDITO 8.1. CONFIGURACIÓN 63


8. ESTADO DE CRÉDITO

8.1. Configuración

El sistema brinda información acerca del crédito utilizado por los clientes (cuenta corriente vencida y a vencer, valores entregados cuya acreditación no es segura y valor de remitos aún no facturados) en el momento de generar presupuestos, pedidos, remitos a facturar (no remitos de Transferencia) o facturas.

Esta pantalla se encuentra en Consultas – Cuentas Corrientes - Clientes – Configuración del Crédito.

Esta información puede ser utilizada para tomar decisiones acerca del otorgamiento de crédito a clientes y/o para limitar su acceso por parte de los operadores. También está disponible para información general en los comprobantes y en Consultas de Cuentas Corrientes.

Las opciones a configurar son las siguientes:

Margen de acreditación de valores (en días): define el lapso de incertidumbre durante el

cual no se sabe si los valores ya vencidos han sido cobrados (aviso del rechazo por el banco o por el tercero que los recibió en pago). Si la Empresa suele entregar los valores a terceros, que pueden depositarlos cerca del límite legal, este margen debe ser mayor que si lo normal es depositarlos en el Banco.

Actuar cuando se excede el límite de Crédito (las acciones pueden ser diferentes en los

distintos tipos de comprobante). Tenga presente que el Límite de Crédito se establece en pesos, aunque la cuenta corriente y/o los comprobantes se emitan en moneda extranjera. Las opciones son:

a) si el Crédito usado supera un porcentaje del Límite Otorgado, al ingresar en el comprobante (factura, etc.) o al cerrar el mismo (sumando el importe del comprobante),

FACT.docx#F54

ctcs.docx#T58

8. ESTADO DE CRÉDITO 8.1. CONFIGURACIÓN 64


aparecerá un mensaje de advertencia, que puede ser un simple aviso o contener la

información sobre el estado de crédito (de acuerdo a lo que se indique en esta Configuración).

b) Si el Límite de Crédito del cliente se excede, se bloqueará la emisión del comprobante (factura, etc.) al ingresar en el mismo o al cerrarlo (sumando el importe del comprobante). Aparecerá un mensaje de advertencia, que puede ser un simple aviso o contener la información sobre el estado de crédito.

En estos casos, es posible continuar si una persona autorizada escribe la Clave que contiene esta Configuración (para que este procedimiento sea confiable, la pantalla de

Configuración tiene que tener acceso limitado con el Módulo de Seguridad)..

Si la Clave fue ingresada al inicio del comprobante (el Límite ya estaba excedido), no se vuelve a solicitar al cerrar el mismo.

La Pantalla a mostrar puede contener la información amplia sobre el Crédito ya otorgado o ser un simple Aviso. En ambos casos, si corresponde, en esta misma pantalla se debe registrar la Clave que autoriza a continuar con la operación.

La versión amplia de la pantalla contiene información acerca del crédito utilizado por los clientes (cuenta corriente vencida y a vencer, valores entregados cuya acreditación todavía no es segura y el valor de la mercadería remitida pero aún no facturada), comparada con el límite de crédito otorgado al cliente. Una pantalla similar está disponible en Consultas de Clientes y de Proveedores.

Los importes negativos en Cuentas corrientes identifican pagos recibidos a cuenta que

aumentan el margen de crédito.

Los valores recibidos cuyo importe se menciona, no sólo incluyen los que están en cartera, sino aquéllos que se han depositado o entregado a terceros pero de los cuales no se sabe si

ctcs.docx#T83

ctcs.docx#T82

ctcs.docx#T84

ctcs.docx#T86

ctcs.docx#T86

8. ESTADO DE CRÉDITO 8.2. ESTADOS DE CRÉDITO 65


han sido cobrados (puede recibirse aviso del rechazo por el banco o por el tercero que los recibió en pago). El margen de días que la Empresa asume antes de dar por pagados esos valores, se define en esta Configuración.

Clave para autorizar una operación que excede el Límite de Crédito. Son hasta 15 letras o números. Este código es obligatorio si en la pantalla se indica Limitar Crédito en alguno de los comprobantes disponibles.

