Manual de Gl

FORMATOS EFICIENTES

Manual de UsuarioContabilidad General

Departamento de CapacitacinMarzo 2011

Contabilidad General

INDICE

Datos Maestros de Cuentas de Mayor 4

Visualizacin de parmetros de sociedades FI. 4

Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear Cuentas Contables - Central 6

Modificaciones de Cuenta de Mayor (Central) 9

Visualizar modificaciones en Plan de Cuentas 10

Carga de Tipos de Cambio 11

Crear/modificar/ visualizar tipos de impuestos 11

Reporte de Plan de Cuentas 13

Consulta cuentas de mayor 16

Registraciones de Cuentas de Mayor 20

Registrar documento cuenta de mayor 20

Modificar documento contable 20

Visualizar asiento contable 22

Visualizar modificacin del documento 24

Anulacin individual 26

Anulacin en masa 28

Contabilizacin general 29

Contabilizar con modelo 31

GL-017 Crear modelos de imputacin 33

Compensacin manual 35

Variante de Compensacin Manual de Cuentas Bancarias 37

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Compensacin Automtica

Creacin/Modificacin/Visualizacin de documentos peridicos

Visualizar Operaciones

Visualizar partidas individuales de cuentas de mayor

Visualizar partidas individuales de cuentas de mayor

Visualizar saldos de cuentas mayores

Operaciones de Cierre y Reportes

Apertura/cierre de periodos contables

Valoracin de partidas en moneda extranjera

Arrastre de saldos cuentas de mayor

Diario Compacto Estndar SAP

Reporte cuentas de mayor

Ejecucin del Balance

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Datos Maestros de Cuentas de Mayor

Visualizacin de parmetros de sociedades FI.Transaccin OBY6

Presionando el botn accedemos a otra informacin como por ejemplo los datos impositivos de cada empresa.

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Presionando el botn se accede a los datos de direccin de la Sociedad.

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Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear Cuentas Contables - CentralFS00- creacin, modificacin y visualizacin

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Transaccin FS15 - Extender cuenta a otra sociedad.

Resulta de utilidad cuando fuera necesario crear varias cuentas que sern utilizadas en varias sociedades

Ejecutar (F8)

Bloqueo de cuenta Contable (se realiza dentro de la FS00 con el botn )

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Se deben tildar los tipos de bloqueos deseados.

Fijar peticin de borrado (se realiza dentro de la FS00 con el botn )

Crear/Modificar/Visualizar Cuentas Contables en el Plan de Cuentas

Transaccin FSP0

Se pueden realizar las mismas tareas descriptas en el punto anterior pero solo aquellas funciones asociadas al Plan de Cuentas.

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Como bloquear:

O fijar peticin para borrado:

Modificaciones de Cuenta de Mayor (Central)Transaccin FS04

ENTER

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Se selecciona una de las opciones, se da OK

Doble clic y se tiene el detalle de hora y usuario

Visualizar modificaciones en Plan de CuentasTransaccin FSP4

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Se visualiza lo mismo que en punto anterior, pero cambios a nivel plan de cuentas.

Carga de Tipos de Cambio

Transaccin OB08

Aqu se debe ingresar la cantidad de unidades de la moneda 1 que corresponden a cierta cantidad de unidades de la moneda 2. En el ejemplo, 3, 94 pesos, corresponden a un dlar.

Toda vez que se modifique una cotizacin, se deber cargar esta un tipo de cambio.

Crear/modificar/ visualizar tipos de impuestosTransaccin FTXP

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Los importes en azul son los activos.

En cuentas de impuestos, se visualizan las cuentas para cada tipo de alicuota:

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Reporte de Plan de CuentasTransaccin S_ALR_87012326

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Se obtiene por cuenta la descripcin y detalles de la misma

Con el botn se accede al dato maestro de la cuenta en la FSP0

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Consulta cuentas de mayorTransaccin S_ALR_87012328

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Detalle de la cuenta

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Actualizacin de versiones de Balance Contable

Transaccin FSE2/FSE3

Usualmente no puede modificarse, se deber tener permiso especial.

Ejecutar

Se va modificando cada grupo dependiendo de las necesidades de presentacin del balance.

En asignar cuentas se pueden agregar o quitar segn correspondan (en forma de rango, o individualmente)

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La estructura de balance est definida de manera que no tenga saltos, para que las cuentas contables caigan dentro de alguna rama de la misma, directamente en el momento de su creacin.

