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Manual de Ferias para elDesarrollo Económico Local

Manual de Ferias para elDesarrollo Economico Local

Manual de Ferias parael Desarrollo Economico LocalManual de Ferias parael Desarrollo Economico Local

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Manual de Ferias para elDesarrollo Económico Local

CoordinaciónRegina Bauerochse-BarbosaDirectoraPrograma Fortalecimiento de la Economía y elEmpleo FORTALECE (MINEC/GTZ)

AsesoríaAnja Nina KramerAsesoraDesarrollo Económico LocalPrograma FORTALECE (MINEC/GTZ)

Asesora TécnicaAura Maritza Majano-RivasDesarrollo Económico Local y Empleo JuvenilPrograma FORTALECE (MINEC/GTZ)

InvestigaciónCarmen de PereiraConsultora

San Salvador, El Salvador, CentroaméricaDiciembre, 2006

Lo que oigo lo olvido, lo que veo lorecuerdo, lo que hago lo se.

Confucio

ImpresiónGRAFICOLOR S.A. de C.V

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CONTENIDO

PRESENTACION

INTRODUCCIÓN

1. CONCEPTOS 1

1.1 ¿Qué es una feria? 11.2 ¿Porqué realizar ferias? 21.3 Ferias a nivel local 3

2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS 7

2.1 Metodología 7

2.2 Pasos del proceso para realizar ferias con éxito 8

3. DESARROLLO DE PASOS DEL PROCESO 9

Paso Uno: Preparación 10

ß Planificación

ß Organización

ß Promoción y Publicidad

Paso Dos: Ejecución

ß Ocho días previos a la Feria

ß El día de la Feria

Paso Tres: Evaluación

• Evaluación de resultados

ß Seguimiento

ß Sistematización

BIBLIOGRAFIA

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ß Un día previo a la Feria 36

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PRESENTACIÓN

PROGRAMA FORTALECE (MINEC/GTZ)

La presente publicación es un Manual para diseñar y organizar ferias para eldesarrollo económico local, se ha elaborado el marco teórico y operativo, pormedio del cual se determinan y ordenan los recursos, así como las actividadespara su organización y desarrollo, se han identificado las herramientas técnicasque deben utilizarse para su ejecución y posteriormente la evaluación del montajedel evento.

El documento es el resultado de una investigación realizada en la MicroregiónLos Nonualcos, ha sido una iniciativa impulsada por el Programa FORTALECE(MINEC/GTZ), y junto con las Mesas Sectoriales han apoyado el sector MIPYMEcon actividades para el fortalecimiento, como el desarrollo de ferias a nivel localy la participación en otras ferias de mayor magnitud

Las ferias para el desarrollo económico local unen objetivos de productores ycomerciantes, y es un instrumento del desarrollo local, a la vez que es una actividadempresarial en sí. Los actores clave del desarrollo económico local son, entreotros:• Sector empresarial y emprendedores locales• Asociaciones empresariales y profesionales• Gobierno municipal• Instituciones gubernamentales• ONG’s con enfoque económico• Proyectos con financiamiento de la cooperación internacional• Universidades y centros de investigación

Cada uno de ellos aporta de diferente manera al desarrollo económico, la principalfunción de estos actores consiste en apoyar las iniciativas, que junto a la basesocial del municipio, el capital humano, se debe conformar una alianza estratégicapara promover el desarrollo económico local.

Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregión LosNonualcos, con la realización de tres actividades:

ß Dos ferias, presentadas como muestras empresariales con la participación deempresarios de la Microregión, eventos asesorados por la Cámara de Comercioe Industria de El Salvador.ß Un taller, realizado en una jornada de un día de trabajo con las institucionescontrapartes del Programa FORTALECE(MINEC/GTZ)

Las tres actividades generaron insumos que se han incorporado en este documento,información que ha fortalecido la investigación realizada; el documento exponeun método que se espera sea aplicable y replicable en el nivel local.

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INTRODUCCIÓN

Este documento es un instrumento creado para la realización de ferias,orientado a apoyar el desarrollo económico local, es producto de la revisión devarios métodos utilizados por diversas instituciones y organizacionesnacionales y regionales, como también de la recopilación de información de laexperiencia en los diferentes tipos de ferias que se realizan actualmente, comolas empresariales, de empleo y todo tipo de ferias especializadas. Este estudioexpone los pasos del proceso para el montaje de ferias a nivel local, tienecomo objetivo orientar las actividades que contemplan cada paso, que sin lugara dudas será reajustado en la práctica, de acuerdo al tema y a la magnitud delevento planificado.

Las diferentes experiencias realizadas en la Microregión Los Nonualcos, através de muestras empresariales llevadas a cabo como parte de este estudio,han fortalecido este trabajo. Se ha seleccionado el método, en el marco de unproceso participativo de cambio y de mejoramiento de acuerdo a lasparticularidades locales y utilizando una metodología pedagógica de fácilimplementación, que proporcione al lector los pasos a seguir de manerasencilla, con ejemplos en algunos casos, que pueden servir de modelo en lapráctica.

Cada paso recoge las actividades a desarrollar, en las cuales se describen lasacciones necesarias, se propone que los participantes en las ferias tengan laoportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento delmercado, elementos que le permitan al empresario concretar negocios en elmomento del evento y lo más importante realizar negocios en el futuro,incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompañadode eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. El cumplimientode este proceso requiere de tres factores fundaméntales para que el resultadosea un éxito: un alto grado de compromiso desde el inicio, control deltiempo en relación a las actividades y la demanda de trabajo.

El componente de Desarrollo Económico Local (DEL) del ProgramaFORTALECE (MINEC/GTZ), orienta su labor a facilitar la creación de espaciosde trabajo para potenciar las capacidades locales y la generación deoportunidades para que la Microregión Los Nonualcos se convierta en unaregión competitiva con productos y servicios a ofrecer de calidad, ha creadoinstancias como las Mesas de Trabajo Sectoriales (Mesas de Turismo, dePesca y de Empleo), generando herramientas técnicas para impulsar elproceso de desarrollo de esta región y en apoyo a otros procesos.

Las ferias inciden en dinamizar el fomento del empleo, a través delfortalecimiento del sector empresarial y permite el acercamiento de la oferta y lademanda. En estas actividades se aplican nuevas metodologías y seimplementan herramientas técnicas, logrando de esta manera elevar el nivel deoportunidades en la población objetivo.

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1. CONCEPTOS

Es una actividad que tiene como característica concertar en un mismo espacio físico a laoferta y demanda de servicios y/o productos, en una fecha programada. Las ferias sonuna estrategia de promoción para la generación de oportunidades comerciales, que serealizan a través de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia,vinculando la oferta y la demanda.

Las ferias deben diseñarse como eventos de promoción comercial dirigidos a la micro ypequeña empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Debeentenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar eldesarrollo económico de un territorio.

A la hora de planificar la realización de una feria, se debe tener claro qué es lo que sequiere lograr y para ello se tienen que elaborar objetivos concretos, basados enelementos de calidad, cantidad, tiempo e innovación; de tal manera que los indicadoresrelacionados reflejen los aportes y cambios que se han propuesto conseguir.

Ejemplos:

ß Lograr la venta de $1.000 durante la Feria del Mueble, y otros $1,000.00 posterior a laferia con otros clientes, la feria se realizará en San Pedro Nonualco, departamento de La Paz.La producción esta basada en la elaboración de muebles para las diferentes áreas deuna vivienda.

ß Lograr el posicionamiento del municipio de San Luís la Herradura, departamento de LaPaz, con una Feria de Productos del Mar, ofreciendo variedad de productos, frescos ypresentados en condiciones atractivas e higiénicas.

En la organización de las ferias se involucran otras instancias y organismos, comoinstituciones del sector público y privado, proyectos y toda entidad interesada en elfortalecimiento del desarrollo económico local, entre ellas esta la asistencia técnica(proyectos, programas, OG´s y ONG´s) que permite favorecer y optimizar la relaciónoferta - demanda.

La coordinación con los gremios y asociaciones productivas es importante, para queasuman con interés su participación en las ferias, porque es un espacio en el que se dauna relación directa entre productores y clientes, la producción entre varios genera mayorvolumen, resultando atractivo para los futuros compradores ya que se garantizan preciosmás bajos.

Es un lugar donde se reúnen vendedores y compradores para difundir,exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de

productos y servicios.

1.1 ¿Qué es una feria?

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Por que es un instrumento eficiente, que proporciona a los diferentes sectores, en unevento los siguientes beneficios:

ß Las ferias se han consolidado en los últimos años como una de las más poderosas yefectivas herramientas de mercadeo, tal como viene a subrayar el constantecrecimiento de esta actividad, ayuda a los empresarios a aprender cómo presentar susproductos.

ß Son la forma más económica y eficiente de ganar cuotas de mercado.ß Constituyen la más completa herramienta de comunicación, donde se produce una

interacción directa entre comprador y vendedor, poniendo en funcionamiento los cincosentidos.

ß Son el lugar idóneo para establecer contactos comerciales, encontrarse con losclientes habituales y captar nuevos clientes, ofreciendo nuevos servicios y/o productos.

ß Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado.ß Posibilitan la participación en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de

actualidad empresarial, ponencias, entre otras) que ayudan a conocer la evolución ytendencias del mercado.

ß Acceso a información, contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos yacceso a nuevos mercados.

ß Incrementa las actividades comerciales.ß Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones, en forma

efectiva y rápida.ß Identificación de las adaptaciones, modificaciones e innovaciones que se deben

utilizar en los productos y servicios, nuevos diseños, formas de diferenciación deproductos, maneras de preservar, manejo y proteger productos, para penetrar en otrosmercados y/o mejorar su inserción en el mercado nacional.

ß Disminución de los costos de las transacciones.ß Creación de valor agregado, a través de los conocimientos sobre temas de interés

empresarial, que proporcionan las conferencias técnicas y asesorías.ß Establecimiento de alianzas efectivas, proyectos y actividades conjuntas con otras

empresas o instituciones.ß Se realiza una prospección del mercado a costos reducidos.

Las ferias deben estar bien estructuradas, especialmente en la parte de la coordinacióninterinstitucional, que permita contar con todos los elementos fundamentales para eléxito de la misma. A partir de la toma de decisión de realizar la feria, se inicia un procesocompuesto de varias etapas, que contemplan actividades y responsables, desarrollandolabores y gestiones coordinadas contempladas en una planificación y ejecutadas por unComité ad hoc

.

Algunas de las ventajas y oportunidades que ofrecen a sus participantes comoexpositores son:

1. 2 ¿Porqué realizar ferias?

Se debe tener como fin último contribuir a dinamizar la economía local, con productosque identifiquen la zona.

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Ventajas:ß El cliente es quien visita a la empresa y no al revés.ß El cliente está disponible.ß En ellas el producto o servicio es el protagonista, tan bien presentado como

el expositor sea capaz de hacerlo.ß El costo por contactos es indiscutiblemente el más bajo, ya que en pocos

días se puede contactar a muchos.

Oportunidades:ß Generar nuevos contactos que finalizan en ventas.ß Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajoß Potenciar la marca.ß Reforzar el contacto con los clientes habituales.ß Observar la competencia (principalmente en las ferias).ß Abrir nuevos mercados.ß Vender.ß Contactar a posibles distribuidores.

Las ferias en el marco del desarrollo económico local son actividades que deben contarcon características fundamentales:

ß Deben ser parte de un proceso de desarrollo económico, que la experiencia se pueda aplicar a otros modelos y procesos.ß Debe obtenerse un producto, debe medirse la cobertura de la actividad y obtener datos

cuantitativos sobre número de personas, empresas, instituciones, ONG¨s involucradosparticipantes y beneficiados.

ß Presentar resultados, debe demostrarse que el Comité Organizador logro sus objetivos, silos miembros del Comité se han fortalecido en el proceso de implementación,si la experiencia ha proyectado el sector empresarial fuera de la región, si se hacontribuido a generar un compromiso de los actores locales.

ß La diversidad, que se incluyan diversos temas, como género, equidad, cultura, medioambiente, alianzas intersectoriales y la diversidad social, la incorporación de mujeres yjóvenes.

ß El desarrollo de la creatividad, ideas creativas para desarrollar este tipo de actividades,ya sea en el aspecto logístico, operativo como organizativo, presentar solucionesinnovadoras para problemas encontrados en el proceso.

