MANUAL DE DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTOS Manual de... · Esta información es para uso...

MXRH-MAN-01

MANUAL DE DESCRIPCIONES Y

PERFILES DE PUESTOS Versión 07, Revisión 06, Vigencia a partir del 02 de Mayo del 2018.

Administración y Contabilidad

(Recursos Humanos)

Esta información es para uso exclusivo de SEA CARGO Logistics. El uso e impresión fuera del Gestor Documental se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad de

la o el usuario cerciorarse que utiliza la versión vigente.

A partir de la fecha de vigencia quedan sin validez las versiones anteriores, lineamientos, circulares y cualquier otro comunicado, formal o informal, que se haya emitido al respecto.

www.seacargo.com

Elaboró Revisó Autorizó

Olivia Romero

Human Resources Officer

Sara Guadarrama

Administration and Accounting

Director

Eduardo Vélez

President

http://www.seacargo.com/

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Versión: 07 Fecha de Emisión

02/Mayo/2018 Revisión: 06

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1.- Objetivo

Dotar a todas y cada uno de los responsables de área una herramienta práctica de consulta, que ponga a

su disposición la información actualizada, referente a la estructura, objetivos generales,

responsabilidades, actividades, facultades, perfil de puesto y competencias laborales a fin de que el

personal de nuevo ingreso como el personal activo identifiquen el que, por qué, cómo, cuándo, y cuáles

son sus responsabilidades asegurando su participación en el logro de los objetivos institucionales.

2.- Alcance

Aplica para los perfiles de puestos de SEA CARGO Logistic a nivel Nacional.

3.- Responsables

Presidente: Asegurar que se cuente con los perfiles de puestos autorizados con base en la estructura

organizaciónde SEA CARGO Logistics a nivel Nacional y de su autorización.

Directora de Administarción y Contabilidad: Revisar que los perfiles descritos en este manual esten

actualizados en todo momento.

Jefa de Recursos Humanos: Mantener actualizado el presente manual y cada perfil de puesto descrito

conforme a la estructura organización descrita para cada oficina a nivel Nacional. Realizar la difusión

de los perfiles de puestos a cada uno de los empleados de SEA CARGO Logistics.

4.- Referencias

ISO-9001:2008 Norma Internacional Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos.

BASC 04-2012 Norma BASC Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

BASC 04-2012 Norma BASC Estándares de Seguridad Operador Logístico.

Ley Federal del Trabajo.

MXCA-MAN-01 Manual de Calidad.

MXRH-PRO-01 Reclutamiento, Selección y Contratación.

Google Drive Gestor Documental.

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5.- Definiciones

NA

6.- Lineamientos

6.1.- La Presidencia revisa y autoriza el Manual de Descripciones y Perfiles de Puestos.

6.2.- El área de Recursos Humanos es el responsable de realizar la actualización de los cambios autorizados

en la documentación del presente manual.

6.3.- Los encargados de área serán responsables de detectar y comunicar al área de Recursos Humanos las

sugerencias de cambio al presente manual, dentro del área de su competencia, para que sean revisadas y

autorizadas.

6.4.- La revisión del presente manual se realizará una vez al año.

6.5.- El área de Recursos Humanos es el responsable de solicitar a Calidad y Certificación subir al Google

Drive el Manual una vez actualizado y autorizado.

6.6.- Los responsables de área serán los encargados de difundir e informar a su personal a cargo donde

poder consultar el Manual de Descripciones y Perfiles de Puesto para su consulta.

6.7.- Los responsables de áreas serán los encargados de mostrar y explicar al personal de nuevo ingreso o

de promoción su descripción de puesto contenido en el presente manual antes de realizar actividad alguna.

6.8.- En el caso de crear un nuevo puesto, los Responsables de área son los encargados de elaborar la

Descripción y Perfil de Puestos y hacer llegar al área de Recursos Humanos para actualizar el Manual de

Puestos y agregar en Organigrama correspondiente.

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ÍNDICE

I.- INTRODUCCIÓN……………………………………………………….…….. ........................................................................... 6

II.- CATALOGO DE ÁREAS O DEPARTAMENTOS EXISTENTES ............................................................................. 6

III.- ORGANIGRAMA OFICINA CORPORATIVA………………………………………………………………………………………………..7

1.1 Presidente / President ............................................................................................................................. 8

1.2 Vicepresidente / Vice President ............................................................................................................. 11

1.3 Director de Innovación y Transformación Corporativa……………………………………………………………………...14

1.4 Encargado de Innovación y Transformación Corporativa / Innovation and Corporate

Transformation……………………………………………………………………………………………………………..……………………….18

1.5 Gerente de Departamento Aéreo / Air Freight Manager ...................................................................... 21

1.6.Ejecutivo de Operaciones Aéreas / Air Operations Executive..…………………………………………………………..24

1.7 Ejecutivo de Pricing Aéreo / Air Pricing Executive ................................................................................. 27

1.8 Vendedor Aéreo / Air Freinght Sales ..................................................................................................... 30

1.9 Gerente de Departamento Pricing / Pricing Manager .......................................................................... 33

1.10 Ejecutivo de Pricing / Senior Pricing Executive…..…………………………………………………………………………...36

1.11 Gerente de Calidad y Certificación / Quality and Certifications Manager…………………………………….....39

1.12 Ejecutivo de Calidad y Certificación / Quality and Certifications Executive ........................................ 42

1.13 Mercadotecnia y Comunicación / Marketing & Communications ...................................................... 45

1.14 Gerente de Sistemas Informáticos / IT Manager ................................................................................. 48

1.15 Soporte Técnico Externo / Technical Support………………………………………………………………………………….51

1.16 Director de Admon ………………………………………….. ............................................................................... 54

1.17 Encargado Cuentas por Cobrar / Accounts Receivable Officer ............................................................ 58

1.18 Ejecutivo de Facturación / Invoicing Executive………………………………………………………………………………..61

1.19 Ejecutivo de Cuentas por Cobrar / Collections Executive .................................................................... 64

1.20 Encargado de Cuentas por Pagar /Accounts Payable Officer .............................................................. 67

1.21 Ejecutivo Cuentas por Pagar / Executive Accounts Payable……………………………………………………………..70

1.22 Supervisor de Administración y Contabilidad oficas del Exterior / Overseas Offices Accounting and

Administration Supervisor............................................................................................................................ 73

1.23 Ejecutivo Cuentas por pagar Oficinas del Exterior / Overseas Offices Accounting Payable Executive 76

1.24 Ejecutivo de Cuentas Internacionales / Overseas Accounts Executive……………………………………………..79

1.25 Becario de Cuentas Internacionales / Overseas Accounts Intern……………………………………………………..82

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1.26 Encargado de Contabilidad / Accounting Officer ................................................................................ 85

1.27 Contador General / Accounting ........................................................................................................... 88

1.28 Auxiliar Contable / Accounting Assistant ............................................................................................. 91

1.29 Encargado de Nominas / Payroll Officer .............................................................................................. 94

1.30 Encargado de Recursos Humanos / Human Resources Officer ............................................................ 97

1.31 Encargado de Reclutamiento y Selección / Recruitment Officer ....................................................... 101

1.32 Recepcionista y Asistente de Dirección de Admon. / Receptionist and Administration Assisntant .. 104

1.33 Mensajero / Messenger ..................................................................................................................... 108

1.34 Asistente de Limpieza / Cleaning Assistant…………………………………………………………………………………..111

2.1- ORGANIGRAMA OFICINA MÉXICO……………………………………………………………………………………………………114

2.2- ORGANIGRAMA OFICINA NORTE…………………………………………………………………….……………………………….115

2.3- ORGANIGRAMA OFICINA GUADALAJARA Y AGUASCALIENTES………………………………………………………..116

2.4- ORGANIGRAMA OFICINA MERIDA……………………………………………………………………………………………………117

2.5- ORGANIGRAMA OFICINA QUERETARO…………………………………………………………………………………………….118

2.6- ORGANIGRAMA OFICINA MEDELLIN………………………………………………………………………………………………..119

3.- Descripciones y Perfiles de Puestos Oficinas / Sucursales

3.1 Director Regional / Branch Director…………………………………………………………………………………………………120

3.2 Gerente de Oficina / Branch Manager…………………………………………………………………………………………….123

3.3 Gerente de Cuentas Corporativas / Corporate Accounts Manager………………………………………………….126

3.4 Gerente de Ventas / Sales Manager……………………………………………………………………………………………….129

3.5 Vendedor Internacional / International Sales………………………………………………………………………………….132

3.6 Asistente de Ventas / Sales Support………………………………………………………………………………………………..135

3.7 Gerente de Operaciones / Operations Manager……………………………………………………………………………..138

3.8 Supervisor de Operaciones / Operations Supervisor……………………………………………………………………….141

3.9 Ejecutivo de Operaciones / Operations Executive……………………………………………………………………………144

3.10 Asistente Administrativo de Operaciones / Operations Administrative Assistant………………………….147

3.11 Contador General MDE /Accountant……………………………………………………………………………………………150

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I.- INTRODUCCIÓN

El presente manual de descripción y perfiles de puestos es una guía que permite conocer la estructura,

objetivos, responsabilidades, actividades, facultades y competencia laboral de todo el personal que labora

en Sea Cargo Logistics, estableciéndose su ámbito de aplicación a los objetivos definidos y autorizados en

cada área.

Representa un apoyo técnico para el desarrollo normal de las responsabilidades y actividades de las

distintas áreas y puestos que conforman la estructura. El hecho de disponer de material escrito sobre lo

que es y cómo está concebido Sea Cargo Logistics permite contar con una fuente de consulta autorizada,

concreta y uniforme para la toma de decisiones, competencia laboral, los niveles y objetivos por cada una

de las áreas de responsabilidad, el grado de autoridad y responsabilidad y las funciones en general dentro

de los cuales han de realizarse las actividades y periódicamente evaluando las competencias. A su vez,

coadyuva a la inducción a la empresa e inducción al puesto y al adiestramiento del personal de nuevo

ingreso facilitándole una incorporación rápida y productiva dentro de su área de trabajo.

El valor del presente manual, radica en la veracidad y actualidad de su información por lo que se requiere

de revisiones anuales para mantenerlo al día, registrando los cambios que se presenten en la organización,

por lo tanto, para la actualización del presente manual se seguirán las políticas que para tal fin se

encuentran en su contenido y que permiten mantener la información en condiciones de utilización.

II.- CATALOGO DE ÁREAS O DEPARTAMENTOS EXISTENTES

1.1 . - Presidencia

1.2 .- Dirección

1.3 .- Depto. Aéreo

1.4 .- Depto. Pricing

1.5 .- Depto. Sistemas de Gestion

1.6 .- Depto. Mercadotecnia y Comunicación

1.7 .- Depto. Innovación y Transformación Corporativa

1.8 .- Depto. Sistemas Informáticos

1.9 .- Depto. Administración y Contabilidad

1.10 .- Depto. Ventas / Comercial

1.11 .- Depto. Operaciones

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III.- ORGANIGRAMA OFICINA CORPORATIVA

President

Air Freight

Manager

Vice President

Overseas Offices

Accounting &

Administration

Supervisor

Human

Resources

Officer

Receptionist &

Administration

Assistant

Messenger

Air Operations

Executive

Pricing Manager

Pricing Executive

Quality and

Certifications

Manager

Quality and

Certifications

Executive

Marketing &

Communications

IT Manager

Innovation and

Corporate

Transformation Director

Administration &

Accounting Director

Accounts

Receivable Officer

Accounts

Receivable &

Invoicing

Executive

Accounts

Payable Officer

Accounts Payable

Executive

Overseas Offices

Accounting

Payable

Executive

Overseas Accounts

Executive

Overseas Accounts

Intern

Accounting

Officer

Accounting

Executive

Accounting

Assistant

Payroll Officer

Cleaning

Assistant

Innovation and

Corporate

Transformation

Officer

Pricing Director

IT External

Recruitment

Officer

Air Pricing

Executive

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DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Nombre del puesto: Presidente / President

Jefe Inmediato: N/A

Área / Departamento: Presidencia

Fecha de elaboración: 02-05-2018

1. Propósito General:

Dirigir a toda la organización al cumplimiento satisfactorio de objetivos y premisas, estableciendo

estrategias y acciones necesarias que permitan alcanzar el crecimiento, desarrollo y rentabilidad de

Sea Cargo Logistics conforme a las expectativas de sus accionistas.

2. Puestos Subordinados:

Vicepresidencia

Dirección Regional

Gerente de Oficina

Director de Admón. y Contabilidad

Director de Innovación y Estructura corporativa

Gerente de Cuentas Corporativas

Gerente de Departamento Aéreo

Gerente de Departamento de Pricing

Gerente de Sistemas Informáticos

Gerente de Sistemas de Gestión

3. Organigrama:

Branch Manager

President

Vice President

Managing Director

Air Freight Manager Pricing Director

Quality and Certifications

Manager

Marketing & Communications

Innovation and

Corporate

Transformation DirectorIT Manager

Administration & Accounting

Director

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4. Finalidades principales:

- Establecer y cumplir los objetivos financieros de la empresa. - Definir, autorizar y supervisar los planes estratégicos de todas las Áreas y Oficinas. - Revisar y Autorizar el presupuesto anual de todas las Áreas y Oficinas. - Controlar y Administrar el servicio comercial de la compañía. - Evaluar periódicamente los resultados Operativos, Comerciales, Administrativos y

Financieros de la empresa. - Gestionar y desarrollar nuevas alternativas de negocio para ampliar la presencia de Sea

Cargo Logistics en el mercado nacional e internacional. - Promover la relación comercial con los socios del negocio. - Representar Legalmente al grupo Sea Cargo Logistics. - Delega la Autorización de nuevos Agentes. - Revisar y Evaluar los resultados Financieros de la empresa: Gross Profit y Estado de

Resultados. - Interviene para la solución de conflictos relevantes. - Monitorea la facturación y el saldo de bancos. - Promover y difundir la empresa para abrir nuevos mercados internacionales. - Revisar y Evaluar los resultados de todas las Áreas y oficinas. - Establecer Políticas comerciales con la finalidad de obtener una rentabilidad bruta y utilidad

neta establecida. - Realiza planes estratégicos para contar con recursos financieros para proyectos relevantes. - Revisar los planes y proyectos de todas las Áreas coordinándolas entre sí de acuerdo al

proyecto. - Visitas y Negociaciones con Clientes y Proveedores Importantes. - Autoriza las adquisiciones para la operación, así como administrativas y de tecnología. - Establecer los vínculos legales con: abogados, notarios y autoridades aplicables para el

desarrollo de la empresa. - Administración general de todas las áreas de la compañía, tratando en todo momento de

proporcionar las herramientas para que los Responsables de área cuenten con los elementos suficientes para el mejor y productivo funcionamiento.

- Promover la sana convivencia entre todos los empleados. - Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y

BASC. 5. Relaciones Internas / Externas:

Internas:

- Todos los departamentos de la compañía.

Externas:

- AS Consultores. - Villaseñor Romo Abogados, S.C. - AMACARGA - SAT

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6. Decisiones que el titular del puesto puede tomar:

Suministro de recursos financieros para la operación.

Autorizar la Contratación y el despido de personal.

Autorizar promoción o cambio de puesto de personal.

Autorizaciones a situaciones relevantes.

Autoriza de Bonos y Aumentos de sueldo.

Autoriza el envío de la cobranza externa.

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Bachillerato, Licenciatura

Edad Mínima: 30 años

Estado civil: Indistinto

Especialidad: Administración de empresas, Negocios

Internacionales, Comercio o carrera afín.

Edad Máxima: 65 años

Sexo: Indistinto

Necesidad de viajar: No Si

Experiencia Laboral: No Si Años: 20 años

Años de experiencia especifica en el área de trabajo: 10 años

Años de experiencia con personal a cargo: 10 años

¿En qué funciones y/o puestos?: CEO, Vicepresidente, Director, Director de Oficina o Director de Sucursal.

Conocimiento de Idioma: Inglés

Comprensión Conversación Escrito

Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, ERP

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Conocer todo el negocio de una empresa de Forwarder.