Ocultar el botón 'Ver Crédito' en la pantalla del Comprobante: La pantalla con el Estado de Crédito del cliente está disponible si se presiona un botón durante la carga de facturas u otros comprobantes. Si se marca este check (porque el operador no debe tener acceso a esta información) el botón no aparece.

Control de Facturas Vencidas: Al activar el check, el sistema bloqueará automáticamente las

operaciones comerciales con el cliente. Esto no se refiere al límite de crédito sino al cumplimiento de los compromisos comerciales asumidos por el cliente. El límite máximo del importe atrasado y la cantidad de días de atraso son generales para todos los clientes.

Es posible a un cliente en particular. exceptuar de este bloqueo

8.2. Estados de Crédito

8.2.1. Estado Individual

Esta pantalla contiene información acerca del crédito utilizado por los Clientes (cuenta corriente vencida y a vencer en pesos y moneda extranjera, valores entregados cuya acreditación todavía no es segura y el valor de la mercadería remitida pero aún no facturada), comparada con el límite de crédito otorgado al cliente.

ctcs.docx#T82

FACT.docx#F54

FACT.docx#F54

CTCS.DOCx#T93

ctcs.docx#T58



Una pantalla similar existe para Proveedores, pero no contiene información sobre límites de crédito y sobre cheques pendientes.

Las características principales de esta pantalla se analizan en el Manual de Facturación.

8.2.2. Estado General (SQL)

Esta pantalla contiene el estado de crédito individual para el conjunto de los clientes (o proveedores) de la Empresa, tal como está en el momento en que se solicita. Además provee botones que dan acceso al detalle de esos importes, a través de las pantallas de Cuentas

Corrientes, Valores y Remitos a Facturar.

Los importes de cuenta corriente son el consolidado en pesos de todas las cuentas activas del cliente (si son en moneda extranjera, los importes se convierten al tipo de cambio actual)

Para los cheques se toma la cuenta contable por defecto declarada en Cuentas por Omisión

El orden en que aparecen los datos es Alfabético, por Código de legajo o por Total de la Deuda

Está disponible un listado con información similar. En este caso, para los cheques se puede seleccionar cualquiera de las cuentas contables que operan con valores.

FACT.docx#F54

CTAS.docx#U03

CTAS.docx#U03



8.2.3. Resumen de Deuda Clientes

Este listado se genera solamente para clientes (no para proveedores). Refleja el estado de la deuda de cada cliente en una cuenta corriente, agrupado de acuerdo a los atrasos (hasta 30 días, más de 30, etc.) en relación al día de hoy. Se agrega el límite de crédito y el total de

valores entregados por el cliente pero no vencidos (aunque no se encuentren en cartera por haber sido depositados o endosados a terceros).

El sistema toma los saldos de todas las cuentas corrientes, inclusive de moneda extranjera, donde el cliente tiene movimientos, así como el saldo de Remitos pendientes de facturación.

En materia de Valores se debe indicar previamente de cuál Cuenta contable se recopilan los datos para confeccionar el listado. También se requiere el plazo de acreditación en días, que

define el lapso de incertidumbre durante el cual no se sabe si los valores ya vencidos han sido cobrados (aviso del rechazo por el banco o por el tercero que los recibió en pago).

En cuanto a los plazos, este listado se complementa con el Resumen de Deuda en Valores.

Se puede incluir o no los legajos inactivos y/o con saldo cero. En este listado no se

muestran las cuentas de clientes que tienen saldo cero en todas las columnas.

VALO.docx#V13

9. PROCESOS DE CONTROL 9.1. RECÁLCULO DE SALDOS 68


9. PROCESOS DE CONTROL

9.1. Recálculo de Saldos

Cada renglón de las pantallas anteriores muestra el saldo de la cuenta corriente del cliente o proveedor (por fecha de origen o de vencimiento) hasta ese movimiento inclusive. Los saldos se controlan por Cuenta Contable y, dentro de ella, una o todas las cuentas corrientes que contiene.

El sistema no recalcula automáticamente los saldos de cuentas y subcuentas cuando se producen movimientos en los mismos.

Esto se debe a que el sistema fue diseñado para operar en procesos que producen efectos sobre otros procesos (por ejemplo IVA afecta a Contabilidad), situación en la cual el recálculo automático no es seguro ni a veces posible.