Las actividades en el marco del desarrollo económico local deben cumplir con susobjetivos de desarrollo, es importante que en estas actividades consideren dos ejes detrabajo:ß Potenciar lo existente, las personas, recursos, empresas, instituciones, gobiernos

municipales, entre otros.ß Desarrollar la capacidad de gestión para la obtención de recursos externos al

territorio, como financiamiento, asistencia técnica, apoyos de todo tipo.

La promoción de estos eventos pretende:

ß Elevar la calidad de vida de la población.ß Contribuir al desarrollo del país.ß Enfrentar los retos de la economía nacional y de la globalización.

1. 3 Ferias a nivel local

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Se debe trabajar con esa orientación, para lograr un apropiamiento del concepto dedesarrollo económico local, desde los diversos roles.

La organización de ferias de desarrollo económico local requiere estructurar una organizaciónparticipativa y abierta en el nivel local, que tenga un alto grado de representatividad delmunicipio, de la comunidad, instituciones gubernamentales, sector empresarial, ONG´s yde actores locales.

GOBIERNOS LOCALES COMUNIDAD EMPRESA PRIVADA

ß Alcaldesß Concejalesß Empleados

Organizaciones de todotipo: territoriales yfuncionales

Sector empresarial radicadoen la zona

OG´s ONG´s ASESORÍAS

Institucionesgubernamentales

Asociacionestrabajando en la zona

• Proyectos• Programas

¿Qué es una Feria para el Desarrollo Económico Local?

Es un evento para fomentar un intercambio comercial entre los empresarios queconforman la base económica local, a través de la exposición de los productos y /oservicios, con el apoyo de asistencia técnica por parte de instituciones, organizaciones yproyectos o programas ubicados en la región. Bajo ese concepto, la idea surge de losactores locales que buscan dinamizar la economía y buscan aliados internos y externos alterritorio para lograr impulsar una iniciativa dirigida al fortalecimiento del sector empresarialde la región.

Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados, a travésde una exposición para comercializarlos, asimismo comunicarse y contactarse entre sí. Deforma paralela promover la realización de negocios con empresas visitantes, institucionesy visitantes en general.

Con esta actividad se pretende:

ß Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otrosempresarios y viceversa, con el fin de hacer negocios.

ß Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos demercado.

ß Estimular el espíritu emprendedor para formar y consolidar empresarioscomprometidos con la generación de empleo y recursos que lleven al desarrollo de laregión.

ß Promover una cultura emprendedora e integrada con otras iniciativas para incentivar lainvestigación y promoción de nuevos conceptos.

La feria debe convertirse en un verdadero foro de exposición de productos y servicios, deanálisis y discusión de la acción empresarial y su papel en la economía, debe generarfactores y elementos que fortalezcan al expositor para convertirse en agentes de cambio,dentro de su entorno.

Las ferias a nivel local, son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que generauna transacción comercial, como resultado de la exposición de los productos o servicios,

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son de todo tipo: de pesca, de turismo, muebles, de ropa, de artesanías, de plantas, detodo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la región.

¿¿¿¿CCCCuuuuáááállll eeeessss eeeellll oooobbbbjjjjeeeettttiiiivvvvoooo ddddeeee ppppaaaarrrrttttiiiicccciiiippppaaaarrrr eeeennnn llllaaaassss ffffeeeerrrriiiiaaaassss????ß Conocer el mercado.ß Conocer la competencia y el movimiento comercial del mercado.ß La feria representa una herramienta general de mercadeo.ß Conocer nuevas estrategias, innovaciones y tecnología.ß Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e información general sobre productos y

servicios.ß Fomentar las relaciones de negocios con los compradores, en busca de la oportunidad

para hacer negocios.ß Formalizar contratos y/o ventas.ß Conocer la opinión de los visitantes y empresarios sobre los productos y servicios

ofrecidos.

¿¿¿¿QQQQuuuuéééé aaaappppooooyyyyoooossss rrrreeeeqqqquuuuiiiieeeerrrreeee eeeellll CCCCoooommmmiiiittttéééé OOOOrrrrggggaaaannnniiiizzzzaaaaddddoooorrrr????

El evento en la fase de planificación, el Comité Organizador define el objetivo y lamagnitud del evento, deben incorporar la utilización de apoyos y recursos técnicos paralograr un mayor impacto en la población participante y asistente, se dividen en:

ß Asesorías o asistencia técnica.ß Recursos económicos o asistencia financiera

- Asesorías o asistencia técnica

El propósito de este tipo de instrumento es mejorar la competitividad y productividad en elnivel local del sector empresarial productor de bienes y servicios, mediante la aplicaciónde técnicas de gestión empresarial, el apoyo se obtiene de instituciones gubernamentales,no gubernamentales y proyectos de la cooperación internacional.

Se realiza a través de la asesoría y la capacitación para fomentar la economía y el empleo,está orientada a mejorar las capacidades empresariales a nivel local. Hay instanciasgubernamentales, programas y proyectos de cooperación internacional que apoyan estosprocesos. El apoyo requerido es en el proceso de la organización, se requiere deinformación de eventos similares, capacitación en temas especializados, comercializacióny promoción de negocios, entre otros.

Asistenciafinanciera

FERIA DEDESARROLLOEMPRESARIAL

INTERCAMBIOCOMERCIAL

Asistenciatécnica

FERIA DEDESARROLLO

ECONOMICO LOCAL

REALIZAR NEGOCIOS

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Para ello se cuenta con instituciones como la CONAMYPE (Ministerio de Economía),CENPROMYPE, FADEMYPE, FUNDAPYME, entre otras ONG´S y proyectos decooperación internacional, que apoyan las iniciativas empresariales en diferentes áreas ysectores, al pequeño, mediano y micro empresario y toda actividad relacionada parapotenciar sus ventas, en este caso las Ferias para el desarrollo empresarial local.

Adicional a lo anterior, en los eventos es importante realizar otras actividades paralelas,como:

v Conferencias técnicas presénciales, constituyen un elemento de mucha atracción parael visitante y participante, se exponen temas de actualidad y de calidad técnica deacuerdo al tema y tipo de feria, el evento se vuelve atractivo cuando hay unaprendizaje y nuevos conocimientos.

v Servicios de desarrollo empresarial, es una asistencia técnica directa a las MIPyMEque se pone a disposición de los participantes y asistentes a la feria, con solucionesempresariales, a través de capacitación, asesorías, formación profesional, consultoríasy nuevas metodologías empresariales. Se instalan Puntos de Información Técnica, conasistencia dirigida a mejorar: calidad, presentación, exposición, asesoría empresarial yla utilización óptima de las herramientas técnicas.

- Recursos económicos o financieros

Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada,instancias gubernamentales, ONG’s, municipalidades y la cooperación internacional.

Se cuenta con dos tipos de asistencia financiera:

v En la fase de preparación, se requieren fondos para financiar las actividades de todo elproceso para realizar la feria. El financiamiento se obtiene a través de diversasmodalidades, en general se logra con recursos de la empresa privada e institucionesque dan aportes en especies, como vehículos, equipo, instalaciones, insumos ypapelería, apoyo con recurso humano para que desarrollen tareas específicas y enocasiones especiales, se obtiene dinero en efectivo.

v En la fase de ejecución, se solicita a las instancias responsables del financiamiento ala MYPYME, instalar en la feria un stand para informar al sector sobre lasinstituciones, los tipos financiamiento y los requisitos para optar a los créditos,asesorías y otras modalidades de apoyos financieros para mejorar su productividad ycomercialización empresarial.

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2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS

DE DESARROLLO ECONÓMICO LOCAL

Para enfrentar con éxito la promoción y exposición de productos y servicios locales, esnecesario definir y ejecutar un proceso para la realización de ferias. Su aplicación yseguimiento debe llevar un proceso metodológico que plantee acciones secuenciales,cuyos resultados deben responder a tres preguntas:

La realización de Ferias, implica desarrollar un proceso dividido en pasos para su mejorimplementación y seguimiento, que tiene su base en una buena planificación, da iniciocon el paso de preparación, paso que es el más importante y determina los logros yresultados del evento, en ese momento se estructura la coordinación de los esfuerzostécnicos y financieros de las instituciones participantes, se elige un Comité Operativo (laparticipación debe ser voluntaria y en coherencia a las responsabilidades institucionales ynormativas en relación al tema de la feria.

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo::::

La CONAMYPE, Ministerio de Economía, coordina un evento sobre ProductosArtesanales de Exportación, se determina en la planificación el período del proceso, deacuerdo a la magnitud.

La planificación se debe realizar definiendo los objetivos claros, en la reunión inicialcon los miembros interesados en participar, se debe partir de criterios generalizadossobre las ferias y exposiciones como instrumentos de promoción, mercadeo ycomunicación más importantes y a la vez más eficientes, constituyen un punto deencuentro entre la oferta y la demanda que permite facilitar los negocios. Con estemétodo se proponen 3 pasos o fases, para facilitar el seguimiento de las actividades quegenera cada uno. La metodología no es definitiva, sino un instrumento que debeaplicarse acorde a las circunstancias propias de cada municipio o región, debe ajustarsecon el objeto de sentar las bases hacia una modalidad cada vez mejor de promoción empresarial.

Las actividades estarán determinadas por los objetivos, estrategias y metasdefinidas en la planificación

¿Que nos motiva a realizar las ferias a nivel local?

¿Qué hacer parallevarlas a cabo?

¿Como hacerlo?

Defin ición de objet ivos

Planificación MisiónVisión

2.1 Metodología

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Todo ello justifica la participación y la efectividad de esta actividad, aunque no sedescartan otros medios que pueden apoyar la labor comercial.

Las ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios, realizar negocios conotros empresarios, observar la competencia, lanzamiento de productos, estudiar elmercado, visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales, encontrar distribuidores,concretar ventas, entre otras. En resumen, se vuelve el evento como un centrocomercial para las personas de negocios. Los pasos del proceso son cinco:

• Preparación• Ejecución• Evaluación• Seguimiento• Sistematización

La ejecución de cada paso implica el desglose de una serie de actividades, organizadas ycoordinadas tanto dentro de cada Comisión, como con el resto del Comité Operativo, esimportante desde el principio respetar la Coordinación General y las funciones de cadacomisión, para no duplicar los esfuerzos institucionales ni técnicos.

Si bien el proceso es secuencial, debe ser flexible de manera que seadapte a las necesidades de cada municipio.

2. 2 Pasos del proceso para realizar ferias exitosas

Paso 2Ejecución• 8 días antes• 1 día previo• El día del Evento

Paso 1Preparación• Planificación• Organización• Promoción y Planificación

Paso 3Evaluación• Evaluación de Resultados• Seguimiento• Sistematización

ProcesodelPasos

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El proceso da inicio con el Paso de Preparación, que contiene 3 grandes actividades:

• Planificación.• Organización.• Promoción y Publicidad.

A continuación se inicia con la primera actividad, está dirigida a asegurar la participaciónde la representación local y a preparar las condiciones generales del proceso.

Criterios de éxito:

Trabajo en equipo.El elemento humano.

La planificación cumple dos propósitos fundamentales:

ß Maximizar el éxito reduciendo la incertidumbre de la improvisación y definiendo lasconsecuencias de las acciones determinadas.

ß Elevar el nivel de éxito organizacional.

Un propósito adicional de la planificación, consiste en coordinar los esfuerzos y losrecursos dentro de las organizaciones, se ha dicho que la planificación es como unalocomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y elcontrol. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivosplanteados, implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberánejecutarse las acciones planificadas.

¿Qué es planificar?Es construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

¿Qué es planificación entonces?

Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilización de los recursos, para lograrobjetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

Significa

Que los organizadores evalúen de manera anticipada los objetivos y acciones, sustentanlas actividades no en corazonadas, sino basándose en un método o en un plan detrabajo. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados paraalcanzar las metas.

••

Paso 1

1. PLANIFICACIÓN

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Implica,además

Como toda actividad humana, las ferias son eventos que requieren de una planificación,para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales:

1. Definición de los objetivos

2. Determinar la estrategia

3. Definir las metas

4. Elaborar un plan de trabajo para identificar líneas de acción.

5. Monitorear el plan de acción

ConceptoUn objetivo es una situación deseada que se intenta lograr en un futuro, se dividen engenerales y específicos.

¿Qué es el objetivo general?Lo que se pretende lograr con la feria, es el crecimiento económico y posicionamiento delas empresas.


Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregión de Los Nonualcos, sepretende fortalecer el tejido empresarial de la región.

