Manual de funciones y procedimientos del área de exportación de … · 2019-08-12 · procesos...
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Manual de funciones y procedimientos del área de exportación de banano
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Manual de funciones y
procedimientos del área de
exportación de banano
UNIVERSIDAD DE SANTANDER:
Jaime Restrepo Cuartas Rector General Edgar Luna González Decano Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables July Adriana Garzón Viasus Director del Programa Administración de Negocios Internacionales
Proyecto de grado:
Jhoana Alejandra Galeano Pilonieta Estudiante del Programa Administración de Negocios Internacionales
Oscar Ricardo Picón Acevedo Director del proyecto de grado
C.I. BANA RICA S.A.:
Luis Alberto Restrepo Girona Gerente General Erik Alfonso Monsalve Martínez Gerente Administrativo
TABLA DE CONTENIDO
1. C.I. BANA RICA S.A. ....................................................................................................................5
o ... ¿Quiénes somos? 5
o ... Nuestra misión 6
o ... Nuestra visión 6
o ... Nuestros valores 6
o ... Nuestras políticas 7
o ... Certificados en… 8
o ... ¿Cuáles son los requisitos para lograr ser un asociado del negocio? 9
o ... Nuestros asociados del negocio 10
o ... Proveedores de materiales 11
o ... ¿Quién es nuestro cliente? 12
2. DETALLES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................... 13
3. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ............................................................. 14
o ... Manual de funciones 15
o ... Manual de procedimientos 23
4. DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................................ 34
o ... Planificación de cargue 34
o ... Abastecimiento de suministros 35
o ... Recepción, llenado, almacenamiento y despacho de cargue 36
o ... Cierre de embarque 37
o ... Real embarcado 38
C.I. Bana Rica S.A.
4
Presentación
C.I. BANA RICA S.A. es una empresa colombiana, cuyo objeto social es la
exportación de bananas o plátanos frescos tipo Cavendish Valery al mercado
Europeo, se ha consolidado internacionalmente gracias a la relación precio-
calidad de sus productos y debido a su apertura económica, se ha visto en la
necesidad de mejorar sus procesos para ser más competitiva en el mercado
internacional, en ese sentido se han diseñado diversas herramientas que
buscan analizar los procedimientos internos de la compañía para aumentar la
eficiencia y disminuir costos.
Por tanto, el presenten documento tiene como objetivo estandarizar las
funciones y procedimientos de C. I. BANA RICA S.A. en el área de exportación
de banano mediante el desarrollo del manual de funciones y procedimientos
para aumentar la competitividad de la compañía en materia de costos,
rapidez y calidad del servicio.
Para obtener el resultado esperado fue utilizada en la investigación la
metodología descriptiva cualitativa por cuanto se observaron y analizaron los
procesos internos del área de exportación, y los cargos inherentes a la misma
mediante entrevistas a los empleados, con el fin de estandarizar las funciones y
procedimientos.
Paralelo a la investigación, Jhoana Alejandra Galeano Pilonieta, estudiante
del programa de Administración de Negocios Internacionales de la Universidad
de Santander -UDES-, realizó observaciones directas y entrevistas no
estructuradas mediante el tiempo de su práctica realizada en C.I. Bana Rica
S.A. (oficina Santa Marta) contribuyendo al desarrollo del marco teórico de la
presente investigación y además contó con el apoyo constante del Gerente
Administrativo: Erik Monsalve Martínez, la Directora Logística: Jennifer Taite, la
Directora de Suministros: Yady Dávila y el Coordinador de Operaciones
Portuarias: Andrés Vega.
Asimismo, llevó a cabo un trabajo de campo en el que realizó diferentes visitas
a algunas fincas productoras para palpar de cerca el ambiente de trabajo
reinante, el trato entre empleados, asociados del negocio y el cliente, además,
prestar atención en el desarrollo de las actividades de trabajo.
C.I. Bana Rica S.A.
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1. C.I. BANA RICA S.A.
¿Quiénes somos?
La Comercializadora Internacional C.I. BANA RICA S.A. con NIT 900.261.404-6
nació como una empresa 100% colombiana, por iniciativa de algunos
productores de banano que tienen sus cultivos en la Zona Bananera del
Magdalena y Urabá, quienes ante las crecientes dificultades de exportación
que presentaba el sector, decidieron buscar nuevos caminos al negocio
haciendo alianzas estratégicas con
clientes Europeos.
Fue así como a mediados del año 2008
resultado de la asociación de las
empresas, como; AGRÍCOLA SEVILLA
S.A., AGROPECUARIA LA LEYENDA S.A.,
INVERSIONES LEMAR S.A., ODELSA S.A. y
AGROBAN S.A y bajo la consigna “las
crisis son oportunidades” decidieron
tomar los riesgos del caso, renunciando
a su contratos de exportaciones con las
multinacionales y una vez hecho todos
los tramites de ley exigidos, el 19 de
enero del 2009 hacen su primera exportación con el sello Gota de Oro y hasta
la fecha se embarca semanalmente la fruta de los socios y de otras fincas
afiliadas que ingresaron posteriormente.
