MANUAL DE USUARIO de Usuario SMAC 1 CONTENIDO 1 SISTEMA DE MONITOREO DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS...

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE MONITOREO DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS (SMAC)

CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE CHILE (Última actualización junio de 2013)

Manual de Usuario SMAC

1

CONTENIDO

1 SISTEMA DE MONITOREO DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS (SMAC) ................ 2

2 PERFILES DEL SMAC ................................................................................................. 2

2.1 Perfiles Funcionales ................................................................................................. 2 2.2 Perfiles Administrativo ............................................................................................ 2

3 INGRESO AL SMAC ................................................................................................... 3

4 OPERACIÓN DEL SMAC PARA TODOS LOS PERFILES FUNCIONALES .......................... 5

4.1 Página de Inicio – Información de Cartera .............................................................. 5 4.2 Página de Detalle – Información del Contrato Seleccionado ............................... 10

5 OPCIONES ESPECÍFICAS PARA CADA PERFIL FUNCIONAL: ....................................... 15

5.1 Opciones de Cabecera, Accesos y Filtros para cada tipo de perfil ....................... 15 5.2 Opciones de Filtro para perfil Observador ........................................................... 17

6 VARIABLES A MONITOREAR ................................................................................... 18

6.1 Variables a Monitorear del Ámbito Operacional ................................................. 18 6.2 Variables a Monitorear del Ámbito Financiero .................................................... 19 6.3 Variables a Monitorear del Ámbito RRLL .............................................................. 21

7 REPORTABILIDAD EN EL SMAC ............................................................................... 23

7.1 Reportes de Cartera ......................................................................................... 23 7.2 Reportes Detalle de un Contrato .......................................................................... 29

8 REPORTES .............................................................................................................. 36

9 Responsable del Sistema


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1 Sistema de Monitoreo de Administración de Contratos (SMAC)

El Sistema de Monitoreo de Administración de Contratos (SMAC) es una plataforma con acceso único y seguro que facilita la Administración de Contratos, la cual permite monitorear las principales variables relacionadas con éstos, a través de reportes y alertas tempranas, que permiten tomar decisiones oportunas e informadas, al tener control sobre las principales variables y riesgo de los contratos de servicios, favoreciendo la productividad y el control de costos.

2 Perfiles del SMAC

Los perfiles existentes en el SMAC, se dividen en funcionales y administrativos. Los primeros son lo que están disponibles para los usuarios, los segundos para los administradores del sistema.

2.1 Perfiles Funcionales

Estos perfiles permiten el Monitoreo, Uso y Control en el sistema, los cuales son los que a continuación se indican: 2.1.1 Internos (para usuarios de la Empresa Mandante)

• Adc, para los Administradores de Contratos • Gestor, para inicializar los contratos (será utilizado por el Back Office) • Observador Divisional • Observador Multidivisional • Gerente (análogo al perfil Observador Divisional pero puede visualizar sólo los

contratos de su Gerencia)

2.2 Perfiles Administrativo

El Perfil Administrador, permite la administración del sistema y control operativo de todas las transacciones realizadas en el SMAC.


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3 Ingreso al SMAC

Para ingresar al SMAC debes ingresar al Portal Corporativo a través de la siguiente URL http://portal6.codelco.cl/irj/portal, Una vez dentro de la página corporativa de Codelco, se debe dirigir a la pestaña “Mi División” (Cada uno de los usuarios deberá ingresar a su respectiva división) y posteriormente ingresar al Sistema de Monitoreo para la Administración de Contratos (SMAC).

El acceso al sistema se encuentra habilitado en el Portal de Codelco, en la sección Mi Trabajo Mis Herramientas:


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Ingresamos al sitio de la Gerencia de Abastecimiento y seleccionamos “Sistemas de Abastecimiento”:

Si no tiene habilitado el vínculo, debe solicitar acceso a través de correo electrónico a la Mesa de Ayuda Corporativa ([email protected]). Una vez dentro del sitio, ingresamos a SMAC:


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4 Operación del SMAC para todos los Perfiles Funcionales

4.1 Página de Inicio – Información de Cartera

La página de inicio del SMAC está dividida en cinco partes:


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4.1.1 Encabezado

• Observador: Indica el perfil que tiene habilitado el usuario. Ejemplo: “OBSERVADOR”

• Reportes: al hacer click sobre “REPORTES”, se despliega una ventana emergente, la

cual permite visualizar al usuario los reportes de los Ámbitos Operacional, Financiero y RRLL, asociados a la Cartera de Contratos.