Los objetivos específicos son:

ß Que los empresarios realicen contactos y alianzas de negociosß Dar a conocer los productos y serviciosß Mejorar las capacidades empresariales por participar en ferias

Un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión(anticipación), visualización (representación del futurodeseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr elconcepto de adivinar el futuro). Todo plan de trabajo tienecinco elementos que lo caracterizan:

ß Primera, debe referirse al futuro.ß Segunda, debe indicar acciones.ß Tercera, existe un elemento de causalidad personal u

organizacional.ß Cuarta, debe indicar los responsables de la ejecución.ß Quinta, toma en cuenta el tiempo para realizar las

actividades.

1.1 Definición de objetivos

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Los objetivos deben reunir algunas de estas características:

ß Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no presenteninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro.

ß Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificadoscuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles paraaprovechar las condiciones del entorno.

ß Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado, para definir conprecisión su cumplimiento.

ß Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.ß Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la

institución o actividad. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entresí, es decir no deben contradecirse.

ß Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma, que se constituyan en elementomotivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.

La primera actividad dentro de la planificación, es definir los objetivos:

ß Son los resultados que se pretenden obtener con la realización de determinadaactividad.

ß El objetivo lo determinan los propósitos que tengan los organizadores.ß Es importante, tomar en cuenta las características del lugar en que se va a realizar,

sus principales actividades productivas, las empresas existentes, su vinculación con elmercado y los servicios de desarrollo a que tienen acceso.

ß Definir bien los objetivos fortalece la capacidad organizacional para lograr un fin.

Definición

Es el resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia elcumplimiento de un objetivo. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad ysi es posible, calidad.

Las metas son definiciones o conceptos generales que se derivan del propósito o de laintención del proyecto. Los propósitos del proyecto explican las razones por las cuales elproyecto se está llevando a cabo. Estas están típicamente unidas a las necesidadeshumanas.

Casi todos los proyectos tienen propósitos múltiples, usualmente se expresan másespecíficamente en las metas del mismo. Una meta describe un resultado final de laactividad realizada, es cumplir o alcanzar los propósitos planteados.

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooossss::::

ß Que el 50% de participantes tenga éxito.ß En la feria de desarrollo empresarial deben participar 60 productores.ß Que las empresas participantes incrementen su cartera de clientes en un 30%.ß Que las empresas participantes tengan un 50% de incremento en sus ventas.

1. 2 Definición de las Metas

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Para cumplir con los objetivos ya definidos, es necesario elaborar una estrategiase puede pensar en términos de planificación, como una respuesta novedosa para superarla capacidad de los competidores en la penetración del mercado, es la visualizacióncreativa de una oportunidad de crecimiento y cómo realizarlo de una manera ordenada yplanificada.

Concepto

Estrategia es un plan que se diseña para alcanzar los objetivos definidos en laplanificación de actividades.


Se ha planificado realizar la Feria de la Confección en Zacatecoluca, la estrategia paralograr el cumplimiento de los objetivos, es promover la feria a nivel regional, en losmedios publicitarios posibles: radio, periódicos y televisión, como también gestionarapoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional:

ß Cámara de Comercio e Industria de El Salvador.ß Empresas fabricantes de telas, que patrocinen el evento.ß Ampliar la red de contactos, utilizando directorios empresariales.ß Invitar a posibles clientes que vendan este tipo de productos, como almacenes.

La estrategia abarca la totalidad de las actividades críticas de una institución, dándole unsentido de unidad, dirección y propósito. Se requieren diferentes dimensiones, para lograruna definición adecuada de lo que es estrategia. Pueden nombrarse algunas para unamejor comprensión de las tareas:

ß La estrategia determina y revela el propósito de la actividad en términos de objetivos amediano o largo plazo.

ß Las estrategias definen los negocios que va a abarcar la actividad.ß La estrategia intenta lograr una ventaja sostenible, respondiendo adecuadamente ante

las amenazas y oportunidades y las fortalezas y debilidades de las actividades.

Otros insumosß Analizar experiencias anteriores, para contar con indicadores e insumos de referencia

que permita evaluar la metodología de trabajo a utilizar, resultados y leccionesaprendidas.

ß Definir el alcance de la feria, puede ser local, regional, o nacional. Esta focalizaciónpermitirá medir la magnitud del evento y los resultados a obtener.

ß Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales, locales y empresariales.ß Sectores que participan:v Deben caracterizarse los sectores participantes, ejemplo: en una Feria de Turismo,

los participantes deben ser empresas hoteleras, restaurantes, comedores, ventasde artesanías, exposición de productos naturales originarios de la zona.

v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector.

1.3 Definición de la Estrategia

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Con la definición de los objetivos y estrategias, se tienen las actividades o acciones arealizar para el cumplimiento de los objetivos planteados, con estos insumos se elabora unPlan de Acción o de Trabajo. Este plan debe contener todas las actividades con fijación detiempo, recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio deesta planificación.

Concepto

El Plan de Trabajo, también llamado de Acción, es un instrumento de planificación queayuda a trazar el proceso que debe seguir una organización o proyecto para alcanzar susobjetivos, permite decidir con anticipación las actividades que se deberán realizar, cómose realizarán, en qué período de tiempo se harán, quiénes serán los responsables de sucumplimiento y la forma en la que se evaluarán los resultados. Es el documento que seutilizara desde el principio hasta el final, nos llevará desde el punto donde nosencontramos hasta dónde queremos ir.

La formulación de un Plan de Acción, permite priorizar las actividades más relevantes de laferia para cumplir con los objetivos planteados, define el compromiso del trabajo de laspersonas y de las organizaciones e instituciones involucradas, estableciendo plazos yresponsabilidades. Permite coordinar, las actuaciones que corresponden a cada una delas personas e instituciones involucradas para ir controlando los avances en todo elproceso para realizar las ferias, el monitoreo debe realizarse como parte de una eficientegestión.

¿¿¿¿PPPPaaaarrrraaaa qqqquuuueeee ssssiiiirrrrvvvveeee uuuunnnn PPPPllllaaaannnn ddddeeee TTTTrrrraaaabbbbaaaajjjjoooo????

Objetivos del Plan de Trabajo o de Acción

El Plan de Acción genera la búsqueda de soluciones y el cumplimiento de las actividadesalrededor de los objetivos definidos, además permite:

ß Identificar todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos.ß Identificar los recursos necesarios en las actividades.ß Identificar coordinaciones de trabajo con otras instituciones.ß Enlazar el objetivo con la acción.

¿¿¿¿CCCCóóóómmmmoooo sssseeee eeeellllaaaabbbboooorrrraaaa eeeellll PPPPllllaaaannnn ddddeeee TTTTrrrraaaabbbbaaaajjjjoooo????Aquí están los pasos a seguir:

ß Se coloca el objetivo general, especificando el tiempo en que se piensa alcanzarlo.ß Se colocan los objetivos específicos en un cuadro, los cuales deben estar directamente

relacionados con los problemas identificados.ß Cada grupo propone actividades respondiendo a la pregunta: ¿Qué actividades se

deben realizar para alcanzar el objetivo?ß Se hace un listado con las actividades que tengan relación directa con los objetivos.ß Se analizan las actividades y se determinan cuáles son posibles de hacer.ß Se determinan los materiales y recursos que son necesarios para llevar a cabo cada

una de las actividades.

1. 4 Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción

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ß Se hace un listado de cuáles serían las coordinaciones necesarias para realizar lasactividades.

ß Se establece quienes serán los responsables de cada una de las actividades, serecomienda colocar el nombre de las instituciones responsables y el personal técnico acargo.

ß Se determina el tiempo en el que se desarrollarán cada una de las actividades.

¿Qué son los indicadores?

Un indicador es la expresión cuantitativa o cualitativa que permite describir características,comportamientos o fenómenos de la realidad, en un momento determinado. Se haincrementado notablemente su uso y su aplicación en planes de trabajo, programas yproyectos para la toma de decisiones. Su resultado y la información que se deriva delanálisis de estos indicadores han sido insumo clave para:

ß Fijar metas y/o objetivos de desarrollo.ß Identificar problemas y áreas de acción.ß Tomar medidas y acciones sobre temas prioritarios.

En este marco, los indicadores se convierten en una herramienta fundamental:

ß Evalúa y da seguimiento a las políticas, programas y proyectos establecidos.ß Precisa el estado y los procesos de evolución del nivel de vida de la población.ß Contribuye a la determinación de políticas y programas en ámbitos como el

económico, social, político y ambiental entre otros.ß Apoya la conformación de sistemas de información en el nivel local.ß Promueve el desarrollo e investigación socio - demográfico para la planeación local.ß Contribuye a la participación, a través de una mayor accesibilidad y transparencia de la

información, de esta manera, la realización de actividades encaminadas a lacapacitación de los funcionarios de las entidades locales en el manejo de indicadoresposibilita la adquisición de práctica en la utilización de instrumentos esenciales para elfortalecimiento de la gestión municipal y permite medir los niveles de eficiencia, calidady sostenibilidad de los planes de desarrollo y el cumplimiento de las metas propuestaspor el municipio.

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooossss::::

ß Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma, se han diseñado con catálogos demodas especializado, el indicador es el catálogo que nos indica el nivel de desarrollologrado en la confección en dicho municipio.

ß Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas, el indicador es la etiqueta adhesiva,indica la utilización de nuevas tecnologías para lograr un mayor impacto visual alcomprador.

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EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo ddddeeee uuuunnnn PPPPllllaaaannnn ddddeeee TTTTrrrraaaabbbbaaaajjjjoooo::::

Nombre de la actividad…Feria de la Confección

Objetivo General: Promover el nivel de desarrollo de la confección en San PedroMasahuat

El Plan de Acción incorpora los objetivos, las actividades en relación a los objetivos, losrecursos requeridos, coordinaciones institucionales, responsabilidades y responsables,con la programación de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento delas acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con lasrevisiones periódicas.

Definir los recursos a utilizar

Determinar recursos a utilizar en la feria: humanos, materiales y de infraestructura. Sedeben identificar tanto los recursos económicos, técnicos y financieros, así como lasfuentes, instituciones, organizaciones, empresas, instancias locales, que puedanproporcionarlos.

ß Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que vanapoyar la realización del evento.

Objetivosespecíficos Actividades Recursos Coordinación Responsables

Períodode

TiempoIndicadores

A. a

Elaborarvariedad deprendas

a.Equipospara coserMateriaprimaOperarias

a.Singer, paraprestarequipos

Alcaldía parael local

ALidia Santos,encargada delogísticaRomeo López,coordinador delComitéoperativo

A1 semana

3 tresdías

A

Exponer losestilos de latemporada

A. b

Cotizar lasviñetas

b.RecursofinancieroRecursohumano

BAlcaldíamunicipal paravehículosCooperativaCONFIA parael préstamo

BCristina Flores,de Comisión deLogísticaJosé Sánchez,de la Comisiónde Finanzas.

B3 días

1 semana

ACantidad deprendaselaboradas

Calidad delas muestrasa exponer

Diseño delas viñetas

AInvitar aempresarios

RecursohumanoVehículosEquipo

b. Invitar atextileros

RecursohumanoVehículosEquipo

BRealizarventas

cPromociónal evento

Medios depromoción: radio,afiches

B

17

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo::::Control de recursos materiales

Institución Equipo /mobiliario Descripción/características Cantidad

Ministerio deEconomía Computadoras Color gris, marca HP 2

Alcaldías Canopies Color verde de 3 metros 4

ß Es importante elaborar un presupuesto de inversión, se elabora un presupuestotentativo que contempla las actividades en que se necesitaran los recursos,generalmente la ferias se desarrollan con la modalidad de que las institucionescolaboradoras asumen los costos con su propio presupuesto de operación, no secuenta con inversión en efectivo sino en materiales, equipos e insumos.

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo::::Presupuesto

Nº Rubro Cantidad Fuente de financiamiento

1 Publicidad 2000 hojas volantes FEDISAL

2 Transporte 3 vehículos Alcaldía de Zacatecoluca

3 Alimentación 50 almuerzos y refrigerios Instituto Nacional

ß Seleccionar las instalaciones del evento

v La ubicación es muy importante, debe ser un lugar céntrico de la población,accesible para los participantes y visitantes.

v Las rutas del transporte colectivo cercanas al lugar.v Los espacios deben ser amplios que permita la movilidad interna, cómoda para

los visitantes.v Con entradas y salidas señalizadas.v Espacios con suficiente ventilación, por la afluencia.v Servicios sanitarios ubicados estratégicamente.v Con parqueo para la descarga del mobiliario, equipo, artículos, mercadería y

productos a exhibir; como también parqueo para los visitantes.v Es indispensable, que las instalaciones estén disponibles 3 días antes, para

llevar el equipo y muebles para la feria. Se deben iniciar las actividades a la horaprogramada.

v Debe contar con vigilancia para resguardar el mobiliario y mercadería enexposición, ya sea por parte de las instalaciones o lograda con apoyosinstitucionales.