C.I. Bana Rica S.A.
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Nuestra misión
C.I. Bana Rica S.A. es una empresa dedicada a la comercialización de Banano
en el mercado europeo, cuya razón de ser es mantener unas relaciones
estables y a largo plazo con sus clientes, de forma que la empresa pueda
garantizar a sus grupos de interés unas condiciones justas, tanto a nivel social,
ambiental como financiero y pueda así lograr la permanencia en el tiempo y el
reconocimiento de sus productos en sus mercados objetivo, basándose en altos
estándares de calidad tanto en su
producto como en sus procesos
operativos.
Nuestra visión
Para el año 2022, alcanzar el
reconocimiento internacional de C.I.
Bana Rica S.A. como una empresa
comercializadora de productos
agrícolas de excelente calidad, con precios competitivos, entregas a tiempo y
principalmente que trabaja siempre en busca del equilibrio de sus actividades
con el medio ambiente, sus proveedores y sus consumidores, y de esta forma
lograr aumentar sus exportaciones al mercado europeo y consolidarse como
una empresa líder.
Nuestros valores
Responsabilidad: sabemos lo que debemos hacer, lo que deberíamos
hacer y lo que no; honramos nuestros compromisos.
Calidad: damos lo mejor de nosotros; nos esforzamos por alcanzar todo
nuestro potencial aplicando adecuadamente los estándares de calidad
requeridos por el mercado internacional.
Transparencia: somos dignos de confianza; evitamos el engaño, somos
francos y directos. Cumpliendo los patrones de BASC (Business Alliance for
Secure Commerce).
C.I. Bana Rica S.A.
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Nuestras políticas
Política de responsabilidad compartida
Cada empleado tiene una responsabilidad personal en la manera en que
coopera con los demás, ya sea como responsable de un equipo o como
colega.
Política de Calidad
Es prioridad la relación precio-calidad de nuestros productos, esta se respalda
sobre un desarrollo sostenible y
rentable, comprometido con el
riguroso cumplimiento de la
legislación vigente. Las
directrices y objetivos generales
que, en relación con la calidad,
nos guían y se plasman en
nuestra Política de Calidad.
Estas directrices son las siguientes:
Cumplir con todos los requisitos (de calidad, servicio y precio) de
nuestros clientes.
Certificarnos anualmente en GLOBAL GAP, BASC y Rain Forest, para
así ser competitivos en el mercado internacional.
Impulsar el trabajo en equipo como modelo de comportamiento en
todos los niveles organizativos.
Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, rentabilidad,
liderazgo, seguridad y costos, para asegurar el éxito continuo de la
empresa.
C.I. Bana Rica S.A.
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Certificados en…
GLOBAL GAP: las siglas G.A.P.
(en inglés) o B.P.A. (en español)
quieren decir Buenas Prácticas
Agrícolas, y GLOBALG.A.P. es la
norma mundial que asegura estas
prácticas.
BASC: BASC -Business Alliance for Secure
Commerce-, es una alianza empresarial internacional
que promueve un comercio seguro en cooperación
con gobiernos y organismos internacionales. Está
constituida como una organización sin ánimo de
lucro, con la denominación “World BASC
Organization” bajo las leyes del estado de Delaware,
Estados Unidos de América.
Rainforest Alliance Certified™: los
productos que exhiben el sello se originan o
contienen ingredientes que provienen de
fincas o bosques certificados Rainforest
Alliance. Estas fincas o bosques son
administrados de acuerdo con rigurosos
criterios ambientales, sociales y
económicos diseñados para conservar la
vida silvestre, proteger los suelos y las vías
acuáticas, asegurar el bienestar de los trabajadores, sus familias y las
comunidades locales, así como mejorar los medios de vida para lograr la
verdadera sostenibilidad a largo plazo.
C.I. Bana Rica S.A.
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¿Cuáles son los requisitos para lograr ser un
asociado del negocio?
C.I. Bana Rica S.A. hace la revisión de la lista Clinton a todos los asociados de
negocio para ir más allá de los requisitos financieros incluyendo indicadores de
seguridad. Además ha establecido otros parámetros para la selección de sus
asociados del negocio, garantizando calidad y un máximo cumplimiento de la
cadena de suministro, así construir un puente entre el productor y el cliente,
quien definitivamente valora esta seguridad. Los requisitos son los siguientes:
El área de la finca debe ser igual o
mayor a 10 hectáreas.
Óptimas condiciones agronómicas del
cultivo.
Cultivo de la fruta CAVENDISH y sus
variedades.
Óptimas condiciones hidrográficas y
edáficas.
La infraestructura de su planta
empacadora debe cumplir los
estándares fitosanitarios, de calidad y
seguridad.