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Registraciones de Cuentas de Mayor

Registrar documento cuenta de mayor Transaccin FB50 (enjoy)

Luego presionar botn que contabiliza:

Por medio de esta transaccin solo se registran cuentas contabilizables directamente. No se puede imputar las cuentas asociadas (de proveedores o clientes)

Modificar documento contableTransaccin FB02

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Enter

Se hace doble click en la posicin que se quiera modificar

Le agregamos un dato en el campo asignacin

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NOTA: solo los campos en blanco son susceptibles de cambios o modificaciones, los campos de importe y cuentas contables no podran ser modificados una vez contabilizado el documento.

se graba modificacin

Visualizar asiento contableTransaccin FB03

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Y cada posicin con el detalle de cada una, haciendo doble click:

Lista de documentos

Desde la misma transaccin FB03 se pueden seleccionar varios documentos a la vez utilizando filtros de seleccin. Ejemplo:

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Se completan los parmetros de busqueda que se requiera en este caso:

Sociedad: 1000 (FESA)

Ejercicio: 2011-01-28

Clase de doc: SA (clase de documento para cuentas de mayor)

Fecha de registro (entrada al sistema): 28.01.2011

Luego se presiona botn o F8

Con doble click se puede acceder al mismo.

Visualizar modificacin del documentoTransaccin FB04

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Enter

Se hizo un cambio en el campo asignacin y muestra valor actual o nuevo, y el valor anterior, que estaba en blanco.

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Posicionndose sobre cualquiera de las dos lneas y presionando se obtiene el detalle de quien lo hizo:

Anulacin individualTransaccin FB08

Se ingresa el nmero de documento SAP para anulacin y se debe elegir un motivo de anulacin:

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Con se puede observar el documento previo a contabilizarse su anulacin.

Con se contabiliza dicha anulacin

Se visualiza documento con FB03

El importe del debe ahora pasa a estar en el haber y viceversa con la otra posicin.

En la cabecera del documento se observa la informacin del documento que lo anul.

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Anulacin en masaTransaccin F.80

Esta transaccin realiza lo mismo que la del punto anterior, solo que aqu se pueden reversar varios documentos a la vez.

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Se pueden elegir varios parmetros de seleccin y luego dejar tildado check ejecucin de test para poder ver una simulacin antes de contabilizar la anulacin. Luego volver con

, sacar el check en el campo test, y ejecutar mediante .

Contabilizacin generalTransaccin F-02

Este paso es igual que el de la transaccin FB50. La diferencia est en la disposicin de los datos y la entrada de cuentas.

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Con el matchcode seleccionamos la cuenta a imputar en la posicin 40 (debe)

Completamos cuenta, presionamos ENTER, y completamos los siguientes datos:

Vamos a la posicin siguiente que se visualiza en la pantalla y seleccionamos la cuenta del haber en este caso (se pueden tener hasta 999 posiciones, el debe siempre debe balancear con el haber)

Seleccionamos cuenta para haber (clave de contabilizacin 50)Versin

1.0Departamento de Capacitacin

Marzo 2011Pgina 30


Presionamos Enter y completamos datos:

Grabamos el documento

Contabilizar con modeloTransaccin FBR2

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Se completa con el documento, ao y sociedad del cual se quiere tomar como modelo de imputacin.

Con Enter, se van pasando las pantallas hasta que se llega a:

Luego se contabiliza.

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NOTA: si se quieren cambiar fechas o algn campo en particular, se puede efectuar sin problemas.

GL-017 Crear modelos de imputacinTransaccin FKMT

Crear nuevo

Se completan los atributos

Detalle de posicin:

Se van completando las lneas de posiciones de documento:

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Grabar

Al querer luego contabilizar cualquier tipo de documento se puede llamar a ese modelo de imputacin generado:

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Compensacin manualTransaccin F-03

Se visualizan dos documentos

Compensamos las cuentas Banco Cred. Transitoria

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Presionar Tratar partidas

Seleccionamos nmero de documento

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Los 600 aparecen en los dos documentos en azul (significa que estn seleccionados)

Grabar

Como es compensacin de cuentas de mayor el documento no tiene posiciones

Variante de Compensacin Manual de Cuentas Bancarias

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En esta etapa se debern analizar las partidas pendientes que no pudieron ser conciliados automticamente.Para poder realizar este anlisis se desarrollo un reporte que muestra el estado de la conciliacin con los saldos y los totales de las partidas pendientes. Tambin se podr realizar el anlisis en las cuentas bancos transitorios.

Principales motivos de partidas abiertas (pendientes):

Partidas que requieren Ajuste Contable Bancario No coinciden los importes Falta contabilizar en Libros Contabilizaciones en Libros erradas

Una vez realizado el ajuste estas partidas sern compensadas en la siguiente conciliacin y podrn ser compensadas a travs de los procesos:

q Compensacin automtica: Si se captura la misma clave en el campo de Asignacin

q Compensacin manual.