ß Determinar las áreas de trabajo que tendrá la feria:

v Exposición de los productos y/o servicios.

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¸ Las medidas de los puestos o stand, se determina de acuerdo al espacio y alnúmero de participantes. Ejemplo: se proveerá a cada participante con un standde 3x3 metros, (medidas estándar).

¸ Los stands deberán estar totalmente terminados, para la hora establecida.¸ Es responsabilidad de cada empresa participante, mantener y dejar limpia su

área o stand durante y después de la actividad, por lo que llevarán bolsasplásticas para recoger la basura.

v Actividades de carácter técnico a través de conferencias presenciales, queimparten expertos.¸ Se debe habilitar un espacio cerrado para realizar conferencias o charlas

técnicas. El objetivo es ofrecer oportunidades de capacitación, en temas deactualidad relacionado con la actividad empresarial.

¸ Vincular los interesados en determinado tema con las instanciascorrespondientes.

¸ Elaborar programación de exposiciones, procurando que éstas se realicenantes o después del horario de feria para provecho de los expositores.

v Actividades para la interrelación de los empresarios que están exponiendo. Unode los objetivos principales es integrar y compartir experiencias entre losexpositores.

v Puntos o centros de asesoría:¸ Ubicar lugares donde estará disponible todo tipo de información sobre el

evento.¸ Asistencia técnica empresarial.

v Levantamiento de registros para actualización de bases de datos.Debe levantarse un registro de los visitantes por día, a través de una lista coninformación básica, actividad que debe ser realizada por personal dedicado aestas labores, de preferencia deben ubicarse a la entrada del evento.

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo::::Control de Asistencia

Nº Nombre Empresa Actividadeconómica

Dirección Teléfonos Interés delevento

1 Marta López ElUniforme

CostureraBarrio elCentro,

Zacatecoluca2334-1537 Financiamiento a

lasmicroempresas.

2 José Rivas El Mueble Carpintero San Luis laHerradura

2336-9800 En busca demercado parasus productos.

3 MariaSánchez

ElAmanecer

Cocinera Tecoluca 2337-1256Asistencia

técnica paramejorar suservicio.

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Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no se deteriore integral oparcialmente y se cumpla el Plan de Acción elaborado. Para hacer el seguimiento adecuadoa la ejecución del Plan y sus actividades, se deben tomar en cuenta los siguientesaspectos:

• El monitoreo lo realiza la Coordinación del Comité Operativo.• Deben realizar reuniones periódicas.• Elaborar informes de avance.• Establecer logros alcanzados en cada actividad.• Determinar las dificultades y alternativas de solución implementadas en cada actividad.• El Comité Operativo debe realizar evaluaciones periódicamente.• Los resultados obtenidos de las evaluaciones deben darse a conocer a los

involucrados en el proceso.

Revisemos ¿Qué actividades se van a desarrollar en la planificación?

Cinco grandes actividades:

1. Definir objetivos

2. Definir metas

3. Determinar la estrategia

4. Elaborar el Plan de Trabajo o de Acción

5. Monitoreo del Plan de Trabajo.

Cubriendo estas actividades, se pasa a la siguiente etapa, la de Organización, en la cualse conforma el Comité Operativo y las comisiones.

El objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con lasinstancias locales. Son dos actividades las que se realizan:

1. Creación del Comité Operativo

2. Comité Operativo en marcha

En esta etapa se organizan los recursos que se han programado utilizar en la feria, iniciaorganizando el recurso humano para conformar el Comité Operativo o Coordinación delEvento. Se conforma una estructura organizativa, que debe asumir la responsabilidad deejecutar la actividad, es una estructura de carácter técnico y administrativo que tiene laresponsabilidad de implementar las actividades relacionadas con los componentes yeventos paralelos.

Las municipalidades y las instancias gubernamentales, son piezas claves en el proceso,deben integrarse al Comité Organizador, incorporarse con sus recursos e iniciativastécnicas para fortalecer y potenciar el evento. Lo óptimo es que todas las instituciones y

1. 5 Sistema de Monitoreo del Plan

2. ORGANIZACIÓN

20

organizaciones interesadas se integren, en el caso de la Microregión de Los Nonualcos, yacuenta con una estructura de coordinación, las Mesas Sectoriales de Trabajo, en laplanificación de cada una de ellas se han programado ferias, los miembros debenintegrarse en el Comité Operativo para apoyar esta iniciativa.

En el proceso de organización, las empresas, instituciones y los organizadores deben demantenerse en contacto permanente, aportando ideas, sugerencias, participando en lasactividades programadas, hacer suyo el evento. Regularmente la mayor parte deactividades y responsabilidades recae en la coordinación, que termina asumiendo todo eltrabajo, desde la gestión, hasta el montaje y levantamiento de información en la feria, entreotras actividades; para evitar estos problemas es importante que las instituciones designenpersonal técnico responsable y comprometido con la actividad.

¿¿¿¿QQQQuuuuéééé eeeessss uuuunnnn CCCCoooommmmiiiittttéééé OOOOppppeeeerrrraaaattttiiiivvvvoooo????

Esta actividad consiste en definir la unidad de ejecución, es la estructura operativainterinstitucional conformada por diferentes comisiones, que van a desarrollar funciones yroles específicos en el proceso, para el éxito de la feria. La inclusión de las entidades en elComité Operativo se realiza mediante un acuerdo interinstitucional donde se definen susroles, aportes y funciones.

Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos yacciones que emprende el Comité, tanto con personal técnico y de apoyo logístico,como con aportaciones financieras, posteriormente se integran las comisiones, seconforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal técnico.

El Comité Operativo debe estar conformado por las comisiones siguientes:

ß Coordinación generalLe corresponde asumir este rol a la institución rectora del área correspondiente al tema dela feria, debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificación,en tiempos y responsabilidades programados.

Le corresponde coordinar, supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo,recibir y revisar informes parciales de cada comisión para elaborar un Informe consolidadode resultados, no lleva implícitas funciones operativas.


Para realizar la Feria de Empleo, la coordinación recae en la Oficina Regional Paracentralcon sede en Zacatecoluca, departamento de La Paz, Ministerio de Trabajo y PrevisiónSocial (MINTRAB).

2. 1 Creación del Comité Operativo

21

ß Administración e inversiónA esta comisión le corresponde realizar todas las gestiones financieras necesarias con lasinstituciones colaboradoras y cumplir con los requisitos establecidos para lograr apoyofinanciero. Es importante, identificar los trámites, requisitos y plazos que se requieren paraobtener dicho financiamiento.

Uno de los requisitos básicos es la presentación de una solicitud que acompaña a losformularios que estas entidades poseen, anexándoles los documentos que generalmentesolicitan. Con los fondos autorizados para la feria, se debe dar a conocer al Comité elprocedimiento para realizar las compras, la facturación para liquidar los fondos, planificar elpresupuesto, no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado conel manejo de los fondos.

Entre las gestiones que se deben realizar para:

v Obtener los recursos humanos, mobiliario, equipo y financiero con las institucionescolaboradoras del evento, no necesariamente pertenecientes a las Mesas deTrabajo.

v Definir las necesidades del evento y solicitarlos.v Gestionar las instalaciones para la feria, que cumpla con los requisitos establecidos

en la planificación del evento.v Elaborar reglamentos para los expositores, dirigido a la atención y cuidado de las

instalaciones.v Elaborar notas de invitación a las autoridades correspondientes para la inauguración

del evento y/o para la participación como expositores, asesorías o en jornadastécnicas.

v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas.v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar, en coordinación con la

comisión de apoyo logístico para el montaje de stands o puestos de exposición y ladistribución de los mismos.

v Programar y preparar los eventos de inauguración y de clausura.v Elaboración de identificaciones, los miembros del comité, colaboradores, personal de

las empresas participantes deberán, sin excepción, portar visiblemente su gafete deidentificación de la feria o de su empresa.

ß Apoyo logísticoCoordinación y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisión deadministración e inversión. Entre las funciones más importantes están:

v Distribuir los espacios, diseñar y elaborar los stands, de acuerdo a medidasestipuladas.

v Trasladar e instalar todo el equipo que se utilizara en la feria un día antes.v Apoyar a los participantes y visitantes.v Encargados del orden y aseo de las instalaciones.v Personal para edecanes o guías y para levantamiento de la información de

asistencia, una alternativa es lograr la colaboración de colegios o institutos, el aportees con jóvenes alumnos/as.

v Las instituciones y empresas participantes deben entregar una lista del equipo ymobiliario que han ingresado a las instalaciones de la feria; como también lascondiciones en que las han llevado.

22

ß Promoción y publicidad

Es importante:

v Elaborar una estrategia de promoción aprovechando los recursos de las diversasinstancias y organizaciones, establecer un periodo de promoción y posteriormenterealizar un chequeo una semana antes del evento, para conocer si realmente elevento ha sido promocionado adecuadamente.

v Es la encargada de gestionar recursos y apoyos para publicitar el evento, lograndoobtener patrocinios con empresas, instituciones y proyectos de la zona y de otraszonas y municipios. Con el objetivo de que la publicidad llegue a todos losinteresados.


FUSAI, ubicado en el Valle de San Andrés, área geográfica donde existe un tejidoempresarial muy fuerte, para colaborar de manera estratégica en el evento conasistencia técnica y recursos de equipo y financieros, puede patrocinar actividades ymaterial específico, como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de laregión.

v Aunar esfuerzos y recursos para generar eventos de mayor calidad e impacto en lapoblación, los miembros del sector empresarial tienen la posibilidad de fortalecersus capacidades.

v Las ferias deben abrir espacios de participación a otras instituciones, que dentro desu quehacer institucional tenga relación con la generación de empleo y la actividadeconómica. Podrían desarrollar actividades con las instituciones colaboradoras y elsector empresarial de la zona previo al evento, como desayunos empresariales,donde se realice una presentación del concepto de la feria, sus objetivos y metas;buscando mayor identificación y cooperación, no solo contactarlos cuando hay unaactividad especial.

Este tipo de actividad permitirá ubicar a las personas de contacto, para establecer unarelación permanente, durante el proceso de organización de la feria y para otrasactividades.

v Mantener actualizadas las bases de datos, colectando la información de eventosanteriores y posteriormente actualizarla con el levantamiento de información en laferia.

v Organizar a las municipalidades para que convoquen reuniones, con sus redes deapoyo comunales para dar a conocer la feria, como valor agregado pueden generarideas que emanen de la población meta.

v Elaborar diplomas de participación y entregarlos en la clausura del evento.v Para estimular la participación de los expositores, se podría otorgar un premio al

mejor stand.

23

ß Asistencia Técnica

Encargada de los:

v Eventos de capacitaciónv Consiste en una programación de los diversos eventos y temas de capacitación

que se desarrollarán, para fortalecer el conocimiento de los expositores yparticipantes.

v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartanlas conferencias o charlas técnicas.

v Utilización de herramientas técnicas, como la Rueda de Negocios.v Establecer los Centros de Información a los visitantes y expositores, es

necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo, Ministerio deEconomía, CONAMYPE, instituciones de financiamiento, con servicios deasistencia técnica, gestión de comercialización y asesoría técnica y para elfinanciamiento. Ejemplo: CONAMYPE, apoya a las empresas con el FAT (Fondode Asistencia Técnica), lo cual les va a permitir diseñar e implementar suspropios planes de calidad.

ß Seguimiento, evaluación y sistematización

Esta Comisión realizará sus labores hasta que el proceso para realizar el evento hafinalizado, sus funciones son post- feria, está conformada por los representantesde cada comisión para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluación.

Funciones:

v Evaluación de los expositores del evento.v Elaborar una estrategia de seguimiento y evaluación unificada.v Recopilar informes individuales de cada comisión después del evento para

elaborar un informe general y presentarlo a las instituciones.v Evaluar el evento con lecciones aprendidas.v Seguimiento a los contactos realizados en el evento. Asegurarse que los expositores

estén dando el seguimiento a sus contactos.v Levantar Ayudas memorias para el seguimiento de los logros y resultados.v Compilar la información de todo el proceso para sistematizar cada una las

etapas.