Tener el entorno adecuado para lograr una certificación GAP, Rain Forest
y BASC.
Firmar un contrato exclusivo con C.I. Bana Rica S.A.
C.I. Bana Rica S.A.
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Nuestros asociados del negocio
Actualmente, en total son 30 fincas productoras, las cuales corresponden a 22
razones sociales que participan como asociadas del negocio (Fincas
proveedoras de fruta).
Además C.I. Bana Rica S.A. a cada finca le asigna un número de código para
su identificación en los puertos de embarque y de destino para efectos de
inspección de calidad y trazabilidad de la fruta empacada. Esta información
se le coloca a un costado de la tapa, con el uso de sellos o marcadores
adecuados.
RAZON SOCIAL FINCA CODIGO
AGROPECUARIA LA LEYENDA S.A.S
SAN FRANCISCO 500
OASIS 501
MARIA LUISA 502
PALMA 503
ANTONIO RIASCOS TORRES E HIJOS VEGA 512
BANANERA LA LOLA DEL MAGDALENA S.A.S LA LOLA 515
BANANERA LOS MANGOS DEL MAGDALENA S.A.S MANGOS 515
INVERSIONES VIILAGRANDE S.A.S VILLAGRANDE 517
INVERSIONES CASAGRANDE S.A.S CASAGRANDE 518
GRAN PALMAR LTDA
VILLAMARIA 520
ILUSION 300
ISABEL 301
AGROPECUARIA INMOBILIARIA S.A. JULIA ESTHER 203
PANTOJA 204
MAYABELL S EN C PATRICIA 201
BRETAÑITA 202
BERNANDO MAYA NANCY 302
JOSE FRANCISCO VIVES BRUGES ANASTACIA 506
ISABEL JIMENO DE DAVILA LUCIA 303
GUILLERMO DELGADO CAMPO Y CIA S.N.C ESPERANZA 304
AMALIA ELVIRA CANTILLO DE LASTRA AMALIA 403
CARLOS ZORRILLA GUERRERO YADIRA 404
ARGENIDA BORJA GIL LA MARIA 402
GABRIEL MANCILLA DUQUE LA TRINIDAD 409
LA CLARITA S.A. LA CLARITA 530
METALIGAS S.A. FLORIDA 531
COMPAÑÍA SANTANA S.A.S VILLA NORGIA 504
CALIFORNIA 505
LASTENIA DE LA CONCP DE AVILA ANAYA ROSA ALICIA 509
BANAPRO S.A.S EL DIVINO 535
C.I. Bana Rica S.A.
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Proveedores de materiales
C.I. Bana Rica S.A con el propósito de obtener descuentos por volumen y
estandarizar las especificaciones técnicas y la calidad de todos los materiales
de empaque y embalaje, centraliza los proveedores para los productores.
Actualmente C.I. Bana Rica
S.A. cuenta con tres tipos de
proveedores que suministran
directa e indirectamente los
materiales para el empaque
y embalaje de la carga, es
decir, el único costo que
asume la comercializadora
es el cartón siempre y
cuando este sea exportado;
los demás materiales los asume el productor (estibas, plásticos, zunchos,
esquineros, láminas, espuma, entre otros.)
TIPO DE PROVEEDOR PROVEE A: MATERIALES
Cartón Bana Rica Cajas de cartón
Almacén de suministros Productor Estibas: Eurobox y Europea
Estibas Productor Plásticos, zunchos, esquineros, láminas, espuma, entre otros.
C.I. Bana Rica S.A.
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¿Quién es nuestro cliente?
Actualmente C.I. Bana Rica S.A. tiene como cliente a La compañía
AFRIKANISCHE FRUCHT-COMPAGNIE – AFC,
fundada en el año 1912, ella pertenecía a los
pocos pioneros del mercado del banano.
En el centro de Europa, la importación y el
comercio de frutas tiene una larga tradición. AFC -
forma parte de esta historia.
En los años 20 la AFC se estableció en casi todos los
mercados Europeos con barcos frigoríficos propios
y la introducción de bananos de marca. En estos
tiempos produjo los bananos en sus propias plantaciones en Camerún; a la vez
se desarrollaron relaciones sólidas, justas y honestas con el comercio. Después
de unas actividades cortas en Liberia, AFC
estableció al final de los años 50 sus lazos con
productores responsables en las mejores
zonas de América Latina.
C.I. Bana Rica S.A.
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2. DETALLES DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
Organigrama del área de exportación de C.I. Bana Rica S.A. (Santa
Marta)
¡IMPORTANTE! La oficina principal de la empresa C.I. Bana Rica S.A.
se encuentra ubicada en la ciudad de Medellín – Antioquia y desde allí se
ejecutan las áreas de Gerencia General, Tesorería, Contabilidad y Nómina.