Los saldos son confiables únicamente si son anteriores a cualquier agregado, baja o modificación en los archivos. Por ese motivo, la aparición de un movimiento con su saldo en blanco (cuando el mismo no es cero) indica que el registro es nuevo y fue leído por el sistema, pero no se recalculó su saldo.

El sistema permite tanto el recálculo completo de saldos (a partir del primer movimiento disponible) como el recálculo parcial de saldos (a partir de la fecha más antigua de una modificación producida desde el último recálculo completo), de esta base de datos en cada uno de los órdenes de fecha que contempla.

El sistema ejecuta un recálculo parcial automático cuando se ingresa en las pantallas respectivas.

El botón {Actualizar Saldos} (tecla [F6]) de cada pantalla genera una actualización de saldos parcial (sólo para la cuenta con la que se está trabajando) y muestra los movimientos (originados por otro usuario) ingresados en esa cuenta mientras la pantalla se encontraba abierta.

Los saldos que no son confiables no aparecen en la pantalla (la columna respectiva se ve vacía). En consecuencia, si los saldos están visibles, puede confiar en ellos. El proceso de recálculo de saldos (que calcula al mismo tiempo saldos por origen y por vencimiento), opera de dos maneras:

Parcial: desde la fecha del primer agregado, baja o modificación efectuada desde el último

recálculo.

General: desde el primer movimiento que exista en los archivos. Este procedimiento sólo debe usarse si existen dudas sobre la integridad de los archivos (daños por corte de luz, etc.).

info.docx#E07

9. PROCESOS DE CONTROL 9.2. REARMADO DE DEUDAS 69


9.2. Rearmado de Deudas

Es un proceso independiente, ubicado en el ejecutable Procesos Auxiliares (icono ´O´) – Procesos Especiales – Clientes / Proveedores, cuyo objetivo es rehacer el saldo no imputado de cada deuda (ver Movimientos con Imputación más arriba en este Manual), partiendo del importe original de la deuda y aplicando los pagos realmente imputados a la misma.

La información necesaria para encarar las correcciones se obtiene desde el listado de Diferencias de Saldos, que compara para la cuenta de cada cliente o proveedor el saldo ´contable´ (suma los importes originarios de cada registro de cuenta corriente) con el saldo ´por vencimiento´ (suma los importes netos de los pagos o cobros imputados de cada registro).

Este procedimiento se debe aplicar a uno o a todos los clientes o proveedores, sólo si -tras algún corte de luz, cuelgue del equipo, etc.-, el Saldo por Fecha de Origen (saldo contable) de algún cliente o proveedor es correcto, pero el Saldo por Vencimiento no lo es.

Una versión de este mismo procedimiento, aplicable a un solo cliente o proveedor por vez, está disponible en el sistema de Gestión – Consultas – Ctas Ctes Clientes (o Proveedores) – Rearmado de Deudas y en Listados – Diferencia de Saldos.

Otra opción de control en el Rearmado de Deudas es el Análisis de Cuentas Corrientes, que permite analizar la cuenta corriente de un legajo y detectar todo tipo de anomalías en las imputaciones realizadas dentro de la misma.

9. PROCESOS DE CONTROL 9.3. CONTROL CONTABLE DE DIFERENCIAS 70


9.3. Control Contable de Diferencias

En este sistema, los movimientos de cuentas corrientes solamente se pueden crear, modificar o borrar en el contexto de una cuenta contable. Por lo tanto, ninguno de estos movimientos puede suceder si no es en el marco de un asiento contable.

Cuando la contabilidad está en orden (los asientos balancean) pero hay diferencias entre los movimientos de cuentas corrientes y los saldos contables, el sistema puede buscar en qué operaciones se produce la diferencia (usualmente por pérdida de registros de cuenta corriente, que deben ser buscados y corregidos)

CTAS.docx#U23

CONT.docx#C11

CONT.docx#C11

10. MAESTROS AUXILIARES 10.1. FORMAS DE PAGO 71


10. MAESTROS AUXILIARES

Los archivos Maestros que se detallan a continuación, se vinculan directa y específicamente con Legajos de Clientes y Proveedores

10.1. Formas de Pago

La Forma de Pago es un dato obligatorio en los legajos de Clientes y Proveedores.