De acuerdo a la magnitud y proyección de la feria se establecen tres tipos de ComitésOperativos:

1. Comité Operativo Institucional, formado por personal de una institución.

2. Comité Operativo Interinstitucional, cada comisión esta integrada por representantesde las instituciones, organizaciones, programas, proyectos e instancias locales,comoen el caso de la Microregión Los Nonualcos, que las ferias se conforman de maneraparticipativa.

3. Comité Operativo Internacional, conformado por instituciones de varios países;puede ser regional, por ejemplo a nivel centroamericano.

24

Estructura Organizativa del Comité Operativo

*Esta comisión está conformado por los encargados del resto de comisiones

Ya tenemos el Comité Operativo estructurado ¿qué viene después?

En el apartado anterior, se han definido comisiones con sus funciones, el próximopaso es ponerlo en marcha, para ello se requiere:

ß Elaborar un Plan de Trabajo para cada comisión

Partiendo del Plan de Acción que traza las líneas de trabajo generales, programan unareunión para elaborar de manera conjunta la planificación y programación de lasactividades, el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajopara darle seguimiento a la ejecución. Se deben incorporar los objetivos, actividades,responsables y recursos. El Plan de cada comisión, con el de Acción son losinstrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria, debe incluirlas actividades previas (período de preparación, se debe definir cuanto tiempo senecesita), durante (el o los días del evento) y después de realizada la feria (evaluacióndel evento y seguimiento).

La etapa de organización y planificación son las mas importantes, si no están bienestructuradas, se peligra de no lograr un impacto en la población meta y obtenerlos objetivos planteados.

• Indispensable

En la ejecución de los Planes Generales y de los Planes de cada Comisión, laprincipal condición para que el proceso se cumpla sin interferencias ni retardos ypermita una participación oportuna de los distintos actores responsables de lasactividades es la coordinación.

2. 2 . El Comité Operativo en marcha

Coordinación General

Seguimiento, Evaluacióny Sistematización *

Asesoríainstitucional

Administracióne Inversión

ApoyoLogístico

Promocióny

Publicidad

AsistenciaTécnica

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Que el Coordinador General del Comité, el día del evento se dedique a instalar loscanopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que superviseque todo está listo para arrancar con el acto de inauguración a la hora estipulada, chequear

• No permitir

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo::::Plan de Trabajo de la Comisión de Logística

Objetivo Resultados Actividades Responsables Tiempo Recursos

Exposición yventa deartesanías.

10 empresarioshan confirmado suparticipación comoexpositores

-Selección departicipantes.- Elaborar notasde invitación.-Entregarpersonalmente ymotivar para laparticipación.

-Comitéadministrativo yde Inversión.

-Promotores.

8 díasVehículo

Viáticos

BrochuresHojas deinscripción

Otras actividades importantes:

ß Formulación de un Reglamento InternoEs importante elaborar el Reglamento Interno de la estructura operativa, donde sedetallen sus funciones y los aspectos administrativos vinculados con el manejo delpersonal, gestiones y recursos.

ß Presupuesto de InversiónPara que el Comité Operativo inicie sus actividades, es necesario asignar elpresupuesto de inversión, darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisión,los aportes de las instituciones y patrocinadores, el costo de las actividades. Esimportante conocer las gestiones, para obtener los recursos logísticos y deinfraestructura (local, mobiliario, servicios públicos, equipo electrónico, papelería ymateriales de oficina, entre otros), que son indispensables para el desarrollo deltrabajo.

ß Ejecución de ActividadesCon todos los recursos humanos, técnicos, logísticos y financieros, el ComitéOperativo, debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisión delCoordinador del Comité.

Cometer errores de priorizar lo secundario y dejar de lado lo importante

que todas las comisiones han cumplido con sus funciones.

26

¿¿¿¿CCCCuuuuáááálllleeeessss ssssoooonnnn lllloooossss ppppaaaassssoooossss mmmmáááássss iiiimmmmppppoooorrrrttttaaaannnntttteeeessss eeeennnn llllaaaa OOOOrrrrggggaaaannnniiiizzzzaaaacccciiiióóóónnnn????

Son dos grandes actividades:

1. La creación del Comité Operativo, crear la estructura basada en los Comités deapoyo.

2. Comité Operativo en marcha, definidos los comités y sus funciones, ya están listas lascondiciones para iniciar las actividades.

• Recomendación

Es muy importante en el proceso:

ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité).ß Los procedimientos deben estar claros.ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no

duplicar esfuerzos ni crear confusiones.ß Establecer fechas máximas de ejecución.

Un punto muy importante es diseñar el perfil de la oferta y demandaempresarial participante, en torno a sus insumos, productos y servicios.

En este punto se desarrollan actividades dirigidas a la población meta: la oferta ydemanda de productos y servicios. Se debe elaborar material publicitario para despertarel interés en las empresas, organizaciones, instituciones y publico en general porparticipar o asistir a la feria.

Pasos:

• Concepto• Estrategia• Directorio de Invitados

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo ddddeeee aaaaffffiiiicccchhhheeee ppppuuuubbbblllliiiicccciiiittttaaaarrrriiiioooo

3. PROMOCION Y PUBLICIDAD

27

El Comité debe elaborar una estrategia de promoción, se inicia generando el concepto:

¿¿¿¿QQQQuuuuéééé eeeessss uuuunnnn CCCCoooonnnncccceeeeppppttttoooo????Es construir una imagen, el perfil de la feria que se presentará a los participantes y alpúblico en general. Se define una idea o un concepto, se debe determinar la forma enque se presentará la feria, hay que considerar dos aspectos:

El nombre y objetivoSe debe definir un nombre y un propósito atractivos, claros, de fácil comprensión y cortosen palabras. El objetivo debe indicar en forma breve de qué se trata, haciendo énfasis enlos elementos de mayor importancia como sus beneficios.

El logotipo que representará a la feriaCon el objetivo de facilitar su promoción y generar entre el público participante motivacióny compromiso institucional, se debe crear una figura o imagen que permita identificar ydiferenciar la feria de otros eventos y actividades, es importante crear un logo para laferia, además de incorporar en la publicidad el de las instituciones que están a cargodel evento.

También se considera importante para incluir en el material promocional, un lema oslogan de impacto, que identifique la actividad, este es diferente al nombre de la feria.

ß Productos de promoción y publicidad

Para fortalecer y ampliar el proceso de promoción, se deben diseñar y distribuiruna serie de productos de promoción y publicidad, como: elaborar listas de empresariosy enviarles correos electrónicos promoviendo el evento, (medios baratosde promoción) hojas sueltas, afiches, vallas, cuñas de radio, perifoneos, entre otros.

El tipo, la variedad, la duración y la cantidad de los productos de promoción y publicidad,están sujetas a los objetivos, la estrategia, el presupuesto asignado y la magnitud delevento.

La estrategia debe tener su fundamento en la utilización de los medios de comunicación yla elaboración de material publicitario, en el diseño de la estrategia esta el atractivo paraque las personas asistan:

ß Gestión en los medios de comunicación: dependiendo del propósito y enfoque de laferia, los productos promociónales podrán ser utilizados en los medios de comunicaciónmasivos, a través de contratos o cortesías comerciales o empresariales, deben llevarun eslogan para atraer la atención.ß Se deben implementar acciones de acercamiento a través de instituciones

colaboradoras, identificando tanto a los potenciales socios, como a las empresas queofrecen los mejores servicios y el mejor precio.

3.1 Elaborar un concepto de la Feria

3. 2 Diseñar una estrategia de promoción y publicidad

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ß Otros medios de comunicación:

v La distribución de hojas volantes, afiches, e mail, fax, es una actividad que serealiza con personal asignado por las instituciones colaboradoras o del ComitéOperativo.

v El perifoneo se utiliza en ciudades pequeñas, se realiza con personal deinstituciones colaboradoras como las alcaldías municipales y/o empresas.


Un afiche utilizado en la 3ª Feria de Empleo en Zacatecoluca

ß Cronograma de actividades de promoción Se elabora un cronograma de actividades, los insumos son los productos promociónalesen combinación con los contactos en los medios de comunicación. Se trabaja con uncalendario indicando qué productos de promoción y publicidad se difundirá, en quémedio, espacio, fecha y horario.

Es muy importante en el proceso:

ß La comunicación efectiva a nivel interno (en el Comité).ß Los procedimientos y objetivos deben estar claros.ß Las responsabilidades y los roles deben estar bien definidos, para no

duplicar esfuerzos ni crear confusiones.

En este afiche se puedeobservar la informacióngeneral de la feria: elnombre, fecha, hora ylugar, con los logotiposinstitucionales. Lo únicoque le hace falta es unlema o slogan para atraero estimular la asistencia.

Es importante estructuraruna estrategia depromoción y publicidad yejecutarla en todo elproceso

Cumplimiento deobjetivos

29

EEjjeemmpplloo::

La primera actividad es recopilar la información de las empresas, instituciones y otrasentidades que se consideren importantes para participar, se elabora un directorio conla información básica, conteniendo nombre de la empresa, actividad económica, contacto,dirección y teléfonos. Este directorio debe dividirse en:

v Expositores de productos y servicios.v Expositores de temas técnicos.v Centros de atención y asesorías: Ministerio de Trabajo, Ministerio de Economía,

CONAMYPE, AMPES, Pro Crédito, entre otros.v Visitantes.v Colaboradores.v Representantes gubernamentales.

Se elabora el listado utilizando como base el estudio sobre los sectores empresariales delmunicipio o región donde se va a llevar a cabo la feria, debe ponerse un número meta departicipantes, es muy importante tomar en cuenta y escoger las instalaciones donde serealizará la feria y los eventos paralelos.

3. 3 Directorio de invitados

EEjjeemmpplloo::

Cronograma de Promoción y PublicidadProducto

promocionalMedio de

comunicaciónTipo de espacio y

cantidadFecha Horario

Afiches

CentrosComerciales

Instituciones

Empresas

Alcaldíasmunicipales

40

30

40

25

15. agosto.05

18.agosto.05

20.agosto.05

22.agosto.05

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

Hojas volantesAlcaldíasmunicipales(enumerar cuales)

ONG´s

2000

1000

17 al 23 deagosto.05

25 al 30 deagosto.05

Todos los díasen las fechasestablecidas

Cuñas de radio Radio Sonora Tres cuñas diariasLunes a viernes, enagosto 2005.

Una en lamañana, otrapor la tarde yotra por lanoche

Ejemplo:Directorio de Invitados

No. Empresa Actividad Dirección Teléfonos/emailPersonacontacto

1 El PedregalFlores, calleSan Juan , No.38,Zacatecoluca

[email protected]

Lic. PedroOrtiz

2 La CasaRosada

Artesanías Barrio ElCentro, calleOlomega, No.72, San PedroNonualco

[email protected]

Sra. MaryOrantes

3La casa delasArtesanías

Artesanías

4 Nahanché Artesanías

Barrio LasConfecciónde ropa

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ß Organización de los Invitados

Se convoca de manera formal a los empresarios, expositores potenciales e institucionesa una reunión de coordinación, utilizando para esto el directorio de participantes, lainvitación debe llevar la siguiente información:

Incluir el lugar, la fecha, la dirección del local, los servicios que se ofrecerán.

El personal de la Comisión de Promoción y Publicidad debe monitorear la recepción deinvitaciones y la confirmación de la asistencia de los invitados.

La reunión de coordinación con los participantes la dirige el Coordinador del ComitéOperativo, la agenda tiene objetivos importantes:

v La programación de las fechas de montaje y desmontaje.v Elaborar las condiciones de participación.v Llenar formulario de participación, se incluye el listado de productos de las

empresas inscritas.v El plan, la promoción del mismo y el costo de inversión.

Se debe tomar en cuenta la generación de negocios entre los expositores, una empresaparticipante puede satisfacer la demanda de otra, se presentan a su vez nuevosrequerimientos de productos, insumos o servicios. Al cumplimiento de los resultados de lareunión le da seguimiento Promoción y Publicidad.

Durante la ejecución de la estrategia de Promoción y Publicidad, y utilizando elcronograma de trabajo, se debe monitorear la distribución y utilización de los productospromociónales, los anuncios en los medios de publicidad, instalación de vallas y mantasen las calles, a fin de detectar el cumplimiento y aprovechamiento de los espacios

3.4 Monitoreo de la promoción

obtenidos y del recurso invertido. El monitoreo lo realiza en primer lugar el Coordinadordel Comité de Promoción y Publicidad y de manera directa el encargado de la Comisiónde Promoción y Publicidad.