La exportación de banano de la empresa C.I. Bana Rica S.A. se coordina
desde la oficina ubicada en Santa Marta- Magdalena, por su cercanía al
Puerto Marítimo de Santa Marta y a la zona bananera del Magdalena. La
planta cuenta con cuatro empleados, a los cuales se les ha establecido
unas funciones y responsabilidades para cumplir los objetivos y metas
organizacionales.
C.I. Bana Rica S.A.
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3. MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
El área de exportación de C.I. Bana Rica S.A., cuenta con cuatro cargos que
son necesarios para desempeñar correctamente el área mencionada.
Los cargos mencionados son:
Gerente Administrativo
Director de Logística
Coordinador de Operaciones Portuarias
Director de Suministros
Identificación de color según dependencia de trabajo:
Gerencia: rojo
Logística: morado
Insumos: naranja
Operativo: verde
C.I. Bana Rica S.A.
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Manual de funciones
MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del cargo
Nombre del cargo: Gerente Administrativo
Dependencia: Gerencia
Número de personas en el cargo: Uno
Reporta a (Nombre del cargo): Gerente General
Quienes le reportan: Director de Logística, Director de Suministros
Requisitos mínimos
Requisitos de formación: Profesional en carreras administrativas, ing. Agrónoma
o a fines.
Inglés avanzado
Requisitos de Experiencia: 5 años de experiencia en el sector bananero y en
comercio exterior.
Objetivo principal
Velar por el proceso de corte, empaque y exportación fluya con normalidad, brindando solución a
los problemas que durante la consecución de estos se puedan presentar.
Funciones
Asegurarse que las personas contratadas para el área de exportación de C.I. Bana Rica S.A.
estén debidamente formados según los requisitos del cargo.
Participar en la revisión y aprobar los manuales, procedimientos, instructivos y registros que
se generen en C.I. Bana Rica S.A.
Definir y hacer cumplir el direccionamiento estratégico de la organización.
Analizar los proveedores de servicios y de fruta y verificar el cumplimiento de los requisitos
de C.I. Bana Rica S.A.
Representar a la organización ante los asociados de negocio y firmar acuerdos para el
cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la empresa.
C.I. Bana Rica S.A.
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Gestionar todos los recursos necesarios para que el área de exportación de C.I. Bana Rica
S.A. opere sin adversidades tanto humano como técnico y financiero.
Comunicarse permanentemente (carta, comunicados, correos electrónicos, llamadas
telefónicas) con los asociados de negocio de manera que se retroalimenten todas las
inquietudes con respecto a la orden de corte de la semana correspondiente.
Velar por el cumplimiento del plan de cargue solicitado por el cliente semanalmente.
Firmar los contratos con los asociados de negocio.
Es el responsable de la Implementación de la norma Basc y los Estándares de seguridad
Exportador en el Sistema de gestión en control y seguridad de C.I. Bana Rica S.A.
Definir el equipo asesor responsable de la implementación de la norma Basc.
C.I. Bana Rica S.A.
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del cargo
Nombre del cargo: Director de Logística
Dependencia: Logística
Número de personas en el cargo: Uno
Reporta a (Nombre del cargo): Gerente Administrativo
Quienes le reportan: Coordinador de Operaciones Portuarias
Requisitos mínimos
Requisitos de formación: Profesional en Negocios Internacionales, en carreras
administrativas o afines.
Inglés y Excel avanzado.
Requisitos de Experiencia: 3 años de experiencia en documentación y logística
internacional.
Objetivo principal
Garantizar de que se disponga de todos los requerimientos para que el proceso de exportación de
la fruta se de en el tiempo y forma conveniente, cumpliendo con las normas establecidas y los
estándares de exportador e incluyendo además, el control de cada uno de los factores asociados a
este proceso.
Funciones
Enviar semanalmente toda la facturación y demás documentos requeridos a la sede principal
en Medellín. Esto incluye; facturas de proveedores, facturas de servicios públicos de la
oficina, facturas de los gastos pagados por caja menor. etc. Toda la documentación debe ser
clasificada de acuerdo a cada departamento: Logística, Producción y oficina y Descuentos por
embarques.
Manejar la caja menor de la oficina.
Adquisición de productos y materiales necesarios en la empresa para que esta pueda
desarrollar su actividad normal.
Revisar las liquidaciones de cajas de los productores.
Solicitar las estimaciones de ocho semanas a todas las fincas del grupo.
C.I. Bana Rica S.A.
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Realizar la programación de corte semanal.
Realizar y enviar las ordenes de corte a todas las fincas.
Solicitar el cupo en el buque.
Llevar control de las facturas recibidas del operador portuario.
Revisar y aprobar toda la facturación que llegue a la oficina.
Llevar control de las cajas ICA semanales y enviar a interesados.
Llevar control de las cajas rechazadas semanales y enviar informes.
Verificar con cada finca las cajas realizadas.
Verificar con el coordinador de operaciones portuarias las cantidades llegadas a puerto por
cada finca.