Las 'Formas de Pago' permiten generar automáticamente un movimiento contable de pago o cobro, durante la registración de una factura de compra o de venta (ver por ej. la tecla de Pago Automático en IVA). Ese movimiento se invoca habitualmente en la solapa Formas de Pago con la tecla [F8] y cierra la operación por el importe pendiente de la misma en ese momento.

Si ese movimiento se refiere a una cuenta contable que contiene cuentas corrientes de proveedores o clientes, (está activo el módulo de Cuentas Corrientes del sistema) se generan también los registros (cuotas) de la cuenta corriente, con los vencimientos que defina la

Forma de Pago.

Los intervalos entre los vencimientos de las cuotas se indican en días o meses. La periodicidad indica la separación entre las cuotas, salvo la primera, que vence en el 'Plazo Inicial', que es una cantidad de días desde la fecha de la operación (cero, si la primera cuota es

'contado').

Una forma de pago con una cuota, sin Periodicidad ni Plazo Inicial, genera un solo movimiento de cuenta corriente que vence en la fecha de la factura.

El check ´Usa Cierre Semanal´ describe una situación especial, habitual en la relación entre una

farmacia y las droguerías que le proveen medicamentos. Como se trata de muchas facturas que se reciben diariamente por importes pequeños, se unifica el pago estableciendo que todas las facturas de una semana se unifican en un día de la semana (Cierre semanal) y el plazo de pago se cuenta desde esa fecha. Por ejemplo, si el cierre es un día Lunes, las facturas de la semana

ctcs.docx#T88

10. MAESTROS AUXILIARES 10.2. VENDEDORES 72


(entre el martes anterior y el lunes), se unifican el primer lunes siguiente y el plazo se cuenta a partir de esa fecha.

Si su intención es operar con facturación o carga de IVA sin cuentas corrientes es necesario que elija una Forma de Pago SIN CUOTAS. El motivo es que existen en el sistema

varios procesos automáticos que aceleran la carga de los pagos en base a lo que indica la Forma de Pago, y si ésta indica una cuenta con subcuentas se canalizarán los importes en ese sentido.

Una forma de pago SIN CUOTAS, obliga a declarar una 'Cuenta de Pago'. Esta es una cuenta contable elegida entre las definidas como 'Medios de Pago', que NO DEBE MANEJAR SUBCUENTAS, BANCOS NI VALORES (ver Manual de Cuentas - Plan de Cuentas), a la cual se

imputará el saldo de la operación, en lugar de la cuenta de una Cuenta Corriente. Eso permite automatizar, por ej. el ingreso de las ventas de contado en el módulo de Facturación, o bien imputar las compras hechas a un proveedor a una cuenta contable propia del mismo. Pueden existir tantas de estas Formas de Pago 'con cuenta propia' como sea preciso.

Si en una forma de pago 'Sin Cuotas' NO se declara una Cuenta de Pago, no se generan movimientos en Pagos y Cobros y es necesario ingresar manualmente los Medios de Pago utilizados.

10.2. Vendedores

Este archivo se utiliza para eventuales liquidaciones de comisiones de ventas y cobranzas y para la clasificación de clientes en relación al vendedor que los atiende. Si las comisiones tienen otra tasa en la Zona que corresponde al cliente, la misma tiene prioridad.

CTAS.docx#U02

CTCS.DOCx#T29

10. MAESTROS AUXILIARES 10.3. ZONAS 73


10.3. Zonas

Cada cliente debe tener asignada una zona comercial. Si en este archivo se indica algún porcentaje de comisión sobre ventas o sobre cobros, el mismo tiene prioridad sobre el que corresponda al vendedor que atiende esa Zona.

CTCS.DOCx#T28

10. MAESTROS AUXILIARES 10.4. JURISDICCIONES 74


10.4. Jurisdicciones

El legajo de cada cliente o proveedor debe tener asignada una Jurisdicción (Provincia) vinculada con su domicilio legal o el lugar de facturación de ventas o compras según sea el caso. Este código está vinculado con distintos procedimientos de IVA y Facturación.

Cada Jurisdicción puede referenciar a una Cuenta Contable de retenciones o percepciones que se utiliza en los procedimientos de Sifere Compras

Esta pantalla se encuentra en el Menú – Maestros – Varios.