¿¿¿¿CCCCuuuuáááálllleeeessss ssssoooonnnn lllloooossss ppppaaaassssoooossss mmmmáááássss iiiimmmmppppoooorrrrttttaaaannnntttteeeessss eeeennnn llllaaaa PPPPrrrroooommmmoooocccciiiióóóónnnn yyyy PPPPuuuubbbblllliiiicccciiiiddddaaaadddd ddddeeee uuuunnnnaaaaffffeeeerrrriiiiaaaa????

Son 6 actividades:

1. Elaborar un concepto de la feria

2. Estrategia de promoción hacia el expositor

3. Estrategia de promoción hacia los visitantes

4. Directorio de participantes

5. Monitoreo de la promoción

6. Actividades culturales durante las ferias

31




32

Uno de los aspectos fundamentales para el éxito de la Feria, es el aporte y disponibilidadde las instituciones u organizaciones que conforman el Comité Operativo, debencombinar la experiencia en ferias y el conocimiento técnico, así como también susvinculaciones con instituciones gubernamentales, instituciones financieras, cooperacióninternacional y otros participantes de la vida económica de la región y del país.

La ejecución del evento inicia con las actividades que se realizan para preparar lasinstalaciones con los stands y el equipamiento necesario, las actividades inician ocho díasprevio al evento para garantizar estar listos el día de la feria y arrancar con laInauguración.

Actividades:1. Actividades ocho días previos a la Feria.2. Día del Evento.

Se desarrollan las siguientes actividades:

Revisión de la documentación y papelería a utilizarComo parte de las actividades preparatorias de la Feria se debe reproducir lapapelería que se utilizará durante el evento. La programación de la Feria, debeincluir dos tipos de materiales:

1. Listado del material y documentación,que requiere el Comité Operativo para el día del evento y que sea un exito

1. 1 Preparación de los recursos

1. La programación de los eventos de inauguración y de clausura.2. Listado de los funcionarios que participaran en los actos de

clausura y de inauguración.3. El listado de las empresas expositoras.4. Programación de actividades técnicas paralelas: exposiciones

sobre temas actuales entre otras.5. Es importante de que los participantes o expositores evalúen el

evento, para recopilar información para la evaluación final delevento, para esta actividad se deben elaborar fichas yentregarse un día antes que el evento finalice

6666.... Las credenciales o los gafetes deben estar listos, los del ComitéOperativo y los que se entregarán a los participantes deben serdiferentes, de esa manera sabrán a quien recurrir en caso deun problema.

Paso 2

1. ACTIVIDADES DE OCHO DÍAS PREVIOS A LA FERIA

¿Por qué es tan importante este período? ¿Qué se hace?

33

2. Listado de materiales para el empresario,que requiere en el stand

ß Reunión de coordinación con las personas guías o apoyo y el personal delogística

Funciones:

v Recibir a los visitantes y entregar el Programa a desarrollar en la feria.v Levantar la información de la asistencia al evento.v Pasarán la ficha de evaluación a los participantes.v Atenderán en la inauguración y clausura a los visitantes especiales.v Apoyarán las actividades paralelas de la feria.v Apoyo a los participantes y visitantes.v Atender las emergencias que se susciten.

• Listado de actividades pre-evento para el empresario y para el ComitéOperativo

1111.... Facturas2222.... Papel Carbón3333.... Lapiceros (2)4444.... Lápiz (1)5555.... Clips (una cajita)6666.... Grapas (10 hileras)7777.... Listas de precios8888.... Catálogo de productos.9999.... Cuaderno de 50 páginas o libreta (1)11110000.... Tarjetas de presentación11111111.... Discos compactos promocionales11112222.... Brochures y material publicitario

34

Ejemplo:

Listado de Actividades pre- evento, responsabilidad del Empresario

ACTIVIDADES NO

SI

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leta

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ELABORACIÓN DEL STAND

Negociación del espacio/ubicación con los organizadores del evento

Designación de la persona responsable

Preparación del presupuesto detallado

Definir el objetivo del stand

Identificar los productos/servicios a exhibirse Investigar alternativas para el montaje del stand

Decidir quién/quiénes estarán en el stand

Asegurarse que los productos a exhibir y todos los materiales depublicidad estén debidamente montados

MANEJO DE PRODUCTOS A EXHIBIR

Organizar el transporte de productos

Organizar el almacenamiento de cajas vacías y productos de consumodurante la feria

OPERACIÓN Y PERSONAL DEL STAND

Selección de personal de la empresa para trabajar en el stand.

Uniformes para el persona, si son requeridos

Entrenamiento de personal del stand

Organizar calendario de trabajo de personal del stand

Cubrir necesidades de papelería y folletería

Organizar disponibilidad de máquina de escribir o computadora para elstand

Decidir necesidad de contratar recepcionista, anfitriones para el stand

Preparar los formularios para información de contactos/posiblesclientes

Disponibilidad de material de oficina para el stand

Formularios de solicitudes especiales de los clientes Disponibilidad de gafetes de identificación para el personal del stand

Entrenamiento del personal en todos los procedimientos de manejodel stand

Es muy importante trabajar con las fechas programadas, para que en el evento no sepresenten contratiempos con el recurso humano, equipo y material de todo tipo.

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Listado de Actividades pre-evento, responsabilidad del Comité Organizador

NO

SI

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ATENCION A VISITANTES/ PERSONAL DEL STAND Entrenamiento del personal (edecanes) en todos losprocedimientos de manejo de la feria y de los visitantes.

Comida para el personal.

Refrigeradora Material desechable (vasos para agua y café, cubiertos yservilletas)

Cafetera Basureros

Garrafón de agua

Manejo de basura

Seguridad para los productos, equipos e instalaciones

Equipo logístico para reproducción de material

SERVICIOS DE INGENIERIA

Equipos Eléctricos

Iluminación de las instalaciones de la feria Computadoras y accesorios para exposiciones, Internet

Agua para servicios

SERVICIOS ADICIONALES

Alquiler de equipo audio - visual

Alquiler de mobiliario y alfombras

Alquiler de teléfono y fax

Decoración de plantas y flores, opcional

Servicios fotográficos

Extinguidores

Rota folios y pizarrones

Servicios de limpieza y sanitarios

INFORMACION DE PRENSA, PUBLICIDAD, COMUNICACIÓN

Preparación y envío de comunicados de prensa

Publicidad y anuncios

Elaboración de afiches publicitarios y banners, hojas volantes yotros

A estos listados se les puede incorporar otras actividades, de acuerdo a la magnitudde la feria y al tema que así lo demande.

36

Este día se preparan las instalaciones, de acuerdo a la distribución de stands yaplanificados por la Comisión de Apoyo Logístico, los participantes deben llevar todo elmaterial, mobiliario y equipo, incluyendo la papelería y productos a exponer quenecesitaran el día siguiente. El personal asignado para estas actividades puede serproporcionado por las instituciones participantes o subcontratado.

v Por la seguridad del mobiliario y equipo, es necesario realizar actividadesde control:

o Debe contar con seguridad para garantía de las instalaciones y de losequipos.

o Los participantes deben entregar a la Comisión de Apoyo Logístico un listadodel equipo, mobiliario, papelería, etc., con las cantidades, marcas ycondiciones de los equipos entregados en las instalaciones. El listado debecontar con el recibido y entregado por las dos partes.

o El personal de apoyo logístico debe estar identificado, solo ellos pueden recibiry entregar los equipos y productos.

v Distribución de áreas, definidas con anterioridad:o Recepción e información.o Área de exposiciones y comercialización de productos y servicios.o Centros de atención: instituciones de asistencia técnica, financiamiento y otros

apoyos.o Apoyo de informática.o Servicios sanitarios.o Área para actividades paralelas: exposiciones técnicas, Rueda de Negocios

entre otros.o Cafetería.

Se debe de prestar atención a las actividades del día previo, de estaorganización depende el éxito de la feria, nunca dejar para el propio

día el traslado de equipo e instalaciones de los stand.

ß Como parte de la preparación es necesario revisar nuevamente todos losservicios adicionales que se han solicitado:o Instalaciones eléctricas.o Sistema de sonido.o Equipos audiovisuales.o Rota folios y pizarrones.o Pantallas.o Computadoras y accesorios para exposiciones.o Internet.o Equipo logístico para reproducción de material.

La organización del stand, es un tema que el empresario debe resolvercon el apoyo del Comité Organizador

Hay que chequear las listas elaboradas como pre-evento, para no olvidar ningúndetalle:

1. 2 Preparación de las instalaciones

¿Cómo no olvidar nada?

2. ACTIVIDADES UN DÍA PREVIO AL EVENTO

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v Preparación del material a exponer.v Preparación de la documentación técnica y comercial.v Preparación de artículos promociónales.v Preparación de fotografías, audiovisuales, rótulos, entre otrosv Coordinar con el personal a cargo del stand, deben tener el conocimiento de la

empresa o negocio.v Instrucciones con relación a la atención del cliente.v Establecer horario de atención.v Preparación de material publicitario.

¿Qué tipo de persona debe estar en el stand?v Con el conocimiento de los productos o servicios.v Capacidad de explicación.v Excelente presentación.v Habilidad para cerrar negocios.v Conocimiento de los objetivos de la empresa.

Se da inicio la realización de la feria, en las instalaciones el día anterior se ha dejadotodo listo para iniciar las actividades a la hora programada este día, se convoca unahora antes de la inauguración al personal asignado para las tareas logísticas y deatención a los visitantes y personalidades invitados para la inauguración.

En este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantesy visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al máximo las ventajas de laFeria y los eventos técnicos.

Con el listado de los participantes se forman grupos de acuerdo a las:v Áreas de trabajo, ejemplo: tema especializado de pesca, revitalización de las

artesanías.v A las necesidades de capacitación que se han identificado o al interés

mostrado por los empresarios.

Es importante incluir en los temas a desarrollar:v Técnicas de negociación.v Conocimiento y manejo básico del mercado.v Gestión de comercialización de los productos, entre otros.v Tratados de Libre Comercio.

Con los visitantes es importante que se hayan previsto todos los detalles, para nocausar incomodidades y mayores problemas.

En términos de beneficio para la oferta, la feria representa una oportunidad decomunicarse de exponer e informar acerca de sus servicios, así como tambiénconocer las necesidades de la MIPyME y conocer el apoyo que puedan tener otrossectores. Los participantes ganan más calificación después de la feria, debido a loseventos paralelos que se realizan, de esta manera son sensibilizados y capacitadospara mejorar la calidad y potenciar su capacidad para dar respuesta a la demanda.

3. DÍA DEL EVENTO

3. 1 Atención a los participantes y visitantes

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• Es importante :v Que las exposiciones, la preparación del material didáctico y las metodologías

a utilizar, estén de acuerdo al nivel de formación de los participantes.v Acompañamiento técnico y logístico, personal de estas Comisiones deben

acompañar a los participantes a lo largo de todo el proceso, orientando yapoyando en los aspectos que demanden.

v Elaborar folletos de la feria, incorporando la información general de losparticipantes, de los organizadores y de instituciones o empresas queconsideren puedan apoyar al sector y de acuerdo al interés puedan establecercontactos, como también información de los temas a desarrollar en los eventostécnicos.

v Desarrollo de la programación especial, incluye los actos de inauguración yclausura de las ferias y sus eventos.

v Actividades complementarias, pueden ser sociales y culturales, se realizan enel espacio del almuerzo, por ejemplo.

InauguraciónSe inicia con la inauguración del evento, acto que está a cargo de personalidades yautoridades representativas del municipio y de las instituciones participantes, se hapreparado el lugar como un auditórium, solamente para la inauguración y la clausura.Es importante iniciar a la hora programada, por que los funcionarios tienen en agendaotros compromisos.

Esta actividad se monitorea, en primer lugar por el Comité de Apoyo Logístico y por elCoordinador del evento, con el fin de que no ocurran imprevistos que obstaculicen elbuen desarrollo; si se presentan problemas hay que corregirlos en la marcha.v Este día el Comité de Apoyo Logístico, es el que debe estar supervisando el

mantenimiento, los problemas de instalación, apoyos técnicos y si sepresentan problemas graves reportarlos a la Coordinación General.

v La Coordinación General debe velar por el fiel cumplimiento de los horarios,que no se desfase la programación para clausurar a la hora fijada.

v El retiro de los equipos y mobiliario puede realizarse el mismo día o un díaposterior, esto último implica seguir prestando seguridad a las instalaciones.