4.1.2 Accesos

• Acceso LOD: Acceso Seguro Autenticado a “Libro de Obra Digital”


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4.1.3 Filtros

• Filtro de Ámbitos: Las variables a monitorear (Parte Monitoreo de Contratos) se pueden filtrar de acuerdo a los 5 ámbitos definidos: Operacional, Financiero, SSO, RR.HH, Legal, Todos.

• Filtro por Semáforo: Las variables a monitorear (Parte Monitoreo de Contratos) y la cartera de contratos (Parte Cartera de Contratos) pueden filtrarse de acuerdo a las alertas definidas: Normal (Verde), Alerta (Amarillo), Problemas (Rojo), Todos.

• Filtro Segmentación: La cartera de contratos puede filtrarse de acuerdo a los

criterios de segmentación definidos: Cuadrante I, Cuadrante II, Cuadrante III, Cuadrante IV, Todos.


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• Filtro Compañía: La cartera de contratos puede filtrarse de acuerdo a las

compañías existentes en la empresa (Andina, Teniente, Ventanas, Chiquicamata o Todos).

• Filtro Gerencia: La cartera de contratos puede filtrarse de acuerdo a las Gerencias existentes en la compañía.

• Filtro Superintendencia: La cartera de contratos puede filtrarse de acuerdo a las

Superintendencias existentes en la compañía.

• Filtro Adc: La cartera de contratos puede filtrarse de acuerdo a los Adc existentes en la compañía.

4.1.4 Cartera de Contratos Se despliega la cartera de contratos del usuario considerando los filtros en caso de que se apliquen.


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4.1.5 Monitoreo de Cartera Se despliegan las variables más relevantes a monitorear para cada ámbito de los contratos, indicando en qué estado está la cartera. (Normal (Verde), Alerta (Amarillo), Problema (Rojo)). En el link Ayuda aparece una explicación de cada una de las variables a monitorear, indicando los parámetros límites que definen si el contrato está en problemas, cuenta con una alerta o está todo normal. Una explicación de cada una de las variables en el capítulo 6 de este documento.


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4.2 Página de Detalle – Información del Contrato Seleccionado

Para ingresar al detalle de contrato, en la Parte de Contratos de la Cartera, se debe hacer click sobre el icono , este nos permitirá ingresar a la página de detalle de contrato del SMAC, la cual está dividida en cinco partes:


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4.2.6 Encabezado

• Indica el Nº de contrato específico • Descripción: Nombre del servicio contratado • Fecha de Inicio y de Término: Indica la vigencia del contrato • Monto Autorizado Original (USD) • Monto Autorizado (USD) • Gasto Acumulado (USD) • Cuadrante al cual pertenece el contrato • Rut empresa contratista • Nombre empresa contratista • Gerencia a la cual pertenece el contrato • Adc • Modificaciones por Monto y por Plazo


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4.2.7 Monitoreo

Se despliegan las variables relevantes a monitorear para cada ámbito de un contrato en particular, indicando en qué estado está (Normal (Verde), Alerta (Amarillo), Problema (Rojo)) además indica el valor del indicador.


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4.2.8 Gráfica de Reporte

Se despliega el gráfico de uno de los reportes disponibles, denominado Gasto por mes v/s monto autorizado promedio.

4.2.9 Evaluaciones

Se despliega la nota promedio de evaluaciones, por ámbito, que ha tenido este contrato en particular. Además se indica la fecha y estado de la última evaluación.


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4.2.10 Reportes y Accesos

• Reportes: al hacer click sobre “REPORTES”, se despliega una ventana emergente en donde podemos acceder a los reportes existentes para el contrato seleccionado.

• Detalle HES por Id de Contrato: al hacer click sobre el link “DETALLE HES POR ID DE CONTRATO”, se despliega una ventana emergente en la cual podemos encontrar todos los pagos asociados al contrato seleccionado. Esta información puede ser filtrada por MES/AÑO, además es exportable a un documento Excel.

• Acceso a Documentos: Accederás al repositorio documental de Codelco (REDOC) al hacer click sobre el link “Documentos del Contrato”.


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5 Opciones Específicas para cada Perfil Funcional:

Las funcionalidades específicas están principalmente a nivel de Opciones de Menú que tiene cada perfil.

5.1 Opciones de Cabecera, Accesos y Filtros para cada tipo de perfil

5.1.1 Perfil Adc y Gestor

• Inicializar Contratos: El link de acceso a “Inicializar Contratos” permite al Back Office dar inicio a un nuevo contrato.

• Reportes: Permite visualizar los reportes de los Ámbitos Operacional, Financiero, SSO y RRLL, asociados a la Cartera de Contratos.

• Accesos Sistemas: Permite al usuario acceder al Libro de Obra Digital (LOD). • Filtros por Ámbitos, Semaforización, Segmentación, Estado y Mi Cartera. • Crear Cartera: Permite al usuario realizar un subconjunto de contratos asociados a

su Cartera.