IVA.docx#I32

10. MAESTROS AUXILIARES 10.5. PAÍSES 75


10.5. Países

El legajo de cada cliente o proveedor debe tener asignado un País vinculado con su domicilio legal o el lugar de facturación de ventas o compras según sea el caso. Este código aparece en distintos procedimientos de IVA y Facturación y puede tener otros códigos vinculados como el código de país en la AFIP.

Esta pantalla se encuentra en el Menú – Maestros – Varios.

10. MAESTROS AUXILIARES 10.5. GRUPOS DE LEGAJOS 76


10.5. Grupos de Legajos

Este es un dato obligatorio, que agrupa a algunos (o todos) los clientes (o proveedores o clientes transitorios) bajo un código común.

En el alta de un legajo, se definen varios códigos que tienen consecuencias contables e impositivas importantes, cuando (por ejemplo) se le facture a ese cliente (cuenta contable de Ventas, cuenta contable de Cuenta Corriente, situación ante el IVA, etc.).

A menudo, varios clientes comparten algunos o todos esos códigos, porque su relación comercial con la empresa es similar y eso crea procedimientos y controles parecidos. En el alta de esos legajos, la pertenencia al mismo Grupo permite asignarles (por omisión) los mismos códigos, aunque luego se pueden modificar.

Por ejemplo, un Grupo de Legajos puede definir la Cuenta Contable (del tipo Subcuentas - Clientes. Ver Manual de Cuentas - Plan de Cuentas) a la que se desea imputar los movimientos de los clientes o proveedores cuyos legajos tienen el mismo Grupo.

Eso permite conocer los saldos y movimientos de cuenta corriente de un conjunto de clientes, en especial cuando la actividad comercial de la Empresa tiene dos o más aspectos muy distintos. Por ejemplo, una inmobiliaria que cobra alquileres por cuenta de terceros y administra consorcios y donde los inquilinos y los consorcios son técnicamente 'clientes' pero el significado de sus cuentas corrientes (los controles a aplicar, etc.) son muy distintos.

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10. MAESTROS AUXILIARES 10.6. EXPRESOS 77


10.6. Expresos

Son las empresas por medio de las cuales se hace el envío de mercadería a los clientes. Se utiliza en procedimientos de Remitos y Facturas.

10.7 Adicionales de Facturación

El sistema ofrece un máximo de 4 descuentos y 4 recargos que pueden ser invocados para su cálculo durante la facturación de ventas. Pueden o no estar activos y pueden tener condiciones distintas para cada cliente.

Los Descuentos o Recargos (los 'intereses' son una versión de recargo) representan un importe fijo o un porcentaje sobre el total de la factura al momento del cálculo.

Los porcentajes pueden estar definidos como 'Incrementales' o sea que cada descuento

aplica su porcentaje sobre el Total de la factura una vez deducido el porcentaje del descuento anterior (por ejemplo un ´10 + 10´ significa un 19% de descuento, o sea el 10% sobre la factura y un 10% sobre el 90% restante). De lo contrario, todos se aplican sobre el Total originario

ctcs.docx#T56

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10. MAESTROS AUXILIARES 10.7 ADICIONALES DE FACTURACIÓN 78


El Texto es el que se imprime en la factura, e indica por omisión el tipo de operación y el

porcentaje utilizado (por ejemplo, 'Descuento 5%').

Los renglones que se generan en la factura son 'neutrales' en su forma impositiva: el porcentaje de descuento o recargo se aplica proporcionalmente a cada uno de los 'Importes Netos' y de los 'Impuestos' que componen el total de la factura (ver Manual de IVA

- Discriminación de Facturas). En una factura en la que aparecen productos exentos y gravados con distintas tasas de IVA, retenciones, etc., el resultado equivale a aplicar el descuento o recargo a cada uno de los productos en forma proporcional.

En el caso de los Recargos, hay un check especial para indicar si el importe está Gravado por

impuestos. En caso afirmativo, el comportamiento es 'neutral', tal como se explica en el párrafo anterior.

La Cuenta Contable permite que el importe del Descuento o Recargo se contabilice en forma

independiente del resto de la factura. Si ese dato no aparece, el sistema contabilizará directamente contra la Cuenta de Ventas que aparece en la cabecera de la factura.

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