Partidas solo deben compensarse manualmente en SAP Existencia de ms de una partida con el mismo valor a conciliar

(ej. Dos depsitos en libros por $ 1.000,00 y un depsito en Bancos por el mismo valor)

Dbito bancarios que se compensan con Crditos bancarios Dbito libros que se compensan con Crditos libros

Estas partidas se compensarn mediante el mtodo de Compensacin manual utilizando los nmeros de documentos a compensar como enganche de la compensacin o modificando el valor clave en el campo de asignacin.

Partidas que se compensarn en las conciliaciones siguientes Partidas Pendientes en libros que se compensarn ms adelante Partidas Pendientes en bancos que se compensarn ms adelante

Todas aquellas partidas que no pudieron compensarse a travs de la compensacin automtica y que correspondan compensarse, debern para su compensacin seguir los

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siguientes pasos:

Identificar las partidas que deben compensarse Modificar el campo de asignacin por la clave conciliado u otra clave identificatoria

(Opcional)

Para realizar esa modificacin seguir los siguientes pasos:

1. Ingrese en la transaccin FBL3N para visualizar las partidas abiertas y modificar el campo de asignacin con la clave a conciliar

Ejecutar (F8)

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Hacer click en las partidas para ver el documento:

Se hace click en Men / Documento / Modificar.

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Grabar el cambio

Ahora la partida tiene un texto en campo asignacin:

Se ingresa a la transaccin F-03 (compensacin manual de partidas abiertas)

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Click en

Seleccionar de la lista uno de los criterios de seleccin, en nuestro ejemplo vamos utilizar asignacin

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Enter

Indicar el concepto de asignacin (en este caso conciliado) para que compense las partidas que tengan el concepto indicado en el campo de asignacin.

Presionar los botones resaltados en el punto anterior

Marcar todo Desactivar partidas

Hacer doble Clic las partidas que desean compensar

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Contabilizar

ImportanteLa modificacin en la transaccin FBL3N, solo es necesaria si se desea filtrar en esta transaccin por el campo Asignacin.

Se visualiza nuevamente la partida conciliada

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Ahora las partidas figuran en verde, ya que han sido conciliadas.

Compensacin AutomticaTransaccin F.13

Las conciliaciones bancarias se realizarn a travs del mdulo de Libro Mayor, utilizando la herramienta de Compensacin de Cuentas para la eliminacin de partidas que correspondan conciliarse.

Esta compensacin de cuentas no se realizar en la cuenta de Banco Extracto (real) sino que se realizar en las cuentas de Banco Transitorias, cuentas que son utilizadas para registrar los movimientos de libro mayor y movimientos de extractos a conciliar. Son las que se utilizan en las transacciones diarias de SAP.

Cuenta / Descripcin

1113+++0 (Banco Real/Extracto)

1113+++1 (Banco Transitoria)

Las compensaciones podrn realizarse manual y/o automtica y se utilizar la clase de documento de compensacin AB

Compensacin automtica: Es el proceso que se encargar de compensar la mayor cantidad de partidas posibles en la conciliacin. Este proceso permitir solo compensar movimientos entre libros y bancos dentro de una sola cuenta de mayor, siendo su procedimiento buscar todos aquellos movimientos que coincidan en los valores imputados en el campo de asignacin de la cuenta seleccionada y cuya suma de importes den cero. Las partidas pendientes de compensacin cuyo saldo de cero sern compensadas en una segunda instancia a travs de la compensacin manual.

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Compensacin manual:Es el proceso que se encargar de compensar todo aquello que no pudo realizarse a travs de la compensacin automtica y su procedimiento ser buscar y listar solo aquellas partidas del criterio que se defina manualmente al momento de la seleccin de datos (por ejemplo: nmeros de documento u otro criterio). Posteriormente el usuario podr activar o desactivar aquellas partidas que correspondan o no compensarse y a diferencia del mtodo anterior este procedimiento permitir compensar entre diferentes cuentas.

Acceso a la transaccin desde SAP: F.13

Se realiza el siguiente caso:

a- se obtiene el documento de pago 2000000008 consecuencia de la cada de CPD con Banco Industrial (pago a proveedores

Posicin del Banco:

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Numero de cheque

b- Se obtiene un documento clase CE consecuencia de la carga del extracto electrnico.

Posicin de banco:

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Numero de cheque

Registramos ahora la compensacin automtica desde la transaccin F.13

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Sociedad: la sociedad a la que corresponden los documentos, se puede establecer un

rango de sociedades clickeando y completando los valores que correspondan

Luego presionar para grabar la seleccin.

Ejercicio: el ao actual o al que pertenezcan las partidas a compensar.

: En este caso se compensaran cuentas de mayor (de banco) Tildar este campo.

Cuenta de mayor: completar las cuentas que se necesiten compensar, en este caso las cuentas de banco transitorias.

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Fecha de compensacin: es la fecha de contabilizacin de la compensacin que se desea realizar.