Realizar el Real Embarcado semanal y enviar informe a la oficina principal Realizar la factura
proforma del embarque y enviar a la oficina principal Medellín.
Elaborar la planilla fitosanitaria del ICA y enviar al agente aduanero.
Confirmar las cantidades exportadas al Agente Aduanero.
Enviar al Agente Aduanero la programación de los horarios de las operaciones en puerto
(Inspecciones ICA, Llenado de contenedores, Revisión Antinarcóticos).
Enviar al Agente Aduanero la factura proforma con los datos provisionales de cada semana.
Realizar y firmar la carta de responsabilidad ante la Policía Antinarcóticos de cada embarque.
Notificar cualquier cambio o modificación en la operación y en la programación de corte a las
fincas y al Agente Aduanero.
Llevar el balance de cajas exportadas por cada finca.
Elaborar las facturas de venta de fruta de cada finca.
Vigilar continuamente los procesos que realiza el agente aduanero, por medio del correo
electrónico, vía telefónica y personal, es decir, mantiene una constante comunicación con él.
C.I. Bana Rica S.A.
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MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del cargo
Nombre del cargo: Director de Suministros
Dependencia: Insumos
Número de personas en el cargo: Uno
Reporta a (Nombre del cargo): Gerente Administrativo
Quienes le reportan:
Requisitos mínimos
Requisitos de formación: Profesional en Ingeniería Industrial, en carreras
administrativas o afines.
Inglés y Excel avanzado.
Requisitos de Experiencia: No se requiere experiencia.
Objetivo principal
Garantizar la disponibilidad de los materiales de empaque en la bodega de los distintos
proveedores.
Funciones
Analizar los proveedores y verificar el cumplimiento de los requisitos de C.I. Bana Rica S.A.
que le aplique en el alcance de sus funciones.
Manejar los inventarios de cartón de todas las fincas del grupo.
Llevar un control de las entradas por compra de cartón y salidas por embarque de cada finca.
Realizar inventarios físicos de cartón cada tres meses. Digitar la información, comparar con el
inventario teórico y enviar los informes.
Realizar los pedidos de cartón.
Mantener alianzas con proveedores que puedan garantizar abastecimiento continuo.
Informarse, documentarse y asesorarse sobre las características ideales de los productos a
comprar.
Gestionar las reclamaciones por el incumplimiento a las especificaciones para que dicho
material defectuoso sea retirado y cambiado a las fincas.
C.I. Bana Rica S.A.
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Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su trabajo
seguro.
Mantener permanente relación y comunicación tanto con su cliente (usuario del objeto de sus
compras) como con sus proveedores.
Tomar en cuenta los servicios, políticas de ventas, seriedad, calidad y precio que los
proveedores ofrecen, todo esto para tomar la decisión con quién se va a hacer negocio.
Asegurarse que se cumplan las condiciones acordadas por ambas partes.
Guardar la información completa acerca de proveedores y clientes de la empresa.
C.I. Bana Rica S.A.
21
MANUAL DE FUNCIONES
Identificación del cargo
Nombre del cargo: Coordinador de Operaciones Portuarias
Dependencia: Operativo
Número de personas en el cargo: Uno
Reporta a (Nombre del cargo): Director de Logística
Quienes le reportan:
Requisitos mínimos
Requisitos de formación: Técnico Profesional en Operaciones Logísticas y
Portuarias.
Conocimiento básico en Excel.
Requisitos de Experiencia: 4 años en operaciones portuarias y en el sector
agropecuario.
Objetivo principal
Supervisar toda la operación en Puerto de Santa Marta realizada por el operador portuario
(descargue de camiones, cargue directo a buque, llenado de contenedores e inspección de
calidad).
Funciones
Supervisar que se cumpla la seguridad en los procesos de la cadena de suministros de C.I.
Bana Rica S.A.
Supervisar para que la programación de corte semanal se ejecute en los días y a las horas
programadas por la dirección logística.
Coordinar toda la operación de recepción y llenado de fruta a contenedor y a buque en el
puerto de Santa Marta.
Verificar el cumplimiento de los acuerdos de seguridad con los Asociados de Negocio.
Analizar el transporte de fruta y verificar el cumplimiento de los requisitos de C.I. Bana Rica
S.A. que le aplique en el alcance de sus funciones.
Coordinar el transporte vía telefónica con los transportadores que cargan la fruta,
informándoles la hora y los sitios de descargue y cargue o llenado según sea el caso.
Supervisar toda la operación en Puerto de Santa Marta realizada por el operador portuario
C.I. Bana Rica S.A.
22
(descargue de camiones, cargue directo a buque, llenado de contenedores e inspección de
calidad).
Asegurarse de que solo el personal asignado se encuentre prestando el servicio.
Verificar que el operador portuario, diligencie el formato control vehículo en el que se
registra la hora de salida de vehículo de la finca y la hora de llegada al puerto. Con el objeto
de controlar el tiempo de tránsito.