Habilidades en:

Liderazgo

Capacidad de Negociación

Capacidad de Planificación

Tolerancia a la Frustración

Habilidad de Comunicación

Pensamiento Crítico

Iniciativa

Trabajo en equipo

X

X

X X X

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1.2 Vicepresidente / Vice President


Nombre del puesto: Vicepresidente/ Vice President

Jefe Inmediato: Presidente

Área / Departamento: Presidencia


1. Propósito General: Ser el apoyo directo del Presidente en el establecimiento de planes estratégicos y fijación de

objetivos y premisas para los crecimientos de la compañía. Promover y desarrollar nuevos negocios

rentables para la empresa a nivel internacional. Asegurar y coadyuvar al cumplimiento de los planes

y objetivos institucionales.


Director Regional

Director de Innovación y Transformación Corporativa

Gerente de Oficina

Director de Admón. y Contabilidad

Gerente de Sistemas Informáticos

Gerente de Depto. Aéreo

Gerente de Depto. Pricing

Gerente de Sistemas de Gestión

Mercadotecnia y Comunicación

3. Organigrama:

Branch Manager

President

Vice President

Managing Director

Air Freight Manager Pricing Director


Manager


Innovation and

Corporate

Transformation DirectorIT Manager


Director

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Establecer y cumplir junto con el Presidente los objetivos financieros de la empresa

Supervisar los planes estratégicos del área de Pricing, Aéreo e IT.

Revisar y autorizar junto con el Presidente el Presupuesto Anual de todas las Áreas y Oficinas

Conseguir mejores tarifas y créditos con Agentes del extranjero.

Gestionar y desarrollar nuevas alternativas de negocio para ampliar la presencia de Sea Cargo Logistics en el mercado nacional e internacional.

Autorizar trabajar con Agentes.

Representar legalmente a Sea Cargo Logistics.

Revisar y Evaluar los resultados Financieros de la empresa: Gross Profit y Estado de Resultados.

Promover y difundir la empresa para abrir nuevos mercados internacionales.

Revisa y evalúa los resultados de las Áreas de Pricing, Aéreo, Sistemas y Mercadotecnia.

Revisa los planes y proyectos de las áreas de Pricing, Aéreo, Sistemas y Mercadotecnia coordinando de acuerdo al proyecto con otras áreas.

Establecer relaciones con Agentes en el extranjero para conseguir mejores tarifas y créditos.

Establecer relaciones con nuevos clientes para cierre de Negocios (Ventas).

Revisa y autoriza el presupuesto Anual de todas las áreas y oficinas.

Autoriza en conjunto con el Presidente las adquisiciones para la operación y la adquisición de Tecnología o Equipo de comunicación.

Autorización de nuevos agentes.

Realiza junto con el presidente planes estratégicos para contar con recursos financieros para proyectos relevantes.

Administración general de las áreas del Corporativo enfocando a la mejora e implementación de nuevos proyectos.

Supervisa las propuestas y actividades propias de Marketing.

Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.

5. Relaciones Internas / Externas:

Internas:

- Todos los departamentos de la compañía.

Externas:

- Agentes Internacionales. - AS Consultores. - Villaseñor Romo Abogados, S.C.

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Revisión y autorización del presupuesto Anual.

Compra de Equipo Tecnológico y de Comunicación

Autoriza nuevos Agentes

Autoriza la contratación y el despido del personal

Autoriza junto con el presidente bonos y aumento de sueldo.

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura



Especialidad: Administración de Empresas, Negocios Internacionales.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Vicepresidente, Subdirector general, Director Regional, Branch Manager.



Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, ERP.

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Conocer el negocio de una empresa de Logística o Forwarder.

Habilidades en:

Liderazgo Capacidad de Negociación Capacidad de Planificación Tolerancia a la Frustración Habilidad de Comunicación Pensamiento Crítico Iniciativa Trabajo en equipo

X

X

X X X

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Director.DESCRIPCIÓN DE PUESTO

Nombre del puesto:

Director de Innovación y Transformación Corporativa / Innovation and

Corporate transformation Director.

Jefe Inmediato: Presidente / Vicepresidente

Área / Departamento: Dirección


1. Propósito General: Coordinar las implementaciones de los planes de estrategia establecidos por Presidencia en el corto, mediano y largo plazo. Además de proponer programas, proyectos o acciones que fortalezcan dicha estrategia. Siendo el enlace entre los distintos departamentos para administrar, coordinar y dar retroalimentación de los objetivos alcanzados y áreas de oportunidad identificadas durante el ciclo de cada proyecto, generando reportes de desempeño, cumplimiento y estructura que puedan ser presentados y analizados en periodos específicos.


Encargado de Innovación y Transformación Corporativa.

3. Organigrama:

Innovation and

Corporate


Innovation and

Corporate

Transformation

Officer

President

Vice President

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- Fungir como líder de proyecto en la ejecución de implementaciones y desarrollo de nuevas iniciativas establecidas por Dirección.

- Comunicar e implementar de forma interna y externa los proyectos considerados dentro de la estrategia de la empresa.

- Traducir los planes estratégicos de la empresa en planes de acción extensivos a los participantes directos.

- Informar y coordinar a los distintos departamentos que participen en cualquier iniciativa considerada como parte de la estrategia de crecimiento de la empresa.

- Mantener estrecha comunicación con los responsables de oficina en cuanto a la implementación, ejecución y monitoreo de los proyectos contenidos en la estrategia de desarrollo organizacional.

- Verificar que las iniciativas derivadas de los proyectos considerados como parte de la estrategia corporativa sean comunicados y adoptados en todos los niveles de la organización.

- Identificar áreas de oportunidad en cuanto a prácticas comerciales y operativas, elaborar el plan de proyecto y la ejecución del mismo.

- Desarrollar en conjunto con IT proveedores de tecnología que contribuyan a los planes de crecimiento de la empresa.

- Identificar de manera proactiva obstáculos en la ejecución de las iniciativas estratégicas proponiendo soluciones encaminadas a mitigar riesgos en la implementación de las mismas.

- Mantener actualizada la política comercial de la empresa incorporando los cambios que de la actividad propia de la empresa se vayan generando.

- Dar visibilidad a la Dirección de áreas de oportunidad en el cumplimiento de la misión y estrategia de la organización.

- Emitir reportes e información relevante a Dirección para la toma de decisiones en cuanto los proyectos y actividades contenidos en la estrategia de la empresa.

- Establecer las condiciones de evaluación de desempeño para las diferentes estructuras de la organización.

- Establecer el plan de desarrollo organizacional que incorpore planes de carrera y reemplazo programado.

- Sugerir y validar con Presidencia programas de reconocimiento no monetario y esquemas de compensación variable.

- Homologar los procesos y procedimientos de ventas y operaciones a nivel nacional y en proyección a las oficinas extranjeras.

- Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.


Internas:

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- Presidente y Vicepresidente. - Gerentes, Branch y Directores de Oficinas. - Encargados de Departamentos. - Encargados de Innovación y transformación corporativa.

Externas:

- Proveedores de tecnología - Organizaciones de gestión del conocimiento - Organizaciones promotoras de iniciativas innovadoras - Organizaciones que puedan incorporar valores agregados al catálogo de servicios


Coordinar grupos de trabajo estableciendo roles y responsabilidades.

Publicar resultados derivados de los proyectos considerados dentro de la estrategia de la empresa.

Establecer y revisar proyectos de acuerdo al nivel de importancia y prioridad traduciéndolas en planes estratégicos.

Desarrollar proveedores necesarios para la ejecución en tiempo de los planes considerados dentro de la estrategia de la empresa.

PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Comercio Internacional, Negocios

Internacionales, Ing. en Sistemas o Informática.


Sexo: Indistinto

Necesidad de viajar: No Si X

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¿En qué funciones y/o puestos?: Desarrollo de proyectos estratégicos



Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, Zoho Suite, G-Suite, BI, TMS, WMS, MIS, Project Managemet, RAD, Mapping

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Administación profesional de proyectos (PMP) Estrategía y metodología comercial, Gestión Basada en Valor, Análisis de información, Creación de tableros de control, Gestión de indicadores de desempeño, Gestión de indicadores de productividad, Desarrollo Organizacional.

Habilidades en:

Liderazgo






Iniciativa

Trabajo en equipo

X

X X X

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Nombre del puesto: Encargado de Innovación y Transformación Corporativa / Innovation and

Corporate Transformation

Jefe Inmediato: Director de Innovación y Transformación Corporativa

Área / Departamento: Innovación y Transformación Corporativa


1. Propósito General: Capacitar y apoyar en la solución de dificultades relacionados al ERP utilizado en

la compañía, manejo de información general de cada empresa del grupo SCL. Capacitar a los equipos

operativos. Apoyo en procesos operativos de captura de información y estructura de embarques.

Evaluación, apoyo y seguimiento a equipos gerenciales en el cumplimiento de la normatividad

corporativa. Seguimiento y/o emisión de reportes para generación de KPI´ s. Evaluación de nuevos

procesos enfocados a la mejora continua.

2. Puestos Subordinados: Ninguno 3. Organigrama:

Innovation and

Corporate


Innovation and

Corporate

Transformation

Officer

President

Vice President

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Evaluación del funcionamiento del ERP utilizado por la empresa.

Creación, eliminación o edición de privilegios para cada usuario.

Elaboración de manuales sobre el funcionamiento de varios módulos que el sistema tiene.

Elaboración de informes y estadísticas por cada oficina.

Análisis de errores generados por el ERP o por los usuarios.

Asesoría del funcionamiento del ERP.

Revisión sobre datos ingresados al sistema por los operativos.

Solicitar actualizaciones al proveedor y dar seguimiento.

En caso de cada una de las empresas que cuenten con sistema configurar el software, según sus necesidades.

Emisión, actualización de manuales operativos

Capacitación al departamento de operaciones

Evaluación del departamento operativo

Ingreso en TMS (transport management system) de conceptos, ciudades y códigos de embarque homologados.

Seguimiento con los Gerentes Operativos de las oficinas del país de México.

Emisión de reportes operativos.

Interpretación de datos para cumplimiento y referencias de embarque.

Utilización de nuevos módulos, interfaces para el cumplimiento de la normatividad corporativa.

Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.

5. Relaciones Internas / Externas: Internas:

Dirección General

Operaciones

Ventas

Contabilidad

Administración

Externas:

SAT

Softcargo

Validacarga

Transportistas terrestres

Aerolíneas

Navieras


Ajustes/cambios en procesos operativos

Actualización de manuales operativos

Capacitación del equipo operativo

Creación de usuarios según su perfil en (school) (softcargo)

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20

Acceso a información confidencial emitiendo reportes solicitados por directivos.

Otorgar información confidencial a usuarios con previa autorización de Dirección y/o Gerente de Sucursal.

Otorgar reportes a los Departamentos Operativos, Comerciales y Gerentes de Sucursal relacionados con su área.

PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Relaciones Internacionales y/o Lic. Ingeniería Industrial,

Ing. Logística, Comercio Internacional, Ing. Sistemas Computacionales o

afín.


Sexo: Indistinto




Años de experiencia con personal a cargo: No necesaria

¿En qué funciones y/o puestos?: Ej. Operaciones o implementado un ERP en Forwarder.



Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, Excel, ERP, TMS,WMS

Conocimientos especiales y/o Capacitación: No necesaria

Habilidades en:

Liderazgo

Habilidad de comunicación

Trabajo en equipo

Planificación y Organización

Actitud de servicio

Capacidad de negociación

Tolerancia a la frustración

Orientación a resultados

X

X

X X X

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Nombre del puesto: Gerente de Departamento Aéreo / Air Freight Manager

Jefe Inmediato: Presidente y Vicepresidente

Área / Departamento: Operaciones Aéreas


1. Propósito General: Estudiar las ofertas del mercado buscando oportunidades de negocio que signifique beneficio para la organización. Fortalecer las relaciones con los proveedores que nos permiten ofrecer un servicio integral al cliente. Promover y apoyar al staff comercial de la organización con las ofertas del producto aéreo. Organizar, dirigir y coordinar el trabajo del departamento aéreo de acuerdo a las metas y objetivos establecidos por la organización.


Ejecutivo de Operaciones Aéreas.

Ejecutivo de Pricing Aéreo.

3. Organigrama:

Air Freight Manager

Air Operations Executive

Air Pricing Executive

President

Vice President

Air Freight Sales

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Supervisar que los expedientes estén completos de acuerdo a los KPI´s establecidos por la organización.

Reportar a Dirección de Operaciones cualquier desviación con algún cliente.

Supervisar que los clientes tengan información en tiempo de sus embarques.

Supervisar que los ejecutivos de operaciones aéreas cumplan con el manual de procedimientos.

Garantizar que el Ejecutivo de Pricing Aéreo desempeñe sus actividades siempre buscando la mejora continua.

Analizar con los proveedores nuevas oportunidades de negocio.

Supervisar que los proveedores brinden el servicio apropiado, en tiempo y forma.

Supervisar que el personal cumpla con el horario establecido por la empresa.

Garantizar la satisfacción del cliente en el servicio prestado.

Reporte de actividades del departamento a Dirección.

Prevenir cualquier incidencia durante la operación.

Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.


Internas:

- Presidente - Branch Manager, Directores y Gerentes de oficinas nacionales. - Ejecutivo de Operaciones Aéreas. - Ejecutivo de Pricing Aéreo. - Cuentas por Pagar. - Cuentas por Cobrar. - Cuentas Internacionales.

Externas:

- Proveedores (Agentes Aduanales, Aerolíneas, Autoridad Aduanera) - IATA - CANACO


Autorizar servicios extraordinarios.

Desarrollar y negociar con proveedores de servicios.

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura Pasante o

Titulado



Especialidad: Comercio Internacional o carrera Comercial o

afín.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Jefatura o Supervisión de Operaciones Aéreas.

Conocimiento de Idiomas en: Inglés

Conversación Comprensión Escrito


Conocimientos especiales y/o Capacitación: Manejo de mercancías peligrosas, Perecederos, Incoterms,

regulación de transporte aéreo.

Habilidades es:



X

X X X

X

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Nombre del puesto: Ejecutivo de Operaciones Aéreas / Air Operations Executive

Jefe Inmediato: Gerente del Departamento Aéreo



1. Propósito General: Dar cumplimiento a las políticas de la organización, garantizando la satisfacción de los clientes a

través del manejo adecuado de la información, y dando uso de manera apropiada a las herramientas

disponibles de trabajo.

2. Puestos Subordinados: Ninguno

3. Organigrama:


Air Freight Manager



President

Vice President

Air Freight Sales

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Notificar al cliente cuando exista una nueva operación de exportación.

Enviar documentación al agente aduanal para programar un nuevo despacho.

Informarle al cliente el status de su embarque.

Programar recolección de mercancía cuando se tenga confirmación por parte del cliente.

Confirmar la entrega de su mercancía.

Confirmar al corresponsal, cliente o vendedor la entrega del embarque.

Enviar a facturar el expediente y enviar las facturas al proveedor a pago.

Enviarle la factura al cliente o corresponsal según sea el caso.

Revisar que los expedientes generados estén completados.


Internas:

- Gerente de Operaciones Aéreas. - Executivo de Pricing Aéreo. - Vendedor Aéreo. - Depto. de Ventas - Administración ( Facturación y Cuentas por pagar y por cobrar)

Externas:

- SAT


Solicitar unidades para recolección y/o entrega Solicitar servicio a la agencia aduanal Solicitar reservación a las líneas aéreas Solicitar servicios extraordinarios Movimiento de carga dañada Cargos adicionales por parte de proveedores Informa al área de ventas o clientes las mejores rutas disponibles para el manejo de la

mercancía.

MXRH-MAN-01



26

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Lic. Comercio Internacional o afín.



Especialidad: Comercio Internacional,


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Operaciones Aéreas






Conocimientos especiales y/o Capacitación: No es necesaria

Habilidades es:

Habilidad de comunicación Trabajo en equipo Planificación y Organización Actitud de servicio Capacidad de negociación Tolerancia a la frustración Orientación a resultados

X

X

X

MXRH-MAN-01



27


Nombre del puesto: Ejecutivo de Pricing Aéreo / Air Pricing Executive

Jefe Inmediato: Gerente de Depto. Aereo


Fecha de elaboración: 02/05/2018

1. Propósito General: Contribuir al desarrollo y cierre de negocios en la empresa brindando el soporte y asesoría al cliente interno para dar las mejores opciones de servicio, condiciones y costos en la transportación de carga vía aérea.