Ejecucin de test: se recomienda en primera instancia clickear este check ya que de ese modo se obtendr una visualizacin preliminar de las partidas que se conciliaran. Si esta todo OK, se vuelve para atrs (F3), se quita dicho tilde y se procede con la contabilizacin en modo real de la compensacin.

En modo TEST:

Aqu se visualizan los dos documentos mencionados anteriormente para su futura compensacin, en los cuales la cuenta seleccionada en la F.13 se encuentra en posicin DEBE en uno, y en posicin HABER en el otro documento.

Atrs

Se quita el tilde de Modo Test

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Ejecutar nuevamente

Aparecer el siguiente mensaje y presionamos Enter.

Se visualiza el documento:

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Este documento no tiene posiciones ya que es una compensacin

Se procede a visualizar el detalle de la cuenta de Banco seleccionada para compensacin:

Transaccin FS10N

Ejecutar (F8)

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El saldo es cero, porque todas las partidas han sido compensadas. Si se ejecuta un doble click en la lnea de febrero (periodo 2)

Se obtiene la partida en verde, porque ha sido compensada, con el nmero de cheque 3005.

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Creacin/Modificacin/Visualizacin de documentos peridicosTransaccin FBD1

Son asientos modelo que deben re-imputarse todos los meses por misma cuenta, y mismo importe. Se setean de la siguiente manera:

Presionamos ENTER

Datos de la primera posicin y comienzo de la seleccin de cuenta de mayor para la segunda posicin:

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ENTER

En importe completamos con * (toma el mismo importe de la posicin anterior, solo sirve para cuando trabajamos con dos posiciones, sino completar el numero de importe que corresponde)

Grabar

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Visualizar Operaciones

Visualizar partidas individuales de cuentas de mayorTransaccin FBL3N / FAGLL03

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Haciendo doble click en cada lnea se navega hasta la posicin del documento que corresponde a la cuenta en cuestin.

Visualizar saldos de cuentas mayoresTransaccin FS10N

Ejecutar o F8

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Aqu es posible visualizar, las partidas al Debe, las partidas al Haber, todo el Saldo y/o el Acumulado, a un perodo determinado, haciendo doble click sobre la casilla deseada.

Una vez seleccionado el importe que deseamos visualizar, la vista es similar a la de partidas, donde aquellas con el smbolo son partidas pendientes de compensacin y las que tienen el smbolo son partidas compensadas.

Se puede visualizar documento clickeando sobre el numero de documento y marcando

Se va a la posicin de la cuenta respectiva en la consulta, y clickeando el boton se puede observar el documento completo

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Operaciones de Cierre y Reportes

Apertura/cierre de periodos contablesTransaccin OB52

Variante: depende de la sociedad FI (si es 1000: EKI, si es 2000: EKD, si es 3000: LeaderPrice)

Clase de cuenta: si es de A (activos), D (clientes), K (proveedores), M (materiales), y S (cuentas de mayor)

De cuenta a cuenta: esta abierto para todas las cuentas, en caso de querer tener cuentas con aperturas separadas especificarlas.

De periodo ao a periodo ao: desde que periodo de que ao esta abierto, y hasta cual (marca ao/ejercicio cerrado)

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Valoracin de partidas en moneda extranjeraTransaccin FAGL_FC_VAL

Desde esta transaccin se contabiliza el revalo de partidas y saldos contabilizados en moneda extranjera, al cierre de cada mes. Es necesario para la ejecucin tener debidamente actualizados los tipos de cambio en la OB08

Ejecutar valoracin de Moneda Extranjera

FAGL_FC_VAL

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Ejecutar

Se valorizan los documentos con saldos en moneda extranjera.

Clickeando

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Log de contabilizaciones a efectuarse: clickeando

Transaccin SM35: ejecucin de la contabilizacin de valoracin

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Se verifican los documentos generados en SAP por la valoracin de la factura del proveedor y caja en ME

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Documentos de reversa al mes siguiente:

Por caja en ME

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Por proveedores:

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Arrastre de saldos cuentas de mayorTransaccin FAGLGVTR

Con esta operacin se registra el arrastre de los saldos de las cuentas de resultados registradas durante el ejercicio, a una cuenta de remanente del rubro del patrimonio neto.

En caso de querer ejecutarlo en real, volver para atrs (F3) y destildar Ejecucin de Test.

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Diario Compacto Estndar SAPTransaccin: S_ALR_87012289

Se ven todos los documentos y posiciones como en el Libro Diario.

Ejecutar (F8)

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Reporte cuentas de mayorTransaccin S_ALR_87012277

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Ejecucin del BalanceTransaccin F.01

Ejecutar (F8)

Se puede realizar navegacin clickeando las flechitas del reporte, y as viendo los diferentes niveles hasta llegar al nodo final que corresponde a la cuenta:

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