Revisar la llegada de los camiones al puerto y mantener constante comunicación con las
fincas y los transportadores de fruta con el objeto de cumplir con la programación.
Revisar si las cantidades totales programadas a las fincas y las entregadas en el puerto
coinciden, corroborar la información del manifiesto con la fruta que llega al puerto, anotar y
aclarar diferencias.
Entregar las cajas al ICA para que se realice la inspección fitosanitaria, que certifica que la
fruta está libre de plaga/ enfermedades.
Verificar los seriales y los números de los contenedores asignados para el llenado de
exportación.
Manejar el sistema de trazabilidad exigido por el importador AFC, el cual consiste en cuatro
etiquetas con los seriales en códigos de barras por pallet completo y por tipo de fruta.,
Ingresar toda la información con el lector de código de barra y enviar el archivo al cliente vía
electrónica.
Mantener la comunicación necesaria ante el personal que se requiera cuando se presenten
eventualidades durante los procesos de cargue.
C.I. Bana Rica S.A.
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Manual de procedimientos
El manual de procedimientos se divide en cinco procesos para así lograr la
finalidad de este, estandarizar los procedimientos con el fin de lograr un
mejoramiento de cada uno de ellos y asimismo aumentar la competitividad de
la compañía.
C.I. Bana Rica S.A.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área de exportación
1. Planificación de cargue: Con este proceso inicia la responsabilidad de la empresa, ya
que se planifica, organiza y se dirige la programación de la cantidad de fruta a exportar.
Metodología
N° Descripción
Frecuencia
Responsable Dias
L M M J V S
1.1
El Gerente Administrativo recibe el
“Loading Plan Week”, documento en el que
se especifica la carga por buque, por tipo de
empaque y cantidades. (Archivo PDF).
X Semanal Cliente
1.2
Con base al “Loading Plan Week” realiza la
“Programación de corte” de la semana actual
(Archivo Excel), en el cual se distribuye el
pedido del cliente a cada finca. Este archivo
se envía al Director de Logística.
X Semanal Gerente
Administrativo
1.3
Recibe la “Programación de corte” y realiza
las “Orden de corte” por finca (Archivo
Excel).
X Semanal Director de
Logística
1.4
Envía la “Orden de Corte” a cada finca por
correo electrónico. Este documento informa
la cantidad a cortar por día y por tipo de
empaque.
X Semanal Director de
Logística
1.5
Solicitar a cada naviera el cupo en cada
buque dependiendo de la modalidad de
cargue; en una se solicita reserva de
contenedores, por medio de la plataforma
INTTRA y en la otra espacio en bodega
(Bajo cubierta), por medio de un archivo
Excel que se envía por correo electrónico.
X Semanal Director de
Logística
1.6
Realizar “Factura Proforma” por cada buque
(Documento oficial para apertura del
embarque).
X Semanal Director de
Logística
1.7 Enviar “Factura Proforma” al agente
aduanero junto al horario de cada operación. X Semanal
Director de
Logística
C.I. Bana Rica S.A.
25
1.8 Con los documentos anteriores, realizar la
programación de la operación portuaria. X Semanal
Agente
aduanero
1.9
Confirmar las reservas respectivas por
correo electrónico. Las confirmaciones son
dadas por un documento llamado
“Booking”.
X Semanal Naviera o Línea
Marítima
1.10
Para terminar este proceso, realizar en la
plataforma del ICA SISPAC, las
“Constancias fitosanitarias” en las cuales se
especifica la cantidad a exportar por cada
predio y buque.
X Semanal Director de
Logística
C.I. Bana Rica S.A.
26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área de exportación
2. Abastecimiento de Suministros: Garantizar que los materiales de empaque y embalaje
estén a disposición cuando se requieran para el cumplimiento de la planificación de
cargue.
Metodología
N° Descripción
Frecuencia
Responsable
Dias
L M M J V S
2.1
Actualizar y revisar el “Control de inventario”
con el reporte recibido el almacén de
suministros.
X Semanal Coordinador
de Suministros
2.2
Hacer seguimiento a las órdenes de compra
que estén pendientes de despacho. Archivo
Excel “Programa de compras”.
X Semanal Coordinador
de Suministros
2.3
Montar órdenes de compra de los materiales
próximos a vencerse teniendo en cuenta el
stock y la proyección de exportación, con
base a lo anterior se realiza el pedido en el
archivo “Programa de compras” y se envía
por correo electrónico a los proveedores.
X Semanal Coordinador
de Suministros
2.4
Coordinar fecha de despacho por correo
electrónico, siempre haciendo el seguimiento
adecuado para que el proveedor cumpla con
lo acordado.
X
Coordinador
de Suministros
- Proveedores
2.5 Enviar las discrepancias en cuanto a calidad,
vía correo electrónico. Eventual Productores
2.6
Recibir las discrepancias, proceder a realizar
la respectiva reclamación al proveedor y
coordinar la devolución o la reposición del
material.