3. Organigrama:

Air Freight Manager



President

Vice President

Air Freight Sales

MXRH-MAN-01



28

4. Finalidades principales: Dar respuesta a las solicitudes de cotización. Negociación directa con áerolineas. Asesorar al área comercial con temas relacionados a la logística internacional. Analizar las mejores alternativas en costos y condiciones para la transportación aérea. Solicitud de retroalimentación a los requerimientos cotizados. Dar retroalimentación a los proveedores de las tarifas solicitadas. Hacer el registro de tarifas ante el proveedor. Identificar y calificar proveedores nuevos a través de la evaluación de proveedores. Mantener los tarifarios y los gastos locales actualizados. Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.


Internas:

- Gerente de Depto. Aéreo. - Ejecutivos de Operaciones Aéreas. - Vendedor de producto Aéreo. - Depto. de Operaciones.

Externas:

- Aérolineas de Carga


Búsqueda de nuevas aérolineas Envío de cotizaciones Analiza, desarrolla y toma decisiones en costos a presentar en proyectos especiales. Actualización de Tarifarios

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29

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura pasaten o titulado



Especialidad: Administración, Comercio o carrera a

fin.


Sexo: Indistinto


Experiencia Laboral: No Si Años: 5

¿En qué funciones y/o puestos?: Funciones Operativas, Pricing Maritimo, Aéreo y/o terrestre.

Conocimiento de Idiomas en: SI



Conocimientos especiales y/o Capacitación: Tarifarios, Operación aérea.

Habilidades es:

Habilidad de comunicación Trabajo en equipo Planificación y Organización Actitud de servicio Capacidad de negociación Tolerancia a la frustración


X

X

X X X

MXRH-MAN-01



30


Nombre del puesto: Vendedor Aéreo / Air Freinght Sales

Jefe Inmediato: Gerente de Oficina y Gerente de Depto. Aéreo.

Área / Departamento: Comercial

Fecha de elaboración: 01 – 06 - 2018

1. Propósito General: Realizar actividades que permitan captar nuevos clientes y mantener los actuales, logrando

maximizar la rentabilidad y generar volúmenes de venta para incrementar la participación de Sea

cargo Logistics en el mercado Aéreo Internacional, para el desarrollo del producto aéreo

garantizando un servicio de alta calidad satisfaciendo las necesidades de los clientes.


3. Organigrama:

Air Freight Manager



President

Vice President

Air Freight Sales

MXRH-MAN-01



31

4. Finalidades principales: Prospección de clientes con carga aérea. Llamadas telefónicas a clientes, para su retención y seguimiento de tarifas, embarques, etc. Solicitar a Pricing tarifas, fletes, envío de cotizaciones a clientes y prospectos. Elaboración de instrucciones de embarque que solicita el cliente. Realizar y completar el alta de nuevos clientes con el área administrativa. Elaboración del SOP Standard Operating Procedure, Benchmark de tarifas para rutas específicas. Acudir a las juntas de ventas puntualmente. Visitar Clientes en sus oficinas. Manejo adecuado de los recursos de la empresa. Apoyo a las Campañas Comerciales de las Oficinas y Agencias Foráneas. Apoyo en la cobranza cuando sea solicitado por Administración. Proponer condiciones de pago al cliente (contado o crédito). Ser el enlace entre el Operativo y el Cliente para el inicio de la Operación. Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.


- Gerente de Depto. Aéreo. - Ejecutivo de Pricing Aéreo - Ejecutivos de Operaciones Aéreas.

Externas:

- Clientes nacionales y extranjeros. - Aerolíneas de carga y pasajeras.


Comidas y reuniones comerciales Entrega de promocionales y obsequios a clientes Definir conjuntamente con Operaciones con que proveedor trabajar con base en costo beneficio

(sobre las opciones presentadas por Pricing) así como tomar decisiones operativas puntuales sobre clientes.

Filtrar las cotizaciones de costos y ventas analizando el % de utilidad para que éste de acuerdo con la política corporativa.

Firmar hoja de control.

MXRH-MAN-01



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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura, Ingenieria Titulado o

pasante.



Especialidad: Comercio Internacional, Ing. Industrial

y de Sistemas.


Sexo: Indistinto


Experiencia Laboral: No Si 5 Años:

¿En qué funciones y/o puestos?: Ventas de tangibles y/o intangibles y/o atención al cliente/ área comercial.

Conocimiento de Idiomas en: Ingles


Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Aviación (conocimiento de aviones cargueros)

Habilidades es:

Liderazgo


Trabajo en equipo


Actitud de servicio



X

X

X X X

MXRH-MAN-01



33


Nombre del puesto: Gerente de Departamento Pricing/ Pricing Manager

Jefe Inmediato: Presidente/ Vicepresidente

Área / Departamento: Pricing


1. Propósito General: Identificar, contactar y negociar con proveedores potenciales que puedan ofrecer servicios competitivos y de calidad a costos que permitan una ganancia monetaria para la empresa. Ser el asesor y negociador del corporativo para poder brindar calidad a las solicitudes requeridas. Mediar y solucionar problemas inherentes al área de Pricing con otras áreas. Liderar, motivar, supervisar y guiar al equipo de Pricing.


- Ejecutivo de Pricing

3. Organigrama:


Establecer contacto permanente negociar y desarrollar las relaciones con los proveedores para obtener las mejores condiciones y costos del mercado.

Pricing Manager

Pricing Executive

Pricing Director

President

Vice President

MXRH-MAN-01



34

Desarrollo de las relaciones con las demás oficinas del grupo y sus departamentos tales como el área comercial y agentes Network siendo sus asesores y negociadores.

Supervisar que el Ejecutivo solicite los costos negociados y tarifarios generales a todos los proveedores para subirlo al sistema.

Negociaciones con proveedores de la mano con los “negociadores” establecidos.

Mantener actualizada la información de todo lo que compete a Pricing en C4. Subir los avisos y circulares que se consideren importantes de compartir con el grupo.

Enviar el link de Evaluación a los proveedores en conjunto con Calidad.

Elaborar el reporte mensual de KPI´s y estadísticas de status de solicitudes de cotización y presentara Dirección.

Tomar Acción y apoyar a operaciones o ventas para negociaciones de Cartas en garantía , demoras, almacenajes o cualquier otro problema que se presente.

Acompañar a Ventas a visitar clientes, si este lo requiere.

Dar el debido seguimiento a todas las cotizaciones enviadas por el departamento con el fin de tener la certeza del cierre del negocio e intervenir si se necesita.

Mantener actualizado el manual de Procedimientos, perfiles de puesto, funciones y lineamientos de trabajo del departamento.

Motivar y guiar al personal del área constantemente para que logren sus objetivos.

Mantener el área organizada con el fin de cumplir todos los puntos de Manual de procedimientos, los lineamientos de trabajo y lo objetivos del área.

Asesorar al cliente interno y entregar un trabajo de análisis y de calidad cuando se refieran las solicitudes como licitaciones tender y negocios clave.

Entrevistar y seleccionar candidatos en conjunto con Reclutamiento y Selección para la contratación de nuevo personal del área de Pricing.

Visitas a proveedores con el fin de desarrollar las buenas relaciones y obtener las mejores condiciones de tarifas de servicio del mercado.

Visitas a las oficinas de Sea Cargo a nivel nacional e internacional con la finalidad de integrar y promover del área.



- Presidente y Vicepresidente

- Vendedor Internacional

- Depto. Operaciones

Externas:

- Proveedores de transporte Maritimo y Terrestre


Búsqueda de Nuevos Proveedores de Servicio

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Negociación de Tarifas

Evaluación de proveedores

Contratación de nuevo personal

Manual de Procedimientos

Subir información en C4

PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Ing. en Transporte, Negocios Internacionales o afín.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Ejecutivo de Pricing, Líder de Pricing, Encargado de Pricing, Gerente de

Pricing




Conocimientos especiales y/o Capacitación: No necesario

Habilidades en:


X

X

X X X

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36


Nombre del puesto: Ejecutivo de Pricing/ Pricing Executive

Jefe Inmediato: Gerente de Departamento de Pricing

Área / Departamento: Pricing


1. Propósito General: Contribuir al desarrollo y cierre de negocios en la empresa brindando el soporte y asesoría al cliente interno para darles las mejores opciones de servicio, condiciones y costos de todas las modalidades de transportación de carga, para la importación y exportación y para todos los tipos de Incoterms.

2. Puestos Subordinados: Ninguno 3. Organigrama:

Pricing Manager

Pricing Executive

Pricing Director

President

Vice President

MXRH-MAN-01



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Dar respuesta a las solicitudes de cotización.

Negociación directa con proveedores.

Asesorar al área comercial con temas relacionados a la logística internacional.

Analizar las mejores alternativas en costos y condiciones para el servicio solicitado.

Solicitud de retroalimentación a los requerimientos cotizados.

Dar retroalimentación a los proveedores de las tarifas solicitadas.

Hacer el registro de tarifas ante el proveedor.

Identificar y calificar proveedores nuevos a través de la evaluación de proveedores.

Mantener los tarifarios y los gastos locales actualizados.

Intervenir y dar apoyo a Operaciones en caso de que el proveedor no respete las tarifas negociadas.



- Gerente de Pricing

- Gerente Comercial y Vendedores

- Operaciones

Externas:

- Proveedores de transporte Maritimo y Terrestre


Búsqueda de proveedores

Envío de cotizaciones

Analiza, desarrolla y toma decisiones en costos a presentar en proyectos especiales.

Actualización de Tarifarios.

Realizar el registro de tarifas.

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura o Bachillerato



Especialidad: Comercio Internacional o carrera comercial.


Sexo: Indistinto




Años de experiencia con personal a cargo: No necesario

¿En qué funciones y/o puestos?: No necesario


omprensión Conversación Escrito



Habilidades en:


X

X

X

X

X X

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Nombre del puesto: Gerente de Calidad y Certificación / Quality and Certifications Manager


Área / Departamento: Calidad y Certificación



Dirigir, planificar, organizar y controlar los procesos, procedimientos y actividades relacionadas al

sistema de gestión integrado, con el fin de garantizar el cumplimiento de sus estándares y normas,

así como, favorecer la mejora continua.

2. Puestos Subordinados: - Ejecutivo de Calidad y Seguridad.

3. Organigrama:


Manager


Executive

President

Vice President

MXRH-MAN-01



40

4. Funciones Principales:

- Programar, dirigir, monitorear, supervisar y evaluar los procesos de mejora continua. - Desarrollar técnicas y herramientas que propicien el incremento del valor agregado en los

servicio ofrecidos por SCL. - Dirigir, planificar, organizar y realizar el proceso de implementación de estrategias,

metodologías e instrumentos de calidad y mejora continua de los procedimientos internos. - Dirigir, planificar, organizar y realizar estrategias, metodologías e instrumentos que apoyen

la mejora continua de los procedimientos internos. - Asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos propios del sistema

integrado. - Garantizar el cumplimiento de los objetivos programados para el departamento de calidad y

seguridad. - Asegurar el cumplimiento de los requisitos durante las diferentes auditorias aplicadas al

sistema integrado. - Otras funciones que le sean asignadas por su superior inmediato. - Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.


Internas:

- Presidente y Vicepresidente. - Todos los Departamentos.

Externas:

- Casas certificadoras. - Proveedores nacionales.


Relacionadas al cambio de los entes certificadores del sistema integrado. Relacionadas al tipo de formación que los integrantes del departamento de calidad y seguridad

necesitan. Sobre las auditorías internas aplicadas a las diferentes sucursales. Asignación del ejecutivo para el seguimiento de acciones de mejora, correctivas, proyectos, etc. Relacionadas a la gestión del personal a cargo.

MXRH-MAN-01



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PERFIL DEL PUESTO



Estado civil: indiferente

Especialidad: Ingeniería industrial, administración industrial o afín.


Sexo: indiferente





¿En qué funciones y/o puestos?: Control de calidad, Sistemas de gestión, gestión de proyectos.

Conocimiento de Idiomas : Inglés


Conocimientos de Software (Especifique): Visio, Excel, Visual Basic, Paquetería office, Gantt Project

(deseable).

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Auditor líder, auditor interno, interpretación de normas 9000,

gestión de proyectos, estadística.

Habilidades:


X X X

X

X

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42


Nombre del puesto: Ejecutivo de Calidad y Certificación / Quality and Certifications Intern

Jefe Inmediato: Gerente de Calidad y Certificación

Área / Departamento: Calidad y Certificación


1. Propósito General: Orientar todas las actividades inherentes a los diferentes departamentos que constituyen a Sea

Cargo Logistics para el correcto funcionamiento del sistema de Gestión Integrado. Operar el Sistema

de Gestión Integrado para aumentar la calidad en los servicios que brinda Sea Cargo Logistics, así

mismo garantizando la seguridad de los embarques mediante el despliegue de actividades

enfocadas a mantener el comercio seguro entre sus asociados de negocio.


3. Organigrama:


Manager


Executive

President

Vice President

MXRH-MAN-01



43


Actualizar diagramas y procedimientos, de acuerdo a los cambios necesarios, en las áreas que se requiera.

Darle mantenimiento al gestor documental, subiendo archivos actualizados y eliminar documentos obsoletos según se requiera.

Auditar a las áreas involucradas en las actividades fundamentales de Sea Cargo Logistics

Documentar todas aquellas desviaciones suscitadas durante la realización de las actividades por departamento.

Supervisar el cumplimiento de los objetivos mediante la evaluación de los resultados de KPI´S

Comunicar a todos los departamentos sobre cambios, mejoras, implementaciones e incorporaciones a nuestro sistema de Gestión de Calidad.

Realizar evaluación de satisfacción a clientes.

Elaboración de estadísticas de Operaciones (TEUS, Volumen, etc.)

Gestionar el Sistema de Seguridad mediante levantamiento de acciones de mejora y acciones correctivas.

Dar propuestas para aumentar las medidas de Seguridad.

Apoyo en investigación Legal de Clientes y proveedores.

Levantamiento de Procedimientos.

Implementación de procedimientos específicos de Seguridad.

Acompañamiento en las auditorías de Certificación y Re certificación de BASC Capitulo Occidente y de ISO 9001:2008.

Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.


- Presidente y Vicepresidente. - Gerente de Calidad y Certificación. - Todos los departamentos.

Externas:

- Casas certificadoras - Proveedores - Clientes.


Modificación del Gestor Documental

Implementación de Procedimientos específicos de Seguridad.

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura o Ingeniería



Especialidad: Ingeniero Industrial, Ingeniero Civil o

carrera afín.


Sexo: Indistinto



Años de experiencia especifica en el área de trabajo: 1 año


¿En qué funciones y/o puestos?: Auditoría, Procesos, Calidad y de Certificación.

Conocimiento de Idioma: No necesario


Conocimientos de Software (Especifique): Visio, Excel, Visual Basic, Paquetería office, Gantt Project.

Conocimientos especiales y/o Capacitación: interpretación de normas 9000, gestión de proyectos,

estadística.

Habilidades en:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

MXRH-MAN-01



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Nombre del puesto: Mercadotecnia y Comunicación / Marketing & Communications


Área / Departamento: Mercadotecnia



Orientar la imagen de la organización tanto interna como externamente, hacia objetivos específicos

de comunicación corporativa. Así como generar, diseñar y desarrollar medios de comunicación

gráfica.


3. Organigrama:


President

Vice President

MXRH-MAN-01



46


Creación y modificación de firmas corporativas.

Diseño de flyers y banners de promoción, imágenes corporativas, material impreso, promocionales, presentaciones, etc.

Creación, diseño y desarrollo de mensajes de comunicación masiva.

Definir y seguir los lineamientos y políticas internas de imagen corporativa.

Administrar los uniformes (playeras, camisas de SCL ).

Solicitar al proveedor pedido de playeras o camisas de acuerdo a las necesidades.