• RecomendaciónSe debe levantar un registro de datos básicos de los visitantes, es

una herramienta muy útil para los resultados.

Los visitantes de la feria se definen como empresarios de las MIPyME y de la granempresa que a su vez se convierten en demandantes de productos y servicios y ofertay demanda de empleo; así como también ONG´s, instituciones gubernamentales,fundaciones, estudiantes universitarios, técnicos y de secundaria. En general el grupode visitantes, se vuelve complejo lo que permite visualizar el potencial y la complejidaddel mercado en general.

Colectar InformaciónLas comisiones deben de colectar toda la información pertinente a sus funciones yáreas delegadas, para dos actividades muy importantes:

3.2 Desarrollo de la Feria

39

v Elaborar informes por cada comisión, para entregarlos a la CoordinaciónGeneral y se elabore un Informe General.

v Insumos para la evaluación del evento. A continuación una hoja de evaluaciónpara los empresarios.

EEEEvvvvaaaalllluuuuaaaacccciiiióóóónnnn ddddeeeellll eeeevvvveeeennnnttttoooo ppppoooorrrr ppppaaaarrrrtttteeee ddddeeeellll eeeemmmmpppprrrreeeessssaaaarrrriiiiooooEjemplo

FERIA DE ENLACES COMERCIALES EN LOS NONUALCOS

FECHA: ______________________

Para que nuestra feria mejore sus resultados en eventos posteriores, solicitamos muy atentamentecontestar las siguientes preguntas.

1. ¿En qué municipio se encuentra su empresa?________________________________________________

2. ¿En qué lugar de la feria exhibió susproductos?_______________________________________________

3. ¿Cuáles eran sus objetivos para participar en esta feria?Seleccione de la lista siguiente

• Mejorar su comunicación con clientes establecidos ______________• Iniciar nuevas relaciones de negocios ______________• Compararse con otros competidores ______________• Intercambiar experiencias ______________• Contactos con otros empresarios ______________• Obtener una impresión general de la situación

Del mercado de su producto ______________

4. ¿Qué clase de clientes ha contactado en esta feria?Subraye en la lista siguiente

a. Mayoristas.b. Detallistas.c. Intermediarios o distribuidores.d. Consumidores finales.

5. ¿Participaría de nuevo en esta feria? _______________

6. Califique en una puntuación del 1 al 5 1= debe mejorar, 2 = regular, 3 = buena, 4 = muy bueno, 5 = excelente

a. Ubicación de la feria ____b. Organización de la feria ____c. Espacio de exhibición ____d. Condiciones generales del local ____e. Contactos realizados ____f. Publicidad ____

7. ¿Qué sugerencias puede hacernos para mejorar nuestros próximos eventos?

40

v Colectar información de clientes potenciales.

Ejemplo de hoja de datos de clientes potenciales

Esta etapa finaliza con:

v La clausura del eventov Recepción, si la han considerado

Son 7, este día es la culminación de todo el esfuerzo y coordinación realizada y esmuy importante estar pendiente de todos los detalles, que cada Comisión cumpla surol:1. Preparación de los recursos 8 días previos a la feria.2. Reunión de coordinación con guías o edecanes y el personal de logística.3. Preparación de las instalaciones.4. Inauguración5. Atención a los participantes y visitantes.6. Colectar información de participantes y visitantes. Recoger hojas de

evaluación de los participantes7. Evento de Clausura.

Feria de Productos ArtesanalesLos NonualcosJunio de 2006

Fecha: ______________

Nombre de la Empresa: _____________________________________________Gerente/Representante: _____________________________________________Dirección: _______________________________________________________Teléfonos: _____________________ Fax: ____________________________Email: __________________________________________________________Productos en los que usted está interesado:______________________________________________________________________________________________________________________________

( ) Mayorista ( ) Detallista ( ) Distribuidor

Solicitudes:

( ) Información ( ) Catálogos( ) Muestras ( ) Cantidades

¿¿¿¿EEEEnnnn llllaaaa eeeejjjjeeeeccccuuuucccciiiióóóónnnn ccccuuuuáááálllleeeessss ssssoooonnnn llllaaaassss pppprrrriiiinnnncccciiiippppaaaalllleeeessss aaaaccccttttiiiivvvviiiiddddaaaaddddeeeessss????

41




42

Es la acción de medir los resultados y objetivos. El análisis debe basarse en las

Actividades:1. La Evaluación de Resultados2. Seguimiento3. Sistematización

Da inicio con el análisis de la información colectada y se realiza un balance deresultados de la feria, actividad que se realiza posterior al evento, da inicio con elInforme Parcial que cada Comisión debe elaborar de sus actividades, la CoordinaciónGeneral debe recopilar esos informes para analizar la información generada de losinformes y planificar la Evaluación de Resultados, se programa una reunión con losrepresentantes de cada Comisión.

Proceso de las actividades importantes post-evento:

ß Se realiza una reunión de las comisiones para elaborar un Informe Parcial queincorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadoresestablecidos en la planificación, esta fecha no debe pasar de 8 días calendariodespués e realizada la Feria..

ß Reunión del Comité Operativo, se debe realizar 15 días calendario posterior alevento, para realizar el análisis de la información generada de los informesparciales. Se revisa la información generada de todo el proceso de la feria, es labase para realizar un balance analítico, comparando los resultados obtenidos encada uno de los objetivos y metas planificadas.

Cada comisión plantea los logros concretos, dificultades y soluciones vividas en elproceso, de acuerdo a estos resultados se elaboran gráficos, se realiza un análisiscomparativo con eventos anteriores; de esta manera se elabora el Balance Final deResultados.

1. LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Resultadoso metas

Objetivos

EVALUACIÓN Control de:=

1. 1 Informes parciales y análisis de la información

Paso 3

43

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo:::: Balance Final de Resultados

¿¿¿¿QQQQuuuuéééé eeeessss eeeevvvvaaaalllluuuuaaaacccciiiióóóónnnn ddddeeee rrrreeeessssuuuullllttttaaaaddddoooossss????

La evaluación de resultados es una actividad que se realiza al finalizar una actividad,permite analizar el cumplimiento de las metas planificadas en relación a los objetivosespecíficos del proyecto en términos de su efectividad, evaluar el grado de éxito en laconsecución de los objetivos, generando conclusiones que sirvan tanto para la retroalimentación de la gestión del evento, como para la identificación, planificación ygestión de eventos futuros o replicas del mismo, el balance final es un insumo para laevaluación.

La actividad de evaluación de resultados se utiliza para identificar y medir lasdificultades enfrentadas, los resultados, el impacto y las lecciones aprendidas duranteel desarrollo de la Feria. La evaluación pretende recoger los resultados de unaexperiencia, cuando el evento ha finalizado o hacer una constatación del avance delmismo. Se analizan los logros, las dificultades, ejecución de la planificación, el trabajoen equipo y la organización del mismo.

Un proceso de evaluación tradicional, suele consistir básicamente en la valoración delbalance entre los objetivos propuestos y los resultados obtenidos, de tal forma que secompruebe el grado de satisfacción de las expectativas creadas, bajo unos criteriosdeterminados de valoración.

Ejemplo de Interrogantes, que deben responderse con la evaluación.

¿Se cumplieron los objetivos específicos previstos en la planificación del evento?

¿En que medida se cumplieron los objetivos específicos del evento?

¿El cumplimiento de los objetivos específicos del evento, se realizaron considerando el tiempo y los costos previstos?

Etapas ¿Qué se teníaprevisto?

¿Qué serealizó?

¿Somos unequipo?

Dificultades Logros ¿Qué se puedemejorar?

Impactos

1. Etapa:Planificación

Tiempoprevisto pararealizar la feria3 meses

Se realizóen 4 meses

Incentivar laparticipación delos sectores.La integraciónde lasmunicipalidadesen el proceso.

Cumplir con lostiemposprogramados.

Fortalecimientotécnico

Aumentar laparticipación deempresas(ofertas ypresencias)Perfilessolicitados bajos(empresasbajaron losperfiles conreferencia a laferia anterior, seflexibilizó)

1. 3 Evaluación de resultados

1. 2 Balance final de resultados

44

¿Cuáles problemas o limitaciones se presentaron en la ejecución del eventoimpidiendo el logro de los objetivos en el tiempo previsto y con los costos estimados?

¿Cuáles hechos o situaciones se presentaron durante la ejecución del evento quepermitieron la superación de las metas o el logro de los objetivos específicos, antesdel tiempo programado y al menor costo de lo previsto?

¿Qué conclusiones y/o recomendaciones se pueden identificar?

Para realizar la evaluación se debe:

ß Identificar los objetivos específicos.ß Identificar las metas del proyecto.ß Revisión de metas.ß Revisar tiempos definidos para alcanzar las metas.ß Revisar recursos programados.ß Revisar el resultado de las coordinaciones, entre otras acciones.

• Es muy importanteConocer como se cumplieron las metas del proyecto, en este punto se deben analizarpor su efectividad, eficacia y eficiencia.

v Efectividad, es la relación entre las metas alcanzadas y las metas planificadas.v Eficacia, es la relación entre las metas alcanzadas y el tiempo previsto, respecto a

las metas previstas y el tiempo real.v Eficiencia, mide los resultados alcanzados en relación con los costos y tiempos

planificados.

La evaluación de resultados implica dos actividades:

v El análisis de la información.v Informe Final de los resultados.

El resultado de estas actividades son los insumos para generar el Informe Final.

La Coordinación General es la responsable de elaborar un informe general de larealización de la feria, en el cual se debe incluir: El balance general de los resultados,incluyendo los aspectos financieros en función de costo/beneficio.

Es importante contar con los insumos parael informe, que incluya el concepto y losobjetivos de la feria, así como lainformación administrativa y logística.Facilita la transferencia de informacióncoherente y uniforme, necesaria para laevaluación, el seguimiento y lasistematización.

1. 4 Informe de resultados

45

ß La identificación de los factores de éxito, las dificultades y las principales leccionesaprendidas, que permitirán realizar los ajustes necesarios para futuros eventos.

ß Las conclusiones y propuestas.

Este informe debe ser entregado, con una nota de agradecimiento junto al balancefinanciero y los anexos correspondientes, a cada una de las institucionesy empresas colaboradoras y patrocinadoras del evento. Debe prepararse unresumen ejecutivo que debe ser entregado a los participantes y colaboradores paraque conozcan los resultados.

Importante

EEEEjjjjeeeemmmmpppplllloooo::::Informe Final

Aspectos ContenidosAntecedentes Objetivos del Proyecto

Duración original del proyecto

¿Cómo se ejecutó elproyecto?

Las actividades que se desarrollaron para la consecución de las metasLa metodología de trabajoLas dificultades y soluciones

Resultados Los logros más relevantes

Informe FinancieroSe debe adjuntar un estado financiero total del proyecto, tanto de losrecursos aportados por las instancias involucradas como los aportados porentes externos

Pasos para la evaluación

El informe financiero es importante que se incluya en el Informe Final, han sido losrecursos de las instituciones y/o organizaciones orientados a la ejecución del proyecto.

La capacitación a la oferta, es un factor clave para unaefectiva participación en la feria, pero también es unelemento de valor agregado al potenciar suscapacidades para futuras participaciones en feriasempresariales o eventos similares

Resultadosprevistos

Plan deevaluación COMPARACIÓN

Medidascorrectivaso reajuste

Resultadosalcanzados

46

¿¿¿¿CCCCuuuuáááálllleeeessss ssssoooonnnn lllloooossss ppppaaaassssoooossss mmmmáááássss iiiimmmmppppoooorrrrttttaaaannnntttteeeessss eeeennnn llllaaaa EEEEvvvvaaaalllluuuuaaaacccciiiióóóónnnn ddddeeeeRRRReeeessssuuuullllttttaaaaddddoooossss????

1. Informes parciales y análisis de la información2. El balance de resultados3. Evaluación de resultados4. Informe final de resultados

Posterior al proceso de preparación y ejecución, se realizan acciones de seguimientoa los acuerdos, contactos, convenios y alianzas establecidas durante la misma; asícomo también de los indicadores planificados. Todo ello para contribuir a garantizar elimpacto y la sostenibilidad de esta herramienta.