Eventual Coordinador
de Suministros
2.7
Solicitar los saldos de las estibas una vez
cerrado el corte semanal en cada finca, vía
telefónica.
X Semanal Coordinador
de Suministros
2.8
Enviar al proveedor de estibas los saldos, para
que este realice la programación de despacho
de la semana siguiente.
X Semanal Coordinador
de Suministros
C.I. Bana Rica S.A.
27
2.9 Recibir y revisar las facturas del proveedor de
cartón. X Semanal
Coordinador
de Suministros
2.10
Con las facturas del cartón se procede
actualizar las entradas de los kardex del
cartón y las salidas se actualizan con el “Real
embarcado”.
X Semanal Coordinador
de Suministros
2.11
Enviar a la oficina de Medellín las facturas
del proveedor de cartón para que realicen el
pago al proveedor.
X Semanal Coordinador
de Suministros
C.I. Bana Rica S.A.
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área de exportación
3. Recepción, llenado, almacenamiento y despacho del cargue: Supervisar, coordinar y
controlar toda la operación en el Puerto de Santa Marta.
Metodología
N° Descripción
Frecuencia
Responsable
Dias
L M M J V S
3.1 Radicar los “Manifiestos de carga”.
X X X X Semanal Puerto de
Santa Marta
3.2 Supervisar el ingreso de los vehículos al área
de descargue.
Coordinador
de operaciones
3.3 Recepción de Manifiesto de carga y
diligenciar el “Registro control vehículo”. X X X X Semanal
Operador
portuario
3.4
Hacer el chequeo físico del cargue. (Chequeo
en plataforma). X X X X Semanal
Operador
portuario –
Coordinador
de operaciones
3.5
Realizar las inspecciones de calidad para
verificar el cumplimiento de los parámetros
de calidad exigidos por el cliente. Se toman
muestras al azar.
X X X X Semanal
Operador
portuario –
DVG empresa
de calidad
3.6
Indicar el plan de cargue solicitado en la
programación de corte, especificando las
cantidades por cada modalidad de cargue.
X X X X Semanal Coordinador
de operaciones
3.7 Llenar contenedores.
X X X Semanal Operador
portuario
3.9
Al finalizar el llenado se coloca los sellos de
seguridad a cada contenedor, los cuales son
suministrados por la línea marítima.
X X X Semanal Coordinador
de operaciones
3.10
Se procede a colocar los sellos de guayas
suministrados por el puerto de Santa Marta.
Nota: sin estos sellos no se puede movilizar
los contenedores a las yardas de conexión)
X X X Semanal Puerto de
Santa Marta
3.11
Movilizar los contenedores a las yardas de
conexión para su respectiva modalidad de
cargue.
X X X Semanal Operador
portuario
C.I. Bana Rica S.A.
29
3.12
Enviar correo al operador portuario con el
listado de los contenedores que se van a
vaciar en el buque (Bajo cubierta).
X Semanal Coordinador
de operaciones
3.13
En presencia de las autoridades se procede a
retirar los sellos de seguridad y abrir los
contenedores para vaciado y posterior cargue
en bodega. X Semanal
Coordinador
de operaciones
–
Antinarcóticos
– Operador
portuario
3.14
La fruta cortada el día miércoles se envía
directo al cargue del buque, anterior a este
procedimiento se realizan los pasos 1, 2, 3, 4
y 5 del actual proceso.
X Semanal Coordinador
de operaciones
3.15
Se termina la operación en puerto con el
último pallet cargado bajo cubierta. X Semanal
Operador
portuario –
Coordinador
de operaciones
3.16
Enviar por correo electrónico la información
exacta de la cantidad de pallets por tipo de
empaque, que se cargaron en cada modalidad
de cargue al agente aduanero
X Semanal Coordinador
de operaciones
C.I. Bana Rica S.A.
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área de exportación
4. Cierre de embarque: Documentar el resultado de la operación en el Puerto de Santa
Marta por modalidad de cargue.
4.1. Modalidad de cargue: Contenedores
Metodología
N° Descripción
Frecuencia
Responsable
Dias
L M M J V S
4.1.1
Realizar el “VGM”, donde se especifica el
peso de cada contenedor; se realiza en la
plataforma de la naviera.
X Semanal Director de
Logística
4.1.2
Realizar el “Shipping Instruction (SI)”, donde
se especifica el sello, número del termógrafo,
peso y número de cada contenedor, además
cantidades de cajas de fruta y SAE. Esto se
realiza en la plataforma INTTRA.
X Semanal Director de
Logística
4.1.3
Diligenciar los “Manifiestos y carta Refeer”,
en ellos se describe la temperatura y el peso
de cada contenedor.
X Semanal Director de
Logística
4.1.4
Enviar por correo electrónico a la naviera los
cuatro archivos anteriores, es decir, VGM, SI,
Manifiesto y Carta Refeer.