Internas:

- Dirección - Branch Manager y Gerencias - Recursos Humanos - Cuentas por Pagar - Contabilidad - IT

Externas:

- Proveedores de servicios impresos, de uniformes y de medios de comunicación.


Aprobación de diseños gráficos en general

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura pasante o titulado



Especialidad: Diseño gráfico.


Sexo: Indistinto


X

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47

Experiencia Laboral: No Si Años: 2 año



¿En qué funciones y/o puestos?: Diseñador gráfico, Asistente, Líder de proyectos.

Conocimiento de Idioma: Ingles


Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, Suite Adobe (photoshop, Illustrator).

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Actualización de Sofware.

Habilidades en:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




Creatividad

X

X X X

MXRH-MAN-01



48


Nombre del puesto: Gerente de Sistemas Informáticos / IT Manager


Área / Departamento: Sistemas Informáticos

Fecha de elaboración: 02 - 05 - 2018


Supervisar y asegurar la correcta gestión del Soporte Técnico y de los Sistemas Informáticos que se le

brinda a la empresa. Implementar nueva tecnología que permita adaptarse a las nuevas necesidades

de la empresa, haciendo más eficiente la labor del usuario con menor costo.

2. Puestos Subordinados: IT Externo

3. Organigrama:

IT Manager

IT External

President

Vice President

MXRH-MAN-01



49

4. Finalidades principales: Vigilar la correcta administración del Hardware, Software y licenciamiento de la empresa. Vigilar la realización eficiente de la Seguridad de la Información. Evaluar y comunicar las ventajas y desventajas de la realización de proyectos en el área de

Sistemas que repercuten a toda la empresa. Vigilar la correcta administración de los servicios de Internet. Telefonía fija. Vigilar la correcta administración de Telefonía fija y móvil. Implementar y dar seguimiento a las Políticas del área de Sistemas. Ser el contacto directo con proveedor de Soporte Técnico Externo. Dar seguimiento a acciones establecidas en la planeación para el implemento de nueva

tecnología en la compañía y/o sistema ERP. Llevar a cabo junto con el Ejecutivo Experto en Soft Cargo la implementación del ERP para todas

las oficinas. Llevar a cabo las pruebas necesarias para el correcto funcionamiento del ERP (Soft Cargo). Supervisar el buen funcionamiento del Servidor. Verificar y supervisar que se les dé seguimiento y solución a los problemas reportados. Verificar la solución efectiva de los problemas informáticos y de Soporte técnico que se

presentan en el día a día. Proponer mejoras de acción para la reducción de gastos en comunicación. Coordinar a las áreas para la aprobación del presupuesto necesario para la implementación de

nueva tecnología. Llevar a cabo un Plan de acción para la seguridad de la información. Asegurar que se efectúe de manera eficiente el mantenimiento preventivo y correctivo de los

Equipos de cómputo y de comunicaciones de la compañía. Autorizar y revisar la correcta administración de licenciamiento de todos los programas de la

empresa. Autorizar Privilegios a usuarios para el uso de Internet. Asegurar un Plan de Acción para la evaluación de equipos para evitar que los equipos sean

obsoletos. Revisión de Indicadores del Área. Asegurar la aplicación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad bajo los

requerimientos de la norma ISO 9001:2008. Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.


- Presidente y Vicepresidente. - Todos los departamentos.

Externas:

- Proveedores locales y nacionales

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6. Decisiones que el titular del puesto puede tomar: Proponer nueva tecnología Búsqueda y evaluación de proveedores Privilegios a usuarios Entrega de información relevante a usuarios

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura o Ingeniería pasante

o Titulado



Especialidad: Ciencias de la informática, Ing. Sistemas

computacionales y/o comunicación y Electrónica.


Sexo: Indistinto


Experiencia Laboral: No Si Años:

Años de experiencia especifica en el área de trabajo:

Años de experiencia con personal a cargo:

¿En qué funciones y/o puestos?:



Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office,

Conocimientos especiales y/o Capacitación:

Habilidades es:


X

X

X X X

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Nombre del puesto: Soporte Técnico Externo / IT External

Jefe Inmediato: Gerente de Sistemas

Área / Departamento: Sistemas Informáticos


1. Propósito General: Garantizar el constante funcionamiento de todos los servicios relacionados con las tecnologías

de la información y asegurar la integridad de la información de la empresa.

Proponer a la empresa las tecnologías vanguardistas para el funcionamiento del área y mejora

de la operación. Proveer el soporte técnico de primer nivel en sitio y remoto a todos los usuarios

y escalar los incidentes a los niveles correspondientes.


3. Organigrama:

IT Manager

IT External

President

Vice President

MXRH-MAN-01



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Administrar el Hardware, software y licenciamiento propiedad de la empresa. Realizar las copias de Seguridad de la información. Monitorear el funcionamiento de los servicios de internet y telefonía fija. Llevar a cabo y vigilar que se lleven a cabo las políticas del área de Sistemas en su defecto

reportar cualquier anomalía detectada. Monitorear el funcionamiento de servidores y enlaces. Atender las solicitudes de soporte, resolver y escalar los incidentes. Monitorear el funcionamiento de los respaldos. Monitorear el funcionamiento del antivirus desde la consola. Realizar pruebas de restauración de información. Revisar el inventario y proponer los cambios de equipo. Realizar los procedimientos técnicos que genere la operación del área. Revisar y Actualizar los procedimientos técnicos existentes. Realizar mantenimiento preventivo a servidores. Monitorear los buzones de correo próximos a saturarse. Vigilar la correcta administración del Hardware, Software y licenciamiento de la empresa.


- Gerente de Sistemas Informáticos. - Todos los departamentos.

Externas:

- Proveedor de Telefonía y Multifuncionales


Proponer nueva tecnología Buscar proveedores Selección de programas más adecuados al usuario

MXRH-MAN-01



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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura o Ingeniería pasante o

Titulado



Especialidad: Ing. Sistemas computacionales,

Comunicación y Electrónica y/o Informática.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Soporte Técnico.



Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, Google Docs, TeamViewer, Acronis,

Navegadores de Internet, Escritorio Remoto, Antivirus, Windows versiones 7, 8, 10 y Server

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Arquitectura de los equipos de cómputo, Android, IOS,

Multifuncionales, Cableado estructurado, Telefonía VoIP

Habilidades es:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

X

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Nombre del puesto:

Director de Administración y Contabilidad / Administration and

Accounting Director.




1. Propósito General: Administrar los recursos humanos y financieros relacionados con el proceso del negocio, diseñando políticas y procedimientos a seguir en materia presupuestal, flujos de efectivo, análisis financieros, movilidad del personal y control de gastos administrativos. Análisis de la información financiera de la empresa. Administrar los recursos humanos, materiales y servicios generales de la empresa. Establecer y vigilar el sistema administrativo.


Encargado de Cuentas por Cobrar

Encargado de Cuentas por Pagar

Supervisor de Admón. y contabilidad de oficinas del exterior

Ejecutivo de Cuentas Internacionales

Encargado de Contabilidad

Encargado de Nominas

Encargado de Recursos Humanos

Encargado de Reclutamiento y Selección

Recepcionista y Asistente de dirección de Admón.

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3. Organigrama:


- Revisión y análisis de Estados Financieros. - Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales. - Presentar información veraz y oportuna a los socios para la correcta toma de decisiones. - Revisión y análisis del Profit. - Análisis del presupuesto anual. - Análisis de las desviaciones del presupuesto vs resultados. - Revisión de flujo de efectivo. - Revisión de cuentas por cobrar. - Revisión de depósitos no identificados - Autorización e líneas de crédito a clientes superior a los 10,000 USD analizando los EF - Revisión del reporte del Profit determinando las comisiones a pagar a los vendedores,

reportándolo a los socios. - Revisión y autorización de la programación de pagos de Agentes y proveedores específicos. - Revisión en conjunto con la dirección de aumentos y bonos al personal. - Revisión del reporte Análisis de vendedores. - Revisión de Nomina quincenal, cálculo de aguinaldo, fondo de Ahorro y SUA. - Monitoreo de la correcta facturación inter compañías por los prorrateos de gastos. - Neteos de las Empresas del grupo Sea Cargo Logistics. - Revisión de Neteos de las Empresas del grupo Sea Cargo Logistics Internacionales. - Aprobación para pagos de las TDC de la compañía, asegurando que los titulares reciban sus

estados de cuenta.

Overseas Offices Accounting & Administration

Supervisor

Human Resources Officer

Receptionist & Administration

Assistant

Messenger


Director

Accounts Receivable Officer

Accounts Receivable & Invoicing Executive

Accounts Payable Officer

Accounts Payable Executive

Overseas Offices Accounting Payable

Executive

Overseas Accounts Executive

Overseas Accounts Intern

Accounting Officer

Accounting Executive

Accounting Assistant

Payroll Officer

Cleaning Assistant

Recruitment Officer

President

Vice President

MXRH-MAN-01



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- Seguimiento a expedientes de los autos de la compañía (seguro, tenencia, verificaciones, servicio y reparaciones).

- Programación de cambio de equipos de cómputo conforme el análisis del personal de sistemas.

- Autorización de compra de papelería (hojas membretadas, folders, etiquetas, etc.). - Autorización para pago de gastos de viaje o reembolsos de gastos por representación en

ventas. - Seguimiento de los seguros de Gastos Médicos Mayores. - Determinar y actualizar la guía de gastos mensuales promedio para que los socios conozcan

el importe de ventas mensual a realizar para estar en punto de equilibrio. - Seguimiento de crédito a Navieras. - Seguimiento y apoyo a los requerimientos de auditoría fiscal y de precios de transferencia. - Coordinación de las áreas administrativas asegurando el correcto funcionamiento. - Revisión de los KPI´s del área Administrativa. - Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y

BASC.


Internas:

- Dirección General - Socios y Branch Manager - Todo el personal a su cargo

Externas:

- AS Consultores - Villaseñor Romo Abogados, S. C. - Integración profesional avanzada S. C.


Contratación de personal administrativo.

Autorización de líneas de crédito superiores a 10,000 USD

Otorgamiento de permisos al personal administrativo

MXRH-MAN-01



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PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Contador público, deseable con maestría en

impuestos y/o finanzas.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Encargado o Jefe de Contabilidad y administración.





Habilidades en:

Liderazgo






Iniciativa

Trabajo en equipo

X

X

X X X

MXRH-MAN-01



58


Nombre del puesto: Encargado de Cuentas por Cobrar / Accounts Receivable Officer

Jefe Inmediato: Director de Administración y Contabilidad

Área / Departamento: Administración


1. Propósito General: Realizar una gestión de cobranza efectiva y eficiente, para así poder tener una cartera al día, con la finalidad de eficientar toda la operación.


Ejecutivo de Facturación

Ejecutivo de Cobranza

3. Organigrama:


Accounts Receivable Executive

President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



59

4. Funciones principales:

Registro de clientes nacionales en Sistema.

Autorización de crédito a los clientes hasta 10,000 USD.

Revisión de Bancos para registrar los depósitos en Excel.

Revisión de anticipos a los clientes.

Realizar cobranza a los clientes vía correo y por teléfono.

Revisión de facturación de la oficina de SCL Guadalajara.

Revisión y envío del reporte de Cuentas por cobrar a los socios.

Apoyar a las ejecutivas a cargo en la cobranza de sus clientes.



Internas:

- Dirección de Administración y Contabilidad. - Ejecutivo de Cuentas por Cobrar. - Branch Manager. - Vendedores. - Operativos.

Externas:

- Clientes nacionales.


Autorizar crédito a los clientes según revisión de documentos hasta 10,000 usd.

MXRH-MAN-01



60

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura pasante o

titulado



Especialidad: Negocios Internacionales, Administración de

Empresas o afín.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Realizando Cobranza, cuentas por pagar, administración.



Conocimiento de Idiomas en: No necesario


Conocimientos especiales y/o Capacitación: Manejo de bancos.

Habilidades es:

Liderazgo


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

MXRH-MAN-01



61


Nombre del puesto: Ejecutivo de Facturación / Invoincing Executive

Jefe Inmediato: Encargado de Cuentas por Cobrar



1. Propósito General: Revisión detallada de las hojas control enviadas por el departamento de Operaciones para la correcta

emisión de facturas de venta de la compañía, siempre analizando la correcta proporción entre

conceptos de venta y costo.


3. Organigrama:


Invoincing Executive

President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



62


Revisión de las hojas control.

Seguimiento a las dudas de las hojas control.

Facturación.

Seguimiento de los procedimientos especiales de la facturación como clientes que manejan portales para ingresar facturas.

Facturación administrativa.

Reportar o avisar a Operaciones y ventas mediante correo, las hojas control no facturadas.

Reportar o avisar a Operaciones y ventas de las preventas sin hoja control.

Reportar o avisar de las hojas control sin preventa.

Análisis e interpretación del reporte de Profit.

Reporte del detalle de las comisiones alcanzadas por cada vendedor.



Internas:

- Encargado de Cuentas por Cobrar - Branch Manager - Departamento de Operaciones y Ventas

Externas:

- Clientes


Rechazo de hojas control para su facturación por dudas, incongruencias en los conceptos entre Venta – Costo o por no estar autorizadas.

Postergar la facturación al recibir hojas control o VoBo por parte de Ventas fuera del horario establecido.

Cancelación de facturas.

MXRH-MAN-01



63

PERFIL DEL PUESTO


titulado



Especialidad: Relaciones Comerciales, Informática

administrativa, contabilidad, administración o afín.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Cuentas por cobrar o facturación o actividades administrativas.





Conocimientos especiales y/o Capacitación: Catalogo de método de pago, formas de pago y catálogo de

uso, catálogo de uso del CFDI, actualizaciones del SAT.

Habilidades es:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

MXRH-MAN-01



64


Nombre del puesto: Ejecutivo de Cuentas por Cobrar / Accounts Receivable Executive

Jefe Inmediato: Encargado de Cuentas por Cobrar



1. Propósito General: Facilitar el proceso de cobranza a través del fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre

cobrador y el cliente. Recuperar la cartera al 100% en la fecha de vencimiento a fin de que la

organización cuente con los recursos financieros requeridos.


3. Organigrama:


Accounts Receivable Executive

President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



65


Realización de cobranza.

Capturar en el sistema los pagos de los clientes una vez que contamos con el detalle proporcionado por el cliente.

Capturar en el archivo de Bancos (Excel) los pagos de los clientes.

Emitir los días lunes el reporte de cobranza.

Realizar cobranza vía telefónica y/o por correo electrónico anexando el estado de cuenta.

Revisar con el jefe del depto. y/o Dirección de Administración el reporte de Cobranza.

Alertar al Jefe del depto. de Cobranza y/o a Dirección de Admón. de clientes conflictivos, o clientes sin respuesta.

Realizar mensualmente conciliaciones de Bancos (Ingresos).

Realizar mensualmente el análisis e interpretación del reporte del Profit.

Realizar mensualmente el reporte del detalle de las comisiones alcanzadas de cada vendedor.



Internas:

- Encargado de Cuentas por Cobrar. - Dirección de Administración y Contabilidad. - Departamento de Operaciones. - Departamento Comercial (Gerentes y Vendedores) - Branch Manager.

Externas:

- Clientes - Bancos


N/A

MXRH-MAN-01



66

PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Administración de empresas,

Informática Administrativa o afín.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Cuentas por cobrar o facturación.





Conocimientos especiales y/o Capacitación: Cobranza, Actualizaciones fiscales y contables.

Habilidades es:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

MXRH-MAN-01



67


Nombre del puesto: Encargado de Cuentas por Pagar / Accounts Payable Officer




1. Propósito General: Agilizar el pago a proveedores de una manera rápida y eficiente. Revisar, supervisar y emitir las transferencias a los proveedores en tiempo y forma.


Ejecutivo de Cuentas por Pagar

3. Organigrama:



President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



68


Revisar todos los días el flujo de efectivo en cada una de las cuentas del grupo Sea Cargo Logistics.

Revisión de la programación de pago a proveedores validando que las facturas estén a nombre de Sea Cargo Logistics y con importes correctos.