En esta etapa se diseñan y aplican diferentes instrumentos, al tiempo que se realizancontactos directos con los participantes, a fin de establecer el grado de avance en loslogros durante la Feria.

Para realizar el seguimiento debe:

ß Elaborarse una f icha por exposi tor en la Fer ia, para moni torear losavances en el cumplimiento de los acuerdos que se definieron en la feria. Lamisma debe indagar sobre el avance en los negocios posibles o pendientes, lasdificultades o atrasos, las transacciones concluidas, las nuevas transacciones y lacomunicación entre las empresas, entre otros.

ß Entrevistas a empresas e instituciones. Debe definirse una muestra escogida entrelos empresarios, quienes en éste momento del proceso, todavía tienen negocios yacuerdos pendientes.

ß Una vez seleccionada la muestra, se deben realizar entrevistas personalizadas a losempresarios seleccionados, para profundizar en los factores influyentes en elavance o retraso del cumplimiento de los acuerdos y en las alternativas paraacelerar dicho proceso.

ß Se debe elaborar una matriz con los resultados y anexarlas a un informe.

Al mismo tiempo, se debe conocer la opinión de los funcionarios de las institucionesque acompañaron la realización de la feria, para conocer sus percepciones ycomentarios sobre dichos avances.

¿¿¿¿QQQQuuuuéééé aaaaccccttttiiiivvvviiiiddddaaaaddddeeeessss hhhhaaaayyyy qqqquuuueeee rrrreeeeaaaalllliiiizzzzaaaarrrr aaaahhhhoooorrrraaaa????

Con la información colectada debe elaborarse un informe, como resultado delseguimiento a las empresas participantes, como también de las institucionescolaboradoras.

.

2. 1 Compromisos adquiridos

2.2 Informe del seguimiento

2. SEGUIMIENTO

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ß Balance de logros del seguimientoUna vez recopilada y organizada la información anterior, es necesario realizar unbalance crítico que indique al Comité Organizador el avance de los resultados, asícomo sobre las propuestas de alternativas que permitan acelerar el avance de losmismos.Después de recolectar la información y elaborar cuadros estadísticos o gráficos, seelabora un informe, en el cual se detallan los siguientes aspectos:

v Las lecciones aprendidas.v Los acuerdos durante la realización de la feria.v El grado de avance en el cumplimiento de los mismos.v Los factores que han obstaculizado dicho cumplimiento.v Lo que ha facilitado el avance de los acuerdos.v Las conclusiones y propuestas pertinentes.

La fase de seguimiento contribuye a incrementar el impacto y sostenibilidadde la Feria de Desarrollo Empresarial, como una herramienta efectiva pararealizar transacciones exitosas entre las empresas.

El informe de seguimiento debe distribuirse entre las organizaciones o instituciones queproporcionaron el apoyo técnico y financiero para la realización de la feria. Un resumenejecutivo con estos resultados debe ser enviado a los empresarios participantes, sepretende que todos los involucrados compartan la información, es muy importante quese den a conocer los logros y resultados de los compromisos post-evento.

De esta manera se puede seguir contando con el apoyo técnico o financiero de lasinstancias involucradas.

¿¿¿¿CCCCuuuuáááálllleeeessss ssssoooonnnn lllloooossss ppppaaaassssoooossss mmmmáááássss iiiimmmmppppoooorrrrttttaaaannnntttteeeessss eeeennnn eeeessssttttaaaa eeeettttaaaappppaaaa????

1. Verificación de los compromisos adquiridos

2. Balance de logros

3. Informe de logros

¿Qué es sistematizar entonces?

Es un proceso permanente y acumulativo de construcción de conocimientos a partir dela experiencia de acción/intervención en una realidad específica, se realizadespués de concluido el proceso de la feria, este es otro proceso que debe serrealizado por agentes externos a los que participaron en la realización de la feria. Es unprimer nivel de teorización sobre la práctica. Por un lado pretende mejorar la práctica ypor el otro enriquecer las teorías existentes de procesos.

El sistema de seguimiento y evaluación es un conjunto estructurado deinstrumentos, indicadores y reportes que tienen como función medir

constantemente el avance, el logro de resultados e impacto del evento.

3. SISTEMATIZACIÓN

2. 3 Informe de logros

48

La sistematización es útil para:

ß Crear instrumentos y condiciones para ejecutar de manera sistémica unaexperiencia que amerita un tratamiento de este tipo.

ß Estudiar una experiencia en proceso y rediseñarla para posibilitar el logro de losobjetivos deseados.

ß Rescatar un experiencia ya concluida y cuya experiencia puede servir de guía paraotras similares.

ß Desarrollar nuevos productos y servicios metodológicos, a partir de experienciasque han ofrecido oportunidades de validación.

ß Replicar proyectos cuyas estrategias y métodos de ejecución probaron en lapráctica ser exitosos.

Las lecciones aprendidas son el resultado de la implementación del proceso para larealización de la feria, permite penetrar en las actividades y procedimientos realizados,permite conocer si el Plan General de Trabajo fue desarrollado y si los Planes de lasComisiones realmente fueron aplicados, por que los resultados obtenidos. Evaluar ysistematizar son dos actividades indispensables y complementarias en el proceso derealización de la feria. La sistematización sin duda, de alguna manera también evalúa.Pero se trata de un proceso a mediano plazo, menos ligado a la organización deltrabajo relacionado fundamentalmente con la interpretación del proceso vivido, losresultados alcanzados, las causas, las metodologías puestas en práctica y lacomprensión de lo sucedido.

• Etapas importantes:

ß Reconstrucción del proceso desarrollado, implica ordenar la información de maneraque permita visualizar la trayectoria recorrida, conocer que es lo que ha ocurrido ylos posibles resultados.

ß Reconstruir la metodología, se debe conocer de que manera se ha contribuido aldesarrollo del proceso; esa metodología hay que reconstruirla y caracterizarla.

ß Análisis de la información recopilada y ordenada sobre el proceso y la metodología.ß Conocer los resultados, pero con una visión análitica, es realizada por personal

externo al Comité Ejecutor.

Consiste en realizar una investigación, donde se parte desde la primera reunión decoordinación para realizar la feria, quienes estaban presentes, que acordaron y a partirde ese momento como se desarrollaron los acontecimientos.

Consiste en:

ß Formulación clara de preguntas al proceso, para recuperar los elementos teóricos yprácticos que se han utilizado en la experiencia

ß Formular con precisión los problemas, los retos y las necesidades de investigaciónpara profundizar en lo ocurrido.

ß Detectar deficiencias, por las causas que sean.ß Aprender a partir de la acción, poner en práctica la conceptualización de lo concreto

y la capacidad de la transformación de la práctica.

3. 1 Lecciones aprendidas

3. 2 Levantar el proceso de la experiencia3. 2 Levantar el proceso de la experiencia

49

Las ferias de acuerdo a su magnitud, requieren diferentes tiempos para su organización:

ß A nivel internacional, se estima 8 meses.ß A nivel nacional, se estiman 4 meses.ß A nivel local, se estiman 3 meses.

La sistematización es una metodología para recuperar los procesos de una experiencia,que generalmente está basada en actividades, en el marco del proceso de desarrollo parauna transformación social. En el proceso de sistematización se analiza la informacióngenerada y se evalúan las actividades, se interrelaciona con todos los actoresparticipantes en la ejecución y permite conocer opiniones técnicas de losproblemas o dificultades y de las soluciones o decisiones tomadas en un momentoespecifico, permite analizar el periodo critico en la ejecución.

Ejemplo:La Mesa de Turismo de la Microregión Los Nonualcos, realizará una Feria de DesarrolloEmpresarial en Zacatecoluca, se ha programado para el sábado 23 de julio de 2007. Elinicio de las actividades, la planificación, debe realizarse el 20 de mayo de 2007 paraque el evento tenga éxito y se cumplan los objetivos planteados, contando 3 mesespara el proceso y 1 mes para sistematizar la experiencia.

Ejemplo:Cronograma de Actividades

Nº Etapa Actividades Primero Segundo Tercer Cuarto1 Planificación Detallarlas X

2 Organización Detallarlas X

3 Promoción ypublicidad

Detallarlas XXXXXXXXXXX

4 Ejecución Detallarlas FERIA XX

5 Evaluación Detallarlas X

6 Seguimiento * Detallarlas XXXXX

7 Sistematización* Detallarlas XXXXX

* El seguimiento se realiza durante un mes posterior a la feria (el período de seguimiento dependede la magnitud del evento realizado) y se elabora un informe con los resultados, después sesistematiza todo el proceso para la realización del evento.

Meses

Una práctica sistematizada se puede confrontar con otras, por quees más fácil comunicarla y analizarla.

50

Como resultado de la sistematización, se obtiene como resultado la elaboración de undocumento que refleja el procedimiento paso a paso de la ejecución de la feria, laslecciones aprendidas, estas son un apartado muy importante, tiene su base en loslogros y dificultades encontradas en el camino para llegar a culminar la ejecuciónplanificada, desde la percepción de los participantes empresarios, los visitantes, delComité Operativo y de los actores que se involucraron en la actividad.

La elaboración del documento requiere de mucha investigación en diferentes niveles:

ß Comité Operativo.ß Empresarios asistentes y expositores.ß Personal involucrado en la ejecución.ß Población objetivo.ß Instituciones colaboradoras.ß Actores locales.ß Actores nacionales.

La metodología empleada esta basada en la realización de focus group, entrevistas,reuniones, talleres participativos y revisión bibliográfica. Presenta una estructura deacuerdo a las fases de implementación del proceso, en el caso de las feria se realizala investigación de acuerdo a los tres pasos que se desarrollaron y las actividadesinmersas de cada paso, para levantar el proceso de las Ferias de Desarrollo EconómicoLocal.

¿¿¿¿CCCCuuuuáááálllleeeessss ssssoooonnnn llllaaaassss aaaaccccttttiiiivvvviiiiddddaaaaddddeeeessss mmmmáááássss iiiimmmmppppoooorrrrttttaaaannnntttteeeessss eeeennnn eeeesssstttteeee ppppaaaassssoooo????

1. Las lecciones aprendidas.

2. Levantar todo el proceso de la experiencia compartida y vivida.

3. Elaborar un documento final, con la experiencia.

3. 3 Documento final

4. Compartir y socializar el documento.

Revisión de todo el material generado: planificación y planes operativos.ß

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BIBLIOGRAFÍA

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ß Carta Informativa, Ministerio de Economía y CONAMYPE, diciembre, 2004.ß Convenio Constitución, Mesa de Turismo en los 15 municipios de la Micro

región de Los Nonualcos para el fortalecimiento del sector turístico, en elmarco del desarrollo económico local, Programa FORTALECE(MINEC/GTZ).

ß El Desarrollo Local en América Latina. Estrategia Política Basada en laConstrucción de Capital Social, Enrique Gallicchio, Programa de Desarrollo LocalCentro Latinoamericano de Economía Humana (CLAEH), Uruguay.

ß Ferias Preventivas de la Violencia Intrafamiliar, ISDEMU, 2003.ß Manual de Orientación para la Micro y Pequeña Empresa del Sector

Turismo en El Salvador, Ministerio de Turismo, CORSATUR, octubre, 2004.ß Manual de La Rueda de Negocios y sus Componentes, Programa de

Fomento a la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (PROMYPE) de la GTZ enHonduras, febrero 2005.

ß Guía para realizar Ferias de Empleo, Ministerio de Trabajo, 2005.ß ¿Qué es la Planificación?, autor Luís Barriga, Caracas, Venezuela.ß Reseña de Logros, 1ª Feria de Servicios de Desarrollo Empresarial,

Proyecto ANEP/GTZ, Consultora, Rosario Mata, noviembre 2000.ß Sistematización de la Feria de Empleo en Zacatecoluca, realizada por el

Ministerio de Trabajo y Previsión Social y el Programa FORTALECE(MINEC/GTZ), Consultora, Carmen de Pereira, abril, 2005.

ß Sistema de Rueda de Negocios, Cámara de Comercio Exterior de Córdova,Republica de Argentina, 2001.

ß Sistematización de la Creación de Empleo Rápido, ProgramaFORTALECE (MINEC/GTZ), Consultora, Carmen de Pereira, marzo, 2004.

Entrevistas:

Sra. María Elena de Alfaro, Presidenta de la Cámara de Comercio e Industriade El Salvador

Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)Calle El Mirador y 91 Avenida Norte # 4709San Salvador, El Salvador, C.A.Telefax: (503) 2263-2244e-mail:[email protected]

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