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5.1.2 Perfil Observador

• Reportes: Permite visualizar los reportes de los Ámbitos Operacional, Financiero y RRLL, asociados a la Cartera de Contratos.

• Accesos Sistemas: Permite al usuario acceder al LOD.

• Filtros por Ámbitos, Semaforización, Segmentación, Compañía, Gerencia, Superintendencia, Adc, Estado y Mi Cartera.

• Crear Cartera: Permite al usuario realizar un subconjunto de contratos asociados a

su Cartera.


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5.2 Opciones de filtro para perfil Observador

5.2.1 Filtros adicionales: El perfil Observador, tienen la opción de filtros adicionales, por

Compañía, Gerencia, Superintendencia y Adc, lo cual se visualiza a continuación:

5.2.2 Información de resumen de cartera: El perfil observador cuenta con un cuadro

resumen en que se indica el Número de Empresas Contratistas, Número de Contratos, Monto Autorizado (USD), Monto Autorizado Anualizado (USD) y Gasto Acumulado (USD) de la cartera de contratos considerando los filtros que están activos.


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6 Variables a Monitorear

Se han definido variables a monitorear de acuerdo a cada ámbito de información, en los niveles de cartera y de contrato, las cuales son:

6.1 Variables a Monitorear del Ámbito Operacional

6.1.1 Meses restantes de Contrato El color del semáforo de esta variable indica cuán cerca está la fecha de expiración del contrato. La variable considera rangos de meses diferenciados por cuadrante, pues para los contratos más críticos es necesario tomar acciones con mayor anticipación.

6.1.2 Último monto autorizado v/s monto original El color del semáforo de esta variable indica en qué porcentaje total se ha ampliado el monto autorizado del contrato en relación con el monto original.


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6.1.3 Meses adicionales modificación contrato El color del semáforo de esta variable indica en qué porcentaje total se ha ampliado el plazo autorizado del contrato en relación con el plazo original.

6.2 Variables a Monitorear del Ámbito Financiero

6.2.1 Fondos contrato próximos 3 meses El color del semáforo de esta variable indica cuántas de las proyecciones de fin de fondos para el contrato indican que el contrato quedará sin fondos en los próximos 3 meses, así como si el contrato tiene sobregasto. La ficha de la variable indica el método de cálculo. Las proyecciones mencionadas en la variable que predicen fin de fondos contrato son:

• Proyección a 3 meses, según promedio histórico mensual de gasto. • Proyección a 3 meses, según gasto último mes. • Proyección a 3 meses, según promedio últimos 3 meses de gasto. • Proyección a 3 meses, según promedio últimos 12 meses de gasto.

Cálculo de Sobregasto: (Proyección gasto acumulado/Monto autorizado) ‐ 1


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6.2.2 Gasto Real Acumulado v/s Programado El color del semáforo de esta variable indica la relación entre el gasto acumulado real y el programado a la fecha.

6.2.3 Boleta de Garantía El color del semáforo de esta variable indica cuán cerca está la fecha de caducidad de la boleta de garantía.


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6.3 Variables a Monitorear del Ámbito RRLL

6.3.1 Vigencia Jornada Laboral El color del semáforo de esta variable indica cuán cerca está el vencimiento de las jornadas laborales.

6.3.2 Certificado Laboral El color del semáforo de esta variable indica si el certificado laboral tiene observaciones.


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6.3.3 Instrumento Colectivo El color del semáforo de esta variable indica la proximidad de la fecha de la próxima negociación colectiva o renovación de convenio colectivo.

6.4 Variables a Monitorear del Ámbito Legal 6.4.1 No Conformidades: Folios Generados El color del semáforo de esta variable indica si se han ingresado no conformidades asociadas al contrato en el LOD, ingresadas ya sea por el Contratista o el AdC CHQ de la División u otro trabajador de la División autorizado.


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7 Reportabilidad en el SMAC

7.1 Reportes de Cartera 7.1.1 Reportes de Ámbito Operacional

- Detalle Contratos KPI: Permite visualizar a través de un Gráfico y Tabla, el porcentaje y cantidad de contratos con y sin KPI, acordados contractualmente.

Adicionalmente al hacer click sobre el icono , podremos extraer un detalle completo de KPI’s por Contrato.


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- Dotación HH: Permite visualizar la información respecto a la dotación involucrada

en los contratos. Este reporte permite buscar información por Rut contratista o por contrato. Al hacer click sobre el icono , se despliega hacia abajo la información asociada al contrato seleccionado. Esta información además es exportable a

Excel .