Notificación de pagos a proveedores nacionales y operativos.

Revisión de altas de proveedores nacionales y navieras.

Coordinación de la emisión del Profit.

Revisar las solicitudes, compras que estén registradas en Excel y en la plataforma de programación bancaria.

Solicitar las transferencias internacionales a la casa de bolsa.

Revisar en conjunto con los ejecutivos de cuentas por pagar los estados de cuenta de los proveedores.

Generar el pago a los proveedores.

Guardar el comprobante de pago en las carpetas correspondientes.

Enviar el comprobante de pago a los proveedores con crédito y los anticipos de impuestos a los operativos.

Conciliar bancos de cada una de las cuentas del grupo Sea Cargo Logistics México.

Revisar con la Dirección de Administración las cuentas donde el cliente no ha pagado o se excedió en el límite de crédito.

Solventar problemas con los proveedores por atraso en los pagos.

Decisión de programar pago a los proveedores con base al flujo de efectivo.

Priorizar pagos a los principales proveedores o con alguno que se tenga algún problema.

Asignación de cuentas del Grupo Sea Cargo a los ejecutivos de cuentas por pagar de aquellos proveedores principales.

Monitoreo de los gastos fijos de la empresa, pago al personal gastos de viáticos y reembolsos de gastos, previamente autorizados por la Dirección de Administración y Contabilidad.

Dispersión de la Nómina del grupo Sea Cargo Logistics.

Coordinación para la correcta emisión del Profit del grupo Sea Cargo Logistics México para entregarlo en tiempo.



- Dirección de Administración y Contabilidad - Ejecutivo de Cuentas por pagar - Branch Manager - Departamento de Operaciones (Gerentes y ejecutivos) - Administrativos (Sistemas, mercadotecnia, R.H., Reclutamiento)

Externas:

- Proveedores nacionales y extranjeros

MXRH-MAN-01



69


Programar pagos a proveedores nacionales.

Realizar cambios de divisas con la casa de bolsa.

Rechazar pagos por insuficiencia en el flujo de efectivo.

PERFIL DEL PUESTO


titulado



Especialidad: Relaciones Comerciales, Administración de

Empresas o afín.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Cuentas por pagar, facturación.






Habilidades es:

Liderazgo


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

MXRH-MAN-01



70


Nombre del puesto: Ejecutivo de Cuentas por Pagar / Accounts Payable Executive

Jefe Inmediato: Encargado de Cuentas por Pagar



1. Propósito General: Asegurar el registro, control y cumplimiento de las obligaciones contraídas con los proveedores

nacionales, así como con los proveedores marítimos, garantizando la correcta operación de la

empresa.


3. Organigrama:



President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



71


Recepción de documentos para alta de nuevos proveedores y navieras.

Recepción de facturas o anticipos verificando que cumplan con requisitos fiscales, así como validar XML.

Verificar que en sistema se encuentra correctamente provisionado en montos, conceptos y proveedor. Realizar compra en Sistema archivándola en la carpeta de cuentas por pagar y en la red el archivo PDF y por mail.

Solicitar los Estados de Cuenta a los proveedores en coordinación con su Jefe Directo.

Conciliar los estados de cuenta de los proveedores, solicitando a Operaciones las facturas faltantes. Programar pago de los vencimientos de las cuentas por pagar informado por la Encargada de Cuentas por Pagar.

Realizar en plataforma programación bancaria.

Registrar y Archivar pagos a proveedores.

Solicitar facturas de los anticipos requeridos por operaciones.

Conciliar saldo en bancos con saldos registrados en Sistema.

Reportar a Navieras pagos realizados y si es necesario dar aclaraciones.

Atención a principales proveedores de manera global.

Solicitud de estados de cuenta , conciliaciones, disputas, informar pagos (maersk, ESAV, Hapag, CMA, Hamburg Sud, XCF, Despachos Aduanales)

Recepción de facturas generadas por gastos fijos de la empresa como teléfonos, renta, luz, etc.; Confirmar que las facturas cuentan con los requisitos fiscales.

Ver fecha de vencimiento y programar pago.

Realizar pago en plataforma.

Solicitar facturas para revisión de gastos por conceptos de viáticos o reembolsos.

Realizar pago o solicitar reembolso de acuerdo al reporte de gastos.

Análisis e interpretación del reporte del Profit.

Reporte del detalle de las comisiones a cada vendedor.



- Dirección General - Branch Manager - Departamento de Operaciones (Gerentes y ejecutivos)

Externas:

- Proveedores nacionales y extranjeros - Navieras


MXRH-MAN-01



72

Creación de usuarios según su perfil

Acceso a Información confidencial emitiendo reportes solicitados por Directivos.

Otorgar información confidencial a usuarios con previa autorización de Dirección y/o Gerente de Nuevos Proyectos y/o Sucursal.

Otorgar reportes a los Departamentos operativos relacionados con su área.

PERFIL DEL PUESTO


titulado



Especialidad: Contabilidad, Administración de Empresas o afín.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Cuentas por pagar






Habilidades en:


X

X

MXRH-MAN-01



73


Nombre del puesto: Supervisor de Admón. y contabilidad oficinas del Exterior / Overseas

Offices Accounts and Administration Supervisor




1. Propósito General: Revisión de estados financieros para la correcta información de resultados y situación financiera de las oficinas del exterior con objeto de informar a socios y directivos.


Ejecutivo de cuentas por pagar oficinas del exterior

3. Organigrama:

Overseas Offices

Accounting &

Administration

Supervisor

Overseas Offices

Accounting Payable

Executive

President

Vice President

Administration & Accounting Director

MXRH-MAN-01



74


Validación de las cifras en los estados financieros de las oficinas en el exterior para la correcta información a Directivos y Socios.

Seguimiento a la situación de la cartera de clientes.

Seguimiento a la situación de cuentas por pagar a proveedores locales y agentes internacionales.

Supervisión dela administración de los flujos de efectivo y saldos en las cuentas de banco.

Revisión de controles administrativos para su mejora continúa.

Supervisión en la elaboración del cálculo de Profit & Loss de las oficinas del exterior.

Vigilar, guiar difundir y dar cumplimento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008.


Internas:

- Dirección General - Dirección de Administración y Contabilidad - Branch Manager de las oficinas del exterior. - Contadores y Administradores locales de las oficinas del exterior. - Operativos de las oficinas del exterior.

Externas:

- N/A


Rechazar o aceptar estados financieros por no informar de manera correcta la situación financiera dela empresa.

Acceso a documentos y cuestionar a la oficina local sobre todo tipo de información de índole operativo, administrativo y financiera.

Rechazo de solicitudes de pago a proveedores locales, agentes internacionales o reembolsos de gastos por no cumplir con procedimientos establecidos, o retraso en cobranza del cliente involucrado.

Implementar o actualizar procedimientos para mejora continúa.

MXRH-MAN-01



75

PERFIL DEL PUESTO


¿En qué funciones y/o puestos?: Encargada, supervisora, ejecutiva de Administración o Tesorería.



Conocimiento de Idiomas en: Ingles básico

Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, ERP, Portales Bancarios

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Preferentemente que conozca las regulaciones de los países

donde se encuentran las oficinas del grupo Sea Cargo Logistics.

Habilidades es:

Liderazgo Habilidad de comunicación Trabajo en equipo Planificación y Organización Actitud de servicio Capacidad de negociación Tolerancia a la frustración Orientación a resultados




Especialidad: Contabilidad o afín.


Sexo: Indistinto


X

X

MXRH-MAN-01



76


Nombre del puesto: Ejecutivo de Cuentas por Pagar oficinas del Exterior / Overseas Offices


Jefe Inmediato: Supervisor de Admón. y contabilidad oficinas del exterior



1. Propósito General: Elaboración de reportes de Profit & Loss mensual de la oficina Overseas Colombia para informar a la Dirección de Administración y Contabilidad para poder pagar a los vendedores sus comisiones e informar el resultado operativo. Controlar y administrar correctamente los flujos de efectivo y el saldo de las cuentas bancarias de todas las oficinas del exterior del grupo SCL.


3. Organigrama:

Overseas Offices

Accounting &

Administration

Supervisor

Overseas Offices

Accounting Payable

Executive

President

Vice President

Administration & Accounting Director

MXRH-MAN-01



77


Revisión de facturas que cuenten con los requisitos indispensables.

Llevar el control de los saldos en las cuentas de banco.

Hacer las transferencias electrónicas en tiempo y forma.

Administrar el flujo de efectivo.

Llevar el control de las chequeras.

Solicitar comprobantes de gastos del personal de la empresa.

Registro de pagos realizados en el sistema de las oficinas de SCL Panamá y SCL Costa Rica.

Archivar los pagos realizados en orden cronológico.

Realizar Profit de la oficina SCL Overseas Colombia determinando las comisiones de los vendedores.

Registrar facturas en el sistema de la oficina de SCL Panamá y SCL Lima Perú.

Dar de alta a proveedores en el Sistema.

Ocasionalmente revisar hojas control y realizar facturación de SCL Panamá, SCL Lima y Overseas Colombia.



- Dirección de Administración y Contabilidad. - Gerentes y Operaciones de las oficinas del exterior. - Contabilidad de las oficinas del exterior.

Externas:

- ITUS


Rechazar facturas por no cumplir con procedimientos.

Posponer pagos.

Programar pagos a proveedores.

MXRH-MAN-01



78

PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Contabilidad, Administración de Empresas

o afín.


Sexo: Indistinto


¿En qué funciones y/o puestos?: Cuentas por pagar






Habilidades es:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio





X

X

MXRH-MAN-01



79


Nombre del puesto: Ejecutivo de Cuentas Internacionales/Overseas Account Executive




1. Propósito General: Mantener el contacto y una estrecha comunicación con el Agente/ Cliente en el extranjero. Conocer

las negociaciones entre los Agentes y la Cía para cumplir y hacer cumplir los compromisos

adquiridos cuidando la imagen internacional de la empresa.

2. Puestos Subordinados: Becario de Cuentas Internacionales

3. Organigrama:



President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



80


Dar de alta en el sistema a los nuevos Agentes/ Clientes previamente autorizados por el Vicepresidente.

Recepción de facturas o anticipos de Agentes verificando que estén al nombre de la Compañía.

Verificar que en el sistema se encuentre correctamente provisionado en montos, conceptos y agente.

Realizar compra en sistema y archivar el registro en la carpeta de cuentas por pagar.

Solicitar los estados de cuenta a los agentes.

Conciliar los estados de cuenta de los, solicitando a operaciones las facturas faltantes.

Emitir los días lunes el reporte de cobranza y enviar a los directivos con comentarios de seguimiento los días martes.

Solicitar el pago de las facturas por vencer a Administración.

Avisar al Agente que el pago fue procesado.

Registrar y archivar pagos a Agentes.

Solicitar comprobantes de los anticipos requeridos por operaciones.

Capturar la cobranza en el sistema cada vez que un Agente/ Cliente nos paga.

Conciliar las cuentas por pagar/cobrar entre las oficinas del grupo.

Dar cumplimiento al sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.


Internas:

- Dirección General - Dirección de Admón. y Contabilidad - Becario de Cuentas Internacionales - Operaciones

Externas:

- Clientes y Proveedores Internacionales


Rechazar el registro de un agente por no contar con la autorización del Vicepresidente.

Rechazar factura por no tener el sello completo y/o provisión incorrecta o que no esté a nombre de SEA Cargo Logistics

Programación de pagos a Agentes de acuerdo a vencimiento

Tomar medidas en caso de cobranza atrasada.

MXRH-MAN-01



81

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura deseable



Especialidad: Administración de empresas,

Contabilidad o afín.


Sexo: Indistinto


Experiencia Laboral: No Si Años: 4



¿En qué funciones y/o puestos?: Ejecutivo de Cuentas bilingüe, Ejecutivo de Cuentas por pagar.



Conocimientos de Software (Especifique): No necesario


Habilidades en:

Liderazgo


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

X X X

MXRH-MAN-01



82


Nombre del puesto: Becario de Cuentas Internacionales/ Overseas Accounts Intern

Jefe Inmediato: Ejecutivo de Cuentas Internacionales



1. Propósito General: Realizar las actividades necesarias para llegar a la conciliación de las cuentas. Apoyar en el seguimiento del procedimiento para efectuar el correcto pago y cobro a los diferentes agentes.


3. Organigrama:



President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



83


Revisar que las facturas cumplan con los requerimientos necesarios como: razón social completa, sello y RFC.

Solicitar Re facturación o corrección de Provisiones.

Realizar compras de las facturas en el Sistema Soft Cargo e imprimirlas.

Archivar las compras por orden alfabético.

Descargar el Aging y actualizar el estado de cuenta por pagar de los Agentes y Proveedores.

Revisar que las facturas que se soliciten a pago se encuentren físicamente y pasarlas a la Ejecutiva de Cuentas Internacionales.

Aplicar los pagos en el Sistema.

Aplicar los cobros en el Sistema.

Archivar pagos y cobros por oficinas.

Descargar del Sistema los reportes de cobranza.

Eliminar las provisiones que ya se aplicaron correctamente.



Internas:

- Ejecutivo de Cuentas Internacionales - Operaciones

Externas:

- Agentes Internacionales


Aceptar las facturas que no tengan RFC completo, sello y razón social.

Aceptar las facturas si no cuentan con el sello o si la provisión esta incorrecta.

MXRH-MAN-01



84

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura Pasante o Titulado

Edad Mínima: 21


Especialidad: Negocios Internacionales, Administración de

Empresas o afín.

Edad Máxima: 28

Sexo: Indistinto


Experiencia Laboral: No Si Años: 0 meses a 1 año

Años de experiencia especifica en el área de trabajo: 0 meses a 1 año

Años de experiencia con personal a cargo: 0 meses a 1 año

¿En qué funciones y/o puestos?: Becario, auxiliar administrativo




Conocimientos especiales y/o Capacitación: No necesariamente

Habilidades en:

Trabajo en equipo


Actitud de servicio



X

x

X

MXRH-MAN-01



85


Nombre del puesto: Encargado de Contabilidad / Accounting Officer




1. Propósito General: Supervisar y revisar la información fiscal y financiera de las empresas o razones sociales del grupo a nivel nacional. Verificar que los contadores cumplan con las normas de información financiera y las la leyes fiscales.


Contador General

Asistente de Contabilidad

3. Organigrama:

Accounting Officer



President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



86


Revisión y aprobación de los papales de trabajo para pagos provisionales de impuestos.

Revisión de estados financieros mensuales.

Revisión y aprobación de los papeles de trabajo para la declaración del ejercicio correspondiente.



- Dirección de Administración y Finanzas

- Contadores Generales

- Asistente contable

- Cuentas por Pagar

Externas:

SAT

SECRETARÍA DE FIANANZAS

INTEGRACIÓN PROFESIONAL AVANZADA S. C.


Autorización de permisos y vacaciones a contadores.

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura Titulado



Especialidad: Contabilidad


Sexo: Indistinto


X

MXRH-MAN-01



87


Años de experiencia profesional general (desde el último grado de estudios): 10 años



¿En qué funciones y/o puestos?: Jefe de Contabilidad, Contador General.



Conocimientos especiales y/o Capacitación: Actualizaciones fiscales,

Habilidades en:

Liderazgo


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

MXRH-MAN-01



88


Nombre del puesto: Contador General / Accounting

Jefe Inmediato: Encargado de Contabilidad

Área / Departamento: Contabilidad


1. Propósito General: Proporcionar información financiera, contable y fiscal de manera oportuna y confiable para la planeación, organización y toma de decisiones.


Asistente de Contabilidad

3. Organigrama:

Accounting Officer



President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



89


Elabora estados financieros básicos mensuales (balance general y estado de resultados)

Calculo y entero de pagos provisionales de IVA, ISR y retenciones mensuales.

Elaboración de papeles de trabajo para el llenado de la declaración anual de impuestos.

Presentación de las declaraciones informativas (DIOT, múltiples).

Elaboración de compensaciones y devoluciones (saldos a favor o pago de lo indebido).

Codificar, interpretar y registrar pólizas contables que amparen cada operación financiera. (Adquisición de bienes, intereses, nomina, ingresos, egresos, varios) y revisión de pólizas realizadas por otros deptos.