X Semanal Director de
Logística
4.1.5 Recibir de la línea marítima el Draft Bill of
Loading (BL), para revisión y aprobación. X Semanal
Línea
Marítima
4.1.6
Al terminar la inspección antinarcóticos se o
se corrige el BL, se notifica la corrección o la
aprobación por correo electrónico.
X X Semanal Director de
Logística
4.1.7 Al terminar el cargue la naviera emite el BL
definitivo. (Documento de exportación) X Semanal
Línea
Marítima
4.1.8
Verificar con cada coordinador de finca las
cantidades programadas con las cantidades
producidas.
X Semanal Director de
Logística
4.1.9
Verificar con el coordinador de operaciones
las cantidades recibidas en puerto con las
producidas en finca.
X Semanal Director de
Logística
C.I. Bana Rica S.A.
31
4.1.
10
Hacer el reporte de las cajas rechazadas
durante la operación. X Semanal
Director de
Logística
4.1.
11
Con base a lo anterior, se determina la
cantidad real exportada y se registra en el
archivo de Excel “Corte semanal”
X Semanal Director de
Logística
4.1.
12
Actualizar la “Constancia fitosanitaria”, con
el archivo “Corte semanal” y enviar al agente
aduanero
X Semanal Director de
Logística
C.I. Bana Rica S.A.
32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área de exportación
4.Cierre de embarque
4.2. Modalidad de cargue: Bajo cubierta
Metodología
N° Descripción
Frecuencia
Responsable
Dias
L M M J V S
4.2.1
Recibir el “Aviso de embarque”, documento
que identifica la cantidad cargada de tipo de
empaque por bodega; se recibe por correo
electrónico.
X Semanal Agente
aduanero
4.2.2
Verificar con cada coordinador de finca las
cantidades programadas con las cantidades
producidas.
X Semanal Director de
Logística
4.2.3
Verificar con el coordinador de operaciones
las cantidades recibidas en puerto con las
producidas en finca.
X Semanal Director de
Logística
4.2.4 Hacer el reporte de las cajas rechazadas
durante la operación. X Semanal
Director de
Logística
4.2.5
Con base a lo anterior, se determina la
cantidad real exportada y se registra en el
archivo de Excel “Corte semanal”
X Semanal Director de
Logística
4.2.6 Con el archivo “Corte semanal” se verifica,
corrige o actualiza el “Aviso de embarque”. X Semanal
Director de
Logística
4.2.7
Enviar al agente aduanero el “Aviso de
embarque” definitivo, para que elabore el BL
respectivo a esta modalidad de cargue.
X Semanal Director de
Logística
4.2.8
Actualizar la “Constancia fitosanitaria”, con
el archivo “Corte semanal” y enviar al agente
aduanero
X Semanal Director de
Logística
C.I. Bana Rica S.A.
33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Área de exportación
5. Real embarcado: Se plasma el total de fruta exportada por finca productora.
Metodología
N° Descripción
Frecuencia
Responsable
Dias
L M M J V S
5.1
Registrar en un archivo Excel llamado “Real
embarcado” las cantidades embarcadas por
tipo de empaque, por finca y por día. Enviar
por correo electrónico a contabilidad.
X Semanal Director de
Logística
5.2
Realizar las facturas proformas de cada
productor para los Certificados al proveedor
(CP) y la liquidación de pagos a cada
productor.
X Semanal Director de
Logística
5.3 Con base al “Real Embarcado” realizar las
facturas al cliente
X Semanal Contabilidad
C.I. Bana Rica S.A.
34
4. DIAGRAMA DE FLUJO Planificación de cargue
C.I. Bana Rica S.A.
35
Abastecimiento de suministros
C.I. Bana Rica S.A.
36
Recepción, llenado, almacenamiento y despacho de cargue
C.I. Bana Rica S.A.
37
Cierre de embarque
C.I. Bana Rica S.A.
38
Real embarcado
C.I. Bana Rica S.A.
39
¡Recuerda!
Es de suma importancia admitir el manual de funciones y procedimientos
como instrumento técnico y procedimental fundamental para la ejecución de
cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que contiene en forma
ordenada, secuencial y sistemática la información requerida para el buen
desempeño del trabajo.
Dar a conocer a los funcionarios actuales y futuros de la compañía la
existencia del Manual de funciones y procedimientos del área de exportación,
para que de una manera clara y concisa, comprendan las funciones que
deben cumplir, responsabilidades, autoridad, actividades que les corresponde,
sucesión de las mismas y el lugar que ocupan dentro de la organización.
Al momento de duda e inquietud respecto a cuáles son sus funciones
asignadas y cómo ejecutarlas, el empleado del área de exportación de C.I
Bana Rica S.A. puede dirigirse al Manual de funciones y procedimientos para
resolverlas.
Cada vez que las condiciones lo ameriten, se deben realizar las
modificaciones y actualizaciones demandadas al Manual de funciones y
Procedimientos.