25

- Evolución KPI: Permite visualizar él % de Cumplimiento de los KPI´s asociados a un

contrato en particular. Esta información además es exportable a Excel .

- Resumen General: Permite visualizar los datos más relevantes asociados a un

contrato en particular. Esta información además es exportable a Excel .


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7.1.2 Reportes de Ámbito Financiero

- Detalle Sobregasto: Muestra a través de gráfico el resumen respecto a proyecciones que determinan Sobre Gasto, Subgasto o Contratos en Orden de la cartera. La información se visualiza a través de gráfico y tabla, y al hacer click sobre el icono , se muestran los contratos que están con el estado seleccionado (en este caso Contratos con Sobre Gasto). Esta información además es exportable

a Excel .


27

7.1.3 Reportes de Ámbito RRLL

- Reporte de Fechas Negociación Colectiva: Permite visualizar las fechas de

negociación colectiva de las empresas que proveen esta información, de manera tal poder preparar planes de contingencia pertinentes. Adicionalmente permite visualizar la tabla de datos de manera de disgregar y conocer cuáles son las empresas que tiene programada una negociación. Esta información se visualiza por contratista y puede ser exportada a Excel .


28

- Reporte Vigencia Jornada Laboral: Permite visualizar el tipo de jornada laboral por

contrato. El grafico nos muestra la cantidad de contratos asociadas a un respectivo turno y la tabla nos entrega información detallada por contrato respecto a la jornada laboral que este presenta. Esta información se visualiza por contrato y puede ser exportada a Excel .


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7.2 Reportes Detalle de un Contrato

7.2.1 Reportes de Ámbito Operacional

- Evolución KPI: Permite visualizar él % de Cumplimiento de los KPI´s asociados a un contrato en particular, además de su valor real, comparándolo con los valores esperados, mínimos y strech acordados contractualmente. Esta información

además es exportable a Excel .


30

- Dotación: Este reporte permite visualizar por mes/año la cantidad Empleados

Asignados, las Horas Hombre Totales, la Dotación FTE y Dotación, de un contrato en particular. Esta información puede ser exportada a Excel .

- KPI Contrato: Este reporte permite visualizar los KPI asignados contractualmente al contrato seleccionado, nos muestra la descripción del KPI, su Unidad y sus Valores Esperados, Mínimos y Strech. Esta información puede ser exportada a Excel .


31

7.2.2 Reportes de Ámbito Financiero

- Año Fiscal: Permite visualizar el Budget, Forecast y Gasto Mensual (USD) por año fiscal, para el contrato seleccionado. Esta información puede ser exportada a Excel .


32

- Gasto por mes v/s monto autorizado promedio, Este reporte refleja el gasto

efectivamente realizado por cada mes, de acuerdo al monto promedio aprobado al inicio del contrato, el cual es de gran utilidad para el control de los presupuestos de cada contrato, de esta manera se podrá controlar el flujo de valores. Adicionalmente permite visualizar la tabla de datos, de manera de conocer cuáles son los gastos exactos de cada mes. Esta información puede ser exportada a Excel .


33

- Gasto Promedio Contrato, permite mostrar el gasto promedio histórico, de los 3 y

12 últimos meses de un contrato, comparado con el Monto Autorizado Promedio y el gasto mensual. De igual manera está disponible en la tabla de datos, con los valores reales por mes/año. Esta información puede ser exportada a Excel .


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- Monto Autorizado v/s Gasto Acumulado: Este reporte permite tener la visión

global del gasto acumulado y el comportamiento predecible respecto al monto autorizado. De igual manera está disponible tabla de datos por mes/año. Esta información puede ser exportada a Excel .

- Variables REGIC: Permite visualizar los Índices Financieros con sus respectivos valores asociados al contrato seleccionado. Además al hacer click sobre , se despliega una ventana emergente con la descripción y cálculo de cada uno de estos índices.


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7.2.3 Reportes de Ámbito Legal

- Folios Generados: Este reporte permite visualizar en tabla la cantidad de folios generados en LOD para el contrato seleccionado. Esta información puede ser exportada a Excel.


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- Folios Pendientes: Este reporte permite visualizar en tabla la cantidad de folios

pendientes en LOD para el contrato seleccionado. Esta información puede ser exportada a Excel.

- Libros Auxiliares: Este reporte permite visualizar en tabla la cantidad de Libros Auxiliares en LOD para el contrato seleccionado. Esta información puede ser exportada a Excel.

Para consultas y reporte de errores del sistema (Administrador Funcional) – Dirección Abastecimiento Operacional

Nombre Email Teléfono Área

Erick Fernández Alcayaga [email protected] (02) 23922396

Comercio Electrónico

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