Calcular y entregar declaraciones provisionales IVA, ISR, retenciones.

Elaborar compensaciones y devoluciones (saldos a favor o pago de lo indebido).

Elaborar papeles de trabajo para el llenado de declaración anual de impuestos.

Elaborar estados financieros (balance general y estado de resultados).

Elaborar presupuesto.

Elaborar conciliaciones bancarias (archivo fisco y electrónico que se integra por estados de cuenta bancario, auxiliares y papel de trabajo).

Conciliación de Profit vs utilidad bruta.

Depurar cuentas.

Elaborar integración de todas las cuentas que conforman el balance general realizando la fluctuación cambiaria correspondiente.

Preparar información para dictamen fiscal.

Atención de requerimientos por parte del SAT.

Elaborar reporte de facturación a los socios.

Presentar información financiera de la Sociedad ante la dirección.

Preparar información para estudio de precios de transferencia.

Elaborar comparativo y análisis de gastos.



- Dirección de Administración y Contabilidad - Encargada de Contabilidad - Asistente Contable - Cuentas por Cobrar y Pagar - Nomina

Externas:

SAT

SECRETARÍA DE FIANANZAS

INTEGRACIÓN PROFESIONAL AVANZADA S. C.

MXRH-MAN-01



90


PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Contabilidad


Sexo: Indistinto






¿En qué funciones y/o puestos?: Auxiliar Contable o Contador General.



Conocimientos especiales y/o Capacitación: Actualizaciones fiscales,

Habilidades en:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

MXRH-MAN-01



91


Nombre del puesto: Auxiliar Contable / Accounting Assistant

Jefe Inmediato: Encargado de Contabilidad



1. Propósito General: Registros contables en tiempo y forma. Efectuar asientos contables de los diferentes gastos, así

como papeles de trabajo necesarios para un buen control, a fin de mantener actualizados los

movimientos que se realizan en la empresa.


3. Organigrama:

Accounting Officer



President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



92


Registros contables de gastos administrativos como renta, papelería, teléfono, etc.

Registros de provisiones, depreciaciones y amortizaciones.

Registro de reembolso y de caja chica.

Conciliaciones bancarias (registro de comisiones y pérdidas pendientes).

Depuración e integración de diversas cuentas.

Cuadro de acumulados de Nómina.

Elaboración de papeles de trabajo.

Archivar.

Conocimiento en Portales de Internet( SAT, Tesorería, Facturación)



Internas:

- Dirección de Admón. y contabilidad. - Encargada de Contabilidad. - Contadores generales. - Encargada de Cuentas por Cobrar - Encargada de Cuentas por Pagar

Externas:

- N/A


- N/A

MXRH-MAN-01



93

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Estudiante o pasante de Licenciatura



Especialidad: Contaduría Publica


Sexo: Indistinto


Experiencia Laboral: No Si Años: 6 meses

Años de experiencia especifica en el área de trabajo: 6 meses


¿En qué funciones y/o puestos?: como Becario o Practicante en Contabilidad



Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, algún ERP contable.


Habilidades en:

Trabajo en equipo


Actitud de servicio



X

X

MXRH-MAN-01



94


Nombre del puesto: Encargado de Nómina / Payroll Officer




1. Propósito General: Proveer, mantener y administrar los sistemas y programas de Nómina del Personal. Desarrollar, administrar y aplicar las políticas y programas inherentes al proceso de Nóminas como sueldos salarios, y prestaciones a los empleados. Así mismo cumplir con la normatividad fiscal y laboral dando seguridad tanto a los empleados como a la organización.


3. Organigrama:

Human Resources

OfficerPayroll Officer

Cleaning Assistant

Recruitment Officer

President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



95


Dar de alta en el sistema de Nominas e IMSS a los nuevos ingresos

Elaborar contratos, así como seguimiento del vencimiento de los mismos

Envío de altas, bajas y/o modificaciones de salario al IMSS

Cálculo de Nómina y programación bancario

Pago de Impuesto sobre nómina

Determinación del IMSS, INFONAVIT, CESANTIA y Coordinación del pago.

Cálculo de finiquitos y liquidaciones

Emitir mensualmente los recibos de Nomina y recabar firma

Control y Programación de pago del Seguro GMM Nacionales y Extranjeros

Programar pago de asesoría laboral

Dar seguimiento a las solicitudes de préstamo de fondo de ahorro y/o empresa

Control de Asistencia y Puntualidad del personal

Atención a juicios Laborales en coordinación con el abogado de la Cía.

Atención de requerimientos del IMSS y/o INFONAVIT

Determinar la prima de riesgo de trabajo

Administración del Fondo de Ahorro

Proyecto de Reparto de Utilidades

Elaboración del ajuste anual de Impuestos

Conciliar problemas laborales

Proporcionar información para que contabilidad y admón. Realicen prorrateos.



- Dirección de Administración y Finanzas

- Recursos Humanos

- Contabilidad

Externas:

- SAT - IMSS - IFONAVIT - SECRETARÍA DE FINANZAS


Ninguna

MXRH-MAN-01



96

PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Contabilidad o Administración.


Sexo: Indistinto






¿En qué funciones y/o puestos?: Encargado de Nómina, Supervisor de Nómina, Ejecutivo de Nómina.


Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, Contpaq Nóminas, SUA, IDSE, ERP, SIPARE,

INFONAVIT, Sistemas Bancarios para programar Nómina, Portales para efecto de pago de Impuestos sobe

la Nómina.

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Actualización en materia Fiscal.

Habilidades es:

Liderazgo


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

MXRH-MAN-01



97


Nombre del puesto: Encargado de Recursos Humanos / Human Resources Officer


Área / Departamento: Recursos Humanos



Crear, Implementar y Administrar procesos en el Departamento de Recursos Humanos así como

buscar el desarrollo profesional del personal interno dentro de la empresa, implementando técnicas

como Capacitación, Evaluar el Desempeño, crear un Plan de Carrera, evaluar el clima laboral, crear e

implementar políticas internas y con base en ello buscar acciones de mejora en beneficio a los

empleados.

2. Puestos Subordinados: - Asistente de Limpieza

3. Organigrama:

Human Resources


Cleaning Assistant

Recruitment Officer

President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



98


Responsable de elaborar y actualizar el Manual de perfiles de puesto de la empresa Solicitar la elaboración de Descripciones y perfiles de puesto a gerentes o jefes para puestos de

nueva creación. Analizar las descripciones de puesto con los Directivos, Gerentes o Jefes de área para su

autorización y agregar al Manual de puestos. Elaborar y mantener actualizados los organigramas de cada una de las oficinas y agregar al

Manual de puestos. Elaborar y mantener actualizados los Organigramas en la Intranet C4. Elaborar y mantener actualizada la información de la carpeta de R.H. en C4. Actualizar la Contact List mensualmente y solicitar se actualice en C4. Dar Inducción a la empresa al personal de nuevo ingreso. Crear y dar seguimiento en conjunto con Innovación y Transformación corporativa, los

indicadores KPI´ s del departamento de R.H. Mantener actualizados y resguardar los expedientes del personal. Elaborar y mantener actualizada la Matriz del personal (base de datos del personal). Solicitar anualmente a todo el personal la actualización de datos básicos mediante formato

establecido con la finalidad de actualizar la Matriz del personal. Elaborar, mantener actualizado y dar seguimiento al Procedimiento de Capacitación. Detectar en coordinación con los jefes de cada departamento las necesidades de capacitación de

su personal. Elaborar y ejecutar el Plan Anual de Capacitación. Búsqueda de proveedores para capacitación. Llevar a cabo la logística de cursos (sala, coffe break, etc.). Ejecutar y dar seguimiento a la evaluación de proveedores, instructores y participantes en la

capacitación. Elaborar e implementar la Evaluación de Desempeño anual basado en el cumplimiento de KPI´ s

en conjunto con el depto. de Innovación y transformación corporativa. Dar a conocer a cada Gerente y/o Jefe de área sobre los resultados de la Evaluación de

Desempeño. Realizar entrevistas de Salida y administrarlas para el análisis Calculo del Índice de Rotación de personal por Oficina. Recoger al personal o coordinar la devolución de las herramientas de trabajo como nextel,

celular, credencial, tarjetas de presentación, llaves de acceso, etc. Administrar el sistema de Control de Acceso y de asistencia por medio de listados o de huella

dactilar. Elaborar, actualizar, administrar e implementar el Reglamento Interior de Trabajo. Elaborar, actualizar, administrar e implementar Políticas internas (Reglamento de Viáticos, Uso

de Skype, Código de Vestimenta). Aplicar Actas Administrativas al personal. Elaborar y entregar la credencial o tarjetas de identificación al personal y dar a firmar la

responsiva de la misma la cual debe ser archivada en expediente. Actualizar la base de datos de puestos críticos. Ir monitoreando la temporalidad en que se debe coordinar la realización del Estudio

Socioeconómico, renovar Carta de Antecedentes No Penales y Estudio Antidoping al personal que ocupa puestos críticos.

MXRH-MAN-01



99

Conciliar problemas laborales. Solicitar la elaboración de comunicados al Depto. de mercadotecnia para su envío (cumpleaños,

nuevos ingresos, bajas, días festivos, etc.). Difundir los Valores, la Misión y Visión de la empresa. Elaborar Contratos laborales Indeterminados así como dar a firmar a los empleados. Elaborar Contratos de Comodato, Confidencialidad y No Competencia y de Servicios

Profesionales. Coordinar el alta de las empresas ante el Instituto Nacional de Migración. En caso de tener un ingreso de Extranjero dar aviso ante el INM. Ser el contacto con el Broker del Seguro de Gastos Médicos Mayores. Solicitar altas, bajas y modificaciones al Broker del SGMM. Elaborar, aplicar y recabar resultados de la Encuesta de Clima Laboral Anual. Entregar resultados a los Directivos, Gerentes y Jefes sobre el clima laboral de acuerdo a oficina. Elaborar un plan de acción para mejorar el clima laboral de acuerdo a los resultados. Organizar eventos internos como Fiesta de Fin de Año, Cumpleaños, etc. Elaborar la evaluación de riesgos de las instalaciones. Elaborar y dar mantenimiento el procedimiento para la entrega, eliminación, devolución y

cambio de accesos. Verificar que el personal de limpieza realice el aseo adecuado de baños, oficinas y áreas

comunes. Realizar inspecciones en las instalaciones para verificar que el mobiliario y las áreas de trabajo se

encuentren en buenas condiciones. Atender los reportes de reparaciones en instalaciones que el personal realice. Atender requerimientos de Seguridad o BASC. Implementar y dar seguimiento a los requerimientos de Seguridad e Higiene en la empresa. Coordinar la ubicación de las señalizaciones de seguridad en las instalaciones, así como estar al

pendiente del cambio de acuerdo al desgaste. Coordinar los simulacros de evacuación. Coordinar la capacitación de los brigadistas. Atender auditorías internas y externas de ISO y BASC. Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y

BASC.


- Dirección General

- Todo el personal

Externas:

- AS Consultores

- Instituto Nacional de Migración

- Grupo Ordás Seguros y Fianzas

- Proveedores de acuerdo al evento a organizar

MXRH-MAN-01



100


- Creación de nuevos formatos y/o Políticas Administrativas

- Búsqueda y presentación de proveedores relacionados a Recursos Humanos

- Búsqueda de proveedores para la reparación de mobiliario e instalaciones

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura Titulada



Especialidad: Psicología o Admón. de Empresas


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: En procesos de Reclutamiento y Selección, Administración de Personal,

Administración de beneficios, Desarrollo Organizacional. Generalista o como Jefa de R.H.






Conocimientos especiales y/o Capacitación: Aplicación y Evaluación de Pruebas Psicométricas

Habilidades en:


X

X

x x

MXRH-MAN-01



101


Nombre del puesto: Encargado de Reclutamiento y Selección / Recruitment Officer




1. Propósitos Generales: Gestionar los procesos de Reclutamiento y Selección a Nivel Nacional del grupo Sea Cargo Logistics atrayendo talento humano en los diferentes departamentos o áreas de la empresa, dando seguimiento apropiado al procedimiento.


3. Organigrama:

Human Resources


Recruitment Officer

President

Vice President


Director

MXRH-MAN-01



102


- Elaborar y mantener actualizado el procedimiento de Reclutamiento, Selección y

Contratación.

- Realizar Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal para las nuevas vacantes de

acuerdo al procedimiento.

- Publicar vacantes en las diferentes fuentes de Reclutamiento.

- Orientar al personal de Sea Cargo Logistics al seguimiento adecuado del procedimiento de

Reclutamiento, Selección y Contratación, así como el uso de los registros formatos).

- Aplicación de Evaluación y/o Pruebas Psicométricas a candidatos y entregar al Encargado de

R.H.


Internas:

- Dirección de Administracción y Contabilidad - Encargado de Nominas - Encargado de Recursos Humanos - Branch Manager y Directivos - Jefes o Encargados de Departamentos - Cuentas por Pagar

Externas:

- Psicologia Aplicada - OCC, Computrabajo, LinkeInn -


Implementación de una nueva fuente de reclutamiento.

Creación de nuevos formatos administrativos.

Búsqueda y presentación de proveedores relacionados al Reclutamiento y Selección.

Actualizaciones de perfiles

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura pasante o Titulada



Especialidad: Psicología o Administración de

Empresas


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Ejecutivo de Reclutamiento y Selección, Aplicación y Evaluación de

Pruebas Psicométricas, Encargado de Reclutamiento y Selección.






Conocimientos especiales y/o Capacitación: Aplicación y Evaluación de Pruebas Psicométricas

Habilidades es:


x

x

X X X

MXRH-MAN-01



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Nombre del puesto:

Recepcionista y Asistente Administrativo/Recepcionista and

Administration Assistant




1. Propósito General: Recibir y canalizar a los visitantes con el personal correspondiente. Atender

llamadas y transferir las llamadas al personal. Mantener actualizado el directorio de la oficina de México. Recepción, revisión y distribución de Documentos para mensajería. Coordinar actividades del personal de mensajería. Apoyo a la Dirección Administrativa.

2. Puestos Subordinados: Mensajero

3. Organigrama:


Assistant

Messenger


Director

President

Vice President

MXRH-MAN-01



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Canalizar llamadas telefónicas.

Dar acceso a las instalaciones al personal externo.

Verificar con el personal interno si deja pasar a las visitas y confirmar a seguridad del edificio.

Solicitar el registro de las visitas en la bitácora interna y avisar al personal interno sobre la llegada de la visita.

Verificar que las visitas porten el gafete otorgado en recepción del edificio, de lo contrario avisar a Seguridad o Recursos Humanos.

Coordinar actividades y rutas del Mensajero.

Envío y Recepción de mensajería y paquetería nacional e internacional.

Facturación de gastos de Dirección General (Alimentos, IAVE, Skype, Viajes)

Apoyo a la Dirección de Administración

Compra, distribución y resguardo de papelería.

Solicitar mensualmente a la dirección de administración autorización para la compra de despensa y materiales de limpieza.

Reserva y compra de boletos de avión.

Reservación y pago de Hospedaje.

Realizar convenios con Hoteles para obtener beneficios.

Coordinar el Coffe Break de reuniones en el corporativo (fruta, galletas, café, etc.)

Resguardo de llaves de las oficinas, muebles de papelería y oficinas.

Solicitud de facturación Inter compañías (Nextel, Telcel, Mensajería, papelería)

Realizar pagos de Tenencias de Autos, Verificación, así como compra de vehículos.

Envío de los Estados de Cuenta (Excel y pdf) de las TDC Corporativas a los socios, así como el correcto archivo de los mismos junto con las facturas correspondientes.

Solicitud de pago de las TDC Corporativas.

Domiciliar los pagos de telefonía o servicios de la Organización.

Resguardo de contratos de arrendamiento de las oficinas de México.

Comprar con previa autorización del Vicepresidente equipos móviles como radios Nextel o equipos Telcel para el personal y entregar responsiva a firmar.

Revisión de facturas de Nextel y Telcel para autorizar su pago.

Gestión ante administración del condominio (avisar ingresos, bajas y permisos temporales del personal, asignación de cajón de estacionamiento y aviso de salida de equipos de cómputo o electrónicos del edificio).

Llenado de formatos de solicitud de crédito de proveedores.

Dar cumplimiento al Sistema Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC.

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Internas:

- Dirección de Administración y Contabilidad - Recursos Humanos - Mensajería

Externas:

- Administración del Edificio - Telefonías - Hoteles y Aerolíneas - Automotrices


Coordinar al personal de Mensajería

Pagos a través de Tarjeta American Express

Compra de papelería

Pago de Mensajería

Compra de Telefonía Móvil

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Técnico



Especialidad: Contabilidad o Secretaria Ejecutiva


Sexo: Femenino





¿En qué funciones y/o puestos?: Asistente Ejecutiva, Asistente de Dirección, Asistente Administrativa,

Secretaría, Recepcionista.

Conocimiento de Idioma:


Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office , Excel Intermedio


Habilidades en:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio



x

x

x

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Nombre del puesto: Mensajero

Jefe Inmediato: Recepcionista y Asistente de Dirección de Administración



1. Propósito General: Realizar la entrega de la correspondencia de forma oportuna. Apoyo en la tesorería utilizando los

diferentes medios de transporte.

Dar cumplimiento en tiempo y forma a las actividades encomendadas, con la finalidad de evitar

algún contratiempo.


3. Organigrama:


Assistant

Messenger


Director

President

Vice President

MXRH-MAN-01



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Recolección y entrega de documentos oficiales y originales para el área administrativa como cheques, cartas poder, etc.

Entregar a las navieras (proveedor) las Cartas encomienda y garantía.

Recolección y/o entrega de Bill of Landing a cliente o naviera.

Apoyar en archivar facturas.

Archivar la correspondencia.

Compra de la despensa, insumos, papelería y mobiliario.

Compra de Pasteles de cumpleaños

Cambiar lámparas de luz fundidas

Tramite de Visas y residencias a extranjeros de nuevo ingreso.

Recolección y entrega de Cheques para Certificación

Servicios de mensajería a Dirección General

Llevar los vehículos a mantenimiento y verificación, así como cotizar y gestionar el pago de alguna reparación.

Traslado de personal de oficina a aeropuerto o viceversa.

Llevar impresoras ha reparación con proveedor.

Recolectar equipos de telefonía móvil con proveedor.



- Presidente y Vicepresidente

- Dirección de Admon. y Contabilidad

- Depto. Operaciones y Ventas Oficina México

- Depto de R.H. y Nominas.

- Asistente de Admón. y Contabilidad.

Externas:

- Supermercados o tiendas departamentales

- Verificentros

- Proveedores


Revisar los presupuestos de las composturas de los autos de la Cía.

Revisar que las composturas de los autos queden en perfectas condiciones.

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Bachillerato trunco o concluido



Especialidad:


Sexo: Masculino





¿En qué funciones y/o puestos?: Mensajero, Ayudante General.




Conocimientos especiales y/o Capacitación: Conocer la Ciudad de méxico

Habilidades en:

Trabajo en equipo


Actitud de servicio


X

x

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Nombre del puesto: Asistente de Limpieza / Cleaning Assistant

Jefe Inmediato: Encargado de Recursos Humanos



1. Propósito General: Mantener limpias las áreas de trabajo, así como áreas comunes de la empresa. Generar un ambiente de trabajo saludable y grato para el personal interno como para las visitas que

ingresan a las oficinas de Sea Cargo Logistics.


3. Organigrama:

Human Resources


Cleaning Assistant

Recruitment Officer

President

Vice President


Director

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Recibir y repartir insumos de despensa.

Mantener la limpieza de las oficinas, baños y cocina.

Tener el servicio de cafetería listo (café, azúcar, crema, etc.)

Lavar tazas de café de Dirección y/o Gerencias (tazas y cubiertos)

Realizar bitácora de actividades

Recolección de basura

Limpieza de refrigeradores

Realizar lista de despensa

Realizar compras de insumo, papelería y despensa.

Apoyo a acomodar artículos de limpieza y despensa

Mantener la Limpieza de vajillas (tazas y cubiertos) de Dirección, Gerencia y resto de empleados.

Limpieza de persianas, ventanas y marcos.

Apoyo en comprar y colocar adornos en oficinas en fechas especiales.



Internas:

- Encargado de Recursos Humanos - Branch Manager de cada oficina - Mensajero - Asistente de Admón. y contabilidad

Externas:

- N/A


Solicitar insumos de limpieza

Reportar desperfectos en mobiliario

MXRH-MAN-01



113

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Primaria



Especialidad: Ninguna


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: No necesario





Habilidades en:

Trabajo en equipo

Organización

Actitud de servicio

Honestidad

X

X

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114

2.1- ORGANIGRAMA OFICINA MÉXICO

Operations Supervisora

International Sales Méx.

Operations Executive México

International Sales Ensenada

Operations Executive Ensenada

International Sales

Corporate Accounts Manager

Branch Manager Ensenada

President

Vice President

México City & Ensenada Director

Cleaning Assistant

Sales Manager

Sales Support

MXRH-MAN-01



115

2.2- ORGANIGRAMA OFICINA NORTE (Monterrey y Chihuahua)

Sales Support

Operations Manager

International Sales

Operations Executive

Monterrey Branch Manager

Operations Administrative

Assistant


Operations Manager

Sales Manager

Chihuahua Branch Manager

International Sales

President

Vice President

Managing Director

Cleaning Assistant

Cleaning Assistant

MXRH-MAN-01



116

2.3- ORGANIGRAMA OFICINA GUADALAJARA Y AGUASCALIENTES

Operations Manager

International Sales GDL

Vendedor Internacional

Ags

Operations Executive Ags

Operations Executive Gdl

Cleaning Assistant

President

Vice President

Guadalajara & Aguascalientes Branch Director

Sales Support

Free LanceAir Freinght

Sales

MXRH-MAN-01



117

2.4- ORGANIGRAMA OFICINA MERIDA

Sales Manager


Operations Manager

Sales Support

President

Vice President

Branch Manager


Assistant

MXRH-MAN-01



118

2.5- ORGANIGRAMA OFICINA QUERETARO

International Sales

Operations Manager


Sales Support

President

Vice President

Managing Director

Branch Manager

Sales Support

MXRH-MAN-01



119

2.5- ORGANIGRAMA OFICINA MEDELLIN



President

Vice President

Managing Director


Director


Supervisor

Overseas Offices Accounting

Payable Executive

Operations Assistant

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120

3.- Descripciones y Perfiles de Puestos Oficinas / Sucursales


Nombre del puesto: Director Regional/ Managing Director

Jefe Inmediato: Presidente/Vicepresidente



1. Propósito General: Dirección de la organización a nivel operacional y comercial. Maximizar los recursos para incrementar los resultados y ganancias de la organización, dirección de ventas y operaciones. Planificar y coordinar estrategias para cumplir los objetivos de Dirección General.


Gerente de Oficina

Gerente de Ventas (si aplica)

Gerente de Operaciones


Soporte de Ventas (si aplica)

3. Organigrama:

Branch Manager

President

Vice President

Managing Director

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- Gestión de Costos - Seguimiento y responsabilidad sobre resultados de la sucursal. - Atención a clientes - Captación de Clientes - Revisión de expedientes operacionales - Negociaciones con proveedores y clientes. - Apoyo a la cobranza - Manejo de Caja Chica (si aplica) - Atención a conferencias con agentes, proveedores y clientes - Revisión de cifras con dirección - Elaboración del Presupuesto - Negociador con Proveedores - Cotizaciones a Clientes Network - Pricing Interno equipo de Ventas - Vigilar, guiar, difundir y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO

9001:2008 y BASC.


- Presidente y Vicepresidente - Socios y Gerentes de Depto. - Operaciones y Comercial - Depto. de Administración

Externas:

- Clientes nacionales y extranjeros - Proveedores nacionales y extranjeros - SAT - Instituto Nacional de Migración (si aplica)


Contratación y despido del personal

Autorización de Créditos especiales para clientes

Autorización de viajes comerciales y operativos al equipo

Autorización de utilización de proveedores

Aprobación de expedientes en pérdida

MXRH-MAN-01



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PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Administración de Empresas, Comercio Internacional,

Economía, carrera afín o experiencia en el giro.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Director, Director de Oficina, Director de Sucursal, Director Regional,

Gerente Regional




Conocimientos especiales y/o Capacitación: Conocimiento en todos los deptos. de un Forwarder´ s

Habilidades en:

Liderazgo






Iniciativa

Trabajo en equipo

X

X

X X X

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123


Nombre del puesto: Gerente de Oficina/Branch Manager

Jefe Inmediato: Director Regional/Presidente y Vicepresidente



1. Propósito General: Desarrollar el potencial de la sucursal, supervisando el cumplimiento de sus actividades y buen desempeño para lograr los objetivos de la sucursal. Dirigir las ventas y operaciones obteniendo la mejor rentabilidad y la satisfacción del cliente.


Gerente de Operaciones

Gerente de Ventas ( si aplica)


Asistente o Soporte de Ventas

Asistente de Limpieza (si aplica)

3. Organigrama:

Branch Manager

President

Vice President

Managing Director

MXRH-MAN-01



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Prospección y Captación de Clientes.

Visitas a Clientes

Solicita cotizaciones al área de Pricing.

Alta de Clientes.

Reportes Operativos, comerciales y administrativos.

Seguimiento a la cobranza y pago a proveedores.

Control de gastos Administrativos.

Supervisión y apoyo en cotizaciones.

Control de caja chica (sí aplica).

Supervisión al personal Operativo y Comercial.

Supervisión al área de ventas para que cumplan con las visitas mensuales.

Entrevistar a candidatos para cubrir las vacantes.



- Presidente y Vicepresidente - Director de Oficina / Socios - Depto. de Operaciones y Comercial - Depto. de Administración

Externas:

- Clientes Nacionales y Extranjeros - Proveedores Nacionales y Extranjeros - SAT


Delegar responsabilidades

Contratación del personal

Viajes comerciales fuera de la Ciudad y gastos de viaje.

Gastos Administrativos.

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PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Administración de empresas, Comercio Internacional o

afín o experiencia en el Giro.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Gerente de Sucursal. Gerente de Oficina, Administrador General

Conocimiento de Idioma: Ingles




Habilidades en:

Liderazgo






Iniciativa

Trabajo en equipo

X

X

X X X

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Nombre del puesto: Gerente de Cuentas Corporativas

Jefe Inmediato: Director Regional



1. Propósito General: Realizar estrategias comerciales que permitan lograr retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes, logrando maximizar la rentabilidad y generar volúmenes de venta para incrementar la participación de Sea Cargo Logistics en el mercado Internacional.

2. Puestos Subordinados: Asistente de Cuentas Corporativas

3. Organigrama:

International Sales

Corporate Accounts Manager

President

Vice President

México City & Ensenada Director

MXRH-MAN-01



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Llamadas telefónicas a clientes y prospectos referenciados

Lograr cierre de ventas y negociaciones comerciales.

Llevar los requerimientos y necesidades que tiene el cliente.

Elaborar o llenar el formato Solicitud de Cotización de Tarifa.

Solicitar cotizaciones de tarifas y/o fletes al Depto. De Pricing para presentar a clientes prospectos.

Recibe la tarifa por Pricing y la válida para su envío al cliente.

Notifica a Pricing y a la Asistente de Cuentas Corporativas la aceptación del cliente de la Oferta Comercial.

Solicita y Supervisa que la Asistente de Cuentas Corporativas lleve a cabo correctamente el Subproceso Alta de Cliente en el sistema.

Solicita y Supervisa que la Asistente de Cuentas Corporativas registre correctamente las cotizaciones en el Sistema.

Supervisa que la Asistente de Cuentas Corporativas pida al cliente la Carta de Instrucciones y documentación correctamente para poder solicitar el inicio de la operación del embarque.

Realizar viajes de Prospección y penetración en Mercados actuales y nuevos.

Seguir las Políticas Comerciales con la finalidad de obtener una rentabilidad bruta y utilidad neta establecida.

Participar en eventos, Trade Shows, convenciones, cámaras y cualquier organización donde aperturar mercados.

Acudir a las reuniones de ventas puntualmente.

Manejo adecuado de los recursos de la empresa.

Apoyo en la cobranza cuando sea solicitado por Administración.

Proponer condiciones de pago al cliente (contado o crédito)



- Presidente y Vicepresidente - Director Regional - Vendedor Internacional - Depto. de Operaciones

Externas:

- Clientes Nacionales y Extranjeros

6. Decisiones que el titular del puesto puede tomar: Participar en eventos con la finalidad de abrir mercados y posicionamiento.

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PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Administración de Empresas, Relaciones

Internacionales, Comercio Internacional, Carrera Comercial

o afín.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Gerente de Ventas





Habilidades en:

Liderazgo






Iniciativa

Trabajo en equipo

X

X

X X X

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Nombre del puesto: Gerente de Ventas /Sales Manager

Jefe Inmediato: Gerente de Oficina o Director General



1. Propósito General: Fijarse objetivos y metas englobando a todo el personal de Ventas Internacionales, Sales Support y todo el personal que tenga injerencia en el área Comercial. Crear estrategias comerciales para lograr y alcanzar los objetivos señalados por la Dirección Regional y el Presidente.

2. Puestos Subordinados: Vendedor Internacional, Asistente o Soporte de Ventas (sí aplica)

3. Organigrama:

International Sales

President

Vice President

Managing Director &

Branch Manager

Sales Manager

Sales Support

MXRH-MAN-01



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Revisar files de propuestas y cotizaciones

Revisar y analizar actividades del equipo de Ventas con la finalidad de crear planes de acción según sea el caso.

Visitar clientes en formar conjunta con los Vendedores.

Realizar viajes de Prospección y penetración en Mercados actuales y nuevos.

Seguir las Políticas Comerciales con la finalidad de obtener una rentabilidad bruta y utilidad neta establecida.

Conocer la inversión de Oficina para saber el mínimo de Profit alcanzado por el grupo de Vendedores.

Participar en eventos, Trade Shows, Convenciones, Cámaras y cualquier organización, donde podamos hacer un posicionamiento de Marca.

Crear estrategias de Penetración de los Mercados existentes, realizando una segmentación, con un plan estratégico enfocado a cada uno de ellos.



Internas:

- Presidente y Vicepresidente - Director de Oficina, Depto. de Operaciones, Comercial y Pricing

Externas:

- Clientes Internos y Externos


Participar en eventos con la finalidad de posicionamiento.

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131

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciado



Especialidad: Administración, Carrera Comercial o

afín.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Gerente de Ventas, Gerente Comercial, Líder de Ventas





Habilidades en:

Liderazgo






Iniciativa

Trabajo en equipo

X

X

X X X

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Nombre del puesto: Vendedor Internacional

Jefe Inmediato: Gerente de Ventas, Gerente de Oficina o Director Regional



1. Propósito General: Realizar actividades que permitan lograr retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes,

logrando maximizar la rentabilidad y generar volúmenes de venta para incrementar la participación

de Sea cargo Logistics en el mercado Internacional.


3. Organigrama:

International Sales

President

Vice President

Managing Director &

Branch Manager

Sales Manager

Sales Support

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Llamadas telefónicas a clientes y prospectos referenciados.

Solicitar a Pricing tarifas, fletes, envío de cotizaciones a clientes y prospectos.

Supervisar la elaboración de instrucciones de embarque que solicita el Sales Support al cliente.

Revisión al Inside Sales asignado de que complete el proceso de alta del cliente en el área administrativa.

Elaboración del SOP Standard Operating Procedure, Benchmark de tarifas para rutas específicas.

Acudir a las juntas de ventas puntualmente.

Proporcionar tarifas y cotizaciones a Sales Support para el ingreso en el sistema.

Visitar Clientes en sus oficinas.

Manejo adecuado de los recursos de la empresa.

Apoyo a las Campañas Comerciales de las Oficinas y Agencias Foráneas.

Apoyo en la cobranza cuando sea solicitado por Administración.

Proponer condiciones de pago al cliente (contado o crédito).

Ser el enlace entre el Operativo y el Cliente para el inicio de la Operación.



- Director de Oficina o Gerente de Ventas. - Vendedores y Operativos. - Depto. de Pricing. - Administración como Cuentas por Cobrar, Facturación y Cuentas por Pagar.

Externas:

- Clientes Nacionales y/o Internacionales


Comidas y reuniones comerciales

Entrega de promocionales y obsequios a clientes

Definir conjuntamente con Operaciones con que proveedor trabajar con base en costo beneficio (sobre las opciones presentadas por Pricing) así como tomar decisiones operativas puntuales sobre clientes.

Filtrar las cotizaciones de costos y ventas analizando el % de utilidad para que éste de acuerdo con la política corporativa.

Firmar hoja de control.

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura trunca, pasante o

concluida /Deseable



Especialidad: Relaciones Internacionales, Comercio

Internacional, Comercio Exterior, Administración de

Empresas o afín., y/o experiencia en el puesto.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Ventas de tangibles y/o intangibles y/o atención al cliente.






Conocimientos especiales y/o Capacitación: Estrategias de Ventas

Habilidades es:

Liderazgo


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

X X X

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Nombre del puesto: Asistente de Ventas/ Sales Support

Jefe Inmediato: Gerente de Ventas o Gerente de Oficina



1. Propósito General: Obtener clientes prospectos para canalizarlos al área comercial y con ello buscar un incremento en

las ventas de la compañía. Apoyo al área de ventas para dar de alta clientes y cotizaciones en el

sistema. Desarrollo de Pricing de carga consolidada marítima y terrestre, carga aérea, agentes.


3. Organigrama:

International Sales

President

Vice President

Managing Director &

Branch Manager

Sales Manager

Sales Support

MXRH-MAN-01



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Solicitar cotizaciones y/o tarifas aéreas, consolidado marítimo y terrestre al área de Pricing o al proveedor.

Llamadas de prospección/ 25 llamadas diarias.

Depuración de listados

Canalizar a los clientes prospectos a los vendedores

Solicitar al cliente la elaboración de las instrucciones de embarque o en su defecto llenar la Carta de instrucción correctamente.

Solicitar al cliente documentación para alta con el agente aduanal.

Llenar formatos enviados por el cliente para que den de alta en Sea Cargo Logistics como sus proveedores.

Ingreso de Costos y ventas proporcionadas por el comercial al sistema.

Recabar documentación del cliente nuevo para solicitar alta a administración.

Recabar documentación del proveedor nuevo para solicitar alta a administración.

Proporcionar tarifas o cotizaciones a los agentes que solicitan gastos de entrega o recolección.

Apoyar a la Gerencia de Oficina y/o Dirección Regional a solicitar tarifas a proveedores para enviar a sus clientes.

Solicitar a los clientes de Gerencia de Oficina y/o Director Regional el llenado de la Carta de Instrucciones, una vez llena enviar al área operativa.

Ser el enlace entre el Operativo y el Cliente para el inicio de la Operación.

Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 y BASC


- Gerente de Oficina o Director Regional - Vendedor Internacional - Administración

Externas:

- Clientes Nacionales e Internacionales. - Proveedores - Agentes Nacionales e Internacionales - Agente Aduanal


Asignación del cliente prospecto al vendedor de acuerdo a su Zona Geográfica

Analizar en conjunto con el vendedor que las operaciones realizadas no estén en la lista prohibida como; autos usados, mudanzas, exportación de madera y minerales.

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PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura Pasante o Titulado)




Internacionales, Comercio Exterior, Administración

de Empresas o afín.


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Asistente de Ventas, Ventas de tangibles y/o intangibles, Asistente

administrativo de ventas, Asistente Comercial, Atención al Cliente.





Habilidades en:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

X X

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138


Nombre del puesto: Gerente de Operaciones

Jefe Inmediato: Gerente de Oficina o Gerente Regional

Área / Departamento: Operaciones


1. Propósito General: Supervisar las operaciones de Importación, Exportación, Marítimas y Terrestres generadas por agentes en el extranjero del área comercial a través del cumplimiento de la normatividad vigente con el objeto de satisfacer los requerimientos de cada uno de los clientes.


Supervisor de Operaciones ( Si aplica)

Ejecutivo de Operaciones

Asistente Administrativo de Operaciones ( Si aplica)

Asistente de Limpieza (Si aplica)

3. Organigrama:



Assistant

Operations Manager & Operations Supervisor

President

Vice President

Managing Director &

Branch Manager

MXRH-MAN-01



139


Revisión de documentos para embarques nuevos.

Asignar y abrir expediente por embarque vía sistema.

Reservar con Navieras y compañías de transporte.

Realizar reservaciones con Aerolíneas (Sí aplica).

Validar embarques en AMACARGA.

Seguimiento y supervisión de embarques terrestres de Importación y Exportación.

Seguimiento y supervisión de embarques aéreos de Importación y Exportación.

Seguimiento operativo de clientes específicos de exportación marítima de carga seca y refrigerada. Notificación y liberación de embarques.

Coordinar recolecciones y/o entregas de embarques desde origen a destino final con despacho aduanal en caso de incluirse.

Ingresar datos del beneficiario (cliente), tipo y monto de la carga a asegurar en el sistema de la Aseguradora para obtener Póliza de Seguro.

Depuración de Cuentas Pendientes de Proveedores.

Atención a Clientes para aclaración de dudas.

Supervisar que los Ejecutivos envíen las Prealertas.

Confirmación de arribos, Hoja de Control y facturación de embarques en el plazo establecido según KPI` s.

Verificar el cierre de expedientes operativos cerciorando que todo el expediente este integrado por facturas con sellos.

Anticipos comprobados, facturas impresas, hojas de control y todo documento esencial del embarque.


- Gerente de Oficina o Dirección. - Gerente de Ventas. - Ejecutivo de Operaciones.

Externas:

- Proveedores - Clientes Nacionales y/o Internacionales - Pricing


Proponer y rechazar ingreso de nuevos agentes aduanales y proveedores locales.

Autorizar cambo de Agente Aduanal o cambio de Proveedor.

Solicitar a Administración detener el pago a proveedores por razones operativas o de documentación.

Rechazar el manejo operativo de embarques por documentación y/o información faltante.

Facturación de gastos extras.

Embarques con pérdida.

PERFIL DEL PUESTO

MXRH-MAN-01



140

Escolaridad: Licenciatura titulado o pasante




Internacional o afín.


Sexo: Indistinto









Conocimientos especiales y/o Capacitación: Conocimientos en procesos Operativos en Forwarder

Habilidades es:


X

X

X X X

MXRH-MAN-01



141


Nombre del puesto: Supervisor de Operaciones

Jefe Inmediato: Gerente de Oficina o Gerente Regional



1. Propósito General: Supervisar las operaciones de Importación, Exportación, Marítimas y Terrestres generadas por el área comercial interna y agentes en el extranjero a través del cumplimiento de la normatividad vigente con el objeto de satisfacer los requerimientos de cada uno de los clientes.


Ejecutivo de Operaciones

Asistente Administrativo de Operaciones (Si aplica)

Asistente de Limpieza (Si aplica)

3. Organigrama:



Assistant


President

Vice President

Managing Director &

Branch Manager

MXRH-MAN-01



142


Revisión de documentos para embarques nuevos.

Asignar y abrir expediente por embarque vía sistema.

Reservar con Navieras y compañías de transporte.

Coordinación de servicios con proveedores.

Realizar reservaciones con Aerolíneas (Sí aplica).

Validar embarques en AMACARGA.

Seguimiento y supervisión de embarques terrestres de Importación y Exportación.

Seguimiento y supervisión de embarques aéreos de Importación y Exportación. (si aplica)

Seguimiento operativo de clientes específicos de exportación marítima de carga seca, peligrosa y refrigerada. Notificación y liberación de embarques.

Coordinar recolecciones y/o entregas de embarques desde origen a destino final con despacho aduanal en caso de incluirse.

Ingresar datos del beneficiario (cliente), tipo y monto de la carga a asegurar en el sistema de la Aseguradora para obtener Póliza de Seguro.

Depuración de Cuentas Pendientes de Proveedores.

Atención a Clientes para aclaración de dudas y solución de problemas.

Supervisar que los Ejecutivos envíen las Prealertas y den seguimiento puntual a los embarques.

Confirmación de arribos, Hoja de Control y facturación de embarques en el plazo establecido según KPI` s.

Control de demoras.

Cumplimiento de KPI’ s de acuerdo a procedimientos internos.

Verificar el cierre de expedientes operativos cerciorando que todo el expediente este integrado por facturas con sellos.

Anticipos comprobados, facturas impresas, hojas de control y todo documento esencial del embarque.


- Gerente de Oficina o Dirección - Gerente de Ventas - Ejecutivo de Operaciones - Administración

Externas:

- Proveedores / Agentes - Clientes Nacionales y/o Internacionales


Proponer y rechazar ingreso de nuevos agentes aduanales y proveedores locales.

Autorizar cambio de Agente Aduanal o cambio de Proveedor.

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Solicitar a Administración detener el pago a proveedores por razones operativas o de documentación.

Rechazar el manejo operativo de embarques por documentación y/o información faltante.

Facturación de gastos extras. (comprobables)

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Licenciatura concluida: titulado o

pasante




Internacional o afín.


Sexo: Indistinto






Conocimiento de Idiomas en: inglés



Conocimientos especiales y/o Capacitación: Conocimientos en procesos Operativos en Forwarder

Habilidades es:


X

X

X X X

MXRH-MAN-01



144


Nombre del puesto: Ejecutivo de Operaciones / Operations Executive

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones



1. Propósito General: Llevar a cabo la operación de los embarques de importación y exportación, marítimas y terrestre, así

como dar seguimientos al despacho aduanal de los mismos. Mantener informado al cliente y

coordinar desde origen recolección y entrega final de mercancías al cliente.


3. Organigrama:



Assistant


President

Vice President

Managing Director &

Branch Manager

MXRH-MAN-01



145


Coordinar la programación del embarque en origen.

Abrir expediente (file) en Sistema (ERP) y físicamente en carpeta.

Validar embarques

Seguimiento vía e-mail a los embarques, notificaciones a clientes.

Facturación de expedientes.

Entrega de compras a Administración.

Liberación de embarques.

Coordinar recolecciones y/o entregas de los embarques desde origen a destino final, con despacho aduanal en caso de incluirse.

Asegurar carga

Atención a clientes.

Solicitud de anticipos y Pago de proveedores.

Elaboración de Reportes a clientes.

Revisar, cerrar y archivar el expediente.



- Gerente o Director de Oficina - Gerente de Operaciones o Supervisor - Depto. de Pricing - Depto. Comercial - Asistente Administrativo de Operaciones - Administración

Externas:

- Proveedores - Clientes Nacionales - AMACARGA - Navieras - Agentes Aduanales


Liberación de Embarques

Resolución de Problemas con asignación de proveedores.

Solicitud de aplicación de crédito de proveedores.

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Facturación de gastos extras.

Embarques con pérdida.

PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Relaciones Comerciales o afín.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Coordinar la programación del embarque en origen, Abrir expediente en

Sistema (ERP) y físicamente en carpeta, Validar embarques, Seguimiento vía e-mail a los embarques,

notificaciones a clientes, Facturación de expedientes, Entrega de compras a Administración, Liberación de

embarques, Coordinar recolecciones y/o entregas de los embarques desde origen a destino final, con

despacho aduanal en caso de incluirse, Asegurar carga, Atención a clientes, Solicitud de Anticipos y pago a .,

Elaboración de Reportes a Clientes, Revisar, cerrar y archivar el expediente, Dar cumplimiento al Sistema de

Gestión de Calidad ISO 9001:2008




Conocimientos especiales y/o Capacitación: Incoterms, Agencias Aduanales, Navieras.

Habilidades es:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio




X

X

X X X

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Nombre del puesto: Asistente Administrativo de Operaciones / Operations Administrative

Assistant

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones



1. Propósito General: Apoyar al departamento de operaciones marítimas y terrestres en el trabajo administrativo.Organizar el flujo de faccturas proveedores entre las áreas de operaciones y administración reduciendo el tiempo de aprobación.


3. Organigrama:



Assistant


President

Vice President

Managing Director &

Branch Manager

Operations Intern

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Recepción de las facturas proveedor para distribución en área operativo y de regreso al área administrativa (cuentas por pagar)

Transmisión por vía electrónica de manifiestos de carga (CAAT) en cumplimiento de la regla 2.4.13 de Comercio Exterior.

Control de estados de cuenta de demoras de contenedores con las diferentes compañías navieras. Recibiendo y distribuyendo las facturas de manera oportuna.

Control y organización de archivos o expedientes de acuerdo a Check List.



Internas:

- Gerente de Operaciones - Operaciones - Cuentas por Pagar - Ventas

Externas:

- Proveedores - Clientes


Enviar estados de cuenta emitidos por las navieras a las oficinas, manteniendo un control entre navieras, operaciones y cuentas por pagar.

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PERFIL DEL PUESTO




Especialidad: Relaciones o Negocios Internacionales,

Ciencias Aduanales y Comercio Exterior,

Administración de empresas o afín.


Sexo: Indistinto



¿En qué funciones y/o puestos?: Operaciones, Sales Support, funciones administrativas u operativas

realizando Importación o Exportación.




Conocimientos especiales y/o Capacitación: Incoterms, Agencias Aduanales, Navieras.

Habilidades es:


X

X

X X X

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Nombre del puesto: Contador General MDE / Accountant MDE

Jefe Inmediato: Gerente de Oficina



1. Propósito General: Organizar, registrar los ingresos y egresos de la compañía, con el fin de tener la información contable y financiera al día que sirva de base para la planeación, organización, presupuesto y toma de decisiones de la empresa.


3. Organigrama:


President

Vice President

Managing Director


Director


Supervisor

Overseas Offices Accounting

Payable Executive

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Revisión de cuentas contables.

Revisión de libro de bancos.

Elaboración y presentación de impuestos distritales y nacionales.

Revisión de factura de compra.

Elaboración de Nomina y aportes para fiscales.

Elaboración de KPI ´s alta clientes.

Reporte de saldo a bancos a la administración general.

Reporte de facturación.

Reporte de estado de resultados.

Análisis del PROFIT

Reporte de análisis por vendedor.

Prorrateos de costos y gastos.

Reporte consumos tarjeta de crédito.

Elaboración facturas de venta a clientes y administración.

Consultas en DATACREDITO para estudios de crédito CLIENTES.

Análisis de documentos y estados financieros de solicitud de crédito.

Elaboración de KPI´s respuesta solicitud de crédito.

Manejo de caja menor o chica.

Archivo de toda la documentación generada en cada una de las responsabilidades.

Liquidación presentación RETENCION EN LA FUENTE.

Liquidación presentación IVA (CUATRIMESTRAL)

Liquidación presentación DECLARACION DE RENTA.

Elaboración y presentación de información exógena.



- Dirección de Admon. y contabilidad - Gerente de Oficina - Supervisor de Administración y Contabilidad de las oficinas del exterior. - Ejecutivo de cuentas por pagar oficinas del exterior

Externas:

- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. - Superintendencia de Sociedades. - Municipio de Medellín. - Banco de la Republica.

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Apoyar en la resolución de problemas legales y fiscales que se presenten en la aplicación práctica de las diferentes leyes que conforman el sistema tributario colombiano.

Aplicar objetivamente las normas de auditoria vigentes, así como generar estrategias y acciones de apoyo al cumplimiento de los objetivos organizacionales y promover la eficiencia de la entidad.

Analizar y realizar ajustes contables a partir de la depuración de la información contable.

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad: Profesional



Especialidad: Contaduría Publica


Sexo: Indistinto





¿En qué funciones y/o puestos?: Asistente o Auxiliar Contable.


Conocimientos de Software (Especifique): Microsoft Office, algún ERP contable.

Conocimientos especiales y/o Capacitación: Normas Internacionales de Información Financiera, Decreto

624, estatuto tributario nacional, reforma tributaria de 1819.

Habilidades en:


Trabajo en equipo


Actitud de servicio



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